Digibox S.A. de C.V. Manual de Operación Aplicación Gratuita (digiboxpac.com)

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1 Digibox S.A. de C.V. Manual de Operación Aplicación Gratuita (digiboxpac.com) Versión 2.0 Fecha de actualización 10 AGO 2015 Nivel de clasificación de PÚBLICO información

2 INDICE INDICE... 2 OBJETIVO DEL DOCUMENTO... 3 ALCANCE DEL DOCUMENTO... 3 RESPONSABILIDAD... 3 Qué es el servicio gratuito DigiBOX PAC?... 4 Requisitos para uso del sistema... 4 PROCESO DE REGISTRO... 4 CONFIGURACIÓN DE LA CUENTA... 6 Registro de datos fiscales... 7 Términos y Condiciones... 9 Instalar Certificado... 9 Seleccionar tipo de comprobante Configuración de Impuestos ELEMENTOS DE LA APLICACIÓN ESCRITORIO Area de Trabajo Botón Home Documentos Módulos Ayuda Nombre de Usuario Mensajes SECCIONES LISTAR COMPROBANTES CLIENTES CREAR UN CFDI AYUDA AGO 2015 PÚBLICO Página 2 de 31

3 MANUAL DE APLICACIÓN GRATUITA OBJETIVO DEL DOCUMENTO Facilitar las instrucciones para que el usuario final pueda utilizar correctamente las funcionalidades activas en la aplicación gratuita para gestión de CFDI que DigiBOX proporciona, considerando las disposiciones de cumplimiento emitidas por el SAT. ALCANCE DEL DOCUMENTO Lo descrito en el presente documento tiene como alcance el sistema web destinado a facturación gratuita publicado por DigiBOX en el url https://www.digiboxpac.com/ RESPONSABILIDAD El uso no adecuado del presente documento por parte del usuario final podría ocasionar un aparente mal funcionamiento de la aplicación, o bien, derivar en cancelación de documentos emitidos por inconsistencias, le invitamos a establecer contacto con nuestro equipo de soporte, quienes con gusto le apoyaran a resolver cualquier duda para que su experiencia como usuario final sea placentera. DigiBOX tiene la responsabilidad de mantener la aplicación accesible por usted con una disponibilidad igual o superior al 99.3% mensual, esto implica que nuestra aplicación puede ser utilizada las 24 horas los 7 días de la semana durante todo el año (24x7/365), a menos que le hayamos notificado oficialmente una suspensión programada de acceso al sitio web para realizar tareas de mantenimiento. Estimado cliente, agradeceremos su apoyo para enterarnos sobre cualquier anomalía, duda u oportunidad de mejora que detecte al utilizar nuestro servicio, agradecemos su preferencia AGO 2015 PÚBLICO Página 3 de 31

4 QUÉ ES EL SERVICIO GRATUITO DIGIBOX PAC? El servicio gratuito DigiBOX PAC es una aplicación web a través de la cual cualquier contribuyente activo puede emitir y timbrar sus Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI). Su diseño es fácil y sencillo, de tal forma que en minutos usted podrá generar sus comprobantes, cumpliendo así todos los requisitos establecidos por el SAT. REQUISITOS PARA USO DEL SISTEMA Para poder emitir y timbrar sus CFDI con nuestra herramienta, es necesario que el contribuyente cuente con los siguientes requisitos fiscales: Estar inscrito en el RFC Contar con la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) activa y validada por el SAT Haber tramitado al menos un Certificado de Sello Digital (CSD) asociado a la FIEL que pretende utilizar Una computadora con acceso a Internet Una cuenta de correo electrónico PROCESO DE REGISTRO Para registrar una nueva cuenta en el servicio gratuito DigiBOX PAC es necesario realizar los siguientes pasos: Paso 1: Abrir un navegador de Internet y entrar a la liga https://digiboxpac.com En la parte baja de la pantalla de bienvenida a nuestro sitio aparece la leyenda Regístrate gratis! que posteriormente a dar clic le llevará al paso 2 para iniciar la creación de una cuenta AGO 2015 PÚBLICO Página 4 de 31

