PROCEDIMIENTO DE ASESORÍA Y CONSULTORÍA

Transcripción

1 Revisó: Vicerrector de Investigación y Extensión Directora Transferencia de Conocimiento Aprobó: Rector Página 1 de 11 Fecha de aprobación: Septiembre 30 de 2008 Resolución No OBJETIVO ALCANCE Definir los lineamientos generales para la planificación, formulación, ejecución y evaluación de los proyectos de extensión en la Modalidad de Asesoría y Consultoría Profesional, a través de los cuales la Universidad se vincule y coopere con el sector social y empresarial como mecanismo para la transferencia de conocimientos y la búsqueda de solución de problemas que surjan al interior de las empresas y organizaciones. Aplica para las asesorías y consultorías ofrecidas por la Universidad Industrial de Santander a entidades externas. RMATIVIDAD - Políticas de extensión. Acuerdo Superior 006 DE El Rector delega algunas de sus funciones. Resolución Rectoría 249 del Delegan algunas funciones en la Vicerrectoría de Investigación y Extensión. Resolución Rectoría 037 de Restructuración y reglamentación el reconocimiento y pago de bonificaciones extraordinarias no constitutivas de salario. de CONDERACIONES Semestralmente las Unidades gestoras envían a la Vicerrectoría de Investigación y Extensión un informe sobre las actividades de Asesoría y Consultoría realizadas en el semestre. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS - COIE: Comité Operativo de Investigación y Extensión. - DEPENDENCIA GESTORA: Nombre de la oficina que solicita la revisión de la propuesta, convenio o contrato. - DIEF: Director de Investigación y Extensión de la Facultad. - DIRECTOR TC: Director de Transferencia y Conocimiento. - DCPI: Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión. - JEFE UNIDAD GESTORA: Responsable de la Unidad Académica y/o Administrativa, gestora de la Actividad de Extensión. - SMMLV: Salario Mínimo Mensual Legal Vigente. - VIE: Vicerrectoría de Investigación y Extensión. - PNP: Producido Neto Positivo.

2 Página 2 de 11 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.F. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página 1. Recibe solicitudes INICIO 1. Recibe solicitudes relacionadas con Asesoría y Consultoría, tanto invitación directa e indirecta por parte de los diferentes entes externos. (Solicitud Externa) Rector Vicerrector VIE Responsable UAA Docentes/ Investigadores Director TC 2. Busca convocatorias 2. Realiza búsqueda relativas a los Servicios de Asesoría y Consultoría y establece contactos con empresarios, egresados, reuniones con gremios y/o búsqueda por Internet. Director TC Responsable UAA Docentes/ Investigadores 3. Evalúa la iniciativa 3. Evalúa si la iniciativa (Externa o Interna), cumple con los criterios de conveniencia Institucional. Director de Escuela Acuerdo Superior 006 de 2005 Cumple con los criterios? FIN 4. Divulga la iniciativa 4. Divulga la iniciativa a los docentes de la Escuela responsable de esta, asegurándose que todos sean informados y facilitándoles la opción de expresar su disponibilidad para participar en dicha iniciativa. Director de Escuela 1

3 Página 3 de Selecciona el Equipo responsable del Servicio 5. Selecciona los docentes que participarán en el Servicio de Asesoría y Consultoría, incluyendo el Director del proyecto. Consejo Ampliado de Escuela de 2008, Articulo 2, Inciso a. 6. Elabora la Propuesta 6. Elabora la propuesta Técnico-Financiera. Esta incluye: título, objetivos, Metodologia, Unidad(es) Académica(s) Responsable(s), Recursos Humanos, Recursos Físicos, Presupuesto. Director del proyecto Equipo de Trabajo Resolución de Rectoría 249 de 2004, Articulo 10 1 Propuesta Técnico- Financiera 7. Presenta la propuesta Técnico-Financiera 7. Presenta la propuesta Técnico-Financiera al Consejo Ampliado de Escuela de 2008, Articulo 2, Inciso a. 8. El Consejo Ampliado de Escuela Analiza y aprueba la propuesta 8. El Consejo Ampliado de Escuela analiza y aprueba la propuesta Técnico-financiera, la decisión queda documentada en el acta. Consejo Ampliado de Escuela de 2008, Articulo 2, Inciso a. Aprobación condicionada La propuesta es aprobada? 9. Realiza los ajustes necesarios 9. Realiza los ajustes necesarios a la propuesta de acuerdo a las observaciones hechas por el Consejo Ampliado de Escuela 2 FIN

4 Página 4 de Diligencia el Formato FEX Diligencia el Formato FEX.04 (Firma el Director de la Unidad Gestora y ) y lo envía al Director de Investigación y Extensión de la Facultad correspondiente, para el respectivo registro en la VIE. Formato de Extensión FEX.04 Acuerdo Superior 67 de 2008, Articulo 3 Formato FEX Radica y registra la propuesta de Extensión 11. Revisa y asigna número consecutivo al registro de propuesta de extensión. Secretaria de la DIEF 12. Verifica el diligenciamiento del Formato FEX Verifica que el Formato FEX.04 esté diligenciado correctamente, con la documentación requerida, brinda asesoría en el caso de modificaciones. DIEF El formato FEX.04 esta bien diligenciado? 13. Realiza los ajustes necesarios 13. Realiza los ajustes necesarios de acuerdo a las recomendaciones de Director de Investigación y Extensión de la Facultad. COIE Necesita aprobación del COIE? Las propuestas, cuya cuantía sea igual o superior a 300 SMMLV, deberán ser objeto de dictamen o aval de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión. 2 Pág.5 3

