CONTABILIDAD FINANCIERA

Transcripción

1 CONTABILIDAD FINANCIERA POR JOSÉ ERNESTO MOLINA (Contador y Profesor de la Asignatura) EDICIÓN 2014 GUATEMALA, C.A.

2 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Título: CONTABILIDAD FINANCIERA Autor: José Ernesto Molina Edición: 2014 ISBN: Copyright 2014 José Ernesto Molina Esta obra no puede reproducirse total ni parcialmente por ningún medio electrónico o mecánico, incluyendo fotocopias, grabaciones o por algún sistema de almacenamiento y recuperación de información, sin permiso por escrito del autor. Impreso en Guatemala por: Servitextos, F.L. Tel Diseño de Portada: Evelin López. 2 Diagramación: J. Ernesto Molina L. Pedidos (502) Comentarios, Dudas o Sugerencias editorialjernestomolina@gmail.com VISITE NUESTRO SITIO Encuéntrelo en librerías de prestigio en toda la República guatemalteca.

3 ÍNDICE INTRODUCCIÓN VII 1. LA EMPRESA Definición 1 Tipos de Empresas 1 División de las Empresas Lucrativas 3 Operaciones Contables de una Empresa 5 Tarea No CONTABILIDAD FINANCIERA Definición de Contabilidad 7 Breve Reseña del Origen y Evolución de la Contabilidad 7 Clasificación de la Contabilidad 10 Principios en los que Descansa la Contabilidad 11 Definición de Contabilidad Financiera 13 Relación de la Contabilidad con Otras Ciencias y Disciplinas 14 Tarea No Tarea No NORMAS DE CONTABILIDAD Definición de Norma 19 Definición de Normas de Contabilidad 19 Normas Internacionales de Información Financiera 19 Principales Diferencias entre una Contabilidad Financiera y una Fiscal 23 Tarea No EL PROCESO CONTABLE Proceso Contables 29 Etapas del Proceso Contable 29 Registros Contables Utilizados en el Proceso Contable 30 Tarea No LAS CUENTAS Y SU NOMENCLATURA La Cuenta 33 (Definición, Partes, Operaciones que se realizan en la cuenta, Saldos) Nomenclatura de Cuentas 37 (Definición, Estructuración de un catálogo de cuentas, Ejemplo) Manual de Contabilidad 50 Tarea No Tarea No EDUCACIÓN FISCAL Los Tributos 55 Clases de Tributo 55 Sujetos del Impuesto 56 Elementos del Impuesto 56 Tipos de Impuesto 57 Principales Impuestos que Afectan a las Empresas en Guatemala 58 Declaración y Pago de Impuestos 61

4 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina (Sistema BancaSAT y Sistema Declaraguate) Tarea No Tarea No Tarea No Tarea No Tarea No Tarea No APERTURA CONTABLE DE UNA SOCIEDAD MERCANTIL Generalidades 73 Sociedad Mercantil 73 Tipos de Sociedades que Operan en Guatemala 74 Términos Relacionados con las Sociedades Mercantiles 75 Derechos, Prohibiciones y Obligaciones de los Socios 77 Apertura Contable de Distintas Sociedades Mercantiles 78 Tarea No Tarea No REGISTRO CONTABLE DE CAJA Y BANCOS Generalidades 91 Libro de Caja 91 Registro de Caja Chica 97 Tarea No Libro Bancos 100 Conciliación Bancaria 101 Tarea No Tarea No Tarea No REGISTRO CONTABLE DE LAS CUENTAS CORRIENTES Generalidades 113 División de las Cuentas Corrientes 113 Manejo de Cuentas Corrientes con Saldo Deudor 115 Manejo de Cuentas Corrientes con Saldo Acreedor 116 Integración de Cuentas por Cobrar 117 Integración de Cuentas por Pagar 118 Tarea No REGISTRO CONTABLE DE DOCUMENTOS POR COBRAR Documentos por Cobrar 121 (Comerciales y NO Comerciales) Documentos Descontados 122 Crédito Documentado Directo e Indirecto 123 Jornalización de los Documentos por Cobrar y Descontados 124 Tarea No REGISTRO CONTABLE DE LOS INVENTARIOS Definición y Clasificación de los Inventarios 129 Importaciones de Mercancías y Prorrateo de Gastos 130 Ejemplo de Cálculo de Prorrateo 131 Tarea No

5 Valuación de los Inventarios 138 (Sistema Periódico y Sistema Perpetuo) Métodos de Valuación del Costo 139 (PEPS, UEPS, Promedio Simple, Promedio Ponderado, Específico) Jornalización del Movimiento de Mercaderías en el Sistema Perpetuo 147 Jornalización del Movimiento de Mercaderías en el Sistema Periódico 153 Tarea No Jornalización de las Importaciones (Sistema pormenorizado) 159 Tarea No REGISTRO CONTABLE DEL PAGO DE SUELDOS Generalidades 163 Términos Relacionados con el Pago de Sueldos 163 Registros Contables Utilizados en el Pago de Sueldos 168 (Control de Entradas y Salidas, Tarjetas de Servicio, Nóminas y Planillas) Jornalización del Pago de Sueldos 174 Tarea No Tarea No INFORMACIÓN FINANCIERA Generalidades 177 Estados Financieros 178 Cualidades de la Información de los Estados Financieros 179 De Dónde se Extrae la Información para Elaborar Estados Financieros? 181 Tarea No CIERRE CONTABLE Definición 185 Operaciones de Ajuste 186 De la Hoja de Trabajo 195 Ejemplo de un Cierre Contable 196 Estado de Pérdidas y Ganancias 207 Balance General 212 Estado de Flujos de Efectivo 218 Partidas de Cierre 218 Tarea No Tarea No Tarea No Tarea No ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO Efectivo y Equivalentes de Efectivo 229 Estado de Flujos de Efectivo 229 Utilidad del Estado de Flujos de Efectivo 229 Normativa Técnica y Legal del Estado de Flujos de Efectivo 230 Partes del Estado de Flujos de Efectivo 230 (Encabezado, Actividades de Operación, de Inversión y Financiamiento) Métodos para Presentar el Estado de Flujos de Efectivo (Directo e Indirecto) 231 Pasos para la Elaboración del Estado de Flujos de Efectivo 231 Modelo del Estado de Flujos de Efectivo bajo el Método Directo 238 Modelo del Estado de Flujos de Efectivo bajo el Método Indirecto 239

6 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Tarea No Tarea No Tarea No ANÁLISIS DE ESTADOS FINANCIEROS Generalidades 245 Índices Financieros 245 -Índice Corriente 247 -Prueba de Ácido 247 -Rotación de Inventario 248 -Rotación de Cuentas por Cobrar 248 -Razón de Pasivos y Capital 248 -Rotación de Capital Neto 249 -índice de Rentabilidad 249 -Margen de Utilidad Bruta 249 Tarea No, Tarea No Tarea No Fuentes de Consulta 253 6

7 AGRADECIMIENTOS Y DEDICATORIA En esta oportunidad quiero agradecer sinceramente a las siguientes personas, sin las cuales no hubiera sido posible la realización de esta obra. A Dios, quien me sigue dando aliento de vida, salud y bienestar. A mi esposa y a mis dos hijos, por la paciencia que han tenido durante todos estos años, y perdonar el tiempo que no he compartido con ellos por haber estado escribiendo estos apuntes. A mi hermano Lic. Erick Molina por la asesoría profesional e incondicional prestada en la realización y actualización de este trabajo. A mi amigo Rogelio Vela, por alentarme siempre a mejorar en el área espiritual, moral y en la realización de mi trabajo. A los Licenciados, Selvin Morán, y Rosa Romero, por la asesoría profesional e incondicional que me proporcionó en la actualización de esta edición. A los catedráticos que siguen solicitando este material y por la preferencia que han mantenido durante todos estos años. A los estudiantes y futuros profesionales del área contable, por adquirir este material y no fotocopiarlo. Y a todas las personas y empresas que depositaron su confianza en mi persona para producir este material, tales como, mi amigo Fernando López de Servitextos, F.L., a José Mansilla de la empresa Green Tech, y el personal administrativo de la papelera Distragsa. Quiero dedicar esta obra a los miles de jóvenes que escogieron la carrera contable, alentándolos a que nunca abandonen sus estudios, por muy difícil que parezca, porque les he de decir que esta carrera demanda mucha responsabilidad y requiere varias horas de estudio, desvelos y análisis de material de lectura constante, que redundan en una actualización permanente para llegar a ser un buen profesional; pero les aseguro que las recompensas de su esfuerzo se verán reflejadas en un futuro próximo, pues recuerden que las acciones, más que las decisiones, que tomen el día de hoy darán forma a su futuro. José Ernesto Molina Leiva

8 8 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina

9 INTRODUCCIÓN La contabilidad es el conjunto de conocimientos que contienen los principios y normas que enseñan a llevar el registro, cuenta o razón, en libros especiales, de todas las operaciones realizadas por una entidad, de manera ordenada y cronológica, con el propósito de proporcionar, cada cierto tiempo, información patrimonial y financiera útil, comprobable y razonable a todas las personas que tienen vínculo con dicha entidad, tales como socios, inversionistas, acreedores, entidades gubernamentales y otros. La contabilidad como tal, es una sola, sin embargo, se hace necesario hacer una división o clasificación de la misma, habiendo varios puntos de vista para clasificarla, y dentro de esta amplia clasificación encontramos la Contabilidad Financiera. La contabilidad financiera no solo proporciona información útil para la toma de decisiones, sino también funciona como una herramienta de control, es por ello que este tipo de contabilidad es útil no solo para los contadores, sino también para los gerentes y administradores, pues éstos últimos aparte de planificar, organizar y dirigir, también tienen que controlar y es aquí en donde la contabilidad financiera juega un papel muy importante en el control del patrimonio y de las finanzas de cualquier empresa. La tarea del contador en una empresa es construir la información, con base a documentos de soporte contable (facturas, recibos, cheques, etc,) siguiendo normas de contabilidad y normas legales, debiendo dejar plasmado su trabajo en los libros de contabilidad, principales y auxiliares, y al finalizar un período contable deberá estructurar los Estados Financieros que revelan la situación patrimonial y económico financiera de la empresa; mientras que un gerente o administrador más que tener un conocimiento básico de cómo estructurar la información, debe saber interpretar los datos que en los estados financieros aparecen, para que con base a dicha información se puedan tomar la decisiones gerenciales que traerán más beneficio para la empresa que dirigen. El contenido de este libro es ideal para aquellas personas que han decidido estudiar una carrera relacionada con la ciencia y técnica contable, tales como: Bachillerato con orientación comercial o en administración y finanzas, contaduría, administración, profesorado y licenciatura de enseñanza de ciencias económico contables, y otras que incluyen dentro del pensum de estudios, el curso de Contabilidad Financiera. Para elaborar este material se consultó distintos libros de diversos autores, así como información de sitios web que a mi criterio son confiables, además de distintas leyes, reglamentos y normas relacionadas con la actividad contable, dando el crédito respectivo a sus autores, habiendo utilizado el sistema de referencias al pié de página; sin embargo, dentro del contenido también hay criterios e ideas propias, así como ejercicios contables a los cuales he denominado tareas, que son producto de la experiencia como profesor, empresario e investigador. Siendo que la contabilidad está ligada con la legislación tributaria, misma que constantemente cambia o se deroga, y con tal de que estos apuntes no queden pronto en desuso por los constantes cambios que dichas leyes sufren, decidí crear el sitio en donde hay a disposición del lector temas relacionados con la contabilidad de los principales impuestos y otra información que sin lugar a dudas será de mucha utilidad, tanto para el catedrático, como para el futuro profesional contable, dándole un valor agregado al libro.

10 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Esta obra se ha escrito con un lenguaje sencillo, sin olvidar lo técnico, se han agregado gráficos, cuestionarios y ejercicios de repaso que le ayudarán al estudiante a comprender y aprender más fácilmente la técnica contable; y al profesor le facilitará en la planificación y desarrollo de su trabajo, recordando, que el libro no sustituye al catedrático, pero si es una valiosa herramienta en el proceso de enseñanza-aprendizaje, aun más, cuando por diversas circunstancias no se puede dar todo el contenido en el aula, quedando el libro como material de consulta para resolver dudas que en el futuro se presentan. Espero sinceramente que este libro de texto le sea de mucha utilidad, y que el Creador de todo lo visible y lo invisible, le ilumine su entendimiento. EL AUTOR. 10

11 Capítulo 1 La Empresa 1 LA EMPRESA DEFINICIÓN DE EMPRESA Una empresa es una organización o institución, con o sin fines de lucro, establecida por una o varias personas para producir o poner al alcance de diversos demandantes, bienes y/o servicios satisfactores de necesidades. A la persona que inician una empresa se le denomina empresario. Empresario deriva de la palabra emprendedor, que significa persona que emprende o inicia una actividad principalmente para obtener un beneficio económico o ganancia. Una de las principales características de un empresario es que es una persona que corre riesgos. TIPOS DE EMPRESA Las empresas se pueden clasificar desde varios puntos de vista. A) Según el número de propietarios (forma jurídica) A.1) Individual: Cuando la empresa es creada, fundada o establecida por un solo propietario. A.2) Social: Cuando la empresa es creada, fundada o establecida por dos o más socios o accionistas. El Código de Comercio guatemalteco, indica que las empresas sociales pueden estar constituidas bajo cualquiera de las siguientes denominaciones: Sociedades Accionadas (Anónimas), Sociedad Colectiva, Sociedad de Responsabilidad Limitada, Sociedad En Comandita Simple y En Comandita por Acciones 1 1 B) Según la proveniencia del capital aportado B.1) Pública: Cuando el capital proviene del Estado y está administrada por una entidad estatal, gubernamental o municipal. Por ejemplo en Guatemala, se encuentran Empagua, Empresa Portuaria Quetzal, Empresa Portuaria Santo Tomás de Castilla, Zona Libre de Industria y Comercio- ZOLIC, entre otras. B.2) Privada: Cuando su capital está aportado por personas particulares o de la iniciativa privada, y por ende administrada por estas. B.3) Mixta: Cuando el capital está aportado por el Estado y por personas particulares o de la iniciativa privada. C) Según el fin que persigue C.1) Lucrativa: Es la que procura obtener una ganancia con la actividad que realiza. Se caracteriza por la prestación de servicios o la manufactura y/o comercialización de mercancías con fines de lucro. 1 GUATEMALA, Decreto 2-70, Código de Comercio, Congreso de la República, de 9 de abril de Artículo 10.

12 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina C.2) No Lucrativa: Su característica principal es que no persigue fines de lucro, sin embargo, si llegare a obtener utilidades en el desarrollo de sus actividades, las mismas no son para provecho personal de los socios fundadores, sino que se reinvierten a fin de seguir cumpliendo con el objetivo para cual fue establecida, ya sea la prestación de un servicio o la comercialización de bienes. Generalmente, este tipo de empresas se relacionan con organizaciones gubernamentales, de beneficencia, de salud, arte, educación y otras. D) Según su tamaño D.1) Micro Empresa D.2) Pequeña Empresa D.3) Mediana Empresa D.4) Grande Empresa Existen en el mundo muchos criterios para determinar el tamaño de una empresa, algunos de esos criterios pueden ser: 2 El capital con el que cuentan El número de empleados El volumen de sus ventas El volumen de sus ganancias Según mi propia investigación, pareciera ser que el criterio más aceptado pero no generalizado, y que utiliza la mayoría de países, incluso Guatemala, es el criterio que utiliza el número de empleados. Sin embargo, en Guatemala no hay un acuerdo unificado entre distintas entidades que representan de algún modo las empresas guatemaltecas para definir número de empleados que le corresponde a la micro, pequeña, mediana y grande empresa. Entre estas entidades tenemos el Ministerio de Economía, la Cámara de Industria, y el Colegio de Contadores Públicos y Auditores. Veamos un cuadro comparativo a continuación.

13 Capítulo 1 La Empresa TABLA COMPARATIVA DEL TAMAÑO DE EMPRESA SEGÚN CRITERIO DE VARIAS ENTIDADES Tamaño de Empresa Descripción según Ministerio Economía 2 Microempresa 1 a 10 trabajadores Pequeña 11 a 25 trabajadores Mediana 26 a 60 trabajadores Grande Más de 60 trabajadores Descripción Según Cámara de Industria 3 1 a 5 trabajadores 6 a 50 trabajadores 51 a 100 trabajadores Más de 100 trabajadores Descripción Según Colegio Contadores Públicos y Auditores y el IASB 4 Empresas dirigidas por un propietario individual, con menos de 10 empleados. No emite acciones ni instrumentos de deuda (bonos). Obtiene bajos ingresos y tiene un bajo patrimonio. Empresas dirigidas por uno o varios propietarios, con más de 10 empleados. Pueden emitir acciones pero que no se cotizan o colocan en bolsa de valores nacional o extranjera. No hace una distinción entre pequeña y mediana, las cataloga igual. Empresas dirigidas por varios socios accionistas, con un gran número de empleados (cientos o miles), tienen gran nivel de ingreso, se forman con grandes capitales. Emiten acciones e instrumentos de deuda (bonos) que se cotizan en bolsa de valores ya sea nacional o extranjera. Cuentan con subsidiarias, asociadas o negocios conjuntos. Descripción Según Unión Europea 5 1 a 10 Trabajadores 11 a 50 Trabajadores 51 a 250 Trabajadores Más de 250 Trabajadores 3 DIVISIÓN DE LAS EMPRESAS LUCRATIVAS Dado que el nombre de este curso es Contabilidad Financiera, la misma va enfocada a ser aplicada a las empresas del tipo lucrativo que son las que en este momento nos interesan. Ahora bien, tratándose de las empresas lucrativas, la práctica común para clasificarlas es la siguiente: GUATEMALA, Acdo. Gubernativo No , del 16 de mayo de Creación del Consejo Nacional para la Creación y Desarrollo de PYMES y Modificaciones a los AG No de , y No de CIEN. Micro, Pequeñas y Medianas Empresas en Guatemala. Documento electrónico consultado el Enlace:// IASCF. NIIF para las PYMES, Fundamentos de las Conclusiones. Londres (2009) ISBN: Recomendación 2003/361/CE de la Comisión, de 6 de mayo de 2003, sobre la definición de microempresas, pequeñas y medianas empresas. Diario Oficial L 124 de

14 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 1) Según a la actividad principal a la que se dedican 1.1) Agropecuarias: Son aquellas que se dedican al cultivo y explotación de productos de la tierra y a la producción o reproducción de animales vivos. Las empresas agropecuarias a su vez se clasifican en: 1.1.1) Agrícolas: Son aquellas que se dedican al cultivo y explotación de productos de la tierra, como por ejemplo cualquier cutivo de frutas o de verduras (cultivos de café, maíz, caña de azúcar, banano, cardamomo, manzana, hortalizas, etc.) e incluso al cultivo o explotación de flores ornamentales o para vivero ) Pecuarias: Son aquellas que se dedican a la producción, reproducción o explotación de animales vivos, tales como: explotación de ganado bovino (caballos y vacas), porcino (cerdos), ovino (ovejas), caprino (cabras), aviar (aves de corral), o también de la explotación de animales provenientes de los mares, ríos y lagos, como el caso de las empresas pesqueras y camaroneras. 1.2) Industriales: Son aquellas que se dedican a la producción de bienes mediante la transformación de la materia o extracción de materias primas. Las empresas industriales, a su vez, se clasifican en: ) Extractivas: Cuando se dedican a la explotación de recursos naturales, ya sea renovables o no renovables. Ejemplos de este tipo de empresas son las madereras, mineras, petroleras, las salineras (o salinas) etc ) Manufactureras: Son empresas que se dedican a la transformación de la materia prima proveniente de las empresas agropecuarias y de las extractivas, en productos terminados, generalmente utilizando varios procesos mecánicos y maquinaria especial. 1.3) Comerciales: Son aquellas que sirven de intermediarias entre productor y consumidor; su función primordial es la compra/venta, importación/exportación de productos terminados. Pueden clasificarse en: 1.3.1) Mayoristas: Son aquellas que venden a gran escala o al por mayor, a precios inferiores que un minorista ) Minoristas o al Detalle: Son aquellas que venden al por menor, o por unidad ) Comisionistas: Son aquellas que venden de lo que no es suyo ganando una comisión, y también pueden dar a consignación. 1.4) De Servicio: Son aquellas que proporcionan o brindan un servicio a la sociedad, tales como: Empresas de Transporte, Turismo, Instituciones financieras o de crédito, Servicios públicos (agua, energía, comunicaciones), Servicios Privados (Agencias de Seguridad, Empresas de Asesoría Contable, y auditoría, Agencias Publicitarias, etc.), Empresas de Salud, Educación, y otras similares.

15 Capítulo 1 La Empresa 2) Según el ámbito geográfico de actuación 2.1) Empresas locales: Son aquellas empresas que venden sus productos o servicios dentro de una localidad o zona determinada. 2.2) Empresas nacionales: Son aquellas empresas que actúan dentro de los límites de un solo país. 2.3) Empresas multinacionales, o empresas internacionales: Son aquellas que establecen sucursales en distintos países del mundo, para poder vender los artículos que producen desde su casa matriz, es decir desde el país de origen. 2.4) Empresas Transnacionales: Son aquellas que establecen sucursales en distintos países alrededor del mundo, para que dichas sucursales no solo distribuyan o vendan un producto, sino también que lo fabriquen como lo hacen en la casa matriz o país de origen. OPERACIONES CONTABLES DE UNA EMPRESA Todas las empresas deben de operar en los libros contables, -hoy mejor llamados registros contablestodas las transacciones que realicen internamente y con otras personas, ya que cada una de esas transacciones producen cambios sobre su patrimonio (activo o pasivo) o sobre sus resultados (pérdida y ganancia). Las transacciones u operaciones comerciales, generalmente deben de estar amparadas con documentos comerciales y de crédito. Estos documentos constituyen la fuente de datos para el procesamiento contable, pudiendo ser, facturas, recibos, letras, pagarés, notas de débito, notas de crédito, facturas especiales, y otros. Pero también existen otras operaciones que no tienen respaldo documental, pero que igualmente deben ser operados en los registros contables y que tienen incidencia en los Estados Financieros de las empresas, tal como sucede con el cálculo de las depreciaciones y amortizaciones (pérdida de valor de los activos por su uso). 5 Los registros contables se pueden operar de manera manual, utilizando libros de contabilidad elaborados de papel; o de manera electrónica, esta última implica el uso computadoras y de programas de computación diseñados para llevar el control contable (software contable), siendo en la época actual la práctica más común para llevar el registro de operaciones o transacciones. Aunque hoy en día se lleve contabilidad de manera electrónica o automatizada, los programas (software) contables operan siempre bajo los principios de la partida doble, es decir, que una transacción requiere siempre de un cargo y un abono, por lo que una persona que se dedique a desarrollar o crear software de contabilidad debe tener conocimiento y comprensión de la técnica contable. En los capítulos siguientes veremos la forma en que las empresas registran sus transacciones, y la incidencia de éstas en los estados financieros (Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias, Flujos de Efectivo, etc.), para extraer de ellos la información patrimonial y financiera que servirá especialmente a los propietarios y administradores para tomar decisiones gerenciales, que es el fin primordial de una CONTABILIDAD FINANCIERA.

16 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 1 Fecha que será entregada TRABAJO DE INVESTIGACIÓN A TRAVÉS DE LA RED INTERNACIONAL DE INFORMACIÓN-INTERNET INSTRUCCIONES: a) Organizar grupos de 6 personas. b) Escriba el nombre de los integrantes de su grupo en una carátula y entregue el trabajo al profesor, en hojas de papel bond de 80 gramos tamaño carta. c) Si tiene el servicio de internet en su casa, o si no, haga uso de un Café Internet e Ingrese a los siguientes portales, ; d) Utilizando la información de las páginas web anteriores, conteste las siguientes preguntas. 1) Cuáles son los trámites que se deben de realizar para formalizar una empresa mercantil del tipo individual en Guatemala? 1.1) Trámites en el Registro Mercantil 1.2) Trámites en la Superintendencia de Administración Tributaria-SAT 1.3) Trámites en el IGSS 1.4) Otros trámites 6 2) Cuáles son los trámites que se deben realizar para formalizar una sociedad mercantil en Guatemala? 2.1) Trámites en el Registro Mercantil 2.2) Trámites en la Superintendencia de Administración Tributaria-SAT 2.3) Trámites en el IGSS 2.4) Otros trámites. 3) A qué le llama la Ley, Pequeño Contribuyente? 4) Existe alguna diferencia entre comerciante individual, y empresa mercantil? 5) Qué diferencia hay entre pequeño contribuyente y empresa individual? 6) Cuáles son los trámites que se deben realizar para inscribir a un Pequeño Contribuyente? 7) A qué se le denomina Sociedad Accionada? 8) A qué se le denomina Sociedad Colectiva? 9) A qué se le denomina Sociedad de Responsabilidad Limitada? 10) A qué se le denomina Sociedad en Comandita Simple? SUGERENCIA AL PROFESOR: Evalúe el trabajo de los alumnos a través de una de las diferentes técnicas de evaluación, tales como: Cuestionarios, o exposición de grupo.

17 Capítulo 2 Contabilidad Financiera 2 CONTABILIDAD FINANCIERA DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD La Contabilidad es una palabra que integra los términos Contar y Habilidad. Por consiguiente, una manera sencilla de definir la contabilidad es la siguiente: Es una actividad realizada por una persona que consiste en llevar cuentas de una manera hábil y ordenada con el fin de presentar información útil sobre los conteos realizados. Sin embargo, siendo que la contabilidad tiene hoy en día más características de ser una técnica, una manera más profesional de definirla sería la siguiente: Conjunto de conocimientos que contienen los principios y normas que enseñan a llevar el registro, cuenta o razón, en libros especiales, de todas las operaciones realizadas por una entidad (individual o jurídica), de manera ordenada y cronológica, con el objeto de proporcionar, cada cierto tiempo, información patrimonial y financiera útil, comprobable y razonable a todas las personas que tienen vínculo con dicha entidad, tales como: socios, inversionistas, entidades bancarias o crediticias acreedores, entidades gubernamentales y otros. Se dice que la información contable de una entidad es razonable y fiel, cuando esa información sea capaz de revelar por medio de cuadros especiales llamados Estados Financieros, el resultado favorable o desfavorable obtenido, procedente, no solo del registro contable de transacciones económicas realizadas, sino también del registro contable de otras eventualidades ocurridas durante un ciclo de vida del negocio, y que se ven reflejados no solo en resultado sino también en el patrimonio de la entidad. En otras palabras la información contable es razonable y fiel cuando esa información está lo más apegada posible a la realidad jurídica y económica de la empresa. 7 BREVE RESUMEN DEL ORIGEN Y EVOLUCIÓN DE LA CONTABILIDAD Ciencias como la arqueología, la antropología, la economía y la historia, demuestran que el origen de la Contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles sobre la población y de los productos provenientes de actividades como la agricultura, la caza y la pesca. También la Biblia, aunque no aceptada por muchos como un material científico histórico, válido o comprobable, pero fundamental dentro de la fe cristiana, revela que en épocas antiguas, culturas como la hebrea, la egipcia, la romana y la griega, realizaban prácticas contables o registros de control sobre la población, y de los productos provenientes de las actividades de la agricultura, de la ganadería, la pesca y del intercambio comercial que tenían unas comunidades o culturas con otras. Algunas Citas bíblicas que revelan prácticas contables Génesis 1:15. Da evidencia que Adán debería cultivar y administrar la tierra. La administración implica control. Génesis 41. Da evidencia del control y administración que José ( el soñador ) como gobernador de Egipto, ejerció sobre las cosechas. Éxodo: 20:15. Cuando se da el mandamiento de No robar, se sobreentiende que existe el respeto sobre la propiedad privada, y por lógica se deduce que hay control sobre los bienes materiales propiedad de una persona. Números 1:1-46. Da evidencia del conteo y control (censo) sobre la población. Mateo: 18: Da evidencia que en la antigüedad se practicaba el registro y control sobre las deudas de dinero.

18 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina El hecho de que otras culturas asiáticas, como la china, utilizara el ábaco, nos dan evidencia que en la antigüedad existieron sistemas para llevar cuentas. De igual manera, en el continente americano, la evidencia del uso de números mayas, algunas estelas, calendarios tallados en piedra, los murales pintados en las pirámides de culturas como la maya, la inca y la azteca, dan evidencia del interés que tenían estas culturas de llevar las cuentas, no solo de los días de siembra y cosecha, sino también de la producción y de su población. Como seres humanos que somos, podemos deducir y asegurar que debido a que la capacidad de la memoria de la mayoría de los humanos, impide guardar toda la información requerida, las personas en la antigüedad se vieron en la necesidad de crear un sistema de registro que se convirtió en las primeras prácticas de contabilidad. 8 En un principio, el hombre utilizó símbolos o elementos gráficos, luego los números y las palabras escritas, dando inicio, en esa forma, a un sistema de contabilidad sencillo, que luego se fue perfeccionando hasta nuestros días, sistema que cobró mayor relevancia en el intercambio comercial, y mayormente con la aparición de la práctica del crédito, pues ya no se trataba de llevar únicamente el control de los bienes y la producción, sino también de las deudas, tanto a favor como en contra. Con la aparición de la moneda (dinero) y conforme la sociedad fue evolucionando, la manera de llevar los registros contables también fueron cambiando, en sus inicios las cuentas se llevaban por medio de un sistema que se conoce como el sistema de partida simple, sistema en el que se anotaban principalmente las entradas y salidas de dinero, y los aumentos y disminuciones de mercancías, sistema que se utilizó hasta casi finales del siglo XV, pues en el año 1494 sale a luz pública un libro del autor y monje franciscano Fray Luca Pacioli, intitulado La summa de Arithmetica, Geometría Proportioni et Proportionalitá, en donde se empieza a tratar de una manera amplia los principios de la partida doble, que fue uno de los aportes más importantes a la teoría de la contabilidad, ya que son los principios que aún hoy en día se aplican tanto en los sistemas manuales como electrónicos. Actualmente, la contabilidad se erige como uno de los sistemas de información y control más notables y eficaces para la toma de decisiones. El siguiente cuadro explica a groso modo la evolución que ha tenido la contabilidad desde sus orígenes, dividiendo la historia en los tres períodos según el historiador alemán Cristóbal Cellarius ( ) 6, 6 Referencia electrónica: Consulta realizada 8 de marzo de Enlace

19 Capítulo 2 Contabilidad Financiera que son la edad antigua, edad media, y edad moderna, agregando nosotros a esa clasificación un período más de la historia al cual denominaremos edad actual o post moderna. Período en la historia Edad antigua Del Siglo I a V Instrumentos de registro y control La piedra, el papiro, el ábaco Formas de Registro y Control La escritura de sistema gráfico (dibujos), los números y la escritura cuneiforme (jeroglíficos) Importancia de la Información Informar sobre los bienes en propiedad, la producción y la población. Edad Media De siglo VI al XV Edad Moderna Del siglo XVI al XX Edad actual o post moderna Siglo XXI a nuestros días El papel, (primeros libros contables técnicos o formales) el ábaco. El papel (libros de contabilidad), máquinas de sumar, las calculadoras, las computadoras (que aparecieron en el siglo XX) Aunque se sigue haciendo uso del papel, existe una reducción del uso de los libros de contabilidad manuales, en cambio se realiza el registro contable en las computadoras, y se hace uso de las tecnologías de comunicación (TIC s) Uso de la Partida Simple Los números arábigos y la escritura alfabética. Registro manual. Aparición y uso de la partida doble. Los números, la escritura alfabética, el lenguaje binario, el lenguaje informático o de programación. Registro manual y automatizado. La partida doble se automatiza y se empiezan a usar los Estados Financieros. Los números, la escritura alfabética, el lenguaje informático o de programación. Se reduce considerablemente el registro manual. Registro automatizado en tiempo real. Informar sobre los bienes y los derechos, la producción, las deudas, los ingresos y egresos, determinar la ganancia. Informar sobre la situación patrimonial y financiera de una entidad, para la toma de decisiones. Información sobre la situación patrimonial y financiera de una entidad, en tiempo real, para la toma de decisiones. 9 La partida doble se automatiza.

20 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina CLASIFICACIÓN DE LA CONTABILIDAD La contabilidad se puede clasificar desde varios puntos de vista, entre los cuales tenemos. 10

21 Capítulo 2 Contabilidad Financiera PRINCIPIOS EN LOS QUE DESCANSA LA CONTABILIDAD Antes de detallar los principios en los que descansa la contabilidad, definamos primero lo que es un principio. Un principio es una idea fundamental (base o fundamento) producto de la observación, razonamiento y de la experiencia propia o de otras personas y que sirve de apoyo para llevar a cabo una acción, actividad o conducta, que es generalmente aceptada por la sociedad. Sin embargo, uno de los diccionarios para contadores que se encuentran en el mercado, define como principio la proposición de la cual se afirma que controla un sistema o actividad determinados y que goza de aceptación entre los miembros de un grupo profesional considerado competente en una sociedad; producto de la observación, razonamiento y experimentación 7 Definiremos, entonces a los principios de contabilidad, como el conjunto de fundamentos aceptados por el cuerpo de contadores, que son el resultado de la observación, razonamiento y experimentación en la ejecución de su trabajo, sobre los cuales descansa la teoría contable actual y que sirven de explicación o de guía para cualquier persona que practique la técnica contable. Los principios generales o universales en los que descansa la contabilidad se describen en el siguiente cuadro: PRINCIPIO O FUNDAMENTO 1. ENTIDAD: Este principio determina que la información contable que se revele (en los Estados Financieros) debe corresponder a una entidad que está reconocida por la Ley, es decir, que tiene personería jurídica y que además tenga estructura y operaciones propias. En ese sentido, en los registros contables y estados financieros de una entidad sólo deben aparecer los bienes, valores, derechos, obligaciones, ingresos y gastos de dicha entidad. 2. NEGOCIO EN MARCHA: Este principio nos dice que el registro de operaciones debe efectuarse sobre la base de que la entidad a la cual se le lleva registro y control está en constante funcionamiento y continuará sus operaciones dentro de un futuro previsible, que no tiene la intención ni necesidad de cerrar, liquidar o reducir de forma importante la escala de sus operaciones. 3. UNIDAD MONETARIA: Este principio dice que las operaciones y eventos económicos se reflejan en la contabilidad expresados en la unidad monetaria del país en que esté establecida la entidad. La unidad monetaria en que se expresan los estados financieros debe divulgarse. BASE O RESPALDO LEGAL La base legal del principio de ENTIDAD, lo encontramos en los artículos 14, y del 334 al 337 del Código de Comercio. También en el artículo 2 del reglamento del Impuesto Sobre la Renta. La Ley dice que solamente se le lleva contabilidad a aquellas empresas que estén debidamente registradas y aprobadas, que tengan Patente de Comercio y número de Identificación Tributaria (NIT). Según el artículo 24 del Código de Comercio, el plazo de las sociedades inicia desde su inscripción en el Registro Mercantil y pueden tener un plazo indefinido, sin embargo si la empresa tiene la intención de cerrar sus puertas, lo debe hacer bajo declaración jurada especial, según lo establece el segundo párrafo del Artículo 37 del Decreto , Ley de Actualización Tributaria. La ley guatemalteca respalda el principio de unidad monetaria, ya que el Código de Comercio guatemalteco en su artículo 369, establece que las empresas que deben llevar contabilidad lo deben hacer en Quetzales (moneda oficial de Guatemala) y en idioma español Kohler, Eric. Diccionario para Contadores, Editorial UTEHA, México, 1982, ISBN P.432

22 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 12 PRINCIPIO O FUNDAMENTO 4. PARTIDA DOBLE: Este postulado establece que todas las transacciones se deben registrar bajo el principio de partida doble, esto es que las transacciones económicas repercuten doblemente en la situación financiera de las entidades; por un lado, al registrar un incremento de bienes o derechos o la disminución de obligaciones; y por otro lado, al registrar la fuente de recursos para realizar lo anterior. 5. BASE DE ACUMULACIÓN O DEVENGO: Este principio nos dicta que los efectos de las transacciones y demás sucesos deben reconocerse y registrarse en la contabilidad cuando ocurren o se conocen y se informa sobre de ellos en los estados financieros con los cuales se relacionan. 6. PERÍODO CONTABLE: Este principio indica que para efectos de informar sobre la situación financiera y los resultados de operación, debe dividirse la vida de la entidad en períodos convencionales (normalmente de un año). Las operaciones y eventos económicos, así como sus efectos derivados, susceptibles de ser cuantificados, deben identificarse con el período en que ocurran; por lo tanto, cualquier información contable debe indicar claramente el período correspondiente. De acuerdo con este principio, los costos y gastos deben identificarse con el ingreso que originaron. A este respecto, se dice que las pérdidas o ganancias determinadas al cierre del período contable no deben trasladarse al siguiente período. Es por ello que todas las cuentas de pérdidas y ganancias deben cerrarse al finalizar cada período contable. 7. REVELACIÓN SUFICIENTE: La información contable de una entidad debe revelarse por medio de cuadros especiales, llamados Estados Financieros (Balance General, Estado de Resultados, y otros) los cuales deben contener en forma clara y comprensible todos los aspectos necesarios, para que el usuario de dichos estados pueda interpretarlos adecuadamente. 8. PRUDENCIA: Este principio establece que las incertidumbres (falta de certeza) deben reconocerse por las entidades mediante la presentación de información acerca de su naturaleza y extensión, así como por el ejercicio de prudencia en la preparación de los estados financieros, entendiendo como prudencia, la inclusión de un cierto grado de precaución al realizar los juicios necesarios para hacer las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de tal manera que no deben sobrevaluarse, ni subvalorarse las obligaciones y los gastos. BASE O RESPALDO LEGAL Este principio también lo respalda la Ley guatemalteca, ya que también obliga a todo comerciante a llevar contabilidad bajo el sistema de partida doble, según lo establece el artículo 368 del Código de Comercio. La Ley del Impuesto Sobre la Renta respalda este principio ya que el artículo 52 del Decreto , y el 36 de su reglamento (AG ), indican que el sistema contable que deben adoptar las entidades es el sistema de lo devengado, aunque deja abierta la opción de escoger entre el sistema de lo devengado y de lo percibido. La ley guatemalteca no maneja una definición de lo que es un período contable, pero aún, así, en el artículo 37 de la Ley de Actualización Tributaria (Dto ) encontramos que el PERÍODO CONTABLE normal u ordinario es de un año, el que empieza en 1 de enero de un año y termina el 31 de diciembre del mismo año, pudiendo variar este período de acuerdo a las necesidades o actividades de la empresa. La base legal de este principio la encontramos en el artículo 40 del Decreto , en el cual se indica que las entidades deben presentar una declaración jurada anual, acompañada de los Estados Financieros (Balance General, Estado de Resultados, Estado de Flujo de Efectivo y Estado de Costo de Producción), que contenga la información de la renta obtenida durante el año o período contable anterior. Además añade que los estados financieros que acompañan a la declaración jurada, deberán coincidir con los registrados en el libro balance y con los estados financieros que deban publicarse. También el artículo 380 de nuestro Código de Comercio, establece que toda sociedad mercantil autorizada para operar en la República de Guatemala, deben publicar (revelar) su balance en el Diario Oficial (periódico) al cierre de las operaciones de cada ejercicio contable.

23 Capítulo 2 Contabilidad Financiera DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD FINANCIERA Dado que este libro lleva por nombre CONTABILIDAD FINANCIERA, lo más sensato es que definamos lo que es esta clase de contabilidad. Contabilidad Financiera.- Es el conjunto de conocimientos que basados en normas generales construye y revela información económica de una entidad comercial, útil para la toma de decisiones gerenciales y para otras personas relacionadas con la misma entidad, tales como accionistas, inversionistas, acreedores, instituciones bancarias, entidades gubernamentales o fiscalizadoras. Hoy en día, la Contabilidad Financiera tiene su fundamento en las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF, de las cuales hablaremos un poco más en el capítulo siguiente. La contabilidad financiera no solo proporciona información útil para la toma de decisiones, sino también funciona como una herramienta de control. Es por ello que este tipo de contabilidad es útil no solo para los contadores, sino también para los gerentes y administradores, pues éstos últimos aparte de planificar, organizar y dirigir, también tienen que controlar y es aquí en donde la contabilidad financiera juega un papel muy importante en el control del patrimonio y de las finanzas de cualquier empresa. El sistema de partida doble fue implementado por el monje italiano Luca Paccioli en Hoy en día considerado como el padre de la Contabilidad moderna. Los postulados o principios para la partida doble son los siguientes: a. No hay cambio sin valor. b. No hay cargo sin abono y viceversa. c. El monto de los cargos debe ser igual al de los abonos. d. Al que recibe se le acumula saldo deudor y al que entrega se le acumula saldo acreedor. e. Todos los valores primero entran y después salen. f. Todas las cuentas al salir lo harán con el 13 La tarea del contador en una empresa es construir la información, con base a documentos de soporte contable (facturas, recibos, cheques, etc.) siguiendo normas de contabilidad y normas legales, debiendo dejar plasmado su trabajo en los libros de contabilidad, principales y auxiliares, y al finalizar un período contable deberá estructurar los Estados Financieros que revelan la situación patrimonial y económico financiera de la empresa; mientras que un gerente o administrador más que tener un conocimiento básico de cómo estructurar la información, debe saber interpretar los datos que en los estados financieros aparecen, para que con base a dicha información se puedan tomar la decisiones gerenciales que traerán más beneficio para la empresa que dirigen. Los gerentes y administradores de empresas aparte de saber dirigir al personal que tienen bajo su mando, deben saber administrar el patrimonio y las finanzas de la empresa para la cual trabajan, con el objeto de sacar mayor beneficio económico (utilidad), y para ello se deben apoyar en la información que brinda la contabilidad financiera, pues con base a los resultados reflejados en los Estados Financieros (Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias, Estado de Flujo de Efectivo y otros) se puede decidir sobre muchos aspectos financieros, tales como: crear o cambiar las políticas crediticias con los clientes y proveedores, aumentar o disminuir el margen de utilidad en las ventas, solicitar un crédito bancario, adquirir bienes o servicios para un proyecto determinado, ampliar el radio de operaciones de la empresa, etc. En el capítulo 13 de este libro, que habla sobre la información financiera se presentan otros ejemplos de la utilidad que brinda la contabilidad para la toma de decisiones, no solo para los gerentes y administradores, sino también para los acreedores, entidades fiscalizadoras y otros usuarios.