5 Paso 2: Aparecerá un formulario donde deberás capturar la información del contribuyente a registrar: RFC Nombre Contacto Correo electrónico Una vez capturados los datos, es necesario hacer clic en el botón para concluir la captura de información, la aplicación le mostrará una confirmación de registro exitoso AGO 2015 PÚBLICO Página 5 de 31

6 Paso 3: Recibirás un correo electrónico a la dirección de registrada, en la cual se especificará tu contraseña temporal para el primer acceso a la aplicación. Para ingresar, es necesario proporcionar la cuenta de correo electrónico así como la contraseña. Ejemplo; CONFIGURACIÓN DE LA CUENTA Al iniciar sesión por primera vez, el sistema mostrará una lista de 5 tareas que deben ser completadas antes de utilizar el servicio gratuito DigiBOX PAC: Registro de datos fiscales Leer y aceptar términos y condiciones Instalar certificado (CSD) Seleccionar el tipo de comprobante a emitir AGO 2015 PÚBLICO Página 6 de 31

7 Configurar los impuestos de acuerdo con el tipo de comprobante REGISTRO DE DATOS FISCALES Para capturar tus datos fiscales es necesario hacer clic sobre la tarea Haga clic aquí para proporcionar sus datos fiscales. Aparecerá un formulario para registrar todos los datos del contribuyente emisor, sea persona física o moral. Es importante completar todos los datos, el único campo que puede quedar vacío es el no. interior, en caso de no aplicar. Una vez que se han completado todos los datos del formulario, se debe dar clic en el botón AGO 2015 PÚBLICO Página 7 de 31

8 Posterior al click en guardar, la aplicación realiza una validación de los datos introducidos y devuelve la ventana confirmando que la información se ha guardado exitosamente AGO 2015 PÚBLICO Página 8 de 31

9 TÉRMINOS Y CONDICIONES Para aceptar los términos y condiciones del servicio, es necesario hacer clic sobre la tarea Haga clic aquí para mostrar términos y condiciones. Aparecerá una ventana que contiene el convenio de uso, licencia y el acuerdo contractual de seguridad y confidencialidad de la información que procesas y generas al utilizar nuestra aplicación gratuita. Le invitamos a leer detenidamente todo el documento, DigiBOX ha implementado controles de seguridad para mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos. Finalmente, en caso de estar de acuerdo, habilitar la casilla " Acepto los términos y condiciones ", seguida del botón. INSTALAR CERTIFICADO Para introducir tu certificado de sello digital (CSD), es necesario hacer clic sobre la tarea Haga clic aquí para instalar certificados. Aparecerá una nueva ventana solicitando la instalación de su certificado. En primer lugar deberá importar su archivo.cer dando clic en el botón Seleccionar archivo. Posteriormente deberá importar el archivo.key dando clic en el botón Seleccionar archivo. Por último, es necesario ingresar la contraseña correspondiente al certificado y dar clic en el botón. Estimado cliente, le recordamos que el Certificado de Sello Digital (CSD) así como los archivos.cer y.key están relacionados a su Firma Electrónica Avanzada (FIEL). La FIEL emitida por el SAT AGO 2015 PÚBLICO Página 9 de 31

10 y entregada al contribuyente es única, intransferible y tiene la misma validez jurídica que la firma autógrafa del contribuyente, por lo cual todos los actos que se firmen con dicho certificado, serán imputables al titular del mismo. Importar archivo.cer Importar archivo.key AGO 2015 PÚBLICO Página 10 de 31

11 Introducir la Contraseña de la Clave Privada Posterior al click en Instalar, la aplicación realiza una validación de los datos introducidos y devuelve un mensaje confirmando que el certificado se ha instalado correctamente AGO 2015 PÚBLICO Página 11 de 31

12 SELECCIONAR TIPO DE COMPROBANTE Para definir el tipo de comprobante que será emitido, es necesario hacer clic sobre la tarea Haga clic aquí para seleccionar comprobantes. Aparecerá una nueva ventana mostrando los tipos de CFDI que soporta la aplicación: factura electrónica, recibo de honorarios, recibo de arrendamiento, nota de crédito, nota de cargo y carta porte. Deberás seleccionar el tipo de comprobante a emitir marcando la casilla del lado izquierdo del nombre y posteriormente dar clic en el botón AGO 2015 PÚBLICO Página 12 de 31

13 CONFIGURACIÓN DE IMPUESTOS Para determinar los impuestos y tasas aplicables, según el tipo de CFDI elegido en el paso anterior, es necesario hacer clic sobre la tarea Haga clic aquí para seleccionar impuestos. Aparecerá una nueva ventana mostrando las posibles configuraciones de impuesto aplicables para cada tipo de CFDI. Es necesario indicar, por cada uno de los CFDI aplicables, qué impuestos deben ser considerados al momento de generar el comprobante. Finalmente, dar clic en el botón. 1. Seleccionar cada uno de los tipos de CFDI aplicables (aparecerán únicamente los que fueron seleccionados en el paso anterior). 1. Seleccionar cada uno de los tipos de CFDI aplicables (aparecerán únicamente los que fueron seleccionados en el paso anterior). Al completar la lista de cinco tareas exitosamente, la sección Configuración de mi cuenta deberá mostrarse así; ELEMENTOS DE LA APLICACIÓN ESCRITORIO El escritorio es la primera vista que se presenta cuando un usuario inicia sesión en el servicio gratuito DigiBOX PAC. A continuación se presenta una descripción de cada uno de sus componentes: AGO 2015 PÚBLICO Página 13 de 31

14 ÁREA DE TRABAJO Espacio en el que se muestran los elementos propios de la sección de la aplicación en la cual te encuentras. Esta parte es la única que cambia entre una sección y otra. Estando en el escritorio, el área de trabajo muestra botones para ir al resto de las secciones: Facturación Electrónica y Mensajes. 2. BOTÓN HOME Al dar clic a en este botón desde cualquier sección, regresarás al escritorio. 3. DOCUMENTOS En esta sección se encuentran los catálogos de la aplicación. Al dar clic en el botón, se despliega un menú en donde se pueden realizar varas acciones: Nuevo CFDI: Permite generar un nuevo CFDI. Listar CFDIs: Para consultar CFDIs generados previamente. Nuevo cliente: Permite dar de alta clientes en el catálogo. Listar clientes: Para consultar registros de clientes dados de alta previamente. 4. MÓDULOS Este botón despliega un menú al darle clic. Dicho menú contiene una lista con todos los módulos de tu aplicación (facturación electrónica y mensajes) y puedes dirigirte a cualquiera de ellos al hacer clic AGO 2015 PÚBLICO Página 14 de 31

15 5. AYUDA Este botón despliega un menú al darle clic. Se muestran elementos de ayuda como lo son: Descargar el manual de usuario: Obtiene una copia del presente documento. 6. NOMBRE DE USUARIO Muestra el nombre del usuario que se está utilizando. Al darle clic despliega un menú con las opciones: mi cuenta y salir. 7. MENSAJES El número cambia conforme tiene mensajes pendientes de leer, le sugerimos estar al tanto de este elemento, puesto que podríamos hacerle llegar información relevante relacionada con nuestro servicio gratuito por medio de esta opción. SECCIONES A continuación te brindaremos una descripción de las distintas secciones con las cuales harás todo lo que necesitas en la aplicación. Estas secciones son accesibles por el icono o bien el menú LISTAR COMPROBANTES La aplicación permite visualizar comprobantes emitidos hasta por 90 días posteriores calculados a partir de la fecha en que fueron generados Es posible consultar y descargar los archivos; o o o PDF del CFDI XML del CFDI XML del acuse de recibo SAT AGO 2015 PÚBLICO Página 15 de 31

16 BOTÓN MOSTRAR FILTROS Una vez que haces un clic en mostrar filtros, aparecerán las siguientes opciones para realizar una búsqueda: Campo a filtrar: si hacemos clic en esta opción se muestran los campos RFC y Razón Social como disponibles para realizar búsquedas, debemos elegir el campo que nos interese filtrar. Criterio de búsqueda: una vez elegido el campo a filtrar debemos elegir cuál será el criterio de búsqueda, las opciones son: Que contenga a, Igual, Mayor o igual, Menor o igual, Mayor que, Menor que, Diferente a Texto para la búsqueda: Datos a utilizar para que la aplicación arroje los resultados coincidentes Eliminar filtro. En esta opción el usuario puede eliminar una línea de búsqueda. Añadir filtro: En esta opción el usuario puede agregar una línea para capturar otro criterio para la búsqueda AGO 2015 PÚBLICO Página 16 de 31

17 Ejecutar búsqueda. Una vez capturados los criterios para la búsqueda, haga clic en ejecutar búsqueda para ejecutarla y obtener los resultados **Nota: El Botón Mostrar Filtro aparece en varias secciones, para evitar duplicidad de información en el manual, solo será explicado el funcionamiento en este apartado SECCIÓN PARA FILTRADO DE CFDI POR CAMPOS ADICIONALES AGO 2015 PÚBLICO Página 17 de 31

18 Ejemplo de uso de filtros Ejemplo 2 de uso de filtros AGO 2015 PÚBLICO Página 18 de 31

19 BOTÓN CANCELAR Cuando sea necesario realizar una cancelación de CFDI generado, basta con marcar la casilla de selección correspondiente al documento por cancelar (permite elegir múltiples elementos) Al cancelar facturas, en la lista aparecerán de las siguiente forma, con el estatus de Cancelado. BOTÓN NUEVO CFDI Esta opción nos permite ingresar a la pantalla de creación de una nueva Factura Electrónica, también es posible acceder utilizando el menú Documentos ubicado en la barra principal del escritorio AGO 2015 PÚBLICO Página 19 de 31

20 CLIENTES En esta sección le será posible almacenar la información de los clientes destino de los CFDI generados en su cuenta, es necesario que la información sea capturada previo a la generación del comprobante Es posible acceder utilizando el menú Documentos ubicado en la barra principal del escritorio, o bien utilizando el icono y la sección En la ventana principal de esta sección se mostrará el listado de clientes capturados previamente y botones con funciones complementarias. BOTÓN NUEVO CLIENTE Tras dar click en este elemento, se abrirá una nueva ventana que te permitirá almacenar los datos del cliente AGO 2015 PÚBLICO Página 20 de 31

21 Al completar los datos del formulario y oprimir el botón la aplicación realizará una validación de la información introducida, al concluir satisfactoriamente, el encabezado de sección se muestra como en la siguiente imagen: La información de los clientes es editable, basta con hacer click sobre la Columna NOMBRE y nos llevará a visualizar la información capturada. Para comenzar la Edición de datos es necesario elegir Editar dirección de la Columna Acciones AGO 2015 PÚBLICO Página 21 de 31

22 Aparecerá la ventana con los Detalles de la dirección, dentro de la cual usted podrá actualizar su dirección, en este caso modificaremos el No. Exterior y daremos click en el botón Guardar. Una vez guardado, aparecerá la leyenda en color verde Guardado. Si visualizamos nuevamente la pantalla de información del cliente, podremos ver la información actualizada AGO 2015 PÚBLICO Página 22 de 31

23 Para eliminar un cliente, deberá dar click en la opción Eliminar de la columna Acciones, la cual mostrará un mensaje de confirmación AGO 2015 PÚBLICO Página 23 de 31

24 Al regresar a la pantalla de Lista de Clientes, se mostrará nuestro cliente eliminado con una línea atravesada, tachando el RFC y Nombre, simbolizando que el cliente ha sido eliminado. BOTÓN HABILITAR Para habilitar a un cliente que hemos deshabilitado (o eliminado desde el panel de detalle), debemos seleccionar a un cliente deshabilitado y dar click en el botón Habilitar Una vez habilitado el cliente, se le quitará la marca atravesada (tacha sobre RFC y Nombre, simbolizando que el cliente está habilitado nuevamente AGO 2015 PÚBLICO Página 24 de 31

25 BOTÓN DESHABILITAR Realiza la misma función que el botón eliminar, perteneciente a la pantalla de detalle de Datos Fiscales. Véase página 21. CREAR UN CFDI Para la generación de un nuevo comprobante es posible ingresar desde el escritorio, utilizando el icono o bien el menú e incluso el botón de la sección LISTAR COMPROBANTES. A continuación se muestra la pantalla para crear un nuevo CFDI (comprobante) AGO 2015 PÚBLICO Página 25 de 31

26 SECCIÓN DE INFORMACIÓN GENERAL Cliente: Lugar de expedición: Condiciones de pago: Contado, Crédito 7 días, Crédito 15 días, Crédito 45 días Tipo de CFDI: Aparecerán únicamente los CFDI Aplicables que fueron seleccionados previamente en la sección Tipos de Comprobante Método de pago: No identificado, No aplica, Efectivo, Cheque, Transferencia bancaria, Tarjeta de crédito, Tarjeta de débito, Transferencia electrónica, Transferencia electrónica de fondos, Transferencias electrónicas de fondos Moneda: MXN, USD, EUR Número de cuenta: Tipo de cambio: Forma de pago: Pago en una sola exhibición, Pago en parcialidades PAGO EN PARCIALIDADES AGO 2015 PÚBLICO Página 26 de 31

27 Insertar: Cuando sea necesario que la factura a generar contenga varias líneas, el botón le permitirá Insertar cuantas líneas requiera en el CFDI Eliminar: Este botón documento por generar le permitirá Eliminar líneas previamente capturadas para el Mover Fila Arriba y Abajo: Estos elementos permitirán distribuir las filas que integraran el CFDI, de tal forma que si durante la validación de datos capturados identifica que el orden de las filas no es correcto, con los botones sus necesidades será posible distribuir el contenido conforme a Re-Calcular valores: Una vez que haya concluido con la captura de conceptos, organizado la información conforme a sus necesidades y verificado que los valores son correctos, para concluir el proceso de generación de CFDI es necesario que oprima el botón. El sistema realizará una validación de la información introducida, si todo es correcto, recibirá una confirmación y a partir de ese momento podrá consultar el documento recién generado en la sección Listar Comprobantes. Se comienza a llenar la información general, a continuación se muestra un ejemplo de llenado AGO 2015 PÚBLICO Página 27 de 31

28 Luego viene la sección de movimientos (conceptos) la cual contiene varias opciones para editar los movimientos pertenecientes a la factura. Para agregar conceptos (añadir renglón), debe dar click en Ins AGO 2015 PÚBLICO Página 28 de 31

29 Para eliminar un movimiento que ya no deseemos que forme parte de la factura, damos click en el botón Elim Para modificar el orden de aparición de los conceptos podemos usar los botones Arri/Aba AGO 2015 PÚBLICO Página 29 de 31

30 Si presenta problemas el cálculo automático de importes, subtotales, IVA o total, puede dar click en el botón Re-Calcular valores. Cuando la factura tenga todos los conceptos e información general, deberá dar click en el botón Timbrar AGO 2015 PÚBLICO Página 30 de 31

31 Cuando la factura haya sido timbrada exitosamente, aparecerá el texto en verde con la leyenda Guardado y se reinicializará el formulario de factura, listo para generar más facturas. Al listar los CFDI, se mostrarán sus facturas con estatus Vigente, así como la fecha y hora de timbrado. AYUDA Nos interesa que nuestra aplicación te resulte funcional y opere correctamente, en cualquier momento que necesites ayuda por favor establece comunicación con nosotros, ponemos a tu disposición las siguientes vías de contacto para solicitar ayuda y aclarar cualquier duda respecto a las funcionalidades de la aplicación y los servicios que proporcionamos. Correo Electrónico: Teléfono: o (0133) o TIEMPOS DE RESPUESTA Una vez que nos hagas llegar tus dudas, tenemos el compromiso de: Atender tu solicitud en un plazo no mayor a 2 horas Resolver el ticket de soporte en un plazo no mayor a 8 horas En aquellos casos donde consideres que nuestros tiempos de respuesta y/o nivel de atención no fueron adecuados, por favor presenta tu queja. Esto nos ayudará a mejorar procesos internos, agradecemos las aportaciones de nuestros clientes AGO 2015 PÚBLICO Página 31 de 31

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