SECRETARÍA DE SALUD MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE ALMACÉN

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1 SECRETARÍA DE SALUD MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE ALMACÉN Septiembre, 2008

2 Hoja: 2 de 80 ÍNDICE HOJA INTRODUCCIÒN 3 I OBJETIVO 4 II MARCO JURÍDICO 6 III PROCEDIMIENTOS Recepción y registro de entrada de materiales e insumos a los Almacenes. Acomodo de materiales e insumos en los Almacenes. Recepción de solicitudes de materiales e insumos y registro de salida de los Almacenes. Emisión de Reportes de los Almacenes Toma física de inventarios y determinación de diferencias en Almacén 55 6 Devolución de materiales e insumos a los Almacenes 70

3 Hoja: 3 de 80 INTRODUCCIÓN Este documento tiene por objeto definir las actividades necesarias para planear y organizar el control de los procesos relacionados con el aprovisionamiento, almacenaje y distribución de los materiales de consumo y sustancias químicas que requiere el Instituto para su correcta operación; así como aquellas relacionadas con el personal que interviene en dichos procesos. El presente manual contiene los objetivos específicos, políticas y/o normas de operación, descripción de actividades, diagramas de flujo, así como los formatos e instructivos relativos a la operación que realiza el área de almacén, su correcta aplicación redundará en una adecuada y eficiente operación de las diversas áreas del Instituto.

4 Hoja: 4 de 80 I.- OBJETIVO Normar e integrar en un documento, los procedimientos relativos al manejo de almacenes, basados en los preceptos aplicables de las distintas materias jurídicas y apoyados con información sistematizada que coadyuve al cumplimiento de las funciones encomendadas, que sirva de guia o referencia, tanto para el personal que labora en dicha área como aquel que se desempeñe en otras areas del Instituto.

5 Hoja: 5 de 80 II MARCO JURÍDICO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos D.O.F. 05-II-1917 y sus reformas. Leyes Ley de Planeación. D. O. F. 05-I-1983 y sus reformas. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. D.O.F. 29-XII-1976 y sus reformas. Ley Federal de Entidades Paraestatales. D.O.F. 14-V-1986 y sus reformas. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. D.O.F. 30-III-2006 y sus reformas. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. D. O. F. 11-VI-2002 y sus reformas. Ley Federal de Protección Civil para el Distrito Federal. D. O. F 02-II Ley Federal de Responsabilidad Patrimonial del Estado. D. O. F 31-XII Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. D. O. F. 13-III-2002 y sus reformas. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. D. O. F. 31-XII-1982 y sus reformas. Ley Federal de Procedimiento Administrativo. D. O. F. 04-VIII-1994 y sus reformas.

6 Hoja: 6 de 80 Ley Reglamentaria del artículo 5º Constitucional, relativo al Ejercicio de las Profesiones en el Distrito Federal. D.O.F. 26-V-1945 y sus reformas. Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, Reglamentaria del Apartado B del Artículo 123 Constitucional. D.O.F. 28-XII-1963 y sus reformas. Ley Federal del Derecho de Autor. D. O. F. 24-XII-1996 y sus reformas. Ley Federal del Trabajo. D. O. F. 01-IV-1970 y sus reformas. Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público. D. O. F. 19-XII-2002 y sus reformas. Ley General de Salud. D. O. F. 07-II-1984 y sus reformas. Ley General de Bienes Nacionales. D. O. F. 20-V-2004 y sus reformas. Ley General de Protección Civil. D. O. F 12-V Ley de los Institutos Nacionales de Salud. D. O. F. 26-V-2000 y sus reformas. Ley de Fiscalización Superior de la Federación. D. O. F. 29-XII-2000 y sus reformas. Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal D.O.F. 13-XII Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. D.O.F. 04-I-2000 y sus reformas. Ley del Impuesto Sobre la Renta. D. O. F. 01-I-2002.

7 Hoja: 7 de 80 Códigos Código Civil Federal. D. O. F. 28-VIII Código Penal Federal. D.O.F. 14-VIII-1931 y sus reformas. Código Federal de Procedimientos Civiles. D.O.F. 24-II-1943 y sus reformas. Código Federal de Procedimientos Penales. D. O. F. 30-VIII-1934 y sus reformas. Código Fiscal de la Federación. D. O. F. 31-XII-1981 y sus reformas. Estatutos Estatuto Orgánico del Instituto Nacional de Medicina Genómica. Autorizado por la Junta de Órgano de Gobierno. 16-III Reglamentos Reglamento de la Ley Federal de Entidades Paraestatales. D. O. F. 26-I-1990 y sus reformas. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. D. O. F. 11-VI Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. D. O. F. 28-VI-2006 y sus reformas. Reglamento de la Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público. D. O. F. 17-VI-2003 y sus reformas.

8 Hoja: 8 de 80 Reglamento de la Ley Federal de Derechos de Autor D. O. F. 22-V-1998 y sus reformas. Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Investigación para la Salud. D.O.F. 06-I Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Sanidad Internacional. D.O.F. 18-II Fe de erratas 10-VII Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Control Sanitario de la Disposición de Órganos, Tejidos y Cadáveres de Seres Humanos. D.O.F. 20-II-1985 y sus reformas. Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Control Sanitario de Actividades, Establecimientos, Productos y Servicios. D.O.F. 18-I Reglamento de Insumos para la Salud. D.O.F. 04-II-1998 y sus reformas. Reglamento Interior de la Comisión Interinstitucional del Cuadro Básico de Insumos del Sector Salud. D. O. F. 27-V Reglamento sobre Consumo de Tabaco. D.O.F. 27-VII Reglamento para la Protección de los No Fumadores en el Distrito Federal. D. O. F. 06-VIII Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. D.O.F. 20-VIII-2001 y sus reformas. Reglamento de la Comisión de Avalúos de Bienes Nacionales. D.O.F. 06-XII Reglamento del Código Fiscal de la Federación. D.O.F. 29-II-1984 y sus reformas.

9 Hoja: 9 de 80 Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo. D. O. F 21-I Reglamento de la Ley de Protección Civil para el Distrito Federal. D. O. F. 21-X Reglamento de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente en el Trabajo del Sector Público Federal. D. O. F. 29-XI Planes y Programas Plan Nacional de Desarrollo D.O.F. 31-V Programa Nacional de Salud Última modificación: 16-X Programa Sectorial de Salud D.O.F. 14 de diciembre de 2007 Decretos Decreto por el que se adiciona una fracción V bis al artículo 5, y un artículo 7 bis al Capítulo I del Título Segundo de la Ley de los Institutos Nacionales de Salud. D.O.F. 20-VII Decreto por el que los titulares de las dependencias y entidades de la Administración Pública hasta el nivel de Director General en sector centralizado o su equivalente en el sector paraestatal, deberán rendir al separarse de sus empleos, cargos o comisiones, un informe de los asuntos de sus competencias y entregar los recursos financieros, humanos y materiales que tengan asignados para el ejercicio de sus atribuciones legales a quienes los sustituyan en sus funciones. D.O.F. 02-IX-1988.

10 Hoja: 10 de 80 Decreto para realizar la entrega-recepción del Informe de los Asuntos a cargo de los Servidores Públicos y de los recursos que tengan asignados al momento de separarse de su empleo, cargo o comisión. D. O. F. 14-IX Decreto por el que se establecen diversas medidas en materia de adquisiciones, uso de papel y de la certificación de manejo sustentable de bosques de la Administración Pública Federal. D. O. F. 05-IX Decreto que establece las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal. D. O. F. 04-XII Acuerdos del Ejecutivo Acuerdo por el que se adicionan o modifican los Lineamientos Específicos para la Aplicación y Seguimiento de las Medidas de Austeridad y Disciplina del Gasto de la Administración Pública Federal. D. O. F. 14-V Acuerdo por el que se fijan criterios para la aplicación de la Ley Federal de Responsabilidades en lo referente a los familiares de los Servidores Públicos. D.O.F. 11-II-1983 Acuerdo que tiene por objeto crear en forma permanente la Comisión Intersecretarial para el Desarrollo del Gobierno Electrónico. D.O.F. 09-XII-2005 Acuerdo por el que se establece que las instituciones públicas del Sistema Nacional de Salud sólo deberán utilizar los insumos establecidos en el cuadro básico para el primer nivel de atención médica y, para segundo y tercer nivel, el catálogo de insumos. D.O.F. 24-XII-2002 y sus modificaciones. Acuerdo por el que establecen los lineamientos para la accesibilidad de las personas con discapacidad a inmuebles federales. D. O. F 12-I-2004 Acuerdo por el que se establecen las Normas Generales de Control Interno en el ámbito de la Administración Pública Federal. D. O. F. 27-IX-2006.

11 Hoja: 11 de 80 Acuerdo para el uso de medios electrónicos en el envío de propuestas de Licitaciones Públicas de la Administración Pública Federal e inconformidades. D. O. F. 09-VIII Acuerdo mediante el cual se establecen las disposiciones que se aplicarán en la entrega y recepción de despacho de los asuntos a cargo de los titulares de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y de los servidores públicos hasta el nivel de Director General en el sector centralizado; Gerente o sus equivalentes en el sector paraestatal. D.O.F. 05-IX Fe de Erratas D.O.F. 20-IX Acuerdo por el que se establece el procedimiento para la recepción y disposición de obsequios, donativos en general que reciban los Servidores Públicos. D.O.F. 13-XII Acuerdo número 88 por el que se restringen áreas para consumo de tabaco en las unidades médicas de la Secretaría de Salud y en los Institutos Nacionales de Salud. D.O.F. 17-IV Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos para la Accesibilidad de las personas con discapacidad a Inmuebles Federales. D.O.F. 12-I Disposiciones del Consejo de Salubridad General Acuerdo por el que se emite recomendación a fin de proteger la salud de los no fumadores por la exposición involuntaria al humo de tabaco. D.O.F. 28-V Normas Oficiales Mexicanas Norma Oficial Mexicana NOM-166-SSA1-1997, para la organización y funcionamiento de los laboratorios clínicos. D. O. F. 13-I-2000.

12 Hoja: 12 de 80 Norma Oficial Mexicana NOM-087-SEMARNAT-SSA1-2002, Protección Ambiental Salud Ambiental - Residuos peligrosos, biológicos-infecciosos. Clasificación y especificaciones de manejo. D. O. F. 17-II Norma Oficial Mexicana NOM-197-SSA1-2000, que establece los requisitos arquitectónicos para facilitar el acceso, tránsito y permanencia de los discapacitados a los establecimientos de atención médica del Sistema Nacional de Salud. D.O.F. 01-XII Otros ordenamientos jurídicos Código de Ética y de Conducta del INMEGEN II Sesión Ordinaria de la Junta de Gobierno del Instituto Nacional de Medicina Genómica. 16-X Lineamientos específicos para la aplicación y seguimiento de las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal. D. O. F. 29-XII Lineamientos generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. D. O. F. 11-XI Lineamientos generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. D. O. F. 18-VIII Lineamientos internos para la Clasificación y Desclasificación de la Información del Instituto Nacional de Medicina Genómica. III Sesión Ordinaria de la Junta de Gobierno del Instituto Nacional de Medicina Genómica. 16-III Lineamientos generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. D. O. F. 20-II Lineamientos de Organización y Conservación de Archivos del Instituto Nacional de Medicina Genómica.

13 Hoja: 13 de 80 V Sesión Ordinaria de la Junta de Gobierno del Instituto Nacional de Medicina Genómica. 16-III Lineamientos para la Protección de Datos Personales. D. O. F. 30-IX Lineamientos para la Protección y Seguridad de los Sistemas de Datos Personales del Instituto Nacional de Medicina Genómica. V Sesión Ordinaria de la Junta de Gobierno del Instituto Nacional de Medicina Genómica. 16-III Lineamientos relativos a la contratación de seguros sobre bienes patrimoniales y de personas que realicen las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. D.O.F. 24-X Normas para la administración y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal. D. O. F. 03-IX Oficio Circular por el que se da a conocer el Código de Ética de los Servidores Públicos de la Administración Pública Federal. D. O. F. 31-VII-2002.

14 1. Procedimiento para la Recepción y Registro de Entradas de Materiales e Insumos a los Almacenes Hoja: 14 de PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y REGISTRO DE ENTRADAS DE MATERIALES E INSUMOS A LOS ALMACENES

15 1. Procedimiento para la Recepción y Registro de Entradas de Materiales e Insumos a los Almacenes Hoja: 15 de Propósito 1.0 Establecer un control estricto en la recepción y registro de entrada de materiales e insumos en los almacenes verificando que los mismos cumplan con lo pactado en los pedidos fincados a los proveedores, así como registrar correcta y oportunamente, la entrada de todos y cada uno de los bienes que ingresen a los almacenes del Instituto, con la finalidad de mantener actualizada la información relativa a las existencias bajo el control, custodia y responsabilidad de dicha área. 2.0 Alcance 2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal adscrito al área de almacén. 2.2 A nivel externo el procedimiento no es aplicable 3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1 El personal auxiliar del área de almacenes, tendrá la responsabilidad de registrar, oportuna y permanentemente, en el sistema SQL, todas las entradas de materiales e insumos a los almacenes. 3.2 El personal auxiliar del área de almacenes deberá solicitar a los proveedores que invariablemente entreguen su mercancía presentando: el pedido correspondiente, factura en original y cuatro copias. 3.3 La recepción de materiales e insumos deberá efectuarse previa verificación de que los mismos cumplan con las características señaladas en los pedidos fincados a los proveedores, tales como clase, tipo y calidad requeridas; cantidades solicitadas, en su caso, caducidad de los insumos, etcétera. 3.4 El personal auxiliar deberá revisar la lotificación y caducidad, este última, deberá ser de cuando menos un año a partir de su recepción, salvo en los casos, que por la propia naturaleza del producto se justifique una inferior o esta no sea aplicable. 3.5 El personal auxiliar y/o el responsable del área de almacenes conjuntamente con el área solicitante, realizará un muestreo de los bienes recepcionados, con la finalidad de verificar la no existencia de defectos o vicios ocultos, en caso detectar alguna de estas situaciones se procederá como indicada en el Punto 9, Capítulo VII, Lineamientos de las Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

16 1. Procedimiento para la Recepción y Registro de Entradas de Materiales e Insumos a los Almacenes Hoja: 16 de Posterior a la recepción física de los bienes, el personal auxiliar del área de almacenes, procederá a registrar la nota de entrada de materiales o insumos al sistema de almacén, utilizando para tal efecto, como documentos fuente la copia del pedido y copia de la factura. 3.7Elaborado el registro de entrada en el sistema, el personal auxiliar del área y el responsable del almacén deberá verificar y validar la correcta captura de la misma, así como que los registros individuales de los bienes, hayan sido afectados adecuadamente. 3.8 Será responsabilidad del personal auxiliar y del responsable del área de almacenes, el inmediato y debido acomodo de los materiales y bienes recepcionados, así como de su adecuado control, guarda y custodia hasta en tanto dichos bienes, no sean entregados a los usuarios finales. 3.9Los primeros cinco días de cada inicio de mes, el responsable del área de almacenes, hará entrega mensual de las notas de entrada de materiales e insumos a la Subdirección de Recursos Financieros y al Departamento de Adquisiciones.

17 1. Procedimiento para la Recepción y Registro de Entradas de Materiales e Insumos a los Almacenes Hoja: 17 de Descripción del procedimiento Secuencia de Etapas 1.0 Lleva a cabo la elaboración de requisiciones. 2.0 Recepción de requisiciones de compra y realización de compra. 3.0 Recibe materiales e insumos 4.0 Verifica materiales e insumos Actividad 1. Lleva a cabo un análisis de consumo y procede a la elaboración de las requisiciones correspondientes y las turna al Departamento de Adquisiciones para que se lleve a cabo la compra. Cuadro de análisis de consumo Requisiciones de compra 2.1 Recibe requisiciones de compra y procede a realizar la compra. 2.2 Posterior a la compra, turna al área de almacenes, copia del (los) pedido(s) y/o contrato(s) fincados a los proveedores. Requisiciones Pedido y/o contrato 3.1 Recibe copia del (los) pedido(s) y/o contrato(s) fincados a proveedores y en las fechas preestablecidas, recibe los bienes relacionados en los pedidos, así como las facturas o remisiones que los amparan. Copia de pedido y/o contrato Factura o remisión 4.1 Extrae de archivo el pedido y/o contrato y verifica que los materiales e insumos que le están siendo entregados, sean concordantes a los estipulados en el pedido, facturas o remisiones. PROCEDE: NO: Rechaza y no recibe los bienes que incumplan a lo solicitado indicándole al proveedor, las causas que motivaron este hecho. Regresa a la actividad núm. SI: Recibe los bienes, sella de recibido en el original de la factura o remisión; se plasma la firma y nombre del personal de almacén que recibe, se obtiene copia de la misma, adjuntando a la copia del pedido y devuelve el original de la factura o remisión al proveedor. Factura o remisión Responsable Responsable de Almacén. Departamento de adquisiciones. Auxiliar de almacenes Auxiliar de almacenes

18 1. Procedimiento para la Recepción y Registro de Entradas de Materiales e Insumos a los Almacenes Hoja: 18 de Descripción del procedimiento Secuencia de Etapas 5.0 Ingresa al sistema y emite nota de entrada 6.0 Verifica la entrega mensual de notas 7.0 Instruye sobre acomodo de Bienes 8.0 Supervisa periódicamente Actividad 5.1 Ingresa al sistema SQL, captura y hace efectiva la entrada de materiales e insumos y procede a emitir la nota de entrada al almacén, para trámite de pago al proveedor. Nota de entrada 0/3 copias Original al proveedor 1ª. Copia.- para el expediente consecutivo de entradas. 2ª. Copia.- para el expediente de pedidos (departamento de adquisiciones). 3ª. Copia.- para la Subdirección de Recursos Financieros 6.1 Al finalizar el mes elabora memorándum con relación de las notas de entrada al Almacén y verifica la entrega mensual de las copias de dichas notas, a las áreas de adquisiciones y recursos financieros. Nota de entrada Memorándum 7.1 Instruye al personal auxiliar de almacén para clasificar, distribuir y ubicar los materiales e insumos recepcionados, en los lugares que les corresponda. 8.1 Supervisa el debido control, guarda, custodia y resguardo de los materiales e insumos recepcionados, hasta en tanto son entregados a los usuarios finales. Responsable Auxiliar de almacenes Responsable de Almacén Responsable de Almacén Responsable de Almacén TERMINA PROCEDIMIENTO

