MANUAL DE DESCRIPTOR DE PUESTOS DIRECCION ADMINISTRATIVA

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1 2012 MANUAL DE DESCRIPTOR DE PUESTOS DIRECCION ADMINISTRATIVA 1

2 Puesto Funcional: Jefe inmediato superior: Subalternos: 1 Sub-Director 1 Asistente de Dirección 4 Jefes de Departamento 50 Personal de Departamentos de Bienes, Compras, Servicios Generales y Transporte y Servicios Generales Objetivo: DIRECCION ADMINISTRATIVA Director Administrativo Secretaria de Bienestar Social de la Presidencia Sede: 32 calle 9-34 zona 11 col. Las Charcas, SBS Central Horario: De 08:00 a 17:00 horas. Planificar, coordinar y controlar todas las acciones y procesos administrativos dentro de los departamentos de Bienes, Compras, Servicios Generales y Archivo General. Descripción del puesto: Administrar los recursos disponibles para el desarrollo de las funciones de la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia, en el cumplimiento de las actividades de las Sub-Secretarías y Programas sustantivos y de apoyo. Atribuciones: Primarias: 1. Coordina, revisa y autoriza las actividades en la gestión de Órdenes de Compra de los expedientes en el proceso de pago de bienes y servicios adquiridos para la Secretaría dentro del Departamento de Compras 2. Asesora a las dependencias de la Secretaría de Bienestar Social en materia administrativa, ejecutora y/o económica, proponiendo las directrices para una buena ejecución presupuestaria. 1. S Revisar y autorizar la asignación de cupones canjeables por combustible efectuada en el Departamento de Servicios Generales y Transporte. 3. Seguimiento y control en el avance de la gestión de procesos de licitación y cotización ante la Secretaría General de la Presidencia. 4. Autorizar y revisar la asignación de cupones canjeables por combustible realizada en el Departamento de Servicios Generales y Transporte. 5. Coordinación en la planificación de Trabajos a efectuarse por parte de la jefatura de Servicios Generales y Transporte y el personal de dicho departamento. 6. Revisión y aprobación de órdenes de compra que se encuentran en proceso de pago dentro del Departamento de Compras. 7. Coordinar la elaboración del Plan Anual de Compras con el Jefe del Departamento de Compras. 8. Revisión y aprobación de Pedidos de compra y requisiciones a almacén. 9. Elabora y propone proyectos al Despacho para su aprobación, en asuntos relacionados con el 2

3 área administrativa y da seguimiento al desarrollo de los mismos. 10. Supervisión y control de las actividades desarrolladas y el cumplimiento de las leyes, reglamentos y otros que apliquen dentro de los departamentos que conforman la Dirección Administrativa. 11. Planificar y supervisar la ejecución de actividades programadas tomando como marco de referencia el POA, revisando cumplimiento de metas y objetivos ya establecidos. 12. Supervisar el buen funcionamiento del Departamento de Archivo y promover la modernización constante del sistema de resguardo de la información que en él permanece. 13. Realizar cualquier otra función que le sea asignada por el Despacho. Eventuales: 1. Instruye al personal de la Dirección Administrativa en la promoción de optimización de los recursos. 2. Elaboración de planes estratégicos y anteproyecto presupuestario de la Dirección Administrativa y coordina la aprobación y ejecución de los mismos. 3. Resolver situaciones y problemáticas en materia administrativa, económica, ejecutora y otras de su competencia. 4. Elabora informes al despacho de reuniones y otras actividades internas y externas a la que sea convocado en representación de la Secretaría de bienestar Social y de la Dirección Administrativa. 5. Realiza y coordina eventos de capacitación para el personal de toda la Dirección Administrativa. 6. Elaboración de información de la Dirección Administrativa para la Memoria Anual y Funcional. 7. Velar que los contratos de servicios básicos utilizados en la Secretaría estén vigentes anualmente. 8. Elaboración de Plan Operativo Anual (POA). Responsabilidades: Planificar, supervisar y controlar todas las actividades de la Dirección Administrativa y los diferentes departamentos que la integran, velando por un buen aprovechamiento de los recursos de la Secretaría. Supervisión: Secretaria de Bienestar Social de la Presidencia RELACIONES DE TRABAJO Internas Despacho, Sub-Secretarías, Direcciones de Apoyo y diferentes programas de la Secretaría Externas: Instituciones de gobierno como Secretaría General de la Presidencia, Ministerio de Finanzas Públicas, SAT, CONRED, y otros. 3

4 Perfil de Puesto Puesto: Atribuciones del puesto: Planificar, supervisar, coordinar, ejecutar, actividades administrativas Requisitos mínimos: Perfil del puesto: Educación: Habilidades: Organizado, Manejo de personal, pro-activo, dinámico, poseer Liderazgo, Capacidades y competencias referentes a la responsabilidad, honestidad Licenciatura en Administración de Empresas o Administración Pública o carrera a fín. Facilidad de comunicación, Don de Mando, Trabajo en equipo Experiencia: 3 años en administración pública o puesto similar. 4

5 Puesto Funcional: Jefe inmediato superior: Subalternos: 4 Jefes de Departamento 50 Personal de Departamentos de Bienes, Compras, Servicios Generales y Transporte, Archivo General Objetivo: DIRECCION ADMINISTRATIVA Sub-Director Administrativo Director Administrativo Sede: 32 calle 9-34 zona 11 col. Las Charcas, SBS Central Horario: De 08:00 a 17:00 horas. Asistir al Director Administrativo en la Planificación, coordinación y control, de todas las acciones y procesos administrativos dentro de los departamentos de Bienes, Compras, Servicios Generales y Archivo General. Descripción del puesto: Administrar los recursos disponibles para el desarrollo de las funciones de la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia, en el cumplimiento de las actividades de las Sub-Secretarías y Programas sustantivos y de apoyo. Atribuciones: 2. Apoyo en la coordinación de las actividades y procedimientos efectuados dentro de los departamentos que conforman la Dirección Administrativa (Depto. De Bienes, Compras, Servicios Generales y Transporte y Archivo General). 3. Asistir a la Dirección Administrativa en la Elaboración del Plan Anual de Compras realizado conjuntamente con el Jefe de Departamento de Compras. 4. Apoyo a las diferentes instancias y Direcciones de apoyo en acciones competentes al área administrativa. 5. Dar seguimiento a los expedientes de eventos de cotización y licitación ante la Secretaría General de la Presidencia. 6. Revisar y autorizar la asignación de cupones canjeables por combustible efectuada en el Departamento de Servicios Generales y Transporte. 7. Revisión y aprobación de Órdenes de Compra de los expedientes procesados dentro del Departamento de Compras en la gestión de adquisición de bienes y servicios para la Secretaría. 8. Autorizar y supervisar los expedientes y su avance en el portal de Guate-Compras, 9. Verificar en sistema SICOIN el avance de los expedientes que se encuentran en proceso. 10. Asiste al Director Administrativo en la revisión de la programación administrativa cuatrimestral. 11. Apoya en la elaboración de informes y documentación emitida por la Dirección Administrativa. 12. Apoyo a la Dirección Administrativa en la preparación de informes al Despacho. 5

