DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA. 29 de noviembre de 2013 DCA-3054

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1 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No de noviembre de 2013 DCA-3054 Señora Laura Blanco Mejía Subgerente a.i. de la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación Caja Costarricense del Seguro Social Estimada señora: Asunto: Se otorga autorización para celebrar un procedimiento de contratación directa con el consorcio Sonda y Sonda T. I. C.R., para contratar los servicios de mantenimiento, monitoreo y soporte de ingeniería de la plataforma tecnológica central de la CCSS, hasta el 01 de abril de 2014 como máximo- y por suma mensual máxima de $ Nos referimos a su oficio No. TIC del 20 de setiembre de 2013 mediante el cual requiere autorización para contratar de manera directa con el consorcio Sonda y Sonda T. I. C.R., los servicios de mantenimiento, monitoreo y soporte de ingeniería de la plataforma tecnológica central de la CCSS, por un plazo de seis meses y por la suma de $ ,00. Mediante oficios No. DCA-2464 del 07 de octubre de 2013, DCA-2609 del 21 de octubre de 2013 y DCA-2842 del 12 de noviembre de 2013, este órgano contralor requirió información adicional, lo cual fue atendido de conformidad con los términos de los oficios No. TIC del 10 de octubre de 12013, TIC del 29 de octubre de 2013 y TIC del 15 de noviembre del 2013, respectivamente. I. Antecedentes La Administración indica que en diciembre de 2009 entró en vigencia el contrato No , con el Consorcio Sonda y Sonda TI CR, para la adquisición de una solución Integral de Equipamiento computacional para Procesamiento, Aplicaciones y Base de Datos Institucionales. Esta contratación inicialmente vencía el 02 de abril de 2012, pero en virtud de la celebración de un contrato adicional al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, el 25 de diciembre de 2012, la contratación feneció el 01 de octubre de 2013, quedando en descubierto del 25 de diciembre de 2012 al 01 de abril de 2013, periodo que fue cubierto mediante un ofrecimiento de la casa matriz de dar continuidad a los servicios de la plataforma sin costo alguno. La solución de equipamiento institucional (Hewlett-Packard-VMWare-Cisco) se compone principalmente de: servidores HP RX7640 para procesamiento de bases de datos, servidores HP RX6600 para aplicaciones web, servidores Blades X86 (con Virtualización VMWare) para ambiente ofimático,

2 2 sistemas de almacenamiento de datos, sistemas de respaldo y sistemas de comunicaciones LASN/SAN marca Cisco. Sobre esta plataforma trabajan los distintos servicios informáticos prestados a los funcionarios institucionales que atienden a la población del país y clientes externos de la institución. También se incluye el servicio integral de soporte ingeniería, mantenimiento proactivo-reactivo y monitoreo de toda la plataforma y componentes que la conforman, mediante los cuales se mantiene y monitorea el estado y salud de la plataforma. Los servicios prestados desde esta plataforma incluyen el campo financiero, administrativo y salud. Además, se indica que debido a múltiples circunstancias internas y externas, la licitación para adquirir nuevamente el deservicio se publicó hasta junio de licitación pública No. 2013LN , y se encuentra en etapa de adjudicación. Siendo que, de acuerdo con el cronograma desarrollado, el contrato estará disponible el 17 de febrero de Así las cosas, se ha considerado la necesidad que en paralelo a la licitación pública No. 2013LN , se autorice una contratación directa por seis meses, a fin de cubrir el período del 02 de octubre de 2013 al 01 de abril de 2014 y así cubrir cualquier imprevisto en la formalización del contrato. Este requerimiento se plantea en vista de que resulta de vital importancia dar continuidad en el servicio de mantenimiento, monitoreo integral y soporte de ingeniería para la plataforma principal central, y así evitar la mínima afectación en la prestación de los servicios que se brinda a través de la plataforma, hasta tanto finalice la licitación pública en trámite. Aunado a lo anterior, se indica que la institución no posee el personal especializado para brindar el servicio; y que se requiere contratar los siguientes ítems: 1. Ítem No. 1 Servicio de soporte ingeniería y mantenimiento para equipos HP, CISCO, VMware y Almacenamiento. - Servicios serán realizados sobre equipos ubicados mayoritariamente en el Data Center de Tibás; con una pequeña parte ubicada en Oficinas Centrales de la CCSS, Edificio Anexo, Piso 11, que incluye los siguientes equipos: Servidores HP (integrity) Equipo Comunicaciones CISCO Plataforma de Virtualización VMware Sistema de Almacenamiento SAN por sus siglas en inglés Storage Área Network, la cual está formada por equipo (HP y Cisco) Plataforma de respaldos, conformada por tres librerías. - Servicio de Soporte de ingeniería para plataforma HP, VMWare y Cisco. - Servicio proactivo (P24) equivalente a 180 créditos HP para la realización de labores proactivas. 2- Ítem No. 2 Servicio de monitoreo de la plataforma tecnológica institucional

3 3 - Los servicios serán realizados sobre equipos ubicados mayoritariamente en el Data Center de Tibás; con una pequeña parte ubicada en Oficinas Centrales de la CCSS, Edificio Anexo, Piso El servicio consiste en monitorear la plataforma tecnológica institucional la cual está conformada por lo siguiente: El equipo HP descrito El equipo Cisco descrito Plataforma de Virtualización Aplicaciones institucionales (OAS, WebLogic y Sockets) Bases de Datos Oracle y SQL Servicios Tecnologías Microsoft (correo, navegación, intranet, entre otros) El costo mensual de la contratación sería de $ y por el plazo de seis meses este ascendería a la suma de $ ,00. Por último, se tiene que en virtud de la solicitud de información adicional formulada mediante el oficio No. DCA-2464, en relación con las medidas correctivas y disciplinarias adoptadas o que pensara adoptar, en virtud de que la vigencia del contrato derivado del procedimiento No. 2007LN , inicialmente finalizaba el 24 de diciembre de 2012, pero fue hasta junio de 2013 que publicó el procedimiento 2013LN ; la Administración mediante el oficio No. TIC , informó que ( ) se estará conformando una comisión de investigación preliminar, que investigue los hechos, y que será insumo para determinar si hay mérito para instaurar un órgano del Debido Procedimiento Administrativos Disciplinario o Patrimonial ( ). II. Criterio del Despacho El artículo 182 de la Constitución Política establece como regla general, que toda contratación administrativa debe celebrarse por medio de los procedimientos ordinarios que correspondan de acuerdo al monto (Votos y de la Sala Constitucional). Sin embargo, el sistema ordinario de contratación se complementa con mecanismos de excepción, como lo es la contratación directa. En ese sentido, la contratación directa procede ante circunstancias calificadas en las que no resulta conveniente implementar un procedimiento ordinario para satisfacer el interés público, toda vez su implementación ocasionaría un serio entorpecimiento en el cumplimiento del fin público encomendado a la Administración Pública, donde el cumplimiento per se de exigencias legales más bien podría traducirse en serias alteraciones al orden institucional establecido en la propia Constitución Política. (Voto , reiterado en el Voto ambos de la Sala Constitucional). Lo anterior se refleja en la Ley de Contratación Administrativa (LCA) así como su Reglamento (RLCA), instrumentos que regulan los supuestos en los cuales puede accederse a la contratación directa. De este modo, el artículo 2 bis inciso c) de la LCA en concordancia con el artículo 138 y 139 del RLCA, establecen la posibilidad que este órgano contralor autorice la contratación directa, cuando se

4 4 acredite que existen suficientes razones para considerar que es la forma más apta de alcanzar la debida satisfacción del interés general o evitar daños o lesionas al interés público. 1. Sobre la contratación directa requerida en aras de salvaguardar el interés público. En el presente caso la Administración indica que el 01 de octubre pasado feneció el contrato de servicios de mantenimiento, monitoreo y soporte de ingeniería de la plataforma tecnológica central de la CCSS y por ello, en el tanto se formaliza el contrato producto del procedimiento ordinario celebrado a efectos de contratar este servicio licitación pública No. 2013LN , requiere contratar directamente a Sonda y Sonda T. I. C.R., por un plazo de seis meses y por la suma de $ ,00. Así las cosas, a efectos de evitar que en virtud de la falta de mantenimiento, monitoreo y soporte de la plataforma central de la institución, se interrumpan lo servicios que se brindan a través de ella, los cuales según se ha indicado comprenden el campo financiero, administrativo y de salud y tomando en consideración que la Administración ha indicado que no cuenta con el personal necesario a efectos de cubrir esta necesidad, se estima oportuno otorgar la autorización requerida, por la suma mensual máxima de $ Sin embargo, la autorización no se otorga como una prórroga al contrato No , dado que éste feneció el 01 de octubre de 2013, sino como una nueva autorización cuya vigencia iniciará una vez que el contrato cuente con la aprobación interna y se dé la orden de inicio y vencerá el día 01 de abril de Lo anterior, en virtud que ésta es la fecha en la cual la Administración ha considerado que estará en ejecución el contrato producto del procedimiento 2013LN En caso de que el contrato producto de ese nuevo procedimiento concursal, a saber, licitación pública2013ln , entre en operación antes del 01 de abril de 2014, se dará una terminación anticipada al contrato surgido en virtud de la presente autorización. Consecuentemente, con fundamento en lo dispuesto en el artículo 2 bis inciso c) de la LCA y 138 del RLCA, se otorga autorización para contratar al consorcio Sonda y Sonda T. I. C.R., los servicios de mantenimiento, monitoreo y soporte de ingeniería de la plataforma tecnológica central de la CCSS, hasta el día 01 de abril de 2014 y por suma mensual máxima de $ Estos servicios comprenderán las labores indicadas en el recuadro que consta en aparte de antecedentes del presente oficio para el ítem No. 1 relativo al servicio de soporte ingeniería y mantenimiento para equipos HP, CISCO, VMware y Almacenamiento, y No 2 relativo a servicio de monitoreo de la plataforma tecnológica Institucional. En cuanto a las medidas correctivas y disciplinarias, se insta a la Administración a proceder de conformidad con lo que informó sobre el particular, en el oficio No. TIC Por último, se advierte que queda a entera responsabilidad de la Administración, la forma en que procedió durante el periodo que quedó en descubierto el servicio, del 25 de diciembre de 2012 al 01 de abril de La autorización se otorga condicionada a lo que de seguido se expone.

5 5 II. Condiciones bajo las cuales se otorga la autorización 1. Se concede autorización para contratar al consorcio Sonda y Sonda T. I. C.R., los servicios de mantenimiento, monitoreo y soporte de ingeniería de la plataforma tecnológica central de la CCSS, por un plazo que va desde que el contrato producto de esta autorización cuente con la aprobación interna y se dé la orden de inicio hasta el día 01 de abril de 2014 y por suma mensual máxima de $ Estos servicios consistirán en: 1. Ítem No. 1 Servicio de soporte ingeniería y mantenimiento para equipos HP, CISCO, VMware y Almacenamiento. - Servicios serán realizados sobre equipos ubicados mayoritariamente en el Data Center de Tibás; con una pequeña parte ubicada en Oficinas Centrales de la CCSS, Edificio Anexo, Piso 11, que incluye los siguientes equipos: Servidores HP (integrity) Equipo Comunicaciones CISCO Plataforma de Virtualización VMware Sistema de Almacenamiento SAN por sus siglas en inglés Storage Área Network, la cual está formada por equipo (HP y Cisco) Plataforma de respaldos, conformada por tres librerías. - Servicio de Soporte de ingeniería para plataforma HP, VMWare y Cisco. - Servicio proactivo (P24) equivalente a 180 créditos HP para la realización de labores proactivas. 2. Ítem No. 2 Servicio de monitoreo de la plataforma tecnológica institucional - Los servicios serán realizados sobre equipos ubicados mayoritariamente en el Data Center de Tibás; con una pequeña parte ubicada en Oficinas Centrales de la CCSS, Edificio Anexo, Piso El servicio consiste en monitorear la plataforma tecnológica institucional la cual está conformada por lo siguiente: El equipo HP descrito El equipo Cisco descrito Plataforma de Virtualización Aplicaciones institucionales (OAS, WebLogic y Sockets) Bases de Datos Oracle y SQL Servicios Tecnologías Microsoft (correo, navegación, intranet, entre otros) Se advierte que la razonabilidad del monto a cancelar mensualmente, es de exclusiva responsabilidad de esa Administración.

6 6 2. En caso de que el contrato producto del nuevo procedimiento concursal, a saber, licitación pública 2013LN , entre en operación antes del 01 de abril de 2014, se dará una terminación anticipada al contrato surgido en virtud de la presente autorización, lo cual deberá ser advertido. 3. Deberá contarse con el contenido presupuestario, suficiente y disponible para amparar las erogaciones producto de la autorización que aquí se otorga. De previo a la suscripción del contrato, la Administración deberá verificar que tales recursos puedan legalmente ser utilizados para la necesidad propuesta. 4. La Administración deberá levantar un expediente administrativo, que contenga la totalidad de los antecedentes y las actuaciones efectuadas durante el desarrollo de la contratación. 5. De conformidad con los términos del artículo 13 de la Ley de Contratación Administrativa, la Administración debe tener presente que es su responsabilidad fiscalizar la contratación, con la finalidad de verificar el adecuado cumplimiento del objeto contractual, para lo que deberá contar con el recurso humano calificado. 6. Se advierte que es exclusiva responsabilidad de la Administración, la verificación de la idoneidad legal, técnica del consorcio Sonda y Sonda T. I. C.R. 7. De previo a la formalización contractual, deberá contarse con el aval a los términos de la presente autorización, por parte del funcionario competente según los límites establecidos en el artículo 2 del Modelo de distribución de competencia en contratación administrativa y facultades de adjudicación de la Caja Costarricense del Seguro Social. 8. El régimen de prohibiciones y sanciones para contratar con la Administración deberá ser respetado, por lo cual la Administración deberá verificar que los miembros del consorcio Sonda y Sonda T. I. C.R., puedan contratar con el Estado, de forma tal que no le cubra ningún tipo de prohibición ni cuenten con algún tipo de sanción que le impida contratar con el Estado. Esta verificación debe quedar constando en el expediente que se debe levantar al efecto. 9. La Administración deberá verificar que los miembros del consorcio Sonda y Sonda T. I. C.R., se encuentren al día en sus obligaciones con la seguridad social y obrero patronales de conformidad con lo dispuesto en el artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social. De igual forma, de conformidad con los términos del artículo 22 de la Ley No. 5662, debe verificar que los miembros del consorcio Sonda y Sonda T. I. C.R., se encuentren al día en sus obligaciones con el FODESAF; aspectos cuya verificación queda a entera responsabilidad de la Administración. Así las cosas, en cuanto a la condición de no inscrito de la empresa chilena Sonda S. A., la Administración de previo a la formalización contractual deberá proceder de conformidad con lo dispuesto en los Lineamientos para la aplicación de los incisos 1) y 3) del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja y el numeral 65 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 10. Dado que el procedimiento que se autoriza es de carácter excepcional, autorizado sobre la base de las explicaciones brindadas en el presente oficio, no resulta viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 11. Las modificaciones en fase de ejecución contractual, incluyendo aumentos y disminuciones se regirán únicamente por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...).

7 7 12. A efectos de que la necesidad sea satisfecha a la brevedad, y visto el plazo que la normativa prevé para otorgar refrendo contralor, el contrato que llegue a suscribirse como resultado del procedimiento que aquí se autoriza se exime del refrendo contralor. No obstante, dicho contrato deberá contar con aprobación interna, según lo dispuesto en el artículo 17 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. La verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad exclusiva de la Laura Blanco Mejía, Subgerente a.i. de la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación de la Caja Costarricense del Seguro Social o de quien ejerza este cargo. En caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Marlene Chinchilla Carmiol Gerente Asociada Olga Salazar Rodríguez Fiscalizadora Asociada OSR/ksa Ci: Archivo central NI: G:

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