SELECCIÓN DE UN SISTEMA ERP PARA LA UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CARACAS MEDIANTE LA UTILIZACIÓN DEL MÉTODO DE DECISIÓN MULTICRITERIO AHP

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1 X CONGRESO INTERNACIONAL DE INGENIERIA DE PROYECTOS VALENCIA, Septiembre, 2006 SELECCIÓN DE UN SISTEMA ERP PARA LA UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CARACAS MEDIANTE LA UTILIZACIÓN DEL MÉTODO DE DECISIÓN MULTICRITERIO AHP T. Theis Medina, S. Romagni Vittori (p), M. García Melón Abstract Due to the fast advance of the information of the technology, now days it has being created the necessity of acquiring an ERP (Enterprise Resource Planning) by some organizations: a technological system of information that integrates all the business process to improve speed and accessibility to information. This work shows how the Universidad Metropolitana makes the evaluation of the different ERP systems, taking consciousness of the advantages that brings its adoption. For this, it is planned a problem of multicriteria decisions and it is use the Analytical Hierarchies method (AHP) and the PROMETHEE method (Preference Ranking Organization Method for Enrichment Evaluations) to select between SAP and SUNGARD-SCT. The methods consisted on determine between the consulted group and the Center of Technological Information, the criteria and subcriteria and elaborate an instrument to assign its importance. The calculation was made with the help of the software Expert Choice The ERP that adapts more to the implantation strategy that is required by the Unimet was SAP, considering the establish criteria and weighted by experts. Keywords: ERP System, Multicriteria Decision Methods, Analytical Hierarchies Method (AHP). Resumen Debido al rápido avance de la tecnología de la información se está creando en la actualidad la necesidad en algunas organizaciones de adquirir un ERP (Enterprise Resource Planning): sistema de tecnología de información que integra los procesos del negocio para mejorar la velocidad y la accesibilidad de la información. El presente trabajo muestra como la Universidad Metropolitana realiza la evaluación de diferentes sistemas ERP, consciente de las ventajas que trae su adopción. Para ello, se plantea un problema de decisiones multicriterio y se utiliza el método de jerarquías analíticas (AHP) y el método PROMETHEE (Preference Ranking Organization METHod for Enrichment Evaluations) para seleccionar entre SAP y SUNGARD-SCT. La metodología consistió en determinar entre el grupo consultor y el Centro de Tecnología de Información, los criterios y subcriterios y elaborar un instrumento para la asignación de su importancia. El cálculo se realizó mediante la ayuda del software Expert Choice El ERP que más se adecuó a la estrategia de implantación que requiere la Unimet fue SAP, considerando los criterios establecidos y ponderados por los expertos. Palabras clave: Sistema ERP, Métodos de Decisión Multicriterio, Método de Jerarquías Analíticas (AHP). 2596

