TRABAJANDO CON DATOS DESDE ACCESS para CargaSICEP CENTROS CONCERTADOS

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María Mercedes Piñeiro Acuña
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1 TRABAJANDO CON DATOS DESDE ACCESS para CargaSICEP CENTROS CONCERTADOS Abril de 2008 Página - 1

2 Tabla de contenidos 1. Introducción Generando un archivo CSV desde CargaSICEP Importando un archivo CSV en Microsoft Access Eliminar registros vacíos de la tabla Exportando una tabla de Access como un fichero de texto Modificando la extensión del archivo de texto Página - 2

3 1. Introducción Con unas sencillas transformaciones, usted puede trabajar con datos desde Microsoft Access, modificándolos a su criterio, para luego poder generar, a través de la aplicación CargaSICEP, el pertinente archivo de texto normalizado para su carga en la aplicación SICEP. Página - 3

4 2. Generando un archivo CSV desde CargaSICEP El primer paso para poder trabajar con datos desde Microsoft Access es generar desde la aplicación CargaSICEP un archivo CSV (Fichero de texto delimitado por comas), que luego importará desde Access. La forma de generar dicho archivo se encuentra detallada en el documento: Manual de Usuario CargaSICEP v2.doc, en el apartado 9, Exportación de datos a Excel, que se incluye a continuación: CargaSICEP permite generar un archivo que pueda usarse desde Microsoft Excel. El botón "Generar CSV" de CargaSICEP, genera un archivo de texto separado por comas que puede abrirse desde Excel. Una vez pulsado el botón "Generar CSV", se muestra el siguiente cuadro de diálogo: El fichero por defecto se denomina "datos". Usted puede guardar el fichero con el nombre y en la ubicación que elija. Página - 4

5 El archivo CSV puede usarse en Microsoft Excel, para explotar y tratar la información. Este formato de archivo también es reconocido por Microsoft Access, permitiéndonos adicionalmente modificar la información y generar otro archivo que entenderá la aplicación CargaSICEP para su transformación en el archivo de texto normalizado. Para generar el archivo CSV desde CargaSICEP, ejecute la aplicación (Inicio / Archivos de Programa / CargaSICEP, por defecto). Usted puede importar un archivo.mdb o.cps que cargará datos en el Área de datos de la aplicación y al pulsar el botón Generar CSV llevará estos datos al fichero más las cabeceras de las columnas o bien, generar el fichero CSV sólo con las cabeceras de los campos pulsando el botón Añadir (añade una nueva línea en blanco en el Área de datos y activa el botón Generar CSV ) y posteriormente el botón Generar CSV sin disponer de datos en el Área de datos. Opción 1: Página - 5

6 Página - 6

7 Opción 2: En ambas opciones, elija un nombre de archivo y una ubicación y pulse el botón Guardar. Página - 7

8 3. Importando un archivo CSV en Microsoft Access En este apartado mostraremos como importar un archivo CSV dentro de Microsoft Access. Inicie la aplicación Access. Cree una nueva base de datos en blanco. Página - 8

9 Elija un nombre y una ubicación y pulse el botón Crear. Aparecerá la siguiente ventana: Página - 9

10 Sobre el espacio en blanco, haga clic con el botón derecho y pulse sobre Importar. Seleccione Archivos de texto en la lista Tipo de archivo. Localice el archivo CSV generado previamente desde CargaSICEP y pulse Importar. Página - 10

11 Se abrirá el asistente para la importación de texto. Página - 11

En la ventana que se nos muestra a continuación seleccione Punto y coma como delimitador de campos,

12 En la primera pantalla seleccione Delimitado Caracteres tales como coma o tabulación separan cada campo y pulse Siguiente. En la ventana que se nos muestra a continuación seleccione Punto y coma como delimitador de campos, marque la casilla de verificación Primera fila contiene nombres de campos y asegúrese de que está marcado {ninguno} como cualificador de texto. A continuación pulse Siguiente. Página - 12

13 Seleccione guardar los datos en una nueva tabla (el nombre se le requerirá más adelante) y pulse Siguiente. En este punto ha de prestar especial atención para que la importación se realice adecuadamente. Aunque un fichero CSV es un archivo de texto, Access interpreta el contenido de los campos y formatea las columnas con el tipo de dato a cargar. Usted ha de establecer el tipo de dato de todos los campos como Texto. Para ello pulse sobre cada una de las cabeceras de los campos que el tipo de dato no esté establecido como texto y cámbielo a Texto. Una vez realizada esta operación, pulse Siguiente. NOTA: Esta operación no es necesaria en el caso en el que cargue un archivo CSV que contenga sólo las cabeceras, ya que al no importar datos, Access no interpreta su tipo. Página - 13

Ya se ha creado una tabla sobre la que usted puede comenzar a

14 En esta pantalla elija la opción Sin clave principal y pulse Siguiente. Elija el nombre de la tabla y pulse Finalizar. Ya se ha creado una tabla sobre la que usted puede comenzar a introducir, modificar o ejecutar operaciones típicas de Access, para modificar su contenido. Página - 14

15 NOTA: Aunque haya definido todos los campos como Texto, asegúrese de introducir números en los campos numéricos y fechas válidas, con el formato dd/mm/aaaa en los campos de fecha para evitar errores posteriores. Página - 15

16 4. Eliminar registros vacíos de la tabla Una vez generada la tabla, hemos de eliminar los registros vacíos de la misma. Para ello, haga doble clic sobre la tabla para que nos abra la ventana de inserción de datos de la misma. Seleccione los registros vacíos a borrar, haga clic con el botón derecho y pulse Eliminar registro. Página - 16

17 Cuando se le solicite confirmación de la eliminación de registros, seleccione Sí. Página - 17

18 5. Exportando una tabla de Access como un fichero de texto Una vez tratados nuestros datos, podemos generar un fichero de texto desde la tabla Access para su posterior carga en la aplicación CargaSICEP. Sobre nuestra tabla, haga clic con el botón derecho y seleccione Exportar. En la ventana que nos aparece, defina el nombre del archivo y seleccione archivos de texto en la lista Guardar como tipo. Página - 18

19 En la primera ventana del asistente para exportación de texto seleccione Delimitado Caracteres tales como coma o tabulación separan cada campo y pulse Siguiente. Página - 19

A continuación pulse Siguiente. Elija el nombre del archivo y la ubicación del archivo y pulse Finalizar.

20 Elija el delimitador de campos como Punto y coma y asegúrese que NO está marcada la casilla de verificación Incluir nombres de campo en la primera fila y que el cualificador de texto está seleccionado como {ninguno}. A continuación pulse Siguiente. Elija el nombre del archivo y la ubicación del archivo y pulse Finalizar. Realizados estos pasos, ha generado usted un archivo de texto (TXT) que transformaremos para su tratamiento a través de CargaSICEP Página - 20

21 NOTA IMPORTANTE: El archivo de texto generado en la forma descrita en este apartado NO ES VALIDO para su envío a SICEP. Sólo los archivos de texto generados a través de la aplicación CargaSICEP son válidos para este fin. Absténgase de cargar en SICEP ningún archivo no generado con la aplicación CargaSICEP. Página - 21

22 6. Modificando la extensión del archivo de texto CargaSICEP sólo admite dos tipos de extensiones de archivo: MDB y CPS. El archivo de texto generado en la forma anteriormente descrita, puede cargarse en la aplicación CargaSICEP renombrando su extensión (TXT) por CPS. Para ello, haga clic sobre el archivo con el botón derecho y elija Cambiar nombre. Sustituya la cadena txt por la cadena cps. Por ejemplo, si el archivo se llama Carga Datos.txt, renómbrelo por Carga Datos.cps. Este archivo CPS, ya puede ser cargado en la aplicación CargaSICEP en la forma descrita en el apartado 4 Carga de datos del documento Manual de Usuario CargaSICEP v2.doc. Página - 22

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