UNIDAD 4: LA EJECUCIÓN DEL EVENTO

Transcripción

1 UNIDAD 4: LA EJECUCIÓN DEL EVENTO 3: TAREAS DURANTE EL EVENTO Clase 1: Coordinación de tareas y responsables Previo al ingreso de homenajeados y asistentes, el personal debe hacer un repaso general de las instalaciones y sus funciones. Actividad: Limpieza de la sede Responsables: personal de limpieza - Limpieza del exterior de la sede (ingresos, fachada, ventanas o ventanales, pisos, jardín, etc.) - Limpieza del interior de la sede: cocina, salones, baños, guardarropas, depósitos u oficinas, camarines, etc. - Limpieza de equipamientos de cada área. - Limpieza de utensilios de cocina y vajilla. - Limpieza y planchado de manteles, cortinas, servilletas, etc. Actividad: Gastronomía Responsables: chef o cocinero, ayudantes de cocina. Mise en place en cocina (trabajo previo): - Control de reservas o stock existente. - Preparación del material y mercadería necesaria para la elaboración de los alimentos. Ubicarlos a la mano del chef. - Preparación parcial de los fondos de base y salsas. - Preparación de carnes (blancas o rojas) limpias, deshuesadas, cortadas en trozos de ser necesario, precocidas. - Limpieza de los utensilios utilizados y ubicación para un nuevo uso. Mise en place en el servicio: Si el servicio fuera un banquete, el jefe dispone un modelo de cubierto o seting (cantidad de elementos por persona indispensables para la comida) para que lo pueda seguir el personal a cargo. Dicho personal ha sido previamente instruído sobre el desarrollo del servicio y el puesto a cubrir. - Armado de las mesas (previo al ingreso de los asistentes) Algunos ejemplos de mesas para banquetes: Mesa 1

2 Componentes: 1. Tenedor principal 2. Tenedor de entrada 3. Cuchillo principal 4. Cuchillo de entrada 5. Plato de sitio o base con servilleta 6. Copa para agua 7. Copa para vino blanco 8. Copa para vino tinto 9. Plato de pan 10. Tenedor de postre 11. Cuchara de postre 12. Menaje 13. Florero 14. Cenicero Mesa 2

3 Componentes: 1. Tenedor principal 2. Tenedor de entrada o pescado 3. Cuchillo principal 4. Cuchillo de entrada o pescado 5. Cuchara consomé 6. Plato de sitio con servilleta 7. Copa para agua 8. Copa para vino tinto 9. Copa para vino blanco 10. Copa para champagne 11. Plato de pan 12. Cuchara de postre 13. Tenedor de postre 14. Menaje 15. Florero 16. Cenicero Mesa 3

4 Componentes: 1. Plato con servilleta 2. Cuchillo principal 3. Tenedor principal 4. Cuchillo para pescado 5. Tenedor para pescado 6. Cuchara para consomé 7. Cuchillo de entrada 8. Tenedor de entrada 9. Plato de pan 10. Cuchillo de manteca 11. Cuchillo de postre 12. Tenedor de postre 13. Cuchara de postre 14. Copa para vino blanco 15. Copa para vino tinto 16. Copa para champagne 17. Menú Otros detalles a considerar en la mesa: - Los cubiertos:. Los tenedores se colocan a la izquierda y los cuchillos y cucharas a la derecha.. Se comienza utilizando los cubiertos situados más al exterior, avanzando plato - Los platos:. Plato de Pan.. Plato o bandejita para la mantequilla.. Plato para el cuchillo de la mantequilla (va debajo del plato de la mantequilla).. Plato sopero o plato de consomé con su plato.. Plato de pescado.. Plato de carne.. Plato de ensaladas (Se coloca cuando se pone el plato que ha de acompañar, en el lado izquierdo).. Plato de postre. Plato y taza de café. - Las copas y vasos:. Deben estar limpias y transparentes.. Se utilizan copas diferentes para: agua, vino blanco, vino tinto, champagne.. Se sirven hasta la mitad o pasado un poquito.. Las copas de coñac se sirven menos de la mitad.. La copa de agua se puede servir antes de la comida.. Las copas de vino se sirven una vez que se llevan los alimentos a la mesa.

5 - Servilletas:. Pueden colocarse: sobre el plato, del lado izquierdo del plato o dentro de la copa.. Para eventos se utilizan las servilletas de tela, bordadas en una esquina. Para lunch se utilizan servilletas de papel.. Existen distintos tamaños de servilletas de acuerdo a su utilidad: 60 x 60 cm.: servilletas realmente elegantes. 45 x 45 cm.: las que se usan para una Comida o Cena. 34 x 34 cm.: se usan para Buffets o Comidas ligeras. 22 x 22 cm.: servilletas de Merienda. 20 x 20 cm.: servilletas de aperitivo. - Saleros y pimenteros:. Deben estar a la mano, distribuidos equitativamente en la mesa.. Deben contener sal fresca, sin humedad.. Se pueden colocar en el centro, para todos los comensales o en los extremos para cada uno. - Ceniceros:. Ubicarlos sólo sin son necesarios y preferentemente luego de la cena, para el café. - Centros de mesa:. No debe exceder los 30 centímetros de alto, para no obstaculizar la vista entre los comensales.. No debe ocupar más de la quinta parte de la mesa.. Evitar flores que despidan polen y aromas.. Elegir un centro de mesa que armonice con la presentación de la mesa y el tema del evento. - El orden del servicio:. Entremeses o entrada. Plato principal. Segundo plato (opcional). Postre. Café. Después de fiesta - Reglas del servicio:. La comida se sirve por la izquierda del comensal y se retira por la derecha.. El vino se sirve por el lado derecho.. Se sirve primero a las damas y luego a los caballeros.

6 . Si se hace pasar las bandejas y las fuentes por la mesa se debe hacer de izquierda a derecha en sentido contrario a las agujas del reloj.. Antes de servir el postre todos los platos, cubiertos, saleros, etc, tienen que ser quitados de la mesa. Y pondremos en su lugar la cubertería apropiada para el postre. Actividad: Bienvenida, ubicación de asistentes y despedida Responsables: valet parking, personal de recepción - El Valet Parking debe conducir el vehículo hasta el estacionamiento e indicar al asistente el camino hacia el salón. El mismo debe tener un toldo en caso de lluvia. - El Personal de Entrada dará la bienvenida, chequeará que el asistente se encuentre en la lista de invitados y/o recibirá la invitación correspondiente. - El Personal dispuesto en el ingreso, pero del lado interno, le hará entrega del programa del evento y le indicará el camino o acompañará hasta la recepción. - El Personal de la Recepción le indicará los servicios que puede utilizar (esencialmente gastronómicos, ubicación de islas de comidas y mesas de bebidas) Luego le indicará el camino hacia el salón principal. - El Personal de recepción en el salón principal, asistidos por el plano de ubicación, llevará a los invitados a sus mesas. - Al finalizar, el personal, despedirá a los invitados y a la salida les hará entrega de un presente o souvenirs. Actividad: Asistencia técnica Responsables: iluminador, sonidista, asistente técnico - Control de equipos y funcionamiento. - Control de máquinas (humo, espuma, cañón lanzapapeles) - Con la Rutina de operaciones el iluminador y el sonidista van desarrollando su tarea como se indica en la misma. En ella debe expresarse: en qué momento realizar un efecto de luz y sonido, cuánto va a durar, qué intensidad va a tener, entre otras observaciones. - Siempre debe haber un asistente en el lugar para atender desajustes e imprevistos. Actividad: Shows Responsables: artistas varios