2 1. Introducción Uno de los aspectos más destacados actualmente en las organizaciones es el proceso de globalización de los mercados, que junto con otros aspectos como los cambios tecnológicos acelerados, la reducción del ciclo de vida de los productos o la segmentación de los mercados significan para la empresa un aumento del grado de intensidad competitiva al que se enfrentan [1]. El desarrollo exponencial de la Tecnología de Información (TI) ha traído cambios sustanciales de estilos de vida, modos de comunicación y de modos de conducir el negocio [2]. La literatura reciente examina el efecto de la TI según el tamaño de la empresa en combinación con una exploración de las tendencias de la industria moderna hacia la absorción y adquisición de otras compañías, aún mas grandes, por ejemplo, de petróleo y gas o de entretenimiento, y sugieren que la TI puede permitir a las organizaciones volverse más grandes sin ningún sacrificio en la eficiencia o en la innovación [3]. El ERP es un sistema de tecnología de información que integra los procesos del negocio para mejorar la velocidad y la accesibilidad de flujos de la información dentro de una organización [4]. Si se toma en cuenta que la utilización de la información estratégica en las empresas es una necesidad cada vez mayor, la adquisición de un sistema ERP promete aportar mecanismos, que permitan orientar la información hacia el control y la consecución de los objetivos fijados. La implantación de sistemas ERP puede ser un elemento importante en la búsqueda de ventajas competitivas y en la supervivencia de la empresa a corto y mediano plazo. Los vendedores de la herramienta venden con éxito los sistemas ERP como las soluciones para múltiples mercados [5]. La Universidad Metropolitana (Unimet) consciente de las ventajas significativas que trae la adopción de un sistema ERP ha decidido emprender la evaluación de los diferentes sistemas ERP que integren tanto el área académica como administrativa-financiera buscando mejorar su gestión actual y, adicionalmente, apoyar el plan estratégico de la Universidad. La toma de decisión se plantea como un problema de Análisis de Decisiones Multicriterio (MCDA) término que se define como una colección de los accesos formales que procuran tomar la cuenta explícita de múltiples criterios en la ayuda de individuos o grupos en la toma de decisiones [6]. En el siguiente trabajo se utiliza el método de jerarquías analíticas (AHP) para seleccionar un proveedor de Sistemas ERP de una lista corta, resultado de una evaluación inicial. Se jerarquiza el problema utilizando el AHP para calcular los pesos y el resultado del análisis de decisión mediante la integración de las preferencias de los expertos participantes. En el presente trabajo se decidió utilizar AHP por estar basado en la definición de una estructura jerárquica del problema que nos permitirá trabajar con una cantidad considerable de información proveniente de diferentes expertos, manteniendo la consistencia de lo planteado. 2. Objetivos Realizar la evaluación desde el punto de vista de la Adecuación estratégica de los sistemas ERP seleccionados (SAP y SUNGARD-SCT) a las necesidades de la Universidad Metropolitana. Las Autoridades y Alta Gerencia de la UNIMET evalúan los aspectos estratégicos de la solución que presentan las dos empresas que resultaron seleccionadas y al finalizar este proceso se seleccionará la que mejor se adapte a las necesidades de la UNIMET 3. Procedimiento metodológico El método de evaluación se apoyó principalmente en tres agentes: 2597

3 Grupo consultor, conocedor de la Universidad Metropolitana y de Sistemas ERP. Los Expertos, personal de la Universidad y futuros usuarios del sistema ERP. Grupo facilitador: conformado por personal del grupo consultor y personal del Centro de Tecnología de Información (CeTIC), encargados de desarrollar la metodología a seguir y ayudar en el desarrollo y ejecución del trabajo. Las etapas cumplidas para el desarrollo del presente trabajo fueron: 1. Identificación de los criterios de decisión. 2. Selección del grupo de expertos. 3. Diseño de cuestionarios 4. Resolución del caso con AHP y validación de resultados Diseño del cuestionario Se estructuraron dos (2) cuestionarios, uno para la asignación del peso a los distintos criterios y subcriterios (véase el Apéndice I), siendo los criterios a ponderar los siguientes: 1. Adecuación de la estrategia de implantación a las necesidades de la Unimet 2. Relevancia de la base de clientes en el sector educativo donde está instalada la solución. 3. Solidez y madurez del producto. 4. Solidez de la empresa y capacidad de servicio en el país. 5. Inversión en función de las disponibilidades presupuestarias. 6. Posibilidad de crecimiento en otras áreas. El otro cuestionario fue utilizado para la selección de la alternativa que más se adecuara a las necesidades de la Unimet (véase el Apéndice II). Las alternativas seleccionadas fueron las empresas SAP y Sungard-SCT. La selección de estas dos compañías es producto de un trabajo de selección realizado con anterioridad por la Universidad Metropolitana Selección de la muestra Con el fin de contar con un grupo representativo de la comunidad Universitaria a nivel de la Alta Gerencia se seleccionó un grupo de cinco (5) expertos que de manera individual, realizó el llenado del instrumento elaborado. La selección de los expertos se realizó en base a su experiencia en el área de la cual son responsables, su antigüedad en la Universidad y su conocimiento del plan a mediano plazo que actualmente se está llevando acabo en la Universidad Metropolitana. El grupo de expertos se describe a continuación: Dos personas del área administrativa: la Directora de Recursos Humanos y el Gerente de Bienes y Servicios. Una persona del área académica: La Directora de la Escuela de Ingeniería Eléctrica y de la Escuela de Ingeniería de Sistemas. Dos personas del área tecnológica: la Directora del Centro de Tecnología de Información y Comunicación y la Coordinadora de Desarrollos en el área Académica Selección de criterios Con la ayuda de un grupo consultor experto en sistemas ERP se llevó a cabo una reunión con las autoridades y alta gerencia de la universidad, donde a través del método de brainstorming se seleccionan los siguientes criterios: C1. Adecuación de la estrategia de implantación propuesta a las necesidades de la UNIMET se refiere a: Tiempo de instalación, secuencia de instalación, cantidad y 2598

