Innovación Tecnológica: Modelo de Factura Electrónica y su impacto en Colgate Palmolive. Fuente: Estudio realizado por IDC

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1 Innovación Tecnológica: Modelo de Factura Electrónica y su impacto en Colgate Palmolive. Fuente: Estudio realizado por IDC Una de las tareas operativas que demandan mayor tiempo en cualquier tipo de empresa es la facturación. La factura es un documento que comprueba la transacción comercial entre un comprador y un vendedor. Al emitir la factura, el vendedor se compromete a entregar el bien o servicio y por lo mismo tiene el derecho a recibir el pago correspondiente. En este tema, buscando aplicar tecnología al proceso de facturación, una de las aplicaciones que trajo a las empresas mexicanas el programa de certificación de identidad de contribuyentes, que lanzó el SAT en 2004, es la Factura Electrónica. Este Comprobante Fiscal Digital, como también se denomina a la Factura Electrónica, envía y resguarda documentos fiscales de acuerdo a los estándares definidos por el SAT en las deposiciones legales vigentes. A partir de su lanzamiento, la Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico (AMECE) ofrece a las empresas orientación y asesoría en la implementación de esta nueva tecnología. Una de las empresas multinacionales más grande de nuestro país, que inició con este proyecto en 2005 es Colgate Palmolive, que ya ha encontrado beneficios en sus procesos, derivado de su actividad pionera en el Comercio Electrónico. La empresa tiene más de 10 años haciendo Comercio Electrónico, y cuenta con más de siete áreas internas como Logística, Mercadotecnia, Manufactura, Sistemas, Ventas, Compras y Contabilidad y Finanzas que ya hacen uso de procesos electrónicos. Asimismo, la empresa es miembro del Comité de Factura Electrónica que es coordinado por la AMECE y que ha obtenido importantes avances tanto en lo operativo como en lo tecnológico. Panorama General Son cada vez más las empresas que se interesan por adoptar tecnologías de información que les ayuden a automatizar procesos, optimizar operaciones y así reducir tiempos y costos. En la actualidad las empresas deben aprovechar los beneficios y alternativas que ofrece Internet, y más específicamente el comercio electrónico. De otra manera, pierden fuerza ante sus competidores y van jugando aisladamente hasta quedar fuera del tablero, es decir, del mercado. Colgate Palmolive ha participado en varios pilotos sobre el tema, incluyendo la firma electrónica. Esta especie de innovación tecnológica permite que las empresas dejen atrás las facturas impresas y las reemplacen por una

2 representación informática de un documento tributario generado electrónicamente, que tiene la validez oficial y respalda las operaciones comerciales efectuadas. El ciclo completo abarca la generación, transmisión y almacenamiento de los documentos tributarios en forma digital. La facturación ocupa una de las tareas esenciales de muchas de las áreas operativas y financieras. Para esta empresa, la factura electrónica es parte de un modelo integral, donde la factura no es un documento aislado, es parte de un proceso que debe contribuir a la eficiencia de las operaciones no sólo internamente sino con las empresas con las que tiene relación. Para Colgate Palmolive la facturación electrónica surge de la necesidad de tener una sincronización con sus socios comerciales. El ciclo completo incluye órdenes de compra, confirmación de la orden, aviso anticipado de embarque, notificación de recibo, facturación electrónica, pago electrónico y aviso de pago. Estas operaciones son apoyadas por un catálogo de productos y precios electrónicos y por un reporte de ventas e inventario. Solo por nombrar algunos datos relevantes, la compañía tiene alrededor de 2,700 proveedores y más de 286 clientes con 3,800 puntos de entrega a escala nacional. El número de facturas que la empresa entregó durante el mes de mayo del 2006 es aproximadamente de 3,469. Por consiguiente, la facturación es una actividad crítica en la operación, ya que su gran número de clientes y proveedores requieren de una operación y una sincronización ágil; en el menor tiempo posible y con la menor cantidad de devoluciones. Los inventarios y la eficiencia en la recepción y envío son factores críticos de éxito en la operación diaria. Actualmente, con 30 de los principales clientes y 5 de los principales proveedores se tiene un claro proceso electrónico. Adicionalmente, la empresa tiene implementado un proceso de envío y recepción electrónico de órdenes de compra, producto de su orientación en el ámbito del comercio electrónico. Un ejemplo son los 1,954 puntos de entrega y 500 clientes que encuentran beneficios de esta colaboración digital. La implementación del Proyecto Factura Electrónica ha significado un cambio crítico en la organización que responde a los requerimientos de sus clientes, en específico de cadenas de autoservicio, en la colaboración con su cadena de valor y en su decisión de mantener su liderazgo. Antes de la Factura Electrónica Colgate Palmolive reporta directamente a Americas, nombre que se da a la región cuya sede se encuentra en Nueva York. No es sorprendente pensar que uno de sus principales socios comerciales es Wal Mart, con quien se realizó el piloto de factura electrónica.

3 Una empresa de la talla de Colgate Palmolive en nuestro país requiere de un departamento de sistemas eficiente que cuente con las herramientas necesarias y la experiencia que pueda dar soporte al negocio y a los lineamientos de su corporativo. En este sentido, la empresa ha sufrido transformaciones importantes en el área de Sistemas. En el caso de Finanzas, el reto ha sido constante en implementaciones y desarrollos automatizados, tal es el caso de la integración de un aplicativo bancario a su ERP. Por otro lado, ha tenido una clara visión en el uso del comercio electrónico. La empresa utiliza activamente estándares internacionales para habilitar el intercambio de datos dentro del flujo de información: código, pedidos, factura, recibo, catálogo, aviso de pago y aviso de embarque. Fue en el año 2000 cuando inició con actividades rigurosas de integración con la finalidad de eliminar tareas y procesos manuales. Durante los años 2004 y 2005 existieron altas y bajas en cuanto a requerimientos con detallistas, por lo que el esfuerzo se concentró en la integración de toda la información de clientes constituida en varios formatos hacia uno en EDI. Si bien a partir del 2000 los sistemas de la empresa están permitiendo a los tomadores de decisiones contar con información oportuna y suficiente para desarrollar mejor sus actividades, aún se requería agilizar el proceso de cuentas por cobrar. El área de procesos contables tenía una gran inversión en tiempo y en revisión de facturas que de manera manual se integraba al modulo de finanzas. Adicionalmente, uno de sus principales socios comerciales ya le había sugerido su integración en el proceso electrónico de facturación. Actualmente, de las facturas que recibe diariamente, el 92% no tiene un proceso de aclaración, mientras que el 8% presenta incongruencias que requieren de aclaraciones, ya sea por desigualdades en el importe, mal cálculo de impuestos, errores en las cantidades o en la razón social de la empresa. Una validación de factura puede llegar a tomar hasta 7 días hábiles y el proceso manual involucra dos áreas importantes; distribución y logística, con 45 personas que directa o indirectamente tienen que ver con el proceso de facturación. Antes de implementar la factura electrónica, las aclaraciones ocasionaban que la recepción de documentos fuera un proceso largo y que tuviera muchos tiempos muertos. Con la finalidad de apoyar y soportar la iniciativa de Wal Mart en integrarse al proceso de Factura Electrónica para aprovechar la oportunidad de mercado (time to market), reducir algunos costos tales como el de la factura misma (55 pesos por factura), el proceso manual valorado en 31 horas, acortar tiempos de entrega y

4 reducir las holguras de tiempo en procesos de comunicación con 5 áreas; contabilidad y finanzas, administración y ventas, bodega, logística y distribución y finalmente aumentar los niveles de servicio a clientes de su cadena de abastecimiento, se decide iniciar con el proceso electrónico de facturación. Es así que en julio del 2005, el área de servicio de sistemas a ventas y de comercio electrónico declara la necesidad de adoptar una solución de factura electrónica. Es con este socio que se inicia con el piloto. Es importante mencionar que la adopción de factura electrónica fue soportada por la Dirección General, Comercial, Logística y Finanzas. Originalmente, no estaba contemplada la compra de un software, pues se planeaba hacer un desarrollo propio, empero, por los tiempos comprometidos para la implementación con el cliente piloto, se inició con el evaluación de una solución de factura electrónica. En el proceso de selección, la AMECE facilitó la exposición de ofertas de diferentes proveedores sobre esta solución. Durante el proceso de implementación y producción las áreas involucradas fueron: logística (Administración de Datos, Servicio a Clientes y Operaciones), Ventas (Ventas campo y Administración de Ventas, e commerce), finanzas (Contabilidad, Impuestos, Auditoria Interna, Costos, Crédito y Cobranzas) y TI. Con el fin de llevar una orquestación con Wal Mart, responder a la demanda externa de su cadena y al cumplimiento del entorno fiscal, Colgate Palmolive aspiraba a generar un importante beneficio en la relación con socios comerciales, incorporar un ambiente de colaboración y a mejorar el control de la recepción, colocación, reconocimiento, validación, consulta, ruteo, procesamiento, aprobación y emisión de pedidos y órdenes de compra. Adicionalmente el ahorro en tiempo para la organización consistiría en: Evitar la manipulación de la papelería por parte de los transportadores y disminución en la perdida de estos documentos. Disminución en costos de almacenamiento Rapidez en el envío Verificación automática de la recepción Confidencialidad Disminución de las áreas y los tiempos involucrados en archivo Agilidad en el control de la cartera Conocimiento inmediato de las diferencias generadas Disminución en los costos de facturación Maximizar el uso de las herramientas de comercio electrónico. La Implementación y Beneficios Colgate Palmolive ha invertido en tecnología de recepción y envío de órdenes de compra de manera electrónica, con el fin de facilitar la sincronización de datos entre socios comerciales, en especial entre integrantes de su cadena de

5 suministros, aunque los esfuerzos hasta este momento han estado más orientados a soportar el ciclo de ventas. En realidad, la empresa desde hace varios años ya comparte recursos tecnológicos con sus socios comerciales, con la finalidad de facilitar las negociaciones y operaciones. Adicionalmente, se comparten mejores prácticas de negocio con el objetivo de buscar beneficios tangibles en los proyectos para toda la cadena de valor. Colgate Palmolive preparó un plan de adopción y uso de la factura electrónica a través de la implementación del proyecto con su cliente piloto para después hacer un efecto cascada con otros clientes, haciendo un análisis previo y diagnóstico del estado de preparación de los clientes identificados. El análisis consistió en examinar la infraestructura y estándares, así como las implicaciones técnicas y operativas del proyecto con cada uno de ellos. Las necesidades particulares se consideraron y fueron tomados en cuenta prerrequisitos, como la creación de un equipo multifuncional para soportar el proyecto, un soporte por parte de la gerencia general y la planeación del proyecto en procesos tales como los cambios en la contabilidad de las facturas a través de un software comercial que garantizara el sello digital de acuerdo al anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal. Desde el punto de vista de seguridad, la implementación del piloto contempló el uso de AS2 como protocolo de comunicación, que es un medio seguro a través del cual ya venían intercambiando información con sus clientes. Los factores críticos de éxito han sido la participación de la alta dirección y de las partes involucradas, incluyendo el proveedor de software, y la integración de su cadena, así como la comunicación de los beneficios a corto, mediano y largo plazo. Existen iniciativas de entrenamiento y difusión del proyecto. Se generó un programa de capacitación para el personal, y se presentó el proyecto posteriormente a todas las áreas mostrando los mayores impactos y los cambios favorables para finanzas, principalmente por el conocimiento y funcionalidad de los Folios y de los Comprobantes Fiscales Digitales. Con el camino ya recorrido en la implementación de la Factura Electrónica, los gastos en tanto envío, facturación y comunicación administrativa interna han disminuido. La implementación de Factura Electrónica en Colgate Palmolive le brindó una comunicación inmediata y sin error entre su ecosistema, envío electrónico de facturas a los clientes, ahorro en recursos y mitigo el riesgo entre las principales áreas de operación. Adicionalmente, le esta permitiendo tener ahorros en

6 almacenamiento, impresión, mensajería, procesamiento y pérdida en la información. La visión y estrategia de mejoras de otros procesos complementarios a la implementación de la Factura Electrónica se considera como un ciclo integral de negocio. En suma, los beneficios que ha encontrado Colgate Palmolive en la puesta en marcha de Factura Electrónica son: Recepción electrónica de pedidos de clientes Reconocimiento y validación electrónica de pedidos Consulta electrónica del status de pedidos Recepción electrónica de pagos de clientes Reducción en tiempos de entrega Calidad de servicio, órdenes correctas entregadas o recibidas Reducción de errores Mayor control sobre el status de las órdenes y pedidos colocados Mejores relaciones con los clientes Y por lo tanto los Beneficios que se esperan del uso de la factura electrónica son: Aprobación más eficiente de facturas Reducción en el uso de papel y costos de almacenamiento Mejorar relaciones entre socios comerciales Reducción en el rastreo de errores y resolución de disputas en cuentas por pagar Mejora en los pronósticos de flujo de efectivo y ganancias para la compañía Mayor control sobre fechas de realización de pagos Recurso humano técnicamente capacitado Apoyo financiero para la adquisición de tecnologías de soporte Capacitación en el proceso de implementación de la factura electrónica en general Conocimiento detallado sobre las etapas de solicitud de la factura, su validación, ruteo, procesamiento de aprobación y emisión Conocimientos legales sobre la factura electrónica Panorama a Futuro En un punto de análisis y comparativo real, Colgate Palmolive considera que tanto la industria como el comercio en México se encuentran en una lenta adopción, pero existe una dependencia positiva y se está generando interés y participación favorable por parte de los fabricantes.

7 Análisis del Impacto Económico de Factura Electrónica en COLGATE PALMOLIVE El problema más complejo en calcular el ROI en informática, es que la tecnología está íntimamente ligada a todas las facetas de los negocios. Es muy difícil separar los retornos en informática del retorno de otras inversiones. Se ha encontrado que los ejecutivos de TI, encuentran que los métodos de cálculo que únicamente se concentran en los costos y los beneficios que se obtienen de estas inversiones son insuficientes. Es por eso que para la determinación del impacto de la factura electrónica en COLGATE PALMOLIVE se hará uso del Modelo de Perry basado en Multiatributos. El modelo se centra en una autoexaminación que se concentra en seis aspectos de las operaciones en TI:empleados, operaciones internas, financieras, innovación y capacitación, valor de la cartera de clientes, valor de las inversiones en TI. Para las estructuras existentes, el servicio determina los costos por unidad, tal como el costo unitario del servicio E mail por usuario, costo de factura e inclusive ordenes de compra. El modelo multiatributos multivariado, mide el valor económico agregado del proyecto al negocio, la diferencia entre los beneficios de la operación después de realizada y el costo del capital usado para generar ese beneficio. Aspectos Iniciales: 2,700 proveedores. 286 clientes. 3,800 puntos de entrega a escala nacional. Recepción de 3,000 facturas diarias. Consideraciones para la determinación del impacto económico de factura electrónica en COLGATEPALMOLIVE: No. de clientes y proveedores. No. de devoluciones de facturas. Costos directos. o Costo de papel. o Costo de personal. Atributos esperados en el modelo: Reducción en las aclaraciones de facturas. Reducir costos administrativos. Disminuye el tiempo de comunicación con socios comerciales. Integración de los sistemas de información. Oportunidad de mercado (Time to Market). Colaboración. Reducción de tiempos de espera.

8 Aumento en el de servicio a clientes. Agilidad en los procesos. Responder a las exigencias del SAT.

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