División de Gestión Financiera Egresos presupuestales

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1 Código: PA-GA-5.2-PR-6 Versión: 3 Fecha de actualización: Página de 23. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO: Gestión Administrativa/ Gestión Financiera 2. RESPONSABLE(S): (), (), (Contador), Jefe División de Gestión Financiera. 3. OBJETIVO: Registrar, controlar e informar la ejecución presupuestal del gasto en desarrollo de la Misión Institucional. 4. ALCANCE: Inicia con presupuesto de gastos aprobado para la Universidad, recepción de documentos mediante los cuales el ordenador del gasto autoriza iniciar el proceso de gastos y finaliza con los informes de ejecución de gastos y la ubicación de los documentos que soportan los egresos en las cajas de archivo. 5. MARCO NORMATIVO: Constitución Política Nacional, Ley 30 de 992, Estatuto Tributario, Acuerdo Municipal 07 de 998 modificado por el Acuerdo 2 de 2005, Normas vigentes de la Contaduría General de la Nación, órdenes Judiciales, Acuerdo 05 de 993 y sus modificaciones (Estatuto General de la Universidad del Cauca), Acuerdo 05 de 2007 y sus modificaciones (Estatuto financiero y Presupuestal de la Universidad del Cauca), Acuerdo 096 del 22 de diciembre de Proyecto Educativo Institucional, Acuerdo 05 de 200-Plan de Desarrollo Institucional, Acuerdo 00 de 200- Unidad de Salud, Acuerdo 09 de 200- Fondo de Pensiones, Acuerdo 064 de contratación, Acuerdo 007 de 2006, Acuerdo 024 de 993. Acuerdos y Resoluciones del Consejo Superior, Resoluciones Rectorales de Vicerrectorías y Directivas o decretos Externos aplicables a entes s. 6. CONTENIDO:

2 Código: PA-GA-5.2-PR-6 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 2 de 23 No. Actividad / Descripción Cargo Responsable Punto de control REGISTRO DEL PRESUPUESTO APROBADO Verifica el registro del presupuesto inicial aprobado con los acuerdos suscritos por el Consejo Superior en la base de Finanzas módulo de presupuesto Verifica el acuerdo aprobatorio del presupuesto anual de la Universidad Jefe División de Gestión Financiera, Anual 2 Registra el presupuesto inicial en la base de Finanzas Plus módulo contable Contador Verifica los registros CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Elabora documentos necesarios para la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, CDP: Oficio de Solicitud de CDP y Justificación; entrega para firma del jefe de la División respectiva. Funcionario solicitante Verifica Oficio de Solicitud de CDP y Justificación, cada vez que sea necesario, Funcionario solicitante 2 Firma para autorizar la solicitud del CDP y envía a la Vicerrectoría Administrativa, con mensajero, para la firma del ordenador del gasto. Jefe de División Secretaria Verifica Oficio de Solicitud de CDP y Justificación con firma del jefe de la División, cada vez que sea necesario, Secretaria

3 Código: PA-GA-5.2-PR-6 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 3 de 23 3 Recibe los documentos debidamente aprobados por el ordenador del gasto mediante los cuales Se solicitan el certificado de disponibilidad presupuestal. Para nóminas de funcionarios docentes y no docentes y nóminas de pensionados de la División de Recursos Humanos (Secretaria ejecutiva). Para Nuevas vinculaciones de funcionarios docentes y no docentes de Vicerrectoría Académica/ vicerrectoría Administrativa y Recursos Humanos (Secretaria ejecutiva) Para estímulos económicos de la Vicerrectoría Académica. Para Bonificación por Productividad Académica de la Vicerrectoría Académica. Para Reconocimiento de Cláusulas convencionales de Recursos Humanos. Para los demás gastos y contrataciones de los respectivos ordenadores del gasto o las Vicerrectorías. Secretaria Ejecutiva Oficio Remisorio de solicitud de CDP Mediante formato PA-GA-5-FOR-38 Solicitud de contratación de talento humano por orden de prestación de servicios Secretaria Ejecutiva Cada vez que sea necesario 4 Clasifica los documentos recibidos por las Unidades 0-Gestión General, Unidad 2-Unidad de Salud y Unidad-03 Fondo de pensiones, unidad-04- SGR, y por conceptos del gasto presupuestal. Verificar la existencia de disponibilidad presupuestal, Asignar la imputación presupuestal Si hay disponibilidad pasar al técnico para la elaboración del certificado de disponibilidad presupuestal Si no hay disponibilidad presupuestal. Verifica si se puede atender efectuando traslados internos entre los rubros asignados previa consulta del Jefe División de Gestión Financiera de conformidad con las normas vigentes. -

