POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y PRIVACIDAD

Transcripción

1 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y PRIVACIDAD Versión: 0 POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y PRIVACIDAD Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incorporado en el decreto único 1074 de 2015, MAKROTRACK S.A.S. adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será de libre acceso a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan de acuerdo a las necesidades de la empresa. De esta manera, MAKROTRACK S.A.S. manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Toda persona que, en sus diferentes funciones o actividades, ya sean comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a MAKROTRACK S.A.S. cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO MAKROTRACK S.A.S. NIT 900,658,194-1 Dirección: Carrera , Medellín (COL) Teléfono: Correo electrónico: info@makrotrack.com.co ALCANCE Con la implementación de esta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes MAKROTRACK S.A.S. ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Asimismo, a través de la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el literal K del artículo 17 de la referida ley.

2 Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de MAKROTRACK S.A.S. DEFINICIONES De conformidad con la regulación aplicable se establecen las siguientes definiciones: Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3 TRATAMIENTO DE LOS DATOS MAKROTRACK S.A.S., actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, usuarios, proveedores, acreedores, deudores. FINALIDAD DE LOS DATOS Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de MAKROTRACK S.A.S. con las siguientes finalidades: Para el envío de información a sus trabajadores, familiares, clientes, y proveedores. Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de la empresa. Para el fortalecimiento de las relaciones con los usuarios, clientes y empleados, mediante el envío de información relevante, con la prestación del servicio y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos, la evaluación de calidad sea para MAKROTRACK S.A.S. o para los proveedores y la invitación a eventos organizados o patrocinados por la empresa, entre otros. Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones y la invitación a eventos organizados o patrocinados por la empresa, entre otros. Para la verificación de saldos de sus acreedores. Para la determinación de obligaciones pendientes de los deudores, y realización de los respectivos acuerdos de pago. Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales o jurídicas con quienes tienen o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, usuarios, clientes, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas. Para inscripción de demandas judiciales y procesos prejurídicos.

4 DERECHOS DE LOS TITULARES A LOS DATOS PERSONALES Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de MAKROTRACK S.A.S., tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento: Conocer los Datos Personales sobre los cuales la empresa está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la empresa para el Tratamiento de sus Datos Personales. Ser informado por la empresa, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento. El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por la empresa, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud. El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor. En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS El área de Gestión Humana es la responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de la empresa, están obligados a reportar estas Bases de Datos al área de Gestión Humana y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

5 PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN A través de los siguientes datos, el titular podrá gestionar cualquier requisito, ya sea: conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. Correo electrónico: info@makrotrack.com.co Teléfono: ext. 115 Dirección: Carrera , Medellín (COL) De acuerdo a la Ley estatutaria 1581 de 2012 se estipula el siguiente tiempo para dar respuesta o desarrollo a las peticiones y reclamos; Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Está política de protección de datos personales está vigente desde: 30/08/2016.