24 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina RELACIONES DE LA CONTABILIDAD CON OTRAS CIENCIAS Y DISCIPLINAS La contabilidad se auxilia de otras ciencias y disciplinas para llevarla a cabo, pues sin ellas sería imposible hacer uso de la misma. Entre las principales ciencias y disciplinas con las que se relaciona la contabilidad tenemos: Matemática.- El diccionario DRAE en línea define así la matemática Ciencia deductiva que estudia las propiedades de los entes abstractos, como números, figuras geométricas o símbolos, y sus relaciones. 8 La contabilidad se relaciona con la matemática, debido a que ésta (la matemática) nos ayuda a llevar las cuentas y cálculos exactos de las operaciones financieras. La contabilidad hace uso de los números, de los símbolos, y de sus principales operaciones aritméticas como la suma, resta, multiplicación división y otras operaciones propias de la matemática. Derecho.- Conjunto de principios y normas, expresivos de una idea de justicia y de orden, que regulan las relaciones humanas en toda sociedad y cuya observancia puede ser impuesta de manera coactiva. 9 El derecho regula la actividad de entidades y/o personas jurídicas dentro de la sociedad, por medio de códigos, leyes, reglamentos, acuerdos, etc. La contabilidad se relaciona con el derecho, entonces, porque muchas de las leyes regulan de alguna manera la forma en que los contadores deben llevar los registros contables de las empresas para las cuales trabajan; por ejemplo: El Código de Comercio; La Ley del Impuesto Sobre la Renta; y La Ley del IVA; entre otros. 14 Estadística.- Disciplina que estudia, grandes conjuntos de datos numéricos para analizar, comparar, calcular probabilidades, entre otras actividades, para inferir o dar opinión sobre ellos, Siendo que la estadística nos enseña a formular e interpretar cuadros numéricos y comparativos de hechos y situaciones del mismo género en períodos de tiempos iguales, as,í nos valdríamos de la estadística para precisar qué cantidad de una clase de mercadería se compró en el mes de enero, cuánto en febrero, en marzo, etc.; cuánto se vendió al crédito en tal o cual mes; qué probabilidad de cobros efectivos hay para este año, atendiendo a que los niveles de vida son muy distintos a los del año pasado, o muy semejantes a los de hace veinte años por ejemplo. Economía.- Ciencia que estudia la manera en que el hombre en sociedad se organiza para la producción, distribución, intercambio y consumo de bienes y servicios satisfactores de sus necesidades materiales, administrando eficaz y eficientemente los factores productivos (tierra, trabajo y capital) escasos con los que se cuenta. La economía también estudia las relaciones de dependencia entre los hombres con motivo de la producción de bienes materiales. Así pues, la contabilidad se relaciona con la economía debido a que ésta (la economía) estudia la manera en que se genera la riqueza y la producción de un país o de una entidad cualquiera, y la contabilidad la registra y da cuenta de las mismas. Administración.- Disciplina que proporciona teorías, conocimientos y experiencias pasadas que ayudan a los gerentes a planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos materiales y humanos con los que cuenta la empresa, con el fin de alcanzar sus metas y objetivos de manera más eficaz y eficiente. La administración ha aportado y sigue aportando a la contabilidad teorías y conocimientos acerca del control de los recursos, y al mismo tiempo la contabilidad hace aportes a la administración en cuanto al registro contable de los mismos. Lógica.- Ciencia que se encarga de estudiar las leyes y procesos del pensamiento humano. La lógica contribuye a la contabilidad con procesos racionales de inducción y deducción para la estructuración de métodos y da validez a sus postulados o principios sobre los que se constituye la teoría contable. Ética.- La ética proporciona los valores sociales, los cuales ayudan al contador a observar una conducta intachable dentro del conglomerado social. Entre tales valores encontramos, la honradez, el orden, la limpieza, prudencia, lealtad, puntualidad, confidencialidad, el respeto, etc. 8 Real Academia Española, DRAE, 22ª. Edición, 2001, consulta desde realizada el 6 de marzo de Idem. 8

25 Capítulo 2 Contabilidad Financiera TAREA No. 2 Fecha que será entregada GLOSARIO DE TÉRMINOS INSTRUCCIONES: A continuación se le presentan una serie de conceptos utilizados en este capítulo, de los cuales usted deberá buscar o investigar las definiciones, ya sea en un diccionario contable, un diccionario enciclopédico, en enciclopedias de consulta electrónica, o a través de Internet. Escriba con letra de molde, pequeña, clara y legible. 1. Ciencia.- 2. Técnica.- 3. Información Razonable Situación Patrimonial.- 5. Estados Financieros-

26 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 6. Ejercicio Económico o Contable.- 7. Inversionistas.- 8. Accionistas Entidades Fiscalizadoras Persona Jurídica.-

27 Capítulo 2 Contabilidad Financiera TAREA No. 3 Fecha que será entregada I SERIE INSTRUCCIONES: Conteste brevemente las siguientes interrogantes. Escriba sus respuestas con letra pequeña pero legible. 1. Cómo definiría usted lo que es la Contabilidad? R./ 2. Cuál es la función principal de la Contabilidad Financiera? R./ 3. Qué nombre recibe la contabilidad que lleva una empresa comercial? R./ Qué nombre recibe la contabilidad que se lleva en las instituciones bancarias? R./ 5. Qué principio de contabilidad está violando un negocio que opere sus libros contables sin estar registrado en el Registro Mercantil o en la SAT? R./ 6. Bajo qué principio de contabilidad se respaldaría usted para no recibir una factura por compra de mercaderías que corresponde al año o ejercicio anterior? R./ 7. Qué principio de contabilidad está violando un auxiliar de contabilidad al anotar en el libro de caja una partida de US$2, que se recibieron como producto de una venta? R./ 8. Qué principio de contabilidad indica que los efectos de las transacciones y demás sucesos deben reconocerse y registrarse en la contabilidad cuando ocurren o se conocen, y no hasta que se haya registrado o percibido una ganancia o pérdida real? R./

28 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina II SERIE INSTRUCCIONES: Complete las siguientes oraciones: 1. De acuerdo a la empresa o persona a quien se lleva la contabilidad, a ésta se le puede clasificar en: a) pública; y b). 2. De acuerdo a las operaciones o actividades a que se dedican las empresas a las cuales se aplica la contabilidad, ésta se clasifica en: a) Contabilidad Comercial o Mercantil; b) Contabilidad ; c) Contabilidad ; d) Contabilidad ; e) Contabilidad ; y f) Contabilidad de Servicios. 3. De acuerdo a quien va dirigida la información contable, la contabilidad puede ser: a) Contabilidad Financiera; b) Contabilidad ; y c) Contabilidad 4. Entre las ciencias y disciplinas que están estrechamente relacionada la contabilidad tenemos a) La matemática; b) el Derecho; c) ; d) ; e) la Administración; f) ; y g) la Ética El principio de, nos dice que el registro de operaciones debe efectuarse sobre la base de que la entidad a la cual se le lleva registro y control está en constante funcionamiento y continuará sus operaciones dentro de un futuro previsible, que no tiene la intención ni necesidad de cerrar, liquidar o reducir de forma importante la escala de sus operaciones. III SERIE INSTRUCCIONES: Elabore con sus propias palabras una definición de Contabilidad Financiera y escríbala en el espacio que se encuentra abajo. (Recuerde utilizar letra pequeña pero legible). CONTABILIDAD FINANCIERA:

29 Capítulo 3 Normas de Contabilidad 3 NORMAS DE CONTABILIDAD DEFINICIÓN DE NORMA a) Regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las cond uctas, tareas, actividades, etc. 10 b) Modelo de trabajo que se debe de seguir obligatoriamente ; o c) Un modelo de trabajo establecido por costumbre o de común acuerdo, por cuerpos científicos de profesionales, o por entidades gubernamentales 11 Como sinónimos de Norma encontramos: Regla, ley, pauta, canon, política, criterio, modelo, y patrón. DEFINICIÓN DE NORMAS DE CONTABILIDAD Denominaremos a las normas de contabilidad como al conjunto de reglas establecidas por costumbre o de común acuerdo por un cuerpo de profesionales del área contable, con el fin de guiar o instruir a todos los contadores la manera en que se deben registrar contablemente las operaciones de una empresa y de preparar y/o presentar los Estados Financieros. Las normas contables las encontramos de dos tipos: Legales y Técnicas. Normas Legales.- Están compuestas por el conjunto de códigos, leyes, reglamentos y acuerdos que regulan de alguna manera la forma en que los contadores deben llevar los registros contables de las empresas para las cua les trabajan, que en el caso de Guatemala tenemos: El Código de Comercio; La Ley del Impuesto Sobre la Renta; y La Ley del IVA; entre otros. 19 Normas Técnicas.- La normatividad técnica, está compuesta por las normas elaboradas generalmente por un cuerpo profesional del área contable de un país, y que guían al contador en la forma en que deben hacer las anotaciones en los registros contables de las empresas, y la manera en que deben presentar los estados financieros de las mismas, consiguiendo con ello alcanzar el fin primordial de la contabilidad, que es el de proporcionar información financiera razonable que refleje fielmente la situación jurídica y económica de la entidad a la cual es aplicada y que esta información sea útil para las personas involucradas con dicha entidad. Como ejemplos de normatividad técnica tenemos: Normas Nacionales de Contabilidad; y las Normas Internacionales de Información Financiera-NIIF. NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA - NIIF Breve Reseña Histórica de las NIIF Para que usted, amigo lector, entienda lo que son las Normas Internacionales de Información Financiera, primero tenemos que hablar acerca de su historia o procedencia. Cuando las grandes empresas decidieron ampliar su radio de ventas, tanto así, como par a establecer sucursales en otros países, expandiendo su mercado a nivel mundial RAE. Diccionario DRAE. Edición 22ª. (2001) Consulta electrónica, realizada el Enlace: Kohler, Eric. Diccionario para Contadores. Editorial UTEHA. México (1982) ISBN:

30 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina (globalización), se encontraron con el problema de que las normas y procedimientos contables de su país, no coincidían con las normas y procedimientos contables de los países donde establecían sus sucursales, y por lo tanto los estados financieros consolidados (casa matriz y sucursales) no podían proporcionar información financiera razonable que reflejara fielmente la situación jurídica y económica de la empresa, y por lo tanto se vieron en la necesidad de buscar la manera de uniformar o estandarizar las normas y procedimientos contables a nivel mundial. Es así que en 1973 nace un organismo independiente de carácter privado, llamado Comité de Normas Internacionales de Contabili dad - CNIC (en inglés International Accouting Standard Committee - IASC), cuyo objetivo fue desde el principio de su creación, conseguir la uniformidad en los Principios de Contabilidad que utilizan las empresas y otras organizaciones en todo el mundo pa ra el registro de operaciones contables y presentación de los estados financieros. El CINIC (en inglés IASC), cuya sede inició en Londres (Inglaterra) estaba integrada al inicio por algunos cuerpos de profesionales de contabilidad y auditoría de distintos países, entre ellos: Alemania, Australia, Canadá, Estados Unidos, Francia, Holanda, Japón, México, Inglaterra, Malasia, India, África del Sur y la Federación Nórdica (Dinamarca, Finlandia, Islandia, Noruega y Suecia), que a su vez eran miembros de la Federación Internacional de Contadores - FIC (en inglés International Accounting Federation Committee - IFAC). 20 Siendo que el objetivo principal del CNIC (en inglés IASC) fue desde el principio de su creación uniformar los Principios de Contabilidad a nivel m undial, en 1975 saca a luz pública el documento Normas Internacionales de Contabilidad - NIC, el cual contiene las reglas o directrices de observancia obligatoria en el registro contable y presentación de los estados financieros para todos los cuerpos d e profesionales en el área contable y auditoría miembros de la CNIC (en inglés IASC). Las Normas Internacionales de Contabilidad - NIC al principio eran 2 (NIC 1 y NIC 2), luego con los años se fueron agregando otras NIC, llegando a ser en total 41 NIC, t odas elaboradas por el CNIC (en inglés IASC). Desde su creación, hasta el 1 de enero de 1999 el Comité de Normas Internacionales de Contabilidad CNIC (en inglés IASC) estaba conformada por 142 miembros o cuerpos de profesionales en contabilidad y auditoría de todo el mundo, entre ellos, el Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores (IGCPA)* representante de Guatemala. Con la integración de otras organizaciones mundiales al Comité de Normas Internacionales de Contabilidad - CNIC, tales como: la Organización Internacional de Comisiones de Valores - IOSCO en 1987, la Federación Europea en 1989 y los países del G7 en 1999, el CNIC se vio en la necesidad de derogar o eliminar algunas Normas Internacionales de Contabilidad, así mismo de pr omover la creación de otra entidad denominada International Accounting Standard Board -IASB (en español Consejo de Normas Internacionales de Información Financiera - CNIIF), la cual empezó a operar en la ciudad de Londres en abril de 2001, siendo desde ent onces la encargada de establecer la uniformidad del registro contable a nivel mundial de los miembros asociados a la misma. El IASB con el fin de cumplir con el objetivo trazado, publica en 2003 la primera versión del documento Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF (en inglés International Financial Reporting Standard - IFRS), documento que incluye no sólo las

31 Capítulo 3 Normas de Contabilidad NIIF y sus Interpretaciones (CNIIF), sino también incluyen las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y sus interpretaciones existentes (SIC). Ya enterados de la historia de las NIIF, lo más recomendable ahora es definirlas, como sigue: Definición de Normas Internacionales de Información Financiera NIIF Las Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF, son las normas contables emitidas, reconocidas y aprobadas por el IASB, con el fin de uniformar a nivel mundial la manera de llevar la contabilidad y la forma en que se deben presentar los estados financieros, especialmente en aquellos países que son miembros aso ciados del mismo (IASB). Como se dijo en párrafos anteriores, las NIIF incluyen además de sus interpretaciones (CNIIF), las NIC, y sus interpretaciones (SIC). Composición De Las NIIF 1. Las NIIF, lo dijimos ya, son las normas contables emitidas por el IASB. 2. Las CNIIF, son interpretaciones que el IASB hace sobre las NIIF, entendiéndose por interpretación, a la explicación que hace el IASB de cómo se debe aplicar o entender determinadas NIIF. 3. Las NIC, son las Normas Internacionales de Contabilidad emitidas por el IASC, las cuales fueron aprobadas y adoptadas por el IASB Las SIC, son las interpretaciones que el IASC hace sobre las NIC, entendiéndose por interpretación, a la explicación que hace el IASC de cómo se debe aplicar o entender determinadas NIC. Estas SIC, también fueron reconocidas o aprobadas por el IASB. Las NIIF en Guatemala Antes de la llegada de las NIIF a Guatemala, anteriormente se usaban los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), los cuales fueron preparados por un cuerpo de profesionales especializados en el área contable llamado "Comisión de Principios de Contabilidad y Normas de Auditoría del Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores", y que fueron de Observancia Obligatoria hasta finales del año 2001, en que el aludido instituto (IGCPA), emitió una resolución en la que se indica que se adoptan las NIC (Normas Internacionales de Contabilidad) como los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados a que se refiere el artículo 368 del Código de Comercio. El 28 de abril de 2005, se crea el Colegio de Contadores Públicos y Auditores de Guatemala-CCPAG, entidad que asumió la responsabilidad que anteriormente tenía el IGCPA a través del Comité de Normas de Contabilidad y Auditoría Internacionales, referente a la adopción de las Normas Internacionales de Contabilidad -NIC y sus interpretaciones, por lo tanto el CCPAG es actualmente la entidad rectora de la profesión de la Contaduría Pública y Auditoría en Guatemala, siendo la responsable de Promover

32 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina la investigación permanente de normas y técnicas de contabilidad, de auditoría, leyes fiscales y tributarias, así como de otras ciencias afines, para su difusió n y aplicación en Guatemala 12 Debido a la transformación o cambio del IASC al IASB, y de las NIC a las NIIF, es que el CCPAG, se vio en la necesidad de emitir la resolución el 18 de diciembre de 2007, en la que acuerda adoptar como Principios de Contabilidad, de manera obligatoria, a partir del 1 de enero del año 2009, las NIIF emitidas por el IASB, así mismo lo hizo el IGCPA mediante resolución del 22 de enero de Luego más tarde, según la Resolución emitida el día 7 de julio del año 2010 emitida por el Colegio de Contadores Públicos y Auditores de Guatemala CCPAG, resuelve adoptar como parte de los Principios de Contabilidad Generalmente aceptados a que se refiere el artículo 368 del Código de Comercio (Dto. 2-70), la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Empresas (NIIF para PYMES) la cual fue emitida en el mes de julio del año 2009 por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB en Inglés). La aplicación de la NIIF para PYMES entró en vigor de manera obligatoria el 1 de enero del año Con la anterior resolución quedó eliminada en Guatemala la observancia obligatoria de las NIIF Completas y por el contrario es de observancia obligatoria la NIIF para PYMES, por lo tanto no se debe confundir las NIIF Completas, con la NIIF para PYMES, ya que aunque las segundas están subordinadas a las primeras no son lo mismo, la principal diferencia es que las NIIF incluye no solo las NIIF si no también las NIC y sus Interpretaciones SIC; mientras que la NIIF que es para PYMES es una sola norma con 35 secciones y dos folletos adicionales; Otra diferencia es que las NIIF Completas van dirigidas a las empresas que emiten instrumentos de deuda c apaces de ser cotizados en bolsa de valores; mientras que la NIIF para PYMES van dirigidas a las empresas que no cotizan en bolsa de valores, en el caso de Guatemala, la mayoría de las empresas no cotizan en bolsa. Aunque el buen fin de las NIIF es alcan zar la uniformidad de llevar la contabilidad a nivel mundial, las empresas guatemaltecas han tenido problema en adoptarlas en un 100%, y esto se debe entre otros aspectos a lo siguiente: 1. Las empresas deberán cambiar sus políticas administrativas y contabl es; 2. Las empresas deberán cambiar los onerosos programas de computación para llevar su contabilidad; 3. La normativa legal (leyes del país) se contrapone en algunos casos con la normativa técnica (NIIF para PYMES), siendo la Ley del Impuesto Sobre la Renta la que más se contrapone; y es que el párrafo 3.3 de la Sección 3 de la NIIF para PYMES (Presentación de los Estados Financieros), afirma que: "Una entidad cuyos estados financieros cumplan la NIIF para las PYMES efectuará en las notas una declaración, explícita y sin reservas de dicho cumplimiento. Los estados financieros no deberán señalar que cumplen la NIIF para las PYMES a menos que cumplan con todos los requerimientos de esta NIIF CCPA, Estatutos del Colegio de Contadores. Formato Electrónico. Guatemala, consulta realizada el 1 de Octubre de Enlace: IASCF. NIIF para las PYMES, Traducción al español. Londres (2009) ISBN: P. 26

33 Capítulo 3 Normas de Contabilidad Es por ello que la adopción de la NIIF para PYMES será paulatina (poco a poco). Cabe aclarar que el CCPAG a través de los talleres y pláticas que imparte ha propuesto algunos ajustes o salidas técnicas para poder cumplir con la Ley y con la NIIF para PYMES al mismo tiempo, pero esto tomaría mucho tiempo y espacio para explicarlo, del cual no disponemos. PRINCIPALES DIFERENCIAS ENTRE UNA CONTABILIDAD FINANCIERA Y UNA CONTABILIDAD FISCAL Contabilidad Financiera Es aquella que expresa en términos cuantitativos o monetarios las transacciones que realiza una entidad, así como determinados acontecimientos que la afectan, con el fin de proporcionar información útil, confiable y razonable (lo más apegada a la realidad) para la toma de decisiones. Esta contabilidad es útil para los accionistas, acreedores, bancos y posibles inversionistas. Contabilidad Fiscal Es aquella que produce información económica útil solo para las entidades fiscalizadoras de impuestos y para los dueños de la empre sa para el cálculo de los impuestos, pero no para otros usuarios, ya que la información presentada no es razonable desde el punto de vista comercial. La información que se produce en la contabilidad financiera se prepara de acuerdo a normas técnicas, es decir a criterios de un grupo de profesionales del área contable, ya sea nacional o internacional, como por ejemplo, PCGA, o NIIF. La información económica que proporciona la contabilidad fiscal es preparada de acuerdo a Leyes Fiscales o Tributarias, por ejemplo: Código de Comercio, Ley del Impuesto Sobre la Renta, Ley del IVA y otras. La contabilidad financiera define los ingresos como los recursos que recibe la empresa por la venta de bienes y servicios, de contado o al crédito. La contabilidad fiscal define los ingresos como todo recurso que haya sido generado por capitales, bienes, servicios y derechos de cualquier naturaleza invertidos o utilizados en el país y que son objeto de gravamen o de impuesto. 23 La contabilidad financiera establece que los gastos son todas las erogaciones necesarias que haya realizado una empresa para la generación de ingresos. La contabilidad fiscal considera como gasto únicamente aquellas deducciones autorizadas por Leyes Fiscales o Tributarias. La contabilidad financiera, reconoce como activos, los bienes adquiridos en arrendamiento financiero, cuando estos producen rentas o alguna utilidad para la empresa, o cuando estarán en uso de la empresa por un período largo de tiempo. La contabilidad fiscal, considera el pago de arrendamiento financiero por el uso de bienes, como un un gasto y no como un activo. Debido a que existen actualmente diferencias y otras desavenencias entre las NIIF para PYMES con las leyes guatemaltecas, es que hoy en día encontramos oficin as contables que operan una Contabilidad Fiscal, más que una Contabilidad Financiera, ya que muchos contadores y empresas prefieren cumplir con la Normatividad Legal (Leyes), que con la Normatividad Técnica (NIIF), esto con el fin de librarse de multas por reparos que haga la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT, a los Estados Financieros. A pesar de lo anterior, el Colegio de Contadores Públicos y Auditores de Guatemala- CCPAG y el Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores -IGCPA, siguen impulsando las NIIF en Guatemala y buscando los mecanismos legales para armonizar las NIIF para PYMES con las Leyes guatemaltecas.

34 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina NOTA IMPORTANTE Debido a que el Código de Comercio (Decreto 2-70) en su artículo 375 prohíbe llevar dos contabilidades para una empresa, tanto el IGCPA, como el CCPAG, han desarrollado capacitaciones a todo aquel que quiere aprender a operar la contabilidad de acuerdo a las NIIF para PYMES y ha promovido desde su implementación en Guatemala gestiones para lograr la armonización con las leyes nacionales, aunque hasta la fecha de escribir estos apuntes (enero 2013) no lo han conseguido en su totalidad. Debido a lo anterior, la Junta Directiva del CCPAG, publicó en el Diario Oficial de Centro América, una resolución en el que establece que Sin perjuicio de las gestiones que promueva el Colegio de Contadores Públicos y Auditores de Guatemala - CCPAG para lograr la armonización de la normativa legal y reglamentaria nacional con las Normas Internacionales de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Empresas (NIIF para PYMES), cuando estas no coincidan con disposiciones emitidas por entes reguladores dentro del campo de su competencia (tal como sucede con la Ley del Impuesto Sobre la Renta), los entes regulados (empresas o instituciones) podrán preparar sus estados financieros conforme con estas disposiciones legales, circunstancia que deberá revelarse en las notas a los estados financieros. Dicha presentación no deberá interpretarse que constituye una presentación según las Normas Internacionales de Información Financiera Con lo anterior queda abierta la posibilidad de que en Guatemala se lleve un tipo de contabilidad fiscal, pero queda entendido que en las notas a los Estados Financieros no se debe decir que se aplicaron las NIIF para PYMES, sino que la información proporcionada está apegada a la normatividad fiscal o tributaria del país. Debido a que nos es imposible transcribir las 257 páginas de la NIIF para PYMES no solo por el poco espacio y tiempo que se tiene para impartir este curso, sino también por respeto a los derechos de la propiedad intelectual que le corresponde al IASB, a continuación proporcionamos un listado de las 35 secciones de las que está compuesta dicha Norma, esto con el fin de darle a usted una dirección por si en caso quiere investigar más sobre una sección específica. 14 CCPAG. Resolución de Junta Directiva, de fecha 7 de julio de 2010, publicada en Diario Oficial el 13 de julio de Artículo 4.

35 Capítulo 3 Normas de Contabilidad Sección Tema 1. PEQUEÑAS Y MEDIANAS ENTIDADES 2. CONCEPTOS Y PRINCIPIOS GENERALES 3. PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS 4. ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA 5. ESTADO DEL RESULTADO INTEGRAL Y ESTADO DE RESULTADOS 6. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO Y ESTADO DE RESULTADOS Y GANANCIAS ACUMULADAS 7. ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO 8. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS 9. ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS Y SEPARADOS 10. POLÍTICAS CONTABLES, ESTIMACIONES Y ERRORES 11. INSTRUMENTOS FINANCIEROS BÁSICOS 12. OTROS TEMAS RELACIONADOS CON LOS INSTRUMENTOS FINANCIEROS 13. INVENTARIOS 14. INVERSIONES EN ASOCIADAS 15. INVERSIONES EN NEGOCIOS CONJUNTOS 16. PROPIEDADES DE INVERSIÓN 17. PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 18. ACTIVOS INTANGIBLES DISTINTOS DE LA PLUSVALÍA 19. COMBINACIONES DE NEGOCIO Y PLUSVALÍA 20. ARRENDAMIENTOS 21. PROVISIONES Y CONTINGENCIAS 22. PASIVOS Y PATRIMONIO 23. INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS 24. SUBVENCIONES DEL GOBIERNO 25. COSTOS POR PRÉSTAMOS 26. PAGOS BASADOS EN ACCIONES 27. DETERIORO DEL VALOR DE LOS ACTIVOS 28. BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS 29. IMPUESTO A LAS GANANCIAS 30. CONVERSIÓN DE LA MONEDA EXTRANJERA 31. HIPERINFLACIÓN 32. HECHOS OCURRIDOS DESPUÉS DEL PERIODO SOBRE EL QUE SE INFORMA 33. INFORMACIONES A REVELAR SOBRE PARTES RELACIONADAS 34. ACTIVIDADES ESPECIALES TRANSICIÓN A LA NIIF PARA LAS PYMES 25 Folletos Adicionales para la NIIF para PYMES FUNDAMENTOS DE LAS CONCLUSIONES ESTADOS FINANCIEROS ILUSTRATIVOS Y LISTA DE COMPROBACIÓN DE INFORMACIÓN A REVELAR Y PRESENTAR

36 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina CONSIDERANDO NOTA IMPORTANTE MARCO DE REFERENCIA CONTABLE UTILIZADO EN ESTE LIBRO 1. Que las Leyes Tributarias de nuestro país (Normatividad Legal) no coincide actualmente en algunos puntos con las NIIF para PYMES (Normatividad Técnica), a pesar de las acciones promovidas hasta ahora por el CCPAG. 2. Que la enseñanza que se le proporcione al estudiante debe ser adecuada y actualizada para que el futuro profesional se logre desarrollar dentro de la sociedad de acuerdo a su entorno y realidad nacional; y 3. Que como casa editora de textos de contabilidad, contribuimos con la formación de futuros profesionales en el área contable, limitándonos a través de nuestros textos a describir e instruir a los estudiantes en la forma en que actualmente se registran las transacciones comerciales. EL AUTOR Y SU CASA EDITORA RESUELVE 26 Tomar como marco de referencia para la presentación de la información financiera, el marco legal que impera en nuestro país, esto sin perjuicio de que en determinados capítulos se utilicen ciertas normativas incluidas en las NIIF para las PYMES, sugeridas por el Colegio de Contadores Públicos y Auditores y por el IASB. Respecto a la nota anterior, el mismo IASC, en los párrafos 11 y 12 del documento NIIF para las PYMES 15, reconoce el hecho de que las leyes fiscales son específicas de cada país, y que la información financiera presentada en los Estados Financieros por las empresas preparada con base a dicha normativa legal, difiere del propósito real de la información financiera preparada de acuerdo a las NIIF para las PYMES, que es presentar información fiel y relevante (importante) para la toma de decisiones de otro tipo de usuarios que no son entidades fiscalizadoras o gubernamentales, como en el caso de la SAT en Guatemala. Por lo tanto, para no violar la ley de llevar doble contabilidad (doble carga de información) el IASB sugiere que las empresas pueden anexar a los informes fiscales documentos que concilien la información fiscal con las NIIF para las PYMES. 15 IASCF. NIIF para las PYMES, Traducción al español. Londres (2009) ISBN: P.12

37 Capítulo 3 Normas de Contabilidad TAREA No. 4 Fecha que será entregada I SERIE INSTRUCCIONES: Subraye la respuesta correcta 1. Qué nombre recibe el conjunto de códigos, leyes y acuerdos que regulan de alguna manera la forma en que los contadores deben llevar los registros contables de las empresas para las cuales trabajan? a) Normatividad Técnica b) Normatividad Legal c) Marco de Referencia Contable 2. Qué nombre recibe el conjunto de reglas establecidas por costumbre o de común acuerdo por un cuerpo de profesionales del área contable, con el fin de guiar o instruir a todos los contadores la manera en que se deben registrar contablemente las operaciones de una empresa y de preparar los Estados Financieros? a) Normas de Contabilidad b) Leyes Tributarias c) Marco Conceptual de la Contabilidad 3. Cuál es la entidad encargada de emitir y aprobar las NIIF para PYMES? a) IGCPA b) IFAC c) IASB Cuál es la entidad que es el actual rector de la profesión de la Contaduría Pública y Auditoría en Guatemala y de la implementación de las NIIF para PYMES en nuestro país? a) Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores-IGCPA b) Colegio de Contadores Públicos y Auditores de Guatemala-CCPAG c) Consejo de Normas Internacionales de Información Financiera-CNIFF 5. Cuál es la ley guatemalteca principal que contiene artículos contrarios con algunos de los preceptos técnicos contenidos en las NIIF para PYMES? a) Código de Comercio b) Ley del IVA c) Ley del ISR

38 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina II SERIE (PIENSE Y RESPONDA) INSTRUCCIONES: Conteste brevemente a las siguientes preguntas, utilizando letra pequeña per legible. 1. Dentro de las diferencias entre una contabilidad financiera y una contabilidad fiscal mencionadas en este libro, Cuál cree usted que es la principal diferencia entre ambas contabilidades? R./ 2. Por qué cree usted que la normatividad legal de nuestro país, no armoniza con la normatividad técnica contenida en las Normas Internacionales de Contabilidad para PYMES? R./ Cuál es la función principal de la Contabilidad Financiera? R./ 4. Cuál es la razón por la cual la contabilidad fiscal no cumple en su totalidad con la función principal de una contabilidad financiera? R./ 5. Cuál es la función del Colegio de Contadores Públicos y Auditores de Guatemala? R./

39 Capítulo 4 El Proceso Contable 4 EL PROCESO CONTABLE PROCESO CONTABLE El Proceso Contable es el conjunto de las fases o etapas por las que pasa el registro contable, desde que se inicia un período contable, hasta el cierre del mismo. En otras palabras, el proceso contable es el conjunto de procedimientos consecutivos y ordenados, que ayudan a registrar, desde el inicio de un período contable, en los libros de contabilidad (principales y registros auxiliares) en forma cronológica y adecuada todas y cada una de las operaciones mercantiles que se originaron en un mismo período contable, hasta la finalización del mismo. Todas las anotaciones que se hagan en los libros contables deben estar basadas o respaldadas en comprobantes o hechos legalmente aceptados, pudiendo ser estos: Facturas, Recibos, Tickets, Boucher, Depósitos, Letras, Pagarés, Prácticas de Inventario, Memorándums, Actas, Cálculo de Depreciaciones, etc. El Proceso Contable debe estar basado en un Sistema de Contabilidad y registros apropiados que permitan reunir y revelar, no solo los resultados favorables o desfavorables y situación económica de la empresa, sino también que la información proveniente de otros departamentos llegue al Departamento de Contabilidad en forma oportuna. ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE 1. Apertura del Proceso Contable.- El proceso contable inicia desde que se hace la primera anotación numérica en cualquiera de los registros contables. Generalmente la primera anotación se hace en el libro de Inventarios. 2. Procesamiento de Datos.- En la medida que la empresa va desarrollando sus actividades comerciales, así mismo, se van anotando en los registros principales y auxiliares los asientos contables en orden cronológico. Como dijéramos antes, todo asiento contable debe estar basado o respaldado no solo por comprobantes, sino también por hechos legalmente aceptados; con esto queremos decir que no solo los comprobantes dan origen a que se hagan anotaciones contables, sino también los hechos basados en Ley, como es el cálculo de las depreciaciones, la práctica de inventarios físicos o la información que proporcione el libro de Actas o de Sesiones. 29 La información que proporcionen tales comprobantes o hechos quedan registrados en orden cronológico en el libro Diario, luego se hacen los traslados al Libro Mayor en el cual se le lleva saldo y control separado a cada Cuenta. Los saldos que arroje el libro Mayor son trasladados a un Balance de Comprobación. No cabe duda que las anotaciones que se realicen en otros registros, tales como en el libro de planillas, de cuentas corrientes, de Compras, de Ventas y el libro de Caja, forman parte en ésta etapa del proceso contable. Esta etapa del proceso se repite mes a mes, hasta llegar al final del período contable. 3. Cierre del Proceso Contable.-. Con el fin de determinar los resultados favorables o desfavorables y situación económico - financiera de la empresa. Los últimos procesos contables que se realizan son: elaboración de último balance de comprobación, práctica de inventario final, elaboración de partidas de ajuste, traslados a la hoja de trabajo, elaboración y presentación de los Estados Financieros (Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias, Estado de Flujo de Efectivo) y las Partidas de Cierre.

40 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina GRÁFICO QUE EXPLICA LAS ETAPAS POR LAS QUE PASA EL PROCESO CONTABLE GRÁFICO QUE EXPLICA LAS ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE 30 REGISTROS CONTABLES UTILIZADOS EN EL PROCESO CONTABLE Se denomina registro contable a cualquier libro o medio magnético en el que se anota cualquier operación o transacción efectuada por una entidad. Los registros contables, o libros que se utilizan durante el proceso contable pueden ser: Obligatorios o Potestativos, subdividiéndose en Principales y Auxiliares. La teoría y modelos de estos registros contables ya tuvieron que haber sido vistos por usted en cursos anteriores de contabilidad, pero para refrescar su memoria haremos a continuación un esquema o mapa gráfico de los mismos.

41 Capítulo 4 El Proceso Contable Inventario.- Sirve para registrar en ciertas épocas el detalle de los bienes y derechos que están a favor de la empresa, así como las obligaciones a cargo de la misma. PRINCIPALES Diario.- Sirve para anotar, día por día y en orden cronológico cualquier operación que atañe a la empresa. Mayor o Centralizador.- Sirve para llevar el control separado e individual de los aumentos o disminuciones que sufre cada cuenta. OBLIGATORIOS Son aquellos registros contables que pudiendo ser principales o auxiliares, son exigidos obligatoriamente por leyes especiales, como el Código de Comercio, la Ley del IVA, la Ley del ISR. Estados Financieros.- Sirve para registrar balances de comprobación de las operaciones y balances de situación de la negociación (balance general), así como los estados de pérdida y ganancia. Caja y Bancos.- Sirve para llevar detalle de las entradas y salidas de dinero, incluyendo el movimiento de depósitos en los bancos y de los cheques girados. Compras.- Sirve para registrar los principales datos de las facturas de las mercaderías y servicios adquiridos, con el fin de determinar el IVA crédito fiscal. Ventas.- Sirve para registrar los principales datos de las facturas de las mercaderías y servicios vendidos, con el fin de determinar el IVA débito fiscal. AUXILIARES Compra y Venta.- Sirve para registrar los principales datos de las facturas de las mercaderías y servicios adquiridos y vendidos en un mismo registro o libro. Este es llevado únicamente por los comerciantes que son catalogados como Pequeños Contribuyentes, según la Ley del IVA. Almacén.- Sirve para llevarle cuenta separada a los aumentos y disminuciones de cada clase de artículo o mercadería. 31 Planillas.- Este registro contable sirve para calcular y llevar el control de los sueldos que se le paga a cada uno de los empleados, ya sea semanal, quincenal o mensualmente y que están al servicio de la empresa. Prorrateo de Factura.- Sirve para registrar todos los gastos concernientes a la adquisición o importación de mercaderías. Actas.- Este libro es llevado por las sociedades mercantiles y sirve para anotar en él todas las cláusulas legales y contables del contrato en participación o de la empresa social. Clientes.- Sirve para llevarle cuenta separada a cada uno de los clientes, de la mercadería que se les entrega al crédito y de los pagos que ellos hacen de la misma. VOLUNTARIOS Son aquellos registros contables que quedan a voluntad o criterio del contador llevarlos o no, atendiendo para ello, a las necesidades de la empresa. AUXILIARES Deudores.- Sirve para llevarle cuenta separada a cada uno de los deudores del dinero que se les presta o de los pagos que cada uno de ellos hace de su adeudo. Proveedores.- Sirve para llevarle cuenta separada a cada uno de los proveedores de las cuentas contraídas con ellos y de los pagos que se les hace a cuenta de dicho adeudo. Acreedores.- Sirve para llevarle cuenta separada a cada uno de los acreedores de las deudas contraídas con ellos y de los pagos que a cada uno de ellos efectúa la empresa. Vencimientos.- Sirve para registrar el valor de los documentos a cobrar y a pagar, así como de la fecha de su vencimiento.

42 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 5 Fecha que será entregada TRABAJOS DE INVESTIGACIÓN Y EXPOSICIÓN INSTRUCCIONES PARA EL PROFESOR Organice a sus alumnos en grupos con un número no mayor de 6 personas. Reparta por medio del sistema de sorteo un tema por cada grupo. Gire instrucciones a los alumnos de que deberán elaborar un trabajo de investigación que contenga, carátula, índice, introducción, contenido, anexos y conclusiones. Con buena anticipación establezca fechas para que los alumnos puedan exponer su tema en clase, en un período no mayor de 30 minutos, pudiendo utilizar carteles, diapositivas, videos, cañonera, etc. Recomiende bibliografías nacionales, o páginas WEB relacionadas con los temas. TEMAS 1. LIBRO DE INVENTARIO Definición Clases de Inventario (Inicial, parcial, final, extraordinario) Estructura de un Inventario Ejemplo de un libro de inventario LIBRO DIARIO Definición La Partida Doble y sus Principios Partes de una Partida de Diario Ejemplo de un Libro Diario 3. LIBRO MAYOR Definición La Cuenta Clases de Cuenta Operaciones que se Realizan en una Cuenta Ejemplo de Libro Mayor 4. LIBRO BALANCES Definición Clases de Balance que se Presentan en el Libro (Balance de comprobación, Balance General, Estado de Resultados) Ejemplo de Cada Uno de los Balances 5. LIBRO DE COMPRAS Y VENTAS (IVA) Definición Definición del Impuesto al Valor Agregado-IVA Tarifa del Impuesto Partes del Libro de Compras y Ventas Ejemplo del Uso del Libro de Compras y Ventas (IVA) 6. LIBRO DE PLANILLAS Definición Clases de Planillas (Semanal, quincenal, mensual a destajo) Ejemplos de Planillas (Semanal, quincenal, mensual, a destajo)

43 Capítulo 5 Las Cuentas y su Nomenclatura 5 LAS CUENTAS Y SU NOMENCLATURA En el curso de Contabilidad General debió aprender la teoría acerca de la cuenta, pero, por si no lo hizo por cualquier motivo que sea, veremos brevemente tal asunto a continuación. LA CUENTA Definición.- Nombre que se le da a la agrupación mental que se hace de cosas, valores, hechos o situaciones similares o análogas, para luego expresarlas en dinero o unidad monetaria y cuyo control se lleva en un libro denominado Mayor. Por ejemplo: las bicicletas, las motos, los automóviles y los camiones, todos estos son vehículos de transporte, por lo tanto en Contabilidad a todos estos en su conjunto son registrados bajo una sola cuenta llamada VEHÍCULOS. Partes de una Cuenta Toda cuenta se anota en el libro Mayor o Centralizador y cada una se compone de las siguientes partes: 1. Número y nombre o título de la cuenta. 2. Debe, que ocupa el lado o folio izquierdo del libro mayor 3. Haber, que ocupa el lado o folio derecho del libro mayor. Operaciones que se Realizan en una Cuenta 33 a) Abrir una cuenta: Es poner el título o nombre de ella en la parte superior del rayado del libro mayor, haciendo la primera anotación numérica ya sea en el debe o en el haber, según tenga saldo deudor o acreedor respectivamente. b) Cargar una cuenta: Es operar del lado del debe de una cuenta, es decir cualquier anotación numérica que se haga del lado izquierdo de la cuenta. c) Abonar una cuenta: Es operar el lado del haber de una cuenta, es decir cualquier anotación numérica que se haga del lado derecho de la cuenta. d) Saldar una cuenta: Consiste en sumar todas las anotaciones numéricas que se encuentran del lado del Debe y sumar las anotaciones numéricas que se encuentran del lado del Haber, con el fin de establecer la diferencia numérica entre ambas sumas, colocando el resultado del lado que sume menos. e) Cerrar una cuenta: Es trazar dos líneas paralelas una vez saldada y balanceada la cuenta. f) Reabrir una cuenta: Después de haber sido cerrada una cuenta, es volver a poner el saldo en el lado que le corresponde, o sea, en el lado que sumó más antes de saldarla.

