ANEXO 3 FLUJOGRAMA DE PROCESOS

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1 ANEXO 3 FLUJOGRAMA DE S MACRO DE EVALUACION (ME) : GESTION DE CONTRO INTER (GCI) Grafico 1. SUB: Evaluacion de Control Interno INICIO DEL Jefe de control Interno consulta y descarga instructivo DAFP Jefe de Control Interno recopila información Jefe de control Interno diligencia aplicativo Jefe de Control Interno publica información web institucional Alcalde y Director Mecí reciben y archivan copia del Aplicativo de Evaluación del SCI Jefe de control Interno envía copia a Alcalde y Director Mecí Envía en medio magnético por internet a la DAFP. TERMINA Grafico 2. SUB De Evaluación de Gestión y Resultados

2 INICIO DEL Jefe de control Interno elabora plan de auditoria y plan acción Jefe de control Interno socializa plan a servidores Alcaldía Jefe de Control Interno informa y envía plan a Responsable del proceso a auditar cinco días de antelación Jefe de control Interno remite informe a responsable proceso auditado para presentar objeciones Control interno realiza informe preliminar Control interno prepara documentación y lista de verificación (evidencia) Jefe de Control Interno practica auditoria OBJETA? Jefe de control Interno recibe y analiza objeciones Control interno remite y presenta informe definitivo Responsable de proceso recibe e inicia plan de mejoramiento dentro del término establecido para entregar a Control Interno Responsable de proceso presenta plan de mejoramiento a Control Interno TERMINA Grafico 3. Grafico 3 SUB Adopción Planes de Mejoramiento Individual 2

3 INICIO DEL Jefe de Control Interno recibe plan de mejoramiento enviado por Responsable del proceso Dependencia auditada Jefe de control Interno verifica conformidad Jefe de Control Interno hace seguimiento semestralmente del avance del plan de mejoramiento Jefe de control Interno informa al Responsable del Proceso HAY CONFORMIDAD? FINALIZA Jefe de control Interno comunica al Responsable del Proceso para que haga los ajustes término señalado Jefe Control Interno recepciona ajustes Responsable Proceso recibe, corrige, ajusta e incluye y remite nuevamente Grafico 4. SUB Adopción Planes de Mejoramiento Institucional 3

4 INICIO DEL Jefe de Control Interno recibe informe definitivo enviado por el ente de control externo Jefe de control Interno analiza informe de hallazgos Jefe de Contro Interno elabora plan de mejoramiento según indicaciones Alcalde firma y remite a Control Interno Jefe de control Interno remite plan al Alcalde para revisión, aprobación y firma Jefe Control Interno recepciona informe de las conformidades realizada por el ente de control Control Interno firma y envía al ente de control externo medio físico y magnetico C3 3 HUBO CONFORMIDA? Control Interno remite copia en medio magnético a responsables de los procesos de Alcaldía para ejecutar plan Jefe de Control Interno hace seguimiento semestral del avance del plan de mejoramiento Jefe de control Interno realiza los ajustes según el ente de control externo y los remite para analizar conformidad Control interno informa y remite avance del plan de mejoramiento al ente de control externo medio físico y magnetico FINALIZA Grafico 5. SUB Asesorar, Acompañar y Fomentar el Autocontrol 4

5 INICIO DEL Jefe de control Interno asesora servidores Alcaldía Servidores solicitan asesoría diligenciando formato a Control interno Jefe de Control Interno analiza solicitud Jefe de Control Interno establece alcance ES PERTINENTE? Jefe de Control Interno formula plan de asesoría Jefe de Control Interno da respuesta en formato predeterminado Jefe de control interno ejecuta actividades del plan Jefe de Control Interno recopila y analiza información Jefe de Control Interno remite al solicitante Control interno Elabora documento de asesoría, Control interno firma y envía al solicitante Funcionario solicitante recibe FINALIZA Funcionario solicitante recibe Grafico 6. MACRO: MIONAL (MA) 5

6 : GESTION FINANCIERA SUB Elaboración Presupuesto INICIO DEL ASESOR DE PLANEACION Y TECNICO DE : CONVOCAN UNA REUNION CON LOS JEFES DE LAS DEPENDENCIAS, y REPRESENTANTES INTERESADOS Y JEFES DE DEPENDENCIAS ACLARAN CROGRAMA DE FECHAS DE ELABORACIÓN Y ENTREGA DEL PROYECTO DE DE SU DEPENDENCIA C4 3 LOS SERVIDORES ENTREGAN A PLANEACION DENTRO DEL TERMI ESTABLECIDO EL PLAN DE ACCION DE CADA DEPENDENCIA TIFICA A CADA DEPENDENCIA EL VALOR AGNADO PARA LA NUEVA VIGENCIA C3 PLANEACION Y CONVOCAN A UNA REUNION CON TODOS LOS FUNCIONARIOS Y EXPLICAN LOS LINEAMIENTOS DE LA ELABORACION DEL PLANEACION,, Y APRUEBAN EL PLAN DE ACCION E AJUSTA? : REMITE A LAS DEPENDENCIAS PARA QUE HAGAN AJUSTES A LAS PARTIDAS ALCALDE: RECIBE, REVISA Y ANALIZA EL PROYECTO DE PREPARA LA INFORMACION INCLUYENDO LA PROYECCION DE LOS GASTOS : CONSTRUYEN EL MODELO DEL PROYECTO DE PRESUPUETO : IMPRIME UNA COPIA ORIGINAL DEL PROYECTO DE Y ENVIA A AL AlCALDE PLANEACION Y : MODIFICA PROYECTO SE APRUEBA? C3 3 ALCALDE: ENVIA PROYECTO DE AL CONCEJO PARA DEBATE CONCEJO: ENVIA ACUERDO DE A ALCALDE PARA SANCION ALCALDE: ADOPTA Y SANCIONA EL ACUERDO DE Y REMITE A SECRETARIA DE DESPACHO Grafico 7. FINALIZA : ARCHIVA, ABRE LIBROS Y PONE EN ACCION EL APROBADO SECRETARIA DESPACHO: SE ENVIAN COPIAS DEL DE INGRESOS Y GASTOS A LA GOBERNACION 6

7 SUB Traslado Presupuestal INICIO DEL : INFORMA LA EXISTENCIA DE LOS RECURSOS DISPONIBLES PARA LA APROPIACIÓN DEPENDENCIA INTERESADA SOLICITA TRASLADO AL ALCALDE ALCALDE: PIDE LA REVIÓN DEL PARA REALIZAR UN TRASLADO : ENVIA AL DESPACHO DEL ALCALDE PARA QUE AUTORICE TRASLADO ES POBLE? ANÁLIS DE LOS SALDOS, DE LA AFECTACIÓN DEL RUBRO DENTRO DEL ALCALDE AUTORIZA MEDIANTE OFICIO ELTRASLADO A : ELABORA EL DECRETO Y CDP DE RESPALDO : INFORMA Y ENVIA LA INFORMACION AL ALCALDE Y DEPENDENCIA INTERESADA FINALIZA ALCALDE FIRMA EL ACTO ADMINISTRATI VO DELTRASLADO REGISTRA EN EL STEMA Y LIBROS EL TRASLADO PRESUPUESTAL IMPRIME SOPORTE DEL TRASLADO EN COPIAS : INFORMA A LA DEPENDENCIA SOLICITANTE Y REMITE COPIA DEL SOPORTE DEL TRASLADO PRESUPUESTAL AL DESPACHO DEL ALCALDE FINALIZA : ARCHIVA COPIA DEL SOPORTE Grafico 8. SUB Expedir CDP Y CRP 7

