Experiencia: La Calculadora Laboral

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1 Comprobar derechos y deberes salariales fácil y rápido Experiencia: TEMAS CLAVE Servicios PALABRAS CLAVE Empleo, Calculadora, Laboral, Servicios, Información, Plataforma Web, Aplicación Móvil, Trabajador, Empleador, Liquidación, Prestaciones Sociales, Derecho Laboral LOCALIDAD, PAÍS REGIÓN Colombia, Suramérica ENTIDADES PARTICIPANTES Ministerio del Trabajo: Entidad Nacional, Sector Empleo ESTADO Implementación FECHA DE INICIO IMPLEMENTACION Junio de 2013

2 , del Ministerio de Trabajo de Colombia, es una herramienta web y móvil, que le permite a los trabajadores del sector privado vinculados con un contrato laboral directo, generar estimativos de liquidación de prestaciones sociales y calcular el valor de su hora de trabajo con recargo. Adicionalmente, la solución ofrece un simulador para los empleadores que quieren simular las provisiones mensuales que deben tener en cuenta a la hora de contratar un trabajador. 2

3 Justificación, población, objetivo y contexto LA OPORTUNIDAD QUE SE DESEABA APROVECHAR: La gestión del Ministerio del Trabajo de Colombia gira entorno a ciertos objetivos estratégicos, entre los que se destacan la formalización laboral y la promoción de los derechos fundamentales del trabajador. La divulgación y acceso oportuno y universal a la información, condiciona el éxito de estas metas. En el país, el número de solicitudes presentadas por asuntos relacionados con el pago de prestaciones ante las direcciones territoriales de Inspección, Vigilancia y Control, alcanzaba niveles muy altos, evidenciando el desconocimiento que tenían los trabajadores acerca de sus derechos. Esta falta de conocimiento, obligaba a las personas a acudir a los inspectores del trabajo para comprobar los cálculos prestacionales, desviando así la capacidad de trabajo de los funcionarios de otros asuntos urgentes. Era evidente, que se carecía de una herramienta pedagógica que permitiera a todos los colombianos conocer y ejercer sus derechos en materia laboral. POBLACIÓN QUE SE BUSCABA IMPACTAR El público objetivo eran todos los trabajadores y empleadores colombianos, especialmente, las poblaciones más vulnerables que requerían una herramienta que les permitiera conocer y defender sus derechos laborales. FACTORES IMPULSORES La política de formalización laboral liderada por el Ministerio del Trabajo. La gran disposición del Ministerio del Trabajo y de su nivel directivo para promover soluciones virtuales que se pudieran poner a disposición de los trabajadores colombianos. LOS PRIMEROS PASOS Frente a la problemática, se llevó a cabo un trabajo de ideación colectiva, liderada por la Oficina Asesora de Planeación del Ministerio del Trabajo, apoyada por la dirección de Inspección, Vigilancia y Control y el grupo de Comunicaciones del mismo Ministerio. 3

4 Diseño, desarrollo y difusión EL PROCESO LLEVADO A CABO Y LA SOLUCIÓN La solución diseñada fue producto de una observación atenta de las necesidades de la ciudadanía y de una revisión a profundidad de la oferta existente en la materia. Una vez identificada la pertinencia y necesidad de la herramienta junto con el alcance de las diferentes funcionalidades que se iban a incluir, se construyó el guion metodológico y pedagógico. Este proceso duró 5 meses aproximadamente. El desarrollo técnico de la solución estuvo a cargo de un ingeniero. Finalmente, se pasó a la producción de la herramienta diseñada, en un proceso muy riguroso de identificación de incidencias y posibles mejoras, hasta contar con un producto final que cumpliera con los requisitos y el nivel de calidad requerido. se implementó en junio del 2013, como una solución para los trabajadores que quieren conocer y hacer valer sus derechos. La herramienta le permite a los empleados del sector privado, vinculados con un contrato laboral directo, generar estimativos de la liquidación de prestaciones sociales y calcular el valor de su hora de trabajo con recargo. La consulta es breve y sencilla, solo se requiere informar el salario base, sobre el la cual se efectuarán los cálculos junto con las fechas de inicio y fin del contrato o el periodo laboral correspondiente, para obtener una respuesta muy detallada. Para mayor comodidad del usuario, la simulación se exporta automáticamente a un archivo en formato PDF, permitiendo así guardar, enviar o imprimir el archivo. Adicionalmente, la aplicación tiene una sección enteramente destinada a los empleadores, que necesitan aclarar unos conceptos o fortalecer su capacidad de planeación financiera, calculando de manera anticipada las obligaciones asociadas a la vinculación de un trabajador. Si bien los resultados arrojados no constituyen documentos válidos para efecto de reclamaciones judiciales o administrativas, la Calculadora Laboral es una herramienta pedagógica que, a través de un lenguaje sencillo, brinda herramientas necesarias, tanto a los trabajadores como a los empleadores, para entender a qué corresponden y cómo se calculan las diferentes prestaciones sociales. De esta forma, se permite capacitar y actualizar a los ciudadanos, trabajadores y empleadores, en materia de derechos laborales. Cualquier novedad normativa con implicaciones para las prestaciones se ve inmediatamente reflejada en la calculadora. Es decir que la Calculadora Laboral proporciona, además de una solución concreta, un canal que ayuda a los ciudadanos a mantenerse actualizados frente a los cambios normativos. Esta herramienta puede utilizarse desde computadores o dispositivos móviles (teléfonos o tabletas). En el desarrollo de la Calculadora Laboral trabajaron dos funcionarios y tres contratistas del Ministerio del Trabajo. Su desarrollo, no implicó ninguna inversión adicional. UTILIZACIÓN DE LA SOLUCIÓN La solución ha sido promovida esencialmente en redes sociales, a cargo del equipo de Comunicaciones del Ministerio del Trabajo. Sin embargo, se debe resaltar que el voz a voz ha resultado un poderoso instrumento de difusión. Su adopción se hizo de manera muy rápida y natural por todos los actores y sectores, como ciudadanos y funcionarios. 4

5 ha tenido un gran impacto como puede observarse en las estadísticas de consulta de la herramienta. Desde noviembre del 2013 hasta octubre del 2014, se abrieron más de de sesiones, con un promedio mensual que supera las sesiones. El pico de consultas se da en horarios laborales, entre las 9 a. m. y las 11 a. m. y las 2 p. m. y las 5 p. m. Además, se muestra en general un pico marcado a final de mes, periodo de liquidación de prestaciones. La duración promedio de la consulta es de entre uno y dos minutos, lo que muestra la sencillez y facilidad de uso de la herramienta. es la página más visitada del Ministerio del Trabajo y del total de visitas, dos terceras partes se hacen por medio de un computador y un tercio desde dispositivos móviles... 5

6 Impacto, evolución y aprendizajes PRINCIPALES LOGROS les brinda a los colombianos una herramienta accesible y amigable para ejercer control y vigilancia y defenderse en caso de que sus derechos laborales se vean afectados. Adicionalmente, pone a disposición de todos los ciudadanos contenidos pedagógicos que promueven el conocimiento de los derechos de los trabajadores. Esta herramienta también ha aliviado la congestión por consultas de los trabajadores a los inspectores de trabajo, permitiendo orientar la labor de estos últimos, hacia otros problemas y requerimientos de mayor impacto para la protección de los trabajadores colombianos. Así, la Calculadora Laboral no solo ha beneficiado a los ciudadanos sino que, además, ha fortalecido la gestión del Ministerio del Trabajo. ha logrado posicionarse como referencia en la materia en el país. Gracias a que responde de manera satisfactoria a una inquietud tan común de los trabajadores colombianos, es uno de los grandes éxitos del portafolio de servicios en línea que ofrece el Ministerio del Trabajo a la ciudadanía. LO QUE SIGUE HACIA EL FUTURO Dada la utilidad y la demanda de la solución, esta es sostenible en el tiempo. Solo se requiere de una actualización anual, cuando se ajusta el valor del Salario Mínimo Legal Vigente. A futuro, se ha evaluado la posibilidad de desarrollar otras funcionalidades de la herramienta, incluyendo, por ejemplo, un simulador de cálculo salarial detallado. PRINCIPALES APRENDIZAJES El éxito de esta experiencia se fundamenta, en primer lugar, en la identificación de una necesidad o propósito claro al cual responder. En segundo lugar, el éxito está estrechamente ligado a la robustez técnica de la solución. Finalmente, estos logros se deben a que buscan cumplir y superar las más altas expectativas en términos de diseño, inspirándose y actualizándose en los últimos avances en el desarrollo de aplicativos móviles tanto en el sector público como en el privado. COMPARTIENDO LA EXPERIENCIA El propósito de una solución tecnológica ideada y desarrollada desde el sector público debe ser el de resolver problemas y facilitar los trámites de la ciudadanía. En este sentido, es importante pensar, en primer lugar, en soluciones universales que puedan tener un impacto transversal, antes de pensar en soluciones especializadas. El diseño de una solución web, que sea un instrumento fácil, amigable y pedagógico, es parte integral de su éxito. Muchas veces, por problemas de tiempo o financieros, este componente es dejado de lado en los desarrollos financiados o promovidos por el sector público. 6

7 Es importante recalcar, que la falta de diseño puede desvirtuar el propósito mismo de una solución virtual. La idea detrás de la Calculadora Laboral se puede replicar para muchos otros aspectos de la vida cotidiana de los ciudadanos, democratizando el acceso a formas y formatos que resultan de difícil acceso para ciertos sectores de la población que no cuentan con las herramientas teóricas o formales para hacerlo. Se podría replicar la solución para ayudar a los colombianos a conocer y proteger sus derechos económicos, para la cuestión del pago de los servicios públicos, o el derecho a subsidios, entre otros. 7

8 Información adicional CONTACTE A LOS PROMOTORES Suzanne d Anglejan, Contratista Oficina Asesora de Planeación, Ministerio del Trabajo de Colombia, (057) , FUENTES: Ministerio de Trabajo de Colombia (2014). Postulación candidatura Premio al Servicio Público de Naciones Unidas, formato nominación 2015, Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, noviembre. Ministerio de Trabajo de Colombia (2014). Postulación Premios Excel GEL 2014, Programa Gobierno en línea, Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, octubre. 8

9 LOS HITOS Los momentos clave de la experiencia presentada son los siguientes: AÑO MESES FASES HITOS Marzo Generación idea y diseño Observación atenta de las necesidades de la ciudadanía y de una revisión a profundidad de la oferta existente en la materia. Revisión del alcance de las diferentes funcionalidades que se iban a incluir (marzo abril) Marzo - Junio Desarrollo Construcción del guion metodológico y pedagógico (abril). Producción, desarrollo técnico, solución tecnológica (mayo junio). Identificación de incidencias y posibles mejoras (junio). Junio Implementación Puesta de producción de la herramienta Calculadora Laboral Implementación y mejoras Identificación de las incidencias y posibles mejoras. 9

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