4 disponibilidad del equipo requerido para la instalación por parte de la UNIMET, metodología a ser usada en la instalación y esquema de trabajo Empresa-UNIMET propuesto. La empresa debe indicar como sería la forma de trabajar, por ejemplo: por visitas, por tiempo determinado durante un período, amos esquemas y otros, cobertura de la solución a los requerimientos de la UNIMET. C2. Clientes en el sector educativo donde está instalada la solución: Cantidad de clientes en el sector educativo y módulos de la solución instalados, cantidad de clientes en Latinoamérica y módulos de la solución instalados, aprendizajes que ha tenido la empresa de su base de clientes relevantes para la Universidad y que se refleje en su oferta de trabajo con la UNIMET (mejores prácticas), características de la solución que se adecuan a las características de funcionamiento de la UNIMET. C3. Solidez y madurez del producto: Tiempo que tiene el producto o solución del sector educativo en el mercado y su madurez, tiempos de prueba en el mercado, mejoras y adaptaciones que le han incluido al producto, procedimiento para incorporar las mejores prácticas de los clientes, posicionamiento del producto en el mercado, planes de expansión del producto. C4. Solidez de la empresa y capacidad de servicio: Solidez de la empresa a nivel internacional, capital y solvencia de la empresa, experiencia previa en el sector educativo (años), capacidad de desarrollo de software, tipo y niveles de servicio de la empresa, capacidad de respuesta del servicio técnico, disposición del equipo de implantación y de consultoría. C5. Niveles de inversión en función de las disponibilidades presupuestarias: Hacer un cuadro que contenga la siguiente información, con su mejor oferta: Tiempo de instalación Costo de licencias (pagaderos al primer año) y número de usuarios totales y concurrentes que se incluyen Costo de usuarios adicionales en el caso de que se requieran Costo de consultoría (pagaderos durante el tiempo de instalación) Costo de mantenimiento (pagaderos cada año durante el uso del sistema) Costo de adiestramiento y/o capacitación a usuarios y al equipo técnico del CeTIC Cantidad de consultores estimados por la instalación y viáticos estimados De acuerdo al dimensionamiento previsto (2) para la Unimet, indique los estimados para: 1. Software de otros proveedores requerido para que opere la solución y monto estimado en US$ 2. Hardware requerido y monto en US$ Nivel de inversión total Nivel de inversión inicial Explique el esquema de financiamiento ofrecido C6. Posibilidades de crecimiento a otras áreas de operación de la UNIMET de manera integrada con la solución: Posibilidad de crecimiento de la solución a otras áreas de operación: Admisiones Educación Virtual Mantenimiento de la infraestructura 2599