5 Página 5 de Presentación de la propuesta al COIE 14. El DIEF presenta la propuesta al COIE, y este la evalúa para aprobación, la decisión queda documentada en el acta y es informada al Director de Escuela. COIE Aprobación condicionada La propuesta es aprobada? 15. Realiza los ajustes necesarios 15. Realiza los ajustes necesarios a la propuesta de acuerdo a las observaciones hechas por el COIE. 1 Pág Presenta y negocia con la Entidad Externa 16. Presenta a la entidad externa interesada, la propuesta aprobada, teniendo en cuenta las modificaciones propuestas por el COIE y dejando definido el Objeto y las Obligaciones del proyecto. 4

6 Página 6 de 11 4 Sujeto a ajustes Hay acuerdo? 17. Realiza los ajustes necesarios FIN 17. Realiza los cambios sugeridos por la entidad externa y se vuelve a presentar al Consejo de Escuela Ampliado. 1 Pág Realiza la minuta del contrato 18. Realiza la minuta del contrato, con las diferentes modificaciones u observaciones que los entes hayan recomendado. La cuantía es igual o superior a 300 SMMLV o viene para firma de rectoría? Las propuestas y las demás actuaciones contractuales de la Universidad, cuya cuantía sea igual o superior a 300 SMMLV, deberán ser objeto de dictamen o aval del servicio de asesoría jurídica de la Universidad. De igual forma, existen algunos contratos o convenios que vienen explícitamente para firma del Rector. Resolución Rectoría 249 del Pág. 8 5

7 Página 7 de Envía el contrato a revisión a la VIE 19. Envía el contrato a la VIE para que esta estudie los términos del mismo de acuerdo a la Propuesta registrada con anterioridad. Formato de Extensión FEX Estudia el Contrato 20. Se estudia y analiza el contrato, visa la solicitud de revisión. Vicerrector de Investigación y Extensión Es necesario hacer correcciones? 21. Realiza los ajustes pertinentes 21. Realiza las modificaciones necesarias de acuerdo al concepto dado por la asesoría jurídica. Requiere firma de Rectoría? 3 Pág. 8 6

8 Página 8 de Envía a revisión jurídica 22. Envía el contrato a servicio de asesoría jurídica para que estudie los términos del mismo. Para el caso de convenios se envía a la Oficina Jurídica de la Universidad y para contratos se envía a la Dirección de Contratación y Proyectos Inversión (DCPI). Profesional de la VIE Resolución Rectoría 249 de Estudia el Contrato 23. Estudia y da Vo.Bo. para pasar a firma del Rector. DCPI o Oficina Jurídica Es necesario hacer correcciones? 24. Realiza los ajustes pertinentes 24. Realiza las modificaciones necesarias de acuerdo al concepto dado por la asesoría jurídica Firma el contrato 25. Firma el representante legal de la Universidad designado según el monto Delegado para firmar Resolución Rectoría 249 de 2004 Resolución Rectoría 037 de Legaliza el contrato 26. Legaliza el contrato (Adquirir pólizas, generar factura para el respectivo pago, etc.). 7

9 Página 9 de Ejecución del Proyecto 27. Se gestiona los recursos necesarios para la ejecución del proyecto y se ejecuta las actividades propias del proyecto. La Unidad gestora archiva los informes y demás documentación pertinente del servicio de Asesoría y Consultoría. 28. Aplicación Encuesta de Satisfacción 28. Se aplica la encuesta de satisfacción a los asistentes del programa. Formato de Extensión FEX.10 Evaluación de Satisfacción 29. Realización del acta de cierre y liquidación 29. Se realiza el acta de cierre y liquidación del convenio o contrato suscrito con la Entidad Externa. de 2008, Articulo 2 Parágrafo 2 Acta de Cierre 30. Realización el Informe Financiero Final 30. Se realiza el informe financiero que especifique el PNP. de 2008, Articulo 5 Numeral b Informe Financiero Final 8

10 Página 10 de Presenta Informe Final al Consejo de Escuela 31. Presenta el informe final al Consejo de Escuela Ampliado y decide la distribución de los excedentes. de 2008, Articulo 2 Parágrafo Diligenciar el Formato FEX Diligencia el Formato FEX.05 y lo envía a la DIEF, para su registro final. Formato de Extensión FEX.05 Formato FEX Presenta los resultados del Servicio al COIE 33. El DIEF presenta los resultados registrados en el Formato FEX.05 al COIE. DIEF FIN

11 Página 11 de 11 CONTROL DE CAMBIOS VERÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Septiembre 30 de Creación del Documento Abril 22 de 2009 Se eliminaron los actividades de registro de Iniciativa de Extensión, se incluyeron los formatos FEX.06 y FEX.10.