MANUAL ICAAV WIN Sistemas MIG, 2005

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1 MANUAL ICAAV WIN Sistemas MIG, 2005

2 Tabla de Contenidos BIENVENIDO... 4 REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA... 5 CONCEPTOS DE FUNCIONALIDAD... 6 VENTANAS DE OPTIMA FUNCIONALIDAD... 6 FUNCIONALIDAD DE CRITERIOS... 7 CRITERIOS DE ORDENAMIENTO Y BUSQUEDA... 8 BOTONES Y TECLAS DE AYUDA ARCHIVOS CAMBIAR PASSWORD CATALOGOS CATALOGO DE VENDEDORES CATALOGO DE CORPORATIVOS CATALOGO DE CLIENTES CATALOGO DE IMPUESTOS CATALOGO DE SERVICIOS CATALOGO DE TIPOS DE PROVEEDOR CATALOGO DE PROVEEDORES CATALOGO DE SUCURSALES CATALOGO DE RECIBOS DE CAJA CATALOGO CONTRA RECIBOS CATALOGO REQUISICION DE CHEQUES CATALOGO DE SERIES CATALOGO DE MONEDAS CATALOGO DE FORMAS DE PAGO CODIGO DE APLICACION CATALOGO DE RAZONES SOCIALES OPERACION...41 VENTAS...42 CAPTURA DE DOCUMENTOS IMPRESION DE DOCUMENTOS CAMBIOS DE DOCUMENTOS CONSULTAS DE DOCUMENTOS...51 CANCELACION DE DOCUMENTOS NOTAS DE CRÉDITO CAPTURA DE NOTAS DE CRÉDITO IMPRESION DE NOTAS DE CRÉDITO CAMBIOS DE NOTAS DE CRÉDITO CONSULTA NOTAS DE CREDITO CANCELACION NOTAS DE CRÉDITO CAJA CAPTURA / CONSULTA...66 CORTE DE CAJA ANTICIPOS APLICACION Y CANCELACION DE ANTICIPOS CONSULTAS Y REPORTES DE ANTICIPOS p1

3 ANTIGUEDAD DE ANTICIPOS PAGO DE BOLETOS CON TARJETA DE CREDITO CONTRA RECIBOS REQUISICION DE CHEQUES CAPTURA / CONSULTA...83 MANTENIMIENTO CUENTAS POR COBRAR ANTIGUEDAD DE SALDOS ESTADOS DE CUENTA CONSULTAS MANTENIMIENTO DE FECHAS MOVIMIENTOS POR FACTURA AUXILIAR ADMINISTRATIVO CONCILIACION DE CXC Y CONTABILIDAD CUENTAS POR PAGAR ANALISIS Y CONSULTAS DE CXP MOVIMIENTOS POR FACTURA DE CXP AUXILIAR ADMINISTRATIVO CXP REPORTES Y CONSULTAS REPORTE DE VENTAS REPORTES DE NOTAS DE CREDITO REPORTES CAJA REPORTE COMISIONES A VENDEDORES REPORTES ESPECIALES BSP LINK VS FACTURACION CODIGOS DE APLICACION CONTRA RECIBOS REQUISICION DE CHEQUES INSTALACION DE PROGRAMA TOTAL CONVERTER133 REPORTE DE VENTAS L.A./ OTROS PROVEEDORES138 PREPARACION REPORTE DE VENTAS IMPRESION DE REPORTE DE VENTAS BSP / OTROS PROVEEDORES139 MANTENIMIENTO DE REPORTES DE L.A / OTROS PROV.142 REPORTES DE CONCILIACIÓN DE LINEAS AEREAS145 PREPARACION DE CONCILIACIÓN DE L.A. (ADMON)145 PREPARACIÓN DE CONCILIACIÓN DE L.A. (BSP LINK)147 PERSONALIZACIÓN DE CONCILIACIÓN INICIALIZACIÓN DE CONCILIACIÓN INVENTARIO DE BOLETOS MANTENIMIENTO DE DOTACIONES CONSULTA DE BOLETOS REPORTE DE BOLETOS ELIMINAR BOLETOS ESTADISTICAS ACTUALIZACION DE PAGOS CON T.C ACTUALIZACIÓN SALDOS ADMINISTRATIVOS CONTABILIDAD SELECCIONAR PERIODO p2

4 CATÁLOGO DE CUENTAS PÓLIZAS CAPTURA / CONSULTA PREVIO GENERACIÓN APLICACIÓN DESAPLICACIÓN SUMARIZACIÓN CHEQUES MANTENIMIENTO IMPRESIÓN REPORTES REPORTES BASE REPORTE DE CHEQUES POR BENEFICIARIO. 190 REPORTES AUXILIARES DIARIO GENERAL BALANZA DE COMPROBACIÓN LIBRO MAYOR ESTADOS FINANCIEROS CONSULTA DISEÑO CIERRE MENSUAL PRESUPUESTOS TRASLADO DE SALDOS ACTUALIZACIÓN DE SALDOS CONFIGURACION PERSONALIZACIÓN CUENTAS BANCARIAS UTILERIAS PERMISOS USUARIOS GRUPOS DE TRABAJO ANÁLISIS DE INFORMACIÓN CAPTURA INICIAL CxC CAPTURA PÓLIZA SALDOS INICIALES CAPTURA INICIAL ANTICIPOS CARGAR FORMATOS/ACTUALIZAR B.D ACTUALIZAR BASE DE DATOS ASIGNAR IMPRESORA A DOCUMENTOS IMPORTAR DATOS ICAAV-PRO CLIENTES CUENTAS POR COBRAR PROVEEDORES ARCHIVOS DE TEXTO ICAAV-WIN ARCHIVOS TEXTO EXPORTAR DATOS p3

5 LAYOUTS PREDETERMINADOS ARCHIVOS DE TEXTO ICAAV- WIN VERIFICACIÓN DE CUENTAS RESPALDO BASE DE DATOS OPTIMIZACIÓN DE BASE DE DATOS REPORTEADOR REPORTES FIJOS REPORTES VARIABLES VENTANAS VERTICAL HORIZONTAL CAPAS CASCADA ORGANIZAR ICONOS AYUDA CONTENIDO DE LA AYUDA SOPORTE REMOTO SITIO WEB DE SISTEMAS MIG ACERCA DE PROBLEMAS Y SOLUCIONES PREGUNTAS FRECUENTES ERRORES MAS COMUNES ACTUALIZACIONES AÑO JUNIO2004-FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE-DICIEMBRE AÑO ENERO-FEBRERO MARZO-ABRIL MAYO-JUNIO p4

6 BIENVENIDO Sistemas MIG, tiene hoy para las Agencias de Viajes una solución de tecnología: ICAAV-win para los procesos internos, y valores agregados a sus servicios externos que enriquecen a la cadena con mayores servicios y facilidades. Las características generales de ICAAV-win son: Fácil de Operar. Robusto. Integral. Información Centralizada. Acceso Remoto. Generador de Reportes Propietario. Puede utilizar esta ayuda para aprender más acerca de ICAAV-win Busque respuestas a sus preguntas frecuentes. Vea las mejoras que día a día se van generando. Información de los módulos que componen a ICAAV-win. -o- p5

7 REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA REQUERIMIENTOS MÍNIMOS Para que el sistema ICAAV-win trabaje correctamente, debe cumplir con los requerimientos mínimos del sistema: SERVIDOR (PARA AGENCIAS PEQUEÑAS QUE NO CUENTAN CON SUCURSAL) Pentium IV 2.4 Ghz o superior. Memoria RAM 256 MB o superior. Disco Duro mínimo 6 GB disponibles. Windows XP Profesional, 2000 Server o 2003 Server. SERVIDOR (PARA AGENCIAS QUE CUENTAN CON 2 O MÁS SUCURSALES) Servidor PIV 2.4 Ghz o superior. Memoria RAM 512 MB o superior. Disco Duro mínimo 10 GB disponibles. Windows 2000 Server o 2003 Server. ESTACIÓN DE TRABAJO Pentium IV 2.4 Ghz. o superior. Memoria RAM 256 MB o superior. Disco Duro mínimo 4 GB disponibles. Windows 2000 Profesional o XP Profesional. -o- p6

8 CONCEPTOS DE FUNCIONALIDAD VENTANAS DE OPTIMA FUNCIONALIDAD En la mayoría de los sistemas basados en Windows, se puede acceder a información por medio de menús lineales, ICAAV-win no iba a ser la excepción, estos menús nos permiten un rápido acceso a los módulos ya sean contables, operativos o de reportes. ICAAV-win maneja ventanas de óptima funcionalidad que nos permiten acceder a catálogos o modificar cierta información que necesitamos, por medio de teclas rápidas * o con un simple clic al botón derecho del mouse. A) Celdas de color Azul: Estas celdas no pueden ser modificadas, ya que es información que proviene de un catálogo. B) Celdas de color Blanco: Estas celdas son de edición libre, pueden ser modificadas por el usuario. C) Celdas de color Ámbar: Estas celdas nos permiten el acceso a un catálogo. -o- p7

9 FUNCIONALIDAD DE CRITERIOS ICAAV-win en sus reportes tiene la funcionalidad de elegir diferentes tipos de criterios, para la obtención de información dentro de sus reportes. Que significa esto, se refiere a que podemos obtener diferente información, en un solo tipo de reporte, con varios criterios. A) Listado: Muestra una lista (Clientes, Proveedores, etc), de la cual elegiremos algun dato que requerimos para que muestre información. B) Información: Que tipo de información es la que deseamos obtener (General, Clientes, Corporativo y Proveedores). C) Criterios: Especificaremos los criterios de la búsqueda de información. D) Rango de fechas: Rango de fechas que deseamos el reporte o consulta. E) Tipo de Reporte: Que tipo de reporte queremos obtener (Analítico o Concentrado). -o- p8

10 CRITERIOS DE ORDENAMIENTO Y BUSQUEDA ICAAV-win tiene la funcionalidad de ordenar la información, dando doble clic en el nombre del campo el cual queremos ordenar. FILTROS. La ventana de filtros permite búsquedas más sofisticadas con solo arrastrar y soltar alguno de los campos (Columnas) en la ventana condiciones. El operador que vamos a utilizar (=,<>, >=, <=,) será para identificar el registro que estamos o intentamos filtrar, la columna de y o nos sirve para condicionar más de un criterio. Α) Registro por el cual vamos a filtrar la información Β) Operador para buscar el registro(s) (=,<>,>=,<=) C) Criterio de búsqueda Χ) Operador par ejecutar más de un criterio de búsqueda (Y,O) Ejemplo: Buscar un registro que cumpla con las siguientes condiciones: p9

11 Serie = DA Número de documento = 1234 Importe = 12, Respuesta: Se selecciona el campo serie y se arrastra hasta la ventana condiciones, el operador que vamos a elegir será = y el criterio será DA y el siguiente operador será Y, posteriormente seleccionamos el campo Número y lo arrastramos a la ventana de Condiciones y el operador será = la condición será 1234 y el siguiente operador será Y y por ultimo seleccionamos el campo de importe y lo arrastramos hasta la ventana criterios, el operador será = la condición será 12, y en el siguiente operador no pondremos nada. Posteriormente damos un clic al botón filtrar y aparecerá nuestro filtro. Explicación: Lo que hace nuestro Filtro es: Busca la serie DA que contenga el número 1234 ó que tenga el importe de 12, o- p10

12 BOTONES Y TECLAS DE AYUDA ICAAV-win maneja iconos para un fácil acceso a los datos, así como teclas rápidas para el mismo fin, estos iconos los puedes encontrar al acceder a cualquier módulo del sistema, dentro de la barra de herramientas, ya sea de consulta, captura o algún reporte. Nuevo: Crea un nuevo registro. Guardar: Guarda un registro nuevo o previamente modificado. Eliminar: Elimina un registro. Imprimir: Imprime un reporte, Catálogo, Póliza, o Documento. Deshacer : Deshace cambios efectuados a un registro (solo funciona en algunas opciones. Modifica : Permite hacer cambios a una póliza contable. Protege : Protege un documento póliza de cambios. Listado: Permite visualizar un listado de información, ya sea de recibos de caja o pólizas. Salir : Regresa al menú principal. Abrir: Nos permite abrir un reporte predeterminado. Recupera: Permite recuperar información que anteriormente ha sido filtrada. Ir : Nos permite ir a la primera o la última página de un reporte. Avanzar: Nos permite avanzar página por página en un reporte. Zoom : Nos permite aplicar el efecto zoom (Alejar o Acercar) en las páginas De un reporte. Filtro: Nos permite aplicar Filtros a reportes, mostrando información con los criterios que establezcas. Sortear: Permite ordenar la información dentro de un reporte. p11

13 Exportar: Exporta un reporte a Excel. Minimiza: Minimiza una ventana. Restaurar: Restaura una ventana. Cierra : Cierra una ventana. TECLAS RAPIDAS F2: Crea un registro nuevo. F3: Elimina un registro o un renglón en un póliza. F4: Imprime (Factura, Nota de Crédito o Recibo de Caja) F7: Inserta una renglón en una póliza. F8: Accede a un catálogo. F9: Guarda cambios en un registro. Ctrl. + C: Copiar. Ctrl. + V: Pegar. Ctrl+1, 2, 3 o 4 (Sólo para las opciones: Factura, Nota de Crédito y Recibo de Caja): Cambia de Tabulador o pestaña ejemplo (Datos generales, Servicios, Forma de Pago, Descripción Extendida) El objetivo de las teclas de ayuda es que la captura sea más rapida, que no sea necesario arrastrar el ratón a una determinada posición de la pantalla para ejectutar un proceso. Volver al inicio de la página -o- p12

14 ARCHIVOS CAMBIAR PASSWORD ACCESO: Menú Archivos / Cambiar Password Definición: Esta opción permite modificar su clave o contraseña con la finalidad de aumentar el nivel de seguridad de la información que se genera en el sistema ICAAV Win. Procedimiento: 1. Inicie una sesión dentro de ICAAV Win con su password. 2. Seleccione la opción "Cambiar Password", ubicada en el menú Archivos. 3. En la primer casilla: Introduzca su contraseña actual. 4. Después escriba su nueva contraseña confirmándola para seguridad de que la ha escrito correctamente. 5. Dar clic en Aceptar si desea que se efectúen los cambios, de lo contrario da clic en Cancelar Fig Si seleccionas la opción Aceptar, se visualizará un Aviso: El 'password' se cambio con éxito; por lo tanto el procedimiento se realizo correctamente. Fig. 2 Nota: Los cambios se cargaran la próxima vez que inicie sesión en ICAAV Win, y deberá escribir la nueva contraseña. Errores mas comunes: p13

15 Problema: Al escribir mi password, la nueva contraseña y dar clic en el botón Aceptar, me muestra el siguiente mensaje de error: "El password del usuario es inválido" (Ver Fig. 3) Fig. 3 Solución: Verifica que escribes correctamente el password con el que iniciaste la sesión del sistema ICAAV Win. Problema: Al escribir mi password, la nueva contraseña y dar clic en el botón Aceptar visualiza el siguiente mensaje de error: "La confirmación y el Password no coinciden" (Ver Fig. 4) Fig. 4 Solución: Al elegir una nueva contraseña, verifica que al escribirla en las dos casillas que se pide sea igual y de misma longitud. Volver al principio de la página -o- p14

16 CATALOGOS CATALOGO DE VENDEDORES ACCESO: Menú Catálogos / Vendedores Definición: Este proceso, permite agregar a todos los ejecutivos de venta, las claves pueden ser números, letras o la combinación de ambas y permite de 1 a 10 caracteres; el Sistema ICAAV-win permite asignar un porcentaje de comisión para cada ejecutivo ya sea, de forma general o por cada uno de los servicios que la agencia provee. La comisión asignada a cada ejecutivo puede definirse sobre el importe de la venta o sobre la comisión que gana la agencia, en cada uno de los servicios. La comisión asignada puede ser un porcentaje o una cantidad fija. Pantalla de Captura. Fig. 1 Campos que afecta: Detalle Vendedor titular Clave: Clave que identifica a cada uno de los vendedores. Nombre: Nombre del vendedor. p15

17 Comisión Titular: Comisión que corresponde al vendedor titular, ya sea sobre la venta, sobre utilidad, porcentaje o cantidad. Y es una comisión general. Comisión Auxiliar: Comisión que corresponde al vendedor auxiliar, ya sea sobre la venta, sobre utilidad, porcentaje o cantidad. Replicar a todos los vendedores: Si los datos que se registran para un vendedor en especial, son los mismos que los demás vendedores, elegir esta opción información hacia todos los vendedores. Si desea replicar la misma 1. Al seleccionar la opción > Replicar a otros vendedores 2. Se desplegará la siguiente ventana (Fig. 2) 3. Se mostraran dos opciones a elegir tal como: Comisiones y/o Descuentos por pago extemporáneo, 4. Una vez realizado la selección, se procede a elegir a los vendedores a los que desea asignarles los mismos datos. 5. Dar clic en Aceptar, o bien en Cancelar si no quiere que el procedimiento se lleve a cabo. Fig. 2 El sistema ICAAV-win nos permite asignar una comisión por proveedor por tipo de servicio, teniendo así la opción de asignarle a cada vendedor una comisión especial por un servicio determinado (Ver Fig. 3). Fig. 3 Con el signo de + - podemos agregar o quitar registros También, podemos asignarle un descuento al vendedor por pago extemporáneo de cuentas por cobrar, es decir, que si una factura fue liquidada después de su fecha de vencimiento, el vendedor tendrá una penalización de descuento en sus comisiones de acuerdo al rango de días y porcentaje que se haya asignado. p16

18 Fig.4 Nota: En los rangos de días solo es necesario poner el nivel inferior ejemplo: - Si el pago extemporáneo fue entre 1 y 5 días sólo se configura el 1. - Si el pago extemporáneo fue entre 6 y 9 días sólo se configura el 6. -o- p17

19 CATALOGO DE CORPORATIVOS ACCESO : Menú Catálogos / Corporativos Definición: Cuando la Agencia de Viajes tiene Clientes "Empresas", que formen parte de un Grupo Corporativo, debe definir dar una clave corporativa a cada uno de los grupos, la clave puede ser de 1 a 10 caracteres y es alfanumérica. La búsqueda se realiza por: Al seleccionar la opción Clave, se introduce la clave que se asigno, de lado izquierdo (Ver Fig. 1) que se desee buscar. O bien, se elige la opción Nombre Corporativo, por lo que se introduce el nombre. Pantalla a visualizar: Campos Afecta: Clave: Capture la clave del corporativo. Nombre: Nombre del corporativo. -o- p18

20 CATÁLOGO DE CLIENTES ACCESO : Menú Catálogos / Clientes Definición: En este módulo se agregan los clientes que van a utilizar, para efectos de emisión de documentos, servicio y facturas. La longitud puede ser de 1 a 10 caracteres y es alfanumérica. Pantalla de Captura > Datos generales: Fig. 1 Campos que afecta: Clave: Si tiene Sabre como sistema GDS deberá definir las claves de 6, 7 ó 10 caracteres ya que así los requiere Sabre, para los otros GDS (Amadeus, Apollo, WorldSpan) la longitud de la clave puede ser variable. Corporativo: Si el cliente pertenece a un corporativo, se debe asignar dicho corporativo. Vendedor: El vendedor asignado para este cliente. Dirección: Dirección fiscal de este cliente. Pantalla de captura >Crédito: p19

21 Fig. 2 Campos que afecta: Días de crédito: Días de crédito asignados a este cliente. Limite de crédito: Limite de crédito asignado. Descuento: Si desea darle un descuento fijo a este cliente, en este rubro lo puede asignar. Días de revisión y pago: Días de revisión y pago de documentos facturados para este cliente. Pantalla de Captura > Incentivos: Fig. 3 Se capturan todos los incentivos sobre servicios que se manejan para ese cliente. Con los botones de + - se pueden agregar o borrar registros. Pantalla de captura > Descuentos: p20

22 Fig. 4 Se capturan todos los descuentos por venta de un servicio de un proveedor en especifico para este cliente, con los botones de + y - se pueden agregar o borrar registros. Pantalla de Captura > Centro de Costos Fig. 5 Si el cliente maneja Centros de Costo por departamento es necesario para efectos de reporte darlos de alta. -o- p21

23 CATALOGO DE IMPUESTOS ACCESO : Menú Catálogos / Impuestos Definición: Todos los impuestos que aplican en la venta de servicios o en la comisión ganada por la venta de esos servicios se dan de alta en este Módulo. El número de impuestos que se pueden editar no tiene límite. Asigne la clave, descripción, tipo y valor que aplica al impuesto. Pantalla de Captura: Campos que Afectan este módulo: Clave: Clave del impuesto. Descripción: Descripción del impuesto. Tipo: Tipo de impuesto (Importe / Porcentaje) que aplicará. Valor: Valor del impuesto. Aplicado a: A que va aplicar este impuesto (Venta o Comisión). Categoría: Categoría a la que pertenece el Impuesto (IVA,TUA, OTROS) Por Pagar : Si el IVA es declarado (pagado) por la agencia, debe indicarlo con Si y capturar en el campo número de cuenta la cuenta donde se acumulará contablemente. Ejemplo: El IVA aéreo del 15%, 3.75 % no son por pagar ya que ese impuesto es declarado por la Línea Aérea y por lo tanto no es por pagar. p22

24 El IVA del 15% de los cargos por servicio, servicios terrestres o IVA sobre comisión, si es declarado por la agencia por lo tanto si es por pagar. -o- p23

25 CATALOGO DE SERVICIOS ACCESO : Menú Catálogos / Servicios Definición: Los servicios de las Agencias de Viajes son diversos y dependen de la especialidad de cada una de ellas. En este Módulo se recomienda hacer una clasificación muy puntual que le permita hacer la explotación de la información de servicios en el Módulo de Estadísticas. (Ver Módulo Estadistica) Pantalla de Captura: --Servicio-- Campos que afecta este módulo: Clave: Clave del servicio que prestará la Agencia. Servicio: Despliega una lista para seleccionar el servicio: Internacional o Nacional. Descripción: Descripción del servicio seleccionado. Tipo: Tipo de servicio (Fijo / Variable) Datos adicionales: Si el servicio es una línea aérea debe estar configurada como Si, los datos adicionales son aquellos donde se captura el comparativo de tarifas. --Impuestos por Servicio-- Pantalla de Captura: p24

26 Clic en el botón + para agregar impuestos al servicio en el que se encuentra en Servicio, ICAAV-win permite agregar tantos impuestos como sean necesarios en cada servicio. EJEMPLO: Los servicios pueden ser: Boletos Nacionales, Boletos Internacionales, Autos, Hoteles Nacionales, Hoteles Internacionales, Cargos por Servicio. -o- p25

27 CATALOGO DE TIPOS DE PROVEEDOR ACCESO : Menú Catálogos / Tipos de Proveedor. Definición: Los Tipos de Proveedores son los grandes grupos de Proveedores de servicios, como: BSP, Hoteles, Autos, Operadores, Cruceros, etc. Pantalla de Captura: La agrupación de Proveedores responde a la facilidad que ICAAV-win ofrece, en el Módulo de Estadísticas, para obtener información con la selección de criterios. Así se pueden obtener reportes de Compras de un Cliente, por Tipo de Proveedor sin tener que recurrir a cada Proveedor. Nota: No confundir Tipos de Proveedor con Proveedores. Los Tipos de Proveedor es la opción que agrupa a un conjunto de Proveedores de un servicio igual o similar, por ejemplo: BSP agrupa a las líneas Aéreas en un solo tipo BSP, otros Tipos de Proveedores son Hoteles, Autos, Cruceros, etc. -o- p26

28 CATALOGO DE PROVEEDORES ACCESO : Menú Catálogos / Proveedores Definición: Se identifican como Proveedores, a los prestadores de servicios del ramo Turístico objeto del negocio de las Agencias de Viajes, en este Módulo no se incluirán proveedores de otros servicios generales como: Papelería, Seguros, etc. La definición de los Proveedores de Servicios son identificados por ICAAV-win en el momento de la impresión de facturas y documentos de servicio. Pantalla de Captura: --Proveedor-- Campos que afecta: Fig. 1 Clave: La clave del proveedor es un campo de 1 a 10 caracteres y es alfanumérico. Las claves de las líneas aéreas deben darse de alta con la clave alfanumérica de la aerolínea. Tipo de proveedor: El grupo al que pertenece el proveedor. Sucursal: Si se firmó como Corporativo, debe especificar que sucursal trabajará con este proveedor, y sirve para identificar a la sucursal a la que pertenece. Línea aérea: Debe especificar si este proveedor es Línea Aérea con la opción "Si", en caso contrario, elegir la opción "No". Código BSP: Código correspondiente a BSP. Tipo de boleto: El tipo de boletaje asignado para éste proveedor (Nacional o Internacional, Ambos) --Servicios e Impuestos-- Se asignan los servicios que proporciona el proveedor con los respectivos impuestos para cada servicio. Como se observa en el Catálogo de Proveedores (Ver Catálogo de Proveedor) se asocian: Servicios, Impuestos y Tipos de Proveedor. Pantalla de Captura: p27

29 Fig. 2 Clave: Clave de los servicios que presta el Proveedor. Impuestos: Impuestos que le correspondan al Servicio asignado. --Cuentas Contables-- En este rubro se asignan las cuentas contables de pasivo y de resultados de cada servicio. Para llevar a cabo este procedimiento, el Catálogo Contable debe estar completamente diseñado, pues son asignados haciendo clic con el botón derecho del mouse, en la celda correspondiente. Pantalla de Captura: Fig. 3 Días de Crédito: Datos no obligatorios por el momento, en el cual debes especificar los días de crédito. Cuenta Contable: Cuenta Contable del Proveedor. Cuenta de Resultados: Cuenta Contable de ingresos a donde se registra la comisión. Comisión: Especifique cantidad $ ó Porcentaje de la comisión del servicio. % / $: Especifique un porcentaje(%) ó un importe ($) IVA S/Com: Porcentaje de IVA sobre Comisión. -o- p28

30 CATALOGO DE SUCURSALES ACCESO: Menú Catálogos / Sucursal Definición: Una de las grandes ventajas de ICAAV-Win es permitir la consolidación de información en Línea de Sucursales e In-Plants. Esta opción es utilizada para personalizar las características de cada Sucursal e In-Plants. Pantalla de Captura: Campos que Afecta: Clave: Clave de la Sucursal o In-Plants. Nombre Sucursal: Se especifica el nombre de la Sucursal con que se creo. Nombre Comercial: El nombre comercial se refiere, como es conocida la Sucursal. IVA local: Especifique el IVA correspondiente al lugar. Tipo: La oficina matriz, sucursales e In-Plants que tengan IATA deben definirse como tipo: "Sucursales". Los In-Plants que no tengan IATA tienen que darse de alta como In-Plant indicando a que sucursal esta asignada para efectos de boletaje. -o- p29

31 RECIBOS DE CAJA ACCESO: Menú Catálogos / Recibos de Caja Definición: El Módulo de Caja es una herramienta muy útil para el control de los recursos financieros que cada día entran a la Agencia de Viajes. En esta opción se personalizan los Recibos, Series, numeración de inicio y oficina a la que corresponden cuando existen sucursales. Entre al sistema en cada una de las sucursales y asigne la serie que les corresponda a cada una de dichas Sucursales. Pantalla de captura: Campos que afecta: Fig Clave: Asigne una Clave a cada Documento de Caja, ICAAV-Win le permite manejar diversos recibos. 2. Descripción: Descripción del documento de Caja. 3. Sucursal: Sucursal a la que pertenece el documento. 4. Folio: Número de folio de inicio. 5. Formato: Formato del documento (Es diseñado previamente). 6. Opción: Esta funcionalidad tiene 3 opciones a elegir y cada una indica la configuración que requiera el usuario al capturar un recibo de Caja que va ligada con el número de Serie que tenga dicho Recibo: Anticipos: Sólo permite registrar Anticipos p30

32 Pagos a Facturas: Permite capturar los pagos de las Facturas Ambos: Se habilitan las dos opciones el registro de Anticipos y el pago de Facturas. -o- p31

33 CONTRA RECIBOS ACCESO: Menú Catálogos / Contra Recibos Definición: El Módulo de Contra Recibos es una herramienta útil para el control de pago a Proveedores. En esta opción se personalizan los Contra Recibos mediante una clave, descripción, numeración de inicio (Folio), Sucursal y asignando el formato correspondiente (Previamente elaborado) Pantalla de Captura: Fig. 1 Catálogo de Contra Recibos Campos que afecta: Clave: Asigne una Clave a cada Documento de Contra Recibo, ICAAV-Win le permite manejar diversos Contra recibos. Descripción: Descripción del documento de Contra Recibo. Sucursal: Sucursal a la que pertenece el documento. Folio: Número de folio de inicio. Formato: Formato del documento (Es diseñado previamente). -o- p32

34 CATALOGO REQUISICION DE CHEQUES ACCESO: Menú Catálogos / Contra Recibos Definición: En esta opción se personaliza la Requisición o petición de Cheques asignando una Serie o clave, descripción, numeración de inicio (Folio), Sucursal y Formato. Pantalla de Captura: Fig. 1 Requisición de Cheques Campos que afecta: Clave: Asigne una Clave a cada Documento derequisición de Cheques. Descripción: Descripción del documento de Requisición de Cheques. Sucursal: Sucursal a la que pertenece el documento. Folio: Número de folio de inicio. Formato: Formato del documento (Es diseñado previamente). -o- p33

35 CATALOGO DE SERIES ACCESO: Menú Catálogo / Series Definición: El módulo Series (Clave), identifica la captura e impresión de los Documentos de Servicio, Facturas Fiscales, Notas de Crédito Fiscales y no fiscales para cada sucursal e In-Plants. Al dar de alta las Series, nos permite controlar por medio de claves los "Tipos de Series" tales como: Factura Nota de Crédito Documento de Factura Documento de Nota de Crédito. Pantalla de Captura: Fig. 1 Campos que afecta: A. Área Serie: Visualiza las Series que se dieron de Alta. B. Clave: Clave de Serie del documento. C. Sucursal: Sucursal a la que pertenece el documento. D. Tipo Serie: Deberá seleccionar que tipo de documento esta dando de alta (Factura, Nota de Crédito, Documento Factura y Documento Nota de Crédito) E. Folio: Determina folio correspondiente a documento. F. Formato: Elige formato de impresión del documento. Procedimiento para dar de Alta las Series: p34

36 1. Localizar el módulo Series (Ubicado en Catálogo / Series) 2. Dar clic con el botón derecho del mouse al icono nuevo. 3. En el campo Clave escribir la Serie (1 a 5 caracteres) 4. Elegir en Tipo de Serie, se desplegará una lista (Factura, nota de crédito, Documento factura, Documento nota crédito) 5. Escribir el Folio que corresponde a cada documento 6. En el campo Formato, seleccionar el formato adecuado al dar clic con el botón derecho del mouse se desplegará un listado, elegiremos el que requerimos. 7. Seleccionar el Número de copias para impresión. 8. Por último dar clic al icono guardar. 9. Visualizará un mensaje de la operación se llevo a cabo correctamente y podrás ver la nueva Serie en la pantalla. -o- p35

37 CATALOGO DE MONEDAS ACCESO: Menú Catálogos / Monedas Definición: Este catálogo determina el tipo de moneda que se va a utilizar en los movimientos, y es el que utiliza el sistema en la facturación cuando no viene el tipo de cambio en el PNR. Es importante definir la Moneda que será la base para el cálculo de los servicios. Ejemplo: MXP, peso mexicano = a 1.00 USD, Dólar Americano = a Nota: Se recomienda que 1.00 corresponda a la moneda del País en donde se instala ICAAV-Win y se identifica con el bullet Moneda Nacional, y las demás monedas sean mayores o menores a 1.00 Pantalla de Captura: Campos que afecta: Clave: Clave de la Moneda. Descripción: Descripción de la Moneda ( Nacional o Extranjera). Tipo cambio: Tipo de cambio. Unidad: Carácter que identifica a la Moneda. p36

38 -o- p37

39 CATALOGO DE FORMAS DE PAGO ACCESO: Menú Catálogo / Forma de Pagos Definición: ICAAV-Win permite registrar diversas formas de pago, que permiten obtener valiosa información en otros Módulos. Defina las claves de formas de pago utilizadas en su empresa. La Forma de Pago es un importante dato en la impresión de Facturas, Documentos de Servicio y en Caja al momento de aplicar pagos a facturas y otros documentos. Pantalla de Captura Campos que afecta: Clave: Clave de forma de pago. Descripción: Descripción de la forma de pago. Tipo: Elija si es en efectivo o crédito (tarjeta de crédito), puede registrar para cada Tarjeta de Crédito una forma de pago. Moneda: Tipo de moneda. Número de cuenta: A cada forma de pago se le asigna una Cuenta Contable, esta puede repetirse en varios tipos de pago. Se selecciona al dar clic derecho con el botón del mouse, y se desplegará una lista de Números de Cuenta. -o- p38

40 CODIGO DE APLICACION ACCESO: Menú Catálogo / Código de Aplicación Definición: Este módulo nos permite crear claves para identificar a los grupos y/o convenciones que maneje la agencia de viajes u operadora, por medio de estas claves podemos consultar: 1. Cuantos anticipos o pagos se han ingresado 2. Cuantos pagos se han emitido a los proveedores 3. Cuanto se ha facturado 4. Reportes de perdida o utilidad Toda esta información es capturada en los documentos de servicio, facturas, pólizas, cheques y notas de crédito. Haciendo referencia al grupo o conveción que estemos trabajando. Nota: La opción de Códigos de Aplicación se habilita con la opción de "Manejo de Códigos de Aplicación" (Ver Configuración / Personalización. en la carpeta de miscelaneos) Pantalla de Captura Campos que afecta: Clave: Clave del Código de Aplicación Descripción: Descripción del Código de Aplicación. Clasificatorio 1 al 5: Estos apartados son de descripción libre para el usuario e información adicional, sin embargo se puede utilizar un estándar para poder identificar el Código de Aplicación de p39

41 la siguiente forma (Sugerencia): o Clasificatorio 1: Introducir el nombre de la Sucursal o Clasificatorio 2: Escribir el nombre del Vendedor o Clasificatorio 3: Capture el año o Clasificatorio 4: Nombre del Continente, etc. -o- p40

42 CATALOGO DE RAZONES SOCIALES ACCESO: Menú Catálogo / Razones Sociales Definición: Este catálogo permite configurar la Razón Social, Razón Comercial y R.F.C. del cliente, que permite ser utilizada en otros módulos tales como Requisición de Cheques y Contra Recibos. Pantalla de Captura Fig. 1 Campos que afecta: R.F.C. Se captura el Registro Federal de Contribuyentes de la Empresa. Razón Social: Descripción del nombre de la Empresa. Razón Comercial: Agregue el nombre de la Empresa que domina en el mercado (Razón Comercial) -o- p41

43 OPERACION p42

44 VENTAS CAPTURA DE DOCUMENTOS ACCESO: Menú Operación / Ventas / Captura Definición: Esta opción es para la emisión de Documentos y Facturas, aquí se capturan todos los servicios manualmente. Si usted no cuenta con el módulo de interfase tendrá que realizar la facturación manual. Pantalla de captura Fig. 1 Campos que afecta: DATOS GENERALES Serie: Serie del documento, ICAAV-Win asigna automáticamente la serie y número que le corresponda a cada oficina, matriz o sucursales. Moneda: Moneda en la que se elaborará el documento o factura. Tipo de Cambio Facturas y Documentos Manuales: En el momento de facturar ICAAV-Win toma el tipo de Cambio registrado a la entrada del sistema. No obstante, sí en algún documento lo cambia, éste lo seguirá aplicando en los siguientes documentos. Clave del cliente: Clic con botón derecho del mouse, le da acceso al Catálogo de Clientes para importar los datos generales del cliente. En el caso de clientes Eventuales el Usuario tiene la libertad de editarlos. De igual forma al asignar al cliente requerido automáticamente trae el Vendedor Titular y el vendedor Auxiliar, sin necesidad de teclearlo, p43

45 Vendedores: Clic con botón derecho del mouse, le da acceso al Catálogo de Vendedores para importar los datos del vendedor elegido. Información Adicional Solicitó: Persona que ha solicitado el servicio, y tiene por objeto llevar a la persona indicada los documentos y boletos. Nota: Datos útiles de mensajes que se agregan a las facturas y documentos de servicio como: Gracias por su preferencia, Feliz Viaje, etc. SERVICIOS Pantalla de Captura Servicio Manual En esta pantalla (Ver Fig. 2) se registran los datos de cada servicio, en las facturas y documentos manuales, el acceso a los Catálogos de Proveedores y Catálogo de Servicios son recurrentes y es donde debe asignar al Proveedor y Servicio elegido. Fig. 2 Pasajero: Edite el Nombre del pasajero. Concepto: Concepto del servicio o la ruta. Proveedor: Clave del proveedor que presta el servicio. Clic con botón derecho del Mouse, y se visualizará un Catálogo de proveedores, elija el proveedor que requiera. Servicio: Tipo de servicio (vuelo, hotel, servicio terrestre), Seleccione con botón derecho del Mouse, se mostrará un Catálogo, elija el Tipo de Servicio que desee. Boleto: Cuando se trata de una línea aérea, edite el número de boleto o impórtelo del Inventario de Boletos haciendo clic en la celda boleto. Conjunto. Se refieren a Boletos en Conjunto Boleto en Conjunto abre inventario de boletos pendientes de facturar, seleccione uno e impórtelo. Boleto Expedido en Contra, ingresar manualmente el número de boleto. En caso de que este facturando un boleto cancelado, debe hacer clic en la celda de cancelado. p44

46 Boleto CXS: Si esta facturando Cargos por Servicio podrá asignar el número de boleto al cual le esta aplicando el cargo. Importes: Capture el importe del boleto o servicio. Código de Aplicación. Al dar clic derecho visualiza el listado de los Códigos de Aplicación, seleccionar el requerido, dicho código de Aplicación solo afecta a un movimiento. Comisión Agencia: La comisión definida en el Módulo de Proveedores Cuentas Contables la muestra en estas celdas, en la primera el importe y en la segunda el porcentaje y esta información tiene efectos en reportes y Pólizas Contables. IVA S/Comisión: Celda que muestra el cálculo del impuesto a cargo de la Agencia de Viajes por este servicio y está relacionado con el importe del servicio / boleto. Comisión Vendedor: De la misma forma calcula la comisión asignada al Vendedor, la cual puede cambiar el Usuario. Impuestos: El cálculo de impuestos es automático y son lo asignados en el Módulo de Servicios. Datos adicionales: Es información importante en reportes de Viajes Corporativos requerida únicamente en facturas manuales, para obtener reportes de compras y comparativo de tarifas. Salida: Fecha de salida del pasajero, dato importante para obtener reportes de estancia promedio del pasajero, se complementa con fecha de regreso. Regreso: Fecha de Regreso del pasajero, ver opción anterior. Emisión: Fecha de emisión del boleto, permite obtener información de anticipación de compra, dato importante también para Viajes Corporativos. Clave: Clave de tarifa aplicada y Base, dato importante para Viajes Corporativos Tarifa: Tarifa Aplicada y Base, ver opción anterior. NOTA: * Con los botones de "+ -" se agregan o se borran servicios dentro del documento. FORMAS DE PAGO La forma de pago (Ver Fig. 3) de las facturas son controladas por ICAAV-Win, y esa forma está íntimamente relacionada con el Módulo de Caja. Al hacer un ingreso solicita el nombre del cliente, la moneda y la forma de pago, con estas tres variables busca las facturas pendientes del cliente; con la forma de pago editada para regresar las facturas pendientes. Por otra parte controla también los totales al finalizar la captura de la factura. El total de pago debe ser igual al importe para poder imprimirla. Pantalla de Captura: p45

47 Fig. 3 DESCRIPCIÓN EXTENDIDA La pestaña de Descripción Extendida permite al Usuario tener una redacción libre del concepto Es necesario que todos los documentos sean impresos de lo contrario, no se podrá realizar la aplicación contable.sin restringirse a los campos habitualmente usados, el Usuario deben tener en cuenta los caracteres por línea del formato para no desfasarse en el concepto. Guarda Documentos y facturas: El Usuario puede optar por imprimir sus documentos y guardarlos en Disco para hacer la impresión posteriormente, ICAAV-Win asigna una numeración negativa (-1, -2, -3 etc.), esta numeración no es el número de folio definitivo y tampoco consecutivo, es un control del sistema que indica que está pendiente de imprimir. En el momento de hacer la impresión cambia ese número negativo por el consecutivo que le corresponda. Es necesario que todos los documentos sean impresos ya que si no, no se podrá realizar la aplicación contable. DATOS PASAJERO La opción de "Datos pasajero" permite al usuario la captura del nombre del pasajero especificando sus características, tales como: Sexo, Edad, Tipo y Estatus permitiendo adicionar de 1 a varios registros con el botón (Ver Fig. 4) Grupos: Esta opción se selecciona para la salida de "Grupos", donde se especifica la cantidad de Hombres y Mujeres. Pantalla de Captura: p46

48 Fig. 4 Volver al principio de la página Preguntas Frecuentes (Ver Preguntas Frecuentes Generales) Cómo guardo un documento capturado? Selecciona la opción de guardar de la barra de herramientas, el sistema guardará los documentos con folio -1, -2, -3 etc.. este no es el número de folio consecutivo Cómo imprimo un documento previamente capturado? Selecciona la opción de imprimir de la barra de herramientas o bien, desde la opción Operación/ Ventas/ Impresión, al realizar esta operación el sistema guardará el documento asignándole folio consecutivo y lo imprimirá. ERRORES COMUNES Y SOLUCIONES Problema No despliega el Catálogo de Series de documentos. No despliega el Catálogo de Monedas No muestra correctamente el Catálogo de Clientes ó ningún cliente. No muestra correctamente el Catálogo de Proveedores ó ningún proveedor. No despliega ninguna forma de pago Solución No tiene dado de alta ninguna serie en el catálogo de series, verifique dicho catálogo. En caso de tener dado de alta algún documento, sólo debe eliminar serie que le presenta y despliegue el Catálogo con F8 o clic derecho con el botón del mouse. No tiene dado de alta el Catálogo de monedas. Cerciórese de que en el Catálogo de Clientes se encuentre asignada una cuenta contable para cada cliente. Cerciórese que en el Catálogo de Proveedores se encuentre asignada la cuenta de pasivo y de resultados para servicio que preste el proveedor. No tiene ninguna forma de pago dada de alta en el Catálogo de Formas de Pago. Volver al principio de la página -o- p47

49 p48

50 IMPRESION DE DOCUMENTOS ACCESO: Menú Operación / Ventas / Impresión Definición: Esta opción reimprime un documento (Reimpresión) que ha sido facturado con anterioridad, así como los documentos que han sido guardados (Pendiente). Cómo Reimprimir o Imprimir un documento? 1. Ir al módulo Impresión de Documentos (Acceso: Menú Operación / Ventas / Impresión) 2. En la opción Criterios, editar el rango de fechas en donde se encuentre el documento. 3. Presionar el botón consultar, se visualizarán los documentos. 4. Posteriormente seleccionar el documento dando clic con el botón del mouse al cuadro que aparece a la derecha. 5. Por último presiona el botón de Impresión o Reimpresión. O bien, en la búsqueda Directa, edite la Serie y Número de la Factura o Documento que debe estar entre el rango de fechas de las dos celdas anteriores, desplegará la factura o documento solicitado. El procedimiento de impresión es el mismo descrito en el párrafo anterior. Impresión de documentos pendientes con el mismo folio o con otro número. ICAAV-Win permite reimprimir un documento con el mismo número o con el número de folio que en ese momento le corresponda. En este caso el documento anterior lo cancela y el nuevo folio lo asigna con un p49

51 estatus de activo, la condición para el cambio en el número de folio es que el documento original no haya sido contabilizado. -o- p50

52 CAMBIOS DE DOCUMENTOS ACCESO: Menú Operación / Ventas / Cambios Definición: Algunos datos de la Factura o Documento son factibles de modificarse en este Módulo, ICAAV-Win sólo permite la modificación de los datos que no alteran el importe del Documento, Posteriormente se graba y se reimprimirá con el mismo número de folio o con un número de folio distinto, como el usuario lo prefiera. Realizar Cambios de Documentos. Fig Ir al módulo Cambios de Documentos (Acceso: Menú Operación / Ventas / Cambios) 2. En la opción Criterios, editar el rango de fechas en donde se encuentre el documento al cual se va a realizar el cambio. 3. Presionar el botón consultar, se visualizarán los documentos. 4. Posteriormente seleccionar el documento. Recuerde que sólo permite la modificación de los datos que no alteran el importe del Documento. Nota: En la facturación no se pueden modificar cantidades (Tarifa, Impuestos) y Facturas. -o- p51

53 CONSULTAS DE DOCUMENTOS ACCESO: Menú Operación / Ventas / Consultas Definición: Este Módulo (Ver Fig. 1) nos sirve para consultar Documentos y Facturas que previamente se hayan generado en el módulo de facturación. Fig. 1 Consultar Documentos. 1. Ir al módulo Consulta de Documentos (Acceso: Menú Operación / Ventas / Consulta) 2. En la opción Criterios, introducir el rango de fechas que se desea consultar el documento. 3. Presionar el botón consultar, se visualizarán las facturas de ese lapso. 4. O bien, consulte una factura editando los datos de la Factura o Documento deseado y de clic en el botón Consultar. -o- p52

54 CANCELACION DE DOCUMENTOS ACCESO: Menú Operación / Ventas / Cancelación Definición: La opción de Cancelación de Facturas se utiliza para cancelar el total de los servicios. Al entrar en esta opción ICAAV-Win muestra una ventana donde puedes realizar diversos procesos, con el fin de Cancelar Documentos o Facturas que no esten Aplicadas. No encontrará las Facturas y Documentos aplicados contablemente o que previamente se hayan cancelado (Ver Fig. 1) Pantalla de Cancelación de Facturas. Figura 1 1. Dentro de esta área se visualiza información de la Factura ha consultar, mostrando los siguientes datos: Serie, Número, cliente, Fecha, Importe,Cuenta, Vendedor y Estatus. Criterios de Consulta. 2. Rango de Fechas. Dentro del área de Criterios se debe especificar un rango de Fechas en el cual, se localiza las Facturas a consultar. 3. Factura. En el primer recuadro se introduce la Serie y posteriormente el numero de Factura que se requiere. 4. Consultar. Una vez definida la Serie y Número de Factura se presiona el botón "Consultar" para poder accesar a la información. 5. Actualizar Datos. Refresca o Actualiza los datos visualizados en el area de consulta (Documentos y Facturas). 6. Salir. Sale de la ventana activa. 7. Cancelar Facturas. Esta opción se utiliza para aplicar la cancelacion de las Facturas, una vez seleccionada (Ver procedimiento de Cancelación) p53

55 Figura 2 Procedimiento de Cancelación de Documentos. 1. Ir al módulo Cancelación de Documentos (Acceso: Menú Operación / Ventas / Cancelación) 2. Introduzca directamente la factura a Cancelar o bien, si requiere visualizar todos los documentos que se pueden cancelar dar clic directamente en el botón Consultar 3. Se visualizará un listado de documentos. 4. En la columna Cancelar, elegir el o los documento(s) que se desee cancelar dando clic en el recuadro de color blanco. 5. Si la Factura sujeta a Cancelación tiene pagos, visualiza un mensaje preguntando al usuario si desea continuar o prefiere no cancelar dicha Factura. (Ver Figura 3) Figura 3 6. Si desea continuar o dicha Factura no tiene pagos, seleccionar la opción Cancelar Facturas 7. En la línea de Comentarios edita "Documento Cancelado por el usuario 'xxxx' y a continuación fecha y hora del suceso. Volver al Principio de la página -o- p54

56 NOTAS DE CRÉDITO CAPTURA DE NOTAS DE CRÉDITO ACCESO : Menú Operación / Notas de Crédito / Captura Esta opción se encarga de la Emisión de facturas para Notas de Crédito, y contiene diferentes opciones (Ver Fig. 1) Fig. 1 LOCALIZANDO UN DOCUMENTO PARA CANCELAR 1. Dentro de esta área se visualiza la Factura que se consulta, mostrando los siguientes datos: Serie, Número, cliente, Fecha, Importe,Cuenta, Vendedor y Estatus. Criterios de Consulta. 2. Rango de Fechas. Dentro del área de Criterios se debe especificar un rango de Fechas en el cual, se localiza las Facturas a consultar. 3. Factura. En el primer recuadro se introduce la Serie y posteriormente el numero de Factura que se requiere. 4. Número de Boleto. De igual forma se puede consultar la Factura a aplicar, mediante el Número de boleto, en donde se introduce solo en formato númerico unicamente de 10 digitos. 5. Consultar. Una vez definido la Serie y Número de Factura o bien introducir el Número de Boleto, se presiona el botón "Consultar" para poder accesar a la información. 6. NC. p55

57 7. Cancelar. Sale de la ventana activa. 8. Manual. Esta opción se utiliza cuando queremos capturar la Nota de Crédito de forma Manual, es decir, capturar desde inicio sin trasladar datos de algun documento o Factura (Ver "Notas de Crédito Editadas en Forma Manual", parte inferior del documento). Una vez que identificamos la Factura o Documento de Servicio, con doble clic en la línea en donde se encuentra, o ubicando el cursor más clic en el botón de Consultar le da acceso a los servicios del Documento sujetos a cancelación. EDITANDO UNA NOTA DE CRÉDITO AUTOMATIZADA En este proceso los servicios a cancelar son leídos del Documento / Factura y transportados a la Nota de Crédito, asegurando la fidelidad de la información. Los Datos Generales de la Factura o Documento en proceso de cancelación son leídos y desplegados como encabezado en la Nota de Crédito, y más abajo los Servicios. (Ver Fig. 2) Para Cancelar elija haciendo clic en los servicios que desea cancelar en el botón de Cancelación Parcial o Cancelación Total. (Ver Fig. 2) Fig. 2 Muy Importante, ICAAV-Win permite elaborar Notas de Crédito de Facturas y Documentos pagados de contado en cualquiera de sus formas y con Tarjeta de Crédito. El método de cancelación de servicios Contado y Tarjeta de Crédito es el mismo, pero la aplicación contable es diferente; de contado los servicios se cancelan y se reembolsan en reporte BSP o al proveedor correspondiente en un proceso rutinario de ICAAV-Win, y cuando se trata de un Documento o Factura pagado con Voucher de Tarjeta de Crédito sólo cancela las comisiones originalmente ganadas por la Agencia de Viajes y descuenta las registradas al vendedor. Al mismo tiempo actualiza las estadísticas de Cliente, Proveedores y Vendedores. DATOS GENERALES: La edición de la Nota de Crédito inicia con los Datos Generales de Cliente, y continúa con Servicios en la p56

58 segunda pantalla, continúe con el siguiente procedimiento: Serie: Asigne la Serie de Nota de Crédito que corresponda a la Sucursal en donde se elabora, a cada Sucursal corresponde una Serie, (Catálogos de Series) Moneda: Tipo de moneda para la elaboración de la Nota de Crédito. Tipo de Cambio: Tipo de cambio del día de la moneda con la que se está realizando la transacción. Información del cliente: Aquí se capturan los datos generales del Cliente, Clave, Nombre, Dirección, estos datos ICAAV-Win los importa del Documento o factura sujeto a cancelación. Clic en la última columna Tipo de Cancelación Total o Parcial. Cada línea es un servicio dentro del Documento o Factura, elija uno o los servicios que desee cancelar y haga clic en la pestaña de Servicios, se desplaza al primer servicio facturado. APLICACIÓN: La pestaña Aplicación permite una de tres alternativas: 1. Aplicar al documento que está cancelando clic en el Bullet Factura. 2. Aplicar al cliente, Dar clic con el botón derecho del mouse a dicha opción. ICAAV-Win lee las facturas pendientes de pago del cliente para elegir a que documentos se aplicará el importe de la Nota de Crédito, hasta agotar el importe. 3. Aplicar a alguna otra cuenta contable, Clic en el Bullet Cuenta, abre el Catálogo General. Para finalizar, guarde o imprima la Nota de Crédito dando clic en los íconos ubicados en la barra superior. Con este procedimiento finaliza la tarea de Notas de Crédito. Fig. 3 Volver al principio de la página NOTAS DE CRÉDITO EDITADAS EN FORMA MANUAL Nota: Al cancelar un servicio de algún documento que no exista en la base de Datos, elija la opción de edición de Nota de Crédito Manual, esta opción la encuentra en la ventana de consulta del Boleto o p57

