PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN, RE INDUCCIÓN Y CAPACITACIÓN DE COLABORADORES PROCESO GESTIÓN HUMANA

Transcripción

1 Página: 1 de 9 1. OBJETIVO Definir las acciones necesarias para que los colaboradores que prestan sus servicios a la Fundación FES conozcan la organización y sus objetivos estratégicos así como contribuir a fortalecer sus competencias y destrezas. 2. ALCANCE Inicia con la identificación de necesidades de inducción, re inducción y capacitación, programación y ejecución de las actividades hasta la evaluación del aprendizaje o apropiación del tema por parte de los colaboradores. 3. DEFINICIONES Colaborador: Persona contratada por Fundación FES, para el desempeño de una labor. Capacitación: Es un proceso continuo de enseñanza-aprendizaje mediante el cual se desarrollan las habilidades y destrezas de los colaboradores y contratistas, que les permitan un mejor desempeño en sus labores habituales. Se manejan capacitaciones internas o externas de acuerdo con el programa establecido por Gestión Humana. Capacitación interna: Son capacitaciones realizadas por colaboradores o contratistas de la Fundación sobre conocimientos que han adquirido por medio de estudios formales y que son de interés para su difusión a los demás integrantes de la Fundación. Capacitaciones externas: Son capacitaciones realizadas por entidades o instructores externos a la Fundación. Evaluación de aprendizaje: Medición de la eficacia de la capacitación otorgada a los colaboradores y contratistas, donde se mide la apropiación de los temas vistos, su aplicación y mejora en el desempeño laboral. Inducción: Proceso en el cual se proporciona a los colaboradores y contratistas información general, detallada si se requiere, amplia y suficiente de la Fundación, con el fin de que puedan desempeñar sus actividades de manera satisfactoria y bajo las directrices definidas por la Fundación. Re inducción: Proceso de actualización, en el cual se le proporciona a los colaboradores y contratistas la temática ya definida en el proceso de Inducción, pero incluyendo actividades que contribuyan al mejoramiento del desempeño laboral y a la apropiación de las directrices definidas por la Fundación.

2 Página: 2 de 9 4. RESPONSABLE Coordinador de Gestión Humana. 5. CONDICIONES Las capacitaciones se programan de acuerdo con los aspectos a mejorar de los colaboradores, aspectos éstos que son identificados en la evaluación de desempeño, la evaluación de clima organizacional, los informes de auditoría del proceso o las necesidades de cada proyecto en particular. Se realiza inducción y re inducción a los colaboradores según la orientación y/o programación realizada por el Coordinador de Gestión Humana. Se deja registro de las actividades de inducción, re inducción y capacitación, diligenciando los formatos y anexando la documentación requerida en el presente procedimiento. Si el colaborador requiere solicitud de crédito internos o externos para capacitaciones, se debe realizar según las indicaciones del instructivo Trámites de Créditos I-GH DESARROLLO DE ACTIVIDADES 6.1 Elaborar el programa de inducción y re inducción Las actividades de inducción se programan una vez el colaborador ha ingresado, por lo tanto el Coordinador de Gestión Humana programa la actividad informando al jefe inmediato del colaborador. Para el caso de re inducción, se programa cada 6 meses y participan todos los colaboradores. La programación de ambas actividades se realiza en el formato F-GH-6 Programación de Actividades de Gestión Humana. La inducción y Re Inducción incluye como mínimo los siguientes temas:

3 Página: 3 de 9 Temas Objeto social, portafolio de servicios, proyectos en curso. Direccionamiento estratégico. Estructura organizacional. Reglamento Interno de Trabajo (aplica solo a colaboradores), código de ética y de buen gobierno. Responsables de la socialización Coordinador de Gestión Humana y/o Coordinador de Comunicaciones. Coordinador de Gestión Humana Políticas establecidas por la Fundación. Sistema Gestión Integral. Generalidades de los procesos y áreas. Generalidades del área o proyecto que prestara sus servicios. Coordinador de Planeación y Calidad Director de área o jefe inmediato La anterior temática se encuentra relacionada en el documento Manual de Bienvenida M-GH-1, material que se maneja para la socialización de la inducción y re inducción. 6.2 Ejecutar el programa de inducción y re inducción Realizar la inducción A más tardar dos días después del ingreso del colaborador, el Coordinador de Gestión Humana programa la presentación de la inducción, según lo establecido en la Programación de Actividades de Gestión Humana F-GH-6. A los colaboradores que se encuentran por fuera de las instalaciones de la Fundación FES les realiza la inducción el Director o responsable del área o proyecto a quienes se les delega la actividad de socialización; si se considera necesario se emplean las herramientas de telecomunicaciones para desarrollar la actividad directamente con el Coordinador de Gestión Humana.