7 Los Shows que se desarrollan a lo largo del evento pueden ser de diversa índole: magia, ilusionismo, música, danza, performance, actividades circenses, entre otros. - Preparación del escenario, tarima o pista. - Reconocimiento del mismo por parte del artista o grupo. - Chequeo, junto con asistentes técnicos, de la correcta ubicación de equipos de iluminación y sonido, micrófonos, instrumentos musicales, escenografía fija y móvil. - Preparación de los artistas en camarines, vestimenta, maquillaje y peinado. - Realización del Show respetando la rutina en tiempo y forma. (ejemplo de show) Actividad: Musicalización Responsable: disc jockey - Realización de efectos de sonido para ingresos, cortes, egresos de homenajeados así como presentaciones especiales y momentos destacados del evento. - Musicalización ambiental para los distintos momentos del evento. - Musicalización para el baile. Piezas especiales como el vals o temas para la diversión de todos los asistentes, incluidas tandas rítmicas temáticas. - Generación de climas en el evento a partir de la musicalización. Actividad: Coordinación general Responsable: Organizador de eventos - Chequeo general de la instalación. - Confirmación de la presencia de todo el personal en el evento cubriendo sus respectivos puestos. - Confirmación de ejecución de tareas en los horarios previstos. - Verificación del desarrollo de todos los servicios. - Verificación que el evento se desarrollo de acuerdo a lo previsto y que persiga los fines propuestos. - Chequeo del grado de satisfacción del cliente, homenajeado y asistente. Consigna:. Durante el fin de semana cuando realicen una salida, analizar el servicio de mesa. Clase 2: Control de los tiempos del evento Esta tarea debe realizarse asistiéndose del Diagrama de Gantt o el PERT.

8 En cada una de las áreas se controla que las tareas se desarrollen por el personal responsable, en el tiempo y la forma indicadas. Se deben tener en cuenta los tiempos críticos, aquellos que hay que respetar a rajatabla. Comunmente estos tiempos son los de inicio y fin, pero además podemos tener tiempos críticos en medio del evento, por ejemplo un discurso oficial que se inicia luego de la cena. Los tiempos que se puedan ganar con algunas tareas desarrolladas en fechas tempranas nos darán un margen de holgura para cumplir mejor con los tiempos críticos. Cuando un empleado desarrolla su tarea en menos tiempo que el previsto, no sólo agrega tiempo a la tarea consecutiva sino que él cuenta con un tiempo ocioso en el cual puede asistir a otro empleado. Siempre y cuando retome a tiempo la tarea posterior fijada en el cronograma. Un ejemplo: Carlos debe preparar el café y servirlo la taza. Raúl debe tostar el pan, untar las tostadas y emplatarlas. Si Carlos termina antes de lo previsto de preparar el café puede ayudar a Raúl a untar las tostadas. Pero luego volverá a su tarea de servir el café y la leche así como Raúl a emplatar las tostadas. Las tareas que se van cumpliendo se marcan en el cronograma con color y se anotan aquellas que sufrieron modificaciones (de tiempo, horario de inicio y fin, modalidad de ejecución o responsable) y cómo se resolvieron. El Organizador debe avisar a los responsables cuando se presenta un retraso (para que se apresuren) así como cuando se nota un adelanto sustancial (para que aminoren la marcha) Debe dar cuenta también de tiempos vacíos. Tiene que ser capaz, a la vez, de reorganizar el personal en función durante el evento, si observa que alguien desarrolla mejor la tarea de otro. Una cuestión a tener en cuenta es: el Organizador no llamará la atención a sus colaboradores durante el evento, de manera categórica u ofuscada. Está comprobado que dicha actitud arroja un comportamiento negativo por parte del sancionado que va en detrimento del evento. Hay que considerar que el evento funciona en tanto, cada uno de los involucrados, asumen sus tareas en tiempo y forma. Si uno de ellos se enfada y no ejecuta su tarea, no sólo se perjudica a sí mismo sino al resto del equipo; que tendrá que ver cómo desarrolla su tarea más la del responsable en cuestión. Por eso es aconsejable dejar fluir los problemas que se presenten durante el evento sin entrar en enfrentamientos personales. A posteriori se hará una evaluación de la conducta de cada integrante y del comportamiento grupal y se procederá en consecuencia. Consigna:. Analizar una actividad que desarrollen en sus propias casas, como el desayuno, almuerzo o cena. Ver tareas lineales y consecutivas.

9 Clase 3: Chequeo de grado de satisfacción de los asistentes En la Unidad 3 Módulo 1 hablamos de la observación focalizada como un método de investigación. La aplicaremos en esta oportunidad para evaluar si el evento transcurre tal como lo planeamos y para verificar el grado de satisfacción de los asistentes. Para ello, a partir de la observación debemos recoger los siguientes datos: - Cómo es el ingreso de los asistentes?. Prolijo/desordenado. Tranquilo/apresurado. Individual/grupal. Cómodo/incómodo. Orientado/desorientado - Cómo es la ubicación en las mesas?. Ordenada/desordenada. Correcta/incorrecta (no pertenecía a esa mesa). Cómoda/incómoda (muchos comensales por mesa) - Cómo reacciona la gente al ingreso al salón?. Sorprendida/indiferente. Le gusta/no le gusta - Qué reacción tiene ante la comida?. Le gusta su presentación/ No le gusta su presentación. Le gusta su aroma/ No le gusta su aroma. Le gusta su sabor/no le gusta su sabor. Tiene la temperatura deseada/ No tiene la temperatura deseada. Es abundante/ Es escasa. Esta bien cocida/ Esta cruda. Esta bien elaborada/ Esta mal elaborada - Qué reacción tiene ante la bebida?. Es de buena calidad/ Es de mala calidad. Esta refrigerada/ No esta refrigerada. Es abundante / Es escasa. Es la indicada para el tipo de comida/ No es la indicada. Esta bien servida/ No esta bien servida - Cómo funcionan los espacios de permanencia?. Son funcionales/ No son funcionales. Están bien ambientados /No están bien ambientados. Las medidas entre mobiliario es el indicado/ No es el indicado

10 . Se percibe sólo el entorno de dicho espacio/ Hay invasión perceptiva de otro espacio. - Cómo funcionan los espacios de circulación?. Se desplazan libremente/ Se desplazan con dificultad. Son transitables /Son intransitables. Se producen estancamientos de personas/ No se producen estancamientos - Cómo reacciona la gente a los espectáculos?. Le divierte/ Le aburre. Sorprendida/ indiferente. Le parecen cortos/ Le parecen largos. Le parecen novedosos/ Le parecen convencionales. Los entienden/ No los entienden. Le parecen profesionales/ Les parecen improvisados - Cómo reacciona ante el personal de servicio y recepción?. Le parecen cordiales/ No les parecen cordiales. Se siente atendida/ Se siente desatendida. Le parecen profesionales/ Les parecen improvisados. Le gusta su apariencia/ Le disgusta su apariencia - Cómo fue la percepción visual y sonora?. Mucha iluminación/ Poca iluminación. Iluminación adecuada/ Iluminación inadecuada. Iluminación agradable/ Iluminación desagradable. Proyecciones de imágenes perfectamente perceptibles/ Dificultosamente perceptibles. Obstáculos ante la percepción visual (columnas, mobiliario, objetos)/ Sin obstáculos. Nivel de sonido aceptable/ Nivel de sonido inaceptable. Sonido agradable/ Sonido desagradable. Mucicalización acorde al momento/ Musicalización incoherente - Cómo reaccionan a la generación de los climas del evento (emoción, alegría )?. Reaccionan de acuerdo a lo previsto/ No reaccionan de acuerdo a lo previsto ( Cómo?). Qué causó la reacción? Se pueden chequear muchas cosas más, dependiendo del evento a realizar y los objetivos a cumplir. Cuantos más datos podamos extraer de los asistentes, más nos acercaremos a hacer un evento a su medida. Para reflexionar:. Cuántas veces observamos la reacción de la gente ante un servicio?. Cuántas veces fuimos observados?. Medimos la importancia de los datos que se obtienen con la observación?