MANUAL DE EJERCICIO Y COMPROBACIÓN DE RECURSOS

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1 MANUAL DE EJERCICIO Y COMPROBACIÓN DE RECURSOS PEC XIV El Programa Escuelas de Calidad es de carácter público, no es patrocinado y promovido por partido político alguno y sus recursos provienen de sus impuestos que pagan todos los contribuyentes. Está prohibido el uso de este Programa con usos políticos, electorales, de lucro y otros distintos a los establecidos. Quien haga uso indebido de los recursos de este Programa deberá ser denunciado y sancionado de acuerdo con la ley aplicable y ante la autoridad competente.

2 INDICE Manual de Ejercicio y Comprobación de Recursos PEC XIV CAPITULO PÁGINA 1. Consulta General Calendario Etapa XIV Documentos comprobatorios Presentación Objetivos Procedimiento Técnico Cuenta Bancaria Apertura de la cuenta Cambio de Banco Comisiones Bancarias Cambio de Titular de la Cuenta Bancaria Procedimiento Administrativo Registro de la Ruta de Mejora Escolar Aportación Inicial Recurso Contrapartida Aportación en efectivo Operatividad Ejercicio del recurso Procedimiento para efectuar gastos Emisión de cheques Cómo se elabora un cheque Cómo se elabora una póliza de gasto formato PG Cómo se elabora una póliza de egresos PE Adquisición de bienes y servicios Gastos no permitidos Viáticos Acciones Constructivas Requisito de los Comprobantes Fiscales. 19 2

3 Comprobantes Fiscales Digitales a través de Internet (CFDI) Verificación de Factura Electrónica (CFDI) Documentos a presentar en la comprobación Informe Financiero Inventarios Informe Anual Técnico Pedagógico Apoyos Extraordinarios Cambio de Acción Robo Renuncia Vigilancia Sanciones Vigencia Catálogo de Anexos. 30 3

4 1. CONSULTA GENERAL CALENDARIO ETAPA XIV. 31 DE OCTUBRE DE Fecha límite para el registro de RME ante el PEC. 15 DE SEPTIEMBRE DE 2014 AL 20 DE MARZO DE Periodo de recepción de fichas de depósito para aplicar peso por peso. 17 DE JULIO DE Fecha límite para presentar Solicitud de Aplicación de Recursos Extraordinarios o Excedente, SARE DE AGOSTO Fecha límite para ejercer el recurso asignado por parte del Programa Escuelas de Calidad. 11 DE SEPTIEMBRE DE Ultimo día para la comprobación del recurso DOCUMENTOS COMPROBATORIOS. Informe Financiero. Elaborado como se explica en el presente manual. Póliza de Gasto. Pegar una copia de los cheques expedidos y los cheques cancelados en original, sellar y firmar la póliza por el director y el representante de participación social. Nombre, firma y puesto de la persona que recibe el monto señalado en el cheque. Póliza de Egreso. Pegar la factura, sellar y firmar por el director y el representante de participación social. Cotizaciones. En caso de que el monto exceda los $12, pesos presentar cotizaciones y cuadro comparativo anexo en este manual. Informe anual técnico pedagógico. Formato de inventario de material didáctico y bibliográfico y de bienes muebles. Debidamente elaborados y sellados por la DRSE de la etapa correspondiente. Todos aquellos documentos que le sean indispensables para respaldar la comprobación del recurso asignado. Todos los plazos estipulados en el presente manual son definitivos, por lo que no serán sujetos a ningún tipo de prórroga. 4

5 2. PRESENTACIÓN. El Programa Escuelas de Calidad es una iniciativa de la SEP que se orienta al fortalecimiento de la educación básica y se enmarca en lo establecido por los artículos 3o. de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, 77 de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria; 176, 178 y 179 de su Reglamento; 29, 30, 31, 40 y 41 y anexo 24 del Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal El gobierno de la república tiene la obligación de mejorar sustantivamente los procesos y resultados educativos del sistema educativo nacional. Es menester que la educación que el Estado proporcione esté a la altura de los requerimientos que impone el tiempo actual y que la justicia social demanda: una educación inclusiva, que respete y valore la diversidad sustentada en relaciones interculturales, que conjugue satisfactoriamente la equidad con la calidad, en la búsqueda de una mayor igualdad de oportunidades para todos los mexicanos/as. México busca en el corto plazo acelerar su crecimiento económico e incrementar la calidad de vida de sus habitantes. Para ello, se han redoblado esfuerzos institucionales enfocados al desarrollo de una educación de calidad que potencie el desarrollo de las capacidades y habilidades integrales de cada persona; que desarrolle las competencias fundamentales para aprender a aprender y aprender a convivir. Para cumplir con estos postulados, la SEB impulsa la conjunción de esfuerzos hacia tres prioridades nacionales: mejorar la calidad de los aprendizajes del alumnado, asegurar la retención de los educandos hasta la conclusión de sus estudios y asegurar la normalidad mínima escolar en la operación de las escuelas. Estas prioridades ubican a la escuela en el centro de la política nacional para la educación básica y apuntan a garantizar un funcionamiento regular del tipo educativo. Esto implica reorganizar recursos, procesos y acciones para que la escuela tenga la posibilidad de cumplir su fin social: que las niñas y niños aprendan. El Plan Nacional de Desarrollo plantea como meta nacional un México con Educación de Calidad. Para ello, establece el Objetivo 3.1 Desarrollar el potencial humano de los mexicanos con educación de calidad, con las estrategias Modernizar la infraestructura y el equipamiento de los centros educativos, y Disminuir el abandono escolar, mejorar la eficiencia terminal en cada nivel educativo y aumentar las tasas de transición entre un nivel y otro ; y el Objetivo 3.2 Garantizar la inclusión y la equidad en el Sistema Educativo, con las estrategias Ampliar las oportunidades de acceso a la educación en todas las regiones y sectores de la población ; Ampliar los apoyos a niños y jóvenes en situación de desventaja o vulnerabilidad y Crear nuevos servicios educativos, ampliar los existentes y aprovechar la capacidad instalada de los planteles. Asimismo, en el Enfoque transversal (México con Educación de Calidad), estrategias I. Democratizar la Productividad, con las líneas de acción de: 1) Coordinar los esfuerzos de política social y atención educativa a la población más pobre, para crear condiciones que mejoren el ingreso, la retención y el aprovechamiento escolar de los alumnos de 5

6 familias de escasos recursos económicos y 2) Fomentar la certificación de competencias laborales; estrategia II. Gobierno Cercano y Moderno, con las líneas de acción 1) Sistema de Información y Gestión Educativa que permita a la autoridad tener en una sola plataforma datos para la planeación, administración y evaluación del Sistema Educativo, y facilite la transparencia y rendición de cuentas; 2) Conformar un Sistema Nacional de Planeación que promueva un mejor desarrollo del Sistema Educativo 3) Actualizar el marco normativo general que rige la vida de las escuelas de educación básica, con el fin de que las autoridades educativas estatales dispongan de los parámetros necesarios para regular el quehacer de los planteles, y se establezcan con claridad deberes y derechos de los maestros, los padres de familia y los alumnos y 4) Definir estándares de gestión escolar para mejorar el desempeño de los planteles educativos. Para la atención de estas prioridades se ha definido un conjunto de condiciones básicas a consolidar en todos los sistemas educativos, a saber: asegurar el buen funcionamiento de los Consejos Técnicos Escolares y los de Zona; fortalecer la supervisión escolar; desarrollar procesos de descarga administrativa a las escuelas y vigorizar la participación social. Estas condiciones plantean la imperiosa necesidad de reorientar y robustecer las redes de asistencia y acompañamiento a la escuela para garantizar que su actividad no se lleve a cabo en la soledad y el aislamiento. Se trata de reconstruir la capacidad de la escuela para definir sus propias estrategias en un marco de corresponsabilidad, de seguimiento y asistencia técnica especializada. En este contexto, el Programa recupera la experiencia y aprendizajes de los últimos años en los que ha impulsado la transformación de la gestión de las escuelas públicas de educación básica. La finalidad es reorientar sus estrategias y acciones para contribuir al cumplimiento del mandato constitucional en materia de autonomía de la gestión escolar, así como robustecer las acciones tendientes al establecimiento del Sistema Básico de Mejora Educativa en el Subsistema de Educación Básica, apoyando técnica y financieramente a las escuelas públicas de educación básica que más lo requieran, en la generación y consolidación de condiciones que les permita fortalecer su cultura organizacional y funcionamiento para concretizar su autonomía de gestión. De conformidad con lo dispuesto en los artículos 75, fracción VII, de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria (LFPyRH), así como, 178, párrafo primero de su Reglamento, se verificó que las presentes Reglas de Operación no se contraponen, afectan o presentan duplicidad con otros programas y acciones del Gobierno federal, en cuanto a su diseño, beneficios, apoyos otorgados y población objetivo. 6

7 3. OBJETIVOS. OBJETIVO GENERAL. Contribuir al fortalecimiento de las condiciones que favorezcan el desarrollo de la autonomía de gestión de las escuelas públicas de educación básica, para la mejora de la calidad y equidad educativas en un marco de corresponsabilidad, transparencia y rendición de cuentas. OBJETIVOS ESPECÍFICOS. Fortalecer y desarrollar el Sistema Básico de Mejora Educativa en las Escuelas participantes. Fortalecer la Estrategia Local para el Desarrollo de la Educación Básica: plan de acción formulado por el Comité Técnico Local de Educación Básica con el fin de fortalecer la planeación local integrada y evaluar los avances en las metas establecidas en calidad y equidad. En esta estrategia se incluirá la Propuesta Local para el desarrollo del Programa. Impulsar el desarrollo de las capacidades de gestión pedagógica, escolar e institucional centrada en los aprendizajes del alumnado, con el acompañamiento cercano del SATE y/o la supervisión, bajo el liderazgo directivo, con la participación del alumnado, personal docente y madres y padres de familia, o tutores. Contribuir al desarrollo de competencias en gestión educativa de los integrantes de los Consejos Técnicos Escolares y de Zona que fortalezcan el trabajo colectivo y la toma de decisiones eficaces y responsables en la escuela en el contexto de sus necesidades. Fomentar la corresponsabilidad social y fortalecer las capacidades de las madres y padres de familia, o tutores, enfocada en el aprendizaje del estudiantado, la transparencia y rendición de cuentas. Diseñar mecanismos que permitan a la escuela gestionar, obtener y ejercer recursos de manera más eficiente y con menor carga administrativa. Impulsar el desarrollo de la gestión escolar e institucional centrada en la escuela y los aprendizajes. 7

8 4. PROCEDIMIENTO TÉCNICO CUENTA BANCARIA APERTURA DE LA CUENTA. Una vez que conozca que su escuela fue seleccionada por el PEC, abrirá una cuenta de cheques en la institución bancaria que el Programa Escuelas de Calidad le indique, a nombre de Banco Nacional de México S.A. FID , en un plazo no mayor a 10 Diez días hábiles, mediante el siguiente procedimiento: Presentarse directamente a la sucursal del banco que le indique esta coordinación, de su preferencia y presentar la siguiente documentación: 1. Copia de la notificación de selección. 2. Copia del acta de constitución del consejo escolar de participación social del plantel, correspondiente al ciclo escolar en curso, donde aparezca el nombre del padre o madre de familia que firmará en la cuenta, y que se haga constar que es miembro del Consejo Escolar de Participación Social, (CEPS). 3. Copia del nombramiento u oficio de comisión que acredite al director que está a cargo de la escuela. 4. Copia legible y por ambos lados de la credencial de elector (IFE) o pasaporte del director (a) del plantel, como identificación. 5. Copia legible y por ambos lados de la credencial de elector (IFE) o pasaporte como identificación del representante del consejo escolar de participación social. 6. Carta compromiso (formato remitido por la Coordinación de PEC) firmada por el Director y el representante del CEPS en 2 tantos. 7. Formato de datos personales debidamente llenado bajo protesta de decir verdad (remitido por la Coordinación de PEC). Esta cuenta de cheques está considerada en las Reglas de Operación del PEC, como responsabilidad compartida por dos titulares: Director y Representante del Consejo Escolar de Participación Social ante el PEC, (las firmas de los cheques deberán ser firmas mancomunadas). El representante del Consejo Escolar de Participación Social, deberá ser un padre de familia que no sea maestro, y que no tenga ningún otro cargo en la sociedad de Padres de familia, ni ser pariente de ningún directivo; quienes manejaran la cuenta en forma mancomunada con el director y de manera exclusiva para las acciones de su Ruta de Mejora Escolar (RME). Después de haber abierto la cuenta bancaria según sea el caso, deberá notificar a la Coordinación General Estatal del PEC mediante el correo electrónico gema.rios.pec@gmail.com a más tardar dentro de los siguientes 15 días naturales para corroborar que el Programa recibió la documentación correcta. 8

9 COMISIONES BANCARIAS. Es importante señalar que el PEC dentro del convenio que tiene con el banco arriba señalado se estipula que las cuentas estarán libres del cobro de comisiones por los siguientes rubros: a) Comisión por manejo de cuenta; b) Comisión por anualidad; c) Comisión por expedición de cheques; d) Comisión por chequeras solicitadas (de bolsillo) En el caso de que alguna comisión de este tipo sea cobrada deberá ser solicitada la bonificación a la Coordinación Financiera del Programa Escuelas de Calidad, dirigido a la Licda. Arely Anahí Espinoza Rubio por oficio remitido al correo electrónico arely.espinoza.pec@gmail.com y dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente en que se haya efectuado el cobro, en caso de contar con el estado de cuenta correspondiente, deberá anexarlo escaneado en el mismo correo. Las comisiones que sí se cobraran a las escuelas y son responsabilidad de quien expide el cheque serán: a) Comisión por sobregiro; b) Comisión por algún servicio adicional solicitado como puede ser copias extras de estados de cuenta, copias de cheques, etcétera; c) Cuando se soliciten cheques de caja; Las comisiones más IVA, que se generen por estos conceptos, serán pagados por el Director del Centro de Trabajo de sus propios recursos. DEBE RECORDAR QUE LOS GASTOS DE LOS CONCEPTOS ANTERIORMENTE SEÑALADOS EN LOS INCISOS a), b) Y c) NO SE PUEDEN PAGAR CON RECURSOS DEL PROGRAMA; POR LO QUE DEBE TENER MUY PRESENTE LOS PUNTOS SIGUIENTES AL MOMENTO DE PROCEDER A LA APERTURA DE SU CUENTA BANCARIA: Indicar al ejecutivo que le atiende que es una cuenta PEC y que está libre de comisiones. Tenga en cuenta sacar copia fotostática de los cheques elaborados para pago de viáticos o adquisiciones de bienes o servicios, para la elaboración de la póliza respectiva. Con esto evitaremos el pago de comisiones innecesarias y el recurso se aprovechará al máximo en el cumplimiento de su RME. 9

10 CAMBIO DE TITULAR DE LA CUENTA BANCARIA. Deberá acudir a la sucursal Bancaria correspondiente con la siguiente documentación: Si el cambio es del director o encargado de la Dirección: 1. Oficio dirigido al programa donde se informa del alta del nuevo titular y la baja anterior, en el que señalarán el nombre del banco, la sucursal, número de cuenta, la cable interbancaria, nombre de la escuela, domicilio, población municipio, teléfono y dirección de correo. 2. Copia del nombramiento o del oficio de comisión que acredite al Directivo que está al frente del centro escolar. 3. Copia legible del anverso y reverso de la credencial de elector, como identificación. 4. Comprobante de domicilio alterno, para la recepción de la correspondencia bancaria. 5. Copia del Acta de Entrega de Recepción del Director de la escuela Formato AER-1 (anexo 1). Si el cambio es del representante del Consejo Escolar de Participación Social (CEPS). 1. Oficio expedido por el director dirigido al programa especificando los nombres de los dos titulares, en donde se informa el alta del nuevo representante del consejo escolar de participación social y la baja del anterior en el que señalarán el nombre del banco, la sucursal, número de cuenta, la Clave Bancaria Estandarizada, nombre de la escuela, domicilio, población municipio, teléfono y dirección de correo. 2. Copia del acta de constitución del Consejo Escolar de Participación Social (CEPS), del plantel, misma que deberá corresponder al ciclo escolar , y en donde se acredite al nuevo padre de familia responsable de la cuenta en forma mancomunada. 3. Copia legible del anverso y reverso de la credencial de elector o pasaporte, como identificación del nuevo representante del consejo escolar de participación social, quien deberá ser un padre de familia que no sea maestro, que no tenga ningún otro cargo en la sociedad de padres de familia, ni ser pariente de ningún directivo del plantel. Una vez que se haya realizado el cambio correctamente deberá notificar al Programa Escuelas de Calidad, por medio de un oficio dirigido a la Coordinación General dentro de los siguientes 10 días hábiles para corroborar que los datos fueron enviados por el banco. 10

11 Para cualquier duda, aclaración o dificultad al momento de realizar sus trámites bancarios, solicite en la Coordinación los números a donde puede comunicarse: En el área financiera al teléfono: (01 33) extensiones o PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO. Una vez que la escuela beneficiada haya cumplido con el procedimiento técnico en tiempo y forma la Coordinación General Estatal del PEC, considerando la disponibilidad de recursos asignados a la implementación del PEC en el Estado, las Reglas de Operación vigentes y de acuerdo a lo establecido en la convocatoria de la etapa XIV ciclo escolar , propuesta por la Coordinación General Estatal del Programa Escuelas de Calidad (CGEPEC) y el Comité Técnico del Fideicomiso Estatal de Escuelas de Calidad, (CTFEEC), procederá a realizar la: 5.1 REGISTRO DE LA RUTA DE MEJORA ESCOLAR. Cada escuela inscrita al Programa Escuelas de Calidad, una vez remitida la carta de interés a la que hace mención la Convocatoria para la Etapa XIV, deberá registrar con el asesor asignado su Ruta de Mejora Escolar, en caso de no haber recibido la capacitación sobre planeación escolar, deberá inscribirse a efecto de recibir apoyo técnico para la elaboración de la RME. La RME registrada ante el asesor del Programa Escuelas de Calidad, será la utilizada para verificar el cumplimiento de los fines y acciones, así como el ejercicio de los recursos financieros. A las escuelas que no hayan recibido capacitación y apoyo técnico y por consecuencia no cuenten con RME registrada ante el PEC antes del 31 de octubre de 2014 y que hayan recibido recurso financiero, se les será retirado el recurso de aportación inicial a efecto de apoyar a otros planteles mediante convocatoria extraordinario. 5.2 APORTACIÓN INICIAL. El Comité Técnico del Fideicomiso Estatal de Escuelas de Calidad autorizará la transferencia a la cuenta bancaria de cada escuela beneficiada: Una aportación inicial de hasta $70, (Setenta mil pesos 00/100 M.N.), a cada escuela seleccionada dentro del Programa Escuelas de Calidad de acuerdo a los criterios que marca tanto la convocatoria, como las Reglas de Operación para la etapa XIV. 11

12 4. 3. RECURSOS DE CONTRAPARTIDA Adicionalmente a la aportación inicial, se les dará la contrapartida de hasta un peso por cada peso que depositen en efectivo las escuelas seleccionadas provenientes de aportaciones municipales, de padres de familia o de organizaciones sociales y privadas, el cual no podrá exceder los $20, (Veinte mil pesos 00/100 M.N.), por ciclo escolar por escuela. LOS RECURSOS ADICIONALES POR CONCEPTO DE CONTRAPARTIDA ESTARÁN SUJETOS A LA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL DEL FIDEICOMISO ESTATAL DE ESCUELAS DE CALIDAD (FEEC). EL PLANTEL QUE DESEE PARTICIPAR EN LA CONTRAPARTIDA DEBERÁ DEPOSITAR EL RECURSO SOMETIDO A PESO A PESO ANTES DEL 20 DE MARZO DE 2015 SIN EXCEPCIÓN ALGUNA. Esquema de asignación de recursos económicos para la etapa XIV del PEC. Preescolares, Primaria, Secundaria Centros de Atención Múltiple y Centros de Desarrollo Infantil que den servicio de Preescolar: Grado de Marginación Aportación Inicial Aportación por Alumno Límite en Aportación Inicial Muy Alto $30, $ $70, $50, Alto $25, $ $70, $50, Medio $20, $ $50, $50, Bajo $15, $ $50, $50, Muy Bajo $10, $ $50, $50, Límite en aportación inicial en escuelas con más de 4 etapas de participación Centros comunitarios del CONAFE en educación básica y espacios educativos ubicados en los campamentos de jornaleros agrícolas que atiendan a estudiantes migrantes, serán considerados bajo el esquema de alto grado de marginación. Las escuelas reincorporadas para el ciclo escolar , que no hayan comprobado los recursos otorgados en alguna de las etapas anteriores, no podrán recibir recursos del PEC. Igualmente, las escuelas que no proporcionen la información que permita el monitoreo y seguimiento de las acciones del PEC a través de los canales que se determinen por la Coordinación Nacional del Programa Escuelas de Calidad y las Coordinación General Estatal del PEC, no podrán recibir recursos del mismo hasta en tanto no proporcionen dicha información. 12

13 5.4. APORTACIONES EN EFECTIVO. Son todas aquellas contribuciones voluntarias que la escuela logre reunir de padres de familia, Ayuntamiento y/o terceros, para tener derecho al depósito de contrapartida, las cuales deberán depositarse SOLO EN EFECTIVO directamente a la Cuenta del Fideicomiso en Banamex, poniendo como referencia su Clave de Centro de Trabajo, una vez hecho el depósito lo deberá acreditar al PEC, mediante la ficha de depósito en original, de acuerdo al siguiente procedimiento: La escuela beneficiada deberá enviar por correo electrónico la(s) ficha(s) de depósito en original, debidamente adherida(s) en el formato de Comprobante de aportación adicional CAA-1 (anexo 2) dentro de los cinco días hábiles siguientes de efectuado el depósito mencionando el origen del mismo; al correo gema.rios.pec@gmail.com, posteriormente deberá anexar el original al expediente de comprobación final. LA ENTREGA DE LAS FICHAS DE DEPÓSITO SE RECIBIRÁN HASTA EL 20 DE MARZO DEL 2015, PLAZO QUE POR NINGÚN MOTIVO SE PODRÁ PRORROGAR. En el caso de transferencias interbancarias de los Ayuntamientos, deberá presentar el comprobante de la transferencia con sello de certificación del mismo Ayuntamiento, y deberá informar mediante oficio a la Coordinación General Estatal del Programa Escuelas de Calidad, las escuelas que fueron beneficiadas; los Ayuntamientos también estarán sujetos al plazo establecido en la Reglas de Operación de la Presente etapa XIV, plazo que no está sujeto a prórroga, tal como se menciona en el párrafo que antecede. La escuela beneficiada deberá ejercer su recurso asignado a más tardar el día 14 de Agosto de El recurso que no fue ejercido al 14 de Agosto deberá de reintegrarse en efectivo a la cuenta BANAMEX poniendo como referencia su Clave de Centro de Trabajo. 6. OPERATIVIDAD EJERCICIO DEL RECURSO. Obtenida la aportación inicial se procederá a la adquisición de lo establecido en la RME registrada ante la CGEPEC. El registro de la RME no exime el cumplimiento del presente Manual. El Programa considera dos tipos de componente para la inversión del recurso otorgado a la escuela: Componente I. Fortalecimiento Académico considera: Libros, útiles, software para la gestión de los aprendizajes y el apoyo a la gestión escolar, materiales escolares y didácticos; actividades que enriquezcan el proceso 13

14 de aprendizaje de los estudiantes dando énfasis en el desarrollo de competencias lectoras y lógico matemáticas; acciones de capacitación y/o actualización que fortalezcan las competencias profesionales y habilidades digitales del Consejo Técnico Escolar (docentes y directivos) en apoyo al aprendizaje, encaminadas a garantizar la normalidad mínima de operación y mejorar la eficiencia de la jornada escolar, el logro del perfil de egreso, e incentiven la permanencia e inclusión de estudiantes de educación básica. Componente II. La Infraestructura y equipamiento considera: Mobiliario para las aulas, tecnologías de información y comunicación en la educación para el aula, mobiliario y equipo administrativo y para áreas comunes, servicios de conectividad para el uso de las tecnologías de información y comunicación, así como obras de mantenimiento que no afecten la estructura escolar, tales como la rehabilitación, acondicionamiento y mantenimiento de espacios educativos y/o mantenimiento del edificio escolar; adecuaciones para la accesibilidad de estudiantes con necesidades educativas especiales, que generen condiciones que coadyuven a la normalidad mínima de operación y la mejora del servicio educativo. Porcentajes de inversión. A partir del ciclo escolar y en pleno respeto al fortalecimiento de la autonomía de gestión escolar de las escuelas de educación básica tanto de nuevo ingreso como las reincorporadas al Programa, no se establecerán porcentajes máximos ni mínimos de inversión. Estos recursos no podrán destinarse a la construcción y ampliación de espacios educativos. En ningún caso se podrá utilizar los recursos financieros asignados a las escuelas beneficiadas, para pago de prestaciones de carácter económico, compensaciones, sueldos o sobresueldos de los directivos, docentes o empleados que laboren en la Secretaria de Educación Pública, y/o en la Secretaría de Educación Jalisco PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR LOS GASTOS. Primero, deberá estar seguro que esté activada la cuenta de cheques exclusiva para los gastos del Programa Escuelas de Calidad (PEC). Cuando su banco le entregue la chequera deberá verificar que las firmas de los dos titulares se encuentren digitalizadas para que pueda girar cheques. Verificar que tenga el saldo suficiente para cubrir el gasto. El PEC no autoriza comisiones por cheques devueltos por fondos insuficientes, por lo que quien emita el cheque cubrirá esta comisión en caso de presentarse. Se recomienda que registren en el talonario de cheques las cantidades de cada cheque entregado y que cotejen la información del saldo restante con el banco. 14

15 EMISIÓN DE CHEQUES. Exclusivamente y tomando en cuenta el presente manual podrá ser expedido el cheque a nombre del Director apegándose al punto Viáticos. Para la adquisición de bienes y servicios los cheques deberán expedirse a nombre del proveedor que emite la factura, en caso contrario el recurso ejercido en desapego deberá ser reintegrado al Fideicomiso Estatal del Programa Escuelas de Calidad NINGÚN CHEQUE PODRÁ SER EXPEDIDO AL PORTADOR COMO SE ELABORA UN CHEQUE. 1. Escribir la fecha en la que se elabora el cheque. 2. Anotar el nombre a quien se le hace el pago, ya sea a nombre de persona física o moral (Proveedor). 3. Escribir la cantidad a pagar con número, sin aplicar redondeo. 4. Escribir la cantidad a pagar con letra. 5. Firma en forma mancomunada de las personas autorizadas (Director y Representante del Consejo Escolar de Participación Social). 15

16 COMO SE ELABORA UNA PÓLIZA DE GASTOS FORMATO PG-1. a. Anotar el consecutivo de las pólizas de gastos, debiendo coincidir con el número del cheque (Considerando también los cheques cancelados en original). b. Pegar en la póliza de gastos una copia fotostática del cheque elaborado, por lo que se deberá sacar dicha copia antes de entregarlo. El importe del cheque debe ser igual al monto de la factura. c. La póliza deberá contener el nombre y firma de la persona que recibe el cheque, así como, el puesto y/o sello de la empresa. d. Anotar una breve descripción del gasto. (Lo que se adquirió). e. Nombre y firma de los dos titulares que firman en la cuenta de cheques, esto es con el fin de autorizar la elaboración del cheque. Cuando exista error al elaborar un cheque, el original se pegará en la póliza y escribirá la palabra cancelado, en el documento, por lo que no se deberá destruir el cheque COMO ELABORAR UNA PÓLIZA DE EGRESOS FORMATO PE-1. Cada factura o comprobante fiscal se deberá pegar en una póliza de Egresos. a. Anotar el número consecutivo de las pólizas, esté deberá coincidir con el número de póliza de gasto, que a su vez tendrá que ser igual al número del cheque. b. La fecha de la factura tiene que ser igual a la fecha del cheque (para los cheques cancelados no se requiere póliza de egresos). c. Pegar en la póliza de Egresos la factura o comprobante fiscal en original, en el área correspondiente. d. La factura o comprobante fiscal en original deberá estar sellada por la escuela así como la antefirma del director o encargado, (cuidando que el sello no cubra cantidades o datos de la factura). e. Escribir brevemente la justificación del gasto (acción de la RME). f. Nombre y firma del director y representante del consejo escolar, así como el sello de la escuela. 16

17 6.3. ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS. Para la adquisición de cualquier bien o servicio, por un monto no mayor a los $12, (Doce mil quinientos pesos 00/100 M.N.), cantidad que incluye el I.V.A., podrá realizarlo sin más limitante que buscar el mayor beneficio, debiendo obtener la mejor calidad, precio y garantía. Para la adquisición de bienes o servicios, a partir de un monto de $12, (Doce mil quinientos pesos 01/100 M.N.), incluyendo el I.V.A., deberá cotizar el mismo bien y/o servicio con idénticas características y cantidades, por lo menos a tres proveedores diferentes. Para determinar al proveedor ganador se deberán analizar las cotizaciones, mismas que deberán estar plasmadas en el cuadro comparativo establecido para este efecto formato CC-1 (anexo 5), el cual deberá estar firmado por el director y el representante del Consejo Escolar de Participación Social. Las adquisiciones de bienes y servicios no deberán fraccionarse para simular los topes anteriormente señalados, por lo que si se realizan compras a un mismo proveedor en un lapso de hasta 2 meses que sumen un total de $12, pesos en adelante; será indispensable presentar las cotizaciones de 3 proveedores diferentes de todos los artículos adquirido en las compras fraccionadas. Por cada cheque expedido, se deberá controlar mediante la póliza de gastos respectiva, por lo que se deberá sacar fotocopia del cheque ya elaborado, previo a la entrega del pago de los viáticos, debiendo anexar la factura y/o documento que soporte el gasto. A CADA CHEQUE EXPEDIDO CORRESPONDE UNA FACTURA ELECTRÓNICA (CFDI) A EXCEPCIÓN DE LOS CANCELADOS. NO EXISTE OTRA MANERA DE COMPROBAR UN GASTO. 17

18 GASTOS NO PERMITIDOS. Con el propósito de garantizar una administración transparente, un uso eficiente de los recursos y lo que es primordial incentivar la participación comprometida de los padres de familia y demás integrantes de la comunidad escolar en la tarea educativa, cuidando en todo momento la no duplicación de esfuerzos con otros programas o apoyos, se señalan los rubros en los cuales no está permitido ejercer recursos del Programa Escuelas de Calidad: Todo aquello que no se encuentre en su RME o autorizado por escrito mediante Cambio de Acción. Servicios profesionales de instructores de ninguna disciplina para alumnos. El pago por la elaboración de la RME. Convivíos, festivales y eventos sociales. Viajes recreativos, de placer o de premiación. Tarjetas y recargas de celular. Regalos y donativos de ningún tipo. Compra de terrenos. Construcción de casa habitación a docentes, veladores y Directivos. Arrendamiento de terrenos, salones y centro recreativos. Pago de todo tipo de alimentos y bebidas. Uso del recurso del programa para préstamos o financiamiento de cualquier índole. Estímulos monetarios a alumnos, docentes, directivos o padres de familia. Uniformes y Calzado de ningún tipo. Relojes checadores y de control de acceso para personal y alumnos. Interphone, alarmas, timbre para puerta. Acciones constructivas que alteren la estructura de los centros escolares VIATICOS. Agrupa las asignaciones destinadas al traslado exclusivo del Director, para el cumplimiento de las obligaciones del Programa, tales como: acudir a las oficinas del PEC, solicitar cotizaciones, realizar compras, capacitaciones del PEC, comprobaciones financieras. Los gastos generados por este concepto, deberán comprobarse mediante facturas, comprobantes de casetas y/o boletos originales de autobuses; por lo que se deberá observar y comprobar de acuerdo al Manual de pasajes, viáticos y traslados del Personal del Gobierno del Estado de Jalisco, no debiendo rebasar el 2 % del recurso recibido, y deberá estar incluido éste tipo de gasto en la RME. Al finalizar el ejercicio de los recursos otorgados y antes de realizar la comprobación se emitirá un cheque a nombre del director, por el total de los viáticos comprobables, adjuntando el soporte del traslado el cual deberá coincidir en tiempo y forma, no debiendo rebasar el 2 % del total del recurso recibido. 18

19 Nota: Los viáticos, solo se autorizan a las escuelas foráneas, y no a los siguientes municipios que se encuentran en la Zona Metropolitana, (Guadalajara, Zapopan, Tlaquepaque, Tonalá, El Salto y Tlajomulco de Zúñiga) ACCIONES CONSTRUCTIVAS. Para la rehabilitación, acondicionamiento y mantenimiento, de los centros escolares sólo se financiaran con recursos del Programa Escuelas de Calidad los siguientes conceptos: EXTERIOR DE AULAS Rehabilitación de núcleo de servicios sanitarios que se encuentren en planta baja. Pintura. Rehabilitación y/o construcción de losas de concreto para patio cívico, canchas para uso deportivo, andadores, banquetas etc. Rehabilitación y/o construcción de jardineras en planta baja. Rehabilitación y/o construcción de estructuras para canalización de agua pluvial (cunetas, bocas de tormenta). Rehabilitación y/o construcción redes hidráulicas y/o sanitarias que se encuentren en planta baja. Rehabilitación de instalación eléctrica aparente. Rehabilitación y/o construcción de divisiones perimetrales (malla ciclón, muro de mampostería, herrería, etc.). Instalación y/o sustitución de herrería en muros perimetrales. Subdivisiones a base de muros de tablaroca. Sustitución de tinacos de igual o menor capacidad. Sustitución de pisos y/o azulejos en planta baja. Sustitución de bomba de agua. INTERIOR DE AULAS Pintura. Rehabilitación de instalación eléctrica aparente. Cambio de azulejo en aulas que se encuentren en planta baja. Sustitución de piezas dañadas de plafón. 19

20 6.5. REQUISITOS DE LOS COMPROBANTES FISCALES. Los documentos comprobatorios deberán ser forzosamente expedidos a nombre de: Secretaría de Planeación, Administración y Finanzas R.F.C.: SPC130227L99 Domicilio: Pedro Moreno No. 281, Col. Centro. C.P Guadalajara, Jalisco. NUNCA A NOMBRE DE LA ESCUELA. En el documento ORIGINAL comprobatorio del gasto, deberá asentar el nombre y la firma autógrafa del Director o encargado del plantel y el sello de la escuela COMPROBANTES FISCALES DIGITALES A TRAVÉS DE INTERNET (CFDI). I. Nombre, clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien lo expida y el régimen fiscal en que tributen conforme a la Ley del Impuesto Sobre la Renta. II. Contener el número de folio asignado por el SAT y el sello digital del SAT del contribuyente que los expide. III. Lugar y fecha de expedición. IV. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expida, así como su domicilio. V. Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes, mercancías o descripción del servicio o del uso y goce que amparen. VI. Importe total señalado en número o en letra, conforme a lo siguiente: i. Cuando la contraprestación se pague en una sola exhibición, en el comprobante se señalara expresamente dicha situación, además se indicara el importe total de la operación y cuando así proceda, el monto de lo impuestos trasladados (IVA), desglosados por cada una de las tasas de impuesto correspondiente y en su caso, el monto de los impuestos retenidos. ii. Tratándose de contribuyentes que presten servicios personales, cada pago que perciban por la prestación de servicios se consideraran como una sola exhibición y no como una parcialidad. iii. Señalar la forma en que se realizó el pago ya sea en efectivo, transferencias electrónicas de fondos, cheques nominativos o tarjetas de débito, de crédito, de servicios o las denominadas monederos electrónicos que autorice en servicio de 20

21 administración tributaria al menos los últimos cuatro dígitos del número de cuenta o de la tarjeta correspondiente). VII. Además deberá contener: Cadena original del complemento de certificación digital del SAT. Fecha y hora de emisión y de certificación de la Factura Electrónica (CFDI). Cualquiera de las siguientes leyendas Este documento es una representación impresa de un CFDI, Este documento es una representación impresa de un Comprobante Fiscal Digital a través de Internet VERIFICACIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA (CFDI) Ingresar a la página del Servicio de Administración Tributaria, en la siguiente liga: Ingresar los datos requeridos: Folio fiscal, RFC del emisor y RFC del receptor. Una vez verificada, sí la factura es correcta aparecerá al final la leyenda VIGENTE y todos los datos deben coincidir con su CFDI. 21

22 En caso de que la factura electrónica haya sido cancelada o se trate de un documento apócrifo, los datos no coincidirán o aparecerá la siguiente leyenda: 22

23 DOCUMENTOS A PRESENTAR EN LA COMPROBACIÓN. Con el fin de garantizar la transparencia en el ejercicio del recurso y su comprobación, deberán entregar en las oficinas de la Coordinación General Estatal del Programa Escuelas de Calidad, teniendo como fecha límite el 11 de Septiembre de 2015 la siguiente documentación: 1. Integrar un expediente de cada fase de su participación en el PEC, que incluya y salvaguarde como mínimo la siguiente documentación: a. Ruta de Mejora Escolar ciclo b. Informe Financiero con documentos comprobatorios de los gastos realizados por la adquisición y/o contratación de bienes y servicios debiendo contener por lo menos los siguientes documentos: i. Estados de cuenta bancarios de los meses transcurridos, desde el depósito inicial, hasta la fecha de comprobación del recurso que le fue asignado. ii. Póliza de gasto. iii. Póliza de egresos con sus respectivas facturas, y en los casos que proceda cotizaciones, cuadro comparativo, documentos de validación y autorización de capacitación, autorizaciones por escrito de cambios de acción y de aplicación de recurso excedente o extraordinario, etc. c. Formatos de inventarios de material didáctico y bibliográfico, y de bienes muebles en su caso, debiendo anexar en este último caso, el formato que para tal efecto expide la Delegación Regional de la Secretaria de Educación (DRSE), correspondiente. d. Chequera, en el supuesto de que decida ya no continuar en el Programa. e. Todos aquellos documentos que le sean indispensable, para respaldar la comprobación del recurso asignado. 23

24 INFORME FINANCIERO. El informe financiero es el documento en donde se concentrará toda la información generada a través del movimiento de los recursos, tales como depósitos, gastos efectuados, etc. Para elaborar un informe financiero formato IF-1 (anexo 6) deberá anotar tal como lo señala la imagen en cada número lo siguiente: 1. Los datos generales de la escuela que son: Nombre de la escuela, C.C.T., Zona, Sector, Domicilio, Localidad y Municipio, Número de teléfono, Banco donde tiene la cuenta de cheques y Correo electrónico donde pueda recibir información del PEC. 2. La fecha del gasto (es la fecha en que emite el cheque). 3. Anotar en orden numérico correspondiente al cheque o Transferencia con que está haciendo la compra, cheques cancelados también deberán incluirse en su número consecutivo. 4. Concepto del movimiento ejemplo: compra de equipo de cómputo, depósito, etc., (usted encontrara la primer casilla con el concepto de depósito inicial para que no olvide anotarlo). 5. Escribir el número de la factura. 24

25 6. Del 6. al 14. En estos campos escribirá la cantidad de recurso utilizado en la casilla a la cual corresponda dicho gasto. 15. En la columna de depósitos especificará cada uno de las aportaciones recibidas en la etapa correspondiente. 16. Deberá anotar la cantidad total que gasto con ese cheque. 17. Anotar el saldo que va resultando después de registrar cada gasto así como los depósitos adicionales. 18. Este documento deberá presentarse con las firmas del director así como la del representante del consejo escolar. Una vez que hizo la comprobación total de los recursos que le fueron asignados, la cuenta bancaria quedará en saldo cero. La falta de movimientos puede causar la cancelación de la cuenta, para evitar tal situación es necesario que realicen depósitos mínimos mensuales, incluso de 1 peso, hasta que reciban nuevamente recursos, esto con el fin de que se registren movimientos y su cuenta permanezca vigente, activa y lista para la siguiente etapa. Los beneficiarios del Programa Escuelas de Calidad están obligados a reintegrar los recursos que no se destinen a los fines autorizados. 25

26 INVENTARIOS. El PEC utiliza dos formatos: el primero para bienes muebles Formato IBM-1 (anexo 7), como equipo de cómputo, mobiliario etc., y el segundo exclusivo para material didáctico y bibliográfico Formato IMD-1 (anexo 8), lo que se haya adquirido en este rubro, en ambos casos debiendo registrar cada producto en forma individual, éstos se elaborarán para su entrega junto con el informe financiero, sin perjuicio de los que deban elaborar por causas extraordinarias o de actualización, como lo son en ocasión de entrega recepción por cambio de director o encargado de la escuela, recepción de nuevas adquisiciones, etc.: Instructivo de llenado: En ambos formatos se registrarán los siguientes datos: 1. Anotar datos generales de la escuela: Nombre, Domicilio, Teléfono, Municipio, Clave, Sector, Zona, Turno, así como el número de teléfono del Director o encargado de la escuela, la fecha en que se levantó el inventario y el ciclo escolar correspondiente. 2. A cada producto se le asignará un número consecutivo en la columna correspondiente. 3. Descripción del bien adquirido deberá anotar los datos del bien con número de serie, y para el caso de material bibliográfico los datos que contiene el libro generalmente en la pasta del mismo, ya sea al principio o al final. 26

27 4. Para el formato del inventario de material didáctico y bibliográfico se anotara el consecutivo que le corresponda, ejemplo PEC 001 para el primero y para los posteriores los subsecuentes. 5. Se deberá solicitar a la Delegación Regional de la Secretaria de Educación (DRSE) el número de inventario, por lo que acudirá a la DRSE correspondiente, con una copia de la factura para que le asignen el número de inventario, ejemplo: PESA y entregará una copia de dicho documento en las oficinas del PEC. 6. Aquí en este espacio anotará el estado actual del bien, ya sea malo, bueno o regular. 7. Anotará la ubicación donde se encuentra el bien, ya sea en un salón, dirección, bodega, etc. 8. Anotar el nombre de la persona encargada del resguardo; si el bien se encuentra en un salón, el resguardo quedara a cargo del profesor encargado del aula. 9. Anotará el nombre y firma del director o encargado de la escuela así como nombre y firma del representante del consejo escolar de participación social. 10. En este espacio deberá estamparse el sello de la DRSE INFORME ANUAL TÉCNICO PEDAGÓGICO. Al término de cada ciclo escolar, la escuela, con motivo de la rendición de cuentas a que está sujeta toda la administración pública, entregará al área técnico pedagógica de la Coordinación General Estatal del Programa Escuelas de Calidad (CGEPEC), un informe de los resultados del trabajo realizado en las dimensiones de la gestión escolar con enfoque estratégico consideradas en su Ruta de Mejora Escolar, distinguiendo la práctica pedagógica y el logro educativo, complementado con la información del uso de los recursos financieros, donde detalle los avances de las acciones específicas apoyadas por el PEC. La escuela deberá hacer público este informe ante la comunidad al cierre del ciclo escolar, a través del pizarrón de anuncio APOYOS EXTRAORDINARIOS Y/O REMANENTES. En el caso de que las escuelas reciban algún apoyo extraordinario no incluido en su Ruta de Mejora Escolar o cuenten con remanentes, deberán sujetarse a lo siguiente: Presentar Formato SARE-1(anexo 09), de solicitud de aplicación de excedente, el cual deberá estar firmado por el director de la escuela, el padre de familia representante del consejo escolar de participación social y el personal docente, así como su Informe Financiero PEC XIV, y entregarlos en las oficinas del PEC a más tardar el día 17 de julio de

28 Después de presentado el formato de recurso extraordinario o excedente deberá recibir de la CGEPEC un oficio de aprobación sin el cual no podrá hacer uso del recurso en cuestión CAMBIO DE ACCIÓN. Los directores podrán realizar modificaciones a su Ruta de Mejora Escolar (RME) presentando la solicitud para cambio de Acción (CA-1) a partir de las adecuaciones, tanto en acciones como en metas que encuentren en su Ruta durante las reuniones del Consejo Técnico Escolar (CTE), teniendo como plazo 10 días hábiles después de la fecha calendarizada del CTE. Dicha solicitud puede ser entregada en físico en las instalaciones del Programa Escuelas de Calidad ubicadas en Calle Lerdo de Tejada #2640 Colonia Arcos Vallarta en Guadalajara o remitida vía electrónica al asesor que tiene asignado a su región y tendrá respuesta en aproximadamente 10 días hábiles. Una vez recibida la autorización podrá ejercer el recurso solicitado. Nota: Su solicitud de cambio de acción deberá apegarse a las prioridades que establece la Secretaría de Educación Básica: Normalidad Mínima Convivencia sana y pacífica en las escuelas Alto al rezago y deserción Aprendizajes relevantes y duraderos 7. ROBO. En caso de robo del mobiliario, equipo o material diverso, adquirido con recursos del Programa, se procederá a hacer lo siguiente: 1. Llame a las autoridades locales para que den parte del robo. 2. Tome fotografías de la escena del robo. 3. El Director o encargado de dirección levantara una denuncia ante la Agencia del Ministerio Público que le corresponda. 4. Enviar fotocopia de esta Acta a la Contraloría Interna y a la Dirección Jurídica de la Secretaria de Educación del Estado de Jalisco. 5. Enviar fotocopia de esta acta a la Coordinación General Estatal del Programa Escuelas de Calidad, donde conste la recepción por parte de las instancias señaladas en el punto N 4. 28

29 6. Presentar oficio a la D.R.S.E. informando el hecho delictivo y solicitando la baja del inventario de los bienes sustraídos (debiendo acompañar sus inventarios debidamente sellados donde se demuestre que dicho bien se encontraba inventariado). 7. Para solicitar la reposición de los bienes sustraídos a través de la póliza de seguro general de la Secretaría de Educación contactar al departamento de Activos Fijos ubicado en Av. Fidel Velázquez 226, Col. Independencia, en Guadalajara, Jalisco, Tel. (01 33) Nota: Los bienes que lamentablemente sean sustraídos no podrán ser adquiridos nuevamente con recursos del PEC, deberá consultar y tramitar ante el departamento de activos fijos la reposición de los mismos. En caso de robo o extravió de la chequera, se procederá a hacer lo siguiente: 1. Levantar una denuncia por parte del Director o encargado de dirección ante la Agencia del Ministerio Público que le corresponda. 2. En la sucursal bancaria a la que pertenece la cuenta realizar la cancelación de los cheques solicitar comprobante de los cheques cancelados y solicitar la reposición de la chequera. 3. Informar a la Coordinación General Estatal del Programa Escuelas de Calidad, mediante oficio lo sucedido anexando una copia de la denuncia levantada. En caso de robo o pérdida de la documentación comprobatoria del recurso otorgado por el Programa Escuelas de Calidad además de realizar el procedimiento especificado para el robo de chequeras deberá realizar las gestiones necesarias para recuperar los documentos o copias certificadas con validez de los mismos, puesto que el robo o extravío no lo exime de la responsabilidad de comprobar. 8. RENUNCIA. Las escuelas que decidan renunciar a su participación en el Programa deberán cubrir con los requisitos que se detallan a continuación, según sea el caso: 1. Si no han recibido la aportación inicial: Presentar oficio de renuncia al Programa, explicando los motivos, firmado por el Director y el padre de familia representante del Consejo Escolar de Participación Social, con el Visto Bueno del Supervisor. 2. Si ya recibieron la aportación inicial: Además de presentar los documentos que se señalan en el numeral anterior; 29

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