PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2016 INSTITUTO NACIONAL DE BELLAS ARTES Y LITERATURA

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1 PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2016 INSTITUTO NACIONAL DE BELLAS ARTES Y LITERATURA

2 CONTENIDO 1. Marco de Referencia 2 2. Justificación 3 3. Objetivos 4 4. Acciones 4 5. Cronograma de actividades 6 Pág.

3 Marco de Referencia De la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y de su Reglamento se derivan las disposiciones que originaron la emisión de Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal los cuales fueron publicados en el Diario Oficial de la Federación (DOF) del 20 de febrero de Dichos lineamientos fueron abrogados con la emisión de los nuevos Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos del Ejecutivo Federal, publicados el 3 de julio de 2015 en el DOF. En ambos documentos están asentados los ordenamientos precisos en contenidos y tiempos que debe cumplir el Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura (INBA) como Órgano Desconcentrado de la Administración Pública Federal. En virtud de lo anterior, la Dirección General del INBA y el entonces Comité de Información le asignaron en el año de 2004, al responsable del área coordinadora de archivos la tarea de cumplir con las actividades de organización, supervisión, asesorías, capacitación, evaluación y seguimiento en materia de archivos, así como la elaboración de los instrumentos normativos y de operación para el mejor funcionamiento en la organización y conservación de los archivos institucionales. Los principales problemas a los que se ha enfrentado el área coordinadora de archivos se pueden resumir en: a) Resistencia al cambio en la forma de archivar por parte de los servidores públicos involucrados en las tareas de archivo, b) La rotación de personal que está a cargo como responsable de los archivos de trámite o como encargados de los mismos, c) Derivado de lo anterior, la necesidad de una capacitación constante por los mismos cambios, d) Falta de seguimiento en el trabajo de organización del archivo, e) La apropiación personal de la documentación (la gente considera que si ellos recibieron, tramitaron, gestionaron, o enviaron documentación, ésta le pertenece), f) La acumulación excesiva de papel en las áreas de trabajo sin ningún orden, 2

4 g) El área coordinadora de archivos al no estar inserta en la estructura orgánica autorizada del INBA, no cuenta con los recursos presupuestales necesarios para la contratación de más recursos humanos que permitan atender de manera óptima y en tiempo las demandas de asesoría, supervisión, capacitación, revisión de las transferencias al Archivo de Concentración y mantener una continuidad en los trabajos de depuración para la organización del archivo histórico de la institución. Ante este panorama de escasez de recursos, se ha procurado trabajar en aspectos prioritarios como son: a) Brindar capacitación al personal del instituto, para lo que de manera coordinada con la Dirección de Personal a través del Departamento de Capacitación y Desarrollo se imparten, con personal del área coordinadora de archivos cursos básicos de organización de archivos dirigidos al personal operativo que se dedica a estas labores. b) Se implementó un nuevo sistema informático denominado Albalá que opera desde el mes de abril de 2014 que permite eficientar la expedientación así como llevar un control y seguimiento de los registros que cada uno de los 86 centros de trabajo ingresa en el sistema. c) Revisión y adaptación de los instrumentos de clasificación archivística del INBAL acorde a lo señalado por el Archivo General de la Nación. d) Recuperación paulatina del ciclo vital de los archivos, con la depuración del archivo de concentración y su traslado a su nueva sede en el municipio de Tultitlán, Estado de México, alentando las transferencias primarias. Justificación En cumplimiento al artículo 12 fracción VI de la Ley Federal de Archivos, se presenta el Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2016, del INBA, a través del cual se dan a conocer las actividades que se desarrollaran durante el año 2016 en materia de organización de los archivos del instituto. La Implementación del Plan Anual de Desarrollo Archivístico PADA 2016 establece metas encaminadas a cumplir con la normatividad vigente en materia de organización documental, así como con la capacitación de los servidores públicos, teniendo como fin crear una conciencia sobre la importancia que tiene el mantener los archivos bien organizados ya que estos son clave para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas. 3

5 Objetivo General Organizar y conservar los archivos del INBA mediante la implantación del Plan Anual de Desarrollo Archivístico, en el que quedan asentadas las acciones a desarrollar para administrar y mejorar el funcionamiento de los archivos de este instituto. Objetivos Específicos Garantizar la correcta conservación, organización y consulta de los archivos de trámite. Mantener actualizados los instrumentos de control archivísticos Cuadro general de clasificación archivística, Catálogo de disposición documental, inventarios y guía simple- implantados desde el año 2004 en el INBA. Establecer un programa de capacitación dirigido al personal que labora directamente en los archivos, así como diseñar campañas de sensibilización al alcance de todos los servidores públicos que trabajan en el INBAL. Acciones 1. Rediseñar los instrumentos de control archivístico del Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura, lo anterior, conforme a lo establecido por el Archivo General de la Nación. 2. Fomentar a través de la sensibilización de los Servidores públicos (Mando medios y superiores) una cultura archivística. 3. Promover de manera efectiva las transferencias primarias de los archivos de tramité al Archivo de Concentración y administrar de manera eficiente el archivo de concentración para su máximo aprovechamiento. 4

6 4. Impartir anualmente el curso La Gestión Documental y Administración de Archivos a mandos medios y de ser posible a mandos superiores, para concientizarlos sobre la importancia de sus archivos y el grado de responsabilidad de los mismos. 5. Promover las bajas documentales con el objeto de liberar espacios en el archivo de concentración. 6. Actualizar el directorio de responsables de archivo de tramité sustentando su designación por parte del titular del centro de trabajo y promover que el nivel mínimo sea de jefe de departamento. 7. Actualizar anualmente el Inventario General de Expedientes del archivo de trámite en cada centro de trabajo y validarlo por su titular para integrar el Inventario General Institucional; para contar con esté instrumento 8. Elaborar un diagnóstico de la situación física que guardan los espacios asignados a los archivos de trámite del Instituto Nacional 9. Implantar indicadores de gestión que permitan evaluar de manera periódica la aplicación de los instrumentos de control y consulta archivística, así como el cumplimiento de los plazos de conservación y destino final de los documentos de archivo. 5

7 1.1 Catálogo de disposición documental. 1.2 Adecuación del Cuadro general de clasificación archivística. 1.3 Actualización de la Guía Simple de Archivos. 2.1 Desarrollar campañas periódicas a través del uso de medios masivos de comunicación como son los correos electrónicos sobre temas de interés archivístico. 2.2 Programar visitas al archivo de trámite para su supervisión 1. REDISEÑAR LOS INSTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVÍSTICO DEL INBAL Adecuación y envío al Archivo General de la Nación. Asesoría del Archivo General de la Nación y trabajo conjunto con OIC, Unidad de Enlace, Jurídico, Planeación e Informática del INBAL. A partir del mes de septiembre la guía la generará automáticamente el sistema informático de control de expedientes Albalá, mientras tanto se generará de manera manual. 2. SENSIBILIZACIÓN POR UNA CULTURA ARCHIVÍSTICA A partir del mes de marzo se diseñará un boletín digital con periodicidad semestral que se distribuirá masivamente vía correo electrónico a los servidores públicos del Instituto Nacional de Bellas Artes. A partir del mes de marzo se programaran 4 visitas mensuales (durante los meses de marzo a noviembre). 6

8 3.1 Impartir el curso Organización de archivos 3.2 Pláticas introductorias al sistema Albalá 3.3 Cursos virtuales en materia de archivos. 4.1 Emitir y dar a conocer a los 86 centros de trabajo el Calendario de Transferencias Primarias 2016 así como, llevar el seguimiento al mismo Difusión (durante el mes de febrero) mediante oficio mediante oficio del Calendario Anual de transferencias Primarias 3. CAPACITACIÓN Curso impartido en colaboración con la Dirección de Personal a través del Departamento de Capacitación, se imparte tres veces al año Del mes de febrero al mes de noviembre se llevara a cabo una plática introductoria al sistema Albalá, con duración de 4 horas y va dirigido a aquellos trabajadores de reciente ingreso o comisionados para trabajar en las áreas de archivo de trámite Como parte del programa anual de capacitación de la Unidad de Transparencia del INBAL, se impartirán cursos en materia de archivos, en el campus virtual del INAI. 4. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Administrar de manera eficiente el archivo de concentración para su máximo aprovechamiento. 7

9 4.1.2 Realización de transferencias primarias de los centros de trabajo que dependen de la Dirección General y Subdirección General de Administración Realización de transferencias primarias de los centros de trabajo que dependen de la Subdirección General de Bellas Artes Realización de transferencias primarias de los centros de trabajo que dependen de la Subdirección General de Educación e Investigación Artísticas Realización de transferencias primarias de los centros de trabajo que dependen de la Subdirección General de Patrimonio Artístico Los centros de trabajo que a continuación se enlistan harán su primera transferencia en el mes de marzo: Dirección General, Dirección de Difusión y Relaciones Públicas, Coordinación de Análisis y Seguimiento y centros de trabajo dependientes de la Subdirección General de Administración A los centros que conforman la Subdirección General de Bellas Artes les corresponde hacer sus transferencias en los meses de abril y septiembre A los centros que conforman la Subdirección General de Educación e Investigación Artísticas les corresponde hacer sus transferencias en los meses de mayo y octubre A los centros que conforman la Subdirección General de Educación e Investigación Artísticas les corresponde hacer sus transferencias en los meses de junio y noviembre 8

10 4.1.6 Realización de transferencias primarias de los centros de trabajo que dependen de la Subdirección General de Bellas Artes Realización de transferencias primarias de los centros de trabajo que dependen de la Subdirección General de Administración 4.2 Proporcionar un servicio de calidad (de manera expedita) el préstamo de expedientes del archivo de concentración a los centros de trabajo que lo requieran. 5.1 Tramitar ante el AGN una baja documental como parte del programa para un Gobierno Cercano y Moderno Los centros de trabajo que a continuación se enlistan harán su segunda transferencia en el meas primera transferencia en de julio: Dirección General, Dirección de Difusión y Relaciones Públicas, Coordinación de Análisis y Seguimiento Los centros de trabajo que conforman la Subdirección General de Administración les corresponde hacer su segunda transferencia en el mes de agosto 5. BAJAS DOCUMENTALES El Archivo General de la Nación estableció un calendario para el año 2015 en el que las dependencias que forman parte del Sector Educación y Cultura sólo podrán tramitar bajas documentales en el mes de diciembre. A partir de 2016 se podrán hacer en junio y diciembre 9

11 6.1 Emitir el oficio a los Subdirectores Generales firmado por la Coordinadora de Análisis y Seguimiento para la designación de los responsables de archivo de tramité. 6.2 Generar el Directorio de Responsables de Archivo de Tramité y hacerlo del conocimiento de todo el INBA. 7.1 Solicitar a los Responsables de archivo de trámite la emisión, validación de su titular y el envío a la Coordinación de archivos del Inventario General de Expedientes del ACTUALIZACIÓN DEL DIRECTORIO DE RESPONSABLES DE ARCHIVO DE TRAMITÉ El oficio se emite cada año en el mes de noviembre para en enero del siguiente año contar con el directorio actualizado 7. ACTUALIZAR EL INVENTARIO GENERAL DE EXPEDIENTES DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE El directorio una vez actualizado se publicará en el portal de OFIWEB del sistema de control de expedientes, así mismo se remitirá vía correo electrónico a todos los servidores públicos del INBAL. Su actualización durante el año en curso será permanente La entrega de inventarios del año 2016, se deberá efectuar a más tardar en los primeros días del mes de febrero de

12 8.1 Establecer un programa de visitas a los archivos de trámite, con el objeto de elaborar un diagnóstico sobre las condiciones físicas que guardan las instalaciones de los archivos de trámite 8.2 Promover el adecuado resguardo de la información en los archivos de trámite. 8. ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOBRE LAS CONDICIONES DE CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE El cuestionario se remitirá a los centros de trabajo en específico a Subdirectores Generales, Titulares de Centros de Trabajo y los responsables de archivo de trámite en formato electrónico utilizando Google Forms, desarrollado conjuntamente con la Dirección de Servicios Informáticos. La inspección física solo se llevará a cabo en 30 centros de trabajo localizados en la Ciudad de México Mediante comunicados periódicos se difundirán entre los responsables de archivo de trámite y servidores públicos en general las medidas preventivas para el resguardo de los expedientes. 11

13 9.1 Difusión mediante oficio de la implantación de indicadores de gestión en materia de archivos, así como seguimiento y difusión de resultados alcanzados a través del Comité de Transparencia. 9. IMPLANTAR INDICADORES DE GESTIÓN Los indicadores aplicables se difundirán a todos los centros de trabajo en el mes de febrero y tendrán una periodicidad trimestral para su atención y seguimiento. Febrero de