DIRECCIÓN NORMATIVA DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS Y FUNCIONES

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1 DIRECCIÓN NORMATIVA DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS Y FUNCIONES GUATEMALA, JUNIO DE 2013

2 1 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS INDICE INTRODUCCIÓN I. GENERALIDADES DEL MANUAL 3 II. DEFINICIONES BÁSICAS 5 III. ASPECTOS GENERALES DE LA DIRECCIÓN NORMATIVA DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO 6 IV. ELEMENTOS DE ORGANIZACIÓN INTERNA 7 1. DIRECCIÓN 8 2. UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS SUBDIRECCIÓN DE NORMAS TÉCNICAS Y CONTROL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL ESTADISTICO DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES UNIDAD DE REGISTRO DE PRECIOS Y CATALOGACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE NORMAS TÉCNICAS, CONTROL Y ASESORÍA 3.3 DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE PROVEEDORES SUBDIRECCIÓN DE CONTRATO ABIERTO DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN DE LICITACIÓN Y ADJUDICACIÓN DE CONTRATO ABIERTO DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE EJECUCIÓN DE CONTRATO ABIERTO 69 1

3 2 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS INTRODUCCIÓN El presente Manual de Descripciones de Puestos y funciones de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado describe las actividades que tiene asignadas cada puesto dentro de la Institución, como parte de la división funcional del trabajo que le caracteriza. Su propósito es describir las funciones y demás características que corresponden a los puestos que conforman la Dirección, incluyendo los conocimientos, experiencias y características de personalidad que necesitan, sobre la base de los requerimientos de los puestos que las conforman. En su contenido, el Manual describe en el capítulo I las generalidades del mismo, los objetivos, campo de aplicación y normas generales de uso del manual. En el capítulo II se incluyen diversas definiciones relacionadas con el Manual, con el propósito de aclarar y unificar distintos conceptos que se usan en el mismo y facilitar con ello la comprensión de los mismos. El capítulo III contiene los aspectos generales de la Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, incluyendo su descripción, misión, visión y organigrama general. El capítulo IV constituye la parte medular del Manual, ya que describe en forma pormenorizada las características de cada una de las clases de puestos que conforman la estructura orgánica de la Institución. Para cada descripción se incluyen su identificación, la naturaleza del puesto, la descripción de actividades o funciones, así como los requisitos académicos y experiencia laboral que son necesarios para la ocupación de cada uno de ellos. 2

4 3 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS 1. Objetivos del Manual b. General I. GENERALIDADES DEL MANUAL El Manual de Descripciones de Puestos y funciones de la Dirección pretende orientar a los funcionarios y empleados de la Institución en lo relacionado con las actividades que deben realizar como parte del proceso de alfabetización que se desarrolla a nivel nacional. b. Específicos Proporcionar a todos los funcionarios y empleados de la Dirección una guía técnica que los oriente sobre la forma de ejecutar las atribuciones que les corresponden, como parte de la división del trabajo funcional que caracteriza a la Institución. Proveer a funcionarios de la Institución de un instrumento técnico para aplicarlo en las labores que deben ejecutar para el llenado de los puestos vacantes que surjan en sus respectivas unidades. Establecer criterios técnicos, prácticos y estandarizados que conduzcan a los funcionarios y empleados de la Unidad a proceder en una forma acorde o similar en las acciones que deben ejecutar dentro de su puesto de trabajo. 2. Confidencialidad a. El manejo de este Manual está dado dentro de las normas de ética obligadas a toda persona o institución que tiene acceso a información confidencial. 3. Campo de aplicación El presente Manual es de uso obligatorio en todas las unidades y dependencias de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. 3

5 4 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS 4. Normas generales de uso a. Toda adición, supresión o enmienda a este Manual es aprobada mediante acuerdo ministerial. b. La Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado es responsable de custodiar, distribuir, y dar a conocer este Manual al personal de la Dependencia, así como, de gestionar a donde corresponde las modificaciones de este Manual y enviar un ejemplar en físico y copia en magnético a la Dirección de Recursos Humanos. c. La Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado es responsable, conjuntamente con los Jefes de Departamento de la Dependencia, del cumplimiento de las normas establecidas en el presente Manual. 4

6 5 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS II. DEFINICIONES BÁSICAS 1. Clase de Puestos Es un conjunto de puestos que tienen características similares en cuanto a los grados de complejidad y responsabilidad que implica el desarrollo de las tareas que tienen asignadas, por lo que pueden ser denominados con el mismo título de puesto. 2. Descripción de Puestos Constituye la relación detallada de las características distintivas de un grupo de puestos. En su contenido se incluyen los apartados siguientes: Título funcional Ubicación administrativa Inmediato superior Subalternos Naturaleza del puesto Principales tareas Requisitos de ingreso 3. Puesto Es un conjunto de tareas, funciones o actividades que conforman una unidad de trabajo, que deben ser desarrolladas por una persona, en una jornada completa de trabajo. 4. Requisitos de ingreso Son los requerimientos de educación formal, experiencia laboral y características personales que se requieren del ocupante, para el desarrollo adecuado de las tareas que corresponden. 5

7 6 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS III. ASPECTOS GENERALES DE LA DIRECCIÓN NORMATIVA DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO. 1. DESCRIPCIÓN La Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado es la dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas responsable de mantener un registro consolidado, moderno, seguro y eficiente de las compras, ventas y contrataciones de bienes, suministros, obras y servicios requeridos por los organismos del Estado. 2. MISIÓN Somos la dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas responsable de facilitar al Sector Público, a través de la modalidad de compra por Contrato Abierto, la adquisición de bienes y suministros utilizados para el eficaz cumplimiento de sus funciones, así como de la divulgación de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, por medio de capacitaciones que se imparten con el objeto que se desarrollen los procesos de contrataciones y adquisiciones dentro de un marco de transparencia, con reglas claras y estables para agilizar las compras, reducir riesgos y eliminar pérdidas en las operaciones que efectúe el Estado, proponiendo la normativa pertinente. Para el efecto la Dirección, actúa como órgano rector del Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Sector Público y a la vez norma, coordina y administra el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS que, a través de Internet, permite a los ciudadanos enterarse de todos los actos administrativos relacionados con los procesos de contrataciones y adquisiciones que lleva a cabo el Sector Público, a efecto se desarrollen en un marco de Transparencia, Eficacia, Eficiencia y Modernización, asimismo facilita la auditoria social y gubernamental. 3. VISIÓN Ser el ente encargado de normar y coordinar las contrataciones y adquisiciones que sean realizadas por los distintos organismos del Estado, sus Entidades Descentralizadas y Autónomas, Unidades Ejecutoras, Municipalidades y Empresas Públicas Estatales o Municipales; proponiendo políticas, normas y procedimientos que permitan una adecuada aplicación de la legislación para efectuar contrataciones y adquisiciones más ágiles, eficaces y transparentes, que redunden en beneficio de los intereses del Estado, a través de la optimización de los recursos y promover la utilización del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS 6

8 7 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS 4. ORGANIGRAMA 7

9 8 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS IV. DESCRIPCIONES DE PUESTOS 1. Dirección 8

10 9 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: Ubicación Administrativa: Inmediato Superior: Subalternos: DIRECTOR Dirección Viceministro de Ingresos y Evaluación Fiscal Secretaria de Dirección Subdirector de Normas Técnicas y Control Subdirector de Contrato Abierto Unidad de Servicios Administrativos Internos Misión del Puesto: Trabajo profesional que consiste en planificar, organizar, coordinar, dirigir y supervisar las atribuciones, funciones y actividades técnicas, administrativas y legales del personal, estableciendo y ejecutando mecanismos más eficientes en la elaboración, promoción, divulgación y asesoría de las contrataciones y adquisiciones del sector público. Responsabilidades: a. Promueve iniciativas en busca de mejorar las prácticas que se realizan en materia de adquisiciones públicas y/o de las modalidades de compras normadas en la Ley, en virtud de ser los Entes Rectores en materia de Contrataciones Públicas. b. Gestiona ante las autoridades ministeriales, dictámenes, resoluciones y/o propuestas de la realización de Eventos en la modalidad de compra por Contrato Abierto reguladas en la Ley de Contrataciones del Estado. c. Asesora a las entidades del sector público en materia de procedimientos para las contrataciones y adquisiciones de bienes y servicios reguladas en la Ley de Contrataciones del Estado. d. Asesora y vela porque se cumplan los lineamientos legales en la aplicación de acciones de administración de las diferentes modalidades de compras reguladas en la Ley de Contrataciones del Estado. e. Participa en la definición y aplicación de las políticas en materia de Compras y Contrataciones del Estado, para contribuir al logro de los objetivos de la Dirección, a través del montaje, realización y seguimiento de eventos de Contrato Abierto. 9 f. Implementa estrategias y procedimientos que coadyuven al desarrollo integral del personal que labora para la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

11 10 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS g. Da seguimiento y evalúa mensualmente el plan de trabajo de cada subdirección con sus respectivos departamentos. h. Promueve reuniones a nivel de Subdirección y Jefes de Departamentos para conocer las necesidades relacionadas con el buen funcionamiento de los eventos de Contrato Abierto, Actividades Administrativas y sobre el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones Guatecompras e informa sobre las políticas y/o estrategias que se desarrollen en este campo. i. Coordina las actividades realizadas por las Comisiones integradas para dar cumplimiento a las acciones derivadas de la discusión de los diferentes acuerdos y tratados en materia de contrataciones de sector público. j. Aprueba el plan anual de trabajo y la memoria anual de labores de la Dependencia. k. Resuelve los casos no previstos que se relacionen con sus atribuciones y funciones. l. Representa al Ministro de Finanzas Públicas en eventos Nacionales e Internacionales relacionados con las contrataciones públicas. m. Participa en la Comisión de vigilancia de Contrato Abierto. n. Realiza otras funciones que le sean asignadas por las Autoridades Superiores. Requisitos de ingreso: Educación y Experiencia: Licenciatura en Economía Contador Público y Auditor Licenciatura en Administración de Empresas o Carreras a Fin Abogado y Notario Colegiado Activo Experiencia y capacidad gerencial 10

12 11 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS Otros requisitos: Conocimiento de: Experiencia comprobable en materia de contrataciones y adquisiciones públicas. Ley de lo Contencioso Administrativo Amplio conocimiento en la Ley de Contrataciones del Estado. Acuerdos y tratados vigentes en materia de contrataciones y adquisiciones del sector público. Demostrar: Don de mando (indispensable) Conocimiento de paquetes de computación Honorabilidad Carencia de conflicto de intereses asociados al cargo (indispensable) Capacidad de trabajo en equipo Discrecionalidad 11

13 12 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: Ubicación Administrativa: Inmediato Superior: Subalternos: SECRETARIA DE DIRECCIÓN Dirección Director Ninguno Misión del Puesto: Realizar labores secretariales que requieren el conocimiento, dominio y experiencia en la toma y transcripción de dictados taquigráficos, mecanografía y adiestramiento en el manejo de equipo de oficina, especialmente computadora, técnicas de archivo y redacción de correspondencia oficial y ejecutiva. Responsabilidades: a. Recibe, registra, clasifica, distribuye y archiva correspondencia del despacho del director. b. Prepara y lleva la agenda de reuniones, compromisos y otras actividades del director. c. Atiende y anuncia a personas que tienen audiencia con el director. d. Redacta y mecanografía correspondencia, de conformidad con las instrucciones recibidas. e. Toma dictados taquigráficos para elaborar correspondencia u otros documentos. f. Atiende y efectúa llamadas telefónicas para el despacho del director. g. Distribuye la correspondencia a las personas designadas por la Dirección. h. Prepara oficios de reuniones programadas. i. Redacta y transcribe los nombramientos para la integración de Juntas de Cotización, Licitación y Contrato Abierto de conformidad con las instrucciones recibidas de la Autoridad Superior de la Dirección. j. Convoca por escrito y/o vía telefónica, al personal de la dependencia para la realización de reuniones organizadas por el Director. k. Participa como miembro de Juntas de Cotización, Juntas de Calificación cuando fuere requerido. 12 l. Realiza otras actividades que le sean asignados por el Director.

14 13 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS Requisitos de ingreso: a) Educación y Experiencia: Acreditar título de Secretaria Bilingüe o Secretaria Oficinista. Tres años en labores secretariales. Manejo de paquetes de computación Mecanografía, ortografía, redacción Conocimiento de técnicas de archivo b) Otros requisitos: Relaciones interpersonales Acostumbrada a trabajar bajo presión Orden Responsabilidad Discreción Respeto Actitud de colaboración 13

15 14 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: SUBDIRECTOR DE NORMAS TÉCNICAS Y CONTROL Ubicación Administrativa: Dirección Inmediato Superior: Director Subalternos: Secretaria de Subdirección Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico Jefe del Departamento de Normas Técnicas Control y Asesoría Jefe del Departamento del Registro de Proveedores Misión del Puesto: Planificar, organizar, dirigir y supervisar las funciones a desarrollar por los Departamentos de Administración y Control Estadístico y Normas Técnicas, Control y Asesoría, y el Departamento el Registro de Proveedores, teniendo para el efecto que proponer la normativa pertinente para que el proceso de contrataciones y adquisiciones se desarrolle en un marco de transparencia, con reglas claras y estables que permitan obtener la confianza de proveedores nacionales e internacionales. Responsabilidades: a. Norma, coordina y administra el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Sector Público. b. Propone políticas, normas y procedimientos para la adecuada aplicación de la legislación en materia de contrataciones y adquisiciones del Sector Público. c. Propone las reformas que se requieran a la legislación en materia de contrataciones y adquisiciones del Sector Público. d. Propicia las condiciones para que todas las entidades del Sector Público entreguen sus programas de compras para su control, optimización y producción de estadísticas. e. Garantiza a las entidades requirentes la elaboración y aprobación de los documentos legales para el concurso de contrato abierto. f. Asesora a las entidades del sector público en materia de procedimientos para las contrataciones y adquisiciones. 14

16 15 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS g. Administra la estrategia de capacitación en materia de contrataciones y del sistema Información y Contrataciones y Adquisiciones GUATECOMPRAS-, para entidades del Sector Público y para otras que lo requieran. h. Coordina, diseña e implementa una estrategia de empoderamiento del personal a su cargo. i. Supervisa el monitoreo de la información que se genera y se maneja en el Sistema de GUATECOMPRAS. j. Identifica áreas de riesgo de las contrataciones públicas y propone las medidas correctivas que correspondan. k. Supervisa el cumplimiento de la Ley de Acceso a la Información Pública, específicamente en lo referente a la disponibilidad oportuna y actualizada de la información en el sistema GUATECOMPRAS. l. Supervisa la ejecución de la aplicación de sanciones a proveedores de conformidad con lo establecido en la Ley. m. Designa la participación de personal, a su cargo, para las Juntas de Cotización y Licitación que se realicen en el sector público, especialmente en el Ministerio de Finanzas Públicas. n. Representa al Director en eventos nacionales e internacionales relacionados con las contrataciones públicas. o. Coordina, con la Subdirección de Contrato Abierto, las acciones que sean necesarias para el cumplimiento de las funciones de la Dirección. p. Coordina, el registro de Proveedores del Estado, y mantiene control de las Estadísticas del Registro de Precios. q. Coordina y supervisa el registro informático, mediante una base de datos, de los bienes o suministros de uso general y constante o de considerable demanda que necesite el sector público y que sean requeridos en la modalidad de compra por contrato Abierto. r. Supervisa la actualización del Catalogo de bienes y servicios, incorporando nuevas categorías de productos, bienes y servicios. s. Realiza otras funciones asignadas por la Dirección y el Despacho Ministerial. 15

17 16 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS Requisitos de ingreso: a. Educación y Experiencia: Licenciatura en Economía. Contador Público y Auditor. Licenciado en Ciencias Jurídicas y Sociales, Abogado y Notario. Licenciado en Administración de Empresas o Carrera a Fin. Colegiado Activo. Demostrar experiencia en puestos similares, o de Jefaturas. Experiencia comprobable en materia de contrataciones y adquisiciones públicas. b. Otros requisitos: Ausencia de conflictos de interés (indispensable). Conocimiento especial de: Ley de Contrataciones del Estado Ley del Organismo Judicial Ley de lo Contencioso Administrativo Leyes relacionadas y sus reglamentos. Experiencia y capacidad gerencial Conocimiento de paquetes de computación Demostrar: Capacidad de trabajo en equipo Discreción Honradez Don de mando 16

18 17 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: Ubicación Administrativa: Inmediato Superior: Subalternos: SECRETARIA DE SUBDIRECCIÓN Subdirección Subdirector de Normas Técnicas y Control Ninguno Misión del Puesto: Realizar labores secretariales que requieren el conocimiento, dominio y experiencia en la toma y transcripción de dictados taquigráficos, mecanografía y adiestramiento en el manejo de equipo de oficina, especialmente computadora, técnicas de archivo y redacción de correspondencia oficial y ejecutiva. Responsabilidades: a. Recibe, registra, clasifica, distribuye y archiva correspondencia del despacho del subdirector b. Prepara y lleva la agenda de reuniones, compromisos y otras actividades del subdirector. c. Atiende y anuncia a personas que tienen audiencia con el subdirector d. Redacta y mecanografía correspondencia, de conformidad con las instrucciones recibidas. e. Toma dictados taquigráficos para elaborar correspondencia u otros documentos. f. Atiende y efectúa llamadas telefónicas para el despacho del subdirector g. Distribuye la correspondencia a las personas designadas por la Dirección y Subdirección h. Prepara oficios de reuniones programadas. i. Elabora nombramientos para integración de Juntas de Cotización. j. Convoca por escrito y/o vía telefónica, al personal de la dependencia para la realización de reuniones organizadas por el subdirector. k. Participa como miembro de Juntas de Cotización, Juntas de Calificación cuando fuere requerido. l. Apoya en las actividades secretariales de los departamentos de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones y el departamento de Normas Técnicas Control y Asesoría cuando fuere requerido por el señor subdirector. 17 m. Realiza otras actividades que le sean asignados por el subdirector

19 18 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS Requisitos de ingreso: c) Educación y Experiencia: Acreditar título de Secretaria Bilingüe o Secretaria Oficinista. Tres años de experiencia en labores secretariales. Manejo de paquetes de computación Mecanografía, ortografía, redacción Conocimiento de técnicas de archivo d) Otros requisitos: Relaciones interpersonales Acostumbrada a trabajar bajo presión Orden Responsabilidad Discreción Respeto Actitud de colaboración 18

20 19 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: SUBDIRECTOR DE CONTRATO ABIERTO Ubicación Administrativa: Dirección Inmediato Superior: Director Subalternos: Secretaria de Subdirección Jefe del Departamento de Coordinación de Licitación y Adjudicación de Contrato Abierto y Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto: Misión del Puesto: Planificar, organizar, dirigir, supervisar, controlar y evaluar las actividades, los procedimientos así como la aplicación de normas y políticas propias de Contrato Abierto en los términos y condiciones establecidos legalmente, por los Departamentos de Coordinación de Licitación y Adjudicación por Contrato Abierto y de Administración de la Ejecución de Contrato Abierto. Responsabilidades: a. Administra el Sistema de Contrato Abierto para la adquisición de bienes y contratación de servicios por parte del sector público de conformidad con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y leyes relacionadas. b. Identifica áreas de riesgo de las contrataciones públicas en materia de contrato abierto, proponiendo las medidas correctivas que correspondan. c. Administra la asesoría a las entidades del sector público en materia de gestión y ejecución de contrato abierto, asegurando el cumplimiento de los términos y condiciones establecidos legalmente. d. Revisa y autoriza los productos y subproductos de los Departamentos a su cargo. e. Coordina el monitoreo de los contratos abiertos en ejecución, proponiendo las medidas y acciones que correspondan. f. Vigila que la publicación de información relacionada con Contrato Abierto en el Sistema de GUATECOMPRAS se mantenga actualizada. g. Propicia los nombramientos y la logística necesaria para el desarrollo de los eventos de Contrato Abierto. 19

21 20 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS h. Coordina la entrega de los precios de referencia de bienes, suministros y servicios para la ejecución de contratos abiertos, a las Juntas de Calificación correspondientes. i. Supervisa el cumplimiento de la Ley de Acceso a la Información Pública, específicamente en lo referente a la disponibilidad oportuna y actualizada de la información de un expediente de contrato abierto, asegurando su archivo y protección. j. Representa al Director en eventos nacionales e internacionales relacionados con las contrataciones públicas. k. Realiza otras funciones asignadas por la Dirección y el Despacho Ministerial. Requisitos de ingreso: a) Educación y Experiencia: Licenciatura en Economía Contador Público y Auditor Licenciado en Ciencias Jurídicas y Sociales. Abogado y Notario Licenciado en Administración de Empresas o carreras a fin. Colegiado Activo, cuando proceda Dos años de experiencia en puestos similares b) Otros requisitos: Ausencia de conflictos de interés (indispensable). Demostrar experiencia en puestos similares, o de Jefaturas. Experiencia comprobable en materia de contrataciones y adquisiciones públicas. Amplio conocimiento en la Ley de Contrataciones del Estado. Conocimiento de: Ley de Contrataciones del Estado 20 Ley del Organismo Judicial

22 21 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS Ley de lo Contencioso Administrativo Leyes relacionadas y sus reglamentos Experiencia y capacidad gerencial Manejo de paquetes de computación Demostrar: Capacidad de trabajo en equipo Discreción Honradez Don de mando. 21

23 22 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: Ubicación Administrativa: Inmediato Superior: Subalternos: SECRETARIA DE SUBDIRECCIÓN Subdirección Subdirector de Contrato Abierto Ninguno Misión del Puesto: Realizar labores secretariales que requieren el conocimiento, dominio y experiencia en la toma y transcripción de dictados taquigráficos, mecanografía y adiestramiento en el manejo de equipo de oficina, especialmente computadora, técnicas de archivo y redacción de correspondencia oficial y ejecutiva. Responsabilidades: a. Recibe, registra, clasifica, distribuye y archiva correspondencia del despacho del subdirector. b. Prepara y lleva la agenda de reuniones, compromisos y otras actividades del subdirector. c. Atiende y anuncia a personas que tienen audiencia con el subdirector. d. Redacta y mecanografía correspondencia, de conformidad con las instrucciones recibidas. e. Toma dictados taquigráficos para elaborar correspondencia u otros documentos. f. Atiende y efectúa llamadas telefónicas para el despacho del subdirector. g. Distribuye la correspondencia a las personas designadas por la Dirección y Subdirección. h. Prepara oficios de reuniones programadas. i. Elabora nombramientos para integración de Juntas de Cotización. j. Convoca por escrito y/o vía telefónica, al personal de la dependencia para la realización de reuniones organizadas por el subdirector. k. Participa como miembro de Juntas de Cotización, Juntas de Calificación cuando fuere requerido. 22

24 23 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS l. Apoya en las actividades secretariales de los departamentos de Coordinación de Licitación Y Adjudicación de Contrato Abierto, y Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto. m. Realiza otras actividades que le sean asignados por el subdirector Requisitos de ingreso: Educación y Experiencia: Acreditar título de Secretaria Bilingüe o Secretaria Oficinista. Tres años de experiencia en labores secretariales. Manejo de paquetes de computación Mecanografía, ortografía, redacción Conocimiento de técnicas de archivo Otros requisitos: Relaciones interpersonales Acostumbrada a trabajar bajo presión Orden Responsabilidad Discreción Respeto Actitud de colaboración 23

25 24 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS 24

26 25 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: JEFE UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS Ubicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos Internos Inmediato Superior: Subalternos: Misión del Puesto: Director Recepcionista Secretaria Contadora Encargado de Almacén e Inventarios Asistente de Compras Encargado de Archivo Conserje-Mensajero Encargada de Servicio de Alimentos Piloto-Mensajero Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las labores técnicas y administrativas del Departamento a su cargo, así como velar por el máximo aprovechamiento de los recursos asignados a la Dirección. Responsabilidades: a. Planifica, organiza y supervisa las actividades que se realizan en la Unidad. b. Supervisa y autoriza las actividades de la Encargado de Caja Chica y de la responsable del Fondo Rotativo Interno, así como de la Encargada de Compras. c. Revisa los reportes del gasto de combustible que requiere la Unidad de Auditoría Interna y la Dirección de Servicios Administrativos del Ministerio de Finanzas Públicas. d. Apoya a la Dirección y/o Subdirecciones en actividades inherentes al área Administrativa. e. Autoriza los Comprobantes Únicos de Registro de Ingresos. f. Supervisa y autoriza los registros contables. g. Coordina la formulación del anteproyecto de presupuesto. h. Revisa y autoriza los ingresos de almacén 25 i. Supervisa la elaboración de las conciliaciones bancarias.

27 26 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS j. Firma cheques juntamente con las autoridades de la Dirección para la adquisición de bienes y/o servicios. k. Revisa y firma las Cajas Fiscales. l. Revisa y autoriza las órdenes de compra en sus diferentes etapas (Compromiso y devengado). m. Coordina la elaboración de informe de ejecución de metas mensuales. n. Realiza, conjuntamente con la Contadora, la Programación Indicativa Anual y Mensual del presupuesto asignado. o. Realiza los informes de las auditorías, referentes al área administrativa. p. Supervisa el trámite de las solicitudes de impresiones y encuadernaciones de documentos resultado de los eventos de Contrato Abierto y documentos oficiales. q. Elabora informes Gerenciales relacionados a las actividades de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. r. Aprueba las Nominas del Tiempo Extraordinario del personal de la Dirección. s. Realiza otras actividades que le asigne el Director. 26

28 27 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS Requisitos de ingreso: a) Educación y Experiencia: Acreditar título universitario a nivel de licenciatura en Administración de Empresas, Contador Público y Auditor o carrera a fin. Siete años de experiencia en labores afines. Experiencia comprobable en materia de contrataciones y adquisiciones públicas. Amplio conocimiento en la Ley de Contrataciones del Estado. Colegiado Activo. b) Otros requisitos: Don de mando (indispensable). Conocimiento y manejo de Leyes (Orgánica del Presupuesto, Contrataciones del Estado, Manual de Ejecución de Presupuestaria, etc). Manejo de paquetes de computación. Excelentes relaciones interpersonales. Fluidez verbal Liderazgo e Iniciativa Habilidad para trabajar en equipo Honorabilidad. 27

29 28 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: CONTADORA Ubicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos Internos Inmediato Superior: Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos. Subalternos: Ninguno Misión del Puesto: Ejecutar tareas complejas que requieren correspondientes a las ciencias contables. la aplicación de conocimientos teórico-prácticos Responsabilidades: a. Clasifica los documentos de legítimo abono de acuerdo al procedimiento establecido por el Manual de Clasificación Presupuestaria para el Sector Público de Guatemala. b. Revisa la documentación previa a los pagos de las compras por suministros y servicios que realice la Dirección. c. Coordina con el Jefe Administrativo las compras de bienes, servicios y suministros de la Dirección. d. Elabora órdenes de compra, así como dar seguimiento al pago de las mismas. e. Lleva el control y manejo de la cuenta bancaria del Fondo Rotativo Interno de la Dirección. f. Ejecuta las operaciones, registros y movimientos de la Ejecución Presupuestaria. g. Visa el presupuesto para adquisiciones de bienes y suministros. h. Revisa y analiza los documentos de soporte de los gastos con cargo al Fondo Rotativo Interno, previo a elaborar Listados de Gastos, para el reintegro de los mismos. i. Revisa en forma mensual el movimiento de la Ejecución Presupuestaria. j. Elabora la Caja Fiscal, presentada a la Contraloría General de Cuentas. k. Efectúa retenciones del ISR a proveedores, cuando proceda. 28 l. Sustituye al Jefe Administrativo, cuando se encuentre de vacaciones o por cumplimiento de comisión oficial.

30 29 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS m. Participa en la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de la Dirección. n. Registra y elabora el control de combustible. o. Revisa en etapa de registro, los Comprobantes Único de Registro (CURs) previo a solicitarlos en el SICOIN. p. Elabora transferencias en el Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN) de acuerdo al presupuesto asignado a la Dirección. q. Opera el Libro de Cuentas Corrientes de Fondos Privativos. r. Administra y entrega viáticos para comisiones oficiales del personal que labora en la Dirección para el interior del país, de acuerdo a la Ley de Viáticos. s. Elabora conciliación mensual de combustible. t. Participa como miembro de Junta de Cotización y Licitación, cuando sea requerido. u. Realiza otras funciones que le asigna la Jefatura y la Dirección. v. Elabora las nóminas de tiempo extraordinario. 29

31 30 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS Requisitos de ingreso: a) Educación y Experiencia: Acreditar título de Perito Contador. Constancia de los cursos aprobados por la Universidad de una carrera a fin al puesto, de acuerdo a lo requisitos exigidos por la Oficina Nacional de Servicio Civil,- ONSEC- para el puesto nominal. Un año de experiencia profesional en labores relacionadas con el puesto. b) Otros requisitos: Deberá estar inscrito en el registro de la SAT. Manejar leyes relacionadas al cargo (Orgánica del Presupuesto, Ley de Contrataciones del Estado, Ley de la Contraloría General de Cuentas y otras relacionadas al cargo). Manejo del Manual de Ejecución Presupuestaria. Manejo de paquetes de computación Windows, Excel. Buenas Relaciones Interpersonales Demostrar: Iniciativa Orden Responsabilidad Discreción 30

32 31 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: ENCARGADA DE CAJA CHICA Ubicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos Internos Inmediato Superior: Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos Subalternos: Ninguno Misión del Puesto: Realizar labores que requieren el conocimiento, dominio y experiencia en trascripción de dictados taquigráficos, mecanográficos, técnicas de archivo, y redacción de correspondencia, manejo de equipo de oficina, así como lo relacionado con el manejo y custodia de los Fondo de Caja Chica. Responsabilidades: a. Recibe, sella, archiva y distribuye la correspondencia a los Departamentos que conforman la Dirección, mediante el sistema de Expedientes Web. b. Controla y da seguimiento a oficios, providencias y otros documentos que se elaboran en la Dirección para ser notificados. c. Custodia y maneja el Fondo de Caja Chica. d. Elabora las liquidaciones de Caja Chica. e. Elabora los vales de Caja Chica, para las compras correspondientes. f. Lleva el control y resguardo de las Solicitudes de Compra de Materiales y/o contratación de servicios. g. Elabora y lleva el control de las nóminas de pago de pasajes de mensajería y de la encargada de alimentos, cuando procedan a notificar. h. Resguarda las órdenes de Compra con los respectivos CURs. i. Recibe y distribuye la correspondencia de los departamentos y de la Dirección objeto de notificación. j. Realiza retenciones a proveedores que estén inscritos bajo el régimen de Pequeño Contribuyentes. 31

33 32 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS k. Participa como miembro de Junta de Cotización y Licitación, cuando sea requerido. l. Realiza otras actividades que le asigne la Jefatura y/o la Dirección. Requisitos de ingreso: a) Educación y Experiencia: Constancia de los cursos aprobados por la Universidad de una carrera a fin al puesto, de acuerdo a lo requisitos exigidos por la Oficina Nacional de Servicio Civil,- ONSEC- para el puesto nominal Otros requisitos: Manejo de Paquetes de computación. Mecanografía Ortografía Redacción Relaciones Interpersonales Demostrar: Iniciativa Orden Responsabilidad Discreción 32

34 33 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: ENCARGADO DE ALMACÉN E INVENTARIO Ubicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos Internos Inmediato Superior: Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos Subalternos: Ninguno Misión del Puesto: Realizar tareas auxiliares en la ejecución de actividades técnico-administrativas que requieren la aplicación de fundamentos del área contable. Responsabilidades a. Lleva registros y control de existencias de materiales y suministros. b. Opera en las Tarjetas Kardex los ingresos y egresos de almacén. c. Realiza los ingresos de Almacén mediante la Forma IH autorizadas por la Contraloría General de Cuentas. d. Actualiza las tarjetas de Responsabilidad de Inventarios. e. Registra requisiciones de materiales y suministros f. Elabora un reporte mensual del movimiento de tarjetas de almacén. g. Elabora un conteo de almacén cada 15 días para revisar que los saldos estén de acuerdo a las tarjetas. h. Revisa el inventario del personal de la Dirección en forma constante, con el objeto de verificar que los bienes estén en poder de las personas responsables, asimismo, verifica que los bienes tengan el número de inventario impreso. i. Elabora el reporte del inventario a las diferentes entidades del Estado que establece la Ley. j. Lleva un registro y control de tarjetas de responsabilidad del personal de la Dirección. k. Participa como miembro de Junta de Cotización y Licitación, cuando sea requerido. 33 l. Realiza otras tareas que le asigne la Jefatura y/o la Dirección.

35 34 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS Requisitos de ingreso: a) Educación y Experiencia: Acreditar título de Perito Contador indispensable Haber aprobado los cursos universitarios que el puesto requiere, mismos que deberán de ser de una carrera a fin al puesto. Un año de experiencia en tareas relacionadas con el mismo. b) Otros requisitos: Manejo de paquetes de Computación. Relaciones Interpersonales Demostrar: Orden Responsabilidad Disciplina Honradez 34

36 35 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: SECRETARIA Ubicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativo Internos Inmediato Superior: Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos Subalternos: Ninguno Misión del Puesto: Realizar labores secretariales de recepción de documentos y atención al público, que requieren conocimiento y experiencia en la toma y transcripción de mensajes, atención de planta telefónica, manejo adecuado de vocabulario, especialmente técnicas del manejo de teléfonos y correspondencia. Responsabilidades a. Recibe, sella, registra, clasifica y distribuye la correspondencia que ingresa a la Dirección. b. Atiende consultas sobre oficios, providencias y otros documentos que se reciben en la Dirección. c. Atiende a Proveedores del Contrato Abierto, sobre dudas o consultas relacionadas con el Contrato Abierto y el Sistema de Información de Contrataciones del Estado, Guatecompras. d. Recibe y realiza llamadas telefónicas. e. Envía y recibe telefaxes. f. Atiende y resuelve consultas relacionadas con documentos que se encuentran en trámite. g. Participa como miembro de Junta de Cotización y Licitación, cuando sea requerido. h. Realiza otras tareas que le asigne la Jefatura y/o la Dirección. 35

37 36 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS Requisitos de ingreso: a) Educación y Experiencia: Acreditar título o diploma de Secretaria Oficinista o Secretaria Bilingüe. Dos años de experiencia en labores secretariales. b) Otros requisitos: Manejo de Archivo Manejo de Planta Telefónica Manejo de paquetes de computación Demostrar: Relaciones humanas Responsabilidad Discreción 36

38 37 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: ASISTENTE DE COMPRAS Ubicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativo Internos Inmediato Superior: Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos Subalternos: Ninguno Misión del Puesto: Trabajo técnico consistente en realizar las compras de bienes y servicios de la Dirección. Responsabilidades a. Recibe y clasifica requerimientos para la adquisición o contratación de bienes y servicios. b. Verifica juntamente con la Contadora la disponibilidad presupuestaria y financiera. c. Verifica y codifica los gastos mediante la aplicación del Manual de Clasificación Presupuestaria para el Sector Público y Financiero. d. Procesa las cotizaciones conforme al Decreto número Ley de Contrataciones del Estado y Normativas de Control Interno. e. Verifica y analiza cotizaciones tomando en cuenta, los criterios de calificación establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado, calidad, precio, garantía, soporte, tiempo de entrega etc. f. Concreta pedidos, compras y contrataciones de servicio. g. Realiza las publicaciones en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones. h. Verifica que los documentos de soporte de pago cumplan con los requisitos legales correspondientes. i. Verifica y realiza retenciones del ISR e IVA en compras y contrataciones y elabora Declaraciones Juradas mensuales, cuando proceda. j. Participa en el análisis y elaboración del Plan Operativo Anual de Compras y del Anteproyecto de Presupuesto. k. Coordina el ingreso de proveedores al edificio. l. Reproduce documentos de soporte para su archivo. 37 m. Atiende proveedores personalmente y telefónicamente.

39 38 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS n- Participa como miembro de Junta de Calificación de Contrato Abierto, Cotización y Licitación cuando fuere requerido. o. Realiza otras actividades que le sean asignadas por el Jefe inmediato. Requisitos de Ingreso: a) Constancia de los cursos aprobados por la Universidad de una carrera a fin al puesto, de acuerdo a lo requisitos exigidos por la Oficina Nacional de Servicio Civil,- ONSEC- para el puesto nominal b) Acreditar un año de experiencia en tareas relacionadas con el mismo Otros Requisitos Conocimiento de Leyes a fines al puesto Manejo del Sistema Operativo Windows y programas de Microsoft Office Manejo del Sistema de Contabilidad Integrado SICOIN, Sistema de Gestión SIGES, Reten Iva, y Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones-Guatecompras-. Responsable Excelente relaciones humanas Discreto (a) Espíritu de Servicio 38

40 39 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: ENCARGADO DE ARCHIVO Ubicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos Internos Inmediato Superior: Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos Subalternos: Ninguno Misión del Puesto: Garantizar las actividades necesarias para la clasificación de información generada, administrada y registrada por la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Responsabilidades: a. Efectúa acciones de recepción, registro, clasificación y escaneo de la información. b. Efectúa las actividades de centralización del archivo documentario de la Dirección. c. Coordina con los diferentes departamentos de la Dirección el desarrollo del Sistema Administrativo Archivístico. d. Coordina con los diferentes departamentos de la Dirección las acciones de depuración, transferencia y eliminación de documentos. e. Ejecuta los procesos técnicos de archivo. f. Brinda los servicios de archivo, así como el acceso a la información y documentación. g. Propone instrumentos de gestión en materia de archivo. h. Brinda atención especializada a usuarios internos y externos, a través de los medios pertinentes. i. Efectúa el mantenimiento y actualización de la base de datos de los expedientes que ingresan. j. Participa como miembro de Junta de Cotización y Licitación cuando sea requerido. k. Realiza otras funciones que le sean asignadas por la Jefatura y Dirección. 39

41 40 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS Requisitos de ingreso: a) Educación y Experiencia: Acreditar título o diploma de una carrera del nivel de educación media y cuando se requiera, cursos de capacitación o adiestramiento en el área específica. Tres años de experiencia en tareas relacionadas con el puesto. b) Otros requisitos: Conocimiento de paquetes de computación Conocimiento de catalogación y archivo Relaciones humanas Demostrar: Iniciativa y creatividad Orden Responsabilidad Discreción 40

42 41 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: CONSERJE-MENSAJERO Ubicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos Internos Inmediato Superior: Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos Subalternos: Ninguno Misión del Puesto: Realizar tareas manuales de carácter repetitivo, en las que predomina el esfuerzo físico, requiriendo para su ejecución experiencia previa. Responsabilidades: a. Realiza actividades de conserjería y mensajería. b. Realiza otras funciones que le asigne la Jefatura y/o la Dirección. Requisitos de ingreso: a) Educación y Experiencia: Acreditar tercer grado de educación primaria. Seis meses de experiencia en tareas relacionadas con el puesto. b) Otros requisitos: Conocer la Ciudad. Relaciones interpersonales Demostrar: Honradez Discreción Colaboración Orden Responsabilidad 41

43 42 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: ENCARGADA DE ALIMENTOS Ubicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos Internos Inmediato Superior: Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos Subalternos: Ninguno Misión del Puesto: Realizar tareas manuales en las que predomina el esfuerzo físico. Responsabilidades: a. Atiende a los empleados de la Dirección en el servicio de café, durante el día. b. Atiende a visitantes de la Dirección. c. Mantiene el área de cafetería limpia antes y después de los horarios de almuerzo. d. Apoya en tareas de reproducción de documentos. e. Apoya a la encargada de Recepción para la entrega de la correspondencia que ingresa a la Dirección. f. Limpia los aparatos y el equipo que le sea asignado para el desarrollo de sus funciones. g. Recibe para su distribución, los alimentos de procedencia externa h. Recibe y entrega los diarios al despacho del director. i. Entrega correspondencia interna y externa cuando sea necesario. j. Realiza otras actividades que le sean asignadas por la Jefatura y/o la Dirección. 42

44 43 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS Requisitos de ingreso: a) Educación y Experiencia: Saber leer, escribir y poseer seis meses de experiencia en tareas relacionadas con el puesto. b) Otros requisitos: Seguir instrucciones Relaciones interpersonales Demostrar: Limpieza Orden Actitud de Colaboración Honradez Presentación personal 43

45 44 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: PILOTO-MENSAJERO Ubicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos Internos Inmediato Superior: Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos Subalternos: Ninguno Misión del Puesto: Ejecutar tareas manuales o mecánicas en un campo determinado, en la que predomina el esfuerzo físico. Responsabilidades: a. Maneja los vehículos motorizados asignados a la Dirección. b. Transporta al personal de la Dirección para el desarrollo de comisiones oficiales. c. Vela por la limpieza y buen funcionamiento de los vehículos de la Dirección. d. Controla el consumo de combustible y lubricantes de los vehículos de la Dirección. e. Efectúa reparaciones sencillas y reporta lo conducente a su Jefe inmediato. f. Vigila que se le efectúen los servicios de mantenimiento a los vehículos de la Dirección. g. Lleva a cabo la labor de Mensajería. h. Lleva a cabo compras menores de la dirección. i. Realiza otras funciones que le sean asignadas por la Jefatura y/o la Dirección. 44

46 45 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS Requisitos de ingreso: a) Educación y Experiencia: Acreditar tercer grado de educación primaria y seis meses de experiencia en tareas relacionadas con el puesto. b) Otros requisitos: Licencia para conducir vehículos y motocicletas Conocimiento de leyes de tránsito y su reglamento Conocer la Ciudad Relaciones interpersonales Demostrar: Discreción Responsabilidad Honestidad. 45

47 46 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones 46

48 47 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre funcional del Puesto: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL ESTADÍSTICO DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES Ubicación administrativa: Subdirección de Normas Técnicas y Control Inmediato superior: Director (a) y Subdirector(a) de Normas Técnicas y Control Subalternos: Asistentes Técnicos en Informática Jefe de la Unidad del Registro de Precios y Catalogación de Bienes y Servicios. Misión del Puesto: Planificar, coordinar y dirigir las actividades informáticas y administrativas del departamento a su cargo, brindando soporte informático a los usuarios del sistema, así como, organizar, desarrollar, supervisar y ejecutar los procesos involucrados en la sistematización de las Bases para Contrato Abierto y otras actividades que se le designen por parte de la Dirección y/o Subdirecciones. Responsabilidades: a. Coordina la administración del sistema de información de contrataciones y Adquisiciones del Estado.-Guatecompras- b. Requiere los programas de compras a todas las entidades del sector público para su control, optimización y producción de estadísticas. c. Diseña una estrategia de ejecución, monitoreo y seguimiento de las capacitaciones en materia del sistema de información GUATECOMPRAS. d. Planifica, coordina y dirige las actividades del Departamento, brindando soporte de información a los usuarios de los sistemas. e. Administra y mantiene la base de datos de precios de los principales bienes y servicios adquiridos por las entidades del Estado en la modalidad de compra por Contrato Abierto. f. Diseña y actualiza la base de datos para el registro de empresas y productos sancionados. g. Administra y coordina la preparación de listado de productos adjudicados y sus respectivos anexos. 47

49 48 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS h. Vela por la adecuada funcionalidad, actualización y mantenimiento de los sistemas de información i. Entrega insumos para la programación anual de trabajo. j. Coordina la identificación de áreas de riesgo, dentro de su competencia, proponiendo las soluciones que correspondan. k. Resuelve problemas que se presenten en los sistemas informáticos del Departamento. l. Sistematiza las Bases de concursos por Contrato Abierto y someterlas a la aprobación por parte del Dirección y/o Subdirecciones. m. Mantiene actualizado el catálogo de bienes, servicios y suministros. n. Crea y administra la infraestructura informática de todo lo relacionado con ajustes de precios, para los productos adjudicados en Contrato Abierto. o. Entrega insumos para la programación anual de trabajo. p. Participa como miembro de Junta de Cotización y Licitación cuando sea requerido. q. Desarrolla nuevos sistemas informáticos. 48