El presente contrato es la prestación del servicio auxiliar de gestión de archivos documentales, incluyendo:

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1 PLIEGO DE CONDICIONES TECNICAS QUE HA DE REGIR LA ADJUDICACION, MEDIANTE PRECEDIMIENTO ABIERTO, DEL CONTRATO DE SERVICIO DE RECOGIDA, TRASLADO, DEPOSITO Y GESTION DEL ARCHIVO DOCUMENTAL DE MUTUA INTERCOMARCAL MATEPSS NÚMERO OBJETO El objeto de este pliego es recoger las prescripciones técnicas que regirán la adjudicación, mediante procedimiento abierto, del contrato del servicio de recogida, traslado, depósito y gestión del archivo documental MUTUA INTERCOMARCAL. El presente contrato es la prestación del servicio auxiliar de gestión de archivos documentales, incluyendo: El suministro de los contenedores para la colocación de la documentación. La recogida de la documentación en los diferentes centros de MUTUA INTERCOMARCAL. El traslado de la documentación a las instalaciones del contratista. Informatización de los contenedores. Guarda y custodia de la documentación. Gestión de consultas, incluyendo su entrega física en los distintos centros o su envío telemático. Registro individualizado de documentos y expedientes anteriores a 2008 Grabación y digitalización de facturas de proveedores Destrucción confidencial. Otros servicios documentales: grabación, expurgo, digitalización, etc. 2. SITUACIÓN ACTUAL. En estos momentos el servicio es realizado por un Operador externo, siendo los volúmenes anuales actuales aproximados (a fecha 31/12/2012) los siguientes: Guarda y custodia. o Contenedores de 40,0 x 42,5 x 29,0 cm contenedores o Contenedores de 46,0 x 36,2 x 24,5 cm contenedores Incorporaciones anuales aproximadas. o Contenedores de 40,0 x 42,5 x 29,0 cm contenedores o Contenedores de 46,0 x 36,2 x 24,5 cm contenedores o Registros individualizados registros

2 Consultas y devoluciones aproximadas o Consultas consultas o Devoluciones devoluciones 3. CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO. El operador deberá prestar los siguientes servicios: a) Suministro de contenedores A solicitud escrita de MUTUA INTERCOMARCAL, el operador suministrará los contenedores necesarios para el archivo de las diferentes tipologías de documentación a cada uno de los centros de MUTUA INTERCOMARCAL, cuando así lo soliciten. Los contenedores normalizados podrán ser de dos tipos: o Contenedores de documentación: 40,0 x 42,5 x 29,0 cm con capacidad para 4 archivadores tipo AZ. o Contenedores de radiografías: 46,0 x 36,2 x 24,5 cm b) Recogida de la documentación El Operador será responsable de la recogida y traslado a sus instalaciones de la documentación generada en los diferentes centros de MUTUA INTERCOMARCAL. MUTUA INTERCOMARCAL comunicará las solicitudes y el Operador comunicará las fechas de recogida concretas dentro de un plazo máximo de 7 días. MUTUA INTERCOMARCAL facilitará al Operador una relación de los contenedores a retirar, detallando el código numérico asignado y la serie documental a las que corresponden. El Operador deberá comprobar que la documentación se corresponde con el acta: número de los contenedores y estado exterior de los contenedores. En caso de conformidad se firmará el acta de recogida por ambas partes. El Operador registrará informáticamente las entradas de los contenedores, según los códigos numéricos asignados por MUTUA INTERCOMARCAL, que deberá poder verificar el registro de las mismas a través de la página WEB del Operador, en un plazo de 24 horas. c) Etiquetado, alta informática y ubicación El Operador, una vez en sus instalaciones, deberá identificar cada uno de los contenedores a custodiar con una etiqueta de código de barras que lo identifique de manera única, sin ningún tipo de indicación a su procedencia o contenido, garantizando una absoluta confidencialidad. Los registros de los contenedores recogidos deberán estar visibles en la WEB en un plazo de 24 horas hábiles.

3 d) Registro individualizado de documentos y expedientes. Cuando así lo requiera MUTUA INTERCOMARCAL, el Operador deberá realizar un registro individualizado de los documentos o expedientes incluidos o a incluir en un contenedor. En estos casos, el Operador registrará los documentos o expedientes, detallando las series documentales a las que correspondan, según indicaciones de MUTUA INTERCOMARCAL, y el número de expediente o historial reflejado en la carpeta o documento. e) Guarda y custodia de la documentación. El Operador será responsable de la guarda y custodia de todos los documentos recibidos, con la diligencia de un profesional experto, para ello deberá disponer de los recursos técnicos y humanos adecuados, así como de las licencias exigidas por la legislación vigente en cada momento. f) Gestión de consultas y devoluciones. El Operador debe disponer de una página WEB, a través de la cual MUTUA INTERCOMARCAL, registrará los solicitudes de consulta, y donde pueda hacer un seguimiento sobre ellas. La web deberá disponer de los controles de acceso que garanticen la confidencialidad a la información y evite los accesos no autorizados expresamente. La consultas podrán ser a nivel de contenedor, expediente o documento, y solicitarse el original o en envío de un fax o la imagen. Las consultas podrán ser ordinarias o urgentes: a. Ordinarias: Las solicitudes recibidas diariamente hasta las 13:00 horas se entregarán físicamente al día siguiente hábil. Las solicitudes de consultas, a remitir por fax o , recibidas diariamente hasta las 13:00 horas, se realizarán en un plazo de 6 horas. b. Urgentes: Las solicitudes urgentes se prepararán en el día, remitiéndose al día siguiente si se requiere el documento físico, o en el propio día si se solicita el fax o la imagen del mismo. Las solicitudes urgentes de consultas, a remitir por fax o , recibidas diariamente hasta las 13:00 horas, se realizarán en un plazo de 4 horas.

4 El Operador comunicará diariamente a MUTUA INTERCOMARCAL, mediante e mail al responsable fijado por MUTUA INTERCOMARCAL, cualquier incidencia que se produzca en la preparación de las consultas. Asimismo, junto con la factura mensual, el operador remitirá a MUTUA INTERCOMARCAL, una relación de las consultas realizadas, así como una relación de los documentos originales enviados y pendientes de devolución. g) Registro individualizado de documentos y expedientes anteriores a El objetivo principal del servicio es el registro de los contratos de alta de MUTUA INTERCOMARCAL creados con fecha anterior a Para ello, MUTUA INTERCOMARCAL facilitará al Operador la Base de Datos de su Histórico con objeto de contrastarla con la Base de Datos actual antes de pasar a la grabación individual. En la actualidad, los contenedores custodiados en el operador actual con contratos sin registrar ascienden a Previamente al grabado de cada expediente, será necesaria una manipulación (quitado de grapas, clips, etc) Una vez el proceso de grabación se complete, el Operador realizará y enviará un informe con las posibles incidencias que se hayan producido así como un inventario actualizado, devolviendo los expedientes a su contenedor original y de la misma forma en la que fueron encontrados (grapados, agrupados con clips, etc.). h) Grabación y digitalización de facturas de proveedores MUTUA INTERCOMARCAL enviará, una vez contabilizadas y semanalmente, las facturas de proveedores recibidas y el Operador deberá registrarlas en el sistema, por número de asiento, procediendo a su digitalización. i) DESTRUCCIÓN Anualmente, MUTUA INTERCOMARCAL, solicitará la destrucción de documentación en custodia y el Operador deberá proceder empleando los medios adecuados para ello y preservando en todo momento la confidencialidad de la documentación, con un nivel de destrucción igual o superior al nivel 3 de la Norma de Seguridad de destrucción de documentos DIN El Operador deberá disponer en sus instalaciones de los sistemas y maquinaria industrial necesaria para realizar la trituración. El Operador expedirá un Certificado de Destrucción que refleje los requisitos previstos en el artículo 12 de la Ley Orgánica 15/99 de 13 de diciembre de Protección de Datos de carácter personal.

5 4. RECOGIDA INICIAL. Actualmente existe un Fondo Documental de aproximadamente contenedores depositados en un Operador en Zaragoza. En el caso de que sea necesario el traslado del Archivo, la empresa que resulte adjudicataria deberá realizar el inventario de los contenedores a trasladar. Al finalizar los trabajos deberá enviar un informe a MUTUA INTERCOMARCAL indicando el número de contenedores trasladados así como cualquier incidencia surgida durante el proceso. La empresa que resulte adjudicataria deberá coordinar el trabajo de traslado con el operador actual, que deberá facilitar el traslado y podrá cobrar a la nueva adjudicataria por el trabajo a realizar hasta un máximo de 2,90 euros/contenedor. El plazo máximo de traslado no podrá ser superior a 10 días. 5. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL. El Operador deberá disponer de un sistema informático de gestión documental propio, al que dará acceso a MUTUA INTERCOMARCAL (entorno WEB). Desde la página web del Operador, se podrán realizar, al menos, las siguientes operaciones: Gestión de usuarios y series. Grabación de nueva documentación a nivel expediente y contenedor. Solicitud de consultas y gestión de devoluciones. Gestión de estado de los préstamos. Emisión de inventarios de documentación. Solicitud de material. Gestión de expurgos. 6. CONFIDENCIALIDAD. La documentación propiedad de MUTUA INTERCOMARCAL custodiada por la empresa adjudicataria tendrá carácter estrictamente confidencial. Tanto la empresa adjudicataria como el personal a su servicio, están informados y advertidos del carácter secreto profesional que corresponde a las operaciones a realizar con la mencionada documentación. La empresa adjudicataria únicamente manipulará la documentación de MUTUA INTERCOMARCAL de conformidad con las instrucciones escritas que le imparta ésta para la prestación de los servicios objeto del contrato, no pudiendo hacer entrega de la misma a terceras personas, incluso para su custodia, sin consentimiento previo y dado por escrito. MUTUA INTERCOMARCAL comunicará por escrito a la empresa adjudicataria, la relación de personas autorizadas para solicitar los diferentes servicios (recogida, consulta, devolución, destrucción, etc.)

6 Sin perjuicio de la obligación de la empresa adjudicataria de devolver a MUTUA INTERCOMARCAL la documentación y los soportes de la información facilitada para la realización de los servicios convenidos en el presente contrato una vez concluida la finalidad prevista, la confidencialidad de la información en los términos expuestos, extenderá sus efectos tras la extinción de este contrato. La empresa adjudicataria deberá cumplir con las observancias recogidas en la Ley Orgánica 15/99, de 13 de Diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y en los Reglamentos que la desarrollan, en especial en los referente a medidas de seguridad, adoptando, en consecuencia, las de índole técnica y organizativas de nivel básico y medio previstas, respectivamente en los capítulos II y III del RD. 994/1999 de 11 de junio, que sean necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal, que eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, siendo responsable de los perjuicios y daños que pudieran derivarse para MUTUA INTERCOMARCAL por el incumplimiento de las obligaciones contraídas. La empresa adjudicataria deberá disponer del correspondiente Certificado de cumplimiento de la L.O.P.D. por parte de su Sistema de Protección de Datos. Adicionalmente la empresa adjudicataria deberá disponer de un Seguro de Responsabilidad Civil, de importe superior a suscrito con una entidad de reconocida solvencia. 7. INSTALACIONES. La empresa adjudicataria deberá disponer de instalaciones propias con una capacidad mínima de m2, debidamente autorizadas y equipadas pasa desarrollar la actividad objeto de este contrato. En concreto sus instalaciones deberán cumplir las normas generales de edificación para almacenamiento de papel y cartón (Edificio tipo C con riesgo alto tipo 8 según la clasificación RSCIEI 04 Sector). Dispondrá de: Instalaciones aisladas de cualquier otra actividad. Almacén con estanterías metálicas donde la documentación esté a una elevación respecto al suelo de, al menos, 10 cm. Zona diferenciada para documentación activa y pasiva. Sistema de prevención de incendios específico para la custodia de documentación. Cámaras de video vigilancia. Sistema de alarma conectado permanentemente con una central de alarmas que coordine directamente con el Servicio de Bomberos, Policía Local y Dirección de la empresa. Servicio de vigilancia Puertas resistentes al fuego Sensores de Movimiento Control de acceso a las áreas

7 8. SOFTWARE DE GESTION DOCUMENTAL Y PORTAL WEB. La empresa adjudicataria deberá disponer de los programas informáticos adecuados y flexibles para dar cobertura a las necesidades del archivo de MUTUA INTERCOMARCAL. Asimismo, la empresa adjudicataria deberá disponer de una página WEB que permita a MUTUA INTERCOMARCAL el acceso a la información a tiempo real (on line) con utilidades como: Gestión de usuarios autorizados. Solicitud de contenedores y etiquetas. Alta de contenedores, según series documentales prefijadas. Consulta del stock de contenedores. Solicitud de consultas de documentación. Estado de las consultas y préstamos de documentación. Consulta de imágenes digitalizadas. 9. RECURSOS HUMANOS. El Operador especificará en su oferta la composición y cualificación del equipo de trabajo para la organización y gestión del servicio. El personal deberá pertenecer a la empresa e incluirá, al menos, tres documentalistas con probada capacitación y experiencia para la realización de trabajos de archivo en cualquiera de los centros de MUTUA INTERCOMARCAL. Se valorará la inclusión en el equipo de trabajo de personas con algún tipo de minusvalía, al menos en un 2 por SISTEMAS DE CALIDAD Y EXPERIENCIA. La empresa adjudicataria dispondrá de los siguientes certificados expedidos por organismos independientes acreditativos del cumplimiento de normas de garantía de la calidad: Certificado en sistemas de calidad en la gestión y custodia de archivos (ISO 9001:2008) en el centro de custodia adscrito al servicio. Certificado de gestión medioambiental (ISO 14001:2004) en el centro adscrito al servicio. Certificado en Sistemas de Gestión de la Seguridad de la información (ISO/IEC 27001: 2005) en el centro de custodia adscrito al servicio.

8 Asimismo, deberá acreditar experiencias de trabajos similares para otras empresas o instituciones en los últimos tres años que incluya importe, fechas y destinatario público o privado de los mismos. Por otra parte, se valorarán aquellas medidas o procedimientos de trabajo implantados por la entidad adjudicataria tendentes a minimizar los riesgos ante posibles siniestros o a reforzar la seguridad y confidencialidad de la información custodiada. 11. CRITERIOS DE VALORACIÓN Oferta Económica. (Máximo 60 puntos). Se valorará con 60 puntos la oferta más baja y el resto de las ofertas se valoraran de acuerdo con la siguiente formula: P= 60*B b Donde: P es la valoración obtenida por el licitador. B es el importe correspondiente a la oferta de precio más bajo. b es el importe de la oferta a valorar. 9.2 Oferta Técnica. (Máximo 20 puntos). Se Otrogaran 14 puntos sobre la valoración de las instalaciones y el sistema informatico. Se Otrogaran 02 puntos por disponer del Certificado en sistemas de calidad en la gestión y custodia de archivos (ISO 9001:2008) en el centro de custodia adscrito al servicio. Se Otrogaran 02 puntos por disponer del Certificado de gestión medioambiental (ISO 14001:2004) en el centro adscrito al servicio. Se Otrogaran 02 puntos por disponer del Certificado en Sistemas de Gestión de la Seguridad de la información (ISO/IEC 27001: 2005) en el centro de custodia adscrito al servicio Mejoras. (Máximo 20 puntos). Se otorgarán 20 puntos a la memoria técnica que oferte mejoras respecto a los mínimos establecidos en el pliego de especificaciones técnicas.

9 12. PLAZO DE DURACION DEL CONTRATO. El plazo de ejecución total será de 1 año, contando a partir del dia de la firma del contrato. La fecha de inicio del presente contrato es 01 de abril de PRORROGA DEL CONTRATO. Este contrato podrá ser prorrogado por una anualidad sucesiva, facultativa para MUTUA INTERCOMARCAL y obligatoria para el adjudicatario. 14. PRESUPUESTO BASE DE LICITACIÓN. El valor máximo ANUAL estimado en Euros es de ,00 No incluido el IVA correspondiente. El valor máximo total, incluida la posible prórroga (art. 73 LCSP) ,00 No incluido el IVA correspondiente. 15. REVISION DE PRECIOS. No procede. 16. GARANTIA PROVISIONAL. No procede. 17. GARANTIA DEFINITIVA. No procede. 18. PAGO DE FACTURAS. El pago de las facturas de los suministros efectuados, se realizara mediente transferencia bancaria, según normas de Mutua Intercomarcal, una vez revisada y aceptada la factura por el departamento Correspondinte. Las facturas se enviaran en formato PDF, a la cuenta de correo facilitada en su momento por MUTUA INTERCOMARCAL. No mandar factura en papel.

10 MUTUA INTERCOMARCAL, puede en cualquier momento, y sin coste alguno para MUTUA INTERCOMARCAL, hacer cambios en el sistema de Facturación, envio de las Facturas, así como en la normativa de Pago. MUTUA INTERCOMARCAL, esta preparando una pagina web de proveedores, donde se podrán depositar las facturas en formato PDF, o el que Mutua Intercomarcal decida en su momento. A partir de la entrada en funcionamiento de la pagina web de proveedores, dejarà de estar en funcionamiento la factura en PDF por correo electrónico. 19: OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DE LAS PARTES: El adjudicatario, No tiene obligación de presentar un plan de trabajo. 20. PARAMETROS OBJETIVOS PARA APRECIAR VALORES ANORMALES O DESPROPORCIONADOS. Art. 136 LCSP. Se considera un valor anormal o desproporcionado una oferta económica inferior al 25% al valor estimado en el contrato.

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