4 Página: 4 de 9 La inducción se realiza en dos etapas: Etapa No. 1: Generalidades de la Fundación FES -Socialización del Manual de Bienvenida. -Explicación general de la temática socializada en el Manual de Bienvenida. - Sesión de preguntas y respuesta de los colaboradores. -Recorrido por las instalaciones de la Fundación FES y presentación de los colaboradores. Si no se encuentran dentro de las instalaciones se explica el objetivo de cada área. Etapa No. 2: Generalidades del cargo El nuevo colaborador queda a cargo del Director de área o jefe inmediato, según sea el caso, quien entrega el cargo realizando las siguientes actividades: -Entrega del cargo al nuevo colaborador explicando las funciones y responsabilidades establecidas en el documento Descripción del Cargo. A los colaboradores que se encuentran con contrato por prestación de servicios, se les informa el alcance del proyecto y las obligaciones acordadas en el contrato. -Se entregan los elementos de trabajo, dejando registro de los elementos que se entregan al nuevo colaborador en el formato Elementos de Puesto de Trabajo F-GH-7. -Se realiza la explicación de las actividades a ejecutar y en ejecución bajo la responsabilidad del nuevo colaborador Realizar la Re inducción Con el objetivo de generar apropiación de lo que significa la Fundación FES para los diferentes grupos sociales objetivo, se realiza la socialización cada seis meses de la siguiente temática: -Socialización del Manual de Bienvenida. -Explicación general de la temática expuesta en el Manual de Bienvenida. -Sesión de preguntas y respuesta de los colaboradores. -Desarrollo de actividades de apropiación de la temática expuesta e integración de colaboradores.

5 Página: 5 de 9 De igual manera en el transcurso del año pueden realizarse sesiones de re inducción con temas relacionados con: nueva normatividad aplicable a la Fundación, ajustes de direccionamiento estratégico, rediseño del Sistema Gestión Integral y de sus procesos, entre otros Evaluar a colaboradores sobre los temas de tratados en la inducción y re inducción Una vez se finaliza la inducción y re inducción, el Coordinador de Gestión Humana o su delegado, realiza la evaluación de entendimiento de la temática expuesta, se realiza en el formato de Evaluación de inducción y re inducción formato F-GH-13. Si la inducción o re inducción se realizó por fuera de las instalaciones de la Fundación se debe coordinar con el responsable del área o jefe inmediato el desarrollo de la evaluación y el envío del formato F-GH-13 al Coordinador de Gestión Humana para su conservación en el expediente de cada colaborador. 6.4 Realizar programa de actividades de capacitación Identificar las necesidades de capacitación Anualmente el Coordinador de Gestión Humana solicita a los responsables de cada área la identificación de las necesidades de capacitación para su equipo de trabajo. La necesidad se manifiesta por medio de un correo electrónico a la Coordinación de Gestión Humana para iniciar con la aprobación y programación de la capacitación. Se identifican necesidades de capacitación por medio de los informes de clima organizacional, informes de evaluación de desempeño, informe de auditoría de procesos, programas, procesos, servicios de la Fundación. Además durante el año y según las actividades en ejecución de la Fundación se van generando nuevas necesidades. Las necesidades de capacitación pueden estar relacionadas con: Herramientas para gestionar los procesos misionales. Comprender nueva normatividad aplicable a la Fundación. Conocer buenas prácticas y/o herramientas para mejorar la gestión. Fortalecimiento de competencias de los colaboradores y mejoramiento del ambiente laboral. Además, se tienen en cuenta las capacitaciones en las que han participado los colaboradores y que por su temática e importancia en el desempeño de las labores

6 Página: 6 de 9 requiera ser socializada a los demás colaboradores. De esta manera, se construyen las capacitaciones internas Consolidar las necesidades de capacitación y elaborar el programa de capacitación El Coordinador de Gestión Humana recopila las necesidades de capacitación, las consolida y prioriza para elaborar el programa de capacitación en el formato Programación de Actividades de Gestión Humana F-GH-6 y de esta manera presentarlo para aprobación ante la Dirección Administrativa y Financiera Presentar para aprobación el programa de capacitación Las actividades programadas de capacitación están sujetas a cambios y mejoras por parte de la Dirección Administrativa y Financiera. De acuerdo con las observaciones dadas por el Director Administrativo y Financiero, se define su aprobación y asignación de recursos para su desarrollo Comunicar el Programa de Capacitación Una vez aprobado el Programa de Capacitación se comunica a directores coordinadores de áreas las actividades de capacitación a realizar durante el año. y Si se considera necesario, se realiza socialización de la programación por medio de los canales de comunicación definidos por la Fundación. 6.5 Ejecutar el programa de capacitación Logística de las sesiones de capacitación externas e internas El Coordinador de Gestión Humana identifica si la capacitación se ofrecerá con alguna entidad, empresa o conferencista externa para lo cual realiza la solicitud de contratación a la Dirección Administrativa y Financiera a través del procedimiento de Compra de Bienes y servicios P-GA-1. Se coordinan con la entidad que va a realizar la capacitación los aspectos logísticos y técnicos relacionados con: Fecha, hora, duración, lugar Objetivo y alcance de la capacitación Grupo objetivo