59 Documento. Clic en Manual para tener acceso a la edición de la Nota de Crédito, aparece el formato de edición del Documento o Factura, continúe llenando los siguientes datos: DATOS GENERALES: El formato y procedimiento es el mismo que el de Documentos y Facturas. Serie: Asigne la Serie que corresponda a la Sucursal. Moneda: Asigne la Moneda con la que quiere trabajar. Tipo de Cambio: Asigne el Tipo de Cambio. Fecha: Asigne Fecha. Clave de Cliente: Clic con botón derecho del mouse, para abrir el Catálogo de Clientes, asígne el correspondiente. SERVICIOS: Fig. 4 Los datos siguientes son los mismos de los Documentos y Facturas y el procedimiento de edición es igual. Boleto: Número de boleto sujeto a cancelación ( Al introducir el numero de boleto, automaticamente llena los datos del área de Impuestos y Datos Adicionales del Boleto, sin necesidad de capturarlos ) Pasajero: Nombre del Pasajero. Concepto: Concepto o Ruta. Incluye Reembolso: Bullet para incluir el boleto sujeto a cancelación en el reporte de reembolsos, clic en si. p58

60 Forma de Pago Crédito: Fig. 5 Contado: Elija esta opción si la forma de pago de la factura sujeta a cancelación fue de contado, el importe de la Nota de Crédito podrá aplicarla a un documento pendiente de cobro del mismo cliente, también puede aplicarla a otra cuenta contable. Crédito: Si la forma de pago del servicio fue con tarjeta de crédito, deberá elegir esta opción. La cancelación sólo afectará la comisión registrada en la venta del boleto, actualizando la comisión NO DEVENGADA y la Nota de Crédito saldrá en ceros. ICAAV-Win actualizará Estadísticas de Clientes, Proveedores y Vendedores.. Tipo de Cancelación: 1) Parcial: Cancela sólo una parte del Servicio. 2) Total: Cancela el total del servicio. 3) Aplicación: la aplicación del Documento o Factura se puede realizar de 3 formas: a) Aplicando la Nota de Crédito al documento directamente. b) Aplicando la Nota de Crédito a un documento pendiente de cobro del mismo cliente. c) Aplicando a una cuenta de reembolsos. Como en Facturación, las Notas de Crédito que se guarden, el sistema les asigna una numeración negativa (-1, -2, -3 etc.), es un número provisional para distinguir las Notas de Crédito pendientes de impresión, cuando ejecuta la acción de imprimir una o todas las pendientes, los números negativos cambian por el definitivo que asigne es ese momento. Volver al principio de la página Preguntas frecuentes. p59

61 Cómo guardo un documento capturado? Selecciona la opción de guardar de la barra de herramientas. Cómo imprimo un documento previamente capturado? Selecciona la opción de imprimir de la barra de herramientas, o bien, desde la opción Operación / Notas de Crédito / Impresión. -o- p60

62 IMPRESION DE NOTAS DE CRÉDITO ACCESO: Menú Operación / Notas de Crédito / Impresión Impresión Pendiente Accese a Impresión Pendiente, ICAAV-Win despliega las Notas de Crédito con el estatus pendiente, elija la que quiere imprimir dando clic con el botón del mouse en el cuadro de la derecha de cada documento y seleccione la opción imprimir. Reimpresión Esta opción es útil para reimprimir una Nota de Crédito y lo puede hacer con el mismo número o con el que corresponda a la numeración actual. Fig. 1 Cómo Reimprimir o Imprimir una Nota de Crédito? Sólo tiene que escribir el rango de fechas en la que se encuentra el documento y / o capturar la serie y el número de documento, posteriormente seleccione el documento (dando un clic al recuadro que aparece a la derecha) y presione el botón de Impresión o Reimpresión. Nota: El sistema permite reimprimir una Nota de Crédito con otro número de folio consecutivo, en este caso el número anterior se sustituye por la actual cancela y el nuevo folio lo asigna con un estatus de activo, siempre y cuando no éste aplicado contablemente. -o- p61

63 CAMBIOS DE NOTAS DE CRÉDITO ACCESO: Menú Operación / Notas de Crédito / Cambios Definición: Para modificar algunos datos en la Nota de Crédito, no todos se pueden modificar y a dichos datos ICAAV-Win no da acceso. La reimpresión puede hacerse con el mismo número o con otro distinto. Al inicio muestra un listado de las notas de crédito. Fig. 1 Al dar doble clic con el botón derecho del mouse, en alguna nota de crédito. Se visualizará una pantalla como se muestra en la siguiente figura (Ver fig. 2) p62

64 Fig. 2 Nota: No se pueden modificar cantidades (Tarifa, Impuestos). Sólo permite modificar Notas de Crédito que no han sido aplicadas a Contabilidad. -o- p63

65 CONSULTA NOTAS DE CREDITO ACCESO: Menú Operación / Notas de Crédito / Consultas Definición: ICAAV-Win da acceso directo a la ventana con Documentos y Facturas, manteniendo el orden por serie y número. Para una localización rápida, filtre por alguno o varios de los criterios de: Número, Serie, Fecha, Cliente, etc. Para mayor información sobre filtros Ver Ordenamiento y Búsqueda Fig. 1 Dar doble clic para acceder al documento elegido. Y visualizará la siguiente pantalla (Fig. 2) para consultar la información que se requiera. Fig. 2 -o- p64

66 p65

67 CANCELACION NOTAS DE CRÉDITO ACCESO: Menú Operación / Notas de Crédito / Cancelación Definición: ICAAV-Win permite cancelar Notas de Crédito que no hayan sido aplicadas a Contabilidad General. El listado de los documentos que muestra son únicamente los documentos que pueden ser cancelados. Para proceder a realizar la operación, únicamente elegir la opción "Cancelar" en la Nota de Crédito que desees cancelar y da clic en Aceptar (Fig. 1) Fig. 1 El inicio y el fin del proceso se verá reflejado en la barra Completado, Así como en la columna Comentarios se observará una leyenda: "Documento cancelado por el usuario "XXXX" y la fecha que se realizo el proceso <Fecha>" (Fig. 2) Fig. 2 -o- p66

68 CAJA CAPTURA / CONSULTA Caja ACCESO: Menú Operación / Caja / Captura - Consulta Definición: Módulo de registro y control de ingresos diario de cualquiera de las formas de pago definidas en Catálogos. Para el mejor funcionamiento de CAJA requiere un formato de Recibo que el Usuario identifica con el nombre que mejor le parezca, en el se puede aplicar el pago de uno o varios documentos siempre de un mismo cliente. Al finalizar las operaciones del día, se corre la opción de Corte de Caja con el reporte correspondiente para revisar y comparar que los ingresos recibidos sean iguales a las facturas y documentos pagados. Las formas de pago son las mismas que fueron personalizadas en Catálogos y entre ellas se encuentran: Cheques, Vouchers de Tarjetas de Crédito, Efectivo, USD, etc. Caja administra tantos tipos de pago como sean necesarios. La Cajera concluye su tarea con el Corte de Caja y en el Módulo de Contabilidad la aplicación correspondiente a Contabilidad General. Nota: El Usuario puede optar por el Módulo de Ingresos en Contabilidad General en lugar del Módulo de CAJA. La diferencia entre uno y otro tipo de registro, es que en CAJA el control se lleva al día y controla los ingresos con los depósitos en bancos, expidiendo el Recibo de Caja por Operación, en tanto que el registro en Contabilidad General, es un proceso posterior que también registra los ingresos en un procedimiento diferente. La decisión de usar uno u otro depende de las preferencias de cada Usuario. Ventana de Captura: Fig. 1 p67

69 --GENERALES-- 1. Documento: Serie del Documento. 2. Tipo de Cambio: Tipo de cambio del día. 3. Cliente: Clave del cliente, para acceder dicha clave, dar clic con el botón derecho del mouse, se desplegará un listado, donde elegirás el cliente que requieras. 4. Recibimos de: Nombre del Cliente. 5. Importe: Importe del Ingreso. 6. Moneda: Tipo de Moneda de la Operación. 7. Concepto: Concepto del Ingreso. 8. Ejecutivo: Ejecutivo que atiende la operación. 9. Formas de pago. Se refiere al tipo de documento con el que paga el cliente y que debe estar especificado en Catálogos. Así, pueden existir: Cheques MN., Efectivo, T.C. American Express, VISA, Master Card. Etc. La forma de pago es muy importante pues mediante ésta, el sistema reconoce los documentos pendientes de pago del cliente. Haciendo clic en la primera celda de la sección Forma de Pago, abre la ventana para elegir alguna de las formas existentes en el catálogo, al hacer la elección ICAAV-Win lee únicamente los documentos y facturas con esa forma de pago para aplicar el importe hasta agotarlo. --FACTURAS A PAGAR-- Después de asignar una de las formas de pago, ICAAV-Win abre la ventana con las facturas pendientes del cliente únicamente con la forma de pago definida. Observe que existen dos columnas, la primera es para Pagos en Efectivo y la segunda para las Facturas y Documentos con Tarjeta de Crédito. Haga clic en la celda Sel extremo derecho de cada columna para aplicar el pago hasta agotar el importe, el cual se acumula al final para llevar la cuenta del importe que se va aplicando. Si el ingreso se atribuye al pago de Documentos de Servicio o Facturas aquí se tendrán que efectuar su aplicación. Pantalla de captura: p68

70 Fig. 2 Diferencias en Pagos. Cuando el importe del pago es mayor al importe de las Facturas y Documentos a las que se les aplica el pago, la diferencia puede ser aplicada a cualquier cuenta, haciendo clic en la ventana- de No. De Cuenta, abre el catálogo de Contabilidad General para aplicar cargos o créditos hasta saldar el importe del excedente pagado por el cliente, o ajuste al pago a una cantidad menor. --ANTICIPOS-- El registro de anticipos lleva el mismo procedimiento hasta aplicar la Forma de Pago y después continúe haciendo clic en la pestaña de anticipos. Pantalla de Captura: Fig. 3 Pasajero: Nombre del pasajero. Concepto: Concepto de Viaje. Fecha de viaje: Fecha de viaje del pasajero. Cuenta de Anticipos y depósitos: Cuenta definida en Configuración del sistema en el Módulo Personalización. Cód Aplicación: El Código de Aplicación requerido se selecciona la dar doble clic derecho. CONSULTA. En la misma opción de edición de un recibo de CAJA, haga clic en el icono que se encuentra en la barra superior de herramientas para tener acceso a la lista de los recibos de CAJA. Dando clic en los encabezados de cada columna clasifica de mayor a menor y viceversa, también puede utilizar los filtros arrastrando y soltando alguna o varias de las columnas a la ventana de condiciones utilizando el mismo procedimiento de la consulta de facturas. Recuerde que cuando el filtro es de dos o más columnas, debe utilizar los operadores Y O. Para mayor información Ver Criterios de Ordenamiento y Búsqueda Importante Dando clic en el icono tenemos acceso a todos los documentos de CAJA elaborados. p69

71 Los documentos de caja solo se pueden cancelar mientras no se haya realizado un corte de caja previo. Notas. Con el icono podemos consultar documentos de caja previamente realizados. Los documentos de caja solo se pueden cancelar mientras no se haya realizado un corte de caja previo. Con el icono podemos consultar documentos de caja previamente realizados. Los documentos de caja sólo se pueden cancelar mientras no se haya realizado un corte de caja previo. Preguntas frecuentes. Cómo imprimir un documento previamente capturado? Selecciona la opción de imprimir de la barra de herramientas. Volver al principio de la página -o- p70

72 CORTE DE CAJA ACCESO: Menú Operación / Caja / Corte Definición: Tiene como propósito concluir las operaciones de un día. 1. De forma general 2. Por cajero De forma general. Nos permite realizar el corte de todos los cajeros con clave de la sucursal. Por cajero, únicamente realiza el corte de un cajero. Pantalla de Corte: Fig. 1 Para realizar el corte solo hay que elegir el rango de fechas, el tipo de corte que deseamos y posteriormente dar clic al botón de Aceptar. Nota: Es recomendable realizar el corte de caja diario -o- p71

73 ANTICIPOS APLICACION Y CANCELACION DE ANTICIPOS Anticipos ACCESO: Menú Operación / Anticipos / Aplicación y Cancelación Definición: Los anticipos se definen como pago a cuenta de un viaje futuro. En esta opción podemos aplicar el importe de un anticipo a Documentos o Facturas pendientes de cobro y también es posible hacer la cancelación por devolución del importe al cliente que finalmente no haya utilizado el viaje proyectado. Se entiende que la aplicación se hace sobre un anticipo existente, localice el Recibo en Anticipos / Localización / Cancelación haciendo clic en Referencia para tener acceso a la tabla que muestra los pendientes de aplicar. Doble clic para acceso al anticipo como se observa en la figura siguiente. Pantalla de Captura. Fig. 1 Campos que afecta: 1. Referencia: Referencia del Recibo de CAJA que garantiza el anticipo del cliente que se aplicará a una Factura o documento, o bien que será cancelado. Para seleccionar dar clic con el botón derecho del mouse, se desplegará una lista de anticipos, seleccione el requerido. 2. Cliente. Clave del cliente asignado. p72

74 3. Fecha. Fecha del anticipo seleccionado. 4. Pasajero. Nombre del pasajero. 5. Concepto. Descripción del concepto, por ejemplo pagos de Boleto de Avión (Ver Fig. 1) 6. Importe. Cantidad del anticipo. 7. Parcial o Total: Tipo de aplicación o cancelación edite la T para aplicación o cancelación Total o P para la aplicación o cancelación Parcial. 8. Cantidad: Cantidad del documento que se aplicará o cancelará. 9. Movimientos: Cuentas de afectación contable. 10. Concepto: Describa las observaciones del movimiento de aplicación o cancelación. Volver al principio de la página. -o- p73

75 CONSULTAS Y REPORTES DE ANTICIPOS ACCESO: Menú Operación / Anticipos / Consultas y Reportes de Anticipos Definición: Este reporte nos muestra los anticipos pendientes de aplicar y los aplicados de un rango de fechas. Los criterios son suficientes par obtener la información requerida, por ejemplo: Fig. 1 Filtros de este reporte: - Clasificación - Fecha emisión: Rango de fechas que permite filtrar la actividad de los recibos en un reporte de los anticipos en ese período. Fecha de Aplicación: Rango de fechas que permite filtrar la actividad de los recibos aplicados durante el período elegido en un rango de fechas. Todas las Fechas: Todos los recibos serán filtrados, los dos filtros anteriores Por Emisión y Aplicación serán desactivadas. - Visualización - Analítico: Reporte y Consulta con el análisis de aplicación de cada Anticipo. En caso de que el anticipo tenga varias aplicaciones mostrará a que documentos fueron aplicadas. Concentrado: Reporte y Consulta sin detalle de los movimientos de los anticipos aplicados. - Anticipos - Pendientes de aplicar: Reporte y Consulta de los anticipos pendientes de aplicar. Aplicados: Reporte y Consulta de los anticipos Aplicados. Aplicados pendientes: Reporte y Consulta de los anticipos aplicados que tengan un saldo pendiente. Todas las sucursales: Reporte y Consulta de los Anticipos de todas las Sucursales. - Clientes - Del lado derecho muestra los clientes en Catálogo, el Usuario puede elegir uno o varios Clientes haciendo clic en la celda de selección. Hacer búsqueda por nombre o clic en todos para marcar a todos los clientes. El resultado nos muestra los anticipos del o los clientes elegidos por un período determinado en opción analítica p74

76 o concentrada. Al seleccionar los criterios para obtener información requerida, dar clic con el botón izquierdo del mouse a la opción Aceptar, o bien, Cancelar para salir de la pantalla. El reporte muestra información de los siguientes campos (Ver Fig. 2): Referencia Cliente Nombre Pasajero Concepto Fecha Movimientos Importe por aplicar Fig. 2 -o- p75

77 ANTIGUEDAD DE ANTICIPOS ACCESO: Menú Operación / Anticipos / Antigüedad de Anticipos Definición: En el módulo de Antigüedad de Anticipos se observa la diversidad de criterios y permite una amplia variedad de Reportes y Consultas de Información de Anticipos En la Pantalla de Criterios el Usuario cuenta con dos Opciones de búsqueda: Generales y Avanzadas, analizaremos la primera, Generales. Pantalla de Criterios: Opciones de Filtros GENERALES Fig. 1 Α. Rango de fechas: Permite la consulta un rango de fechas, que puede iniciar desde el primer documento con la primera fecha 00/00/0000 ICAAV-Win filtra el documento más antiguo según el criterio seleccionado. Tipo de ordenamiento. Del lado derecho de la pantalla se encuentran los criterios de ordenamiento para hacer filtros de información de Anticipos específicos, observe en la pantalla de ejemplo, figura anterior los siguientes criterios: SS Clientes, Cuenta Contable y Referencia. Puede combinar los criterios de Rangos de Fecha de facturas y Aplicados Hasta, con uno o varios Clientes, de esa forma la búsqueda es más selectiva. Β. Cliente: Podemos solicitar el reporte ordenado por cliente, no olvide que los Clientes seleccionados deben transportarse a la ventana del lado derecho dando clic en el botón => y seleccionar Aceptar. p76

78 La respuesta es un reporte que puede enviar a imprimir dando clic enel icono impresora en la barra de herramientas superior. Para regresar un cliente sólo haga clic en sentido inverso < =. C. Cuenta Contable: Siga el mismo procedimiento, Elija uno o varios Clientes clic en la opción Aceptar, para obtener las Cuentas Contables del o los Clientes elegidos. D. Referencia: Podemos solicitar el reporte por Referencia (la Referencia garantiza el anticipo del cliente que se aplicará a una Factura o documento, o bien que será cancelado) Con el mismo criterio utilizado en Cliente al seleccionar "Aceptar" visualiza el reporte. Volver al Principio de la Página AVANZADAS Pantalla de Criterios: Fig. 2 Tipo de reporte. En las opciones Avanzadas ICAAV-Win permite dos tipos de Reportes y Consultas: Analítico y Concentrado. Analítico: En el Reporte Analítico obtiene la historia de los pagos de cada documento con la fecha de Recibo de Caja o Póliza de Ingresos la cantidad y el saldo. Concentrado: Nos muestra un reporte con el total de las Facturas pendientes de aplicar por cada cliente. Incluir. Detalle de Aplicaciones: Este Reporte se obtiene en combinación con el criterio analítico activado, y muestra cada uno de las aplicaciones a un Documento o Factura. Estatus de Anticipos. Aplicados: Muestra solo las Facturas aplicadas. p77

79 Pendientes: Muestra solo las Facturas pendientes de aplicar. Todas: Muestra todos los Documentos aplicados y pendientes de aplicar. Volver al Principio de la Página El reporte muestra información de los siguientes campos (Ver Fig. 3), por ejemplo este reporte es de Antigüedad de Anticipos por Clave de Cliente (Analítico) Referencia Cliente Fecha Emisión Importe Fecha de vencimiento Días Vencidos Por Vencer De A días vencidos Más de- Días Vencidos Más de 30 Total Volver al Principio de la Página Fig. 3 -o- p78

80 PAGO DE BOLETOS CON TARJETA DE CREDITO ACCESO: Menú Operación / Pago de Boletos con Tarjeta de Crédito Definición: Genera automáticamente la Póliza de Ingresos de los Boletos pagados con Tarjeta de Crédito, generando un Cargo al BSP y un Abono al cliente por cada Boleto o por Factura, Afecta la Cuenta por Cobrar para el Saldo de cada Factura. Ademas de generar la información para el Reporte de BSP. Las Facturas que se van a aplicar son únicamente las que no han sido pagadas, las cúales se muestran en color blanco, las que se muestran con fondo de color naranja ya están liquidadas y el sistema no nos permitirá seleccionarlas (Ver Fig. 1). Pantalla de Criterios. Campos que afecta: Fig Fecha: Referencia del Recibo de CAJA que garantiza el anticipo del cliente que se aplicará a una Factura o documento, o bien que será cancelado. Para seleccionar dar clic con el botón derecho del mouse, se desplegará una lista de anticipos, seleccione el requerido. 2. Boletos Aplicados o Pagados. Al seleccionar esta opción muestra en la pantalla los Boletos que ya han sido aplicados. 3. Aplicado por. La Aplicación será por Factura o bien por Boleto. 4. Generar Póliza. Es utilizado para la Generación de Polizas de ingresos, una vez marcado los boletos requeridos. Procedimiento: 1. Seleccionar los documentos a aplicar. 2. Oprimir el botón "Generar Póliza", cuando la operación se llevo a cabo muestra un mensaje de éxito en p79

81 el proceso (Ver Fig. 2) Fig.3 3. Para comprobar que se generó la Póliza, entrar al módulo de Contabilidad / Pólizas / Captura Consultas. 4. Buscar por fechas, recordando que la Póliza la genera con fecha con la que se genero la Factura. Fig En este ejemplo es la póliza 9, al dar doble clic visualiza la Póliza que se genero (Ver Fig. 5) p80

82 Fig. 5 Observación: La Póliza la genera, pero no la aplica a Contabilidad hasta correr el proceso de aplicación. Nota: Las pólizas se generarán de acuerdo a la fecha de Factura de cada boleto. Para el Sistema Básico que no tiene Contabilidad no genera póliza. Esta opción únicamente funciona para nuestros clientes de Outsourcing, en caso de terminarse su contrato está opción deja de funcionar. Volver al principio de la página -o- p81

83 CONTRA RECIBOS ACCESO: Menú Operación / Contra Recibos Definición: El módulo de Contra Recibos es utilizado para el registro y control del pago a los proveedores. Para dar de alta el Documento primero debe personalizar el Catálogo de Contra Recibos. Pantalla de Captura: Fig. 1 Contra Recibos 1. Documento: Muestra un listado con la clave del Documento del Contra Recibo, los cuales se dieron de alta en el Catálogo de Contra Recibos. 2. Fecha: Fecha en que se elaboró el registro del Contra Recibo. 3. Razón Social: Introducir la Razón Social de la empresa. 4. Razón Comercial: Escribir el nombre Comercial de la empresa. 5. Solicitó: Muestra un listado del Catálogo de Vendedores, seleccionar el correspondiente. 6. Concepto: Introducir el motivo del Registro de Contra Recibo (Texto Libre) 7. Elaboro: Usuario del Sistema ICAAV Win que inicio sesión. 8. Documentos a Pagar: Descripción breve de los Documentos a Pagar a los proveedores, asignando el importe a cada uno de ellos. Procedimiento Capturar la información correspondiente a cada apartado. Seleccionar el botón de impresión, si elegimos "SI" se guardará e imprimirá con el folio correspondiente (Debe tener asignada una impresora a la clave del Contra recibo), de lo contrario se p82

84 cancelara la impresión Fig. 2 Al final, si el proceso de impresión fue correcto, visualizará un mensaje "La impresión se realizo con éxito" Volver al principio de la página -o- p83

85 REQUISICION DE CHEQUES CAPTURA / CONSULTA ACCESO: Menú Operación / Requisición de Cheques / Captura-Consulta Definición: El módulo de Captura de Requisición de Cheques se encarga del registro de la solicitud de cheques Normales, por Anticipo o por Pago a proveedores (Contra recibos). Para dar de alta el Documento primero debe personalizar el Catálogo de Requisición de Cheques Pantalla de Captura: Fig. 1 Captura de Requisición de Cheques 1. Tipo de Requisición. Se elige la opción que precisará el tipo de petición de cheque solicitada, tal como: α. Cheque Normal β. Anticipo χ. Contra Recibo 2. Documento: Muestra una lista de los tipos de requisición de cheque (Configuradas anteriormente en el Catálogo de Requisición de Cheques) 3. Razón Social: Introducir la Razón Social de la empresa. 4. Razón Comercial: Escribir el nombre Comercial de la empresa. 5. Código Aplicación: Muestra una lista al dar clic derecho de los Códigos de Aplicación el cual nos permite identificar a los grupos y/o convenciones que maneje la agencia de viajes u operadora. 6. Fecha Fac: Introducir la Fecha de la Factura del Proveedor. 7. Facturas: Introduce las Facturas del Proveedor (Texto libre) p84

86 8. Factura Venta: Elegir la Factura de Venta, para esto dar clic derecho y visualizará el listado de Facturas, seleccionar la que se requiere. 9. Factura Comisión: Seleccionar la Factura con Comisión que requiere el usuario. 10.Autorizado: Nombre de la persona que autoriza la requisición de Cheques, esta opcion sólo se captura cuando estan habilitados los permisos. 11.Revisado: Nombre de la persona que reviso la petición, esta opcion sólo se captura cuando estan habilitados los permisos. 12.Solicito: Visualiza un listado de los vendedores, seleccionar el nombre de la persona solicitada. 13.Concepto: Introducir el motivo del Registro de la Requisición de Cheques (Texto Libre) 14.Fecha Solicitud: Muestra la Fecha del día que se solicita la petición del cheque. 15.Fecha Limite: Introducir la Fecha última para la requisición. 16.Importe: Escribir la cantidad o importe. 17.Importe a pagar: Introducir el importe por pagar. 18.Fecha Autorización: Fecha que se autoriza la petición. 19.Fecha Pago: Introducir la fecha de pago del cheque. 20.Observaciones: Capturar notas u observaciones que sean necesarias ya que permite al Usuario tener una redacción libre. Procedimiento Capturar la información correspondiente a cada apartado. Seleccionar el botón de guardar, para almacenar la información y se asignará un folio correspondiente. Al presionar "SI" la información se guardará de lo contrario se cancela. Fig. 2 Al final, si el proceso de almacendao fue correcto se muestra el siguiente mensaje (Ver Fig. 3) Volver al principio de la página -o- p85

87 MANTENIMIENTO ACCESO: Menú Operación / Requisición de Cheques / Mantenimiento Definición: El módulo de mantenimiento se encarga de Autorizar y Revisar la Requisición de Cheques capturada anteriormente en el módulo de Requisición de Cheques - Captura / Consulta Procedimiento: Seleccionar la opción "Consultar" para visualizar una Lista de Requisición de Cheques previamente elaboradas (Ver Fig. 1), elegir la que requerida con doble clic. Fig. 1 Lista de Requisición de Cheques Posteriormente se visualiza la pantalla con la información que se eligio (Fig. 2), es aqui donde se debe agregar el nombre de la persona que llevo a cabo la Autorización y Revisión de la Requisición de Cheques de igual forma se debe capturar la Fecha de Autorización y la Fecha de Pago. p86

88 Campos a Capturar: Autorizado: Nombre de la persona que autoriza la requisición de Cheques, esta opcion sólo se captura cuando estan habilitados los permisos. Revisado: Nombre de la persona que reviso la petición, esta opcion sólo se captura cuando estan habilitados los permisos. Fecha Autorización: Fecha que se autoriza la petición. Fecha Pago: Introducir la fecha de pago del cheque. Seleccionar el botón de guardar, para almacenar la información que se agrego posteriormente mostrará un mensaje de que la operación se grabo correctamente (Ver Fig. 3) Fig. 3 Volver al principio de la página Fig. 2 Requisición de Cheques -Mantenimiento- -o- p87

89 CUENTAS POR COBRAR ANTIGUEDAD DE SALDOS ACCESO: Menú Operación / Cuentas por Cobrar / Antigüedad de Saldos Definición: Antigüedad de Saldos es uno de los Módulos más importantes de ICAAV-Win. La diversidad de criterios permite una amplia variedad de Reportes y Consultas de Información de Cuentas por Cobrar. En la Pantalla de Criterios el Usuario cuenta con dos Opciones de búsqueda: Generales y Avanzadas. Analizaremos la primera, Generales. Pantalla de Criterios: Opciones de Filtros GENERALES Fig. 1 Α. Rango de fechas: Permite la consulta un rango de fechas, que puede iniciar desde el primer documento con la primera fecha 00/00/0000 ICAAV-Win filtra el documento más antiguo según el criterio seleccionado. El Criterio Con pagos hasta permite manejar óptimamente los reportes por ejemplo: Usted necesita las facturas pendientes de pago del 1º Al 15 de marzo, se encuentra en el día 24 del mismo mes y requiere saber cuánto le deben de ese período para comparar contra el pago que debe hacer a BSP. La respuesta serán las facturas pendientes únicamente del período. Este tipo de análisis ofrece información útil para la toma de decisiones en cuanto a la eficiencia del Departamento de Cobranza. p88

90 Tipo de ordenamiento. Del lado derecho de la pantalla se encuentran los criterios de ordenamiento para hacer filtros de información de Cuentas por Cobrar específicas observe en la pantalla de ejemplo, figura anterior los siguientes criterios: SS Clientes Vendedores Corporativos Factura. Puede combinar los criterios de Rangos de Fecha de facturas y Pagos Hasta, con uno o varios Clientes, de esa forma la búsqueda es más selectiva. Β. Cliente: Podemos solicitar el reporte ordenado por cliente, no olvide que los Clientes seleccionados deben transportarse a la ventana del lado derecho dando clic en el botón => y seleccionar Aceptar. La respuesta es un reporte que puede enviar a imprimir dando clic enel icono impresora en la barra de herramientas superior. Para regresar un cliente sólo haga clic en sentido inverso < =. C. Vendedor: Con el mismo criterio utilizado en Clientes, podemos solicitar el reporte ordenado con las Cuentas por Cobrar de uno o varios vendedores. Utilice los criterios de rangos de fechas, pagos hasta y de uno o todos los clientes del vendedor. D. Corporativo: Siga el mismo procedimiento de Vendedores. Elija uno o varios Corporativos clic en la opción Aceptar, para obtener las Cuentas por Cobrar del o los Corporativos elegidos. E. Factura: Reporte y consulta de las Cuentas por Cobrar pendiente ordenadas por número de Documento, observe que se encuentran ordenadas por Clave de Documento/ Factura. Volver al Principio de la Página AVANZADAS Pantalla de Criterios: Fig. 2 Tipo de reporte. Analítico: En las opciones Avanzadas ICAAV-Win permite dos tipos de Reportes y Consultas: Analítico y Concentrado. Analítico: En el Reporte Analítico obtiene la historia de los pagos de cada documento con la fecha de Recibo de CAJA o Póliza de Ingresos la cantidad y el saldo. Concentrado: Nos muestra un reporte con el total de las facturas pendientes de pago por cada cliente. p89

91 Incluir. Saldos a favor: Muestra los Documentos y Facturas que tengan pagos mayores al importe del Documento original y en consecuencia puede existir un saldo a favor del cliente, estos importes los muestra en negativo. Detalle de pagos: Este Reporte se obtiene en combinación con el criterio analítico activado, y muestra cada uno de los pagos a un Documento o Factura. Facturas con pagos en el periodo: Este criterio tiene una sola variante pues utiliza los criterios del período de pago y es: Considera únicamente las facturas del período por ejemplo facturas del 1º. Al 15 de marzo. Considera únicamente los pagos de las facturas de ese período, del 1º. Al 15 de marzo. Sí hay pagos a facturas de facturas y documentos de otros del 1º. Al 15 de marzo no serán incluidas. De esta manera se obtiene un reporte de las facturas pendientes sólo de ese período. Estatus Cuentas por Cobrar. Pagadas: Muestra solo las facturas Pagadas. Pendientes: Muestra solo las facturas Pendientes de Cobro. Todas: Muestra todos los documentos pagados y pendientes de cobro. Forma de Pago. Efectivo: Reporte de las Facturas y Documentos con la forma de Pago Efectivo. Tarjeta de Crédito: Reporte de Facturas y Documentos con la forma de pago en tarjeta de crédito. Todas: Reporte con todo tipo de pago. Centro de Costos. Elija un Cliente que tenga asignados Centros de Costos, seleccione el o los Centros de Costos de los que quiere el Reporte de Cuentas por Cobrar. Clic con el botón izquierdo del mouse a la opción Aceptar. Volver al Principio de la Página El reporte muestra información de los siguientes campos (Ver Fig. 3) Serie Número de Documento / Factura Cliente Fecha de Emisión Importe Fecha de vencimiento Días Vencidos Por Vencer De A días vencidos Más de- Días Vencidos Total de documento p90

92 Fig. 3 Volver al Principio de la Página -o- p91

93 ESTADOS DE CUENTA ACCESO: Menú Operación / Cuentas por Cobrar / Estados de Cuenta Definición: Este Módulo nos permite obtener un reporte que nos muestra el importe que nos debe un cliente de forma detallada dentro de un rango de fechas. --Generales-- Fig. 1 Rango de Fechas de Facturas: Rango de fechas que comprende el reporte con pagos hasta una determinada fecha. Clientes: Selección de uno o más clientes, Dar un clic al registro del cual queremos la información y posteriormente seleccionar el botón => para agregarlo a la lista de clientes seleccionados. Criterios de ordenamiento 1. Cliente: Ordena el reporte de tal forma que lo podamos visualizar mas fácilmente por los siguientes criterios. Clave : ordena el reporte por clave de cliente. Lo que visualiza este reporte: -Fecha -Serie -Factura -Importe -Saldo -Días vencidos -Forma de Pago p92

94 Cuenta : Ordena el reporte por Cuenta Contable y Clave de cliente. Lo que visualiza este reporte: -Fecha -Factura -Importe -Saldo -Forma de Pago -Dias Vencidos --Pasajero -Proveedor -Ruta -Tarifa -I.V.A. -TUA Pasajero: ordena el reporte por Cuenta Contable y Clave de cliente, mostrando los servicios y nombre de pasajero por cada documento. Lo que visualiza este reporte: -Fecha -Factura -Importe -Saldo -Forma de Pago -Dias Vencidos --Pasajero -Proveedor -Ruta -Tarifa -I.V.A. -TUA 2. Corporativo: Si la agencia tiene corporativos (Ver sección de Catálogo de Corporativos), puede seleccionar el reporte para que le muestre el estado de cuenta de uno o varios corporativos. 3. Factura: Muestra el reporte por factura. Agrupado por Sucursal: Si esta opción esta activa y tenemos Sucursales (Ver Catálogo de Sucursales), nos agrupa la información por sucursal. --Avanzadas-- En las opciones Avanzadas tenemos la opción de elegir, en caso de que el ó los clientes manejen Centros de Costo, ordenar el reporte por centro de costos y departamentos (Ver Fig. 2) p93

95 Fig. 2 -o- p94

96 CONSULTAS Consultas CxC ACCESO: Menú Operación / Cuentas por Cobrar / Revisión y Cobro Definición: Módulo que muestra el reporte de los Documentos y Facturas a revisión, y cobro de un día o un período, el objetivo es tener el control de los documentos que salen y entran a la Agencia de Viajes. La Pantalla de Criterios permite obtener información de un Cliente o Varios, de una Fecha o Período, por Clave o nombre del Cliente. Pantalla de Criterios Criterios Fig Fecha inicial: Fecha de inicio del reporte. 2. Fecha Final: Fecha final del reporte. 3. Clientes: Especificamos el cliente del cual requerimos el reporte. Información que Visualiza el reporte (Ver Fig. 2) Documento Fecha de emisión Importe original Saldo Revisión Cobro Cobro 2 Observaciones p95

97 Fig. 2 -o- p96

98 MANTENIMIENTO DE FECHAS ACCESO: Menú Operación / Cuentas por Cobrar / Mantenimiento Fechas Definición Módulo para el Mantenimiento a las Facturas y Documentos que no tengan la fecha de cobro, o bien cambio a la fecha original. Las fechas exactas de cobro son muy importantes para las relaciones de Diarios de Cobro y para el Reporte de Recuperación de Ventas. Pantalla de Captura: Campos que afecta Serie: Serie de la Cuenta por Cobrar. Factura: Número del documento. Fecha de revisión: Fecha de revisión original del documento, campo modificable. Fecha de Cobro: Fecha de cobro del documento, Campo modificable. Fecha de Cobro 2: Fecha modificada cuando no se logro el cobro en la fecha programada. -o- p97

99 MOVIMIENTOS POR FACTURA ACCESO: Menú Operación / Cuentas por Cobrar / Movimientos por Factura Definición: Módulo de consulta de las cantidades aplicadas a un Documento o una Factura cualquiera que sea el origen por ejemplo: Pagos, Cancelaciones, Aplicación de Anticipos, etc. Criterios: Fig. 1 Movimientos al: Hasta que fecha queremos los movimientos. Serie: Serie del documento. Sucursal: en caso de contar con sucursales (ver catalogo de sucursales), si esta firmado como corporativo, deberá especificar a que sucursal pertenece el documento, en caso contrario, se mostrara inactivo este campo. Documento: Número de Documento. Información que visualiza el reporte: o Documento o Fecha o Cliente o Vendedor o Importe o Movimientos Dicho reporte muestra los movimientos que afectaron al documento que se consulta, cada uno de estos tiene la referencia de las pólizas, facturas o cheques mediante los que se realizan los pagos u otros movimientos, al dar doble clic en los documentos a los que hace referencia (Se visualizan con color azul) los trasladará al documento con el fin de consultar la información sin la necesidad de salir del reporte (Ver Fig. 2). p98

100 Fig. 2 Igualmente, en el reporte se visualiza la cuenta contable del cliente, y dentro del detalle de los movimientos del documento consultado se desglosa la comisión con el IVA incluido y aunque no es presentado como columna en el caso de existir un descuento este afecta al total del movimiento al que pertenece (Ver Fig. 3) Ver. Fig. 3 NOTA: La carga inicial de Cuentas por Cobrar tiene que hacerla en cada una de las sucursales e inplants de acuerdo con la antigüedad de saldos de cada una de ellas. p99

101 Volver al principio de la página -o- p100

102 AUXILIAR ADMINISTRATIVO ACCESO: Menú Operación / Cuentas por Cobrar / Auxiliar Administrativo Definición: Reporte de Cuentas por Cobrar con las mismas características del Auxiliar Contable, que tiene por objeto comparar los movimientos de Facturas, pagos y cancelaciones contra los movimientos del auxiliar contable con la finalidad identificar diferencias entre Contabilidad y Cuentas por Cobrar tomando como base el auxiliar. Procedimiento: Fig Digite el rango de fechas que quiere consultar. 2. Seleccione la Cuenta Contable del o los clientes que quiere visualizar. 3. Si cuenta con sucursales (Ver Catálogo de Sucursales), puede sacar los movimientos por cada una de las sucursales que tenga dada de alta, seleccionando la opcion Por sucursal, en caso contrario debera seleccionar Consolidado para poder visualizarlo de manera global. Campos Específicos del Reporte. Tipo de Documento: Cualquier Documento como Facturas, Recibos de CAJA, Tarjeta de Crédito, etc. Número de Docto: El número que corresponda según la serie y tipo de documento. Sucursal: Especifica la Sucursal donde se está trabajando. Fecha: Fecha de la operación. Serie: Del documento, factura, Recibo, etc. Factura: En Cuentas por Cobrar siempre se refiere a un número de Documento a cobro. Nombre Cliente: A nombre de quien se encuentra personalizada la cuenta del Cliente. Cargos: Importe del movimiento contable. Abonos: Importe de movimiento contable. -o- p101

103 CONCILIACION DE CXC Y CONTABILIDAD ACCESO: Menú Operación / Cuentas por Cobrar / Conciliación de CxC y Contabilidad. Definición: Este modulo realiza una comparación entre Cuentas por Cobrar y contabilidad, generando un reporte donde se pueden verificar las diferencias. Fig Rango de Cuentas. Introducir el número de cuenta de inicio a la cuenta que se requiere visualizar el reporte. 2. Periodo. Elegir el rango de fechas que se quiere conciliar. 3. Validando. Muestra una barra donde visualiza el progreso de validación. 4. Consolidado. Se elige esta opción para que pueda visualizar el reporte de forma global. 5. Sucursal. Esta opción se elige si la agencia cuenta con sucursales que tenga dada de alta, en caso contrario deberá seleccionar consolidado Cuando el sistema no detecta diferencias entre cuentas por Cobrar y contabilidad manda un mensaje (Ver Fig. 2) Fig. 2 Volver al principio de la página -o- p102

104 CUENTAS POR PAGAR ANALISIS Y CONSULTAS DE CXP ACCESO: Menú Operación / Cuentas por Pagar/ Análisis y Consultas de CxP. Definición: Este módulo nos permite consultar todas las Cuentas por Pagar a proveedores, llevando un control de los pagos que hemos y que debemos realizar a dichos proveedores. Para que el sistema considere que es una Cuenta por Pagar debemos realizar primero los siguientes pasos: 1. Primero debemos definir la cuenta de pasivo del proveedor en Contabilidad, que va a ser cuenta por pagar (Ver Catálogo Contable) y asignárlo al proveedor (Ver Catálogo de Proveedores) 2. La referencia de la Factura por pagar se ingresa desde facturación (Ver captura de facturas) 3. Posteriormente cuando se realiza el pago por medio de cheques (Ver cheques), se puede hacer referencia a la cuenta por pagar que capturamos en facturación. En la Pantalla de Criterios el Usuario cuenta con dos Opciones de búsqueda: Generales y Avanzadas. Analizaremos la primera, Generales. Pantalla de Criterios (Opción Generales): Fig Rango de fechas. Permite al usuario introducir un rango de fechas de facturas. Si ingresamos la fecha inicial de 00/00/0000 nos traerá desde la primer cuenta por pagar encontrada (Con saldo o sin saldo, de acuerdo a los criterios avanzados) p103

105 2. Pago hasta. Indica los pagos de la Factura hasta una determinada fecha. 3. Clave Proveedor. Al seleccionar esta opción muestra información por clave del proveedor. 4. Cuenta Proveedor. Al seleccionar esta opción muestra información por número de cuenta del proveedor. 5. Factura. Visualiza un reporte por número de factura. 6. Referencia. Esta opción muestra un reporte por referencia. 7. Pantalla. Visualiza información según el criterio seleccionado. 8. Pantalla de consulta. La pantalla muestra información que hayamos elegido para consultar. Pantalla de Criterios (Opción Avanzadas): Fig. 2 Α. Tipo de Reporte. Este criterio muestra dos opciones a elegir tal como: o Analítico. Muestra un reporte de tipo analítico, es decir, nos muestra todos los documentos de CxP de un proveedor. o Concentrado. Muestra un reporte de tipo concentrado, es decir, solo nos muestra el total del proveedor Β. Incluir. El usuario puede seleccionar alguna o las dos de las siguientes opciones: o Detalle de Pago. Si deseamos un detalle de los pagos que se le han hecho a los proveedores. o Facturas con Pagos en el Período. Nos muestra los documentos pagados en el periodo seleccionado. C. Estatus CxP. El criterio permite elegir alguna de las siguientes opciones: o Pagados. Solo muestra los documentos liquidados parcial ó totalmente. o Pendientes. Solo muestra los documento pendientes de pago. o Todas. Al seleccionar esta opción visualiza las Cuentas por Pagar con estatus Pagados y Pendientes, es decir, que visualizará todos los documentos pagados ó pendientes para el proveedor ó proveedores seleccionados. D. Sucursales. Si trabajamos con corporativo (Ver Catálogo de Corporativos), podemos visualizar información de cualquier sucursal. p104

106 Volver al Principio de la Página MODULOS RELACIONADOS CON CUENTAS POR PAGAR. V Facturación. Al facturar un servicio y la cuenta contable del proveedor esta como Cuenta por Pagar se genera el movimiento. V Pólizas Captura. Modificación para ingresar facturas a revisión y cobro, de otros proveedores, ejemplo: Telmex, Cía. de Luz. - Al realizar la captura de una Cuenta de proveedor se genera la CxP. - Si es Cargo genera la CxP. - Si es abono cancela la CxP. V Notas de Crédito. Al hacer una Nota de Crédito servicio con CxP, se genera el movimiento contrario a facturación. V Cheques. Cancela las Cuentas por Cobrar. V Revisión y Cobro. Modulo para ingresar facturas a revisión y cobro, de otros proveedores. V Pólizas: Modificar en la póliza de facturación y opcionalmente generación de las pólizas de CxP. 1. Previo. Se adaptan los previos de póliza de Ventas, notas de crédito y cheques. 2. Generación. Se modifican las validaciones y generaciones de las pólizas de ventas, Notas de crédito y cheques. 3. Desaplicación. Se modifica la desaplicación por módulo y por póliza, de las pólizas de venta, NC y Cheques. Volver al Principio de la página -o- p105

107 MOVIMIENTOS POR FACTURA DE CXP ACCESO: Menú Operación / Cuentas por Pagar/ Movimientos por Factura de CxP. Definición: Este módulo nos permite visualizar un documento por pagar especifico, mostrando los pagos y el saldo pendiente de dicho documento. Pantalla de Criterios. Fig. 1 Movimientos por Factura Parámetros 1. Movimiento. El usuario elige hasta que fecha requiere para visualizar los movimientos de la factura, al dar clic en el botón de lado derecho muestra un calendario para una mejor elección. 2. Sucursal. En caso de contar con sucursales (Ver Catálogo de Sucursales) si esta firmada como corporativo deberá especificar a que sucursal pertenece el documento, en caso contrario se visualizará inactivo este campo. 3. Serie. Serie del documento a consultar. 4. Factura. Número de la factura. 5. Referencia. Esta opción se habilita únicamente cuando existen varias cuentas por Pagar en una Factura. Al existir varias Cuentas por Pagar en un misma Factura se depliega una Lista de Referencia (Ver Fig. 2) la cual contiene las Cuentas por Pagar de dicho documento, seleccionamos la que requerimos con docle clic para visualizarla. p106

108 Fig. 2 Listado de Referencia Volver al principio de la página -o- p107

109 AUXILIAR ADMINISTRATIVO CXP ACCESO: Menú Operación / Cuentas por Pagar/ Auxiliar Administrativo CxP Definición: Esta opción muestra un auxiliar administrativo de la o las cuentas por pagar de todos los movimientos que ha tenido dicha cuenta. Pantalla de Criterios. Fig Rango de Cuentas. Especificar el número de cuenta de inicio a la cuenta que se requiere visualizar el reporte. 2. Período. Indicar el rango de fechas que es solicitado el reporte. 3. Consolidado. Se elige esta opción para que pueda visualizar el reporte de forma global. 4. Sucursal. Esta opción se elige si la agencia cuenta con sucursales que tenga dada de alta, en caso contrario deberá seleccionar consolidado. Volver al principio de la página -o- p108

110 REPORTES Y CONSULTAS REPORTE DE VENTAS ACCESO: Menú Operación / Reportes y Consultas / Ventas. Definición: Módulo de gran utilidad que muestra en múltiples consultas y reportes de las ventas de un período determinado, de las ventas totales, o bien clasificado por Clientes, Vendedores o Proveedores de Servicio, etc. Los criterios son múltiples para la consulta de información, teniendo como eje de los reportes las ventas de un día o un período, de uno, varios o todos los Clientes, con el detalle de los servicios vendidos, otro reporte de gran valor es el de Proveedores (Ver Fig.1) con los datos de cada servicio, importe, impuestos, porcentajes de comisión y el neto. Estos dos reportes validan las cifras que pasan a Contabilidad General. Campos específicos en el proceso Observe que al hacer clic en alguna de las opciones de reporte por: Cliente, Corporativo, Proveedor, etc., la ventana de elección cambia para marcar el Cliente o Proveedor requerido. Fig. 1 Puede solicitar el Reporte y Consulta sobre las ventas de: General: Muestra en el reporte las ventas de todos los servicios manteniendo el orden de los Documentos y Facturas del período elegido, al seleccionarlo dar clic con el botón Aceptar. Clientes: Para todos los clientes no es necesario marcar alguno de ellos, si requiere seleccionar clientes específicos, elegirlos en el listado de Clientes, (Ver Fig. 1 ), una vez elegido los clientes dar clic en Aceptar. p109

111 La información que obtiene es de revisión diaria, puesto que es la base de la contabilidad de ventas. Ejemplo de reporte: Fig. 2 Corporativos: Muestra únicamente de Corporativos. Proveedores: Muestra los Proveedores en Catálogo, proceda marcando uno, o varios. Sin marcar tiene acceso a todos, dar clic en el botón Aceptar. La información disponible en este reporte es de las más importantes para el análisis de la venta diaria o de un período, y permite articular la información contable. Analítica: Reporte y Consulta de la Información por cada servicio. Concentrada: Reporte y Consulta de la información sumarizando los servicios por cliente o Proveedor. Tipos de Proveedor: Reporte y Consulta de las ventas de un día o un período de uno, varios o todos los Tipos de Proveedores, según la elección hecha en la ventana de Tipos de Proveedor. Tipos de Servicio: Reporte y Consulta de las ventas de un día o un período de uno, varios o todos los Servicios, según la elección hecha en la ventana de Servicio. Formas de Pago: Sólo se activa con el Bullet apuntado a la opción General, y puede obtener el Reporte y Consulta de las ventas que se hayan pagado con una, varias o todas las formas de pago, el reporte presenta los Documentos pagados, las formas de pago elegidas con los datos del Documento, Fecha, Cliente, importe, días de vencimiento, etc. Cargos por servicio. Clasificado por Cliente: Por Documento Por Boleto p110

112 Fig. 3 Cargos por Servicio / por Cliente / por Documento.- Observe en la figura anterior, la activación de los bullets. Reporte y Consulta de los Cargos de uno o todos los Clientes, del período elegido con el importe total del cargo en la Factura / documento sin importar el número de boletos incluidos. Cargo por Servicio / por Cliente / por Boleto.- Reporte y Consulta de los Cargos cobrados en cada servicio, sólo apunte al bullet por boleto de uno o todos los Clientes, incluye los datos del No. De Documento / factura, Boleto, Fecha, Importe, que los muestra en forma comparativa para conocer fácilmente los servicios que no fueron cobrados. Clasificado por Vendedores Por factura. Por servicio. Cargos por Servicio / por Vendedor / por Documento.- Apunte al Vendedor y obtendrá el Reporte y Consulta de los Cargos del período elegido de uno o todos los Vendedores, con el importe total del cargo en la Factura / documento sin importar el número de boletos incluidos. Cargo por Servicio / por Vendedor / por Boleto.- Reporte y Consulta de los Cargos del período elegido cobrados en cada servicio, con los datos del No. De Documento / factura, Boleto, Fecha, Importe, que los muestra en forma comparativa para conocer fácilmente los servicios que no fueron cobrados. Reporte de Ventas y Cargos por Servicio p111

113 Fig. 4 Volver al principio de la página -o- p112

114 REPORTES DE NOTAS DE CREDITO ACCESO: Menú Operación / Reportes y Consultas / Notas de Crédito Definición: Módulo con los mismos criterios de Ventas, muestra múltiples consultas de un período determinado de las cancelaciones totales, o bien clasificado por Clientes, Corporativos, Vendedores y Proveedores de Servicio, etc. Son muchos los criterios de Reportes y Consultas de información, teniendo como eje la Cancelación de Servicios de un día o un período (Ver Fig. 1), de uno, varios o todos los Clientes, con el detalle de los servicios cancelados. Otro reporte de gran valor es el de Proveedores con los datos de cada servicio, importe, impuestos, porcentajes de comisión y el neto. Estos dos reportes validan las cifras que pasan a contabilidad general. Campos específicos en el proceso. Fig. 1 Observe que al hacer clic en alguna de las opciones de reporte de cancelación por: Cliente, Corporativo, Proveedor, etc., la ventana de elección cambia para marcar el Cliente o Proveedor requerido. Puede solicitar el Reporte y Consulta sobre las cancelaciones de: 1. General: Las cancelaciones de todos los servicios manteniendo el orden de los documentos y Facturas del período elegido, dar clic en el botón Aceptar. Para visualizar el reporte 2. Clientes: Para mostrar en el reporte todos los clientes no es necesario marcar alguno de ellos, dar clic en Aceptar. Número de Clientes a visualizar: Uno. Marque el que necesite. Varios. Márque haciendo clic en el cliente que se requiere para consultar la información, desmarcar haciendo clic en alguno que esté marcado. Todos. Sólo seleccione la opción Clientes p113

115 La información que obtiene se sugiere revisarla diariamente, puesto que es la base de la contabilidad en las cancelaciones. 3. Corporativos: Display únicamente de Corporativos. 4. Proveedores: Muestra los Proveedores en Catálogo, proceda marcando uno, o varios, sin marcar tiene acceso a todos, clic en aceptar. La información disponible en este reporte es de las más importantes para el análisis de las cancelaciones del día o de un período, y permite articular la información contable. 5. Analítica: Reporte y Consulta de la Información cancelada por cada servicio. 6. Concentrada: Reporte y Consulta de la información de las cancelaciones sumarizando los servicios por cliente o Proveedor. 7. Tipos de Proveedor: Reporte y Consulta de las cancelaciones de un día o un período de uno, varios o todos los Tipos de Proveedores, según la elección hecha en la ventana de Tipos de Proveedor. 8. Tipos de Servicio: Reporte y Consulta de las cancelaciones de un día o un período, de uno, varios o todos los Servicio, según la elección hecha en la ventana de Servicio. 9. Aplicación de Notas de Crédito a Factura. Al seleccionar esta opción muestra en el reporte un desglose del total de la factura en la columna de Importe Aplicado, es decir, especifica los Documentos de Servicio que se aplicaron (Factura o Cliente) a las Notas de Crédito visualizando los totales de dichos documentos (Ver Fig. 2). Fig. 2 De igual forma muestra las Notas de Crédito con sus respectivos Documentos que cubre el reembolso, aquellas Notas de Crédito que se encuentren canceladas muestra el importe en ceros, en vez del nombre del cliente sale una leyenda de nota de crédito cancelada y no muestra los documentos de servicio que afectaba. (Ver Fig. 3) p114

116 Fig. 3 Cargos por servicio Clasificado por Cliente: Por Documento. Por Boleto. Cancelación de Cargos por Servicio / por Cliente / por Documento.- Reporte y Consulta de la cancelación de los Cargos de uno o todos los Clientes, del período elegido con el importe total del cargo en la Factura / documento sin importar el número de boletos incluidos. Cargo por Servicio / por Cliente / por Boleto.- Reporte y Consulta de la cancelación de los Cargos cancelados en cada servicio de uno o todos los Clientes, con los datos del No. De Documento / factura, Boleto, Fecha, Importe, que los muestra en forma comparativa para conocer fácilmente los servicios que fueron cancelados. Clasificado por Vendedores: Por factura. Por servicio. Cargos por Servicio Cancelados / por Vendedor / por Documento.- Reporte y Consulta de los Cargos cancelados del período elegido de uno o todos los Vendedores, con el importe total del cargo en la Factura / documento sin importar el número de boletos incluidos. Cargo por Servicio Cancelados / por Cliente / por Boleto.- Reporte y Consulta de los Cargos cancelados del período elegido, con los datos del No. De Documento / factura, Boleto, Fecha, Importe, que los muestra en forma comparativa para conocer fácilmente los servicios que no fueron cancelados. p115

117 Volver al Principio de la Página -o- p116

118 REPORTES CAJA ACCESO: Menú Operación / Reportes y Consultas / Caja Definición. Reportes y Consultas de los ingresos recibidos durante un día o un período determinado. Se recomienda hacer el corte de caja previo en forma diaria con la finalidad de que el reporte sirva para controlar los ingresos del día en CAJA. Los reportes también pueden obtenerse por Sucursal y por Cajero (figura siguiente). Ejemplo de Reporte General: muestra los datos con los Recibos clasificado por Cajero en forma ordenada, registrando la hora de la operación y al final los importes totales, (ver figura siguiente). Corte Previo: muestra lo totales clasificado por Cajero y forma de pago, facilitando el corte para revisión p117

119 antes de ejecutar el definitivo en el Módulo de CAJA. Los ingresos recibidos en dólares tienen su propia columna y la conversión en la última columna Importe Equivalente, (ver figura siguiente). Reporte de Ingresos por Cajero y Formas de Pago: Este reporte muestra los Recibos de CAJA clasificados por la forma de pago con el detalle de las transacciones de cada una. Facilita el control del corte de CAJA, (ver figura siguiente). p118

120 -o- p119

121 REPORTE COMISIONES A VENDEDORES ACCESO: Menú Operación / Reportes y Consultas / Comisiones_ Vendedores Definición: Este reporte muestra el monto de las comisiones que se le pagaran a cada uno de los vendedores en un período de fechas. Pantalla de captura: Fig. 1 Campos de Criterios: Lista completa: Si deseas incluir todos los vendedores que están en tu catálogo, deberás seleccionar este criterio para incluir a todos los vendedores de tu listado. En caso contrario deberás seleccionar del listado el o los vendedores de los cuales quieres el reporte. Status de Facturas: Puedes decidir que el reporte viasualice todos los documentos, sólo los Pagados ó Documentos pagados con descuento por pago extemporáneo (Que pagaron con fecha posterior a la del vencimiento) Fecha Comparativa: La fecha comparativa con la cual el sistema se basará para el cálculo de comisiones. Saldo máximo tolerado: Si tienes documentos pagados parcialmente y deseas comisionar esa venta, tendrás que asignar el saldo máximo tolerado de documentos en Cuentas por Cobrar (CxC) para poder tomarlos en cuenta para pago de comisiones, en caso contrario la comisión será tomada en cuenta sólo si el documento esta liquidado en su totalidad. Información que visualiza este reporte (Ver Fig. 2): Serie Factura o Nota de crédito Fecha de emisión Fecha de vencimiento Días vencidos Saldo factura Cliente (clave) Proveedor Destino No. De Boleto Concepto Ruta Tarifa p120

122 Importe Comisionable % comisión Importe Cuota fija % Comisión Descuento Comisión Neta Fig. 2 Volver al Principio de la Página -o- p121

123 REPORTES ESPECIALES ACCESO: Menú Operación / Reportes y Consultas / Reportes Variables Definición: Si los reportes que contiene ICAAV-Win no satisfacen tus necesidades de usuario, El personal de sistemas MIG, te creara un reporte con extensión. SDR de acuerdo a los requerimientos que solicites. Este módulo te mostrará los reportes que tu hayas solicitado. Para Visualizar los reportes. Dar clic en el icono Abrir desde archivo. Dar clic en el icono Abrir desde Base de Datos. -o- p122

124 BSP LINK VS FACTURACION ACCESO: Menú Operación / Reportes y Consultas/ BSP Link vs. Facturación. Definición: Este módulo permite comparar la información que se encuentra en la factura de BSP Link con la que tenemos facturada en el sistema de ICAAVwin, mostrando las diferencias en formas de pago, impuestos, Boletos no Facturados en ICAAVwin (incluidos en el reporte de BSP), comisiones, etc. permitiendo determinar la diferencia entre la factura y lo facturado. Nota: Este módulo solo actualiza las comisiones que hay en ICAAVwin tal y como vienen en la factura de BSPlink. Pantalla de Criterios: Fig. 1 A. Convertir PDF TXT. Se encarga de convertir los archivos con extensión PDF a TXT. Mediante la aplicación Total Converter 1. Localizar los archivos con extensión.pdf que se van a convertir a txt 2. Marcar o seleccionar los archivos. 3. Posteriormente elegir el menú Convert / Txt 4. Abrirá un asistente para realizar la conversión (Seguir los pasos que se indica en "Procedimiento") B. Selec. Archivo. Se encarga de buscar el archivo que ya ha sido convertido formato TXT para desplegar información. C. Ver Diferencias. Muestra solo los registros que contienen diferencias. D. Actualizar Comisión. Actualiza comisiónes. E. Salir. Sale de la ventana activa. F. Marcar Todos. Selecciona todos los registros del reporte con la finalidad de actualizar. G. Imprimir. Imprime el reporte generado. H. Exportar. Exporta la información contenida en el reporte a Excell. p123

125 I. Redondeo. Introduce el usuario la cantidad que requiere para el redondeo en diferencias Volver al principio de la página PROCEDIMIENTO. La primera vez que va a utilizar la opción Convertir PDF - TXT se visualizará la siguiente pantalla la cual se encarga de bajar un programa de prueba de la web para realizar la conversión de los archivos. Fig Bajar Versión. Al dar clic con el botón del mouse en esta opción vinculará al usuario hacia la pagina web donde puede bajar el programa Total Converter que se encarga de convertir archivos pdf a txt. Ver instalación del programa Total Converter. 2. Ordene Ahora. Se selecciona esta opción si requiere adquirir el programa Total PDF Converter que se encarga de convertir archivos PDF a Txt; se vinculará al usuario a una página web donde podrá realizar la compra. 3. Cancelar. Se elige esta opción si quiere salir de la ventana activa. Una vez instalado el programa vuelva a seleccionar la opción Convertir PDF -TXT y posteriormente lo trasladara a la aplicacion "Total Converter" donde buscará los archivos con extensión PDF que desee convertir en formato TXT, a continuación eliga los archivos marcando la celda que se encuentra en la parte izquierda (Ver Fig. 3) p124

126 Fig. 3 Posteriormente seleccione en el menú Convert la opción Text y en la celda File Name: Visualiza el nombre del archivo que se va a convertir en formato Texto. Luego dar clic en el botón Finish. Fig. 4 Para terminar con la operación de conversión se visualizará una pantalla donde se muestra el proceso de la conversión del archivo(s) seleccionado(ver Fig. 5) p125

127 Fig. 5 Al termino de este proceso de conversión, el archivo esta listo para ser visualizado, y elegiremos la opción Selec. Archivo donde podremos abrir el archivo en formato texto, visualizando la información del reporte (Ver Fig. 6) Información que visualiza el Reporte Diferencias Linea Aerea Boleto Serie Factura Factura Aplicada Fecha: BSP / Factura Contado: BSP/ Factura Crédito: BSP/Factura Impuesto:BSP/Factura Porcentaje:BSP/Factura Comisión:BSP/Factura I.V.A. BSP/Factura Fig. 6 p126

128 Neto:BSP/Factura Ruta Observación BSP Observaciones Sistema Preguntas Frecuentes Cómo exporto a Excell el reporte que se ha generado? Una vez que el reporte este visualizado en la pantalla (Ver Fig. 6), dar clic en la opción Exportar, visualizando una pantalla para guardar el reporte en excell donde debe introducir el nombre y dar clic en la opción guardar. Y automáticamente trasladará la información contenida en el reporte a Microsoft Excell. Cómo abrir un reporte que ha sido guardado en Excell? Al guardar el reporte recuerde bien la ruta en que fue almacenado. Posteriormente dirigase a la paqueteria de Microsoft Excell, y al abrir dicha aplicación seleccione la opción: Archivo / Abrir luego seleccione el archivo. Cómo imprimo el reporte BSP Link vs. Facturación? El reporte generado puede ser impreso mediante la opción Imprimir, al dar clic a esta opción despliega un mensaje diciendo si esta seguro que desea mandar a impimir, elija Si cuando requiera mandar la impresión, de lo contario seleccione No. Volver al principio de la página -o- p127

129 CODIGOS DE APLICACION ACCESO: Menú Operación / Reportes y Consultas/ Códigos de Aplicación. Definición: Este módulo se encarga de mostrar los reportes (Ventas, Cheques, Reembolsos, Pólizas, Anticipos, Utilidad/Perdida) de Códigos de Aplicación segun el criterio seleccionado. Pantalla de Criterios: Fig. 1 Código de Aplicación (Reportes y Consultas) 1. Código de Aplicación. El usuario elige el Código de Aplicación que requiere visualizar en el reporte al dar clic derecho del mouse. 2. Rango de Fechas. Seleccionar el período de fechas que requiere visualizar el reporte, si le deja 00/00/0000 como fecha inicial mostrará desde los primeros movimientos hasta la fecha final para el código de aplicación seleccionado. 3. Analitico. Existen varias opciones al seleccionar algun reporte Analitico tales como: Ventas, Cheques, Reembolsos, Polizas, Anticipos, Utilidad/Pérdida. Ventas: Muestra toda la facturación generada a un código de aplicación en el rango fechas seleccionado Cheques: Muestra todos lo pago efectuados a proveedores o egresos generados a un código de aplicación Reembolsos: Muestra todas las cancelaciones (notas de crédito) de un código de aplicación Pólizas: Muestra todos los movimientos generados por pólizas contables (PI,PD, PX, PE) generados para un código de aplicación Anticipos: Muestra todos los anticipos se han generado para un código de aplicación especifico Utilidad/Perdida: Genera un reporte de todos los movimientos que se han generado para un código de aplicación mostrándonos al final la pérdida o utilidad para ese código. 4. Concentrado. Este tipo de reporte visualiza la Utilidad/Perdidad de forma concentrada. Volver al principio de la página p128

130 -o- p129

131 CONTRA RECIBOS ACCESO: Menú Operación / Reportes y Consultas/ Contra Recibos. Definición: Este módulo se encarga de mostrar el reporte de Contra Recibos, según el criterio seleccionado (Razón Social, Rango de Fechas de Emisión y de Pago, Solicitó) Pantalla de Criterios: Fig. 1 Pantalla de Criterios -Contra Recibos- 1. Razón Social. Introducir la Razón Social de la empresa a consultar. 2. Rango de Fechas de Emisión. Seleccionar el período de fechas por emisión que requiere visualizar en el reporte, si le deja 00/00/0000 como fecha inicial mostrará desde los primeros movimientos hasta la fecha final. 3. Solicitó. Al dar clic derecho muestra una lista del catálogo de vendedores, seleccionar el nombre de la persona que lo solicito. 4. Rango de Fechas de Pago. Seleccionar el período de fechas de pago del Contra Recibo que requiere visualizar, al dejar 00/00/0000 como fecha inicial mostrará desde los primeros movimientos hasta la fecha final. Información que visualiza el reporte: Al elegir los criterios requeridos para visualizar el reporte, muestra información tal como: Documento, Fecha de Emisión, Fecha de Pago, Solicitó, Concepto, Elaboró, Importe (Ver Fig. 2) Fig. 2 Reporte de Contra Recibo p130

132 -o- p131

133 REQUISICION DE CHEQUES ACCESO: Menú Operación / Reportes y Consultas/ Requisición de Cheques. Definición: Este módulo se encarga de mostrar los reportes de Requisición de Cheques, según el criterio que se elija. Pantalla de Criterios: Fig. 1 Requisición de Cheques 1. Razón Social. Introducir la Razón Social de la empresa a consultar. 2. Rango de Fechas de Emisión. Seleccionar el período de fechas por emisión que requiere visualizar en el reporte, si le deja 00/00/0000 como fecha inicial mostrará desde los primeros movimientos hasta la fecha final. 3. Rango de Fechas de Pago. Seleccionar el período de fechas de pago de la Requisición de cheques que requiere mostrar, al dejar 00/00/0000 como fecha inicial mostrará desde los primeros movimientos hasta la fecha final. 4. Solicitó. Al dar clic derecho muestra una lista del catálogo de vendedores, seleccionar el nombre de la persona que lo solicito. 5. Códigos de Aplicación. Visualiza una lista de los grupos y/o convenciones que maneje la agencia de viajes u operadora, que se dieron de alta en el Catálogo de Códigos de Aplicación, seleccionar la requerida. 6. Rango de Fecha Límite. Elegir el período de fechas límite de la petición del cheque que requiere visualizar, al dejar 00/00/0000 como fecha inicial mostrará desde los primeros movimientos hasta la fecha final. 7. Tipo de Requisición. Existen 3 tipos de Petición de cheque tal como: Anticipo, Cheque normal y Contra recibo Información que visualiza el reporte: Al elegir los criterios requeridos para visualizar el reporte, muestra información tal como: Fecha de Solicitud, Documento, Razón Social, Código de Aplicación, Concepto, Solicitó, Contra Recibo e Importe (Ver Fig. 2) p132

134 Fig. 2 Reporte de Requisición de Cheques Volver al principio de la página -o- p133

135 INSTALACION DE PROGRAMA TOTAL CONVERTER Para poder instalar el programa siga los siguientes pasos: Al ubicarse en la pagina web, localizar la opción llamada Free Downoload y dar clic. Posteriormente se visualizará una pantalla de descarga de archivos (Ver Fig. 1), dar clic en el botón Guardar. Fig.1 Después se visualizará una pantalla de descarga de archivos, espere mientras el procedimiento finaliza, puede tardar algunos minutos. Fig. 2 Al finalizar la descarga del archivo Total Converter, se mostrará la siguiente pantalla; a continuación haga clic en la opción Abrir para la instalación de dicho programa. p134

136 Fig. 3 INSTALACIÓN DEL PROGRAMA: "TOTAL CONVERTER". Al ejecutar la aplicación para la instalación muestra una pantalla de bienvenida Welcome to the Total PDF Converter Setup Wizard (Ver Fig. 1), dar clic con el botón del mouse en la opción Next > para continuar. Fig. 4 La siguiente pantalla a visualizar (Ver Fig. 5), es para seleccionar el destino de la aplicación. En nuestro caso, dejar el destino que por default muestra y luego elegir la opción Next > para continuar. p135

137 Fig. 5 La siguiente pantalla que muestra es para seleccionar el fólder, elegir el que visualiza la aplicación. Para continuar dar clic en Next > Fig. 6 Posteriormente dar clic con el botón del mouse en la opción Install para continuar con la instalación. p136

138 Fig. 7 La siguiente pantalla que visualiza (Ver Fig. 8) muestra el progreso de la instalación Fig. 8 Cuando se completa la instalación del programa Total Converter sólo hay que presionar el botón de Finalizar. Inmediatamente abrirá dicha aplicación. p137

139 Fig. 9 Volver al principio de la página Regresar a BSP Link Vs Facturación -o- p138

140 REPORTE DE VENTAS L.A./ OTROS PROVEEDORES PREPARACION REPORTE DE VENTAS ACCESO: Menú Operación / Reporte de Ventas Líneas Aéreas /Otros Proveedores / Preparación Reporte de Ventas. Definición: Este módulo te permite preparar el reporte de ventas BSP contempladas en un rango o períodos de fechas. Pantalla de Preparación: Campos de Criterios: Fig. 1 Por Rango de Fechas: Si BSP te exige un reporte de ventas por un rango de fechas determinado, aquí lo determinas, este reporte puedes seleccionarlo semanal o quincenalmente. -o- p139

141 IMPRESION DE REPORTE DE VENTAS BSP / OTROS PROVEEDORES ACCESO: Menú Operación / Reporte de Ventas Líneas Aéreas -- Otros Proveedores / Impresión Reportes de ventas. Definición: Este reporte te permite visualizar las ventas realizadas de BSP, de acuerdo al rango o periodo de fechas que hayas preparado. Deberás seleccionar primeramente el proveedor de BSP que quieres visualizar o imprimir las ventas Pantalla de selección: Primero debemos elegir el tipo de Proveedor del cual queremos imprimir el reporte. (Fig. 1), una vez seleccionado dar clic con el botón izquierdo del mouse a la opción Aceptar, o bien, Cancelar si no requiere la impresión del reporte de ventas Fig.1 Posteriormente, tendremos que seleccionar los criterios del reporte (Fig. 2) p140

142 Fig. 2 Criterios del reporte: 1. Tipo de Reporte: El tipo de reporte que puedes seleccionar de acuerdo al tipo de proveedor es: Nacional Internacional Unico 2. Clasificado por: El reporte lo puedes visualizar o imprimir de manera que te ordene las ventas por : Número de Boleto Número de cupones (de acuerdo al número de cupones del boleto en caso de ser BSP) Línea Aérea 3. Cuenta Contable: La Cuenta contable asignada para cada proveedor varia de acuerdo a como lo tengas en tu catálogo de cuentas. 4. Selección del período del reporte: Selecciona el reporte que deseas imprimir de acuerdo al rango de fechas que preparaste. 5. Período del reporte a Visualizar: Este Rubro te mostrará todos los reporte preparados de un mes para que selecciones cual reporte es que deseas visualizar o imprimir. 6. Previo: Al seleccionar esta opción se encarga de presentar información sin afectar cuentas, y se selecciona únicamente con los tipos de reportes: Internacional, Nacional y único. 7. Comisión: El sistema puede calcularte la comisión de cada boleto de acuerdo a la comisión con la que haya sido facturado, o en su caso puedes seleccionar el 1% si tienes comisión fija para todos los boletos. Información que nos muestra este reporte: Línea Aérea Número de Boleto Factura / Nota de Crédito Fecha de Emisión Contado Crédito IVA TUA Otros Impuestos % Comisión IVA sobre Comisión Neto a Pagar Observaciones p141

143 Fig. 3 Volver al principio de la página -o- p142

144 MANTENIMIENTO DE REPORTES DE L.A / OTROS PROV. ACCESO: Menú Operación/ Reporte de Ventas Líneas Aéreas -- Otros Proveedores/ Mantenimiento Reportes de Ventas. Definición: Para poder imprimir el reporte deberás dar mantenimiento a todas los movimientos de ventas y cancelaciones del período, para que tengas una noción de cuanto le vas a liquidar al BSP, este módulo te permitirá modificar los pagos de contado y tarjeta de crédito, boletos cancelados y créditos que tengas pendientes de aplicar a tu reporte de BSP. Selección: Selecciona el período (Mes y año) del reporte, posteriormente elegir el reporte que desees dar mantenimiento (Fig. 1), Clic con el botón izquierdo del mouse en la opción Aceptar, o bien, seleccionar Cancelar si no requieres dar mantenimiento. Fig 1. Si quieres modificar algun registro, sólo da doble clic sobre el registro a modificar. Y con la barra de herramientas que aparece en la parte superior, podras guardar los cambios o eliminar el registro.(ver Fig 2), según requieras. p143

145 Fig 2 Campos que afecta: 1. sucursal 2. Tipo de proveedor 3. Proveedor 4. Cuenta contable 5. Servicio 6. Ruta 7. Boleto 8. Fecha de emisión 9. Tarifa 10. IVA 11. TUA 12. Otros 13. Pago Tarjeta de crédito 14. Número de Tarjeta de crédito 15. Exp. en contra 16. Exp. En conjunto 17. Porcentaje comisión agencia 18. Importe comisión 19. Importe IVA sobre comisión 20. Serie factura 21. Número de factura 22. Fecha factura 23. Serie Nota de Crédito 24. Fecha Nota de Crédito 25. Tipo de Boleto 26. Número de Cupones 27. Descripción p144

146 Volver al Principio de la Página -o- p145

147 REPORTES DE CONCILIACIÓN DE LINEAS AEREAS PREPARACION DE CONCILIACIÓN DE L.A. (ADMON) ACCESO: Menú Operación / Reportes de Conciliación de Líneas Aereas / Preparación de conciliación de Linea Aerea (Admon). Definición: Este módulo te permite preparar el reporte de Conciliación de Líneas Aereas contempladas en un períodos de fechas. Fig. 1 Criterios de Selección 1. Período de Reporte: Mes: Elegir el mes que requieres para preparar la conciliación de Líneas Aéreas, dar clic con el botón derecho del mouse y se desplegará las opciones a elegir: Enero, Febrero, Marzo, Abril, etc. Año: Elegir el año correspondiente a la preparación de conciliación. 2. Listado Reportes: Muestra el listado de reportes del periodo elegido, especificando la siguiente información: Tipo Proveedor: Muestra el tipo de proveedor. Fecha Ini: Muestra la fecha inicial del reporte a preparar. Fecha Fin: Muestra la fecha final del reporte a preparar. Sucursal. Especifica la sucursal Cuenta: Muestra la cuenta Contable del reporte. Una vez elegido el reporte, dar clic en el botón Preparar, realizará la preparación de la conciliación de la línea Aérea, cuando el proceso de preparación es terminado muestra el siguiente mensaje (Ver Fig. 2) p146

148 Fig. 2 De lo contrario muestra un mensaje negando el proceso (Fig. 3) al dar un clic en la opción Sí visualiza un informe de errores (Fig. 4) especificando el motivo de la negación del proceso de conciliación. Fig. 3 Informe de errores: Muestra en detalle los problemas que surgieron, especificando el número de Documento, Serie, Sucursal y el problema. Fig. 4 Volver al Principio de la Página -o- p147

149 PREPARACIÓN DE CONCILIACIÓN DE L.A. (BSP LINK) ACCESO: Menú Operación / Reportes de Conciliación de Líneas Aereas / Preparación de conciliación de Linea Aerea (BSP Link). Definición: Este módulo te permite preparar el reporte de Conciliación de Líneas Aereas del BSP Link. Y la funcionalidad de dicho reporte es que se encarga de comparar diferencias de BSP link y contabilidad. Fig Tipo de Proveedor. Al dar clic con el botón izquierdo del mouse despliega una lista de proveedores donde se puede elegir el que requiera el usuario. 2. Convertir PDF - TXT. Se encarga de convertir los archivos con extensión PDF a TXT. Mediante la aplicación Total Converter Localizar los archivos con extensión.pdf que se van a convertir a txt Marcar o seleccionar los archivos. Posteriormente elegir el menú Convert / Txt Abrirá un asistente para realizar la conversión (Seguir los pasos que se indica) 3. Seleccionar Archivo TXT. Se encarga de buscar el archivo que ya ha sido convertido formato TXT para desplegar información. 4. Preparar conciliación. Prepara la conciliacion de Líneas Aereas de BSP Link. 5. Salir. Sale de la ventana activa. PROCEDIMIENTO. p148

150 La primera vez que va a utilizar la opción Convertir PDF - TXT se visualizará la siguiente pantalla la cual se encarga de bajar un programa de prueba de la web para realizar la conversión de los archivos. Fig Bajar Versión. Al dar clic con el botón del mouse en esta opción vinculará al usuario hacia la pagina web donde puede bajar el programa Total Converter que se encarga de convertir archivos pdf a txt. Ver instalación del programa Total Converter. 2. Ordene Ahora. Se selecciona esta opción si requiere adquirir el programa Total PDF Converter que se encarga de convertir archivos PDF a Txt; se vinculará al usuario a una página web donde podrá realizar la compra. 3. Cancelar. Se elige esta opción si quiere salir de la ventana activa. Una vez instalado el programa vuelva a seleccionar la opción Convertir PDF -TXT y posteriormente lo trasladara a la aplicacion "Total Converter" donde buscará los archivos con extensión PDF que desee convertir en formato TXT, a continuación eliga los archivos marcando la celda que se encuentra en la parte izquierda (Ver Fig. 3) p149

151 Fig. 3 Posteriormente seleccione en el menú Convert la opción Text y en la celda File Name: Visualiza el nombre del archivo que se va a convertir en formato Texto. Luego dar clic en el botón Finish. Fig. 4 Para terminar con la operación de conversión se visualizará una pantalla donde se muestra el proceso de la conversión del archivo(s) seleccionado(ver Fig. 5) Fig. 5 Al término de este proceso de conversión, el archivo esta listo para ser visualizado, primero seleccione el Tipo de proveedor dando clic derecho del botón del mouse en la celda, y visualizará una lista de proveedores, posteriormente seleccionamos el que requerimos para luego dar clic en la opción Selec. Archivo TXT donde podremos abrir el archivo en formato texto,mostrando la información del reporte (Ver Fig. 6) p150

152 Fig. 6 Para realizar la conciliación del reporte dar clic en la opción Preparar conciliación, visualizará el siguiente mensaje (Ver Fig. 7), para continuar seleccione Sí, y se encargara de realizar la preparación de la conciliación de la Línea Aerea (BSP Link). Si no requiere preparar la conciliación o no desea continuar seleccione No. Fig. 7 Sin embargo, durante el proceso de conciliación de L.A. BSP Link puede visualizar una mensaje (Ver Fig. 8) advirtiendo la negación del proceso al dar un clic en la opción Sí visualiza un informe de errores (Fig. 9) especificando el motivo de la negación del proceso de conciliación. Fig. 8 Informe de errores: Muestra en detalle los problemas que surgieron, especificando el número de Documento, Serie, Sucursal y el problema. p151

153 Fig. 9 Información que visualiza el reporte Linea Aerea Boleto Serie Factura Número de Cuenta Fecha Emisión Ventas Reembolsos Crédito Impuestos Porcentaje Comisión I.V.A. Neto Observaciones Volver al principio de la página -o- p152

154 PERSONALIZACIÓN DE CONCILIACIÓN ACCESO: Menú Operación / Reportes de Conciliación de Líneas Aéreas/ Personalización de conciliación. Este modulo se encarga de configurar a cada opción las cuentas contables (Se realiza al principio del procedimiento de la conciliación de Líneas Aéreas) Para configurar las cuentas contables a cada opción, se realiza el siguiente procedimiento: 1. Ubicarse en la columna Cuenta y elegir la opción que deseamos configurar, para esto dar clic derecho con el botón del mouse. 2. Se desplegará un listado de cuentas Contables. 3. Elegir la cuenta que se asignará a la opción correspondiente. Nota: La cuenta a elegir es distinta para cada opción. Opciones: V Créditos Contabilizados no Reportados. V Créditos Reportados no Contabilizados. V Reembolsos Contabilizados no Reportados. V Reembolsos Reportados no Contabilizados. V Ventas Contabilizadas no Reportadas. V Ventas Reportadas no Contabilizadas Fig. 1 Conceptos Básicos. Reporte de Conciliación de Líneas Aereas. El reporte de Conciliación de Líneas Aéreas se refiere a la comparación de reportes de estado de cuenta con el reporte Auxiliar Contable, con el fin de verificar diferencias. Reporte de Ventas de BSP Con el objeto de verificar el correcto manejo de las cuentas, la institución BSP envía a la agencia, por lo general, mensualmente, un Reporte de ventas de BSP, es decir, un documento en el cual se indica el saldo p153

155 inicial, los aumentos, las disminuciones y el saldo a favor de la empresa al final de cada mes. Volver al principio de la página -o- p154

156 INICIALIZACIÓN DE CONCILIACIÓN ACCESO: Menú Operación / Reportes de Conciliación de Líneas Aereas / Inicialización de Conciliación. Este modulo se encarga de inicializar o marcar movimientos contables apartir de la fecha que especifique el usuario. Al inicio de la aplicación muestra un mensaje especificando (Ver Fig. 1) una nota Muy Importante: Se eliminaran las conciliaciones ya preparadas, la cual debemos de tomar en cuenta. Fig. 1 Para continuar dar clic en el botón: Si y posteriormente muestra un cuadro para introducir la fecha* correspondiente (Ver Fig. 2), dar clic en Inicializar para empezar el proceso, Si no desea continuar elegir la opción No. Fig. 2 Al final muestra otro mensaje advirtiendo que el proceso se realizo con éxito. Fig. 3 *Nota: Al realizar la conciliación se pide un periodo de fecha, al introducir se debe considerar escribir la fecha de un día anterior al rango de la fecha requerida Volver al Principio de la página p155

157 -o- p156

158 INVENTARIO DE BOLETOS MANTENIMIENTO DE DOTACIONES ACCESO: Menú Operación / Inventario Boletos / Mantenimiento Boletos. Definición: Esta opción te permite dar de alta tus dotaciones de boletos dentro de inventario por tipo de proveedor para poder llevar un mejor control de tus boletos. Podrás eliminar parte o una dotación completa de boletos según así lo requieras. Pantalla de captura: Fig. 1 Campos que afecta: Tipo de proveedor: Podrás dar de alta dotaciones de boletos de todo tipo de proveedores, como pueden ser boletos de avión (BSP), Autobús, Cruceros etc. Fecha embarque: Esta fecha nos indica el día en que se recibió la dotación o la fecha de alta de la dotación. Sucursal: Si se firma como corporativo, deberá asignarle a cada sucursal la dotación correspondiente. Boleto inicial: Número de boleto inicial con el cual empieza la dotación. Boleto final: Número de boleto final con el cual termina la dotación. Cupones por volumen: Deberás especificar para efectos de reporte cuantos cupones contiene cada boleto. Tipo: Si los boletos se imprimen automáticamente deberás asignarle el tipo de boleto Automático p157

159 en caso contrario deberá ser Manual. Descripción: Puedes poner un texto que describa la dotación que estas dando de alta. -o- p158

160 CONSULTA DE BOLETOS ACCESO: Menú Operación / Inventario de Boletos / Consulta Boletos. Definición: La opción de consulta, te permite visualizar por pantalla, todos los boletos de acuerdo a la opciónes que hayas solicitado (Fig. 1) Tal como: Tipo de boletos, tipo de proveedor en un período o rango de fechas. Pantalla de Selección: Campos de Criterios: Fig. 1 1). Tipo de proveedor con Boletos : Si tienes en el inventario varios tipos de proveedores con inventario de dotación de boletos podrás elegir al proveedor del cual quieres la información. 2). Tipos de boletos Facturado: Muestra todos los boletos facturados que existen en tu inventario. No Facturados: Visualiza todos los boletos pendientes de facturar de línea Aérea, existentes en tu inventario. Cancelados: Despliega todos los boletos cancelados que estén en tu inventario. Facturados/ No Facturados / Cancelados: Visualiza todos los estatus anteriores. 3). Rango de fechas: Si elegiste el tipo de boleto Cancelados o Facturados deberás especificar el rango de fechas a visualizar. 4). Rango de Boletos: Todos los rangos y dotaciones: Despliega todas las dotaciones que tienes en tu inventario. Rango: Muestra información o parte de una dotación, de acuerdo al rango que solicites (el rango sólo acepta hasta 11 caracteres en cada celda inicial y final, es númerica) p159

161 Dotación: Muestra información, sólo de la dotación seleccionada. Una vez seleccionado las opciones que se requiera consultar se visualizará una lista de boletos y la información de cada boleto (El número de boleto, Tipo proveedor, proveedor, pasajero, serie, no. de factura, sucursal, número de cuenta y estatus) Fig. 2 Para mayor información de un registro, podemos seleccionarlo y dar doble clic; visualizará una pantalla con datos específicos (Fig. 2) p160

162 Fig. 3 O bien, en el caso que se requiera obtener los movimientos que ha tenido un registro, se elige el número de boleto que se requiera, y después dirigiéndote a la pestaña de Historia Boletos, mostrará todos los movimientos que haya tenido dicho registro (Fig. 4) Fig. 4 Volver al Principio de la Página -o- p161

163 REPORTE DE BOLETOS ACCESO: menú operación / inventario de boletos / reporte de boletos Definición: Este listado te permite sacar un reporte de boletos contemplados en un periodo o rango de fechas, así como la evaluación de tus dotaciones inventariadas. Fig. 1 Campos de Criterios: A). Tipo de proveedor con Boletos : Si tienes en el inventario varios tipos de proveedores con inventario de dotación de boletos podrás elegir al proveedor del cual quieres la información. B). Tipos de boletos Facturado: Muestra todos los boletos facturados que existen en tu inventario. No Facturados: Visualiza todos los boletos pendientes de facturar de línea Aérea, existentes en tu inventario. Cancelados: Despliega todos los boletos cancelados que estén en tu inventario. Evaluación Dotaciones (Activos): Muestra todos los boletos de tu inventario que estén pendientes de facturar. Facturados/ No Facturados / Cancelados (Todos): Visualiza todos los estatus anteriores. C). Rango de fechas: Si elegiste el tipo de boleto Cancelados o Facturados deberás especificar el rango de fechas del cual quieres el reporte. D). Rango de Boletos: Todos los rangos y dotaciones: Despliega todas las dotaciones que tienes en tu inventario. Rango: Muestra información o parte de una dotación, de acuerdo al rango que solicites (el rango sólo acepta hasta 11 caracteres en cada celda inicial y final, es númerica) Dotación: Muestra información, sólo de la dotación seleccionada. p162

164 E). Total de Boletos: Muestra el número total de Boletos. Al seleccionar la información requerida, procedemos a dar clic en el botón Aceptar, nos muestra un reporte de acuerdo a los criterios seleccionados (Ver Fig. 2): La información que nos proporciona este reporte: Boleto Proveedor Tipo de Proveedor Servicio Pasajero Concepto / Ruta Importe Serie Factura Fecha de emisión Clave de cliente Nombre de Cliente Fig. 2 -o- p163

165 ELIMINAR BOLETOS ACCESO: Menú Operación / Inventario de Boletos / Eliminar Boletos. Definición: Esta módulo se utiliza para la eminación de boletos Campos de Criterios: Rango de boletos Tipo proveedor: Se seleccionara el tipo de proveedor. Y al final se elige el rango de boletos a eliminar (El rango se refiere al número de boleto) Fig. 1 Al dar clic con el botón izquierdo del mouse en la opción Eliminar, aparecerá un mensaje dirigido al usuario, diciendo que la operación se realizo con éxito. Fig. 2 Mensajes de atención Por ejemplo se elije el proveedor CR (Crucero) y los boletos 4229 al 4231, el sistema localizara si dichos números de boletos estan asignados a el proveedor CR, en este caso, no pertenece y desplegará un mensaje de Atención (Fig. 3) especificando al tipo de proveedor al que pertenece. p164

166 Fig. 3 Otro mensaje que puede desplegar, es cuando los boletos estan facturados: Fig. 4 En ambos casos, los boletos que se eligieron no podrán eliminarse. Volver al Principio de la Página -o- p165

167 ESTADISTICAS ACCESO: Menú Operación / Estadística Definición: El módulo de estadísticas muestra un reporte de ventas de acuerdo al período seleccionado, el sistema te puede mostrar estadísticas de ventas del mes, año actual, comparativas del año actual con el año anterior. Fig. 1 SELECCION DE CRITERIOS DEL REPORTE A) Dicha información la podemos solicitar por: a) Clientes. Muestra estadísticas de Ventas por cliente b) Proveedores. Visualiza estadísticas de Ventas por Proveedor c) Ejecutivos. Muestra estadísticas de ventas por Ejecutivos. B) Tipo de Moneda. Se elige la opción MN. (Moneda Nacional) o DLS (Dólares), según se requiera. C) Fecha. Se especifica el período que se requiere visualizar la información, ya sea por mes o año. D) Esta opción se elige en caso de que el usuario sólo quiera mostrar las líneas aéreas en la ventana (J). E) Sucursal. La opción sucursal se elige en caso de que se asigne un Corporativo. F) Centro de Costos. G) Departamentos. Visualiza los departamentos que contiene tu empresa, por ejemplo: Contabilidad, Sistemas, Ventas, etc. (Ver Grupos de Trabajo) p166

168 H) Tipo Servicios. Se seleccionan de 1 a varios servicios. Los servicios de la Agencias de viajes son Diversos y dependen de la clasificación de cada una de ellas (Ver Catálogo de Servicios) I) Tipo Proveedor. Se selecciona de 1 a varios proveedores. Los Tipos de Proveedores son los grandes grupos de Proveedores de servicios, como: BSP, Hoteles, Autos, Operadores, Cruceros, etc. (Ver Catálogo de Tipo de Proveedor) J) Proveedores /Clientes / Ejecutivos. Depende de la opción que se haya elegido en la ventana (A) se visualizará: Clientes, Proveedores o Vendedores. En este caso se seleccionó proveedores y se visualiza su respectivo. K) Se elige la opción que deseemos visualizar como son: a) Ventas del mes b) Ventas del año c) Ventas del año o periodo (Detalle) d) Ventas del año o periodo (Resumen) e) Comparativo de ventas (Año actual vs. Año anterior) f) Reporte de Lineas Aereas por lugar de Ventas. La información que nos da este reporte. (Ver Fig. 2) -Ventas por mes Clave Nombre del cliente Ventas del Mes Devoluciones del Mes Neto del Mes Neto acumulado Fig. 2 -Ventas Por Año - Detallado (Ver Fig. 3) Clave Nombre del cliente Mes Ventas del Mes Devoluciones del Mes Neto del Mes Número de pasajeros que viajaron p167

169 Compras Promedio Compras Acumuladas Acumulado de Pasajeros Fig. 3 -Ventas Por Año -Resumen (Ver Fig. 4) Clave Nombre del cliente Ventas acumuladas Devoluciones acumuladas Neto Numero de Pasajeros Compras promedio Fig. 4 -Ventas Comparativo Año Actual vs. Año Anterior (Ver Fig. 5) Período Compras Netas No. De pasajero Compras promedio Compras Acumuladas Acumulado de Pasajeros p168

170 Compras Netas No. De pasajero Compras promedio Compras Acumuladas Acumulado de Pasajeros Diferencia compras (+) (-) Diferencia en Pasajeros (+)(-) Comparativo % de diferencia Fig. 5 Reporte de Lineas Aereas por lugar de Ventas (Ver Fig. 6) Se divide en Internacional y Nacional Lugar Clave Nombre de Proveedor Ventas Dolares US Ventas Moneda Nacional % de Participación Boletos p169

171 Fig. 6 Volver al Principio de la Página -o- p170

172 ACTUALIZACION DE PAGOS CON T.C. ACCESO: Menú Operación / Actualización de pagos con T.C. Definición: Si al preparar los reportes de líneas aéreas no te toma los pagos con tarjeta de crédito, deberás ejecutar esta opción para que actualice los movimientos de tarjeta crédito que hayas hecho durante el período de reporte. Debes introducir el periodo o fecha, que se desee actualizar. Fig. 1 Antes de comenzar la actualización, te preguntará el sistema si deseas iniciar. Dar clic con el botón del mouse en la opción "Sí" cuando desees iniciar con la operación, o bien, seleccionar la opción "No" si deseas cancelar la actualización. Fig. 2 Cuando la actualización se haya llevado acabo, desplegará un mensaje diciendo que la operación se ha realizado con éxito. Fig. 3 p171

173 Nota: Para que los cambios surtan efecto deberá preparar el reporte de BSP Volver al Principio de la Página -o- p172

174 ACTUALIZACIÓN SALDOS ADMINISTRATIVOS ACCESO: Menú Operación / Actualización Saldos Administrativos. Definición: Si tienes alguna discordancia en tu información de Cuentas por Cobrar ya sea por algún apagón, o la comunicación con la base de datos fallo etc. Esta opción es una herramienta que te puede ayudar a corregir tus Saldos Administrativos. Verificando todos los pagos que hayas tenido y que no se hayan actualizado. Se puede elegir las siguientes opciones para la actualización: Saldos Administrativos Cuentas por Cobrar. Facturas a revisión y cobro. Actualiza Comisión Agencia de Facturas no Aplicadas Actualiza Cuentas de Facturas no Aplicadas Nota: Ésta opción sólo deberás ejecutarla si el personal de Soporte MIG te lo indica. Fig. 1 Al final de la ejecución aparecerá un mensaje de que dicho proceso se realizo correctamente. Fig. 2 -o- p173

175 CONTABILIDAD SELECCIONAR PERIODO ACCESO : Menú Contabilidad / Seleccionar Período Definición: En este rubro puedes moverte a diversos períodos contables de la sucursal a la que ingresaste, si necesitas hacer modificaciones contables de un período ya cerrado aquí podrás seleccionar el período contable y te enviará directamente hacia la captura de la póliza, ya que no puedes hacer movimientos operativos, como son facturas, Notas de Crédito, Caja etc. solo podrás afectar el mes cerrado con póliza contable. Pantalla de selección: Fig. 1 -o- p174

176 CATÁLOGO DE CUENTAS ACCESO: Menú Contabilidad / Catálogo de Cuentas Definición: El sistema ICAAV-win requiere que definas previamente el catálogo de cuentas que aplicará para tu empresa, éste debe tener las siguientes características: Las cuentas de mayor y subcuentas deben ser de acuerdo a los niveles previamente establecidos dentro de la configuración del sistema. Pantalla de captura: Fig. 1 El nivel de Cuentas sugerido es el siguiente (Para registrar las cuentas): Dígito inicial sugerido Nombre de la Cuenta 1 Activo 2 Pasivo 3 Capital 4 Resultado - Acreedoras 5 6 Resultado - Deudoras 7 8 Cuenta de Orden 9 Tabla 1 CUENTAS DE DETALLE: Pueden ser afectadas a través de las pólizas, generalmente corresponden a los niveles de auxiliares y es a través de ellas como se van afectando los niveles superiores. p175

177 CUENTAS ACUMULABLES: No se ven afectadas por movimientos de las pólizas, sino que se actualizan automáticamente de acuerdo a los movimientos que se efectúan en las cuentas que dependen de ellas. Generalmente las cuentas de mayor son definidas como cuentas acumulativas. Notas: *Recuerda que si manejas Cuentas bancarias en dólares, tendrás que dar de alta la cuenta de dólares y posteriormente la cuenta complementaria para este banco y asignársela. *Deberás asignar una cuenta que lleve por nombre "DIFERENCIA EN REDONDEO. Ejemplo: Para dar de alta una cuenta, selecciona el icono nuevo (Fig. 2), posteriormente dirigete al área de Cuenta, dónde indica el Número de Cuenta, introduce la cuenta nueva; guiandote por el nivel de cuenta sugerido (Ver tabla 1) Fig. 2 Fig. 3 A) Número de cuenta. Área donde se introduce un nuevo número de cuenta. B) Nombre de la Cuenta. Se especifica el nombre de la cuenta (Activo, pasivo, etc.) C) Tipo: Se selecciona el tipo de cuenta (Detalle, Acumulable). Una vez que se introdujeron los datos correctamente. Se presiona el botón guardar pantalla (Fig. 4) para corroborar que la operación se llevo con éxito., se visualizará una p176

178 Fig. 4 Volver al Principio de la Página -o- p177

179 PÓLIZAS CAPTURA / CONSULTA ACCESO: Menú Contabilidad / Pólizas / Captura consulta Definición: Esta opción te permite agregar, consultar, o cancelar una póliza que contenga movimientos contables para que posteriormente estos movimientos se afecten automáticamente en los auxiliares de las respectivas cuentas. Pantalla de captura: Campos que afecta: Fig. 1 (A) Tipo: Asigna el tipo de póliza que vas a generar de acuerdo a la personalización del sistema. (B) Tipo de cambio: Si vas a generar movimientos contables en dólares, deberás asignarle el tipo de cambio del día del movimiento. (C) Referencia: Referencia que llevará la póliza. (D) Fecha: Fecha de captura de la póliza a ingresar. (E) Concepto: Concepto de los movimientos contables a realizar. (F) No. de Cuenta Contable: Cuenta contable que se va a afectar. (G) Serie: Si afectas cuentas contables de clientes o proveedores (En este caso BSP) tendrás que asignar un número de documento para afectar el movimiento, ya que de lo contrario rechazará el movimiento contable. (H) + Este simbolo se utiliza para agregar un nuevo registro. ( I ) - Se emplea para quitar registros. (J) Cód. Aplicación: Muestra el Código de aplicación que se requiere. Al dar docle clic se despliega el listado de los Códigos de Aplicación existentes y selecciona el adecuado, Los códigos se visualizan a nivel detalle dentro de la póliza. Al introducir los datos correctamente, se guarda (Dar clic en el icono guardar) que se le atribuye que la operación se ha llevado a cabo correctamente. y aparecerá un mensaje, p178

180 Fig. 2 Pantalla de Consulta Para la opción de consulta, se elige el icono situado el parte superior izquierda (Fig. 3). Al dar clic izquierdo con el botón del mouse, se desplegará una lista de pólizas Lista de Pólizas Fig. 3 Fig Visualiza una lista de pólizas almacenadas, que contiene la siguiente información: Sucursal, Tipo, No. de póliza, fecha, concepto, estatus. Criterios de Consulta. p179

181 2. Rango de Fechas. Dentro del área de Criterios se debe especificar un rango de Fechas en el cual, se localiza la Poliza a consultar. 3. Póliza. En el primer recuadro se introduce el Tipo y posteriormente el número de Poliza que se requiere. 4. Consultar. Una vez definida el Tipo y Número de Póliza se presiona el botón "Consultar" para poder accesar a la información. 5. Actualizar Datos. Refresca o Actualiza los datos visualizados en el area de consulta. 6. Salir. Sale de la ventana activa. Volver al Principio de la Página Preguntas frecuentes. CÓMO CANCELO UNA POLIZA PREVIAMENTE CAPTURADA? Mientras la póliza no esta aplicada contablemente, podrás cancelar el movimiento haciendo un clic en el botón que se encuentra en la barra de herramientas, en caso contrario tendrás que desaplicar primero la póliza para poder cancelarla. CÓMO MODIFICO UNA PÓLIZA PREVIAMENTE CAPTURADA? Mientras la póliza no esta aplicada contablemente podrás modificarla haciendo clic en el botón que se encuentra en la barra de herramientas, en caso contrario tendrás que desaplicarla para poder modificarla. CÓMO DESPLIEGO LAS PÓLIZAS QUE HE CAPTURADO? Podrás desplegar el listado de pólizas haciendo clic en el botón herramientas. que se encuentra en la barra de CÓMO IMPRIMO UNA POLIZA CAPTURADA? Podrás imprimir tu póliza haciendo clic en el botón que se encuentra en la barra de herramientas Volver al Principio de la Página -o- p180

182 PREVIO ACCESO: Menú Contabilidad / Pólizas / Previo Definición: Este módulo te permite visualizar un previo de pólizas, generadas por el sistema con movimientos que nos estén contabilizados dentro de un rango de fechas, antes de su generación y aplicación contable. Pantalla previa: Fig. 1 Campos de criterio: Tipo de póliza. Selecciona la póliza previa que quieres visualizar, el sistema te permite visualizar: Póliza de anticipos. Póliza de caja. Póliza de cancelación de ventas. Póliza de cheques. Póliza de ventas. Fechas: Selecciona el rango de fechas, para mostrar la información correspondiente a la póliza. Al seleccionar los criterios que requiera el usuario, dar clic con el botón izquierdo del mouse a la opción Previo para poder visualizar la información. -o- p181

183 GENERACIÓN ACCESO: Menú Contabilidad / Pólizas / Generación Definición: Este módulo te permite preparar tus pólizas, para su posterior contabilización (Aplicación contable), ya que el sistema por si sólo no las genera. Pantalla de generación de pólizas: Fig. 1 Nota: La generación de pólizas solo será para el mes activo contable, no podrás generar pólizas de un mes posterior sin antes haber cerrado el anterior. -o- p182

184 APLICACIÓN ACCESO: Menú Contabilidad / Pólizas / Aplicación Definición: La aplicación de pólizas te permite contabilizar todos los movimientos que se generaron durante el periodo de mes activo. Este módulo registrará todos los cargos y abonos a las cuentas correspondientes. Pantalla de aplicación: Criterios: Puedes aplicar de dos formas: Por módulo. Al seleccionar esta opción, Las pólizas se aplican a los siguientes módulos: Pólizas de Venta, Pólizas de Cancelación de Ventas, Pólizas de Anticipos, Pólizas de Cheques, Pólizas de Caja, Pólizas Contables. Por póliza. Visualiza en un listado las pólizas con estatus de "No Aplicada", para realizar la operación de aplicación, dar clic a la póliza que deseas con el fin de ser aplicada. -o- p183

185 DESAPLICACIÓN ACCESO: Menú Contabilidad / Pólizas /Desaplicación Definición: La desaplicación de pólizas eliminará todos los movimientos de cargos y abonos de las cuentas contabilizadas correspondientes al mes activo, dejándolo en status inicial. Criterios: Puedes desaplicar de dos formas: Por módulo: Puedes desaplicar un módulo específico solamente, sin necesidad de desaplicar todo lo contabilizado. Por póliza: Puedes desaplicar por tipo de póliza o una póliza especifica, recuerda que si desaplicas por póliza, se cancelará la póliza y creará una nueva. Fig. 1 -o- p184

186 SUMARIZACIÓN ACCESO: Menú Contabilidad / Pólizas /Sumarización Definición: Detecta la diferencia en cada póliza cuando no te permite cerrar un mes, es decir, si el mes no cuadra (póliza) por medio de esta pantalla puedes verificar el motivo. Visualiza las pólizas que estan descuadradas y que estan aplicadas, y permite hacer un cierre contable. Fig. 1 -o- p185

187 CHEQUES MANTENIMIENTO ACCESO: Menú Contabilidad / Cheques / Mantenimiento Definición: Esta opción permite capturar los cheques que emitas hacia tus proveedores u otros gastos, permitiéndo contabilizarlos (No aplicarlos contablemente) en ese o cualquier momento. Pantalla de captura: Fig. 1 Campos que afecta: Moneda: Tipo de moneda del movimiento. Tipo de cambio: Tipo de cambio del día. Se configura al inicio de la sesión de ICAAV-win Fecha de captura: Fecha de captura del documento. Fecha de emisión: Fecha en que se emite el documento. Cuenta Bancaria: Cuenta bancaria a la que pertenece el cheque que se va a elaborar, de acuerdo a como lo tengas configurado en Configuración / Cuentas bancarias. Beneficiario: Nombre del beneficiario al que se le expedirá el documento. Importe: Importe del documento. Concepto: Concepto del movimiento a realizar. Leyenda: Leyenda que se imprimirá como referencia al cliente. Cuenta contable: Cuentas Contables del movimiento. p186

188 Preguntas frecuentes. Cómo guardo un cheque capturado? Selecciona la opción de guardar o con la tecla F9. Cómo imprimo un cheque capturado? Selecciona la opción de imprimir o desde el módulo: menú Contabilidad / Cheques / Impresión. Como reimprimo un cheque capturado? Selecciona el cheque con la opción de la barra de herramientas y posteriormente Selecciona la opción de imprimir -o- p187

189 IMPRESIÓN ACCESO: Menú Contabilidad / Cheques / Impresión Definición: Si capturaste cheques y los guardaste, en esta opción los podrás imprimir, asignándo el número de cheque consecutivo de cada documento. Pantalla de impresión: Fig. 1 Criterios: Cuenta bancaria: Elige de todas las cuentas bancarias (Que se muestran en la pantalla) que tienes asignadas para la sucursal, que tipo de cuenta es la que tiene los cheques pendientes de imprimir. Cheque inicial: Captura el número de folio consecutivo para cada cheque. -o- p188

190 REPORTES REPORTES BASE Reportes ACCESO: menú Contabilidad / Cheques / Reportes/Reportes Base Definición: Este reporte te muestra un listado de los movimientos de cheques que has tenido en un rango de fechas. Criterios: 1. Cheques por Expedir: Muestra todos los cheques que guardaste y no has impreso. 2. Cheques Expedidos: Muestra un listado de todos los cheque que has emitido. 3. Diarios de Egresos: Muestra tu diario de egresos de acuerdo al rango que solicites. 4. Tipo de moneda: Visualiza los movimientos de acuerdo a la moneda que hayas elegido, ya sea M.N., USD, o todas. 5. Cuentas bancarias: Selecciona una cuenta bancaria de la cual desees saber información. 6. Rango de fechas: Proporciona el rango de fechas del cual quieres obtener la información. Fig. 1 Una vez elegido los criterios requeridos, al dar clic en aceptar se visualizara una pantalla que contiene la siguiente información (Ver Fig. 2 ): Número de registro. Número de cheque. Moneda. T.C. Fecha de emisión. Beneficiario. p189

191 Importe Concepto. Codificado o Aplicado, según sea el caso. Fig. 2 -o- p190

192 REPORTE DE CHEQUES POR BENEFICIARIO Reportes ACCESO: menú Contabilidad / Cheques / Reportes/Reporte de Cheques por Beneficiario Definición: Este reporte te muestra un listado de los movimientos de cheques por beneficiario, definiendo un rango de fechas. Criterios: 1. Beneficiarios. Muestra un listado de Beneficiarios. 2. Seleccionar todo. Esta opción se elije para seleccionar automaticamente todos los beneficiarios. 3. Fechas. Se elije un rango de fechas a visualizar. Fig. 1 Una vez elegido los criterios requeridos, al dar clic en aceptar, se visualizará una pantalla que contiene la siguiente información (Ver Fig. 2 ): Número. Concepto. Fecha Captura Fecha Emisión Importe. p191

193 Fig. 2 -o- p192

194 REPORTES AUXILIARES ACCESO: Menú Contabilidad / Reportes/ Auxiliares Definición: El módulo de "Reportes Auxiliares" expide los auxiliares de las Cuentas de tu catálogo, en el período que determines. Criterios de Selección: 1. Rango de cuentas. Se selecciona un rango de Cuentas a visualizar en el reporte. 2. Pólizas. Al dar clic en el botón muestra una lista de pólizas a elegir, o bien, se puede seleccionar la opción "Todas". 3. Cuentas con saldo cero. Al seleccionar esta opción, se incluyen en el reporte todas las cuentas con saldo cero. 4. Sumarización. Muestra la sumatoria por referencia. 5. Niveles. Muestra el número de niveles de la cuenta, por ejemplo el número de cuenta es , por lo que le corresponden 3 niveles. 6. Período. Muestra las fechas a seleccionar ( Elegir un rango). 7. Consolidado. Muestra los datos en forma consolidada de todas tus sucursales. 8. Por sucursal. Visualiza la información por Sucursal. Fig. 1 Este reporte te ofrece información de los siguientes registros: Tipo Número de póliza Sucursal p193

195 Fecha Serie Número de documento Referencia Concepto movimiento Cargos Abonos Saldo Y la pantalla a visualizar es de la siguiente forma (Fig. 2): Fig. 2 Volver al Principio de la Página -o- p194

196 DIARIO GENERAL ACCESO: Menú Contabilidad / Reportes/ Diario General Definición: Este listado permite obtener el detalle de todas las pólizas solicitadas, agrupándolas por tipos de póliza. Pantalla de Selección (Ver Fig. 1) 1. Rango de Cuentas: Anota en este campo la cuenta que deseas seleccionar para que aparezca el rango de cuentas al que pertenece. 2. Período: Rango de fechas que requieres obtener el Auxiliar. 3. Pólizas: Tipo de póliza de la cual quieres obtener el Auxiliar. 4. Niveles: Selecciona el nivel de cuentas de auxiliar. 5. Consolidado: Te muestra los datos en forma consolidada de todas tus sucursales. 6. Saldo Cero. Al seleccionar esta opción se incluyen cuentas con saldo cero en el reporte de Diario general. Nota: Los datos deberán solicitarse por Consolidado. Fig. 1 Este reporte te ofrece los siguientes registros: Póliza Número de cuenta Nombre de la cuenta Tipo de documento Referencia Concepto del movimiento p195

197 Cargo Abono Fig. 2 -o- p196

198 BALANZA DE COMPROBACIÓN ACCESO: Menú Contabilidad / Reportes/ Balanza de Comprobación Definición: Muestra en la pantalla, la balanza de comprobación del período de trabajo seleccionado, a fin de corroborar todas las cuentas, movimientos y saldos. Pantalla de Selección. Criterios: 1. Rango de cuentas: Anota en este campo la cuenta que deseas seleccionar para que aparezca el rango de cuentas al que pertenece. 2. Período: Rango de fechas del cual quieres obtener la Balanza de Comprobación. 3. Pólizas: Tipo de póliza de la cual quieres obtener el auxiliar. 4. Niveles: Selecciona el nivel de cuentas de auxiliar. 5. Consolidado: Te muestra los datos en forma consolidada de todas tus sucursales. 6. Saldo Cero. Al seleccionar esta opción se incluyen cuentas con saldo cero en el reporte de Diario general. Nota: Los datos deberán solicitarse por Consolidado. Si el saldo final se presenta en números positivos, significa que el saldo de la cuenta es deudor (de naturaleza deudora) y si se presenta en números negativos, el saldo será acreedor (cuenta de naturaleza acreedora). Este reporte te ofrece la siguiente información (Fig. 2): Fig. 1 Número de cuenta Nombre de la cuenta p197

199 Saldo inicial Cargos Abonos Saldo final Fig. 2 -o- p198

200 LIBRO MAYOR ACCESO: Menú Contabilidad / Reportes/ Libro Mayor Definición: Este reporte, te permite listar los saldos y afectaciones efectuadas a cada una de las cuentas en un mes o varios meses hasta llegar a un año. Pantalla de Selección (Ver Fig. 1) 1. Rango de cuentas: Anota en este campo la cuenta que deseas seleccionar para que aparezca el rango de cuentas al que pertenece. 2. Período: Rango de fechas del cual quieres obtener el auxiliar. 3. Pólizas: Tipo de póliza de la cual quieres obtener el auxiliar. 4. Niveles: Selecciona el nivel de cuentas de auxiliar. 5. Consolidado: Te muestra los datos en forma consolidada de todas tus sucursales. 6. Saldo Cero. Al seleccionar esta opción se incluyen cuentas con saldo cero en el reporte de Diario general. Nota: Los datos deberán solicitarse por Consolidado. Fig. 1 Este reporte te ofrece los siguientes registros (Fig. 2): Cuenta Mes Saldo anterior Cargos Abonos Saldo actual p199

201 Fig. 2 -o- p200

202 ESTADOS FINANCIEROS CONSULTA ACCESO: Menú Contabilidad / Estados Financieros/ Consulta Definición: Esta opción te permite consultar los reportes de Balance y de resultados creados en el modulo de Diseño (Ver Diseño de Estados Financieros) Al dar clic en Abrir creado. se visualizará la siguiente pantalla (Fig. 1) mostrando los diseños que hayamos Fig. 1 Α. Selección. Esta ventana muestra los estados financieros y de balance creados en el area de diseño. Β. Forma. Es la forma en la que se visualizará el Balance.. Reporte. Muestra las cuentas en forma tabular.. Cuenta. Se visualiza de forma horizontal. C. Activo. Esta casilla se activa, cuando la forma es seleccionada como tipo Cuenta, con las siguientes opciones:. Línea inicial. Donde empezará a visualizarse las cuentas de activo.. Línea final. Donde terminará de visualizarse las cuentas de activo. D. Pasivo. Se activa, cuando la forma es seleccionada como Cuenta, y tiene las siguientes opciones:. Línea inicial. Donde empezará a visualizarse las cuentas de pasivo. p201

203 . Línea final. Donde terminará de visualizarse las cuentas de pasivo. Después, seleccionar la información requerida (Fig. 2) Fig. 2 A) Acumulado. Muestra ya sea Balance General o Edo. de Resultados o Relación Analítica de Gastos, de forma acumulada es decir, toda la información hasta la fecha que se eligió. B) Mensual. Muestra la opción a consultar (Balance General, Edo. de Resultados, relación Analítica de gastos de Instalación)de forma mensual. C) Mes. Se selecciona el mes que se desee mostrar. D) Sucursal. Muestra información por Sucursal. E) Consolidado. Muestra información consolidada de todas las sucursales. F) Año. Muestra el año a elegir Al final del proceso, se mostrará una ventana con la siguiente información (Fig. 3), en este caso se selecciono en forma de cuenta. Para mostrar de lado izquierdo los Activos, y del otro extremo el pasivo. Fig. 3 p202

204 Preguntas frecuentes. Cómo puedo sacar un estado Financiero que cree previamente? Selecciona el botón de abrir y selecciona el reporte de estado financiero que hayas creado. Volver al Principio de la Página -o- p203

205 DISEÑO ACCESO: Menú Contabilidad / Estados Financieros/ Diseño Definición: Esta opción te permite crear: Estado de resultados: Refleja el importe de la utilidad neta obtenida por la empresa en un determinado período de tiempo. Balance General: Obtendrás un reporte de Balance General o estado de situación financiera de la empresa. Pantalla de Diseño: Campos que Afecta: A. Cuentas: Selecciona en el recuadro de la derecha, para realizar esta elección dar clic con el botón izquierdo del mouse y se visualizará un simbolo, dicha elección se muestra en el diseño de Estado Financiero. B. Columna: Selecciona la columna y ubicación, donde quieres que aparezca el resultado de la Cuenta Contable. C. Ubicación. Al diseñar los estados financieros, esta opción, va ubicando la posición en que te encuentras (Dentro del cuadro de diseño). D. Ver cuentas de: Dependiendo del reporte que estés diseñando te mostrará las cuentas de Resultados o Balance. E. Período: Si necesitas ver los resultados de un período mientras los éstas diseñando, selecciona un mes que este cerrado y año. F. Nombre del Estado Financiero: Al terminar de diseñar tu estado financiero, deberás asignarle un nombre a tu documento. p204

206 Preguntas frecuentes. Cómo realizo una suma en mi estado financiero? Selecciona los renglones a sumar y después presiona el botón Cómo le agrego títulos a mi Estado Financiero? Selecciona el renglón (1, 2,3 etc.) donde deseas que aparezca el título y presiona el botón insertar posteriormente, sólo escribe el título que desea. Cómo puedo insertar un renglón en mi Estado Financiero? de Selecciona el renglón (1, 2, 3, etc.) donde deseas insertar el renglón y presiona el botón Cómo puedo eliminar un renglón en mi Estado Financiero? de insertar. Selecciona el renglón que deseas eliminar y presiona el botón Cómo puedo importar mi Estado Financiero a Excel? de eliminar. Selecciona el botón de importar a Excel. Cómo elimino un Estado Financiero Previamente creado? Ir al Menú Contabilidad / Estados financieros /Diseño, se visualizará la pantalla de Diseño, posteriormente seleccionar el icono Abrir Se mostrará una lista de Estados financieros, elegir con el botón izquierdo del mouse cual quieres eliminar, luego seleccionar, el icono borrar para efectuar el eliminado del Estado Financiero. Volver al Principio de la Página -o- p205

207 CIERRE MENSUAL ACCESO: Menú Contabilidad / Cierre mensual Definición: Este proceso cierra un mes contablemente, y transporta el catálogo de cuentas integro, convirtiendo los saldos finales como iniciales de cada una de las cuentas, así garantiza la continuidad del catálogo de cuentas y sus acumulados. Fig. 1 Notas: Si el mes que esta cerrando, es el mes de cierre fiscal, el sistema te solicitará una cuenta de resultado del ejercicio, e inicializará tus cuentas de Gastos e Ingresos. Al finalizar este proceso, podrás cambiar de período, por medio de Menú Contabilidad / Seleccionar periodo. -o- p206

208 PRESUPUESTOS ACCESO: Menú Contabilidad / Presupuestos Definición: Esta opción se encarga de controlar las Cuentas Contables de Ingresos y Egresos de la empresa (Presupuesto), tomando como punto de partida el saldo contable actual de la cuenta y sólo es presupuestada en la sucursal que se seleccione para realizar el proceso. Podemos realizar el presupuesto de dos formas: 1. Escribir directamente en la columna la "cantidad presupuestada" el monto calculado que vamos a tener de pérdida o ganancia por cada una de las cuentas. 2. En la columna (+/-) seleccionar el "operador" de acuerdo a como estimemos si vamos a tener pérdida o ganancia en una cuenta y asignándole el porcentaje estimado. Fig. 1 Presupuestos Opciones: 1. Sucursal: Esta opción permite seleccionar la Sucursal que se requiera presupuestar al acceder por Corporativo, de lo contrario sólo muestra en la lista dicha sucursal. 2. Catálogo de Cuentas: Muestra el número de Cuenta y su descripción correspondiente, Las cuentas que se pueden presupuestar son las Cuentas de Resultados (4,5,6,7) 3. Operación a realizar: Las opciones que muestra son las siguientes: α. Capturar Presupuestos. β. Año Actual vs. Presupuesto. χ. Año Anterior vs. Año Actual. 4. Recuperar Cuentas: Muestra las Cuentas Contables visualizándolas en el área de Catálogo de Cuentas. 5. Presupuestadas: Visualiza únicamente las Cuentas Contables que han sido presupuestadas. p207

209 6. Búsqueda: Al seleccionar dicho botón muestra una lista visualizando el número de Cuenta y su descripción, dar clic en la opción que requerimos. 7. Act Cant. Presupuestada. Con esta opción se puede observar un estimado del presupuesto, es decir una proyección al introducir diversas cantidades, se utiliza como sigue: α. Introducir los datos en la columna Operador y Porcentaje, la información que se obtiene se visualiza en la columna Total. β. Al estar de acuerdo con las cantidades del presupuesto, dar clic en el botón Act Cant Presupuestada. χ. La información se trasladar a la segunda columna: Cantidad Presupuestada, para almacenar dicha información seleccionar guardar Procedimiento para crear un Presupuesto: 1. Presionar el botón de "Recuperar cuentas" 2. Seleccionar del catálogo de cuentas, la cuenta a presupuestar. 3. Ingresar en la columna "Cantidad Presupuestada" el monto presupuestado o bien, en la columna operador y porcentaje, ingresar el tipo de presupuesto a realizar (si es pérdida "-" si es ganancia "+" ) y el porcentaje calculado. 4. Una vez ingresada las cantidades oprimir botón 5. Con la opción guardar (Barra de herramientas) se almacena los cambios. El sistema, nos muestra una comparativa de la cuenta del saldo actual con la cantidad presupuestada, también nos muestra una comparativa del año actual contra el año anterior mostrándonos un margen de lo presupuestado y lo que llevamos realmente. Conceptos Básicos: Presupuestos. Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. -o- p208

210 TRASLADO DE SALDOS ACCESO: Menú Contabilidad / Traslado de saldos Definición. Este módulo te permite realizar la actualización de saldos, en los casos que se hayan modificado movimientos en períodos anteriores al actual. Este proceso afecta los movimientos contra los saldos del período y este nuevo saldo lo traspasa en los siguientes períodos hasta el actual. Si eliges este módulo aparecerá una ventana (Fig. 1), donde debes elegir desde que, hasta que período quieres actualizar. Fig. 1 Cuando se elige el período correcto, y dar clic en aceptar, visualizará un mensaje en donde explique que el traslado se realizo correctamente: Fig. 2 -o- p209

211 ACTUALIZACIÓN DE SALDOS ACCESO: Menú Contabilidad / Actualización de saldos Definición: Este módulo te permite realizar la actualización de saldos en los casos que se hayan modificado movimientos en periodos anteriores al actual. Fig. 1 Cuando los saldos se actualizan correctamente se visualizará una pantalla explicando la correción de la operación. Fig. 2 -o- p210

212 CONFIGURACION PERSONALIZACIÓN ACCESO: Menú Configuración / Personalización Definición: En esta opción se va a configurar la forma en que vamos a trabajar con el sistema ICAAV WIN, mostrándonos varias pestañas de configuración (Fig. 1). Ventana de Datos Generales: Fig. 1 Fig Datos de la empresa. En esta área, se registran los datos de la empresa. 2. Configuración Regional. Esta opción modifica, interfase, impuestos, redondeo de cifras, y otras funcionalidades propias del país. Ventana de Facturación: p211

213 Fig Inventario de Boletos en línea: Si la Agencia de viajes trabaja con inventario de boletos esta opción debe estar activa (si) 2. Nota para Factura: Nota para los clientes impresa en el documento. 3. Descuentos A: Aplica descuentos a clientes. 4. Tipo de descuento aplicable: Tasa cero / tasa local / tasa servicio. 5. Limite de Crédito: Esta opción mejorada ahora permite elegir cualquiera de las siguientes opciones: Desactivado. Al seleccionar no muestra mensaje al facturar al cliente. Mensaje si rebasa. Al activar esta opción muestra un mensaje cuando se factura un cliente al rebasar el limite de crédito No permite Facturar. Con esta opción al querer facturar al cliente y este ya rebaso el limite de crédito no permite facturar. 6. Comisiones. Esta opción, Aplica comisiones desde convenios Ventana de CxC y CxP p212

214 Fig. 4 Campos que afecta: Días de vencimiento: Días que aplican al documento después de la fecha de vencimiento tanto a CxC como CxP Nota: cuando se seleccionan más de tres periodos de vencimientos en facturas por cobrar, la impresión saldrá de forma horizontal, de lo contrario saldrá de forma vertical. Ventana de Misceláneo Campos que afecta: Fig. 5 A. Leyenda para cheques: Leyenda que se imprimirá al expedir el documento cheque. B. Número de movimientos por cheque: Número de partidas de cargos y abonos que permite la póliza de cheque. p213

215 C. Redondear: El sistema permite trabajar con decimales, aquí configura el número de decimales con el cual el sistema trabajara. D. Mes de cierre fiscal: Mes en el cual se efectuará el cierre fiscal. E. Tolerancia a pago de comisiones: Permite un límite de tolerancia de liquidación de Documentos para el pago de comisiones. F. Desglose por factura: Al seleccionar esta opción muestra en el reporte (Contablidad/Poliza/Previo) el desglose por factura de las cuentas contables de ingresos, solo en el tipo de poliza de Venta y Cancelación de ventas. G. Manejo de Códigos de Aplicación: Se habilita unicamente cuando la Agencia de Viajes utiliza el Código de Aplicación. Ventana de Contabilidad Campos que Afecta: Fig Número de dígitos por nivel de cuenta: El sistema permite manejar hasta 9 niveles de cuentas, configure el que más se adapte a sus necesidades de crecimiento. 2. En captura de cuentas: En esta opción introduce la mascara de cuenta, y para separar selecciona la opción "Separar Cuentas con Guión" 3. Cuentas que inicien con: Las cuentas pueden iniciar como Acreedora o Deudora, según sea la opción. 4. Tipos de póliza: El sistema maneja nueve tipos de póliza que no pueden ser alteradas. PI: Póliza de ingresos. PV: Póliza de ventas. CH: Póliza de cheques. CA: Póliza de caja. PD: Póliza de diario. PE: Póliza de egresos. p214

216 PX: Póliza de ajustes. PA: Póliza de Anticipos. PC: Póliza de cancelación de ventas. El usuario puede dar de alta tres tipos de pólizas diferentes a estas. 5. Cuentas especiales: El sistema necesitará de Cuentas de mayor para el buen funcionamiento contable. Son las cuentas de mayor de clientes, Líneas Aéreas, Anticipos y Depósitos, Bancos, de Cajas, y las subcuentas de descuento e IVA por pagar. Volver al Principio de la Página -o- p215

217 CUENTAS BANCARIAS ACCESO: Menú Configuración / Cuentas Bancarias. Definición: En este módulo deben de definirse todas las cuentas de cheques que va a utilizar el sistema ICAAV WIN, si tiene Cuentas en dólares, deberá asignar primeramente en su catálogo de cuentas, las cuentas de bancos en dólares con su respectiva Cuenta Complementaria. Pantalla de Captura: Fig Número. Se asigna por cada número de cuenta, (Ver Fig. 1) En listado de cuentas bancarias, a la izquierda. 2. Sucursal No. La sucursal a la cual pertenece el banco. 3. No. Requisición. Número de requerimiento con el cual ha sido solicitado el cheque. 4. Formato de Impresión. Formato con el cual saldrá impreso el cheque. 5. Número de Cuenta Contable. Cuenta contable correspondiente al banco. 6. Número de Cuenta complementaria. Cuenta Complementaria asignada a la Cuenta de auxiliar de bancos dólares. 7. Clave. La clave, la establece el sistema. 8. Nombre de la institución Bancaria. Indica el nombre de la Institución Bancaria. 9. Nombre de la cuenta. Muestra el nombre de la cuenta. 10. Tipo de cuenta. De moneda con la cual se manejara la chequera (Dólares / MN.) Volver al Principio de la Página -o- p216

218 UTILERIAS PERMISOS ACCESO: Menú Utilerías / Permisos Definición: Esta opción, te permite restringir u otorgar derechos a tus usuarios sobre ciertos módulos del sistema. También podrás restringir los accesos a las Sucursales y Corporativos que componen tu agencia. Pantalla de derechos: Fig. 1 Cómo doy acceso a mis usuarios de cada Sucursal? Deberás seleccionar al/los usuario(s) primeramente, después elige la sucursal a la cual va a tener derecho ese usuario, posteriormente selecciona los módulos a los cuales, de acuerdo a su puesto tendrá derecho como usuario. Guarda con el botón que esta en la barra de herramientas, y continúa haciéndolo con todos los usuarios. Para corroborar que el usuario se almaceno correctamente, el sistema mandara el siguiente mensaje: p217

219 Fig. 2 Nota: Recuerda que deberás tener un Usuario Supervisor, que tendrá derecho a todos los módulos y sucursales que tengas dado de alta en tu sistema, ya que si no lo tienes, posteriormente tendrás problemas para acceder al sistema y cambiar datos de configuración. Volver al Principio de la Página -o- p218

220 USUARIOS ACCESO: Menú Utilerías / Usuarios Definición: En este Módulo podrás dar de alta a todos los usuarios que tendrán derecho a entrar al sistema, con su clave de acceso y password y al grupo que pertenecen. Pantalla de Captura: Fig Buscar por: Dentro de este campo se realiza la búsqueda de los usuarios registrados, se puede hacer por medio de las dos opciones situadas a la derecha (Ver Fig.1) como son: Login y Nombre de usuario. 2. Área de registro: En esta área se almacena los usuarios registrados. 3. Login: Indica el login con el cual se firmará el usuario, pueden ser números o letras o combinación de ambas. 4. Password: Indica el password o la palabra secreta con la que se firmará el usuario (el sistema, lo indica en asteriscos "*") 5. Nombre: Nombre del usuario al que pertenece el login y el password que estás ingresando. 6. Grupo: Grupo de trabajo al que pertenece el usuario a ingresar. (Puedes poner el departamento al cual pertenece ese usuario). p219

221 -o- p220

222 GRUPOS DE TRABAJO ACCESO: Menú Utilerías / Grupos de Trabajo Definición: Este módulo consiste, en dar de alta a todos los departamentos o grupos que trabajarán con ICAAV-Win. Estos grupos los integrarán los usuarios que pertenecen a cada departamento de tu empresa. 1. Buscar por: Dentro de este campo se realiza la búsqueda de los Catálogo de Grupos que esten registrados. 2. Área de registro: Visualiza los Catálogos de Grupos que están registrados. 3. Nombre: Nombre del departamento o grupo que deseas dar de alta. 4. Descripción: Nombre que identificará al Grupo. Preguntas frecuentes. Cómo doy de alta los departamentos o Grupos de Trabajo? p221

223 Deberás seleccionar la opción nuevo, después escribe el Nombre del departamento o Grupo de Trabajo que estas registrando para después anotar su descripción. Graba con el botón que esta en la barra de herramientas, y continúa registrando los departamento o grupos de trabajo que requieras dar de alta. -o- p222

224 ANÁLISIS DE INFORMACIÓN ACCESO: Menú Utilerías / Análisis de Información Definición: Más que un módulo, es una herramienta, que nos ayuda a verificar Cuentas por Cobrar con contabilidad. Esta información deberá ser la misma en ambos lados. Si llegará a ver alguna diferencia, la podrás checar dando doble clic en el registro que desea consultar. La información, la podrás consultar de manera global, por cuenta de cliente o por documento facturado. Pantalla de consulta: Fig Parámetros generales. Elige la fecha que se desee consultar. 2. Cliente. Dentro de este parámetro existen dos opciones ya sea que seleccione "Todos" los clientes o elegir un cliente especifico. 3. CxC vs. Contabilidad. Visualiza la información de Cuentas x Cobrar y Contabilidad. 4. Global. Al elegir esta opción sólo visualiza la información del Número de Cuenta, Saldo Administrativo, Saldo Contable y Diferencia. 5. Por Documento. Muestra información sobre: Serie, Documento, Sucursal, No. de cuenta, Saldo administrativo, Saldo Contable y Diferencia. Preguntas frecuentes. Cómo realizo una consulta? Selecciona el tipo de consulta que quieres realizar (por documento o Global), posteriormente presiona el p223

225 botón de Analizar. Volver al Principio de la Página -o- p224

226 CAPTURA INICIAL CxC ACCESO: Menú Utilerías / Captura Inicial CXC Definición: Al iniciar operaciones tendrás que cargar todas y cada una de tus Cuentas por Cobrar que tengas pendientes en tu sistema anterior. Pantalla de captura: Fig. 1 Descripción de Campos. 1. Clave Cliente. Ingresa la clave del cliente al que pertenece el documento. 2. Nombre Cliente. Muestra el nombre del Cliente. 3. No. de Cuenta. Visualiza el número de Cuenta. 4. Corporativo. Ver Catálogo de Corporativo 5. Vendedor. Ingresa la clave del Vendedor que realizó la venta. 6. Centro de Costo. Si el cliente maneja Centros de Costo Ingresa aquí a cual pertenece. 7. Departamento. Dependiendo el centro de costos que elijas asígnale el departamento que pertenece a este centro de costos. 8. Fac/D.S. Asigna serie y número de documento pendiente en tu antigüedad de saldos. 9. Fecha Emisiòn. Captura la fecha en que se emitió el documento. 10. Fecha Ven. Captura la fecha de vencimiento del documento. 11. Saldo. Introduce el Saldo de la Cuenta por Cobrar. -o- p225