5 Gerencia de relaciones con clientes CRM Ponderación de los criterios Los pesos de los criterios obtenidos, expresan la medida de la importancia relativa que los criterios tienen para cada decidor. En el AHP los criterios se representan mediante un árbol jerárquico y se realizan comparaciones binarias entre los vértices de cada nivel, en base a la importancia o contribución de cada uno de ellos al vértice del nivel superior al que están ligados, preguntándose si el criterio Ci es mejor que el Cj o viceversa y cuán mejor es, utilizando la siguiente escala [7]. Cij = 1: se considera igualmente importante el criterio i que el criterio j Cij = 3: se considera ligeramente más importante el criterio i que el criterio j Cij = 5: se considera bastante más importante el criterio i que el criterio j Cij = 7: se considera mucho más importante ( o demostrablemente más importante) el criterio i que el criterio j Cij = 9: se considera absolutamente más importante el criterio i que el criterio j Este proceso de comparación conduce a una escala de medida relativa de prioridades o pesos de los elementos cuya suma total es la unidad. En este caso, los consultores y el Centro de Tecnología de Información elaboraron un cuestionario que se envió a cada experto (véase el Apéndice I). Los datos obtenidos de los expertos se introdujo en el programa informático Expert Choice 2000 que trabaja con el método de las jerarquías analíticas (AHP). La Figura 1 muestra la estructura jerárquica de criterios y su peso (Local y Global) entre paréntesis. El peso local (L) muestra la prioridad del subcriterio en comparación con el resto de los criterios del mismo subnivel, como se observa su suma es igual a 1. El peso global (G), del subcriterio resulta al realizar el producto del peso local por el peso global del criterio inmediatamente superior, del subcriterio bajo consideración. Se puede observar que en orden de importancia (mayor a menor) se obtienen los siguientes pesos: 1. Niveles de inversión en función de las disponibilidades presupuestarias: 24,2%. 2. Solidez de la empresa y capacidad de servicio en el país: 22,2%. 3. Solidez madurez del producto: 21,8%. 4. Adecuación de la estrategia de implantación a las necesidades de la Unimet: 13,0%. 5. Posibilidades de crecimiento a otras áreas: 10, 6%. 6. Relevancia de la base de clientes en el sector educativo donde está instalada la solución: 8,1%. Por otra parte, el subcriterio con mayor peso global es Mejoras y adaptaciones incluidas en el producto, contemplado dentro del criterio Solidez y madurez del producto con 7,7 % y el de menor peso global es Cantidad de clientes, contemplado en el criterio Relevancia de clientes en el sector educativo en el sector educativo con 0,5%. 2600

6 Figura 1. Representación jerárquica de criterios y sus pesos. 3.4 Valoración de las alternativas Una vez determinados los criterios y definida la escala de valoración de las alternativas, para la evaluación de los dos (2) Sistemas ERP seleccionados como lista corta, se convocó al grupo de expertos a reunirse para participar en la presentación de las dos (2) compañías proveedoras seleccionadas. Los puntos a tratar en las presentaciones se enfocan principalmente a aclarar lo que el panel evaluador necesita evaluar, según los criterios y subcriterios seleccionados y presentes en el instrumento utilizado para seleccionar la empresa proveedora ganadora. La escala utilizada fue de 1 a 5. Las compañías seleccionadas en la primera etapa y que conformaron la lista corta para la segunda etapa son Sungard SCT Banner y SAP. Los datos de todos los criterios dependen de la preferencia de cada miembro del grupo de expertos. Es decir, cada experto evaluó de forma cualitativa cada alternativa respecto a cada criterio. El proceso de cálculo se realizó con la ayuda del programa informático Expert Choice 2000 que desarrolla el método AHP. En este programa se introdujo la jerarquía y las diferentes opiniones de los expertos para cada nivel en la jerarquía (comparaciones binarias). Una vez que se introducen los datos, se realiza el cálculo de la prioridad global con el programa y se establecen las prioridades entre los criterios y las prioridades entre las 2601

7 alternativas para cada criterio, en este sentido, el método AHP realiza el cálculo de la suma ponderada. En la Figura 2 figura se observa que el Sistema ERP considerado más apto y que más se adecua a la estrategia de implantación que requiere la Universidad Metropolitana es SAP, considerando todos los criterios establecidos y ponderados por el panel de expertos. Figura 2.- Solución seleccionada Los factores de impacto como criterios de decisión (Crit) son representados por barras verticales, y las opciones de mejora como las alternativas (Alt) son indicadas como gráficos de línea horizontales (veáse la Figura 3). La intersección de un gráfico de línea alternativo y una línea de impacto vertical indica la prioridad (Kij) de las opciones para los impactos dados, como leído del eje derecho etiquetado " Alt el %. " El peso de prioridad sobre un impacto (Wi) es representado por la altura de la barra y del eje izquierdo etiquetado " Crit el %. " La prioridad total de cada opción (Aj) es representada sobre la línea total, leer el eje derecho. 4. Conclusiones La metodología AHP es un instrumento útil para asistir a una organización en la toma de decisiones de inversión de sistemas ERP, pero no sustituye la decisión. La personas con poder de decisión deben decidir sobre los criterios, subcriterios, y hacer numerosas evaluaciones para obtener una clasificación de las alternativas. El AHP ayuda a organizar los pensamientos, en este caso de la Alta Gerencia, y proporciona un mecanismo para comparar criterios, subcriterios, y alternativas de forma cuidadosa. El AHP puede ser un instrumento valioso usado por sí mismo o combinado con otros métodos y que puede facilitar definitivamente el acercamiento de equipo a la toma de decisiones, que en ocasiones, como es el caso, valoran más la forma cómo se tomo la decisión que el proveedor del ERP finalmente seleccionado. Al utilizar AHP en el estudio se descompuso el complejo el problema de la selección de un sistema ERP, en una jerarquía de componentes más pequeños y más manejables. Esta estructura jerárquica permitió el análisis más enfocado en cada nivel, donde algunos rasgos de AHP que fueron encontrados conveniente para el análisis en estudio del caso descrito en este artículo son (1) su capacidad de organizar datos combinando la información cuantitativa y cualitativa (2) su naturaleza participativa que permitió a los expertos de áreas muy distintas organizarse en función de un lenguaje común. (3) su capacidad para confiar en juicios de expertos en áreas donde la información puede carecer. (4) su capacidad de desagregar problemas complejos en unidades manejables organizadas en una jerarquía, y (5) sus procedimientos transparentes analíticos que animan a la participación en un proceso decisorio con la incorporación de una comprobación de consistencia aceptable sobre las posiciones dadas por los expertos en el área de ERP. 2602

