PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA

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1 VERSIÓN: 2.0 Página 1 de 17 INDICE Página INDICE OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO DESARROLLO DE LA AUDITORÍA INTERNA OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS FASES Plan de Auditoría Interna Definición de las dependencias o procesos a Auditar Elaboración, aprobación y comunicación del PAI Selección del equipo auditor Formación del equipo auditor Determinación de otros recursos necesarios para realizar el proceso auditor Desarrollo y Contenido del Memorando de Encargo Desarrollo del Proceso de la Auditoria Interna Estudio Preliminar Validación del Memorando de Encargo Preparación de la Auditoria Reunión de Apertura de la Auditoria Programas de Auditoría Interna Ejecución de la Auditoria Reunión de cierre Informe de Auditoría Seguimiento de las acciones correctivas o preventivas Consolidación del Informe con destino a la Revisión de la Alta Dirección Mantenimiento de Registros de la Auditoria Interna Seguimiento, Control y Monitoreo del Proceso Auditor Auditoría Interna a la Oficina de Control Interno...15

2 VERSIÓN: 2.0 Página 2 de ANEXOS FORMATOS GLOSARIO...15

3 VERSIÓN: 2.0 Página 3 de OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Unificar los criterios y establecer los responsables y las actividades para realizar Auditoría Interna, conforme a las disposiciones legales vigentes. 2. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA INTERNA 2.1 OBJETIVO GENERAL Realizar Auditorías Internas, para acompañar, asesorar, valorar el riesgo, y evaluar que el Sistema de Control Interno 1, de la Contraloría General de la República esté conforme con las disposiciones legales vigentes; con las actividades misionales, administrativas, técnicas y financieras; y con los planes, programas y procedimientos aplicables, bajo los principios de economía, eficiencia y eficacia. 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Establecer la coherencia de los objetivos, planes y programas de cada dependencia con el Plan Estratégico de la Contraloría. Verificar la efectividad de las actividades del Plan Estratégico en cada uno de los procesos ó dependencias para alcanzar los objetivos corporativos de la Contraloría. Determinar el adecuado funcionamiento de los procesos y procedimientos establecidos y si los mismos garantizan los resultados previstos. Determinar la eficiencia y eficacia en el manejo del Talento Humano y de los recursos financieros, físicos y de información. Establecer si las diferentes dependencias y procesos de la Contraloría utilizan adecuados sistemas de información y comunicación que permitan la confiabilidad de los reportes generados a nivel interno y externo. Así mismo establecer la existencia de controles en la identificación, almacenamiento, protección y recuperación de los documentos y registros que se manejan por cada uno de los procesos de la Contraloría. Determinar si en las dependencias se aplican métodos apropiados para el seguimiento, medición, análisis y mejora y si estos tienen la capacidad para alcanzar los resultados planificados. Determinar la relación y comunicación existente entre la Contraloría con el Congreso y la Ciudadanía, así como los mecanismos establecidos para medir el grado de satisfacción de los clientes.

4 VERSIÓN: 2.0 Página 4 de FASES El procedimiento de Auditoría Interna está fundamentado en las Normas de Auditoría Gubernamental Colombianas prescritas por la Contraloría General de la República 2 y en las Normas de Auditoria para Sistemas de Gestión ISO Comprende las fases de: Plan de Auditoria Interna PAI Memorando de Encargo Proceso de Auditoría Consolidación del Informe con destino a la Revisión por parte de la Alta Dirección, y Mantenimiento de Registros de la Auditoría Interna Plan de Auditoría Interna Definición de las dependencias o procesos a Auditar. El Asesor de Gestión y el coordinador de Gestión de la Oficina, mediante el análisis y aplicación de criterios técnicos determinarán los procesos o dependencias objeto de la Auditoria Interna. Elaborarán el PAI y lo presentarán para revisión del Comité Técnico3 y posterior aprobación por parte del Director de la Oficina. La información requerida para la definición de las dependencias o procesos a auditar se relaciona con: Resultados de la evaluación anterior del Sistema de Control Interno por cada dependencia o proceso. Resultados de la revisión efectuada por la Alta Dirección al Sistema de Gestión de Calidad y decisiones tomadas producto de la misma. Nivel de desarrollo del Sistema de Control Interno o de Gestión de Calidad en cada una de las dependencias o procesos. Cambios significativos de los Objetivos Corporativos y del Plan Estratégico de la Entidad. Actividades de alta incidencia sobre los resultados, alto impacto y/o alto riesgo. Resultados de las Auditorías Externas anteriores. Indicadores de desempeño de los procesos. Cambios en los procesos.

5 VERSIÓN: 2.0 Página 5 de 17 Nuevos procesos / nuevos productos. Ajustes tecnológicos. Cambios relevantes en requisitos y normatividad legal aplicable. Cronograma de actividades claves de la organización que determinan su operación (vacaciones, cierres de períodos fiscales, proyectos especiales, entre otros). Solicitudes de Auditoría Interna por parte de los directivos, los responsables del proceso y otros interesados. Revisión de la Alta Dirección Disponibilidad del equipo auditor. Recursos disponibles (físicos, financieros, tecnológicos, de información, entre otros). Cuando se presente una solicitud de Auditoría Interna por parte del Responsable de una dependencia ó proceso, éste deberá definir el objetivo, el alcance y las líneas de auditoía a evaluar, la cual será analizada y aprobada en Comité Técnico, con el fin de programar su realización Elaboración, aprobación y comunicación del PAI. El PAI es elaborado por el Asesor de Gestión y el Coordinador de Gestión, revisado por el Comité Técnico de la Oficina y aprobado por el Director de la Oficina, quien lo firma y lo comunica al Contralor General de la República y a los miembros del Comité de Coordinación del Sistema de Control interno. En su elaboración es conveniente considerar los siguientes criterios: En la definición del PAI se tendrán en cuenta las normas constitucionales y legales, los requisitos establecidos por los Sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad y la Planeación Estratégica para asegurar que se verifique su cumplimiento y adecuación. Se debe garantizar la coordinación con los Responsables de cada dependencia o proceso, para la programación del PAI. El PAI deberá garantizar que por lo menos durante el año se evalúe el 70% del total de las dependencias de la Contraloría, para lo cual se aplicarán criterios de selección de muestras representativas. El PAI se elabora en el formato (Plantilla 3.1.1), el cual debe contener el objetivo general y el alcance, los procesos a auditar, las dependencias que hacen parte del proceso, el número del memorando de encargo, el auditor o equipo auditor asignado, las fechas de inicio y terminación, los días auditor, el valor del presupuesto cuando, se requiera desplazamiento fuera de la ciudad y observaciones.

6 VERSIÓN: 2.0 Página 6 de Selección del equipo auditor. Los criterios a tener en cuenta para la selección se fundamentan en los establecidos por la Gerencia del Talento Humano, considerando lo siguiente: Educación: Se requiere formación profesional en Ciencias Económicas, Administrativas ó Jurídicas (Administrador Público o de Empresas, Contador Público, Economista, Abogado), Ciencias Humanas, Sociales e Ingenierías. Experiencia: Haber desarrollado en la Contraloría General de la República actividades relacionadas con Auditoria, Control Interno, control y evaluación de procesos, mínimo seis (6) meses. Formación: Haber recibido y aprobado la capacitación en: Sistema de Gestión de Calidad Auditoria Interna Procedimiento de Auditoria Interna Haber efectuado el entrenamiento así: Realización de dos (2) actividades de auditoría con auditor competente. Habilidades: Poseer las siguientes habilidades, las cuales serán evaluadas por la Gerencia del Talento Humano: Observación Análisis y síntesis de datos Pensamiento crítico Negociación Comunicación Liderazgo Lo anterior debe ser certificado por la Gerencia del Talento Humano. Esta Gerencia mantendrá el registro de los Auditores Internos competentes e informará a la Oficina de Control Interno al respecto. Los Auditores Internos de otras dependencias serán solicitados en comisión al Gerente del Talento Humano, con el visto bueno del Jefe Inmediato, por el Director de la Oficina de Control Interno, cuando éste lo considere necesario y por el tiempo requerido. Estos Auditores únicamente participarán en las Auditorias relacionadas con el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 9001 Versión 2000 y con el Manual de Calidad de la

