MANUAL PARA MATRICULAS EN CARTERA

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1 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 1 / 26 MANUAL PARA MATRICULAS EN CARTERA Página 1

2 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 2 / 26 Contenido 1. GENERALIDADES INTRODUCCIÓN OBJETIVO DEL MANUAL ALCANCE DEL MANUAL PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG Tabla de Comandos Ingreso a la Aplicación ICEBERG DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO CREACIÓN DE ÓRDENES ELABORACIÓN DE SOLICITUD NOTA INGRESO DE NOTA CRÉDITO INGRESO DE NOTA DÉBITO CARTERA POR CLIENTE LIQUIDACIÓN DE MATRICULA PAGO CERO PROCESO PARA GENERAR RECIBOS DE PAGO Visualizar recibos de Pago Generar Recibo automático de pagos Página 2

3 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 3 / GENERALIDADES 1.1. INTRODUCCIÓN La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran Colombia necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las actividades realizadas en el departamento de cartera, donde encontramos: a. Creación de órdenes de matrícula a partir de clientes nuevos y antiguos b. Ingreso de solicitud nota, notas débito y crédito a los clientes c. Generar recibos de pago d. Revisar y controlar la información así como velar por su correcto ingreso al Sistema Administrativo y optimizar los procesos para el mejoramiento continuo con ayuda de la aplicación ICEBERG OBJETIVO DEL MANUAL Procesos y procedimientos del usuario en el módulo de Cartera donde realiza Matrículas y genera recibos para pago ALCANCE DEL MANUAL Precisar los procesos y procedimientos para generar las Órdenes de pago de Matrículas de los estudiantes de la universidad buscando mejorar y así lograr una buena calidad en el proceso PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG Los procesos realizados en el Departamento de Cartera son registrados en la base de datos con la ayuda de la aplicación Iceberg, estos procesos deben seguir una metodología la cual está registrada en este manual de Usuario. 2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG Página 3

4 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 4 / 26 Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows 2.1. Tabla de Comandos Objeto o Tecla descripción Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser seleccionado el que corresponda Tabulador Tecla F3 Tecla F4 Tecla F6 Tecla F7 Tecla F8 Tecla F9 Tecla F10 Flechas abajo arriba Pasa al siguiente campo o cuadro de texto Duplica el valor de un solo campo anterior Duplica los valores de la ventana Borrar Registros en la ventana Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se digita el valor a buscar Trae el valor al campo y llena los demás con la información relacionada a ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones disponibles Guarda los datos de la ventana Desplazamiento por los valores de algunos registros al pulsar flecha abajo Ingreso a la Aplicación ICEBERG Username: Se digita el nombre de usuario Password: Se digita la Contraseña asignada Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar Connect: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos Cancel: Da por terminado el proceso y cierra la ventana. Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula. Página 4

5 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 5 / 26 Luego en la ventana ICEBERG muestra en el panel izquierdo un menú en forma de árbol al pulsar los iconos con el símbolo + se desplegaran los submenús. ++: Despliega todos los submenús del árbol -- : Cierra todos los submenús del árbol Cuadro de texto: muestra nombre de la base de datos a la cual está Conectado Cambio de Usuario: Este botón se utiliza para realizar cambio de usuario e ingresar nuevamente a la aplicación Salir: Este botón Cierra y sale de la aplicación Página 5

6 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 6 / DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO 4. CREACIÓN DE ÓRDENES Antes de iniciar se debe haber creado el Periodo Académico y el grupo al que se le aplicará el proceso, así como el tercero o cliente. Ver parametrización Luego para crear una orden de se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTAS POR COBRAR- LIQUIDACIÓN DE FACTURAS- Ordenes Página 6

