Guía para la Gestión de Talento Humano

Transcripción

1 Pagina 1 de 6 ROL: DIRECTOR (A) ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO EN QUE PARTICIPA: Compras, Seguimiento y Evaluación de Proveedores. DEPENDENCIA JERARQUICA: DEPENDE DE: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPENDEN: Auxiliar Administrativo requerimientos, Auxiliar de Almacén, Auxiliar Administrativo Adquisiciones, Auxiliar Administrativo Bienes. EDUCACION FORMACION HABILIDADES EXPERIENCIA Titulo profesional en: Ciencias Económicas y/o Administrativas, Contables, financieras y/o Ingeniería Industrial. Titulo de Postgrado. Conocimientos de la Norma ISO 9001:2000. Conocimientos de Informática. Adecuada utilización de Recursos Oportunidad en la entrega de informes. Capacidad para la planificación y toma de decisiones. Responsabilidad por la ejecución de tareas. Buenas Relaciones interpersonales Fluidez verbal. Buen trato al usuario. Dos (2) años de experiencia Profesional. Elaborar la relación mensual de compras de la dependencia para ser estudiada por el ordenador del gasto. Presentar las cotizaciones de bienes y/o servicios al ordenador del gasto para su posterior análisis, revisión y aprobación. Hacer cumplir las garantías de los equipos ante los proveedores, para el mantenimiento y reparación de equipos Se realizan a través del correo electrónico. Telefónico Elaboración de memorandos cuando se requiera.

2 Pagina 2 de 6 Comunicar e informar la asignación de interventoría de bienes, a los funcionarios competentes. Revisar, analizar y aprobar la justificación de entrega parcial de bienes y/o servicios de los proveedores. Coordinar y efectuar junto con el funcionario de la dependencia el aseguramiento de todos los bienes devolutivos. Autorizar la salida e ingreso de bienes que pertenezcan o no a la Universidad de Pamplona. Aceptar y/o rechazar bienes y servicios de acuerdo a los requerimientos especificados por los clientes. Gestionar la adquisición de bienes y/o servicios, para el cumplimiento de los procesos misionales de las distintas dependencias de la Universidad. Administrar y distribuir de manera equitativa los bienes y/o servicios a las dependencias para el desempeño y normal funcionamiento. Evaluar a los proveedores de manera objetiva, teniendo en cuenta los parámetros establecidos. Realizar la selección de los proveedores, de acuerdo a su oferta de bienes y/o servicios y a su desempeño en el suministro de bienes con la Universidad.

3 Pagina 3 de 6 Elaborar mensualmente y anualmente el informe de evaluación de proveedores, según los criterios de evaluación establecidos. Enviar comunicación a los proveedores informando de nuevos procedimientos, instrucciones y sugerencias que conduzcan al mejoramiento del proceso. Elaborar la planificación, organización, dirección y control de las actividades del proceso. Velar y responder por el cumplimiento de los planes, las políticas, las estrategias, las directrices, las leyes, las normas y procedimientos internos de la institución. Supervisar y controlar los suministros de las distintas dependencias de la Universidad. Servir de apoyo a los directivos y al jefe inmediato en el proceso de toma de decisiones para conseguir los objetivos y las metas propuestas en el proceso de adquisición de bienes y servicios.

4 Pagina 4 de 6 Cumplir las leyes y determinaciones del gobierno nacional, departamental, y de la Universidad de Pamplona, como ente autónomo. Colaborar en la actualización de los planes, programas y proyectos de la Institución en coordinación con el jefe inmediato y las distintas dependencias. Participar, vigilar y responder por el cumplimiento de los planes, las políticas, las estrategias, las directrices, las leyes, las normas y procedimientos internos de la institución en la Dependencia a su cargo. En coordinación con la oficina de control interno y el jefe inmediato, aplicar, desarrollar y responder por el sistema de control interno de la dependencia a su cargo. Establecer metas de evaluación del desempeño y gestión de la dependencia, en coordinación y asesoría con la Oficina de Talento Humano y el jefe inmediato. Rendir informes al Rector de la Universidad o al jefe inmediato cuando así lo requieran.

5 Pagina 5 de 6 En coordinación con el jefe inmediato, participar en los procesos de autoevaluación institucional. Dar trato respetuoso al público promoviendo una buena imagen institucional. Utilizar criterios de racionalización, conveniencia, pulcritud y transparencia en todos y cada uno de los procesos de programación, adquisición y suministro de insumos y materiales necesarios para apoyar el normal funcionamiento de todas las actividades de la institución. Velar por la correcta clasificación y codificación de los artículos para la elaboración de inventarios. En coordinación con el jefe inmediato, tramitar las cotizaciones para la adquisición de bienes y suministros previa aprobación de la disponibilidad presupuestal y de acuerdo con la Relación Mensual de Compras.

6 Pagina 6 de 6 Delegar al funcionario encargado de elaborar los inventarios de las diferentes dependencias. Participar activamente en los grupos de mejoramiento, en la elaboración de los planes y en acciones correctivas y preventivas del proceso. Participar en el análisis y cálculo de indicadores. Participar activamente en la evaluación de la medición de la satisfacción del cliente, incluyendo sus quejas, reclamos y sugerencias, proponiendo acciones de mejora. Las demás que le asigne el jefe inmediato de acuerdo con la naturaleza del cargo. Observaciones: