INDUSTRIAL DE ALIMENTOS FLÓREZ Y CÍA. S.A.S. PROCEDIMIENTO PARA EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES
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- Juan Manuel Villalba Núñez
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1 Página 1 de 7 1. OBJETIVO Dar las pautas para evaluar, seleccionar y hacer seguimiento a los de materias primas, insumos y servicios que impacten el SGI, con el fin de que cumplan con las especificaciones definidas por la Empresa dentro del Sistema de Gestión Integral. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para los que suministran las materias primas, insumos y servicios necesarios para la preparación de alimentos. Inicia con la búsqueda de los potenciales y termina con el seguimiento a los aceptables activos. 3. DEFINICIONES 3.1. CALIDAD SENSORIAL Está determinada por las características sensoriales de un alimento o preparación, las cuales se perciben a través de los órganos de los sentidos. Estas características son olor, color, sabor, consistencia y presentación PROVEEDOR ACEPTABLE ACTIVO Aquellos que a criterio del responsable de la compra sean más convenientes para la Empresa y a los cuales se les podrán hacer pedidos. REVISÓ: María Teresa Castillo Lopera Coordinadora de APROBÓ: Marcela Franco Alzate Gerente Fecha: 5 de diciembre del 2016 Fecha: 21 de diciembre del 2016 Versión N 8
2 Página 2 de PROVEEDOR ACEPTABLE INACTIVO Aquellos que a pesar de estar clasificados como aceptables, el responsable de la compra decide dejarlos como segunda opción. Solo se les podrá hacer pedidos con autorización del compras para el caso de materias primas INSUMO Conjunto de elementos (dotaciones, elementos de protección personal., elementos de aseo, desinfección y medicamentos) que intervienen en el proceso productivo. 3.6 SERVICIO Bienes especializados que se adquieren a través de terceros. Para nuestro proceso se incluyen los que impactan el SGI desde la inocuidad y la seguridad de los colaboradores (transporte, control microbiológico, calibración metrológica, exámenes médicos, curso de alturas, disposición de residuos, control de plagas, Mantenimiento preventivo y correctivo de equipos, vehículos y planta física y adecuaciones locativas). 4. AUTORIDAD El responsable de establecer, mantener y actualizar este procedimiento es el compras. 5. DESARROLLO ACTIVIDAD Qué hace? PLANEAR 1. Identificar potenciales REQUIERE EXPLICACIÓN? Cómo lo hace? Se llaman mínimo tres (3) potenciales por materia prima, insumos o servicio requerido, en los casos en que sea posible. Se utilizan fuentes de información interna o externa, tales como: cotizaciones directas, RESPONSABLE Quién lo hace? o DOCUMENTOS Qué registros son generados en la actividad
3 Página 3 de 7 referencias, base de datos, directorio telefónico, entre otras. 2. Evaluar materia prima e insumos Para de materias primas e insumos, la Empresa considera dos criterios básicos: precio y prueba del producto para ensayar en uno de los servicios de alimentación (características sensoriales y rendimiento en virtud del costo). Se aplica el formato de selección, evaluación y seguimiento de de materia prima e insumos CO-F-005, siendo el precio el primer filtro de selección. o CO-F-005 evaluación y seguimiento de de materia prima e insumos. Para de servicios, la Empresa considera como criterios básicos la idoneidad del ente prestador de servicios y la cotización del servicio mismo. 3. Evaluar El parámetro de idoneidad se mide así: Para empresas legalmente constituidas, se solicita el certificado de funcionamiento, avalado por la entidad oficial o reguladora de la normatividad vigente. Para el caso de personas naturales e independientes, se solicita constancia de capacitación en la especialidad requerida y experiencia verificable en el oficio. o CO-F-012 evaluación seguimiento y de de Se aplica el formato de selección, evaluación y seguimiento de de servicios CO-F-012, siendo el precio el primer filtro de selección. HACER 4. Inscribir materias primas e insumos 5. Inscribir Se diligencia por parte del proveedor el formato de inscripción de de materias primas e insumos CO-F-004. En este caso no se requiere la documentación, sino posterior a la visita del local del proveedor por parte de calidad. Se diligencia por parte del proveedor el formato de inscripción de de servicios CO-F-011. En este caso es indispensable requerir la documentación. CO-F-004 Inscripción de de materias primas e insumos. CO-F-011 Inscripción de de
4 Página 4 de 7 servicios 6. Visitar el local del proveedor. Aplica para los de materias primas (alto riesgo) y para los de servicios de control microbiológico, verificación microbiológica y exámenes médicos. Calidad CO-F-008 Registro de visita al local del proveedor CO-F-019 Guía de inspección a laboratorios 7. Recolectar información Cuando la visita al local del proveedor sea aprobada (calificación buena o excelente), se requerirá la documentación para los de materias primas de acuerdo en lo registrado en el CO-F-004 Inscripción de de materias primas e insumos. Nota 1: El requerimiento de fichas técnicas (FT) se hace de acuerdo a la criticidad de las materias primas, dando como prioridad las FT de las materias primas que intervengan en el proceso productivo y sean transformadas por industrial de Alimentos. Nota 2: Existe un índice de fichas técnicas CO-F-022 el cual se encuentra agrupado por grupo de alimentos de acuerdo a la clasificación del sistema de inocuidad HACCP. Carpeta digital del proveedor. CO-F-022 Índice de Fichas Técnicas. CO-F-021 Técnicas. Fichas 8. Selección de aceptables El responsable de la compra bien sea de materias primas e insumos y de servicios, selecciona los más convenientes para la Empresa clasificándolos como aceptables activos; los demás se clasifican como inactivos como contingencia. Se distribuye el Listado de aceptables CO-F-006 a las áreas involucradas. NOTA: Los aceptables deben recibir una difusión en cada uno de los servicios en seguridad y salud ocupacional en los siguientes temas: Matriz de riesgo, Plan de emergencia, Normas de seguridad, Política SGI. Líder del Servicio de Alimentación. Listado de aceptables CO-F AC-F-002 Difusión de procedimientos.
5 Página 5 de 7 VERIFICAR Y ACTUAR 6. Seguimiento a de materias primas e insumos aceptables activos El seguimiento se realiza anualmente en dos vías: Diligenciando el CO-F-005 formato de selección, evaluación y seguimiento: el insumo para el seguimiento a los de materias primas se utiliza la información consignada en las planillas de pedidos y compras CO-F-002 y CO-F-015. Estas planillas son recolectadas, analizadas y archivadas, de acuerdo con el control de dichos registros. Haciendo la visita al proveedor CO-F-008, este de acuerdo con la programación del cronograma de visitas CO-F-018. Nota1: Esta frecuencia será reducida de acuerdo con los reportes que indiquen desviación por parte de los Servicios de Alimentación Nota2: A los que presenten problemas de calidad reiterativos se los podrá programar visitas de reinspección antes del tiempo anteriormente estipulado. Calidad Cronograma para visita a CO- F-018 Registro de visita al local del proveedor CO-F- 008 CO-F-005 Evaluación y Seguimiento de de materias primas e insumos De acuerdo con el porcentaje de cumplimiento de los parámetros definidos, se obtiene el cumplimiento ponderado, por período y por proveedor. El cumplimiento puede ser clasificado como Bajo, Medio o Alto. Una vez se obtienen los resultados del seguimiento, se informa al proveedor por escrito para que tome los correctivos necesarios suministrando el plan de acción para el respectivo seguimiento (se debe conservar copia del comunicado como parte de la evidencia del seguimiento). 7. Seguimiento a de servicios aceptables Seguimiento Anual: Diligenciando el CO-F-012 formato de selección, evaluación y Líderes de procesos que compren CO-F-012 Evaluación y
6 activos INDUSTRIAL DE ALIMENTOS seguimiento. Seguimiento cada 2 años: Haciendo la visita a los que apliquen CO-F-019 Guía de inspección a laboratorios, este de acuerdo con la programación del cronograma de visitas CO-F-018. De acuerdo con el porcentaje de cumplimiento de los parámetros definidos, se obtiene el cumplimiento ponderado, por período y por proveedor. El cumplimiento puede ser clasificado como Bajo, Medio o Alto. Una vez se obtienen los resultados del seguimiento, se informa al proveedor por escrito para que tome los correctivos necesarios suministrando el plan de acción para el respectivo seguimiento (se debe conservar copia del comunicado como parte de la evidencia del seguimiento). Página 6 de 7 Seguimiento de prestadores de servicios CO-F-019 Guía de inspección a laboratorios. CO-F-018 programación del cronograma de visitas. 8. Evaluación de resultados Todos los seguimientos de tanto de materias primas e insumos como de servicios, deben centralizarse en el equipo de inocuidad como insumo de validación del prerrequisito control del. Equipo de inocuidad Validación sistema. del 9. NORMAS O DOCUMENTOS DE REFERENCIA Registro de pedidos externos telefónicos y personales CO-F-002. Planilla de pedidos por servicio de alimentación CO-F-015. Decreto 3075/97 ÚLTIMO CAMBIO DEL PROCEDIMIENTO: 1. Se ajustan objetivo y alcance. 2. Se incluye la definición de servicio. 3. Se cambia el término responsable por autoridad.
7 Página 7 de 7 4. Se cambia la solicitud de muestra física del producto, debido a que se vuelve un requisito permanente para cualquier proveedor de materias primas. 5. Se incluye frecuencia de solitud de documentación a los de materias primas. 6. Se incluye Ciclo PHVA. 7. Segregación de actividades para materias primas y para 8. Centralización de la información de los al equipo de inocuidad para validad el sistema.
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