Hoja de Control de Actualizaciones del Documento

Transcripción

1 Hoja de Control de Actualizaciones del Documento VERSION FECHA DESCRIPCION DE LA MODIFICACION 01 28/08/2013 Se modifica: Objetivo Alcance Se modifican las entradas y salidas del proceso, además de las actividades en el PHVA. Se adicionan indicadores del proceso Se modifican los flujogramas del proceso. ELABORO REVISO APROBO NOMBRE: Sandra Yaneth Cardona NOMBRE: Guillermo Bolívar NOMBRE: Sandra Yaneth Cardona Responsable de Gestión Documental Responsable Mejora Continua Responsable de Gestión Documental

2 NOMBRE DEL PROCESO: GESTION DOCUMENTAL RESPONSABLE: Auxiliar Gestión Documental OBJETIVO: ALCANCE: Apoyar y velar por la adecuada gestión de los documentos institucionales durante su ciclo de vida, es decir, desde su producción o recepción hasta su conservación y disposición final. Comprende las siguientes fases: producción, recepción, distribución, organización, conservación, consulta hasta disposición final del documento. PROVEEDORES Int. - Ext. Direccionamiento estratégico Todos los procesos Organizaciones locales y nacionales Gestión del Talento Humano ENTRADAS CICLO PHVA SALIDAS Plan de desarrollo, Políticas Institucionales Asignación presupuestal Solicitudes de asesoría, capacitación, apoyo e inducción. Transferencias documentales primarias. Consulta Reintegros Cambios, adición o supresión de funciones y/o actividades. Necesidades de creación de TRD Correspondencia institucional Necesidades de personal, capacitación y evaluaciones de personal 1. Tomar acciones correctivas y preventivas en cuanto a las actividades generadas en gestión documental A P 1. Planear las actividades relacionadas con la gestión documental. - Comunicaciones radicadas y distribuidas - Consultas atendidas Aprobación transferencia documental - Asesoría y consulta atendida - Inventario único documental. - Registro de préstamo de documentos. - Expediente reintegrado. - Acta de eliminación de documentos. - Actualización de Tablas de Retención Documental. - Tabla de Retención Documental Personal con inducción, programa de capacitación, necesidades de evaluación del personal Documentos y registros controlados, Resultados de auditoria, toma de acciones y seguimientos a acciones correctivas Resultados de indicadores de Gestión CLIENTES Int. - Ext. Todos los procesos Gestión del Talento Humano Mejora Continua V H

3 Mejora Continua Necesidad de controlar los documentos y registros, Plan de auditoria, No Conformidades, Informe de auditoría, necesidad de tomar acciones correctivas y preventivas 1. Verificar el cumplimiento de las directrices archivísticas institucionales para las transferencias documentales primarias. - Realizar el préstamo de documentos de acuerdo a las políticas establecidas. - Enviar los expedientes a los archivos de gestión para su reintegro. - Elaborar las tablas de retención documental - Actualizar tablas de retención documental - Verificar, recibir, clasificar, registrar, entregar y/o enviar la correspondencia institucional interna, externa recibida y externa enviada - Brindar asesorías, capacitación, apoyo e inducción en gestión documental. RECURSOS REQUISITOS DOCUMENTOS Y REGISTROS Hardware. Instalaciones Físicas locativas. Material de oficina. Ley 594 de 2000, Ley General de Archivo Acuerdo 039 de 2002 Archivo General de la Nación, relacionado con la tabla de retención documental. Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nación, relacionado con la organización de los archivos de Gestión. Acuerdo 049 de 2000 Archivo General de la Nación, relacionado con la conservación de documentos. NTC ISO 9001:2008 Requisitos: 4.2.4, 7.2, 7.2.1,7.2.2, FT-GD-04 CONTROL PRESTAMO DE DOCUMENTOS FT-GD-05 TARJETA DE AFUERA FT-GD-06 INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL Planilla generada en Sistema de Correspondencia SISCO. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN SEGUIMIENTO Y/O INDICADOR FRECUENCIA META No de préstamos realizados/no. de préstamos solicitados Mensual 80%

4 Radicación o envió de documentos internos y externos 1. RECIBE Y VERIFICA EL DOCUMENTO Revisa el documento teniendo en cuenta: La papelería y logos adecuados. Datos del destinatario en carta y sobre Original y copias completas, tema y consecutivo con firma original Firma de un funcionario autorizado Anexos completos y enunciados Si es carta con destinatario múltiple, la base de datos debe ir con firma original. Clasificar por grupos de documentos: 2. CLASIFICA y PRIORIZA LA DOCUMENTACION Oficial: (Temas relacionados con el que hacer de la Institución). Prioridad General: (certificados, agradecimientos, solicitudes de consulta, aspectos generales, extractos bancarios personales, documentos sin firma documentos personales, entre otros), se asigna la fecha de recibo y se registra en la planilla de Correspondencia enviada interna o externa. (No se radica) Priorizar de acuerdo con el tema o por solicitud expresa del área, para procesar las comunicaciones: Autorización de retiros o consignaciones en bancos, facturación 3. COLOCA SELLOS Coloca el sello numerador en el extremo superior derecho de cada una de las hojas de la comunicación hasta donde aparece la firma de la comunicación enviada y/o interna, y en la primera hoja de cada uno de los anexos, si los tiene. 4. INGRESA DATOS AL SISTEMA 5. DISTRIBUYE CORRESPONDENCIA Ingresa la información en el Sistema de Correspondencia SISCO. Distribuye la correspondencia y se hace firmar la planilla generada por el Sistema de Correspondencia SISCO.

5 Mensajería externa (Distribución) Son recibidas las correspondencia en el área de gestión documental antes de las 8:30 a.m. para ser distribuidas en horas de la mañana el mismo día. 1. CLASIFICA Y AGRUPA Mensajero Las diligencias que ingresen en horas de la tarde quedarán para ser distribuidas en el día hábil siguiente. En los casos especiales se manifestará la necesidad a la auxiliar de correspondencia, para programar al mensajero interno dependiendo de la importancia del asunto. 2. ORGANIZA LAS DILIGENCIAS Clasifica y priorizar la serie de diligencias oficiales que tiene su entrega. 3. REALIZA LAS DILIGENCIAS Mensajero Organiza por zonas para desplazarse y hacer entrega de las diligencias programadas. Dejando evidencia en Planilla generada por el Sistema SISCO. 4. ENVIA POR CORREO CERTIFICADO En caso que se tenga que enviar correspondencia por correo certificado, la dependencia hace llegar al área de Gestión Documental el documento para ser recogido por la empresa de correspondencia. Dejando evidencia en Planilla generada por el Sistema SISCO.

6 Organización Documental 1. CLASIFICA Y AGRUPA 2. DESCRIBE E IDENTIFICA 3. REALIZA VALORACION 4. REALIZA DEPURACION 4. ORGANIZA El funcionario del archivo central aplicando el principio archivístico de procedencia, realiza una investigación referente a las estructuras orgánicas que ha tenido la Universidad Santo Tomas a través de los tiempos. Con base en esta información define las secciones documentales y su ubicación al interior del archivo central. La información se encuentra ubicada y agrupada en las diferentes unidades de conservación (Libros, carpetas y cajas) y en la unidad de instalación (Sistema rodante), el equipo de trabajo se desplaza hasta la unidad de instalación recoge la información allí contenida, la ingresa a la base de datos inventario archivo central y marca el expediente con un número que me indica la posición al interior de la caja, la caja lleva un número al exterior que la referencia con su ubicación al interior del sistema rodante y al interior de la base de datos contamos con descriptores para recuperar la información tales como: Número de Orden, Código o ubicación, Nombre de las Series, sub series o asuntos, Fechas Extremas (Inicial y final), Unidad de Conservación (Caja, carpeta, libro, otro), Número de folios, Soporte, frecuencia de consulta y notas. Al contar con una información agrupada e identificada, estamos en capacidad de decidir que documentos han perdido sus valores primarios (Legal, administrativo, fiscal, contable y técnico), y no poseen valores secundarios (Científico, histórico y cultural) y además no representan una responsabilidad directa de la Institución para con la comunidad en general. La información agrupada e identificada y valorada, proporciona los elementos necesarios para organizar la documentación, por medio del FT-GD-06 INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL se filtra la información perteneciente a una misma dependencia, se verifica que contenga el mismo tema o asunto y se define el criterio de organización (Cronológico, numérico, alfabético, temático por asuntos, o una combinación de estos) y se procede con su ordenación.

7 Consulta o recuperación de información 1 SOLICITUD DE CONSULTA 2. FORMULACION DE LA CONSULTA Recibe las solicitudes de préstamo de los diferentes procesos de la Universidad Santo Tomas Determina la necesidad y precisión de la consulta. Determina la competencia de la consulta. Determina las condiciones de acceso: Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación. 3. REALIZA BUSQUEDA Ubica los documentos, a través del FT-GD-06 INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL. 4. RESPONDER LA CONSULTA 5. VERIFICA LA ENTREGA DEL DOCUMENTO Entrega el expediente (carpeta o legajo) al usuario: dejando constancia por escrito del préstamo, en el formato FT-GD-04 CONTROL PRESTAMO DE DOCUMENTOS y lo registra en la TARJETA DE AFUERA FT-GD-05. Verifica en el FT-GD-04 CONTROL PRESTAMO DE DOCUMENTOS, la fecha de entrega aquí consignada. Si confirma que esta fecha es superior al día de la devolución recupera el documento o renueva el préstamo.