NORMAS, PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS EN MATERIA DE ALMACENES.

Transcripción

1 SECRETARIA DE SALUD Dirección de Administración NORMAS, PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS EN MATERIA DE ALMACENES. MARZO DE 2012

2 CONTENIDO I PRESENTACIÓN II NORMATIVIDAD III RECEPCIÓN IV CONTROL DE CALIDAD V ALMACENAMIENTO VI PROCEDIMIENTO DE ENTRADAS AL ALMACÉN VII PROCEDIMIENTOS DE SALIDAS AL ALMACÉN VIII ADMINISTRACIÓN DE INSUMOS PARA LA SALUD PROCEDIMIENTOS: RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE INSUMOS CCSR. CAPACITACIÓN DEL SISTEMA SADIS. REPORTE DE CONSUMOS. REGISTRO Y CONCENTRADO DEL INVENTARIO FÍSICO. INDICADOR DE ABASTO ALTA DE CLAVES AL SISTEMA SADIS. IX LINEAMIENTOS PARA LA OPERACIÓN DE SADIS

3 , Técnicas y Procedimientos de Almacén I.- PRESENTACIÓN COMO RESULTADO DEL ESTABLECIMIENTO DE MECANISMO DE CONTROL Y SUPERVISIÓN QUE GARANTICEN LA RECEPCIÓN, CUSTODIA Y DISTRIBUCIÓN OPORTUNA DE LOS INSUMOS FEDERALES EN EL ALMACÉN ESTATAL O JURISDICCIONAL, SE HAN FORTALECIDO LOS PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPERVISIÓN, DIRIGIDOS AL PERSONAL ESTATAL, JURISDICCIONAL Y UNIDADES OPERATIVAS. PARA GARANTIZAR LO ANTERIOR SE HAN ESTABLECIDO DOS LÍNEAS DE ACCIÓN: A. DIFUNDIR AL PERSONAL DIRECTIVO DE ALMACENES ESTATALES LAS NORMAS, TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ALMACENAMIENTO. B. CAPACITAR AL PERSONAL OPERATIVO, PARA DAR ESTRICTO CUMPLIMIENTO A LOS LINEAMIENTOS EN EL DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES OPERATIVAS.

4 3 SECRETARIA DE SALUD Normatividad II.- NORMATIVIDAD LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL. LEY No. 539 DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS, ADMINISTRACIÓN Y ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE. LEY DE RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS. CÓDIGO FINANCIERO PARA EL ESTADO DE VERACRUZ LLAVE. REGLAMENTO INTERIOR DE SERVICIOS DE SALUD DE VERACRUZ. LINEAMIENTOS SOBRE MEDIDAS PREVENTIVAS, TRAMITE DE BAJA Y DESTINO FINAL POR CADUCIDAD DE MEDICAMENTOS, SUSTANCIAS QUÍMICAS Y MATERIAL DE CURACIÓN. LINEAMIENTOS SOBRE MERMAS, DAÑOS FALTANTES Y SOBRANTES DE INSUMOS EN ALMACÉN.

5 4 Procesos de Almacenamiento III.- RECEPCIÓN EL ALMACÉN DEBE CONTAR CON UN ÁREA FÍSICA SUFICIENTE CON ESPACIOS LIMITADOS PARA: - RECEPCIÓN - CONTROL DE CALIDAD - GUARDA Y CUSTODIA - SUMINISTRO Y DISTRIBUCIÓN LA RECEPCIÓN SE DIVIDE EN DOS FASES: - DOCUMENTAL.- EN CASO DE RECEPCIÓN DE BIENES PROCEDENTES DEL NIVEL FEDERAL, LA DOCUMENTAL DEBERÁ SER CONFRONTADA CONTRA LA SOLICITUD ELABORADA POR LA DIRECCIÓN DE ATENCIÓN MÉDICA O SALUD PÚBLICA, CON EL OBJETO DE NO RECIBIR BIENES QUE NO SE SOLICITARON Y EVITAR LA CREACIÓN DE EXCEDENTES EN EL ALMACÉN. - EN CASO DE COMPRAR A PROVEEDORES SE DEBERÁ CONFRONTAR LA SOLICITUD DE COMPRA (CONTRATO O PEDIDO) CONTRA EL DOCUMENTO QUE AMPARA LA ENTREGA DE BIENES (FACTURA O NOTA DE REMISIÓN) Y CUYOS DOCUMENTOS DEBERÁN SER PRESENTADOS POR EL PROVEEDOR. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: - GARANTIZAR DOCUMENTALMENTE QUE LOS BIENES E INSUMOS QUE INGRESAN AL ALMACÉN SE AJUSTEN A LAS CONDICIONES, CANTIDADES, PRECIOS Y TIEMPOS PACTADOS POR EL ÁREA DE ADQUISICIONES MEDIANTE EL CONTRATO O PEDIDO. - CONTROLAR DOCUMENTALMENTE EL INGRESO DE LOS BIENES E INSUMOS AL ALMACÉN. - MANTENER UN ARCHIVO HISTÓRICO DE INGRESO DE BIENES E INSUMOS AL ALMACÉN. - MANTENER PERMANENTEMENTE ACTUALIZADOS LOS REGISTROS DE INGRESO DE BIENES E INSUMOS AL ALMACÉN. EN EL MOMENTO QUE SE PRESENTA EL PROVEEDOR SE COTEJARÁN LAS FACTURAS Y REMISIONES QUE ENTREGA EL PROVEEDOR AL MOMENTO DE PRETENDER INGRESAR LOS BIENES E INSUMOS AL ALMACÉN, PARA ASEGURAR QUE LOS DATOS CONTENIDOS EN LAS MISMAS CORRESPONDAN A LAS CONSIGNADAS EN LOS PEDIDOS Y EVITAR DESDE UN INICIO IRREGULARIDADES EN LAS ENTREGAS. 5