7 Página: 7 de 9 Salón Transporte Ayudas audiovisuales, equipos o demás elementos. Alimentación (si aplica) Material de la capacitación Y demás consideraciones adicionales. Si la capacitación se realiza en las instalaciones de la Fundación se debe igualmente coordinar los aspectos logísticos y técnicos mencionados anteriormente. Para las capacitaciones internas se coordinan los mismos temas de logística Convocar a las sesiones de capacitación Se le informa, con antelación a la sesión de capacitación, al colaborador y al director o responsable del área, para que organicen sus responsabilidades laborales y asistan a la capacitación. La convocatoria a la sesión se realiza por medio de un oficio y/o correo electrónico. En el caso de no poder asistir por alguna eventualidad, el colaborador debe comunicar con anterioridad al Coordinador de Gestión Humana para tomar acciones pertinentes Realizar la sesión de la capacitación El facilitador ofrece la capacitación al grupo de asistentes de acuerdo con lo planeado en el programa de actividades. Una vez el colaborador ha asistido debe hacer entrega al Coordinador de Gestión Humana de la copia del certificado de asistencia (en el caso que la entidad externa haga entrega del certificado o algún soporte de asistencia) o si la capacitaciones es interna se registra la asistencia de los participantes en el formato F-GH-14 Lista de Asistentes. Los certificados de asistencia se conservan en el expediente del colaborador y se conserva el listado de asistentes en el archivo de capacitaciones Conservar memorias de la capacitación Por políticas de gestión de conocimiento, se conservan las memorias de las capacitaciones ofrecidas (Ejemplo: material de apoyo de la capacitación, material entregado, evaluaciones; entre otras) de tal manera que se puedan consultar posteriormente y sirvan de base para fortalecer el conocimiento de la Fundación. Por lo tanto el colaborador o contratista debe facilitar las memorias de la capacitación al Coordinador de Gestión Humana para el manejo de estas según el procedimiento P- GCO-1 Gestión de Conocimiento.

8 Página: 8 de Realizar evaluación de aprendizaje de la capacitación El Coordinador de Gestión Humana programa cada tres meses la evaluación de aprendizaje de las capacitaciones realizadas, se escogen las capacitaciones que sean de mayor influencia para el desempeño de las funciones del colaborador. La evaluación la realiza el colaborador y luego el responsable del área o jefe inmediato y se registra en el formato Evaluación de Aprendizaje de Capacitaciones F-GH-15. Se evalúan los conocimientos adquiridos y cómo ha contribuido la capacitación en el desempeño del colaborador; si es necesario se realiza una evaluación técnica (cuando son capacitaciones sobre software o manejo de algún equipo). Según el resultado de la evaluación se toman acciones para cumplir con el objetivo. 6.6 Formular Acciones Correctivas, Preventivas, Mejora y Lecciones Aprendidas Periódicamente el Coordinador de Gestión Humana verifica si el presente procedimiento ha cumplido con sus objetivos de manera eficiente. Si se identifican brechas de cumplimiento se podrán formular acciones correctivas, preventivas según lo establecido en el procedimiento P-GMC-6; y/o se formularán lecciones aprendidas según el procedimiento P-GCO-1 Gestión de Conocimiento. FIN. ANEXOS: No aplica.

9 Página: 9 de 9 CONTROL DE CAMBIOS Versión del Documento Descripción del Cambio Motivo del cambio Fecha del cambio 1 Creación 27 de Junio de 2014 Aprobado por Director Administrativo y Financiero. CONTROL DEL DOCUMENTO Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: Mabel Guerrero Nombre: Olga Mildred Nombre: Máximo Adrián Luna. Díaz. Charry Cargo: Coordinadora de Cargo: Coordinador de Cargo: Director Administrativo Gestión Humana Planeación y Calidad y Financiero. Firma: Firma: Firma: