Maestría en Gestión de la Tecnología de la Información. Gestión de los riesgos del proyecto

Transcripción

1 Maestría en Gestión de la Tecnología de la Información Gestión de los riesgos del proyecto Bogotá D.C., agosto de 2016

2 Gestión de los riesgos Los objetivos de la gestión de los riegos del proyecto consisten en aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos negativos en el proyecto (PMBoK, 2013:309)

3 Gestión de los riesgos Un riesgo es un evento o condición incierta que, si sucede, tiene un efecto en por lo menos uno de los objetivos del proyecto. Un riesgo puede tener una o más causas y, si sucede, uno o más impactos. Una causa puede ser un requisito, un supuesto, una restricción o una condición que crea la posibilidad de consecuencias tanto negativas como positivas.

4 Gestión de los riesgos Si alguno de estos eventos inciertos se produce puede haber un impacto en el costo, el cronograma o el desempeño del proyecto. Los riegos del proyecto tienen su origen en la incertidumbre que está presente en todos los proyectos. Los riesgos conocidos son aquellos que han sido identificados y analizados, lo que hace posible planificar respuestas para tales riesgos.

5 Gestión de los riesgos Un riesgo del proyecto, que ha ocurrido, también puede considerarse un problema. Las organizaciones y los interesados están dispuestos a aceptar diferentes niveles de riesgo. Esto se conoce como tolerancia al riesgo. Los riesgos que constituyen una amenaza para el proyecto pueden aceptarse si se encuentran dentro de los límites de tolerancia.

6 Gestión de los riesgos Los procesos de la gestión de los riesgos son: 1. Planificar la gestión de riesgos. 2. Identificar los riesgos. 3. Realizar el análisis cualitativo de riesgos. 4. Realizar el análisis cuantitativo de riesgos. 5. Planificar la respuesta a los riesgos. 6. Controlar los riesgos. Luis Alfonso Angulo B. Magíster en Gestión de Proyectos.

7 1. Planificar la gestión de los riesgos El proceso de definir cómo realizar las actividades de la gestión de riesgos de un proyecto (PMBoK, 2013:309)

8 1. Planificar la gestión de los riesgos Entradas 1. Plan para la dirección del proyecto 2. Acta de constitución del proyecto 3. Registro de interesados 4. Factores ambientales de la empresa 5. Activos de los procesos de la organización Herramientas y Técnicas 1. Técnicas analíticas 2. Juicio de expertos 3. Reuniones Salidas 1. Plan de gestión de los riesgos

9 2. Identificar los riesgos El proceso de determinar los riesgos que pueden afectar al proyecto y documentar sus características (PMBoK, 2013:309)

10 2. Identificar los riesgos Entradas 1. Plan de gestión de los riesgos 2. Plan de gestión de los costos 3. Plan de gestión del cronograma 4. Plan de gestión de la calidad 5. Plan de gestión de los recursos humanos 6. Línea base del alcance 7. Estimación de costos de las actividades 8. Estimación de la duración de las actividades 9. Registro de interesados 10. Documentos del proyecto 11. Documentos de las adquisiciones 12. Factores ambientales de la empresa 13. Activos de los procesos de la organización Herramientas y Técnicas 1. Revisiones a la documentación 2. Técnicas de recopilación de información 3. Análisis con lista de verificación 4. Análisis de supuestos 5. Técnicas de diagramación 6. Análisis FODA 7. Juicio de expertos Salidas 1. Registro de riesgos

11 2. Identificar los riesgos Entre las personas que participan en la identificación de riesgos se puede incluir al director de proyecto, los miembros del equipo, el equipo de gestión de riesgos, clientes, expertos, usuarios finales e interesados.

12 3. Realizar análisis cualitativo El proceso de priorizar riesgos para análisis o acción posterior, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia e impacto de dichos riesgos (PMBoK, 2013: 309)

13 3. Realizar análisis cualitativo Las organizaciones pueden mejorar el desempeño del proyecto concentrándose en los riesgos de alta prioridad.

14 3. Realizar análisis cualitativo Entradas Herramientas y Técnicas Salidas 1. Plan de gestión de los riesgos 2. Línea base del alcance 3. Registro de riesgos 4. Factores ambientales de la empresa 5. Activos de los procesos de la organización 1. Evaluación de probabilidad e impacto de los riesgos 2. Matriz de probabilidad e impacto 3. Evaluación de la calidad de os datos sobre riesgos 4. Categorización de riesgos 5. Evaluación de la urgencia de los riesgos 6. Juicio de expertos 1. Actualizaciones a los documentos del proyecto

15 3. Realizar análisis cualitativo Ejemplo cualificación de riesgos Item Causa del riesgo Riesgo Categoría del Riesgo Probabilidad de ocurrencia Impacto Severidad (Probabilidad ximpacto) 1 Requerimientos incompletos Software mal construido. Metodología Media Muy Alto 15 No se realizó 2 análisis adecuado de Falla el esquema de comunicaciones. Comunicación Media Muy Alto 15 inteesados Falta de Inadecuada estimación en la realización 3 Estimación coocimineto en de las actividades de actualización del Media Muy Alto 15 Inadecuado plan de Fallas en la comunicación entre los 4 Comunicación comunicaciones interesados clave del proyecto. Media Muy Alto 15 Operación inadecuada en producción, Pool de testinf 5 debido a pruebas insuficientes e Metodología incompleto inadecuadas. Media Muy Alto 15 6 Requerimienos Planificación inadecuada en razón a un Planificación inaedecuado alcance mal definido. Media Alto 12 Alto volumen de La empresa local no tiene la capacidad 7 Proveedores trabajo para asumir todo el proyecto. Media Alto 12 8 Diseño incompleto No operación del software en diferentes Compatibilidad marcas. Media Alto 12 Inconvenientes en el testing del Personal no software, en relación a los 9 Personal apacitado en testing conocimientos del experto en instalación Media Alto 12 y pruebas. Requerimiengos incompletos o falta Incumplimiento de las normas y Normativa y 10 de control de regulaciones financieras en los países. regulaciones Baja Medio 6 cambios

16 3. Realizar análisis cualitativo Ejemplo categorización de riesgos - RBS

17 3. Realizar análisis cualitativo Ejemplo matriz de riesgos Definición de probabilidad e impacto Escala Rango Descripción Bajo 0,1 0,9 Poco probable su ocurrencia con impacto bajo Moderado 1 1,8 Moderadamente probable su ocurrencia con impacto moderado Medio 1,9 2,4 Medianamente probable su ocurrencia con impacto medio Alto 2,5 3 Muy probable su ocurrencia con un impacto alto Muy Alto 3,1 4,5 Muy altamente probable su ocurrencia con un impacto muy alto Matriz Probabilidad / Impacto Probabilidad Bajo Moderado Medio Alto Muy Alto 0,9 0,9 1,8 2,7 3,6 4,5 0,7 0,7 1,4 2,1 2,8 3,5 0,5 0,5 1 1,5 2 2,5 0,3 0,3 0,6 0,9 1,2 1,5 0,1 0,1 0,2 0,3 0,4 0, IMPACTO

18 4. Realizar el análisis cuantitativo El proceso de analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto (PMBoK, 2013:309)

19 4. Realizar el análisis cuantitativo Entradas Herramientas y Técnicas Salidas 1. Plan de gestión de los riesgos 2. Plan de gestión de los costos 4. Registro de riesgos 5. Factores ambientales de la empresa 6. Activos de los procesos de la organización 1. Técnicas de recopilación y representación de datos 2. Técnicas de análisis cuantitativo de riesgos y de modelado 3. Juicio de expertos 1. Actualizaciones a los documentos del proyecto

20 4. Realizar el análisis cuantitativo Puede utilizarse para asignar a los riesgos una calificación numérica individual o para evaluar el efecto acumulativo de todos los riesgos que afecten el proyecto.

