INSTRUCTIVO PARA EL USO DE

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1 INSTRUCTIVO PARA EL USO DE Contenido: 1. Acceso a la web cobranzas 2. Solicitud y reenvío de contraseña 3. Login 4. Cambio de dirección de registrada 5. Consulta de Pagos 6. Carga de Documentos y consulta de su estado 7. Módulo Comunicaciones

2 1. Acceso a la web A través de esta web, usted podrá consultar pagos disponibles, estado de facturas presentadas, ver el detalle de las Órdenes de Pago y Retenciones y hacer reclamos a través del Módulo Comunicaciones. Debe ingresar a y seleccionar el ícono de Sodimac Uruguay. Al hacerlo, podrá aparecer una ventana Pop-up donde encontrará mensajes actualizados que pueden ser de utilidad, como Instructivos, notificaciones y certificados de cambios en la condición impositiva, etc. Por favor, lea dicha información antes de cerrar la ventana. 2. Solicitud y reenvío de Contraseña. Si es la primera vez que accede a la web o si olvidó su contraseña, debe solicitarla enviando un mail a pagos@falabella.com.ar indicando en el asunto del mail URUGUAY BLANQUEO DE CLAVE. En el cuerpo del correo debe especificar sus datos: RUT RAZÓN SOCIAL En 48 horas hábiles recibirá la clave por mail. En el primer ingreso se le solicitará que cambie la clave para mayor seguridad que complete una serie de datos básicos que servirán para futuros contactos. Agradeceremos que mantenga actualizada esta información.

3 3. Login Para acceder a la información debe ingresar su Número de RUT y contraseña y hacer click en Entrar. De esta forma puede ver toda la información organizada en 3 Solapas: Pagos Estado de Documentos Presentados Comunicaciones 4. Cambio de Contraseña y de dirección de mail. Para modificar la contraseña, debe ingresar a Mi Cuenta y aparecerá un desplegable donde debe elegir Modificar Contraseña. Allí también podrá modificar la dirección de mail de contacto principal donde llegarán recordatorios de contraseñas o avisos emitidos por la web.

4 Deberá completar la contraseña vigente, la nueva contraseña y validarla. La nueva contraseña debe contener 8 caracteres o más. Por favor, tenga en cuenta que contempla mayúsculas y minúsculas. Luego de grabar, podrá comenzar a loguearse con su nueva password. En esta ventana también podrá modificar en mail registrado para los distintos avisos que pudieran emitirse a través de esta web.

5 5. Consulta de Pagos Al loguearse, por default ingresa a la Solapa Pagos donde encontrará la información de los pagos emitidos en los últimos 30 días. Contará con el detalle de la empresa emisora del pago, el número de Orden de Pago (OP), montos totales y parciales, documentos comprendidos, etc. Como datos relevantes, encontrará en la columna Fecha de Disponibilidad, la fecha a partir de la cual estará disponible el pago; y en la columna Lugar de Pago, el medio por el cual se cancelará la deuda. Si en esta columna se menciona DEBITO o DEB, entonces el pago será emitido a través de transferencia bancaria. También podrá filtrar la información (ver sector remarcado en naranja) por Número de OP, fecha de disponibilidad y Número de Documento, completando el campo que Ud. desee y haciendo click en Buscar. 6. Carga de Documentos y consulta de Estado Para ello, debe acceder a la 2da. Solapa Estado de Documentos. Aquí podrá ingresar las facturas emitidas a Homecenter Sodimac (A: Cargar Documento ) y hacer seguimiento de su estado (B: Documentos presentados ). Además encontrará la información de los documentos registrados en los últimos 150 días (C: Documentos en proceso ), su estado (pagado o pendiente) y, entre otros datos, la Fecha tentativa de Pago : indica el día en que se cumpliría el plazo según la orden de compra. Si la factura es por mercadería, la misma se estaría abonando el viernes de la semana siguiente a dicha fecha; si la factura es por concepto distinto a mercadería, debería abonarse el viernes de la semana en que se cumple el plazo. También podrá filtrar la información (ver sector remarcado en naranja) por Número de Documento y por Estado de la Factura, completando el campo que Ud. desee y haciendo click en Buscar

6 B A C A: Cargar Documento Habiendo recibido una orden de compra y entregado la mercadería, bien o servicio, deberá cargar la imagen de la correspondiente factura a través de este sitio. Dicho documento debe ser en formato PDF y el peso no debe superar los 2MB. Para ello deberá ingresar a Cargar Documento. Se abrirá la siguiente pantalla: Deberá elegir el motivo del Documento: Mercadería para Venta en Tienda: Bienes de cambio, mercadería de reventa. Gastos, Servicios y Otros: Bienes de uso, insumos, servicios, activos fijos, etc.

7 Luego, deberá seleccionar el tipo de Documento: Nota de Crédito Nota de Débito Factura Posteriormente aparecerá una nueva pantalla en la cual deberá completar todos los datos del documento y adjuntar el correspondiente PDF: Número: estará compuesto por las letras del Documento, el guion y el número de 7 dígitos (de tener menos cantidad de dígitos, deberá completarse con ceros a la izquierda). Monto Neto: es el subtotal anterior a los Impuestos. Monto Impuestos: es el importe de los Impuestos. Fecha de emisión: fecha en que fue emitida la factura. Nro de Orden de Compra: debe ser proporcionado por el comprador de Homecenter Sodimac al momento de confirmar la compra. La misma En el caso de las Notas de Crédito o Débito, no será posible mencionar una orden de compra, pero sí deberá aclarar obligatoriamente a qué factura hace referencia en el campo Observación. Factura electrónica: Tildar solo en caso de que la factura sea Electrónica. Observaciones: podrá colocar las aclaraciones que crea necesarias. Archivo: para adjuntar el documento deberá seleccionar Examinar y buscar el archivo. Éste debe ser en formato PDF y no podrá superar los 2MB de peso. Luego de presionar el botón Cargar aparecerá el mensaje SU CARGA HA SIDO EXITOSA para confirmar.

8 7. Módulo Comunicaciones A través de este módulo usted podrá hacer consultas y reclamos generando un caso que tendrá un número único para hacer seguimiento. Con cada actualización de este caso, usted recibirá un mail informándole de que ha sido modificado para que ingrese y vea la respuesta. Para ello, deberá ingresar en la 3ra. solapa Comunicaciones. Allí tendrá todo el historial de los casos, con el número asignado, motivo, fecha de apertura, última fecha de actualización y estado. Para ver todas las comunicaciones sobre un caso, debe hacer click sobre el Número del mismo. Cómo generar un nuevo caso? Para abrir un caso debe hacer click en el botón Nueva Comunicación. Esto abrirá una nueva pantalla donde deberá colocar los datos solicitados, de acuerdo a las siguientes observaciones:

9 Nombre y correo electrónico requeridos para dar aviso de las actualizaciones del caso. 2. Motivo: Deberá seleccionar el motivo de la comunicación. La lista desplegable contiene las siguientes opciones: Actualización Impositiva es la opción para que nos haga llegar cualquier notificación y certificados que modifiquen su posición impositiva. Certificados de Retenciones para realizar consultas acerca de los Resguardos. Comunicado de Cuentas a Pagar es un motivo reservado exclusivamente para comunicaciones emitidas por el sector Cuentas a Pagar de Sodimac hacia los proveedores. Concepto de un Documento: para el caso de Notas de Débito, Crédito o Compensación de Venta (CVT), y que se desea conocer pormenores del cálculo y concepto de los mismos. Copia de un Documento: para el caso de Notas de Débito, Crédito o Compensación de Venta (CVT) de los que se desee una copia. Disponibilidad de pago si la factura se encuentra informada en la solapa Estado de documentos pero, siendo que ya se cumplió el plazo de pago, el mismo no se informa como disponible. Facturas No Registradas Gastos para el caso de facturas por servicios y bienes de consumo, no de reventa, que no se encuentren pagados ni pendientes (es decir, no pueden visualizarse en la 2da. solapa Estado de documentos presentados ). Facturas No Registradas Mercaderías para el caso de facturas por mercaderías que no se encuentran pagados ni pendientes. Retenciones incorrectas. Si se detecta que se han aplicado retenciones que no corresponden o en un porcentaje incorrecto, debe reclamarse con este concepto. Otros solo si el reclamo no encaja en ninguna de las causas anteriores. Al seleccionar el motivo, aparecerá debajo (en el cuadro grisado), las instrucciones que aplican al caso.

10 3. Mensaje: En este espacio deberá ingresar todos los datos solicitados según las instrucciones. Si los datos no están completos, su consulta podría demorarse o rechazarse. 4. Archivos adjuntos: podrá adjuntar archivos de acuerdo a lo solicitado en las instrucciones, como certificados de exención, Excel con detalle de facturas, facturas y remitos, etc. Deberá primero seleccionar el archivo en Examinar y luego Adjuntar. El sistema no permite adjuntar más de un solo documento por lo que si debe enviar varios archivos podrá hacerlo comprimiéndolos en una sola carpeta para convertirlo en un solo adjunto, o hacerlo en varios envíos pero siempre dentro del mismo caso. Una vez que haya completado el caso, deberá hacer click en el botón Enviar y con ello quedará grabado el caso; cada vez que se actualice, recibirá un mail en la casilla informada para recordarle que ingrese a ver las novedades. Una vez que se haya contestado cabalmente la consulta, el caso se cerrará no pudiéndose reabrirse. Recomendaciones: Seleccione cuidadosamente el motivo de su comunicación, ya que de él depende la urgencia y el especialista asignado que atenderá el caso. Complete el 100% de la información solicitada en las instrucciones de cada motivo, ya que con ello se agiliza la solución del inconveniente. No olvide utilizar la posibilidad de adjuntar documentos, ya que es más práctico, p. ej., reclamar varias facturas si se detallan en un Excel. Atención a Proveedores Homecenter Sodimac