PLAN DE TRABAJO AÑO 2015 OFICINA DE PERFECCIONAMIENTO TÉCNICO

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1 PLAN DE TRABAJO AÑO 2015 OFICINA DE PERFECCIONAMIENTO TÉCNICO Enero, 2015

2 ÍNDICE 1. ANTECEDENTES OBJETIVO ALCANCES PROCEDIMIENTOS COES PROCEDIMIENTOS PROPUESTOS PROCEDIMIENTOS PARA MODIFICACIÓN EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES DEL COES FUNCIONES DE LA OPT GESTIÓN DE RIESGOS CONTROL INTERNO SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD OTROS GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO ANEXOS... 14

3 1. ANTECEDENTES El Comité de Operación Económica del Sistema (COES) es un organismo técnico encargado de la operación del SEIN, de la administración del mercado de corto plazo y de la planificación de la transmisión. La Ley establece que dentro de sus funciones - Art 13 inciso e) se encuentra la de Procurar las mejoras tecnológicas que aseguren el eficiente cumplimiento de sus funciones. Asimismo, el Reglamento del COES establece en su Artículo 24, la existencia de la Oficina de Perfeccionamiento Técnico (en adelante OPT), la cual debe realizar las siguientes tareas: 24.1 evaluará el desarrollo de las funciones del COES a fin de proponer las mejoras que garanticen la transparencia de la ejecución del despacho y de los resultados del mismo 24.2 deberá tener acceso a toda la información que este requiera 24.3 deberá elaborar un Plan Anual para el desarrollo de sus funciones El presente Plan de Trabajo plantea las labores que se realizarán durante el año 2015, algunas serán continuidad de actividades ya iniciadas en años anteriores y otras serán nuevas, pero todas dentro de lo establecido por el Reglamento del COES como tareas de la OPT. 1

4 2. OBJETIVO Evaluar el desarrollo de las funciones del COES para de esta manera proponer las mejoras que garanticen la transparencia del despacho. Además de continuar con las labores que se han venido desarrollando durante el año 2014 que el COES requiere para su correcto funcionamiento. 2

5 3. ALCANCES Los alcances del presente Plan de Trabajo son los siguientes: a. Procedimientos del COES b. Evaluación del Desarrollo de las Funciones del COES c. Otros Estos alcances serán desarrollados en los próximos capítulos de manera detallada. 3

6 4. PROCEDIMIENTOS COES El COES cuenta en la actualidad con 39 Procedimientos Técnicos y un Procedimiento AD HOC, los cuales han venido siendo aprobados desde el año Antes de la publicación de la Ley 28832, todos los Procedimientos Técnicos eran aprobados por el Ministerio de Energía y Minas (MINEM); sin embargo, tras la dación de dicha ley (año 2006), estos son aprobados por OSINERGMIN. OSINERGMIN, mediante Resolución N OS/CD aprobó la Guía de Elaboración de Procedimientos Técnicos, la misma que fue modificada mediante las Resoluciones N OS/CD y OS/CD, estableciendo el proceso que deben seguir los Procedimientos Técnicos para ser aprobados por el OSINERGMIN; asimismo, de acuerdo a la última modificación realizada a la mencionada guía, solo durante el mes de agosto se recibirán las propuestas de procedimientos técnicos, las cuales deben estar previstas en el presente Plan; de igual forma, establece que en los casos que se justifique de forma sustentada, se admitirán propuestas en periodos distintos. Los procedimientos que siguen siendo aprobados por el MINEM no cuentan con un documento similar. El COES, como parte de su Plan de Trabajo, desde el año 2009, ha establecido la revisión y elaboración de ciertos Procedimientos Técnicos. La OPT ha venido supervisando la ejecución de la actualización, adecuación y elaboración de los Procedimientos Técnicos del COES con el objetivo de reportar mensualmente al Directorio como van dichos avances. En ese sentido, cada Procedimiento Técnico, antes de ser remitido a revisión por parte de los Integrantes del COES, deberá tener el visto bueno de la OPT; por lo cual, los procedimientos deberán ser remitidos por el área encargada (subdirección) al correo electrónico Las observaciones y levantamiento de las mismas también se realizarán a través de este medio. 4

7 4.1. PROCEDIMIENTOS TÉCNICOS NUEVOS De acuerdo a lo establecido en el numeral 7.1 de la Guía de Elaboración de Procedimientos Técnicos, las propuestas de Procedimientos Técnicos que serán presentadas al OSINERGMIN, corresponde a lo indicado en el siguiente cuadro: ÍTEM PROC. N NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TÉCNICO FECHA PREVISTA DE PRESENTACIÓN 1 PR-X01 Servicio Voluntario de Gestión de Carga 25 de mayo del 2015 (*) (*) Vencimiento del plazo establecido en el Artículo 6 de la Resolución de OSINERGMIN OS/CD 4.2. PROCEDIMIENTOS TÉCNICOS PARA MODIFICACIÓN De acuerdo a lo establecido en el numeral 7.4 de la Guía de Elaboración de Procedimientos Técnicos, las propuestas de modificación de los Procedimientos Técnicos vigentes que serán presentados al OSINERGMIN, corresponden a los indicados en el siguiente cuadro: ÍTEM PROC. N NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TÉCNICO FECHA PREVISTA DE PRESENTACIÓN 1 PR-05 Evaluación del cumplimiento del Programa Diario de Operación del Sistema Interconectado Nacional Agosto PR-08 Criterios de Seguridad Operativa de Corto Plazo para el SEIN Agosto PR-09 Coordinación de la Operación en Tiempo Real del Sistema Interconectado Nacional Agosto

8 ÍTEM PROC. N NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TÉCNICO FECHA PREVISTA DE PRESENTACIÓN 4 PR-10 Valorización de las Transferencias de Energía Activa entre Generadores Integrantes del COES Agosto PR-12 Programación del Mantenimiento para la Operación del Sistema Interconectado Nacional Agosto PR-16 Racionamiento por Déficit de Oferta Agosto PR-19 Pruebas de Unidades de Generación Excepción (Modificación derivada del PR-21) 8 PR-20 Ingreso, Modificación y Retiro de Instalaciones en el SEIN Agosto PR-21 Reserva Rotante para Regulación Primaria de Frecuencia Excepción (*) 10 PR-22 Reserva Rotante para Regulación Secundaria de Frecuencia Agosto PR-25 Factores de Indisponibilidades de las Unidades de Generación Excepción (Modificación derivada del PR-21) 12 PR-26 Cálculo de la Potencia Firme Agosto PR-31 Cálculo de los Costos Variables de las Unidades de Generación Agosto

9 ÍTEM PROC. N NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TÉCNICO FECHA PREVISTA DE PRESENTACIÓN 14 PR-37 Programación de Mediano Plazo de la Operación del SEIN Agosto 2015 (Modificación derivada del PR-41) 15 PR-38 Cálculo de la Energía Dejada de Inyectar por Causas Ajenas al Generador RER Agosto PR-41 Información Hidrológica para la Operación del SEIN Agosto PR-43 Intercambios Internacionales de Electricidad en el Marco de la Decisión 757 de la CAN Excepción (*) (*) De acuerdo a lo establecido en el numeral 7.1 de la Guía de Elaboración de Procedimientos Técnicos, se presentará la justificación correspondiente OTROS DOCUMENTOS PARA MODIFICACIÓN Para el mes de agosto del presente, se tiene previsto remitir al OSINERGMIN la propuesta de modificación de los siguientes documentos: Glosario de Abreviaturas y Definiciones Utilizadas en los Procedimientos Técnicos del COES-SINAC Clasificación y Renumeración de los Procedimientos Técnicos del COES La modificación de los mencionados documentos implicará la actualización y/o adecuación de Procedimientos Técnicos, los mismos que serán remitidos al OSINERGMIN. 7

10 5. EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES DEL COES En cumplimiento del numeral 24.1 del Reglamento del COES, el cual establece que la OPT evaluará el desarrollo de las funciones que han sido asignadas al COES, se encargó a la OPT diversas actividades a fin de proponer al Directorio las mejoras que estime pertinente FUNCIONES DE LA OPT Tras la culminación del Estudio de Reingeniería realizada en el año 2011, se encargó a la OPT las funciones de Control Interno y Gestión de Riesgos. Adicionalmente, la Alta Dirección vio conveniente trasladar las funciones del SGC a la OPT dado que son áreas que tienen funciones complementarias. A finales del 2014 el organigrama de la OPT es como sigue: 8

11 GESTIÓN DE RIESGOS En el mes de enero de 2014, se realizó la consultoría basada en riesgos de los procesos seleccionados en la Subdirección de Nuevos Proyectos (SNP) y en la Subdirección de Gestión de la Información (SGI), la cual corresponde a la Cuarta Fase de la Auditoría Externa Basada en Riesgos. Asimismo, durante el año se realizaron talleres de capacitación de controles a las áreas que ya contaban con sus respectivas matrices de riesgos y controles (MRC). Adicionalmente, se realizaron pre-auditorías para el monitoreo correspondiente a la Gestión de Riesgos en toda la organización. Las áreas que se encontraron dentro de los alcances de estas pre-auditorías fueron: SCO, SPR, SEV, STR, SGI y SNP. Durante los meses de noviembre y diciembre de 2014, se llevó a cabo la Auditoría Interna Basada en Riesgos de las matrices MRC-SCO-001, MRC-SPR-001, MRC-SEV- 001, MRC-STR-001, MRC-SGI-001 y MRC-SNP-001. En general, los resultados finales fueron bastante satisfactorios; se logró obtener una reducción de riesgos extremos de 25% a 4%, mientras que los riesgos altos se redujeron de 45% a 23%, superando las expectativas trazadas. Para el año 2015, se espera revisar nuevamente todos los controles de la organización para su respectivo seguimiento en el Sistema de Gestión de Riesgos. Asimismo, la OPT trabajará intensamente con todas estas áreas para continuar capacitándolas en la implementación de sus controles y oportunidades de mejora. En el Anexo N 01 se presenta el cronograma de las Auditorías Basadas en Riesgos programadas para este año. 9

12 CONTROL INTERNO En el año 2014, con la finalidad de retomar las auditorías de verificación de cumplimiento de los Procedimientos Técnicos y las verificaciones de los procesos de transferencias, se realizó la contratación del Auditor Interno. Entre los meses de junio y julio del año 2014 se realizó la auditoría interna de verificación de cumplimiento del Procedimiento Técnico del COES N 40 Procedimiento para la Aplicación del Numeral 3.5 de la NTCSE (PR-40), cuyos resultados fueron comunicados a la Subdirección de Evaluación (SEV) para las acciones correspondientes ante los hallazgos identificados. Asimismo, en el mes de diciembre del 2014 se inició la auditoría interna de verificación del cumplimiento del Procedimiento Técnico del COES N 37 Programación de Mediano Plazo de la Operación del SEIN (PR-37), cuyos resultados preliminares han sido comunicados a la Subdirección de Programación (SPR) para los descargos correspondientes. Con dichos descargos se elaborará el Informe Final de Auditoría, el mismo que será comunicado oportunamente al área involucrada. De igual forma, a partir del mes de abril del año 2014, se retomó las verificaciones de los procesos de transferencias correspondientes a las valorizaciones de las transferencias de energía activa, energía reactiva y potencia, realizadas mensualmente. Asimismo, con la finalidad de verificar los criterios, supuestos conceptuales y metodológicos del Modelo PSS/E OPF para determinar la potencia firme remunerable de generación, en el mes de diciembre del 2014, se inició la consultoría a través de la empresa colombiana Ingeniería Especializada IEB, cuyos resultados serán comunicados oportunamente a la Subdirección de Transferencias (STR). Para el año 2015 se continuará con las verificaciones de los procesos de transferencia; así como, las auditorías internas de verificación de los siguientes procedimientos: - Procedimiento Técnico del COES N 18 Determinación de la Potencia Efectiva de las Centrales Hidroeléctricas (PR-18) 10

13 - Procedimiento Técnico del COES N 06 Reprogramación de la Operación Diaria (PR-06) - Procedimiento Técnico del COES N 01 Programación de la Operación de Corto Plazo (PR-01) Adicionalmente, a requerimiento del Directorio, en el año 2015 puede realizarse excepcionalmente la auditoría de procesos no indicados anteriormente. En el Anexo N 02 se presenta el cronograma de las auditorías internas programadas para este año SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD En el año 2014 se realizaron dos auditorías internas, la primera del 7 al 11 de abril y la segunda del 15 al 19 de setiembre, a todos los procesos dentro del alcance del Sistema de Gestión de Calidad. Como parte de la certificación basada en la norma ISO 9001:2008, la empresa Bureau Veritas realizó la auditoría de seguimiento del 5 al 7 de mayo. Por estar por vencerse la vigencia del certificado ISO 9001:2008 en febrero del 2015, se llevó acabo la auditoría de recertificación del 29 al 31 de octubre, el COES recertificó sin problemas al aprobar la auditoría sin ninguna no conformidad, manteniendo la certificación por 3 años más. En el mes de agosto se realizó una capacitación por parte de la empresa CESMEC en elaboración de Análisis de Causas en la cual participaron aproximadamente 20 personas de las diferentes áreas dentro del alcance del Sistema de Gestión de Calidad, entre analistas y especialistas. En los meses de setiembre y octubre, se capacitó a las áreas en las principales modificaciones en los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad. 11

14 Para el año 2015, dentro de las auditorías programadas se realizará una auditoría interna del 10 al 15 de agosto y la auditoría de seguimiento en el mes de setiembre. En el mes de enero del presente se realizará una visita a XM-Colombia con el fin de recibir capacitación en la reingeniería y la medición de madurez de procesos realizada en el COES, así como en las herramientas que utilizan en el Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de cumplir con el objetivo de calidad N 2 Incrementar el nivel de Madurez de los Procesos de la Cadena de Valor. Como parte del objetivo de calidad N 4 Perfeccionar la Atención a los Agentes, se tiene programado lanzar el sistema de reclamos vía extranet para los Agentes en el mes de marzo del 2015 y hacer la encuesta de satisfacción a los agentes en el primer semestre del año contando para ello con IPSOS, tal como se ha venido realizando en años pasados. Se tiene programado hacer capacitaciones en atención al cliente para el mes de febrero del 2015, capacitar a dos especialistas en Auditor Líder IRCA-ISO 9001:2008 y en Auditor Interno ISO 9001:2008 a analistas y especialistas que no hayan llevado la capacitación entre los meses de mayo y junio del presente. Para mayor detalle ver cronograma en el Anexo N

15 6. OTROS 6.1. GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO En los meses de enero a marzo del 2014 se apoyó en la consultoría Desarrollo del Modelo Conceptual y Plan de Implementación del Sistema de Gestión del Conocimiento, para la cual se contrató a la consultora ICA 2 Innovación y Tecnología S.L de España. En el mes de julio del 2014 se apoyó en la consultoría para la elaboración de diez políticas para el Sistema de Gestión del Conocimiento, las cuales son: Síntesis y Retroalimentación. Transferencia de Conocimiento. Compartir Conocimiento. Registro, Organización y Preservación del Conocimiento. Explotación y Aprovechamiento del Conocimiento. Participación Activa en el Desarrollo de Competencias. Facilitadores Internos. Reconocimiento de Ideas y Propuestas de Mejora. Reconocimiento al Aprovechamiento e Intercambio de Conocimiento. Reconocimiento a la Participación Activa de los Procesos de Formación Interna. En octubre del 2014 se entregaron las propuestas de políticas del Sistema de Gestión del Conocimiento al área de Recursos Humanos (RRHH), quién fue designado por la Alta Dirección como responsable de coordinar la ejecución de los business case desarrollados en SCO, SEV y STR. 13

16 7. ANEXOS 14

17 PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS BASADAS EN RIESGOS ANEXO N 01 N Actividad Área/Departamentos Responsables Auditoría Externa Basada en Riesgos del 1 proceso "Elaboración y ejecución del DAD presupuesto" 2015 Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic 2 Auditoría Externa Basada en Riesgos del proceso"adquisición de bienes y servicios" DAD Auditoría Externa Basada en Riesgos del 3 proceso "Reclutamiento y selección del DAD colaborador" Auditoría Externa Basada en Riesgosdel 4 SGI proceso "Pronóstico de la demanda" 5 Auditorías Internas Basadas en Riesgos de la Matriz MRC_SCO_001 Subdirección de Coordinación 6 Auditorías Internas Basadas en Riesgos de la Matriz MRC_STR_001 Subdirección de Transferencias 7 Auditorías Internas Basadas en Riesgos de la Matriz MRC_SPR_001 Subdirección de Programación 8 Auditorías Internas Basadas en Riesgos de la Matriz MRC_SEV_001 Subdirección de Evaluación 9 Auditorías Internas Basadas en Riesgos de la Matriz MRC_SNP_001 Subidrección de Nuevos Proyectos 10 Auditorías Internas Basadas en Riesgos de la Matriz MRC_SGI_001 Subdirección de Gestión de la Información : Fechas Referenciales : Fechas Confirmadas

18 PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS DE CUMPLIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS TÉCNICOS ANEXO N 02 N Actividad Área/Departamentos Responsables 2015 Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic Auditoría del Procedimiento Técnico del COES N 1 18 "Determinación de la Potencia Efectiva de las SGI Centrales Hidroeléctricas" (PR-18) Auditoría del Procedimiento Técnico del COES N 2 06 "Reprogramación de la Operación Diaria" (PR- SCO 06) Auditoría del Procedimiento Técnico del COES N 3 01 "Programación de la Operación de Corto SPR Plazo" (PR-01) : Fechas Referenciales : Fechas Confirmadas

19 PROGRAMA ANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ANEXO N 03 N Actividad Área/Departamentos Responsables 2015 Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic 1 Viaje de capacitación a XM- Colombia OPT(AO) 2 Capacitar en atención de clientes OPT/ TODAS LAS AREAS 3 Lanzamiento del sistema de reclamos OPT/ TODAS LAS AREAS 4 Encuesta externa a los agentes OPT/SGI 5 Capacitación en Auditor Líder-IRCA OPT 6 Capacitación a auditores internos OPT/ TODAS LAS AREAS 7 Medición de madurez de procesos OPT(AO) 8 Auditoría Interna OPT/ TODAS LAS AREAS 9 Auditoría de seguimiento (Auditoría Externa) OPT/ TODAS LAS AREAS : Fechas Referenciales : Fechas Confirmadas

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