21 4. Realizar el análisis cuantitativo Cálculo reserva de tiempo método PERT Actividad Optimista Más Probable Pesimista Te Desviación Varianza A B C D E F Total Ts TE Z 0,50 2,00 P 0,6915 0,9772 Ruta crítica del proyecto: A,B,D y F Ts Tiempo esperado para terminar TE duración del proyecto Z Cálculo distribución normal P Probabilidad del tiempo esperado para terminar

22 4. Realizar el análisis cuantitativo

23 4. Realizar el análisis cuantitativo Cálculo del valor de la reserva por riesgos Distribucón Beta EDT Optimista Mas ProbablePesimista Costo Esperado Desviación Estándar Varianza Diseñar ,33 1,0000 1,0000 Construir ,83 3, ,0278 Probar ,67 2,0000 4,0000 Proyecto Total ,83 3,8766 Inversa Normal 98% 51,8 Reseva 7,96 Inversa Normal - inv.norm Probabilidad Total costo esperado Raiz de la sumatoria de la varianza Reserva Inversa normal Total costo esperado

24 5. Planificar la respuesta a los riesgos El proceso de desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto (PMBoK, 2013: 309)

25 5. Planificar la respuesta a los riesgos Aborda los riesgos en función de su prioridad, introduciendo recursos y actividades en el presupuesto, el cronograma y el plan para la dirección del proyecto.

26 5. Planificar la respuesta a los riesgos Entradas 1. Plan de gestión de los riesgos 2. Registro de riesgos Herramientas y Técnicas 1. Estrategias para riesgos negativos o amenazas 2. Estrategias para riesgos positivos u oportunidades 3. Estrategias de respuesta a contingencias 4. Juicio de expertos Salidas 1. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto 2. Actualizaciones a los documentos del proyecto

27 5. Planificar la respuesta a los riesgos Los riesgos constituyen amenazas y oportunidades que pueden afectar el éxito del proyecto. Las respuestas a los riesgos deben adaptarse a la importancia del riesgo.

28 5. Planificar la respuesta a los riesgos Herramientas y técnicas 1. Estrategias para riesgos negativos Evitar (No se hace) Transferir (Contratación) Mitigar Aceptar 2. Estrategias para riesgos positivos u oportunidades Explotar Compartir Mejorar Aceptar 3. Estrategia de respuesta para contingencias 4. Juicio de expertos

29 6. Controlar los riesgos El proceso de implementar los planes de respuesta a los riesgos, dar seguimiento a los riesgos identificados, monitorear los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos y evaluar la efectividad del proceso de gestión de los riesgos a través del proyecto (PMBoK, 2013:309)

30 6. Controlar los riesgos Entradas 1. Plan para la dirección del proyecto 2. Registro de riesgos 3. Datos de desempeño del trabajo 4. Informes de desempeño del trabajo Herramientas y Técnicas 1. Reevaluación de los riesgos 2. Auditorías de los riesgos 3. Análisis de variación y tendencias 4. Medición del desempeño técnico 5. Análisis de reservas 6. Reuniones Salidas 1. Información de desempeño del trabajo 2. Solicitudes de cambio 3. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto 4. Actualizaciones a los documentos del proyecto 5. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

31 6. Controlar los riesgos Otras finalidades del proceso de controlar riesgos son determinar si: Los supuestos del proyecto siguen siendo válidos. Los análisis muestran que un riesgo evaluado ha cambiado o puede descartarse. Se respetan las políticas y los procedimientos de gestión de riesgos. Las reservas para contingencias de costo o cronograma deben modificarse para alinearlas con la evaluación actual de los riesgos.

32 Maestría en Gestión de la Tecnología de la Información GRACIAS POR SU ATENCIÓN Este material se basa en la Guía de los Fundamentos Para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBok) Quinta Edición Del PMI