M u l t i n a c i o n a l d e l s e c t o r f a r m a c é u t i c o : D a s h b o a r d B u s i n e s s P e r f o r m a n c e C a s o d e É x i t o

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1 farmacéutico: Dashboard Business M u l t i n a c i o n a l d e l s e c t o r f a r m a c é u t i c o : D a s h b o a r d B u s i n e s s P e r f o r m a n c e C a s o d e É x i t o

2 farmacéutico: Dashboard Business Departamento de Análisis Compañía líder mundial en la industria farmacéutica que descubre, desarrolla y distribuye soluciones terapéuticas en las líneas de negocio de Pharma, Consumer Healthcare, Animal Health y Biotech. La multinacional del sector farmacéutico inició un proceso de adquisiciones, en el marco de la estrategia del Grupo, orientada a potenciar la innovación en materia de I+D+i, a adaptar su estructura para afrontar con garantías los retos del futuro así como a la búsqueda de oportunidades de crecimiento externo para diversificar sus áreas de actividad con el fin de garantizar un crecimiento sostenible. La sede central de la compañía se encuentra en Francia y está presente en un centenar de países, repartidos en los cinco continentes con más de empleados en todo el mundo. Con gran presencia en España, un fuerte compromiso en términos de actividad industrial, comercial e inversión en I+D+i conforman sus principales líneas estratégicas. La compañía opera en un mercado, el farmacéutico, altamente competivo, muy exigente en el cumplimiento de regulaciones, y complejo. La naturaleza de su negocio exige un minucioso control del ciclo de venta del producto, compuesto por una gran cantidad de actores involucrados en el proceso de prescripción. La arquitectura de Business Intelligence anterior, compuesta por un ecosistema heterogéneo de tecnologías y múltiples fuentes de información, no permitía la colaboración entre las diferentes áreas de la organización y minimizaba el potencial de los objetos analíticos generados.

3 Consciente de esta situación, la multinacional francesa decide mejorar el análisis del rendimiento y de la efectividad del proceso de venta en la línea de negocio de farma, con el objetivo de explotar de manera eficiente los datos y transformarlos en conocimiento para la organización. De esta forma la multinacional del sector farmacéutico pasa a ser una organización basada en los sistemas de Business Intelligence, considerados como un activo corporativo más, sobre los que analizar el estado de la estrategia, el cumplimiento de objetivos, la inversión realizada, la previsión de cierre de la misma, la detección de oportunidades, y el marketing de la compañía. Al concebir el proyecto, la multinacional francesa era claramente consciente de las necesidades a cubrir y de las características que el mismo demandaba, para poder disponer de un sistema analítico y de reporting afín a las exigencias que requerían sus objetivos. Cubrir todos los indicadores de negocio clave, ofrecer estandarización y versatilidad al presentar la información, autonomía y facilidad de uso por parte de los usuarios finales, capacidad de gestión e integración de diferentes fuentes de datos, escalabilidad y un despliegue óptimo de la solución, requerían de un socio que fuera capaz de abordar un proyecto de estas características. La multinacional depositó su confianza en SDG como partner de referencia en Analytics para implantar su solución Dashboard Business. SDG se posicionó frente a otras alternativas del mercado gracias a su dilatada experiencia, importantes referencias, y elevada satisfacción obtenida en la prueba de concepto realizada. La solución permite dotar a la organización de una visión 360º de productos, clientes (cuentas, prescriptores y farmacias), fuerza de ventas, regiones y competidores poniendo foco en las principales fuentes de información de la multinacional farmacéutica:, Actividad e Inversión. 3