7 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 7 / 26 Para crear una orden se debe tener en cuenta el número del cliente y se revisa si ya está creado por el Departamento de Admisiones, si esta creado se pulsa F7 y se ingresa el número del cliente luego se pulsa F8 para traer la información a la pantalla Si el cliente no está creado se ingresa el código nuevo para el cliente de la siguiente manera: Cliente: Se digita número del cliente #identificación: Se ingresa el número de identificación Nombre Negocio: Carga con el valor digitado en identificación Razón social/nombre Cliente: Carga con el valor digitado en identificación Primer Apellido: Carga con el valor digitado en identificación Teléfonos: Carga con el valor digitado en identificación Ciudad/Municipio/Población: Carga con el valor digitado en identificación Org: Se digita el número 1 Docto: Se digitan las siglas del documento correspondiente o se busca en la lista desplegable Nombre del documento: Depende del valor digitado en Docto. Doc. Saldo, #Doc. Saldo, Org. Sal y Enviar a: Se dejan vacíos Liquidación: Carga automáticamente Tipo Entrega: Se deja en la opción personal Estado: Se deja en grabación Condición: Se digita el número1 Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda Grupo: El que corresponda a este periodo elegido Tipo de orden: Se deja en Orden Fecha Orden: Se registra, está por defecto la actual F. Liquidación: Se genera automáticamente activar la Orden Página 7

8 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 8 / 26 1er. Vencimiento: Se genera automáticamente dependiendo del grupo de vencimiento 2do.Vencimiento: Se genera automáticamente dependiendo del grupo de vencimiento 3er.Vencimiento: Se genera automáticamente dependiendo del grupo de vencimiento Descuento: Se genera automáticamente Ciclo: Se selecciona de lista desplegable según la siguiente imagen: Promoción, Vendedor, Dirección y Orden de compra: Se dejan vacíos Org: Se genera automáticamente C. de Costo: Se genera automáticamente pero se puede modificar si se requiere Nombre centro: Se genera automáticamente Fondo: Se selecciona generalmente es 1 Fuente: Se selecciona generalmente es la nro. 21- ingresos operacionales Mora: Se deja en NO Tasa: Se deja en Cero (0) Consec: se deja vacío Descripción: Se digita una breve descripción de la orden Mensaje: Se deja Vacío Valor bruto de la Orden: Se actualiza automáticamente al guardar la información del detalle Valor de Descuento: Se actualiza automáticamente al guardar la información del detalle Valor de IVA: Se actualiza automáticamente al guardar la información del detalle Valor Total de la Orden: Se actualiza automáticamente al guardar la información del detalle En el Bloque inferior se registra lo siguiente: Página 8

9 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 9 / 26 Producto: Se digita el código o se busca con la lupa Nombre del producto/servicio: Se genera automático al digitar el producto Descripción: Se digita la descripción Cantidad: Se digita generalmente uno (1) Precio: Si no carga automático se ingresa manualmente %desc: Carga automático al llenar todos los campos restantes % IVA: Carga automático al llenar todos los campos restantes Valor Bruto: Carga automático al llenar todos los campos restantes Valor descuento: Carga automático al llenar todos los campos restantes Valor IVA: Carga automático al llenar todos los campos restantes Subtotal: Carga automático al llenar todos los campos restantes Org: Carga automático C.Costo: Carga automático Fondo: Carga automático Inicio Diferido: Se digita la fecha a partir de la cual inicia el diferido Meses: Se ingresa cantidad de meses Estado: Se carga automáticamente Facturado: Vacío Línea: Vacío Se pulsa F10 para guardar y se pulsa el botón confirmar, luego se abrirá la siguiente ventana indicando que pasara la orden a estado vigente se pulsa el botón YES. Página 9

10 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 10 / ELABORACIÓN DE SOLICITUD NOTA Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTA POR COBRAR- CARTERA COMERCIAL-Solicitud nota Solicitud#: Este número se genera al guardar Cliente: se digita el código del cliente Nombre negocio: Se genera automáticamente al digitar el número de cliente Identificación: Se genera automáticamente al digitar el número de cliente Página 10