7 VERSIÓN: 2.0 Página 7 de 17 Contraloría. En los casos en que se requieran funcionarios de otras dependencias para que apoyen el proceso auditor en temas específicos ó técnicos, el Director de la Oficina igualmente solicitará al Gerente del Talento Humano la comisión de dicho funcionario a la Oficina de Control Interno. Para garantizar independencia en la ejecución de la Auditoría, ningún Auditor podrá auditar su propio proceso donde haya prestado sus servicios durante los últimos seis (6) meses. Así mismo, se tendrá en cuenta cualquier otra inhabilidad ó impedimento que pueda existir, la cual debe ser informada oportunamente al Comité Técnico, quien decidirá al respecto. Ello garantiza imparcialidad de juicio para confiar en el resultado de la Auditoría. El Director de la Oficina de Control Interno en coordinación con la Gerencia del Talento Humano y mediante la aplicación de diferentes mecanismos, evaluará periódicamente la competencia del equipo de auditores para desempeñar las actividades de Auditoría Interna Formación del equipo auditor. Si el Director de la Oficina de Control Interno considera, como resultado de la selección y evaluación anterior, que las necesidades de formación y capacitación se deben reforzar, hará el requerimiento a la Oficina de Capacitación, Producción de Tecnología y Cooperación Técnica Internacional, para la realización de actividades de actualización y formación Determinación de otros recursos necesarios para realizar el proceso auditor. El Director de la Oficina de Control Interno determina los otros recursos de tipo financiero y logístico (técnicos, económicos, de tiempo entre otros) con bases definidas previamente de manera técnica, de tal forma que éste sea objetivo y alcanzable para realizar la Auditoria Interna Desarrollo y Contenido del Memorando de Encargo. El Memorando de Encargo activa y focaliza el proceso de la Auditoría Interna y establece los parámetros de medición y seguimiento. (Plantilla 3.1.2). Es preparado y elaborado por el Coordinador de Gestión de la Oficina de Control Interno con la participación de los

8 VERSIÓN: 2.0 Página 8 de 17 Profesionales Especializados, sometido a consideración del Comité Técnico, aprobado y refrendado por el Director de la Oficina de Control Interno, quien lo remite a los auditores asignados. Los Insumos necesarios para la elaboración de los Memorandos de encargo son: Plan Auditoría Interna PAI-. Requerimientos del Contralor General o de los Responsables de cada dependencia o proceso. Resultados de Auditorías internas anteriores o de las auditorías practicadas por la Auditoría General de la República Cuenta Fiscal de la Contraloría presentada a la Auditoría General de la República. Denuncias o quejas de la Ciudadanía sobre alguna dependencia o funcionario El Memorando de Encargo debe contener entre otros aspectos: Antecedentes de la dependencia ó proceso, objetivos de la auditoría, el alcance global, los criterios de auditoría, las líneas de auditoría y los términos de referencia. Los antecedentes de la dependencia o proceso a auditar sirven para tener un conocimiento y diagnóstico de la dependencia y constituye la base para la formulación de los objetivos de la auditoría. El objetivo de la auditoría es el que da sentido a la misma y orienta los esfuerzos para evaluar los aspectos que son relevantes para la Contraloría, por ejemplo Planes Estratégico, y de Acción, gestión de la dependencia, cumplimiento de actividades, administración de recursos, contratación, presupuesto, avance de las fases del Sistema de Control Interno, seguimiento de actividades para eliminar las causa de las No Conformidades y Observaciones, etc. Por lo tanto, el objetivo de la auditoría debe describir el estado final deseado y medir el logro alcanzado con los recursos utilizados y debe permitir la evaluación de su cumplimiento. El alcance de la auditoría tiene como propósito definir límites para el desarrollo de la auditoria expresado en términos de: procesos, dependencias, documentos, partes de un documento, registros, entre otros, los que se definen teniendo en cuenta los resultados de auditorías anteriores y, los requerimientos formulados por el Contralor General o por los responsables de cada dependencia o proceso. Los criterios o referentes, es decir el o los requisitos de tipo legal, organizacional o de norma NTC - ISO 9001 que el auditor debe verificar en la dependencia o proceso seleccionado. Las líneas de auditoría son las actividades claves o de mayor importancia que requieren ser auditadas dentro de una dependencia o proceso. Estas líneas deben ser evaluadas con