8 INICIO DEL JEFES DE DEPENDENCIAS REALIZAN ESTUDIO PREVIO, NECEDAD, VIABILIDAD Y ELABORAN FICHA TECNICA ALCALDE SOLICITA CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL EXPIDE EL CDP, CONFORME A LAS LEYES VIGENTES REGISTRA LA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL EN EL STEMA HAY DISPONIBILIDAD? ANALIZA EL RUBRO Y VERIFICA SALDOS : REMITE EL CDP ORIGINAL A LA DEPENDENCIA SOLICITANTE INFORMA A LA DEPENDENCIA INTERESADA FINALIZA DEPENDENCIA ENCARGADA RECIBE EL CDP LEGALIZA EL CONTRATO DEPENDENCIA ENCARGADA SOLICITA EL REGISTRO PRESUPUESTAL RECIBE LA SOLICITUD Y VERFICA LA DOCUMENTACION SE APRUEBA? REGISTRA LA AFECTACION DEFINITIVA DEL RUBRO EN EL STEMA O LAS MODIFICACIONES : IMPRIME EL DOCUMENTO ORIGINAL Y UNA COPIA DEPENDENCIA ENCARGADA AJUSTA Y SOLICITA DE NUEVO EL REGISTRO PRESUPUESTAL FINALIZA REMITE A LA DEPENDENCIA SOLICITANTE PARA QUE HAGA AJUSTES O INCLUYA LOS SOPORTES : ARCHIVA COPIA DEL RP Y LOS SOPORTES REMITE EL RP ORIGINAL A LA DEPENDENCIA Y REGISTRA EN EL LIBRO DE RADICADOS PARA CONSTATAR LA ENTREGA C3 3 Grafico 9. SUB Modificación, Adición del Presupuesto 8

9 INICIO DEL TECNICO DE : TIFICA A LAS DEPENDENCIAS, PLANEACION,PRESUPU ESTO Y FORMULAN Y ELABORAN PROYECTO DE : IMPRIME UNA COPIA ORIGINAL DEL PROYECTO DE Y ENVIA A ALACALDE PLANEACION Y : MODIFICA PROYECTO SECREATIA DESPACHO: SE ENVIAN COPIAS DEL DE INGRESOS Y GASTOS A LA GOBERNACION ALCALDE: REVISA PROYECTO Y ENVIA AL CONCEJO PARA DEBATE ALCALDE: ADOPTA Y SANCIONA EL ACUERDO DE Y REMITE A SECRETARIA DE DESPACHO : ARCHIVA, REGISTRA LIBROS Y PONE EN ACCION EL APROBADO CONCEJO: ENVIA ACUERDO DE A ALCALDE PARA SANCION E AJUSTA? C3 CONCEJO: RECIBE, REVISA Y ANALIZA EL PROYECTO DE FINALIZA Grafico 10. SUB Ordenes de Pago (Anticipos, Avances, Depósitos) 9

10 INICIO DEL DEPENDENCIA ENCARGADA: ENVIA LOS DOCUMENTOS Y AUXILIAR RECIBE Y TRAMITA SEGÚN ORDEN DE LLEGADA VERIFICA LOS REQUITOS DE CADA ORDEN : LIQUIDA PARA EL PAGO Y REALIZA LOS DESCUENTOS DE LEY : DILIGENCIA LA ORDEN DE PAGO E AJUSTA? : DETERMINA LA CUENTA CORRIENTE QUE SE AFECTARA : VERIFICA SALDOS DISPONIBLES EN BANCOS Y SEGÚN PAC : REGISTRA EL VALOR DEL GIRO EN LA COLILLA DE LA CHEQUERA Y ELABORA EL CHEQUE : DEVUELVE DCCUMENTOS A LA DEPENDENCIA QUE ENVIO FINALIZA FIRMA EL CHEQUE Y LAS CUENTAS DE PAGO Y LAS ENVIA AL ALCALDE PARA LA FIRMA REGISTRA EL CHEQUE EN EL LIBRO DE BANCOS DE ACUERDO A LA CUENTA UTILIZADA : ESCRIBE EN LA ORDEN DE PAGO LOS DATOS QUE COREESPONDEN CON EL CHEQUE REMITE A UNA COPIA ACTUALIZA LAS EJECUCIONES, LOS LIBROS DEL Y REMITE A ALCALDE FIRMA LOS SOPORTES Y EL CHEQUE Y LOS ENVIA A TESORERIA RECIBE Y RADICA EL CHEQUE EN EL LIBRO AUXILIAR DE CONTROL REALIZA EL PAGO : ARCHIVA ORDENES DE PAGO Y SOPORTES RECIBE E INICIA CON EL DE REGISTRO FINALIZA Grafico 11. SUB Pago de Viáticos 10

11 INICIO DEL FUNCIONARIO SOLICITA MEDIANTE OFICIO EL PAGO DE VIATICOS AL ALCALDE PERSONAL: ELABORA ACTO ACTO ADMINISTRATIVO PARA FIRMA DEL ALCALDE PERSONAL REMITE A ALCALDE AUTORIZA TÉCNICO REALIZA LA EXPEDICIÓN DEL CDP Y EL RP PARA EL PAGO Y EMITE TODOS LOS SOPORTES A TESORERÍA APRUEBA? RECIBE E INICIA EL SUB DE ORDENES DE PAGO DESDE LA ACTIVIDAD NUMERO FINALIZA Grafico 12. SUB Conciliaciones Bancarias 11

12 INICIO DEL REGISTRA EN EL LIBRO DE BANCOS TODAS LAS CONGNACIONES, LOS CHEQUES GIRADOS, LAS TAS DÉBITO Y CRÉDITO. SOLICITA AL BANCO LOS EXTRACTOS DE CADA CUENTA BANCARIA. VERIFICA LOS CHEQUES GIRADOS CON EL GRUPO DE LOS PAGADOS POR EL BANCO VERIFICA LOOS EXTRACTOS Y CONCILIA CON LA INFORMACION QUE ESTA EN TESORERIA. ENTREGA COPIAS A Y PARA QUE REGISTREN LA CONLIACION, PRESSUPUESTO Y COMPARAN LOS REGISTROS CON LOS ESTRACTOS ELABORA LA CONCILIACION BANCARIA Y LOS ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS EN DOS COPIAS TECNI CO, PRESSUPUESTO Y AJUSTAN LOS SOPORTES Y LOS REGISTRAN ES CORRECTA LÀ INFORMACION? RECIBE Y ARCHIVA UNA COPIA DE LA CONCILIACION BANCARIA FINALIZA EL Grafico 13. SUB Impuestos Necesarios Para la Contratación 12

13 INICIO DEL IDENTIFICA EL TIPO DE IMPIUESTO DE ACUERDO CON EL ESTATUTO Y EL MANUAL DE CONTRATACIÓN REALIZA LIQUIDACION DE LOS IMPUESTOS DE LEY Y MUNICIPALES TÉSORERO REALIZA LOS DESCUENTOS DE LEY POR LOS IMPUESTOS APLICADOS TÉSORERO REALIZA EL PAGO A LA DIAN AL MES GUIENTE MEDIANTE COMPROBANTE DE EGRESO GIRA EL VALOR DE CADA CUENTA AFECTADA Y LOS REGISTRA EN LIBROS AUXILIARES DE BANCO FINALIZA EL ARCHIVA LAS CONGNACIONES Y COPIAS DE LOS RECIBOS DE PAGO Grafico 14. SUB Recaudo de Impuestos 13

14 INICIO DEL AUXILIAR DE TESORERIA IDENTIFICA EL TIPO DE IMPIUESTO AUXILIAR DE TESORERIA ELABORA RECIBOS DE PAGO DE CADA IMPUESTO O GENERA FACTURAS AUXILIAR DE TESORERIA DILIGENCIAR E IMPRIMIR EL FORMATO DE REGISTRO DE CADA IMPUESTO. AUXILIAR DE TESORERIA HACER CONTROL DE EVAÓN DE CONTRIBUYENTES. AUXILIAR DE TESORERIA ENTREGAR AL CONTRIBUYENTE TÉSORERO REGISTRA EN EL LIBRO AUXILIAR DE BANCOS TÉSORERO RECIBE EL DINERO O LA CONGNACION POR LOS IMPUESTOS APLICADOS VERIFICA REGISTROS Y ELABORA REPORTES ARCHIVA LAS CONGNACIONES Y COPIAS Y DE LOS RECIBOS DE PAGO TÉSORERO HACER LAS CONGNACIONES RESPECTIVAS DE LOS DINEROS RECIBIDOS.. TÉSORERO REGISTRA LA COPIA DEL RECIBO EN LOS LIBROS DE CONTROL FINALIZA EL Grafico

15 SUB Elaboración de Estados Financieros INICIO DEL REGISTRAR LOS MOVIMIENTOS REALIZADOS EN EL PERIODO. EMITIR EL BALANCE DE PRUEBA, EN UNA COPIA, PARA SU ANÁLIS. REVISAR QUE LOS REGISTROS ELABORADOS HAYAN DO CONTABILIZADOS ES CORRECTA LÀ INFORMACION? CONTADOR EMITEN,LOS INFORMES ECOMICOS Y FINANCIEROS CONTADOR EVALÚA LA INFORMACIÓN CONTABLE CON BASE EN LA INFORMACIÓN CONTABLE REGISTRADA Y SUS RESPECTIVOS SOPORTES Y CON RESPECTO AL VALIDADOR DE LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. VALIDA LOS VALORES DEL EJECUTADO DE ACUERDO A LAS DISPONIBILIDADES Y REGISTROS PRESUPUESTALES. IMPRIME Y ENVIA A ALCALDE PARA SU REVION ALCALDE RECIBE Y CONFIRMA LA INFORMACION FIRMANDO Y ENVIANDO A LOS SOPORTES RECIBE Y ENVIA LOS ARCHIVOS VIA INTERNET A LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACION RECIBE Y ARCHIVA UNA COPIA DE LOS RECIBIDOS FINALIZA EL Grafico 16. SUB Registros de Nomina, Planilla, Liquidación y Pago 15

16 INICIO DEL PROCESAR LA INFORMACIÓN RECIBIDA DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ALCALDÍA CLAFICA LA INFORMACION TABULA LA INFORMACION Y VERIFICA LA AFECTACION DE ESTA EN LAS CUENTAS ELABORA Y DILIGENCIA LOS DOCUMENTOS RESPECTIVOS LLEGA INFORMACI ON DE LA DIAN? IMPRIME Y ENVIA A JEFE DE PERSONAL PARA SU REVION ES INFORMAC ION EXOGENA? TABULA LA INFORMACION Y VERIFICA LA AFECTACION DE ESTA EN LAS CUENTAS SE DILIGENCIA FORMATO 350, SE CLAFICAN, y SE SEPARAN POR NUMERO DE CUENTAS Y JEFE O.F.A AJUSTAN Y GUARDAN LOS CAMBIOS DILIGENCIA FORMATO MUISCA DE LA DIAN C3 ARCHIVA LA INFORMACIÓN SE ENVÍA UNA COPIA AL JEFE DE PERSONAL PARA QUE LO REVISE Y LO REMITA FINALIZA EL MACROPORCESO DE APOYO (MA) 16

17 DE GESTION DEL TALENTO HUMA Grafico 17. SUB Levantamiento del Calculo Actuarial INICIO DEL JEFE DE PERSONAL RECOPILA LA INFORMACION A TRAVÉS DE LAS HORIAS LABORALES JEFE DE PERSONAL DIGITA LA INFORMACION I COMPILADA ALCALDE RECIBE Y REVIZA LOS FORMULARIOS DE REMION DE DATOS JEFE DE PERSONAL ENVIAN AL DESPACHO DEL ALCALDE JEFE DE PERSONAL DILIGENCIAR LOS FORMULARIOS DE REMIÓN DE DATOS PARA SER ENVIADOS TRIMESTRALMENTE AL MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PÚBLICO C-2 HAY QUE HACER AJUSTES? ALCALDE ENVIA LOS FORMULARIOS PARA REALIZAR LOS AJUSTES NECESARIOS ALCALDE FIRMA Y ENVIA A JEFE DE PERSONAL JEFE DE PERSONAL ENVIA LOS DOCUMENTOS EN MEDIO MAGNETICO A TRAVÉS DE INTERNET AL MINISTERIO JEFE DE PERSONAL ARCHIVA LOS DOCUMENTOS Y ESPERA LA VALIDACION FINALIZA EL 17

18 Grafico 18. SUB De Novedades Del Personal INICIO DEL FUNCIONARIO REPORTA AL JEFE DE LA DEPENDENCIA LA VEDAD JEFE DE DEPENDENCIA RECIBE LA VEDAD Y LA ENVIA A LA OFICINA DE RECURSOS HUMAS RRHH RECIBE Y EVALUA LAS VEDADES RRHH SE ACEPTADA? INFORMA AL FUNCIONARIO LA CAUSA DEL RECHAZO ES ACEPTADA C-1 RRHH ENVIA A VEDAD AL ALCALDE PARA SU APROBACION FINALIZA EL JEFE DE LA DEPENDENCIA RECIBE LA APROBACION E INFORMA AL FUNCIONARIO MEDIANTE OFICIO RRHH ENVIA LA VEDAD APROBADA AL JEFE DE LA DEPENDENCIA Grafico

19 SUB Liquidación de Prestaciones Sociales ENVIA LA INFORMACION AL JEFE RRHH PARA QUE ACTUALIZE LA INFORMACION DEL PERSONAL REGISTRA EL PAGO DE LAS PRESTACIONES SOCIALES CADA AÑO REGISTRA EL PAGO DE LAS PRESTACIONES SOCIALES INICIO DEL C-1 JEFE DE RRHH RECIBE LA INFORMACION Y LA PREPARA PARA LA LIQUIDACION DE LAS PRESTACIONES SOCIALES ES PERSONAL ACTIVO? RRHH ELABORA LA RELACION DEL PERSONAL INCLUYENDO BONIFICACIONES, DOTACION, PRIMA, CESANTIAS ETC. FINALIZA EL JEFE DE RRHH SE RECEPCIONA EL ACTO ADMINISTRATIVO SUSCRITO POR EL ALCALDE MUNICIPAL EN EL QUE SE DESVINCULA AL FUNCIONARIO. C-2 RRHH ARCHIVA LOS DOCUMENTOS Y ACTUALIZA EL KARDEX DE PERSONAL RRHH PREPARA LA INFORMACION PARA LA LIQUIDACION DE LAS PRESTACIONES SOCIALES DEL EXFUNCIONARIO Y PIDE EL PAZ Y SALVO DE, ARCHIVO Y RECAUDO JEFE DE RRHH VERIFICA LA INFORMACION PERTENECE AL FNA O A OTRO FONDO MENSUALMENTE EN CUMPLIMIENTO CON LOS TESORERÍA RECIBE LA INFORMACIÓN (INICIA DE ORDENES DE PAGO) JEFE DE RRHH ELABORA LA LIQUIDACION PARA SU CORRESPONDIENTE REVION EXPIDE EL CDP Y EL RP Y LO ENVIA A AUXILIAR DE RECURSO HUMA RRHH ENTREGA LA LIQUIDACIÓN AL PARA SU CORRESPONDIENTE REVIÓN A LA OFICINA DE C-3 Grafico 20. SUB Afiliación Seguridad Social 19

20 INICIO DEL JEFE RECURSO HUMA SOLICITA DOCUMENTOS AL FUNCIONARIO INTERESADO JEFE RECURSO HUMA RECIBE DOCUMENTOS JEFE RECURSO HUMA VERIFICA Y DOCUMENTOS FINALIZA EL JEFE RECURSO HUMA ARCHIVA DOCUMENTACION EN CARPETAS DE PERSONAL JEFE RECURSO HUMA ENVIA PLANILLAS DE AFILIACION A LA EPS Grafico 21. SUB Legalización de Viáticos y Gastos de Viajes 20