11 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 11 / 26 Nombre/Razón Social: Se genera automáticamente al digitar el número de cliente Primer Apellido: Se genera automáticamente al digitar el número de cliente Estado: Se selecciona solicitud y al terminar pulsando el botón Aprobar solicitud Orden, cambia a su estado aprobado. Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda Nombre periodo: Se genera automáticamente cuando se ingresa periodo Docto: Se selecciona de la lista de órdenes que están vigentes en ese periodo para activar Orden: Se carga Automático dependiendo del valor de Docto Org.: Se carga Automático dependiendo del valor de Docto Valor Total Orden: Se carga Automático dependiendo del valor de Docto Fecha Solicitud: Se registra fecha de elaboración de la Solicitud Nota Concepto: Se registra el número del concepto, en la tabla se muestran los más utilizados Causa: se genera automáticamente al ingresar el valor en Concepto Aplica: Se genera si es débito o crédito depende del concepto Nombre Tipo de solicitud: Carga automáticamente con el concepto y la causa Descripción: Carga automáticamente con el concepto y la causa Centro de Costo: Al ingresar el cliente se genera automáticamente pero se puede modificar si se necesita Org: Se ingresa el número 1 Nombre de centro de costo: Carga automáticamente cuando se digita el centro de costo Fuente función. Se digita o se selecciona de la lista desplegable Nombre fuente Función: Se genera al digitar la fuente función Fecha diferido: Se digita la fecha a diferir Mes diferido: Se digita la cantidad de meses Tipo (%-$): Se selecciona si es porcentaje o valor viene de la parametrización de tipo solicitud nota Página 11

12 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 12 / 26 Aplica Total: se selecciona Si Porcentaje: Muestra el definido en la parametrización de tipo solicitud nota se edita allí. Valor: El programa muestra el definido en la parametrización de tipo solicitud nota se edita allí. Cliente Cargo: Se digita el código del responsable o se busca en la lista desplegable, para un traslado de deuda Nombre negocio: Carga automático con cliente cargo Identificación: Carga automático con cliente cargo Nombre r/razón social: Carga automático con cliente cargo Apellido: Carga automático con cliente cargo Comentarios: Se ingresa una descripción de las notas Se pulsa F10 para guardar y se genera un número de solicitud Se pulsa en el botón Aprobar Solicitudes Orden se pulsa en el botón YES, el Estado cambia a Aprobado Página 12

13 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 13 / 26 Para imprimir la nueva orden de pago a nombre del estudiante le damos clic en el botón Imprimir Orden Al realizar este paso se generan las pantallas como se muestra en el numeral INGRESO DE NOTA CRÉDITO Si se realizó solicitud Nota, esta no afecta la cartera y la Nota Crédito esta si afecta la cartera se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTAS POR COBRAR- CARTERA COMERCIAL-Notas Crédito Organiz: Se digita 1 Concepto Causa: Se busca de la lista o digita el código Cliente: Se digita el código Fecha: Se ingresa la fecha actual Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda Con cargo a: Se ingresa el Número del cliente o la entidad responsable de cancelar el valor Centro Costo: se ingresa el código Organiz: es uno (1) Fondo: Se ingresa el Numero 1 Fuente Función: Se ingresa el número 21 Inicio diferido: Fecha a partir del inicio del periodo Página 13

14 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 14 / 26 Meses: Depende de la duración del periodo Estado. Se deja en grabado Doc externo: Se deja Vacío Descripción: Se ingresa la descripción completa de la nota crédito. Valor bruto. Se llena si la nota es de total de lo contrario se actualiza con los valores afectados en los documentos del detalle Total Documentos afectados: Valor Total: Automático, se guarda con F10, se genera un número para la nota crédito Se pulsa en el botón Confirmar En el mensaje que se presenta se pulsa YES La nota pasa a Estado Vigente y afecta los saldos de cartera. Página 14

15 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 15 / INGRESO DE NOTA DÉBITO Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTAS POR COBRAR- CARTERA COMERCIAL-Notas Debito Organiz: Se digita el número 1 Nota débito: se genera automáticamente al guardar hay que este número muy presente Concepto Causa: Se busca de la lista o digita el código Cliente: Se digita el código Fecha: Se ingresa la fecha actual Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda Inicio diferido: va vacío Meses: Se coloca la cantidad de meses a diferir Estado. Se deja en Grabación Organiz: es uno (1) Centro Costo: se ingresa el código Nombre Centro de costo: Se carga con el valor de Centro de Costo Fondo: Se ingresa el Numero 1 Fuente Función: Se ingresa el número 21 Doc externo: Se deja Vacío Genera Mora: Se selecciona Si o No Tasa Mora: Se digita la tasa para aplicar en caso de presentar mora en el pago Descripción: Se ingresa la descripción completa de la Nota Debito. Valor bruto: Se llena si la nota es de total de lo contrario se actualiza con los valores afectados en los documentos del detalle Total Documentos afectados: Valor Total: Automático Página 15