9 VERSIÓN: 2.0 Página 9 de 17 criterio integral, que involucre aspectos de gestión, de estados contables o financieros y de disposiciones legales, así como los mecanismos de control que contienen. Como ejemplos de líneas de auditoría que pueden incluirse dentro del proceso de Auditorías Internas están: Los Planes Estratégico, de acción y de mejoramiento. Los procedimientos para medir e informar sobre la efectividad de los programas. Los sistemas de información del Talento Humano. Los controles ejercidos sobre los sistemas de procesamiento electrónico de datos empleados para el manejo de las transacciones administrativas y financieras. El manejo y control del Talento Humano y de los recursos físicos y financieros. Las fases o componentes del Sistema de Control Interno Los requisitos específicos de la Norma ISO a verificar. Los términos de referencia comprenden las fechas y los recursos de tipo financiero, físico y logísticos necesarios para ejecutar la Auditoría Interna Desarrollo del Proceso de la Auditoria Interna. Se desarrollan las actividades encaminadas a preparar y ejecutar el plan de trabajo de auditoría, así como la comunicación de los resultados a los responsables de dependencia o proceso auditado mediante el informe y posteriormente se realizará el seguimiento a las acciones correctivas o preventivas del caso, si las hubiere Estudio Preliminar. Tiene como propósito que el equipo de auditoría conozca y comprenda de manera integral la dependencia o proceso al cual ha sido asignado. Para lograr este conocimiento y comprensión es necesario estudiar y analizar información y datos relacionados con: objetivos, funciones, propósito, entorno, organización interna y talento humano, procesos y procedimientos, productos y servicios, infraestructura informática, sistemas de información, información contable, presupuestal y financiera (donde se requiera), resultados de la evaluación del Sistema de Control Interno, informes de auditoría y de rendición de la cuenta, evaluaciones anteriores, indicadores de gestión, mapas de riesgo, etc.

10 VERSIÓN: 2.0 Página 10 de Validación del Memorando de Encargo. La Validación del Encargo de Auditoría es parte fundamental del proceso auditor, por cuanto proporciona al Coordinador de Gestión y al Comité Técnico un primer reporte del conocimiento y entendimiento inicial logrado por los auditores sobre el proceso ó dependencia y la viabilidad y el compromiso para desarrollar el encargo de auditoría asignado. Esta validación se fundamenta en el conocimiento que los auditores obtengan como resultado del estudio preliminar efectuado y se realiza en Mesa de Trabajo ante el Coordinador de Gestión dentro de los diez (10) días hábiles siguientes de haber recibido el encargo 4. Por su parte el Coordinador de Gestión se pronunciará en las Mesas de Trabajo sobre las condiciones que se aprueba la validación. En caso de generarse controversias sobre la validación que no sean dirimidas por el Coordinador de Gestión, éste las trasladará para estudio, análisis y resolución al Comité Técnico. Su Secretario comunicará, al día siguiente de haberse realizado el Comité respectivo, la decisión por escrito al equipo auditor Preparación de la Auditoria. El conocimiento y entendimiento de la dependencia ó proceso permite a los auditores, ante todo, proponer un Plan de Trabajo con cronograma de actividades para desarrollar en la auditoría. Para su elaboración se deben considerar los siguientes aspectos: El Plan de trabajo debe ser elaborado por el equipo auditor, en el formato establecido para tal fin, (Plantilla 3.1.3) dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la validación definitiva del respectivo Memorando de Encargo, y presentarlo al Coordinador de Gestión, para su aprobación y firma. Debe responder a los objetivos generales o particulares y al alcance formulados en el PAI y definidos en el Memorando de Encargo. Será comunicado en forma previa y por escrito al responsable del proceso ó dependencia a auditar, por parte del Director de la Oficina de Control Interno. El Plan de trabajo debe contener, entre otras, las siguientes actividades a realizar: Reunión de Apertura; Conocimiento de la dependencia ó proceso auditado; Entrevistas con los Directivos y funcionarios; Elaboración y desarrollo de procedimientos,

