1. OBJETO DEL CONTRATO

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SUMINISTRO, INSTALACIÓN, CONFIGURACIÓN, PUESTA EN MARCHA Y SERVICIO DE MANTENIMIENTO INTEGRAL, ASISTENCIA TÉCNICA Y OPERACIÓN/GESTIÓN DE LOS EQUIPOS MULTIFUNCIÓN POR EL GRUPO TRAGSA, A ADJUDICAR POR PROCEDIMIENTO ABIERTO. REF: TSA OBJETO DEL CONTRATO El objeto del presente Pliego de Prescripciones Técnicas es definir las condiciones técnicas mínimas que deberá reunir la ejecución del suministro, instalación, configuración, puesta en marcha, mantenimiento y operación de los equipos necesarios para proporcionar los servicios de impresión, fotocopiado y escaneado de documentos en distintas dependencias de la Empresa de Transformación Agraria, S. A. (TRAGSA) y Tecnologías y Servicios Agrarios, S. A. (TRAGSATEC), en adelante GRUPO TRAGSA. 2. DESCRIPCIÓN Y CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DEL PROYECTO El parque de dispositivos de producción documental de Grupo TRAGSA ha experimentado un crecimiento importante en los últimos años, lo cual asociado a una mayor complejidad de gestión y control del mismo, a la dispersión de los equipos y a la dificultad en el control de la producción, suministro y coste asociado, han propiciado una situación susceptible de mejora. Se ha puesto de manifiesto la necesidad de racionalizar el sistema de impresión cambiando el modelo de gestión y entorno del mismo; dichos cambios consistirán en el paso a un sistema mayoritariamente de tipo departamental, abarcando mediante un contrato único todas las necesidades de contratación, facturación, gestión y mantenimiento de los sistemas de impresión y digitalización, en régimen de adquisición de máquinas y licencias de software y modalidad de mantenimiento de pago por página; así como optimizar la utilización del servicio de impresión y copiado a través de una gestión experta y personalizada a la casuística de Grupo TRAGSA. Los beneficios y el alcance del proyecto se determinan en los siguientes puntos: 1

2 Disponer de un parque homogéneo y modernizado de equipos multifunción en las oficinas de Grupo TRAGSA detalladas a lo largo del presente documento. Optimización del número de equipos de impresión, copiado y escáner: Disminuir al máximo la utilización de impresoras. Reducción de costes operativos del servicio de impresión: Control sobre la producción originada mediante el sistema de pago por página. Aprovechamiento de las nuevas tecnologías disponibles en el mercado actual, en cuanto a la multifuncionalidad e impresión departamental. Equipos más productivos y eficientes. Mejora de la gestión administrativa, proporcionando herramientas y aplicativos de control del Servicio. Mejora en la gestión de consumibles (proporcionar y gestionar la reposición de los mismos). Control y gestión de la producción de documentos: Implantar una plataforma de gestión, administración y monitorización que soporte las necesidades de explotación de Grupo TRAGSA Disponer de herramientas de control de consumo: Posibilidad de controlar la impresión y fotocopiado estableciendo cuotas por usuario Mejorar la calidad de servicio ofertado a los usuarios incrementando funcionalidades Unificar los servicios de reprografía en un único suministrador Implantar la infraestructura con un alto nivel de de disponibilidad, prestaciones y servicios Implantar un modelo ambiental más sostenible y eficiente energéticamente. Disponer de un sistema de informes mensuales con información detallada sobre el parque instalado, que permita tomar las decisiones oportunas para optimizar el uso de éste. 2.1 REQUISITOS GENERALES Los requisitos generales, con independencia de las especificaciones técnicas y aquellos otros detallados en los apartados siguientes, que se deben cumplir son: Se entienden incluidos todos los elementos y servicios necesarios para la operativa de los sistemas, incluyendo todo el pequeño material, los elementos de soporte y ayuda si fueran necesarios. Todos los elementos de los sistemas soportarán los últimos estándares del 2

3 mercado: Todas las versiones de software deben ser las últimas versiones oficiales testadas por el fabricante. No se admitirán componentes descatalogados o de inminente descatalogación. Deberán cumplirse las normas de instalación recomendadas por el fabricante de las máquinas. Se garantizará la homogeneidad de las máquinas instaladas, facilitando la gestión y el cumplimiento de las normativas aplicables. El adjudicatario se compromete a realizar acciones proactivas, preventivas y correctivas. El adjudicatario será responsable del traslado de los equipos (independientemente de su marca, modelo y situación) cuando se produzcan cambios de ubicación, dejando éstos instalados y montados (con todos sus componentes instalados). Se incluyen todos los trabajos relacionados con el traslado de máquinas: embalaje, movimiento físico traslado de la máquina en la nueva ubicación. La configuración será responsabilidad de Grupo TRAGSA. Si durante un traslado una máquina sufre desperfectos, el adjudicatario será responsable de ofrecer a Grupo TRAGSA una solución que permita mantener el mismo nivel de servicio. 2.2 ALCANCE DEL SERVICIO El proyecto que se pretende acometer comprende el suministro (en régimen de compra), instalación, configuración y puesta en marcha de equipos multifunción. Así mismo se contempla el servicio de mantenimiento y operación y todos sus servicios asociados: impresión, fotocopiado, escaneado y remisión por fax de documentos, gestión de incidencias, etc. El Servicio de producción documental se articulará en un coste por página en B/N y un coste por página en Color, común a todos los dispositivos. Este coste por página deberá incluir, la garantía, el mantenimiento, el servicio y la gestión asociados a la producción de dichos equipos, así como todos los consumibles necesarios para la producción de documentos, independientemente de la cobertura realizada. Se establecerá una producción estimada de páginas B/N y Color asociada a los dispositivos. No se aceptará ningún otro coste posterior en concepto de mantenimiento o reparación de máquinas. A título orientativo y sin que la relación se considere exhaustiva, en el Anexo I a este PPT, se 3

4 detallan los distintos equipos actualmente en funcionamiento y las ubicaciones previstas inicialmente y posibles en los que deberá ofrecerse el servicio de impresión y gestión. El Grupo TRAGSA podrá modificar dicho listado, ampliarlo o reducirlo a lo largo del desarrollo del proyecto, no obstante realizará sus mejores esfuerzos para que los cambios sean los mínimos posibles. 2.3 EQUIPOS Deberá suministrarse un parque de equipos multifunción con sus correspondientes accesorios para cubrir las necesidades de impresión de Grupo TRAGSA en todas sus áreas. En este sentido se detallan a continuación las especificaciones técnicas mínimas necesarias de los dispositivos. Las propuestas que ofrezcan características inferiores no serán tomadas en consideración en el presente procedimiento. Los equipos que proveerá el adjudicatario, serán completamente nuevos y sin uso, de fabricación propia o en su defecto utilizará una única marca de equipos para las tipologías definidas, su fabricación no deberá encontrarse discontinuada, ni exceder los tres años desde la puesta en mercado en España. El adjudicatario se compromete a mantener la homogeneidad de la marca y el modelo durante todo el periodo de vigencia del contrato. El adjudicatario suministrará, instalará y mantendrá los equipos multifunción en las dependencias especificadas, dichos equipos reunirán las siguientes funcionalidades mínimas: Equipo de impresión, copiado y escaneo. Tamaño máximo A3 Alimentador automático Doble cara automática Tarjeta de Red Ethernet 10/100. Alimentador de al menos 70 originales. Resolución mínima 600dpi Impresión retenida / bloqueada. Lector de adhesivos con chip de proximidad inteligente sin contacto. Debe tener la 4

5 máxima compatibilidad con los distintos tipos de tarjetas existentes en el mercado. En concreto, debe ser compatible con las tarjetas existentes de tipo RFID 125 khz 26 bit o 37 bit. Funciones de: Escaneo de documentos a una carpeta: Local de la máquina o en red. Escaneo de documentos a una dirección de correo electrónico. Escaneo de documentos a una dirección FTP. Funcionalidad de envío de notificaciones por correo electrónico directamente a la dirección del usuario o SAT. Debe soportar protocolo SNMP (Simple Network Management Protocol). Posibilidad de cifrado del disco duro. Posibilidad de incorporar la funcionalidad de envío y recepción de fax. Posibilidad de recibir faxes en una carpeta. Posibilidad de recibir faxes en una cuenta de correo electrónico. Posibilidad de enviar faxes desde un PC. Posibilidad de configurar códigos de usuario. Posibilidad de cifrado SSL (Secure Socket Layer) Posibilidad de clasificar los dispositivos en grupos según criterios definidos por el usuario. Posibilidad de eliminar la configuración manual de cada dispositivo individual. Posibilidad de realizar un seguimiento y poder visualizar un registro detallado de trabajos y accesos. Posibilidad de solicitud de consumibles de modo remoto. Posibilidad de incorporar WiFi Posibilidad de incorporar Bandejas adicionales Posibilidad de incorporar Fax autónomo Todos los equipos deben presentar la posibilidad de ser controlados vía Web, para comprobar su estado e incidencias. Características técnicas mínimas de los equipos multifunción General Tiempo de calentamiento máximo 35sg Velocidad máxima 1ª página color 10sg Velocidad máxima 1ª página B/N 8sg Velocidad salida continua color 35 5

6 Velocidad salida continua B/N 35 Impresión dúplex Memoria mínima Capacidad de HDD mínima Copiadora Resolución mínima Impresora Escáner Capacidades Consumo eléctrico Utilidades Lenguaje mínimo Resolución mínima Interfaz Sí 1,5GB 160GB 600dpi PCL6 e impresión directa de PDF 1.200dpi USB - Red 10/100/1000Mb/s Velocidad mínima escaneo Color 50 Velocidad mínima escaneo B/N 50 Resolución mínima Capacidad mínima de papel Gramaje papel Formatos mínimos Certificado y pruebas por Energy Star con clasificación TEC Driver Único Capacidad multitarea Autenticación 600dpi pág. en 2 bandejas g/m 2 o mejor A3, A4 Máximo: TEC 3KWh para equipos de 35ppm. Máximo TEC 4,5 KWh para equipos de más de 35 ppm. Autorización y Accounting (Contabilización) TEC: Representa la cantidad de electricidad que consume un producto durante una semana expresada en (KWh) Todos los equipos multifunción deben venir acompañados de su mueble accesorio, provisto de ruedas, para colocarlos en la ubicación definitiva y facilitar su manejo. Accesorios que deben incluirse como adicionales Además del equipamiento mencionado el adjudicatario deberá contemplar el suministro e instalación de los siguientes accesorios para el modelo que oferten según lo reflejado en los apartados siguientes. Los accesorios adicionales aquí enumerados deberán implementarse en cada equipo multifunción cuando sean solicitados (en cada pedido parcial que se realice se especificará qué accesorios debe llevar incorporados cada máquina. Con posterioridad a la instalación de 6

7 un equipo multifunción se podrán realizar pedidos de accesorios adicionales para éste). En virtud del carácter abierto del contrato, el Grupo TRAGSA no tendrá obligación de solicitar un número mínimo de equipos o accesorios, más allá de las unidades establecidas como iniciales en el PCA. Las adquisiciones se llevarán a cabo a través de pedidos parciales puntuales. Casetes o bandejas de papel adicional: Tamaño de papel admitido hasta A3 Capacidad para hojas Gramaje de papel admitido: g/m 2 o superior Finalizadores: Tipo 1 Grapador Finalizador grapador A4-500 hojas Máximo grapado: Al menos 15 hojas Tipo 2 Plegador/grapador de cuadernillos A hojas Máx. grapado cuadernillo en caballete al menos 10 hojas Lector de adhesivos inteligentes sin contacto adicional (debe incluir las licencias de software o firmware necesarias) Adhesivos con chip de proximidad con la misma tecnología que el lector (de dimensiones máximas 6x5 cm) Módulo de Fax Módulo WiFi Licencia Postcript Además, los equipos multifuncionales dispondrán de características técnicas y de capacidad de integración suficiente que posibiliten que: Las funcionalidades de usuario se proporcionarán de manera que no haya que instalar software en el puesto de trabajo individual. Los equipos multifunción sólo se podrán usar tras la previa identificación del usuario: Todos los equipos deberán llevar el hardware y software necesarios para tal proceso de identificación. Se deberán suministrar y operar los elementos complementarios que sean precisos para esta funcionalidad. 7

8 Los equipos multifunción se ubicarán en áreas comunes que copien e impriman en blanco y negro, y color. Todas las máquinas dispondrán de: - Escáner y fotocopiado - Copia a dos caras - Alimentación automática Se dispondrá de impresión y copia en formato hasta A3 Los equipos a suministrar tendrán la posibilidad de incorporar la funcionalidad de fax en caso de ser solicitada de forma expresa por Grupo TRAGSA El sistema permitirá funciones de Pull-printing en las áreas de impresión, de manera que: - Se podrá recoger el trabajo en cualquier equipo. - Los equipos trabajarán con colas virtuales de impresión. Los elementos estarán interconectados de manera que se puedan realizar la mayor cantidad de operaciones de manera remota. La administración debe poder hacerse por grupos. El panel de información (display) de los equipos deberá ser personalizable. A continuación se describe el nivel óptimo de personalización del mismo. Se valorará la adecuación de la oferta del adjudicatario a estos criterios y se puntuará. Para ello, deberá incluir en su oferta, la máxima información posible para poder realizar la valoración: Fotos, esquemas, dibujos, descripciones detalladas, etc. Esta personalización constará de varios niveles. El panel de inicio debe estar formado por varios iconos de acceso directo en un solo click a las siguientes funciones, de manera que el acceso sea simple e intuitivo para el usuario. Fotocopia.- Acceso al menú estándar de las funciones de copiado del dispositivo. Impresión (Liberar Trabajos).- Acceso a la lista de los trabajos pendientes de imprimir del usuario. En cada trabajo, debe aparecer: El nombre del archivo, la extensión del mismo, la fecha, hora, minutos y segundos en la que se ha enviado a imprimir, el propietario (sólo para el caso de las autorizaciones) y el coste de impresión del trabajo. Escaneo.- Cada una de las opciones siguientes deberá disponer de una configuración de ajustes de escaneo distinta a las otras y generalizada para todos los usuarios. Escaneo a carpeta por defecto del usuario del directorio activo con 8

9 una configuración de escaneo general preconfigurada. Escaneo a mi con una configuración de escaneo general preconfigurada. Escaneo y envío por a cualquier usuario (o la posibilidad de envío a cualquier dirección de correo electrónico) con una configuración de escaneo general preconfigurada. Escaneo a Carpeta de red con una configuración de escaneo general preconfigurada.. Escaneo a una carpeta local del disco interno de la máquina con una configuración de escaneo general preconfigurada. Escaneo automático de facturas Escaneo a 8 direcciones de correo distintas con una configuración de escaneo general preconfigurada. Recepción y garantía Cada equipo multifunción y el material y accesorios a él asociado, deberán ser entregados e instalados en las dependencias que designe el personal de Grupo TRAGSA. En el momento en el que se suministre cualquier equipamiento, se firmará un acta de recepción parcial emitido al efecto por el suministrador. El adjudicatario deberá asumir la garantía y el mantenimiento de los equipos durante la vigencia del contrato dentro del coste por copia ofertado. Dicha garantía incluirá: La reparación o sustitución de los equipos, componentes o piezas averiadas. Las revisiones preventivas y las reparaciones necesarias, comprendiendo éstas los materiales, mano de obra y desplazamiento del personal técnico al lugar donde estuvieran instalados los equipos. El Grupo TRAGSA podrá solicitar al adjudicatario (estando éste obligado a ello) la sustitución de un equipo completo, de iguales o superiores características, cuando la máquina afectada tenga 3 o más averías del mismo tipo en el transcurso de un mes. Modificación de elementos ofertados En caso de que una vez adjudicado el concurso la empresa adjudicataria no pudiese 9

10 suministrar los equipos ofertados o cualquiera de los componentes de la configuración inicialmente ofertada por causas ajenas a ella, debidamente justificadas y libremente apreciadas por Grupo TRAGSA, deberá comunicar esta circunstancia y ofrecer alternativas de iguales o superiores características y prestaciones. Cualquier modificación de la configuración original de los equipos deberá ser previamente evaluada y aceptada por el Grupo TRAGSA. 2.4 SOFTWARE DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN La arquitectura de la solución propuesta debe ajustarse lo más posible a lo descrito a continuación; se valorará su adecuación a estos requisitos y las mejoras correspondientes a posibles modificaciones de la misma que supongan una simplificación a la hora de administrar y explotar la solución. La solución contará con una única pieza de software con posibilidad de que esté formada por varias capas. Se instalará en un servidor en el CPD de Maldonado (Madrid) y se administrará desde esa sede. La solución deberá minimizar el tráfico de documentos entre las distintas sedes del Grupo Tragsa y es deseable que en cada servidor actual de impresión se instale una pieza de software desde la que se lleve a cabo la auditoría, contabilización, autenticación y autorización. El licitador deberá incluir en su propuesta una solución o aplicativo que permita al administrador de red una correcta gestión e integración de todos los equipos de forma centralizada desde una consola de gestión y supervisión única. El suministro, la instalación, configuración, parametrización y puesta en marcha de dicho aplicativo/solución, así como la formación al personal del Grupo TRAGSA, correrá a cargo del adjudicatario. Para ello, deberá proporcionar en un documento un plan de implantación de la solución propuesta que detalle el diseño técnico de la solución y los requerimientos específicos (software y/o hardware) que deberá proveer Grupo TRAGSA, caso de ser necesarios. El adjudicatario deberá suministrar (en régimen de compra) todas las licencias 10