44 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Ejemplo. NOTAS IMPORTANTES Los números rojos que están entre paréntesis indican las partes de la cuenta. Las letras azules entre paréntesis indican las operaciones que se realizan en una cuenta. En la práctica real estos números y letras no se colocan, pero lo indicamos así porque en este caso estamos instruyendo al estudiante. DEBE (2) CUENTA No MOBILIARIO Y EQUIPO (1) (3) HABER (a) Jul. 1 a Varias Jul. 3 Por Deudores (c) (b) Sep. 5 a Varias Oct. 5 Por Caja (c) (b) Dic. 3 1 a Varias Dic. 7 Por Varias (c) (d) Suma DEBE Suma HABER (d) Saldo Deudor (d) (e) Sumas Iguales Sumas Iguales (e) (f) Ene 1 a Saldo Ant Como vemos en esta cuenta de activo (MOBILIARIO Y EQUIPO) el DEBE (Q 7,740.00) sumó más que el HABER (Q 4,500.00); y la diferencia, o sea el SALDO (Q 3,240.00), se colocó del lado del HABER solamente para saldar y cerrar la cuenta; pero al re-abrir la cuenta el próximo ejercicio contable, el mismo saldo se anota del lado del DEBE, pues las cuentas de ACTIVO, tienen saldo DEUDOR. DEBE (2) CUENTA No PROVEEDORES (1) (3) HABER (a) Jul. 1 a Bancos Jul. 10 Por Varias (c) (b) Ago.8 a Bancos Sep. 5 Por Varias (c) (b) Nov. 15 a Caja Dic. 11 Por Varias (c) (d) Suma DEBE Suma HABER (d) (d) Saldo Acreed (e) Sumas Iguales Sumas Iguales (e) Ene 1 a Saldo Anterior (f) En este otro caso, la cuenta PROVEEDORES, que es una cuenta de PASIVO, el total de los abonos que se hicieron del lado del HABER (Q 6,500.00), suman más que la totalidad de los cargos que se hicieron del lado del DEBE (Q 3,500.00), por lo que la diferencia, o sea el SALDO (Q 3,000.00) se colocó del lado del DEBE solamente para saldar y cerrar la cuenta; pero al re-abrir la contabilidad del siguiente ejercicio, ese saldo se anota del lado del HABER, pues las cuentas de PASIVO tienen saldo ACREEDOR. Saldos de las Cuentas El saldo de la cuenta, es la diferencia que existe entre la suma del lado del DEBE de la cuenta y la suma del lado del HABER de la misma. Cuando la suma del lado del DEBE de una cuenta es mayor que la suma del lado del HABER de la misma, se dice que la cuenta tiene un SALDO DEUDOR.

45 Capítulo 5 Las Cuentas y su Nomenclatura Por el contrario, cuando la suma del lado del HABER de una cuenta es mayor que la del DEBE de la misma, se dice que la cuenta tiene SALDO ACREEDOR. Clasificación de las Cuentas Existen varios puntos de vista para clasificar las cuentas, pero el que aquí nos interesa repasar, es la clasificación que se hace de ellas desde el punto de vista de su naturaleza. Estas se clasifican en: 1. CUENTAS PATRIMONIALES, o de Balance General; 2. CUENTAS DE RESULTADOS, o de Pérdidas y Ganancias Las cuentas de Balance General, son las que representan el patrimonio de una empresa, es decir, su ACTIVO, PASIVO Y CAPITAL. Las cuentas de Resultados, son aquellas que registran ya sea una PÉRDIDA o una GANANCIA en el curso de las actividades de la empresa. Recordemos que las cuentas de ACTIVO y las cuentas de PÉRDIDA, siempre deben de reflejar un saldo DEUDOR; Mientras que las cuentas de PASIVO y las cuentas de GANANCIA, siempre deben de reflejar un saldo ACREEDOR. NOTA IMPORTANTE Saber clasificar las cuentas es uno de los aspectos más importantes que se debe aprender, pues de ello depende que la información contable refleje fielmente la situación patrimonial y financiera de una entidad. Si un contador, o la persona que desarrolla software contable para una empresa, no sabe clasificar las cuentas, todo el resultado final arrojará un error, por lo cual los gerentes no solo tendrán problemas con el fisco, sino también, que no podrán interpretar correctamente la información para tomar decisiones acertadas que traerán beneficio para la empresa. 35 Claves para Reconocer los Tipos de Cuenta 1) Todas las cuentas de ACTIVO están representadas por bienes u objetos materiales (Muebles, inmuebles, autos, mercancías, etc.) así como por bienes inmateriales (marcas, patentes, derecho de llave, franquicias, etc.) y que son propiedad de la empresa a la cual se le está llevando la contabilidad; pero también están representadas por las cuentas por cobrar (derechos) a favor de dicha empresa (clientes, deudores, documentos por cobrar, etc.) Y también por todos los derechos que corresponden por los pagos anticipados. NOTA IMPORTANTE: Según el documento NIIF para las PYMES, un activo es es un recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados, del que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios económicos 16 El párrafo 2.19 del mismo documento indica que el derecho de propiedad de un un bien no es esencial para clasificarlo como un activo, así por ejemplo, una propiedad por la que la empresa paga un arrendamiento debe considerarse como un activo en el caso de que dicha propiedad genere beneficios o rentas para la empresa. 16 IASCF. NIIF para las PYMES, Traducción al español. Londres (2009) ISBN: P.18

46 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Por lo expuesto anteriormente, las NIIF para PYMES no consideran únicamente como activos los bienes materiales e inmateriales que son propiedad legítima de la empresa, sino también aquellos bienes que están al servicio de la empresa y por los cuales se paga un arrendamiento, siempre y cuando la empresa obtenga rentas o beneficios directos de éstos. A pesar de lo anterior, ninguna de las leyes tributarias o fiscales guatemaltecas reconoce, como un activo, los bienes por los que una empresa paga arrendamiento. Sino únicamente aquellos de propiedad legítima. Se reconoce propiedad legítima cuando existe un documento legalmente reconocido que avale la propiedad sobre un bien, tales como facturas, escrituras, etc. 2) Todas las cuentas de PASIVO, están representadas por las obligaciones con las que tiene que cumplir la empresa a la cual se le está llevando la contabilidad, es decir, todas las deudas que la empresa tiene que pagar a corto, mediano o largo plazo. El pasivo u obligación se crea cuando se adquieren bienes o servicios, pero no se pagan en el acto, sino que quedan como deuda. (Deuda a los proveedores, documentos por pagar, prestamos bancarios, etc.). También se clasifican dentro del pasivo cualquier obligación por cobros de dinero anticipadamente. 3) Las cuentas de PÉRDIDA se identifican fácilmente ya que éstas representan cualquier servicio recibido por parte de la empresa a la cual se le está llevando la contabilidad, tales como: Servicio de agua, energía eléctrica, telefonía, servicio del personal (sueldos y salarios) y otros. A excepción de la cuenta Compras de Mercadería todos los desembolsos que se hagan por la adquisición de bienes materiales no causan pérdida, pues los bienes solamente cambian de forma. También se clasifican dentro de las cuentas de pérdidas, las depreciaciones de los activos fijos y las amortizaciones. 36 4) Las cuentas de GANANCIA son fáciles de identificar, puesto que representan valores (principalmente dinero) que cobra la empresa a la cual se le está llevando la contabilidad, por los servicios que ésta le proporcione a otras personas, sin que tenga que devolverlos (los valores), ni quedar a deberlos, o que si la empresa vendió algún bien u objeto fue a un precio mayor al del costo de adquisición, como sucede con la venta de mercaderías. SON CUENTAS DE ACTIVO SON CUENTAS DE PASIVO SON CUENTAS DE PÉRDIDA SON CUENTAS DE GANANCIA Los bienes materiales propiedad de la empresa Las obligaciones o cuentas por pagar de la empresa (en contra) Los servicios que reciba la empresa Las ventas y el cobro de servicios por parte de la empresa Los derechos o cuentas por cobrar a favor de la empresa Los cobros efectuados por anticipado por parte de la empresa El costo de venta, las devoluciones y rebajas sobre ventas Cualquier ingreso que no represente contra - prestación de un bien material Los bienes inmateriales, como marcas, patentes, etc. Las depreciaciones y amortizaciones acumuladas Las depreciaciones, amortizaciones y las cuentas incobrables Las devoluciones y rebajas sobre compra Los pagos anticipados y los gastos de organización Las provisiones y las reservas

47 Capítulo 5 Las Cuentas y su Nomenclatura NOMENCLATURA CONTABLE O CATÁLOGO DE CUENTAS CONTABLES Definición Cuando una empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es necesario formar una lista de cuentas que deberán utilizarse, ya sea cuentas de Mayor Principales o de Sub cuentas de Mayor Auxiliares, evitando así errores de aplicación. Una nomenclatura contable, o catálogo de cuentas contables, es una lista que contiene el nombre de todas las cuentas que pueden necesitarse en vista de las actividades a que la empresa se dedique, colocándole a cada cuenta un código numérico que la identifique dentro de los registros o libros contables. Es el Departamento de Contabilidad de la empresa donde debe elaborarse el Catálogo de Cuentas, ya que este departamento es el sitio donde se concentran todas las operaciones económicas realizadas por todos los otros departamentos de la empresa (compras, ventas, producción, etc.) ya que su función principal consiste en registrar en libros de contabilidad (Inventario, Diario, Mayor, Balances y otros) todas las operaciones practicadas. Aclaración.- Es importante aclarar que no todas las nomenclaturas son iguales para todas las empresas, así, la nomenclatura de una empresa comercial difiere a la de una empresa industrial y a la de una empresa agrícola, o a la de un banco, o a la de instituciones gubernamentales. Es por ello que cada empresa debe elaborar su propio catálogo de cuentas contables o nomenclatura contable, de acuerdo a sus necesidades. En Guatemala, existen oficinas contables que llevan la contabilidad de varias empresas que por su tamaño carecen de un Departamento de Contabilidad, en este caso, dichas oficinas contables crean una nomenclatura general pero no universal de cuentas. Estructuración de un Catálogo de Cuentas 37 Hay diversas maneras de estructurar u organizar un catálogo de cuentas, lo más conveniente es ir agrupando las cuentas en el orden en que han de aparecer en los estados financieros, numerándolas con un sistema digital. Esto es conveniente con el fin de poder designarlas ya sea por su nombre, o ya sea por su número o código, lo cual en muchos casos es más práctico. El sistema digital, además, permite agregar o suprimir cuentas y subcuentas según sea necesario. Por ejemplo, en el caso de la contabilidad general, que al fin y al cabo, controla toda la actividad de la empresa, conviene comenzar por dar un número índice (digito) a cada grupo de cuentas, tanto del balance, como del estado de pérdidas y ganancias, de la siguiente forma: ÍNDICE GRUPO DE CUENTA 1 ACTIVO CUENTAS REGULARIZADORAS DEL 2 ACTIVO 3 PASIVO 4 OTRAS CUENTAS ACREEDORAS 5 CAPITAL CONTABLE 6 CUENTAS DE ORDEN PER CONTRA 7 PRODUCTOS 8 GASTOS NOTA ACLARATORIA Recordamos a usted que este índice es tan solo un ejemplo o una guía para el contador, de cómo empezar a elaborar un Catálogo de Cuentas Contable, pero que no existe un catálogo universal que sea aplicable a todo tipo de empresa, ya que el catálogo se debe elaborar de acuerdo a las necesidades de cada entidad.

48 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Las anteriores divisiones indican una clase de cuentas distintas y permanecerán invariables, de manera que todas las cuentas de activo comenzarán con el número 1, las del pasivo comenzarán con el número 3; y así sucesivamente. Continuando con el ejemplo, diremos que se podrán hacer otras sub divisiones, como sigue: 1 dígito Clase de Cuenta 1 ACTIVO 2 dígitos Grupos de Cuenta 11 Activo Corriente 3 dígitos Sub Grupos de Cuenta 111 Efectivo y Equivalentes de Efectivo 6 dígitos Cuentas de Mayor Principal Inversiones a Corto Plazo 8 dígitos Cuentas de Mayor Auxiliares Títulos-Valores Nacionales 10 dígitos Sub cuenta de primer grado Emitidos por Entidades Estatales Ejemplo de Catálogo de Cuentas A continuación encontrará una nomenclatura de cuentas elaborada para ser aplicada a una sociedad accionada, del tipo comercial. IMPORTANTE: Recuerde que la siguiente nomenclatura es tan solo un ejemplo, la que podrá ampliar o modificar a su conveniencia de acuerdo a las necesidades de la empresa cuando usted se encuentre en el trabajo de campo de la contabilidad ACTIVO 11 ACTIVO CORRIENTE 111 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO Caja Moneda Nacional Efectivo en Casa Matriz Efectivo en Sucursales Caja Moneda Extranjera Dólares Euros Otras Monedas Caja Chica Caja Chica en Casa Matriz Caja Chica en Sucursales Bancos del País Moneda Nacional Depósitos Monetarios Depósitos de Ahorro Depósitos a Plazo Fijo (Corto plazo) Otros Depósitos a Corto Plazo Bancos del País Moneda Extranjera Depósitos Monetarios Depósitos de Ahorro Depósitos a Plazo Fijo (Corto plazo) Otros Depósitos a Corto Plazo Bancos del Exterior Depósitos Monetarios Depósitos de Ahorro Depósitos a Plazo Fijo (Corto Plazo)

49 Capítulo 5 Las Cuentas y su Nomenclatura Inversiones a Corto Plazo (Hasta 1 año) Inversiones en Títulos-Valores de Emisores Nacionales Valores Emitidos y Garantizados por Entidades Estatales Valores Emitidos por el Sistema Financiero Privado Valores Emitidos por Empresas No Financieras Privadas Inversiones en Títulos-Valores de Emisores Extranjeros Valores Emitidos por Gobiernos Extranjeros Valores Emitidos por Empresas Privadas Extranjeras 112 CUENTAS POR COBRAR Cuentas por Cobrar Comerciales Clientes Clientes Nacionales Clientes del Extranjero Documentos por Cobrar Boucher de Tarjetas de Crédito Facturas Cambiarias Letras Pagarés Otros Documentos por Cobrar Anticipo a Proveedores Anticipos a Proveedores Nacionales Anticipos a Proveedores del Extranjero Cuentas por Cobrar No Comerciales Deudores Varios Deudores por Venta de Activos Inmovilizados Deudores por Faltantes de Caja Otros Deudores Préstamos y Anticipos a Personal Préstamos a Empleados Préstamos a Directivos y/o Gerentes Préstamos a Accionistas Anticipos Sobre Sueldos Intereses por Cobrar Alquileres por Cobrar Comisiones por Cobrar Otras Cuentas por Cobrar Reclamaciones a Terceros Reclamaciones a Compañías de Seguro Reclamaciones a Transportadoras y Almacenadoras Depósitos Aduanales SAT Otras Cuentas por Cobrar IVA Crédito Fiscal IVA Crédito en Compras Locales IVA Crédito en Importaciones IVA-Retenciones por Compensar Otros Créditos Fiscales ISR por Cobrar (Pagos en Exceso) ISO Crédito Fiscal Otros Créditos Fiscales 113 PAGOS ANTICIPADOS Impuesto Sobre la Renta Pagado Anticipado Seguros Pagados por Anticipado

50 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Alquileres Pagados por Anticipado Intereses Pagados por Anticipado Comisiones Pagadas por Anticipado Publicidad Pagada por Anticipada 114 INVENTARIOS O EXISTENCIAS Inventario de Mercaderías Al Costo A su Valor Neto Realizable Inventario de Materia Prima Al Costo A su Valor Neto Realizable Inventario de Artículos en Proceso Al Costo A su Valor Neto Realizable Inventario de Artículos Terminados Al Costo A su Valor Neto Realizable NOTA: Debido que existen empresas que aparte de dedicarse a la producción de artículos, también compran y venden mercancías producidas por otras empresas, es mejor separar el inventario de los artículos terminados (producidos por la empresa), del inventario de mercaderías (comprados para vender) Mercancías en Tránsito Mercaderías en Aduana Papelería y Útiles Suministros y Repuestos Material de Empaque 12 NO CORRIENTE 121 INVERSIONES A LARGO PLAZO Inversión en Títulos-Valores al Vencimiento Valores Emitidos y Garantizados por Entidades Estatales Valores Emitidos por el Sistema Financiero Privado Valores Emitidos por Empresas No Financieras Privadas Valores Emitidos por Gobiernos Extranjeros Valores Emitidos por Empresas Privadas del Extranjero 122 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO Construcciones en Proceso Preparación del Terreno Construcción en Curso Terrenos Costo Valor por Revaluación Mobiliario y Equipo Mobiliario Costo Valor de Revaluación Equipo Electrónico Costo Valor por Revaluación Equipo de Comunicación

51 Capítulo 5 Las Cuentas y su Nomenclatura Costo Valor por Revaluación Equipo de Seguridad Costo Valor por Revaluación Equipo de Computación Costo Valor por Revaluación Programas y Licencias de Computación Costo Valor por Revaluación Vehículos Costo Valor de Revaluación Maquinaria Costo Valor de Revaluación Herramientas Costo Valor de Revaluación Otros Equipos Inmovilizados Costo Valor por Revaluación 123 ACTIVOS INTANGIBLES Concesiones y Franquicias Costo Valor por Revaluación Licencias Costo Valor por Revaluación Derecho de Llave Costo Valor por Revaluación Marcas y Patentes Marcas Costo Valor por Revaluación Patentes Costo Valor por Revaluación Crédito o Plusvalía Mercantil Otros Activos Intangibles 124 CARGOS POR AMORTIZAR Gastos de Organización Gastos de Instalación y Remodelación ISR Diferido*

52 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 2 CUENTAS REGULARIZADORAS DEL ACTIVO 21 PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES ACUMULADAS 211 PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES Provisión para Cuentas Incobrables 212 DEPRECIACIONES ACUMULADAS Depreciación Acumulada Vehículos Depreciación Acumulada Edificios Depreciación Acumulada Mobiliario y Equipo Depreciación Acumulada Equipo de Cómputo Depreciación Acumulada Programas y Licencias de Computación Depreciación Acumulada Maquinaria Depreciación Acumulada Herramientas Otras Depreciaciones Acumuladas 213 AMORTIZACIONES ACUMULADAS Amortización Acumulada Concesiones y Franquicias Amortización Acumulada Licencias Amortización Acumulada Derecho de Llave Amortización Acumulada Marcas y Patentes Amortización Acumulada Crédito Mercantil Amortización Acumulada Gastos de Organización Amortización Acumulada Gastos de Instalación Otras Amortizaciones Acumuladas 3 PASIVO 31 CORRIENTE 311 CUENTAS POR PAGAR A CORTO PLAZO Cuentas por Pagar Comerciales Proveedores Proveedores Nacionales Proveedores del Extranjero 311,103 Impuesto Sobre la Renta por Pagar ISR por Pagar ISR- Retenciones por Pagar IVA Débito Fiscal IVA Débito de Ventas IVA Débito de Facturas Especiales IVA-Retenciones por Pagar

53 Capítulo 5 Las Cuentas y su Nomenclatura Otros Impuestos y Contribuciones por Pagar ISO por Pagar IUSI por Pagar Impuestos Municipales por Pagar Contribuciones por Pagar Intereses y Multas por Pagar de Impuestos Otros Impuestos y Contribuciones por Pagar Sueldos y Salarios por Pagar Sueldos Ordinarios y Extraordinarios por Pagar Bonificaciones por Pagar Bonificaciones Incentivo por Pagar Otras Bonificaciones por Pagar Cuotas Patronales y Laborales por Pagar Cuota Laboral IGSS por Pagar Cuota Patronal (IGSS, IRTRA, INTECAP) por Pagar) Prestaciones Laborales por Pagar Cuentas por Pagar No Comerciales Acreedores Varios Almacenadoras Compañías de Seguros Otros Acreedores Intereses por Pagar Comisiones por Pagar Alquileres por Pagar Documentos por Pagar a Corto Plazo Facturas Cambiarias Letras Pagarés Otros Documentos por Pagar Préstamos a Corto Plazo Préstamos en Moneda Nacional Bancarios Hipotecarios Bancarios Prendarios Bancarios Fiduciarios Otros Préstamos a Corto Plazo Préstamos en Moneda Extranjera Bancarios Hipotecarios Bancarios Prendarios Bancarios Fiduciarios Otros Préstamos a Corto Plazo Otras Cuentas por Pagar a Corto Plazo Servicios Generales por pagar (Agua, electricidad, comunicaciones) Otros Servicios y Cuentas por Pagar a Corto Plazo 312 COBROS ANTICIPADOS Comisiones Cobradas Anticipadas Intereses Cobrados Anticipados Anticipo de Clientes Anticipo de Clientes Nacionales Anticipo de Clientes del Extranjero Dividendos por Pagar

54 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 32 PASIVO NO CORRIENTE 321 CUENTAS POR PAGAR A LARGO PLAZO Documentos por Pagar a Largo Plazo Letras Pagarés Otros Documentos por Pagar a Largo Plazo Préstamos a Largo Plazo Préstamos en Moneda Nacional Bancarios Hipotecarios Bancarios Prendarios Bancarios Fiduciarios Otros Préstamos a Corto Plazo Préstamos en Moneda Extranjera Bancarios Hipotecarios Bancarios Prendarios Bancarios Fiduciarios Otros Préstamos a Corto Plazo 4 OTRAS CUENTAS ACREEDORAS Intereses Devengados No Percibidos Comisiones Devengadas No Percibidas Reserva para Prestaciones Laborales 5 PATRIMONIO CAPITAL, RESERVAS Y RESULTADOS 511 CAPITAL SOCIAL Capital Autorizado Capital No Pagado (-) Acciones por Suscribir Suscriptores de Acciones Acciones por Suscribir y Suscriptores de Acciones son cuentas de ACTIVO, pero regularizan el capital, por lo que en un Balance General se colocan debajo del capital, restándolo. 512 RESERVAS DE CAPITAL Reserva Legal Acumulada Reserva para Futuros Dividendos Reserva para Eventualidades Otras Reservas de Capital 513 PÉRDIDAS Y/O GANANCIAS DE CAPITAL Revaluación de Inmuebles (+) Revaluación de Bienes Muebles (+) Pérdida por Bajas en el Valor de Mercado en Inversiones (-) Pérdida en Negociación de Activos (-) Ganancia por Altas en el Valor de Mercado en Inversiones (+) Ganancia en Negociación de Activos (+) 514 RESULTADOS ACUMULADOS

55 Capítulo 5 Las Cuentas y su Nomenclatura Utilidades Acumuladas Utilidad del Ejercicio Utilidades Retenidas Ajustes de Ejercicios Anteriores Pérdidas Acumuladas Pérdida del Ejercicio Pérdidas de Ejercicios Anteriores Ajuste de Ejercicios Anteriores Pérdidas y Ganancias Utilidades a Repartir Pérdidas por Repartir 6 CUENTAS DE ORDEN 61 CUENTAS DE ORDEN PER CONTRA 611 CUENTAS DE ORDEN DÉBITO Mercaderías en Comisión P-C Mercaderías en Consignación P-C 612 CUENTAS DE ORDEN CRÉDITO Comitentes por Mercaderías P-C Ventas por Realizar P-C 7 UTILIDADES Y/O PRODUCTOS INGRESOS 711 INGRESOS DE OPERACIÓN Ventas Brutas Ventas Locales Ventas de Bienes Venta de Servicios Ventas en el Exterior Exportaciones Venta de Bienes en el Exterior Venta de Servicios en el Exterior Devoluciones y Rebajas Sobre Ventas (-) Devoluciones Sobre Venta Rebajas Sobre Venta 712 OTROS INGRESOS DE OPERACIÓN Intereses Producto (Ganados o Cobrados) Esta es una cuenta de PÉRDIDA, pero se coloca en este grupo (7), y en el Estado de Pérdidas y Ganancias, restándo la cuenta Ventas Comisiones Cobradas Alquileres Cobrados Regalías Recibidas Ganancias Cambiarias Descuentos por Pronto Pago Sobrantes de Caja

56 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Créditos Recuperados Otros Ingresos de Operación 8 GASTOS 81 GASTOS DE OPERACIÓN 810 COSTO DE PRODUCCIÓN Compras de Materia Prima Compras en el Mercado Local Compras en el Extranjero-Importaciones Devoluciones y Rebajas Sobre Compra de Materia Prima (-) Devoluciones Sobre Compra de Materia Prima Rebajas Sobre Compra de Materia Prima Gastos Sobre Compra de Materia Prima Impuestos Aduanales Fletes Sobre Compra Fletes Marítimos Fletes Aéreos Fletes Terrestres Seguros Contra Riesgo de Transporte Otros Gastos de Compra Comisiones Bancarias Servicios Aduanales Otros Gastos de Compra Esta es una cuenta de GANANCIA, pero se coloca en este grupo (8) y en un Estado de Costos de Producción restándo la cuenta compras de materia prima Mano de Obra Directa Sueldos Ordinarios de Fábrica Sueldos Extraordinarios de Fábrica Mano de Obra Indirecta Sueldos Ordinarios Sueldos Extraordinarios Bonificaciones Incentivo de Fábrica Cuotas Patronales de Fábrica Alquileres de Fábrica Depreciación Mobiliario y Equipo de Fábrica Depreciación Equipo de Cómputo de Fábrica Depreciación Maquinaria Depreciación de Herramientas Combustibles Consumidos Fábrica Material de Empaque Consumido Fábrica Seguros Vencidos de Fábrica IUSI Pagado de Fábrica Prestaciones Laborales de Fábrica Indemnización de Fábrica Bono Legal (Bono 14) de Fábrica Aguinaldos de Fábrica Vacaciones de Fábrica

57 Capítulo 5 Las Cuentas y su Nomenclatura Gastos Diversos de Fábrica Energía Eléctrica Agua Comunicaciones Extracción de Basura Seguridad Otros Costo de Producción 811 COSTO DE VENTA Compras Compras en el Mercado Local Compras en el Extranjero Importaciones Devoluciones y Rebajas Sobre Compra (-) Devoluciones Sobre Compra Rebajas Sobre Compra Gastos Sobre Compra Impuestos Aduanales Fletes Sobre Compra Fletes Marítimos Fletes Aéreos Fletes Terrestres Seguros Contra Riesgo de Transporte Otros Gastos de Compra Comisiones Bancarias Servicios Aduanales Otros Gastos de Compra Esta es una cuenta de GANANCIA, pero se coloca en este grupo (8), y en el Estado de Pérdidas y Ganancias, restándo la cuenta compras Costo de Venta 812 GASTOS DE DISTRIBUCIÓN Sueldos y Salarios de Vendedores Sueldos Ordinarios Sueldos Extraordinarios Comisiones Sobre Ventas Bonificaciones Sobre Ventas Cuotas Patronales de Vendedores IGSS IRTRA INTECAP Prestaciones Laborales de Vendedores Indemnización de Vendedores Bono Legal (Bono 14) de Vendedores Aguinaldos de Vendedores Vacaciones de Vendedores Alquileres Sala de Venta o Locales Comerciales IUSI Sala de Venta Depreciación Vehículos de Reparto Depreciación Edificios Sala de Venta Depreciación Mobiliario y Equipo Sala de Venta Depreciación Equipo de Computación Sala de Venta

58 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Amortización Gastos de Instalación Sala de Venta Gastos de Publicidad Publicidad y Propaganda Material de Empaque Consumido Fletes y Acarreos de Venta Seguros Vencidos de Sala de Ventas Alquileres Vencidos Sala de Venta Cuentas Incobrables Combustibles Consumidos Gastos Diversos Sala de Venta Agua Energía Eléctrica Comunicaciones (telefonía, internet, otros) Otros Gastos de Distribución 813 GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Sueldos y Salarios de Personal Administrativo Sueldos Ordinarios Sueldos Extraordinarios Bonificaciones Incentivo Personal Administrativo Cuotas Patronales de Personal Administrativo IGSS IRTRA INTECAP Prestaciones Laborales de Personal Administrativo Indemnización de Personal Administrativo Bono Legal (Bono 14) de Personal Administrativo Aguinaldos de Personal Administrativo Vacaciones de Personal Administrativo Alquileres de Oficinas y Bodegas IUSI de Oficinas Depreciación Vehículos de Oficina Depreciación Edificios de Oficina Depreciación Mobiliario y Equipo de Oficina Depreciación Equipo de Computación de Oficina Amortización Gastos de Organización Amortización Concesiones y Franquicias Amortización Licencias Amortización Derecho de Llave Amortización Marcas y Patentes Amortización Crédito Mercantil Amortización Gastos de Instalación de Oficina

59 Capítulo 5 Las Cuentas y su Nomenclatura Papelería y Útiles Consumidos Suministros y Repuestos Consumidos Gastos Diversos Agua Energía Eléctrica Comunicaciones (telefonía, internet, otros) Servicios Varios Servicios de Vigilancia y Seguridad Servicios de Limpieza y Extracción de Basura Servicios de Fontanería, Albañilería y Electricidad Servicios de Mensajería y Correos Otros Servicios Gastos de Organización* Seguros Vencidos Alquileres Vencidos de Oficina (*) Se clasifican en ese lugar únicamente si se está llevando una contabilidad conforme a las NIIF para PYMES. Recordándole, nuevamente, de que en esta edición del libro el marco de referencia para la presentación de la información contable utilizado, es el marco legal Otros Gastos de Administración 814 OTROS GASTOS Intereses Gasto Intereses Bancarios Intereses Comerciales Pérdida Cambiaria Bajas y Pérdida de Inventario Faltantes de Caja Donaciones (o Donativos) Impuestos Pagados ISR Rentas de Capital ISO Pagado Otros Impuestos Pagados Multas y Recargos Otros Gastos Uso Obligatorio del Catálogo NOTA AL PROFESOR Procure que la mayoría de alumnos aprenda a clasificar las cuentas y también a cargarlas y abonarlas, ya que de ello depende en gran manera de que todo lo demás se haga correctamente. Si desde la clasificación el alumno empieza mal, el diario, mayor, balance y Estados Financieros estarán mal. En la sección de documentos de apoyo de nuestro sitio WEB, Podrá encontrar algunos ejercicios de clasificación de cuentas, que le ayudarán a repasar sobre tal asunto. 49 Cuando se utiliza un sistema computarizado o electrónico para llevar la contabilidad, el catálogo de cuentas es indispensable o de uso obligatorio, ya que es el único medio con el que cuenta el operador para ponerse en contacto con la contabilidad, pues para poder registrar los movimientos generados, deberá ingresar, el número de cuenta que según el catálogo adoptado le corresponda y automáticamente reconocerá el nombre de la cuenta. Existen en el mercado muchos programas de paga y gratuitos para llevar contabilidad, para mencionar alguno de ellos, están: Aspel, Mónica, UNIONPYME Easy y otros, pero cabe mencionar que en empresas de regular tamaño, contratan a programadores para que les elabore sus propios programas contables.

60 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina MANUAL DE CONTABILIDAD En las empresas que tienen cierto movimiento, con un personal numeroso en el Departamento de Contabilidad y probablemente con sucursales, agencias y oficinas en diversas ciudades, se recomienda crear un catálogo de cuentas tan amplio como las necesidades de la casa lo requiera: y redactar o elaborar, además, un Manual Contable, que no es más que un documento que contiene entre otras cosas el catálogo de cuentas con su respectivo instructivo para el manejo de cada una de las cuentas. Pudiera parecer incorrecto dar instrucciones a un contador acerca de cómo manejar las cuentas de un catálogo, pues se supone que este conocimiento forma parte de su preparación académica y técnica; sin embargo, debe recordarse que en la práctica existen reglas, costumbres y conveniencias particulares para cada compañía que no tienen más justificación que ciertas normas establecidas en vista de su experiencia y necesidad particular. Por ejemplo, en una empresa existirá la cuenta Equipo de Computación, cuyo nombre por sí solo explica la naturaleza del movimiento que debe registrarse en ella; pero es muy probable que según la política interna de la empresa, solamente las compras de Equipo de Computación superior a X cantidad, (digamos Q500.00), debe cargarse a dicha cuenta, para ser depreciada en el futuro; y que toda compra de Equipo de Computación inferior a la cantidad establecida, deberá cargarse a una cuenta de gasto o pérdida, que podría ser Suministros y Repuestos Consumidos, a pesar de que teóricamente y para otras empresas o personas represente un activo no corriente (activo fijo). Igual cosa sucedería si una empresa establece que los desembolsos superiores a los Q por concepto de adiciones o mejoras a una maquinaria existente, aumenten el valor de la maquinaria, pero aquellas adiciones o mejoras que estén por debajo de los Q deban cargarse a una cuenta de gasto o pérdida que podría ser, Reparaciones y Mantenimiento de Maquinaria. 50 Por lo explicado en los párrafos anteriores, se ve que no solo es necesario el catálogo de cuentas, sino también complementarlo con un instructivo para el manejo de las cuentas, instructivo tan amplio y detallado como las circunstancias o necesidades lo ameriten.

61 Capítulo 5 Las Cuentas y su Nomenclatura TAREA No. 6 Fecha que será entregada I SERIE INSTRUCCIONES: Conteste brevemente las siguientes preguntas, utilizando letra pequeña pero legible. 1. Qué es una cuenta, desde el punto de vista de la contabilidad? R./ 2. Cuáles son las partes de las que consta una cuenta? R./ 3. Qué es cargar una cuenta? R./ 4. Qué es abonar una cuenta? R./ A qué se le denomina saldo de una cuenta? R./ 6. Qué clases de cuenta tienen saldo deudor? R./ 7. Qué clases de cuenta tienen saldo acreedor? R./ 8. Qué es una nomenclatura de cuentas contable? R./

62 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina II SERIE INSTRUCCIONES: En el rayado que aparece debajo de cada ejercicio realice las operaciones que se le indican para cada cuenta. Utilice letra y números pequeños pero legibles. EJERCICIO 1 2 de enero. Abra la cuenta CAJA con un saldo inicial de Q5, de enero. Abone la cuenta con Q2, por un depósito que se hizo en el Banco G&T, S.A. 31 de enero. Cargue la cuenta con Q1, por un abono que hizo el cliente Mario Pérez 5 de febrero. Cargue la cuenta con Q2, por un abono que hizo el cliente Julio Monzón 10 de febrero Abone la cuenta con Q2, por un depósito que se hizo en el Banco G&T, S.A. 31 de diciembre. Salde la cuenta 31 de diciembre Cierre la cuenta 1 de enero. Vuelva a abrir la cuenta con el saldo del día 31 de diciembre.. DEBE HABER Fecha Descripción Cantidad Fecha Descripción Cantidad 52 EJERCICIO 2 31 de julio. Abra la cuenta SUELDOS, con un saldo inicial de Q10, de agosto. Cargue la cuenta con Q10, de septiembre. Cargue la cuenta con Q12, de octubre. Cargue la cuenta con Q de noviembre. Cargue la cuenta con Q12, de diciembre. Cargue la cuenta con Q12, de diciembre. Salde la cuenta 31 de diciembre. Cierre la cuenta DEBE HABER Fecha Descripción Cantidad Fecha Descripción Cantidad NOTA: Si necesita una guía para realizar este ejercicio, visite nuestra página web, en la sección de documentos de apoyo.

63 Capítulo 5 Las Cuentas y su Nomenclatura EJERCICIO 3 1 de julio. Abra la cuenta PRÉSTAMOS BANCARIOS, con un saldo de Q36, de julio Abone la cuenta con Q por concepto de intereses 14 de agosto Cargue la cuenta con Q1, por pago que hizo con cheque No de agosto. Abone la cuenta con Q por concepto de intereses 5 de septiembre. Cargue la cuenta con Q1, por pago que se hizo con cheque No de septiembre. Abone la cuenta con Q por concepto de intereses 2 de octubre Cargue la cuenta con Q1, por pago que se hizo con cheque No de octubre. Abone la cuenta con Q por concepto de intereses 30 de noviembre. Abone la cuenta con Q por concepto de intereses 31 de diciembre. Abone la cuenta con Q por concepto de intereses 31 de diciembre. Salde la cuenta 31 de diciembre. Cierre la cuenta 1 de enero. Abra la cuenta con el saldo del día 31 de diciembre. DEBE HABER Fecha Descripción Cantidad Fecha Descripción Cantidad 53 EJERCICIO 4 31 de agosto. Abra la cuenta VENTAS, con un saldo inicial de Q15, de septiembre. Abone la cuenta con Q7, de octubre. Abone la cuenta con Q8, de noviembre. Abone la cuenta con Q11, de diciembre. Abone la cuenta con Q16, de diciembre. Salde la cuenta 31 de diciembre. Cierre la cuenta DEBE HABER Fecha Descripción Cantidad Fecha Descripción Cantidad

64 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 7 Fecha que será entregada I SERIE INSTRUCCIONES: Marque con una equis (X) donde corresponde según la naturaleza de la cuenta, tal como se indica en la línea No. 1. Al terminar imprima la hoja y entréguesela al profesor para su revisión y corrección. 54 No. NOMBRE DE LA CUENTA ACTIVO PASIVO PERDIDA GANANCIA 1 ACREEDORES DIVERSOS X 2 AGUINALDOS PAGADOS 3 ALQUILERES COBRADOS ANTICIPADAMENTE 4 ALQUILERES PAGADOS ANTICIPADAMENTE 5 ALQUILERES VENCIDOS 6 ANTICIPO A LOS PROVEEDORES 7 COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES CONSUMIDOS 8 COMISIONES POR PAGAR 9 COMISIONES SOBRE VENTA 10 CORRESPONSALES (SALDO DEUDOR) 11 CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES 12 CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES 13 CUOTAS PATRONALES PAGADAS 14 CUOTAS PATRONALES Y LABORALES POR PAGAR 15 DERECHO DE LLAVE 16 DEVOLUCIÓN DE MERCADERÍA COMPRADA 17 DONACIONES CONCEDIDAS 18 EDIFICIOS Y CONSTRUCCIÓNES 19 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO 20 ENERGÍA ELÉCTRICA CONSUMIDA 21 EXISTENCIA DE MATERIALES Y SUMINISTROS 22 FALTANTE DE CAJA 23 GASTOS SOBRE COMPRAS 24 IMPUESTO DE SOLIDARIDAD PAGADO 25 IMPUESTOS POR PAGAR 26 INTERESES RECIBIDOS 27 ISR PAGADO ANTICIPADO 28 ISR POR PAGAR 29 IUSI PAGADO 30 IVA CRÉDITO 31 IVA DÉBITO 32 MAQUINARIA 33 MERCADERÍA 34 MOBILIARIO Y EQUIPO 35 MULTAS PAGADAS 36 PAPELERÌA Y ÚTILES CONSUMIDOS 37 PÈRDIDAS EN INVENTARIO 38 PRÉSTAMOS BANCARIOS POR PAGAR 39 PROVEEDORES EN EL EXTRANJERO 40 PUBLICIDAD PAGADA 41 REPARACIONES DE EQUIPO 42 SEGUROS PAGADOS ANTICIPADOS 43 SEGUROS VENCIDOS 44 SEMOVIENTES 45 SERVICIOS VARIOS PAGADOS 46 SOBRANTE DE CAJA 46 SUSCRIPCIONES PAGADAS ANTICIPADAS 47 SUSCRIPTORES DE ACCIONES 48 TERRENOS 49 VEHÍCULOS 50 VIATICOS

65 Capítulo 6 Educación Fiscal 6 EDUCACIÓN FISCAL Tal como lo vimos en el capítulo de este libro, la contabilidad está relacionada con otras ciencias y disciplinas y una de ellas es el derecho, principalmente con la rama de la legislación fiscal. La legislación fiscal es una rama del derecho público que estudia el conjunto de normas, códigos, leyes, reglamentos y acuerdos, que norman la relación jurídica tributaria entre el Estado y los contribuyentes, así como de los procedimientos administrativos de aplicación, gestión y control de los tributos. En este capítulo no daremos una vasta teoría acerca de los impuestos, pues, de ellos se hace un estudio más profundo en otros cursos de la carrera del contador, como es el curso de legislación fiscal; pero siendo que la profesión del contador está ligada con la misma, es necesario hablar, aunque sea someramente (rápidamente), acerca de los tributos, es decir, acerca de la forma de calcularlos y de su registro contable. LOS TRIBUTOS Se denomina tributo a todo pago en dinero, que personas individuales o jurídicas, llamadas contribuyentes, realizan a la Administración Públicas, de manera obligatoria por exigirlo así una ley votada o aprobada por órganos representativos de la soberanía popular. El fin primordial de los tributos es que el Estado obtenga los ingresos necesarios, no solo para el sostenimiento del gasto público o de la Administración Pública, sino también para cumplir con el fin primordial del Estado, que es el bien común o de la población. En efecto, los tributos sirven al Estado, no solo para sufragar los gastos de funcionamiento de la Administración Pública, como lo es el pago de sueldos de empleados públicos, arrendamiento de edificios públicos, etc., sino también para poder realizar obras de inversión pública como lo son la construcción de escuelas, hospitales, carreteras, etc. 55 CLASES DE TRIBUTOS CLASES DE TRIBUTO IMPUESTOS TASAS CONTRIBUCIONES Cantidad de dinero que personas individuales, llamadas contribuyentes, pagan a la Administración Pública de manera coactiva (forzada), por exigirlo así las Leyes emitidas y aprobadas por el Organismo Legislativo (Congreso), para que el Estado pueda cumplir con su obligación sin que éste (el Estado), esté obligado a devolverlo directamente a dichos contribuyentes. Cantidad de dinero que los habitantes pagan al Estado en retribución a determinados servicios que éste presta. Las tasas son los tributos cuyo hecho imponible consiste en la utilización del dominio público, la prestación de un servicio público o la realización por parte de la Administración de una actividad que afecte o beneficie de modo particular al contribuyente. Cuota o cantidad de dinero que diversos contribuyentes pagan a la Administración Pública para un fin específico, pero cuyo beneficio obtenido por el dinero invertido no será únicamente para los contribuyentes, sino para toda una comunidad. El término es similar, cuando no idéntico, al de impuesto.

66 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina SUJETO DEL IMPUESTO Se denominan sujetos del impuesto a las personas que intervienen en el pago y cobro de un impuesto, pudiendo ser: Sujetos Activos, o Sujetos Pasivos. La siguiente gráfica le ayudará a comprender mejor el asunto. SUJETO ACTIVO SUJETO PASIVO El sujeto activo del impuesto es cualquier institución del Estado, facultada por la Ley para cobrar y administrar el impuesto. SUJETOS DEL IMPUESTO El sujeto pasivo del impuesto es toda persona natural o jurídica que según la Ley resulta obligada al pago o cumplimiento o como sustituto o responsable del mismo ELEMENTOS DEL IMPUESTO 56 La siguiente gráfica explica los elementos de un impuesto: - = x = - + = Hecho Generador Base Imponible Deducciones Legales Base Liquidable Tipo Impositivo Cuota Tributaria Deducción de la Cuota Recargos Obligación Tributaria Situación o circunstancia que origina la obligación legal de contribuir y sobre la que se aplica el tributo. Valoración cuantitativa del hecho generador. Monto sobre el cual se calcula el importe de un impuesto. Cantidades de dinero que la Ley de cada impuesto autoriza sean rebajadas de la base imponible. Resultado de restarle a la base imponible, las deducciones establecidas por la Ley de cada impuesto. Es un porcentaje que se aplica a la base imponible o en su caso a la base liquidable y que determina la cuota tributaria. Resultado de multiplicar el tipo impositivo a la cantidad resultante de la base imponible. Cantidades de dinero que la Ley de cada impuesto en casos especiales autoriza sean rebajadas de la cuota tributaria. Cantidades de dinero que la Ley de cada impuesto recarga o aumenta a la cuota tributaria. Ej. Multas, intereses, etc. Cantidad de dinero que el contribuyente debe pagar a determinada entidad pública por concepto de impuesto.

67 Capítulo 6 Educación Fiscal TIPOS DE IMPUESTO De los impuestos anótese dos clases: Impuestos Directos e Impuestos Indirectos. Impuesto Directo.- Es aquel que se carga directamente al contribuyente por la tenencia de un patrimonio o por las rentas que éste obtenga. Ej. Impuesto Sobre la Renta; Impuesto Sobre el Patrimonio; Impuesto de Solidaridad, Impuesto Único Sobre Inmuebles. Impuesto Indirecto.- Es aquel tributo que pagan las personas naturales y jurídicas (contribuyentes) al Estado, en concepto de gravámenes sobre la producción, compra, importación, venta, exportación de bienes o servicios y que trasladan a los costos de producción o comercialización. Ej. Impuesto al Valor Agregado; Impuesto Sobre el Consumo de Cerveza, Cigarrillos y Otros. El Manual de Clasificaciones Presupuestarias, emitida por la Dirección Técnica del Presupuesto, del Ministerio de Finanzas Públicas, hace la siguiente clasificación de los impuestos directos e indirectos. Impuestos Directos Impuestos Indirectos Impuesto Sobre la Renta ISR De Empresas De las Personas Naturales Impuesto Sobre Ganancias de Capital Sobre Ganancias de Capital Impuesto de Solidaridad ISO ISO Sobre el Patrimonio ISO Sobre los Ingresos Brutos Impuesto Único Sobre Inmuebles IUSI IUSI Municipalidades Para mayor pormenores de las Leyes e Impuestos vigentes en Guatemala visite el portal de la SAT. Le invitamos a que visite nuestra sección de, DOCUMENTOS DE APOYO, sub sección TEMAS DE INTERÉS, en el sitio. En donde encontrará más teoría acerca de los principales impuestos y su contabilización Impuestos a la Importaciones Arancel Sobre las Importaciones Impuesto Sobre Productos Industriales Primarios Sobre Bebidas Sobre Cigarrillos y Tabacos Sobre Derivados del Petróleo Regalías Hidrocarburos Compartibles Sobre Productos Primarios Sobre Distribución de Cemento Impuesto al Valor Agregado IVA de Bienes y Servicios IVA de Importaciones Impuestos Internos Sobre Servicios Sobre Transporte y Comunicaciones Sobre Actos Jurídicos y Transacciones Por Demanda de Potencia y/o Energía Eléctrica Impuestos Financieros Sobre Operaciones en el Mercado Financiero Impuesto Sobre Circulación de Vehículos Sobre Circulación de Vehículos Terrestres Sobre Circulación de Vehículos Marítimos Sobre Circulación de Vehículos Aéreos Impuesto Fiscal por Salida del País Por Viajes al Extranjero Arbitrios Municipales Sobre Establecimientos Comerciales Sobre Establecimientos de Servicios Sobre Establecimientos Industriales Sobre Diversiones y Espectáculos Sobre Productos Primarios Minerales y Vegetales Sobre Productos Primarios Agrícolas Sobre Productos Primarios Pecuarios Sobre Productos Industriales 57

68 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Los Impuestos directos e indirectos a su vez pueden ser: Impuesto Progresivo Impuesto Regresivo BASE IMPONIBLE TIPO IMPOSITIVO Impuestos Progresivos.- Son los impuestos en los que el tipo impositivo va aumentando en la medida en que la base imponible va aumentando de valor. Impuestos Regresivos.- Son los impuestos en los que el tipo impositivo va disminuyendo en la medida en que la base imponible va aumentando de valor. Impuesto Proporcional Impuestos Proporcionales.- Son aquellos impuestos en los que el tipo impositivo que se aplica es igual no importando si la base imponible aumenta o disminuye. PRINCIPALES IMPUESTOS QUE AFECTAN A LAS EMPRESAS MERCANTILES 58 Siendo que este es un curso de Contabilidad y no de Legislación Fiscal, es que en este apartado hablaremos de los principales impuestos a los que están afectos las empresas mercantiles en el desarrollo de sus actividades; pero siendo que todo contador debe estar actualizado en materia fiscal, es que recomendamos al profesor y estudiante visiten el portal de la Superintendencia de Administración Tributaria-SAT ( pues allí tendrán de primera mano la información necesaria de los cambios a las leyes fiscales y/o de su actualización. En el nivel educativo que usted se encuentra, ya debe saber que todas las empresas mercantiles (individuales o sociales) para poder ejercer sus actividades comerciales en el territorio guatemalteco, deben estar inscritas en el Registro Mercantil y contar con un número de identificación tributaria-nit, este último proveído por el Registro Tributario Unido-RTU, del Ministerio de Finanzas Públicas y el cual es indispensable para poder declarar y pagar sus impuestos ante la SAT, por lo que no nos detentemos a explicar a fondo temas que tuvo que haber visto en cursos anteriores. Pero si no tiene esos conocimientos, no se preocupe, usted tiene una poderosa herramienta de información llamada INTERNET, en donde seguramente encontrará mucha información respecto a los requisitos de inscripción, de empresas mercantiles individuales y sociales, tanto en el Registro Mercantil, como en la SAT, en el IGSS y en el IRTRA. Los sitios que puede consultar son: donde puede descargar información y leyes relacionadas con el trabajo y el salario; que contiene información y leyes sobre los requisitos de inscripción de establecimiento de negocios. Lo anterior lo hacemos así, porque debido a que la legislación influye en gran medida en la operatoria contable, y siendo que las leyes de nuestro país constantemente cambian o se derogan, como casa editora y contribuidores en la formación de profesionales del área contable, se nos vuelve un tanto dificultoso estar cambiando a cada momento el contenido de este libro cuando se modifican las leyes. Ya en la página anterior de este libro vimos un cuadro sinóptico de los impuestos directos e indirectos que afectan a distintos contribuyentes en el territorio guatemalteco, pero de todos ellos nos detendremos a estudia algunos de los más importantes y recurrentes en la actividad comercial. (Vea cuadro en la página siguiente)

69 Capítulo 6 Educación Fiscal PRINCIPALES IMPUESTOS DIRECTOS VIGENTES IMPUESTO HECHO QUE GENERA EL IMPUESTO BASE PARA EL CÁLCULO (Base Imponible) TIPO IMPOSITIVO (Tarifa del Impuesto) Impuesto Sobre la Renta ISR Libro I Decreto Este impuesto es generado por los ingresos o rentas que obtengan las personas individuales o jurídica, nacionales o extranjeras, domiciliadas o no en el país, así como cualquier ente, patrimonio o bien que especifique la Ley, provenientes de la inversión de capital, del trabajo o de la combinación de ambos. Régimen Optativo de Pagos Trimestrales.- Renta Bruta (-) Costos y Gastos Deducibles (+) Rentas Exentas. (Ver abajo nota 2) Régimen de Retención Definitiva.- Las rentas brutas mensuales (-) las rentas exentas mensuales. Empleados.- Renta neta (-) Deducciones de Ley, conforme al artículo 72 del Decreto Régimen Declaración Trimestral (Año 2014) 28 % (Año 2015) será del 25% de la renta imponible. Régimen de Retención Definitiva. 5% en rentas imponibles de hasta Q30,000.00; y en rentas imponibles mayores a Q30, será un importe fijo de Q1, más 7% sobre el excedente de Q30, Empleados.- Ver tabla de porcentajes e importes fijos en el artículo 73 del Decreto Ley de Actualización Tributaria. Impuesto de Solidaridad ISO Decreto No Este ingreso es generado por la tenencia de patrimonio propio por parte de los contribuyentes que establece la Ley; o por el contrario constituye hecho generador del ISO los ingresos que obtengan los contribuyentes dentro del territorio nacional. La que se mayor entre: a) La cuarta parte del monto del activo neto; o b) La cuarta parte de los ingresos brutos. En ambos casos la tarifa es del 1% Impuesto Único Sobre Inmuebles IUSI Decreto No El impuesto se genera por la tenencia de bienes inmuebles, sean estos terrenos o construcciones, estructuras e instalaciones adheridas a los terrenos. El valor registrado en el Registro de la Propiedad de los distintos inmuebles que pertenezcan a un mismo contribuyente o sujeto pasivo del impuesto. 1. Hasta Q2, Exento 2. De Q2, a Q20, el 2 por millar 3. De Q20, a Q70, El 6 por millar 4. De Q70, en adelante 9 por millar 59 Notas Importantes 1. La renta bruta es la cantidad de dinero que ingresa a la empresa, restándole el IVA, por ejemplo: Si la empresa vendió y facturó Q44, en un mes con el IVA incluido, la renta bruta sería Q40,000.00, que es la cantidad sin el Impuesto al Valor Agregado-IVA. 2. En el Régimen de Declaraciones Trimestrales del ISR existen dos formas de declarar y pagar el impuesto: una forma es la de Cierres Parciales Trimestrales, que sobre una renta imponible se aplica la tarifa* de ISR; la otra forma es que al finalizar cada trimestre, a las rentas brutas, se le restan las rentas exentas, el resultado se multiplica por 8% y el resultado se multiplica por el 25% * y al finalizar un ejercicio fiscal, se debe realizar una declaración anual, restándole las cantidades que se pagaron en los trimestres del año, ejemplo: Enero-Marzo Renta Bruta Q42, (-) Renta Exenta Q2, = Q40, X 8% = Q3, X 25% = Q Abril-Junio Renta Bruta Q48, (-) Renta Exenta Q3, = Q45, X 8% = Q3, X 25% = Q Julio-Septiembre Renta B. Q31, (-) Renta Exenta Q 1, = Q30, X 8% = Q2, X 25% = Q Total ISR pagado en los trimestres Q 2, Al finalizar el año se hace una declaración anual, calculando el ISR sobre una Renta Imponible así: Renta Bruta Anual Q165, (-) Costos y Gastos Deducibles Anuales Q90, (+) Costos No Deducibles Anuales Q1, (-) Rentas Exentas y no Afectas Anuales Q6, = Renta Imponible Anual Q70, X 25% = Q17,500.00(-) Total de ISR pagado en 3 trimestres Q2, = ISR a pagar a finalizar el año Q15, (*) Para el año 2013 el tipo impositivo era del 31%; para el año 2014 será del 28%; y para el año 2015 será del 25%.

70 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina PRINCIPALES IMPUESTOS INDIRECTOS VIGENTES IMPUESTO HECHO QUE GENERA EL IMPUESTO BASE PARA EL CÁLCULO (Base Imponible) TIPO IMPOSITIVO (Tarifa del Impuesto) Impuesto al Valor Agregado IVA Decreto No Este impuesto se genera por la venta, permuta, arrendamiento y donación, tanto de bienes muebles, como inmuebles; por la prestación de servicios (en el territorio nacional); por las importaciones de bienes; por la destrucción, pérdida, retiro, faltante de mercadería del inventario En las Ventas.- El precio del bien o servicio (-) Descuentos (+) Recargos y Ajustes. En las Importaciones.- El Valor CIF (Costo de la mercadería + seguro + flete) (+) los derechos arancelarios a la importación DAI. En los Arrendamientos.-El valor de la renta (+) otros recargos si los hay. Para las ventas, las importaciones, los arrendamientos y las bajas de inventario La tarifa es del 12% Para el régimen de Pequeños Contribuyentes La tarifa es del 5% de la facturación total mensual. 60 Impuesto a la Distribución de Petróleo y sus Derivados Decreto No Se genera en el momento del despacho del petróleo crudo y combustibles derivados, que han sido previamente nacionalizados o de producción nacional, de los depósitos o lugares de almacenamiento de los importadores, almacenadores, distribuidores, refinerías o plantas de transformación, para su distribución en el territorio nacional por cualquier medio de transportación o conducción, así como para su uso, disposición, o consumo propio. Cada galón americano de litros despachado Tasa del impuesto X galón Gasolina Súper Q4.70 Gasolina Regular Q4.60 Gasolina P/Aviones Q4.70 Diesel y Gas Oil Q1.30 Kerosina (DPK) Q0.50 Kerosina Avjet Q0.50 Nafta Q0.50 Gas Propano Q0.50 Impuesto Sobre Circulación de Vehículos Decreto No Se genera por la tenencia de vehículos terrestres, marítimos o aéreos por parte de los contribuyentes y que se desplacen en el territorio, las aguas y el espacio aéreo comprendido dentro de la soberanía del Estado. El valor del vehículo según la lista oficial vigente emitida por la Superintendencia de Administración Tributaria-SAT Vehículos livianos terrestres Años de uso Tasa De 1 año 2.0% De 1 a 2 1.8% De 2 a 3 1.6% De 3 a 4 1.4% De 4 a 5 1.2% De 5 a 6 1.0% De 6 a 7 0.8% De 7 a 8 0.6% De 8 a 9 0.4% De 9 a más 0.2% NOTA: Las bases imponibles y tasas impositivas que se describen en los dos cuadros anteriores, fueron extraídas de las modificaciones que se hicieron en el año 2012, en los decretos Disposiciones para el Fortalecimiento del Sistema Tributario y Combate a la Defraudación; y Ley de Actualización Tributaria. Si durante el año 2015, se hicieron modificaciones a las leyes tributarias, estas no aparecerán en este libro de texto. La Superintendencia de Administración Tributaria-SAT, ha dispuesto para el público los sitios y en donde encontrará información y leyes actualizadas, por lo que todo buen profesional del área contable debe visitar y explorar la información de dichos sitios constantemente, para mantenerse actualizado en los aspectos de la tributación.

71 Capítulo 6 Educación Fiscal DECLARACIÓN Y PAGO DE LOS IMPUESTOS Para que los contribuyentes puedan declarar y pagar los impuestos, la SAT ha implementado varias opciones a través de la WEB, entre ellas tenemos: BancaSAT, Declaraguate y Asiste Light. De éstas hablaremos brevemente de las dos primeras. Sistema BancaSAT Definición. Es un sistema de declaración y pago de impuestos que opera en Internet a través de los bancos autorizados por la SAT. BancaSAT funciona las 24 horas del día los 365 días del año, reduce costos y ofrece mayor confidencialidad en los trámites. Además, el banco y la SAT confirman al contribuyente a través de una notificación por la presentación y pago de su declaración. Por medio de BancaSAT puede pagar tributos internos y de comercio exterior (póliza electrónica). Asimismo, los contribuyentes pueden autorizar por Internet, con el Formulario SAT-81 a su contador o contadores para que declaren en su nombre por BancaSAT. Beneficios de BancaSAT 1. Por medio de BancaSAT, en Internet, se pueden presentar las declaraciones y pagar los impuestos directamente desde la oficina o donde se encuentre el contribuyente. 2. Se cuenta con amplios y mejores horarios de atención, de acuerdo con los servicios de banca en línea. 3. Reducción de costos, menos tiempo, dinero y recurso humano para presentar y pagar. Importancia de BancaSAT para el Contador. Conocer y manejar el Sistema BancaSAT es importante para todo profesional del área contable, pues debido a los beneficios que este sistema representa, cada día son más los contribuyentes que prefieren hacer sus declaraciones y pagos de impuesto a través de este sistema, abandonando el antiguo sistema de llenado de formularios con máquina de escribir y a mano, evitando así las largas colas para pagar, los horarios limitados y trámites engorrosos o complicados para la declaración y pago de los impuestos. 61 En este espacio nos limitaremos a decir lo más importante que un contador debe saber acerca del funcionamiento del sistema BancaSAT, pues, de paso hemos de felicitar al personal de la SAT por el portal de información que han dispuesto en la WEB, en donde cualquier persona con conexión a Internet puede acceder a la valiosa información acerca de cualquier trámite relacionado con la declaración y pago de impuestos o de cualquier servicio que la SAT le preste a los contribuyentes. Requisitos para Obtener BancaSAT.- El contribuyente que desee obtener el servicio de BancaSAT, deberá realizar los siguientes pasos. 1. Deberá contratar el servicio de Internet con una compañía que lo proporcione. 2. Deberá abrir una cuenta bancaria de depósitos monetarios (de cheques) en un banco del sistema y que dicho banco esté autorizado por la SAT para declarar y pagar impuestos por cuenta del contribuyente. 3. Solicitar al banco que le proporcione el servicio de Banca en Línea (VIANET); el banco por su parte le proporcionará un código de usuario y una clave secreta de acceso para ingresar a su Banca en Línea. 4. Una vez se cuente con el servicio de acceso de la banca en línea (por Internet), deberá suscribir un contrato de adhesión al sistema de BancaSAT, para ello deberá realizar los siguientes pasos:

72 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 4.1 Verificar, en la página de BancaSAT ( bancasat/17-bancos.html) el listado de los bancos autorizados para recibir declaraciones y seleccionar el banco que utiliza el contribuyente. 4.2 Será llevado al sitio o página WEB del banco donde deberá seguir las instrucciones para llenar el contrato de adhesión, e imprimir 3 copias del mismo una vez lleno. 4.3 Acudir a una agencia del banco con los siguientes documentos: a) 3 copias firmadas del contrato de adhesión (1 copia para el banco, una para la SAT; y una copia se queda con el contribuyente como comprobante de haber entregado la solicitud del servicio). b) Documento de identificación personal-dpi, cédula de vecindad o pasaporte en original y fotocopias; y cuando corresponda, fotocopia de la representación legal. 5. El banco por su parte le entregará un código de usuario y una clave secreta para usar el servicio de BancaSAT con instrucciones de cómo acceder al sitio. Nota Aclaratoria. El número de usuario y la clave secreta e BancaSAT, es distinta a la que proporciona el Banco para tener acceso a la Banca en Línea (Vianet) 62 Con los anteriores cinco pasos el contribuyente está listo para descargar los formularios electrónicos para declarar y pagar sus impuestos por BancaSAT vía Internet. Funcionamiento de BancaSAT.- La siguiente gráfica proporcionada por la Superintendencia de Administración Tributaria le dará una idea de cómo funciona BancaSAT. CONTRIBUYENTE BANCOS El contribuyente se conecta a BancaSAT por medio de la página WEB del Banco, desde donde genera la declaración y autoriza la transferencia electrónica para pagar el impuesto. COMPUTADOR DEL CONTRIBUYENTE El sistema del Banco acepta la declaración y paga el impuesto a la SAT, mediante transferencia de fondos desde la cuenta del contribuyente, hacia una cuenta que la SAT tiene en dicho banco. Luego el Banco envía la información a la SAT en forma segura. La base de datos de la SAT recibe la información y valida la declaración electrónica, generando al mismo tiempo el envío de un para el contribuyente notificándole haber recibido la declaración y al pago del impuesto. DECLARACIÓN DECLARACIÓN INTERNET BANCARED DECLARACIÓN INTERNET

73 Capítulo 6 Educación Fiscal Sistema Declaraguate Definición.- Declaraguate es el nombre de un sistema implementado por la Superintendencia de Administración Tributaria-SAT, por medio del cual los contribuyentes pueden llenar vía Internet diferentes formularios electrónicos para la declaración y el pago de impuestos. Funciona en la dirección en Internet A diferencia del Sistema BancaSAT, del que hablamos en párrafos anteriores, para utilizar el sistema Declaraguate el contribuyente no necesita un código, contraseña, clave de acceso, ni contrato de adhesión, solo basta con ingresar al sitio, seleccionar y llenar el formulario electrónico que desee. Funcionamiento de Declaraguate,- A continuación se explica paso a paso la forma en que se hace una declaración y pago de un impuesto a través del Sistema Declaraguate. 1. Se ingresa al sitio ( 2. Se selecciona el formulario que se desea llenar (IVA, ISR, ISO, Vehículos, Otros); 3. Se escribe la palabra clave tal y como aparece en la pantalla y luego se hace clic en llenar SAT-XX (el número del formulario que sea); 4. Al terminar de llenar el formulario lo puede guardar, imprimir, enviarlo a su correo electrónico personal, o validarlo. Se sugiere seleccionar la opción de Enviar Datos por , y si no tiene correo electrónico se sugiere seleccionar la opción Guardar y copiar en un cuaderno de apuntes, el número de acceso y el número de formulario que aparecen en la parte superior del formulario o de la pantalla Luego hacer clic sobre VALIDAR, al hacer esto, aparecerá en la parte inferior de la pantalla un rectángulo que dice CONGELAR, pero antes de hacer clic sobre CONGELAR, revise los datos del formulario, pues una vez congelado el formulario ya no se podrá modificar. 6. Luego de Congelado el formulario, el sistema generará una boleta SAT-2000, con la cual el contribuyente podrá hacer una presentación electrónica, o imprimirla para pagar el valor del impuesto que se indica en el formulario en una de las ventanillas de los bancos autorizados por la SAT para recibir declaraciones y aceptar pago de impuestos. El plazo para presentar una boleta SAT-2000 depende del formulario original (IVA, ISR, etc.). La mayoría de boletas SAT-2000 puede presentarse solo durante 20 días hábiles posteriores al momento en que el formulario fue congelado. En otros casos el plazo es menor, como por ejemplo la boleta correspondiente al formulario SAT Póliza Aduanera, cuyo plazo es de solo 2 días hábiles. Vencido el respectivo plazo máximo, las boletas SAT-2000 son rechazadas por los bancos, independientemente de la fecha del vencimiento del impuesto. NOTA: A la fecha de estos apuntes, no todos los formularios para declarar y pagar impuestos se encuentran en el sitio ya que todavía hay algunos formularios que se llenan manualmente. (Para mayor información del Sistema Declaraguate, ingrese a la sección de preguntas frecuentes del portal de Declaraguate que se encuentra en Internet).

74 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 8 Fecha que será entregada I SERIE INSTRUCCIONES: Conteste brevemente a cada una de las siguientes preguntas. 1. Cómo se le denomina a todo pago en dinero, que personas individuales o jurídicas, llamadas contribuyentes, realizan a la Administración Pública, de manera obligatoria por exigirlo así una ley votada o aprobada por órganos representativos de la soberanía popular? R// 2. Qué nombre reciben las personas que son obligadas a pagar un impuesto? R// 3. Qué clase de sujeto del impuesto es cualquier institución del Estado, facultada por la ley para administrar y cobrar cualquiera de los impuestos? R// 4. Cómo se le llama al elemento del impuesto considerado como el monto sobre el cual se calcula el importe de un impuesto? R// 5. Como se denomina a la cantidad de dinero con la que finalmente queda obligado el contribuyente a pagar a determinada entidad pública por concepto de impuesto? R// Qué nombre recibe el elemento del impuesto que consiste en un porcentaje que se aplica a la base liquidable o en su caso a la base imponible y que determina la cuota tributaria? R// 7. Cómo se le denominan a los impuestos en los que el tipo impositivo va aumentando en la medida en que la base imponible va aumentando de valor? R// 8. Qué nombre recibe el sistema dispuesto por SAT, que opera en Internet a través de los bancos del sistema, creado con la finalidad de que los contribuyentes puedan declarar y pagar sus impuestos, directo desde su oficina o el lugar donde se encuentre por medio de declaraciones y transferencias electrónicas? R// 9. Qué nombre recibe el elemento del impuesto que se considera como la situación o circunstancia que origina la obligación legal de contribuir y sobre la que se aplica el tributo? R// 10. Qué nombre reciben los impuestos en los que el tipo impositivo que se aplica es igual no importando si la base imponible aumenta o disminuye? R//

75 Capítulo 6 Educación Fiscal TAREA No. 9 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: A continuación se le pide que conteste una serie de preguntas, cuyas respuestas se encuentran en el Decreto Ley , Ley de Actualización Tributaria. Se le pide además de su respuesta que coloque el número de artículo de la mencionada Ley los cuales respaldan su respuesta. 1) Cuáles son las categorías según su procedencia que reconoce el Decreto ? 2) Mencione el nombre de los dos regímenes en los que se puede inscribir un contribuyente para las rentas de actividades lucrativas. 65 3) Cómo determina la Ley de Actualización Tributaria, la renta imponible, en el régimen sobre utilidades de actividades lucrativas? 4) Cuáles son las dos formas en que un contribuyente inscrito en el régimen sobre las utilidades de actividades lucrativas, puede declarar el Impuesto Sobre la Renta Trimestral?

76 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 10 Fecha que será entregada I SERIE INSTRUCCIONES: Auxiliándose de la Ley de Actualización Tributaria (Decreto ) y su reglamento (Acuerdo ), del Decreto realice en su cuaderno de trabajo o en hojas aparte lo que se le solicita en cada uno de los numerales siguientes: (Si no tiene las leyes impresas, las puede descargar desde el portal de la SAT Calcular el Impuesto Sobre la Renta que tiene que ser retenido a un contribuyente que nos extendió una factura por Q31, con el IVA incluido y que está inscrito en el régimen Opcional Simplificado Sobre Ingresos de Actividades Lucrativas. (Consulte Artículos 43, 44 y 45 del Decreto , los artículos 37B y 44 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta y el artículo 4 del Decreto ) 2. Con los siguientes datos calcule el Impuesto Sobre la Renta que la sociedad Turcios & Cía. Ltda., debe pagar en cada uno de los trimestres, sabiendo que la misma está inscrita en el régimen de pagos trimestrales sobre la base de renta imponible estimada (Consulte numeral 2 del artículo 38 del Decreto ) TRIMESTRE RENTA BRUTA RENTA EXENTA ISR TRIMESTRAL Enero-Marzo Q 65, Q 5, Abril-Junio Q 55, Q 2, Julio-Septiembre Q 61, Q 1, Calcular el ISR que debe pagar una empresa en el trimestre de enero a marzo del presente año, sabiendo que el contribuyente está inscrito en el régimen de pagos trimestrales con cierres parciales (numeral 1 del artículo 38, y artículo 19 del Decreto ), sabiendo que el valor de sus facturas de venta es de Q75, con el IVA incluido, dentro de las cuales hay rentas exentas de Q5, sin IVA. Además los Gastos y Costos deducibles del Impuesto para ese trimestre ascienden a la cantidad de Q35,000.00, y los costos y gastos para la generación de rentas exentas es de Q3, Calcular el ISR de un empleado que durante el presente año obtuvo una renta de Q70, en los cuales están incluidos Q5, de aguinaldo y Q5, de bono 14. Además se sabe que tiene derecho a las siguientes deducciones: IGSS Q2,900.00; Seguros Q1,000.00; Deducción única de gastos personales Q48,000.00; Donaciones a una Iglesia Q7,000.00, y también tiene Q de crédito fiscal IVA de acuerdo a la planilla presentada por el trabajador. (Consulte artículos 68, 70, 71, 72 y 73 del Decreto ). 5. El señor Rudy Santizo, quien es abogado registrado ante la SAT (inciso f del artículo 4 del Decreto ) en el régimen de pagos trimestrales con cierres parciales, lo busca a usted para que determine el ISR a Pagar al finalizar el año fiscal y para ello le da estos datos: Obtuvo durante un ejercicio fiscal una renta anual de Q235, Los gastos de su bufete en ese mismo período suman Q75, de los cuales hay Q2, que son costos no deducibles. Además dentro de sus rentas existen Q5, de rentas exentas, El señor Santizo quiere saber si para determinar su renta imponible, puede rebajar los siguientes costos: a) Facturas por gastos médicos personales con valor de Q7, (Valor sin IVA); b) Facturas por seguros de vida no dotal con valor de Q5,000.00; c) Facturas por gastos personales que generaron un IVA Crédito de Q5,142.00; d) Recibos por haber pagado el ISR trimestral con valor total de Q19,875.00; e) Un recibo de una iglesia cristiana por concepto de donaciones con valor de Q23,500.00; y quiere saber si tiene derecho a rebajar Q48, de gastos personales siendo que no es un trabajador dependiente.

77 Capítulo 6 Educación Fiscal TAREA No. 11 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES GENERALES: Auxiliándose de la Ley del IVA Decreto y de su Reglamento (Acuerdo ), del Decreto y de la Ley de Actualización Tributaria (Decreto ), realice en su cuaderno de trabajo u hojas aparte lo que se le solicita en cada uno de los numerales siguientes: Este trabajo debe ser presentado por cada alumno (individualmente) en hojas de papel bond de 80 gramos, con su respectiva carátula, que identifique claramente su nombre, grado, No. de Clave y Sección, si las tuviere. I SERIE INSTRUCCIONES: A continuación se le presentan una serie de definiciones, de las cuales usted deberá escribir en el espacio en blanco que se encuentra debajo, el concepto que le corresponde, tal como se muestra en el ejemplo cero (0). 0. Es todo acto o contrato que sirva para transferir a título oneroso el dominio total o parcial de bienes muebles o inmuebles situados en el territorio nacional, o derechos reales sobre ellos, independientemente de la designación que le den las partes y del lugar en que se celebre el acto o contrato respectivo. R// VENTA 1. Es la acción o prestación que una persona hace a otra y por la cual percibe un honorario, interés, prima, comisión o cualquier otra forma de remuneración, siempre que no sea en relación de dependencia. R// 2. Es la entrada o internación, cumplidos los trámites legales, de bienes muebles extranjeros destinados al uso o consumo definitivo en el país, provenientes de terceros países o de los países miembros del Mercado Común Centroamericano. R// Es La venta, cumplidos todos los trámites legales, de bienes muebles nacionales o nacionalizados para su uso o consumo en el exterior. R// 4. Es la prestación de servicios en el país, cumplidos todos los trámites legales, a usuarios que no tienen domicilio ni residencia en el mismo y que estén destinados exclusivamente a ser utilizados en el exterior, siempre y cuando las divisas hayan sido negociadas conforme a la legislación cambiaría vigente. R// 5. Es aquella que se produce en el instante en que se efectúa el pago de los derechos de importación que habilita el ingreso al país de los bienes respectivos. R// 6. Es toda persona individual o jurídica, incluyendo el Estado y sus entidades descentralizadas o autónomas, las copropiedades, sociedades irregulares, sociedades de hecho y demás entes aún cuando no tengan personalidad jurídica, que realicen en el territorio nacional, en forma habitual o periódica, actos gravados de conformidad con esta ley. R//

78 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina II SERIE INSTRUCCIONES: Realice lo que se le solicita en cada uno de los numerales, analizando bien antes de contestar. 1. Calcular el IVA de una factura con valor de Q1,256.90, la cual tiene el IVA incluido. 2. Complete la partida colocando las cantidades correctas con la información siguiente: Según factura No. 234 con fecha de hoy, se compró una máquina de sumar a Almacén Japón, cuyo valor de factura es de Q con el IVA incluido, el total se pagó con cheque No. 101 del Banco Industrial. PDA. 1 Día DEBE HABER Explicación MOBILIARIO Y EQUIPO IVA CRÉDITO A BANCO INDUSTRIAL Q Según factura No. 234 de Almacén Japón, se Compró una sumadora con valor de Q con El IVA incluido, se giró cheque No. 101 del BI Q Q Q Q Jornalizar por medio de una partida de diario, la venta al contado de mercaderías con un valor de factura de Q con el IVA incluido. PDA. 1 Día DEBE HABER Explicación CAJA A VENTAS Q IVA DÉBITO Según factura No. 322 se vendió mercaderías Con valor de Q con el IVA incluido Cobrando el total en efectivo Q Q Q Q 4. Calcular el IVA de un lote de mercadería importada desde la República de Panamá, con un valor de US$2, al tipo de cambio (Q8.20 X US$1.00), sabiendo que se pagó un flete aéreo de Q1,240.00, y un seguro de Q200.00; Además se pagó Q3, de Derechos Arancelarios a la Importación. 5. Qué cantidad de IVA debe pagar ante la SAT, un contribuyente que durante el presente mes facturó Q 21, (cantidad sin IVA) por la venta de mercadería y Q3, (sin IVA) por servicios prestados; Mientras que las compras ascienden a la suma de Q10, (sin IVA) por productos comprados, y Q (sin IVA) por servicios adquiridos?

79 Capítulo 6 Educación Fiscal TAREA No. 12 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: Después de haber leído el material de apoyo que habla acerca del Impuesto de Solidaridad y del Impuesto Único Sobre Inmuebles (lo puede descargar desde realice lo que se le solicita en cada uno de los numerales siguientes: 1. Calcular el ISO de un contribuyente que al cierre contable del ejercicio anterior obtuvo rentas brutas de Q560, Calcular el ISO del primer trimestre de un contribuyente que al inicio del presente ejercicio contaba con un activo neto de Q63, Calcular el IUSI anual que se paga por inmueble cuya base imponible es de Q1,435,

80 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 4. Calcular el IUSI que se debe pagar en un trimestre por un terreno cuya base imponible es de Q40, Qué cantidad de IUSI se habrá pagado en tres trimestres por un inmueble cuya base imponible es de Q70,

81 Capítulo 6 Educación Fiscal II SERIE INSTRUCCIONES: Con los estados financieros que se presentan abajo, se le pide que calcule, 1) ingresos brutos; 2) porcentaje de margen bruto, y 3) el Impuesto de Solidaridad que habrá que pagar en el primer trimestre del año en curso conforme lo estipula la Ley. Los Amigos, S. A Balance de Situación General Al 31 de diciembre del 2XXX Cifras expresadas en Quetzales los números en rojo significan resta Activo Activo No Corriente Propiedad, Planta y Equipo Equipo de computación 150, (-) Deprec Acda. (99,000.00) 51, Mobiliario y equipo 225, (-) Deprec Acda. (90,000.00) 135, Vehículos 303, (-) Deprec Acda. (121,500.00) 182, , Otros Activos Gastos de Organización 52, (-) Amort Acda. (21,000.00) 31, , Total Activo No Corriente 399, Activo Corriente Inventario 262, Cuentas por Cobrar 225, Otros Doctos. Cobrar 318, (-) Estimac. Cts. Incobrables (16,327.50) 527, Caja y Bancos 262, Inversiones a corto plazo 375, ,427, Total Activo 1,827, Los Amigos, S. A Estado de Pérdidas y Ganancias Al 31 de Diciembre de 2XXX Servicios 75, Ventas 1,800, Costo de Ventas Inventario Inicial 500, (+) Compras 1,200, ( - ) Inventario Final (700,000.00) (1,000,000.00) Ganancia Bruta 875, Gastos de Operación Gastos de Venta Alquileres (63,525.00) Promociones (18,750.00) Sueldos y Salarios (71,250.00) (153,525.00) Gastos de Admón. Amortizaciones (10,500.00) Alquileres (56,250.00) Depreciaciones (155,250.00) Sueldos y Salarios (75,000.00) Cuentas Incobrables (10,000.00) Honorarios Legales (39,295.94) ( 346,295.94) (499,820.94) Ganancia en operación 375, Otros Productos y Gastos Utilidad en Venta de activo fijo 30, Gastos Financieros (3,750.00) 26, Utilidad antes de impuestos 401, ISR 31% (124,443.01) Utilidad después de ISR 276, Reserva Legal 5% (13,849.30) Utilidad del Ejercicio 263,

82 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 13 Fecha que será entregada TRABAJO DE INVESTIGACIÓN INSTRUCCIONES: El presente trabajo de investigación se hace con el fin de que el estudiante se sepa el nombre, la dirección y el teléfono en donde los empresarios tienen que hacer trámites para la apertura y puesta en marcha de un negocio de carácter comercial. 1. Escriba el nombre, la dirección y el teléfono de la entidad más cercana a su comunidad, en donde pueda inscribir una empresa en el Registro Tributario Unido, con el fin de sacar el NIT. Nombre: Dirección: Teléfono: 2. Escriba el nombre, la dirección y el teléfono de la entidad más cercana a su comunidad en donde pueda inscribir una empresa con el fin de sacar una patente de comercio. Nombre de la entidad: Dirección: 72 Teléfono: 3. Escriba el nombre, la dirección y el teléfono de una entidad más cercana a su comunidad, en donde pueda pagar el derecho de puerta (derecho de abrir una puerta al público). Nombre de la entidad: Dirección: Teléfono: 4. Escriba el nombre, la dirección y el teléfono de la entidad más cercana a su comunidad en donde las empresas que producen y manipulan alimentos pueda sacar la patente de salubridad o sanidad. Nombre de la entidad: Dirección: Teléfono:

83 Capítulo 7 Apertura Contable de una Sociedad Mercantil 7 APERTURA CONTABLE DE UNA SOCIEDAD MERCANTIL GENERALIDADES En el capítulo 1 de este libro hablamos de lo que es una empresa y los diferentes tipos de empresa que existen. Dijimos en ese entonces que una empresa es una organización o institución, con o sin fines de lucro, establecida por una o varias personas para producir o poner al alcance de diversos demandantes, bienes y/o servicios satisfactores de necesidades. En este capítulo estudiaremos el tratamiento de la apertura contable de las empresas con fines de lucro, especialmente aquellas constituidas en forma de sociedades mercantiles. SOCIEDAD MERCANTIL Unión voluntaria de dos o más personas que aportan sus ideas, bienes o recursos y actividades para formar una empresa, ya sea comercial, industrial o de servicios, participando cada uno de sus integrantes en un grado proporcional en la administración y las utilidades o pérdidas que se obtengan de su explotación, todo lo anterior basado en un convenio escrito registrado ante la Ley (Escritura o Contrato Social). Requisitos Legales Básicos Para Constitución Sociedades Para que una sociedad mercantil pueda operar en el territorio guatemalteco debe apegarse a ciertas disposiciones legales, tales como: 73 1) Sacar escritura de Constitución, elaborada por un abogado o notario mercantilista. 2) Pagar impuesto de inscripción en el Registro Mercantil. 3) Solicitar la inscripción de sociedades en el Registro Mercantil. (Para este trámite se debe llevar la escritura de constitución). 4) Llenar una solicitud de Inscripción de Comerciante y Empresas en el Registro Mercantil. 5) Aviso de la emisión de acciones, en el caso de ser sociedad anónima. 6) Una vez inscrita y reconocida la sociedad se debe sacar un edicto para que aparezca en el Diario Oficial, para hacer conocimiento público la apertura de la nueva empresa. 7) Sacar Patente de Comercio en el Registro Mercantil. 8) Solicitar la inscripción del representante legal (mandatos) en el Registro Mercantil. 9) Inscripción en el Registro Tributario Unido para sacar el Número de Identificación Tributario-NIT ante la SAT 10) Afiliarse al Impuesto Sobre la Renta-ISR, en la SAT, en cualquiera de los Regímenes establecidos en la Ley del ISR. 11) Habilitar libros de Contabilidad ante la SAT

84 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 12) Autorizar los libros de Contabilidad en el Registro Mercantil. 13) Autorizar uso de facturas, facturas especiales, notas de débito, notas de crédito y otros similares en la S.A.T. Habrá otros requisitos legales, tales como la inscripción en el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, cuando la sociedad cuente con más de tres trabajadores; sacar patente de sanidad o registro sanitario si es que la sociedad trabajará en el ramo alimenticio o producción de artículos de uso personal y otros; pero los básicos y esenciales son los que mencionamos anteriormente. TIPOS DE SOCIEDAD QUE OPERAN EN GUATEMALA Empezaremos por hacer la clasificación que de las mismas hace el Código de Comercio (Decreto 2-70), atendiendo tanto al elemento que prevalece en cada una de ellas, como a la responsabilidad que tiene cada uno de sus miembros o socios frente a terceros. Tal clasificación la resumimos en el cuadro sinóptico siguiente: 74 TIPO DE SOCIEDAD COLECTIVA RESPONSABILIDAD LIMITADA EN COMANDITA SIMPLE ACCIONADA (ANÓNIMA*) EN COMANDITA POR ACCIONES DESCRIPCIÓN Y CARACTERÍSTICAS El elemento que predomina es la persona. Se forma con dos o más socios. La responsabilidad de los socios es ilimitada ante los acreedores, es decir que en caso de quiebra los socios no solo responden con los bienes aportados a la sociedad sino también con sus bienes personales. El elemento que predomina es la persona. Se forma con dos socios y un máximo permitido de 20 socios. La responsabilidad ante los acreedores es limitada de acuerdo al capital aportado por cada socio. En este tipo de sociedades existen dos tipos de socios, unos que solamente aportan capital (capitalista o comanditario) y otros socios gestores o administradores (comanditados). Por lo tanto los elementos que predominan son el capital y las personas. La responsabilidad de los socios capitalistas es limitada ante los acreedores, mientras que la responsabilidad de los socios gestores es ilimitada. El elemento que predomina es el capital. El capital se adquiere por la venta de acciones. La responsabilidad de los socios es limitada de acuerdo al capital aportado en acciones. En este tipo de sociedades existen dos tipos de socios, unos que solo aportan capital por medio de la adquisición de acciones; y otros socios gestores que serán los encargados de administrar la empresa. La responsabilidad de los capitalistas en limitada ante los acreedores, mientras que la responsabilidad de los gestores será ilimitada. Por lo tanto el elemento que predomina es el capital y las personas. Contablemente hablando, una acción es un documento que ampara a un socio la participación en una sociedad accionada en virtud de que este (el socio) la compró a la empresa que las estaba vendiendo para agenciarse de capital o recursos financieros. DERECHOS, PROHIBICIONES Y OBLIGACIONES DE LOS SOCIOS *Sociedad Anónima. Actualmente el Código de Comercio guatemalteco, sigue colocando el nombre de sociedades anónimas a las sociedades accionadas, sin embargo con la eliminación de las acciones al portador mediante el artículo 71 de la Ley de Extinción de Dominio (Decreto ), la calidad de anonimato se pierde, pues ahora se conoce el nombre de los accionistas, por lo tanto no sería raro que en un futuro se cambie el nombre de sociedad anónima por el de sociedad accionada.

85 Capítulo 7 Apertura Contable de una Sociedad Mercantil TÉRMINOS RELACIONADOS CON LAS SOCIEDADES MERCANTILES Consideramos necesario que usted conozca ciertos términos relacionados con las sociedades mercantiles, ya que son términos que se usarán muy frecuentemente a lo largo de este libro. Socio: Se le llama socio a cada uno de los individuos que aportan bienes materiales o inmateriales a una sociedad. (Persona integrante de una sociedad). Escritura Social O Pública: La escritura social es el documento legal elaborado por un abogado o notario, el cual contiene las obligaciones que contraen los socios; así como los derechos a los que son acreedores, debiendo expresar entre otras cosas: a. El nombre de la sociedad o razón social; b. Actividad a que se dedicará la sociedad; c. Nombres, apellidos y generales de los socios; d. El capital inicial aportado por los socios; e. Nombre del representante legal y de los administradores; f. Forma de distribución de utilidades o pérdidas; g. Duración de la sociedad; h. Casos en los que se procederá para disolución de la sociedad; i. Épocas en que se practicarán inventarios, balance general y estados financieros de las operaciones sociales; Según el Artículo 16 del Código de Comercio, La constitución de la sociedad y todas sus modificaciones, incluyendo prórrogas, aumento o reducción de capital, cambio de razón social o denominación, fusión, disolución o cualesquiera otras reformas o ampliaciones, se harán constar en escritura pública. La separación o ingreso de socios en las sociedades no accionadas, también se formalizará en escritura pública. 75 Salvo en las sociedades por acciones, la modificación de la escritura constitutiva requerirá el voto unánime de los socios. Sin embargo, podrá pactarse que la escritura social pueda modificarse por resolución, tomada por la mayoría que la propia escritura determine, pero en este caso la minoría tendrá derecho a separarse de la sociedad. Personería Jurídica: Cuando se obtiene el dictamen favorable de la inscripción de la sociedad por parte del Registro Mercantil, ésta (la sociedad) obtiene su Personalidad Jurídica, esto es, ser una persona ante la Ley distinta a la personalidad de cada uno de los integrantes (socios) de una sociedad, (Consulte artículos 14 y 17 del Código de Comercio Decreto 2-70). Queremos dar a entender con esto de la personería jurídica que al conjunto de individuos se les considera como si fuese una sola persona. De tal manera que si, por ejemplo, tres individuos se unen para llevar a cabo una empresa, habrá ya cuatro personas. Sí, la de cada uno de los individuos en singular, y la que nace de la fusión de los mismos; que es la única que en lo sucesivo se tomará en cuenta para los efectos de los contratos y relaciones con el público. Es decir que será la única capaz de demandar y susceptible de ser demandada ante los tribunales. Plazo De La Sociedad: El plazo de la sociedad, es el período de tiempo que los socios consideran que va a funcionar la sociedad. El plazo de la sociedad principia desde la fecha de inscripción de la misma en el Registro Mercantil, y en la escritura de constitución se deberá determinar si el plazo es definido o indefinido.

86 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Objeto De La Sociedad: El objeto de la sociedad es la actividad principal a la cual se dedicará la sociedad. Razón Social: La razón social es la fórmula bajo la cual se da a conocer y actúa la sociedad. En las sociedades de personas, como es el caso de la colectiva y de responsabilidad limitada se forma con el apellido de uno o más socios, seguido de una frase que identifica la clase de sociedad que es. A continuación se ejemplifica cómo se forma la razón social de una colectiva. SOCIO MOLINA SOCIA ÁNGEL SOCIO LÓPEZ RAZÓN SOCIAL Molina, Ángel & Cía. S.C. La inscripción de una sociedad en el Registro Mercantil, le otorga el derecho al uso exclusivo de su razón social o de su denominación, la que deberá ser claramente distinguible de cualquier otra y no podrá ser adoptada por otra sociedad del mismo o semejante objeto, mientras subsista inscrita la primera. (Artículo 26 del Código de Comercio). 76 Nombre Comercial: El nombre comercial de una empresa es el que aparece exhibido fuera del local comercial, es decir el nombre con el que el público en general conocerá a la empresa y sociedad y que es distinto a la razón social de la que se habló en el párrafo anterior, El nombre comercial puede ser en muchos casos caprichoso con tal de llamar la atención del público, por ejemplo, Xtreme Fashion Boutique; Salón y Spa Curves; Librería Cristiana Elohim; La Equitativa; Ferretería el Lobo, Banco Industrial, y otros. Tipo de Sociedad Nombre Comercial Razón Social Sociedad Colectiva Farmacia El Descuento Rojas, Guerra & Cía, S.C. Sociedad de Responsabilidad Ferretería El Lobo Paz, Solórzano & Cía Ltda. Limitada Sociedad en Comandita Simple Xtreme Fashion Boutique Guevara & Cía S. en C. Sociedad Anónima (Accionada) Almacén Novex Negocios Globales, S.A. Sociedad en Comandita por Acciones Salón y Spa Curves Aportaciones No Dinerarias: Son aportaciones que hacen los socios a la sociedad y que no consistan en dinero. Estas aportaciones pasan al dominio de la sociedad, sin necesidad de tradición y se detallarán y justipreciarán en la escritura constitutiva o en el inventario previamente aceptado por los socios, el que deberá protocolizarse. Son admisibles como aportaciones los bienes muebles, inmuebles, las patentes de invención, los estudios de pre-factibilidad y factibilidad, los costos de preparación para la creación de la empresa, así como la estimación de la promoción de la misma, siempre que fueren expresamente aceptados en su justipreciación en escritura pública.

87 Capítulo 7 Apertura Contable de una Sociedad Mercantil Si por culpa o dolo se fijare un avalúo mayor al verdadero, los socios responderán solidariamente en favor de terceros y la sociedad por el exceso del valor que se hubiere asignado y por los daños y perjuicios que resulten, quedando asimismo obligados a reponer el faltante. No es válida como aportación la simple promesa de responsabilidad por un socio. Los socios quedan obligados al saneamiento de lo que aporten a la sociedad. (Artículo 27 del Código de Comercio). DERECHOS, PROHIBICIONES Y OBLIGACIONES DE LOS SOCIOS Derechos De Los Socios Los socios tienen derecho de examinar la contabilidad, documentos y cuentas de la sociedad, y de informarse acerca de la marcha de los negocios. Los socios tienen derecho a realizar un negocio en lo particular, a menos que de ello sobrevenga un perjuicio manifiesto para la sociedad, en cuyo caso los otros socios negarán la autorización. Todos los socios tienen derecho a participar en las ganancias. Los socios tienen derecho a que la sociedad les reconozca los gastos que hagan en el desempeño de los negocios sociales, salvo que se deban a su culpa, dolo o provengan de un caso fortuito. Reclamar contra la forma de distribución de las utilidades o pérdidas dentro de los tres meses siguientes a la fecha de la Junta General. Prohibiciones Para Los Socios Usar la razón o denominación social para negocios ajenos a la sociedad. 77 El socio industrial no podrá ejercer la industria que aporta, sino sólo en beneficio de la sociedad, salvo pacto en contrario. Tampoco podrá, ni otro socio que tenga obligaciones especiales que cumplir en la sociedad, dedicarse a negociación alguna, salvo el consentimiento de sus consocios. Ningún socio puede tomar para sus gastos personales mayor cantidad que la asignada en el contrato social. Queda prohibida la distribución de utilidades que no se hayan efectivamente causado. (Art. 35 del Código de Comercio). Obligaciones De Los Socios Todos los socios deben participar en las pérdidas, a excepción del socio industrial, salvo en la parte que exceda al capital social. Cuando no se hubiere estipulado en el contrato la parte que cada socio debe tener en las ganancias o pérdidas, unas y otras se dividirán a prorrata del capital que cada uno aportó a la sociedad. Si no se hubiere estipulado en el contrato la parte que debe tener en la ganancia el socio industrial, ella se determinará promediando entre lo que corresponda al socio que puso mayor capital y la del socio que puso el menor.

88 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Existen en nuestro medio las llamadas ASOCIACIONES; Pero no hay que confundirlas con las Sociedades Mercantiles, ya que aunque también son personas jurídicas, se distinguen porque en vez de lucro (obtención de una ganancia material), ellas persiguen otro fin, ya sea éste científico, artístico, literario, humanitario, de ayuda mutua, etc. APERTURA CONTABLE DE DISTINTAS SOCIEDADES A) Apertura Contable de Sociedad Colectiva.- En la apertura contable de una sociedad colectiva pueden presentarse varios casos, como se explica en el siguiente cuadro: 1er. Caso 2º. Caso 3er. Caso 4º. Caso Que el capital de cada socio esté aportado en su totalidad Que el capital de cada socio sólo esté aportado en parte al momento de celebrarse el contrato de la sociedad, y prometido el resto para entregarlo en época futura. Que desde la creación de la sociedad, existan para la misma, obligaciones o deudas, no importando que esté o no esté totalmente aportado el capital. Que independientemente de la forma de aportación del capital, la sociedad registre desde un principio, o una ganancia, o una pérdida. Para nuestro ejemplo, presentaremos un caso combinado del caso 2º. y 3º. como sigue: 78 Suponga que la empresa Inversiones Educativas, propiedad de la sociedad Jiménez, Borges & Cía S.C., cuyo objeto es la importación, compra y venta de material educativo, le pide que opere la apertura contable de dicha sociedad, con base a la escritura de constitución, extrayendo de la misma los siguientes datos: La sociedad está conformada por tres socios, cada socio prometió aportar la cantidad de Q100,000.00, siendo las aportaciones hasta el momento las siguientes: Socio Jiménez: Efectivo en caja y Bancos Q50, Mercaderías Q50, Q100, Socio Borges Efectivo en Caja y Bancos Q50, Mobiliario y Equipo Q40, Del mobiliario adeuda (Q10,000.00) Q 80, Socio López Vehículos de reparto Q80, Mercaderías Q30, De las mercaderías adeuda (Q15,000.00) Q 95, Haciendo un análisis de los datos anteriores, veremos que el efectivo en caja y bancos es de Q100, que es la suma de los Q50, aportados por el socio Jiménez y los Q50, aportados por el socio Borges; en la cuenta Mercaderías hay Q80, que es la suma de los Q50, aportados por el socio Jiménez y los Q30, aportados por el socio López, pero al mismo tiempo se registra un pasivo con el nombre de proveedores por los Q15, que adeuda el socio López; en la cuenta Mobiliario solo está el aporte de los Q40, del socio Borges, pero al

89 Capítulo 7 Apertura Contable de una Sociedad Mercantil mismo tiempo se registra una deuda en la cuenta Acreedores por los Q10, que aún se adeudan: en la cuenta Vehículos de Reparto, solo existe Q80, correspondiente al aporte del socio López. Ahora bien, según la escritura social cada socio prometió aportar Q100,000.00, pero hasta el momento solo el socio Jiménez ha cumplido con dicho acuerdo, no así los otros socios que han aportado Q80, (socio Borges), y Q95, (socio López), por lo tanto se crearán otras dos cuentas que representan la cuenta promesa de cada uno de los dos socios, como sigue: Socio Borges Cuenta Promesa con Q20,000.00, y Socio López Cuenta Promesa con Q5, Suponiendo que la apertura contable sucede el 1 de marzo del presente año, la partida de apertura quedaría como sigue: Pda.1 Explicación 1 de marzo CAJA Y BANCOS Q 100, (Lo aportado por socio Jiménez Q50,000.00) (Lo aportado por socio Borges Q50,000.00) MERCADERÍAS Q 80, (Lo aportado por el socio Jiménez Q50,000.00) (Lo aportado por el socio López Q30,000.00) SOCIO BORGES CUENTA PROMESA Q 20, SOCIO LÖPEZ CUENTA PROMESA Q 5, MOBILIARIO Y EQUIPO Q 40, VEHÍCULOS Q 80, a PROVEEDORES (Acreedores Comerciales) Q 15, ACREEDORES (No comerciales) Q 10, SOCIO JIMÉNEZ CUENTA CAPITAL Q 100, SOCIO BORGES CUENTA CAPITAL Q 100, SOCIO LÓPEZ CUENTA CAPITAL Q 100, Partida de apertura de la Sociedad Jiménez, Borges & Cía S.C. según escritura de constitución Q 325, Q 325, B) Apertura Contable de Sociedad de Responsabilidad Limitada. En el caso de las sociedades de responsabilidad limitada, el capital debe estar totalmente aportado desde el inicio de sus operaciones, por lo tanto no debe de existir Cuentas Promesas de los socios. Pero lo que sí puede suceder es que desde el inicio de sus operaciones la empresa registre también deudas (pasivos). Veamos un ejemplo a continuación: Según escritura de Constitución, el Ministerio de Economía a través del Registro Mercantil, autorizó la apertura de la empresa Ferretería El Marchante, a cargo de la sociedad Morales & Cía Ltda., compuesta por dos socios, el socio Morales, y el socio Pérez, los cuales aportaron lo siguiente:

90 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Socio Morales Efectivo en caja Q25, Efectivo en Bancos Q50, Mercaderías Q50, De las mercaderías adeuda (Q10,000.00) Q115, (capital) Socio Pérez Efectivo en Bancos Q10, Mercaderías Q40, Mobiliario y Equipo Q40, Del mobiliario adeuda (Q20,000.00) Gastos de Constitución Q15, Q 85, (capital) De los datos anteriores, seguramente usted estará familiarizado con casi todas las cuentas, excepto por la cuenta Gastos de Constitución, los cuales son los gastos que se hacen para inscribir una sociedad en el Registro Mercantil, tales como: tasas y arbitrios que se pagan en el Registro Mercantil por la inscripción y el pago que se le hace al abogado por la elaboración de la escritura pública de constitución. Estos gastos la Ley del Impuesto Sobre la Renta permite que sean amortizados en un plazo 5 períodos contables anuales, por lo tanto no deben ser contabilizados como gasto sino como un activo amortizable. Si la apertura se efectúa el 1 de junio, la partida quedará como sigue: 80 Pda.1 Explicación 1 de junio CAJA Q 25, BANCOS Q 60, (Lo aportado por socio Morales Q50,000.00) (Lo aportado por socio Pérez Q10,000.00) MERCADERÍAS Q 90, (Lo aportado por el socio Morales Q50,000.00) (Lo aportado por el socio Pérez Q40,000.00) MOBILIARIO Y EQUIPO Q 40, GASTOS DE ORGANIZACIÓN Q 15, a PROVEEDORES (Acreedores Comerciales) Q 10, ACREEDORES (No comerciales) Q 20, SOCIO MORALES CUENTA CAPITAL Q 115, SOCIO PÉREZ CUENTA CAPITAL Q 85, Partida de apetura de la Sociedad Morales & Cía Ltda. Según escritura de constitución Q 230, Q 230, C) Apertura Contable de Sociedad en Comandita Simple Aunque en este otro tipo de sociedades ya figuran dos categorías de socios -los gestores y los comanditarios- las normas de la apertura de su contabilidad son exactas a las que se siguieron para la Colectiva, ya que los casos que se pueden presentar en la práctica son los mismos, a excepción de que el capital debe estar totalmente aportado. (Art. 71 del Código de Comercio). No obstante lo dicho, vamos a ampliar nuestros conocimientos con un ejemplo que involucra la cuenta Crédito Mercantil.

91 Capítulo 7 Apertura Contable de una Sociedad Mercantil Supongamos que el señor Roy Smith es un comerciante establecido desde hace ya varios años, y que está bastante acreditado. Como dicho señor desea ampliar el radio de acción de su negocio y no cuenta con el suficiente capital para ello, se aboca con el señor Francisco Gutiérrez y le propone que juntos formen una sociedad en Comandita Simple para tal objeto. El señor Smith tendrá el carácter de socio gestor y por lo mismo será el encargado de la administración de la empresa. El señor Gutiérrez, en su carácter de socio comanditario, sólo se compromete a aportar el capital. Pese a que el socio Smith actuará como gestor, también aporta capital; y será el que resulte de su Balance General practicado a la fecha, más un 10% sobre el mismo, que pide se le reconozca como plusvalía o crédito mercantil. Dicho balance acusa las cifras siguientes: ACTIVO PASIVO No Corriente No Corriente Mobiliario Q. 40, Préstamos Bancarios Q. 40, Corriente Corriente Banco Industrial, S.A. Q. 50, Proveedores Q. 30, Clientes Q. 10, Doctos. a Pagar Q. 80, Mercaderías Q 300, Suma del Pasivo Q. 150, Capital Q. 250, Suma del Activo Q.400, Suma igual al activo Q. 400, El balance anterior arroja un capital líquido de Q.250,000.00, pero como según lo convenido el crédito mercantil de la negociación se estima en un 10% sobre dicho capital, o sean Q.25,000.00, resulta que el capital que el socio Smith aporta a la sociedad es de Q.275, El socio Gutiérrez aportó en el acto todo su capital, consistente en la suma de Q 250,000.00, depositada a la orden de la sociedad Smith & Cía., S. en C. en el Banco Agromercantil, S.A. La peculiaridad del caso que analizamos consiste en que ha surgido un valor intangible, como es el Crédito Mercantil; un valor que irá a incrementar el activo, juntamente con la aportación del socio comanditario. Así las cosas, el asiento de apertura quedará en la siguiente forma:

92 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Pda.1 Explicación 1 de Julio BANCOS (Moneda Nacional) Q 300, Banco Industrial S.A. Q 50, Banco Agromercantil, S.A. Q250, CLIENTES Q 10, MERCADERÍAS Q 300, MOBILIARIO Q 40, CRÉDITO MERCANTIL Q 25, a PROVEEDORES Q 30, DOCUMENTOS A PAGAR Q 80, PRÉSTAMOS BANCARIOS Q 40, SMITH CUENTA CAPITAL Q 275, GUTIÉRREZ, SU COMANDITA Q 250, Partida de apertura de la Sociedad smith & Cía, S en C. según escritura de constitución Q 675, Q 675, D) Apertura Contable de Sociedad Anónimas Las sociedades anónimas, en nuestro medio son de las más comunes, pero más deberían llamarse sociedades accionadas, debido a mediante el artículo 71 de la Ley de Extinción de Dominio (Decreto ), las acciones ya no se emiten al portador, sino que ahora las acciones deben llevar el nombre de la persona o socio que las adquiere, perdiendo así la calidad de anonimato. 82 Como se dijo anteriormente, el capital de las sociedades accionadas, está conformado acciones, que son títulos o documentos que emiten las sociedades para agenciarse de capital, y aquel que paga por las acciones se convierte en capitalista o accionista de la empresa y por consiguiente participa en el reparto de utilidades o perdidas de acuerdo al número de acciones que posea o haya adquirido. Ahora bien, el capital de una sociedad accionada pasa por tres fases o etapas, las cuales se describen a continuación: FASE O ETAPA CAPITAL EMITIDO CAPITAL SUSCRITO CAPITAL PAGADO DESCRIPCIÓN Compuesto por el total de acciones autorizadas por el Ministerio de Economía de acuerdo a la escritura de Constitución de la Sociedad. Estas acciones están disponibles para la venta pero aún no han sido apartadas ni pagadas por los inversionistas o accionistas. Compuesto por las acciones apartadas pero aún no pagadas por los inversionistas, sino que solamente han llenado una papeleta de suscripción, comprometiéndose a pagar el valor de las acciones en determinado período de tiempo. Compuesto por las acciones que ya han sido pagadas por los inversionistas o accionistas. Las acciones preferiblemente deben ser pagadas en efectivo depositando el dinero en una cuenta bancaria a nombre de la sociedad, pero hay casos en que en lugar de efectivo, los socios pagan con otros bienes materiales, tales como, mercaderías, vehículos, mobiliario, maquinaria, bienes inmuebles u otros activos. Para la apertura contable de una sociedad accionada se pueden presentar varios casos, como que el capital emitido pueda estar pagado en su totalidad al momento de la apertura, o que el capital emitido esté pagado solo en parte, quedando pendiente de colocar el valor algunas acciones. También se puede

93 Capítulo 7 Apertura Contable de una Sociedad Mercantil presentar el caso en que se registren deudas desde el inicio de la sociedad. Y existen otros casos que llevan más análisis, como cuando se emiten acciones comunes y acciones preferentes, etc. Pero como este no es un curso de contabilidad de sociedades, nos limitaremos a presentar un caso en el que solo intervengan acciones comunes, pero donde se explica las etapas por las que pasa el capital en una sociedad accionada, como sigue: Imaginemos que el día 1 de agosto se le pide a usted que registre la partida de apertura de la empresa Calcetas y Calcetines, S.A. proporcionándole los siguientes datos> 1) Acciones emitidas y autorizadas por el Ministerio de Economía según escritura de constitución: 1,000 acciones de Q cada una. 2) Acciones suscritas o apartadas por los inversionistas, según papeletas de de suscripción: 800 acciones de Q ) Acciones Pagadas en efectivo por los suscriptores: 700 acciones de Q cada una 4) Con el dinero en efectivo, se abrió un fondo de caja chica de Q5,000.00: se compró Materias Primas con valor de Q126, con el IVA incluido. Se compró maquinaria con valor de Q178, con el IVA incluido: y el resto del dinero se depositó en una cuenta de depósitos monetarios (retirable mediante cheques) a nombre de la sociedad en el Banco Interamericano, S.A. Para explicar la apertura de este tipo de sociedades lo haremos en cuatro partidas, una por el capital emitido, una por el capital suscrito, y otras dos por el capital pagado, como sigue: Partida por Capital Emitido o Autorizado: Pda.1 1 de agosto ACCIONES POR SUSCRIBIR (O EMITIDAS) Q 500, a CAPITAL AUTORIZADO Q 500, Explicación Registro de la autorización de 1,000 acciones comunes de Q500.00, según escritura de constitución Q 500, Q 500, Partida por el Capital Suscrito o Apartado 83 Pda.2 1 de agosto ACCIONES SUSCRITAS (O SUSCRIPTORES DE ACCIONES) Q 400, a ACCIONES POR SUSCRIBIR (O EMITIDAS) Q 400, Explicación Registro de las 800 acciones apartadas por los inversionistas, según papeletas de suscripción Q 400, Q 400, Partida por el Capital Pagado en Efectivo Pda.3 Explicación 1 de agosto CAJA Q 350, a ACCIONES SUSCRITAS Q 350, Registro de las 700 acciones pagadas en efectivo por los inversionistas, según recibos de caja Q 350, Q 350,000.00

94 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Partida por el Capital Invertido en otros Activos Pda. 4 1 de agosto CAJA CHICA Q 5, BANCOS Q 39, IVA CRÉDITO Q 32, MATERIAS PRIMAS Q 113, MAQUINARIA Q 159, a CAJA Q 350, Explicación Registro de las inversiones efectuadas con el dinero proveniente de la venta de acciones Q 350, Q 350, La explicación de la apertura contable de una sociedad accionada lo explicamos por medio de cuatro asientos contables, sin embargo pudimos haber fundido en un solo asiento contable las cuatro partidas de diario anteriores, como sigue: Apertura Contable en una Sola Partida 84 Pda. 4 Explicación 1 de agosto CAJA CHICA Q 5, BANCOS Q 39, IVA CRÉDITO Q 32, ACCIONES POR SUCRIBIR (O EMITIDAS) Q 100, ACCIONES SUSCRITAS (O SUSCRIPTORES DE ACCIONES) Q 50, MATERIAS PRIMAS Q 113, MAQUINARIA Q 159, a CAPITAL AUTORIZADO Q 500, Registro contable de la apertura contable de la la empresa Calcetas y Calcetines, S.A. Q 500, Q 500,000.00

95 Capítulo 7 Apertura Contable de una Sociedad Mercantil TAREA No. 14 Fecha que será entregada I SERIE INSTRUCCIONES: En hojas de papel factura de dos columnas, elabore usted las partidas de apertura de sociedades con los datos que se le indica en cada uno de los siguientes ejercicios. EJERCICIO No. 1 Los señores Francisco Vassaux y Ernesto Molina se unen para formar una Sociedad Colectiva, para dedicarse a la compra y venta de computadoras siendo su Razón Social Vassaux, Molina S.C. Según escritura de constitución cada uno promete aportar la suma de Q.60,000.00; pero al momento de operar su apertura contable encontramos que cada uno ha aportado lo siguiente: Francisco Vassaux Caja y Bancos Q. 10, Mobiliario y Equipo Q. 18, Vehículos Q. 25, Acreedores Q. 12, Ernesto Molina Caja y Bancos Q. 3, Mercaderías Q. 35, Mobiliario y Equipo Q. 8, Documentos a Pagar Q. 5, EJERCICIO No. 2. Las señoritas Sayra Cotoc, Nancy Veliz e Irma Rodríguez, forman sociedad colectiva, para explotar un negocio de compra y venta de joyas, y cada una compromete los capitales siguientes: 85 Socia Cotoc compromete: Socia Veliz compromete: Socia Rodríguez compromete: Q.50, Q.50, Q.80, Las aportaciones reales al momento de la apertura contable son las siguientes: Socia Cotoc Muebles Q. 5, Dinero en efectivo Q. 5, Vehículos Q. 25, Socia Veliz Dinero en efectivo Q. 4, Depositado en el banco Q. 15, Un vehículo Q. 15, Mercaderías Q. 15, Socia Rodríguez Dinero en efectivo Q. 10, Un local comercial Q. 70, EJERCICIO No. 3 El señor Carlos Zúñiga es un comerciante establecido desde hace ya unos años, y está bastante acreditado; pero desea hacer sociedad con el señor Ramiro Bustamante para ampliar su mercado ya que no cuenta con el suficiente capital para hacerlo él solo. Así es que, después de un tiempo, queda constituida la empresa Zúñiga & Cía. Ltda.

96 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina El socio Zúñiga pide que su negocio sea aceptado por el otro socio por un precio mayor al que tiene en libros, siendo su balance antes de la constitución de la sociedad el siguiente: Zúñiga Caja y Bancos Q 22, Proveedores Q 20, Clientes Q 180, Acreedores Q 17, Mercaderías Q 100, Capital actual Q530, Materia Prima Q 70, Vehículos Q 100, Maquinaria Q 95, El negocio del señor Zúñiga es aceptado por el otro socio en Q.600,000.00, por lo que hay un crédito mercantil de Q70, El señor Ramiro Bustamante aportó los siguientes valores: Caja y Bancos Q 350, Mercaderías Q 45, Mobiliario Q 44, Gastos de Constitución Q 10, EJERCICIO No. 4 Los socios PIM, PAM y PUM, deciden formar Sociedad de Responsabilidad Limitada, que se dedicará a la importación, compra, venta y/o comercialización de cereales, siendo su razón social PIM, & Cía. Ltda. 86 Los valores aportados hasta la presente fecha, son los siguientes; SOCIO PIM Caja y Bancos Q 12, Proveedores Q 4, Documentos a cobrar Q 17, Acreedores Q 2, Mercaderías Q 115, Maquinaria Q 8, SOCIO PAM Caja y Bancos Q 14, Clientes Q 12, Mercaderías Q 20, Vehículos Q 80, SOCIO PUM Mobiliario Q 10, Acreedores Q 3, Inmuebles Q 110, Hipotecas Q 50, Gastos de Constitución Q 6, EJERCICIO No. 5 Los socios Botrán y Cervantes, deciden formar sociedad de Responsabilidad Limitada, la que se dedicará a la importación y comercialización de productos de fantasía fina, siendo la razón social inscrita en el Registro Mercantil Botrán & Cía. Ltda. Según escritura de constitución, las aportaciones fueron las siguientes: Botrán Efectivo Q 20, Mercaderías Q 80, Vehículos Q120, Inmuebles Q500, Hipotecas Q100,000.00

97 Capítulo 7 Apertura Contable de una Sociedad Mercantil Cervantes Efectivo Q 50, Mobiliario y Equipo Q 60, Equipo de Cómputo Q 30, Acreedores Q 10, EJERCICIO No. 6 Los socios Miguel García Granados y Julio César Montenegro, y Mariano Gálvez, forman la sociedad Granados & Cía. Ltda., para explotar un negocio de abarrotes. Hasta el momento sus aportaciones son las siguientes: Granados Caja y Bancos Q500, del cual debe al Banco Banoro, S.A. Q200, Mercaderías Q200, Montenegro Caja y Bancos Q 50, del cual debe Q10, Mobiliario y Equipo Q 60, Vehículos Q100, Gálvez Caja y Bancos Q 80, Mercaderías Q250, de las cuales debe Q50, Gastos de Constitución Q 20, Todos los socios están de acuerdo en que la sociedad absorba las deudas que cada uno de los socios tiene respecto a las aportaciones que cada uno está haciendo. 87

98 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 15 Fecha que será entregada I SERIE INSTRUCCIONES: En hojas de papel factura de dos columnas, elabore usted las partidas de apertura de sociedades con los datos que se le indica en cada uno de los siguientes ejercicios. EJERCICIO No. 1 El señor Alfredo Jiménez es un comerciante establecido desde hace ya unos años, y está bastante acreditado; pero desea hacer sociedad con el señor Carlos Roca para ampliar su mercado ya que no cuenta con el suficiente capital para hacerlo él solo. Así es que, después de un tiempo, queda constituida la empresa JIMÉNEZ & Cía. S en C. Aunque el señor Jiménez es el socio gestor, también aporta capital y pide también que su negocio sea aceptado por un valor mayor del que tiene en libros así: Jiménez Caja y Bancos Q. 12, Proveedores Q.10, Clientes Q. 10, Acreedores Q. 5, Mercaderías Q. 50, Vehículos Q. 30, Mobiliario Q. 15, El negocio del señor Jiménez es aceptado por el otro socio en Q.130, El señor Carlos Roca aportó los siguientes valores: 88 Caja Q. 35, Mercaderías Q. 15, Mobiliario Q. 14, Gastos de Constitución Q. 5, EJERCICIO No. 2 (Hacer una partida de diario por cada dato que a continuación se proporcione) La empresa SINCOTIN, S.A., empieza sus operaciones contables el día 25 de junio, habiendo encontrado hasta la fecha de la apertura contable los siguientes documentos: Capital autorizado 6,000 acciones de Q.5, cada una, según escritura social y estatutos sociales. Del capital autorizado se ha suscrito el 80%, según papeletas de suscripción de la No a la 4,800. Del capital suscrito ya fue pagado en efectivo moneda nacional el 50% según codos de los recibos de ingresos del No.0001 al 2,400, depositando el 70%, del dinero en el Banco Innovador, S.A. según boleta de depósitos monetarios No. B-123,987 y 10 % del efectivo fue depositado en el Banco Agrícola, según boleta de depósito No. A-789,456 del Banco Agrícola, S.A., y el 20% del efectivo restante se queda en caja. Con el capital pagado han realizado los siguientes desembolsos. Con dinero en efectivo se abrió un fondo de caja chica de Q.5, Con cheque No.002 del Banco Innovador, S.A. se pagó la factura No. 1,789 a favor de Inmobiliaria Recinos, el valor de 6 meses anticipados de alquiler del inmueble donde estarán las bodegas y oficinas centrales del negocio, a razón de Q.20, con el IVA incluido. por mes.

99 Capítulo 7 Apertura Contable de una Sociedad Mercantil Encontró la factura No. D-78,932 de Mueblería Decovi, por concepto de mobiliario y equipo de oficina, con un valor de Q.121, con el IVA incluido, de la cual ya se pagó con cheque No.003 del Banco Innovador, S.A. la cantidad de Q.100,000.00, el resto se le quedó a deber firmando únicamente una factura cambiaria a 30 días. Encontró la factura No. 456 de Office Depot, por la compra de equipo de computación, con un valor de Q.165, con el IVA incluido, la cual fue cancelada con cheque No.004 del Banco Innovador, S.A. Encontró la factura No. 2,458 de Programas Ingeniosos, S.A., por la adquisición de varios programas de computación para el área de contabilidad y auditoría, con valor de Q.10, con el IVA incluido, habiendo cancelado ya el 20% de esa factura con cheque No. 005 del Banco Innovador, S.A. y por la diferencia se firmó un pagaré a 90 días plazo. EJERCICIO No. 3 (Hacer una partida de diario por cada dato que a continuación se proporcione) 1) Se constituye la sociedad anónima ALFOMBRAS DE GUATEMALA, S.A., siendo su capital autorizado de Q.200, compuesto por 2,000 acciones de Q c/u. 2) Los socios suscriben el 40% del capital autorizado, pagando en el acto el 25% del capital suscrito. El dinero de la venta se depositó en una cuenta de depósitos monetarios en el Banco de Occidente. 3) Se gira el cheque No.001 del Banco de Occidente para pagar al abogado los gastos de escrituración y de registro de la sociedad. Un total de Q.10, ) Varias personas se acercan a suscribir y pagar en su totalidad el valor de 200 acciones. El valor de la venta fue depositado en el banco de Occidente. 89 5) Varias personas suscriben el valor de 400 acciones a su valor nominal. 6) De las acciones suscritas anteriormente, los suscriptores cancelan el 70% de su valor, depositando el total en el Banco de Occidente. EJERCICIO No. 4 (Hacer una sola partida de diario). Se constituye la empresa Hidrodinámica de Centro América, S.A. con un capital autorizado conformado así: 400 acciones ordinarias de Q y 200 acciones preferentes a Q , las que gozarán de un interés del 5% anual. Para asentar la primera partida contable, se revisaron las papeletas de suscripción y venta; y se estableció que ya fueron suscritas 100 acciones ordinarias y 175 preferentes. Y que de las suscritas ya fueron pagadas 90 ordinarias y 150 preferentes. EJERCICIO No. 5 (En una sola partida fundir los siguientes datos) Se constituye la financiera Fantasma, S.A., con un capital autorizado compuesto por 15,000 acciones de Q.1, cada una. El día 13 de junio, día de la apertura contable, se encontró usted con estos datos: a) Del capital autorizado ya fue suscrito el 60% y de éste último ya fue pagado el 40%. El valor de las acciones vendidas se encuentra depositado en el BANCO GEN el 70%, el resto permanece en las cajas de la empresa.

100 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina b) Se encontró una factura contable que dio el abogado que realizó los trámites de escrituración y registro, por valor de Q.8, c) Una factura contable por 6 meses de renta pagados por anticipado a la señora Clara de Urrutia a razón de Q.5, cada mes con el IVA incluido; y varias facturas contables por compra de mobiliario y equipo por valor de Q.53, con el IVA incluido. d) Todos los gastos fueron pagados con los cheques del No.001 al

101 Capítulo 8 Registro Contable de Caja y Bancos 8 REGISTRO CONTABLE DE CAJA Y BANCOS GENERALIDADES Cuanto más importante y grande es una empresa, mejores procedimientos de control interno debe establecer la gerencia, principalmente en el departamento de caja. No hay duda que en tales empresas el movimiento de numerario (dinero) es más fuerte y por lo mismo para asegurarse contra riesgos de hurto o robo o cualquier irregularidad, es preferible que el dinero que se ingresa diariamente a la caja se deposite de igual forma en un banco, quien en lo sucesivo se encargará de hacer los pagos mediante cheques que a su cargo y contra su depósito libre la empresa; Pero siempre hay pagos de poca cuantía que no se hacen con cheque sino con dinero en efectivo. De ahí que exista una sección de Caja llamada Caja Chica, a cargo de un empleado que está subordinado al cajero principal. Debido a lo anterior, la contabilidad de una empresa importante reclama el uso de tres registros contables y cuentas para llevar el control del movimiento del dinero en efectivo, ya sea de forma manual, o electrónica así: Libro Caja (General) Libro de Caja Chica Bancos o Cuenta Corriente. A continuación se define y se ejemplifica el uso de cada uno de los registros. 91 LIBRO DE CAJA Este registro contable que se lleva a doble folio es aquel donde se anotan o se registran por un lado (folio izquierdo) todos los ingresos de dinero en efectivo -incluyendo cheques recibidos por la empresa- por cualquier concepto, y o por el otro lado (folio derecho) todos los egresos de dinero en efectivo principalmente del que se deposita en el banco en distintas cuentas de depósitos monetarios o de ahorro. Ejemplo de cómo operar el libro caja Estos son algunos datos que sirvieron para operar el libro caja que se encuentra en la siguiente página, y se sobreentiende que los otros datos se operaron de igual forma. Junio 1 Junio 5 Junio 8 Junio 9 Junio 10 Saldo inicial o saldo del mes anterior, Q3, (Se anotó del lado del Debe) Según facturas de la 1023 a la 1030 se vendieron mercaderías al estricto contado, con valor de Q1, con el IVA incluido (Los ingresos de dinero se anotan del lado del Debe) Según recibo de caja No. 243 emitido, se cobró la letra No. 12 al señor Casimiro Mirón con valor de Q574.56, la cual pagó en efectivo. Los clientes pagaron en efectivo parte del adeudo que tienen con la empresa, habiendo extendido los recibos de caja del No. 244 al 246, por un valor total de Q2, Se deposita en el Banco Innovador, S,A. la cantidad de Q1,563.64, en efectivo. (Siendo un egreso de dinero se operó del lado del Haber) (Igual se operaron los otros depósitos)

102 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina 92 LIBRO DE CAJA DE LA EMPRESA R.C. DE GUATEMALA DURANTE EL MES DE JUNIO DE 2XXX DEBE HABER Fecha Conceptos INGRESOS EGRESOS Fecha Conceptos Sub totales Totales Sub totales Totales 01-jun Saldo del Mes Anterior 3, jun Por BANCO INNOVADOR, S.A. 05-jun a VENTAS Depósito monetario No , Según facturas , jun Por BANCO INNOVADOR, S.A. 05-jun a IVA DÉBITO Depósito monetario No , % de IVA Seg. Fact jun Por BANCO INNOVADOR, S.A. 08-jun a DOCUMENTOS POR COBRAR Depósito monetario No Letra No. 12 Casimiro Mirón jun Por BANCO INNOVADOR, S.A. 09-jun a CLIENTES Depósito monetario No , Recibo de Caja No , jun Por BANCO MERCADERES, S.A. Recibo de Caja No Depósito monetario No , Recibo de Caja No , jun Por BANCO INNOVADOR, S.A. 10-jun a VENTAS Depósito monetario No , Ventas al Contado según Fact , jun Por BANCO INNOVADOR, S.A. 10-jun a IVA DÉBITO Depósito monetario No , % de IVA Seg. Fact jun Por BANCO INNOVADOR, S.A. 15-jun a VENTAS Depósito monetario No , Según facturas , jun Por BANCO INNOVADOR, S.A. 15-jun a IVA DÉBITO Depósito monetario No % de IVA Seg. Fact jun Por BANCO INNOVADOR, S.A. 18-jun a VENTAS Depósito monetario No , Según facturas , jun Por BANCO MERCADERES, S.A. 18-jun a IVA DÉBITO Depósito monetario No , % de IVA Seg. Fact jun a CLIENTES Recibo de Caja No , Recibo de Caja No , , jun a DEUDORES Recibo de Caja No jun a VENTAS Según facturas , jun a IVA DÉBITO 12% de IVA Seg. Fact jun a CLIENTES Suma del Haber 29, Recibo de Caja No , Saldo para el próximo mes 1, Suma del Debe 31, Suma Igual a la del Debe 31, (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) En la columna (a) se anota la fecha en que ocurre el ingreso de dinero en efectivo. En la columna (b) se anota los conceptos o la descripción de la operación, anotando el nombre de la cuenta que abona, y tipo y número de los documentos de donde se extrajo la información, (facturas, recibos, etc.) En la columna (c) sirve para anotar sub totales. En la columna (d) sirve para anotar los totales. Al final del mes se suman todas las cantidades que aparecen en esta columna para obtener la suma del DEBE. En la columna (e) se anota la fecha en que ocurren los egresos de dinero en efectivo. En la columna (f) se anotan los pormenores de los egresos de dinero, tales como cuenta que se carga, tipo y número de documento que respalda el egreso de dinero. Por último las columnas (g) y (h) se anotan cantidades sub totales y totales respectivamente.