21 INICIO DEL EL FUNCIONARIO COMIONADO dentro del término legal entrega informe de comisión anexando certificación de cumplido y soportes al Jefe de Personal JEFE RECURSO HUMA RECIBE DOCUMENTOS JEFE RECURSO HUMA VERIFICA Y DOCUMENTOS JEFE RECURSO HUMA ARCHIVA DOCUMENTACION EN CARPETAS DE PERSONAL REGISTRA Y HACES AJUSTES, DA VISTO BUE Y REMITE A PERSONAL JEFE DE PERSONAL RECIBE Y ENVIA A JEFE DE PERSONAL ENVIA A ALCALDE PARA SU FIRMA JEFE RECURSO HUMA ELABORA ACTO ADMINISTRATIVO DE LEGALIZACIÓN FINALIZA EL MACRO DE APOYO (MA) DE GESTION ADMINISTRATIVA 21

22 Grafico 22. SUB De Elaboración Del Plan De compras INICIO DEL ALMACÉN Y JEFE DE PLANEACION Y PROYECTOS ESPECIALES SE REUNEN E INICIAN CON LA ELABORACION DEL PLAN DE COMPRAS ALMACÉN ENVIA OFICIO SOLITANDO EL PLAN DE ACCION A CADA JEFE DE DEPENDENCIA DE LA ALCALDIA DEPENDENCIAS ENTREGAN EL PLAN DE ACCION DEPENDENCIAS AJUSTAN EL PLAN DE ACCION Y LO ENVIAN NUEVAMENTE ALMACÉN DEVUELVE A LA DEPENDENCIA PARA QUE AJUSTE EL PLAN DE ACCION CON EL ES ARMONICO? ALMACÉN Y JEFE DE PLANEACION Y RECIBE Y VERIFICA LA ARMONIA DE LOS PLANES DE ACCION ALMACÉN ORGANIZA EN EL FORMATO DE PLAN DE COMPRAS DEL CE LAS NECEDADES DE CADA PLAN DE ACCIÓN GLOBAL ALMACÉN Y JEFE DE PLANEACION Y SOCIALIZAN EL PLAN DE COMPRAS EN CONSEJO DE GOBIER C3 ALMACÉN DILIGENCIA EL FORMATO DEL PLAN DE COMPRAS CE ALMACÉN AGNA LA RESPECTIVA CODIFICACIÓN CUBS DE CADA PROYECTO, BIEN, SERVICIO U OBRA PÚBLICA. ALCALDE APRUEBA PLAN EN ACTO ADMINISTRATIVO REGISTRA EL PLAN DE COMPRAS Y PUBLICA EN EL CE ALMACÉN ARCHIVA LOS DOCUMENTOS SOPORTES FINALIZA EL 22

23 Grafico 23. SUB Adquisición de Bienes y Servicios DEPENDENCIA A CARGO INICIO DEL DEPENDENCIA GENERA NECEDAD DE ACUERDO AL PLAN DE COMPRAS PLANEACION ELABORA ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y SOLICITA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL VERIFICA Y ELABORA VIABILIDAD INICIA DE CDP HACE INVITACION PUBLICA A OFERTAR RECIBE Y EVALUA LAS OFERTAS FINALIZA EL INICIA DE RECEPCION Y ENTREGA Y ALAMCENAMIEN TO DE BIENES INICIA DE CRP ELABORA ORDEN DE COMPRA, CONTRATO U ORDEN AL PORVEEDOR U OFERENTE FAVORECIDO INVITACION PUBLICA A OFERTAR 23

24 Grafico 24. SUB Recepción, Registro de Entrada y Almacenamiento De Bienes INICIO DEL RECEPCIONA LA DOCUMENTACION DE ENTREGA DE LA MERCANCIA (FACTURA, CONTRATO, ETC) RECEPCION A LA MERCANCIA REALIZA CONTEO FICO DEL BIEN CONSTATANDO ESTADO, CANTIDAD Y CALIDAD, FRENTE A L SUMINISTRO O COMPRAVENTA REINICIA EL DESDE EL PASO DE RECEPCION INICIA EL DE DEVOLUCION DE BIENES A PREOVEEDORES DEVUELVE EL PEDIDO Y ELABORA EL INFORME EN LOS TERMIS DEL CONTRATO TODO EN ORDEN? REMITE LA DOCUMENT ACION PARA EL DE PAGO COMPILA TODA LA DOCUMENTACION DEL PEDIDO Y LA FIRMA DE SER NECESARIO EL RECIBIDO A SATISFACCION RECIBE LA MERCANCIA Y LE DA INGRESO INFORMA A Y REALIZA EL INGRESO DE LOS BIENES CLAFICA Y UBICA LOS BIENES DE ACUERDO CON SUS CARACTERISTICAS FINALIZA EL 24

25 Grafico 25. SUB Devolución De Bienes A Proveedores INICIO DEL ALMACÉN VERIFICA LA CONCORDANCIA DE LOS BIENES EN LA ORDEN DE PAGO Y LA ORDEN DE PEDIDO, SUMINISTRO Y/O CONTRATO ALMACÉN GENERALA TA DE DEVOLUCION LOS BIENES COINCIDEN CON LAS ESPECIFICACIONES REQUERIDAS ALMACÉN ENVIA LA INFORMACION AL JEFE DE LA O.F.A QUIEN INICIA LAS ACCIONES NECESRIAS EL PROVEEDOR REALIZA EL CAMBIO? EL PROVEEDOR ENTREGA LOS BIENES QUE SE CORROBORAN CON LA ORDEN INICIAL ALMACÉN ENTREGA OFICO AL PROVEEDOR INDICANDO LA CAUSA DE LA DEVOLUCION (AVERIA, FALTANTE FALTA DE ESPECIFICACIONES ETC). ALMACÉN ELABORA ACTA DE DEVOLUCION ESPECIFICANDO TODOS LOS DATOS NECESARIOS ARCHIVA LOS DOCUMENTOS DEL ALMACÉN RECIBE LOS BIENES SEGÚN EL ESTABLECIDO PARA ELLO FINALIZA EL 25

26 Grafico 26. SUB De Baja de Bienes : INICIO DEL SE DA LA PERDIDA DEL BIEN Y EL RESPONSABLE REALIZA LA DENUNCIA AL INSPECTOR O ES DETECTADO POR EL JEFE DE ESTE INICIA EL TRÁMITE RECIBE LA DENUNCIA FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL BIEN PRESENTA LA SOLICITUD AL TECNICO HACE LA DENUNCIA POR PERDIDA DE BIEN EN BODEGA RECIBE Y/O VERIFICA Y EVALUA EL COSTO JEFE RRHH REMITE AL TECNICO DE EL ACTA JEFE RRHH RECIBE, CORROBORA LA INFORMACION MEDIANTE UNA ACTA QUE CONTIENE LA CAUSA, Y VISTO BUE CONTABLE ENVÍA TODA LA INFORMACIÓN AL FUNCIONARIO ENCARGADO DE AUTORIZAR LA BAJA DEL ELEMENTO RECIBE EL ACTA Y PROCEDE INFORMA A PARA AJUSTAR EL REGISTRO CONTABLE Y DESCONTAR DEL BALANCE RECIBE EL COMPROBANTE DEL EGRESO Y PROCEDE A DESCONTARLO DEL BALANCE GENERRAL ARCHIVA EL ACTA Y COPIA DEL COMPROBANTE CONTABLE DILIGENCIA FORMATO DE RETIRO DEL BIEN PROCEDE A DAR DE BAJA DIGITALIGENCIANDO EL COMPROBANTE DE EGRESOS DEL BIEN FINALIZA EL 26

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