MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN GENERAL

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1 Normateca Electrónica Institucional NORMATECA ELECTRÓNICA INSTITUCIONAL MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN TOMO 1 PARTE 2 ( Procedimientos 1 a 27 y Anexos Generales) INSTITUTO DE SEGURIDAD Y SERVICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES DEL ESTADO DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

2 TÉCNICA JURISSSTE Denominación: Manual General de Procedimientos de la Coordinación General de Administración Elaboró: Coordinación General de Administración Autorización: Manual expedido y autorizado por Acuerdo de la Dirección General del Instituto Fecha de expedición: 21 de marzo de 2007 Fecha de publicación en el D.O.F.: 18 de abril de 2007 Fecha de entrada en vigor: 19 de abril de 2007 Modificaciones: La Coordinación General de Administración a través de la Subdirección de Personal, remitió para su dictaminación y registro la actualización del Manual al rubro citado. La propuesta versa sobre la modificación al formato e instructivo de llenado del Informe Mensual de Actividades ; que forma parte de los procedimientos II.52 Selección de Personal de Nuevo Ingreso y el II.53 Trabajadores de Base que solicitan cambio de Puesto y/o Ramo, contenidos en el Tomo 5 : 14 de agosto de 2007 Fecha de entrada en vigor: 14 de agosto de 2007 Modificaciones: La Coordinación General de Administración a través de la Subdirección de Obras y Contratación, remitió para su dictaminación y registro la actualización del tomo VI del instrumento al rubro citado. La propuesta versa sobre la modificación a las políticas de operación 1 y 2, así como el contenido del apartado de Desarrollo de Actividades correspondiente al procedimiento 34. Registro, Elaboración, Codificación y Trámite de Estimaciones para Pago : 26 de noviembre de 2007 Fecha de entrada en vigor: 26 de noviembre de 2007

3 PROCEDIMIENTOS 1 a 27 Y ANEXOS GENERALES DE LA SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES

4 Carpeta de Procedimientos Contenido Políticas Generales Recepción de Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento Recepción de Biológicos de Importación Recepción de Bienes de Importación Registro de Entradas de Insumos para la Salud, Bienes, Varios e Inversión Clasificación y Guarda de Bienes de Consumo e Inversión Surtimiento de Bienes de Medicamentos y Material de Curación Surtimiento de Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento Registro de Salidas de Bienes de Inversión y Varios Transportación de Bienes Aseguramiento de Bienes en Tránsito Entrega de Bienes a la Unidad Solicitante Para cuando se presenten irregularidades en la Entrega Recepción de Bienes en los Centros de Trabajo Devolución y Canje de Bienes al Proveedor Baja de Medicamentos, Material de Curación, Reactivos y Bienes Varios

5 15. Correcciones a los Registros Posteriores a la Presentación del Cierre Mensual Contable Revisión y Trámite de Aclaración de Diferencias de Inventario Conciliación de los Movimientos de Entradas y Salidas Mensuales de los Almacenes contra Registros Contables Validación del Proceso de Revalorización de los Inventarios Análisis, Diseño y Desarrollo de Sistemas Análisis para la Detección de Áreas de Oportunidad Liberación de Sistemas a Producción Explotación de la Información Administración de Bases de Datos Atención a Solicitud de Servicios Instalación de Redes Registro de Salidas de Insumos para la Salud Evaluar la Administración y Control del Riesgo Denominado: Diferencias entre el Saldo del Kardex en los Almacenes y el Resultado de la Toma Física de Inventarios Anexos Generales

6 Políticas Generales

7 Políticas Generales 1. El presente Manual será de observancia y aplicación obligatoria para las Unidades Administrativas de la, debiendo observar las Disposiciones Legales y Normativas aplicables. 2. Es responsabilidad de la, informar a petición de las Áreas adquirientes, las existencias de los bienes, así como la capacidad de almacenamiento disponible en cada Almacén Regional, a efecto de que se observen estas condiciones en la Adquisición de los Bienes, para una adecuada Planeación de las entregas y cantidades. 3. Las Áreas Almacenarias se sujetarán a las condiciones y requisitos establecidos en los contratos derivados de los procesos de Adquisición. 4. Se programarán las áreas físicas destinadas a la estiba de los bienes a recibir, considerando siempre el plano del almacén, así como las características específicas de cada producto. 5. Para el caso de medicamentos, materiales de curación, reactivos y radiológicos, los proveedores deberán entregar estos bienes con las condiciones establecidas en los contratos que celebren con el Instituto. 6. Se cuidará que los empaques colectivos de los bienes que entreguen los proveedores estén en condiciones óptimas, tales que preserven la calidad de almacenaje y vida útil, asimismo se verificará que los envases primarios y secundarios y los propios bienes estén identificados. 7. Los bienes se recibirán previa aprobación del Departamento de Control de Calidad de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios del Instituto. 8. Cuando se detecten deficiencias en la calidad de los productos suministrados imputables al proveedor, se informará al Departamento de Control de Calidad de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios para que determine lo conducente. 9. Los Almacenes Regionales contarán con áreas específicas y de acceso restringido para el almacenamiento de los Bienes de Consumo y de Inversión. 10. Corresponderá a los titulares de las áreas almacenarias solicitar a las Áreas Administrativas Correspondientes la Implementación y Mantenimiento de Sistemas de Seguridad e Higiene que salvaguarden la seguridad del personal, de los bienes bajo custodia, del equipo, herramientas de trabajo e instalaciones. 11. Las Áreas Almacenarias abastecerán las claves y cantidades concertadas y/o autorizadas por la Subdirección General Médica; la ampliación o disminución del suministro de las claves sólo se atenderá a petición expresa y formal de la mencionada área central médica. 12. Corresponderá a la abastecer en forma oportuna, las claves y piezas autorizadas por la Subdirección General Médica conforme a las existencias disponibles. 13. La deberá expedir disposiciones correspondientes a la recepción, almacenaje, guarda, custodia, distribución y registro de los insumos. 14. La proporcionará el servicio de transporte para la distribución de Bienes de Consumo e inversión provenientes de los Almacenes Regionales.

8 15. La dispondrá las medidas necesarias para salvaguardar los bienes durante su transportación desde los Almacenes Regionales. 16. La, deberá establecer los procedimientos controles, registros y estadísticas necesarios para el seguimiento, evaluación y control del proceso de almacenaje y distribución. 17. La informará en forma periódica a la Subdirección General Médica, de acuerdo con los criterios que esta última defina, las existencias, coberturas, nivel de surtimiento, claves no surtidas total o parcialmente, claves próximas a caducar y aquellas con lento y/o nulo movimiento, para que determine las políticas de su desplazamiento y/o destino final. 18. Una vez que los bienes de consumo y de inversión así como los insumos para la salud, sean recibidos en los centros de trabajo y/o delegaciones estatales de acuerdo a la guía de distribución que la Subdirección General Médica emita, será responsabilidad de estos, vigilar su desplazamiento y fecha de caducidad. 19. La deberá requerir a las unidades compradoras la información relativa a los precios de la última adquisición de los bienes de consumo a fin de calcular los precios unitarios uniformes y difundirlos para que las Unidades Administrativas efectúen la revalorización de existencias de los bienes de consumo.

9 1. Recepción de Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento 1. Recepción de Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales / Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 9 de 270

10 1. Recepción de Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento A. Objetivo Controlar la recepción documental y física de los Bienes de Consumo e Inversión, a fin de asegurar que cumplan con la calidad y cantidad pactadas en los contratos celebrados con los proveedores, para su distribución a los Centros de Trabajo. B. Políticas de Operación 1. La Subdirección de Abasto de Insumos Médicos y la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios, proporcionarán a la copia de los contratos o modificaciones que hayan celebrado, para estar en condiciones de preparar y prever el espacio físico y disposición del equipo y herramientas de trabajo para recibir los bienes de consumo e inversión procedentes de los proveedores. 2. Es responsabilidad de las áreas adquirientes registrar los contratos formalizados en el Sistema de Información para Registro y Control de Contratos celebrados. 3. Es responsabilidad de las Jefaturas de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales y de Almacén Regional Centro, supervisar la recepción de bienes provenientes de proveedores contratados por las áreas adquirientes 4. La Jefatura de Servicios de Sistemas de Información será la responsable de dotar y administrar el Sistema de Información para Registro y Control de los Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento recepcionados en los almacenes. 5. El Departamento de Control de Calidad de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios, con base en su normatividad, participará en la recepción de los bienes a través de la inspección por atributos, debiendo verificar la calidad de los mismos, previo a asignar sellos de aprobación y firma. Asimismo rechazará los bienes que no cumplan con las especificaciones que se hayan pactado en el contrato con el proveedor. 6. El Departamento de Almacenaje y Distribución o los Departamentos de Almacenaje y Distribución Regionales, autorizarán la recepción, previa revisión y verificación de la calidad de los bienes relacionados en la remisión que realice y apruebe el Área de Control de Calidad. Asimismo rechazarán los bienes que no cumplan con las especificaciones de calidad y con las condiciones de entrega que se hayan contratado con el proveedor. 7. Los Departamentos de Almacenaje y Distribución o los Departamentos de Almacenaje y Distribución Regionales, serán responsables de la recepción física de los bienes. 8. Los Departamentos de Almacenaje y Distribución o los Departamentos de Almacenaje y Distribución Regionales, atenderán los problemas que se deriven de la entrega-recepción de bienes, verificando las causas y realizarán el seguimiento para darle solución. 9. Los Departamentos de Almacenaje y Distribución o los Departamentos de Almacenaje y Distribución Regionales sólo recibirán, registrarán y asignarán folio de alta a las remisiones que amparen bienes que cumplan con las especificaciones contratadas y exclusivamente los artículos aprobados por el Departamento de Control de Calidad de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales / Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 10 de 270

11 1. Recepción de Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento C. Desarrollo de Actividades Actividad Responsable Proveedor Inicia el Procedimiento 1. Recibe de las áreas adquirientes copia formalizada de los Contratos o Modificaciones adjudicados a los proveedores del Instituto y turna a las Jefaturas de Servicios de Almacén Regional Centro o a la Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales, según corresponda Entrega a la Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro, a través de la Subjefatura de Departamento de Recepción Documental o al Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Oficina de Recepción Documental, por conducto de su representante legal o persona autorizada mediante Carta Poder membretada, el Formato para la Entrega de Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento (Anexo SA/MP/01) dentro del horario comprendido de 9.00 a horas. 2 A Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales / Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 11 de 270

12 1. Recepción de Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento Actividad Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro, a través de la Subjefatura de Departamento de Recepción Documental o Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Oficina de Recepción Documental A Responsable Proveedor 3. Recibe el Formato para la Entrega de Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento. (Anexo SA/MP/01) y/o coteja con los datos registrados en el sistema informático. 3 Coinciden los datos? 3.1 No. Rechaza al proveedor y se le entrega constancia de rechazo. Pasa a la actividad Sí. Captura los datos contenidos en el Formato para la Entrega de Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento, en el sistema informático y se imprime la remisión (Anexo SA/MP/01) en original y 15 copias, estampa el sello sin fecha de la oficina de recepción documental en original y las copias, y entrega el total de remisiones al proveedor. 4. Recibe Remisión (Anexo SA/MP/01) en original y 15 copias y las presenta con la documentación requerida en el Proceso de Contratación al Departamento de Control de Calidad de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios o al Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Subjefatura de Departamento de Control de Calidad, según corresponda, para la inspección por atributos de los bienes a entregar B Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales / Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 12 de 270

13 1. Recepción de Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento Actividad Responsable Departamento de Control de Calidad o Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Subjefatura de Departamento de Control de Calidad B 5. Recibe Remisión (Anexo SA/MP/01) en original y 15 copias, así como la documentación requerida en el proceso de contratación y en el ámbito de su competencia, revisa la documentación. 5 Están correctos los datos y completa la documentación? 5.1 No. Rechaza y devuelve al proveedor la documentación presentada, señalando el o los motivos del rechazo y archiva una copia de la remisión. Pasa a la actividad Si. Selecciona, solicita muestras y efectúa la inspección por atributos. Determina procedencia. Inspección positiva? No. Sella de rechazado en la Remisión (Anexo SA/MP/01) en original y copias, asienta la fecha nombre y firma del inspector, indicando el motivo del rechazo. Pasa a la actividad Sí. Estampa en la Remisión (Anexo SA/MP/01) original y copias sello de aprobación con fecha, nombre y firma de la persona responsable de la inspección. Entrega al proveedor original de Remisión y 15 copias con el sello de aprobación con fecha, nombre y firma de la persona responsable de la inspección C Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales / Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 13 de 270

14 1. Recepción de Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento Actividad 6. Recibe original y 15 copias con el sello de aprobación con fecha, nombre y firma de la persona responsable de la inspección por atributos y se presenta en el Departamento de Almacenaje y Distribución o en el Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Subjefatura de Departamento de Almacenes, para la entrega física de los bienes. 7. Recibe original y 15 copias de la Remisión con los sellos de la oficina de recepción documental sin fecha y la aprobación del área de control de calidad, dentro del horario comprendido de 9:00 a 13:00 horas 8. Solicita los insumos al proveedor para recibirlos conforme a las especificaciones de la remisión aprobada (clave, descripción, lote, fecha de fabricación, fecha de caducidad y cantidad) y se indica al proveedor la manera de estibar los bienes y la ubicación en la que realizará la descarga. Proveedor C 6 Responsable Departamento de Almacenaje y Distribución o Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Subjefatura de Departamento de Almacenes. 7 8 Existen diferencias entre la descripción específica de la remisión y los bienes presentados por el proveedor? 8.1. Sí: Rechaza los insumos estampando el sello de rechazado en la remisión original y copias indicando el motivo, así como el nombre y firma del responsable del almacén, entregando la documentación al proveedor. Pasa a la actividad D Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales / Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 14 de 270

15 1. Recepción de Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento Actividad Departamento de Almacenaje y Distribución o Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Subjefatura de Departamento de Almacenes. Responsable Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro, a través de la Subjefatura de Departamento de Recepción Documental o Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Oficina de Recepción Documental D 8.2 No: Ingresa los insumos al almacén acomodándolos conforme a la sección y caducidad correspondiente, estampa el sello de recibido y firma la remisión y envía Procede a registrar el ingreso en el sistema informático y envía la documentación a la Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro, a través de la Subjefatura de Departamento de Recepción Documental o al Departamento de Almacenaje de Distribución Regional, a través de la Oficina de Recepción Documental Recibe la documentación y asigna el folio de ingreso y sello con fecha correspondiente en la remisión y en el sistema informático para que éste, de forma automática, actualice el kárdex electrónico. 10 E Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales / Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 15 de 270

16 1. Recepción de Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento Actividad Responsable Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro, a través de la Subjefatura de Departamento de Recepción Documental o Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Oficina de Recepción Documental E 11. Distribuye el resto de copias de las Remisiones (Anexo SA/MP/01) a las siguientes áreas: 1. Subdirección General Médica o de la Coordinación General de Administración, según corresponda. 2. Subdirección de Abasto de Insumos Médicos de la Subdirección General Médica o a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios de la Coordinación General de Administración, según corresponda. 3. Jefatura de Servicios de Control y Evaluación o a la Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales, según corresponda. 4. Jefatura de Departamento de Almacenaje y Distribución correspondiente. 5. Archivo de la oficina de recepción documental. 6. Departamento de Control de Calidad Entrega al proveedor por sí o a través de su representante legal o persona autorizada mediante Carta Poder membretada, original de Remisión con número de alta otorgado por el sistema informático, con sello fechador y firma del responsable del área de Recepción Documental. 12 F Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales / Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 16 de 270

17 1. Recepción de Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento Actividad Responsable Proveedor F 13. Recibe de la Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro, a través de la Subjefatura de Departamento de Recepción Documental o del Departamento de Almacenaje y Distribución, a través de la Oficina de Recepción Documental, la remisión original con número de alta otorgado por el sistema informático, con sello, fecha y firma del responsable de la misma. 13 Termina el Procedimiento Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales / Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 17 de 270

18 1. Recepción de Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento D. Registros Nombre del Registro Almacenamiento Ordenado por Tiempo de retención Protección Disposición E. Referencias 1. de la F. Términos y Definiciones G. Anexos 1. Anexo: Remisión del Contrato SA/MP/01; formato para la entrega de insumos para la salud, bienes de inversión, varios y mantenimiento H. Resumen de Cambios Página Punto o Sección del Documento Resumen y Motivo del Cambio Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales / Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 18 de 270

19 1. Recepción de Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento I. Autorizaciones (Nombre y Firma) (Nombre y Firma) (Nombre y Firma) Elaboró Revisó Aprobó Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales / Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 19 de 270

20 2. Recepción de Biológicos de Importación 2. Recepción de Biológicos de Importación Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 20 de 270

21 2. Recepción de Biológicos de Importación A. Objetivo Establecer los lineamientos, políticas de operación y actividades que deberán realizarse para la Recepción de Biológicos de Importación conforme a la normatividad expedida por la Comisión Federal para la Prevención de Riesgos Sanitarios de la Secretaría de Salud. B. Políticas de Operación 1. El proveedor notificará a la Comisión para la Prevención de Riesgos Sanitarios de la Secretaría de Salud, el arribo para resguardo de biológicos de importación al Departamento de Almacenaje y Distribución de Alta Especialidad, a efecto de que asista y se levante Acta Administrativa de Apertura y Retiro de Sellos de Protección para la toma de muestras para su análisis en el Laboratorio Nacional de Salud, previo análisis de protocolo de las cajas. 2. El Departamento de Almacenaje y Distribución de Alta Especialidad preparará y programará el espacio físico y disposición del equipo y herramientas de trabajo para recibir los biológicos de importación en condiciones de temperatura que se requieran para su conservación. 3. El Departamento de Almacenaje y Distribución de Alta Especialidad operará los sistemas de almacenamiento conforme a la normatividad vigente referente al manejo y almacenamiento de biológicos de importación. 4. La Jefatura de Servicios de Sistemas de Información será la responsable de dotar y administrar el Sistema de Información para Registro y Control de los Biológicos de Importación Recepcionados. 5. El Departamento de Almacenaje y Distribución de Alta Especialidad recibirá para resguardo, en toda ocasión, el biológico de importación hasta que el proveedor obtenga del Laboratorio Nacional de Salud el Oficio de Liberación del Biológico. 6. El proveedor podrá hacer entrega formal al Instituto del Biológico de Importación una vez que entregue al Departamento de Almacenaje y Distribución de Alta Especialidad el Oficio de Liberación expedido por el Laboratorio Nacional de Salud. 7. En caso de que la temperatura no sea la adecuada, el Departamento de Almacenaje y Distribución de Alta Especialidad no recibirá el biológico. Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 21 de 270

22 2. Recepción de Biológicos de Importación C. Desarrollo de Actividades Actividad Departamento de Adquisición de Equipo Médico e Importaciones Responsable Departamento de Almacenaje y Distribución de Alta Especialidad, Químico Responsable. Inicia el Procedimiento 1. Entrega al Departamento de Almacenaje y Distribución de Alta Especialidad, oficio de aviso de la llegada del biológico, con número de contrato, número de guía de embarque, número de vuelo, día y hora de arribo al aeropuerto y posterior llegada al Almacén Regional Centro, a través de la agencia aduanal Recibe del Departamento de Adquisición de Equipo Médico e Importaciones Oficio original del aviso de la llegada del biológico, con número de contrato, número de guía de embarque, número de vuelo, día y hora de arribo y prepara espacios en la cámara o cámaras de refrigeración donde se almacenarán los biológicos. 3. Recibe de la agencia aduanal los biológicos en caja cerrada con la documentación siguiente: Original y copia de recibo de entrega. Copia de la factura. Copia del pedimento de importación. 4. Verifica la cantidad de cajas que especifica el recibo de entrega e inspecciona, mediante termómetro de bayoneta, que los biológicos contengan la temperatura adecuada (2º a 8ºC) A Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 22 de 270

23 2. Recepción de Biológicos de Importación Responsable Jefatura de Servicios de Medicina Primaria y Preventiva de la Subdirección de Regulación de Atención a la Salud Actividad Departamento de Almacenaje y Distribución de Alta Especialidad, Químico Responsable. Comisión Federal para la Prevención de Riesgos Sanitarios. (Secretaría de Salud) A 5. Deposita los bienes en las cámaras de refrigeración y/o congelación en calidad de cuarentena, hasta el levantamiento del acta de apertura que realiza la Comisión Federal para la Prevención de Riesgos Sanitarios dependiente de la Secretaría de Salud y posteriormente regresa al agente aduanal copia del recibo de entrega, firmado de conformidad, conservando original del recibo de entrega, copia de la factura, y copia del pedimento de importación Informa a la Jefatura de Servicios de Medicina Primaria y Preventiva de la Subdirección de Regulación de Atención a la Salud, notificando la llegada de biológicos junto con copia del Recibo de Entrega, copia de la Factura, y copia del pedimento de importación, para su conocimiento Recibe notificación de llegada de los biológicos pendientes de liberar para su inspección ocular Acude al Departamento de Almacenaje y Distribución de Alta Especialidad para retirar sellos de protección, verificando el contenido del protocolo, contando el contenido de las cajas y fecha de caducidad, elabora acta de apertura de sellos y relación de muestras que llevará para su análisis al Laboratorio Nacional de Salud. 8 B Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 23 de 270

24 2. Recepción de Biológicos de Importación Actividad Proveedor B Responsable Departamento de Almacenaje y Distribución de Alta Especialidad, Químico Responsable. 9. Da seguimiento al resultado del análisis de las muestras enviadas al Laboratorio Nacional de Salud. 10. Una vez que las muestras han sido liberadas, la Comisión Federal para la Prevención de Riesgos Sanitarios hace entrega del Oficio de notificación de biológicos al proveedor. La notificación libera el producto? Sí: Comunica al proveedor la liberación del biológico y turna copia al Departamento de Almacenaje y Distribución de Alta Especialidad. Pasa a la actividad No: Comunica al proveedor que no fue liberado el biológico y turna copia al Departamento de Almacenaje y Distribución de Alta Especialidad, para la devolución física del producto. 11. Devuelve físicamente el producto al proveedor, en caso de no ser liberado el biológico. Concluye procedimiento en esta actividad Hace entrega del Oficio de Liberación del Biológico y procede a realizar la entrega formal debidamente documentada. 12 Termina el Procedimiento Continúa el Procedimiento de Recepción de Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento. Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 24 de 270

25 2. Recepción de Biológicos de Importación D. Registros Nombre del Registro Almacenamiento Ordenado por Tiempo de retención Protección Disposición E. Referencias 1. de la F. Términos y Definiciones G. Anexos H. Resumen de Cambios Página Punto o Sección del Documento Resumen y Motivo del Cambio Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 25 de 270

26 2. Recepción de Biológicos de Importación I. Autorizaciones (Nombre y Firma) (Nombre y Firma) (Nombre y Firma) Elaboró Revisó Aprobó Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 26 de 270

27 3. Recepción de Bienes de Importación 3. Recepción de Bienes de Importación Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 27 de 270

28 3. Recepción de Bienes de Importación A. Objetivo Establecer los lineamientos, políticas de operación y la secuencia de actividades que deberán realizarse para preparar y programar la Recepción física y documental de Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento de Importación, conforme a las condiciones establecidas en el contrato y atendiendo la normatividad vigente en la materia. B. Políticas de Operación 1. Será responsabilidad del Departamento de Adquisición de Equipo Médico e Importaciones dependiente de la Jefatura de Servicios de Adquisición de Instrumental y Equipo Médico de la Subdirección de Abasto de Insumos Médicos, dar aviso previo a la Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro, referente al arribo de los bienes de importación adquiridos por el Instituto. 2. Será responsabilidad de la Jefatura de Servicios de Adquisición de Instrumental y Equipo Médico de la Subdirección de Abasto de Insumos Médicos, convocar a la apertura de bienes de importación al proveedor, a la Jefatura de Servicios de Desarrollo de la Infraestructura para la Salud, la Aseguradora contratada por el Instituto, los Departamentos de Bienes Muebles, Adquisición de Equipo Médico e Importaciones y Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento. 3. Será responsabilidad de la Jefatura de Servicios del Almacén Regional Centro, verificar que en la revisión y apertura de las cajas o empaques participen el proveedor, la Jefatura de Servicios de Desarrollo de la Infraestructura de la Subdirección de Infraestructura, la Aseguradora contratada por el Instituto, los Departamentos de Control de Bienes Muebles, el de Adquisición de Equipo Médico e Importaciones y el de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento. 4. Será responsabilidad del Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión, Varios preparar y programar el espacio físico y la disposición del equipo y herramientas de trabajo necesarias para la recepción de los bienes adquiridos. 5. La Jefatura de Servicios de Sistemas de Información, será la responsable de dotar y administrar el Sistema de Información para Registro y Control de los Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento Recepcionados. 6. El Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios, verificará en coordinación con el proveedor, la Compañía Aseguradora contratada por el Instituto, el Departamento de Adquisición de Equipo Médico e Importaciones y la Subdirección de Infraestructura de la Subdirección General Médica; que el pedimento de importación coincida con las cajas o empaques que físicamente se encuentre bajo resguardo en las Áreas Almacenarias, asimismo inspeccionará que las cajas o empaques no presenten violaciones en su sello o sellos originales. 7. Será responsabilidad del Departamento de Adquisición de Equipo Médico e Importaciones concertar con el proveedor y con la Compañía Aseguradora contratada por el Instituto, la revisión de los bienes de inversión, varios y mantenimiento de importación bajo resguardo, en un plazo no mayor a cinco días hábiles posteriores a la recepción de los bienes en el almacén. 8. Corresponderá al Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios, mantener los bienes de importación en calidad de custodia en un plazo que no exceda cinco días hábiles posteriores a la recepción en el almacén. Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 28 de 270

29 3. Recepción de Bienes de Importación 9. El Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios, deberá levantar el Acta Administrativa asentando detalladamente los bienes recibidos, las condiciones y la cantidad de recepción, en su caso, faltantes de cajas o empaques y/o violación de sellos. 10. Será responsabilidad del Departamento de Adquisición de Equipo Médico e Importaciones dar seguimiento a los diferentes procedimientos que resulten de la recepción en caso de faltantes de cajas o empaques y/o violación de sellos; pago de siniestros por la Compañía Aseguradora, penas convencionales, pago o reposición del bien en la fecha o plazo convenidos, informando de ello a la, y en su caso, solicitará la ejecución de la garantía por incumplimiento del proveedor. Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 29 de 270

30 3. Recepción de Bienes de Importación C. Desarrollo de Actividades Actividad Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios Responsable Departamento de Adquisición de Equipo Médico e Importaciones Inicia el Procedimiento 1. Recibe las Guías de Distribución de los Bienes por parte del Departamento de Adquisición de Equipo Médico e Importaciones y de la agencia aduanal, los bienes con la siguiente documentación: 1 1. Guía con número de contrato. 2. Pedimento de importación. 3. Guía de transportación. 4. Carta de origen del proveedor 1 2. Resguarda los bienes y da aviso al Departamento de Adquisición de Equipo Médico e Importaciones e inspecciona las cajas o empaques de los bienes Recibe aviso y convoca a las siguientes áreas para acto de apertura de los bienes bajo resguardo: Subdirección de la Infraestructura Compañía Aseguradora contratada por el Instituto. Proveedor. Departamento de Control de Bienes Muebles. Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios 3 A Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 30 de 270

31 3. Recepción de Bienes de Importación Actividad Departamento de Adquisición de Equipo Médico e Importaciones Responsable Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios A 4. Entrega copia del Contrato al Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios Recibe copia del Contrato, verifica en coordinación con la Subdirección de Infraestructura, Compañía Aseguradora contratada por el Instituto, el proveedor, Departamento de Control de Bienes Muebles, que las cajas o empaques cumplan con las especificaciones del contrato en referencia Elabora Acta Administrativa Circunstanciada de apertura de los bienes, donde se asentarán las observaciones o incidencias detectadas Recibe del proveedor la Remisión y Carta de Garantía, para asegurar que los bienes del Instituto están en condiciones de uso, o de lo contrario realizar el canje físico de los bienes Proporciona copia del Acta Administrativa Circunstanciada a los participantes. 8 B Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 31 de 270

32 3. Recepción de Bienes de Importación Responsable Actividad Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios Departamento de Adquisición de Equipo Médico e Importaciones Proveedor B Bienes faltantes, o con daños de origen o en tránsito? 8.1 No: Se firma y sella la Remisión del Contrato y se entrega copia del Acta de Apertura al proveedor. Pasa a la actividad Si: Notifica al Departamento de Adquisición de Equipo Médico e Importaciones, para que indique al proveedor que dé cumplimiento a la Póliza de Garantía Solicita al proveedor la reposición de los bienes y/o faltantes. Una vez que el proveedor procesa su reposición. Pasa a la actividad Entrega a la Oficina de Recepción Documental original y 16 copias de la Remisión C Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 32 de 270

33 3. Recepción de Bienes de Importación Actividad Oficina de Recepción Documental Responsable Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios C 11. Recibe la documentación y asigna el folio de ingreso correspondiente en la remisión y en el sistema informático para que éste de forma automática actualice el kardex electrónico Distribuye el resto de copias de las remisiones (Anexo SA/MP/01) a las siguientes áreas: 1. Subdirección General Médica. 2. Subdirección de Abasto de Insumos Médicos de la Subdirección General Médica. 3. Jefatura de Servicios de Control y Evaluación o a la Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales, según corresponda. 4. Jefatura de Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios 5. Archivo de la Oficina de Recepción Documental Recibe copia de la Remisión y procede a registrar el ingreso en el sistema informático. 13 Termina el Procedimiento Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 33 de 270

34 3. Recepción de Bienes de Importación D. Registros Nombre del Registro Almacenamiento Ordenado por Tiempo de retención Protección Disposición E. Referencias 1. de la F. Términos y Definiciones G. Anexos 1. Anexo: Remisión del Contrato SA/MP/01; formato para la entrega de insumos para la salud, bienes de inversión, varios y mantenimiento H. Resumen de Cambios Página Punto o Sección del Documento Resumen y Motivo del Cambio Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 34 de 270

35 3. Recepción de Bienes de Importación I. Autorizaciones (Nombre y Firma) (Nombre y Firma) (Nombre y Firma) Elaboró Revisó Aprobó Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 35 de 270

36 4. Registro de Entradas de Insumos para la Salud, Bienes Varios e Inversión 4. Registro de Entradas de Insumos para la Salud, Bienes Varios e Inversión Jefatura de Servicios de Control y Evaluación / Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales 36 de 270

37 4. Registro de Entradas de Insumos para la Salud, Bienes Varios e Inversión A. Objetivo Mantener actualizado el Registro de Bienes de Consumo e Inversión de los Almacenes Regionales, mediante la captura diaria en el sistema informático, a fin de disponer de la información que permita conocer las existencias disponibles, para su distribución a los Centros de Trabajo y para su control. B. Políticas de Operación 1. El Departamento de Almacenaje y Distribución o el Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, según corresponda, registrará diariamente los movimientos de entrada en el kárdex electrónico, establecido por la y verificará los inventarios de existencias. 2. El Departamento de Almacenaje y Distribución o el Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, según corresponda, elaborará en medio impreso y magnético el listado secuencial de bienes, que consta de reporte por remisión, reporte por proveedor, así como el reporte de existencias, previa verificación y validación del Área de Enlace Contable. 3. Las Áreas de Enlace Contable, verificarán y validarán la información contenida en los reportes de validación considerando los datos asentados en las remisiones de los bienes de consumo e inversión recibidos. 4. El Departamento de Almacenaje y Distribución o el Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, según corresponda, enviará mensualmente la información contable a las áreas de Enlace Contable para su revisión, análisis, integración y envío a la Subdirección de Contaduría de la Subdirección General de Finanzas, para que lleven a cabo los registros contables, dentro del calendario establecido por ésta. Jefatura de Servicios de Control y Evaluación / Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales 37 de 270

38 4. Registro de Entradas de Insumos para la Salud, Bienes Varios e Inversión C. Desarrollo de Actividades Responsable Actividad Departamento de Almacenaje y Distribución o Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Subjefatura de Departamento de Almacenes Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro o Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Subjefatura de Departamento de Almacenes. Departamento de Enlace Contable o Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Subjefatura de Departamento de Apoyo Administrativo y Enlace Contable. Inicia el Procedimiento 1. Emite listado de validación de entradas y turna al Departamento de Enlace Contable o Departamento de Almacenaje y Distribución Regional a través de la Subjefatura de Departamento de Apoyo Administrativo y Enlace Contable, para su revisión. Pasa a la actividad Envía oficio y copia de las remisiones (Anexo SA/MP/01) de bienes de insumos para la salud, bienes varios e inversión al Departamento de Enlace Contable o al Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Subjefatura de Departamento de Apoyo Administrativo y Enlace Contable Recibe oficio, listado y copia de la remisión (Anexo SA/MP/01), de bienes de insumos para la salud, bienes de inversión y varios verificando que contenga los siguientes datos: 3 Clave del bien Descripción del bien Presentación Tipo de entrada Clave del proveedor No. de contrato Nombre del proveedor Cantidad de piezas recibidas Precio de compra Importe total de la entrada A Jefatura de Servicios de Control y Evaluación / Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales 38 de 270

39 4. Registro de Entradas de Insumos para la Salud, Bienes Varios e Inversión Actividad Departamento de Enlace Contable o Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Subjefatura de Departamento de Apoyo Administrativo y Enlace Contable. Responsable Departamento de Almacenaje y Distribución o Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Subjefatura de Departamento de Almacenes A 4. Coteja listado de validación de entradas con base a las copias de las remisiones. 4 Es correcta la información? 4.1 No: Devuelve, al Departamento de Almacenaje y Distribución o al Departamento de Almacenaje y Distribución Regional a través de la Subjefatura del Departamento de Almacenes, listado de validación de entradas con las observaciones para su corrección. Pasa a la actividad Sí: Comunica al Departamento de Almacenaje y Distribución correspondiente o al Departamento de Almacenaje y Distribución Regional a través de la Subjefatura de Departamento de Almacenes, emita listado secuencial definitivo de entrada de bienes y reporte de entrada de bienes de inversión y medio magnético Recibe listado de validación de entradas revisado y emite listado secuencial definitivo y medio magnético de entrada de bienes, insumos médicos e inversión según corresponda, con corte al día 25 de cada mes y lo turna al Departamento de Enlace Contable o al Departamento de Almacenaje y Distribución Regional a través de la Subjefatura de Departamento Apoyo Administrativo y Enlace Contable. 5 B Jefatura de Servicios de Control y Evaluación / Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales 39 de 270

40 4. Registro de Entradas de Insumos para la Salud, Bienes Varios e Inversión Actividad 6. Recibe listado secuencial definitivo de entrada de bienes, reporte de existencias e informe de entrada de bienes, insumos médicos e inversión según corresponda, en impreso y medio magnético; revisa la información contenida y elabora la Cifra Control con el listado secuencial de entrada de bienes con los siguientes datos: Nombre del almacén. Folios. Importe a precio de compra. Importe a precio unitario. Partida presupuestal. Departamento de Enlace Contable o Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Subjefatura de Departamento de Apoyo Administrativo y Enlace Contable. B 6 3 Responsable Departamento de Enlace Contable. Pasa a las actividades 7 y Elabora Oficio de la Subdirección de Almacenes, recaba rúbrica de la Jefatura de Servicios de Control y Evaluación y envía información a la Subdirección de Contaduría de la Subdirección General de Finanzas, adjunta listado secuencial definitivo de entrada de bienes, insumos médicos e inversión, Cifra Control y medio magnético, copia de las remisiones, envía copias de conocimiento a las siguientes áreas: 1. Coordinación General de Administración. 2. Subdirección General de Finanzas. 3. Órgano Interno de Control. 4. Jefatura de Servicios de Control y Evaluación. 5. Jefatura de Servicios del Almacén Regional Centro. 6. Departamento de Enlace Contable. Pasa a la actividad C 4 Jefatura de Servicios de Control y Evaluación / Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales 40 de 270

41 4. Registro de Entradas de Insumos para la Salud, Bienes Varios e Inversión Actividad Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Subjefatura de Departamento de Apoyo Administrativo y Enlace Contable. Responsable Departamento de Apoyo Administrativo y Enlace Contable. C 3 8. Elabora Oficio para enviar información con el listado secuencial de entrada de bienes e insumos médicos, Cifra Control, copia de las remisiones y medio magnético al Departamento de Apoyo Administrativo y Enlace Contable Recibe documentación y elabora Oficio de la, recaba rúbrica de la Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales y envía información a la Subdirección de Contaduría de la Subdirección General de Finanzas, adjunta listado secuencial definitivo de entrada de insumos médicos, Cifra Control y medio magnético, copia de las remisiones y envía copias de conocimiento a las áreas siguientes: 9 1. Coordinación General de Administración. 2. Subdirección General de Finanzas. 3. Órgano Interno de Control. 4. Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales. 5. Departamento de Apoyo Administrativo y Enlace Contable. D Jefatura de Servicios de Control y Evaluación / Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales 41 de 270

42 4. Registro de Entradas de Insumos para la Salud, Bienes Varios e Inversión Actividad Subdirección de Contaduría de la Subdirección General de Finanzas. Responsable Departamento de Enlace Contable o Departamento de Apoyo Administrativo y Enlace Contable. D Recibe y revisa oficios acompañados del listado secuencial definitivo de entrada de bienes, insumos médicos e inversión según corresponda, Cifra Control, copia de las remisiones y medio magnético. 10 Es correcta la información? 10.1 Sí: Revisa la documentación y la registra en el Mayor Auxiliar Contable. Concluye procedimiento en esta actividad No: Solicita al Departamento de Enlace Contable o Departamento de Apoyo Administrativo y Enlace Contable aclare información Recibe solicitud, requiere información y/o aclaraciones a los Almacenes, recibe documentación e información complementaria, e informa a la Subdirección de Contaduría Termina el Procedimiento. Jefatura de Servicios de Control y Evaluación / Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales 42 de 270

43 4. Registro de Entradas de Insumos para la Salud, Bienes Varios e Inversión D. Registros Nombre del Registro Almacenamiento Ordenado por Tiempo de retención Protección Disposición E. Referencias 1. de la F. Términos y Definiciones G. Anexos 1. Anexo: Remisión del Contrato SA/MP/01; formato para la entrega de insumos para la salud, bienes de inversión, varios y mantenimiento H. Resumen de Cambios Página Punto o Sección del Documento Resumen y Motivo del Cambio Jefatura de Servicios de Control y Evaluación / Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales 43 de 270

44 4. Registro de Entradas de Insumos para la Salud, Bienes Varios e Inversión I. Autorizaciones (Nombre y Firma) (Nombre y Firma) (Nombre y Firma) Elaboró Revisó Aprobó Jefatura de Servicios de Control y Evaluación / Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales 44 de 270

45 5. Clasificación y Guarda de Bienes de Consumo e Inversión 5. Clasificación y Guarda de Bienes de Consumo e Inversión Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales / Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 45 de 270

46 5. Clasificación y Guarda de Bienes de Consumo e Inversión A. Objetivo Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que se deberán realizar, para el manejo, almacenamiento y conservación de los bienes de consumo e inversión para la salud recibidos en las Áreas Almacenarías dependientes de la, de acuerdo con las normas establecidas, asegurando la protección de los mismos, su fácil y segura identificación, su rápida localización y suministro, aprovechando el espacio almacenario. B. Políticas de Operación 1. El Departamento de Almacenaje y Distribución correspondiente, supervisará que la clasificación y custodia de los bienes de consumo e inversión se realice conforme a la normatividad vigente. 2. El Departamento de Almacenaje y Distribución correspondiente programará las áreas físicas destinadas a la guarda de los bienes de consumo e inversión a recibir, con base en las características específicas de los productos. 3. La clasificación de los bienes de consumo e inversión se efectuará de acuerdo a los siguientes grupos de suministro: a. Medicamentos con las secciones de sólidos, líquidos, lácteos, ampolletas, sueros y restringidos. b. Material de curación y reactivos con las secciones de material radiográfico, sondas, tubos, catéteres, vendas, suturas, reactivos, material odontológico y material de curación. c. Alta especialidad con las secciones de psicotrópicos, sólidos, líquidos y ampolletas restringidas, biológicos, red fría y material de curación. d. Bienes varios con las secciones de equipo médico y administrativo, instrumental médico, mobiliario médico y administrativo, papelería y artículos de oficina, formas impresas, ropa contractual y hospitalaria, loza, artículos de limpieza y aseo, y mantenimiento 4. Se acomodarán y estibarán los artículos que se reciban apegándose a las normas básicas de almacenaje, considerando primeras entradas y primeras en vencer, primeras salidas, de acuerdo a la sección y número de clave a excepción de los que requieran estiba por su volumen o refrigeración. 5. El Departamento de Almacenaje y Distribución a través del Jefe de Sección deberá guardar en áreas restringidas los narcóticos, psicotrópicos y anabólicos, de acuerdo a la sección y número de clave, conforme al control de Bienes de Inversión y a los lineamientos emitidos por la Secretaría de Salud. 6. La instruirá que se efectúe un inventario físico anual y la rotación periódica de existencias de bienes. 7. La, a través de las Áreas Almacenarías mantendrá actualizado el plano y el listado de clasificación y localización de bienes. Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales / Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro 46 de 270

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