11 necesarias para cumplir los requisitos del sistema y así cubrir tanto el parque de equipos de equipos multifunción objeto de esta licitación como el resto de dispositivos de impresión del grupo Tragsa El software suministrado por el adjudicatario debe asegurar la conectividad con el software de BBDD instalado en Grupo TRAGSA: Microsoft SQL (las licencias de BBDD son proporcionadas por Grupo TRAGSA, al igual que los equipos servidores de impresión). Dotación de software de autenticación, autorización, contabilidad y soporte en los términos expresados anteriormente. Dotación de software de impresión (para servidores de impresión). Dotación del software del propio equipo multifunción. Dotación del software que permita leer las pegatinas de identificación de usuarios (software y/o firmware del lector de adhesivo con chip) El licitador incluirá en su propuesta de manera detallada, la personalización de la pantalla del equipo multifunción solicitada. El licitador incluirá en su oferta y dentro de los servicios contratados, una solución de impresión desde dispositivos móviles con cualquier sistema operativo (Android, ios, BlackBerry, Windows8, etc ) integrada con autenticación, autorización, contabilidad y sin necesidad de instalar ninguna aplicación en los dispositivos. Toda la solución de software debe estar soportada para su instalación en servidores virtuales. En concreto: Mínimo VMware VSphere 4.1 o superior y recomendable MS Hyper-V 2.0 o superior. La solución deberá cumplir con los siguientes requisitos: Comunicaciones y Seguridad Cifrado de las Comunicaciones: Las comunicaciones entre el PC cliente, el servidor de impresión, el servidor de autenticación y el equipo multifunción podrán estar cifradas. La transferencia de datos de dicha solución podrá ser encriptada (SSL). Compatibilidad con varios dominios de Microsoft de forma simultánea: La solución deberá poder autenticar contra varios dominios sobre los que no existan relaciones de confianza. 11

12 Alta disponibilidad: Los servidores de autenticación y autorización podrán instalarse en alta disponibilidad. El control de acceso debe permitir la correcta gestión de los recursos de impresión de todo el parque así como las siguientes funcionalidades: - Definición de perfiles de usuario, grupos y gestión de éstos mediante conexión e integración con la gestión de usuarios del Directorio Activo Corporativo. Todos los dispositivos deben tener un método de validación que permita identificar al usuario de forma unívoca a través del sistema de directorio activo corporativo. - Método de control de acceso de los usuarios a los recursos de impresión, gestionando la asignación de cuotas a personas o departamentos y el acceso a las funciones de los equipos (copia, impresión a color, fax, escáner, etc.). Para aquellas funciones que requieran acceso físico al dispositivo multifunción, escaneado, fotocopiado, etc., el usuario deberá autenticarse (con el adhesivo con chip de proximidad como regla general o con credenciales de dominio) contra el servidor de Active Directory de Grupo TRAGSA, teniendo en cuenta las credenciales de usuario asociadas al mismo. Software de Autenticación: El software de autenticación deberá realizar las funciones estándar del mercado y además, deberá asegurar el correcto funcionamiento para los siguientes escenarios. Los equipos multifunción sólo se podrán usar tras la previa identificación del usuario. Todos los equipos deberán llevar el hardware y software necesarios para tal proceso de identificación. Se deberán suministrar y operar los elementos complementarios que sean precisos para esta funcionalidad. Sin la identificación del usuario, el equipo estará bloqueado. Para su desbloqueo en caso de caída de comunicaciones, se valorará la solución aportada por cada licitador. Los usuarios se identificarán una primera vez en las máquinas indicando su usuario y contraseña y la tarjeta o pegatina quedará asociada al usuario. El sistema de vinculación a través de la pantalla del equipo multifunción debe ser sencillo y en modo autoservicio. La autenticación se realizará cumpliendo los estándares básicos de seguridad en las 12

13 comunicaciones Software de Autorización y Gestión: El software deberá permitir definir roles de usuario que permitan controlar las siguientes operaciones; esta gestión se realizará en base a los grupos del Directorio Activo: Envío de faxes. Límite de copias / impresiones que pueden realizarse en b/n. Límite de copias / impresiones que pueden realizarse en color. Escáner: Los escaneos que se deben ofrecer al usuarios serán los siguientes, con posibilidad de ser activados o no: Escaneo a carpeta Home del DA: Cada usuario dispondrá de un acceso rápido en la máquina multifunción para el escaneo a esta carpeta. Escaneo al correo electrónico del usuario: Cada usuario dispondrá de un acceso rápido en la máquina multifunción para el escaneo a su propio correo. Escaneo a carpeta local del EM: Cada usuario o grupo de usuarios, dispondrá de una carpeta o buzón en la máquina para almacenar los escaneos a los que accederá (sólo él) desde su puesto de trabajo vía web (con autenticación). Escaneo a carpeta de red: Para grupos de usuarios, será necesario el escaneo a una carpeta de red compartida por varios usuarios. Escaneo a USB: El equipo multifunción permitirá los escaneos a memoria USB conectada a la máquina. Uso de direcciones de correo de los usuarios de los dominios a través de consulta LDAP. Autorizaciones y delegaciones: Los usuarios podrán delegar en otro u otros usuarios para recoger sus trabajos de los equipos multifunción. Todo el mantenimiento de grupos y usuarios, se realizará siempre desde los Directorios Activos del Grupo Tragsa, de manera que no haya que realizar ninguna gestión de mantenimiento de usuarios y grupos en la propia herramienta de software. 13

14 Software de Auditoría y Contabilización: El software de auditoría y contabilización debe dar servicio a todos los usuarios del grupo y a todas las máquinas (ya sean impresoras o equipos multifunción) de la organización. En lo que respecta a los equipos actualmente en funcionamiento en el Grupo Tragsa, la información a contabilizar y auditar, se limitará a usuarios e impresiones. Esta información se utilizará junto con el adjudicatario para planificar los despliegues y la elección de máquinas a sustituir. Además, para las máquinas adquiridas al amparo de este concurso, la solución deberá contabilizar y auditar la digitalización e impresión generada desde cualquier origen (impresión desde puesto de trabajo, desde dispositivos móviles, desde USB, etc ) La solución deberá proporcionar estadísticas del volumen de impresión por departamentos y usuarios. Además, deberá monitorizar la utilización global de los equipos de impresión (tanto los adquiridos bajo el amparo de este concurso como los actualmente en funcionamiento en el Grupo Tragsa). El sistema deberá ser intuitivo y de fácil manejo. Los administradores de la solución en el grupo Tragsa, deberán acceder a todas las opciones de administración y configuración. Se valorará la sencillez de la administración y gestión de la herramienta. Para ello, el licitador ofrecerá toda la información posible (manuales, imágenes, fotos, esquemas, etc ) para poder evaluarlo. La explotación de los datos de todo este apartado, se llevará a cabo mediante informes. De manera general, los informes que deben estar predefinidos, a título informativo y sin que la relación se considere exhaustiva, son: Informes de usuarios: Deben ofrecer información entre dos fechas de copias realizadas, impresiones realmente impresas y escaneos efectuados. Totalizando por copias realizadas para posteriormente facturar por usuario. Además deberá ofrecer información de las impresiones canceladas y los ahorros conseguidos. Estos informes deben poder realizarse por usuario o por grupos de usuarios y deben existir de manera predeterminada por cada uno de los usuarios del Grupo. Se valorará la posibilidad de 14

15 que el usuario pueda acceder a su informe de manera dinámica e incluso a la lista de trabajos pendientes de liberar para poder cancelar en remoto los mismos. Informes de dispositivos: Debe ofrecer información entre dos fechas de copias realizadas, y escaneos efectuados, con la posibilidad de desglose por dispositivo y detalle de usuarios. Además deben poder agruparse y generar los informes por grupos. Estos informes deben incluir a todos los dispositivos de impresión del Grupo (en este caso, sólo se proporcionarán datos de impresión). Software de Monitorización: La monitorización, dentro del Grupo Tragsa, se realizará con el software PRTG (del fabricante Paessler), por lo que las máquinas deben cumplir con los requisitos técnicos suficientes para la integración con éste. De manera concreta, deberán soportar el protocolo SNMP. Además el adjudicatario se compromete a poner a disposición del Grupo Tragsa desde la fecha de firma del Contrato, la MIB privada completa de todos los dispositivos hardware instalados. También deberá proporcionar toda la información, relativa a las MIB, necesaria para poder monitorizar todos los parámetros y variables de las máquinas. También se comprometerá a prestar el soporte técnico necesario con la información del fabricante para parametrizar la aplicación. Gestión de activos, consumibles e incidencias Gestión de activos y consumibles. La solución debe informar al proveedor de la necesidad de cambio o sustitución de componentes y consumibles, así como enviar alertas y errores de todo tipo como mínimo por al proveedor. Esta comunicación puede hacerse directamente por las máquinas o mediante la instalación de un software adicional. La sustitución de los consumibles de cada equipo multifunción será realizada por personal del Grupo Tragsa tal y como se concreta en puntos posteriores. Gestión de incidencias. Para la correcta prestación del servicio, el adjudicatario pondrá a disposición del grupo Tragsa una herramienta de ticketing para la gestión de incidencias. El software debe permitir la gestión de incidencias según el plan establecido con el proveedor en la sección correspondiente de este PPT, pero como mínimo debe permitir, desde la propia aplicación, lo siguiente: Alta, baja y seguimiento de incidencias con el adjudicatario de este procedimiento. 15

16 Alta de incidencias o peticiones automáticas predefinidas con el adjudicatario. Por ejemplo, si a un equipo se le debe cambiar un consumible, que el software genere la incidencia o petición de forma automática y el proveedor se encargue de realizar todas las operaciones necesarias para que el personal del Grupo Tragsa pueda proceder a su sustitución quedando reflejado el estado de todo el proceso en la consola de gestión para así poder realizar el seguimiento oportuno por parte de Grupo TRAGSA. El Grupo TRAGSA podrá definir con el adjudicatario, siempre de común acuerdo, que determinadas incidencias puedan ser cerradas sin la aprobación del primero (por ejemplo el cambio de consumibles) previa notificación de la incidencia a éste. Del mismo modo se definirá de forma conjunta qué tipo de incidencias deberán tener aprobación expresa para proceder a su cierre. Seguimiento de los Acuerdos de Nivel de servicio: El proveedor ofrecerá la herramienta para controlar el cumplimiento de los Acuerdos de Nivel de Servicio y la aplicación posterior, en su caso, de las penalizaciones. Generación de informes. Con periodicidad mensual, se generarán informes de todo tipo. A título informativo se enumeran los informes a incorporar, sin que la relación se considere exhaustiva: Informe de incidencias ocurridas, a nivel global, por equipo o por cualquier agrupación predefinida Informe de incidencias resueltas dentro del tiempo establecido según los acuerdos de nivel de servicio (ANS) Informe de incidencias no resueltas dentro del tiempo establecido según los ANS Informe de incidencias pendientes de resolver Histórico de mantenimiento, incidencias, etc., de equipo. Informe sobre el suministro de consumibles por equipo y oficina. Funcionalidades adicionales: Control de impresión de documentos confidenciales: La solución deberá proporcionar la posibilidad de impresión segura y retenida. La plataforma de gestión debe permitir que cualquier usuario autenticado pueda enviar un documento a imprimir pero que éste no se imprima en el dispositivo hasta que el usuario se autentifique en él, garantizando de esta forma que el usuario controle el acceso físico al documento 16

17 impreso. Además debe poder permitirse grupos de acceso a trabajos de impresión, de manera que determinados usuarios puedan acceder a documentos de otros, como por ejemplo en las relaciones jefe-autorizado. Esta relación de autorizaciones y/o delegaciones deberá ser posible de uno a uno, de uno a varios y de varios a uno. Replicación de usuario y permisos en el equipo multifunción: En caso de que el servidor de autenticación de usuario no responda o exista un problema en las comunicaciones, el licitador ofrecerá una solución de desbloqueo de los equipos. Remitente autenticado de escaneo: El remitente de los escaneos por mail realizados desde el equipo multifunción deberá ser el usuario autenticado. No se permite el envío de anónimos. Registro de adhesivos con chip: Todos los equipos deberán permitir asociar los usuarios a los adhesivos con chip desde el propio equipo y por el propio usuario. Cuando el equipo detecte que un adhesivo no está asociado a ningún usuario, deberá mostrar un mensaje, solicitando al usuario que se autentique mediante usuario y contraseña para asociarle el adhesivo. El software del equipo deberá comprobar si el usuario tiene acceso a la funcionalidad requerida (escaneado, fotocopiado, etc.) en el equipo en cuestión. Una vez validada la identidad del usuario ésta permanecerá durante el tiempo que este utilice el equipo hasta que el usuario realice el proceso de salida del sistema (logout) o, en su defecto, revocando dicha validación, pasado un tiempo de inactividad predefinido, para de esta forma eliminar el posible uso indebido del equipo por olvidos de cierre de sesión en los equipos. El proceso de autentificación de usuario no deberá superar nunca los cinco segundos de tiempo. 3. PLAN DE TRABAJO Como parte de la oferta técnica, el licitador deberá entregar un plan de trabajo como parte de la oferta técnica lo más fiel posible a la realidad conforme a los datos suministrados en el presente documento y sus anexos, así como en el Pliego de Cláusulas Administrativas. El Grupo TRAGSA entiende que los datos entregados son suficientes para proporcionar un plan de trabajo inicial aproximado, aunque evidentemente no podrá ser tan específico como el requerido una vez adjudicado el concurso y replanteado el proyecto de forma coordinada con el adjudicatario. 17

18 El plan de trabajo deberá contener, como mínimo, los siguientes elementos: Metodología pormenorizada según la cual el adjudicatario propone realizar los trabajos. Cronograma de actividades, detallado por fases y principales grupos de tareas. Relación de los recursos humanos integrantes del equipo técnico que desarrollará los trabajos, detallando la descripción por categorías y actividades. Recursos técnicos que se pondrán a disposición del proyecto. Información de partida que el equipo técnico del adjudicatario hubiera recopilado o se propusiese recopilar con vistas a la ejecución de los trabajos. Documentación de seguimiento Durante la ejecución de los trabajos el adjudicatario deberá elaborar y presentar al jefe del proyecto designado por Grupo TRAGSA la documentación necesaria correspondiente a las distintas fases de los trabajos que permitan a éste realizar el control y seguimiento de los trabajos realizados. Comprenderá los siguientes documentos: Informe semanal del estado del proyecto. Detalle de la configuración de la parte de la solución instalada hasta el momento de entrega. Manuales del equipamiento definitivamente instalado (manuales técnicos del equipo y de usuario). Soporte para la monitorización de servicios y elementos instalados. Procedimiento de mantenimiento de elementos instalados. Procedimiento de resolución de incidencias de servicios o elementos instalados. Esta documentación se ira realizando y entregando acorde con las fases de ejecución ya que debe ser revisada y aprobada para abordar la siguiente fase del proyecto. Documentación final Al finalizar el proyecto de implantación el adjudicatario entregará como mínimo la siguiente documentación: 18

19 Documentación técnica completa para cada uno de los productos, servicios o elementos instalados, que comprenderá: o Procedimiento de instalación que permita a cualquier técnico volver a instalar el elemento hardware o software al que se refiere. o Procedimiento de configuración que permita a cualquier técnico volver a configurar el elemento hardware o software al que se refiere. o Procedimientos específicamente requeridos por la dirección del proyecto que estén dentro del marco de este PPT, por ejemplo, procedimiento de verificación de autodiagnóstico de equipo. Documentación técnica del producto facilitada por el fabricante, manuales de usuario, de instalación, de configuración, etc. Informe final de todos los trabajos realizados. Informe de estado final de toda la infraestructura resultante a nivel hardware y software. Se incluye en este punto el diagrama gráfico pormenorizado de todos los elementos que permita la visualización integral de toda la arquitectura desplegada. Plan de finalización, soporte y transferencia del conocimiento. Durante al menos 2 meses desde la finalización del servicio el licitador deberá garantizar la transferencia del servicio y el conocimiento del uso de la solución al proveedor designado por Grupo TRAGSA. Del mismo modo el adjudicatario se comprometerá durante este período a mantener el mismo nivel y las mismas condiciones de servicio que el prestado durante el período de vigencia del contrato. El adjudicatario proporcionará a Grupo TRAGSA una copia en soporte informático (pendrive USB) con toda la documentación generada durante la prestación de servicios, incluidas las copias de versiones intermedias o no aprobadas por la dirección del proyecto. 4. DESARROLLO DEL PROYECTO / FASES Fase 0 Al inicio del contrato se abordará la Fase 0 en dos oficinas. Ésta incluye la instalación de al menos 3 equipos multifunción en cada oficina de forma simultánea. Las ubicaciones concretas serán determinadas por el Grupo TRAGSA. 19

20 Esta fase 0 tiene por finalidad garantizar en la práctica, que la solución propuesta cumple con todos los requisitos técnicos y funcionales establecidos en el presente pliego así como su total integración con los sistemas informáticos del Grupo TRAGSA. El tiempo máximo de despliegue de esta fase será de dos semanas. Esta Fase 0 deberá contemplar los siguientes escenarios: Garantizar el correcto funcionamiento de la solución completa en una oficina que dispone de servidor de impresión local. Garantizar el correcto funcionamiento de la solución completa en una oficina con servidor de impresión en oficina remota. Esta fase deberá estar operativa el tiempo suficiente (con un máximo de tres semanas a contar a partir de la finalización de las dos semanas de despliegue) para garantizar el cumplimiento y estabilidad de todos los requisitos técnicos, funcionales y de integración solicitados. En ese plazo, la solución debe estar totalmente operativa. De los resultados observados se derivará la definición y configuración final de la solución a implantar. Si el resultado de esta fase no fuera el requerido, el adjudicatario ejecutará cuantas acciones sean necesarias para alcanzarlo, poniendo todos los medios a su alcance para cumplir con todo lo solicitado en el Contrato. Si el resultado final de esta Fase 0, no fuera completamente satisfactorio por no cumplir los requisitos técnicos mínimos solicitados o no se haya terminado en un plazo total de 7 semanas (incluyendo el despliegue y el plazo de operatividad), en ningún caso se abordarán las siguientes fases contempladas en el Contrato dándose éste por resuelto. Adicionalmente, en esta fase se deberá incluir formación técnica al personal designado por el Grupo TRAGSA. Con posterioridad, a esta fase 0, se completará la formación técnica necesaria al resto del personal del Grupo TRAGSA. Fase de Implantación inicial Suministro, instalación y reubicación de equipos Esta fase dará comienzo una vez que la fase anterior haya concluido con éxito. Será responsabilidad de la Jefatura del Proyecto comunicar el resultado de la fase 0 a los 20

21 implicados en éste para iniciar esta fase. Durante el desarrollo de esta fase se abordará el grueso de las tareas de instalación y configuración de software y equipos multifunción nuevos, así como los movimientos necesarios de equipos multifunción propiedad del Grupo Tragsa. La duración estimada para esta fase es de 3 meses, debiendo estar completado el 50% de la implantación en los 2 primeros. La implantación inicial puede llegar hasta 30 oficinas. De éstas se retirarán los equipos actualmente instalados y se dejarán operativos los equipos multifunción nuevos previstos en el Anexo I a este PPT. Algunos de los equipos actualmente en funcionamiento en estas oficinas serán trasladados a otras ubicaciones (por el adjudicatario), otros, los más antiguos, se retirarán conforme a la normativa vigente aplicable, debiéndose acreditar fehacientemente por el adjudicatario. El adjudicatario será responsable del traslado de los equipos (independientemente de su marca, modelo y situación), dejando éstos instalados/montados en la nueva ubicación. Se incluyen todos los trabajos relacionados con el traslado de máquinas: embalaje, movimiento físico traslado de la máquina en la nueva ubicación. La Configuración final del equipo será responsabilidad de Grupo TRAGSA. Cualquier configuración e instalación del nuevo equipamiento se realizará siempre con el apoyo y de forma coordinada con el personal del departamento de Sistemas del Grupo TRAGSA. Del mismo modo, cualquier operación debe ser referenciada en una reunión anterior, así como estar englobada dentro del plan de trabajo y seguir las pautas establecidas. Los horarios para la realización de los trabajos en las instalaciones de Grupo TRAGSA se establecerán de forma consensuada con el director del proyecto al comienzo del servicio. En todos los casos debe primar la calidad final de la instalación y la fiabilidad y disponibilidad, minimizando las paradas de producción. En caso necesario, cualquier parada de servicio se realizará fuera de la jornada laboral de Grupo TRAGSA y con un preaviso de 5 días. 21

22 La instalación y movimiento de máquinas objeto del contrato la deberá realizar el personal del propio fabricante o personal debidamente certificado por éste. Para el movimiento de máquinas propiedad del Grupo Tragsa, el personal debe ser del adjudicatario. Dentro de la propuesta, el adjudicatario asumirá el coste del servicio de: Retirada de equipos obsoletos desinstalados de las sedes objeto del presente pliego (los indicados por Grupo TRAGSA al adjudicatario). La retirada y destrucción de estos equipos, y de todos sus componentes, se hará conforme a la legislación vigente (Directiva de Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos). El adjudicatario deberá aportar los certificados necesarios correspondientes a las máquinas retiradas. Reubicación de equipos. Desinstalación, traslado y nueva instalación (física) de diversos equipos multifuncionales de varios fabricantes, especificados en el Anexo I a este PPT. El licitador deberá especificar de forma clara en su propuesta el coste unitario del servicio de retirada, entrega e instalación en nueva dirección de equipos que inicialmente no estén incluidos en el Anexo I. Configuración de la plataforma de software e integración de todo el equipamiento nuevo Pruebas del correcto funcionamiento para todos los elementos instalados, debiendo quedar estas documentadas. Suministro de adhesivos con chip de proximidad para identificación de usuarios. Documentación de la configuración del sistema Fase de mantenimiento El mantenimiento del parque de equipos multifunción nuevos será a cargo del adjudicatario. En este sentido se definirá un acuerdo de servicio a través del cual se garantizará el funcionamiento de los equipos en todo momento. Esta fase da comienzo de forma simultánea a la fase anterior, es decir, una vez finalizada con éxito la fase 0. El adjudicatario deberá aportar un plan de mantenimiento donde se especifiquen claramente los procedimientos y métodos que se van a seguir para realizar un correcto mantenimiento 22

23 del equipamiento. El proveedor aportará un plan de gestión de incidencias donde se detalle la metodología que se seguirá para su correcta tramitación, incluyendo el procedimiento a seguir en caso de avería. Todos los servicios prestados por el adjudicatario los realizará personal especializado en la materia. El servicio de mantenimiento integral y asistencia técnica comprenderá la realización de cuantas operaciones sean necesarias (desplazamientos, transportes, reparaciones in-situ y mano de obra, consumibles, partes, piezas y repuestos en general) para la reparación de averías y verificación de los equipos, estando incluida la sustitución gratuita de cuantas piezas fueran necesarias para el normal y perfecto funcionamiento del equipo, en función de sus especificaciones técnicas, con la única excepción del papel necesario para el funcionamiento de la máquina. Las solicitudes de suministros y/o asistencias técnicas deberán poder realizarse telefónicamente a un número que será facilitado al personal de Grupo TRAGSA por el adjudicatario, vía web o mediante correo electrónico. Todos los consumibles, recambios y repuestos suministrados deberán estar homologados por el fabricante de los equipos para los que van destinados, y deberán ser entregados con su envase original debidamente etiquetado, embalado y precintado. El adjudicatario se responsabilizará de: El mantenimiento técnico de todos los equipos nuevos según los ANS definidos más adelante. La reposición y retirada de cualquier consumible o componente del equipo según los ANS. Esto incluye cartuchos de tóner, fusores, botes de residuos, grapas y todos los recambios fungibles durante la utilización de los equipos (papel excluido). Dicha reposición deberá poder efectuarse de los siguientes modos: El dispositivo gestionará automáticamente la solicitud de consumible al detectar el nivel bajo del mismo. 23

24 Cualquier usuario autorizado, vía Web o , indicando únicamente el número de referencia del equipo, podrá solicitar la reposición de consumibles y estos se entregarán en el plazo definido en los ANS. El mismo procedimiento podrá realizarse telefónicamente mediante un único número de teléfono. Los consumibles deberán ser entregados en la dirección en que esté ubicada la máquina a la que van destinados. El adjudicatario asumirá la logística de distribución y entrega de éstos. La instalación en las máquinas la realizará el personal del Grupo Tragsa. Recogida de consumibles. El adjudicatario aportará en su plan de mantenimiento un sistema de devolución y reciclaje de los residuos producidos por los consumibles agotados. El servicio de recogida y gestión deberá estar certificada mediante ISO14001 y demás normativa en vigor de obligado cumplimiento a tal efecto Cuando un equipo no pueda ser reparado o la reparación no pueda ser resuelta en los tiempos definidos en este PPT, al adjudicatario deberá proceder a la sustitución temporal o definitiva del mismo. Será responsabilidad del adjudicatario disponer de stock de material suficiente para garantizar los niveles de calidad requeridos. Será responsabilidad del adjudicatario proporcionar y mantener un pequeño stock de consumibles en las oficinas de Grupo TRAGSA, el que se considere necesario para evitar posibles períodos de espera en la reposición de éstos. Como mínimo y de forma obligada: En ubicaciones con una máquina el stock será de al menos de un juego completo del consumible necesario para ésta. En ubicaciones de entre 2 y 5 máquinas el stock será de al menos de dos juegos completos del consumible necesario para ésta. En ubicaciones de entre 5 y 10 máquinas el stock será de al menos de tres juegos completos del consumible necesario para ésta. En ubicaciones de más de 10 máquinas el stock será de al menos de cinco juegos completos del consumible necesario para ésta. No obstante lo anterior, el Grupo TRAGSA podrá modificar en cualquier momento este stock mínimo. Será responsabilidad del adjudicatario asegurar el mantenimiento de estos stocks en cada una de las ubicaciones, suministrando de manera automática el consumible conforme se vaya utilizando, dejando a su criterio incrementar el stock mínimo solicitado 24

25 Las operaciones de mantenimiento preventivo, correctivo y proactivo para que el nivel de servicio aportado sea el apropiado. Actuaciones preventivas para garantizar un funcionamiento óptimo: El adjudicatario realizará cuantas revisiones o acciones preventivas considere necesarias para anticipar la sustitución de elementos susceptibles de generar incidencias (ajustes, limpieza, etc.). Los elementos hardware se revisarán como mínimo una vez al año realizando, al menos, las siguientes tareas: Limpieza general externa e interna de los equipos Comprobación del correcto funcionamiento de los equipos Revisión de conexiones y cableados Sustitución de elementos mecánicos o electrónicos averiados Las tareas concretas de mantenimiento preventivo fijadas por el fabricante de las máquinas. Los elementos software se revisarán como mínimo una vez al año realizando en su caso las tareas de actualización de versiones u otras labores necesarias de mantenimiento. Actuaciones correctivas en caso de incidencias o averías: La asistencia técnica prestada la realizarán técnicos debidamente cualificados del adjudicatario que se trasladarán al lugar donde esté ubicado el equipo para realizar el diagnóstico y reparación de la avería. Resolución y reparación de incidencias o averías. En caso de avería se reemplazará el elemento averiado hasta conseguir la restitución total del servicio. En ningún caso la reparación o sustitución del elemento averiado debe comportar una disminución de prestaciones. Debe contemplar todos los elementos software y hardware de las máquinas acogidas al contrato. En función de la naturaleza, del impacto en la organización, la urgencia y la criticidad del servicio, se establecen unos niveles de atención mínima. 25

26 La prestación de la asistencia técnica in-situ se realizará a requerimiento del Grupo TRAGSA de lunes a viernes laborables en horario de 08:00 a 20:00 horas. Durante la fase de mantenimiento y con el objetivo de conseguir un mayor ahorro de costes, mayor productividad de la flota instalada y mejoras en los flujos documentales, se prevé necesario un conjunto de servicios por parte del adjudicatario que asegure una estricta contención de los costes, una reducción en el esfuerzo del equipo de IT de Grupo TRAGSA y una mayor satisfacción del usuario final. - Gestión del Nivel de Servicio. Se deberán mantener reuniones periódicas de seguimiento de la actividad del contrato. Durante la fase de mantenimiento se realizará, al menos, una reunión de seguimiento trimestral. - Emisión de reportes e informes de gestión y operatividad de la infraestructura. Recopilación y estudio de datos esenciales para generar informes de gestión con los que se obtener una visión completa y verídica del desempeño y evolución del servicio, en contraposición a los niveles de servicio acordados o a indicadores de rendimiento clave de gestión de activos. - Se elaborarán y enviarán informes con periodicidad mensual, al menos, con los siguientes datos como mínimo (posteriormente se podrán variar las necesidades, previa notificación al adjudicatario): Número de equipos por tipología. Análisis de volúmenes y distribución por equipo. Ratio de Color. Distribución de incidencias por tipología y ubicación. Número de avisos y estado de cumplimiento de Acuerdos de Nivel de servicio. Análisis de impresiones y copias por equipo con establecimiento de comportamientos normales y detección de desviaciones. Planes de acción a seguir y consultoría. Cualquier otro informe que decida posteriormente. Informe de actividad del contrato, SLAs, evolución del parque, aplicación de políticas y uso de los equipos. 26