6 Procesos de Almacenamiento LOS DATOS QUE SE DEBEN COTEJAR SON: - FECHA DE ENTREGA PACTADA EN EL PERIODO - NÚMERO DE PEDIDO - NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL PROVEEDOR - LUGAR DE ENTREGA CONVENIDO - DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES - CANTIDAD Y PRESENTACIÓN DE LOS BIENES E INSUMOS - NÚMERO DE LOTES A ENTREGAR, ASÍ COMO SUS CADUCIDADES - IMPORTES UNITARIOS Y PARCIALES POR RENGLÓN - VERIFICACIÓN DE LA ENTREGA TOTAL O PARCIAL - APLICACIÓN DEL IVA (TRATÁNDOSE DE BIENES E INSUMOS QUE CONFORME A LAS DISPOSICIONES FISCALES DEBE APLICARSE) - IMPORTES TOTALES - FIRMAS AUTORIZADAS DEL PERSONAL RESPONSABLE DE LA ADQUISICIÓN. SI LA DOCUMENTACIÓN DEL PROVEEDOR NO REÚNE LOS REQUISITOS ENUNCIADOS EN EL PÁRRAFO ANTERIOR, DEBERÁ RECHAZARSE LA ENTREGA. UNA VEZ QUE SE INGRESAN LOS BIENES E INSUMOS AL ALMACÉN Y RECABA SELLO Y FIRMAS EN SUS REMISIONES O FACTURAS, SE PROPORCIONA EL ALTA CON EL SELLO Y FIRMA CORRESPONDIENTE EN LAS MISMAS PARA QUE EL PROVEEDOR LAS PRESENTE EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACENAJE Y DISTRIBUCIÓN Y POSTERIORMENTE EN LA UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPECTIVA PARA SU COBRO. AL ALMACÉN DEBERÁ INTEGRAR LOS EXPEDIENTES POR CONTRATO O PEDIDO QUE CONTENGA TODA LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE RELACIONADA CON LA ADQUISICIÓN. DE LAS ENTREGAS REGISTRADAS POR MEDIO DEL ALTA EN EL ALMACÉN SE TURNA COPIA AL ÁREA DE OPERACIÓN DEL SISTEMA SADIS PARA QUE SE PROCEDA A INCORPORAR AL REGISTRO DE EXISTENCIAS DE ALMACÉN LAS CANTIDADES DE BIENES INGRESADOS. ETAPAS DEL PROCESO DE LA RECEPCIÓN DOCUMENTAL DE BIENES E INSUMOS. 1.- VERIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN QUE PRESENTA EL PROVEEDOR. 2.- COTEJO DE LOS DATOS DE PEDIDO, REMISIÓN, FACTURA Y DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA. 3.- OTORGAMIENTO EN LA DOCUMENTACIÓN DEL SELLO DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL. 6

7 Procesos de Almacenamiento 4.- COTEJO EN LA REMISIÓN DE SELLOS Y FIRMAS DEL PERSONAL AUTORIZADO PARA LA INSPECCIÓN DE CONTROL DE CALIDAD Y RECEPCIÓN FÍSICA DE BIENES E INSUMOS EN ALMACÉN. 5.- OTORGAMIENTO DEL ALTA EN LA DOCUMENTACIÓN QUE AMPARA LOS BIENES ENTREGADOS. 6.-REGISTRO DEL INGRESO DE BIENES AL ALMACÉN. 7.- DISTRIBUCIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE EL INGRESO DE BIENES AL ÁREA DE OPERACIÓN DEL SADIS. REGISTRO Y CONTROL OBJETIVOS ESPECÍFICOS: - CONTAR CON UNA BASE DE DATOS VERAZ Y OPORTUNA ACERCA DE LOS MOVIMIENTOS DE ENTRADA Y SALIDA DE BIENES EN EL ALMACÉN. - CONOCER CON PRECISIÓN LOS SALDOS DE EXISTENCIA DISPONIBLE QUE SE CUENTA EN ALMACÉN PARA SU DISTRIBUCIÓN. - APOYAR EL PROCESO DE PROGRAMACIÓN DEL SUMINISTRO DE BIENES E INSUMOS. - CONOCER EN TODO MOMENTO EL DESTINO FINAL Y DISPOSICIÓN DE LOS BIENES INSUMOS. - EVALUAR Y CONCILIAR LOS RESULTADOS DE LOS INVENTARIOS DE EXISTENCIA FÍSICA EN ALMACÉN. - CONOCER EL ESTADO GLOBAL DE ENTREGA DE BIENES E INSUMOS Y GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LOS PROVEEDORES. - APOYAR A LA TOME DE DECISIONES QUE ACERCA DEL ABASTO DE BIENES E INSUMOS REALIZAN LAS ÁREAS MÉDICAS Y ADQUISICIONES. 7

8 Procesos de Almacenamiento EN ESTA ETAPA SE REALIZA EL REGISTRO DE CADA UNO DE LOS MOVIMIENTOS DE ENTRADA Y DE SALIDA MEDIANTE LA OPERACIÓN DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INSUMOS (SADIS). TRATÁNDOSE DE LA OPERACIÓN DEL SISTEMA SADIS SE PROCURARÁ CONTAR CON LOS MEDIOS DE SEGURIDAD AL INTERIOR DEL PROGRAMA O PROGRAMAS QUE NO PERMITAN EL REGISTRO ERRÓNEO DE CLAVES, PRECIOS O CANTIDADES, ADICIONALMENTE DEBERÁ CONTARSE CON RESPALDOS HISTÓRICOS Y DIARIOS DE LA INFORMACIÓN A EFECTO DE EVITAR LA PERDIDA DE LA MISMA. DE IGUAL MANERA, DEBERÁN HACERSE CORTES E IMPRESIONES DE LOS MISMOS CON LA PERIODICIDAD NECESARIA PARA CONCILIAR MENSUALMENTE LOS REGISTROS EFECTUADOS CON LOS AUXILIARES QUE EMITE EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. ASIMISMO DEBERÁ PROTEGERSE ADECUADAMENTE LOS EQUIPOS CONTRA FALLAS EN EL SUMINISTRO DE ENERGÍA ELÉCTRICA, ASÍ COMO GARANTIZAR LA INTEGRIDAD DE LOS PROGRAMAS Y ARCHIVOS QUE CONTIENEN LA INFORMACIÓN QUE EN OCASIONES SON AFECTADOS POR VIRUS INFORMÁTICOS. PARA EL CASO LA EVALUACIÓN DE INVENTARIOS DE EXISTENCIAS DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE EN LA MATERIA, LOS VALORES DE LOS INSUMOS CORRESPONDEN A PRECIOS PROMEDIO Y LOS BIENES DE ACTIVO FIJO A LOS DE SU ADQUISICIÓN. BENEFICIOS DEL REGISTRO DE BIENES E INSUMOS: - IDENTIFICAR CON TODA EFECTIVIDAD LAS CANTIDADES DE CADA CLAVE QUE SE ENCUENTRAN EN EL ALMACÉN, DESPUÉS DE CADA PROGRAMA DE DISTRIBUCIÓN Y AL INICIO DE UNO NUEVO. - CONTAR CON LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA EVALUAR LOS INVENTARIOS. - CONOCER CON EXACTITUD LA INFORMACIÓN DE LAS INCIDENCIAS SOBRE FALTANTES DE ALMACÉN Y LAS CAUSAS QUE LAS ORIGINARON, A EFECTO DE TOMAR LAS MEDIDAS NECESARIAS PARA ABATIRLAS. - CONTAR CON INFORMACIÓN VERAZ Y OPORTUNA ACERCA DEL GRADO DE ABASTO ALCANZADO AL CIERRE DEL EJERCICIO PRESUPUESTAL. 8

9 Procesos de Almacenamiento IV. CONTROL DE CALIDAD OBJETIVO GENERAL VERIFICAR LA CALIDAD DE LOS BIENES E INSUMOS QUE INGRESAN A LOS ALMACENES Y VIGILAR LAS CONDICIONES NECESARIAS PARA PRESERVAR LA DURANTE EL ALMACENAMIENTO Y CONTROL. EN LAS OFICINAS CENTRALES DE SERVICIOS DE SALUD DE VERACRUZ EL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE CALIDAD DEPENDE DIRECTAMENTE DE LA SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES, POR LO QUE, DEBERÁ ELABORAR SU PROPIO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, YA QUE EL PRESENTE DOCUMENTO QUE SE REFIERE AL ALMACÉN ES ELABORADO POR EL DEPARTAMENTO DE ALMACENAJE Y DISTRIBUCIÓN. V. ALMACENAMIENTO GUARDA Y CONSERVACIÓN ES EL PROCESO A TRAVÉS DEL CUAL SE LLEVA A CABO EL ACOMODO DE LOS BIENES, EN TAL FORMA QUE ADEMÁS DE PRESERVARSE EN CONDICIONES ADECUADAS, RESULTE FÁCIL SU DISPONIBILIDAD MEDIANTE UN EFICIENTE SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN, ASÍ COMO DE CUMPLIR CON LAS CONDICIONES DE ESTIBA, SEGURIDAD E HIGIENE. EN LAS ESTIBAS DE LOS PRODUCTOS ES IMPORTANTE RESPETAR LA INDICACIÓN QUE MARCA LA CAJA COLECTIVA. PARA REALIZAR EL ACOMODO DE LOS BIENES EN LOS RACKS, ANAQUELES O TARIMAS SE DEBERÁ DE EFECTUAR EN LAS ÁREAS DESTINADAS DE ACUERDO A SUS CARACTERÍSTICAS. ÁREA DE MEDICAMENTOS : EN SU ACOMODO SE DEBERÁN DIVIDIR EN: - SOLIDOS : TABLETAS, CAPSULAS, GRAGEAS, CREMAS, SUPOSITORIOS - LÍQUIDOS: JARABES, GOTAS Y SUSPENSIONES - AMPOLLETAS: SOLUCIONES INYECTABLES - SALES Y REACTIVOS: ACETONA, AZUFRE, ALCOHOLES, ÉTER, XILOL. DEBIDO A LAS CARACTERÍSTICAS DE ESTOS PRODUCTOS QUE SON VOLÁTILES E INFLAMABLES SE RECOMIENDA QUE EL ÁREA QUE SE DESTINE CONTENGA LAS CONDICIONES DE VENTILACIÓN ADECUADA, TENGA ACCESO RESTRINGIDO Y SUPERVISIÓN PERMANENTE. 9

10 Procesos de Almacenamiento - CONTROLADOS: DONDE EXISTAN ESTE TIPO DE PRODUCTOS, EL ACCESO Y CONTROL DE ESTA ÁREA SERÁN SUPERVISADOS ESTRICTAMENTE POR EL QUÍMICO RESPONSABLE Y EL JEFE DEL ALMACÉN. - RED FRÍA: EXISTEN PRODUCTOS QUE REQUIEREN PARA SU CONSERVACIÓN ESTAR EN EL ÁREA REFRIGERADAS, ESTA INDICACIÓN APARECE EN LA ETIQUETA DEL ENVASE INDIVIDUAL, ADEMÁS SE DEBEN RESPETARLOS RANGOS ESTABLECIDOS DE TEMPERATURA QUE SON 2 GRADOS A 8 GRADOS MÁXIMO. ÁREA DE MATERIAL DE CURACIÓN SUTURAS: CATGUT, SUTURAS, SEDA NEGRA, TRENZADA, ETC. MATERIAL DENTAL: FRESAS, MERCURIO, RESINA, AMALGAMAS, ETC. MATERIAL DE LABORATORIO: PIPETAS, MATRACES, LAMINILLAS, ETC. DE LAS DEMÁS CLAVES QUE CONFORMAN EL RUBRO DE MATERIAL DE CURACIÓN COMO SON: APLICADORES, ALGODONES, APÓSITOS, BIBERONES, CATÉTERES, CINTAS, GASAS, GUANTES, GUATAS, TELAS ADHESIVAS, VENDAS, ETC. ES IMPORTANTE QUE EL ALMACENAJE SE REALICE POR GRUPOS EN LOS RACKS DE ACUERDO A LOS CUADROS BÁSICOS. EN CASO DE QUE NO SE CUENTE CON RACKS O ANAQUELES SUFICIENTES ES RECOMENDABLE CONTAR CON UN ÁREA DE ESPACIOS LIBRES PARA RESGUARDAR AQUELLOS BIENES QUE SEAN DE GRAN VOLUMEN COMO PUEDEN SER JERINGAS, PAÑALES, TOALLAS, EQUIPOS PARA VENOCLISIS, ETC. SE HACE LA OBSERVACIÓN QUE AQUELLOS PRODUCTOS QUE POR SUS CARACTERÍSTICAS TENGAN RIESGO A SUFRIR ALTERACIONES POR TEMPERATURAS EXTREMAS SEAN ALMACENADOS EN LUGARES IDÓNEOS. EJEMPLOS: SUPOSITORIOS, ÓVULOS, CINTAS MICROPOROSAS, SONDAS, PELÍCULAS RADIOGRÁFICAS, ETC. UNA VEZ QUE LOS BIENES SE ENCUENTREN ALMACENADOS, SE LLEVARÁN A CABO SUPERVISIONES CONJUNTAMENTE CON EL ÁREA DE CONTROL DE CALIDAD CON LA FINALIDAD DE OBTENER UNA EVALUACIÓN DE LAS CONDICIONES DE RESGUARDO Y CONSERVACIÓN. LAS ACCIONES QUE SE DEBEN REALIZAR EN LOS ALMACENES SON LAS SIGUIENTES: 10

11 Procesos de Almacenamiento - SUPERVISIÓN PERMANENTE DE LA CADUCIDAD DE LOS PRODUCTOS PARA SER DISTRIBUIDOS DURANTE PERIODO DE VIDA ÚTIL. - VIGILAR QUE SE APLIQUE ADECUADAMENTE EL SISTEMA P.E.P.S. (PRIMERAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS) Y EN CASO DE QUE TENGAN CADUCIDAD DARLE SALIDA A LAS PRIMERAS CADUCIDADES. - OBSERVAR LA ROTACIÓN DE LOS PRODUCTOS, EN CASO DE QUE ESTOS NO TUVIERAN MOVIMIENTO REPORTAR AL ÁREA QUE SOLICITÓ LA COMPRA PARA QUE SE CONSIDERE SU DISTRIBUCIÓN. - SUPERVISAR LAS CONDICIONES DE HIGIENE Y SEGURIDAD EN LOS ALMACENES, EJEMPLOS: -SISTEMA CONTRA INCENDIOS -FUMIGACIÓN Y DESRATIZACIÓN PERIÓDICA -SERVICIO DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA -CONTEO FÍSICO Y A LOS REGISTROS EN LOS LIBROS DE MEDICAMENTOS CONTROLADOS. -QUE LAS CÁMARAS DE REFRIGERACIÓN O RED FRÍA ESTÉN FUNCIONANDO EN LA TEMPERATURA ADECUADA. EL ALMACÉN DEBERÁ CONTAR CON LOS SEÑALAMIENTOS PREVENTIVOS NECESARIOS COMO SON: - NO FUMAR - EXTINGUIDORES - NOMBRE DE LAS ÁREAS - FRANJAS QUE DELIMITEN LAS ÁREAS DE TRABAJO - SALIDAS DE EVACUACIÓN. SUMINISTROS Y DISTRIBUCIÓN: OBJETIVOS ESPECÍFICOS: - ESTABLECER LA CALENDARIZACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN - PROGRAMAR CONFORME AL GRADO DE EXISTENCIA FÍSICA, LA DISTRIBUCIÓN DE BIENES E INSUMOS. - DAR SEGUIMIENTO A LOS PROGRAMAS DE DISTRIBUCIÓN DE BIENES E INSUMOS HASTA SU DESTINO FINAL. 11

12 Procesos de Almacenamiento EN LA EJECUCIÓN DE ESTA ETAPA SE REALIZAN ACCIONES DE PROGRAMACIÓN DESTINADAS A DOCUMENTAR EL ENVIÓ DE BIENES E INSUMOS A SU DESTINO FINAL Y NO ATENDIENDO A LA DEMANDA FORTUITA E INMEDIATA DE BIENES. EL SUMINISTRO SE DEBE REALIZAR SOBRE LA BASE DE LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS - REQUERIMIENTO DE INSUMOS A TRAVÉS DE FORMATOS CCSR (CONTROL, CONSUMO, SOLICITUD Y REPOSICIÓN) - CUADROS DE DISTRIBUCIÓN ESPECÍFICOS LOS REQUERIMIENTOS A TRAVÉS DE FORMATOS CCSR SE RECIBEN EN EL ALMACÉN POR MEDIO ELECTRÓNICO A TRAVÉS DEL SISTEMA SADIS, LOS CUALES SON ENVIADOS POR LAS JURISDICCIONES Y HOSPITALES. EL ALMACÉN RECIBE Y SUMINISTRA ESTOS REQUERIMIENTOS EN LAS FECHAS QUE SEÑALA EL CALENDARIO ANUAL DE ABASTECIMIENTO. LOS CUADROS DE DISTRIBUCIÓN ESPECÍFICOS DEBEN CONSIGNAR LA SIGUIENTE INFORMACIÓN: ÁREA SOLICITANTE CLAVE Y DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES SUJETOS DE DISTRIBUCIÓN PRESENTACIÓN DE LOS PRODUCTOS CANTIDADES A SUMINISTRAR UNIDADES DONDE SE ENTREGARÁN LOS BIENES NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DEL ÁREA SOLICITANTE NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENAJE Y DISTRIBUCIÓN. SURTIDO: EL PERSONAL OPERATIVO SURTE LOS BIENES DE ACUERDO A LA CLAVE, CANTIDAD, UNIDAD DE MEDIDA Y CADUCIDAD INDICADA EN LA ORDEN DE ENVIÓ RESPECTIVA, CONSIDERANDO EL SISTEMA PEPS O PRIMERAS CADUCIDADES. DESPACHO: EL TRANSPORTE SOLICITADO SE PRESENTARÁ EN EL ALMACÉN EN EL ÁREA DE CONTROL DE CALIDAD PARA LA INSPECCIÓN CORRESPONDIENTE (QUE EL VEHÍCULO GUARDE LAS CONDICIONES DE HIGIENE Y SEGURIDAD NECESARIAS). 12

13 Procesos de Almacenamiento OBTENIENDO LA APROBACIÓN DEL ÁREA DE CONTROL DE CALIDAD EL TRANSPORTE SE PRESENTA ANTE EL JEFE DEL ALMACÉN PARA QUE EN CONJUNTO CON EL OPERADOR Y EL ENCARGADO DEL DESPACHO CUANTIFIQUEN LA CANTIDAD DE CAJAS QUE SUBAN AL VEHÍCULO Y ASÍ DETERMINAR EL TOTAL DE PAQUETES QUE CONTIENEN EL EMBARQUE. ADEMÁS SE LE ENTREGARÁ AL CONDUCTOR LAS ORDENES DE ENVIÓ ORIGINALES Y COPIAS QUE AMPARAN LOS BIENES QUE FUERON EMBARCADOS, DICHA DOCUMENTACIÓN SERÁ ENVIADA CON EL OPERADOR EL CUAL REGRESARÁ AL ALMACÉN LOS ORIGINALES Y COPIAS DE LA DOCUMENTACIÓN SELLADAS Y FIRMADAS DE RECIBIDO POR LA JURISDICCIÓN, HOSPITAL O UNIDAD ADMINISTRATIVA A LA QUE FUERON DESTINADOS. LA UNIDAD QUE RECIBE LOS BIENES SE QUEDARÁ CON UNA COPIA DE CADA DOCUMENTO PARA SU VERIFICACIÓN Y REGISTRO. EL ALMACÉN ELABORA UN REPORTE DE SALIDAS SEMANAL Y LO ENVIARÁ POR MEDIO DE OFICIO AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. LEVANTAMIENTO FÍSICO DE INVENTARIO EN CUMPLIMIENTO A LO ESTABLECIDO POR LA LEY 539 DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS, ADMINISTRACIÓN Y ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ, LOS ALMACENES DEBEN DE LLEVAR A CABO UNA A FÍSICA CUANDO MENOS CADA SEIS MESES. A. PARA REALIZAR LOS INVENTARIOS FÍSICOS GENERALES, ES RECOMENDABLE QUE SE SUSPENDAN LAS OPERACIONES NORMALES DEL ALMACÉN, A MENOS QUE PUEDAN OCASIONARSE TRASTORNOS IMPORTANTES. ES TAMBIÉN CONVENIENTE ADOPTAR LAS MEDIDAS NECESARIAS PARA QUE DICHO INVENTARIO SE LLEVE A CABO RÁPIDA Y EFICAZMENTE, PARA ELLO ES NECESARIO LLEVAR A CABO CUANDO MENOS LAS SIGUIENTES ACCIONES: - SOLICITAR LA LIMPIEZA PREVIA DEL ALMACÉN. - VERIFICAR QUE LOS BINES ESTÉN ACOMODADOS Y ORDENADOS. - CERCIORARSE QUE SE ENCUENTREN REGISTRADAS TODAS LAS OPERACIONES EFECTUADAS HASTA EL DÍA HÁBIL ANTERIOR A LA REALIZACIÓN DEL INVENTARIO. - SEPARAR Y SEÑALAR LOS BIENES QUE NO SEAN PROPIEDAD DE LA DEPENDENCIA. - SEPARAR E INDICAR CUALES SON LOS BIENES FUERA DE USO O DAÑADOS, O CUYA BAJA ESTE AUTORIZADA. 13

14 Procesos de Almacenamiento UNA VEZ REALIZADAS LAS ACTIVIDADES ANTES MENCIONADAS, SE DEBE PROCEDER COMO SIGUE: - COLOCAR EN TODOS LOS CASILLEROS, ESTANTES, ANAQUELES, ETC. DEL ALMACÉN EL MARBETE PARA EL LEVANTAMIENTO DE L INVENTARIO FÍSICO. - QUE UNA PERSONA PROCEDA A CONTAR LOS BIENES QUE SE ENCUENTREN EN LOS CASILLEROS, ESTANTES, ETC., ANOTANDO EN EL TALÓN A EL RESULTADO OBTENIDO. - QUE LA MISMA PERSONA RECORTE EL TALÓN PARA USO DEL ÁREA CONTABLE DEJANDO ANOTACIONES Y EL TALÓN B ESTARÁ EN BLANCO. - QUE ESTA MISMA PERSONA ENTREGUE AL ÁREA CONTABLE EL TALÓN QUE DESPRENDIÓ Y QUE POSTERIORMENTE DICHA ÁREA LOS COTEJE CON LOS REGISTROS DEL SADIS EXISTENTES. B. COMO PROCEDER CUANDO EXISTEN DIFERENCIAS EN LAS EXISTENCIAS? AL RESPECTO SE APLICARÁN LAS DISPOSICIONES QUE SE ENCUENTREN VIGENTES EN: - LOS LINEAMIENTOS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE MERMAS, FALTANTES Y EXCEDENTES EN ALMACENES ESTATALES, ALMACENES JURISDICCIONALES, ALMACÉN DE HOSPITAL Y FARMACIAS. - EL INSTRUCTIVO QUE DEBE ELABORARSE POR EL DEPARTAMENTO DE ALMACENAJE Y DISTRIBUCIÓN EL CUAL SERÁ REVISADO POR LA SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y POR EL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL PARA LA TOMA DE INVENTARIOS FÍSICOS, CUANDO MENOS DOS VECES AL AÑO. EL INVENTARIO FÍSICO NOS PERMITE SABER ENTRE OTROS DATOS IMPORTANTES CUALES SON LAS EXISTENCIAS EN EL ALMACÉN Y TAMBIÉN LOS PRODUCTOS DE POCO O NULO MOVIMIENTO PARA SER CONSIDERADOS EN LA DISTRIBUCIÓN. CONTROL DE CADUCIDADES PARA EVITAR QUE LOS PRODUCTOS SE CADUQUEN DENTRO DE LOS ALMACENES, SE DEBE PROCEDER DE LA MANERA SIGUIENTE: 1) MANTENER UN REGISTRO ACTUALIZADO DE LAS EXISTENCIAS DE CADA UNO DE LOS INSUMOS QUE TENGAN CADUCIDAD, CON NÚMERO DE LOTE Y FECHAS DE VENCIMIENTO EN EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INSUMOS (SADIS)* 2) CUMPLIR EN TODOS SUS TÉRMINOS CON LOS LINEAMIENTOS SOBRE MEDIDAS PREVENTIVAS,TRAMITE DE BAJA Y DESTINO FINAL POR CADUCIDADES DE MEDICAMENTOS, SUSTANCIAS QUÍMICAS Y MATERIAL DE CURACIÓN QUE SE ENCUENTRAN VIGENTES,EMITIDOS POR LA DIRECCIÓN A TRAVÉS DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE CALIDAD. 14

15 Manual de Procedimientos Nombre del Procedimiento: VI Entrada de bienes e insumos al Almacén Área y/o Puesto Adquisiciones Actividad Elabora contrato de Adquisición adjudicado al Proveedor y turna copia al. Envía copia al Almacén Estatal del Contrato adjudicado al Proveedor. Almacén Estatal Recibe copia del Contrato y en el momento de la recepción al Proveedor se solicita vía electrónica al Departamento de Control de Calidad su participación en la revisión de los bienes para que verifiquen si estos cumplen con las especificaciones y condiciones señaladas en el contrato. Depto. De Control de Calidad Almacén Estatal Almacén Estatal Almacén Estatal Revisa los bienes y si estos cumplen con el contrato, emite un dictamen de aceptación para su ingreso al Almacén, si los bienes no cumplen emite un dictamen de rechazo. Si los bienes fueron aceptados por el Departamento de Control de Calidad, el Almacén procede a revisar la documentación del proveedor cotejando que la remisión o factura contenga los mismos datos señalados en el contrato adjudicado, realiza conteo físico, revisa presentación, lotes y fechas de caducidad y en caso de que se encuentren correctos los insumos, procede a sellar la Remisión o Factura con los datos del número de entrada, fecha de la entrada y partida presupuestal. Cuando el proveedor entregue en una fecha posterior a la señalada en el contrato, deben de anotarse los días de atraso en la remisión o factura para que se aplique la sanción por parte de la Financieros. En caso de rechazo por parte del Departamento de Control de Calidad, devolverán al proveedor los bienes que no cumplieron con las especificaciones del contrato. Una vez aceptados los bienes registra la entrada de Almacén en el Sistema de Administración de Insumos para la Salud (SADIS), anotando la descripción de los bienes, unidad, cantidad, precio unitario, No de lote, caducidad, No de contrato, proveedor, partida presupuestal. Almacén Estatal Una vez revisado que se encuentren correctos tanto la documentación como los insumos, éstos se deberán acomodar en el área de Almacenamiento de acuerdo al tipo de bien, por número de clave y por Programa cuando el espacio lo permita. Almacén Estatal Mediante oficio envía reporte semanal de las entradas de almacén al área de Recursos Financieros para su registro contable, anexando una copia al contrato, copia de factura o remisión y dictamen de aceptación expedido por el Departamento de Control de Calidad. 15

16 Manual de Procedimientos Nombre del Procedimiento: VII Salida de bienes e insumos del Almacén Área y/o Puesto Jurisdicciones y Hospitales y Distribución Almacén Estatal Almacén Estatal Almacén Estatal Almacén Estatal Conductor del Vehículo Jurisdicciones y Hospitales Jurisdicciones y Hospitales Conductor del vehículo Actividad De acuerdo al Calendario Anual de Abastecimiento, envían mensualmente al vía electrónica a través del SISTEMA SADIS sus requerimientos mensuales de: medicamentos, material de curación, sustancias químicas, ropería, etc., informando al mismo tiempo sus consumos mensuales y existencias de cada una de las claves. Reciben requisiciones mensuales de Jurisdicciones y Hospitales a través del sistema SADIS, las revisa, registra, valida y las envía electrónicamente al Almacén Estatal. Recibe requisiciones validadas y procede a preparar el surtido elaborando Ordenes de Envío mediante Sistema SADIS que contiene el nombre de la Unidad a donde se envían los bienes, número de clave, descripción, presentación, cantidad enviada, número de lote, fecha de vencimiento y presentación de los insumos, partida presupuestal e importe de los bienes suministrados. Tomando como base la Orden de envío procede a preparar el surtimiento de los insumos, utilizando el Método de primeras caducidades, primeras salidas. Una vez empacado los insumos, se procede a despacharlos elaborando la Orden de Embarque que contiene los datos de las Unidades donde se entregarán los bienes, así como el número de cajas que corresponde a cada Unidad, la firma del jefe del almacén y la del Conductor de la unidad transporte. Carga los insumos al vehículo, entrega Órdenes de envío y Orden de Embarque al Conductor de la unidad de transporte. Acude a Jurisdicciones y Hospitales a realizar la entrega de los insumos. Reciben el vehículo del Almacén Estatal, revisan los bienes, cotejan con la documentación que los amparan, sellan y firman las órdenes de envío y las devuelven requisitadas al conductor. Registran la entrada de los insumos recibidos en el Sistema SADIS con los datos de número de clave, descripción, presentación, cantidad recibida, número de lote, fecha de vencimiento y presentación de los insumos, partida presupuestal e importe de los bienes recibidos. Entrega a los Almacenes A, B o C las órdenes de envío firmadas y selladas de recibido por las Jurisdicciones y Hospitales. Almacén Estatal Reúne las órdenes de envío y las turna semanalmente mediante oficio al Área de Recursos Financieros para su registro contable. 16

17 VIII Sistema de Administración de Insumos para la Salud (SADIS) Nombre del Procedimiento Recepción de Solicitudes de Insumos (CCSR). Objetivo del Procedimiento Revisar, analizar y evaluar los reportes de consumos, existencias y solicitudes de las Jurisdicciones Sanitarias, Hospitales y Centros de Asistenciales a través del Sistema de Administración de Insumos para la Salud (SADIS). Mensual Frecuencia de Realización La oficina de logística elaborará el calendario, para el envío, recepción y surtimiento del CCSR (Control, Consumo y Suministro de Requerimientos) implementando y actualizado por el Área Médica. La oficina de logística solicitará a las Jurisdicciones Sanitarias, Hospitales, Laboratorio Estatal de Salud Pública, Centro Estatal de Transfusión Sanguínea, Asilos y Hogar del Niño el envío mensual de los CCSR (Control, Consumo y Suministro de Requerimientos) a través del sistema SADIS de acuerdo al calendario. Las Jurisdicciones Sanitarias y Hospitales deberán enviar sus requerimientos de insumos mediante la aplicación del Sistema SADIS a la oficina de logística. La oficina de logística debe revisar, analizar y evaluar, así como enviar los requerimientos de las unidades a los almacenes estatales. Área y/o Puesto Oficina de logística Actividad 1. Elaborará calendario anual de logística para el envío, recepción, y surtimiento de las Unidades y Almacenes Estatales. 2. Envía el calendario anual de logística a las Jurisdicciones Sanitarias, hospitales, Laboratorio Estatal de Salud Pública, Centro Estatal de Transfusión Sanguínea, Asilos y Hogar del Niño y solicita a las Jurisdicciones Sanitarias, Hospitales, Laboratorio Estatal de Salud Pública, Centro Estatal de Transfusión Sanguínea, Asilos y Hogar del Niño, las

18 VIII Sistema de Administración de Insumos para la Salud (SADIS) Área y/o Puesto Unidad Aplicativa Oficina de Logística Actividad Requisiciones mensuales de CCSR a través de SADIS con -- Base en el calendario anual de logística. 3. Recibe calendario anual de logística y envía solicitudes mensuales de CCSR a la Oficina de logística. 4. Recibe de las Jurisdicciones Sanitarias, hospitales, Laboratorio Estatal de Salud Pública, Centro Estatal de Transfusión Sanguínea, Asilos y Hogar del Niño la solicitud de insumos (CCSR) de acuerdo al calendario anual de logística. 5. Revisa, analiza y evalúa las solicitudes (CCSR) de las Jurisdicciones Sanitarias y Hospitales a través de SADIS. 6. En Caso de proceder la solicitud de insumos (CCSR) la envía a los Almacenes Estatales. 7. En caso de no proceder las solicitudes de insumos (CCSR) devuelve la solicitud a la unidad aplicativa para su corrección. 18

19 VIII Sistema de Administración de Insumos para la Salud (SADIS) Nombre del Procedimiento Capacitación del Sistema de Administración de Insumos para la Salud (SADIS) Objetivo del Procedimiento Capacitar a personal de las Jurisdicciones Sanitarias y Hospitales en la operación del sistema de Administración de insumos para la Salud (SADIS). Semestral Frecuencia de Realización La capacitación del sistema de Administración de Insumos para la Salud (SADIS) corresponde realizarla al a través de la Oficina de Logística. La unidad aplicativa debe solicitar al Departamento de Desarrollo Informático la implementación y capacitación en el sistema SADIS. El Departamento de Desarrollo Informático realizará un diagnóstico técnico a la unidad aplicativa, para determinar si es factible llevar a cabo la implementación y capacitación en el sistema SADIS. El Departamento de Desarrollo Informático deberá informar al y Distribución el nombre de las unidades aplicativas que cuentan con los recursos técnicos para llevar a cabo la capacitación del sistema SADIS. El levantará una minuta, para hacer constar la capacitación e inicio de operaciones del sistema firmada por el personal que impartió la capacitación, el Director de la Unidad Aplicativa, el Administrador de la Unidad Aplicativa y el personal de la Unidad Aplicativa que estará encargado de operar el Sistema SADIS. Área y/o Puesto Unidad Aplicativa Departamento de Desarrollo Informático Actividad 1. Deberá solicitar al Departamento de Desarrollo Informático de las Unidades y Almacenes Estatales. 2. Realiza el diagnóstico técnico, para determinar si es factible llevar a cabo la capacitación en el sistema SADIS dentro de 19