16 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 16 / 26 Se pulsa en el botón Confirmar El mensaje que se presenta se pulsa OK al realizar esto la nota pasa a Estado Vigente y afecta los saldos de cartera. Página 16

17 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 17 / CARTERA POR CLIENTE Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTAS POR COBRAR- CARTERA COMERCIAL- Cartera por Cliente En esta ventana Cartera por Cliente se pulsa F7 y se digita el código en Cliente y se pulsa F8 y se muestran los documentos y el movimiento en cartera, se puede ver en los documentos que están los que se ingresaron en la solicitud nota crédito y débito. 9. LIQUIDACIÓN DE MATRICULA PAGO CERO Página 17

18 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 18 / 26 Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINACIERA- CUENTAS POR COBRAR- Liquidación de Facturas- Órdenes Luego se pulsa en el botón documentos relacionados En esta ventana se ingresa una fecha a la que se le quiere ver el estado y se pulsa el botón OK Página 18

19 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 19 / 26 Se genera una ventana con los documentos de este cliente a favor y en contra en esta pantalla se presentan las solicitudes nota, notas crédito y Notas débito, las generadas en este documento se presentan en la siguiente pantalla Página 19

20 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 20 / 26 Se genera una simulación, al pasar al siguiente bloque con Next Block En este se revisa si en el campo Valor Matricula esta en cero, si esto es cierto se activa la matrícula y se genera el recibo ingresando el Número de Caja y pulsando el botón Generar Recibo Página 20

21 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 21 / PROCESO PARA GENERAR RECIBOS DE PAGO Visualizar recibos de Pago Para ver los recibos se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTAS POR COBRAR- LIQUIDACIÓN DE FACTURAS- Ordenes Se pulsa F7 se ingresa código del cliente y se pulsa F8 para cargar la información en pantalla. Se pulsa en el botón Imprimir si se quiere tener en físico la orden luego se genera una pantalla de confirmación se puls Página 21

22 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 22 / 26 A en el botón Yes Se puede generar una fecha de pago o el sistema lo asignara automáticamente, para esto se pulsa Yes Se genera una pantalla para seleccionar la forma de presentación del recibo, se pulsa Yes para generarlo en formato PDF. Se pulsa en el botón Imprimir y luego en el Semáforo Página 22

23 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 23 / 26 Se genera el recibo de pago, el número de Ref.Autorización de Pago No. se debe tener en cuenta por que se utiliza en el numeral Generar Recibo automático de pagos Página 23

24 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 24 / 26 Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACION FINANCIERA- TESORERIA- INGRESOS- Ingresos automáticos de pagos Organización: Se ingresa el número 1 Número: Se genera automáticamente al guardar Caja: Se ingresa el número 11 Nombre de la caja: Se genera al digitar caja Fecha: Se ingres la fecha de pago de recibo Fecha pago: Se ingresa fecha de pago de recibo Cliente: Se digita el código del cliente Identificación: Se genera automáticamente al con los datos de cliente Razón Social: Se genera automáticamente al con los datos de cliente Primer apellido y segundo apellido: Se genera automáticamente al con los datos de cliente Referencia: Se ingresa la que tiene el recibo de pago Página 24

25 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 25 / 26 Ref. Crédito: Se deja vacío Periodo: Carga automático al escribir el valor en Referencia Descripción: Se ingresa una breve descripción del recibo Estado: Se carga Grabación Consecutivo: Se genera al guardar Luego se pulsa en el botón Pagos, Modalidad: Se ingresa el código correspondiente Nombre: Se genera automático Moneda: PES- Pesos Valor: Ingresa el valor del pago Requiere Documento: Se deja en No Consignación: Se selecciona el banco de la lista Entidad y nombre de Entidad, Oficina y Cuenta: Carga automáticamente con la selección del banco Página 25

26 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 26 / 26 Cheque: Si se hace pago con cheque se ingresa el número del cheque. Para terminar se guarda con F10 Página 26