DISEÑO DE ACCIONES DE FORMACION COMPLEMENTARIA DENOMINACIÓN DEL PROGRAMA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN SERVICIOS

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1 CÓDIGO: DISEÑO DE ACCIONES DE FORMACION COMPLEMENTARIA DENOMINACIÓN DEL PROGRAMA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN VERSIÓN: 1 SECTOR DEL PROGRAMA: SERVICIOS Vigencia del Programa DURACIÓN MÁXIMA Fecha inicio Programa: 06/08/2010 Fecha Fin Programa: El programa aún se encuentra vigente 40 horas JUSTIFICACIÓN: El Centro de Gestión Administrativa presenta el diseño de la Acción de Formación Complementaria Organización de Archivos de Gestión, como respuesta a los requerimientos del sector productivo en cuanto a capacitación y actualización de los trabajadores para un mejor desempeño laboral. Esta acción está circunscrita en la Línea Tecnológica Cliente. REQUISITOS DE INGRESO: Solicitud de parte de la comunidad o del sector productivo. Cumplir con el trámite de selección definido por el centro. Centrada en la construcción de autonomía y competencias a través de distintas técnicas didácticas activas; soportadas en el uso de las tecnologías de la información y la comunicación TIC, y los recursos requeridos para el desarrollo de las competencias. ESTRATEGIA METODOLÓGICA: Simultáneamente, se propiciarán los adecuados estímulos para el desarrollo de las competencias básicas, actitudes y valores que como profesional y ser humano necesita en su desempeño. De la misma forma, permanentemente se estimula la autocrítica y la reflexión del aprendiz sobre el que hacer y los resultados que logra, vinculándolo sobre la responsabilidad de su aprendizaje. De la misma forma se vinculan activamente dentro del proceso de aprendizaje las cuatro fuentes para la construcción de conocimiento: El instructor - Tutor El entorno Las TIC El trabajo colaborativo CÓDIGO: COMPETENCIA DENOMINACIÓN ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES. 10/05/17 03:42 PM Página 1 de 6

2 ELEMENTO(S) DE LA COMPETENCIA DENOMINACIÓN Aplicar la tabla de retención documental de acuerdo con normatividad vigente y parámetros establecidos. Alistar las transferencias primarias de los documentos de archivo de acuerdo con las normas establecidas. 2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE DESCRIPCIÓN TRANSFERIR LAS SERIES DOCUMENTALES DEL ARCHIVO DE GESTIÓN AL ARCHIVO CENTRAL DE ACUERDO CON LO ESTIPULADO EN LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y DE ACUERDO CON EL PROCEDIMIENTO RESPECTIVO. APLICAR LOS PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS, LAS NORMAS Y TÉCNICAS, LA LEGISLACIÓN VIGENTE Y LA METODOLOGÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO, DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS INSTITUCIONALES. 3. CONOCIMIENTOS 3.1. CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS PROCESO ADMINISTRATIVO: CONCEPTO Y ETAPAS (CICLO PHVA). LA EMPRESA: -ESTRUCTURA ORGÁNICO-FUNCIONAL, CONCEPTO, CLASES, USO Y APLICACIÓN. -MANUAL DE FUNCIONES: INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN. -CODIFICACIÓN DE SECCIONES DOCUMENTALES GESTIÓN DOCUMENTAL. CONCEPTO, USO Y APLICACIÓN. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS: INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN. MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL: INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN. NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA VIGENTE RELACIONADA CON LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: CONCEPTO, PROCESOS (PRODUCCIÓN, RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN, TRÁMITE, ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL. ARCHIVO: CONCEPTO, CLASES, CARACTERÍSTICAS E IMPORTANCIA. ARCHIVOS TÉCNICOS: CONCEPTO, CARACTERÍSTICAS, IMPORTANCIA. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: CONCEPTO, NORMATIVIDAD, USO Y APLICACIÓN. COMITÉ DE ARCHIVO. CONCEPTO E IMPORTANCIA. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA. CONCEPTO Y FUNCIONES DOCUMENTO DE ARCHIVO: CONCEPTO, CLASES, CARACTERÍSTICAS Y TIPOLOGÍA. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: CONCEPTO, USO, VALORES DOCUMENTALES Y APLICACIÓN. NORMAS DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL EN LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: CONCEPTO Y APLICACIÓN. NORMAS Y PRINCIPIOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: CONCEPTO Y APLICACIÓN. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. -FUNDAMENTOS Y PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS. -PASOS METODOLÓGICOS -AGRUPACIONES DOCUMENTALES: FONDO, SECCIÓN, SUBSECCIÓN, SERIE, SUBSERIE DOCUMENTAL. S DE: -FONDOS ABIERTOS, FONDOS CERRADOS Y FONDOS ACUMULADOS -CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. CONCEPTO, ELABORACIÓN, USO Y APLICACIÓN. 10/05/17 03:42 PM Página 2 de 6

3 SOPORTES DOCUMENTALES -CLASES INFORMÁTICA APLICADA A LOS PROCESOS ARCHIVÍSTICOS ORDENACIÓN DOCUMENTAL: -PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS: PROCEDENCIA Y ORDEN ORIGINAL EXPEDIENTE SISTEMAS DE ORDENACIÓN: CONCEPTO, REGLAS Y APLICACIÓN -ALFABÉTICO: -ONOMÁSTICO -TOPONÍMICO -TEMÁTICO. -NUMÉRICO: -CONSECUTIVO U ORDINAL -CRONOLÓGICO -MIXTO ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS: -INSPECCIONAR -CLASIFICAR -MARCAR -DISTRIBUIR -ARCHIVAR -PROCEDIMIENTO DE FOLIACIÓN -UNIDADES DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Y DE ALMACENAMIENTO. CONCEPTO Y CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS. DISPOSICIÓN DE UNIDADES DOCUMENTALES. CONCEPTO. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL -OBJETIVOS -INSTRUMENTOS -NIVEL DE DESCRIPCIÓN -NORMATIVIDAD VIGENTE -CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS: INTRÍNSECAS Y EXTRÍNSECAS. -TÉCNICAS DE COMPRENSIÓN DEL TEXTO Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN. CONCEPTO Y APLICACIÓN. INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN -IINVENTARIOS: CONCEPTO, USO Y APLICACIÓN -ÍNDICES CONCEPTOS DE: -PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS -CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. DEPÓSITOS DE ARCHIVO. CONCEPTO. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: CONCEPTO, CLASES Y NORMAS. PROCEDIMIENTO PARA LAS TRANSFERENCIAS: CRONOGRAMA, INVENTARIO, ACTAS DE ENTREGA Y RECIBO PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO: LIMPIEZA, ELIMINACIÓN DE MATERIAL METÁLICO, IDENTIFICACIÓN DE MATERIAL AFECTADO POR DETERIORO, REVISIÓN Y FOLIACIÓN, REALMACENAMIENTO, AMARRE Y EMBALAJE. COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA APLICADAS A LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS TRANSFERIDOS: RECEPCIÓN, COTEJO CON EL INVENTARIO Y APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN, UBICACIÓN TOPOGRÁFICA Y ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIO DOCUMENTAL EN 10/05/17 03:42 PM Página 3 de 6

4 ARCHIVO CENTRAL CONOCIMIENTOS DE PROCESO INTERPRETAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO APLICADO A LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS. INTERPRETAR LA ESTRUCTURA ORGÁNICO-FUNCIONAL DE LA ORGANIZACIÓN Y DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA. INTERPRETAR LOS MANUALES DE FUNCIONES, DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN Y DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA. APLICAR LAS TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS Y ADMINISTRATIVAS EN EL QUEHACER ARCHIVÍSTICO. INTERPRETAR LA LEGISLACIÓN PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. INTERPRETAR EL CONCEPTO DE INVENTARIO, CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL Y CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. INTERPRETAR LAS DIRECTRICES PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS. APLICAR LAS NORMAS DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL EN LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL. APLICAR NORMAS Y PRINCIPIOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL. CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS DE ACUERDO CON LAS FUNCIONES Y/O PROCESOS DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA ORGANIZACIÓN, APLICANDO LA NORMATIVIDAD, PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS Y CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. -APLICAR LAS NORMAS Y PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS. -IDENTIFICAR LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y SUS FUNCIONES. -IDENTIFICAR LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES, TENIENDO EN CUENTA LA ESTRUCTURA ORGÁNICO- FUNCIONAL: FONDO, SECCIÓN, SUBSECCIÓN, SERIE, SUBSERIE DOCUMENTAL. -IDENTIFICAR LOS TIPOS DOCUMENTALES DE CADA SERIE O SUBSERIE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA. -ELABORAR EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. -CONTROLAR LA MANIPULACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. -INTERPRETAR Y APLICAR TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. ORDENAR LAS UNIDADES DOCUMENTALES DE CADA SERIE Y SUBSERIE, DE ACUERDO CON LOS PROCESOS ESTABLECIDOS, SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y NORMATIVIDAD VIGENTE. -RELACIONAR ENTRE SÍ LAS UNIDADES DOCUMENTALES, SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES. -VERIFICAR QUE LOS TIPOS DOCUMENTALES CORRESPONDAN A LAS SERIES Y SUBSERIES, DE ACUERDO CON LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. -CONFORMAR SERIES Y SUBSERIES, SEGÚN LO ESTABLECEN LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. -IDENTIFICAR Y APLICAR LOS SISTEMAS DE ORDENACIÓN, DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES. -APLICAR LOS PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS EN LA ORDENACIÓN DOCUMENTAL. -CONFORMAR Y ABRIR LOS EXPEDIENTES. -ROTULAR UNIDADES DE CONSERVACIÓN Y ALMACENAMIENTO -ORGANIZAR LAS SERIES Y LOS TIPOS DOCUMENTALES DE ACUERDO CON LA METODOLOGÍA. -ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS TENIENDO EN CUENTA LAS SERIES Y SUBSERIES RESPECTIVAS. -FOLIAR LOS TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVADOS EN LA UNIDAD DE CONSERVACIÓN. APLICAR EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, LAS NORMAS Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE, EN LA CONFORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS. -IDENTIFICAR LOS DOCUMENTOS QUE SE CONSERVAN EN CADA FASE DEL ARCHIVO. DESCRIBIR LOS DOCUMENTOS DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE, LOS NIVELES DE DESCRIPCIÓN, SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD Y LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN. -INTERPRETAR LAS NORMAS TÉCNICAS, LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN Y LA NORMATIVA VIGENTE PARA LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL. -IDENTIFICAR LOS NIVELES DE DESCRIPCIÓN. 10/05/17 03:42 PM Página 4 de 6

5 -DILIGENCIAR INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL. -IDENTIFICAR LOS DEPÓSITOS DE ARCHIVO, LOS MUEBLES, LOS EQUIPOS Y UNIDADES DE CONSERVACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS DE ACUERDO CON LAS NORMAS Y LEGISLACIÓN VIGENTE. APLICAR LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE PARA LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL. -VERIFICAR CONDICIONES DE LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN. RECUPERAR LA INFORMACIÓN A TRAVÉS DE LOS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL (INVENTARIOS E ÍNDICES) Y UTILIZACIÓN DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS. 4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN APLICA LAS ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO EN CADA TAREA QUE REALIZA. APLICA EL CÓDIGO DE ÉTICA DEL ARCHIVISTA. INTERPRETA LAS DIRECTRICES PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO, SEGÚN LA TRD. APLICA LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y EL INSTRUCTIVO, DE ACUERDO CON LAS NORMAS ESTABLECIDAS Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE. APLICA LAS NORMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD, DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL, UTILIZANDO LOS EQUIPOS Y ELEMENTOS ARCHIVÍSTICOS; Y DE PROTECCIÓN PERSONAL. APLICA LOS PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS PARA LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL, DE ACUERDO CON LA ESTRUCTURA ORGÁNICO-FUNCIO0NAL, LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL, LAS NORMAS Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE. APLICA LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES DE LA ORGANIZACIÓN, SEGÚN LA ESTRUCTURA ORGÁNICO FUNCIONAL DE LA EMPRESA. APLICA LOS PRINCIPIOS Y SISTEMAS DE ORDENACIÓN DOCUMENTAL DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS INSTITUCIONALES Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE. REALIZA LA CONFORMACIÓN Y ORDENACIÓN INTERNA DEL EXPEDIENTE, SEGÚN NORMAS VIGENTES APLICA LOS CONCEPTOS DE ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL, ARCHIVO HISTÓRICO, DE ACUERD O CON EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. INTERPRETA EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL, SU INCIDENCIA EN LAS ORGANIZACIONES Y LOS PROCEDIMIENTOS DE PRODUCCIÓN, RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN, TRÁMITE, ORGANIZACIÓN, CONSULTA Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS. APLICA LOS PRINCIPIOS Y PROCESOS ARCHIVÍSTICOS EN LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN, TENIENDO EN CUENTA LA DEPURACIÓN, FOLIACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN EN BUEN ESTADO. APLICA LOS CONCEPTOS DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL, DE ACUERDO CON LAS NORMAS VIGENTES. UTILIZA EL MOBILIARIO, LOS EQUIPOS, ELEMENTOS Y ÚTILES DE ARCHIVO, PARA LA CONSERVACIÓN Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN, DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE. 10/05/17 03:42 PM Página 5 de 6

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