19 1. Procedimiento para la Recepción y Registro de Entradas de Materiales e Insumos a los Almacenes Hoja: 19 de DiagramadeFlujo ÁREA DE ALMACENES DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS INICIO ANALISIS DE 1 EXISTENCIAS Y ELABORACION DE REQUISICIONES. CU A D R O A N A LIS IS 2 RECIBE REQUISICIONES REALIZA COMPRA R E QU IS IC IÓN P E D ID OS RECIBE BIENES Y 3 FACTURAS O REMISIONES QUE LOS AMPARAN FA C TU R A S - R E MIS ION E S VERIFICA LOS BIENES VS PEDIDO Y FACTURA S I P R OC E D E? N O RECIBE BIENES PLASMA NOMBRE SELLA Y FIRMA ADJUNTA COPIA DE DOCUMENTOS RECHAZA / NO RECIBE LOS BIENES COPIA FA CTURA COP IA P E DIDO 4 INGRESA AL SISTEMA SQL Y LIBERA LA ENTRADA DEL MATERIAL COPIA FA CTURA COP IA P EDIDO RECIBE COPIA DE NOTA DE ENTRADA Y DE FACTURA RECIBE COPIA DE LA NOTA DE ENTRADA Y DE FACTURA S I E S C OR R E C TA LA CA P TURA? N O FIN EMITE AVISO DE 5 ENTRADA ENTREGA AL PROVEEDOR DISTRIBUYE A QUIEN CORREPONDE DETECTA ERRORES Y CORRIGUE

20 1. Procedimiento para la Recepción y Registro de Entradas de Materiales e Insumos a los Almacenes Hoja: 20 de Documentos de referencia Documentos Manual de Organización Específico del INMEGEN Marzo de 2008 Lineamientos generales para la administración de Almacenes de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal D.O.F 11-XI-2004 Manual del Sistema de Almacén SQL Oficio circular 309.-A 0035/2008 mediante el cual se informa a los oficiales mayores de las dependencias de la Administración Pública Federal el método aplicable para la valuación de inventarios Código (cuando aplique) No aplica No aplica No aplica No aplica 7.0 Registros Registros Nota de entrada al Almacén Tiempo de conservación Responsable de conservarlo Código de registro o identificación única 5 años Responsable del Área de Almacén No aplica Requisición de Compra 5 años Responsable del Área de Almacén No aplica

21 1. Procedimiento para la Recepción y Registro de Entradas de Materiales e Insumos a los Almacenes Hoja: 21 de Glosario 8.1 Requisición.- Documento a través del cual las áreas solicitan la adquisición, materiales e insumos con excepción de los servicios relacionados con obra pública. 8.2Nota de Entrada.- Documento emitido por el sistema de almacén, que ampara la recepción y registro materiales e insumos al área de almacén. 8.3Sistema SQL : Conjunto de elementos ordenados, que se relacionan e interactúan de manera que pueden controlar y administrar los registros físicos y contables de los materiales e insumos adquiridos por el Instituto Nacional de Medicina Genomica. 9.0 Cambios de esta versión Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio 2 versión 02-sep-08 No aplica 10.0 Anexos 10.1 Requisición de compra 10.2 Nota de entrada al Almacén

22 1. Procedimiento para la Recepción y Registro de Entradas de Materiales e Insumos a los Almacenes Hoja: 22 de 80 Formato Requisición de Compra

23 1. Procedimiento para la Recepción y Registro de Entradas de Materiales e Insumos a los Almacenes Hoja: 23 de 80 Instructivo del Formato Requisión de Compra No. Concepto Actividad 1 Clasificación del tipo de bien o servicio a adquirir Señalar el tipo de requisición nacional o de importación 2 Fecha de elaboración de la requisición Anotar la fecha en la que se elabora la requisición 3 Nombre completo del solicitante Anotar el nombre del Servidor Público solicitante 4 Número telefónico o extensión Anotar el número de teléfono o extensión donde se localiza el Servidor Publico que elaboró la requisición 5 Numero de partidas contenidas en la Anotar el número consecutivo de partidas requisición 6 Descripción completa del bien o Anotar la descripción del bien que se adquiere servicio a solicitar 7 Unidad del Bien Anotar la unidad del bien que se adquiere Numero de artículos requeridos por partidas. Precio unitario del bien o servicio descrito. Importe total por partidas requeridas. Breve comentario de la solicitud requerida. Importe, subtotal y total c/ I.V.A. Tipo de moneda. Clasificación de documentos anexos. Nombre completo c/firma y proyecto del solicitante. Nombre completo c/firma y cargo del que autoriza. Numero continuo de control del departamento de adquisiciones. Sello c/fecha de recibido de la requisición del Departamento de Adquisiciones. Anotar el número requerido por partida Anotar el precio unitario de bien Anotar el importe total por cada partida Descripción breve del uso técnico del bien que se adquiere Anotar la suma subtotal y total de la requisición Anotar el tipo de moneda con la que se realiza la adquisición Anotar los documentos que se anexan a la cotización (justificación técnica, cotización, etc) Anotar nombre completo del solicitante, y plasmar firma del jefe o encargado del proyecto para la adquisición de los materiales e insumos Anotar nombre completo y plasmar firma del Director de Área que autoriza la adquisición Plasmar el sello del número consecutivo de control de recepción de requisiciones por parte del Departamento de Adquisiciones Plasmar sello de la fecha de recepción de la requisición por parte del Departamento de adquisiciones.

24 1. Procedimiento para la Recepción y Registro de Entradas de Materiales e Insumos a los Almacenes Hoja: 24 de 80 Formato Nota de Entrada al Almacén

25 1. Procedimiento para la Recepción y Registro de Entradas de Materiales e Insumos a los Almacenes Hoja: 25 de 80 Instructivo del Formato Nota de Entrada Concepto Actividad 1 Número consecutivo de entrada al Anotar el número consecutivo de entrada emitido almacén por el sistema de almacén. 2 Nombre del Proveedor Anotar el Nombre de la Persona Física o Moral. 3 Número de factura Anotar el número de factura del proveedor. 4 Fecha de entrada Anotar la fecha de recepción de los materiales e insumos. 5 Número de pedido Anotar e número de pedido. 6 Cantidad y descripción de los materiales e insumos Anotar al la cantidad y descripción de los materiales e insumos recepcionados. 7 Precio unitario Anotar el precio unitario de los materiales e insumos. 8 Importe total de nota de entrada Anotar el importe total de la nota de entrada. 9 Nombre y firma de recibido del personal del área de almacén Anotar el nombre y plasmar firma del personal del área de almacén que recibe.

26 2. Procedimiento para el Acomodo de Bienes en los Almacenes Hoja: 26 de PROCEDIMIENTO PARA EL ACOMODO DE MATERIALES E INSUMOS EN LOS ALMACENES

27 2. Procedimiento para el Acomodo de Bienes en los Almacenes Hoja: 27 de Propósito Desarrollar un sistema de control eficaz y eficiente que permita mantener debida y adecuadamente clasificados los materiales e insumos, que sean recibidos en los almacenes, distribuyéndolos y ubicándolos en lugares idóneos, que faciliten su pronta localización, custodia, resguardo y eviten el deterioro de los mismos. 2.0 Alcance 2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal adscrito al Área del Almacén. 2.2 A nivel externo el procedimiento no es aplicable 3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1El responsable del área de almacenes, deberá mantener permanentemente actualizado el catálogo de bienes. 3.2La asignación de claves, para la debida identificación de los bienes, deberá llevarse a cabo conforme a lo enmarcado en el catálogo establecido para tal fin. 3.3El acomodo de los bienes recepcionados de los proveedores, se realizará de manera inmediata posterior a su verificación física y será efectuado, exclusivamente, por el personal auxiliar del área de almacenes. 3.4Será responsabilidad del personal auxiliar del área de almacenes, cumplir, entre otras, con las siguientes obligaciones: - Acomodar los bienes, únicamente, en los lugares asignados y no ubicarlos en áreas temporales, provisionales o en los pasillos de los almacenes. - Respetar las indicaciones del fabricante de los bienes, para llevar a cabo su acomodo (por ejemplo: el número de cajas por estiba, grados de refrigeración, evitando lugares demasiado húmedos o secos, etc.). - Tener, debida y permanentemente, identificados los estantes o áreas donde se acomodarán los bienes, así como mantenerlos en condiciones óptimas de uso. - Los materiales deberán de ser colocados de la siguiente manera: al frente los productos más rezagados o con caducidad próxima, bajo llave los artículos más costosos.

28 2. Procedimiento para el Acomodo de Bienes en los Almacenes Hoja: 28 de Se deberá impedir la entrada, a las áreas restringidas de los almacenes, a personas ajenas a las mismas. 3.6El personal auxiliar y el responsable del área de almacenes deberán identificar los productos de poco movimiento, así como de verificar periódicamente la caducidad y obsolescencia de los productos bajo su resguardo, reportándolo a la Dirección de Administración, con la finalidad de minimizar mermas y pérdidas por estos motivos. 3.7El encargado del área de almacenes, para el adecuado manejo y control de materiales e insumos, deberá instrumentar los mecanismos que doten a los almacenes de instalaciones en buen estado de conservación y mantenimiento, así como que cuenten con las medidas de seguridad, higiene y vigilancia idóneas.

29 2. Procedimiento para el Acomodo de Bienes en los Almacenes Hoja: 29 de Descripción del procedimiento Secuencia de Etapas 1.0 Actualización del catálogo de bienes en caso de ser necesario. Actividad Como resultado de los pedidos fincados y una vez recibida la copia de los mismos: Revisa el catálogo de claves de bienes y determina la actualización e ingresa al sistema de Almacenes. Catalogó de bienes Responsable Responsable de Almacén. 2.0 Acomodo de materiales y bienes recepcionados Recibe del proveedor los materiales y bienes que le fueron adquiridos los separa y clasifica atendiendo a su tipo y características, procede a efectuar el acomodo de los bienes en los lugares asignados, respetando las indicaciones y especificaciones del fabricante. Auxiliar de Almacén. 3.0 Conservación de los almacenes en buen estado Instrumenta los mecanismos para mantener las instalaciones de los almacenes en buen estado de conservación y mantenimiento, así como que cuenten con las medidas de seguridad, higiene y vigilancia idóneas. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Responsable de Almacén.

30 2. Procedimiento para el Acomodo de Bienes en los Almacenes Hoja: 30 de Diagrama de Flujo RESPONSABLE DE ALMACÉN PERSONAL AUXILIAR DE ALMACÉN INICIO REVISA CATÁLOGO DE CLAVES Y DETERMINA ACTUALIZACIÓN 1 C A TÁ LOGO SEPARA Y CLASIFICA LOS BIENES ATENDIENDO CARACTERISTICAS 2 INGRESA AL SISTEMA Y CAPTURA CLAVE DE LOS BIENES. C A TÁ LOGO PROCEDE A EFECTUAR EL ACOMODO DE LOS MATERIALES Y BIENES RECEPCIONADOS. INSTRUMENTA MECANISMOS DE CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO DE ALMACENES. 3 FIN.

31 2. Procedimiento para el Acomodo de Bienes en los Almacenes Hoja: 31 de Documentos de referencia Documentos Manual de Organización Específico del INMEGEN Marzo de 2008 Lineamientos generales para la administración de Almacenes de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal D.O.F 11-XI-2004 Manual del Sistema de Almacén SQL Oficio circular 309.-A 0035/2008 mediante el cual se informa a los oficiales mayores de las dependencias de la Administración Pública Federal el método aplicable para la valuación de inventarios Código (cuando aplique) No aplica No aplica No aplica No aplica 7.0 Registros Registros Tiempo de conservación Responsable de conservarlo Código de registro o identificación única Catalogó de Bienes Permanente Área de Almacén No aplica 8.0 Glosario 8.1 Sistema SQL : Conjunto de elementos ordenados, que se relacionan e interactúan de manera que pueden controlar y administrar los registros físicos y contables de los materiales e insumos adquiridos por el Instituto Nacional de Medicina Genómica. 8.2 Catálogo de bienes.- Documento que describe la clasificación de bienes de consumo a través de un código relacionado con la partida presupuesta correspondiente.

32 2. Procedimiento para el Acomodo de Bienes en los Almacenes Hoja: 32 de Cambios de esta versión Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio 2 versión 02-sep-08 No aplica 10.0 Anexos 10.1 Catálogo de Bienes

33 2. Procedimiento para el Acomodo de Bienes en los Almacenes Hoja: 33 de 80 Formato Catálogo de Bienes Número consecutivo por partida Descripción Cantidad Unidad Precio de Venta Ultimo Costo Costo Promedio

34 2. Procedimiento para el Acomodo de Bienes en los Almacenes Hoja: 34 de 80 Instructivo del Formato Catalogo de bienes Concepto Actividad 1 Número consecutivo por partida Anotar el número consecutivo que corresponda por partida 2 Descripción de materiales e insumos Anotar la descripción del material o insumo 3 Cantidad en existencia Anotar la cantidad en existencia 4 Unidad Anotar la unidad de medida de los materiales e insumos 5 Precio de Venta Anotar el precio por unidad del material 6 Ultimo Costo Anotar el ultimo costo de adquisición 7 Costo Promedio Anotar el costo promedio del material

35 3. Procedimiento para la recepción de solicitudes de materiales e insumos y el registro de salida de los Almacenes Hoja: 35 de PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE MATERIALES E INSUMOS Y EL REGISTRO DE SALIDA DE LOS ALMACENES

36 3. Procedimiento para la recepción de solicitudes de materiales e insumos y el registro de salida de los Almacenes Hoja: 36 de Propósito 1.1 Dar a conocer el procedimiento de recepción de solicitudes para el surtimiento y entrega de materiales e insumos requeridos por las áreas solicitantes del Instituto, con la finalidad de que estas cuenten con los insumos necesarios para realizar eficaz y eficientemente las actividades que les han sido encomendadas. 2.1 Alcance 2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal adscrito al área del Almacén. 2.2 A nivel externo el procedimiento no es aplicable. 3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1 Solamente el personal autorizado en el catalogo de firmas correspondiente podrá solicitar materiales e insumos al área del almacén. 3.2 El responsable del área de Almacén actualizará anualmente o cuando se requiera por baja y/o alta de personal el catálogo de firmas del personal autorizado para solicitar materiales e insumos del almacén. 3.3 Las distintas áreas del Instituto, únicamente, podrán solicitar al área de almacenes e inventarios, el surtimiento de bienes, dentro de los horarios establecidos. 3.4 Las solicitudes de papelería se deberán realizar a través del sistema los días lunes, las cuales serán verificadas y atendidas por el personal de almacén. En lo que se refiere a sustancias químicas y materiales de laboratorio, las solicitudes podrán realizarse de lunes a viernes en horario de 9:00 a 14:00 hrs. y de 15:00 a 16:00hrs, mismas que serán verificadas y atendidas por el personal de almacén. 3.5 La entrega de bienes deberá efectuarse previa verificación de que los mismos cumplen y son coincidentes con las características y cantidades señaladas en la solicitud-vale (nota de salida), así como de que en dicho documento, está plasmada la firma de recibido por parte del jefe de área solicitante, autorizado en el catalogo de firmas elaborado para tal fin.

37 3. Procedimiento para la recepción de solicitudes de materiales e insumos y el registro de salida de los Almacenes 4.0 Descripción del procedimiento Secuencia de Etapas 1.0 Solicitud de materiales y bienes. Actividad 1.1 Identifica las necesidades de abastecimiento de su área o laboratorio. 1.2 Una vez identificadas las necesidades de abastecimiento, ingresa a la página web al sistema del área de almacén, donde realiza, guarda e imprime su nota de salida. Nota de Salida Hoja: 37 de 80 Responsable Áreas usuarias 2.0 Consulta de solicitudes autorizadas por abastecer. 2.1 Ingresa a la página web al sistema SQL de almacén a consultar las notas de salida por abastecer efectuadas por el personal autorizado en el catalogo de firmas para retirar materiales e insumos del almacén. 2.2 Imprime nota de salida provisional de abastecimiento del sistema SQL. PROCEDE NO Solicita al área usuaria modifique la nota de salida provisional SI Instruye al personal auxiliar del área de almacén se prepare lote de materiales e insumos Nota de Salida Responsable de Almacén 3.1 Prepara lote de la mercancía solicitada 3.0 Entrega de Materiales. 3.1 Entrega material requerido y solicita firma de la persona autorizada, en la nota de salida definitiva correspondiente. Nota de Salida Auxiliar de Almacén.

38 3. Procedimiento para la recepción de solicitudes de materiales e insumos y el registro de salida de los Almacenes Hoja: 38 de Recepción de materiales por parte de las áreas usuarias 4.1 Recibe en su totalidad los materiales e insumos y firma de conformidad. Nota de Salida Áreas usuarias 5.0 Control de Notas de salida 5.1 Verifica en el sistema SQL, el correcto registro de salida y archiva el original de la nota de salida debidamente requisita (firmada), en el expediente correspondiente. Nota de Salida Auxiliar de Almacén FIN DE PROCEDIMIENTO

39 3. Procedimiento para la recepción de solicitudes de materiales e insumos y el registro de salida de los Almacenes Hoja: 39 de Diagrama de Flujo USUARIO (S) AREA DE ALMACEN INICIO IDENTIFICA LAS 1 2 INGRESA AL SISTEMA Y NECESIDADES DE CONSULTA ABASTECIMIENTO DE SU NOTAS DE SALIDA POR DEPARTAMENTO. ABASTECER. INGRESA A PAGINA WEB AL SISTEMA DE ALMACEN RELIZA, GUARDA EIMPRIME NOTA DE SALIDA N OTA D E S A L ID A IMPRIME NOTA DE SALIDA PROVISIONAL. N O TA D E S A LID A S I PROCEDE? N O INSTRUYE AL PERSONAL AUXILIAR PREPARE LOTE DE MERCANCIA SOLICITA AL AREA USUARIA MODIFIQUE NOTA DE SALIDA PREPARA Y ENTREGA 3 MATERIALES E INSUMOS SOLICITA FIRMA DE RECIBIDO RECIBE BIENES EN SU TOTALIDAD Y FIRMA DE CONFORMIDAD 4 5 ARCHIVA EL ORIGINAL NOTA DE SALIDA REQUISTADA EN EL EXPEDIENTE CORRESPONDIENTE N OTA D E S A LID A FIN

40 6.0 Documentos de referencia MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 3. Procedimiento para la recepción de solicitudes de materiales e insumos y el registro de salida de los Almacenes Documentos Manual de Organización Específico del INMEGEN Marzo de 2008 Lineamientos generales para la administración de Almacenes de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal D.O.F 11-XI-2004 Manual del Sistema de Almacén SQL Oficio circular 309.-A 0035/2008 mediante el cual se informa a los oficiales mayores de las dependencias de la Administración Pública Federal el método aplicable para la valuación de inventarios Hoja: 40 de 80 Código (cuando aplique) No aplica No aplica No aplica No aplica 7.0 Registros Registros Tiempo de conservación Responsable de conservarlo Código de registro o identificación única Nota de salida 5 años Área de Almacén No aplica 8.0 Glosario 8.1 Nota de Salida.- Documento emitido por el sistema de almacén, que ampara la solicitud y recepción de solicitudes de materiales e insumos requeridas por las diferentes áreas del Instituto. 8.2 Catalogo de firmas.- Documento en el cual se encuentra el nombre, puesto y firma autógrafa del personal autorizado por los directores de Área, para retirar materiales e insumos de los almacenes. 8.2 Sistema SQL : Conjunto de elementos ordenados, que se relacionan e interactúan de manera que pueden controlar y administrar los registros físicos y contables de los materiales e insumos adquiridos por el Instituto.

41 3. Procedimiento para la recepción de solicitudes de materiales e insumos y el registro de salida de los Almacenes Hoja: 41 de Cambios de esta versión Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio 2 versión 02-sep-08 No aplica 10.0 Anexos 10.1 Nota de Salida 10.2 Catálogo de s

42 3. Procedimiento para la recepción de solicitudes de materiales e insumos y el registro de salida de los Almacenes Hoja: 42 de 80 Formato Nota de Salida

43 3. Procedimiento para la recepción de solicitudes de materiales e insumos y el registro de salida de los Almacenes Hoja: 43 de 80 Instructivo del Formato Nota de Salida Concepto Actividad 1 Nombre del Solicitante Anotar nombre del Servidor Público que solicita 2 Numero consecutivo de salida de almacén Anotar el número consecutivo de nota de salida emitida por el sistema de almacenes. 3 Fecha de la nota de salida Anotar la fecha de elaboración de la nota de salida 4 Cantidad solicitada Anotar la cantidad solicitada por cada uno de los materiales e insumos 5 Descripción de los materiales e insumos Anotar la descripción incluyendo el catalogo de los materiales e insumos 6 Precio Unitario Anotar el precio unitario de los materiales e insumos 7 Nombre y del que recibe Anotar el nombre y plasmar firma de Servidor Publico que recibe 8 Nombre y de quien entrega Anotar el nombre y plasmar firma del personal que entrega perteneciente al área de almacén 9 Importe total de la nota de salida Anota el importe total de la nota de salida

44 3. Procedimiento para la recepción de solicitudes de materiales e insumos y el registro de salida de los Almacenes Hoja: 44 de 80 Formato Catálogo de s NOMBRE AREA DE ADSCRIPCIÓN FIRMA 1 2 3

45 3. Procedimiento para la recepción de solicitudes de materiales e insumos y el registro de salida de los Almacenes Hoja: 45 de 80 Instructivo Formato Catalogo de s Concepto Actividad 1 Nombre del Personal Autorizado Anotar del Servidor Público autorizado. 2 Área de adscripción Anotar el área de adscripción del personal autorizado 3 del Personal Autorizado Plasmar firma del Servidor Público Autorizado

46 4. Procedimiento para emisión de reportes de Almacén Hoja: 46 de PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIÓN DE REPORTES DE ALMACÉN

47 4. Procedimiento para emisión de reportes de Almacén Hoja: 47 de Propósito 1.1 Emitir y enviar oportunamente los reportes que genera, mensual o periódicamente, el área de almacenes, a la Dirección de Administración, Subdirección de Recursos Financieros, Departamento de Adquisiciones, en su caso paras áreas fiscalizadoras que los solicitan 2.1 Alcance 2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al Área del almacén. 2.2 A nivel externo no aplica 3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1 El responsable del área de almacenes, en los plazos establecidos y de manera correcta, deberá emitir los reportes que son generados del sistema de almacenes, los cuales se harán llegar a las áreas correspondientes, a través de la Dirección de Administración. 3.2 El responsable del área de almacenes, deberá respaldar, en medios magnéticos, toda la información que se generen del Sistema de Álmacenes e, igualmente, conservar copia de los reportes que emita. 3.3 El responsable del área de almacenes, previo a la emisión de reportes, deberá verificar, comprobar y validar la correcta captura de la información contenida en los documentos fuente, así como de que los registros individuales de los materiales e insumos, hayan sido afectados adecuadamente. 3.4 El responsable del área de almacenes, deberá conciliar mensualmente, las cifras contenidas en sus registros contra las que obren en el departamento de adquisiciones y el departamento de contabilidad y, en su caso, aclarar las posibles diferencias que surjan, resultado de dicha conciliación.

48 4. Procedimiento para emisión de reportes de Almacén Hoja: 48 de Descripción del procedimiento Secuencia de Etapas 1.0 Emisión de reportes. 2.0 Elabora de conciliación con adquisiciones 3.0 Elabora de conciliación con contabilidad Actividad 1.1 Emite listados previos de los reportes que son generados de manera permanente o mensualmente, tales como: reporte de movimientos, entradas al almacén, reporte de consumos por partida, artículo y por área etc. 1.2 Envía a la Subdirección de Recursos Financieros y al Departamento de Adquisiciones. Listado de Notas de Entrada por partida Listado de Notas de Salida por partida 2.1 Conjuntamente con el departamento de adquisiciones, concilian los pedidos formalizados Si existen diferencias: Aclara las diferencias, determinando su origen y, en su caso, genera los movimientos que correspondan para su corrección No existen diferencias: Obtiene Vo. Bo. de conformidad en la conciliación por parte del departamento de adquisiciones. Emite reportes definitivos, respalda la información de los mismos en medios magnéticos y archiva listados previos. Relación de Pedidos Listado de Notas de Entrada por partida Conciliación 3.1 Con el departamento de contabilidad, concilia las cifras contenidas en los reportes contra las consignadas en los registros contables y, en su caso, determina diferencias. Si existen diferencias: Aclara las diferencias, determinando su origen y, en su caso, genera los movimientos que No existen diferencias: Obtiene Vo. Bo. de conformidad en la conciliación por parte del departamento de adquisiciones. Responsable Responsable de Almacén Departamento Adquisiciones Departamento Contabilidad

49 4. Procedimiento para emisión de reportes de Almacén Hoja: 49 de 80 Emite reportes definitivos, respalda la información de de los mismos en medios magnéticos y archiva listados previos. Relación de Pedidos Listado de Notas de Entrada por partida Listado de Notas de Salida por partida Conciliación FIN DE PROCEDIMIENTO

50 4. Procedimiento para emisión de reportes de Almacén Hoja: 50 de Diagrama de Flujo ÁREA DE ALMACENES INICIO DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 1 EMITE LISTADOS PREVIOS QUE GENERA MENSUALMENTE LIS TA D OS CONCILIA CON ADQUISICIONES Y DETERMINA DIFERENCIAS 2 3 N O CONCILIA CON CONTABILIDAD Y DETERMINA DIFERENCIAS NOTAS DE E NTRADA NOTAS DE S ALIDA AUXILIARE S DE CONTAB ILIDAD NOTAS DE ENTRA DA P E D ID OS E XIS TE E XIS TE D IFE R E N C IA S S I A C L A R A, D E TE R MIN A OR IG E N, C O R R IG U E D IFE R E N C IA S A C L A R A, D E TE R MIN A OR IGE N, C O R R IGU E N O O B TIE N E V ob o E N L A C O N C ILIA C IÓN P O R P A R TE DE CONTAB ILIDAD O B TIE N E V o B o E N L A C ON C ILIA C IÓ N P OR P A R TE DE ADQUIS ICIONES C ON C IL IA C IÓN E I X ARCHIVA PAPELES 4 DE TRABAJO Y CONCLIACIONES EN EXPEDIENTE C O N C IL IA C IÓN R E P O R TE S CONCILIA CION A DQUIS ICIONE S CONCILIA CION CONTA B ILIDA D FIN

51 4. Procedimiento para emisión de reportes de Almacén Hoja: 51 de Documentos de referencia Documentos Manual de Organización Específico del INMEGEN Marzo de 2008 Lineamientos generales para la administración de Almacenes de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal D.O.F 11-XI-2004 Manual del Sistema de Almacén SQL Oficio circular 309.-A 0035/2008 mediante el cual se informa a los oficiales mayores de las dependencias de la Administración Pública Federal el método aplicable para la valuación de inventarios Código (cuando aplique) No aplica No aplica No aplica No aplica 7.0 Registros Registros Tiempo de conservación Responsable de conservarlo Código de registro o identificación única Nota de salida 5 años Área de Almacén No aplica 8.0 Glosario 8.1 Sistema SQL : Conjunto de elementos ordenados, que se relacionan e interactúan de manera que pueden controlar y administrar los registros físicos y contables de los materiales e insumos adquiridos por el Instituto Nacional de Medicina Genómica. 8.2 Reportes.- Listados de las notas de entrada al Almacén, listado de notas de salida, listado de existencias, todos estos a una fecha determinada emitidos por el sistema de almacén.

52 4. Procedimiento para emisión de reportes de Almacén Hoja: 52 de Cambios de esta versión Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio 2 versión 02-sep-08 No aplica 10.0 Anexos 10.1 Formato de Reporte de Nota de Entrada 10.2 Formato de Reporte de Nota de Salida

53 4. Procedimiento para emisión de reportes de Almacén Hoja: 53 de 80 Formato Reporte de Notas de Entrada 10.1 Reporte de Notas de Entrada No. de Pedido Proveedor No. Nota de entrada Fecha de recepción Importe con iva Partida Presupuestal

54 4. Procedimiento para emisión de reportes de Almacén Hoja: 54 de 80 Instructivo del Formato Reporte Notas de Entrada Concepto Actividad 1 Número de pedido Anotar el número de pedido de los materiales e insumos 2 Nombre del Proveedor Anotar el Nombre de la Persona Física o Moral 3 Número de Nota de Entrada Anotar el número de nota de entrada emitida por el sistema de almacenes 4 Fecha de recepción Anotar la fecha de recepción en el almacén 5 Importe con iva Anotar el importe total con iva de la nota de entrada 6 Partida Presupuestal Anotar la partida presupuestal a la que pertenece la nota de entrada

55 4. Procedimiento para emisión de reportes de Almacén Hoja: 55 de Reporte de Notas de Salida No. Nota de salida Partida Presupuestal Cantidad Unidad Precio de Venta Costo Promedio

56 4. Procedimiento para emisión de reportes de Almacén Hoja: 56 de 80 Instructivo del Formato Reporte Notas de Salida Concepto Actividad 1 Número de nota de salida Anotar el número de nota de salida emitida por el sistema 2 Partida Presupuestal Anotar la partida presupuestal a la que pertenece la nota de salida 3 Unidad Anotar unidad de los materiales e insumos 4 Precio de Venta Anotar el precio de venta de los materiales e insumos 5 Costo promedio Anotar el consto promedio emitido por el sistema

57 5. Procedimiento para la Toma Física de Inventarios y determinación de diferencias en Almacén. Hoja: 55 de PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS Y LA DETERMINACIÓN DE DIFERENCIAS EN LOS ALMACENES

58 5. Procedimiento para la Toma Física de Inventarios y determinación de diferencias en Almacén. Hoja: 56 de Propósito Contar con un documento que sirva de guía para la toma física de los inventarios de materiales e insumos, contenidos en los almacenes del Instituto, y como instrumento para la inducción del personal que interviene en dicho proceso, así como garantizar que los controles y procedimientos utilizados para dicha toma física, sean óptimos, eficaces y eficientes. 2.0 Alcance 2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al Área del Almacén. 2.2 A nivel externo el procedimiento no es aplicable. 3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1 El responsable del área de almacenes, tendrá la obligación de efectuar, por lo menos una vez al mes, pruebas selectivas de las existencias físicas de bienes en los almacenes, a fin de que, con oportunidad, detecte y corrija las posibles desviaciones que resulten de dichas pruebas. 3.2 El responsable del área de almacenes, deberá coordinar la toma de los inventarios físicos de materiales e insumos ubicados en los almacenes propiedad del Instituto. 3.3 La toma física de inventarios, invariablemente se deberá efectuar en el mes noviembre de cada ejercicio fiscal. 3.4 El área de almacenes, deberá comunicar con anticipación, la fecha programada para la toma física de los inventarios, a las áreas de Órgano Interno de de Control, Contabilidad y, en su caso, a Auditoria Externa, para su intervención y participación; así como a las distintas áreas del Instituto, para que con antelación a dicho evento y acorde a los períodos que tengan establecidos, soliciten los bienes que les sean necesarios, ya que durante la práctica del inventario no serán atendidas las solicitudes de abastecimiento de bienes. 3.5 El personal auxiliar del área de almacenes, deberá tener correctamente acomodados y clasificados los bienes a inventariar; clave y descripción de cada bien, y verificar un día antes de la toma física del inventario, que cada zona, sección, pasillo, anaquel o estante, tenga adherido su respectivo señalamiento, para facilitar su localización.