8 Performance Sensitivity for nodes below: Goal: Soluciones automatizadas ERP Crit% Alt%,60,90,80,50 SAP SCT,70,60,40,50,30,40,30,20,20,10,10,00,00 Relevancia d Solidez de l Posibilidade Adecuación d Solidez madu Inversión en OVERALL Objectives Names Adecuación d Relevancia d Solidez madu Solidez de l Inversión en Posibilidade Adecuación de la estrategia de implantación a las necesidades de la Unimet Relevancia de la base de clientes en el sector educativo Solidez madurez del producto Solidez de la empresa y capacidad de servicio en el país Inversión en función de las disponibilidades presupuestarias Posibilidades de crecimiento a otras áreas Alternatives Names SCT SAP SCT SAP Figura 3.- Representación gráfica de resultados consolidados. Referencias relevantes [1]Aragón A. y Sánchez E. (1999), Análisis contingente de la gestión de recursos humanos en las Pymes: un estudio empírico, Revista Europea de Dirección y Economía de la Empresa, 8(2), pp [2]. Lau, T, Wong Y, y Chan K. (2001) : Information technology and the work environment does IT change the way people interact at work?, Human Systems Management, 20, pp [3] Huber, G. (1990): A Theory of the Effects of Advanced Information Technologies on Organizational Design, Intelligence, and Decision Making, Academy of Management Review, 15(1), pp [4] Bajwa D, et al (2004), An integrative framework for the assimilation of enterprise resource planning systems: phases, antecedents, and outcomes, Journal of Computer Information Systems, Spring, pp [5]. Soh, C.; Kien, S. S. and J. Tay - Yap (2000), Cultural Fits And Misfits: Is ERP A Universal Solution?, In Communications of the ACM, 43(4), pp [6]. Belton, V. & Stewart, T. J. (2000). Multiple Criteria Decision Analysis. An Integrated Approach,. Kluwer Academic Publishers. [7] Saaty Th. Fundamentals of Decision Making and Priority Theory with the Analytic Hierarchy Process. Pittsburg: RWS Publications. 2603

9 Correspondencia Thais Theis. Universidad Metropolitana. Centro de Tecnología de Información y Comunicación (CeTIC). Distribuidor Universidad (Autopista Petare Guarenas). La Urbina. Caracas 1070, Venezuela. Phone: Fax: URL: Susana Romagni. Universidad Metropolitana. Facultad de Ingeniería. Distribuidor Universidad (Autopista Petare Guarenas). Edificio Corimón. La Urbina. Caracas 1070, Venezuela. Phone: Fax: URL: 2604

10 Apéndice I. Cuestionario de asignación de peso a criterios. Criterios Criterios Criterios A B P I A B P I A B Adecuación de la estrategia de implantación a las necesidades de la Unimet Relevancia de la base de clientes en el sector educativo donde está instalada la solución Solidez madurez del producto Criterios A B P I Solidez de la empresa y capacidad de servicio en el país Criterios A B P I Criterios A B P I Niveles de inversión en función de las disponibilidades presupuestarias Posibilidades de crecimiento a otras áreas Escala de Ponderación 1 Se considera igualmente importante el criterio A que el criterio B 3 Se considera ligeramente más importante el criterio A que el criterio B 5 Se considera bastante más importante el criterio A que el criterio B 7 Se considera mucho más importante (o demostrablemente más importante) el criterio A que el criterio B 9 Se considera absolutamente más importante el criterio A que el criterio B 2605

