Optimización de los procesos de Expedición Recepción (OER)

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1 Optimización de los procesos de Expedición Recepción (OER) MANUAL DE IMPLANTACIÓN DE LOS ESTÁNDARES EAN UCC AECOC Noviembre de 2004

2 Indice 1. Introducción Ámbito de aplicación Qué es el Cross-docking? Flujos de información para entregas eficientes Escenario I: Proveedor Cliente Escenario II: Proveedor Operador Logístico Cliente Escenario III: Cross-docking Consideraciones generales Organización interna Inversión en tecnología y sistemas de información Alineamiento de Ficheros Maestros (AFM) Recomendaciones AECOC para la correcta codificación Las RAL (Recomendaciones AECOC para la Logística) Camino hacia la masa crítica Mensajes EDI-EANCOM DESADV D96.A Identificación de las partes Mappings del DESADV, con o sin utilización del SSCC RECADV D96.A Mapping de mensaje RECADV ORDERS D96.A Mapping de mensaje ORDERS Etiqueta EAN UCC Recomendaciones de codificación en un entorno de Entregas Eficientes Etiqueta Unidad Logística Etiqueta de una agrupación contenida en unidad logística Anexo I: Plan de contingencias Anexo II: Indicadores de gestión Anexo III: Las RAL del proceso de entrega / recepción de mercancías / 55

3 1. Introducción Tradicionalmente, la gestión comercial ha estado sujeta a un conjunto de procesos manuales, no automatizados que conllevan una serie de ineficiencias, como no poder alcanzar flujos más tensos que posibiliten la adaptación de los procesos en tiempo real. Además, en la mayoría de casos, la falta de fiabilidad de la información intercambiada en las transacciones y su desconexión de los flujos físicos aumentan en gran medida dichas ineficiencias. Las operativas actuales en las expediciones y recepciones de mercancías son factores críticos dentro de los procesos logísticos de las compañías. Existen oportunidades de ahorro en la disminución de tiempos de carga y descarga con la puesta en práctica de mecanismos que permitan eliminar de entrada, todos aquellos errores que se producen al manejar información manualmente. La implantación de la presente guía permite a fabricantes, distribuidores y operadores logísticos realizar el proceso expedición y recepción respectivamente utilizando los estándares EAN UCC de identificación de mercancías e intercambio electrónico de documentos, EDI-EANCOM, son el camino hacia la eficiencia. EAN UCC 128 (SSCC) RAL ACUERDOS LOGÍSTICOS EDI FLUJO DE MERCANCÍAS FLUJO DE INFORMACIÓN La Optimización de los procesos de Expedición y Recepción de mercancías (OER) se apoya en los siguientes instrumentos: Mensajes EDI-EANCOM : La utilización del mensaje de Aviso de Expedición (DESADV) permite informar con antelación al receptor del contenido exacto de la expedición; el mensaje Confirmación de Recepción (RECADV) permite informar de las incidencias en el proceso de recepción, siendo un elemento clave para un correcto proceso posterior de facturación. Complementariamente se pueden utilizar los mensajes Instrucción de Despacho (INSDES) y Situación de Despacho (OSTRPT) en un entorno con operadores logísticos. Ver escenarios. Etiqueta EAN UCC 128: La utilización de este tipo de etiquetas asegura el seguimiento de los envíos a lo largo de la cadena de suministro mediante el SSCC (Código Seriado de Unidad de Envío o Número de Matrícula) así como la automatización de funciones asociadas; carga de camiones, recepción en centros de distribución y/o tiendas. RAL, Recomendaciones AECOC para la logística: Reúnen un conjunto de acuerdos entre las partes de buenas prácticas en las actividades de preparación, manipulación, carga, transporte, descarga y recepción de la mercancía mediante las RAL. Revisión de procedimientos: El proceso de optimización de la entrega recepción implicará necesariamente una revisión de procedimientos que se estén llevando a cabo, por ejemplo: - Control de recepción según acuerdos de calidad concertada. - Programación de entregas. - Facturación según la confirmación de recepción. Herramientas facilitadoras para la Entregas Eficientes (Entorno Proveedor Cliente) Información a intercambiar Flujo Herramientas EAN UCC Aviso de Expedición Proveedor > Cliente DESADV Etiqueta EAN 128 Proveedor > Cliente EAN UCC 128 Confirmación de la Recepción Cliente > Proveedor RECADV RAL Cliente <> Proveedor RAL 3 / 55

4 Con la puesta en marcha de esta operativa se pretende: Agilizar y aumentar la calidad de la información para los flujos administrativos y operativos, para evitar la generación de sobrecostes en los entornos logísticos. Reducir las incidencias en las entregas y en el proceso de facturación. Llegar a conseguir la recepción ciega. Reducir el nivel de stocks. El uso de herramientas facilitadoras que tiendan a maximizar la eficiencia de los recursos empleados (personal, muelles de carga, transporte, etc.). Reducción de tiempos y coste del proceso de entrada de mercancías en almacén. Reducir errores con el etiquetado EAN UCC 128 e incrementar los niveles de información y trazabilidad de los productos. En definitiva, agilizar la cadena logística total, desde el fabricante hasta la línea de la tienda, el consumidor final Ámbito de aplicación Con esta guía se cubren todos los escenarios: Todas las categorías de productos (PGC, frescos, etc.). Entregas directas a tienda. Entregas a almacén: - Operador logístico. - Entregas a plataforma con stock. - Entregas a plataforma sin stock (Cross-docking). Por su carácter especial, es necesario detallar la operativa de un centro de distribución que opera mediante Cross-docking Qué es el Cross-docking? El Cross-docking es un sistema de distribución por el cual las mercancías recibidas en un centro de distribución no se almacenan, sino que se preparan inmediatamente para su reexpedición. En otras palabras, el Cross-docking consiste en transferir las entregas desde el punto de recepción directamente al punto final de destino con un almacenaje limitado o provisional. El Cross-docking se caracteriza por unos plazos de entrega muy cortos. Es crucial una precisa sincronización de la entrada y salida de todos los envíos Por tanto, el objetivo del Cross-docking es eliminar el inventario no productivo mantenido en un centro de distribución minorista o mayorista. Los beneficios provienen de la eliminación de tiempo y costes requeridos para trasladar el producto dentro y fuera de las instalaciones del almacén, incluyendo las consiguientes entradas de datos en los sistemas de inventario y de gestión de datos. Mediante la utilización del Cross-docking, todas las partes que intervienen en la cadena buscan beneficiarse de las siguientes ventajas potenciales: Reducir: 4 / 55

5 - Los costes de distribución. - El espacio necesario, ya que le centro de distribución únicamente presta servicios como punto de escala para la distribución de los artículos. - La falta de existencias en las tiendas minoristas. - El número de almacenes en la totalidad de la cadena de distribución. - La complejidad de las entregas en los almacenes. - Los niveles de existencias. Aumentar: - El rendimiento por metro cuadrado en el centro de distribución. - La rotación del producto. - La disponibilidad del producto. Dinamizar: - El flujo de mercancías. Otros: - Tener acceso a los datos sobre la actividad de los productos. - Recibir pedidos consolidados en lugar de pedidos de cada tienda minorista. Existen dos tipos de Cross-docking (dependiendo de si hay manipulación de agrupaciones) que se detallan a continuación. La elección de uno u otro método depende de: - Tipo de producto. - Modelo de distribución utilizado por el distribuidor. - Volumen de producto suministrado y variedad de productos. - Plazos de entrega. - Coste de las opciones, etc. Cross-docking sin manipulación (Transbordo): Las unidades de expedición completas (p. ej. paletas, cajas, etc.) se reciben de un proveedor y se trasladan directamente a los muelles de salida para su consolidación con otros paquetes similares provenientes de otros proveedores, en vehículos de reparto sin ninguna otra manipulación. Estas unidades de expedición consisten en pedidos preseleccionados para uno o varios productos del proveedor. El proveedor recibe los pedidos y prepara las entregas ordenándolas en función de su destino. Todas las entregas se realizan en un punto concreto del centro de distribución, donde las unidades de expedición se seleccionan y se distribuyen a los puntos de destino correspondientes. La clasificación de las unidades de expedición por destino ya no se lleva a cabo en el almacén del distribuidor, sino que lo hace el proveedor en el momento de la preparación de las entregas. Esta aplicación permite al proveedor entregar a un único punto, el centro de distribución, sin aumentar los plazos de entrega a los puntos de destino. Es muy indicado para productos frescos, con el fin de incrementar la rotación del producto. Fabricante Centro de distribución Tienda No obstante, también se puede aplicar a productos de traslado lento para entregas a puntos de destino de tamaño medio, tales como supermercados o pequeñas tiendas de autoservicio. Generalmente, este tipo de Cross-docking resulta adecuado para productos de volumen menor con gran número de referencias; cosméticos, productos higiénicos, productos de ferretería y droguería, textil, etc. 5 / 55

6 Con el fin de optimizar la utilización de los recursos de transporte, varios proveedores de la misma cadena de aprovisionamiento pueden formar un grupo para sumar su capacidad logística. Cross-docking con manipulación (Conmutación): el centro de distribución desagrupa cada unidad de expedición (p. ej. paletas, cajas, etc.) en sus diversos componentes, los reordena y reetiqueta para su entrega a los destinatarios en nuevos envíos. A continuación, las unidades de expedición se trasladan al muelle de salida para su agrupación con paquetes similares de otros proveedores en vehículos de entrega. El centro de distribución envía pedidos consolidados que no están detallados por destino final. El cliente define las unidades logísticas o de distribución de acuerdo con el consumo en los puntos de destino. El proveedor prepara y entrega los productos al centro de distribución. Una vez recibidos, los paquetes homogéneos se reducen a unidades de distribución para su inmediata entrega a tienda. Fabricante Centro de distribución Tienda Este tipo de operativa está indicado para productos con una elevada rotación y con cierto volumen, con los que se puede realizar pedidos agregados. 6 / 55

7 2. Flujos de información para entregas eficientes 2.1. Escenario I: Proveedor Cliente El proveedor recibe un pedido (ORDERS), lo procesa y prepara la expedición, identifica el envío con etiquetas EAN UCC 128 de unidad de expedición y emite un Aviso de Expedición (DESADV) que especifica el contenido de cada agrupación. Opcionalmente, el cliente responde con un mensaje de Confirmación de Recepción (RECADV). Para más información sobre el contenido de las etiquetas y de los mensajes, consultar los anexos de esta guía. DESADV Aviso de Expedición SSCC 1 SSCC 2 SSCC 3 PROVEEDOR SSCC 1 SSCC 2 SSCC 3 RECADV Confirmación de Recepción CLIENTE RAL ACUERDOS LOGÍSTICOS Se aconseja: Emitir un único Aviso de Expedición (DESADV) por pedido. Emitir el DESADV una vez el camión está cargado. El objetivo es conseguir una coincidencia absoluta entre el flujo físico y el flujo de información. Nótese que el escenario puede simplificarse según si se utiliza o no el etiquetaje EAN UCC 128. En caso de etiquetaje con EAN UCC 128, se indicará en el Aviso de Expedición el número SSCC de agrupación (paleta, caja). Si no se etiqueta de este modo, el Aviso de Expedición indicará exclusivamente la cantidad de agrupaciones estándar entregadas o totales de unidades de consumo si no se codifican agrupaciones (la recomendación de AECOC es la referirse siempre al código de la agrupación estándar). También es posible realizar los envíos únicamente etiquetando las mercancías con EAN UCC 128, sin enviar el DESADV (Para más detalle consultar los anexos de esta guía) Escenario II: Proveedor Operador Logístico Cliente El proveedor recibe un pedido del distribuidor, envía un mensaje de Instrucción de Despacho (INSDES) al operador logístico por cliente, detallando el contenido de los envíos (cantidades y códigos de producto), que permite al operador imprimir el albarán en papel. El operador logístico prepara la mercancía identificándola con etiquetas EAN UCC 128, por paleta y/o caja y envía al punto de destino un Aviso de Expedición (DESADV) detallando el contenido de los envíos a partir de números de matrícula SSCC de unidad de expedición (paleta y/o caja) que vienen en las etiquetas EAN UCC 128 de la expedición. A continuación, el operador logístico envía un mensaje de Situación de Despacho (OSTRPT) para el proveedor. Finalmente, cada cliente envía un mensaje de Confirmación de Recepción (RECADV) al operador logístico. Adicionalmente, en el reaprovisionamiento del operador logístico se pueden intercambiar información sobre stocks mediante el INVRPT y avisos de expedición DESADV en las entregas de mercancía. 7 / 55

8 Optimización de la Expedición - Recepción: Entorno con OPERADORES LOGÍSTICOS Pedido INVRPT Infromación de Stock 1º RECADV Confimación de la recepción 4º DESADV Aviso de Expedición OSTRPT Situación de Despacho INSDES Instrucción de Despacho 3º ALBARÁN PAPEL OPERADOR LOGÍSTICO 2º DESADV Aviso de Expedición 4º RECADV Confirmación de recepción Nótese que, como en el caso anterior, la estructura del mensaje DESADV varía según si se utiliza o no el etiquetaje EAN UCC 128. En caso de etiquetaje con EAN UCC 128, se indicará en el Aviso de Expedición el número SSCC de unidad de expedición (paleta, caja). Si no se etiqueta de este modo, el Aviso de Expedición indicará exclusivamente la cantidad de agrupaciones estándar entregadas o unidades de consumo totales entregadas si no se codifican agrupaciones. La recomendación de AECOC es la de apuntar al código de la unidad agrupada con el fin de evitar ineficiencias y confusiones Escenario III: Cross-docking Gráficamente el escenario es el siguiente: Escenario Cross-docking 2 - Pedido 1 - Pedido 3 - Aviso de expedición 4 - Aviso de expedición PROVEEDOR 5 - Confirmación de recepción Centro Distribución 6 - Confirmación de recepción CLIENTE El flujo de información requerido siguiendo el esquema anterior sería el siguiente: 8 / 55

9 Paso Evento 1 Los distribuidores emiten un pedido a su central o al centro de distribución. 2 La central o el centro de distribución consolida los pedidos que recibe en una única orden que contempla los requerimientos de todos los centros y los transmite al proveedor. 3 El proveedor procesa las órdenes y prepara los envíos para el centro de distribución (según destino final si procediera). A su vez, emite un Aviso de Expedición (DESADV) para el centro de distribución que engloba todas las necesidades de los destinos finales. 4 El centro de distribución recibe los envíos preagrupados por destino y los redistribuye según Transbordo destino final. Asimismo, emite un DESADV por cada punto de entrega. 4 El centro de distribución reempaqueta la mercancía según las instrucciones recibidas. Prepara Manipulación la reexpedición y emite un Aviso de Expedición (DESADV) a cada punto de destino. 5 El centro de distribución envía un mensaje de Confirmación de Recepción (RECADV) para el proveedor. 6 El cliente final envía un mensaje de Confirmación de Recepción (RECADV) para el centro de distribución. Se recomienda emitir un único Aviso de Expedición (DESADV) indistintamente del tipo de Cross-docking en el que se opere. Como en el caso anterior, la estructura del mensaje DESADV varía según si se utiliza o no el etiquetaje EAN UCC 128. En todo caso, se debe advertir que en operativas Cross-docking, el EAN UCC 128 aporta si cabe, mayor valor añadido al proceso, ya que consiste en eliminar al máximo la manipulación intermedia, para lo cual es clave tener identificados todas las unidades de expedición de manera inequívoca. 3. Consideraciones generales 3.1. Organización interna El proceso de entregas eficientes requiere la implicación de los directivos. La dirección de las compañías involucradas en el proceso deberá primeramente acordar una estrategia común de distribución por producto o grupo de productos incluidos en el proyecto de entregas y/o Cross-docking. Para que el proyecto tenga éxito, las relaciones entre las partes han de estar basadas en un marco de colaboración, deben asumir la idea de que algunos datos estratégicos deben intercambiarse para facilitar la racionalización del abastecimiento de artículos. Un proyecto de entregas eficientes no atañe únicamente de los departamentos técnicos y de sistemas, logística y departamentos comerciales deben estar involucrados en el proceso. Por tanto, se necesita una definición por parte de la alta dirección y las direcciones operativas del equipo multidisciplinar para establecer los procedimientos a desarrollar y seguir, por ejemplo: Dptos. del proveedor Función Dptos. distribuidor Dirección - Definir la estrategia. Dirección - Control del proyecto. Logística - Controlar el flujo de artículos. - Optimizar los envíos. Logística - Transporte y recepción. - Inventarios. Comercial/ventas - Informes y previsiones de ventas. - Definir niveles y condiciones de Crossdocking. Comercial/compras - Controlar diariamente el reabastecimiento vía Cross-docking. Sistemas de información - Desarrollo de mensajes EDI-EANCOM. - Disponibilidad de la información. - Alineación de datos. Sistemas de información - Escaneado. - Históricos. - Análisis de datos. Administración/Finanzas - Inversiones. Administración/Finanzas Obviamente, en los casos en los que exista un Operador Logístico intermedio, también deberá formar parte de los equipos de trabajo y participar en el establecimiento de estos procedimientos. 9 / 55

10 Para cada área, además, se deben definir una serie de indicadores de control (KPI s) *, para asegurar el buen seguimiento, correcta aplicación de procesos, en definitiva, se debe poder cuantificar la gestión. Por ejemplo: - Nivel de incidencias - Evaluación de beneficios. - Reducción de tiempos, etc. Un ejemplo de indicadores, obtenidos de una implantación ya realizada, se puede encontrar en el Anexo III Inversión en tecnología y sistemas de información Como requisito básico, los socios comerciales deben estar familiarizados con el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), codificación y lectura óptica (escáners) para poder recopilar información sobre artículos y sus agrupaciones, realizar un seguimiento del flujo de mercancías e intercambiar de forma rápida y fidedigna la información pertinente. Sin un alineamiento tecnológico es imposible implementar una operativa avanzada de este tipo. Es necesario que todos los interlocutores en el proyecto tengan la capacidad tecnológica necesaria para desenvolverse ágilmente en este entorno, además, su estructura ha de ser flexible y dinámica para poder adaptarse a nuevos requerimientos Alineamiento de Ficheros Maestros (AFM) Una de las claves para conseguir la eficiencia en los intercambios comerciales es el Alineamiento de Ficheros Maestros (AFM), es de vital importancia que la información intercambiada sea real, fiable y esté completamente actualizada. A modo de metáfora, se puede decir que un edificio se sustenta desde los cimientos. En este caso, los cimientos del proceso de Entregas Eficientes se basan en el AFM. Las ineficiencias que puede provocar un mal Alineamiento de Maestros son: - Rechazo de pedidos, no sólo por producto erróneo, sino por diferencias en los atributos logísticos y especificaciones técnicas. - Tiempo desde que se da de alta informáticamente una información hasta que puede tratarse de forma operativa. - Tratamiento manual de las bases de datos. - Indefinida estructura funcional interna en una compañía, es decir, la misma información puede ser tratada desde varios frentes distintos, generando disfunciones en el alineamiento. Por ello se aconseja la integración del mensaje PRICAT (catálogo de producto), que facilita: - Información descriptiva, logística y financiera de los productos que ofrece un proveedor a sus clientes. - Comunicación de alta, modificación parcial de las condiciones de un producto, o baja del mismo. - Comunicación de promociones, descuentos especiales. * Key Performance Indicators (Indicadores Clave de gestión). 10 / 55

11 PRICAT PRICAT BBDD centralizada El intercambio se puede realizar directamente Proveedor - Distribuidor o accediendo a una Base de Datos Centralizada de Productos (AECOC-Data), diseñada como un sistema de intercambio de información sobre productos en la cadena de suministro de forma automática. El alineamiento de datos es una actividad que asegura que la cadena de suministro y el flujo de información que la soporta operan de forma eficiente y sin rupturas. Contempla el intercambio de datos que son utilizados como base de referencia por parte de las empresas en las actividades de aprovisionamiento, entrega y pago. Así pues, se dispone de la misma información en todas las partes que intervienen en la Cadena, de tal forma que se establece una mecánica que permite a las partes disponer de un maestro de artículos alineado y correctamente mantenido, es decir, proveedor y cliente manejan la misma información Recomendaciones AECOC para la correcta codificación Que duda cabe, que para obtener el máximo beneficio del correcto alineamiento de ficheros maestros, precisamente estos maestros deben ser adecuados. En este sentido la postura de AECOC es muy clara. Todas los productos y sus agrupaciones estándar deber ser identificados con un código no ambiguo, que debe ser conocido por todos los participantes en la cadena de suministros. Se debe cambiar el código EAN: Ante cualquier cambio o variación en uno o varios atributos de un artículo base que como resultado dé un artículo aceptado como diferente por todas las partes (fabricantes, distribuidores, consumidor,...). Es decir, hay que cambiar el código ante cualquier diferencia de talla, color, modelo, aroma, etc. Cuando un producto cambia sus dimensiones: medidas, pesos,... Cuando se suma al producto base un añadido que modifica sus dimensiones. Promociones puntuales y para nuevos artículos base en un catálogo, claramente, la dinámica promocional aumenta la necesidad de disponer de un mecanismo ágil para comunicar a los interlocutores los datos asociados. 11 / 55

12 Identificar correctamente las agrupaciones elimina la ambigüedad en la forma de entrega, pues los pedidos se realizarán según los códigos de agrupación. Concretando en un ejemplo muy básico, disponer de un código simbolizado en una caja o paleta permite que en el proceso de recepción, ésta no tenga que abrirse para extraer una unidad de consumo. Además de codificar, se debe simbolizar con calidad, de manera que cualquier código pueda ser leído automáticamente al primer intento por cualquier escáner. Factores clave para el éxito: - Coordinación: Desarrollo de los procedimientos (circuitos) internos - work flow. - Codificación: Correcta identificación de todos los elementos del flujo físico (Sistema EAN UCC). - Comunicación: Medios y soportes de intercambio de la información (EDI-EANCOM PRICAT y AECOC-Data) Las RAL (Recomendaciones AECOC para la Logística) Las RAL * son el establecimiento entre las partes de acuerdos de buenas prácticas en los procesos de preparación, manipulación, carga, transporte, descarga y recepción de la mercancía. Las Recomendaciones AECOC para la Logística (RAL) son un conjunto de especificaciones acordadas y consensuadas por Fabricantes, Distribuidores, Operadores Logísticos y Transportistas, que buscan la eficiencia de los procesos y sus actividades aportando valor y productividad en la globalidad de la cadena de suministro. Las especificaciones acordadas entre las partes comprenden la gestión entre proveedor y cliente según: - Planificación. - Condiciones técnicas. - Prácticas administrativas. - Acuerdos de calidad concertada. En un escenario avanzado, la obtención de beneficios por ahorro de tiempo en las operativas de recepción, mediante la eliminación de procesos de control, pasa por el establecimiento de unos Acuerdos de Calidad Concertada. La calidad concertada supone un paso adelante en el proceso de colaboración e integración de la cadena de suministro, se compone de una serie de procedimientos y mecanismos de control adecuados, destinados a reducir tareas logísticas y administrativas en las actividades de entrega - recepción, asegurando en todo momento la exactitud de las operaciones. Su finalidad es la de asegurar la calidad de los productos y servicios en la entrega de mercancías, así como eliminar o reducir controles y verificaciones exhaustivas en recepción. Tanto proveedores como distribuidores se comprometen a cumplir lo estipulado en un Contrato Voluntario de Calidad Concertada. Naturalmente, estos acuerdos necesitan una auditoría sobre la calidad de los sistemas operativos e informáticos de ambas partes, que aseguren el cumplimiento de lo estipulado por ambas partes, y abarcan: - Calidad de los productos (especificada en una plantilla de compras). - Calidad de los servicios de entrega de mercancías (especificada en la ficha logística de las RAL). - La homologación de proveedores/clientes. Ámbito de las RAL: - Normalización de la Entrega - Recepción (La Ficha Logística). - Unidades de Carga Eficiente. - Almacén, Transporte y Manipulación. - Embalajes Secundarios. - Embalajes Terciarios y Paletización. La ficha logística, de particular interés, se trata del un documento diseñado para contener los datos y acuerdos de las operaciones de la Entrega - Recepción entre Proveedor y Cliente: * RAL también disponibles en AECOC. Consultar Anexos para listado. 12 / 55

13 - Información de centros logísticos. - Información de entregas. - Estipulaciones e información técnico - administrativa de las entregas. Un ejemplo de ficha logística de Acuerdos Logísticos para entregas podría ser aquélla que especifica: - Número de paletas por entrega o porcentaje de ocupación del vehículo. - Pedido mínimo. - Días variables de entrega. - Días preestablecidos de entrega. - Confirmaciones de horarios. - Ajustes de paletas o capas de paleta, unidad de expedición, y pedido mínimo. - Modalidad y responsabilidad de la descarga. - Acuerdos adicionales sobre incidencias. - Especificaciones sobre mantenimiento de mercancías, etc. Gráficamente ver figura anexa. 13 / 55

14 Una vez acordadas las prácticas, procesos, métodos, responsabilidades, etc. se debe establecer un Plan de Contingencias y Soluciones, que recoja todas las situaciones operativas posibles, que puedan generar incidencias en los procesos, así como las soluciones acordadas como respuesta a las mismas (ver Anexo II). 14 / 55

15 3.6. Camino hacia la masa crítica Las mejores prácticas, definidas en este documento, relacionadas con la utilización de las herramientas facilitadoras (mensajes EDI-EANCOM, codificación de los elementos del flujo físico con el sistema EAN UCC y la aplicación de las RAL), implican la integración de éstos en los sistemas internos de los diferentes interlocutores. Los beneficios asociados a la estandarización sólo se alcanzarán de manera completa con una masa crítica mínima. Una vez concluidas las experiencias piloto, o bien se esté trabajando dentro de esta operativa con pocos interlocutores, pero de modo dinámico, la extensión de forma planificada hacia más empresas del sector, debe realizarse teniendo en cuenta una serie de factores: Incorporación del mayor número de empresas a partir de criterios de prioridad, por ejemplo: - Nivel tecnológico. - Capacidad organizativa. - Volumen de referencias. - Nivel de entregas, frecuencia y volumen, etc. Asegurar, perfeccionar y divulgar las experiencias y aprendizajes de las prácticas. Estandarización de procedimientos de trabajo establecidos en las prácticas. Realización de las inversiones necesarias para evolucionar en el desarrollo de las prácticas implantadas. Otros puntos a tener en consideración al implementar/gestionar el proceso de entregas, particularmente en un escenario Cross-docking: Plazos de entrega: Los vehículos de reparto han de coordinarse cuidadosamente en los centros de distribución. Normalmente, se acordará una programación y un sistema de registro con los proveedores, por lo que las llegadas de vehículos se distribuyen a lo largo del día. Cada vez más, las compañías están utilizando sistemas como la localización por satélite para gestionar las flotas de vehículos y seguir a los vehículos con ajuste a los programas. Limitaciones de espacio: El número de compuertas de carga, la superficie dedicada a la recepción y manipulación en el centro de distribución está, generalmente, limitada. Debe considerarse especialmente la gestión de las horas punta, cuando la necesidad de espacio y compuertas de carga será mayor. El funcionamiento de algunas empresas en función de la estacionalidad es un factor que puede conllevar una sobredemanda de espacio, p. ej. durante las Navidades en el sector perfumería, etc. Nivel de automatización: El nivel de automatización en un centro de distribución a menudo determinará la rapidez y eficacia con la que se pueden procesar las cargas de los vehículos. Recursos humanos: La programación de las entregas, limitaciones de espacio y nivel de automatización disponibles influirán en el número de personas necesario para llevar a cabo las expediciones recepciones y, en su caso, el Cross-docking en el almacén. Los puntos arriba destacados muestran que la coordinación de las entregas en relación con la gestión de recursos en el centro de distribución es vital. Siempre se requiere cierto grado de flexibilidad en el proceso, ya que nunca se podrán prever con toda certeza todos los factores que pueden intervenir, p. ej. retrasos de los vehículos, averías, robos, fallos en los sistemas informáticos, etc. 15 / 55

16 4. Mensajes EDI-EANCOM Los estándares EAN UCC a aplicar en esta guía son: - DESADV D.96A (Aviso de Expedición). - ORDERS D.96A (Pedido). - RECADV D.96A (Confirmación de la Recepción) DESADV D96.A Mensaje que detalla las mercancías enviadas o listas para envío según acuerdos previos, su propósito es informar detalladamente sobre el contenido del envío. El mensaje puede ser enviado tanto para indicar el envío de las mercancías a entregar como para indicar el envío de las mercancías retornadas, hace referencia a un único punto de despacho y a un único punto de destino. Por tanto, para entregas de mercancías a realizar en puntos distintos, se deberá emitir Avisos de Expedición distintos por cada Punto de Entrega. El mensaje Aviso de Expedición permite al receptor: - Saber cuando ha sido enviado el material o está listo para su envío. - Establecer el control entre las mercancías despachadas y su respectiva factura. - Tener información precisa sobre el envío. El mensaje Aviso de Expedición puede incluir información adicional acerca de los productos ordenados que no estuviera disponible cuando se realizó el pedido, por ejemplo: - Número de lote de producción. - Fechas diversas (fabricación, producción, caducidad, empaquetado, etc.). - Número de identificación (SSCC) del bulto (caja, paleta) utilizado en el transporte, etc. Esta información puede ser necesaria para: - Preparar la manipulación física de los productos enviados en el punto de recepción. - Permitir al receptor comparar automáticamente la información de la entrega contenida en la notificación de envío con la orden original. - Permitir al receptor comprobar rápidamente los productos recibidos y crear automáticamente un mensaje de Confirmación de Recepción (RECADV). - Actualizar de manera automática el inventario. El Aviso de Expedición siempre debe mandarse antes de realizar el envío físico de las mercancías o su retorno. Esto permite al receptor disponer de los datos necesarios para preparar una recepción eficiente de las mercancías. En el momento en que se han recibido las mercancías, se puede verificar el envío físico con el mensaje electrónico. De este modo cualquier desviación queda inmediatamente identificada Identificación de las partes Es muy importante identificar correctamente a las partes que intervienen en el suministro en los segmentos NAD del mensaje DESADV. En la siguiente figura se puede ver un escenario típico de entrega, donde un proveedor puede servir un pedido desde uno de sus almacenes, a un centro de distribución que puede aprovisionar a varios clientes. La estructura recomendada de identificación de las partes es la siguiente: NAD MS = Punto Operacional del almacén que sirve el envío. NAD SU = Punto Operacional del proveedor. NAD MR = Punto Operacional del centro de distribución. NAD BY = Punto Operacional del cliente final. 16 / 55

17 ALMACENES CLIENTES PROVEEDOR NAD MS CENRO DE DISTRIBUCIÓN NAD BY NAD SU NAD MS NAD MR NAD BY NAD MS Luego los segmentos NAD SU y NAD BY se podrán omitir en el caso en que se simplifica el escenario, es decir, sólo deben especificarse cuando sean distintos del emisor (MS) y receptor (MR) del documento respectivamente. Para indicar los destinos de los embalajes sin necesidad de repetir el grupo de segmentos LOC-QTY que tenemos en el segmento LIN tantas veces como diferentes productos van contenidos en una unidad de expedición con destino único, se procede de la siguiente manera: - Se indica en el segmento HAN que depende del PAC un calificador para indicar que se trata de una entrega Directa (DDE): HAN+DDE::9' - En el segmento LOC que depende del primer LIN que se utiliza para indicar el contenido de la unidad jerárquica, indicará el destino final de la agrupación definida en este nivel de CPS Mappings del DESADV, con o sin utilización del SSCC Si se quieren marcar las cajas con códigos SSCC cuando sean unidades de envío en si mismas, o aportar información adicional sobre ellas (número de lote, fecha de caducidad, etc.), es necesario utilizar el segmento CPS como se indica en la siguiente figura: CPS+1 NIVEL 1 CPS+2+1 CPS NIVEL 2 CPS+3+2 CPS+5+2 CPS+4+2 CPS+7+6 NIVEL 3 17 / 55

18 El segmento CPS tiene la siguiente estructura: CPS+(Número secuencial)+(nivel anterior) El Número Secuencial es un contador, se aconseja que se asigne secuencialmente. El Nivel Anterior indica la agrupación anterior de la que depende. En el gráfico: CPS+1 1 = Número secuencial, nivel máximo de agrupación. CPS = Número secuencial y 1 = Depende de CPS+1 (máxima agrupación). CPS = Número secuencial y 2 = Depende de CPS+2+1 (paleta 1). CPS = Número secuencial y 2 = Depende de CPS+2+1 (paleta 1).... CPS = Número secuencial y 1 = Depende de CPS+1 (máxima agrupación). CPS = Número secuencial y 6 = Depende de CPS+6+1 (paleta 2).... Es decir, se trata de identificar primero una paleta, luego identificar su contenido (cajas) y continuar con la siguiente paleta (siguiendo la flecha de color azul). Según la normativa de codificación, se recomienda identificar con su propio código EAN las agrupaciones estándar de producto para evitar errores. 18 / 55

19 Aviso de Expedición ENTREGAS (Con SSCC) Principales datos y su relación con DESADV D96.A EANCOM 005 Núm Tipo Datos Comentarios Seg DE datos DE Código 1 DATOS SOBRE EL DOCUMENTO BGM 2 M Nombre del documento Código que indica que el documento es un Aviso de Expedición en el escenario de Cross-docking (YA5) o un aviso de expedición de mercancía normal (351). BGM 1001 YA5/351 3 M Número del documento Número de Aviso de Expedición asignado por el emisor del documento. BGM C Función del documento Código que indica que el documento es original. BGM M Fecha/hora del Aviso de Expedición Fecha de confección de los datos contenidos en el documento. Además es necesario indicar el formato utilizado para especificar la fecha. Dicho formato se indica en el DE Para el formato AAAAMMDD, el código utilizado es el 102. Si se quieren utilizar otros formatos es necesario recurrir a los códigos EANCOM. DTM M Fecha/hora de Entrega Estimada Fecha estimada de la entrega de la mercancía. Además es necesario indicar el formato utilizado para especificar la fecha. Dicho formato se indica en el DE Para el formato AAAAMMDD, el código utilizado es el 102. Si se quieren utilizar otros formatos es necesario recurrir a los códigos EANCOM. DTM REFERENCIAS A OTROS DOCUMENTOS RFF 8 M Número de pedido Relaciona el actual aviso de expedición con el pedido (comprador) correspondiente. RFF ON 9 M Número de albarán Relaciona el actual aviso de expedición con el albarán papel. RFF DQ 19 / 55

20 Aviso de Expedición ENTREGAS (Con SSCC) Principales datos y su relación con DESADV D96.A EANCOM 005 Núm Tipo Datos Comentarios Seg DE datos DE Código 10 PARTES QUE INTERVIENEN NAD 11 M Emisor del documento Punto Operacional identificativo de quién emite el documento. Ejemplo: NAD MS 12 M Receptor del documento Punto Operacional identificativo de quién recibe el documento. Ejemplo: NAD MR C Proveedor de las mercancía Punto Operacional de Identificación de la empresa proveedora de las mercancías. Ejemplo: NAD SU 14 C Comprador Punto Operacional del comprador (quien pide) las mercancías. Sólo debe NAD BY especificarse en el caso de que sea distinto del receptor del documento. Ejemplo: C Punto de recogida Punto operacional del punto de recogida (almacén) de las mercancías. Sólo debe especificarse en el caso de que sea distinto del emisor del documento. NAD PW 16 C Punto de entrega Punto operacional del punto de entrega (almacén) de las mercancías. Sólo debe especificarse en el caso de que sea distinto del receptor del documento. NAD DP 17 TRANSPORTE TDT 18 C Modo de transporte Código que indica el tipo de transporte principal: por carretera (30). TDT C Identificación del transportista Punto operacional de la compañía o agencia que realiza el transporte. TDT AGRUPAMIENTO DE LA MERCANCIA CPS 21 M Número de identificación del envío Identifica el envío (primer nivel de agrupamiento). Para facilitar su utilización se recomienda numeración secuencial. CPS / 55

21 Aviso de Expedición ENTREGAS (Con SSCC) Principales datos y su relación con DESADV D96.A EANCOM 005 Núm Tipo Datos Comentarios Seg DE datos DE Código 22 C Número de identificación del agrupamiento Identifica el siguiente nivel del agrupamiento. Por ejemplo: un palet. Para facilitar su utilización se recomienda numeración secuencial. CPS C Identificador del nivel de agrupamiento del que depende Especifica el agrupamiento del nivel jerárquico superior del que depende el nivel CPS de agrupamiento actual. 24 M Número de bultos que contiene el envío Indica el número de unidades dentro de envío. Por ejemplo: 2 paletas. PAC M Tipo de agrupamiento Especifica la naturaleza del agrupamiento. P. ej.: Un palet ISO1, etc. PAC 7065 EANCOM 26 PESOS MEA 27 C Pesos Este segmento se utiliza para indicar el peso de la unidad de agrupamiento MEA AAF/AAB identificada en el segmento PAC. Por ejemplo: El Peso Neto unitario (AAF) y el Peso Bruto Unitario (AAB). Este campo se utilizará en artículos de peso variable. 28 C Cantidad de material consignado en el envío No indica mercancía en consignación. P. ej.: un palet retornable. Se refiere a material a devolver. QTY MARCAJE DEL ENVIO PCI 30 C Identificación del envío Este código se identifica el marcaje del envío con el código seriado de unidad de envío (SSCC) (33E). PCI E 31 C SSCC (del agrupamiento) Este código se usa con el código 33E del segmento PCI para indicar el marcaje standard SSCC de la unidad de envío. Ejemplo: palet. GIN BJ 32 ARTICULO ENTREGADO LIN 33 M Identificación del artículo entregado. Identificador (número EAN) de la unidad comercial que se entrega. P. ej. un palet, una caja, etc. LIN EN 21 / 55

22 Aviso de Expedición ENTREGAS (Con SSCC) Principales datos y su relación con DESADV D96.A EANCOM 005 Núm Tipo Datos Comentarios Seg DE datos DE Código 34 C Identificación adicional Identificación adicional de la unidad entregada. PIA C Identificación adicional de unidad de Expedición o consumo ADU = Número de Unidad de Expedición, ACU = Número de artículo contenido. PIA ACU/ADU 36 C Código interno del proveedor Código interno del proveedor del artículo. Se recomienda utilizar códigos EAN. PIA SA 37 C Código interno del cliente Código interno del comprador del artículo. Se recomienda utilizar códigos EAN. PIA IN 38 C Descripción del artículo Descripción del artículo, de forma codificada (C) o de forma libre (F). IMD C/F 39 C Descripción del artículo codificada Identificación en forma codificada de la naturaleza del artículo: Unidad de consumo (CU) o Unidad de expedición (DU). IMD 7009 CU/DU 40 CANTIDADES QTY 41 M Cantidad en unidades (de expedición) enviadas. Total de unidades de expedición enviadas del artículo solicitado. QTY C Número de unidades en agrupación superior. Total de unidades de la agrupación actual contenidas en el elemento jerárquico QTY superior. Por Ejemplo: número de unidades de consumo en una caja, número de cajas en un palet, etc. 43 C Unidad de medida de la cantidad Sólo es necesario cuando el artículo es de peso o medida variable. Ver lista códigos EANCOM (p. ej.: Kilos, litros, etc.). QTY EANCOM 44 C Lugar de entrega El Punto de entrega final de la mercancía en el escenario de Cross-docking será LOC obligatorio. Se utiliza un código PUNTO OPERACIONAL (GLN) para identificar este punto. 22 / 55

23 Aviso de Expedición ENTREGAS (Con SSCC) Principales datos y su relación con DESADV D96.A EANCOM 005 Núm Tipo Datos Comentarios Seg DE datos DE Código 45 C Fecha/hora de entrega La fecha estimada de entrega de la mercancía en el lugar indicado en el segmento LOC será obligatoria en el Cross-docking. Además es necesario indicar el formato utilizado para especificar la fecha. Dicho formato se indica en el DE Para el formato AAAAMMDD, el código utilizado es el 102. Si se quieren utilizar otros formatos es necesario recurrir a los códigos EANCOM. DTM C Cantidad dividida La cantidad a entregar en el punto de entrega indicado en el segmento LOC será obligatoria en un escenario de Cross-docking. QTY MARCAJE DE LA UNIDAD DE EXPEDICIÓN PCI 48 C Instrucciones del proveedor Con este código se indica que se va a proceder a la identificación de los número de lote. PCI E 49 C Fecha de consumo preferente Los artículos especificados en el lote deben consumirse antes de la fecha indicada. Además es necesario indicar el formato utilizado para especificar la fecha. Dicho formato se indica en el DE Para el formato AAAAMMDD, el código utilizado es el 102. Si se quieren utilizar otros formatos es necesario recurrir a los códigos EANCOM. (Obligatorio en Productos Frescos y trazabilidad). DTM C Fecha de caducidad Fecha de caducidad del artículo entregado. Además es necesario indicar el formato utilizado para especificar la fecha. Dicho formato se indica en el DE Para el formato AAAAMMDD, el código utilizado es el 102. Si se quieren utilizar otros formatos es necesario recurrir a los códigos EANCOM. DTM / 55

24 Aviso de Expedición ENTREGAS (Con SSCC) Principales datos y su relación con DESADV D96.A EANCOM 005 Núm Tipo Datos Comentarios Seg DE datos DE Código 51 Fecha de producción Fecha de fabricación de los artículos especificados en el lote. Además es necesario indicar el formato utilizado para especificar la fecha. Dicho formato se indica en el DE Para el formato AAAAMMDD, el código utilizado es el 102. Si se quieren utilizar otros formatos es necesario recurrir a los códigos EANCOM. DTM C Fecha de envasado o empaquetado Fecha de empaquetado de los artículos especificados en el lote. Además es necesario indicar el formato utilizado para especificar la fecha. Dicho formato se indica en el DE Para el formato AAAAMMDD, el código utilizado es el 102. Si se quieren utilizar otros formatos es necesario recurrir a los códigos EANCOM. DTM C Número de lote Este código se usa con el código 36E del segmento PCI para indicar el número GIN BX de lote. Si existe, es obligatorio en escenarios de trazabilidad, sino, utilizar alguna fecha de referencia. 24 / 55

25 Aviso de Expedición ENTREGAS (Sin SSCC) Principales datos y su relación con DESADV D96.A EANCOM 005 Núm Tipo Datos Comentarios Seg DE datos DE Código 1 DATOS SOBRE EL DOCUMENTO BGM 2 M Nombre del documento Código que indica que el documento es un Aviso de Expedición en el escenario de Cross-docking (YA5) o un aviso de expedición de mercancía normal (351). BGM 1001 YA5/351 3 M Número del mensaje Número de referencia del mensaje de aviso de expedición asignado por el emisor del documento. BGM C Función del documento Se trata de un mensaje de aviso de expedición original. BGM FECHAS DTM 6 M Fecha/hora del Aviso de Expedición Fecha de confección de los datos contenidos en el documento. Además es necesario indicar el formato utilizado para especificar la fecha. Dicho formato se indica en el DE Para el formato AAAAMMDD, el código utilizado es el 102. Si se quieren utilizar otros formatos es necesario recurrir a los códigos EANCOM. DTM M Fecha/hora de Entrega Estimada Fecha estimada de la entrega de la mercancía. Además es necesario indicar el formato utilizado para especificar la fecha. Dicho formato se indica en el DE Para el formato AAAAMMDD, el código utilizado es el 102. Si se quieren utilizar otros formatos es necesario recurrir a los códigos EANCOM. DTM REFERENCIAS A OTROS DOCUMENTOS RFF 9 M Número de pedido Relaciona el actual aviso de expedición con el pedido(comprador) correspondiente. RFF ON 25 / 55

26 Aviso de Expedición ENTREGAS (Sin SSCC) Principales datos y su relación con DESADV D96.A EANCOM 005 Núm Tipo Datos Comentarios Seg DE datos DE Código 10 M Número de albarán Relaciona el actual aviso de expedición con el albarán papel. RFF DQ 11 PARTES QUE INTERVIENEN NAD 12 M Emisor del documento Punto Operacional de quién emite el aviso de expedición. NAD MS 13 M Receptor del documento Punto Operacional de quién recibe el aviso de expedición. NAD MR 14 C Proveedor Punto Operacional de Identificación del proveedor de las mercancías. NAD SU 15 C Comprador Punto Operacional de identificación de quién (empresa o departamento) pide. Sólo es necesario cuando es distinto al receptor del documento. NAD BY 16 C Punto entrega Punto Operacional de identificación del punto de entrega de la mercancía. Sólo es necesario cuando es distinto al receptor del documento. NAD DP 17 C Usuario final Código que identifica al usuario final de la mercancía que se entrega. NAD UC 18 DATOS DEL ENVIO CPS 19 M Número de identificación del envío Identifica el envío (primer nivel de agrupamiento). Para facilitar su utilización se CPS recomienda numeración secuencial. En el caso de albarán simple, sólo se detalla una vez y toma valor C Número de bultos que contiene el envío Indica el número de unidades dentro de envío. Por ejemplo: 2 paletas. Además PAC 7224 en el DE7065, especifica la naturaleza del agrupamiento. Por ej.: Un palet ISO1(201), una caja de cartón(ct), un retractilado (SW), etc. 26 / 55

27 Aviso de Expedición ENTREGAS (Sin SSCC) Principales datos y su relación con DESADV D96.A EANCOM 005 Núm Tipo Datos Comentarios Seg DE datos DE Código 21 ARTICULO ENTREGADO LIN 22 M Identificación del artículo entregado(gtin) Identificador (número EAN) de la unidad que se entrega. LIN EN 23 C Código interno del proveedor Código interno del proveedor del artículo. Se recomienda utilizar códigos EAN. PIA SA 24 C Código interno del cliente Código interno del comprador del artículo. Se recomienda utilizar códigos EAN. PIA IN 25 C Número de serie Número de serie del artículo especificado en el segmento LIN. PIA SN 26 CANTIDADES QTY 27 M Cantidad en unidades (de expedición) enviadas. Total de unidades de expedición enviadas del artículo solicitado. QTY C Número de unidades de consumo en unidad de expedición. Total de unidades de consumo contenidas en cada unidad de expedición. QTY C Unidad de medida de la cantidad Sólo es necesario cuando el artículo es de peso o medida variable. Ver lista de códigos EANCOM. P. ej.: Gramos (GRM), litros (LTR), etc. QTY EANCOM 30 MARCAJE DE LA UNIDAD DE EXPEDICIÓN PCI 31 C Instrucciones del proveedor Con este código se indica que se va a proceder a la identificación de los número de lote. PCI E 27 / 55

28 Aviso de Expedición ENTREGAS (Sin SSCC) Principales datos y su relación con DESADV D96.A EANCOM 005 Núm Tipo Datos Comentarios Seg DE datos DE Código 32 C Fecha de caducidad Fecha de caducidad del artículo entregado. Además es necesario indicar el formato utilizado para especificar la fecha. Dicho formato se indica en el DE Para el formato AAAAMMDD, el código utilizado es el 102. Si se quieren utilizar otros formatos es necesario recurrir a los códigos EANCOM. DTM C Fecha de consumo preferente Los artículos especificados en el lote deben consumirse antes de la fecha indicada. Además es necesario indicar el formato utilizado para especificar la fecha. Dicho formato se indica en el DE Para el formato AAAAMMDD, el código utilizado es el 102. Si se quieren utilizar otros formatos es necesario recurrir a los códigos EANCOM. (Obligatorio en Productos Frescos y trazabilidad). DTM C Fecha de envasado o empaquetado Fecha de empaquetado de los artículos especificados en el lote. Además es necesario indicar el formato utilizado para especificar la fecha. Dicho formato se indica en el DE Para el formato AAAAMMDD, el código utilizado es el 102. Si se quieren utilizar otros formatos es necesario recurrir a los códigos EANCOM. DTM Fecha de producción Fecha de fabricación de los artículos especificados en el lote. Además es necesario indicar el formato utilizado para especificar la fecha. Dicho formato se indica en el DE Para el formato AAAAMMDD, el código utilizado es el 102. Si se quieren utilizar otros formatos es necesario recurrir a los códigos EANCOM. DTM C Número de lote Este código se usa con el código 36E del segmento PCI para indicar el número GIN BX de lote. Si existe, es obligatorio en escenarios de trazabilidad, sino, utilizar alguna fecha de referencia. 28 / 55