SESION FORMATIVA SOBRE ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL GESTIÓN DE RRHH. Gloria Parra Requena

Transcripción

1 SESION FORMATIVA SOBRE ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL GESTIÓN DE RRHH Gloria Parra Requena

2 Importancia de la especialización y división de funciones División de trabajo: Reparto optimo del trabajo entre los miembros. Especialización: surge de la división de trabajo, asignación de funciones muy especificas de manera que la persona se haga experta en ellas. Ventajas:

3 Importancia de la especialización y división de funciones División de trabajo: Reparto optimo del trabajo entre los miembros. Especialización: surge de la división de trabajo, asignación de funciones muy especificas de manera que la persona se haga experta en ellas. Ventajas: Mejorar la cantidad y calidad de los resultados. Incrementa la eficiencia de la organización Facilita el aprendizaje Supone ahorro de costes Requiere coordinación (adaptación mutua, supervision directa y normalización).

4 Diseño de la estructura AGRUPACIÓN DE UNIDADES A través de ésta se establece el sistema de autoridad formal, construyéndose la jerarquía de la organización. Empresa pequeña: diseño sencillo, poca especialización y formalización Bases para la agrupación: Agrupación funcional Agrupación por producto Agrupación por clientes Agrupación geográfica Agrupación por procesos Agrupación mixta

5 Diseño del organigrama DEFINICIÓN: Son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles, las jerarquías y la autoridad existentes dentro de ella.

6 Diseño del organigrama DEFINICIÓN: Son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles, las jerarquías y la autoridad existentes dentro de ella. FUNCIONES: Constituyen una fuente de información. Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que integran una empresa. Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la organización. Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control (al delimitar funciones y responsabilidades. Establecer la mejora manera de lograr los objetivos Evitar la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costes e incrementando la productividad.

7 Diseño del organigrama VENTAJAS: Obliga a sus autores a aclarar sus ideas, pudiendo mostrar las incongruencias y complejidades. Proporciona una imagen formal de la organización, facilitando el conocimiento de la misma. Establece y refleja los canales de comunicación (permite conocer la forma en la que se toman las decisiones y cómo fluje la información dentro de la organización) Refleja las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa. Se utiliza como guía para planear una expansión.

8 Diseño del organigrama ALGUNAS CONSIDERACIONES: - El trabajador desde su ingreso debe conocer tres documentos clave: las declaraciones estratégicas (visión, mision, valores y objetivos), el organigrama funcional de toda la empresa y el manual de organización y funciones (analisis de puesto).

9 Diseño del organigrama ALGUNAS CONSIDERACIONES: - El trabajador desde su ingreso debe conocer tres documentos clave: las declaraciones estratégicas (visión, mision, valores y objetivos), el organigrama funcional de toda la empresa y el manual de organización y funciones (analisis de puesto). - El organigrama no va solo, se debe acompañar por el manual de organización y funciones (que muestre las funciones generales, especificas, los procedemientos, etc del puesto)

10 Diseño del organigrama ALGUNAS CONSIDERACIONES: - El trabajador desde su ingreso debe conocer tres documentos clave: las declaraciones estratégicas (visión, mision, valores y objetivos), el organigrama funcional de toda la empresa y el manual de organización y funciones (analisis de puesto). - El organigrama no va solo, se debe acompañar por el manual de organización y funciones (que muestre las funciones generales, especificas, los procedemientos, etc del puesto) - El organigrama es una herramienta sencilla de la cual no debe prescindir ninguna empresa, SIN IMPORTAR SU TAMAÑO. - No es algo estático.

11 DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIONES

12 DEPARTAMENTALIZACIÓN GEOGRAFICA

13 DEPARTAMENTALIZACION POR PROCESOS

14 DEPARTAMENTALIZACION POR PRODUCTOS

15 DEPARTAMENTALIZACION POR CLIENTES

16 ORGANIGRAMA POR PROYECTOS

17 ORGANIGRAMA MATRICIAL

18 ORGANIGRAMA POR PROYECTOS

19 ORGANIGRAMA PYMES Dueño - Socio Encargado Empleado 1 Empleado 2 Empleado 3

20 ORGANIGRAMA PYMES Contador Dueño - Socio Encargado Empleado 1 Empleado 2 Empleado 3

21 ORGANIGRAMA PYMES Contador Dueño - Socio Encargado 1 Encargado 2 Empleado 1 Empleado 2 Empleado 3 Empleado 4

22 ORGANIGRAMA PYMES

27 LO INTENTAMOS??

28 ANALISIS DE PUESTOS: CONCEPTO Consiste en analizar y comprender el contenido de los puestos de trabajo así como el entorno en el que se desarrolla. Actividades a desarrollar en el puesto (equipo necesario, comunicación con otros puestos de trabajo) Capacidades requeridas en el puesto (Formación, experiencia previa) Condiciones laborales del puesto (Requisitos físicos, grado de responsabilidad, nivel de supervisión, etc.)

29 ANALISIS DE PUESTOS: UTILIDAD?

30 ANALISIS DE PUESTOS: UTILIDAD RRHH: DISEÑO Y REDISEÑO DE PUESTOS RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN FORMACION Y DESARROLLO PROFESIONAL EVALUACION DEL RENDIMIENTO Y RETRIBUCION

31 ANALISIS DE PUESTOS: UTILIDAD DIRECTIVO DE LINEA: MEJOR REPARTO DE TAREAS Y RESPONSABILIDADES MAYOR FALICIDAD DE CONSEGUIR LA PREMISA the right man in the right place MAYOR PRODUCTIVIDAD

32 ANALISIS DE PUESTOS: UTILIDAD PERSONAL: CONOCER Y COMPRENDER MEJOR LOS DEBERES Y RESPONSBILIDADES DE SU PUESTO MEJOR DESARROLLO INFORMACION UTIL PARA DISTRIBUIR LA CARGA DE TRABAJO ENTRE EMPLEADOS EVITAMOS SITUACIONES DISCRIMINATORIAS LA ESPECIFICACION DEL PUESTO PUEDE USARSE COMO GUIA PARA EL AUTODESARROLLO.

33 ANALISIS DE PUESTOS: ETAPAS 1. EXAMEN DE LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL 2. ELECCIÓN DE PUESTOS A ANALIZAR 3. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE EL PUESTO 4. PREPARACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN PUESTO 5. PREPARACIÓN DE LAS ESPECIFICACIONES PARA EL PUESTO

34 ANALISIS DE PUESTOS: ETAPAS 1. EXAMEN DE LA EMPRESA Estudio del papel desempeñado por el puesto de trabajo en el flujo de trabajo de la empresa, analizando las relaciones entre las diferentes uds organizativas (departamentos, equipos de trabajo, etc.) y puestos de trabajo 34

35 ANALISIS DE PUESTOS: ETAPAS 1. EXAMEN DE LA EMPRESA Estudio del papel desempeñado por el puesto de trabajo en el flujo de trabajo de la empresa, analizando las relaciones entre las diferentes uds organizativas (departamentos, equipos de trabajo, etc.) y puestos de trabajo 2. ELECCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO A EXAMINAR Atención a aquellos puestos cuya información sea la más relevante para la empresa debido al elevado coste que pudiera suponer analizar la totalidad 35

36 ANALISIS DE PUESTOS: ETAPAS 1. EXAMEN DE LA EMPRESA Estudio del papel desempeñado por el puesto de trabajo en el flujo de trabajo de la empresa, analizando las relaciones entre las diferentes uds organizativas (departamentos, equipos de trabajo, etc.) y puestos de trabajo 2. ELECCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO A EXAMINAR Atención a aquellos puestos cuya información sea la más relevante para la empresa debido al elevado coste que pudiera suponer analizar la totalidad 3. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE EL PUESTO Tareas o funciones que se desarrolla en el puesto, sus caracteristica y proposito, Conocimientos, habilidades necesarias, etc. 36

37 ANALISIS DE PUESTOS: ETAPAS 3. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE EL PUESTO MÉTODOS DE RECOGIDA DE INFORMACIÓN: OBSERVACIÓN DIRECTA: Observar a los empleados mientras desarrollan las tareas y funciones propias de su trabajo. Método apropiado para puestos de escasa cualificación que realizan tareas rutinarias y repetitiva 37

38 ANALISIS DE PUESTOS: ETAPAS 3. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE EL PUESTO MÉTODOS DE RECOGIDA DE INFORMACIÓN: OBSERVACIÓN DIRECTA: Observar a los empleados mientras desarrollan las tareas y funciones propias de su trabajo. Método apropiado para puestos de escasa cualificación que realizan tareas rutinarias y repetitiva ENTREVISTA: Conversación personal con el trabajador y con otras personas relacionadas con el puesto. 38

39 ANALISIS DE PUESTOS: ETAPAS 3. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE EL PUESTO MÉTODOS DE RECOGIDA DE INFORMACIÓN: OBSERVACIÓN DIRECTA: Observar a los empleados mientras desarrollan las tareas y funciones propias de su trabajo. Método apropiado para puestos de escasa cualificación que realizan tareas rutinarias y repetitiva ENTREVISTA: Conversación personal con el trabajador y con otras personas relacionadas con el puesto. CUESTIONARIOS: Acerca del puesto de trabajo y entregados a los empleados. Se trata de que sean de fácil comprensión y también pueden ser entregados a los superiores del individuo para revisar o cumplimentar 39

40 ANALISIS DE PUESTOS: ETAPAS 4. PREPARACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Informar sobre el contenido de cada puesto en términos de funciones, responsabilidades y condiciones generales de trabajo.

41 ANALISIS DE PUESTOS: ETAPAS 4. PREPARACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Informar sobre el contenido de cada puesto en términos de funciones, responsabilidades y condiciones generales de trabajo. 5. PREPARACIÓN DE LAS ESPECIFICACIONES DEL PUESTO Descripción de las características (conocimientos, habilidades y técnicas) requeridas para desempeñar el puesto de forma adecuada

42 DISEÑO DE PUESTOS: CARACTERISTICAS Proceso de estructuración del trabajo y asignación de las tareas específicas a un individuo o grupo de éstos para lograr los objetivos marcados por la organización. Especialización del trabajo Ámbito del puesto No existe un Diseño Óptimo para cada caso específico. Tres son las características esenciales a tener en cuenta. Profundidad del puesto

43 DISEÑO DE PUESTOS: CARACTERISTICAS ESPECIALIZACIÓN DEL TRABAJO: Es el % de participación de una tarea en un trabajo Un alto grado de especialización de la tarea incrementa la eficacia del trabajo Excesiva especialización genera problemas de satisfacción

44 DISEÑO DE PUESTOS: CARACTERISTICAS AMBITO DEL PUESTO DE TRABAJO: Número y variedad de tareas que se realizan en un puesto Ámbito muy limitado. Puestos especializados de los niveles más bajos: se realiza repetidamente las escasas tareas del puesto ocupado Ámbito amplio. Puestos con mas responsabilidades de los niveles más altos. Se requiere más tiempo para desarrollar las tareas Más difícil mantener la atención, más fácil errar, etc.

45 DISEÑO DE PUESTOS: CARACTERISTICAS PROFUNDIDAD DEL PUESTO DE TRABAJO: Grado de libertad-responsabilidad para realizar las actividades de un puesto Los puestos más especializados poseen escasa profundidad Los puestos de los Directivos poseen mayor profundidad y asumen mayor nº responsabilidades Elevada profundidad en relación a las capacidades y actitud del empleado dan como resultado ineficiencias en la realización del trabajo. Muy baja profundidad: Demasiadas restricciones al empleado que dan como resultado una mayor insatisfacción y desmotivación

46 DISEÑO DE PUESTOS: FLEXIBILIDAD ENTORNO ANTICIPACIÓN, REACCIÓN O ADAPTACIÓN Flexibilidad en el diseño de los puestos de trabajo

47 CUESTIONARIO DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO - FACTORES

48 IDENTIFICACIÓN Concepto: Información o datos necesarios para localizar el puesto en la organización Contenido: - Área, departamento o sección - Denominación del puesto - Actual ocupante - Superior jerárquico - Fecha de cumplimentación.

49 MISIÓN Concepto: Texto que indica la razón de ser del puesto en la organización. Para qué existe y cuáles son los máximos resultados que se esperan.

50 RESPONSABILIDADES BÁSICAS Concepto: Tareas básicas de cuya realización es responsable el titular ya sea directamente o por medio de sus subordinados.

51 ACTIVIDADES/ FUNCIONES Concepto: Determinación de las acciones que realiza el puesto de trabajo, distinguiendo dentro de las mismas las tareas que se han de realizar de forma permanente como aquellas que se producen ocasionalmente.

52 DIMENSIONES Concepto: Aspectos económicos o cuantitativos afectados por el puesto. Nº de personas que dependen del puesto. Presupuesto de gastos. Otras magnitudes del presupuesto. (inversiones, facturación, compras). Maquinaria o equipamiento que el puesto de trabajo utiliza.

53 DEPENDENCIA JERÁRQUICA Concepto: Descripción de la situación del puesto dentro del organigrama de la empresa. Organigrama: Descripción gráfica de la posición del puesto dentro de la estructura de la organización. Dependencia jerárquica: Identificación del puesto inmediatamente superior del que depende.

54 RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS Concepto: Relaciones más significativas, que mantiene quien ocupa el puesto. R.Internas: Se indicarán las áreas de trabajo o puestos con los que es necesaria una comunicación frecuente para el desempeño de las funciones. R.Externas: Se identificarán las organizaciones externas con las que se relaciona en el desempeño de las funciones.

55 CONTEXTO DEL PUESTO Concepto: Decisiones y propuestas más importantes que toma o realiza el titular del puesto. En este apartado se tendrán en cuenta otros aspectos relativos al puesto y no considerados en los demás factores. (cargas especiales de trabajo, asignaciones difíciles...)

56 PERFIL DEL PUESTO Concepto: Capacidades y conocimientos necesarios para un adecuado desempeño del puesto. Formación: Distinguiéndose entre la formación previa al acceso al puesto y la formación a desarrollar una vez que se ha accedido al puesto. Aptitudes/competencias/capacidades: Conjunto de características necesarias para un adecuado desempeño de las funciones. Experiencia previa: Puestos de trabajo genéricos y plazos de permanencia en los mismos necesarios para acceder al puesto definido.

57 LO APLICAMOS??

58 58

59 GRACIAS!