11 Apéndice II. Instrumento de evaluación de alternativa EVALUACION DE SOLUCIONES AUTOMATIZADAS-ERP Objetivo: Este instrumento permitirá que las Autoridades y Alta Gerencia de la UNIMET evalúen los aspectos estratégicos de la solución que presentarán las dos empresas SAP y Sungard-SCT. Cada uno de los seis aspectos contenidos en esta evaluación, está conformado a su vez por un conjunto de items que requiere ser evaluado de acuerdo con la siguiente tabla de valoración: Al finalizar la presentación de cada empresa, se sugiere que Usted se tome unos minutos para llenar el presente instrumento en la columna respectiva a la empresa evaluada y lo entregue al equipo del Proyecto de Evaluación de Soluciones. Escala de Valoración Puntos Satisface el criterio MUY MAL 1 Satisface el criterio MAL 2 Satisface el criterio de manera REGULAR 3 Satisface el criterio BIEN 4 Satisface el criterio MUY BIEN 5 Puntos ( DEL 1 AL 5 ) 1. Adecuación de la estrategia de implantación a las necesidades de la UNIMET SCT SAP Está el tiempo de instalación dentro de los rangos requeridos por la UNIMET para alcanzar la operatividad del sistema? Es factible el equipo que el proveedor requiere por parte de la UNIMET para la implantación? Claridad del método de instalación Cobertura de la solución a los requerimientos de la UNIMET Adecuación de la estrategia de implantación a la realidad de funcionamiento de la UNIMET Total - máximo 25 puntos Puntos ( DEL 1 AL 5 ) 2. Relevancia de la base de clientes en el sector educativo donde está instalada la solución SCT SAP Cantidad de clientes en el sector educativo Cantidad de clientes en Latinoamérica Relevancia de clientes en el sector educativo Aprendizajes que ha tenido la empresa de su base de clientes relevantes para la Universidad y que se refleje en su oferta de trabajo con la UNIMET (mejores prácticas) Características del sistema que se adecuan a las características de funcionamiento de la UNIMET Total - máximo 25 puntos Puntos ( DEL 1 AL 5 ) 3. Solidez y madurez del producto SCT SAP Tiempo que tiene el producto del sector educativo en el mercado y su madurez Tiempos de prueba en el mercado Mejoras y adaptaciones que le han incluido al producto Posicionamiento del producto Planes de expansión del producto Total - máximo 25 puntos Puntos ( DEL 1 AL 5 ) 4. Solidez de la empresa y capacidad de servicio en el país SCT SAP Solidez de la empresa a nivel internacional 2606

12 Capital y solvencia de la empresa Experiencia previa en el sector educativo (años) Capacidad de desarrollo de software Niveles de servicio y soporte de la empresa a sus clientes (esquemas de atención) Capacidad y velocidad de respuesta del servicio técnico Disponibilidad del equipo de implantación y de consultoría en Venezuela Total - máximo 35 puntos Puntos ( DEL 1 AL 5 ) 5. Niveles de inversión en función de las disponibilidades presupuestarias SCT SAP Adecuación del costo de licencias (pagaderos al primer año) a la realidad de la UNIMET Adecuación del costo de consultoría (pagaderos durante el tiempo de instalación) a la realidad de la UNIMET Adecuación del costo de mantenimiento (pagaderos cada año durante el uso del sistema) a la realidad de la UNIMET Adecuación del costo de adiestramiento a la realidad de la UNIMET Adecuación de los costos adicionales a los que debe incurrir la UNIMET Nivel de inversión total Nivel de inversión inicial Beneficios del esquema de financiamiento propuesto Total - máximo 40 puntos Puntos ( DEL 1 AL 5 ) 6. Posibilidades de crecimiento a otras áreas de operación de la UNIMET de manera integrada con la solución SCT SAP Educación Virtual Mantenimiento de la infraestructura CRM Gerencia de relaciones con clientes Total - máximo 15 puntos 2607

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