4 Los ámbitos funcionales del producto son, de menor a mayor nivel de agregación: Scorecard: monitorización de los principales indicadores Análisis de tendencias y ránkings: disponibilidad de tendencias del negocio y del estado de la cartera Análisis dimensionales: seguimiento de la información en detalle La solución de SDG permite el seguimiento global de los indicadores a cualquier nivel de detalle de forma sencilla. El entorno provee de un nivel de seguridad de visibilidad de datos determinado según el perfil del usuario, para el que se contemplaron las zonas de influencia de la fuerza de ventas. En el siguiente gráfico se muestra el esquema de la solución propuesta por SDG: Figura 1: Esquema de la solución propuesto por SDG La solución propuesta por SDG incluye además ámbitos complementarios que dotan al cliente de una visión analítica integral y escalable. Los grandes bloques de información que se integran en la solución son: Ventas & Competencia Análisis de las ventas IMS y hospitalaria (venta incentivable). Seguimiento integral de los KPIs de performance desde las siguientes perspectivas: Territorio, Producto, Hospital, Geografía, Temporal Actividad de la fuerza de ventas 4

5 Análisis global de la actividad de la fuerza de ventas a nivel de visitas, desde las siguientes perspectivas: Territorio, Médico, Temporal. Para el seguimiento de visitas e impactos se considera las perspectivas de Producto y Geografía Planning Análisis de la inversión promocional desde las perspectivas de Territorio, Médico, Producto, Geografía, Temporal, así como la comparativa versus objetivo/asignado y la venta La arquitectura de la solución presenta una estructura compuesta por 4 capas: ETL & Staging Layer: extracción y transformación de datos en bruto para el modelado final. La capa se estructura para simplificar la aplicación e integración de parametrizaciones y reglas de negocio y, facilitar la trazabilidad del dato. Data Model Layer: modelado de datos mediante reglas de negocio y creación de Qlikmarts (datamarts de Qlikview - contenedores estructurados de datos). La citada capa contempla el funcionamiento de la tecnología y las relaciones de los datos desde las perspectivas funcional y técnica. Application Layer: diseño de la interfaz analítica y de los aplicativos finales. La capa incluye la definición de la navegación, los objetos y los reports, así como las relaciones que vinculan diseño y layout. Configuration Cross Layer: capa transversal en la que se encuentran definidas la configuración y parametrización de la plataforma y los aplicativos. Sus tareas principales son la gestión del sistema y de los datos, la definición de las reglas de negocio y la descripción del layout de los aplicativos. El proyecto de implantación de soluciones Dashboard Business en la multinacional francesa, se basa en los siguientes factores clave de éxito: Uno de los factores clave ha sido la alineación de todos los departamentos implicados desde el momento inicial del proyecto, incluyendo también a los usuarios como una pieza fundamental. La 5

6 multinacional farmacéutica ha promovido internamente la implantación de Dashboard Business para que no fuera vista únicamente como una evolución tecnológica, sino como una importante mejora en los procesos del negocio con un rápido retorno de la inversión, dando a conocer las capacidades y funcionalidades de la plataforma en sesiones de formación. El proyecto se implantó con las metodologías agile y adapt case con 3 sprints: geografía, fuerza de ventas y dashboards; alineada en todo momento con el negocio y supeditada a la estrategia de la compañía. Una adecuada definición de los objetivos del proyecto ha resultado clave para extraer el máximo valor a esta solución. Disponer de un socio tecnológico de referencia: SDG aportó tanto conocimiento tecnológico y de despliegue de proyectos como experiencia funcional en el sector farma que junto a la proactividad por parte de todos los actores involucrados a la hora de abortar el proyecto, trazaron el camino hacia el éxito. Un diseño funcional que se adaptó a las necesidades de la multinacional farmacéutica, tanto en la definición de las dimensiones y jerarquías, integración y gestión de los datos maestros, definición de los indicadores y su granularidad, establecimiento de niveles de seguridad y acceso a la información como en el diseño de la arquitectura Qlikview. La compañía ha definido un conjunto de políticas y procedimientos que combinados establecen los procesos que supervisan el uso y gestión de los datos para transformarlos en un activo estratégico. Durante el ciclo de vida del proyecto hubo que superar ciertos retos que ilustran algunas de las barreras a tener en cuenta en este tipo de despliegues: El desconocimiento del impacto real de este tipo de proyectos, junto con la dificultad de asociar la implantación con beneficios y ahorros en términos de negocio, pueden llegar a provocar que estos 6

7 se pospongan frente a otros que puedan demostrar un impacto directo en la cuenta de resultados. Un buen diseño y gestión de un plan de comunicación por parte de la empresa multinacional del sector farmacéutico para mitigar las posibles problemáticas iniciales derivadas de un gran cambio tecnológico en la compañía y realzar los beneficios de esta implantación, requería de un gran esfuerzo para garantizar la implicación de todos. Una gran volumetría de datos del cuadro de mando con unos 7 millones de registros a la hora de desplegar la solución era un reto a considerar, poder gestionarlos de forma eficiente y no tener que ampliar el hardware para darles cobertura era un claro objetivo a cumplir. La integración de diferentes fuentes de información requiriere de una identificación exhaustiva del origen de cada dato con tal de construir los indicadores claves y tener la capacidad de agregar fácilmente información de diversos formatos y estructuras. La creación de nuevos indicadores clave obliga a tener una visión detallada de las necesidades de negocio y la capacidad para gestionar y consensuar todo el ciclo de vida de definición de estos parámetros, dónde interactúan diversos actores. En ventas IMS siempre hay ciertas problemáticas en cambios que aplican (reorganizaciones territoriales) y que impactan en la información histórica además de puntas de carga en su acceso por parte de los usuarios cuando se actualizan los datos. Para afrontar estos retos, un correcto diseño de la arquitectura tecnológica y funcional son claves para su desempeño. Finalmente, es importante destacar el coste en dedicación / horas que requieren estas iniciativas en la gestión del cambio, ya que supone una parte importante del tiempo de los líderes del proyecto. 7

8 La empresa multinacional del sector farmacéutico ha obtenido una gran satisfacción tras la implantación de la solución. La compañía ha percibido de forma inmediata a la finalización del despliegue los grandes beneficios conseguidos, alcanzando todos los objetivos propuestos y cubriendo todas las necesidades iniciales, compensando ampliamente el coste de la inversión realizada: Posicionamiento del departamento TIC y de la multinacional francesa como una compañía innovadora gracias a un uso eficaz y eficiente de las tecnologías de la información, reforzando aún más a la multinacional francesa como un cliente de referencia en el uso de Qlikview. Disponibilidad de nuevas técnicas de visualización que agilizan la toma decisiones. Todo el mundo analiza la misma información de las mismas fuentes y de la misma manera obteniendo así una mayor transparencia, datos accesibles de una forma más eficiente a todos los implicados en la cadena de valor de la organización. Optimización de recursos. Los usuarios son autónomos a la hora de generar sus informes y el ahorro en tiempo para tener el detalle de información requerida permite dedicar nuevos recursos a otros procesos del negocio. Mejora de la productividad y la compartición de conocimiento entre los usuarios de las diferentes unidades de la organización. Percepción de mejora inmediata por parte de los usuarios con un alto ratio de satisfacción, ya que se ha pasado de consolidar información de diferentes fuentes a directamente analizarla de una forma más eficaz. Se posibilita el Data Discovery, un nuevo mundo tras el BI dónde las respuestas conducen a nuevas preguntas, generando análisis más profundos y transversales. El mismo permite disponer de más información a través de los mismos datos gracias a una analítica más avanzada, dando respuesta no solo a preguntas como qué paso y por qué? sino 8

9 también a encontrar cabida a preguntas tan interesantes como qué ocurrirá y qué hacer?. Además de dar más dinamismo y facilidad de uso al usuario a la hora de generar sus propios reports. Propiedad Penteo. Esta publicación no puede ser reproducida sin permiso expreso de Penteo. La información que contiene este informe se ha obtenido de fuentes consideradas fiables. Penteo no se responsabiliza de posibles errores, omisiones o inexactitudes que pueda contener 9 este informe, así como del uso que pueda hacerse de las recomendaciones u opiniones que contiene. El contenido del informe está sujeto a cambios sin preaviso.

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