UNA MIRADA AL FUTURO DE MÉTRICAS, KPI S & DASHBOARDS

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1 UNA MIRADA AL FUTURO DE MÉTRICAS, KPI S & DASHBOARDS Bojan Knezović, PMP

2 Agenda PMO s, objetivos y nivel de madurez en Chile Métricas tradicionales KPI s Métricas basadas en valor El futuro de los tableros de control 2

3 Project Management Office PMOs sufren crisis de la Identidad que son, por qué, para qué y cómo? Se volvieron populares porque se consideraban un silver bullet y tenían un futuro feliz.. Hoy la historia cambió y se ve más gris que feliz 3

4 PMO Hechos PMO es un gasto / overhead Establecer una PMO no es fácil y muchas veces falla El éxito de PMO se mide por los KPI de PM Tendencia: por la fama el nombre PMO ya no se usa 4

5 PMI PMO Frameworks Qué significan las siglas PMO PjMO, PgMO, PfMO? Business Unit PMO 54% Project Support/Control Office PMO 44% Enterprise/Global/Corporate PMO 39% CoE/CoC 35% Project-specific PMO 31% Business Driven PMO? PMI s Pulse of The Profession (Nov. 2013) 5

6 Métricas, Valor y Calidad Tipo de Métrica Métricas tradicionales Key Performance Indicators (KPI) Métricas basadas en el valor Objetivo Determinar donde estamos hoy Extrapolar hoy para predecir el futuro Combinación de métricas y KPI s que nos muestran incremento del valor durante la ejecución del proyecto Clientes buscan Valor! Valor = Q / $$$? Nope. 6

7 Métricas & KPI Es mejor tener algunas que ningunas. Pero lo mejor es tener las correctas Seguridad Diseño Calidad Tiempo Costo Alcance 7

8 Las métricas pueden determinar el éxito del proyecto? Métricas básicas Tiempo Costo Recursos Alcance Calidad Action Items Indicador SPI CPI Calidad y numero act. vs plan Número de requerimientos de cambio Número de defectos vs. UAT Número de ítems abiertos Métricas Adicionales Entregables (en proceso) Action Items por categoría Reservas de Gestión Entregables (completed) Action Item aging Riesgos por categoría 8

9 Métricas deben tener: Tener en cuenta: Necesidad/propósito El objetivo Manera de medirlas Reporte estructurado El proceso puede ser caro Deben ser informativas Úsalas! Cuando es mucho/poco? 9

10 KPI s Key = Atributo clave para el éxito Performance = Debe ser un parámetro medible, cuantificable, ajustable y controlable Indicator = representación razonable del rendimiento actual y futuro 10

11 KPI s Qué y Cómo? Juntar datos correctos y medir puede ser difícil & complejo In business, only a few key variables merit deliberate measurement efforts. The rest of the variables have an information value at or near zero. Douglas W. Hubbard, How To Measure Anything: Finding The Value of Intangibles in Business, John Wiley and Sons Publishers Uno de los métodos para definir KPI: S.M.A.R.T 11

12 Dashboards Tableros de Control Nombre del proyecto Status Actividades A B C Calendario del Proyecto con Hitos y Fechas Problemas Claves y Riesgos Materializados Progreso e Ítems que necesitan atención de la gerencia 12

13 PVE: Dashboard Financiero & de Pg/Pf 13

14 Codificación de Colores: Rojo, Amarillo, Verde 14

15 Qué significan los colores Amarillo y Rojo? KPI s no son objetivos del trabajo, necesitamos metas y tolerancia! 15

16 Proceso de Construcción de Dashboard 16

17 Do: Don t: Asegurarse que la información es entendible Asegurarse que las conclusiones son correctas Número y tamaño de imágenes no complican el reporte Enfocarse en el look en vez de calidad de la información Cuidado con hermosos gráficos que pueden confundir Transformar reportes de las herramientas de PM a las herramientas de marketing 17

18 Entra el Diseñador! Función: utilizando las herramientas y controles disponibles ayudar en construcción del tablero con el objetivo de pasar la información con precisión y sin dejar espacio a las dudas 18

19 Calibradores & Termómetros, Semáforos, Tendencias y varianzas de rendimiento, Histogramas, Pie charts etc. 19

20 Design is not just what it looks like and feels like. Design is how it works. Steve Jobs 20

21 Un vistazo rápido al futuro Tendencia: Paperless Project Management Implementación de Tableros de Crisis (Crisis Dashboard) Drill in/drill down en dashboards 21

22 Gracias! 22

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