PROCEDIMIENTO PDI.PRO-46 Gestión de alojamientos y desplazamientos a través de la oficina campus de Viajes El Corte Ingles

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1 PROCEDIMIENTO PDI.PRO-46 Gestión de alojamientos y desplazamientos a través de la oficina campus de Viajes El Corte Ingles ELABORA REVISA APRUEBA FECHA 20/02/ /02/ /02/2015 FIRMA Asesor RR.HH. Jefa Sección de Retribuciones y Seguridad Social Jefe de Servicio Página 1 de 7

2 Tabla de contenido 1. OBJETO ALCANCE REFERENCIAS DIRECTRICES REGISTRO Y ARCHIVO PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS DIBUJO DEL PROCEDIMIENTO IMPRESO DE SOLICITUD DE CONSULTA O COPIA DE EXPEDIENTE PERSONAL... 7 Página 2 de 7

3 1. OBJETO Es objeto de este procedimiento es la definición del modelo de gestión a llevar a cabo para la reserva, emisión, modificación, cancelación, entrega y, en general, tramitación de billetes de viajes, reserva de hoteles, etc. que, en cada momento solicite la UC, tanto en viajes nacionales como internacionales, que se realicen a través de la oficina campus de la Agencia de Viajes que en cada momento tenga contrato con la UC para la gestión de los desplazamientos y alojamientos de su personal. Este procedimiento de gestión afecta a las Unidades Funcionales de Gasto 60, 61, 62, 63, 64, 65, 67, 68, 70, 71, 73, 75, 76, 81, 82, 85, 86 y 89, o a las que en su caso pudieran incorporarse de acuerdo al Manual de Gestión Presupuestaria de la UC. 2. ALCANCE Podrán ser usuarios de este procedimiento cualquier miembro de cualquiera de las anteriormente mencionadas Unidades, que tengan que realizar la contratación de servicios de alojamiento y/o desplazamiento por razón del servicio que prestan en la UC. 3. REFERENCIAS Presupuesto de la Universidad de Cantabria Manual de Gestión Presupuestaria de la Universidad de Cantabria Contrato del Servicio de agencia de viajes para la Universidad de Cantabria El valor estratégico de este servicio es de 2 en una escala de 1 a DIRECTRICES De acuerdo con el Manual de Gestión Presupuestaria, la Sección de Retribuciones tiene encomendada la tarea de gestionar las reservas que las Unidades mencionadas en el primer apartado realicen a la Agencia Viajes El Corte Inglés, siempre que las mismas vayan con cargo a la aplicación presupuestaria que atiende los gastos de alojamiento y desplazamiento de su personal, no a aquellas otras partidas que tienen un crédito finalista, es decir que disponen de un presupuesto específico para cumplir con un proyecto o programa específico. Las reservas contempladas en este procedimiento se caracterizan porque los gastos se cargan a través de Tarjeta de Crédito DINERS de la UC (o de aquella entidad bancaria con la que en cada momento mantenga acuerdo), a quien la UC abonará su importe, de acuerdo con los plazos y condiciones establecidos. Página 3 de 7

4 La Sección de Retribuciones de la UC mantendrá informadas puntualmente a la Agencia Viajes El Corte Inglés de las Unidades autorizadas para realizar este tipo de reservas. El procedimiento para la gestión será el siguiente, el solicitante de la Unidad autorizada demandará el servicio de la Agencia de Viajes, la cual deberá ponerse en contacto con la Sección de Retribuciones para confirmar la autorización del mismo. El solicitante deberá hacer indicación expresa de que los gastos deberán ir con cargo a la tarjeta antes mencionada. La agencia de viajes deberá remitir mensualmente, o antes si así se le requiere, factura de estos servicios a la Sección de Retribuciones con detalle suficiente para la identificación individual de cada servicio. Para poder asegurar que las reservas se realicen de forma que quede constancia documental, el solicitante estará obligado a llevarla a cabo a través del formulario disponible a través de la intranet de la UC ( y que también estará disponible a través de la web del Servicio de PDI, Retribuciones y Seguridad Social, dentro de sus apartados de Administración Electrónica e Información General (será requisito indispensable que en el campo Otros datos relevantes el solicitante comunique que la reserva se efectúa con cargo a la tarjeta DINERS de la UC) La entrega de la documentación acreditativa (billetes, títulos de viajes, etc.) se deberá realizar por parte de la Agencia de Viajes por el medio que elija cada cliente, de entre los siguientes: personalmente en la oficina del Campus, vía mail o por correo interno. También se podrá utilizar cualquier otro medio, de común acuerdo con la empresa adjudicataria. La empresa adjudicataria realizará cada servicio solicitado (información, presupuestos, emisión de reservas, etc.) en un plazo no superior a 48 horas desde la solicitud que podrá reducirse a 24 horas por motivos de urgencia. La facturación de los servicios efectuados se realizará, con arreglo a la oferta realizada por la Agencia de Viajes, con la periodicidad que ésta estime conveniente, salvo que puntualmente se le requiera otra y se llevará a cabo mediante factura electrónica que incorporará firma electrónica válidamente reconocida, que deberá venir acompañada de la copia de albarán o documento de petición de los servicios. La Sección de Retribuciones y Seguridad Social dispondrá de una estructura organizada de archivos de facturas recibidas, que le permitan identificar a través del nombre de cada archivo fechas de viajes, unidades funcionales, tipo de facturas (Cargos y Abonos), así como que las mismas han sido enviadas para la recogida de firmas a las Unidades responsables de asumir el gasto y en su caso tramitadas. El formato de nombre de archivo será el siguiente: AAAA-MM-DD-XXXX-T-UU-E En donde: Página 4 de 7

5 AAAA = Año del viaje MM = mes del viaje DD = primer día de viaje XXXX= Siglas del nombre y apellidos de la persona que ocasiona el gasto T= Tipo de factura (cargo C o abono A ) UU= Unidad Funcional de Gasto que hace frente al gasto E= Estado de la factura (Enviada a la UFG E, tramitada T o sin gestionar espacio vacio ) La Sección de Retribuciones tras realizar las comprobaciones y cotejos oportunos, remitirá al responsable administrativo de la Unidad Funcional, también por medios electrónicos, la factura electrónica, que deberá ser impresa para la recogida de las firmas de la persona con capacidad suficiente para autorizar y disponer del gasto, tras lo cual la misma deberá ser retornada a la Sección de Retribuciones y Seguridad Social para continuar con el trámite contable del conjunto de los gastos originados por el desplazamiento. 5. REGISTRO Y ARCHIVO El registro y archivo de la documentación será preferentemente en formato digital, salvo la de aquella que deba ser tramitada en papel, en ambos casos el archivo se realizará en el espacio físico y lógico que se determine y en todo caso salvaguardando el cumplimiento de la legislación que sobre protección de datos de carácter personal exista en cada momento. 6. PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS PDI.PRO-04.- PDI.PRO-14.- PDI.PRO-57.- Atender a usuarios Indemnizaciones por razón del Servicio y control de tarjeta DINERS Traslado, consulta o préstamo documentación Archivo General Página 5 de 7

6 GESTIÓN DE ALOJAMIENTOS Y DESPLAZAMIENTOS A TRAVÉS DE VIAJES EL CORTE INGLÉS APLICABLE A LAS UU.FF.GG.: 60, 61, 62, 63, 64, 65, 67, 68, 70, 71, 73, 75, 76, 81, 82, 85, 86 y 89 UNIDAD FUNCIONAL Solicitante INDISPENSABLE DETALLAR QUE SE TRATA DE UNA RESERVA CON CARGO A LA TARJETA DINERS DE LA UC FORMULARIO DE SOLICITUD DE VIAJE/ ALOJAMIENTO (Espacio Administración Electrónica SPDIRySS) NO OFICINA CAMPUS AGENCIA VIAJES SECCIÓN DE RETRIBUCIONES Y SEGURIDAD SOCIAL Comunicación para conformidad SI OFICINA CAMPUS AGENCIA VIAJES ECI Documentación y Reservas BENEFICIARIO Factura electrónica posterior a la prestación del servicio Aportación de documentación justificativa del viaje/desplazamiento/alojamiento CUADRE CON EXTRACTO DE CUENTA DINERS SECCIÓN DE RETRIBUCIONES Y SEGURIDAD SOCIAL Envío A UFG de la factura y devolución firmada de la misma, junto con resto de justificación UNIDAD FUNCIONAL DE GASTO GESTIÓN CONTABLE DEL GASTO FIN DEL PROCEDIMIENTO Página 6 de 7

7 MODELO DE FORMULARIO PARA LA SOLICITUD DE VIAJE Y/O ALOJAMIENTO