Manual de uso rápido del portal de factura electrónica.

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1 Manual de uso rápido del portal de factura electrónica.

2 Avanza Local Soluciones Plan Avanza Local Soluciones e-fácil Copyright 2011 Ministerio de Industria, Turismo y Comercio. La presente publicación pertenece al Ministerio de Industria, Turismo y Comercio (Mityc) y está bajo una licencia Reconocimiento-No comercial 2.5 España de Creative Commons, y por ello esta permitido copiar, distribuir y comunicar públicamente esta obra bajo las condiciones siguientes: Reconocimiento: El contenido de este informe se puede reproducir total o parcialmente por terceros, citando su procedencia y haciendo referencia expresa tanto a Mityc como a su sitio Web: Dicho reconocimiento no podrá en ningún caso sugerir que Mityc presta apoyo a dicho tercero o apoya el uso que hace de su obra. Uso No Comercial: El material original y los trabajos derivados pueden ser distribuidos, copiados y exhibidos mientras su uso no tenga fines comerciales. Al reutilizar o distribuir la obra, tiene que dejar bien claro los términos de la licencia de esta obra. Alguna de estas condiciones puede no aplicarse si se obtiene el permiso de Mityc como titular de los derechos de autor. Nada en esta licencia menoscaba o restringe los derechos morales de Mityc. nc/2.5/es/

3 Introducción En la carpeta del empresario estarán disponibles una serie de servicios orientados a empresarios y trabajadores autónomos, así como a aquellos ciudadanos, que denominaremos emprendedores, que todavía no lo son pero tienen intención de serlo.

4 Usuarios Qué tipos de usuario hay en e Fácil? A continuación se muestran los distintos tipos de usuario que existen en e Fácil: Tabla 1. Tipos de usuario Tipo Descripción Operaciones Anónimo Usuario que todavía no se ha Auto registro registrado. Ver noticias Registrado Usuario que se ha registrado con usuario y clave. Validado Validado Usuario que se ha registrado con Certificado digital o que se ha personado en la entidad local Y ha acreditado su identidad. Modificar sus datos Ver noticias Modificar sus datos Ver noticias Enviar facturas formato facturae Constituir empresa CIRCE. Consulta trámite CIRCE Ver archivos Validado representante legal de empresa Usuario que accede con Certificado de representante de empresa o que se ha personado en la entidad local y ha presentado los poderes de empresa. Modificar sus datos Ver noticias Enviar facturas formato facturae Consultar facturas (todas) Constituir empresa CIRCE. Consulta trámite CIRCE Ver archivos Iniciar trámites Consulta de trámites (todos) Asociar usuarios a su empresa Otorgar privilegio de representación a usuarios asociados Modificar datos de la empresa Firmar acuerdos para utilizar APS/WS

5 Validado asociado a empresa Validado asociado a empresa con privilegio de representante Usuario al que un representante legal le ha asociado a su empresa. Usuario al que un representante legal le ha asociado a su empresa y además le ha otorgado el privilegio de representación Modificar sus datos Ver noticias Enviar facturas formato facturae Consultar facturas (enviadas por él) Constituir empresa CIRCE. Consulta trámite CIRCE Ver archivos Iniciar trámites Consulta de trámites (iniciados por él) Firmar acuerdos para utilizar APS/WS Modificar sus datos Ver noticias Enviar facturas formato facturae Consultar facturas (todas) Constituir empresa CIRCE. Consulta trámite CIRCE Ver archivos Iniciar trámites Consulta de trámites (todos) Asociar usuarios a su empresa Modificar datos de la empresa Anónimo Se ha añadido el perfil anónimo, para asociarlo a algunas operaciones que se pueden realizar sin estar identificado en sesión, no siendo éste un perfil que se pueda crear en e fácil. Llamamos perfil anónimo al que tiene un usuario que accede a la carpeta del empresario por curiosidad o como paso previo a registrarse o bien a identificarse y así adquirir un perfil en e fácil.

6 Registrado Es un usuario que se ha registrado en la carpeta del empresario, pero todavía no se ha identificado ante la entidad local y no ha adquirido todavía otro perfil. Validado Es un usuario identificado, bien con certificado electrónico personal o de empresa, o bien con usuario y contraseña tras visita presencial a una oficina que confirme su identidad (típicamente en las EELL). El usuario con este perfil puede acceder a todos los servicios de e fácil de la carpeta del empresario. Un usuario que se registra y que adquiere perfil validado podrá ser, a su vez: Representante legal de empresa. Podrá adquirir derechos de representación en efacil siempre que: 1. Si accede con certificado de representante de empresa 2. Si se persona en la entidad, presenta los poderes de la empresa y un gestor le da representación en efacil para esa empresa. Asociado a empresa. Un usuario asociado podrá realizar operaciones relacionadas con la empresa a la que está asociado. Además el representante legal podrá otorgar privilegio de representante a un usuario asociado. Este permiso permitirá al usuario asociado, realizar determinadas funciones para esa empresa, como modificar datos de empresa, visualizar todas las licencias de la empresa, todas las facturas de la empresa, no sólo las que ha iniciado o enviado él. Un usuario podrá estar asociado a una empresa en efacil siempre que un usuario epresentante legal de empresa le asocie a la empresa de la que es representante. Funcionalidades carpeta empresario Cómo empezamos a utilizar los servicios de efacil? Para comenzar a usar efacil debemos registrarnos como usuarios de efacil. Para ello iremos a la opción superior derecha Registro de usuarios.

7 Deberemos rellenar al menos los campos obligatorios marcados con un *. Al pulsar en el botón guardar, habremos registrado nuestro usuario. Desde este momento podemos acceder a la carpeta de empresario. Para ello pulsamos en Iniciar sesión: Deberemos rellenar los campos de usuario y contraseña, y accederemos a la carpeta del empresario. En efacil tenemos dos perfiles: Registrado Validado Qué puede hacer un usuario registrado? Un usuario registrado puede acceder a la carpeta del empresario y puede realizar la siguiente operación: Mis datos: gestionar los datos con los que se ha registrado.

8 Cómo valido mi usuario? Hay dos formas de validar un usuario: 1. Iniciar sesión con certificado o Dnie. 2. El usuario registrado valida sus datos personándose en las instalaciones de la entidad local. Allí un usuario gestor de la entidad valida su identidad dándole perfil validado. Qué puede hacer un usuario validado? Un usuario validado puede acceder a la carpeta del empresario y puede realizar las siguientes operaciones: Gestionar Mis datos Acceso al módulo Circelocal para constituir una empresa o consultar el trámite de constitución. Acceso al módulo efactura de facturación electrónica para adjuntar facturas a la entidad. Ver archivos que haya colgado la entidad. Ver noticias que haya publicado la Diputación. Acceso al módulo de Circe local (constitución de empresas) Desde este módulo el usuario puede iniciar el trámite de constitución de su empresa, para ello deberá pulsar en Iniciar Due.

9 Pulsando en el botón Continuar se accede a la aplicación CIRCE del MITYC, donde el usuario podrá rellenar el DUE (Documento Único Electrónico), para constituir su empresa: Al cumplimentar el DUE, el usuario tiene la posibilidad de iniciar ya el proceso de solicitud de Trámite para la empresa (licencia de obra menor o licencia de apertura). De esta forma, el usuario al acceder a la opción de Trámites para empresas tendrá el formulario de solicitud del trámite pre relleno con los datos de CIRCE. Cómo envío la factura a la entidad local? Hay varias formas de enviar la factura a la entidad local: Utilizando los conectores que la solución me ofrece que enlazan plataformas diversas o ERP con EFacil (APS y Web Service). Entrando con mi usuario a la carpeta del empresario y adjuntando la documentación.

10 Cualquier usuario una vez validado puede enviar facturas en efacil, ya que los datos de la empresa están en la factura en formato facturae. Para ello accederá a la opción Facturación electrónica de la carpeta del empresario de efacil. Deberá ir a la bandeja de salida y pulsar en la opción: Envío de facturas, le aparecerá un formulario como el siguiente: Se puede informar del asunto de la factura; se añade el fichero de la factura en formato Facturae y si es necesario se adjuntan los anexos en formato ZIP y se hace click en el botón Enviar. EFacil al recibir la factura, realiza validaciones internas (comprobación del formato Facturae, verificación de firma y validez del certificado). La factura válida se registra en el registro de la entidad local, que facilita a efacil un nº de registro. Cómo me doy de alta en efacil como representante legal? Un usuario puede adquirir los derechos de representación de una empresa de dos formas. La primera forma, que denominaremos presencial, consiste en personarse en algún puesto de atención al público, por regla general en el ayuntamiento o en alguna oficina habilitada a tal efecto por la entidad local, con la documentación necesaria para identificarse y demostrar que posee tales derechos (escritura de constitución de la sociedad, escritura de poderes, documentación que le identifique como trabajador autónomo, ). Allí, un gestor del sistema, que esté autorizado para ello, le valida como representante legal de esa empresa, utilizando la herramienta de administración de efacil. La segunda forma, que denominaremos telemática, es la utilización de un certificado electrónico específico que incluya la autenticación como representante.los derechos adquiridos de forma presencial son persistentes, es decir, están almacenados de forma permanente en el sistema mientras no sean revocados; siempre que el usuario acceda, adquirirá automáticamente esos derechos. En el caso de que una persona deje de tener esos poderes para esa empresa, es responsabilidad de ésta el darlo de baja como representante (de forma análoga a lo que sucede con los bancos, por ejemplo).

11 Los derechos adquiridos de forma telemática son, en cambio, temporales, válidos solamente para esa sesión; cuando la sesión termina o expira, el derecho se destruye, y se volverá a adquirir, en su caso, cuando el usuario vuelva a acceder al sistema. Cómo asocio usuarios a mi empresa? Como hemos dicho anteriormente, sólo los usuarios que estén asociados a la empresa podrán consultar facturas en iniciar trámites para la empresa. El usuario representante legal puede acceder a la opción de la carpeta del empresario: Asociados a empresas. En esta opción le aparecerán la empresa o empresas (puede ser representante legal de más de una empresa) en las que posee derechos de representación (ya sea permanente o telemática). Seleccionamos la empresa a la que queremos asociar el usuario, y nos aparecerá la lista de usuarios que están asociados a esa empresa: Pulsando en Asociar usuario, nos aparecerá una pantalla donde tendremos que introducir el nif del usuario al que queremos asociar. Un requisito es que este usuario sea un usuario validado ya en efacil.

12 Igual que se asocian, también se pueden desasociar de la empresa. Cuando el usuario no está asociado a la empresa, deja de poder consultar las facturas y los trámites, no pudiendo tampoco iniciar trámites para la empresa. Qué puede hacer un usuario asociado a mi empresa? Un usuario asociado a la empresa, además de las operaciones que puede realizar por ser usuario validado (las descritas anteriormente), podrá realizar las siguientes: Iniciar solicitudes de trámites para la empresa Consultar las solicitudes para la empresa iniciadas por él. Consultar las facturas electrónicas de la empresa enviadas por él Consulta de facturas El usuario puede visualizar las facturas que ha adjuntado él en efacil, desde la opción Facturación electrónica:

13 En la bandeja de salida, el usuario puede visualizar las facturas que ha adjuntado: Puede realizar un filtro de facturas por distintos campos, pulsando en la opción superior Ver filtros: Puede ver el detalle de una factura, y el histórico de estados por los que va pasando:

14 También puede descargar la factura en distintos formatos: En la bandeja de entrada, el usuario puede visualizar los justificantes de entrega de las facturas:

15 Puede el representante legal delegar funciones en efacil? El representante legal puede otorgar privilegio de representación a un usuario asociado a su empresa. De esta forma este usuario puede realizar también las funciones en efacil que puede realizar el representante legal. Para ello el representante legal debe acceder a la opción de menú Asociados a empresas en la Carpeta del empresario:

16 Se deberá marcar la casilla Privilegio de representante y pulsar en Modificar, a continuación se muestra una pantalla de confirmación, donde se muestran las nuevas funcionalidades que puede realizar el usuario al que otorgamos el privilegio. Qué funciones puede realizar el representante legal o el asociado con privilegio de representante? Las operaciones que pueden hacer un representante legal o un asociado con privilegio de representante son las siguientes: Modificar los datos de empresa Gestionar los usuarios asociados a la empresa Consultar todas las solicitudes de trámites de la empresa Consultar todas las facturas de la empresa Gestionar usuarios asociados a la empresa Como hemos dicho anteriormente, sólo los usuarios que estén asociados a la empresa podrán consultar facturas en iniciar trámites para la empresa. El usuario representante legal puede acceder a la opción de la carpeta del empresario: Asociados a empresas. En esta opción le aparecerán la empresa o empresas (puede ser representante legal de más de una empresa) en las que posee derechos de representación (ya sea permanente o telemática). Consulta de solicitudes de la empresa Para consultar las solicitudes de trámites para la empresa, el usuario deberá acceder a la opción Trámites para empresas, a Consulta empresa:

17 Consulta de facturas de la empresa El usuario al acceder a la opción Facturación electrónica, podrá visualizar en las bandejas todas las facturas y justificantes de la empresa, no sólo los enviados por él.

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