20 VIII Sistema de Administración de Insumos para la Salud (SADIS) Área y/o Puesto Actividad De la unidad aplicativa. Departamento de almacenaje y Distribución 3. Informa al, el nombre de la unidad donde deberá capacitarse al personal. 4. Realizará la capacitación en el sistema SADIS en la unidad aplicativa. 5. Levanta una minuta para dejar asentado que se llevó a cabo dicha capacitación. 6. Envía una copia de la minuta sobre la capacitación a la Dirección de Administración. 20

21 VIII Sistema de Administración de Insumos para la Salud (SADIS) Nombre del Procedimiento Elaboración de Reporte de Consumos. Objetivo del Procedimiento Informar mensualmente sobre las cantidades de medicamentos y material de curación suministrada por Jurisdicciones Sanitarias y Hospitales, a través del sistema de Administración de Insumos para la Salud (SADIS). Semestral Frecuencia de Realización Todas las Unidades Aplicativas deberán reportar mensualmente sus consumos, existencias y requerimientos utilizando los formatos de Control del Consumo, Suministro y Reposición (CCSR) mediante la operación del Sistema de Administración de Insumos para la Salud. El se encargará de elaborar el reporte estatal de consumos de medicamentos y material de curación de las Unidades. Enviar el reporte estatal de consumos de medicamentos y material de curación de las Jurisdicciones Sanitarias y Hospitales a la. Área y/o Puesto Jurisdicciones Sanitarias y Hospitales y Distribución Actividad 1. Mensualmente a través del Sistema de Administración de Insumos para la Salud (SADIS), envían los formatos de consumo, existencias y requerimientos de insumos de Control de consumos, Suministro y Reposición (CCSR) al. 2. Mensualmente recibe de Jurisdicciones Sanitarias y Hospitales formatos de Control del consumo, suministro y Reposición (CCSR). 3. Elabora reporte estatal de consumo del sistema de Administración de Insumos para la Salud (SADIS). 4. Genera reporte. 21

22 VIII Sistema de Administración de Insumos para la Salud (SADIS) Nombre del Procedimiento Recepción y Concentrado del Inventario Físico de Insumos Objetivo del Procedimiento Informar a las subdirecciones de Recursos Financieros y la Contraloría Interna el importe por partida, programa y resumen general de inventario físico de insumos de los Almacenes Estatales, Jurisdicciones Sanitarias, Hospitales, Laboratorio Estatal de Salud Pública, Centro Estatal de Transfusión Sanguínea, Asilos y Hogar del niño. Semestral Frecuencia de Realización El debe elaborar instructivo para llevar a cabo el levantamiento de inventario físico de insumos. El debe solicitar a los almacenes centrales, Jurisdicciones Sanitarias, Hospitales, Laboratorio Estatal de Salud Pública, Centro Estatal de Transfusión Sanguínea, Asilos y Hogar del Niño, levantamiento y entrega de los inventarios Físicos de Insumos de acuerdo al instructivo utilizado para tales efectos. Los Almacenes Estatales, Jurisdicciones Sanitarias, Hospitales, etc., deberán elaborar y enviar cuando menos dos veces al año a la Oficina de Logística la relación de los inventarios físicos de insumos. La Oficina de logística deberá recepciona y revisa los inventarios físicos de insumos de Jurisdicciones Sanitarias, Hospitales, Laboratorio Estatal de Salud Pública, Centro Estatal de Transfusión Sanguínea, Asilos y Hogar del niño. El debe elaborar un concentrado por partida, programa y resumen general del inventario físico de insumos, de las unidades que dependen del Organismo. El debe enviar el concentrado de inventario físico de insumos por partida, programa y resumen general a las Subdirecciones de Recursos Financieros y Contraloría Interna. 22

23 VIII Sistema de Administración de Insumos para la Salud (SADIS) Área y/o Puesto y Distribución Actividad 1. Elabora el instructivo para llevar a cabo el levantamiento de inventario físico de insumos. 2. Solicita a los almacenes estatales, Jurisdicciones Sanitarias, Hospitales, Laboratorio Estatal de Salud Pública, Centro Estatal de Transfusión Sanguínea, Asilos y Hogar del niño, el levantamiento y entrega del inventario Físico de Insumos de acuerdo al instructivo utilizado para tales efectos. Oficina de Logística y distribución 3. Revisará y recepcionará los inventarios físicos de insumos de las Jurisdicciones Sanitarias, Hospitales, Laboratorio Estatal de Salud Pública, Centro Estatal de Transfusión Sanguínea, Asilos y Hogar del niño. 4. El elaborará un concentrado por partida, programa y resumen general del inventario físico de insumos. 5. Enviará dicho documento a las Subdirecciones de Recursos Financieros y Contraloría Interna. 23

24 VIII Sistema de Administración de Insumos para la Salud (SADIS) Nombre del Procedimiento Elaboración del Indicador de Abasto de Almacén Estatal a Jurisdicciones Sanitarias Objetivo del Procedimiento Que el reporte mensualmente el nivel de atención que el Almacén le está otorgando a las Jurisdicciones Sanitarias, para que las autoridades del Organismo cuenten con información relevante para la tome de decisiones. Mensual Frecuencia de Realización El se encargará de elaborar el reporte mensual de Indicador de Abasto de Almacén a Jurisdicciones Sanitarias. Las variables para obtener este indicador son señaladas por la Secretaría de Salud Pública Federal. El indicador deberá obtenerse del listado de claves de medicamentos del CCSR, cantidad solicitada por la unidad y ordenes de envío del Almacén Estatal que proporciona el Sistema SADIS. Para llevar a cabo la captura de la información se deberá utilizar herramienta de Microsoft Excel, la cual deberá contener las siguientes columnas: mes, clave, fecha programada, fecha de entrega, cantidad solicitada/programada, cantidad recibida. El concentrará los indicadores del Depto. De Adquisiciones, Control de Calidad, Almacenaje y Almacén A. El concentrado será enviado a la Dirección de Planeación. Área y/o Puesto y Distribución Actividad 1. Obtiene el listado del total de claves de medicamentos para el primer nivel (CCSR1), cantidad solicitada, ordenes de envío surtidas a través del sistema SADIS y fecha programada y la fecha de entrega de acuerdo al calendario. 24

25 VIII Sistema de Administración de Insumos para la Salud (SADIS) Área y/o Puesto Actividad 2. Realiza la captura de la información en la herramienta de Microsoft Excel, para posteriormente obtener con esta el indicador de Abasto de Almacén a Jurisdicciones Sanitarias. 3. El indicador de abasto de Almacén a Jurisdicciones Sanitarias será el cociente que resulte de dividir el número de unidades recibidas a tiempo entre el número de unidades solicitadas. 4. Concentra información (Departamento de Adquisiciones, Control de Calidad, y Distribución y Almacén A). 5. Envía concentrado de indicadores a la Dirección de Planeación. 25

26 VIII Sistema de Administración de Insumos para la Salud (SADIS) Nombre del Procedimiento Alta de claves al catálogo de Insumos del Sistema de Administración de Insumos para la Salud (SADIS). Objetivo del Procedimiento Incorporar al catálogo de insumos del Sistema de Administración de Insumos para la Salud (SADIS) claves solicitadas por los Almacenes Estatales, Jurisdicciones Sanitarias y Hospitales, para llevar a cabo la actualización de existencias a través de la captura de entradas y salidas. Diario Frecuencia de Realización Todas las Jurisdicciones Sanitarias y hospitales que recepcionen insumos en sus almacenes y que cuyas claves no se encuentren en el catálogo de insumos del sistema SADIS, deberán solicitar inmediatamente a la Oficina de Logística el alta de claves al sistema SADIS, para la captura de entradas y actualización de la existencia de insumos. En caso de que las claves solicitadas no se encuentren en el catálogo de insumos del sistema SADIS, la oficina de logística realizara su alta. Área y/o Puesto Oficina de Logística Actividad 1. Recibe de las Jurisdicciones Sanitarias y Hospitales la Solicitud de alta de claves que no se encuentren en el catálogo de insumos del Sistema SADIS. 2. Accesa al sistema y revisa que las claves solicitadas no se encuentren en el catálogo del Sistema SADIS. 3. En caso de que encuentren las claves en el catálogo del sistema SADIS, entonces se le informa a la Unidad como debe realizar la búsqueda de dicha clave en el Sistema SADIS. 4. En caso de que no se encuentre en el catálogo entonces se procede a dar de alta y se notifica a la Unidad. 26

27 IX LINEAMIENTOS PARA LA OPERACIÓN DEL SADIS 1.- RESPONSABLES EN OFICINA CENTRAL: Lineamientos ASPECTOS TÉCNICOS DEL SISTEMA: JEFE DEL DEPTO. DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN. OPERACIÓN DEL SISTEMA: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENAJE Y DISTRIBUCIÓN, JEFES DE ALMACENES ESTATALES Y JEFE DE LA OFICINA DE LOGÍSTICA. ACTUALIZACIÓN DE CUADROS BÁSICOS DE INSUMOS MÉDICOS: DIRECCIÓN DE ATENCIÓN MÉDICA. EVALUACIÓN DE LA OPERACIÓN: SUBDIRECCIÓN DE ATENCIÓN MÉDICA, SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES, CONTRALORÍA INTERNA. 2.- EN JURISDICCIONES Y HOSPITALES: OPERACIÓN, ACTUALIZACIÓN, SUPERVISIÓN JEFES DE JURISDICCIÓN, DIRECTORES DE HOSPITALES, ADMINISTRADORES DE JURISDICCIONES, HOSPITALES Y ENCARGADOS DE OPERAR EL SISTEMA. 3.- LINEAMIENTOS ESPECÍFICOS: TODAS LAS UNIDADES DE SESVER DEBERÁN MANTENER ACTUALIZADO EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INSUMOS PARA LA SALUD. LA ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA SE LLEVARÁ A CABO A TRAVÉS DE ENTRADAS Y SALIDAS, LAS CUALES SE DEBERÁN REGISTRAR DIARIAMENTE. LOS INSUMOS QUE SE RECIBAN, PROVENIENTES DE COMPRAS LOCALES, TRANSFERENCIAS, DONACIONES, ET., DEBERÁN INGRESARSE AL SADIS Y TRATÁNDOSE DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIÓN SE DEBERÁ REGISTRAR A DEMÁS EL NÚMERO DE LOTE Y FECHA DE CADUCIDAD. LOS FORMATOS CCSR DE REQUERIMIENTO DE INSUMOS MENSUAL SE DEBERÁN ENVIAR A OFICINA CENTRAL PRECISAMENTE EN LA FECHA QUE SEÑALA EL CALENDARIO DE ABASTECIMIENTO. LA CANTIDAD DE INSUMOS QUE SOLICITEN A TRAVÉS DE LOS FORMATOS CCSR DEBERÁ EFECTUARSE EN BASE A LAS EXISTENCIAS Y CONSUMOS REALES DE LAS UNIDADES. LOS MEDICAMENTOS CADUCOS DEBERÁN APARECER EN EL FORMATO CCSR EN LA COLUMNA DE EXISTENCIAS NO DISPONIBLES. PARA REALIZAR COMPRAS ALTERNAS DE INSUMOS MÉDICO: SE SUMINISTRARÁN SOLO PARA ATENDER CONTINGENCIAS, EMERGENCIAS O PARA ALGÚN PROGRAMA DE SALUD ESPECÍFICO. 27

28 IX LINEAMIENTOS PARA LA OPERACIÓN DEL SADIS Lineamientos AL CIERRE DEL EJERCICIO LA EXISTENCIA DE ARTÍCULOS DE Y/O INSUMOS DEL SISTEMA SADIS DEBERÁ SER IGUAL AL INVENTARIO FÍSICO Y EN CASO DE DETERMINARSE DIFERENCIAS, EL AJUSTE DEBERÁ SER AUTORIZADO POR LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE SESVER. LOS ALMACENES DEBERÁN MANTENERSE LIMPIOS Y ORDENADOS. LOS USUARIOS QUE OPEREN EL SISTEMA NO PODRÁN SER REUBICADOS A OTRA ÁREA DE TRABAJO SI NO SE CUENTA CON OTRA PERSONA CAPACITADA QUE LO CUBRA. A PARTIR DE LA APERTURA INICIAL DEL SISTEMA LA FUENTE PRINCIPAL PARA TODAS LAS REVISIONES DE AUDITORÍA QUE SE REALICEN AL ALMACÉN DE LA UNIDAD (CCSR, REPORTES, ENTRADAS, SALIDAS, CADUCOS, BOLETINES, KARDEX, ETC.) SERÁN LOS QUE SE GENEREN EN EL SISTEMA SADIS. SERÁ RESPONSABILIDAD ABSOLUTA DE LA UNIDAD (JEFES DE JURISDICCIÓN O DIRECTORES DE LA UNIDAD) QUE LOS EQUIPOS ASIGNADOS PARA LA OPERACIÓN DEL SADIS SE ENCUENTREN EN BUENAS CONDICIONES, POR LO QUE EL SISTEMA NO DEBERÁ TENER ATRASOS EN LA ACTUALIZACIÓN DE ENTRADAS Y SALIDAS. REGISTRO DE IVA: DEBERÁ REGISTRARSE EL IVA EN TODAS AQUELLAS COMPRAS LOCALES, DIRECTAS O LICITACIONES QUE REALICE LA UNIDAD DE TODAS LAS PARTIDAS PRESUPUESTALES A EXCEPCIÓN DE MEDICAMENTOS. 28