4 Código: PA-GA-5.2-PR-6 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 4 de 23 Si no se puede atender con el traslado se devuelve los documentos a la dependencia solicitante, mediante nota de glosa o devolución informando la situación. NOTA : Para certificados de disponibilidad de funcionarios no docentes el Jefe División de Gestión Financiera verifica previamente si el cargo está disponible 5 Elabora el Certificado de Disponibilidad Presupuestal digitando la información correspondiente en el aplicativo de Finanzas Plus, imprimirlos, refrendarlos, adjuntar los documentos soportes, Genera e imprime lista de los certificados elaborados, para enviar a las respectivas dependencias para que se continúe con el tramite (para el caso de la Vicerrectoría académica y la VRI) Verifica en el Sistema Finanzas Plus la Información. Diario División de Gestión Financiera: 6 Suscribe certificados, adjunta la lista de certificados, y los deja en el sitio dispuesto para mensajería para ser entregados a las dependencias respectivas. Para certificados por vinculación laboral de funcionarios docentes y no docentes (ocasionales y catedráticos) entregar a secretario ejecutivo, Revisa la información del certificado Disponibilidad Presupuestal, Verificar en el Sistema Finanzas Plus la Información. Cada vez que sea necesario

5 Código: PA-GA-5.2-PR-6 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 5 de 23 7 Elabora el oficio de envió de certificados de disponibilidad por vinculación de funcionarios docentes y no docentes los certificados van a División de Gestión del talento humano. Secretaria Ejecutiva Jefe División de Gestión Financiera, revisa y suscribe oficio 8 Recoge los certificados de disponibilidad presupuestal con los documentos soportes, lista de certificados a entregar las dependencias respectivas y los oficios para la división de Gestión del Talento Humano Traer copia con sello de radicación. Mensajero Secretario Ejecutivo Verificar el recibido de la dependencia respectiva Continua el proceso de contratación REGISTROS PRESUPUESTALES Recibe los documentos para la elaboración de los registros presupuestales, generados en diferentes dependencias como son: Contratos de mayor cuantía -Oficina Jurídica Ordenes de servicio, ordenes de suministro y resoluciones de reconocimiento de pago, - Vicerrectorías Órdenes de Compra del Área Adquisiciones e Inventarios. Nóminas de funcionarios y pensionados - División de Recursos Humanos. Para nuevas vinculaciones de funcionarios docentes y no docentes de Vicerrectoría Académica/ Vicerrectoría Administrativa y División del talento Humano. Solicitud para estímulos económicos - Vicerrectoría Académica. Solicitud para Bonificación por Productividad Académica - Vicerrectoría Académica Reconocimiento de Cláusulas convencionales de Recursos Humanos División de Gestión Financiera: Archivo Digital y Físico del documento (Exceptuando Nomina) Cada vez que sea necesario 2 Elabora e imprime el Registro de Disponibilidad Presupuestal. Genera e Imprime la lista de registros

6 Código: PA-GA-5.2-PR-6 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 6 de 23 presupuestales a enviar NOTA 2: en caso de que el tercero no exista en la base de datos finanzas plus, pasa a la Actividad 3 Verificar la información del Registro Presupuestal 3 Crea y Actualiza la información de los terceros en Finanzas cuando no están en la Base con copia del RUT para personas Jurídicas, con copia de la cédula de ciudadanía, información de teléfono, dirección física y correo electrónico para personas naturales y para estudiantes se migra de la Base de SIMCA. Para actualización de la cuenta bancaria con certificación bancaria dónde conste que la cuenta está a nombre del beneficiario de los pagos a realizar. (Tesorería) Verificar registro cuentas bancarias 4 Suscribe los registros, adjunta la lista de registros, dejarlos en el sitio dispuesto para mensajería para ser entregados a las dependencias respectivas. Para la oficina jurídica en el listado se indica los registros el sitio de destino. Para lo correspondiente a avances, pólizas de seguros, reconocimientos sindicales, nóminas, se entregan directamente al técnico administrativo debidamente relacionados para el trámite de orden de pago. División de Gestión Financiera: Revisa la información del Registro Disponibilidad Presupuestal, Verificar en el Sistema Finanzas Plus la Información. Cada vez que sea necesario 5 Elabora el oficio de envió de registros presupuestales por vinculación de funcionarios docentes y no docentes. Secretaria Ejecutiva Jefe División de Gestión Financiera, Verifica y suscribe oficio

7 Código: PA-GA-5.2-PR-6 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 7 de 23 6 Recoge los registros de disponibilidad presupuestal con los documentos soportes, lista de certificados a entregar. Entrega en las dependencias respectivas y los oficios para la división de Gestión del Talento Humano. Traer copia con sello de radicación. NOTA 3: Continua con el proceso de ejecución del contrato y/o entrega de los bienes. Mensajero Secretario Ejecutivo Verifica el recibido de las dependencias respectivas 7 Elabora al cierre de la Vigencia la relación de los registros presupuestales pendientes de ejecución para constituir las reservas presupuestales de la vigencia Verifica registros presupuestales sin ejecutar y proyectar lista de reservas de apropiación 8 Genera reportes de Ejecución presupuestal anual para presentar al señor Rector para su refrendación, conjuntamente con la constitución de reservas presupuestales y cuentas por pagar Jefe División de Gestión Financiera, refrenda los reportes 9 Hace seguimiento de la ejecución de la reservas presupuestales 0 Genera reportes de ejecución de reservas presupuestales para consolidar información en CHIP ÓRDENES DE PAGO Recibe y radica los documentos para el trámite de la elaboración de la orden de pago.

8 Código: PA-GA-5.2-PR-6 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 8 de 23 Elabora la orden de pago que consiste en: 2 a. Revisar los documentos soportes que estén conforme a las disposiciones contables y legales aplicables a la Universidad. b. Si no está de acuerdo con la reglamentación se hace la nota de glosa o devolución y se envía a la dependencia respectiva. c. Si está conforme Afectación presupuestal, obligaciones presupuestales. Afectación contable del gasto, costo o propiedad planta y equipo según sea el caso, revisando la aplicación correcta de los códigos contables de conformidad con los lineamientos del Régimen de Contabilidad Pública d. Imprime y refrenda órdenes de pago NOTA 4: Para el trámite de nóminas y autoliquidaciones primero se realiza la actividad de integración con aplicativo de Recursos Humanos SRH, verificando que el paso a Finanzas se registre correctamente (devengos y descuentos). NOTA 5: Para los trámites correspondientes área de adquisición e Inventarios primero se realiza la actividad de integración con aplicativo SRF Revisa documentación diario Revisa en forma aleatoria de mensual Revisa en forma aleatoria - Contador mensual 3 Genera e imprime la lista de órdenes de pago a enviar Dejar en el sitio dispuesto para mensajería, junto con a la lista de envió de órdenes de pago para ser entregados por el mensajero para la firma del ordenador del gasto. Para las órdenes de pago de avances, nóminas se entregan directamente al. Revisa la información de las órdenes de pago, Verificar en el Sistema Finanzas Plus la Información. Cada vez que sea necesario

9 Código: PA-GA-5.2-PR-6 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 9 de 23 4 Recoge las órdenes de pago los documentos soportes, lista de entrega para entregarlos a los ordenadores del gasto y traer copia con sello de radicación. Mensajero Secretario Ejecutivo Verifica el recibido de la dependencia respectiva Vicerrectoría 5 Hace el seguimiento de la ejecución de los registros presupuestales (obligaciones) generando reportes mensuales para la consolidación de la información a reportar en el CHIP - Jefe División de Gestión Financiera, Supervisa envió por el chip en forma consolidada de las unidades 6 Elabora al cierre de la vigencia la relación de las órdenes de pago que quedaron pendientes de desembolso (cuentas por pagar) Jefe División de Gestión Financiera, refrenda lista 7 Hacer seguimiento de la ejecución de las cuentas por pagar GIROS AL EXTERIOR Entrega al secretario ejecutivo los documentos a diligenciar para giros al exterior. administrativo 2 Revisa los documentos soportes de las órdenes de pago a luz de la normatividad vigente. Verifica el saldo disponibilidad de PAC Clasifica por cuentas bancarias a afectar Gestiona con la mesa de dinero del Banco Correspondiente la tasa de cambio diaria y el formulario y numeral cambiario a diligenciar Secretaria Firma de los documentos para autorización del giro al exterior (oficio remisorio de solicitud) Formulario del banco de la

10 Código: PA-GA-5.2-PR-6 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 0 de 23 Se liquida la tasa y se entrega al secretario ejecutivo para elaborar los documentos con destino al área internacional del banco republica Formulario del banco de la cuenta bancaria donde es titular la persona 3 Recepciona mediante correo electrónico los documentos de envío del giro y se revisa el valor de ajuste de la tasa NOTA 6: Si el valor de la orden de pago es mayor o menor al costo de giro de la transferencia enviada, se remite al área de presupuesto para la adición o ajuste al valor de la orden de no pago. 4 Elabora el comprobante de egreso para la ejecución de las órdenes de pago COMPROBANTE DE PAGO Recepciona las órdenes de pago debidamente autorizadas por el ordenador del gasto: Suscritas por el Rector las de mayor cuantía Suscritas por los ordenadores del Gasto (VRI, Académica, Administrativa) las de menor Cuantía las nóminas, los servicios públicos y las autoliquidaciones. Supervisión diaria de las órdenes de pago universitariotesorero Diario 2 Revisa los documentos soportes de las órdenes de pago a luz de la normatividad vigente. Verifica el saldo disponibilidad de PAC Clasifica por cuentas bancarias a afectar Entrega al técnico para elaboración del comprobante de egreso.

11 Código: PA-GA-5.2-PR-6 Versión: 3 Fecha de actualización: Página de 23 Para las operaciones rechazadas Para Giros al exterior: Gestiona con la mesa de dinero del Banco correspondiente la tasa de cambio diaria y el formulario y numeral cambiario a diligenciar. Se liquida la tasa y se entrega al secretario ejecutivo para elaborar los documentos con destino al área internacional del banco. Devolver con nota de glosa a los ordenadores del gasto para suministro de información bancaria adecuada. (esta actividad es realizada por el ) Elabora el comprobante de egreso con cheque o giro electrónico aplicando los descuentos tributarios de retención en la Fuente, Retención sobre el impuesto a las ventas, Retención de ICA, impuestos de estampillas, impuesto contribución especial sobre contratos de obra pública (ley 78 del 204 Prorroga Ley 06) y de embargos Judiciales. Genera los registros contables del pago, según normatividad vigente Verificar adecuada aplicación de descuentos, validación de cuentas bancarias 3 Imprime: El comprobante de egreso y suscribirlo Una copia de los comprobantes de egreso de pagos de órdenes de servicios y contratos con destino a los ordenadores del gasto Reportes de cargos y deducciones por pagos Relación de cheques por entregar. Reporte de saldos bancarios Genera los archivos planos por entidad bancaria y cuenta afectada - Contabilidad Revisa en forma aleatoria Verificar y suscribir Carga en cada portal bancario, los archivos planos de envío de pagos electrónicos NOTA 7: Para pagos con cheques proteger,

12 Código: PA-GA-5.2-PR-6 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 2 de 23 sellar. Para las cuentas bancarias que no tienen formas continuas elaborar en máquina de escribir el cheque. 4 Revisa y aprueba en el portal de cada banco los pagos a realizar Revisa y firma los comprobantes de egreso en cheque. Imprime los reportes de transacciones procesadas y rechazadas. 5 Recibe mediante correo electrónico los documentos de envío del giro y se revisa el valor de ajuste de la tasa. NOTA 8: Si el valor de la orden de pago es mayor o menor al costo de giro de la transferencia enviada, se remite al área de presupuesto para la adición o ajuste correspondiente. 6 Entrega al Auxiliar administrativo: Los comprobantes de egreso por giros electrónicos y cheques con sus respectivos soportes, para el pago al beneficiario. Los reportes de cargos y deducciones por pagos. La relación de cheques por entregar para la firma de recibido. Los reportes de saldos bancarios. Entrega al Secretario Ejecutivo en su momento, los documentos que hacen referencia al pago para que sean remitidos a las vicerrectorías y sean archivados en cada una de las unidades documentales a las que pertenecen. Documentos de anulación de órdenes de pago y comprobantes de egreso.

13 Código: PA-GA-5.2-PR-6 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 3 de 23 7 Entrega el cheque al beneficiario del pago previa validación de la identificación del beneficiario o persona autorizada y firma de recibido en la relación de cheques por entregar Descarga en la base de datos de Finanzas Plus la entrega de cheques, pagos electrónicos y giros al exterior. Auxiliar Verificar el cumplimiento de los requisitos de entrega al beneficiario y actualización en la base de datos de la entrega Mensual 8 Elabora oficio de envió de comprobantes de los documentos que hacen referencia al pago para a las vicerrectorías y sean archivados en cada una de las unidades documentales a las que pertenecen Secretaria Ejecutiva Verificar y suscribir oficio Jefe División de Gestión Financiera Cada vez que sea necesario 9 Contacta a los beneficiarios de los pagos que no los han reclamado oportunamente mediante correo electrónico, vía telefónica u oficio remisorio. Verificar y suscribir oficio Mensual 0 Verifica la caducidad de los cheques en caja, por lo menos una vez al mes la entrega de cheques, en caso de permanecer por más de 6 meses en la caja los cheques autorizar la anulación Aprobación de anulación por caducidad. Archiva Comprobante de anulación Auxiliar Semestral

14 Código: PA-GA-5.2-PR-6 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 4 de 23 Elabora documento de anulación de cheques no cobrados, afectando las cuentas contables correspondientes según normatividad vigente Supervisar registros de anulación, refrendar anulación - 2 Legaja, marca y encaja con normas establecidas en el área de gestión documental Auxiliar - Verifica aleatoriamente legajos 7. FORMATOS: N.A. 8. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES: SIMCA : Sistema de Integrado de matrícula y Control Académico, SQUID: Sistema de facturación y control de Recaudos SRH: Sistema de Recursos Humanos SRF: Sistema de Recursos Físicos FINANZAS: Sistema de Información Financiera RUT: Registro Único Tributario CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal RDP: Registro de Disponibilidad Presupuestal SRH: Sistema de Recursos Humanos SRF: Sistema de Recursos Físicos OP: Ordenes de Pago CE: Comprobante de egreso PAC: Programa Anual Mensualizado de Caja ICA: Impuesto de Industria y Comercio CHIP: Consolidador de Hacienda e Información Publica 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: FECHA VERSIÓN : No CÓDIGO MODIFICACIONES FIN-PR-006 Construcción procedimiento MA-GA-5.2-PR-6 Ajuste en el contenido y cambio de código

15 Código: PA-GA-5.2-PR-6 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 5 de MA-GA-5.2-PR PA-GA-5.2-PR-6 Mejora en las actividades del procedimiento y cambio en la nueva estructura Cambio en el código, actualización del proceso/subproceso, responsables, alcance, marco normativo y actividades del procedimiento. Actualización del diagrama de flujo y del formato de caracterización del procedimiento. 0. ANEXOS: Anexo A:Convenciones del diagrama de flujo Anexo B:Diagrama de flujo del procedimiento ELABORACIÓN REVISIÓN Nombre: Cargo: Fecha: REVISIÓN Nombre: Responsable Subproceso Cargo: Jefe División de Gestión Financiera Fecha: DD-MM.AA APROBACIÓN Nombre: Responsable Proceso Cargo: Vicerrector(a) (a) Rector Fecha: DD-MM.AA Fecha: Nota: La firma en el espacio revisión - responsable de subproceso, aplica cuando el subproceso exista.

16 Código: PA-GA-5.2-PR-6 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 6 de 23 Anexo A: Convenciones del diagrama de flujo SIMBOLO Inicio SIGNIFICADO Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias. Representa la toma de decisiones. Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin Representa el final del procedimiento/proceso.

17 Código: PA-GA-5.2-PR-6 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 7 de 23 Anexo B: Diagrama de flujo del procedimiento REGISTRO DEL PRESUPUESTO APROBADO PRESUPUESTO PROFESIONAL ESPECIALIZADO JEFE DE LA DIVISIÓN GESTIÓN FINANCIERA TECNICO ADMINISTRATIVO CONTADOR INICIO Verifica el registro del presupuesto inicial Aprobado por el CS en el sistema Finanzas Plus Verifica el acuerdo aprobatorio del presupuesto anual de la Universidad Registra el presupuesto inicial en la base de Finanzas módulo contable Verifica los registros FIN

18 Código: PA-GA-5.2-PR-6 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 8 de 23 SOLICITUD DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL SOLICITANTE SECRETARIA EJECUTIVA DIVISIÓN GESTIÓN FINANCIERA PRESUPUESTO TECNICO ADMINISTRATIVO PROFESIONAL ESPECIALIZADO JEFE DE LA DIVISIÓN GESTIÓN FINANCIERA MENSAJERO INICIO Realiza solicitud de CDP La solicitud de CDP es para contratación de servicios? SI Diligencia formato PA-GA-5-FOR-38 Solicitud de contratación de talento humano por orden de prestación de servicios NO PA-GA-5-FOR-38 Realiza oficio remisorio para solicitar el CDP Oficio remisorio Envía solicitud mediante mensajería La solicitud de CDP es por concepto de vinculación de personal ( docentes, no docentes) y/o nominas? SI Elabora oficio remisorio de certificados de disponibilidad NO Oficio remisorio Entrega oficio remisorio de certificados de disponibilidad al profesional especializado Recibe y suscribe oficio remisorio de certificados de disponibilidad Envía a la División de Gestión del talento humano Recibe solicitudes por otros gastos Verifica la existencia de disponibilidad presupuestal Clasifica los documentos recibidos por las Unidades, y por conceptos del gasto presupuestal. Verifica la existencia de disponibilidad presupuestal Asigna la imputación presupuestal Hay disponibilidad presupuestal? SI NO Verifica si se puede realizar traslados presupuestales y consulta al profesional especializado Verifica y da aprobación o no aprobación para realizar los traslados presupuestales respectivos Se puede realizar traslado presupuestal? SI Efectúa traslados entre los rubros asignados NO Entrega al técnico administrativo para la elaboración del certificado de disponibilidad presupuestal Recibe los documentos con nota de glosa o devolución informando la situación Devuelve los documentos a la dependencia solicitante, mediante nota de glosa o devolución informando la situación Nota de Glosa o devolución Revisa y verifica la información del Certificado Disponibilidad Presupuestal en el aplicativo Sistema Finanzas Plus Recibe y elabora certificado de disponibilidad presupuestal Certificado de disponibilidad presupuestal Suscribe certificados, adjunta la lista de certificados, y los envía a las dependencias respectivas. Recoge oficios, los certificados de disponibilidad presupuestal FIN

19 Código: PA-GA-5.2-PR-6 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 9 de 23 REGISTROS PRESUPUESTALES SOLICITANTE PRESUPUESTO TECNICO ADMINISTRATIVO SECRETARIA EJECUTIVA TECNICO ADMINISTRATIVO TESORERIA TESORERO PROFESIONAL ESPECIALIZADO JEFE DE LA DIVISIÓN GESTIÓN FINANCIERA INICIO Envía los documentos para la elaboración de los registros presupuestales, generados en las diferentes dependencias Recibe los documentos en archivo digital y físico( exceptuando nomina)para la elaboración de los registros presupuestales, generados por las diferentes dependencias Elabora e imprime el Registro de Disponibilidad Presupuestal. Registro de Disponibilidad Presupuestal Genera e Imprime la lista de registros presupuestales a enviar Lista de registros presupuestales Verifica la información del Registro Presupuestal Entrega Registro Presupuestal y lista de registros presupuestales Crea y actualiza la información de los terceros en Finanzas Plus cuando no están en la base de datos Verificar registro cuentas bancarias Revisa la información del Registro Disponibilidad Presupuestal, Verificando en el Sistema Finanzas Plus la Información. Suscribe los registros, adjunta la lista de registros, dejarlos en el sitio dispuesto para mensajería para ser entregados a las dependencias respectivas. Elabora el oficio de envió de registros presupuestales por vinculación de funcionarios docentes y no docentes Verificar y suscribir oficio Oficio remisorio Oficio remisorio Envía registros presupuestales a las dependencias respectivas y los oficios para la división de Gestión del Talento Humano Verifica registros presupuestales sin ejecutar y proyecta lista de reservas de apropiación Elabora al cierre de la Vigencia la relación de los registros presupuestales pendientes de ejecución para constituir las reservas presupuestales de la vigencia Continua con el proceso de ejecución del contrato y/o entrega de los bienes Lista de reservas de apropiación Genera reportes de Ejecución presupuestal anual, conjuntamente con la constitución de reservas presupuestales y cuentas por pagar Reportes de Ejecución Reportes de Ejecución Entrega reportes de ejecución presupuestal al Jefe de la División Gestión Financiera Recibe, revisa y refrenda reportes de ejecución presupuestal Hace seguimiento de la ejecución de la reservas presupuestales Genera reportes de ejecución de reservas presupuestales para consolidar información en CHIP Reportes de ejecución de Reportes de reservas ejecución de presupuestales reservas presupuestales Sube informe al CHIP FIN

20 Código: PA-GA-5.2-PR-6 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 20 de 23 ORDENES DE PAGO SOLICITANTE TECNICO ADMINISTRATIVO SECRETARIA EJECUTIVA DIVISIÓN GESTIÓN FINANCIERA PROFESIONAL ESPECIALIZADO JEFE DE LA DIVISIÓN GESTIÓN FINANCIERA TESORERO PRESUPUESTO CONTADOR INICIO Recepciona y radica los documentos para el trámite de la elaboración de la orden de pago. Elabora la orden de pago Revisar documentación Revisa en forma aleatoria Revisa en forma aleatoria Orden de pago Revisa los documentos soportes que estén conforme a las disposiciones contables y Revisar documentación legales aplicables a la Universidad. Los documentos están de acuerdo a la reglamentación de la Universidad? NO Elabora nota de glosa o devolución y se envía a la dependencia respectiva Nota de glosa o devolución SI Recibe solicitud para orden de pago con nota de glosa de devolución Deja en el sitio dispuesto para mensajería Realiza afectación presupuestal, obligaciones presupuestales Realiza afectación contable del gasto, costo o propiedad planta y equipo Imprime y refrenda órdenes de pago Ordenes de pago Genera e imprime la lista de ordenes de pago a enviar Revisa la información de las órdenes de pago y verifica en el Sistema Finanzas Plus la Información Lista de ordenes Deja en el sitio dispuesto para mensajería Verifica el recibido de la dependencia respectiva Vicerrectoría Realiza el seguimiento de la ejecución de los registros presupuestales (obligaciones) generando reportes mensuales para la consolidación de la información a reportar en el CHIP Reportes mensuales Reportes mensuales Supervisa envió por el chip en forma consolidada de las 4 unidades Elabora al cierre de la vigencia la relación de las órdenes de pago que quedaron pendientes de desembolso (cuentas por pagar) Refrenda lista Hacer seguimiento de la ejecución de las cuentas por pagar FIN

21 Código: PA-GA-5.2-PR-6 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 2 de 23 GIROS AL EXTERIOR TECNICO ADMINISTRATIVO SECRETARIA EJECUTIVA DIVISIÓN GESTIÓN FINANCIERA TESORERO INICIO Diligencia documentos para giros al exterior Envía los documentos con el mensajero Recibe los documentos a diligenciar para giros al exterior Revisa los documentos soportes de las órdenes de pago a luz de la normatividad vigente. Verifica el saldo disponibilidad de PAC Clasifica por cuentas bancarias a afectar Gestiona con la mesa de dinero del Banco Correspondiente la tasa de cambio diaria y el formulario y numeral cambiario a diligenciar Se liquida la tasa y se entrega al secretario ejecutivo para elaborar los documentos con destino al área internacional del banco Firma los documentos para autorización del giro al exterior Formulario del banco de la republica Oficio remisorio Formulario del banco de la cuenta bancaria donde es titular la persona Recepciona mediante correo electrónico los documentos de envío del giro y se revisa el valor de ajuste de la tasa El valor de la orden de pago es mayor o menor al costo de giro de la trasferencia enviada? NO SI Remite la solicitud a el área de presupuesto para la adición o ajuste al valor de la orden de no pago Elabora el comprobante de egreso para la ejecución de las órdenes de pago Comprobante de egreso para la ejecución de las ordenes de pago FIN

22 Código: PA-GA-5.2-PR-6 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 22 de 23 COMPROBANTE DE PAGO TECNICO ADMINISTRATIVO SECRETARIA EJECUTIVA DIVISIÓN GESTIÓN FINANCIERA TESORERO CONTADOR TECNICO ADMINISTRATIVO INICIO Recepciona las órdenes de pago debidamente autorizadas por el ordenador del gasto: Suscritas por el Rector las de mayor cuantía Revisa los documentos soportes de las órdenes de pago a luz de la normatividad vigente. Verifica el saldo disponibilidad de PAC Clasifica por cuentas bancarias a afectar Elabora comprobante de egreso, las operaciones rechazadas, giros al exterior Entrega al técnico para elaboración del comprobante de egreso. Giros al exterior Operaciones rechazadas Comprobante de egreso Gestiona con la mesa de dinero del Banco correspondiente la tasa de cambio diaria y el formulario y numeral cambiario a diligenciar. Elabora los documentos con destino al área internacional del banco Liquida la tasa y se entrega al secretario ejecutivo Envia documentos deja en el sitio dispuesto para mensajería Devolver con nota de glosa a los ordenadores del gasto para suministro de información bancaria adecuada. Elabora el comprobante de egreso con cheque o giro electrónico aplicando los descuentos tributarios Verifica adecuada aplicación de descuentos, validación de cuentas bancarias Genera los registros contables del pago Revisa en forma aleatoria Copia de los comprobantes de Comprobantes egreso de de pago de contratos Ordenes Comprobante de servicios de Relación l egreso de cargos y deducciones Relación por cheques pagos por Reporte de saldos entregar bancarios A

23 Código: PA-GA-5.2-PR-6 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 23 de 23 TECNICO ADMINISTRATIVO SECRETARIA EJECUTIVA DIVISIÓN GESTIÓN FINANCIERA TESORERO CONTADOR TECNICO ADMINISTRATIVO B El pago es con cheque? SI NO Proteger y sellar. Revisa y firma los comprobantes de egreso en cheque Verifica y suscribe Genera los archivos planos por entidad y cuenta afectada Carga en cada portal bancario, los archivos planos de envío de pagos electrónicos Revisa y aprueba en el portal de cada banco los pagos a realizar Imprime los reportes de transacciones procesadas y rechazadas. Recepciona mediante correo electrónico los documentos de envío del giro y se revisa el valor de ajuste de la tasa. Entrega los comprobantes de egreso por giros electrónicos y cheques con sus respectivos soportes, para el pago al beneficiario Entrega el cheque al beneficiario del pago previa validación de la identificación del beneficiario Recibe documentos Entrega La referencia al pago para que sean remitidos a las vicerrectorías y a las unidades documentales a las que pertenecen. Descarga en la base de datos de Finanzas Plus la entrega de cheques, pagos electrónicos y giros al exterior Archiva documentos Contacta a los beneficiarios de los pagos Verifica la caducidad de los cheques en caja para autorizar la anulación y comunica al técnico administrativo Elabora documento de anulación de cheques no cobrados, afectando las cuentas contables correspondientes según normatividad vigente Legaja, marca y encaja con normas establecidas en el área de gestión documental FIN