PRESENTACIÓN. Guatemala, Noviembre 2,007

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2 PRESENTACIÓN La Tercera Versión del Manual de Procesos y Procedimientos, es el resultado de una profunda Reestructuración al contenido y forma de la Segunda Versión del Manual publicado en el año Para la revisión se tomaron en cuenta todos los procedimientos que se encontraban documentados, con el propósito de actualizarlos a los cambios que constantemente se presentan en el desarrollo de las actividades administrativas de la Dirección, facilitando su comprensión y aplicación. Simultáneamente, se documentaron nuevos procedimientos, que surgieron como resultado de un reordenamiento organizacional, como es el caso del Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles. También se integró el procedimiento para Gestionar la Capacitación y Profesionalización Interna y Externa del personal de la Dirección, el procedimiento para los Estudios Socioeconómicos para Áreas menores de 100 metros², y el proceso para la Revisión y Reparación de Equipo que desarrollará la Unidad Administrativa, entre otros. Lo anterior no hubiera sido posible sin la valiosa colaboración de los Jefes de Departamento que dentro de un proceso de mejoramiento continuo, revisaron y analizaron los procedimientos de sus unidades administrativas, aportando observaciones y sugerencias para realizar las modificaciones a los mismos. Junto con un índice que se encuentra estructurado por Departamentos y un Diagrama que muestra la Simbología del presente Documento, el Manual también muestra los distintos Diagramas de Flujo de cada Proceso con un diseño y estructura más técnica y moderna, que permita una mayor comprensión de su contenido. Al final del Manual se incluye un glosario de los términos más utilizados en la gestión del patrimonio del Estado y la Administración Pública. Guatemala, Noviembre 2,007 ii

3 SIMBOLOGÍA GENERAL DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS Simbología Representación ACTIVIDAD: Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento. DECISIÓN O ALTERNATIVA: Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más opciones. DOCUMENTO: Representa cualquier documento que ingrese, se utilice, se genere o salga del procedimiento. DATOS: Representa algún dato que se genere o salga del procedimiento. PROCEDIMIENTO EXTERNO: Indica la relación con un procedimiento que se realiza en otro Departamento. DATOS ALMACENADOS: Indica los datos que ingresan a un base de datos generada por el mismo procedimiento. ALMACENAMIENTO INTERNO: Indica un archivo determinado que concluye un procedimiento. INICIO O TERMINO: Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar, además se utiliza para indicar que una unidad recibe o proporciona información. CONECTOR: Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte del mismo, o bien una referencia en otra página. iii

4 INDICE DE PROCEDIMIENTOS POR DEPARTAMENTO UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS Formulación de Anteproyecto de Presupuesto PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI01 2 Formulación del Plan Operativo Anual (POA) PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI02 4 Programación anual y trimestral de producción de bienes y servicios PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI03 6 Informe Mensual y/o Trimestral de la Producción de Bienes y Servicios PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI04 8 Compras por cotización PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI05 10 Administración de Fondo Rotativo PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI06 12 Compras menores del Fondo de Caja Chica PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI07 14 Administración del Fondo de Caja Chica PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI08 16 Almacén de suministros PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI09 18 Control de Inventarios PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI10 21 Recepción, trámite y evacuación de documentos y expedientes PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI11 23 Revisión y Reparación de Equipo PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI12 25 iv

5 DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS Actualización de procedimientos administrativos PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP01 28 Formulación de Proyectos PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP02 30 Evaluación de Proyectos PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP03 32 Estudio Socioeconómico PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP04A 34 Estudio Socioeconómico para Áreas menores de 100 Mts.² PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP04B 36 Estudio de factibilidad de arrendamiento PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP05 38 Regularización de Contratos de Arrendamiento Vigentes PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP06 40 Regularización del Uso de Inmuebles Propiedad del Estado Ocupados por Particulares o Personas Jurídicas PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP07 44 Arrendamiento de de Áreas Menores de 100 Mts.² sin Subasta Pública PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP08 48 Subasta Pública para el Arrendamiento de Inmuebles Propiedad del Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP09 52 Capacitación y Profesionalización Interna y Externa PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP10 56 Cobros de los Contratos Administrativos de Arrendamiento PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP11 60 v

6 DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIÓN DEL PATRIMONIO DEL ESTADO Actualización del patrimonio del Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-IPE01 63 Donaciones a favor del Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-IPE02 65 Adscripción a Instituciones de Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-IPE03 67 Recuperación de Bienes Estatales en poder de particulares PROCEDIMIENTO MFP-DBE-IPE04 69 Usufructos a favor de Instituciones Gubernamentales y no Gubernamentales PROCEDIMIENTO MFP-DBE-IPE05 71 Titulaciones supletorias a favor del Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-IPE06 73 Oposición a titulación supletoria PROCEDIMIENTO MFP-DBE-IPE07 75 Control de Bienes Inmuebles del Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-IPE08 77 Elaboración de planos topográficos PROCEDIMIENTO MFP-DBE-IPE09 79 vi

7 DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y LEGALIZACIÓN Adscripción PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL01 82 Usufructo PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL02 84 Donación PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL03 88 Servidumbre PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL04 92 Permuta PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL05 96 Herencia Vacante PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL Inscripción de posesión PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL Oposición a la Titulación Supletoria PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL Diligencias previas al Sumario de desocupación (Recuperación) PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL Notificaciones PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL Inscripción en el Registro General de la Propiedad PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL vii

8 DEPARTAMENTO DE REGISTRO DEL PATRIMONIO DEL ESTADO Registro y control de activos fijos PROCEDIMIENTO MFP-DBE-RPE Recopilación y Archivo de Leyes PROCEDIMIENTO MFP-DBE-RPE Registro de documentos, planos topográficos y fotografías PROCEDIMIENTO MFP-DBE-RPE Verificación de Información Digitalizada PROCEDIMIENTO MFP-DBE-RPE Actualización de activos fijos PROCEDIMIENTO MFP-DBE-RPE DEPARTAMENTO DE ADJUDICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE BIENES MUEBLES Legalización de Traslados de Bienes Muebles PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM Legalización de Posesión de Bienes Muebles PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM Legalización de Donación de Bienes Muebles PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM Visado de Expedientes PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM Baja de Bienes Muebles de Consistencia Destructible e Incinerable en Mal Estado (Fase 1 de 2) PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM05A 134 Baja de Bienes Muebles de Consistencia Destructible e Incinerable en Mal Estado (Fase 2 de 2) PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM05B 136 Baja de Bienes Muebles de Consistencia Ferrosa en Mal Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM viii

9 Recepción y resguardo de bienes en tránsito PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM Adjudicación de Bienes Muebles en tránsito PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM Valuación de Bienes Muebles propiedad del Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM Registro y Control de Inventarios de Bienes Muebles de diferentes Instituciones del Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM Administración de Subastas de Material Ferroso PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM Subastas de Bienes Muebles en Buen o Regular Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM Permutas de Material Ferroso Fase 1 de 2 (Autorización) PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM13A 152 Permutas de Material Ferroso Fase 2 de 2 (Entrega / Recepción) PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM13B 154 Confirmación del Registro de Inventario de Vehículos que pertenecen a Instituciones del Sector Público. PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM DEPARTAMENTO DE REGULARIZACIÓN DEL PATRIMONIO CULTURAL, HISTÓRICO Y NATURAL DE LA NACIÓN *SE ENCUENTRA EN PROCESO DE AUTORIZACIÓN Y CREACIÓN 158 GLOSARIO 159 ix

10 Ministerio de Finanzas Públicas MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO Elaborado por: Departamento de Estudios y Proyectos UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS OBJETO DEL DEPARTAMENTO: Planificar, Coordinar y Controlar las Actividades de apoyo para el funcionamiento de los diferentes Departamentos de la Dirección, así como programar, ejecutar y administrar los Recursos Financieros. BASE LEGAL: Artículo 41 numeral 3 del Acuerdo Gubernativo No , de fecha 20 de septiembre del Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas. ESTRUCTURA: Jefatura y Sub-Jefatura de Unidad, Asistente, Jefe de Compras, Jefe de Contabilidad, Encargado de Inventarios y de Almacén y Encargado de Ejecución Presupuestaria y Encargado de Recepción. 1

11 Ministerio de Finanzas Públicas CÓDIGO: MFP-DBE-USAI01 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO FORMULACIÓN DE ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO Elaborado por: Departamento de Estudios y Proyectos No. de Actividades: 13 Duración Estimada: 25 días* OBJETO DEL PROCESO: Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de la Dirección en base al POA (PLAN OPERATIVO ANUAL). BASE LEGAL: Decreto Número , Ley Orgánica del Presupuesto. UNIDAD RESPONSABLE: UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS. RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe de la Unidad Administrativa Jefe de la Unidad Administrativa Jefe de la Unidad Administrativa Director (a) 4. Dirección Financiera 5. Dirección Técnica del Presupuesto 6. Director (a) 7. Jefe de la Unidad Administrativa 8. Jefe de Contabilidad 9. Dirección Financiera Comisión de Caja (UDAF) 10. Recibe solicitud de la Dirección Técnica del Presupuesto y procede a planificar la formulación del Anteproyecto de Presupuesto para el período fiscal correspondiente. Convoca a Jefes de Departamento, informa y solicita las necesidades de recursos financieros, para cumplir con las metas y objetivos del POA de la Dirección y determinar los requerimientos para el siguiente período fiscal. Recibe información, prepara Anteproyecto de Presupuesto y traslada a Dirección para revisión y aprobación. Recibe Anteproyecto, para su análisis, aprueba y remite a Dirección Financiera para consolidar con el Anteproyecto de Presupuesto del Ministerio. Recibe documento, lo consolida con el Anteproyecto del Ministerio y lo traslada a la Dirección Técnica del Presupuesto. Recibe Anteproyecto de Presupuesto para análisis, discusión, aprobación é incorporación al Proyecto de Presupuesto de Ingresos y Egresos del Estado y la notificación del monto aprobado por Dirección. Recibe Presupuesto aprobado y traslada a Jefe de Unidad de Servicios Administrativos Internos para su ejecución. Recibe y revisa Presupuesto, elabora programación financiera y traslada a Jefe de Contabilidad. Recibe y con visto bueno del Jefe Administrativo lo remite a la Dirección Financiera. Analiza y somete a consideración de la Dirección Técnica del Presupuesto para aprobación en la Comisión de Caja. Analista DTP 11. Analiza, aprueba y traslada a Dirección Financiera para su registro. Dirección Financiera (UDAF) Jefe de la Unidad Administrativa 12. Recibe aprobación, registra en renglones correspondientes y notifica. 13. Recibe notificación de Programación Financiera y traslada a Contabilidad para su ejecución conforme a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. *Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos. 15 días 5 días 1 mes* 1 mes* 3 días 1 semana* 2 semanas * 1 semana* 2

12 PROCESO: MFP-DBE-USAI01. Formulación de Anteproyecto de Presupuesto. Unidad de Servicios Administrativos Internos Dirección Dirección Financiera Dirección Técnica del Presupuesto INICIO Jefe de Unidad recibe solicitud de la Dirección Técnica del Presupuesto y procede a planificar la formulación del Anteproyecto de Presupuesto para el período fiscal correspondiente. (1) Jefe de Unidad convoca a Jefes de Departamento, informa y solicita las necesidades de recursos financieros, para cumplir con las metas y objetivos del POA de la Dirección y determinar los requerimientos para el siguiente período fiscal. (2) Recibe Anteproyecto, para su análisis, aprueba y remite a Dirección Financiera para consolidar con el Anteproyecto de Presupuesto del Ministerio. (4) Recibe documento, lo consolida con el Anteproyecto del Ministerio y lo traslada a la Dirección Técnica del Presupuesto. (5) Recibe Anteproyecto de Presupuesto para análisis, discusión, aprobación é incorporación al Proyecto de Presupuesto de Ingresos y Egresos del Estado y la notificación del monto aprobado por Dirección. (6) Jefe de Unidad recibe información, prepara Anteproyecto de Presupuesto y traslada a Dirección para revisión y aprobación. (3) Jefe de Unidad recibe y revisa Presupuesto, elabora programación financiera y traslada a Jefe de Contabilidad. (8) Recibe Presupuesto aprobado y traslada a la Unidad de Servicios Administrativos Internos para su ejecución. (7) Jefe de Contabilidad recibe y con visto bueno del Jefe Administrativo lo remite a la Dirección Financiera. (9) Analiza y somete a consideración de la Dirección Técnica del Presupuesto para aprobación en la Comisión de Caja. (10) UDAF recibe aprobación, registra en renglones correspondientes y notifica. (12) Analiza, aprueba y traslada a Dirección Financiera para su registro. (11) Jefe de Unidad recibe notificación de Programación Financiera y traslada a Contabilidad para su ejecución conforme a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. (13) FIN 3

13 Ministerio de Finanzas Públicas CÓDIGO: MFP-DBE-USAI02 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL -POA- Elaborado por: Departamento de Estudios y Proyectos No. de Actividades: 10 Duración Estimada: 05 días OBJETO DEL PROCESO: Elaborar un documento que contenga los objetivos y metas de la Dependencia, así como el calendario de ejecución de actividades, éste documento servirá de base para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto. BASE LEGAL: Decreto Número , Ley Orgánica del Presupuesto. UNIDAD RESPONSABLE: UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS. RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Director 1. Jefe de la Unidad Administrativa Sub-Jefe de la Unidad Administrativa Jefe Depto. de Estudios y Proyectos Evaluación de Proyectos Jefe Depto. de Estudios y Proyectos Jefe Depto. de Estudios y Proyectos Jefe Depto. de Estudios y Proyectos Jefe de la Unidad Administrativa Traslada solicitud para la formulación del Plan Operativo Anual, junto con el material con los lineamientos institucionales para su formulación. Recibe solicitud, conoce, entrega por escrito a los Jefes de Depto. los lineamientos generales y formularios respectivos para su elaboración. Recibe dichos formularios e información general de cada Jefe de Departamento, conoce y traslada a Sub-Jefe de la Unidad Administrativa. Recibe documentación, revisa, analiza, compara, verifica y procede a llenar los formularios correspondientes. Traslada a Jefe de Depto. de Estudios y Proyectos para su consolidación. Recibe documentación, revisa, analiza, compara y verifica. Traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos. Procede a llenar los formularios de consolidación. Verifica, consolida información, prepara informe y traslada al Jefe de Depto. de Estudios y Proyectos para visto bueno días 2 días 4 horas * 6. Revisa y verifica informe para establecer si lo aprueba o no. 3 horas Director (a) 10. No aprueba el informe, anota observaciones y devuelve a Evaluación de Proyectos para que realice las correcciones (vuelve a paso 5). Si aprueba el informe, traslada documento consolidado a Jefe de la Unidad Administrativa. 1 hora 3 horas 9. Revisa documento final y lo traslada a la Dirección para su aprobación final. 1 hora Recibe documento, lo revisa, lo aprueba, adjunta a Anteproyecto de Presupuesto y presenta a Dirección Financiera. (Procedimiento MFP-DBE- USAI01). *Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos. 4

14 PROCESO: MFP-DBE-USAI02. Formulación del Plan Operativo Anual (POA). Dirección Jefatura Unidad de Servicios Administrativos Internos Sub-Jefatura Unidad de Servicios Administrativos Internos Jefatura Departamento de Estudios y Proyectos Depto. Estudios y Proyectos Jefatura Sección de Evaluación de Proyectos INICIO Duración Estimada: 05 Días / Número de Actividades: 10 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Unidad de Servicios Administrativos Internos - Dirección de Bienes del Estado - M.F.P. Traslada solicitud para la formulación del Plan Operativo Anual, junto con el material con los lineamientos institucionales para su formulación. (1) Recibe documento, lo revisa, lo aprueba, adjunta a Anteproyecto de Presupuesto y presenta a Dirección Financiera. (Procedimiento MFP- DBE-USAI01). (10) FIN Recibe solicitud, conoce, entrega por escrito a los Jefes de Depto. los lineamientos generales y formularios respectivos para su elaboración. Recibe dichos formularios e información general de cada Jefe de Departamento, conoce y traslada a Sub-Jefe de la Unidad Administrativa. (2) Revisa documento final y lo traslada a la Dirección para su aprobación final. (9) Recibe documentación, revisa, analiza, compara, verifica y procede a llenar los formularios correspondientes. Traslada a Jefe de Depto. de Estudios y Proyectos para su consolidación. (3) Recibe documentación, revisa, analiza, compara y verifica. Traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos. (4) Revisa y verifica informe para establecer si lo aprueba o no. (6) SI Traslada documento consolidado a Jefe de la Unidad Administrativa. (7) Anota observaciones y devuelve a Evaluación de Proyectos para que realice las correcciones (vuelve a paso 5). (8) Lo aprueba? Procede a llenar los formularios de consolidación. Verifica, consolida información, prepara informe y traslada al Jefe de Depto. de Estudios y Proyectos para visto bueno. (5) NO 5

15 Ministerio de Finanzas Públicas CÓDIGO: MFP-DBE-USAI03 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO PROGRAMACIÓN ANUAL Y TRIMESTRAL DE PRODUCCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Elaborado por: Departamento de Estudios y Proyectos No. de Actividades: 10 Duración Estimada: 03 días OBJETO DEL PROCESO: Elaborar el documento que contendrá las metas anuales y trimestrales de producción de bienes y servicios, según lo establecido en el formulario respectivo proporcionado por la UDAF de la Dirección Financiera. BASE LEGAL: Acuerdo Gubernativo No , de fecha 20 de septiembre del Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas. UNIDAD RESPONSABLE: UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS. RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Director (a) 1. Jefe de la Unidad Administrativa Jefe de la Unidad Administrativa Jefe Depto. de Estudios y Proyectos Evaluación de Proyectos Jefe Depto. de Estudios y Proyectos Jefe Depto. de Estudios y Proyectos Jefe Depto. de Estudios y Proyectos Jefe de la Unidad Administrativa Traslada solicitud de Programación a Unidad de Servicios Administrativos Internos. Recibe solicitud, conoce, entrega por escrito los lineamientos generales y formularios respectivos para su elaboración a los Jefes de Departamento. Recibe formulario con información, firmado por cada Jefe de Departamento, conoce y traslada al Jefe de Depto. de Estudios y Proyectos para su consolidación. Recibe documentación, revisa, analiza y compara información y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos. Verifica, consolida información, prepara informe y traslada al Jefe de Depto. de Estudios y Proyectos para visto bueno horas 4 horas * 6. Revisa y verifica informe para establecer si lo aprueba o no. 3 horas Director (a) 10. No aprueba el informe, anota observaciones y devuelve a Evaluación de Proyectos para que realice las correcciones (vuelve a paso 5). Si aprueba el informe, traslada documento consolidado a Jefe de la Unidad Administrativa. 1 hora 3 horas 9. Revisa documento final y lo traslada a la Dirección para su aprobación, 4 horas Recibe documento, revisa, aprueba y traslada a UDAF (Dirección Financiera) *Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos. 6

16 7 Duración Estimada: 03 Días / Número de Actividades: 10 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Unidad de Servicios Administrativos Internos - Dirección de Bienes del Estado - M.F.P.

17 Ministerio de Finanzas Públicas CÓDIGO: MFP-DBE-USAI04 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO ELABORACIÓN DE INFORME MENSUAL Y/O TRIMESTRAL DE LA PRODUCCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Elaborado por: Departamento de Estudios y Proyectos No. de Actividades: 10 Duración Estimada: 04 días OBJETO DEL PROCESO: Elaborar el documento que contenga los resultados mensuales y/o trimestrales de producción de bienes y servicios según lo establecido en el formulario respectivo proporcionado por la UDAF de la Dirección Financiera del Ministerio de Finanzas Públicas. BASE LEGAL: UNIDAD RESPONSABLE: UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS. RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Director (a) 1. Jefe de Unidad Administrativa Jefe de Unidad Administrativa Jefe Depto. de Estudios y Proyectos Evaluación de Proyectos Jefe Depto. de Estudios y Proyectos Jefe Depto. de Estudios y Proyectos Jefe Depto. de Estudios y Proyectos Jefe de la Unidad Administrativa Traslada a la Unidad de Servicios Administrativos Internos solicitud de Informe. Recibe solicitud, conoce el asunto, entrega por escrito los lineamientos generales y formulario a los Jefes de Departamento para su respectiva elaboración. Recibe formulario con información, firmada por cada Jefe de Departamento, conoce y traslada a Jefe Depto. de Estudios y Proyectos. Recibe documentación, revisa, analiza y compara información y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos. Verifica, consolida información, prepara informe y traslada al Jefe de Depto. de Estudios y Proyectos para visto bueno horas 4 horas 6. Revisa y verifica informe para establecer si lo aprueba o no. 3 horas Director (a) 10. No aprueba el informe, anota observaciones y devuelve a Jefe Sección de Evaluación de Proyectos para que realice las correcciones (vuelve a paso 5). Si aprueba el informe, traslada documento consolidado a Jefe de la Unidad Administrativa. 1 hora 3 horas 9. Revisa documento final y lo traslada a la Dirección para su aprobación. 4 horas Recibe documento, revisa, aprueba y traslada a UDAF (Dirección Financiera) 8

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19 Ministerio de Finanzas Públicas CÓDIGO: MFP-DBE-USAI05 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO COMPRAS POR COTIZACIÓN Elaborado por: Departamento de Estudios y Proyectos No. de Actividades: 13 Duración Estimada: 4.5 días OBJETO DEL PROCESO: Adquirir bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de la Dependencia, utilizando el fondo rotativo provisto por el Ministerio de Finanzas Públicas. BASE LEGAL: Decreto número del Congreso de la República Ley de Contrataciones del Estado. UNIDAD RESPONSABLE: UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS. RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Encargado de Compras 1. Recibe y clasifica requerimientos de compra. Encargado de Compras 2. Confirma la existencia o no en Almacén y/o inventario. Encargado de Compras 3. Sí hay existencia, proporciona formulario de requisición de materiales y suministros al solicitante para que continúe su trámite. Encargado de Compras 4. No hay existencia, entonces verifica la disponibilidad presupuestaria. Encargado de Compras 5. NO EXISTE disponibilidad, se devuelve requerimiento rechazado. Encargado de Compras 6. SI EXISTE disponibilidad, se autoriza. Encargado de Compras 7. Jefe de Unidad Administrativa Realiza cotizaciones y traslada al Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos para su revisión. 8. Revisa y traslada a Dirección para su autorización. Director (a) 9. Autoriza y Firma. Encargado de Compras 10. Formaliza la compra, recibe el producto y la factura. Encargado de Inventarios o del Almacén. Encargado de Ejecución Presupuestaria Jefe de Unidad Administrativa 11. Se aplica Procedimiento MFP-DBE-USAI09 (actividad no. 5 en adelante) Almacén de Suministros y/o MFP-DBE-USAI10, o Control de Inventarios días días* 12. Elabora documentos de pago, en base a documentos contables. 13. Revisa Cheque u Orden de Compra y establece si todo esta bien elaborado. *Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos

20 PROCESO: MFP-DBE-USAI05. COMPRAS POR COTIZACIÓN. Duración Estimada: 4.5 Días / Número de Actividades: 13 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departamento de Investigación del Patrimonio del Estado - Dirección de Bienes del Estado - M.F.P. Encargado de Compras INICIO Recibe y clasifica requerimientos de compra. (1) Confirma la existencia o no en Almacén y/o inventario. (2) Hay en Existencia? SI Proporciona formulario de requisición de materiales y suministros al solicitante para que continúe su trámite. (3) FIN Se Autoriza. (6) Realiza cotizaciones y traslada al Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos para su revisión. (7) Formaliza la compra, recibe el producto y la factura. (10) NO Jefatura Unidad de Servicios Administrativos Internos NO Entonces verifica la disponibilidad presupuestaria (4) Existe Disponibilidad? Se devuelve requerimiento rechazado (5) Revisa y traslada a Dirección para su autorización. (8) Revisa Cheque u Orden de Compra y establece si todo esta bien elaborado. (13) FIN SI Dirección Autoriza y Firma. (9) Encargado de Inventarios o del Almacén Se aplica Procedimiento MFP-DBE-USAI09 (actividad no. 5 en adelante) Almacén de Suministros y/o MFP- DBE-USAI10, o Control de Inventarios. (11) Encargado de Ejecución Presupuestaria Elabora documentos de pago, en base a documentos contables. (12) 11

21 Ministerio de Finanzas Públicas CÓDIGO: MFP-DBE-USAI06 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO ADMINISTRACIÓN DE FONDO ROTATIVO Elaborado por: Departamento de Estudios y Proyectos No. de Actividades: 10 Duración Estimada: 04 días OBJETO DEL PROCESO: Ejecutar compras de bienes y servicios con fondo rotativo, acreditado a la cuenta del Crédito Hipotecario Nacional por la UDAF de este Ministerio, mediante presentación de listado de documentos de abono. BASE LEGAL: Acuerdo Ministerial 6-98, régimen de Fondo Rotativo. UNIDAD RESPONSABLE: UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS. RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Dirección Financiera 1. Jefe de Contabilidad 2. Jefe de Contabilidad 3. Jefe de la Unidad Administrativa Acredita el fondo respectivo a la Dirección a través de una Resolución Ministerial. Registra en caja fiscal e ingresa en el libro de control del fondo rotativo, el fondo acreditado por UDAF en el Crédito Hipotecario Nacional a favor de la Dependencia. Recibe y consolida documentos originales que afectan el fondo rotativo, elabora listado de fondo rotativo codificado por rubro presupuestario y traslada a Jefe de la Unidad Administrativa para revisión y aprobación. 2 días 1 hora 4. Revisa, y traslada a Dirección o Subdirección para su aprobación. 1 hora Director (a) 5. Recibe listado de fondo rotativo, y revisa si esta todo correcto. * Jefe de Contabilidad 6. No esta correcto, realiza correcciones (vuelve a paso 2). * Director (a) 7. Jefe de Contabilidad 8. Dirección Financiera 9. Jefe de Contabilidad 10. Si esta correcto, firma y traslada a Unidad de Servicios Administrativos Internos para continuar trámite. Recibe, prepara fotocopias y traslada a Dirección Financiera para su reembolso, actualiza los renglones correspondientes en el libro de control del fondo rotativo. Analiza, aprueba, emite CUR, acredita cuenta monetaria de la Dirección en el Banco Crédito Hipotecario Nacional e informa al Jefe de Contabilidad. Registra reembolso en el libro de control de fondo rotativo, elabora forma 92-A de la Contraloría General de Cuentas y actualiza saldo en chequera. *Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos. 1 hora * 10 12

22 PROCESO: MFP-DBE-USAI06. Administración de Fondo Rotativo. Dirección Financiera Unidad de Servicios Administrativos Dirección Dirección Financiera INICIO Acredita el fondo respectivo a la Dirección a través de una Resolución Ministerial. (1) Jefe de Contabilidad registra en caja fiscal e ingresa en el libro de control del fondo rotativo, el fondo acreditado por UDAF en el Crédito Hipotecario Nacional a favor de la Dependencia. (2) Jefe de Contabilidad recibe y consolida documentos originales que afectan el fondo rotativo, elabora listado de fondo rotativo codificado por rubro presupuestario y traslada a Jefe de la Unidad Administrativa para revisión y aprobación. (3) Recibe listado de fondo rotativo, y revisa si esta todo correcto. (5) Revisa, y traslada a Dirección o Subdirección para su aprobación. (4) NO Está todo correcto?. Jefe de Contabilidad realiza correcciones (vuelve a paso 3) (6) SI Firma y traslada a Unidad de Servicios Administrativos Internos para continuar trámite. (7) Jefe de Contabilidad recibe, prepara fotocopias y traslada a Dirección Financiera para su reembolso, actualiza los renglones correspondientes en el libro de control del fondo rotativo. (8) Analiza, aprueba, emite CUR y acredita cuenta monetaria de la Dirección en el Banco Crédito Hipotecario Nacional. (9) Jefe de Contabilidad registra reembolso en el libro de control de fondo rotativo, elabora forma 92-A de la Contraloría General de Cuentas y actualiza saldo en chequera. (10) FIN 13

23 Ministerio de Finanzas Públicas CÓDIGO: MFP-DBE-USAI07 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO COMPRAS MENORES DEL FONDO DE CAJA CHICA Elaborado por: Departamento de Estudios y Proyectos No. de Actividades: 12 Duración Estimada: 0 OBJETO DEL PROCESO: Coordinar y supervisar las funciones a desarrollar en la ejecución de compras de bienes y servicios con fondo de caja chica, acreditada en cuenta de Fondo Rotativo Institucional de la Dirección Financiera del Ministerio. BASE LEGAL: Acuerdo Ministerial y Decreto Número , Ley Orgánica del Presupuesto (Monto máximo de efectivo por cada compra Q500.00, con cargo a los renglones presupuestarios 100 y 200, Servicios no personales y Materiales y/o suministros, respectivamente). UNIDAD RESPONSABLE: UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS. RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe de Unidad Administrativa Encargado de Ejecución Presupuestaria. Jefe de Unidad Administrativa Jefe de Unidad Administrativa Encargado de Ejecución Presupuestaria. 1. Recibe solicitud para compra urgente de servicios no personales; materiales y/o suministros. 1 hora 2. Verifica la disponibilidad presupuestaria. 1 hora 3. NO EXISTE disponibilidad, se devuelve requerimiento rechazado. 4. Encargado de Compras 6. Encargado de Compras 7. Encargado de Almacén 8. SI EXISTE disponibilidad, se autoriza la compra y se traslada al Encargado de Ejecución Presupuestaria. 5. Llena vale numerado y entrega a Encargado de Compras. Firma el vale por la cantidad erogada de efectivo con una duración de 48 horas siguientes a su emisión. Formaliza la compra del producto el cual no podrá ser mayor de Q y entrega al encargado de Almacén para darle ingreso. Ingresa Productos, los que llevan ingreso (Grupo 200 Materiales y Suministros ). Procedimiento MFP-DBE-USAI09. Encargado de Compras 9. Entrega la factura al encargado de Caja Chica, para liquidación del Vale. Encargado de Ejecución Presupuestaria. Encargado de Caja Chica Encargado de Caja Chica 10. Recibe y verifica la factura y liquida el Vale Elabora listado de los documentos liquidados a través de las Boletas de Liquidación de Caja Chica. Traslada liquidación al Encargado de Fondo Rotativo para incluir en la reposición de Fondo Rotativo. *Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos horas* 1 hora horas 30 14

24 PROCESO: MFP-DBE-USAI07. Compras Menores del Fondo de Caja Chica. Jefatura Unidad de Servicios Administrativos Internos Encargado de Ejecución Presupuestaria Encargado de Compras Encargado de Almacen Encargado de Caja Chica INICIO Recibe solicitud para compra urgente de servicios no personales; materiales y/o suministros. (1) Verifica la disponibilidad presupuestaria. (2) Firma el vale por la cantidad erogada de efectivo con una duración de 48 horas siguientes a su emisión. (6) NO Existe disponibilidad?. SI Llena vale numerado y entrega a Encargado de Compras. (5) Formaliza la compra del producto el cual no podrá ser mayor de Q y entrega al encargado de Almacén para darle ingreso. (7) Ingresa Productos, los que llevan ingreso (Grupo 200 Materiales y Suministros ). Procedimiento MFP-DBE- USAI09. (8) Devuelve requerimiento rechazado. (3) Entrega la factura al encargado de Caja Chica, para liquidación del Vale. (9) Autoriza la compra y se traslada al Encargado de Ejecución Presupuestaria. (4) Recibe y verifica la factura y liquida el Vale. (10) Elabora listado de los documentos liquidados a través de las Boletas de Liquidación de Caja Chica. (11) FIN Traslada liquidación al Encargado de Fondo Rotativo para incluir en la reposición de Fondo Rotativo. (12) 15

25 Ministerio de Finanzas Públicas CÓDIGO: MFP-DBE-USAI08 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO ADMINISTRACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA Elaborado por: Departamento de Estudios y Proyectos No. de Actividades: 15 Duración Estimada: 02 días OBJETO DEL PROCESO: Establecer control en la disponibilidad de caja chica, permitiendo que la misma este en capacidad (toda vez no ascienda de Q3, ) de cubrir las gastos eventuales de compra. BASE LEGAL: Acuerdo Ministerial y Decreto Número , Ley Orgánica del Presupuesto. UNIDAD RESPONSABLE: UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS. RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Encargado de Caja Chica Encargado de Caja Chica Encargado de Caja Chica Jefe de Unidad Administrativa Encargado de Caja Chica Encargado de Caja Chica Encargado de Caja Chica Encargado de Caja Chica Verifica que el fondo asignado de caja chica se encuentre integrado por numerario de curso legal o documentos válidos de respaldo. Revisa la fecha de elaboración de los Vales y establece si existen vales con más de 48 de haberse emitido. SI EXISTEN vales vencidos, elabora reporte de vales vencidos y traslada al Jefe de Unidad Administrativa. Indaga a Encargado de Compras sobre el motivo por el cual no se ha liquidado el vale para continuar trámite. A solicitud del Encargado de Compras y con requerimiento de compra que no exceda del monto máximo autorizado, elabora vale por el monto solicitado y requiere Visto Bueno del Jefe de Unidad Administrativa. Solicita la firma del Encargado de Compras, procede a hacer entrega del efectivo y establece si se ha utilizado más del 40% del fondo hora 7. No. Continúa con actividad Jefe de Contabilidad 9. Encargado de Ejecución Presupuestaria Jefe de Unidad Administrativa Si, elabora la solicitud de reposición del fondo de caja chica y traslada al Jefe de Contabilidad. Revisa documentos, los firma y traslada a Encargado de Ejecución Presupuestaria para que elabore cheque. 1 hora 1 hora 10. Elabora Cheque y traslada a Jefe de Unidad Administrativa. 11. Revisa y firma documento y traslada a Dirección para autorización y firma. 30 Director (a) 12. Autoriza y firma Cheque. 1 hora Encargado de Caja Chica Encargado de Caja Chica Encargado de Caja Chica 13. Hace efectivo el cheque e ingresa numerario en caja metálica. 2 horas Recibe factura de compra autorizada por las autoridades máximas de la Dependencia. (Para todo lo que no son servicios se debe adjuntar la constancia de ingreso a almacén o inventario de los bienes). Procede a cancelar el vale por el motivo de las facturas liquidadas, devuelve copia a Encargado de Compras y archiva el original. *Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos. 5 * 5 16

26 PROCESO: MFP-DBE-USAI08. Administración del Fondo de Caja Chica. Encargado de Caja Chica Unidad de Servicios Administrativos Internos Unidad Administrativa Jefe de Contabilidad Unidad Administrativa Encargado de Ejecución Presupuestaria Dirección Duración Estimada: 02 Días / Número de Actividades: 15 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Unidad de Servicios Administrativos Internos - Dirección de Bienes del Estado - M.F.P. INICIO Recibe solicitud para compra urgente de servicios no personales; materiales y/o suministros. (1) Revisa la fecha de elaboración de los Vales y establece si existen vales con más de 48 de haberse emitido. (2) SI EXISTEN vales vencidos, elabora reporte de vales vencidos y traslada al Jefe de Unidad Administrativa. (3) A solicitud del Encargado de Compras y con requerimiento de compra que no exceda del monto máximo autorizado, elabora vale por el monto solicitado y requiere Visto Bueno del Jefe de Unidad NO Administrativa. (5) Solicita la firma del Encargado de Compras, procede a hacer entrega del efectivo y establece si se ha utilizado más del 40% del fondo. (6) Se ha utilizado más?. Continúa con actividad 14. (7) SI Elabora la solicitud de reposición del fondo de caja chica y traslada al Jefe de Contabilidad. (8) Hace efectivo el cheque e ingresa numerario en caja metálica. (13) Recibe factura de compra autorizada por las autoridades máximas de la Dependencia, (para todo lo que no son servicios se debe adjuntar la constancia de ingreso a almacén o inventario de los bienes). (14) Procede a cancelar el vale por el motivo de las facturas liquidadas, devuelve copia a Encargado de Compras y archiva el original. (15) FIN Jefe de Unidad indaga a Encargado de Compras sobre el motivo por el cual no se ha liquidado el vale para continuar trámite. (4) Jefe de Unidad revisa y firma documento y traslada a Dirección para autorización y firma. (11) Revisa documentos, los firma y traslada a Encargado de Ejecución Presupuestaria para que elabore cheque. (9) Elabora Cheque y traslada a Jefe de Unidad Administrativa. (10) Autoriza y firma Cheque. (12) 17

27 Ministerio de Finanzas Públicas CÓDIGO: MFP-DBE-USAI09 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO ALMACEN DE SUMINISTROS Elaborado por: Departamento de Estudios y Proyectos No. de Actividades: 17 Duración Estimada: 03 días OBJETO DEL PROCESO: Control de Ingresos y Egresos de materiales y suministros adquiridos por la Dirección, para uso en las funciones del personal de la misma. BASE LEGAL: Acuerdo Ministerial 6-98, Régimen del Fondo Rotativo. UNIDAD RESPONSABLE: UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS. RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Encargado de Almacén y Suministros Jefe de Unidad Administrativa Jefe de Unidad Administrativa 1. Encargado de Compras 4. Encargado de Almacén y Suministros Encargado de Almacén y Suministros Encargado de Almacén y Suministros Encargado de Almacén y Suministros Encargado de Almacén y Suministros Jefe de Unidad Administrativa Encargado de Almacén y Suministros Encargado de Almacén y Suministros Encargado de Almacén y Suministros Jefe de Unidad Administrativa Encargado de Almacén y Suministros Encargado de Almacén y Suministros Encargado de Almacén y Suministros Elabora requerimientos de los suministros que no hay en existencias y traslada a Jefe de Unidad Administrativa Revisa requerimiento y establece si existe disponibilidad presupuestaria. 1 hora 3. NO hay disponibilidad, devuelve requerimientos rechazados SI hay disponibilidad, aplica Procedimiento MFP-DBE-USAI05 (actividad no. 7 en adelante). Revisa los suministros entregados por el proveedor y establece que sean de calidad y cantidad según indica la Factura, previo a ser recibidos. NO cumple con las condiciones de calidad y cantidad, se devuelve al proveedor para su reemplazo. Cumpliendo las condiciones de calidad y cantidad, se procede a la recepción de la Factura y se ingresa a las tarjetas de controles autorizadas por la Contraloría General de Cuentas. Procede a llenar Formulario 1H de la Contraloría General de Cuentas (Ingresos a Almacén). Traslada Facturas con sus Formularios de Ingreso a Almacén a Jefe de Unidad Administrativa para conocimiento y firma respectiva. 10. Revisa Facturas y firma Formularios. 11. Recibe requisiciones de materiales y suministros de los Departamentos y establece si hay existencias. 12. No hay, vuelve a la actividad Sí hay, se trasladan requisiciones al Jefe de Unidad Administrativa para su autorización. 14. Revisa requisiciones y autoriza Entrega suministros solicitados por la Secretaria o Asistente del Departamento solicitante y descarga los mismos en las tarjetas de controles autorizadas por la Contraloría General de Cuentas. Se archivan los documentos respectivos (Fotocopias de Facturas, Ingresos y Tarjetas). La última semana de cada mes, efectúa los recuentos físicos de los materiales y suministros para establecer saldos en tarjetas. *Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos días 2 horas* 1 hora 2 horas* 1 hora* 1 hora hora 2 horas* 18

28 PROCESO: MFP-DBE-USAI09. Almacén de Suministros. (Pág. 1/2). Unidad Administrativa Encargado de Almacén y Suministros Unidad Administrativa Encargado de Compras Jefatura Unidad de Servicios Administrativos Internos Duración Estimada: 03 Días / Número de Actividades: 17 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Unidad de Servicios Administrativos Internos - Dirección de Bienes del Estado - M.F.P. INICIO Elabora requerimientos de los suministros que no hay en existencias y traslada a Jefe de Unidad Administrativa. (1) Revisa los suministros entregados por el proveedor y establece que sean de calidad y cantidad según indica la Factura, previo a ser recibidos. (5) NO FIN Cumple con lo solicitado? Se devuelve al proveedor para su reemplazo. (6) SI Se procede a la recepción de la Factura y se ingresa a las tarjetas de controles autorizadas por la Contraloría General de Cuentas. (7) Procede a llenar Formulario 1H de la Contraloría General de Cuentas (Ingresos a Almacén). (8) Traslada Facturas con sus Formularios de Ingreso a Almacén a Jefe de Unidad Administrativa para conocimiento y firma respectiva. (9) Recibe requisiciones de materiales y suministros de los Departamentos y establece si hay existencias. (11) NO Vuelve a actividad No. 1 (12) Hay existencias? SI Se trasladan requisiciones al Jefe de Unidad Administrativa para su autorización. (13) Aplica Procedimiento MFP-DBE-USAI05 (actividad no. 7 en adelante). (4) NO Revisa requerimiento y establece si existe disponibilidad presupuestaria para comprarlos. (2) Existe disponibilidad? Devuelve requerimientos rechazados. (3) Revisa Facturas y firma Formularios. (10) Revisa requisiciones y autoriza. (14) B SI 19

29 20

30 Ministerio de Finanzas Públicas CÓDIGO: MFP-DBE-USAI10 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO CONTROL DE INVENTARIOS Elaborado por: Departamento de Estudios y Proyectos No. de Actividades: 07 Duración Estimada: 06 horas OBJETO DEL PROCESO: Registrar el ingreso y salida de los bienes muebles al inventario de la Dependencia. BASE LEGAL: Acuerdo Gubernativo Número Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública. Decreto Número del Congreso de la República de Guatemala (Regulariza los Bienes de Consistencia Ferrosa). Acuerdo Gubernativo Reglamento del Decreto No Circular 3-57 de fecha 01 de diciembre de Acuerdo Ministerial Número de fecha 31 de diciembre de 2004 Creación de las Aplicaciones de Inventario de Activos Fijos dentro del Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN-WEB). UNIDAD RESPONSABLE: UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS. RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Encargado de Inventario 1. Encargado de Inventario 2. Recibe o entrega el mobiliario, equipo o vehículos consignados a la Dirección de Bienes del Estado. Verifica en el libro de inventario el número y cuenta que le corresponde al bien. Encargado de Inventario 3. Establece si es un nuevo ingreso/egreso o no. Encargado de Inventario 4. Encargado de Inventario 5. Encargado de Inventario 6. Jefe de Unidad Administrativa SI ES un nuevo ingreso/egreso, da ingreso o egreso al libro de inventario mediante facturas del proveedor o resoluciones emitidas por el Departamento de Adjudicación y Legalización de bienes Muebles, según sea el caso. Identifica (adhiere etiqueta) el bien obtenido con el número correlativo respectivo y posteriormente registra el mismo en el SICOIN-WEB (Área de Inventarios). SI NO ES un nuevo ingreso/egreso, se actualiza la tarjeta de responsabilidad del empleado, cargándose o descargándose el bien ingresado o egresado del Inventario. (Varía de acuerdo a la cantidad de Bienes a Cargar y/o Descargar). 7. Aprueba movimientos efectuados o realizados en el SICOIN-WEB. *Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos. 1 hora* 2 horas 30 1 hora 1 hora

31 PROCESO: MFP-DBE-USAI10. Control de Inventarios. Unidad Administrativa Encargado de Inventario Jefatura Unidad de Servicios Administrativos Internos INICIO Recibe o entrega el mobiliario, equipo o vehículos consignados a la Dirección de Bienes del Estado. (1) Verifica en el libro de inventario el número y cuenta que le corresponde al bien. (2) Establece si es un nuevo ingreso/egreso o no. (3) NO Es un nuevo ingreso? SI Da ingreso o egreso al libro de inventario mediante facturas del proveedor o resoluciones emitidas por el Departamento de Adjudicación y Legalización de bienes Muebles, según sea el caso. (4) Identifica (adhiere etiqueta) el bien obtenido con el número correlativo respectivo y posteriormente registra el mismo en el SICOIN-WEB (Área de Inventarios). (5) Se actualiza la tarjeta de responsabilidad del empleado, cargándose o descargándose el bien ingresado o egresado del Inventario. (Varía de acuerdo a la cantidad de Bienes a Cargar y/o Descargar). (6) Aprueba movimientos efectuados o realizados en el SICOIN-WEB. (7) FIN 22

32 Ministerio de Finanzas Públicas CÓDIGO: MFP-DBE-USAI11 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO RECEPCIÓN, TRÁMITE Y EVACUACIÓN DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES Elaborado por: Departamento de Estudios y Proyectos No. de Actividades: 12 Duración Estimada: 4 horas OBJETO DEL PROCESO: Atención al Público en el trámite de solicitudes o gestiones relacionadas con el patrimonio del Estado. BASE LEGAL: Artículo 28 de la Constitución Política de la República de Guatemala. Decreto Número Ley de lo Contencioso Administrativo y su Reforma. Decreto Acuerdo Gubernativo No , de fecha 20 de septiembre del Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas. UNIDAD RESPONSABLE: UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS. RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Usuario 1. Se presenta a recepción para ingresar documentos o requerir información. Encargado de Recepción Asistente de Asesoría de Dirección Asesor(a) de Dirección 4. Dirección o Subdirección 5. Asistente de Asesoría de Dirección. Jefe de Depto. que corresponda Asigna número de registro (si fuese necesario), ingresa información al sistema computarizado y traslada a Asesoría de Dirección. Recibe documentos, revisa que tengan ingreso en la base de datos y traslada al Asesor(a) de Dirección para su revisión. Recibe documentos, analiza, consigna a Departamento que corresponde y solicita firma de Dirección o Sub-Dirección. Firma hoja de trámite y Asistente de Dirección traslada a Asistente de Asesoría de Dirección para su distribución. Traslada expediente o documento al Jefe de Departamento que corresponda. Analiza expediente, resuelve favorable o desfavorablemente y devuelve a Asesoría de Dirección. Asesoría de Dirección 8. Revisa documento y traslada a Dirección o Sub-Dirección para firma. Dirección o Subdirección 9. Asistente de Asesoría de Dirección. 10. Asesoría de Dirección 11. Asesoría de Dirección 12. Recibe, revisa, firma y Asistente de Dirección traslada a Asistente de Asesoría de Dirección. Recibe y revisa que el expediente este completo y firmado, estableciendo si es necesario notificar al interesado o en su defecto trasladarlo a donde corresponda. Si no es necesario notificar o continuar su trámite, traslada expediente al Departamento de Registro del Patrimonio del Estado, para su respectivo archivo. Si es necesario notificar o continuar su trámite, traslada a donde corresponda. (Ver procesos relacionados). *Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos horas *** 30 1 hora

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