Unidad Responsable / Cargo Pasos Descripción de la Actividad / Acción

Transcripción

1

2 N de Pág.: 2/6 8.0 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD / ACCIÓN: Unidad Responsable / Cargo Pasos Descripción de la Actividad / Acción Unidad Solicitante 1 Envía al Departamento de Almacén, Sección de Almacén, Unidad de Almacén, o a la Asistencia Administrativa correspondiente (sólo en el caso donde no exista Departamento de Almacén, Sección de Almacén o una Unidad de Almacén) mediante nota, los materiales a devolver. La nota debe indicar lo siguiente: Departamento de Almacén, Sección de Almacén o Unidad de Almacén (Almacenista) - Nombre de la unidad solicitante. - Fecha de devolución. - N de despacho. - Descripción del material. - Unidad de medida. - La misma cantidad de artículos que fueron despachados en su forma de empaque original. - Unidad de medida. - Razones que motivan la devolución. - Nombre, cargo y firma de la persona responsable de la devolución. - Sello de la unidad solicitante. 2 Recibe la nota, inspecciona los materiales devueltos y verifica características de la devolución, que a continuación se detallan: 1. Que no hayan sido utilizados por la dependencia. 2. Que no estén deteriorados, dañados o vencidos. 3. Que no hayan sido despachados en un término mayor a tres (3) meses. 4. Que el o los materiales sean devueltos tal y como fueron despachados, en su forma de empaque original. Acepta aquellos materiales que cumplan con las características exigidas y entrega nota al supervisor correspondiente.

3 N de Pág.: 3/6 Unidad Responsable / Cargo Pasos Descripción de la Actividad / Acción Departamento de Almacén, Sección de Almacén o Unidad de Almacén Departamento de Almacén (Supervisor) Departamento de Almacén (Sección de Registro) 2 Si los materiales no cumplen, rechaza, con el fin que la Unidad Solicitante coordine con la Dirección de Contabilidad y Auditoría Interna el correspondiente proceso de descarte. 3 Autoriza con visto bueno la nota, para dar entrada nuevamente de los materiales al sistema de administración de inventario (ORACLE), por devolución. Envía nota autorizada a la Sección de Registro. 4 Recibe la nota y actualiza el registro mecanizado (ORACLE), a través del ícono módulo de inventario, devoluciones. Imprime la FORMA: DAA/30, Anexo N 1, Documento de Devolución de Materiales y Equipos, firma el Jefe de Almacén, sella de procesado en pantalla, y coloca la firma y fecha correspondiente. Reproduce la FORMA: DAA/30, adjunta copia de la nota y del despacho correspondiente, y archiva la documentación. Envía a la Dirección de Contabilidad y Finanzas, los originales de la FORMA: DAA/30 y la nota, así como también copia del despacho correspondiente.

4 N de Pág.: 4/ DIAGRAMA DE FLUJO: Departamento de Almacén, Sección de Almacén o Unidad de Almacén Unidad Solicitante Almacenista Supervisor Sección de Registro Inicio A Envia al Departamento, Sección o Unidad de Almacén, o a la Asistencia Administrativa, nota, sobre la devolución. Coordina con Direcciones de Contabiliad y Finanzas y Auditoría Interna, el proceso de descarte. No Cumplen con las características exigidas? Rechaza y devuelve a la unidad solicitante. Recibe la nota, inspecciona y verifica las características de la devolución. Sí Acepta los materiales y entrega nota al supervisor. Autoriza con visto bueno la nota y envía a la Sección de Registro. Recibe la nota autorizada y actualiza el registro mecanizado. Imprime la FORMA: DAA/30, firma el Jefe de Despacho, sella de procesado en pantalla y coloca la firma y fecha correspondiente. Reproduce la FORMA: DAA/30, adjunta copia de la nota y del despacho correspondiente. Fin A Archiva documentación. Envia los originales de la FORMA: DAA/30 y de la nota, y copia del despacho correspondiente, a la Dirección de Contabilidad y Finanzas. Fin

5 N de Pág.: 5/6 ANEXO No. 1 FORMA: DAA/30 Fecha de Edición: Abril/2011 ÓRGANO JUDICIAL DIRECCIÓN DE ABASTECIMIENTO Y ALMACÉN DEPARTAMENTO DE ALMACÉN Documento de Devolución de Materiales y Equipos Devolución N : Almacén: Fecha de Recibo: Unidad Gestora: Código Tipo de Cuenta Precio Artículo Descripción Unidad Documento Financiera Cantidad Unitario % Total Observaciones: Total de Impuesto: Total: Recibido por: Cargo: Fecha: Jefe de Almacén: Despachado por: Entregado por:

6 ANEXO N 1 N de Pág.: 6/6 FORMA: DAA/30 Fecha de Edición: Abril/2011 Nº de Revisión: 00 Fecha de Revisión: 00 INSTRUCTIVO: 1.0. OBJETIVO: Registrar de manera formal y detallada las devoluciones de los bienes y materiales por parte del Departamento de Almacén DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN: 2.1. Devolución N : Colocar el número consecutivo que corresponde a la devolución, seguido de un guión y luego el año en curso Almacén: Indicar el almacén donde se realiza la devolución Fecha de recibo: Anotar el día, mes y año en que se recibe la devolución Unidad gestora: Colocar el nombre de la dependencia que realiza la devolución Código/Artículo: Anotar el número de código asignado al artículo devuelto Descripción: Describir detalladamente los artículos devueltos (nombre del artículo, marca, modelo, etc.) Unidad: Identificar la unidad de medida (litros, galones, cajas, docenas, etc.) 2.8. Tipo de documento: Este campo no está activado en el sistema (ORACLE) Cuenta financiera: Indicar la cuenta financiera relacionada con el renglón Cantidad: Colocar el número de unidades devueltas por artículo Precio unitario: Colocar el precio por unidad %: Este campo no está activado en el sistema (ORACLE) Total: Detallar el total en dinero que resulta de la cantidad de artículos devueltos por el precio unitario correspondiente Total de impuesto: Indicar el total de impuesto en dinero que resulta de la cantidad de artículos devueltos por el impuesto que corresponde al precio unitario Total: Anotar el gran total correspondiente en dinero, de los artículos devueltos. Observaciones: Anotar cualquier detalle relavante, referente a la devolución. Recibido por: Estampar la firma el funcionario que recibe lo devuelto. Cargo: Escribir el cargo que ocupa el funcionario que recibe lo devuelto. Fecha: Indicar día, mes y año en que es recibida por el funcionario la devolución. Jefe de almacén: Estampar la firma el Jefe de Almacén. Despachado por: Colocar el nombre del funcionario que confeccionó el documento de despacho de materiales y equipos, en su momento. Entregado por: Detallar el nombre del funcionario que realizó la entrega de los materiales o equipos, en su momento. Sella: Colocar el sello de procesado en pantalla con la firma del que preparó el documento de devolución de materiales y equipos, y la fecha correspondiente DISTRIBUCIÓN: 3.1. ORIGINAL: Dirección de Contabilidad y Finanzas 3.2. COPIA: Departamento de Almacén (Sección de Registro) 4.0. DISPOSICIONES GENERALES: Este formato es mecanizado. El edificio sede, el 725, 365 y 366, realizarán las devoluciones al Almacén, ubicado en la Ave. México.