11 VERSIÓN: 2.0 Página 11 de 17 Elaboración del reporte de Fortalezas, No Conformidades y Observaciones; Reunión de Cierre; y Elaboración del Informe Final. El auditor o equipo auditor son los responsables de elaborar los papeles de trabajo, que hacen parte de la preparación de la auditoría. En su elaboración se debe tener claridad sobre los procesos, respecto a cuál es el producto o servicio, sus entradas, sus salidas, la asignación de recursos y los controles establecidos, así como los criterios de evaluación o referentes Reunión de Apertura de la Auditoria. Se realiza con el responsable del proceso ó dependencia a auditar y el auditor ó equipo auditor. En esta reunión se informa el objetivo y el alcance de la auditoria, se revisa y se confirma el Plan de Trabajo y se aclaran las inquietudes que puedan surgir Programas de Auditoría Interna. Se constituyen en la guía para el desarrollo del trabajo, a fin de no obviar u olvidar los procedimientos que llevarán al evaluador o auditor a emitir un juicio. Definidos, los objetivos, las líneas de auditoria, validado el memorando de encargo y aprobado el Plan de Trabajo, el paso siguiente es elaborar los Programas de Auditoría, los cuales deben ser preparados por el equipo auditor y aprobados en Mesa de Trabajo por el Coordinador de Gestión. La preparación de estos programas, se realiza en el formato diseñado para tal fin. (Plantilla 3.1.4) El auditor ó equipo auditor debe tener presente que un programa de auditoría contiene: los objetivos de la auditoría inicialmente establecidos, los criterios específicos de auditoría y los procedimientos, los cuales reflejan un esquema detallado del trabajo a realizar por parte de los auditores, el alcance, la extensión y la oportunidad de las pruebas a realizar Ejecución de la Auditoria. El auditor o equipo auditor son los responsables de desarrollar el Plan de Trabajo y los Programas de Auditoria y de recolectar la información que permiten evidenciar y sustentar los hallazgos positivos (Fortalezas) y negativos (Observaciones y No Conformidades) El auditor o equipo de auditores deberá obtener evidencia comprobada suficiente y competente en el grado que requiera para suministrar una base objetiva para su opinión y

12 VERSIÓN: 2.0 Página 12 de 17 concepto, mediante la aplicación de técnicas y herramientas de auditoria. El auditor en los papeles de trabajo u hojas de verificación, además de documentar los procedimientos de auditoria debe posibilitar y suministrar pruebas suficientes que garanticen la validez de los hallazgos. Cada vez que se obtiene evidencia, se debe validar el hallazgo en Mesa de Trabajo con la participación del Coordinador de Gestión determinando si se tratan de Observaciones ó No Conformidades, y se acuerda la comunicación del mismo 5 (Plantilla 3.1.5) al responsable del proceso auditado, quien dispondrá de 10 días hábiles para dar respuesta y/o tomar las acciones correctivas o preventivas a que haya lugar. 6 Para el caso de las auditorías que se realicen en las Gerencias Departamentales, solamente aquellos hallazgos que tengan incidencia Fiscal, Penal o Disciplinaria, serán validados en el Nivel Central. Los demás serán validados en la misma Gerencia por el Auditor Líder o Equipo Auditor Reunión de cierre. El Coordinador de Gestión y/o auditor líder o equipo auditor efectuará la reunión de cierre de la auditoria con el Responsable del proceso o dependencias auditada y quienes participaron en la auditoría para presentar las fortalezas, Observaciones y No Conformidades, de la cual se levanta un acta. (Plantilla 3.1.6). En esta reunión se debe establecer el compromiso por parte del responsable del proceso o dependencias auditada para tomar las acciones para solucionar los hallazgos presentados, acordando el término para el cierre de las Observaciones o No Conformidades Informe de Auditoría. Debe ser elaborado por el auditor o equipo auditor y traduce fielmente las conclusiones de la reunión de cierre. Lo revisa el Coordinador de Gestión, lo firma el auditor o auditor líder y lo aprueba el Director de la Oficina, quien lo remite al auditado. El informe se elabora en los términos y condiciones que define la plantilla Toma de acciones correctivas o preventivas: El responsable del proceso o dependencia auditada debe asegurar que se tomen sin demora las acciones que permitan eliminar las causas de las Observaciones y No Conformidades detectadas a lo largo de la auditoría y los términos establecido en la reunión de cierre. Las acciones efectivas que se realicen en cada dependencia para eliminar las causas de

13 VERSIÓN: 2.0 Página 13 de 17 las Observaciones y de las No Conformidades, se constituyen en logros para la Oficina de Control Interno y se reflejarán como hallazgos positivos en el informe final de Auditoría Seguimiento de las acciones correctivas o preventivas. Es responsabilidad del auditor, en el desarrollo de la auditoría hacer seguimiento al cumplimiento de las acciones tomadas por el auditado para verificar su eficacia y el cierre de las No Conformidades y Observaciones detectadas7. El seguimiento sobre las acciones preventivas y correctivas de las Observaciones y No Conformidades manifestadas en el Informe Final, se hará en la auditoría interna siguiente. Para ambos casos se elaborará en el formato acta de seguimiento. (Plantilla ) Consolidación del Informe con destino a la Revisión de la Alta Dirección. Los Profesionales Especializados, con base en los resultados de los informes presentados por los auditores procederán a preparar el Informe Consolidado con destino a la revisión por parte de la Alta Dirección, el cual es analizado por el Comité Técnico y aprobado por el Director de la Oficina, quien lo firma y lo remite al Contralor General Mantenimiento de Registros de la Auditoria Interna. Se establecen como registros obligatorios los siguientes: Plan de Auditoría interna PAI Memorando de encargo Plan de Trabajo Ayudas de memoria Reporte de No Conformidades y Observaciones Acta de reunión de cierre Informe de Auditoría Interna Acta de Seguimiento de Acciones Correctivas o Preventivas Los Papeles de Trabajo, constituyen la principal evidencia de la tarea de auditoría realizada y de las conclusiones alcanzadas que se reportan en el Informe. Por lo tanto, al finalizar cada vigencia deben ser entregados al Archivo de la Oficina de Control Interno, siguiendo los

14 VERSIÓN: 2.0 Página 14 de 17 lineamientos y procedimientos establecidos por la Contraloría, al respecto. Se presentan algunos formatos de Papeles de Trabajo (Plantilla 3.1.4) que pueden ser utilizados por el auditor en el desarrollo de los procedimientos, pero se aclara que éste es autónomo de diseñar otros que considere convenientes para realizar las pruebas de auditoría que se requieran, pero en todo caso deben guardar el esquema y el encabezado de la plantilla señalada. De igual forma se utilizará la referenciación y marcas aprobadas por el Comité Técnico. 2.4 Seguimiento, Control y Monitoreo del Proceso Auditor. El control y monitoreo es una función administrativa, objetiva, sistemática y profesional que orienta y evalúa permanentemente las actividades realizadas por los auditores en el desarrollo de las Auditorías Internas, para que los objetivos y las metas previstas se cumplan de manera económica, eficiente y eficaz. Esta función es desarrollada por el Coordinador de Gestión a través de las Mesas de Trabajo que éste convoque para tal fin, y en ella se dejarán conclusiones que reflejen el avance de la auditoria, validación de hallazgos y limitaciones presentadas, lo que será informado al Comité Técnico y al Director de la Oficina comprende actividades como: Estimular la participación de los auditores, motivando sus aportes e iniciativas. Proporcionar a los auditores calidad profesional y confianza sobre el trabajo que se ejecuta y sus resultados. Velar porque los integrantes del equipo auditor tengan claro entendimiento de los objetivos y del plan de auditoría. Apoyar para que el proceso auditor se desarrolle de manera adecuada por parte de cada uno de los integrantes del equipo de auditoría, lo cual implica el cumplimiento de Normas de Auditoría Gubernamental Colombianas, código de ética y demás disposiciones. Verificar el cumplimiento de los objetivos de la auditoría y de cada evaluación específica, mediante la utilización de técnicas, herramientas y procedimientos establecidos. Conocer el avance de las Auditorías Internas por cada Proceso o Dependencia evaluada. El Coordinador de Gestión realizará la labor de supervisión y monitoreo durante todo el proceso auditor y dejará constancia de ello en sus Papeles de Trabajo. Además reportará periódicamente al Director de la Oficina de Control Interno ó al Comité Técnico cualquier novedad que se presente. Finalizada cada vigencia y dentro de los 30 días siguientes, rendirá un Informe por escrito sobre los resultados de la supervisión realizada en donde se exprese

15 VERSIÓN: 2.0 Página 15 de 17 el cumplimiento de los objetivos, relaciones de los auditores con los funcionarios de las dependencias auditadas y recomendaciones para futuras Auditorías Internas. Con el fin de garantizar el adecuado seguimiento control y monitoreo, el Coordinador de Gestión convocará a Mesas de Trabajo con los auditores, (Plantilla 3.1.9) cada vez que éste ó el equipo auditor lo consideren conveniente. Los resultados obtenidos serán plasmados en Ayudas de Memoria (original para el equipo auditor y copia para el Coordinador), las cuales deben ser firmadas por quienes participaron en ella, pero no requiere la aprobación formal. Este documento formará parte de los Papeles de Trabajo y su conservación y archivo estará a cargo del auditor líder. 2.5 Auditoría Interna a la Oficina de Control Interno. Con el ánimo de asegurar la independencia de la Auditoría Interna que se le realice a la Oficina de Control Interno, la planeación la autorizará el Contralor General de la República y la ejecución estará a cargo de la Oficina que éste delegue, quien hará esta formalidad mediante la elaboración y aprobación del memorando de encargo, el plan de trabajo y el informe de auditoria, siguiendo los parámetros y formalidades establecidas en este procedimiento. 3. ANEXOS 3.1 FORMATOS Plantilla de PAI (Un Folio) Plantilla de Memorando de Encargo (Un Folio) Plantilla de Plan de Trabajo de Auditoria (Un Folio) Plantillas de Programas de Auditoría y Desarrollo de Procedimientos (Seis Folios) Plantilla de Reporte de No Conformidades y Observaciones (Dos Folios) Plantilla de Acta de reunión de cierre (Un Folio) Plantilla de Informe de Auditoria Interna (Cuatro Folios) Plantilla de Acta de seguimiento de acciones correctivas o preventivas ( Un Folio) Plantilla Ayudas de Memoria de Mesas de Trabajo ( Un Folio) 3.2 GLOSARIO Auditor Líder (Quien se designe para tal fin en el Memorando de Encargo): Es el Interlocutor permanente entre los auditores y el Nivel Directivo de la Dependencia, así como

16 VERSIÓN: 2.0 Página 16 de 17 entre la Dirección de la Oficina de Control Interno y el Comité Técnico. Es quien lidera el proceso, por esta razón, es indispensable que quien cumple esta tarea posea un alto grado de aceptación y liderazgo dentro de los integrantes de manera tal que garantice el trabajo en equipo. Es también el responsable de realizar el seguimiento al cumplimiento de los programas de auditoría dentro de los términos y condiciones previstas en los procedimientos de auditoría, pero además de evaluar las líneas de auditoría asignadas e informar y atender con prontitud los requerimientos del Coordinador de Gestión ó del Director de la Oficina. Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de No Conformidades, con el objeto de prevenir que vuelva a ocurrir. Estas acciones deben ser apropiadas a los efectos de las No Conformidades encontradas. Acción Preventiva: Acciones tomadas para eliminar las causas de No Conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Estas acciones deben ser apropiadas a los efectos de los problemas potenciales. Auditado: Responsable de la Dependencia, proceso, documento, etc. objeto de verificación. Evidencia: Registros, declaraciones de hecho, o cualquier información, que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables. Hallazgo: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada, frente a los criterios de auditoria. Papeles de Trabajo u Hoja de Verificación: documento de trabajo que permite estructurar la auditoria y desarrollar los procedimientos definidos. Sirve de guía para determinar si las prácticas reales concuerdan con los procedimientos establecidos y los requisitos y como soporte para realizar las entrevistas. Allí se pueden realizar las pruebas y registrar los hallazgos y conclusiones, sirviendo de base para la elaboración del Informe de Auditoria. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito establecido en las normas aplicables por la Contraloría, o del Sistema de Gestión de Calidad, que no permiten alcanzar los objetivos de calidad. Observación: Situación que no implica incumplimiento de un requisito, pero que si es tenida en cuenta puede llevar a mejoras en el desempeño de los Sistemas de Control Interno o de Gestión, o eliminar situaciones de riesgo potencial. PAI: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un período de tiempo determinado y dirigida hacia un propósito específico.

17 VERSIÓN: 2.0 Página 17 de 17 dirigida hacia un propósito específico. Plan de trabajo de Auditoria. Documento que contiene en forma detallada las actividades y procedimientos de ejecución de la auditoria interna, constituyéndose en guía para el desarrollo del trabajo a fin de incluir todos los procedimientos que llevarán al evaluador a emitir una opinión. APROBADO POR: LUCÍA CONSTANZA HERNÁNDEZ HERRERA Directora de la Oficina de Control Interno FECHA : Abril 24 de Evaluar el Sistema de Control Interno: Incluye además de los aspectos considerados en la Ley 87 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios, la evaluación del Sistema de Gestión de Calidad bajo las Normas ISO 9000 y 9001 de Las Normas de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral se pueden consultar en la Guía de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Última Versión. 3 El Comité Técnico de la Oficina de Control Interno, está conformado por el Director de la Oficina, quien lo preside, el Asesor de Gestión, el Coordinador de Gestión, Un (1) Profesional Grado 3, Un (1) Profesional Grado 02 y Un (1) Profesional Grado 01, que a criterio del Director deban participar. Actuará como Secretario, la persona que el Comité en pleno designe en cada sesión. 4 Teniendo en cuenta que está por iniciar la última etapa de certificación, las Auditorías Internas que se realicen para verificar únicamente el cumplimiento de requisitos, éste término se reducirá a dos (2) días. 5 La comunicación de Hallazgos se realizará en el formato de Reporte de No conformidades y Observaciones establecido por la Oficina de Control Interno en este procedimiento. Estos formatos debidamente firmados por los Responsables harán parte de los Papeles de Trabajo del Auditor y no irán como anexos del informe final 6 El Responsable del Proceso Auditado cumplirá estrictamente los procedimientos de Acción Correctiva y Preventiva establecidos por la Contraloría e informará a la Oficina de Control Interno, en el formato de Acción Correctiva o Preventiva que estableció dicho procedimiento, dentro del término establecido. 7 Se hacen los seguimientos necesarios en fechas que programe el Coordinador de Gestión previa concertación con el auditor o equipo auditor.

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