103 Capítulo 8 Registro Contable de Caja y Bancos Al final de cada mes, se hace un resumen de caja, como sigue: Saldo Inicial 3, BANCO INNOVADOR, S.A. 23, VENTAS 15, BANCO MERCADERES, S.A. 6, IVA DÉBITO 1, DOCUMENTOS POR COBRAR CLIENTES 9, DEUDORES Suma del HABER 29, Saldo para el siguiente mes 1, Suma del DEBE 31, Sumas Iguales 31, Como puede darse cuenta, en el resumen solo se anota el nombre de la cuenta y la suma total recogida por cada una, así por ejemplo, la cuenta VENTAS que aparece del lado del DEBE (Ingresos) tiene un suma de Q15,902.81, que es la suma de todas las ventas que se realizaron durante el mes de junio (Q1, Q2, Q3, Q6, Q1,262.81) Igual se hizo con todas las cuentas, por ejemplo la cuenta BANCO INNOVADOR, S.A. que aparece en el lado del HABER (Egresos) tiene un suma de Q23,581.15, que es la suma de los depósitos que se hicieron durante el mes de junio en dicho banco (Q1, Q1, Q Q2, Q4, Q7, Q3, Q Q1,414.35) Cuando se usa el libro de caja en una empresa, todas las operaciones que involucran el uso de dinero en efectivo deben de pasar obligadamente por este libro de registro contable, y no por el libro de Diario para no cargar de demasiada información a este último (imagínese cuántas partidas de Diario tendría que haber hecho por las operaciones del mes de junio). Lo que se hace es que al realizar el resumen de caja, se correrán dos partidas en el libro Diario, una por los ingresos de caja y otra por los egresos, como sigue: 93 Por los ingresos de efectivo P. X1 30 de junio Debe Haber CAJA MONEDA NACIONAL Q 28, a VENTAS BRUTAS 15, IVA DÉBITO FISCAL 1, DOCUMENTOS POR COBRAR CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES-(CLIENTES) 9, CTAS. POR COBRAR NO COMERCIALES-(DEUDORES) Explicación Registro de los ingresos de efectivo, según resumen del libro cada del mes de junio Q 28, Q 28, (1) (2) (3) (4) Por los egresos de efectivo P. X2 30 de junio Debe Haber BANCOS MONEDA NACIONAL Q 29, Banco Innovador, S.A. Q23, Banco Mercaderes, S.A. Q 6, a CAJA MONEDA NACIONAL 29, Explicación Registro de los egresos de efectivo, según resumen del libro cada del mes de junio Q 29, Q 29, En la columna (1) se anota el número de partida y el código de la cuenta según nomenclatura. En la columna (2) se anota el nombre de las cuentas y subcuentas. En la columna (3) se anotan los cargos. Y en la columna (4) se anotan los abonos)

104 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Tecnicismos utilizados en el Libro de Caja Corte de Caja: Es el acto de CORTAR, DETENER O INTERRUMPIR las operaciones en el registro contable o libro de Caja en determinado día, tan solo para determinar el saldo de la cuenta, y por consiguiente para determinar también la cantidad de dinero que debería haber a la fecha en la caja mueble (caja registradora y caja fuerte o de seguridad). Para determinar el saldo en el libro caja debemos sumar todas las cantidades que se encuentran del lado del DEBE del libro que son los ingresos en efectivo; y al total se le resta la sumatoria de las cantidades que se encuentran del lado del HABER del mismo libro, la diferencia será el saldo, el cual se coloca debajo de la suma del Haber, solo para cuadrar y cerrar la cuenta. En nuestro ejemplo, en la columna (h) tenemos que: La suma del lado del debe fue de Q31, La suma del lado del Haber fue de Q29, El saldo para el siguiente mes es de Q 1, El cual en el siguiente mes se anota del lado del Debe Como actos complementarios al corte de caja están todos aquellos que se efectúan para ir cotejando e ir verificando cada asiento del libro con su respectivo documento de soporte contable, sobre todo para ver si no hay desacuerdo o discrepancia en las cantidades anotadas en los libros. Arqueo de Caja: Es el acto de contar física o materialmente el dinero existente en las Cajas muebles de la empresa (Cajas registradoras y caja fuerte o de seguridad). Para esto se hace conteo y separación de monedas y billetes así como también de los cheques girados a favor de la empresa y que aún no han sido depositados, pues se consideran éstos como dinero en efectivo. 94 Como acto complementario del arqueo de caja también se debe hacer un recuento físico de los documentos de soporte contable no utilizados, o formas vacías tales como: facturas de venta, y recibos de caja. El corte y arqueo de caja son actos casi simultáneos, que pueden ser realizados por contador o auxiliar de contabilidad. Lo importante es que, sea quien sea la persona que realice este trabajo, lo deberá hacer en forma sorpresiva (sin avisar) y hacerlo frente a varios testigos con el fin de que no se le acuse de faltas a la inmoralidad al momento de descubrir un faltante de efectivo o déficit. Para no entrar en muchos detalles teóricos mejor veamos un caso práctico suponiendo que al efectuar arqueo de caja de la empresa R.C. de Guatemala, S.A. el 30 de junio del 20X2 encontró los siguientes valores:

105 Capítulo 8 Registro Contable de Caja y Bancos 4 Billetes de 3 Billetes de 5 Billetes de 5 Billetes de 2 Billetes de 10 Monedas 15 Monedas 8 Monedas 5 Monedas 11 Monedas Al practicar arqueo de comprobantes encontró esto: Recibos de caja usados: Del No.244 al No. 250 Facturas de Venta usadas: Del No. 1,023 al No.1,070 Recibos de caja vacíos Del No. 251 al No. 1,000 Facturas de Venta Vacías Del No. 1,071 al 2, Juan Pérez Jhon Guerra La persona que realice el arqueo de caja deberá anotar, en un registro manual llamado cédula de arqueo de caja, el resultado del arqueo de valores, el cual debe ser firmado por el encargado de la administración del dinero.

106 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Billetes Sub total Totales 4 de Q Q de Q Q de Q Q de Q Q de Q 5.00 Q Q Monedas 10 de Q 1.00 Q de Q 0.50 Q de Q 0.25 Q de Q 0.10 Q de Q 0.05 Q 0.55 Q Cheques Ch. # del Banrural girado por Juan Pérez Q Ch. # del Industrial girado por Jhon Guerra Q Q Arqueo de comprobantes Cedula de Arqueo de Caja Arqueo practicado el día 30 de junio de 2XXX Usados Recibos de caja del No.243 al 250 Facturas de venta de la 1,023 a la 1,070 Total de efectivo en caja Q 1, Existencia Recibos de caja del No. 251 al 1,000 Facturas de venta de la No. 1,071 a la 2,000 Firma del Cajero Firma del auxiliar Si nos damos cuenta, al practicar el arqueo de caja hay Q1, en efectivo, mientras que al hacer el corte en el libro de caja nos arroja un saldo de Q 1,560.55, o sea que existe un faltante de Q60.00, y siendo que el cajero es el responsable del manejo del dinero, lo que procede es hacerle firmar un vale que le será descontado de su salario quincenal o mensual, si es que no comprueba que existe un error en los registros. En el momento que firme el cajero, se asentará una partida en el libro de diario así: P. X3 30 de junio Debe Haber CUENTAS POR COBRAR NO COMERCIALES Q (Faltante de Caja) CAJA MONEDA NACIONAL Q Explicación Registro del faltante encontrado hoy y cargado al cajero responsable Q Q NOTA: En los tres asientos contables de este capítulo, ha sido mi intención instruir sobre el uso y manejo de una nomenclatura de cuentas en el registro contable de operaciones, pero queda a discreción del profesor que utilice este método con sus estudiantes en las tareas, ejercicios o tests, debiendo entonces descargar el catálogo de cuentas que se encuentra en nuestro sitio pues es complicado memorizarse todos los códigos de las cuentas.

107 Capítulo 8 Registro Contable de Caja y Bancos REGISTRO DE CAJA CHICA En este registro contable se lleva el control de los pagos de gastos menores efectuados con dinero en efectivo, gastos que deben hacerse de inmediato y que no pueden esperar un trámite de cheque. Se lleva a un solo folio. Esta Caja Chica puede funcionar de dos maneras: con un fondo fijo, o con un fondo variable; pero para efectos de un control interno adecuado es indispensable que funcione con un fondo fijo. Anteriormente el monto de un fondo de caja chica oscilaba entre Q a Q Hoy en día debido a la devaluación de la moneda, los fondos de caja chica oscilan entre Q1, a Q5, en empresas de regular tamaño. Funcionamiento de la Caja Chica con Fondo Fijo: 1. El Cajero principal empieza por hacer una provisión de fondos o dinero de Caja Chica al cajero auxiliar, entregándole desde el principio un cheque para que lo convierta en efectivo en el banco. 2. El cajero auxiliar una vez haya cobrado el cheque hace uso del fondo para hacer pagos en efectivo urgentes y de poca monta. Todo pago que efectúe el cajero auxiliar a través del fondo de caja chica debe estar amparado por un documento de soporte contable, tales como: Facturas, recibos de caja, vales, etc. Otras veces la empresa manda a imprimir unos documentos llamados "Justificantes de Caja Chica", los que sirven para comprobar los egresos de efectivo de la caja chica cuando no existan documentos de soporte contable. 3. El cajero auxiliar deberá entregar al cajero principal un reporte de los pagos efectuados, conjuntamente con los documentos de soporte contable o justificantes de caja chica para su revisión. Tal reporte puede ser diario, semanal, quincenal o mensual. Este reporte el cajero auxiliar puede hacerlo manual o por medio de la computadora Cuando se trata de un Fondo Fijo de Caja Chica, el cajero principal debe verificar los gastos y documentos de soporte contable y una vez comprobados, entregará al cajero auxiliar otro cheque por una cantidad igual al total que arroje el reporte de gastos. Nota: Cuando se trata de un Fondo Variable de Caja Chica, el cajero principal al momento de reintegrar el fondo lo hará con un cheque por una cantidad mayor o menor al total de gastos efectuados. Pero como dijéramos anteriormente, para un adecuado control interno es mejor que se utilice el fondo fijo de caja chica. Al igual que sucede con el manejo de fondos en Caja Principal o General, debe existir un corte y un arqueo de caja chica, procediendo de la misma manera que los explicamos en páginas anteriores, por lo que no nos detendremos a ejemplificarlo de nuevo, por lo que en el siguiente espacio solo daremos a conocer un modelo de caja chica.

108 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina REGISTRO DE CAJA CHICA DE LA EMPRESA RC DE GUATEMALA DURANTE EL MES DE JUNIO DE 2XXX Persona Responsable: Darío Pineda Fondo Fijo Q2, Fecha Descripción del Gasto - Proveedor Clase de Documento No. Documento 26-jun Agua Pura - Xajanal Factura C jun Combustible - Gasolinera Shell Factura A jun Útiles de escritorio - Librería Hispania Factura D jun Combustible - Gasolinera Texaco Factura B jun Útiles y Enseres - Híper Paiz Factura AA jun Combustible - Gasolinera Shell Factura A jun Anticipo a Sueldo - Jorge Guillén Vale jun Anticipo a Sueldo - Mario García Vale jun Extracción de Basura - Exba Recibo jun Combustible - Gasolinera Shell Factura A Total 1, Total Cajero Auxiliar Tesorero 98

109 Capítulo 8 Registro Contable de Caja y Bancos TAREA No. 16 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: Con los datos que se le presentan abajo opere usted, en hojas de papel factura de dos columnas, el Libro de Caja del Almacén La Perla del Norte, S.A. Julio 1 Julio 3 Julio 5 Julio 7 Julio 10 Julio 11 Julio 15 Julio 17 Julio 20 Julio 21 Julio 25 Julio 27 Julio 31 Saldo inicial Q.14, Según facturas de la 301 a la 305 se venden mercaderías al contado con valor de Q11, con el IVA incluido. Según boleta de depósito monetario No. 23,765 del Banco Moderno, S.A. se depositaron Q11, en efectivo. Según recibos de caja No. 390 y 391, los clientes Juan González y Rigoberto Porres, abonaron a su deuda Q.2, y Q.3, respectivamente. Según facturas de venta No. 306 a la 310 se venden mercaderías al contado con valor de Q.8, con el IVA incluido. Se deposita en el Banco Moderno, S.A. el total de las ventas del día anterior, esto según boleta No. 23,876. Según factura No 67,800 de la empresa Telgua, S.A. se paga en efectivo el servicio de internet, la cantidad de Q con el IVA incluido. Se abona a nuestro proveedor Tolimán, S.A. la suma de Q.4, en efectivo, esto según recibo de Caja No. 459 extendido por el proveedor. Según facturas de venta de la 311 a la 315 se venden mercaderías al contado con valor de Q.8, con el IVA incluido. Se deposita en el Banco Moderno, S.A. el 50% del dinero recibido el día anterior, esto según boleta de depósito No, 23, 901. Según recibos de caja No. 392 y 393, los clientes Nery Suruy y Julio Punay, abonan a su deuda Q3, y Q2, respectivamente. Se deposita en el Banco Moderno, S.A. la suma de Q.4, en efectivo, esto según boleta de depósitos No. 24,001. El día de hoy se paga en efectivo en el Banco Moderno, S.A. Q2, como abono a la deuda de un préstamo bancario que se tiene en dicho banco, más Q de intereses también en efectivo. 99

110 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina LIBRO DE BANCOS Cuenta Corriente de Bancos: Este registro contable que se lleva a un solo folio y a cuatro columnas (también puede llevarse a doble folio con dos columnas) sirve para llevar el control del movimiento del dinero en efectivo depositado en un banco, y de los cheques (o retiros) que se hacen para hacer diversos pagos, debiendo llevar registros contables independientes por cada cuenta de depósitos que mantenga abierta la empresa en(los) banco(s). NOTA IMPORTANTE: Existen empresas que han adoptado el uso del libro CAJA Y BANCOS, que es un libro que se lleva a doble folio y a dos columnas, registrando los ingresos del dinero en efectivo en el folio izquierdo utilizando una columna para los ingresos de dinero a caja y otra columna para los ingresos de dinero en bancos, y registrando los egresos de dinero en el folio izquierdo, utilizando una columna para los egresos de dinero en efectivo y en la otra columna para registrar los egresos de dinero por medio de cheques girados. Pero el uso de éste libro se torna un tanto dificultoso cuando la empresa maneja distintas cuentas de depósitos bancarios, es por tal motivo que nosotros aquí solo nos enfocaremos al registro utilizando el método de cuenta corriente. Encuentre un modelo del libro Bancos en la página siguiente, y vea a continuación la explicación de su registro. Registro de operaciones 100 En la columna (A) se anota la fecha de la operación. En la columna (B) se puede anotar el nombre del documento (cheque, boleta de depósito, nota de débito, nota de crédito) el nombre del beneficiario y una breve descripción por la cual se giró el cheque. En la columna (C) se anota el número de documento que ampara la operación. En la columna (D) se anotan las cantidades que aumentan el saldo de la cuenta bancos, (depósitos y notas de crédito). En la columna (E) se anotan las cantidades que disminuyen el saldo de la cuenta bancos, (cheques y notas de débito). En la columna (F) se anota el saldo inicial, el cual se va modificando en cada línea con los aumentos y disminuciones anotadas en las columnas (D) y (F) respectivamente. Los símbolos que se encuentran a la par del número del documento son marcas de revisión de los documentos. Por ejemplo, las marcas con chequecito, significan que las boletas de depósito fueron revisadas y operadas correctamente; las marcas con un circulo y un punto en el centro, significan los cheques girados pero que no han sido cobrados por los beneficiarios (cheques en circulación); los puntos significan que los cheques ya fueron cobrados; la X significa que el depósito no fue operado, etc.

111 Capítulo 8 Registro Contable de Caja y Bancos REGISTRO CONTABLE DE BANCOS DE LA EMPRESA RC DE GUATEMALA NOMBRE DEL BANCO: Innovador, S.A. No. De Cuenta: Tipo de Cuenta: Monetarios MES REPORTADO: Junio 2XXX OPERADOR RESPONSABLE: José Milla Fecha Beneficiario - Concepto No. Docto. DEBE HABER SALDO 01-jun Saldo Anterior 2, jun Intergráfica (Abono a proveedores) , jun Depósito P 1, , jun Depósito , , jun Marina Toruño (Abono a Acreedor) , , jun Lucrecia Gutiérrez (Abono a Acreedor) , jun Telgua (Teléfono de mayo) , jun E.E.G.S.A. (Energía Eléctrica de mayo) , jun Depósito P , jun Depósito P 2, , jun Rudy Santizo (Rep. Fondo de Caja Chica) , , jun Firgos (Compra de Materiales) , , jun Serviresa (Servicio de Seguridad) jun Depósito P 4, , jun Depósito P 7, , jun Depósito P 3, , jun Cheque Anulado , jun Cable Net (Servicio de Internet) , jun Fuerza Motriz (Anticipo Rep. Vehículo) , , jun Depósito P , jun Fuerza Motriz (Cancelación Rep. Veh.) , , jun Rudy Santizo (Rep. Fondo de Caja Chica) , jun Monte blanco (Agua pura mes de junio) , jun Depósito X 1, , SALDO AL FINAL DEL MES 14, (A) (B) (C) (D) (E) (F) 101 CONCILIACIÓN BANCARIA La empresa que tiene implantado un buen sistema de control interno contable, por lo menos una vez al mes debe verificar si las operaciones y saldos mensuales que aparecen anotados en sus registros contables de bancos, coinciden con las operaciones y saldos registrados en los estados de cuenta que remiten los

112 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina bancos los primeros días del mes siguiente, con el objetivo de que tanto la empresa como el(los) banco(s) se pongan de acuerdo sobre la cantidad de dinero que está depositada en la(s) cuenta(s) bancaria(s). A esta actividad se le llama Conciliación Bancaria. Cuando existen diferencias entre los registros contables de bancos llevados por una empresa y los estados de cuenta remitidos por los bancos, la persona encargada de realizar la conciliación bancaria deberá anotar tales diferencias en un papel de trabajo llamado Cédula de Conciliación Bancaria. Es importante mencionar que por cada cuenta bancaria que la empresa mantenga abierta en los bancos, se realizará una cédula de conciliación bancaria. Entonces, una conciliación bancaria es un documento que muestra las diferencias entre el saldo de una cuenta bancaria registrada en los libros de contabilidad de una empresa durante un mes y el saldo de esa misma cuenta llevada por un banco durante ese mismo mes, con el fin de establecer el saldo correcto. Para realizar una conciliación bancaria se debe tener a la mano los siguientes documentos: El estado de cuenta bancario que emite el banco. El registro de cuentas corrientes con bancos. Los documentos de soporte contable (cheques utilizados, boletas de depósito operadas y otros) A continuación se describe cada uno de los anteriores. 102 Estado de Cuenta Bancario: Es un documento que emiten los bancos donde la empresa tiene depositado su dinero. Cada estado de cuenta tiene impreso todas las operaciones realizadas por la empresa y registradas por el banco durante un mes, así como el saldo registrado al final de ese mismo mes. Estos documentos los bancos los envían a la empresa por medio del correo generalmente durante los primeros 15 días del mes siguiente, o si urgen un poco pueden la empresa los puede solicitar presentándose en las ventanillas de los bancos, o vía fax, o por Internet. (Véase modelo de éste documento en la página siguiente). Registro de Cuentas Corrientes con Bancos: Es el registro o libro contable llevado por la empresa, ya sea manual o electrónicamente, en el que se encuentran anotadas y registradas todas las operaciones de depósito y de retiro mediante cheque de determinada cuenta bancaria, así como el saldo de esa misma cuenta a determinada fecha. (El modelo es el mismo que se describe en la página 101). Documentos de Soporte Contable: Los estados de cuenta bancarios recibidos por el encargado de realizar las conciliaciones bancarias, generalmente los recibe en un sobre cerrado el que contiene además del estado de cuenta, los cheques pagados por el banco, las notas de débito y de crédito (si las hay) emitidas por el banco, los cuales constituyen documentos de soporte contable. También se deben tener a la mano para realizar la conciliación otros documentos de soporte contable tales como: las copias de las boletas de depósito firmadas y selladas por el banco las cuales deben estar archivadas en alguna parte de la contabilidad de la empresa.

113 Capítulo 8 Registro Contable de Caja y Bancos ESTADO DE CUENTA DE DEPÓSITOS MONETARIOS Hoja No. 1 RC de Guatemala, S.A. Cuenta No Casilla P-162 Apartado Postal 1,030 Guatemala Mes: Junio 2XX2 Día CONCEPTO DOCUMENTO DEBITOS CREDITOS SALDOS CHEQUES PAGADOS EN EL MES CHEQUE VALOR 1 Saldo Anterior 2, , Cheque Pagado P 1, , Depósito Monetario P 1, , Depósito Monetario , , Cheque Pagado P , , Depósito Monetario P , , Ch. Pagado Compensación P 1, , Depósito Monetario P 2, , , Cheque Pagado P 1, , , Ch. Pagado Compensación P , Cheque Pagado P 2, , Depósito Monetario P 4, , Ch. Pagado Compensación P , Depósito Monetario P 7, , Depósito Monetario P 3, , Cheque Pagado P 1, , Depósito Monetario P , N/D. Ch. Rechazado 1023 X , Depósito Monetario X , Cheque Pagado P 1, , Cheque Pagado P , Intereses Capitalizables , Retención ISR 10% , N/D. Pago Préstamo 1, , ULTIMA LINEA 103 SALDO ANTERIOR DÉBITOS CRÉDITOS SALDO ACTUAL 2, , , , SALDO PROMEDIO 7, Las razones por las cuales el saldo registrado, por la contabilidad de la empresa, en la cuenta corriente de un banco a determinada fecha, no coincide con el saldo registrado por el banco a esa misma fecha, se debe por tres principales motivos:

114 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina a) Operaciones registradas por la contabilidad de la empresa, pero no registradas por el banco. Entre estas operaciones tenemos: Cheques en Circulación: Son los cheques girados por la empresa, pero que aún no han sido pagados por el banco, es decir, que tales cheques ya fueron rebajados en los libros de contabilidad de la empresa, pero no han sido rebajados por el banco porque las personas a quienes la empresa se los pagó no los han presentado en el banco para cobrarlos. Depósitos No Operados: Son los depósitos de dinero que fueron realizados por la empresa en un banco y registrados en su contabilidad, pero que por alguna razón no fueron registrados por el banco. Por ejemplo: los depósitos que se hacen en horas de la tarde o noche del día último de cada mes, generalmente el sistema computacional del banco no los acepta sino hasta el día siguiente. Otro ejemplo es el que a veces el sistema computacional del banco tiene conflictos internos (falta de energía eléctrica sistema fuera de línea, etc.) para registrar los depósitos, por lo que el cajero del banco solamente sella y firma de recibido las boletas de depósito pero no las ingresa en el sistema de computo, sino hasta que el sistema computacional del banco vuelva a funcionar, pero sucede que a veces se dejan de operar tales depósitos. Los depósitos no operados también reciben el nombre de Depósitos en Tránsito. b) Operaciones registradas por el banco, pero no registradas por la contabilidad de la empresa. 104 Notas de Débito: Son cargos (rebajas) que el banco hace a las cuentas de depósitos bancarios de la empresa por diferentes conceptos, tales como: Notas de débito por cheques depositados pero rechazados en la compensación, intereses sobre préstamos que la empresa tiene con el banco, comisiones y otros similares. Cuando se trata de notas de débito por cheques que fueron depositados pero que salieron rechazados en la compensación, el banco tiene la obligación de enviar por correo a la empresa una nota de débito adjuntada con el cheque rechazado, pero algunas veces el servicio de correo es un poco lento o tiene problemas con el reparto de la correspondencia y la empresa no se da por enterada de tal rebaja sino hasta que tiene en sus manos el estado de cuenta bancario. Igual cosa sucede con las notas de débito por los intereses y las comisiones u otros cargos que un banco le hace a las cuentas de depósitos de la empresa. Notas de Crédito: Son abonos (aumentos) que el banco hace a las cuentas de depósitos bancarios de la empresa por diferentes conceptos, tales como: Acreditamientos de dinero por un préstamo que el banco le concedió a la empresa, por Intereses que el banco le reconozca a la empresa por tener depositado el dinero en dicho banco, por premios que el banco otorgue a sus clientes, y otros abonos que el banco haga a las cuentas de depósitos de la empresa. Generalmente las empresas son informadas por algún medio (correo, fax, teléfono, etc.) de tales acreditamientos, pero algunas veces la empresa auditada no se da por enterada sino hasta que recibe el estado de cuenta bancario que remite el banco. c) Errores cometidos por la contabilidad de la empresa o por el banco. Los seres humanos son susceptibles a cometer errores, por lo tanto puede ser que el saldo de contabilidad con el saldo del banco de una cuenta bancaria a determinada fecha no coincida ya sea porque el personal de contabilidad de la empresa o el cajero del banco cometió el error de anotar en libros o ingresar datos al sistema de computo, cantidades mayores o menores a los que se indican en los documentos de soporte contable (cheques y/o boletas de depósitos). Por lo tanto al efectuar una conciliación se debe revisar toda la documentación y al encontrar errores informarlos para luego hacer las regularizaciones o los ajustes pertinentes en los registros contables.

115 Capítulo 8 Registro Contable de Caja y Bancos Formas de Elaborar y Presentar la Conciliación Bancaria Existen varias formas para elaborar un documento (cédula) de conciliación bancaria, entre ellos se mencionan: 1) Con base o punto de partida del saldo del Banco. Para algunos contadores este método es el más adecuado, pues las operaciones que realizan los bancos de forma automatizada generan un grado más de confiabilidad que los registros manuales o electrónicos que se puedan llevar en una empresa, pero eso no significa que el personal de los bancos no se equivoquen al ingresar los datos al ordenador. Este método inicia con el saldo que el Banco reporta al final del mes, y luego le siguen una serie de operaciones como se ejemplifica a continuación. Saldo del Estado de Cuenta bancario: XXXX (-) Cheques pendientes de cobro: (XXXX) (-) Notas de crédito no registradas (XXXX) (+) Depósitos no Operados XXXX (+) Notas de debito no registradas XXXX (+/-) Errores Cometidos +/- XXXX/(XXXX) = Saldo según libro de Bancos (empresa). XXXX 2) Con base o punto de partida del saldo reportado por la Empresa: Este funciona a la inversa que el anterior, empezando con el saldo reportado por la empresa en el libro de Bancos al finalizar el mes, como sigue: 105 Saldo del Libro Bancos (empresa): XXXX (+) Cheques pendientes de cobro: XXXX (+) Notas de crédito no registradas XXXX (-) Depósitos no Operados (XXXX) (-) Notas de debito no registradas (XXXX) (+/-) Errores Cometidos +/- XXXX/(XXXX) = Saldo según Estado Bancario). XXXX 3) Método Mixto. Este método consiste en consignar dentro de un mismo documento los dos saldos, el de la empresa y el del banco, y a partir de allí, ir haciendo los ajustes necesarios. A continuación mostramos este modelo utilizando para ello el registro de la cuenta Bancos de la empresa RC de Guatemala, y el Estado de Cuenta Bancario enviado por el Banco Innovador, S.A., ambos vistos en páginas anteriores.

116 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Resultados que se Obtuvieron al Comparar el Libro de Bancos con el Estado de Cuenta Bancario. 1. Los cheques que están en circulación son estos: del 6-6-X2 por Q465.00; del 23-6-X2 por Q603.00; y el del 28-6-X2 por Q Se estableció que el depósito No de fecha 6-6-X2 que aparece en el estado de cuenta bancario por Q1, fue registrado contablemente por Q1, Se determinó que la operación del Banco es la correcta. 3. La boleta de depósito No de fecha 26-6-X2 por Q que aparece en el estado de cuenta bancario no fue registrada por la contabilidad, ya que se trata de un depósito que hizo nuestro cliente Almacén El Faro en Huehuetenango el cual no nos dio aviso del mismo. 4. La nota de débito No que aparece en el estado de cuenta bancario con fecha 26-6-X2 por Q no ha sido operada por contabilidad, y se debe por un cheque rechazado en la compensación que anteriormente nos había dado el cliente Martín Lutero. 5. La boleta de depósito No por Q1, que aparece en los registros de la empresa con fecha 29-6-X2 no fue registrada por el banco en el mes de junio. 6. Los intereses capitalizados que están anotados en el estado de cuenta bancaria con fecha 30-6-X2 no han sido registrados por la contabilidad de la empresa El impuesto Sobre la Renta de Capital (10% sobre los intereses ganados) que está anotado en el estado de cuenta bancario con fecha 30-6-X2, no ha sido registrado por contabilidad de la empresa. 8. La nota de débito No por Q1, que aparece anotada en el estado de cuenta bancario con fecha 30-6-X2, es por abono a capital de Q e intereses por Q630.78, a cuenta de un préstamo fiduciario que se tiene con dicho banco. 9. Dato Adicional. El cheque No de fecha X1 con valor de Q y a favor del proveedor Servitextos, no aparece como pagado en ninguno de los últimos 7 estados de cuenta bancarios. (Cheque prescrito o caducado). Ya con todos estos datos procedemos a elaborar la cédula de conciliación bancaria como sigue:

117 Capítulo 8 Registro Contable de Caja y Bancos CONCILIACIÓN BANCARIA EMPRESA: RC de Guatemala BANCO: Innovador, S.A. CUENTA: MES: Junio Fecha de realización 10/7/2XXX Descripción Valor Saldos Banco Empresa Saldos al 30 de junio de 2XX2 Q13, Q14, (+) Depósitos No Operados (En tránsito) 26/6 Boleta No No operado por Contabilidad Q Q /6 Boleta No No operada por el Banco Q1, Q 1, Sub Total Q14, Q14, ( - ) Cheques en Circulación 6/ a favor de Lucrecia Gutiérrez (Q ) 23/ a favor de Cable Net (Q ) 28/ a favor de Monte Blanco, S.A. (Q ) (Q 1,268.00) Sub Total Q13, Q14, (+/-) Otros Ajustes 15/12 Cheque prescrito No Servitextos Q /6 Ajuste a depósito No por error Q /6 N/D No.1028 por Cheque rechazado (Q ) 30/6 Intereses Capitalizables Q /6 10% ISR Rentas de Capital (Q 0.62) 30/6 N/D. No.1132 Pago de Préstamo (Q1,464.11) (Q1,198.53) Saldos Conciliados Q13, Q13, Esta forma creemos es la más adecuada de elaborar y presentar una conciliación bancaria, pero queda a su discreción el uso de las otras dos formas, lo importante es establecer las diferencias y establecer el saldo correcto de la cuenta Bancos.

118 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 17 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: Con el registro del libro bancos del Almacén Su Casa, S.A. que se le presenta en esta página, y con el estado de cuenta remitido por el Banco Amigo, S.A. que se encuentra en la siguiente página, elabore usted, cédula de conciliación bancaria del mes de febrero. LIBRO DE BANCOS DEL ALMACÉN SU CASA, S.A. 108 Movimientos durante el mes de febrero de 2014 (Cifras en Quetzales) Fecha Documento Descripción Débito Crédito Saldo Saldo antetior.. 28, /02/ CHEQUE PAGADO-Proveedor Alfa 12, , /02/ CHEQUE PAGADO-Preveedor Beta 5, , /02/ DEPOSITO EFECTIVO 5, , /02/ DEPOSITO EFECTIVO , /02/ CHEQUE PAGADO-Proveedor Gama 6, , /02/ DEPOSITO EFECTIVO , /02/ DEPOSITO CHEQUES AJENOS 6, , /02/ DEPOSITO EFECTIVO 5, , /02/ DEPOSITO CHEQUES AJENOS 1, , /02/ CHEQUE PAGADO-Acreedor La Luz, S.A. 6, , /02/ DEPOSITO EFECTIVO , /02/ CHEQUE PAGADO POR COMPENSACION , /02/ CHEQUE PAGADO-Proveedor Omega 5, , /02/ CHEQUE PAGADO-IGSS 1, , /02/ DEPOSITO EFECTIVO , /02/ DEPOSITO EFECTIVO 1, , /02/ DEPOSITO EFECTIVO 1, , /02/ CHEQUE PAGADO-EGSSA , /02/ CHEQUE PAGADO POR COMPENSACION 3, , /02/ DEPOSITO EFECTIVO , /02/ DEPOSITO CHEQUES AJENOS 2, , /02/ DEPOSITO CHEQUES AJENOS 2, , /02/ CHEQUE PAGADO-Cemaco 1, , /02/ CHEQUE PAGADO POR COMPENSACION 4, , /02/ DEPOSITO CHEQUES AJENOS 13, , /02/ CHEQUE PAGADO-Sueldo Contador 3, , /02/ CHEQUE PAGADO-Sueldo Gerente 5, , /02/ CHEQUE PAGADO- Sueldo Secretaria 2, , /02/ CHEQUE PAGADO 3, , Dato Adicional: Aparte de las diferencias que usted encuentre, también tome en cuenta que el depósito No del día 13, fue operado por la empresa con un valor de Q150.00, y el banco lo operó por Q130.00, siendo la cantidad del banco la correcta.

119 Capítulo 8 Registro Contable de Caja y Bancos BAMI, S. A. Banco Amigo, S.A. ESTADO DE CUENTA ALMACÉN SU CASA, S.A. MES: FEBRERO 2014 DIRECCIÓN: 4 CALLE ZONA 1 CUENTA: FECHA DOCTO. Detalle de Cheques DESCRIPCIÓN DÉBITO CRÉDITO SALDO No. No. Cheque Valor Saldo Anterior 28, , /02/ CHEQUE PAGADO CONSIGNADO 5, , , /02/ CHEQUE PAGADO CONSIGNADO 12, , , /02/ DEPOSITO EFECTIVO 5, , /02/ DEPOSITO EFECTIVO , , /02/ DEPOSITO EFECTIVO , , /02/ DEPOSITO EFECTIVO , , /02/ DEPOSITO CHEQUES AJENOS 6, , , /02/ DEPOSITO EFECTIVO 5, , , /02/ DEPOSITO CHEQUES AJENOS 1, , , /02/ CHEQUE PAGADO POR COMPENSACION 6, , /02/ DEPOSITO EFECTIVO , /02/ CHEQUE PAGADO CONSIGNADO 5, , /02/ DEPOSITO EFECTIVO , /02/ DEPOSITO EFECTIVO 1, , /02/ DEPOSITO EFECTIVO 1, , /02/ CHEQUE PAGADO POR COMPENSACION , /02/ CHEQUE PAGADO POR COMPENSACION 1, , /02/ CHEQUE PAGADO POR COMPENSACION 3, , /02/ ND 236: CHEQUE No RECHAZADO , /02/ NC 302: CREDITO TRANSFERENCIA ACH 30, , /02/ DEPOSITO EFECTIVO , /02/ DEPOSITO CHEQUES AJENOS 2, , /02/ DEPOSITO CHEQUES AJENOS 2, , /02/ CHEQUE PAGADO POR COMPENSACION 4, , /02/ ND 532: PAGO CUOTA PRÉSTAMO 3, , /02/ DEPOSITO CHEQUES AJENOS , , /02/ CHEQUE PAGADO 3, , /02/ CHEQUE PAGADO CONSIGNADO 2, , /02/ NC 303PAGO DE INTERESES DM , /02/ ND237 IMPUESTO S/RENTA , *** Última Línea *** NÚMERO DE CHEQUES: 10 TOTAL DE CHEQUES: 43, TOTAL DE NOTAS DE CRÉDITO 30, NÚMERO DE DEPÓSITOS: 15 TOTAL DE DEPÓSITOS: 40, TOTAL DE NOTAS DE DÉBITO: 4,064.23

120 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 18 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: Con los documentos que se le presentan en esta y la siguiente página elabore usted una cédula de conciliación bancaria de la empresa Texcon, S.A. al 30 de junio del año 2XX ESTADO DE CUENTA Cuenta Del: 01/06/X2 Al: 30/06/X2 Pagina No: 1 CHEQUES LISTADOS EN ORDEN ASCENDENTE PARA FACILITAR CONCILIACIÓN FECHA CONCEPTO - No. DOCUMENTO DEBITOS CREDITOS SALDOS No.CHEQUE VALOR 01/06/X2 SALDO INICIAL 30, , /06/X2 CHEQUE PAGADO , , , /06/X2 DEPOSITO CTA. MONET , , /06/X2 CHEQUE PAGADO , , /06/X2 CHEQUE PAGADO , /06/X2 CHEQUE PAGADO , /06/X2 DEPOSITO CTA. MONET , , /06/X2 CHEQUE PAGADO , /06/X2 CHEQUE PAGADO , /06/X2 CHEQUE PAGADO , /06/X2 DEPOSITO CTA. MONET , , /06/X2 CHEQUE PAGADO , /06/X2 N/D CH. RECHAZADO , ÚLTIMA LÍNEA BANCO COMERCIAL, S.A. Solidez Financiera en sus Manos MENSAJE DEL MES Créditos fiducairios o hipotecarios con respuesta rápida y bajas tasas SOLO EN BANCO COMERCIAL, S.A. SALDO ANTERIOR DÉBITOS CRÉDITOS MONTO Q. NÚMERO MONTO Q. NÚMERO 9, , SUME A SU CHEQUERA SALDO ACTUAL 30, , INTERESES GANADOS EN ESTE MES IMPUESTO SOBRE LA RENTA RETENIDO 10%

121 Capítulo 8 Registro Contable de Caja y Bancos MOVIMIENTO DE LA CUENTA No DEL BANCO COMERCIAL, S.A. DURANTE EL MES DE JUNIO DE 2XX2 Fecha Beneficiario - (Concepto) No. Docto. DEBE HABER SALDO 1-Jun Saldo Anterior 30, Jun Cemaco (Gastos Varios) , , Jun Litogres (abono a Proveedores) , , Jun Depósito , , Jun E.E.G.S.A. (Energía Eléctrica de mayo) , Jun Telgua (Teléfono de mayo) , Jun Prolit (Compra de mercaderías) , Jun Depósito , , Jun Prolit (Compra de mercaderías) , Jun Ferretodo (Gastos Varios) , Jun Telefónica , Jun El Ebano, S.A. (Servicio de Seguridad) , , Jun Depósito , , Jun Francisco Coy (Rep. de Vehículos) , Jun F.I.A.S.A. (Amortización Préstamo) , Jun F.I.A.S.A. (Intereses sobre Préstamo) , Jun F.P.K. (Compra de máquina de escribir) , , Jun Texcon, S.A. (Traslado Fondos Planilla) , , DATOS ADICIONALES: Al hacer las averiguaciones correspondientes descubrimos que las cantidades registradas por el banco son las correctas, excepto por el depósito No de fecha 27 de junio, ya que el banco lo registró por Q7, y la empresa lo tiene registrado por Q7, siendo la cantidad correcta la de la empresa. Al verificar los registros contables se constató que el cheque No girado a nombre de Prolit, corresponde a la compra de mercadería con valor de Q con el IVA incluido, pero por equivocación el contador la registró en libros con valor de Q La nota de débito No que aparece en el Estado de Cuenta enviado por el banco corresponde a un cheque que fue rechazado en la compensación y que fue depositado anteriormente. Al hacer las averiguaciones se constata que este cheque fue girado por el señor Julio Rodríguez, quien es cliente de la empresa. Se comprobó que todos los cheques fueron girados por la empresa, pero hay algunos que no han sido cobrados por los beneficiarios de los mismos.

122 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 19 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: Con los datos que se le presentan a continuación, elabore la Conciliación Bancaria de la empresa Publiefectiva, S.A. Saldos al 31 de diciembre, según el Banco Inversionista, S.A. Q29, Saldo al 31 de diciembre, según la empresa Publliefectiva Q28, Cheques girados por la empresa pero que no han sido pagados por el Banco 10-dic No. 4, , dic No. 4, dic No. 4, dic No. 4, Otros datos 112 El día 9 diciembre aparece una Nota de Débito 1,234 en el Estado de Cuenta enviado por el Banco por valor Q300.00, por un cheque rechazado depositado previamente por la empresa, y que corresponde a un cliente. El día 17 de diciembre aparece otra Nota de Débito No.1,541 en el Estado de Cuenta enviado por el Banco con valor de Q25.00 y corresponde al cobro que hace el banco por haber girado el cheque No.4,569 sin haber firmado. El 25 de diciembre la empresa operó el depósito No. 78,050 por un valor de Q2,810.00, y ese mismo depósito el Banco lo operó por Q2,800.00, siendo la cantidad correcta la que operó el Banco. El depósito No.78,100 de Q2,945,36 operado por la empresa el día 31 de diciembre no existe según el banco, al revisar el documento (boleta de depósito) original se constató que no tiene el sello de recepción del banco. Este dinero fue depositado por el cajero de la empresa el cual en su defensa dijo que el 31 de diciembre no había sistema en el banco y que el personal del banco le dijo que lo iban a operar el 2 de enero del año siguiente por el feriado de fin de año. En el estado de cuenta enviado por el Banco aparece, el día 31 de diciembre, una nota de crédito No.2,845 con valor de Q25.89 corresponde a intereses que generó la cuenta de depósitos para la empresa.

123 Capítulo 9 Registro Contable de Cuentas por Cobrar 9 REGISTRO CONTABLE DE LAS CUENTAS CORRIENTES GENERALIDADES En contabilidad, se le da el nombre de cuentas corrientes, a un registro o libro contable auxiliar, en el que se lleva cuenta separada a cada una de las personas que tienen una relación de crédito con la empresa, ya sea de saldo deudor como los clientes y deudores varios, o de saldo acreedor, como lo son proveedores, acreedores varios, bancos, etc. El registro se lleva a un solo folio, destinando un folio para cada persona o entidad con la que la empresa tenga una relación crediticia. Hoy en día las empresas grandes y medianas llevan registro de sus cuentas corrientes a través software contable en un computador, pero a pesar que se procesan electrónicamente, siempre es necesario hacer una impresión de dichas cuentas, cuyo formato es similar a la cuenta corriente que se lleva manualmente. Las cuentas corrientes las hay de saldo deudor y de saldo acreedor, las cuales definiremos en el cuadro sinóptico que presentamos a continuación. DIVISIÓN DE LAS CUENTAS CORRIENTES CUENTAS CORRIENTES CON SALDO DEUDOR CUENTAS CORRIENTES CON SALDO ACREEDOR DEUDORES COMERCIALES DEUDORES NO COMERCIALES ACREEDORES COMERCIALES ACREEDORES NO COMERCIALES 113 Representa al conjunto de personas que le deben dinero a la empresa por ventas de mercaderías al crédito, sea documentado o no. Entre las cuentas por cobrar comerciales tenemos: Los clientes Los documentos por cobrar comerciales Los anticipos a los proveedores Representa al conjunto de personas que le deben dinero a la empresa por cualquier motivo que no sea la venta de mercaderías. Por ejemplo, la venta al crédito de activos usados de la empresa, o por el otorgamiento de préstamos de dinero que la empresa haga a empleados o socios de la empresa. Entre estas cuentas tenemos: Los deudores diversos Los documentos por cobrar no comerciales. Representa al conjunto de personas a quienes la empresa le debe dinero por la compra de mercadería al crédito, sea documentado o no. Entre este tipo de cuentas tenemos: Los Proveedores Los Documentos por Pagar Comerciales Los anticipos de los clientes Representa al conjunto de personas a quienes la empresa les debe dinero por cualquier otro motivo que no sea la compra de mercadería al crédito. Por ejemplo: la compra a crédito, o a plazos, de los siguientes activos: una casa, un local comercial, un terreno, mobiliario, maquinaria, etc. O el dinero que se le debe a los bancos o financieras por préstamos. Entre este tipo de cuentas tenemos: Los acreedores diversos Los documentos por pagar no comerciales. Es nuestro criterio que los anticipos de dinero que se dan a los proveedores por mercadería o servicios que aún no se han recibido, formen parte de los Deudores Comerciales, ya que un proveedor es una persona con la que se tienen relaciones comerciales.

