CIRCULAR BASICA JURIDICA 007 DE 2008 (Derogada) NUEVA CIRCULAR BÁSICA JURÍDICA 2015 (Vigente desde el 13 de marzo/15)

Transcripción

1 CIRCULAR BASICA JURIDICA 007 DE 2008 (Derogada) TÍTULO III ENTIDADES SOLIDARIAS QUE NO DESARROLLAN ACTIVIDAD FINANCIERA CAPÍTULO II NUEVA CIRCULAR BÁSICA JURÍDICA 2015 (Vigente desde el 13 de marzo/15) TÍTULO III DE LAS ORGANIZACIONES SOLIDARIAS QUE NO EJERCEN ACTIVIDAD FINANCIERA CAPÍTULO II CONTROL DE LEGALIDAD DE ASAMBLEAS, NOMBRAMIENTOS Y REFORMAS ESTATUTARIAS DE ENTIDADES QUE NO EJERCEN ACTIVIDAD FINANCIERA SOMETIDAS A LA SUPERVISIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA ídem CONTROL DE LEGALIDAD DE ASAMBLEAS Para efectuar el control de legalidad de las asambleas de las entidades que no ejercen actividad financiera se deberán allegar los siguientes documentos: a. Formato solicitud de trámite: Ver menú trámites de la página web b. Acta de asamblea general debidamente aprobada, tomada del libro oficial de la entidad, registrado ante la cámara de comercio o quien haga sus veces. c. Acta del consejo de administración, o su equivalente, tomada del libro oficial, donde se convoca de acuerdo con los estatutos. A falta de estipulación estatutaria, la asamblea deberá convocarse con una antelación no inferior a quince (15) días hábiles a la fecha de celebración. d. Constancia de verificación de los asociados hábiles e inhábiles expedida por la junta de vigilancia o el órgano equivalente de acuerdo con el tipo de organización de economía solidaria. CONTROL DE LEGALIDAD DE ASAMBLEAS Copia del acta del consejo de administración, o quien haga sus veces, donde se convoca Constancia de verificación de los asociados hábiles e inhábiles y de la publicación de estos últimos, expedida por la junta de vigilancia o el órgano equivalente de acuerdo con el tipo de organización de economía solidaria. 1

2 e. En caso de ser asamblea general de delegados, anexar la información pertinente a la elección de los delegados, como: Acta del consejo de administración u órgano equivalente donde se reglamenta y convoca a elecciones. Reglamento de elección. Acta final de escrutinio. Constancia de la verificación del listado de asociados hábiles e inhábiles efectuado por el órgano de control social correspondiente. Constancia de publicación del listado de asociados inhábiles. CONTROL DE LEGALIDAD DE NOMBRAMIENTOS En virtud de la facultad otorgada a esta Superintendencia por el numeral 22 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998 y los artículos 2 y 8 del Decreto 2159 de 1999, cuando se trate del control de legalidad de nombramiento del representante legal, las organizaciones que se encuentren en el primer nivel de supervisión deberán allegar los siguientes documentos: a. Formato de hoja de vida, Ver menú trámites de la página web b. Documento de identificación. c. Certificado judicial expedido por el Departamento Administrativo de Seguridad (DAS). d. Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación, cuando el administrador se haya desempeñado en cargos públicos. e. Certificado de antecedentes de responsabilidad fiscal expedido por la Contraloría General de la República, cuando el administrador se haya desempeñado en cargos públicos. f. La información adicional que requiera la Superintendencia de la Economía Solidaria. NOMBRAMIENTOS Este aparte fue eliminado en la nueva circular porque aunque el capítulo de la anterior circular iba dirigido a las entidades que no ejercen la actividad financiera, el primer párrafo se refería a las entidades del primer nivel de supervisión, creando confusiones y trámites innecesarios. Con esta modificación queda claro que no hay control de legalidad frente a los nombramientos de administradores y revisores fiscales de las organizaciones que no ejercen actividad financiera, debido a que éstos no deben posesionarse ante la Superintendencia. 2

3 En cumplimiento de lo señalado en el artículo 7 de la Ley 454 de 1998, las entidades de la economía solidaria deberán consagrar en sus estatutos rigurosos requisitos para el acceso a los órganos de administración y vigilancia, estableciendo criterios que tengan en cuenta la capacidad y aptitudes personales, el conocimiento, integridad ética, antecedentes disciplinarios, penales y crediticios y la destreza de quienes ejercen la representatividad. Cuando las entidades vigiladas dispongan la terminación de las relaciones laborales con sus funcionarios por virtud de irregularidades cometidas en su gestión, o a causa de comportamientos que riñen con el debido manejo de los recursos de la entidad, deberán informarlo a esta Superintendencia en forma inmediata. Esto con el propósito de ser tenidos en cuenta en el control de legalidad de los nombramientos y para informar sobre las calidades morales y profesionales de esas personas cuando sean objeto de nombramiento en otras entidades. Obligación nueva: Las organizaciones deberán tener y conservar las hojas de vida de los miembros de los órganos de administración y control así como del representante legal con los soportes que acrediten la formación académica, experiencia y los antecedentes disciplinarios y judiciales. Cuando las entidades vigiladas dispongan la terminación de las relaciones laborales con sus funcionarios por virtud de irregularidades cometidas en su gestión, o a causa de comportamientos que riñen con el debido manejo de los recursos de la entidad, deberán informarlo a esta Superintendencia en forma inmediata. Se elimina el aparte subrayado que contenía la circular anterior, debido a que se aclaró que no hay control de legalidad sobre nombramientos. 3 En el caso de los nombramientos de revisor fiscal y su suplente, se deberá adjuntar además: a. Fotocopia de la tarjeta profesional de contador público y certificado vigente de inscripción y antecedentes disciplinarios, expedido por la Junta Central de Contadores. b. Certificación expedida por el representante legal, a través de la cual se acredite que el revisor fiscal y su suplente no tienen la calidad de asociados de la entidad. c. Certificado de existencia y representación legal, cuando el servicio de revisoría fiscal se preste por persona jurídica. Para los demás administradores, las organizaciones de economía solidaria deberán tener a disposición de la Superintendencia los documentos mencionados anteriormente en la sede de la entidad. Se elimina lo relacionado con el nombramiento del revisor fiscal y su suplente, por las razones ya anotadas.

4 Obligación nueva: Las organizaciones de economía solidaria deberán tener a disposición de la Superintendencia los documentos mencionados anteriormente en la sede de la entidad. CONTROL DE LEGALIDAD DE REFORMAS ESTATUTARIAS En caso de haberse aprobado una reforma estatutaria deberá anexarse: a. Copia de los estatutos aprobados. b. Cuadro comparativo con los artículos reformados y los nuevos aprobados. c. Propuesta aprobada por la asamblea. DISPOSICIONES GENERALES CONTROL DE LEGALIDAD REFORMAS ESTATUTARIAS Copia del estatuto aprobado. DISPOSICIONES GENERALES 4 a. La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá en cualquier momento verificar la información suministrada, solicitar, cuando lo estime pertinente, documentos adicionales o efectuar visitas de inspección y revisión. b. Si de los documentos presentados se concluye que la información suministrada por el peticionario es incompleta, el funcionario competente requerirá por escrito los documentos necesarios con toda la precisión y por una sola vez. Si no se obtiene respuesta en el término de dos (2) meses, se entenderá que el peticionario ha desistido de la solicitud y se procederá a archivar el expediente, sin perjuicio de que el interesado presente posteriormente una nueva solicitud. c. En los casos en que proceda el registro ante cámara de comercio (nombramientos y reformas) es obligatoria la presentación del certificado de existencia y representación legal expedido por esa entidad, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. No está en la nueva circular

5 d. La Superintendencia de la Economía Solidaria ordenará, en cualquier momento, la cancelación del registro del documento de constitución de una entidad sometida a su control, inspección o vigilancia, o la inscripción que se haya efectuado de los nombramientos de los órganos de administración, vigilancia, representantes legales y revisores fiscales, en caso de advertir que la información presentada para su inscripción no se ajusta a la realidad o a las normas legales o estatutarias. 5