PHC Dashboard CS. Un nuevo nivel de gestión

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1 PHC Dashboard CS Un nuevo nivel de gestión La gestión de la información empresarial de forma sintética, visual y global que permite una toma de decisiones más rápida, correcta y precisa. BUSINESS AT SPEED Visite Gráficos con el estado de las ventas y análisis que le permiten saber inmediatamente si la empresa cumple los objetivos definidos. Destinatarios Directores/administradores Responsables financieros Empresas de vanguardia donde los colaboradores tengan que supervisar y analizar gran cantidad de datos Solución Diversidad del análisis de datos preconfigurados Representación gráfica de la información del sistema Volumen de datos de la organización representados de forma sintética Análisis multidimensionales Indicadores Beneficios Construcción y personalización de Dashboards de forma sencilla Toda la información centralizada en un único lugar Lectura visual de la información Actualización en tiempo real Acceso al detalle de la información (drilldown)

2 Características principales Consulta de la información constantemente actualizada en un único panel. Análisis de resultados anuales y mensuales comparados con el año anterior. Control de la situación financiera del negocio con los indicadores dedicados a las áreas de facturación, compras y tesorería. Supervisión del Top de variaciones de las áreas más importantes de la organización con vista inmediata de los ejes más críticos. Totalmente desarrollado para integración con el sistema PHC, sin necesidad de adquirir otro software. Contiene un pack con más de 80 análisis preconfigurados. Posibilidad de crear nuevos Dashboards personalizados para el negocio, empresa o usuario. Sabe cuál es el verdadero estado de su negocio? Obtiene la información adecuada a tiempo para tomar decisiones? Las ventas están dentro del objetivo anual? Cuáles son los productos que se están vendiendo más? PHC Dashboard responde a estas y a muchas otras cuestiones de una forma sencilla y rápida! Una imagen vale más que mil palabras! Supervisar y gestionar la organización con los mejores resultados El éxito de una empresa depende de cómo los gestores eligen la mejor estrategia, que les permite llegar, sin inconvenientes, al destino correcto. Para que la organización consiga alcanzar sus objetivos es importante analizar los datos con rigor, porque solo de esta forma se pueden tomar las mejores decisiones. Si a la presentación de los datos le sumamos una lectura sencilla y clara del estado del desempeño de la organización, será más facil definir los mejores caminos para concretar los objetivos. Si va a dirigir su empresa a partir de indicadores pensados a la medida de cada departamento, tiene la garantía de estar difundiendo en un único sistema y en tiempo real, la información necesaria que le permite optar por la decisión más correcta. Para que sirve un Dashboard? Esta solución PHC condensa y transforma los datos del sistema en información valiosa para todos los que toman decisiones en la empresa y que, se quieren enterar rápida y rigurosamente de la situación de la misma, evaluando rendimientos según sus propios objetivos. Para que sea posible una lectura rápida de la situación, de la totalidad o de determinada área de la empresa, esta aplicación recoge datos de diferentes módulos PHC y presenta la información en gráficos, contadores, análisis multidimensionales, indicadores y manómetros. Con indicadores a la medida de cada departamento Cada división o departamento de una empresa merece una atención especial, ya que todos son decisivos. Es necesario que cada departamento de la organización tenga acceso a un Dashboard construido de forma especifica para su área, y que esté presente y acompañe las necesidades de control más importantes. Puede elegir fácilmente el tipo de imagen que se ajusta a sus necesidades de análisis. En este caso se considera importante que los indicadores disponibles cubran todas las necesidades departamentales y/o interdepartamentales. Con esta solución de PHC, y si posee el módulo PHC Gestión, su empresa contará con una herramienta con más de 80 análisis de gestión en Dashboards dinámicos y de fácil interpretación. p. 2

3 Scorecards Los Scorecards, disponibles solo en la gama PHC Enterprise CS y con el módulo PHC Dashboard CS activo, permiten ver en un panel o recibir por , cuadros con listas de indicadores sobre el rendimiento de diversas áreas de la empresa. Los objetivos principales de esta herramienta son: Poder ver fácilmente la situación de cada indicador relativa a determinados objetivos. Poder ver fácilmente la evolución de cada indicador en el tiempo. Poder agrupar los indicadores y ver el estado global de un área. Poder consultar datos que explican cada indicador. Esta es una herramienta excelente para entender rápidamente si se han cumplido determinados objetivos y cuáles son las áreas que están menos bien dentro de una organización. Plantillas disponibles para PHC Dashboard CS A PHCdisponibiliza gratuitamente vários templates para serem utilizados com o PHCDashboard CS, relativos a diversos módu los. Todos estes templates podem ser utilizados em di- ferentes bases de dados, alterados, personalizados de acordo com as necessidades específicas de cada empresa. Plantilla para PHC Dashboard CS del módulo PHC Gestión CS Esta plantilla tiene el objetivo de habilitar un conjunto de análisis e indicadores que permitan ver con mayor detalle los números/resultados de la empresa, del negocio y que contribuyan a un mejor soporte para la toma de decisiones. En un único lugar y de forma centralizada puede ver su negocio sin tener que interpretar gran cantidad de datos. El área de gestión engloba una serie de indicadores que permiten ver análisis esenciales del rendimiento de la empresa y que ayudan a la hora de tomar decisiones más importantes. Si posee el módulo de Gestión, con PHC Dashboard CS podrá: analizar la rentabilidad del negocio, lo que le permite por ejemplo saber cuáles son los clientes más importantes, cuál es el mejor comercial o cuál es el producto con menos volumen de ventas; supervisar los movimientos bancarios y saber cuál es el banco con saldos más altos; conocer el nivel de rentabilidad que la empresa presenta en determinado momento, de esta forma podrá saber inmediatamente si se alcanza el objetivo de crecimiento económico del negocio o no; saber de inmediato cuáles son las áreas más críticas/ amenazadas del negocio por segmento de mercado, por zona, por marca, entre otras. En un único monitor, tiene acceso a una serie de variables que permiten analizar el estado actual de la empresa. p. 3

4 Área Gestión En el mismo panel de información puede visualizar varias páginas distintas, en cada una se representa información sobre un área de gestión diferente. Además de todos los ejemplos que a continuación se presentan, también tiene la posibilidad de construir los análisis más diversos, de acuerdo con las necesidades de la empresa. Indicadores En esta zona, la información que nos llega a través del módulo nos muestra elementos sobre el estado en que se encuentra la Facturación, la Tesorería y las Compras de la organización. Por ejemplo, en el área dedicada a la facturación se puede ver el volumen de ventas del año anterior y el volumen de ventas del año actual y con sus respectivos valores, calcular cuál ha sido su variación. De esta forma, se informa al gestor sobre la variación del crecimiento del negocio tanto anual como mensual. En el área de tesorería puede analizar diversos tipos de datos, que permiten conocer el estado de la salud financiera de la empresa. En relación a las compras realizadas, todo sucede exactamente de la misma forma, lo que permite saber cómo está evolucionando el negocio en lo relativo al volumen de las mismas. El gráfico muestra los indicadores que representan el valor del saldo del banco seleccionado y el porcentaje del total de los saldos, por el que es responsable un determinado banco. Ventas En esta área puede visualizar indicadores que representan el crecimiento del año actual y del año anterior, y que, combinados, permiten obtener el porcentaje de crecimiento de la empresa. Además en esta página también se puede analizar cuáles son los valores acumulados del año actual, en comparación con los mismos datos pero relativos al año anterior. Si desea un análisis más detallado de todos estos datos, tiene la posibilidad de plasmar los números presentados repartidos por todos los meses del año, es decir, los valores que le sirven de soporte se obtienen en el mismo local. Al analizar esta página, el gestor logra una lectura más objetiva sobre el estado de tres de los principales elementos del negocio y si está cerca o lejos del objetivo definido en cada uno de los ejes, representado por la imagen con los colores rojo, amarillo y verde. Tesorería En el área dedicada a la tesorería, es posible seleccionar el banco que pretende analizar, y organizar la vista por orden decreciente, es decir, del banco con mayor saldo al banco con menor saldo. Al escoger uno de los bancos, podrá ver de inmediato los resultados en gráficos y movimientos que nos muestran el reflejo de esa elección, haciendo rápidamente una lectura clara de cómo está evolucionando esta área tan importante para la empresa. Con estos gráficos puede saber el estado actual de las ventas de la empresa en comparación con el año anterior. En esta área también puede visualizar un conjunto de listados importantes en el seguimiento de las ventas y que permite analizar según varios criterios, facilitando varias conclusiones sobre el estado del negocio: Recibos por procesar más de 30 días Sepa qué recibos están pendientes de cobro y qué importe representan los que están por emitir. Pedidos en abierto más de x días Obtenga información sobre los pedidos que se encuentran parados, inten- p. 4

5 te evitar el descontento de su cliente y conozca inmediatamente su situación; evite el problema antes que surja. Ventas por código postal Vea las ventas distribuidas por el código postal y sepa en qué local/zona realiza más negocios a través de un panorama geográfico. Saldos de clientes Puede ver el total del saldo de clientes en abierto, cliente a cliente, distribuido por un intervalo de días, si existen deudas pendientes puede aclarar inmediatamente en qué estado se encuentra el respectivo expediente. Clientes La información presentada en esta zona está totalmente dedicada a datos sobre los clientes. Al analizar los datos de esta página sabrá cuánto representan los saldos en abierto de clientes en relación con el total de las ventas realizadas, así como el valor de ese mismo saldo. Con la representación dinámica de estos dos indicadores pasará a tener una noción del valor que supone el saldo en abierto de clientes en relación a la facturación total, ya que cuanto más alto sea este porcentaje, mayor será el riesgo de disponibilidad financiera. Vea el porcentaje de clientes en que se asientan las ventas, conozca el estado del negocio. Analice si está facturando a toda la cartera, o si la facturación está concentrada en unos pocos. Sabrá si la pérdida de un cliente en concreto puede implicar un serio desequilibrio en los resultados. Además tiene acceso a dos ratios anuales relativos: el año actual y el año anterior, que comparan las ventas con los costes. Su significado: cuanto más elevado sea este número más amplio será el margen del negocio. En esta área también puede ver un conjunto de listados importantes en el seguimiento de los clientes, tales como: Al analizar los saldos que se encuentran en abierto, tiene la información de cada cliente y sus deudas. Ventas a clientes por volumen Sepa qué clientes representan el mayor volumen de ventas, en relación a todo el volumen de negocio. Conozca los clientes que más negocios realizan con la empresa. Al obtener esta información tendrá más argumentos para negociar cantidades consignadas, plazos de pago y descuentos en el momento de la decisión. Ventas a clientes por rentabilidad Sepa cuáles son los clientes que más beneficio dan a su negocio. Con este listado logrará una idea importante sobre el perfil de sus clientes lo que permite conocer mejor la realidad del negocio. Ventas a clientes por tipo Puede conocer la distribución de las ventas a partir de varios ejes que permiten saber dónde existe mayor o menor representatividad por tipo de cliente, y con estos datos analizar si se están cumpliendo los objetivos. Vea si las ventas compensan los costes. Con solo un echar un vistazo sabrá el estado del negocio. Clientes Mayores subidas y mayores descensos Aquí puede ver el Top 10 de clientes que más han comprado en comparación con el año anterior, ordenados de mayor a menor. En el otro extremo encuentra los clientes con las bajadas más acentuadas. Al analizar y comprender estas variaciones negativas, podra contribuir eficazmente a mejorar el desempeño empresarial. Ventas por vendedor Sepa qué vendedores de la empresa venden más y con cuáles debe tomar medidas, analice la situación para que el equipo de ventas siga el mejor rumbo. Ventas por segmento Al ver el negocio desde la perspectiva del segmento de mercado, podrá saber en qué área la empresa está más fuerte y dónde debe reforzar su posición y ajustar la estrategia. Ventas por zona A partir de la distribución geográfica, puede clasificar el éxito del negocio por áreas, verá en qué zonas se están alcanzando los objetivos y cuáles deben ser intervenidas. Al analizar las mayores bajadas, sabe exactamente cuál es la variación en relación a las compras de esos clientes en el año anterior. p. 5

6 Zonas Mayores subidas y mayores descensos Este indicador llama la atención sobre las zonas que han reflejado descensos mas acentuados, lo que nos ayuda a entender dónde tiene que actuar el gestor para alterar o consolidar las tendencias. Familias Mayores subidas y mayores descensos Al analizar estas variaciones contribuye a la intervención de los productos para recuperar su posición en tiempo útil. Marcas Mayores subidas y mayores descensos Entender las variaciones de la marca puede servir para repensar su comercialización y representación, así como para negociar con los proveedores cantidades consignadas/límites, márgenes de comercialización, plazos de pago, objetivos, rappel, etc. Proveedores En esta zona, la información presentada contiene datos muy semejantes a los de la página dedicada a los clientes, pero desde la perspectiva de proveedores. También podemos encontrar dos indicadores relativos al porcentaje del saldo en abierto frente al total de compras así como el valor total de ese mismo saldo. En esa área verá un conjunto de listados importantes en el seguimiento de los proveedores, como: Compras a proveedor por tipo En cualquier análisis de negocio es muy importante saber hacia donde se dirige la empresa. Si existen muchas compras al mismo tipo de proveedor quiere decir que también está aumentando el negocio en los productos que comercializa, y puede ser un reflejo que indica el sentido del crecimiento de la empresa. Compras a proveedor por zona El último indicador de este grupo, está basado en el criterio de agrupamiento de los valores, por zona geográfica, un eje más que permite interpretar las compras de la empresa. Análisis de ventas Esta área multidimensional, muy completa y versátil, presenta numerosos ejes a través de los que se puede ver el negocio, lo que permite saber eficazmente cómo están distribuidas las ventas, desde una lectura temporal comparando marcas, modelos, tipos de producto, segmentos de mercado, tipos de cliente, familias, entre otros. La diversidad de elementos de análisis presentes en esta página es, sin duda, una de las mejores herramientas para entender el negocio. Saldos de proveedores La información presentada en este listado muestra los saldos en abierto de proveedores distribuidos por días de antigüedad, con la posibilidad de hacer clic en la columna con el nombre del proveedor y ver inmediatamente la ficha del mismo. A partir de este listado sabrá exactamente cómo está distribuida la deuda a proveedores, lo que le permite planificar con mayor seguridad la agenda de pagos. Compras a proveedores por documento Con este indicador obtendrá una noción de cómo están soportadas las compras. Fácilmente sabrá cómo están evolucionando las compras y qué tipo de documentos tienen más peso en el total de las mismas. Compras a proveedor por nombre Teniendo como criterio principal el nombre del proveedor, sabrá a qué proveedores está realizando más compras, lo que le permitirá reunir argumentos para negociar márgenes y plazos de pagos. Independientemente del eje que desee, con este panel puede analizar las ventas de la empresa desde un solo lugar. Distribución de ventas Esta página extremamente visual permite al gestor ver en un simple vistazo cómo está el negocio en cuatro ejes principales: Segmento de mercado, Zona, Familia y Marca. Con gráficos en forma de queso puede analizar fácilmente dónde está más fuerte el negocio en cada eje. Esta página es la prueba de que una imagen vale más que mil palabras. Vea cuáles son los máximos proveedores da la empresa y cuál es su respectiva inversión. En pocos segundos tiene la oportunidad de analizar la distribución de las ventas de su empresa en 4 ejes importantes. p. 6

7 Top ventas Este panel es el cuadro de mandos del gestor. Al ver todos los indicadores representados podrá saber cómo está su negocio en cada una de sus variables. Al entrar en esta pantalla, la información que se nos presenta, no se ha obtenido de forma arbitraria sino con un criterio muy claro, es decir, cada uno de los indicadores se ha construido para mostrar rápidamente los puntos fuertes. Los análisis están ordenados, tomando como ejemplo el indicador de la marca, desde la que representa el mayor volumen de ventas hasta la que representa el menor. En este panel, los criterios subyacentes son otros. La información que aquí aparece inicialmente corresponde a las mayores variaciones negativas según cada uno de los indicadores. Al visualizar estos indicadores, el gestor queda inmediatamente informado sobre lo que está ocurriendo, y podrá tomar medidas en el momento para corregir la situación. Panorama Al analizar las variaciones de algunas áreas vitales de su empresa, el gestor constata que una de las marcas y uno de los productos más importantes para el negocio no responde conforme a lo previsto y está muy por debajo de las expectativas. En este caso, con solo echar un vistazo, el gestor ha identificado dos áreas que necesitan su atención inmediata, lo que le permite actuar dentro de los plazos de tiempo indicado y revertir los valores. Escoja lo que pretende visualizar, haga el análisis a su medida. Con este panel de su Top de ventas, la gestión de la empresa se vuelve más dinámica y productiva. Top variaciones Una de las mayores responsabilidades de un Dashboard es también la de informar de las malas noticias, ya que muchas veces son las que deben ser tratadas cuanto antes, para que no se agraven. Una marca y una línea de producto están con valores en rojo, por lo que el objetivo que se ha establecido para las mismas no se está cumpliendo. Plantilla para PHC Dashboard CS del módulo PHC CRM CS para Dirección de Ventas El objetivo de esta plantilla es crear un mejor soporte para la toma de decisiones y, por lo tanto, ser una importante herramienta de gestión para quien toma las decisiones o para el jefe de ventas que, desde un único lugar y de una forma centralizada y totalmente visual, obtiene información comercial sin tener que consultar todos los datos de forma individual, así puede identificar cuáles son los puntos fuertes del equipo de ventas, así como qué aspectos se pueden mejorar. p. 7

8 Plantilla para PHC Dashboard CS del módulo PHC CRM CS para Comercial Muchas veces en el ejercicio de la actividad comercial, el hecho de que no exista información a tiempo e indicadores que informen de la situación exacta en el momento preciso, puede contribuir para que alcanzar uno de los objetivos propuestos no sea una tarea fácil. El objetivo de esta plantilla es superar esas dificultades, ya que está totalmente dedicado al Comercial, para que pueda saber si está en el rumbo correcto, o dónde debe actuar para tener siempre la situación bajo control. Plantilla para PHC Dashboard CS del módulo PHC Soporte CS Esta plantilla cuenta con varios análisis e indicadores que permiten ver el área de Soporte y Asistencia de la empresa, con detalle y rápidamente. De esta manera permite un mejor análisis de asistencia técnica, transformándolo en una herramienta útil para analizar rápidamente los equipos, los pedidos de asistencia, las intervencioes y las llamadas que tienen que ver con el soporte técnico. Esta plantilla está disponible en un panel de información formado por distintas pestañas, cada una inlcuye infomación de un área distinta. Gráficos de PAT En esta pestaña se incluyen muchos gráficos con información del área de Pedidos de Asistencia Técnica, que muestran movimientos filtrados por los distintos campos elegidos. Puede ver información por marca, modelo, tipo de pedido, técnico, etc., filtrando por año y por periodo. Todos los gráficos son independentes, es decir, los filtros solo afectarán al gráfico respectivo. Analizador de intervenciones Esta pestaña contiene la información de las intervenciones técnicas, que se pueden filtrar por distintos criterios: ya realizada, solamente de un cliente, marca, modelo, etc. Es posible analizar la distribución por meses y por año en formato gráfico. Analizador de llamadas Permite obtener los datos de las llamadas telefónicas, filtradas por departamento, instalación o cliente, etc. Los indicadores permiten ver la distribución por meses y cantidades. Puede consultar un listado de llamadas desde el que puede acceder a los respectivos registros. Analizador de PAT En esta zona está disponible información de los elementos de los Pedidos de Asistencia y puede filtrar sus datos con los campos: pedidos ya cerrados o no, marca, modelo, u otros. Puede consultar un gráfico con pedidos de asistencia separados por meses o cantidad, indicadores de los valores y un listado de los pedidos con las condiciones definidas y acceder a los registros del listado. p. 8

9 Plantilla para PHC Dashboard del módulo PHC Flota CS Un gestor de flota se enfrenta a diario a un inmenso conjunto de decisiones y peticiones sistemáticas que exigen una enorme responsabilidad y concentración. Dado que estas decisiones se reflejan tanto en el trabajo de los colaboradores que tienen un vehículo asignado, como al cumplir los requisitos legales, esta plantilla debe ayudar a realizar las operaciones relativas a la flota. Plantilla para PHC Dashboard CS del módulo PHC TPV CS Un gestor de flota se enfrenta a diario a un inmenso conjunto de decisiones y peticiones sistemáticas que exigen una enorme responsabilidad y concentración. Dado que estas decisiones se reflejan tanto en el trabajo de los colaboradores que tienen un vehículo asignado, como al cumplir los requisitos legales, esta plantilla debe ayudar a realizar las operaciones relativas a la flota. Plantilla para PHC Dashboard CS del módulo PHC Hostelería CS El área de Hostelería crea un gran volumen de datos ya que pueden existir muchos puntos de venta, muchos operadores, horarios de trabajo ampliados, lo que no facilita el análisis de toda la información. Esta plantilla permite al gestor consultar de una forma fácil, organizada y detallada todos estos datos. p. 9

10 Adaptación Este módulo, además de los análisis preconfigurados, también permite adaptar análisis propios para construirlos a la medida de cada negocio, lo que hace de esta solución una herramienta esencial en la gestión de una organización. El objetivo de este documento es describir las funcionalidades del software. Al estar en constante evolución, es posible que las funcionalidades aquí descritas no se mantengan en el mismo formato. Si considera vital alguna funcionalidad en concreto, verifique en una Demostración del Software si esta corresponde a lo que necesita. p. 10

11 VIDEOS FORMACIÓN DESCARGAS NOTICIAS Y MUCHO MÁS Con PHC On tiene su sistema PHC CS completamente actualizado durante el periodo de un año. Además, accede a las funcionalidades exclusivas y a contenidos específicos, como por ejemplo el acceso exclusivo al portal on.phcsoftware.es En este portal tiene acceso 24 horas al día a vídeos de autoformación sobre el uso de PHC CS, información sobre cada nueva versión, noticias, novedades, la newsletter semanal idirecto, la revista Directo PHC, entre otros. Todo para ayudarle a sacar el máximo partido a su inversión en Software PHC. MÁS INFORMACIÓN phcsoftware.es/phcon

12 Oporto Quién es PHC? PHC Software S.A. se dedica de forma exclusiva al desarrollo de software de gestión. Su misión es ofrecer la mejor solución tecnológica de gestión para permitir a sus clientes aumentar su rentabilidad, reduciendo los costes. La empresa tiene 24 años, cuenta con 135 colaboradores en Lisboa, Oporto, Madrid, Luanda y Maputo y 2012 obtuvo un volumen de negocios de 6,5 millones de euros. La red de distribución cuenta con más de 420 Partners certificados. Más de 135 mil usuarios en empresas clientes utilizan el Software PHC. Todos los derechos reservados. Este documento es meramente informativo. PHC no da ninguna garantía, explícita o implícita, en el contenido de este documento. La marca PHC es una marca registrada. diseño p. 12

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