124 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina De manera similar, consideramos que los anticipos de dinero que los clientes hagan a la empresa a la cual se le lleva la contabilidad, por mercaderías o servicios que no le han sido despachados o entregados, corresponden a los Acreedores Comerciales, pues con ellos se mantiene una relación comercial. Debido a mi experiencia como docente, empresario e investigador, considero importante aclarar que algunas empresas en lugar de utilizar el término DEUDORES COMERCIALES, utilizan el término CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES, para referirse a las personas que deben dinero a la empresa por la venta de mercaderías al crédito documentado o no documentado; y en lugar de utilizar el término DEUDORES NO COMERCIALES, utilizan el término CUENTAS POR COBRAR NO COMERCIALES, para referirse a cualquier otro deudor de la empresa. Igual sucede con el término ACREEDORES COMERCIALES, en su lugar algunos contadores utilizan el término CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES, para referirse a las personas a quienes la empresa debe dinero por la compra de mercadería al crédito, sea este documentado o no documentado; y en el lugar del término ACREEDORES NO COMERCIALES, algunos contadores, en su lugar, utilizan el término CUENTAS POR PAGAR NO COMERCIALES, para referirse cualquier otro acreedor de la empresa. NOTA ACLARATORIA: A pesar que los documentos por cobrar y los documentos por pagar forman parte de las cuentas corrientes, la jornalización de estos los veremos en el capítulo siguiente, concentrándonos en este capítulo en el registro contable de cuentas corrientes de los clientes, deudores, proveedores y acreedores. 114 Cabe mencionar aquí, que en épocas anteriores a la nuestra, las relaciones crediticias se hacían de palabra, es decir sin que existiera un documento de crédito de por medio, era una cuestión de honor, en donde la promesa o palabra de una persona valía mucho. Pero en épocas actuales, en donde se han perdido mucho los valores morales y la ética, la confianza en la simple palabra, se ha ido perdiendo, y por esta razón, la mayoría de transacciones crediticias entre dos personas o empresas se lleva a cabo a través del crédito documentado, es por ello que preferimos utilizar los términos DEUDORES COMERCIALES Y ACREEDORES COMERCIALES, los cuales incluyen los créditos documentados y no documentados a favor y en contra de la empresa, respectivamente, pero como se dijo en la nota anterior a este párrafo, en este capítulo solo veremos la cuenta corriente de los clientes, deudores diversos, proveedores y acreedores diversos, dejando el estudio del tratamiento contable de los documentos por cobrar y por pagar en el siguiente capítulo. CLIENTES: En el ámbito comercial, se conoce con el nombre de cliente a cualquier persona a quien la empresa le vende mercaderías o servicios, los pague de contado o al crédito. Pero en los registros contables, se le denomina CLIENTE solo a la persona o entidad que le debe dinero a la empresa por la venta al crédito de mercaderías o de servicios ordinarios sin que exista un documento de crédito de por medio (factura cambiaria, letras o pagarés), ya que el cliente reconoce la deuda a través de su firma estampada en una factura ordinaria en la que se estipula el plazo del crédito. Por cada cliente a quien se le abra una línea de crédito, habrá que elaborar una cuenta corriente en la contabilidad de la empresa, es decir que si hay 20 personas a las que le les ha abierto una línea de crédito, en la contabilidad habrá 20 folios o cuentas corrientes. DEUDORES DIVERSOS: Entran dentro de este grupo cualquier persona que le debe dinero a la empresa por cualquier otro motivo que no sea la venta al crédito de mercadería o de servicios ordinarios, sin que exista un documento de crédito de por medio, ya que el reconocimiento de la deuda por parte del deudor, lo hace a través de su firma estampada en un recibo o un vale por un préstamo que se le concedió, o su firma en una factura por un activo o bien material (excepto mercadería) que se le vendió al crédito.

125 Capítulo 9 Registro Contable de Cuentas por Cobrar En un sentido amplio, los deudores incluyen también cuentas por cobrar diversas, tales como: Anticipos a los funcionarios y empleados, préstamos a subsidiarias o sucursales, suscripciones de acciones no cobradas, y reclamaciones por devolución de impuestos, y esto hace de que a cada deuda se le registre con distinto nombre de cuenta en el mayor general, así: Anticipo a Sueldos, Préstamos a Sucursales, Suscriptores de Acciones, Créditos Fiscales, respectivamente. PROVEEDORES: En el ámbito comercial, se conoce con el nombre de proveedor a cualquier persona o entidad que provee o abastece a nuestra empresa de mercaderías, materias primas (caso de fábricas) y servicios, ya sea que la empresa los pague de contado o los adquiera al crédito; sin embargo, en Contabilidad se le denomina PROVEEDOR, únicamente, a cualquier persona o entidad a quien la empresa le debe dinero por la compra o adquisición de mercaderías o materias primas al crédito, sin que exista un documento de crédito de por medio, es decir que no existe una letra, pagaré, o factura cambiaria. ACREEDORES DIVERSOS: En este grupo se incluye cualquier persona a quien la empresa le debe dinero, por cualquier otro motivo que no sea la compra al crédito de mercadería, sin que exista un documento de crédito de por medio, por ejemplo, las personas o entidades a las cuales se les debe dinero por la compra al crédito o a plazos de mobiliario, equipo, maquinaria, inmuebles u otro activo, excepto mercadería. En la práctica contable, también se le debe abrir una cuenta corriente a cada banco o institución de crédito, que ha otorgado préstamos a la empresa a la cual se le lleva la contabilidad, pero en el libro mayor no se incluyen en la cuenta Acreedores Diversos, sino que aparecen con otro nombre, tales como, Préstamos Bancarios, Acreedores Hipotecarios, Deudas Bancarias, e incluso dentro de la cuenta Documentos por Pagar, pues al fin de al cabo, cuando un banco otorga un crédito, lo que se firma es un pagaré u otro documento de reconocimiento de deuda. MANEJO DE CUENTAS CORRIENTES DE SALDO DEUDOR 115 Una cuenta corriente debe estar debidamente identificada, es decir, tendrá un encabezado en el que por lo menos debe aparecer el nombre del cliente, deudor, proveedor o acreedor y el código que la empresa le ha asignado. Puede agregarle, otra información, como dirección, teléfono y número de NIT. Luego, En la columna (a), se anota la fecha en que ocurre la operación. En la columna (b), se hace una breve descripción de la operación, pero nunca se deben dejar de anotar el tipo y número de documento que soporta la operación, tales como, facturas, recibos, vales o similares. En la columna (c), se anotan las cantidades que al cliente o deudor se le han entregado y que representan el valor de las mercancías o el dinero que a éste se le entregó en calidad de crédito. Si se le cargan intereses también se anotan en esta columna. En la columna (d), se anotan el valor de los pagos que el cliente o deudor haga a la empresa por concepto de abonos del crédito otorgado a éste anteriormente. En el caso de mercaderías que devuelvan los clientes, también se anotan en esta columna. En la columna (e), se anota el saldo que tiene el cliente o deudor. El saldo aumenta con las cantidades (cargos) que se anoten del lado del DEBE, y disminuye con los pagos que hace el cliente o deudor y que están anotados del lado del HABER.

126 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Para establecer el saldo que cada cliente y deudor debe a la empresa, basta con ver la cantidad que aparece en la última línea de cada cuenta corriente, que en nuestro caso son Q7, para el cliente Autobel, y Q24, para el deudor Silverio Luján. MODELO DE CUENTA CORRIENTE DE UN CLIENTE NOMBRE DEL CLIENTE: AUTOBEL CODIGO: 01 FECHA DESCRIPCIÓN DEBE (+) HABER (-) SALDO Venta S/Fact. No.975 9, , Abono S/Recibo No.205 4, , Abono S/Recibo No.220 5, Venta S/Fact. No , , Abono S/Recibo No.235 3, Venta S/Fact. No , , Abono S/Recibo No.250 3, , (a) (b) (c) (d) (e) MODELO DE CUENTA CORRIENTE DE UN DEUDOR NOMBRE DEL DEUDOR: Silverio Luján No. De Cuenta: FECHA DESCRIPCIÓN DEBE (+) HABER (-) SALDO Préstamo concedido hoy 30, , Intereses de abril. 22% anual , Abono S/Recibo No.185 3, , Intereses de mayo , Abono S/Recibo No.240 3, , Abono S/Recibo No , Intereses de Junio , (a) (b) (c) (d) (e) MANEJO DE CUENTAS CORRIENTES CON SALDO ACREEDOR Al igual que las cuentas corrientes con saldo deudor, las cuentas corrientes con saldo acreedor, deberán estar bien identificadas con un encabezado que tenga el nombre del proveedor o acreedor, su dirección, teléfono y número de NIT. Luego, En la columna (a), se anota la fecha en que ocurre la operación. En la columna (b), se hace una breve descripción de la operación, pero nunca se deben dejar de anotar el tipo y número de documento que soporta la operación, tales como, facturas, recibos, vales o similares. En la columna (c), se anotan el valor de los pagos que se le hacen a los proveedores o acreedores, por concepto de abonos de créditos recibidos anteriormente. También se anota en esta columna el valor de las devoluciones de mercadería que se hacen a los proveedores.

127 Capítulo 9 Registro Contable de Cuentas por Cobrar En la columna (d), se anotan las cantidades de dinero que se le adeudan a los proveedores por las mercaderías recibidas al crédito, o las cantidades que se le adeudan a los acreedores al recibir de ellos otros bienes o servicios al crédito. Si los proveedores o acreedores nos cargan intereses, el valor de éstos también se anotan en esta columna. En la columna (e), se anota el saldo que se tiene con el proveedor o acreedor. El saldo aumenta con las cantidades que se anoten del lado del HABER, y disminuye con las cantidades que se anotan del lado del DEBE del proveedor o acreedor. MODELO DE UNA CUENTA CORRIENTE DE UN PROVEEDOR NOMBRE DEL CLIENTE: GRUPO LOS CUATRO, S.A. CÓDIGO: 01 FECHA DESCRIPCIÓN DEBE (-) HABER (+) SALDO Abril 1 Compra. Seg. Fact # , , Abril 5 Abono Seg. Recibo de Caja # 11 3, , Abril 10 Abono Seg. Recibo de Caja # 20 6, , Abril 15 Compra. Seg. Fact # 169 7, , Abril 20 Abono Seg. Recibo de Caja # 38 4, , Abril 25 Abono Seg. Recibo de Caja # 44 2, , Abril 30 Intereses Sobre Saldo 3% Mens , (a) (b) (c) (d) (e) MODELO DE UNA CUENTA CORRIENTE DE UN ACREEDOR NOMBRE DEL CLIENTE: VALORES INVERTIDOS, S.A. CÓDIGO: 01 FECHA DESCRIPCIÓN DEBE (-) HABER (+) SALDO Feb. 1 Préstamo recibido hoy 36, , Feb. 28 Intereses de febrero , Feb. 28 Abono Seg. Recibo No.321 1, , Marzo 15 Abono a capital Recibo NO , , Marzo 31 Intereses de Marzo , Marzo 31 Pago Seg. Recibo No , , Abril 30 Intereses de abril , (a) (b) (c) (d) (e) 117 INTEGRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR Por cada cliente o deudor que tenga la empresa, el departamento de contabilidad tendrá que abrir una cuenta corriente a cada uno. Es decir, si la empresa cuenta con 20 clientes diferentes a los cuales se les vende al crédito, habrá que confeccionar, entonces, 20 registros de cuentas corrientes, ya sea en forma manual (Tarjetas Kardex) o electrónica (software). Ahora bien, aparte de abrir una cuenta corriente a cada cliente o deudor, una empresa que quiera un buen control contable, debe abrir otro registro que integre en la cuenta Cuentas por Cobrar (comerciales o no comercialeslos) los saldos de todos sus clientes. Por ejemplo, si la empresa cuenta con 5 clientes y 3 deudores, tendrá entonces 8 registros de cuentas corrientes, los cuales integrará en un solo registro o documento denominado Cédula de Integración de Cuentas por Cobrar. Veamoslo a continuación.

128 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina INTEGRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR (COMERCIALES Y NO COMERCIALES) EMPRESA: DATOS AL: OPERADO POR: RC de Guatemala 30 de junio de 2XXX Enrique Esquivel 118 CÓDIGO NOMBRE SALDOS AL 30/6/XX TOTALES CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES 01 Autobel Q 7, Birmani, S.A. Q 10, Casa Alta, S.A. Q 12, Durango & Cía. Ltda. Q 6, Elefanten, S.A. Q 1, Q 37, CUENTAS POR COBRAR NO COMERCIALES 01 Aldana, Elvidio Q 5, Batres, Raúl Q 2, Lujan, Silverio Q 24, Q 32, Saldo total Cuentas por Cobrar Q 69, IMPORTANTE SABER: Si dentro de la nomenclatura de cuentas que maneja la empresa, a las cuentas por cobrar comerciales se les asigna un código distinto que a las cuentas por cobrar no comerciales, entonces en el libro mayor aparecerán con los saldos siguientes: Q37, para cuentas por cobrar comerciales; y Q32, para cuentas por cobrar no comerciales. Si por el contrario, la empresa tiene la política de manejar una sola cuenta denominada CUENTAS POR COBRAR, que integre las comerciales y no comerciales, entonces, en el libro mayor aparecerá dicha cuenta con un saldo de Q69, INTEGRACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR Al igual que se hizo con las cuentas por cobrar, para las cuentas por pagar se debe hacer un registro contable que integre las cuentas por pagar. Si por ejemplo, en la empresa aparecen 5 proveedores y dos acreedores, habrá que confeccionar una cédula que integre los saldos de dichas cuentas, como sigue:

129 Capítulo 9 Registro Contable de Cuentas por Cobrar INTEGRACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR (COMERCIALES Y NO COMERCIALES) EMPRESA: DATOS AL: OPERADO POR: RC de Guatemala 30 de junio de 2XXX Enrique Esquivel CÓDIGO NOMBRE SALDOS AL 30/6/XX TOTALES CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES 01 Importadora Mayén, S.A. Q 6, Las Tres Cruces, S.A. Q 11, Altavista Importaciones, S.A. Q 9, Motorola, Inc. Q 25, Q 51, CUENTAS POR PAGAR NO COMERCIALES 01 Crediservicios, S.A. Q 20, Betty de Chang Q 15, Complejo Inudstrial Rivera, S.A. Q 125, Q 160, Saldo total Cuentas por Pagar Q 160,

130 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina TAREA No. 20 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: En hojas de papel factura de tres columnas, opere usted el libro de cuentas corrientes de cada una de las siguientes personas: Cliente: Francisco Mendoza de abril. Según factura No. 643, se vende mercadería al crédito con valor de Q103, con el IVA incluido, cargando el total a su cuenta corriente. Las condiciones es que debe hacer tres pagos mensuales cada fin de mes, empezando el 30 de abril. Si el cliente no llega a pagar el último día de cada mes, se le cobrará un 1% como interés moratorio. 30 de abril. El cliente nos abona la suma de Q4,400.00, pagando con cheque No. 201 del Banco Innovador, S.A. Se extiende recibo de caja No de mayo. El cliente no llega a pagar el valor de su segunda cuota de Q4,400.00, por lo que se le carga a su cuenta el 1% de interés moratorio sobre el valor de la cuota atrasada. de junio. El cliente paga con cheque No. 225 del Banco Innovador, S.A., el valor de la segunda cuota más los intereses generados el 31 de mayo. El cheque se envía al Banco Comercial, S.A. para su compensación. Se extiende recibo de caja No de junio. El banco nos avisa que el cheque No.225, que nos pagó el cliente el día 5, fue rechazado en la compensación, por no tener fondos suficientes, por lo que llamamos al cliente, pero no nos contestó el teléfono, por lo que procedemos a cargarle a su cuenta corriente, la misma cantidad más Q como penalización del cheque rechazado. 15 de junio. El cliente llega a cancelar la cantidad de Q4, en efectivo. 30 de junio. El cliente no llega a pagar el valor de su tercera cuota, por lo que se le cargan nuevamente 1% a su cuenta corriente sobre el valor de la cuota no cancelada. Proveedor: Tulipanes, S.A. 1 de enero. Saldo anterior de la cliente Q5, de enero. Según factura No. 402, se compra mercadería al crédito con valor de Q10,000.00, con el IVA incluido. 14 de febrero. Según recibo de caja No. 321, extendido por el proveedor, se pagó en efectivo la suma de Q4, de marzo. Según factura No. 410, se compra mercadería al crédito con valor de Q2, de marzo. Con cheque No. 010 se abono al proveedor la suma de Q4, de abril. Según recibo de caja No. 399, se pagó en efectivo la mitad de lo que se debe al proveedor hasta ese día. 6 de mayo. Según factura No. 497, se compró al proveedor mercadería al crédito, con valor de Q5, con el IVA incluido. 15 de junio. Con cheque No. 012 se le paga el 70% de la deuda que tiene se tiene con este proveedor. El proveedor no extendió recibo de caja No. 409 por este pago. 17 de junio. El proveedor, nos avisa que el cheque que le pagamos el día 15, salió rechazado en la compensación por falta de fondos. Por tal razón, el proveedor nos carga a nuestra cuenta Q por gastos administrativos. Aparte de ello se tiene reversar el pago realizado 30 de junio. Pagamos en efectivo los Q de la penalización, pero no se hace abona o paga al proveedor, ya que se tiene que investigar por qué el cheque girado no tenía fondos.

131 Capítulo 10 Registro Contable de Documentos por Cobrar 10 REGISTRO CONTABLE DE DOCUMENTOS POR COBRAR DOCUMENTOS POR COBRAR En contabilidad, la cuenta documentos por cobrar comprende todos aquellos documentos de crédito (Letras, pagarés y facturas cambiarias) que varias personas han suscrito o firmado a favor de dicha empresa en promesa de pago por haberles entregado a tales personas un bien o servicio. (Crédito documentado). Los documentos por cobrar se pueden dividir en: Comerciales y No Comerciales A) Documentos Por Cobrar Comerciales Generalmente una empresa recibe documentos de crédito por la venta de mercaderías de valor considerable, tales como los que se reciben en la venta de maquinaria, de vehículos, de aparatos eléctricos, joyas de gran valor, y venta de otras mercancías similares. Cuando los documentos de crédito se reciben por la venta de éste tipo de mercaderías, a éstos se les denomina "Documentos por Cobrar Comerciales". B) Documentos Por Cobrar No Comerciales Otras veces se reciben documentos de crédito por otros motivos que no sea la venta de mercadería, tales como: la venta de acciones de capital, préstamos que la empresa hace a otras personas o entidades, venta de terrenos, edificios, vehículos o mobiliario en uso de la empresa, y otros motivos que no involucra la venta al crédito documentado de mercadería. Cuando se reciben documentos de crédito por los anteriores motivos, al conjunto de éstos se les denomina: "Documentos por Cobrar No Comerciales". 121 En el caso de los bancos y financieras, en donde una de sus principales funciones es otorgar préstamos de dinero en gran escala, los documentos de crédito (pagarés y aceptaciones comerciales) que reciben de sus clientes constituyen uno de los renglones del activo más importante, por lo tanto tales documentos deben considerarse como Documentos por Cobrar Comerciales. Antes de seguir adelante con el tema de los documentos por cobrar, es necesario que recordemos las definiciones de cada uno de los documentos de crédito que se utilizan en las transacciones comerciales, entre ellos tenemos: a) Pagaré: Es un documento de crédito, por medio del cual el que lo suscribe o firma se confiesa deudor de otra persona por cualquier motivo, obligándose por ello a pagarle en determinada fecha la suma de dinero que en el mismo documento se indica. b) Letra de Cambio: También llamada "Aceptación Comercial", es un documento de crédito extendido por el vendedor y que el comprador de bienes o servicios se obliga a pagar - mediante su firma-, a la orden del vendedor, en el lugar y la fecha que se indica en tal documento. c) Factura Cambiaria: Es un título de crédito que en la compra-venta de mercaderías el vendedor podrá librar y entregar o remitir al comprador y que incorpora un derecho de crédito sobre la totalidad o parte insoluta de la compraventa.

132 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Los cheques también son documentos de crédito, pero siendo que el plazo de cobro de los mismos es relativamente corto, deben ser considerados contablemente como dinero en efectivo o parte de la cuenta caja. Cuando una empresa recibe cheques por cualquier motivo para ser cobrados en fechas posteriores (cheque pre fechado o post fechado) algunas empresas los incluyen dentro de sus documentos por cobrar, pero hay quienes los tengan guardados en la caja mueble (caja fuerte). DOCUMENTOS DESCONTADOS Reciben este nombre aquellos documentos de crédito (Letras, pagarés o facturas cambiarias) que fueron recibidos por una empresa en promesa de pago, pero que fueron negociados con descuento en un banco, endosándoselos, con el fin de hacerse recursos monetarios antes de la fecha de su cobro. Al decir que "fueron negociados con descuento en un banco, endosándoselos" quiere decir que la empresa recibió del banco una cantidad de dinero menor al valor nominal que se indica en el documento de crédito, y que ahora los derechos de cobro y custodia de tales documentos corresponden a dicho banco. Si la persona obligada en el documento de crédito, ahora descontado, no lo paga en la fecha de vencimiento que en él se indica, de todas formas es la empresa quien debe pagar el valor nominal del documento al banco. FUNCIONAMIENTO DEL DESCUENTO DE DOCUMENTOS 122 EMPRESARIO PAGARÉ CLIENTE 1) El comerciante o empresario vende una computadora a un precio de Q4, a su cliente. El cliente no paga en efectivo, sino que le firma un pagaré a 60 días PAGARÉ BANCO X 2) El comerciante necesita dinero en efectivo, así que negocia la letra en el Banco X, el cual acepta el documento pero con un descuento de Q200.00, por lo que solo le paga al comerciante Q3, RECIBO PAGARÉ BANCO X 3) El cliente paga al comerciante, el valor del pagaré en la fecha estipulada, la suma de Q4, El comerciante extiende un recibo de caja. 4) El comerciante devuelve al Banco X los Q4,000.00, y el Banco le devuelve el pagaré dejado en garantía.

133 Capítulo 10 Registro Contable de Documentos por Cobrar CRÉDITO DOCUMENTADO DIRECTO E INDIRECTO Cuando se venden al crédito productos o servicios recibiendo como promesa de pago documentos de crédito, se está hablando de venta a través de crédito documentado. La venta a través del crédito documentado puede darse de dos maneras; Directa e indirectamente. A) Crédito Documentado Directo Este ocurre cuando la empresa vende sus productos o servicios recibiendo directamente de sus clientes distintos documentos de crédito, absorbiendo la empresa los costos y riesgos que esto implica. Entre tales costos y riesgos tenemos: El costo en tiempo y dinero por utilizar el personal de la empresa para tramitar, investigar y aprobar las solicitudes de crédito y asimismo para el cobro de los documentos de crédito aprobados y de aquellos documentos demandados judicialmente por falta de pago. B) Crédito Documentado Indirecto Hoy en día la mayoría de compañías de importancia y prestigio para evitarse de los inconvenientes del crédito directo, están haciendo uso de los servicios que prestan distintas casas de crédito (bancos, financieras y casas de tarjetas de crédito) las cuales sirven como intermediarias de crédito entre el comprador y el vendedor. Estas casas de crédito financian al comprador el valor de los bienes y servicios proporcionados por el vendedor. Para entender de mejor manera el funcionamiento del crédito documentado indirecto daremos el siguiente ejemplo: Supongamos que el señor "Ricco Pérez", desea comprar al crédito en el almacén "Surti Gangas", un televisor cuyo precio de contado es de Q.3, Los pasos para el crédito documentado serían estos 123 1) Ésta empresa hace llenar al señor Pérez una solicitud de crédito, la cual es enviada a la financiera "Valores Invertidos, S.A." para que ésta tramite, investigue y apruebe la solicitud. 2) Cuando el crédito es aprobado por la financiera ésta elabora un pagaré para que el señor Pérez lo firme y se comprometa a hacer pagos consecutivos mensuales. 3) Una vez firmado el pagaré o compromiso de pago, la financiera "Valores Invertidos, S.A.", le paga a la casa comercial "Surti Gangas" el valor del televisor, o sea, los Q.3,000.00, quedando el pagaré en poder de la financiera. 4) De ahí en adelante, el señor Pérez, hará sus abonos o pagos en las oficinas de la financiera, claro está que ésta (la financiera) cargará en la cuenta del señor Pérez un porcentaje mensual de interés sobre su saldo. Como vemos en el ejemplo anterior, es la financiera la que se queda con el pagaré y no la empresa que vendió el televisor, es por eso que en las financieras y en los bancos, la cartera de los documentos por cobrar forman una de las partes más importantes de su activo, considerándose éstos como documentos por cobrar comerciales.

134 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina JORNALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS POR COBRAR Y DESCONTADOS Vamos a suponer que usted trabaja para la empresa RC de Guatemala, la cual vende electrodomésticos al por mayor. Esta empresa vende al estricto contado, pero también al crédito, haciendo uso del crédito documentado directo. A continuación se lleva la secuencia de la venta de mercaderías con valor de Q16, con el IVA Incluido que se le hizo al cliente y también comerciante José Cáceres, el cual paga el valor del IVA en efectivo como enganche, y por el valor de la mercadería firmó un pagaré que deberá canelar el día 30 de junio. Por esto se emitió factura No. 3221, el día 1 de abril del año en curso. Para que usted amigo lector entienda el registro contable de esta operación, veremos cómo se registra la operación desde ambos puntos de vista, es decir desde el punto de vista de la empresa, y desde el punto de vista del comprador, designando en el cuadro comparativo de abajo, la columna izquierda para la contabilidad de la empresa RC de Guatemala, y la columna derecha para la contabilidad del señor Cáceres (comprador). CONTABILIDAD DE RC DE GUATEMALA CONTABILIDAD DE JOSÉ CÁCERES P. 1 1 de abril P.1 1 de abril Caja 1, Compras 15, Documentos por Cobrar 15, IVA Crédito 1, Exp. a Ventas 15, Exp. a Caja 1, IVA Débito 1, Doctos. Por Pagar 15, Venta según fact Compra S/ fact y pagaré No , , firmando pagaré # , , Ahora, imaginemos que la empresa RC de Guatemala, no puede esperar los 90 días para cobrar el pagaré, ya que necesita sacar de la aduana un lote de mercaderías y pagar los impuestos respectivos a la SAT, pero no cuenta con el efectivo suficiente, así que acude al Banco Innovador, S.A., que es el banco de su confianza, para negociar y descontar el pagaré. El Banco, por su parte accede porque conoce y confía en la persona que lo firmó, pero le cobra a la empresa un interés del 15% anual (año natural 365 días) proporcional a los días que le hacen falta para hacer efectivo el pagaré. La empresa RC de Guatemala acepta los términos del Banco. Esto ocurrió el día 1 de mayo. Para hacer el registro contable de esta operación, primero habrá que calcular el valor de los intereses que el Banco le está descontando por anticipado a la empresa, aplicando la fórmula de interés simple, así: I = c * t * i En donde, T * 100 c = Capital t = tiempo (días, meses, o años) i = Tasa de Interés Anual T = Días (365 si son días, 12 si son meses, 1 si es año) 100 = equivale al 100% Como el pagaré la empresa RC de Guatemala la recibió el día 1 de abril, pero lo negoció en el Banco Innovador, S.A. el día 1 de mayo, y siendo que el pagaré vence el 30 de junio, los intereses habrá que calcularlos del 1 de mayo al 30 de junio, dando como resultado 61 días. Ahora ya podemos sustituir los valores de la fórmula como sigue: I = 15,000 x 61 (días) x 15 = Respuesta = Q Es el interés que descuenta el Banco 365 X 100 (Se usó el número 365 ya que indica los días que tiene un año Natural, dado que el tiempo arriba está dado en días) Habiendo calculado el descuento de los intereses que le hizo el banco a la empresa, la operación se registra de la siguiente manera.

135 Capítulo 10 Registro Contable de Documentos por Cobrar CONTABILIDAD DE RC DE GUATEMALA P.2 1 de mayo Caja 14, Intereses Gasto Exp. a Doctos. Descontados 15, Se descuenta el pagaré No. 101 en el Banco, se nos descontó Q , , CONTABILIDAD DE JOSÉ CÁCERES No se corre ninguna partida, porque el señor José Cáceres ingnora que la empresa RC de Guatemala negoció el pagaré en el Banco. En cuanto a la contabilidad del Banco no la veremos, debido que los bancos utilizan cuentas especiales. El día 30 de junio, el señor José Cáceres se acerca a la empresa RC de Guatemala a cancelar el valor del pagaré, girando el cheque No del Banco Comercial, S.A., extendiendo por la recepción del mismo el recibo de caja No. 122, explicándole que el pagaré se le devolverá 10 días después, por lo que la operación se registra así: CONTABILIDAD DE RC DE GUATEMALA CONTABILIDAD DE JOSÉ CÁCERES 30 de Junio P.3 30 de Junio P.2 Caja 15, Documentos por Pagar 15, a Doctos. Por Cobrar 15, a Bancos 15, Exp. Se recibe Ch. # 3637 Exp. Según, recibo de caja # del señor José Cáceres 122 y cheque # 3637 por cancelar pagaré #101 se canceló pagaré # Se extiende recibo # , , a RC de Guatemala 15, , Suponiendo que la empresa RC de Guatemala, extienda cheque No. 902 del Banco Innovador, S.A. para pagarle a ese mismo banco el valor del pagaré que descontó el 1 de mayo y que dejó en garantía. La operación ser registra así: CONTABILIDAD DE RC DE GUATEMALA P.4 30 de Junio Documentos Descontados 15, a Bancos 15, Exp. Se emite cheque # 902 para pagar el pagaré # 101 descontado en el Banco el día 1 de mayo 15, , CONTABILIDAD DE JOSÉ CÁCERES En la contabilidad del Señor Cáceres no se corre ninguna partida debido a que éste ignora lo que sucede entre la Empresa RC de Guatemala y el Banco Innovador, S.A. 125 En cuanto a los registros contables de la empresa RC de Guatemala, deberá existir un registro auxiliar que integre todos los documentos que tenga que cobrar la empresa en el futuro, denominando a este registro Cédula de Integración de Documentos por Cobrar. En este registro contable como cualquier otro debe estar debidamente identificado con un encabezado, pero además deberá contener por lo menos la siguiente información: a) Número de documento b) El nombre del suscriptor o firmante del documento de crédito c) La clase de documento (pagaré, letra, factura cambiaria, otros) d) Fecha de la emisión del documento e) Fecha de vencimiento f) Valor Inicial g) Disminuciones, por abonos o pagos que haga el deudor del documento durante el período h) Saldo real, que es el resultado de sumarle al valor inicial, los aumentos y restarle las disminuciones. Vea en la siguiente página un ejemplo de este registro de contabilidad auxiliar.

136 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina INTEGRACIÓN DE DOCUMENTOS POR COBRAR Empresa: RC de Guatemala Reporte al 31 de diciembre de X4 126 No. Suscriptor Clase Fecha Valor Cobros Saldos al Vence Emisión Inicial del período 31/12/X4 Pagarés 102 Rudy Santizo Pagaré 15/07/X4 14/01/X5 5, , , Alberto Veliz Pagaré 20/07/X4 19/01/X5 7, , , Katherine Molina Pagaré 01/08/X4 31/07/X5 16, , , Mynor Paredes Pagaré 15/08/X4 14/02/X5 8, , , Jorge Castellanos Pagaré 01/09/X4 31/08/X5 12, , , Rómulo Gallegos Pagaré 01/10/X4 31/03/X5 6, , , Jesús Cordero Pagaré 15/10/X4 14/10/X5 12, , , Amilcar López Pagaré 02/11/X4 31/10/X5 15, , , Letras Nestor Gálvez Letra 01/12/X4 28/02/X5 10, , Joaquín Obregon Letra 15/12/X4 14/03/X5 9, , TOTAL (a) (b) (c) (d) (e) (f) g) (h) NOTA: Algunas empresas incluyen otras columnas para anotar el valor de los intereses cobrados durante el período, la tasa de interés aplicada, y los intereses pendientes de cobro.

137 Capítulo 10 Registro Contable de Documentos por Cobrar TAREA No. 21 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: En hojas de papel factura de dos columnas, y con los datos que se le presentan en cada uno de los siguientes numerales, elabore usted los asientos en el libro Diario, Considere usted que la empresa emplea la cuenta CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES para referirse a los Clientes, y la cuenta CUENTAS POR COBRAR NO COMERCIALES para referirse a los Deudores. Datos. 1. Según factura No. 721, se vende al señor Gustavo Cabrera, mercadería con valor de Q13, con el IVA incluido. El IVA lo paga en el momento con cheque No. 101 del Banco Promotor, S.A., mientras que por el valor de la mercadería nos firma el pagaré No, 8213 en el que se compromete a pagar Q1, mensuales cada fin de mes. 2. Según recibo No. 432, se le prestó al Señor Jorge Cifuentes, socio de la empresa, la suma de Q10,000.00, los cuales se le anotan en su cuenta corriente. El se compromete a devolver ese dinero dentro de 90 días, razón por la cual se le cobran y se le descuentan por adelantado del dinero prestado, el 9% de interés anual en los 90 días, aplicando un año de 365 días, para la aplicación de la fórmula de interés. 3. La esposa del cliente Tomás Prestado, se presentó a la empresa para dar aviso que su esposo falleció hace unos días, y que no pretende pagar la deuda de Q3, que dejó el difunto debido a su situación económica. La empresa accede, por lo que habrá que registrar su saldo en las cuentas incobrables. La empresa tiene dentro de su contabilidad creada la cuenta Provisión para Cuentas Incobrables con un saldo actual de Q2, Dentro de la cartera de documentos por cobrar, se tiene una Letra que nos firmó el cliente, Casimiro Chicas, por un total de Q25, y el cual vence dentro de 60 días. Siendo que la empresa necesita dinero en efectivo, procede a Descontarla en el Banco Innovador, S.A., a lo que el banco accede, cobrándole y descontándole un interés del 16% anual en los 60 días que hacen falta para su cobro. La diferencia el banco se la deposita en una cuenta monetaria que tiene la empresa en ese mismo banco. 5. El cliente Techno Bikes, cancela con cheque No. 312 del Banco Bancomercio, S.A. una deuda de Q5,000.00, que hace tiempo había sido contabilizada como incobrable. Se extiende recibo de caja No El Señor Gustavo Cabrera cancela con dinero en efectivo Q1, a cuenta del pagaré No. 721 que nos debe. Se emitió recibo de caja No.23. (Ver dato 1). 7. Al practicar corte y arqueo de caja, se encontró un faltante de Q50.00, razón por la cual se le hace firmar el vale No. 238 al cajero Quito Money, el cual será descontado el día que se le pague su sueldo. 8. La cliente Zoila Pokus, nos avisa por teléfono que depositó en nuestra cuenta de depósitos monetarios que la empresa tiene en el Banco Innovador, S.A., la suma de Q1, con cheque

138 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina No. 835 del Banco Preston, S.A., para que se le abone a la deuda que tiene por concepto de mercadería que anteriormente había llevado al crédito. 9. Días más tarde el Banco Innovador, S.A. nos avisa que el cheque No. 835 depositado por la cliente Zoila Pokus, fue rechazado en la compensación por que la firma era incorrecta. Por esta razón, se le cargan a la cuenta de la señora Pokus Q a su cuenta corriente, por concepto de penalización por el cheque rechazado. Se le llamó a la cliente y dijo que en dos días vendrá a hacer efectivo el pago más la penalización. 10. El señor Casimiro Chicas (ver dato 4), llegó a la empresa a cancelar la letra de Q25,000.00, pagándonos con cheque No. 519 del Banco Innovador, S.A., de momento se extiende recibo de caja No.25 y se le explica que se le devolverá la letra al hacer efectivo el cheque. 11. Con el cheque No. 519 que nos dio el señor Casimiro Chicas (ver dato 10), mandamos a pagar al Banco Innovador, S.A. la letra que descontamos anteriormente (ver dato 4). Siendo que el cheque fue cobrado sin ningún problema, el Banco nos devuelve la letra dejada en garantía. Se nos extendió comprobante de pago No Es fin de mes, y se hace un recuento de los clientes que no han llegado a cancelar la letra que le corresponde a este mes, con el fin de cargarle en sus cuentas, un interés del 3% sobre su saldo en mora. Siendo los resultados encontrados los siguientes. 128 El señor Constantino Enmora, no llegó a cancelar el valor de una letra con valor de Q2, El cliente Rolando Tuquis, no llegó a cancelar el valor de su factura No.720, que es de Q1, La señora Catalina Gómez, no llegó a pagar el pagaré No.8100 con valor de Q5, Por lo tanto se les carga a sus cuentas los intereses del 3% mensual. 13. La cliente Zoila Pokus, cancela el valor del cheque rechazado por el Banco (ver dato 9), más los Q que se le cargaron a su cuenta por la penalización impuesta por dicho cheque. El total lo cancela en efectivo, extendiéndole recibo de caja No Según factura No.800 vende mercadería al crédito al señor Marco Lospolos, con valor de Q21, con el IVA incluido. El valor del IVA lo cancela con dinero en efectivo, y por la diferencia firma 6 letras de cambio, cada una de las cuales serán cobradas cada fin de mes durante 6 meses. 15. Es fin de año, y verificando el libro mayor nos indica que los saldos de Cuentas por Cobrar Comerciales es de Q56, y de Documentos por Cobrar Comerciales es de Q100, (datos ficticios) Con esos datos calcule una provisión para cuentas incobrables del 3%.

139 Capítulo 11 Registro Contable de los Inventarios 11 REGISTRO CONTABLE DE LOS INVENTARIOS GENERALIDADES Uno de los principales rubros para las empresas industriales y comerciales, lo constituyen los inventarios, su adecuada administración y control permite la disminución de costos innecesarios y el incremento de la eficiencia, más aún sabiendo que la ganancia de una empresa está determinada no solo por la diferencia entre el precio de venta y el costo de adquisición de los artículos que vende, sino también por el volumen de sus ventas, pues entre más rotación de inventario hay, mayor utilidad tendrá la empresa, siendo la utilidad o ganancia el fin que persiguen los empresarios. Ejercer un buen control contable sobre los inventarios se hace indispensable más aún cuando la empresa maneja un gran número de mercancías diferentes, o cuando se tiene varias sucursales, como en el caso de los supermercados, las ferreterías, las farmacias, librerías, tiendas de conveniencia, etc. Hoy en día las grandes empresas llevan el control de sus existencias (inventarios) por medio electrónico a través de software contable, teniendo para el efecto un código de barras para cada clase de artículo que tengan para la venta. Para esto, la empresa cuenta dentro del sistema computarizado con máquinas lectoras de código de barras, las cuales al momento que se compre un lote de artículos ya sea de mercaderías o de materia prima (en el caso de las industrias), se lee el código de barras de cada artículo diferente y se digita en la computadora la cantidad de cada artículo que entran al almacén o bodega, incluyendo el costo unitario al que se compró, recordando que el IVA que se paga en la compra de mercadería y materia prima, no forma parte del costo. Luego, cuando se vende un artículo, los cajeros lo descargan automáticamente del inventario cuando pasan el artículo nuevamente en una máquina lectora de código de barras, manteniendo actualizado la existencia del inventario, sin embargo, cada cierto tiempo habrá que hacer un conteo físico de los artículos para verificar que lo que dice los registros contables coincida con el arqueo (conteo físico) de la mercadería. 129 DEFINICIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS Los inventarios son todos aquellos bienes tangibles propiedad de la entidad, disponibles para la venta y/o para usarse en la producción de bienes y servicios. Por su naturaleza los inventarios se clasifican en: materias primas, productos en proceso y productos terminados (o mercaderías). a) Inventario de Materia Prima: Está formado por todos aquellos materiales adquiridos y almacenados por una entidad los cuales serán utilizados en uno o varios procesos de producción como ingredientes o partes componentes de un producto terminado. b) Inventario de Productos en Proceso: Constituido por todos aquellos productos que, en una fábrica, aún se encuentran en proceso de elaboración o se encuentran parcialmente terminados. c) Inventario de Producto Terminado: Este término es utilizado en las industrias manufactureras y está conformado por el conjunto de bienes que se encuentran disponibles para la venta. En una empresa netamente comercial, (no industiral), al conjunto de artículos que se encuentran almacenados y disponibles para la venta se le denomina solamente "Inventario de Mercadería".

140 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Para las empresas comerciales e industriales uno de los asuntos más importantes es saber determinar el costo de cada artículo que entra y que está dentro del almacén, ya que el costo es la base de valorización de los inventarios. IMPORTACIONES DE MERCANCÍAS Y PRORRATEO Importación.- Se conoce con el nombre de importación al acto de ingresar a nuestro país, mercancías que han sido compradas en países extranjeros, pasándolas legalmente por cualquiera de las aduanas establecidas por el Estado para el efecto. Cuando se dice que las mercaderías pasan legalmente, es porque han pagado los impuestos y derechos arancelarios de acuerdo a la legislación tributaria de nuestro país. El importar mercancías de otro país hacia el nuestro implica otros gastos o desembolsos de dinero, tales como fletes, seguros, impuestos arancelarios, etc.), que automáticamente elevan el costo de adquisición de un producto, el cual como lo dijimos en párrafos anteriores la base de valorización de todo inventario, debe ser costo de adquisición. En dicho costo deben incluirse todos aquellos desembolsos de adquisición, de conservación y demás desembolsos directos e indirectos en que se incurra para llevar un artículo a su condición de disponibilidad. De ahí que surge el problema del Prorrateo. 130 Recordemos que aún las compras realizadas dentro del territorio guatemalteco pueden implicar hacer otros desembolsos de dinero, que eleven el costo de adquisición de un producto del inventario, por ejemplo: Nuestra empresa que está en la ciudad capital, compró a una fábrica de telas que está en el departamento de Totonicapán, la cantidad de 5,000 yardas de tela tipo lona a Q20.00 cada yarda, y que adicionalmente se pagó Q el valor de un flete para transportar la mercadería desde Totonicapán hacia la ciudad capital, entonces el costo de adquisición para nuestra empresa no es de Q20.00 como dice la factura de compra, sino de Q20.12, pues se debe incluir dentro del costo los Q0.12 que le corresponden a cada yarda de tela comprada (Q / 5,000 Yds = Q0.12) Por todo lo anterior, se le llama PRORRATEO, al procedimiento que consiste en incorporar proporcionalmente al costo unitario de las mercancías adquiridas, los gastos adicionales que causa su importación o también los gastos que ocasiona comprarla en plaza. Los gastos adicionales al valor de factura, deben repartirse de manera proporcional a un elemento conocido, el cual puede ser el valor o el peso de la mercadería. En este apartado nos enfocaremos más en el caso de las importaciones, pero el mismo procedimiento se puede aplicar en las compras en plaza. Los gastos en los que se incurre en una importación son heterogéneos (de diversa naturaleza), pero se pueden resumir en dos grupos: Gastos al Valor y Gastos al Peso, pudiendo ser estos al mismo tiempo, específicos y comunes. 1) Gastos al Valor: Son aquellos que son causados en proporción al valor de la mercadería o materia prima. Entre ellos tenemos: a) Comisiones Bancarias: Que es un porcentaje que cobran los bancos sobre el valor de la importación, ya sea por comisión por cambio de moneda, o por el envió del dinero al exterior. b) Seguros: Que es un porcentaje que cobran las compañías de transportes sobre el valor de la mercadería o materia prima, para asegurarla contra algún siniestro que pudiera ocurrir durante su traslado de un país del extranjero hacia nuestro país. c) Los Derechos Arancelarios a la Importación-DAI: Que no son más que los impuestos que se pagan en la aduana donde ingresa la mercadería o materia prima importada. Los DAI son porcentajes establecidos de acuerdo con los respectivos aforos que tienen asignados en el Arancel de Aduanas los distintos artículos.

141 Capítulo 11 Registro Contable de los Inventarios d) Multas (un porcentaje según la deficiencia de los documentos de embarque o faltas cometidas, todo de acuerdo con el código de aduana y en relación con los derechos arancelarios). e) Intereses (éstos son los calculados sobre el monto de la liquidación de la póliza aduanal que ampara la mercadería). f) Almacenaje: Valor que se paga en las almacenadoras o en las bodegas situadas en las distintas aduanas por guardar la mercadería o materia prima, desde el día del arribo a nuestro país, hasta el día del retiro de la misma. g) Los honorarios que se pagan al agente de aduanas son independientes del peso o el valor de la mercadería, sin embargo es costumbre prorratear tal gasto entre el valor de la mercadería, si, como suele suceder, en un mismo bulto viene distinta clase de ella. 2) Gastos al Peso: Son aquellos que son causados en proporción al peso de la mercadería o materia prima. Entre ellos tenemos: a) Flete marítimo (proporcional a las libras o kilos que pese la mercadería). Cuando se trata de mercadería de poco peso, pero que ocupa mucho espacio, entonces las compañías de transporte cobran según el volumen (pies cúbicos) de los fardos o cajas. b) Flete terrestre (ya sea por ferrocarril o por vehículos de motor, con tarifas a base de peso en libras o en kilos). c) Flete aéreo (por lo regular a base de peso en libras inglesas, pero también puede ser por kilos). 131 d) Acarreos (aunque en nuestro medio no se contratan los servicios de acarreos según el peso de los bultos). EJEMPLO DEL CÁLCULO DEL PRORRATEO Imaginemos que usted trabaja como contador en la empresa RC de Guatemala y que se ha importado un lote de distintas mercaderías, para lo cual se le solicita que haga el prorrateo de la póliza No.3456 con los siguientes datos: Las mercaderías importadas fueron las siguientes, con sus respectivos pesos y precios: MERCADERÍA Cantidad en Kilos Precio por Kilo Total TIPO "A" 1,000 Q Q 24, TIPO "B" 1,100 Q Q 30, TIPO "C" 900 Q Q 31, TIPO "D" 800 Q Q 25, TIPO "E" 1,200 Q Q 24, Totales 5,000 Q 135, Nota: Generalmente los precios de las facturas de importación vienen dados en dólares norteamericanos, pero, tanto por el principio de unidad monetaria, como por las leyes de nuestro país, todas las cantidades que aparezcan en otra moneda distinta al quetzal, deben convertirse a quetzales y registrarse de igual manera en los libros o registros contables, de acuerdo al tipo de cambio que se pagó en el momento de la transacción.

142 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Además dicha factura originó los siguientes gastos al valor y al peso: Gastos al Valor - De seguro contra incidentes se pagó Q.1, Al agente aduanero se le pagó la suma de Q por el trámite. - Y de derechos arancelarios a la importación (DAI) cada mercadería pagó los siguientes aforos: Gastos al Peso MERCADERÍA % de Aforo Al Valor TIPO "A" 10% TIPO "B" 15% TIPO "C" 15% TIPO "D" 10% TIPO "E" 5% - De flete marítimo se pagó la suma de Q.2, De acarreo de la aduana, hasta las bodegas de la empresa se pagó la suma de Q Antes de continuar con el prorrateo de factura, primero debemos aclarar que de los gastos al valor, algunos son comunes, como el pago del seguro y lo que se le pagó al agente aduanero; y otros son específicos, como los derechos arancelarios a la importación -DAI, pues cada tipo de mercadería pagó distinto % de aforo sobre su valor. Habiendo aclarado lo anterior, lo que procede es prorratear o distribuir cada gasto al valor entre el valor de las distintas mercaderías, como sigue: Distribución del Valor del Seguro Primero establecemos un coeficiente, dividiendo el valor del seguro entre el valor total de la factura, así: Valor del Seguro = Q. 1, = 0.01 Coeficiente Valor total de la factura Q.135, Y luego hacemos el reparto así: MERCADERÍA Valor Coeficiente Proporción TIPO "A" Q24, Q TIPO "B" Q30, Q TIPO "C" Q31, Q TIPO "D" Q25, Q TIPO "E" Q24, Q Totales Q135, Q 1,359.00

143 Capítulo 11 Registro Contable de los Inventarios Distribución del Pago al Agente Aduanero Hacemos de manera similar ha como lo hicimos con el valor del seguro, solamente que ahora distribuiremos o prorratearemos los Q que se le pagaron al agente aduanero, al valor de cada tipo de mercadería así: Valor Pago Agente Aduanero Q = Coeficiente Valor total de la factura Q.135, Para luego distribuir dicho gasto así: MERCADERÍA Valor Coeficiente Proporción TIPO "A" Q24, Q TIPO "B" Q30, Q TIPO "C" Q31, Q TIPO "D" Q25, Q TIPO "E" Q24, Q Totales Q135, Q Respecto a los gastos ocasionados por los derechos arancelarios (DAI) o impuestos aduanales, en este caso o ejemplo cada tipo de mercadería tiene un aforo diferente, por lo que basta multiplicar el valor de cada tipo de mercadería por su aforo específico, como sigue: 133 MERCADERÍA Valor Aforo al Valor % Proporción TIPO "A" Q24, % Q 2, TIPO "B" Q30, % Q 4, TIPO "C" Q31, % Q 4, TIPO "D" Q25, % Q 2, TIPO "E" Q24, % Q 1, Totales Q135, Q 15, Nota: Si todos los tipos de mercaderías hubiesen tenido el mismo porcentaje de aforo DAI, se hubiera procedido como se hizo para el reparto del valor del seguro, es decir sacando un coeficiente. Distribución del Gasto de Flete Marítimo El flete marítimo, lo vimos ya, corresponde a un gasto al peso, por lo que en este caso sacaremos un coeficiente, pero no del valor de las mercaderías, sino de su peso, como sigue: Valor del Flete Marítimo Q.2, = 0.56 Coeficiente (Esto quiere decir que por Peso total en Kilos 5,000 Kilos cada kilo se pagó Q.0.56 de flete)

144 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Ahora hacemos el reparto proporcional así: Distribución del Gasto del Acarreo MERCADERÍA Peso en Kilos Coeficiente Proporción TIPO "A" 1, Q TIPO "B" 1, Q TIPO "C" Q TIPO "D" Q TIPO "E" 1, Q Totales 5,000 Q 2, Tal y como procedimos con el gasto del flete marítimo, debemos proceder con el gasto del acarreo, (aunque en nuestro medio no se contratan los servicios de acarreos según el peso de los bultos). Valor del Acarreo Q = 0.10 Coeficiente (Esto quiere decir que por cada Peso total en Kilos 5,000 Kilos kilo se pagó Q.0.10 de acarreo) Y luego distribuiremos dicho gasto de la manera siguiente: 134 MERCADERÍAS Peso en Kilos Coeficiente Proporción TIPO "A" 1, Q TIPO "B" 1, Q TIPO "C" Q TIPO "D" Q TIPO "E" 1, Q Totales 5,000 Q Ya con todos esos datos, lo que procede es desplegarlos en el libro de Prorrateo, libro auxiliar, cuyo rayado debe ajustarse a las necesidades de cada empresa. El modelo que ofrecemos a continuación creemos que llena nuestras expectativas para este ejercicio.

145 MERCANCÍA PRORRATEO DE PÓLIZA No PROVEEDOR: XYZ, Co. Miami Fl. Capítulo 11 Registro Contable de los Inventarios (*) Para determinar el costo unitario, dividimos las cantidades que aparecen en la columna costo total, entre la cantidad de kilos de cada tipo de mercadería. 135

146 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Como vemos, el prorrateo nos ayuda a determinar el verdadero costo de adquisición de las mercancías (o materias primas) que se importan desde el extranjero, pues al valor de la factura se le deben sumar todos los gastos conexos a dicha importación. Por ejemplo, el precio del kilo de la Mercadería tipo "A" no sería de Q (Q24,000.00/1,000 kilos), como a simple vista parece, sino de Q (Q.27,441.00/1,000 kilos), pues esta última cantidad ya tiene incluidos y distribuidos proporcionalmente todos los costos adicionales a la importación. Una vez establecido el costo real de adquisición, otro problema con los que se enfrenta un contador, es el problema de la valuación de los inventarios, ya sea de mercaderías, o de materias primas en el caso de una fábrica, ya que de un mismo artículo se puede adquirir en distintas fechas con costos diferentes, por ejemplo, en enero se compró 100 Yardas de Tela de Gabardina con un costo de Q cada yarda, y en febrero se compraron 80 Yardas de la misma tela, solo que con un costo de Q Si al hacer un inventario físico se determinan que solo hay 50 Yardas, con qué costo se han de registrar en el libro de inventarios? Para resolver el anterior problema el contador puede valerse de distintos métodos de valuación, y una vez escogido un método no lo podrá cambiar tan fácilmente como veremos más detalladamente en los párrafos siguientes. 136

147 Capítulo 11 Registro Contable de los Inventarios TAREA No. 22 Fecha que será entregada INSTRUCCIONES: Con los datos que se le proporcionan en cada numeral, y haciendo uso del prorrateo, determine el costo unitario de cada clase de material EJERCICIO NO. 1 La empresa Importadora Occidental, S.A., importa desde la ciudad de panamá un lote de mercaderías de distinto tipo con los pesos y valores siguientes: Mercadería A 20 kilos valor del kilo Q Mercadería B 30 kilos valor del kilo Q Mercadería C 10 kilos valor del kilo Q Mercadería D 25 kilos valor del kilo Q TOTALES 85 KILOS Los derechos arancelarios que pagan las distintas materias primas son los siguientes: Mercadería A aforo específico 15% ad valorem Mercadería B aforo específico 15% ad valorem Mercadería C aforo específico 15% ad valorem Mercadería D aforo específico 15% ad valorem Los gastos que ocasionó la importación aparte de los derechos arancelarios son los siguientes: Flete aéreo (gasto al peso) Q 1, Almacenaje (gasto al valor) Q Seguro contra siniestros (gasto al valor) Q Gastos trámites aduaneros (gasto al valor) Q EJERCICIO NO. 2 La empresa "La Superior, S.A." en la que usted trabaja como contador, importa desde la ciudad de Miami Florida, un lote de mercaderías de distinto tipo, con los pesos y valores siguientes: Cant. Clase Valor Total DAI (derechos arancelarios de importación) 10,000 libras Mercadería A Q 40, % 5,000 libras Mercadería B Q 15, % 2,000 libras Mercadería C Q 6, % 3,000 libras Mercadería D Q 7, % Los gastos adicionales a los derechos arancelarios de importación son: Flete marítimo (gasto al peso) Q 2, Flete terrestre (gasto al peso) Q Gastos agente aduanero (gasto al valor) Q Seguro (gasto al valor) Q SI TIENE ACCESO A UN COMPUTADOR, PUEDE HACER USO DE UNA HOJA DE CÁLCULO EXCEL PARA REALIZAR ESTOS EJERCICIOS, PERO SINO TIENE, ENTRÉGUELO A MANO.

148 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina VALUACIÓN DE LOS INVENTARIOS La valuación de los inventarios no deja de ser un problema, tanto para un contador, como para un administrador, ya que el valor con que cada artículo ha de ser registrado en el libro de inventario habrá de estar basado en principios técnicos, y no ser arbitrario. Por ejemplo, después de haber contado físicamente todos los artículos que están en el almacén o bodega Qué valor le asignaría usted a cada clase de artículo en el registro de inventarios? La respuesta evidente sería: registrar como valor el costo de adquisición o precio de compra; pero esto no siempre es posible, ya que si de un tipo de artículo se compra varias veces durante el ejercicio contable a precios diferentes, quizá no sea posible identificar fácilmente el costo, tanto de los que permanecen en existencia, como de los que se vendieron, o sea el costo de venta. Para registrar contablemente el valor con que han de aparecer los artículos inventariados, los técnicos en contabilidad han desarrollado desde hace ya tiempo atrás dos sistemas de registro contable del costo y varios métodos de valuación, los cuales enunciamos a continuación: Existen dos sistemas o formas para contabilizar el costo y movimiento de los inventarios a saber. Estos sistemas conocidos otras veces como sistemas de acumulación del costo son los siguientes: I. Sistema de Inventario Periódico II. Sistema de Inventario Perpetuo 138 I. Sistema Periódico: En este sistema, las compras de mercadería se registran bajo la cuenta COMPRAS. Si existen inventarios iniciales, estos se registran en la cuenta INVENTARIO INICIAL DE MERCADERÍAS. Al sumar las dos cuentas anteriores se obtiene el total de Mercadería Disponible para la Venta. Al final del período se efectúa un conteo físico de la mercadería para determinar tanto las existencias, como las unidades que se vendieron en dicho período. Si por ejemplo, durante el mes de julio de 2XX1 la Compañía JEM. S.A., compró 240 llantas marca Ginsa Rim 13. El inventario inicial era de 40 llantas. Al final del mismo se practicó un inventario físico determinándose que existían 100 llantas. Calcular cuántas llantas se vendieron en el mes. Solución: Unidades Inventario Inicial 40 (+) Compras 240 = Unidades disponibles 280 (-) Inventario Final 100 = Unidades Vendidas 180 II. Sistema Perpetuo: El nombre de Perpetuo, alude al hecho de que por cada compra o por cada venta que se lleve a cabo, debe afectarse una cuenta tal que indique momentáneamente cuál es el valor de la existencia actual de mercaderías en el almacén, sin necesidad de practicar un inventario material o conteo físico, por lo menos no durante un año. Cuál es el sistema más conveniente? Uno de los factores que influye para determinar cuál de los dos sistemas es el más conveniente se refiere a la forma en que se procesan la información, puesto que para una empresa que tiene implantado un sistema de cómputo adecuado para registrar la cantidad y costo de sus inventarios, es mucho mejor utilizar el sistema perpetuo, mientras que para una empresa que registra y calcula el costo de sus inventarios manualmente el trabajo se le simplificaría al utilizar el sistema periódico.

149 Capítulo 11 Registro Contable de los Inventarios Cuando el registro de los inventarios se realiza manualmente otro factor que determina cuál es el sistema que más conviene a determinada empresa, es el tipo y volumen de transacciones que ésta realiza. Por ejemplo. Usar el sistema de inventario perpetuo puede ser más conveniente cuando las compras son pocas y los artículos tienen un valor apreciable, tales como: Refrigeradoras, televisores, estufas, bicicletas, etc. Mientras que el procedimiento de inventario periódico puede ser más conveniente para aquellas empresas cuyas compras son numerosas y los artículos son muchos o sus valores son de ínfimo valor, como agujas, remaches, botones y otras cosas por el estilo. Lo que sí es importante es que una vez se haya escogido un sistema, éste no se podrá variar en todo el ejercicio contable, obedeciendo así el principio contable de consistencia o uniformidad. MÉTODOS DE VALUACIÓN DEL COSTO Estos métodos son aquellos que sirven para establecer el costo o valor al que se deben registrar los inventarios. Disposiciones técnicas: Para muchas asociaciones o cuerpos de contadores, entre ellos el Colegio de Contadores Públicos y Auditores, son aceptables para determinar el costo de los inventarios los siguientes métodos: 1. PEPS (Primero en entrar, primero en salir) 2. UEPS (Último en entrar, primero en salir) 3. Promedio ponderado (o promedio móvil) 4. Identificación específica 5. Última compra. Al igual que los sistemas de acumulación de costos y para obedecer el principio de consistencia o uniformidad, una vez se haya escogido un método, éste no se podrá variar durante todo el ejercicio contable. 139 Aspecto legal: Aún cuando normas técnicas permiten el uso de cualquiera de los métodos de valuación anteriormente indicados, el artículo 41 de la Ley de Actualización Tributaria (Decreto ) establece La valuación de la existencia de mercancías al cerrar el período de liquidación anual debe establecerse en forma consistente con alguno de los métodos siguientes: 1. Costo de producción. (Utilizado en las fábrica o industrias) 2. Primero en entrar primero en salir (PEPS). 3. Promedio ponderado. 4. Precio histórico del bien. Para la actividad pecuaria puede utilizarse los métodos indicados anteriormente y además el método de costo estimativo o precio fijo 17 La misma ley declara que una vez seleccionado uno de los anteriores métodos, éste no podrá ser variado durante el ejercicio imponible, y de hacerse el cambio deberá estar autorizado por la S.A.T., debiendo efectuarse los ajustes pertinentes de acuerdo a normas y principios de contabilidad. 17 Decreto , Del Congreso de la República Ley de Actualización Tributaria, Libro I Impuesto Sobre la Renta, Artículo 41.

150 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Como vemos la Ley del I.S.R. deja fuera los métodos U.E.P.S. y el de la Última Compra, que aunque son permitidos por normas técnicas de contabilidad, los contadores, tanto para no contravenir la ley como para no hacer ajustes innecesarios, es que prefieren utilizar los métodos de valuación citados por la mencionada ley. Definición y Manejo de los Métodos de Valuación Para conocer la definición y el manejo de cada uno de los métodos de valuación anteriormente mencionados, veamos ahora un ejemplo tomando como base los siguientes datos: La empresa Colchas, S.A. maneja dos clases de producto para la venta: Cubrecama imperial y cubrecama matrimonial. El movimiento de la cubrecama imperial registrado durante el último mes del ejercicio contable (junio), es el siguiente: FECHA Descripción Unidades Unidades Unidades Precio o Compradas Vendidas Existentes Costo Unitario jun-01 Inventario Inicial Q jun-02 Compra S/Factura Q jun-10 Compra S/Factura Q jun-15 Ventas de hoy 48 88? jun-20 Compras S/Factura Q jun-23 Ventas de hoy 60 40? jun-25 Compras S/Factura Q jun-28 Compras S/Factura Q jun-29 Ventas de hoy 48 52? (a) (b) (c) (d) (e) (f) 140 Con los anteriores datos se le pide que calcule el valor del inventario final, y el costo de ventas, escogiendo cualquiera de los métodos de valuación. La selección de un método de valuación consiste en escoger aquel que de acuerdo a las circunstancias, refleje de manera más razonable los resultados del período. I. Sistema Periódico Método PEPS: Este método se basa en el supuesto que los productos que primero ingresan al inventario, en éste orden deben ser consumidos o vendidos. La característica de este método, es que el inventario final queda valuado al costo de las últimas compras y al costo de ventas se aplican los costos más antiguos. La utilización de este método es aconsejable en economías con una tendencia decreciente en los precios, y en aquellas empresas que producen y comercializan artículos perecederos. Bajo el sistema de acumulación de costos periódico el cálculo del costo del inventario final y del costo de los artículos vendidos, se hace como sigue: Valuación del inventario final: Según los datos que se encuentran en la columna e) del cuadro anterior, el inventario final está formado por 52 unidades, las cuales utilizando el método PEPS, se calculan a partir de la fecha de la última compra, así: Fecha Unidades Costo Costo de compra existentes unitario total 28 de junio Q3, de junio 16(a) Q1, Q5, = Inventario final (a) Obsérvese que de las 24 unidades compradas el 25 de junio, solamente se tomaron 16 puesto que las otras 8 unidades fueron vendidas.

151 Capítulo 11 Registro Contable de los Inventarios Determinación del costo de ventas: Según los datos que aparecen en la columna d) del cuadro inicial, las unidades vendidas suman 156, las cuales utilizando el método PEPS, éstas provienen de las primeras compras, como sigue: Fecha Unidades Costo Costo de compra vendidas unitario total Inventario Inicial 1 de junio Q 4, de junio Q 2, de junio Q 7, de junio Q 1, de junio 08 (b) Q Q16, = Costo de ventas (b) Véase que de las 24 unidades compradas el 25 de junio, solamente se consideraron 8 como parte del costo de ventas, puesto que las otras 16 forman parte de las existencias finales o inventario final. Método UEPS: Este método se basa en el supuesto que los últimos productos incorporados al inventario, son los que de primero deben ser consumidos o vendidos. La característica de este método, es que el inventario final queda valuado a costos antiguos de compra o producción y al costo de ventas se aplican los costos más recientes. La utilización de este método es aconsejable en épocas de alza de precios. Bajo el sistema de acumulación de costos periódico el cálculo del costo del inventario final y del costo de los artículos vendidos, se hace como sigue: Valuación del inventario final: Según los datos que se encuentran en la columna e) del cuadro inicial, el inventario final está formado por 52 unidades, las cuales utilizando el método UEPS, supuestamente pertenecen a las primeras existencias o compras, como podemos ver a continuación: 141 Fecha Unidades Costo Costo de compra compradas unitario total Inventario Inicial 1 de junio Q 4, de junio 12 (a) Q 1, Q 5, = Inventario final (a) Obsérvese que de las 24 unidades compradas el 2 de junio, solamente se tomaron 12 puesto que las otras 12 unidades fueron vendidas. Determinación del costo de ventas: Según los datos que aparecen en la columna d) del cuadro inicial, las unidades vendidas suman 156, las cuales utilizando el método UEPS, éstas provienen de las últimas compras, como sigue: Fecha Unidades Costo Costo de compra compradas unitario total 28 de junio Q 3, de junio Q 2, de junio Q 1, de junio Q 7, de junio 12(b) Q 1, Q16, = Costo de ventas (b) Véase que de las 24 unidades compradas el 2 de junio, solamente se consideraron 12 como parte del costo de ventas, puesto que las otras 12 forman parte de las existencias finales o inventario final.

152 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Método Promedio Ponderado: También llamado método de promedio móvil, consiste en determinar un costo promedio ponderado multiplicando el costo unitario de compra por el número de unidades en cada compra, (el inventario inicial se toma como si fuese una compra). Los productos de cada multiplicación se suman y a éste total se le divide entre el número de unidades compradas. Una vez determinado el costo promedio ponderado unitario, éste se multiplica por las unidades existentes para determinar el costo total del inventario. Primero, se debe multiplicar el costo unitario de compra por el número de unidades en cada compra, como sigue: Fecha Unidades Costo Costo de compra compradas unitario total Inventario inicial Junio Q 4, Junio Q 2, Junio Q 7, Junio Q 1, Junio Q 2, Junio Q 3, Total comprado 208 Q22, Luego, los productos de cada multiplicación se suman y el total se divide por el total de unidades compradas, lo que dará como resultado un costo unitario promedio ponderado, como sigue: Total de compras en quetzales = Q22, = Q Costo unitario promedio ponderado. Total de compras en unidades 208 (C.U.P.P) 142 Valuación del inventario final: Una vez determinado el costo unitario promedio ponderado, éste se multiplica por el número de unidades existentes al final del período, que en nuestro caso es de 52 unidades. 52 unidades en existencia X Q C.U.P.P. = Q 5, Inventario Final Determinación del costo de ventas: Para determinar el costo de las unidades vendidas, basta con multiplicar el costo unitario promedio ponderado por el total de unidades vendidas en el período, así: 156 unidades vendidas X Q C.U.P.P = Q 16, Costo de Ventas Método de Identificación Específica: Para la valuación del inventario se utiliza el costo específico de compra o producción de cada artículo. Es aplicable en empresas en donde las unidades existentes pueden identificarse como provenientes de compras específicas, valorándose las unidades existentes a los precios que aparecen en las facturas de los proveedores. Este método es el más exacto, pero también el que consume más tiempo cuando se han adquirido y vendido o utilizado muchas unidades de artículos, es por ello que es aplicable mayormente en aquellas empresas que comercian o producen artículos de gran valor, tales como: vehículos, joyas legítimas, pinturas, esculturas, vestidos de diseños exclusivos y otra mercancía similar. Para entender este método vamos a poner un ejemplo hipotético así: Las 48 unidades que se vendieron el 15 de junio se tomaron del lote comprado el 10 de junio; las 60 unidades vendidas el 23 de junio fueron tomadas 40 del inventario inicial y 20 unidades de la compra del 2 de junio; y que de las 48 unidades vendidas el 29 de junio fueron tomadas 24 del lote comprado el 25 de junio y 24 unidades del lote comprado el 28 de junio.

153 Capítulo 11 Registro Contable de los Inventarios Valuación del inventario final: Las unidades existentes al final del período corresponden a las compras siguientes: Fecha Unidades Unidades Unidades costo costo compra compradas vendidas disponibles unitario total Inventario Ini. 1 de junio de junio de junio , de junio , de junio de junio , , Inventario Final Determinación del costo de ventas: Las unidades vendidas fueron tomadas de los lotes siguientes: Fecha Unidades Unidades costo costo compra compradas vendidas unitario total Inventario Ini. 1 de junio , de junio , de junio , de junio , de junio , , Costo de ventas. Método de la Última Compra: Este método NO es igual UEPS ni al PEPS, sino que simplemente tanto el valor del inventario final como el costo de ventas se calcula multiplicando el costo unitario de la última compra por la cantidad de unidades existentes y vendidas durante el período respectivamente, como sigue: 143 Valuación del inventario final: Según la columna e) del cuadro inicial, el número de unidades existentes al final del período son 52, las que debemos multiplicar por el costo unitario de la última compra (C.U.U.C.), que según el mismo cuadro es de Q En números tenemos: 52 unidades existentes X Q C.U.U.C. = Q. 5, Valor del Inventario Final Determinación del costo de ventas: Según la columna d) del cuadro inicial, el número de unidades vendidas durante el período es de 156, las que debemos multiplicar por el costo unitario de la última compra (C.U.U.C.), que según la misma figura (15-1) es de Q En números tenemos: 156 unidades vendidas X Q C.U.U.C. = Q. 16, Costo de lo vendido Como vemos este método es el más fácil de utilizar porque consume menos tiempo que los otros métodos. II. Sistema perpetuo Veamos, ahora, cómo es el manejo de los métodos de valuación de inventarios en el sistema de acumulación de costos perpetuo. Método PEPS.- Puesto que el costo de ventas se calcula a partir de las primeras unidades compradas, y el inventario final está compuesto por las unidades compradas más recientemente, estas dos cantidades serán idénticas en los sistemas de acumulación de costos perpetuo y periódico.

154 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina FECHA Descripción UNIDADES COSTO QUETZALES Entradas Salidas Existentes UNITARIO Entradas Salidas Existencia jun-01 Inventario Inicial , , jun-02 Compra S/Factura , , jun-10 Compra S/Factura , , jun-15 Ventas de hoy (a) 4, , jun-15 Ventas de hoy (b) , jun-20 Compras S/Factura , , jun-23 Ventas de hoy ( c ) 1, , jun-23 Ventas de hoy (d) 4, , jun-25 Compras S/Factura , , jun-28 Compras S/Factura , , jun-29 Ventas de hoy (e) 2, , jun-29 Ventas de hoy (f) 1, , jun-29 Ventas de hoy (g) , Totales , , , (a) Del inventario inicial del 1 de junio (d) De las compras del 10 de junio (b) De las compras del 2 de junio (e) De las compras del 10 de junio (c) De las compras del 2 de junio (f) De las compras del 20 de junio (g) De las compras del 25 de junio. Como vemos, utilizando el método peps y bajo el sistema de acumulación de costos perpetuo, las 52 unidades de que está compuesto el inventario final se valúa en Q5,664.00; mientras que el costo de ventas de las 156 unidades vendidas es de Q16, Método UEPS.- En este caso, el costo de las unidades vendidas y el inventario final pueden diferir en ambos sistemas (periódico y perpetuo). La diferencia se genera a partir del costo que se asigna a la fecha en que se vende la mercadería. En el sistema periódico tanto el costo de ventas y del inventario final se determina en el cierre del período contable; mientras que en el sistema perpetuo, en las fechas que las unidades van saliendo del almacén, se va determinando el costo de ventas y al mismo tiempo se va determinando el saldo del inventario final, como puede observarse en el siguiente cuadro. FECHA Descripción UNIDADES COSTO QUETZALES Entradas Salidas Existentes UNITARIO Entradas Salidas Existencia jun-01 Inventario Inicial , , jun-02 Compra S/Factura , , jun-10 Compra S/Factura , , jun-15 Ventas de hoy (a) 5, , jun-20 Compras S/Factura , , jun-23 Ventas de hoy (b) 1, , jun-23 Ventas de hoy ( c ) 2, , jun-23 Ventas de hoy (d) 2, , jun-25 Compras S/Factura , , jun-28 Compras S/Factura , , jun-29 Ventas de hoy (e) 3, , jun-29 Ventas de hoy (f ) 1, , Totales , , , (a) De las compras del 10 de junio (d) De las compras del 2 de junio (b) De las compras del 20 de junio (e) De las compras del 28 de junio (c) De las compras del 10 de junio (f) De las compras del 25 de junio.

155 Capítulo 11 Registro Contable de los Inventarios Como vemos, utilizando el método ueps y bajo el sistema de acumulación de costos perpetuo, las 52 unidades de que está compuesto el inventario final se valúa en Q5,712.00; mientras que el costo de ventas de las 156 unidades vendidas es de Q16, Método Promedio Ponderado.- Cuando se utiliza el sistema de acumulación de costos perpetuo, el costo promedio ponderado debe calcularse antes de que ocurra una venta, en lugar de hacerlo al final del período como en el sistema periódico, tal y como aparece a continuación FECHA Descripción UNIDADES COSTO QUETZALES Entradas Salidas Existentes UNITARIO Entradas Salidas Existencia jun-01 Inventario Inicial , , jun-02 Compra S/Factura , , jun-10 Compra S/Factura , , jun-15 Ventas de hoy (a) 5, , jun-20 Compras S/Factura , , jun-23 Ventas de hoy (b) 6, , jun-25 Compras S/Factura , , jun-28 Compras S/Factura , , jun-29 Ventas de hoy ( c ) 5, , Totales , , , a) Q14, = Q Costo unitario promedio ponderado b) Q10, = Q Nuevo costo unitario promedio ponderado c) Q10, = Q Nuevo costo unitario promedio ponderado Como vemos, utilizando el método promedio ponderado y bajo el sistema de acumulación de costos perpetuo, las 52 unidades de que está compuesto el inventario final se valúa en Q5,653.80; mientras que el costo de ventas de las 156 unidades vendidas es de Q16, Método de Identificación Específica.- El costo de los artículos vendidos y del inventario final se calcula multiplicando las unidades vendidas y existentes por el costo específico de cada unidad, por consiguiente, la selección de un sistema de acumulación de costos perpetuo o periódico no variará el costo de ventas ni del inventario final. 145 FECHA Descripción UNIDADES COSTO QUETZALES Entradas Salidas Existentes UNITARIO Entradas Salidas Existencia jun-01 Inventario Inicial , , jun-02 Compra S/Factura , , jun-10 Compra S/Factura , , jun-15 Ventas de hoy (a) 5, , jun-20 Compras S/Factura , , jun-23 Ventas de hoy (b) 4, , jun-23 Ventas de hoy ( c ) 2, , jun-25 Compras S/Factura , , jun-28 Compras S/Factura , , jun-29 Ventas de hoy (d) 2, , jun-29 Ventas de hoy (e) 2, , Totales , , , (a) De las compras del 10 de junio (d) De las compras del 25 de junio (b) Del inventario inicial (e) De las compras del 28 de junio (c) De las compras del 2 de junio

156 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina Como vemos, utilizando el método promedio de identificación específica y bajo el sistema de acumulación de costos perpetuo, las 52 unidades de que está compuesto el inventario final se valúa en Q5,612.00; mientras que el costo de ventas de las 156 unidades vendidas es de Q16, Método de la última compra.- En este caso, el costo de las unidades vendidas y el inventario final pueden diferir en ambos sistemas (periódico y perpetuo). La diferencia se genera a partir del costo que se asigna a la fecha en que se vende la mercadería. En el sistema periódico tanto el costo de ventas y del inventario final se determina en el cierre del período contable; mientras que en el sistema perpetuo, en las fechas que las unidades van saliendo del almacén, se va determinando el costo de ventas y al mismo tiempo se va determinando el saldo del inventario final, como puede observarse en el cuadro siguiente. FECHA Descripción UNIDADES COSTO QUETZALES Entradas Salidas Existentes UNITARIO Entradas Salidas Existencia jun-01 Inventario Inicial , , jun-02 Compra S/Factura , , jun-10 Compra S/Factura , , jun-15 Ventas de hoy (a) 5, , jun-20 Compras S/Factura , , jun-23 Ventas de hoy (b) 6, , jun-25 Compras S/Factura , , jun-28 Compras S/Factura , , jun-29 Ventas de hoy ( c ) 5, , Totales , , , (a) (b) (c) El costo unitario se tomo de las compras del 10 de junio El costo unitario se tomó de las compras del 20 de junio El costo unitario se tomó de las compras del 28 de junio Como vemos, utilizando el método de la última compra y bajo el sistema de acumulación de costos perpetuo, las 52 unidades de que está compuesto el inventario final se valúa en Q5,544.00; mientras que el costo de ventas de las 156 unidades vendidas es de Q16, Lo importante en este método es que para determinar el costo de ventas debe tomarse en cuenta el costo unitario de la última compra y no la cantidad de unidades que se compraron en la última compra; por ejemplo: las 60 unidades vendidas el 23 de junio fueron todas ellas valoradas en Q , aunque de ese mismo costo solamente se hayan comprado 12 unidades el día 20 de junio. La característica de este método, es que tanto el inventario final, como el costo de ventas quedan valuados al costo de compra más recientes, y con esto, tanto el contador, como los propietarios del negocio sabrán con mayor aproximación el costo de mercado o de reposición de los productos que venden. Regla de Valuación "Costo Histórico Vrs. Costo de Mercado" el que sea Menor Una vez escogido y utilizado cualquiera de los métodos de valuación (bajo cualquiera de los dos sistemas de acumulación de costos) el paso siguiente es determinar si el costo obtenido es mayor o menor que el costo que existe en el mercado. Esta regla establece que el inventario final de mercadería debe asignarse el costo histórico (costo que la compañía pagó y registró en sus libros) o bien el valor del mercado corriente, dependiendo de cuál sea el más bajo. El valor de mercado corriente se define como el costo de reemplazo de un artículo, es decir, lo que le costaría a una empresa comprar o producir un artículo de inventario en la fecha en que se hace la valuación

157 Capítulo 11 Registro Contable de los Inventarios Cuando el valor de mercado corriente es mayor que el costo histórico, no se requiere ajuste en la contabilidad de la empresa; pero cuando el valor de mercado corriente es menor que el costo registrado contablemente, la base de contabilización del inventario debe apartarse del principio de "Costo Histórico", debiéndose ajustar el inventario final rebajándolo a su valor de mercado actual, logrando con esto, presentar los resultados del ejercicio de acuerdo con los principios contables de realización y conservatismo. El valor de mercado corriente puede ser menor que el costo registrado contablemente debido diversas causas, tales como: cambio en los niveles de precio, cambio en el nivel de la demanda, obsolescencia, deterioro físico y otros. Ejemplo: La empresa Colchas, S.A., utilizando el sistema de acumulación de costos periódico y el método de valuación de la última compra, determinó que el inventario final de la cubre cama imperial está compuesto por 52 unidades de Q cada una. El 29 de junio se supo que el costo de compra unitario de dicho artículo había bajado, por lo que se les solicitó una cotización a los proveedores, efectiva para el día 30. Los proveedores enviaron la cotización solicitada el día indicado, observándose que el nuevo precio (costo para la empresa) era de Q por unidad. Como podemos observar en el ejemplo, el valor de mercado corriente de la cubrecama imperial es de Q105.00, o sea Q3.00 menos que el valor registrado contablemente (Q108.00), por lo que procede a reducir el costo del inventario final con cargo a una cuenta de pérdida del ejercicio así: JORNALIZACIÓN DEL MOVIMIENTO DE MERCADERÍAS SISTEMA PERPETUO Cuando usted estudió su curso de contabilidad general tuvo que haber visto el libro de almacén o registro de tarjetas kardex, que como se sabe sirve para registrar el movimiento de la mercadería que entra y que sale del almacén, destinándose un registro o tarjeta por cada clase de mercadería. Cada registro debe contener por lo menos las columnas que a continuación se expresa.

158 Contabilidad Financiera por J. Ernesto Molina CÓDIGO: 003 RELOJES DE PULSERA CYMA Fechas DESCRIPCIÓN Entradas Salidas Existencias 02/01/X1 10/01/X1 15/01/X1 31/01/X1 02/02/X1 Compra según Fact. No.101 Ventas de hoy Devolución de venta. Nota #46 Compra según Fact. No. 200 Devolución de compra. Nota # Tales columnas son las indispensables, no obstante si se desea se puede disponer que el rayado tenga otras columnas para anotar el costo unitario, precio de venta, etc. Lo más interesante de este dispositivo es que la última columna nos va indicando el número de unidades que quedan en el almacén cada vez que ocurre una compra o una venta, (en el ejemplo 67 relojes). Y viendo el número de unidades existentes y conociendo su correspondiente costo, se puede determinar el valor de la existencia actual, siempre que así se quiera. 148 El inventario así en la forma indicada se mantiene constante o perpetuo. Pero de esto ya hablamos cuando vimos los sistemas de valuación del costo. Lo que aquí nos concierne, es la forma en que se contabiliza el movimiento de la mercadería bajo el sistema de valuación perpetuo. El nombre de Inventario Perpetuo, lo dijimos ya, alude al hecho de que por cada compra y por cada venta que se lleve a cabo, debe afectarse una cuenta tal que indique en cualquier momento cuál es el valor de la existencia actual de mercaderías en el almacén, sin necesidad de practicar un conteo físico de las mismas. Para ello se hace necesario conocer el costo de la mercadería que se compra (costo de adquisición) y la que se vende (costo de venta). En cuanto al costo de adquisición, ya vimos cómo se determina utilizando el PRORRATEO DE FACTURAS. Ahora, en lo que respecta a las ventas, las facturas de venta no llevan el costo, sino el precio de venta; pero como en el libro de cálculo de facturas se tienen registrados los costos, no habrá sino que acudir a dicho libro para sacar el costo de la mercadería vendida (costo de ventas). Y como puede suceder que aún tratándose de artículos de la misma clase, ellos tengan costo diferente, se tendrá que aplicar entonces cualquiera de los métodos de valuación ya aprendidos anteriormente, tales como, PEPS, UEPS, Promedio Ponderado, Identificación Específica entre otros. Entonces, el COSTO DE VENTAS, no es sino, el mismo costo de adquisición o de compra, pero que solo se le calcula a la mercadería que ya se vendió. En una venta, ya sea al contado o al crédito, operada con base de Inventario Perpetuo, siempre hay que correr dos asientos, como sigue: Uno por el PRECIO DE VENTA; y otro por el COSTO VENTA de la mercadería.

159 Capítulo 11 Registro Contable de los Inventarios Igual sucede con las devoluciones de mercaderías que nos hacen los clientes. Habrá que correr un asiento contable por la parte proporcional del precio de venta, según factura, y otro por el costo correspondiente al lote de mercadería que vuelve a ser recibido por el almacén. La cuenta que registra el inventario perpetuo se denomina ALMACÉN DE MERCADERÍAS, o bien, INVENTARIO DE MERCADERÍAS. La cuenta que registra el precio de venta de la mercadería despachada se intitula VENTAS. La cuenta que registra el costo de la mercadería vendida, se denomina COSTO DE VENTAS. Debe INVENTARIO DE MERCADERÍAS Haber Se carga a) Con el valor del inventario inicial b) Con las compras realizadas durante el período c) Con las devoluciones de los clientes d) Con los ajustes al costo por ganancias por valuación Se abona a) Con el valor de la mercadería que sale del almacén al costo. b) Con las devoluciones que se le haga a los proveedores (al costo) c) Con los ajustes al costo por pérdidas por valuación En los problemas que suelen presentársele al estudiante, puede suceder lo siguiente: a) Que se le dé el precio de venta y un tanto por ciento de ganancia referido al precio de venta; b) Que se le dé el costo y un tanto por ciento de ganancia sobre el mismo; c) Que se le dé el precio de venta y un tanto por ciento de ganancia sobre el costo; y d) Que se le dé el precio de venta por un lado y el costo por otro. Nos apresuramos a decir esto, porque muchas veces el estudiante entra en confusión. Pues no es lo mismo ganar 5% sobre una venta de mercadería cuyo costo es de Q1,000.00, que ganar el 5% en una venta facturada en Q1, Para comprender mejor el mecanismo del procedimiento, vea usted el siguiente ejemplo: El día 3 de julio se saca de la Almacenadora 709, S.A. un lote de mercadería con un valor de factura de Q60,000.00, siendo los gastos los siguientes: Flete marítimo Q1,000.00, seguro Q600.00, Derechos Arancelarios-DAI Q9,000.00, honorarios almacenadora Q1, Además se pagó el valor del IVA la cantidad de Q8, Si el valor total se pagó con cheque No.402 del Banco Innovador, S.A., la partida queda así: