PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA HOMOLOGACIÓN DE LOS SERVICIOS DE AGENCIAS DE VIAJES PARA LA CÁMARA OFICIAL DE COMERCIO E INDUSTRIA DE MADRID

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA HOMOLOGACIÓN DE LOS SERVICIOS DE AGENCIAS DE VIAJES PARA LA CÁMARA OFICIAL DE COMERCIO E INDUSTRIA DE MADRID 1. OBJETO DEL CONCURSO El presente Pliego de Condiciones Técnicas tiene por objeto la homologación de agencias de viajes, que aseguren los desplazamientos y estancias, en territorio nacional y extranjero, organizados por la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid, así como las misiones, encuentros de cooperación empresarial, ferias, eventos y viajes por ella organizados. A este respecto, se homologará entre cuatro y seis empresas por el periodo de dos años, a las cuales se les solicitará presupuesto y condiciones de cada viaje, evento, feria, etc. Los criterios de homologación estarán basados, en cada caso, conforme se detalla en el apartado siguiente. 2. HOMOLOGACIÓN Finalizado el plazo de presentación de proposiciones, las ofertas y documentación serán estudiadas, y se seleccionarán entre 4 y 6 empresas para ser homologadas, siempre que cumplan con los requisitos administrativos establecidos por la COCIM, de conformidad con el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares. Se valorarán los siguientes aspectos: a) Personal experto y cualificado asignado a la Cámara, en la organización de viajes para empresas, misiones comerciales y encuentros empresariales; de 0 a 20 puntos. b) Experiencia en la organización de misiones nacionales e internacionales, incluyendo ferias y actividades exportadoras, así como experiencia con asociaciones empresariales, organismos exportadores, certámenes, organismos oficiales, etc; de 0 a 20 puntos. c) Recursos tecnológicos con que cuenta la empresa; de 0 a 10 puntos. d) Valoración del sello de calidad: ISO 9001, Madrid Excelente y otros; 20 puntos. - Presentación del certificado correspondiente Iso 9001: 10 puntos - Presentación del certificado correspondiente Madrid Excelente: 5 puntos - Presentación de otros certificados de sellos de calidad: 5 puntos 1

2 e) Propuestas de mejora en el servicio; de 0 a 15 puntos. a. Acuerdos con compañías aéreas; aportar acuerdos: 6 puntos b. Acuerdos con cadenas hoteleras; aportar acuerdos: 6 puntos c. Teléfono móvil atención 24 horas: 3 puntos Los Puntos a, b, y c se valorarán en función de una regla de tres simple entre las propuestas recibidas. Durante la evaluación de las ofertas, la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid podrá solicitar de cualquier licitador las aclaraciones necesarias para la mejor comprensión de las mismas. La condición indispensable para la valoración de las ofertas recibidas será rellenar la ficha que se adjunta a continuación: ASPECTOS A VALORAR DOCUMENTACIÓN A ENTREGAR (1) Personal experto y cualificado en la organización de viajes para empresas, misiones comerciales y encuentros empresariales. Experiencia en la organización de viajes nacionales e internacionales, incluyendo ferias y actividades exportadoras, así como experiencia con asociaciones empresariales, organismos exportadores, certámenes, organismos oficiales, etc. Recursos tecnológicos con los que cuenta la empresa. Valoración sellos calidad Propuestas de Mejora Nº de personas cualificadas y curriculum de las mismas, valorando la experiencia superior a 3 años. Nº de años de experiencia y de viajes gestionados en los últimos dos años, especialmente los referidos a ferias, misiones y encuentros. Nº de contrataciones con asociaciones, organismos oficiales, etc, de los 2 últimos años. Nº de Empresas para las que trabajan. Software especializados, aplicaciones específicas, etc Se valorará que las empresas tengan: ISO 9001, Madrid Excelente u otros sellos. Acuerdos con cadenas hoteleras y compañías aéreas, así como disposición de teléfono móvil de atención 24 horas. Presentación último tc 2. Presentación de escritura de constitución y licencia de turismo, así como de cartas de recomendación, certificados de clientes o similares. Presentación de Inventario, bajo declaración responsable. Presentación de los certificados de calidad con el que cuente la empresa. Aportación de acuerdos. (*) La Cámara se reserva la posibilidad de solicitar en cualquier momento, la documentación justificativa de los datos expuestos en el cuadro anterior. (1) Será requisito indispensable, que toda la documentación solicitada se presente compulsada o adverada notarialmente, no se admitirá la documentación que no cumpla este requisito. 2

3 COMPROMISO DE LAS EMPRESAS QUE RESULTEN HOMOLOGADAS Las agencias deberán cumplir, como mínimo, las siguientes condiciones: 1. Disponer de información actualizada y completa de horarios de vuelos, tren y otros medios alternativos, así como las combinaciones y enlaces entre estos medios, tanto en el ámbito nacional como internacional. 2. Respuesta a solicitudes de presupuestos de vuelos y hoteles en plazo máximo de 4 días para solicitudes de grupos y en un plazo de 24 horas para el resto. 3. Envío de presupuestos por escrito, detallando pormenorizadamente todos los datos del viaje. 4. Tener la capacidad para reservar en firme, expedir y entregar con rapidez y sin dilaciones, en las oficinas de la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid o en cualquier otro sitio que se indique, los billetes que en cada caso se soliciten, o a través de medios telemáticos. 5. En las ofertas que se soliciten se prestarán dos presupuestos: - Precio que te permita emitir con caducidad de tres días (tarifa normal) - Precio que se pueda emitir 30 días antes del viaje (tarifas que se negocian con las compañías aéreas) 6. Todas las ofertas deben indicar las condiciones de cambio y anulación. 7. Envío de billetes por mensajero sin coste adicional y en el horario que se establezca o por medios telemáticos. 8. Para eventos en los que existan tarifas negociadas por otras Cámaras o instituciones, la agencia deberá mantener el precio incrementando únicamente la comisión de la agencia. 9. El servicio de la agencia/s se caracterizará por la rapidez de respuesta y su calidad, debiendo tener capacidad de gestión para obtener las tarjetas de embarque en vuelos nacionales e internacionales, para la facturación de equipajes y deberá tener capacidad para realizar acompañamiento al grupo para realizar las gestiones del aeropuerto, en caso que se requiera y previa presentación de presupuesto. 10. Se considerará como un requisito imprescindible tener permanentemente en Madrid la capacidad de reserva de paquetes de habitaciones para alojamiento en los eventos organizados por la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid. 11. Se considerará como un requisito imprescindible, que la agencia conozca con exactitud la ubicación de los alojamientos existentes al objeto de realizar las contrataciones en aquellos que se hallen más próximos al lugar de trabajo o visita del personal de la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid, asegurando siempre, en todo caso, la mejor relación calidad/precio en los hoteles. 3

4 12. Las condiciones de la oferta deberá especificarse de forma obligatoria, indicando: - Condiciones de cancelación de vuelos - Condiciones de hoteles para reserva de grupos - Especificar si existe la posibilidad de disfrutar de salas de reuniones de forma gratuita, negociación precio de las mismas, indicar si incluyen equipos de proyección - Negociación entrada en el hotel antes del checking, cuando los vuelos lleguen antes de la hora de entrada. Así mismo, deberán cumplir los siguientes requisitos: - Deberá gestionarse el servicio en sus propias oficinas. - Se designará a una persona que será la máxima responsable de todo el servicio objeto de este contrato, siendo la interlocutora con la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid para la resolución de incidencias puntuales que puedan surgir en el funcionamiento del mismo. Cuando esta persona se encuentre ausente, deberá ser sustituida por otra que la agencia designe y que sea capaz de resolver cualquier incidencia relacionada con viajes que le pueda surgir a la COCIM. - En este sentido, deberá aportarse, para la prestación del servicio, el personal necesario y con la cualificación técnica adecuada, debiendo resolver las incidencias que se produzcan en los viajes, con sus propios medios o a través de sus corresponsales. - La empresa adjudicataria estará en condiciones de prestar a la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid un servicio de urgencia 24 horas, de carácter tanto local como internacional, a efectos de resolución de incidencias que se produzcan en los viajes de su personal. - A efectos de control, el adjudicatario facilitará a la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid, relación del personal que destine a la gestión de este contrato y comunicará los cambios que se produzcan. - La solicitud de servicios se realizará por el personal que designe la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid, siendo requisito imprescindible, una comunicación fluida, tanto telefónicamente como a través de , fax y/o plataforma electrónica. - La empresa adjudicataria deberá adecuarse a los medios de pago utilizados por la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid, a través de las entidades financieras utilizadas por ésta. 4

5 3. ADJUDICACIÓN DE VIAJES Y SERVICIOS A LAS EMPRESAS HOMOLOGADAS El Proceso de Adjudicación, se realizará de acuerdo con los siguientes puntos: 1. Solicitud de Oferta La solicitud de oferta se realizará a las empresas homologadas a través de los medios que la Cámara estime conveniente en cada momento, pudiendo ser estos de carácter escrito o a través de cualquier medio electrónico a su disposición. 2. Plazo El plazo de respuesta a solicitudes de itinerarios y presupuesto, se estima en un máximo de 96 horas para solicitudes complejas y en un plazo de 24 horas para el resto. No obstante, siempre existe la posibilidad de que se requiera un presupuesto urgente, que ha de ser necesariamente tramitado con la urgencia que se requiera. Se desestimarán todas aquellas respuestas que excedan del plazo establecido en el párrafo Adjudicación Una vez recibidos los presupuestos solicitados, se procederá a realizar un estudio de los mismos, procediéndose a la adjudicación de los servicios en base a los criterios del mejor mix calidad/precio. En cada solicitud de viaje, se especificarán las ponderaciones particulares del mismo. 5. OFERTA La oferta ha de venir presentada, obligatoriamente, desarrollando los puntos que se enumeran en el Anexo I que acompaña al presente Pliego de Prescripciones Técnicas, entregándose en el Registro General de la Cámara de Comercio e Industria de Madrid, c/ Ribera del Loira 56-58, Madrid, hasta las 13,00 hs. del día 15 de enero de 2010, indicando en el sobre HOMOLOGACIÓN DE AGENCIAS DE VIAJE. Cualquier duda o sugerencia relativa a los puntos pormenorizados en el presente Pliego de Prescripciones Técnicas, serán tratadas por escrito a través de la siguiente dirección de correo electrónico: compras@camaramadrid.es Madrid, diciembre de

6 ANEXO I 1,- Nombre de la Agencia PRESENTACION Indicar nombre completo de la sociedad Titulo licencia (minorista / minorista mayorista) Año de iniciación de la actividad Capital Social 2,- Red de Agencias si no Indicar si la red es de ámbito nacional Indicar si la red es de ámbito internacional Adjuntar relación de oficinas y representantes 3,- Productos de venta o distribución si no Ferrocarriles nacionales Ferrocarriles internacionales. Barcos o cruceros Billetes aéreos nacionales Billetes aéreos internacionales Emisión de billetes de cías aéreas con tarjetas de fidelización 6

7 3,- Productos de venta o distribución (Cont.) si no Hoteles nacionales Hoteles internacionales Apartamentos nacionales Apartamentos internacionales Turismo rural Balnearios, Resorts y Spas Seguros asistencia en viaje Seguros de anulación o cancelación Servicios de traductores e intérpretes Gestión de visados Traslados nacionales e internacionales Servicio de azafatas Servicio de guías nacionales Alquiler de coches de larga duración sin conductor Alquiler de coches con disposición total con conductor de habla hispana Contratación de aviones privados 4,- Medios técnicos y humanos si no Número de empleados que llevarían las operaciones de la Cámara. Posibilidad de empleados en exclusiva par la Cámara 7

8 Adjuntar curriculums y experiencia 5,- Documentaciones si no Envío y entrega de documentaciones por mensajero sin coste Entrega de carpeta o dossier portadocumentos Posibilidad de bonos full credit en hoteles 6,- Experiencia de la agencia en el sector empresarial años de experiencia >10 Realización de misiones comerciales Realización de convenciones Realización de congresos Realización de viajes incentivo Realización de viajes profesionales 7,- Referencias si no Indicar si tiene entre los clientes empresas multinacionales Indicar si tiene entre los clientes empresas nacionales Adjuntar escrito con las referencias: 8,- Especialización si no Departamento de contratación de paquetes vacacionales Departamento de contratación de hoteles / apartamentos Departamento de gestión de grupos 8

9 Departamento de contratación de líneas aéreas 9,- Implant si no Experiencia con este tipo de sistema de ventas 10,- Sistema de gestión Negociación con las compañías aéreas directamente Disponibilidad de tarifas aéreas propias negociadas Destinos principales en Europa de utilización de tarifas negociadas Destinos principales en Asia de utilización de las tarifas negociadas Destinos principales en África de utilización de las tarifas negociadas Destinos principales en América de utilización de las tarifas negociadas Destinos principales en Oceanía de utilización de las tarifas negociadas Tarifas negociadas con Sol Melia Hoteles Tarifas negociadas con NH Hoteles Tarifas negociadas con AC Hoteles Tarifas negociadas con HUSA Hoteles Tarifas negociadas con SILKEN Hoteles Tarifas negociadas con ACCORD Hoteles Tarifas negociadas con HILTON Hoteles Tarifas negociadas con HYATT Hoteles Tarifas negociadas con STARWOOD Hoteles 9

10 Tarifas negociadas con SHERATON Hoteles Negociación acuerdos preferenciales para la Cámara con cías aéreas Negociación acuerdos preferenciales para la Cámara con cadenas hoteleras Negociación acuerdos preferenciales para la Cámara con cías alquiler vehículos 11,- Alquiler de coches Sistema de reserva operativo con Avis Sistema de reserva operativo con Hertz Sistema de reserva operativo con Europcar Sistema de reserva operativo con Atesa Sistema de reserva operativo con Autos América Sistema de reserva operativo con Alamo Car Sistema de reserva operativo con Betacar 12,- Administración Facturación mensual de los albaranes Creación de facturas independientes por servicios Desglose de base imponible e IVA y NIF proveedor Facturación por misiones comerciales Facturación por departamentos o estamentos Cruce y cuadre de facturación con el proveedor de crédito (VISA, AMEX, DINNERS) 10

11 Adaptación del sistema de la Agencia al sistema de la Cámara Contabilización y cierre 13,- Viajes particulares de la Cámara Descuento para empleados Línea de crédito Forma especial de pago Ampliación a familiares y amigos Elaboración de grupos exclusivos para este colectivo 14,- Calidad ISO 9001 Clasificación en vigor del Mº de Economía y Hacienda como empresa de servicios Máxima clasificación para Agencia de Viajes U 04 D Dispone de Clasificación para organizar congresos, ferias y exposiciones? 16,- Servicios adicionales no contemplados anteriormente La Agencia puede relacionar todos aquellos servicios que crea interesantes para la Cámara y que no estén contemplados en las condiciones y apartados anteriores. 11