227 CAPTURA PÓLIZA SALDOS INICIALES ACCESO: Menú Utilerías / Captura Póliza Saldos Iniciales Definición: Cuando vas a iniciar operaciones con el sistema ICAAV-Win, necesitas capturar una póliza de saldos iniciales, para el mes actual contable. Esta póliza determina el inicio del ejercicio dentro del programa, así tomará como referencia los saldos iniciales de tus cuentas contables para el periodo actual. Descripción de campos. Fig Póliza. En este campo se ingresa el tipo de póliza (Dar clic derecho del mouse), y se mostrará un listado de los tipos de póliza existentes. 2. T. Cambio. Muestra la moneda de Tipo de Cambio. (Se configura al iniciar sesión del Sistema ICAAV-win) 3. Referencia. Definir la referencia de la póliza. 4. Concepto. Definir el concepto de la póliza. 5. Fecha. Introduce la fecha correspondiente. 6. Exportar. Su función es generar los movimientos de la póliza a un archivo texto. 7. Importar. Importa los movimientos de la póliza desde un archivo texto. 8. Movimientos contables. Visualiza los movimientos contables que se van generando. 9. Por Aplicar. Importe por aplicar. 10. Nombre Cuenta. Muestra el nombre de la Cuenta. 11. Totales. Muestra los totales de Cargo y Abono. -o- p226

228 CAPTURA INICIAL ANTICIPOS ACCESO: Menú Utilerías / Captura Inicial de Anticipos Definición: Si en tu sistema anterior manejabas anticipos y depósitos, deberás cargar los que tengas pendientes de aplicar a tu contabilidad en este módulo, así, no tendrás problemas al hacer referencia al documento en Contabilidad o en Facturación. Fig. 1 Descripción de los campos. 1. Sucursal. En esta opción se elige la sucursal correspondiente. 2. Referencia. Definir la referencia de la póliza. 3. Cliente. Se selecciona el cliente, (Dar clic derecho del mouse), y se mostrará un listado de los clientes existentes. 4. Pasajero. Se introduce el nombre del Pasajero. 5. Concepto. Definir el concepto de la póliza. 6. Importe. Se especifica el importe. 7. Fecha del viaje. Se introduce la fecha del viaje, dado por Día/Mes/Año. 8. Cuentas anticipos. Muestra las cuentas de anticipos; dar clic derecho del mouse y despliega la lista de cuentas de anticipo. -o- p227

229 CARGAR FORMATOS/ACTUALIZAR B.D. ACCESO: Menú Utilerías / Cargar Formatos / Actualiza BD Esta herramienta se divide en 3 secciones que son: Cargar formato Borrar formato Extraer formatos de la BD Fig. 1 A. Cargar formato. Cuando desees cargar algún formato de tus documentos, ya sean cheques, Facturación o Notas de crédito, el personal de sistemas MIG te enviara un archivo.txt con las características del formato que solicitaste, en este módulo lo podrás cargar, para posteriormente asignarlo a tus documentos. B. Borrar formato. Si algunos de tus formatos cambiaron y no los vas a utilizar más y no deseas que aparezcan en tu base de datos, elimínalos desde aquí. 1 C. Extraer formatos de la BD. En caso de que se extravié el formato de alguno de tus documentos, y necesitas modificarlo, el personal Autorizado podrá recuperar este formato, por medio de esta opción, para posteriormente realizarle las modificaciones que solicitaste. Notas: 1 Recuerda que si eliminas por accidente algún formato no podrás recuperarlo, a menos que tengas algún respaldo. Volver al Principio de la Página -o- p228

230 p229

231 ACTUALIZAR BASE DE DATOS ACCESO: Menú Utilerías / Actualizar Base de Datos. Si es necesario corregir algún movimiento o actualizar algún campo de la Base de Datos sin necesidad de abrir las tablas, el personal autorizado podrá crear un Query con extensión.sql, este módulo al ser ejecutado buscará el archivo en el siguiente directorio C:\ICAAVWIN\QUERIES. Criterios: Fig. 1 Actualización de Base de Datos 1. Rango de Fechas. Realiza la búsqueda de las Actualizaciones por un periodo determinado. 2. Actualizaciones. Muestra 3 opciones a elegir: ι. Sin ejecutar. Visualiza en la pantalla los Querys que aun no se han ejecutado. ιι. Ejecutados. Muestra los Querys que se ejecutaron. ιιι. Todos. Muestra una lista de los Querys ejecutados y no Ejecutados. 3. Búsqueda. Permite la búsqueda por nombre, o bien, por alguna cadena contenida en el texto del archivo del query 4. Actualizar. Lleva a cabo el procedimiento de Actualizar la Base de datos mediante los criterios seleccionados. 5. Tipo. Muestra una lista de las Actualizaciones clasificadas, tales como :Tablas, Vistas, Procedimientos, Columnas, índices, llaves y modifica Valor. 6. Etiqueta: Este mensaje visualiza el Total de actualizaciones que no han sido ejecutadas. Procedimiento: Seleccionar el rango de fechas, o en caso contrario dejar el rango que tiene por default, en pantalla muestra todos los queries dependíendo la opción (sin ejecutar, ejecutados, todos). Los Queries que están pendientes de ejecutar se correrán automáticamente dando click en el Botón de Actualizar, desapareciendo de pantalla al finalizar. Si deseamos ver los que ya se han corrido en ese mismo rango de fechas, sólo elegiremos la opción Ejecutados p230

232 Nota: Recuerde que al momento de que hayan corrido una actualización, es obligatorio correr los Queries, este procedimiento sólo se corre una sola vez y puede ser corrido en cualquier equipo que tenga el sistema de ICAAVwin. -o- p231

233 ASIGNAR IMPRESORA A DOCUMENTOS ACCESO: Menú Utilerías / Asignar Impresoras a Documentos Esta herramienta te permite asignar a cada documento la impresora en la cual será emitido, de acuerdo a las especificaciones del tamaño de tu documento, podrás configurar varias impresoras a diferentes tipos de documentos. Fig. 1 Preguntas frecuentes. Si imprimo varios documentos en una sola impresora, Cómo puedo configurar el papel para cada uno de ellos? Deberás dar de alta la misma impresora con diferentes nombres, y a cada una de ellas le asignas el tamaño de cada documento. Cómo configuro el tamaño de papel de mis documentos? Si tu Sistema Operativo es Win 2000 / XP: 1. Ve a la opción Inicio / Configuración de Impresoras. 2. Abre el menú Archivo / Propiedades del Servidor. 3. Elige la opción de Crear Nuevo Formulario. 4. Elige un Nombre para el formulario ejemplo: Documento Factura. 5. Configura el Ancho y Largo del Documento. 6. Guarda el formulario presionando el botón Guardar Formulario. 7. Este proceso deberás realizarlo por cada uno de tus documentos (Cheques, Facturas, Notas de Crédito). 8. Cierra la venta de Propiedades del servidor. 9. Selecciona la impresora dando un solo clic del mouse. 10. Abre el Menú Archivo / Propiedades. 11. Elija el botón de Propiedades. 12. Elija el Botón de Preferencias de Impresión. p232

234 13. En la opción papel / Salida elija el papel que creó en el paso del 1 al Grabe la información con el Botón Aplicar y después Aceptar. Si tu Sistema Operativo es Win 95 / Ve a la opción Inicio / Configuración de Impresoras. 2. Selecciona la impresora en la cual imprimirás el documento dando un clic. 3. Abre el Menú Archivo / Propiedades. 4. Selecciona la Pestaña de Papel. 5. Elige la opción de personal. 6. Elige la unidad de medida en Milímetros. 7. Configura el Ancho y largo del papel, ejemplo: si el tamaño es de x deberás poner 2250 y Graba con el botón de Aplicar después Aceptar. 9. Cierra la carpeta de Impresoras. Nota: Si es una sola impresora, Deberás darla de alta varias veces en tu carpeta de Impresoras, solo asígnale a cada una de ellas (De acuerdo al Sistema Operativo) el documento o el tamaño de papel. Volver al Principio de la Página -o- p233

235 IMPORTAR DATOS p234

236 ICAAV-PRO CLIENTES Importar Datos / Icaav Pro ACCESO: Menú Utilerías / Importar Datos / Icaav Pro / Clientes Definición: Importa datos de clientes de Icaav Pro a la versión Icaav Win. Para que esta opción funcione, se configura el ODBC del Sistema Operativo, para poder jalar datos del Icaav Pro a la versión Icaav Win. Procedimiento: 1.1 Buscar el Panel de Control, una vez posicionado elegir la opción: Herramientas Administrativas > Orígenes de datos (ODBC). 1.2 Seleccionar dentro de la pantalla Orígenes de Datos de usuario dbase y dar clic en Configurar. Fig Visualizará la siguiente pantalla (Fig. 2) En el Nombre de Orígen de Datos escribir: Icaav Pro. La descripción es opcional, 1.4 Una vez llenado esos dos puntos se procede a elegir la versión, que seria dbase III. Se deshabilita la opción usar directorio actual, posteriormente da clic en Seleccionar directorio. Visualizará una pantalla en la cúal podrás buscar el directorio Icaav-Pro. p235

237 Fig. 2 Al terminar este procedimiento, antes de importar los datos de Icaav Pro; se debe capturar los siguientes campos en Icaav Win: Cuenta (Ver Catálogo de Cuenta) Clave_ Vendedores (Ver Catálogo de Vendedores) Clave_Cliente (Ver Catálogo de Cliente) Una vez terminado entrar a la opción de importar datos de clientes. Se mostrara la pantalla (Fig. 3) para después seleccionar la opción: Importar Datos de Icaav Pro. Fig. 3 Volver al Principio de la Página -o- p236

238 p237

239 CUENTAS POR COBRAR Importar Datos / Icaav Pro ACCESO: Menú utilerías / Importar Datos / Icaav Pro / Cuentas por Cobrar Definición: Importa datos de Cuentas por Cobrar de Icaav Pro a la versión Icaav Win. Para que esta opción funcione, se configura el ODBC del Sistema Operativo, para poder jalar datos del Icaav Pro a la versión Win. Procedimiento: Ver los pasos 1.1 a 1.4 del Menú utilerías / Importar Datos / Icaav Pro / Clientes (Mismo procedimiento). Una vez finalizado los pasos anteriores, antes de importar los datos de Icaav Pro; se debe capturar los siguientes campos en Icaav Win: Serie (Ver catálogo de Serie) Clave_ Vendedor (Ver catálogo de vendedores) Al terminar de introducir los datos, entrar a la opción de importar datos de Cuentas por Cobrar. Se mostrara la siguiente pantalla para después seleccionar la opción: Importar Datos de Icaav Pro. Fig. 1 -o- p238

240 PROVEEDORES Importar Datos / Icaav Pro ACCESO: Menú Utilerías / Importar Datos / Icaav Pro / Proveedores. Definición: Importa datos de Proveedores de Icaav Pro a la versión Icaav Win. Nota: No es recomendable traer datos de proveedores de Icaav Pro, es mejor capturarlo. -o- p239

241 ARCHIVOS DE TEXTO ICAAV-WIN Importar Datos. ACCESO: Menú utilerías / Importar Datos / Archivos de Texto Icaav win Definición: Esta opción nos permite importar información de facturación y notas de crédito de una sucursal (Ver exportar Archivos de texto),para tener al día la información en la matriz. Fig. 1 -o- p240

242 ARCHIVOS TEXTO Importar Datos. ACCESO: Menú utilerías / Importar Datos / Archivos de Texto. Definición: Esta opción permite importar archivos de Excel de "Centro de Costos" y "Departamentos". Esto es, cuando se importa información desde un archivo de excel (para ingresar un centro de costos o un departamento) verifica que el dato ingresado no exista ya en la BD, de no existir lo inserta en el registro correspondiente, cuando el dato si existe solamente modifica la descripción de campo (nombre del Centro de Costos o Departamento) permitiendo reutilizar las claves de los departamentos y centros de costo. Fig. 1 El formato para importar los archivos de Excel es el siguiente: Archivos de Centro de Costo Columna 1: Clave de Centro de Costo (hasta 15 caracteres) Columna 2: Descripción de Centro de Costo (hasta 30 caracteres) Columna 3: Clave cliente (hasta 10 caracteres) Archivos de Departamento Columna 1: Clave del Departamento (hasta 15 caracteres) Columna 2: Clave Centro de Costos (hasta 15 caracteres) Columna 3: Descripción Departamento (hasta 30 caracteres) Columna 4: Clave Cliente (hasta 10 caracteres) Los archivos a importar deberán ser creados en Excel y guardados como archivos de texto delimitados como tabuladores, conteniendo la información anterior (según sea el caso), con el mismo orden y sin textos que p241

243 describan el significado de cada columna. Volver al principio de la página -o- p242

244 EXPORTAR DATOS LAYOUTS PREDETERMINADOS Exportar Datos ACCESO: Menú Utilerías / Exportar Datos / Layouts Predeterminados Definición: Esta opción crea Layouts (Archivos planos), y se utiliza cuando los clientes de las Agencias les solicitan información especifica para anexarla a su Base de Datos. Fig. 1 Nota. Los layouts los crea Sistemas MIG, conforme a la solicitud del cliente -o- p243

245 ARCHIVOS DE TEXTO ICAAV- WIN Exportar Datos ACCESO: Menú Utilerías / Exportar Datos / Archivos de Texto Icaav Win Definición: Este módulo, es una herramienta de gran útilidad, cuando no hay comunicación entre las sucursales y la matriz, nos permite grabar información de facturación y notas de crédito del rango de fechas digitados, especificando también la sucursal de la que se van a exportar los datos. Para posteriormente importarlos en la Base de Datos de la matriz. Fig. 1 -o- p244

246 VERIFICACIÓN DE CUENTAS ACCESO: Menú Utilerías / Verificación de Cuentas. Definición: Efectúa una revisión, del catálogo de cuentas contables, verificando: El nivel de cuenta sea el correcto. Tipo de cuenta, es decir que la cuenta sea Acumulable o Detalle, de acuerdo a su nivel y subcuentas definidas. Si por algún error de usuario, dio de alta mal algunas cuentas, el sistema lo detectará, y mostrará para que puedas corregirla posteriormente. Fig. 1 -o- p245

247 RESPALDO BASE DE DATOS ACCESO: Menú Utilerías / Respaldo de Base de Datos. Definición: Crea un respaldo de la información contenida en tu Base de Datos, especificando la ruta donde se guardará la información. Al ingresar en la opción "Respaldo de Base de Datos" (Ver Fig. 1) muestra el nombre de la Base de Datos que estamos respaldando, la ruta donde se va a guardar así como la fecha actual. Presiona el botón Aceptar para generar el respaldo de la Base de Datos. Fig. 1 Una vez que ejecutamos el botón de "Aceptar" aparecerá una pantalla del sistema operativo (DOS) en la cual nos mostrara el progreso del respaldo. (Ver Fig. 2) Fig. 2 Una vez finalizando este proceso mostrara la pantalla de fin del respaldo p246

248 Fig. 3 Notas: *Una vez respaldado podemos renombrar el respaldo directamente desde el explorador. * Es indispensable que muevas la carpeta creada a una unidad de respaldo. *No es necesario interrumpir la operación del sistema. -o- p247

249 OPTIMIZACIÓN DE BASE DE DATOS ACCESO: Menú Utilerías / Optimización de Base de Datos. Definición: Este modulo permite reducir los tiempos de ejecución de las consultas, mantener la integridad referencial de la Base de Datos, además corregir posibles daños en la estructura de la base. Su uso debe ser estrictamente bajo recomendación de los ejecutivos de Microinformática, antes de iniciar lea cuidadosamente los siguientes puntos. Este proceso no es de uso frecuente y sólo debe ejecutarse por instrucciones expresas de SOPORTE MIG. MUY IMPORTANTE. Asegúrese que no haya usuarios conectados en la Base de Datos ya que puede ocacionar errores. Este procedimiento puede tardar varios minutos dependiendo del tamaño de su Base de Datos. Fig Sólo índices (Rápida). Al ejecutar esta opción se encarga de correr la optimización de solo índices, se puede lograr una mayor rapidez en las consultas, y su tiempo de ejecución es considerable puesto que no involucra ninguna de las dos llaves. 2. Completa. Se encarga de corregir las llaves Primarias, llaves Foráneas así como índices y el tiempo para completar su ejecución es considerable, ya que es directamente relacionado con el tamaño de su Base de Datos y la velocidad del equipo sobre el cual se ejecute. 3. Progreso llaves foráneas. Indica el progreso de la ejecución de llaves foráneas. 4. Progreso llaves primarias. Indica el progreso de la ejecución de llaves primarias. 5. Índices. Indica el progreso de la ejecución de los índices. 6. Reporte de optimización. Al final de la ejecución muestra un informe acerca de la optimización ejecutada. p248

250 Conceptos Técnicos Básicos: Llave Primaria: Es aquella cualidad considerada clave para la identificación de las demás particularidades que describen a la entidad. Por ejemplo, si consideramos la entidad ALUMNO en la base de datos de un colegio, sus atributos pueden ser: Nombre, Semestre, Carrera, Dirección, Teléfono, Número de Boleta, de todos ellos el que nos puede servir como llave primaria es el número de boleta, ya que es único para cada alumno, es decir lo identifica en la institución. Llave Foránea: Una llave foránea es un propiedad (que puede ser compuesta) que verifica la coherencia entre datos de dos relaciones. Por ejemplo, si en una tabla de facturación tenemos un campo que hace referencia a clientes, este necesariamente debe de existir, en la tabla de clientes. A esta correspondencia se le conoce como integridad referencial. Índices: Al definir una columna como índice se crea en una estructura de datos tipo árbol la cual almacena información extra acerca de los valores en la columna indexada. Dicha estructura de datos de árbol permite optimizar las búsquedas. Se usan las columnas índice, en lugar de hacer un escaneo completo de la tabla, reduciendo los tiempos de CPU y las operaciones de entrada/salida en disco. Mejora también la concurrencia, debido a que bloqueará la tabla únicamente para obtener las filas que necesite. Con grandes montos de información en la BD, la mejora en la consulta de los datos puede ser muy significativa. Volver al principio de la página -o- p249

251 REPORTEADOR REPORTES FIJOS ACCESO : Menú Reporteador /Reportes Fijos. Definición: Dentro de todos los reportes que maneja ICAAV-Win, el módulo de Reportes Fijos nos muestra diversidad de reportes gerenciales. Los cuales son de suma importancia para el usuario, ya que esta información, por lo regular, es solicitada por ejecutivos ó altos directivos de las empresas a las cuales les prestas el servicio. Pantalla: Fig. 1 Las opciones que se muestran son las siguientes: General. Dentro de este apartado, se elige opciones para el encabezado del reporte, tales como: Nombre de la empresa, título de reporte, período de la información, fecha y Número de página. Bandas. Las opciones a utilizar son: Banda, color y altura. p250

252 Texto. Muestra una serie de opciones tal como: Nombre, bordes, alineación y texto. Columnas. Visualiza una serie de columnas del reporte. A continuación te mostramos todos los reportes fijos y lo que nos da cada reporte: Ahorro en aplicación de tarifas Anticipos Aplicados por Sucursal (Analítico) p251

253 Documento Línea Aérea Pasajero Ruta Fecha Clase Base Tarifa Base Clase Aplicada Tarifa Aplicada Ahorro IVA TUA Otros Total Anticipos Aplicados por Sucursal (Concentrado) Sucursal Importe Comisiones Vendedores por sucursal Día Comisión Acumulado Compras Generales Ventas Generales Ventas por cliente Sucursal Numero de Recibo Forma de Pago Importe Original Importe Aplicado Anticipos Recibidos por Sucursal (Analítico) Sucursal Numero de Recibo Forma de Pago Importe Compras con descuento Documento Boleto Línea Aérea Pasajero Ruta Tarifa Descuento Tarifa Neta IVA TUA Total Compras por proveedor Documento Fecha Pasajero Ruta Tipo de Boleto Clase Línea Aérea Boleto Tarifa MN. Tarifa Dls Compras por Ruta MN. y DLS Clave del Proveedor Nombre del Proveedor Documento Boleto Fecha Clase Pasajero Ruta Tarifa IVA TUA Total Compras por tipo de servicio p252

254 Ruta / destino Documento Boleto L.A. Clase Fecha de Salida Pasajero Tarifa Suma Ruta Estado de cuenta por pasajero Clave del Cliente Nombre del Cliente Serie Factura Fecha Importe Saldo Nombre del Pasajero Boleto Ruta Forma de Pago Días de Vencimiento Clave de Servicio Descripción del Servicio Documento Boleto Línea Aérea Clase Fecha Pasajero Ruta Tarifa IVA TUA Total Ventas por Proveedor (Numero de Vuelos Cliente Proveedor Clave de Proveedor Tipo de Servicio Importe Numero de Vuelos * También la puedes sacar desglosada, por centro de costos Ventas Acumuladas por Proveedor Proveedor Total Reporte de ventas por centro de costos y clave de empleado Documento Fecha Pasajero Clave de empleado Ruta Clase Línea Aérea Servicio Tarifa IVA TUA Total Comisión Clave y descripción del Centro de costos Reporte de ventas concentrado por forma de pago Ventas Acumuladas por tipo de proveedor Tipo de Proveedor Total Reporte de Ventas por clave de empleado Documento Fecha Pasajero Centro de Costos Ruta Clase Línea Aérea Servicio Tarifa IVA TUA Total Clave y nombre de empleado Ventas por par de ciudades p253

255 Forma de Pago sucursal Matriz Total Ventas por par de ciudades (por cliente City Pair Numero de Vuelos Importe Facturado Clave del cliente Nombre del cliente Ventas por proveedor (Numero de Vuelos) Proveedor Clave de Proveedor Tipo Servicio Importe No. De Vuelos Par de ciudades Boleto Serie Numero de documento Tarifa Boleto Ventas Por proveedor Mensual MN. y Dls Proveedor Mes Venta Ventas y comisiones por proveedor Proveedor Ventas Netas Total Comisión Rendimiento (%) Volver al Principio de la Página -o- p254

256 REPORTES VARIABLES ACCESO : Menú Reporteador /Reportes Variables. Definición: El sistema ICAAV-Win, tiene la flexibilidad para que puedas realizar tus propios Reportes de usuario con la información que desees. Limitaciones: El reporte sólo se genera de forma tabular. La información sólo se genera en base a las ventas. Fig. 1 Creando un reporte: 1. Selecciona la opción de Gestión de Viajes Corporativos 2. Da un clic al icono nuevo que se encuentra en la barra de herramientas. p255

257 Fig. 2 Asigna un nombre al reporte y describe brevemente la información que te da este reporte (Fig. 2) Fig. 3 Selecciona los campos que requieras para la información dando un clic normal del mouse y sin soltarlo arrastra el campo hacia el lado derecho en la ventana de Columnas Seleccionadas (Fig. 3) Fig. 4 Si deseas clasificar tu información presiona el botón Agregar y selecciona Encabezado, posteriormente selecciona el campo por el cual deseas clasificar tu información dando un clic y arrastrándolo a la ventana de columnas (Fig. 4) p256

258 Fig. 5 Si necesitas filtrar información específica necesitaras crear un argumento, dando clic al botón de Agregar y seleccionando el campo por el cual quieras hacer tu filtro. (Mas información en la sección de Conceptos de Funcionalidad/ Criterios de ordenamiento y Búsqueda. Volver al Principio de la Página -o- p257

259 VENTANAS VERTICAL ACCESO : Menú Ventanas /Vertical. Definición: Ordena las ventanas que estén abiertas, en forma vertical. La utilidad es observar cuales son tus pantallas activas. (Ver Fig. 1) Fig. 1 -o- p258

260 HORIZONTAL ACCESO : Menú Ventanas /Horizontal. Definición: Ordena las ventanas que esten abiertas, de forma horizontal. La utilidad es observar cuales son tus pantallas activas. -o- p259

261 CAPAS ACCESO : Menú Ventanas /Capas Definición: Con esta opción, todas las ventanas que esten abiertas se maximizan. -o- p260

262 CASCADA ACCESO : Menú Ventanas /Cascada. Definición: Ordena las ventanas que estén abiertas, en forma de cascada. La utilidad es verificar el nombre de las pantallas que se encuentran activas. -o- p261

263 ORGANIZAR ICONOS ACCESO : Menú Ventanas /Organizar Iconos. Definición: Esta opción se activa sólo si existe una o más pantallas abiertas, y muestra una lista de dichas ventanas. En el caso de que haya varias pantallas abiertas, marca con un símbolo la ventana que este activa. -o- p262

264 AYUDA CONTENIDO DE LA AYUDA ACCESO : Menú Ayuda / Contenido de la Ayuda. Definición: Esta opción permite direccionar al contenido de la Ayuda del sistema ICAAV - Win Procedimiento para Accesar y utilizar la ayuda. En el menú Ayuda, elija Contenido de la ayuda, O bien seleccionar la tecla F1 para tener acceso. Para ver la tabla de contenido de la Ayuda, haga clic en Contenido (Contents). Visualizará información de los modulos. Para ver un índice de las palabras clave para encontrar información en la Ayuda de ICAAV-Win, haga clic en Índice (Index). Para buscar cualquier palabra en la Ayuda de ICAAV - Win, haga clic en Buscar (Search). Introduce la(s) palabra(s) a buscar y da clic en Go. -o- p263

265 SOPORTE REMOTO ACCESO : Menú Ayuda /Soporte Remoto. Definición: Esta opción permite ceder el control de su computadora a soporte de Sistemas MIG. -o- p264

266 SITIO WEB DE SISTEMAS MIG ACCESO : Menú Ayuda / Sitio Web de Sistemas MIG. Definición: Permite la conexión directa con la página Web de Sistemas MIG la cual ofrece información tal como: 1. Acerca de MIG. 2. Sistemas. 2.1 Icaav Win. 2.2 Icaav Pro 2.3 Iris Pro V Interfases. 2.5 Zeus V Servicios. 3.1 Soporte. 3.2 Capacitación. 3.3 Desarrollo de Sistemas. 3.4 Outsorurcing. 4. Clientes. 5. Soporte OnLine 5.1 Actualizaciones 5.2 Centro de servicios. 5.3 Soporte Remoto p265

267 -o- p266

268 ACERCA DE... ACCESO : Menú Ayuda / Acceso de... Definición: Con esta opción verás información de la personalización del producto, y la Versión que estas utilizando, el número de usuarios, fecha y hora de actualización. -o- p267