6 13. Asistir al Director Administrativo en la Optimización del uso de recursos de la Secretaría en las diferentes funciones de la Secretaría. 14. Representar y realizar todas las funciones de la Dirección Administrativa, en caso de ausencia del Director Administrativo. 15. Realizar cualquier otra función o atribución que le sea asignada por la Dirección Administrativa y el Despacho. Responsabilidades: Asistir en planificar, supervisar y controlar todas las actividades de los Departamentos a cargo de la Dirección Administrativa. Supervisión: Director Administrativo RELACIONES DE TRABAJO Internas Despacho, Sub-Secretarías, Direcciones de Apoyo y diferentes programas de la Secretaría Externas: Instituciones de gobierno como Secretaría General de la Presidencia, Ministerio de Finanzas Públicas, SAT, CONRED, y otros. 6

7 Perfil de Puesto Puesto: Atribuciones del puesto: Asistir y suplir al Director administrativo en la planificación supervisión de actividades administrativas Requisitos mínimos: Perfil del puesto: Educación: Habilidades: Organizado, Manejo de personal, pro-activo, dinámico, poseer Liderazgo, Capacidades y competencias referentes a la responsabilidad, honestidad Licenciatura en Administración de Empresas o Administración Pública o carrera a fín. Facilidad de comunicación, Don de Mando, trabajo en equipo. Experiencia: 3 años en administración pública o puesto similar. 7

8 DIRECCION ADMINISTRATIVA Puesto Funcional: Jefe inmediato superior: Subalternos: Asistente de Dirección Director Administrativo Sede: 32 calle 9-34 zona 11 col. Las Charcas, SBS Central Objetivo: Horario: De 08:00 a 17:00 horas. Asistir al Director Administrativo en la Planificación, coordinación y control, de todas las acciones y procesos administrativos dentro de los departamentos de Bienes, Compras, Servicios Generales y Archivo General. Descripción del puesto: Asistencia a Dirección Atribuciones: 1. Elaboración de todo tipo de documentos como lo son Memorandum, Oficios, Circulares, Providencias y otros. 2. Seguimiento a los expedientes remitidos por el Director Administrativo. 3. Encargada del archivo de toda documentación de la Dirección Administrativa. 4. Efectuar y recibir llamadas telefónicas de la Dirección Administrativa. 5. Recepción de correspondencia y trasladar al Director Administrativo o a donde corresponda. 6. Elaboración de pedidos, requisiciones de almacén. 7. Control de correlativos de memorándums, oficios, circulares y otros emitidos en Dirección Administrativa. 8. Razonamiento de facturas gestionar su pago donde corresponde. 9. Coordinar el envío de correspondencia de la Dirección Administrativa con mensajeros. 10. Realizar toda actividad que le sea asignada por la Dirección Administrativa. Responsabilidades: Asistir al Director Administrativo para el buen funcionamiento y gestiones dentro de la Dirección y su relación con otras instancias. Supervisión: Director Administrativo RELACIONES DE TRABAJO Internas Despacho, Sub-Secretarías, Direcciones y programas de la Secretaría Externas: Instituciones de gobierno, empresas privadas y otros. Perfil de Puesto 8

9 Puesto: Atribuciones del puesto: Asistir al Director en toda actividad dentro de la Secretaría Requisitos mínimos: Perfil del puesto: Educación: Ordenada, discreta, buenas relaciones humanas, trabajo en equipo, colaboradora, honesta Título de Secretaria Bilingüe o Comercial. Habilidades: Facilidad de comunicación, Don de Mando, trabajo en equipo. Experiencia: 3 años en puesto similar. 9

10 Puesto Funcional: Jefe inmediato superior: Subalternos: 9 Analistas de Compras 1 Asistente de Compras 1 Asistente encargada de la mesa de entrada Objetivo: DEPARTAMENTO DE COMPRAS Jefe de Compras Director Administrativo Sede: 32 calle 9-34 zona 11 col. Las Charcas, SBS Central Horario: De 08:00 a 17:00 horas. Coordinar las compras de Bienes y Servicios establecidas en el Plan Anual de Compras elaborado según las necesidades indicadas por cada una de las Unidades Sustantivas y de Apoyo de la Secretaría de Bienestar Social. Descripción del puesto: Analizar los diferentes pedidos que ingresan, verificando que cuenten con las especificaciones de bienes y productos que se solicitan, distribuyéndolos a los analistas para solicitar ofertas ya sea compra directa, cotización o licitación, revisar los documentos de cotización o licitación para su publicación en Guate-compras. Atribuciones: Primarias: 1. Coordinar el Plan Anual de Compras 2. Revisa los diferentes pedidos de bienes y servicios solicitados y los ingresa al control de pedidos y los distribuye a cada uno de los analistas para que inicien los procesos de compra que correspondan 3. Revisa las diferentes ofertas presentadas por los proveedores por las compras directas, así como los cuadros comparativos elaborados por los analistas para determinar la mejor oferta y adjudicar la compra 4. Revisar los proyectos de bases y demás documentos para los procesos de Cotización y Licitación 5. Solicitar los Dictámenes técnicos correspondientes 6. Publicar en Guate-compras los eventos de compra directa electrónica, cotización o licitación así como todos los demás documentos resultantes de los mismos. 7. Dar seguimiento a los procesos de Cotización y Licitación verificando el cumplimiento de los plazos que la ley establece 8. Autorizar las Órdenes de Compra en el Sistema SIGES para su pago 9. Solicitar al Departamento de Tesorería la Emisión de Cheques para pago a proveedores 10. Rechazar los pedidos que no reúnan los requisitos establecidos en el artículo 15 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado 10

11 11. Actualizar cada año el manual de procedimientos de compras Eventuales: 9. Participar en las diferentes reuniones que convoque la Secretaria de la SBS. 10. Asesorar a los funcionarios y empleados de la SBS. En los diferentes procesos de compra 11. Resolver las dudas de los Analistas en los diferentes procesos de compra 12. Evacuar los hallazgos de la Contraloría, documentándolos para su desvanecimiento 13. Elaboración de planes estratégicos y anteproyecto presupuestario de la Dirección Administrativa y coordina la aprobación y ejecución de los mismos. 14. Coordina capacitaciones para el personal del Departamento de Compras 15. Participar en reuniones de trabajo con el Director Administrativo 16. Proporcionar información para la Memoria Anual de Labores 17. Participar en la elaboración de Plan Operativo Anual (POA). Responsabilidades: Planificar, supervisar y controlar todas las actividades del Departamento de Compras, velando por el buen aprovechamiento de los recursos de la Secretaría. Supervisión: Al Supervisor, Analistas y Asistente RELACIONES DE TRABAJO Internas Despacho, Sub-Secretarías, Direcciones de Apoyo y diferentes programas de la Secretaría Externas: Proveedores de bienes y servicios, Ministerio de Finanzas Públicas, 11

12 Perfil de Puesto Puesto: Responsabilidad del puesto: Atribuciones del puesto: Jefe Departamento de Compras Planificar, supervisar, coordinar, ejecutar, actividades de compras Requisitos mínimos: Experiencia en compras en Instituciones del Estado, conocimiento de SIGES Y GUATECOMPRAS Perfil del puesto: Educación: Formación: Organizado, pro-activo, dinámico, poseer Liderazgo, Capacidades y competencias referentes a la responsabilidad, honestidad Licenciatura en Auditoria, Administración de Empresas o Administración Pública o carrera a fin. Universitaria Habilidades: Experiencia: Facilidad de comunicación, Don de Mando, Trabajo en equipo, conocimiento de Word y Excel, elaboración de informes 2 años en compras en Instituciones del Estado, conocimiento en la Ley de Contrataciones del Estado, Siges y Guatecompras y manejo de Personal. 12

13 DEPARTAMENTO DE COMPRAS Puesto Funcional: Jefe inmediato superior: Subalternos: 9 Analistas Supervisor Jefe de Compras Sede: 32 calle 9-34 zona 11 col. Las Charcas, SBS Central Objetivo: Horario: De 08:00 a 17:00 horas. Supervisar el trabajo de los diferentes analistas del departamento Descripción del puesto: Verifica que los analistas cumplan con solicitar las ofertas oportunamente por cada uno de los pedidos que les fueron asignados por el Jefe del Departamento, velando que se soliciten las muestras de los bienes cuando proceda verificando que cuenten con las especificaciones según los pedidos. Atribuciones: Primarias: 1. Colaborar con el Jefe de compras en la elaboración del plan anual de compras 2. Colabora en la revisión de los pedidos de compra 3. Colabora en la revisión de las diferentes ofertas presentadas por los proveedores por las compras directas, así como los cuadros comparativos elaborados por los analistas para determinar la mejor oferta y adjudicar la compra 4. Colabora en la elaboración de los proyectos de bases y demás documentos para los procesos de Cotización y Licitación 5. Revisa que los Dictámenes técnicos estén elaborados correctamente 6. Publicar en Guatecompras los eventos de compra directa electrónica, cotización o licitación así como todos los demás documentos resultantes de los mismos. 7. Dar seguimiento a las preguntas e inconformidades que los proveedores realizan en el portal de guatecompras de los procesos de Cotización y Licitación 8. Elaborar y Autorizar las Órdenes de Compra en el Sistema SIGES para su pago 9. Rechazar los pedidos que no reúnan los requisitos establecidos en el artículo 15 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado Eventuales: 13

14 1. Participar en las diferentes reuniones que convoque el Jefe de Compras 2. Asesorar a los funcionarios y empleados de la SBS. En la elaboración de los pedidos de compra 3. Supervisar que los Analistas estén al día con los pedidos asignados por la jefatura 4. Sustituye al Jefe de Compras en su Ausencia 5. Proporcionar información para la Memoria Anual de Labores 6. Participar en la elaboración de Plan Operativo Anual (POA). Responsabilidades: Colaborar con el Jefe de Compras en todos las actividades que realiza el Departamento Supervisión: Analistas RELACIONES DE TRABAJO Internas Jefatura de compras, Sub-Secretarías, Direcciones de Apoyo y diferentes programas de la Secretaría Externas: Proveedores de bienes y servicios, Ministerio de Finanzas Públicas 14

15 Perfil de Puesto Puesto: Responsabilidad del puesto: Atribuciones del puesto: Requisitos mínimos: Supervisor Colaborar con la Jefatura en las actividades de los procesos de compras, supervisa a los analistas para el cumplimiento de sus obligaciones. 1 año de experiencia en compras en Instituciones del Estado Perfil del puesto: Educación: Formación: Organizado, pro-activo, dinámico, poseer Liderazgo, Capacidades y competencias referentes a la responsabilidad, honestidad Pensum cerrado en Auditoria, Administración de Empresas o Administración Pública o carrera a fin. Universitaria Habilidades: Experiencia: Facilidad de comunicación, Don de Mando, Trabajo en equipo, elaboración de informes conocimiento de Word y Excel 1 año en compras en Instituciones del Estado, conocimiento en la Ley de Contrataciones del Estado, Siges y Guatecompras y manejo de Personal. 15

16 DEPARTAMENTO DE COMPRAS Puesto Funcional: Jefe inmediato superior: Subalternos: Asistente de Jefatura Jefe de Compras Sede: 32 calle 9-34 zona 11 col. Las Charcas, SBS Central Objetivo: Horario: De 08:00 a 17:00 horas. Encargada de Bandeja de Entrada del Departamento de Compras y asistir al Jefe del Departamento en el control de pedidos de bienes y servicios. Descripción del puesto: Asistente de Jefatura Atribuciones: 1. Elaboración de Memorándum, Oficios, Circulares, Providencias y otros. 2. Seguimiento a los expedientes de compras remitidos por el Jefe de compras y cada uno de los analistas. 3. Encargada del archivo de toda documentación del Departamento. 4. Efectuar y recibir llamadas telefónicas del Departamento. 5. Recepción de correspondencia y trasladar al Jefe de Compras para su análisis 6. Elaboración de pedidos, requisiciones de almacén. 7. Control de correlativos de pedidos, memorándums, oficios, circulares y otros emitidos por la Jefatura. 8. Razonamiento de facturas gestionar su pago donde corresponde. 9. Coordinar el envío de correspondencia a las distintas oficinas de la Secretaría 10. Realizar toda actividad que le sea asignada por la Jefatura. Responsabilidades: Asistir al Jefe del Departamento para el buen funcionamiento y gestiones dentro del departamento y otras instancias. Supervisión: Jefe de Compras RELACIONES DE TRABAJO Internas Despacho, Sub-Secretarías, Direcciones y programas de la Secretaría y analistas del Departamento. Externas: Instituciones de gobierno, empresas privadas y otros. 16

17 Perfil de Puesto Puesto: Atribuciones del puesto: Asistir a la Jefatura de Compras en toda actividad dentro de la Secretaría. Requisitos mínimos: Experiencia en Instituciones del estado en secretaría o administración. Perfil del puesto: Educación: Conocimiento en archivo, elaboración de oficios, control de correspondencia, ordenada, discreta, buenas relaciones humanas, trabajo en equipo, colaboradora, honesta Título de Secretaria Bilingüe o Comercial. Habilidades: Experiencia: Manejo de Word y Excel, facilidad de comunicación oral y escrita, trabajo en equipo. 2 años en puesto similar. 17

18 DEPARTAMENTO DE COMPRAS Puesto Funcional: Jefe inmediato superior: Subalternos: Analista de compras Jefe de Compras Sede: 32 calle 9-34 zona 11 col. Las Charcas, SBS Central Horario: De 08:00 a 17:00 horas. Objetivo: Efectuar las compras de los bienes y servicios solicitados por las distintas instancias de la Institución. Descripción del puesto: Analista de compras Atribuciones: 1. Análisis de las solicitudes de pedido, para determinar si las especificaciones y las justificaciones son coherentes con los bienes solicitados y faciliten su adquisición así que cuenten con la información de no existencia en Almacén. 2. Elaborar proyecto de Bases para eventos de Cotización o Licitación 3. Solicitar los Dictámenes técnicos, financieros y jurídicos correspondientes a los eventos de Cotización y Licitación. 4. Verificar si los bienes solicitados se encuentran en contrato abierto para proceder a su compra por esta modalidad 5. Solicitar cotizaciones de precios en forma directa con proveedores o por medio de Guatecompras. 6. Elaborar cuadro comparativo de ofertas recibidas para determinar al mejor oferente tomando en cuenta precio, calidad y tiempo de entrega 7. Publicar en Guatecompras las adjudicaciones por compra directa 8. Publicar en Guatecompras los documentos de cotización y/o licitación correspondientes 9. Elaboración de todos los documentos necesarios para la conformación de expedientes físicos de Eventos de Cotización y/o Licitación: Bases, oficios y providencias. 10. Diligenciamiento administrativo ante diferentes instancias de la Institución respecto a expedientes de Eventos de Cotización y Licitación. 11. Conformación de expediente electrónico en Sistema Guatecompras, el cual debe incluir: a) Agregar documentos mínimos requeridos por dicho sistema: Bases, dictámenes, requerimiento, modelo de contrato, contratos, nota de remitido a la Contraloría General de Cuentas del Contrato aprobado, etc; b) Responder preguntas e inconformidades en conjunto con las Juntas de Cotización y/o Licitación cuando corresponda; c) Realizar 18

19 notificaciones electrónicas de Resoluciones, Actas de Recepción de Ofertas y Apertura de plicas y Actas de Adjudicación. 12. Dar cumplimiento estricto a los plazos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento, con todas sus reformas, en procesos de Cotización y/o Licitación. Responsabilidades: Diligenciar las solicitudes de pedido de bienes y servicios hasta su adquisición. Supervisión: Jefe de Compras RELACIONES DE TRABAJO Internas Sub-Secretarías, Direcciones de Apoyo y programas de la Secretaría Externas: Empresas privadas y otros. 19

20 Perfil de Puesto Puesto: Atribuciones del puesto: Adquirir los bienes y servicios solicitados. Requisitos mínimos: Experiencia en Compras en Instituciones del Estado y conocimiento de los sistemas SIGES Y GUATECOMPRAS Perfil del puesto: Educación: Conocimiento de la ley de contrataciones del Estado y su Reglamento, así como en trámite de compras. Perito Contador con estudios universitarios, mínimo 2 años en carrera de Ciencias Económicas. Habilidades: Manejo de Word y Excel, Facilidad de comunicación oral y escrita, trabajo en equipo. Experiencia: 2 años en puesto similar. 20

21 Puesto Funcional: Jefe inmediato superior: Subalternos: Encargados de Bodega Auxiliares de Bodega Analistas Administrativos Asistente del Departamento Objetivo: DEPARTAMENTO DE BIENES DIRECCION ADMINISTRATIVA Jefe del Departamento de Almacén Director Administrativo Sede: 32 Calle 9-34 zona 11 Horario: 08:00 a 17:00 horas Velar por la adecuada recepción, resguardo y distribución de los bienes que ingresan al Departamento. Descripción del puesto: Trabajo de planificación, coordinación y ejecución de las actividades relacionadas con la recepción, almacenaje y despacho de los productos que ingresan al Departamento de Almacén, así como el control de las existencias de los productos. Atribuciones: 1. Administra el sistema de control de ingresos y egresos de bienes, a través de procedimientos eficaces, que permitan en cualquier momento rendir un informe detallado de las existencias en las bodegas. 2. Define lineamientos de trabajo para la correcta distribución de funciones y actividades en las diferentes áreas que forman el departamento. 3. Revisa periódicamente las diferentes áreas de las diferentes bodegas, verificando el estado de los productos, fechas de vencimiento, etc. 4. Calendariza y atiende los requerimientos de mercadería de los diferentes programas y/o unidades de la institución. 5. Vela por la correcta distribución de los pedidos, así como optimizar el tiempo de entrega de rutas, a los diferentes centros que atiende la Secretaría de Bienestar Social. 6. Participa en la preparación del presupuesto anual y/o cuatrimestral del grupo formado por el Departamento de Compras, Archivo General y Departamento de Bienes. 7. Supervisar la actualización de los registros de ingresos y egresos de bienes en las tarjetas de Kardex y libros correspondientes. 8. Organiza al personal a su cargo de manera equitativa y justa, al momento de distribuir las rutas a los centros que se encuentran en los diferentes puntos del interior de la república. 21

22 9. Envía un reporte mensual de lo despachado, con las copias de solicitudes de requisición al Despacho Superior, en los primeros días hábiles de cada mes. 10. Elabora la programación y planeación de las actividades a desarrollar para el logro de los objetivos y metas trazadas, al mismo tiempo rendir informe al Despacho Superior de las labores realizadas durante el año en su memoria de labores. 11. Elabora y envía informes mensuales de existencias a las diferentes Subsecretarías, así como a la Dirección Administrativa, con la siguiente información: bienes ingresados, cantidades entregadas, indicando el saldo para el próximo mes, existencias de poco movimiento, existencias de mayor demanda, existencias obsoletas y deterioradas. 12. Realiza cualquier deber y función inherentes a la sección de almacén, dentro de los límites de su competencia y funciones que expresamente sean delegadas por el Despacho Superior, y/o Dirección Administrativa. 13. Controlar las existencias de los Formularios de Requisiciones a Almacén, Tarjetas de Control de Kardex e Ingresos a Almacén., ya que los mismos son distribuidos a las diferentes unidades técnicas y administrativas de la SBS, así como llevar control de las existencias de formularios para poder solicitar la autorización de impresión, ante la Contraloría General de Cuentas Responsabilidades: Equipo y útiles de oficina: Computadora personal y todo lo necesario para desempeñar un trabajo de oficina. Supervisión: Dirección Administrativa. RELACIONES DE TRABAJO Internas Puesto / Área/ Institución Programas, Unidades y Centros de la Secretaria de Bienestar Social Externas: 22

23 Perfil de Puesto Puesto: Atribuciones del puesto: Planificación, coordinación y ejecución de actividades. Requisitos mínimos: Perfil del puesto: Educación: Dinámico, ordenado, buenas relaciones interpersonales, honesto, responsable y dispuesto a trabajar bajo presión. Licenciado en Ciencias Económicas o carrera a fin. Habilidades: Manejo de personal, ordenado. Experiencia: Mínima 3 años 23

24 DEPARTAMENTO DE ALMACEN DIRECCION ADMINISTRATIVA Puesto Funcional: Jefe inmediato superior: Subalternos: Ninguno Sub Jefe del Departamento de Almacén Jefe de Almacén Sede: 32 Calle 9-34 zona 11 Horario: Objetivo: 08:00 a 17:00 horas Apoyar las diferentes actividades que se desarrollan en el Departamento de Almacén. Descripción del puesto: Trabajo administrativo relacionado a las actividades que se desarrollan en el Departamento de Almacén. Atribuciones: 1. Distribuye las copias de Requisiciones de Almacén a los diferentes Encargados de Bodega. 2. Elabora la programación semanal de distribución de productos. 3. Elabora el Reporte del 1H mensual de todos los ingresos usados en el mes el cual es presentando ante la Tesorería. 4. Dar seguimiento a los productos que han ingresado al Almacén, para constatar que los Encargados de las diferentes bodegas ya hayan informado vía electrónica a las Unidades a quien pertenece el producto. 5. Colaborar en la verificación de la papelería que soporta el ingreso del producto al Almacén. 6. Llevar la estadística mensual del consumo de combustible de las diferentes comisiones que se llevan a cabo en el Almacén. 7. Llevar el control de Requisiciones de Almacén cuando ingresan y despacho del producto. 8. Resguardo y control de los expedientes con Orden de Compra o Solicitud de Cheque que este por ingresar el producto. 9. Cubrir al Jefe de Almacén cuando este se encuentre ausente en el desarrollo de las funciones. 10. Todas aquellas actividades que expresamente sean delegadas por el Jefe del Departamento de Almacén. Responsabilidades: Equipo y útiles de oficina: 24

25 Computadora personal y todo lo necesario para desempeñar un trabajo de oficina. Supervisión: Jefe del Departamento de Almacén. RELACIONES DE TRABAJO Internas Puesto / Área/ Institución Programas, Unidades y Centros de la Secretaria de Bienestar Social Externas: 25

26 Perfil de Puesto Puesto: Responsabilidad del puesto: Sub Jefe de Departamento Atribuciones del puesto: Administrativas Requisitos mínimos: Perfil del puesto: Dinámico, ordenado, buenas relaciones interpersonales, honesto, responsable y dispuesto a trabajar bajo presión. Educación: 4to. Semestre de una en Ciencias Económicas o carrera a fin. Formación: Universitaria. Habilidades: Dinamico, ordenado. Experiencia: Mínima 3 años 26

27 DEPARTAMENTO DE BIENES DIRECCION ADMINISTRATIVA Puesto Funcional: Jefe inmediato superior: Subalternos: Asistente del Departamento de Almacén Jefe del Departamento de Almacén Sede: 32 Calle 9-34 zona 11, Las Charcas Horario: Ninguno 08:00 a 17:00 horas Objetivo: Colaborar secretarialmente con el Jefe del Departamento de Almacén. Descripción del puesto: Trabajo secretarial que consiste en la recepción, control, distribución y archivo de los documentos que se manejan en el Departamento de Bienes, así como el traslado de documentación a los diferentes programas y unidades de esta Secretaria. Atribuciones: 1. Control electrónico de requisiciones de almacén despachadas a cada unidad. 2. Archivo físico de la copia rosada de requisiciones despachadas por correlativo. 3. Responsable de la custodia y entrega de las Requisiciones y Tarjetas Kardex, mediante libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas. 4. Solicitar y coordinar el combustible para los vehículos que se manejan en el Departamento (panel y camiones) para el traslado de los productos. 5. Entrega formularios en blanco de Requisición a Almacén y control en el libro de requisiciones, autorizado por la Contraloría General de Cuentas, en donde la persona que recibe los documentos, firma como responsable del documento oficial y al momento que el documento es devuelto al Departamento de Bienes, se descarga la responsabilidad del mismo. 6. Recibe Expedientes de Compras integrados por orden de compra y solicitud de pedido, los cuales son revisados detenidamente, para constatar que lo trasladado por parte del Departamento de Compras, cuenta con la documentación necesaria para la recepción de los productos requeridos a los diferentes proveedores. 7. Todas aquellas actividades que expresamente sean delegadas por el Jefe del Departamento de Bienes. Responsabilidades: 27

28 Equipo y útiles de oficina: Computadora personal y todo lo necesario para desempeñar un trabajo secretarial. Supervisión: Jefe de Departamento de Almacén RELACIONES DE TRABAJO Internas Externas: Puesto / Área/ Institución Unidades, Programas, Centros que atiende la Secretaria de Bienestar Social. 28

29 Perfil de Puesto Puesto: Atribuciones del puesto: Secretariales Requisitos mínimos: Nivel medio Perfil del puesto: Habilidades mecanográficas, de archivo, gestiones. Educación: Nivel medio, Secretariado Habilidades: Mecanográficas, Archivo, relaciones interpersonales. Experiencia: 1 año. 29

30 DEPARTAMENTO DE BIENES DIRECCION ADMINISTRATIVA Puesto Funcional: Jefe inmediato superior: Subalternos: Recepcionista del Departamento de Almacén Jefe del Departamento de Almacén Sede: Ninguno. Objetivo: 32 Calle 9-34 zona 11, Las Charcas Horario: 08:00 a 17:00 horas. Recibir adecuadamente la documentación que ingresa al Departamento de Almacén así como la distribución de las copias de los ingresos a Almacén 1H, a la unidad de Inventario. Descripción del puesto: Recepción, control y distribución de documentos que se manejan en el Departamento de Almacén. Atribuciones: 1. Recepción y revisión de documentos (Expedientes para ingresos, facturas de proveedores y cualquier otro documento que ingrese) que cumpla con lo requerido. 2. Traslado mediante libro interno la documentación para realizar el ingreso respectivo al Encargado de realizar ingresos, sacándole fotocopias para completar los tres juegos para su desglose. 3. Traslado a la Jefatura de bienes las requisiciones recibidas de las distintas unidades para programar el respectivo despacho. 4. Distribución de Requisiciones recibidas y revisadas por la Jefatura a cada encargado de Bodega para su preparación y respectivo despacho. 5. Revisión de viáticos de personal del Departamento de Almacén. 6. Entrega de copia amarilla de 1H (ingresos) al Departamento de Inventarios. 7. Entrega de pedidos ya revisados con su respectivo sello de EXISTENCIA o NO EXISTENCIA a las distintas unidades solicitantes (llamándolos o enviándoles correo para informarles). 8. Apoyo cuando sea necesario en el desglose de 1H (ingresos) 9. Todas aquellas actividades que expresamente sean delegadas por el jefe del Departamento de Bienes. 30

31 Responsabilidades: Recepción de documentos Equipo y útiles de oficina: Computadora personal, máquina de escribir, fotocopiadora y todo lo necesario para desempeñar bien su trabajo. Supervisión: Jefe del Departamento de Almacén. RELACIONES DE TRABAJO Internas Externas: Puesto / Área/ Institución Unidades, Programas y Centros que atiende la Secretaria de Bienestar Social. 31

32 Perfil de Puesto Puesto: Atribuciones del puesto: Requisitos mínimos: Nivel medio. Perfil del puesto: Recepción de documentos Atención al público, buenas relaciones interpersonales. Educación: Bachillerato o carrera afín. Habilidades: Manejo de correspondencia. Experiencia: 1 año. 32

33 DEPARTAMENTO DE BIENES DIRECCION ADMINISTRATIVA Puesto Funcional: Jefe inmediato superior: Subalternos: Encargado de Estadísticas y Reportes varios como control de inventario por Bodega. Jefe del Departamento de Almacén Sede: Objetivo: 32 Calle 9-34 zona 11, Colonia Las Charcas. Horario: 08:00 a 17:00 horas. Mantener actualizada la información en la base de datos electrónica, para poder generar reportes en estadísticos en cualquier momento. Descripción del puesto: Trabajo técnico que requiere coordinación y captación de la información para mantener actualizada la base de datos. Atribuciones: 1. Archivo físico de fotocopia de requisición. 2. Control electrónico de los 1H (ingreso) elaborados. 3. Archivo físico de la copia verde del 1H (ingreso). 4. Elaboración de reporte de 1H (ingreso) a tesorería por mes. 5. Control electrónico de existencias por bodega (Bodega de Alimentos, Bodega de Librería, Bodega de Farmacia, Bodega de Limpieza y Ferretería y Bodega de Mobiliario, Equipo varios) ingresos y egresos de productos. 6. Mantener el control de los productos que están por vencer con dos meses de anticipación (no aplica a productos con periodos cortos de vida). 7. Revisión de existencia para colocar el sello de EXISTENCIA o NO EXISTENCIA a los pedidos que trae cada unidad que maneja la SBS. 8. Todas aquellas actividades que expresamente sean delegadas por el jefe del Departamento de Almacén. Responsabilidades: Equipo y útiles de oficina: Computadora personal, impresora, y todo el equipo de oficina necesario para desempeñar adecuadamente sus funciones. 33

34 Supervisión: Jefe del Departamento de Almacén RELACIONES DE TRABAJO Internas Externas: Puesto / Área/ Institución Unidades, Programas y Centros que atiende la Secretaria de Bienestar Social. 34

35 Perfil de Puesto Puesto: Atribuciones del puesto: Manejo de programas de WORD, XP, Requisitos mínimos: Manejo de computadora. Perfil del puesto: Dinámico, ordenado, buenas relaciones interpersonales, honesto, responsable y dispuesto a trabajar bajo presión. Educación: Bachillerado, Perito Contador o carrera a fin. Habilidades: Mecanográficas y manejo de programas de computación. Experiencia: Un (1) año. 35

36 DEPARTAMENTO DE BIENES DIRECCION ADMINISTRATIVA Puesto Funcional: Jefe inmediato superior: Subalternos: Encargado de Ingresos a Almacén Jefe del Departamento de Almacén Sede: Objetivo: 32 Calle 9-34 zona 11, Colonia Las Charcas Horario: 08:00 a 17:00 horas. Mantener actualizado los ingresos de almacén para poder despacharlos a las Unidades, Programas y Centros que lo requieran. Descripción del puesto: Atribuciones: 1. Recibir y verificar la documentación de los expedientes para elaborar los ingresos al Almacén. 2. Elabora los ingresos a Almacén por medio de los formularios 1H autorizados por la Contraloría General de Cuentas, en base a la factura contable entregado por el proveedor y la orden de compra respectiva de productos que ingresan al Departamento de Almacén y los que son comprados con Caja Chica por parte del Despacho Superior y Subsecretarias de la Secretaria de Bienestar Social. 3. Desglosa los expedientes elaborados de los ingresos, para enviarlos a las diferentes áreas. 4. Responsable del resguardo de los formularios autorizados por la Contraloría General de Cuentas de Ingresos de Almacén 1H. 5. Trasladar diariamente al encargado de estadísticas y control digital, fotocopia del ingreso al Almacén. 6. Llena el libro de control, a través del cual se hace entrega del expediente original de compras. 7. Recibe y revisa productos entregados por los diferentes proveedores, cuando es requerido por el Jefe del Departamento de Almacén tomando como base los datos de la orden de compra y la factura contable entregada por el proveedor y firmando como responsable de que el producto fue recibido de conformidad. 8. Colabora en realizar inventarios físicos periódicos que comprueben la existencia física de los productos reportados a las autoridades. 9. Todas aquellas funciones que expresamente sean delegadas por el Jefe del Departamento de Almacén. 36

37 Responsabilidades: Equipo y útiles de oficina: Supervisión: RELACIONES DE TRABAJO Internas Puesto / Área/ Institución Externas: 37

38 Perfil de Puesto Puesto: Atribuciones del puesto: Requisitos mínimos: Perfil del puesto: Educación: Bachillerato, Perito Contador o carrera a fin. Habilidades: Contables. Experiencia: 38

39 DEPARTAMENTO DE BIENES DIRECCION ADMINISTRATIVA Puesto Funcional: Jefe inmediato superior: Subalternos: Encargado de Bodega Jefe del Departamento de Almacén Sede: 32 Calle 9-34 zona 11, Las Charcas. Horario: Objetivo: 08:00 a 17:00 horas. Descripción del puesto: Atribuciones: 1. Ingresa la mercadería. 2. Recibe la papelería. 3. Recibe y revisa Expedientes de Compras que ingresan al Departamento de Almacén por parte del Departamento de Compras. 4. Recibe y revisa los productos entregados por los diferentes proveedores, tomando como base los datos de la Orden de Compra y la factura contable entregada por el proveedor y firmando como responsable de que el producto fue recibido de conformidad. 5. Coordina la colocación de los productos recibidos de acuerdo a la bodega a la que pertenecen, así como a la unidad técnica o administrativa que los solicitó. 6. Llevar el control del producto que ingresa a la bodega asignada ordenándolo mediante el sistema (PEPS) PRIMERO QUE ENTRA PRIMERO QUE SALE. 7. Elabora el documento denominado CONSTANCIA DE INGRESO A ALMACÉN E INVENTARIO, en base a la factura contable entregada por el proveedor. 8. Desglose del Expediente de Compras, al que ya se le ha adjuntado la respectiva factura contable con el sello y firma de recepción por parte del Departamento de Bienes. 9. Observa la salida de mercadería Recibe Requisiciones a Almacén, debidamente firmadas, selladas y autorizadas por el respectivo Subsecretario de programa, Director de Programa, Director del centro/jefe 39

40 de la unidad y el visto bueno del Despacho Superior. 11. Entrega producto a los centros 12. Prepara físicamente los productos solicitados para los diferentes centros a través de la REQUISICIÓN A ALMACÉN. 13. Realiza la entrega física de los productos por enviar, al auxiliar de área, quien es el responsable del resguardo del pedido durante el traslado y entrega de los productos en los respectivos centros de la SBS. 14. Realiza inventarios físicos periódicos que comprueben la existencia física de los productos reportados a las autoridades. 15. Resguardar los documentos contables que respaldan la salida de productos del Departamento de Bienes.(Requisiciones a Almacén autorizadas por la Contraloría de Cuentas) Responsabilidades: Equipo y útiles de oficina: Supervisión: RELACIONES DE TRABAJO Internas Puesto / Área/ Institución Externas: 40

41 Perfil de Puesto Puesto: Atribuciones del puesto: Requisitos mínimos: Perfil del puesto: Habilidad matemática, Educación: Nivel medio Habilidades: Experiencia: 41

42 DEPARTAMENTO DE BIENES DIRECCION ADMINISTRATIVA Puesto Funcional: Jefe inmediato superior: Subalternos: Auxiliar de Bodega Jefe del Departamento de Almacén Sede: 32 Calle 9-34 zona 11, Colonia Las Charcas Horario: Objetivo: 08:00 a 17:00 horas Descripción del puesto: Trabajo operativo que consiste en auxiliar a los diferentes encargados de bodega, en la recepción y traslado de productos a las diferentes bodegas, así como la preparación y despacho de los productos que se encuentran resguardados en el Departamento de Almacén. Atribuciones: 1. Apoya a los encargados de área en la recepción de la mercadería que ingresa al Departamento de Almacén. 2. Coloca la mercadería recibida, en las respectivas bodegas. 3. Apoyar a los encargados de área en la preparación de los productos a distribuirse a los diferentes centros, en base a la respectiva Requisición a Almacén. 4. Traslada la mercadería a las oficinas centrales, según lo solicitado a través de la Requisición a Almacén. 5. Recibe los productos que serán entregados a los centros, así como entregar los mismos a la persona responsable del centro. 6. Carga y descarga el camión que trasladará los productos solicitados a los diferentes centros del país. 7. Es Responsable del orden y limpieza de las diferentes bodegas, así como también de la limpieza del área donde se encuentran las oficinas administrativas del Departamento de Almacén. 8. Apoya a los encargados de área en el recuento físico de los productos que se encuentran en las diferentes bodegas. 9. Resguarda el equipo de trabajo que es utilizado para el traslado de los productos dentro y 42

43 fuera de las bodegas. 10. Realiza Todas aquellas funciones que expresamente sean delegadas por el Jefe del Departamento de Almacén. Responsabilidades: Equipo y útiles de oficina: Supervisión: RELACIONES DE TRABAJO Internas Puesto / Área/ Institución Externas: 43

44 Perfil de Puesto Puesto: Atribuciones del puesto: Requisitos mínimos: 3ro. básico Perfil del puesto: Responsable, dinámico, Educación: Básica Habilidades: Experiencia: Seis (6) meses. 44

45 DEPARTAMENTO DE ARCHIVO GENERAL DIRECCION ADMINISTRATIVA Puesto Funcional: Jefe inmediato superior: Subalternos: Jefe del Departamento de Archivo General Director Administrativo Sede: Objetivo: 32 Calle 9-34 zona 11, Las Charcas. Horario: 08:00 a 17:00 horas. Velar por el adecuado ordenamiento y resguardo de documentación de importancia de la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia Descripción del puesto: Coordinar y ejecutar sistemas adecuados de archivo y resguardo de expedientes y documentos en general. Atribuciones: 1. Ser el responsable directo de toda la documentación que se encuentra en Resguardo y custodia en la Sección de Archivo General. 2. Orientar, Coordinar, Planificar, Ejecutar, Supervisar y Evaluar las actividades relacionadas con el área de trabajo bajo su jurisdicción, asumiendo la responsabilidad de las mismas. 3. Revisar y confrontar Constancias de Trabajo, Certificaciones de Actas de toma y entrega de cargo de empleados y ex empleados de la Institución en base al expediente respectivo. 4. Realizar evaluación sobre actividades realizadas por el personal que labora en la unidad. 5. Reportar cualquier falta grave cometida o la reincidencia de la misma por algún miembro de la unidad. 6. Atención al público en asuntos particulares, cuando los interesados lo soliciten en relación de diversos trámites sobre tiempo laborado. 7. Proporcionar información a las diversas coordinaciones y unidades de la Institución en el esclarecimiento de cualquier conflicto administrativo y en relación a la actividad archivística. 8. Presentar informes gerenciales, cuando sean requeridos por las autoridades Superiores. 9. Elaborar la memoria de labores anual cuando sea requerida. 10. Elaborar y presentar el anteproyecto de presupuesto anual de la unidad. 11. Presentar la programación presupuestaria por cuatrimestres. 12. Ejercer estricto control sobre el registro en la base de datos de toda la documentación que ingresa a la unidad, para futuras consultas. 13. Asistir a reuniones de trabajo cuando sea convocado por las autoridades superiores. 14. Manejar adecuadamente las relaciones interpersonales con el personal a su cargo. 45

46 15. Recepción de documentos que ingresan a la unidad, de las diferentes unidades que conforman la SBS. para su clasificación, archivo, resguardo y custodia. 16. Delegar las funciones en ausencia del titular 17. Desglosar la papelería que ingresa a la unidad para luego ser clasificada. 18. Rotulación de fólder con el logotipo Secretaria de Bienestar Social, para archivar la documentación clasificada. 19. Rotulación de fólder de documentación clasificada. 20. Colocar la documentación en orden cronológico y en su lugar respectivo por unidades toda la documentación clasificada. 21. Todas aquellas funciones que expresamente sean delegadas por el Jefe Inmediato Superior. 22. Mantener actualizada la base de datos de la documentación que ingresa a unidad. Responsabilidades: Supervisión: RELACIONES DE TRABAJO Internas Puesto / Área/ Institución Externas: 46

47 Perfil de Puesto Puesto: Atribuciones del puesto: Coordinación de actividades en Archivo General Requisitos mínimos: Perfil del puesto: Conocimiento de sistemas de archivo, almacenaje y embalaje Educación: Nivel Medio Habilidades: Don de mando, ordenado, proactivo, trabajo en equipo Experiencia: 3 años en puesto similar 47

48 DEPARTAMENTO DE ARCHIVO GENERAL DIRECCION ADMINISTRATIVA Puesto Funcional: Jefe inmediato superior: Subalternos: Asistente de Sección de Archivo Jede del Departamento de Archivo General Sede: Objetivo: 32 Calle 9-34 zona 11, Las Charcas. Horario: 08:00 a 17:00 horas. Realizar el adecuado ordenamiento y resguardo de documentación de importancia de la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia Descripción del puesto: Ejecutar sistemas adecuados de archivo y resguardo de expedientes y documentos en general, y asistir al Jede del departamento de Archivo General en diferentes actividades. Atribuciones: 1. Asumir las funciones del Jefe de la unidad en ausencia del titular. 2. Recepción de documentos que ingresan a la sección. 3. Atender llamadas telefónicas. 4. Transcripción de documentos y distribuirlos a donde corresponda, constancias laborales a ex empleados, actas de toma de y de entrega de cargo a empleados y ex empleados de la Institución. 5. Recepción de Diarios Oficiales. 6. Préstamo de expedientes de ex empleados a la Coordinación de Recursos Humanos, llevando los registros respectivos. 7. Proporcionar información a diversas Coordinaciones y Unidades de la Institución, cuando sea requerido en el esclarecimiento de cualquier conflicto administrativo o laboral. 8. Atención al público en asuntos laborales para trámites diversos a ex empleados de la Institución. 9. Clasificar y archivar los expedientes de pasivo laboral, remitidos por la Dirección de recursos Humanos en orden alfabético numérico para su resguardo y custodia. 10. Clasificar y archivar la documentación que ingresa a la unidad para su resguardo y custodia. 11. Transcribir listados de la documentación que ingresa a la unidad. 12. Asistir puntualmente a sus labores. 13. Auxiliar al Jefe de la unidad cuando sea necesario. 14. Rotulación de fólder para clasificar la documentación para su respectivo archivo. 48

49 15. Confrontar los listados de documentación que ingresa a la unidad por las diversas coordinaciones y unidades, corroborando que los mismos vengan en orden. 16. Registrar e ingresar al equipo de cómputo, la documentación que ingresa a la Unidad. 17. Otras que en el desarrollo de la actividad archivística sean necesarias. Responsabilidades: Ordenamiento y resguardo de documentación y confrontación de los mismos a solicitud previa. Supervisión: Jefe del Departamento de Archivo General RELACIONES DE TRABAJO Internas Puesto / Área/ Institución Externas: 49

50 Perfil de Puesto Puesto: Atribuciones del puesto: Emitir constancias y confrontar documentos, así como el archivo y resguardo de toda documentación que ingresa al Archivo General Requisitos mínimos: Perfil del puesto: Educación: Conocimiento de sistemas de archivo, almacenaje y embalaje y de aspecto Secretarial. Nivel Medio Habilidades: Experiencia: ordenada, proactiva, trabajo en equipo, buenas relaciones humanas 3 años en puesto similar SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL 50

51 Puesto Funcional: Jefe inmediato superior: Subalternos: 3 Asistentes 1 Supervisor de Transporte 7 Mantenimiento 6 Conserjes 7 Marimbistas 17 Pilotos Jefe de Departamento de Servicios Generales y Transporte Director Administrativo Sede: Central SBS Horario: 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Objetivo: Coordinar y administrar eficaz, eficiente y oportunamente el talento humano, los suministros, equipos y recursos financieros a través de procesos de acuerdo a las directrices definidas para el mejor desarrollo de las actividades y funciones de la secretaría. Descripción del puesto: planificar, coordinar y supervisar la prestación de los servicios básicos y de proveer la logística necesaria para el adecuado cumplimiento de las funciones que les corresponden a las demás direcciones de la Secretaria de Bienestar Social y sus diferentes unidades. Atribuciones: Supervisar, controlar, diseñar y coordinar actividades de mantenimiento y otros servicios generales de las oficinas centrales y otros establecimientos de la institución. Diseñar los instrumentos de evaluación de las condiciones del equipo, mobiliario e infraestructura física de la institución y trasladar a los superiores la propuesta de mantenimiento y reparación de los mismos. Elaborar términos para contratación de bienes, servicios y obras. Velar por los mecanismos de seguridad de los bienes inmuebles de la institución. Realizar reuniones con el personal de la unidad para la fijación de las acciones a seguir en el desarrollo de los programas asignados. Monitorear comportamientos, comentarios y quejas del personal a su cargo o de los superiores para mejorar y optimizar sus servicios y acciones. Supervisar el cumplimiento de labores de los elementos de seguridad privada de la empresa que brinda el servicio a la Secretaría. Supervisar, dirigir, capacitar y motivar al personal a su cargo. Asistir y participar en reuniones técnicas con miembros de la dirección administrativa para planificar actividades y la optimización de los servicios prestados. Otras funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato superior o por el despacho superior. Responsabilidades: En formar grupos de trabajo y capacitarlos, prever al personal a cargo con las herramientas que soliciten. Equipo y útiles de oficina: Computadora, Celular, Radio transmisor, Impresora a color, Escritorio, Silla, Sala de Espera, Archivo. Supervisión: Está a cargo de la Dirección Administrativa. 51

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