PLAN DE TRABAJO. Ilustre Colegio de Abogados de Lima. Dirección de Comisiones y Consultas. Período Marlene Holguín Castro

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1 Ilustre Colegio de Abogados de Lima PLAN DE TRABAJO Dirección de Comisiones y Consultas Período 2015 Marlene Holguín Castro Directora de Comisiones y Consultas Lima, Febrero 2015

2 INTRODUCCIÓN El Plan de Trabajo de la Dirección de Comisiones y Consultas del Colegio de Abogados de Lima, establece los lineamientos del Área de Gestión y Administración de Comisiones, sus procesos, procedimientos, así como el seguimiento y tramitación de expedientes de Absolución de Consultas; asimismo muestra la misión, visión, funciones y objetivos que se ha propuesto desarrollar. A la fecha, la Dirección de Comisiones y Consultas se ha planteado un proceso de reestructuración, en el cual viene preliminarmente desarrollando una estrategia de lograr el re-posicionamiento del papel protagónico que siempre ha tenido el Colegio de Abogados de Lima en la sociedad, a través de emisión de pronunciamientos institucionales elaborados por las Comisiones Ejecutivas, Consultivas, de Estudio y Ad Hoc. Como uno de los principales objetivos, tenemos la tarea de elaboración de un nuevo Reglamento de Organización y Funciones, mediante el cual se establezca claramente las funciones de las áreas de la Dirección, en concordancia con el Estatuto del Colegio de Abogados Como marco de trabajo, la Dirección de Comisiones y Consultas del Colegio de Abogados de Lima viene elaborando un Boletín Informativo, que facilitará al colectivo de abogados la posibilidad de informarse sobre los principales eventos académicos, tales como seminarios, conferencias, foros; además de los informes y pronunciamientos de Comisiones, y demás actividades a desarrollar. 2

3 I. INFORME SITUACIONAL Con fecha 03 de Febrero de 2015, la suscrita asumió el cargo de Directora de Comisiones y Consultas del Colegio de Abogados de Lima, mediante ACUERDO N 025-ACTA CAL/JD. Mediante las Cartas N 017 y CAL/DCC de fechas 04 y 16 de Febrero de 2015 respectivamente, se puso en conocimiento a la Junta de Vigilancia del Colegio de Abogados de Lima respecto a mi nombramiento como nueva Directora de Comisiones y Consultas, así como de la no entrega de cargo por parte de la anterior Directora, solicitándole que por intermedio de dicha representada se levante in situ un ACTA DE HALLAZGO, a fin de tomar conocimiento del acervo documentario de bienes muebles y útiles de oficina perteneciente a la Dirección de Comisiones y Consultas. Dicha acción e información solicitada será corroborada y contrastada, en la medida de lo posible, con muestras de documentos que obran actualmente en la Dirección de Comisiones y Consultas. Al respecto se observó lo siguiente: 1.1 Área de Gestión y Administración de Comisiones Al asumir el cargo como Directora de Comisiones y Consultas, se procedió a revisar el Reglamento de la Dirección donde se consigna realizar una Convocatoria para integrar las nuevas comisiones, siendo éstas un total de ciento cinco (105): Comisiones Ejecutivas: nueve (09) Comisiones de Estudio: cincuenta y seis (56) Comisiones Consultivas: cuarenta (40) Hasta el cierre del presente plan de trabajo, se han recibido un total de 309 currículum vitae de los agremiados que se encuentran postulando a la Convocatoria emitida desde el 13 de febrero del año en curso. Por otro lado, debemos mencionar que de las ciento seis (106) Comisiones de la gestión anterior se observa que únicamente cuarenta y nueve (49) se instalaron, según el siguiente detalle: 3

4 Comisiones Ejecutivas: tres (02) Comisiones de Estudio: catorce (25) Comisiones Consultivas: treinta y ocho (21) Comisiones Ad Hoc (Especiales): nueve (01) Es por esto que a fin de optimizar y dinamizar las sesiones y reuniones de trabajo de las Comisiones, se viene realizando gestiones para implementar ambientes con un horario accesible. Asimismo, al encontrarnos en un año pre-electoral se ha considerado la creación de la Comisión de Estudio de Derecho Electoral, siendo ésta una rama de derecho público que se ocupa de las normas y leyes jurídicas, que regulan la elección de representantes políticos y consultas populares, siendo ésta una disciplina de gran importancia por cuanto se ocupa de la regulación legal de procesos y procedimientos de elección de autoridades y participación ciudadana. De igual manera, se ha visto conveniente la creación de la Comisión de Estudio de Contrataciones y Adquisiciones con el Estado, por ser un tema de gran importancia y relevancia política. 1.2 Área de tramitación y seguimiento a expedientes de Absolución de Consultas Se tomó conocimiento que la anterior gestión recibió un total de noventa y cuatro (94) expedientes de consultas, de los cuales treinta y cuatro (34) expedientes fueron aprobados en su totalidad, cuyos informes emitidos tienen la condición de opinión formal ya que fueron elaborados por abogados especialistas, los cuales no llegaron a tener la condición de opinión institucional del Colegio de Abogados de Lima. Asimismo, en lo que va del presente año ha ingresado a esta Dirección catorce (14) Expedientes sobre Absolución de Consultas, los mismos que han sido derivados a los comisionados según la materia requerida. 1.3 Área de Defensoría Social A efectos de obtener información de primera fuente, la suscrita procedió a convocar a los Defensores Sociales a la Primera Reunión de Trabajo sobre las Defensorías Sociales del Colegio de Abogados de Lima, la cual se llevó a cabo el día viernes 06 de 4

5 febrero de 2015, en la cual se pudo observar que cerca de cincuenta defensores expusieron como principales requerimientos los siguientes: Cumplimiento de horarios establecidos. Trato respetuoso entre colegas. Mejora de la infraestructura existente. Mejora del equipamiento existente. Capacitación permanente. Reuniones de Trabajo con los defensores sociales mensualmente. Programación de Campañas Jurídicas en los conos de Lima. Difusión del servicio de defensores sociales para captar más público. En esa misma fecha, la suscrita expresó cuáles son las principales tareas a desarrollar por la Dirección sobre el estado situacional de las Defensorías Sociales del CAL. Sin embargo, en la segunda semana del mes de febrero del año en curso, durante la Sesión Ordinaria de Junta Directiva del martes 10 de febrero de 2015, mediante ACUERDO N 029-ACTA CAL/JD, se acordó por mayoría lo siguiente: ( ) Aprobar que la Defensoría Social del Colegio de Abogados de Lima dependa funcionalmente de la Dirección de Extensión Social y Participación, para implementar, consolidar los esfuerzos de los Consultorios Jurídicos y asumir orientación legal y defensa a las personas en condición de vulnerabilidad ( ) Sobre el Acuerdo adoptado por la Junta Directiva se procedió a convocar a los Defensores Sociales a una reunión informativa el 18 de febrero del año en curso a fin de informarles que a partir de la fecha en mención formarían parte de la Dirección de Extensión Social y Participación. Por tal motivo, se procedió a enviar cartas a Junta de Vigilancia para levantar el Acta de Hallazgo in situ de la Dirección de Comisiones y Consultas, para que luego de ello, se proceda a realizar la Entrega de Cargo respectivo a la Dirección de Extensión Social y Participación. 1.4 Estructura Administrativa Actual Directora de Comisiones y Consultas Tiene a su cargo los siguientes procesos: 5

6 1. Preparar el Plan de Trabajo de la gestión actual. 2. Organización de los cuadros de Comisiones a ser presentados a la Junta Directiva para su aprobación anual. 3. Sustentación ante la Junta Directiva de proyectos de pronunciamientos institucionales, elaborados por las Comisiones Ejecutivas, Consultivas, de Estudio y Ad Hoc (especiales). 4. Absolución de consultas, a través de las Comisiones Consultivas del CAL, las cuales pueden ser presentadas por los poderes ejecutivo, legislativo y judicial (sector público) y por personas naturales y jurídicas (sector privado). 5. Elaboración de opiniones sobre Dictámenes y Pre Dictámenes de Proyectos de ley y elaboración de proyectos de ley, a través de las Comisiones correspondientes. 6. Gestión del funcionamiento de las Comisiones Ejecutivas, Consultivas, de Estudio y Ad Hoc (especiales), a fin de alcanzar los resultados programados por las mismas. 7. Asesoramiento, a través de las Comisiones Ejecutivas y Consultivas del CAL, a la Junta Directiva en materias que sean de su competencia y según lo solicite Asesores 1. Preparar junto con la Directora el Plan de Trabajo de la gestión. 2. Promover y supervisar el cumplimiento de las funciones de los Coordinadores y de la Asistente de Dirección. 3. Coordinar con cada Coordinador las actividades y funciones que deben realizar para el logro de los objetivos establecidos en la Dirección. 4. Representación de la Directora en determinadas actividades o reuniones donde fuese requerida su presencia. 5. Apoyo y asistencia (externa) en las Sesiones de Junta Directiva y Asambleas Ordinarias y Extraordinarias. 6. Administrar la logística de la Dirección en coordinación con la Asistente de Dirección. 7. Llevar la agenda personal de la Directora de Comisiones y Consultas. 8. Coordinación y apoyo en los eventos organizados por las Comisiones. 9. Coordinación y apoyo en los diversos eventos y actividades de la Dirección. 10. Supervisar el servicio que se brinda a los usuarios Coordinadora de Comisiones y Consultas 1. Realizar la Convocatoria anual para que los abogados agremiados puedan 6

7 participar como miembros de las Comisiones Ejecutivas, Consultivas, de Estudio y Ad Hoc (especiales) del Colegio de Abogados de Lima. 2. Evaluar y apoyar en la selección de los Comisionados, de acuerdo a los requisitos establecidos en la convocatoria y en el Reglamento de Comisiones y Consultas. 3. Apoyar en la programación de la Instalación de las Comisiones junto con los Presidentes de las mismas, realizando la entrega de las Actas de Instalación, Resoluciones, Lista de Integrantes de las Comisiones, y cargo de recepción de las resoluciones. 4. Seguimiento de la instalación de las Comisiones y del trabajo que realizan, manteniendo comunicación y coordinación con sus Presidentes, a fin de brindarles el apoyo y logística necesaria para el cumplimiento de sus labores, dentro de la capacidad operativa y presupuesto de la Dirección. 5. Coordinar con las Comisiones a efectos que remitan un informe de sus actividades realizadas entre abril y noviembre de su gestión y sea entregado antes del término del año. 6. Organizar la base de datos de los Presidentes y miembros de las diversas Comisiones Ejecutivas, Consultivas, de Estudio y Ad Hoc. 7. Programar las fechas de las reuniones, según ellas lo pidan y según la disponibilidad de la sala de la Biblioteca. 8. Coordinación y supervisión de los eventos organizados por las Comisiones, para brindar un buen servicio a los usuarios. 9. Derivar las consultas a la Comisión Consultiva que corresponda, según su especialidad y la materia consultada. De manera excepcional, se podrá derivar a algún miembro de la Orden que no esté en el cuadro de comisiones. 10. En el caso que sean las consultas gratuitas, por tratarse de proyectos de normas que sean presentados por el poder ejecutivo, legislativo y judicial, o en el caso que sean consultas propias de los agremiados, se debe derivarlas a la Comisión Consultiva correspondiente. 11. Realizar el seguimiento para que el abogado informante de la Comisión Consultiva correspondiente absuelva la consulta en el plazo dispuesto en el Reglamento, tanto en el caso de las consultas gratuitas y las pagadas. 12. Coordinar con las Comisiones respectivas, según disposición de la Directora, a efectos que se elaboren opiniones y/o investigaciones respecto a temas que acuerde la Junta Directiva, el Decano o a propuesta de la Directora. 13. Brindar a las Comisiones las facilidades para el desarrollo de sus actividades, de acuerdo a la disponibilidad de recursos. 7

8 14. Gestionar el funcionamiento de las comisiones, acorde con los fines institucionales. 15. Apoyo en los diversos eventos y actividades de la Dirección Coordinador 1. Preparar junto con la Directora y el Asesor(es) el Plan de Trabajo de la gestión. 2. Apoyar en la Convocatoria anual para que los abogados agremiados puedan participar como miembros de las Comisiones Ejecutivas, Consultivas, de Estudio y Ad Hoc (especiales) del Colegio de Abogados de Lima. 3. Apoyar en la selección de los Comisionados, de acuerdo a los requisitos establecidos en la convocatoria y en el Reglamento de Comisiones y Consultas. 4. Apoyar en la organización de la base de datos de los presidentes y comisionados. 5. Brindar el apoyo necesario a la Coordinadora de Comisiones y Consultas respecto a las Instalaciones, reuniones u otra gestión de las Comisiones. 6. Administración y coordinación de los ambientes y la logística que se utilizará en los eventos programados por las Comisiones o la Dirección, con el apoyo de la Directora de Comisiones y Consultas y la Asistente de la Dirección. 7. Coordinación y apoyo en los eventos organizados por las Comisiones. 8. Coordinación y apoyo en los diversos eventos y actividades de la Dirección. 9. Brindar apoyo en la atención de los agremiados y usuarios Asistente de Dirección 1. Dar trámite a los documentos que ingresan a la oficina según las disposiciones de la Dirección y/o del Coordinador General. 2. Control y recepción de la documentación de la Dirección. 3. Atención al público, llamadas telefónicas y correos electrónicos. 4. Apoyo en la Convocatoria de las Comisiones. 5. Administración y realización de la documentación interna y externa (cartas, oficios, correos electrónicos, etc.) de la Dirección. 6. Organizar la Síntesis de Despacho de la documentación interna y externa. 7. Preparar el Despacho para la Directora de Comisiones y Consultas. 8. Organizar los files de los Expedientes de las consultas recibidas durante el año para brindárselos a la Coordinadora de Comisiones y Consultas. 9. Administración de la logística de la Dirección: útiles de oficina, enseres, muebles, material, varios, etc.; en coordinación con los Coordinadores. 10. Apoyo en la organización de las fechas de instalación y reuniones de las 8

9 comisiones. 11. Realización y entrega de los certificados y constancias de las Comisiones y sus respectivas actividades. 12. Apoyo en los diversos eventos y actividades de la Dirección. II. MISIÓN La Dirección de Comisiones y Consultas es uno de los órganos de Dirección de la Junta Directiva del Colegio de Abogados de Lima (CAL) encargada de la sustentación ante la Junta Directiva de los proyectos de pronunciamientos institucionales elaborados por las Comisiones Ejecutivas, Consultivas, de Estudio y Ad Hoc (especiales). Asimismo, se encarga de formular a través de las citadas Comisiones, los informes, absolución de consultas y los proyectos de ley a ser presentados por el CAL y las opiniones sobre los proyectos de ley solicitados por el Congreso de la República. La Dirección de Comisiones y Consultas se encarga de gestionar el funcionamiento de las Comisiones a su cargo, para lo cual organiza los cuadros de las comisiones y los pone a consideración de la Junta Directiva para su aprobación anual. Las Comisiones Ejecutivas y Consultivas asesoran a la Junta Directiva a su pedido y en el ámbito de su competencia. III. VISIÓN Ser el órgano de Dirección que impulse la emisión de pronunciamientos institucionales sobre cuestiones jurídicas de gran relevancia, en aras de lograr el status y acondicionamiento del Colegio de Abogados de Lima como la institución de Derecho Público interno, autónoma e independiente, más importante de opinión en materia jurídica, promoviendo y defendiendo la justicia y el derecho como supremos valores de la sociedad en armonía con los principios democráticos y humanistas. IV. FUNCIONES Las funciones que deberá cumplir la Dirección de Comisiones y Consultas son las siguientes: 9

10 4.1 Área de Gestión y Administración de Comisiones Realizar la convocatoria anual para que los abogados agremiados puedan participar como miembros de las Comisiones Ejecutivas, Consultivas, de Estudio y Ad Hoc (especiales) del Colegio de Abogados de Lima Proponer a la Junta Directiva las invitaciones que se podrían cursar a abogados de reconocido prestigio a efecto que integren como miembros o como presidentes de las Comisiones Seleccionar de acuerdo a los criterios establecidos en el Reglamento a los abogados colegiados que integrarán las Comisiones Ejecutivas, Consultivas, de Estudio y Ad Hoc (especiales) Organizar los cuadros de Comisiones a ser presentados a la Junta Directiva para su aprobación anual Organizar la ceremonia de Juramentación de las Comisiones Ejecutivas, Consultivas, de Estudio y Ad Hoc Expedir las Resoluciones, junto con el Decano del CAL, mediante las cuales se designan a los miembros y al Presidente de las Comisiones Organizar la base de datos de los Presidentes y miembros de las diversas Comisiones Ejecutivas, Consultivas, de Estudio y Ad Hoc Realizar el seguimiento a la instalación de las Comisiones y al trabajo que realicen, manteniendo comunicación y coordinación con los Presidentes de las mismas, a fin de brindarles todo el apoyo y logística necesaria para el cumplimiento de sus labores, dentro de la capacidad operativa y presupuesto de la Dirección Coordinar con las Comisiones que remitan un informe sobre sus actividades realizadas en el transcurso del año Sustentación ante la Junta Directiva de los proyectos de pronunciamientos institucionales, elaborados por las Comisiones Ejecutivas, Consultivas, de Estudio y Ad Hoc (especiales), para lo cual, la Dirección de Comisiones y Consultas podrá solicitar a las Comisiones, por pedido de la Junta Directiva o de oficio, que se pronuncien sobre temas de relevancia jurídica. Asimismo, las Comisiones también podrán elaborar los informes o pronunciamientos que consideren importantes y remitirlos a la Dirección de Comisiones y Consultas, los mismos que serán sustentados a la Junta Directiva para su evaluación y aprobación como pronunciamientos institucionales, de ser el caso Elaboración de opiniones sobre Dictámenes y Pre Dictámenes de Proyectos de ley y elaboración de proyectos de ley para ser propuestos a la Junta Directiva, 10

11 a través de las Comisiones correspondientes Asesoramiento a la Junta Directiva, a través de las Comisiones Ejecutivas y Consultivas del CAL, en materias que sean de su competencia y según lo solicite Expedir las constancias a finalizar el año para todos los miembros de las Comisiones, previo pago realizado en la caja del CAL Proponer a la Junta Directiva, antes de finalizar el año, el brindar un reconocimiento especial mediante un Diploma a las Comisiones que más hayan destacado por la calidad del trabajo realizado durante el año y hayan contribuido al desarrollo del Derecho en el tema de su especialidad. 4.2 Área de tramitación y seguimiento a expedientes de Absolución de Consultas Determinar el monto de los honorarios de las consultas que ingresan a la Dirección de Comisiones y Consultas Derivar las consultas a la Comisión Consultiva que corresponda, según su especialidad y la materia consultada. De manera excepcional, se podrá derivar a algún miembro de la Orden que no esté en el cuadro de comisiones En el caso que sean las consultas gratuitas, por tratarse de proyectos de normas que sean presentados por el poder ejecutivo, legislativo y judicial, o en el caso que sean consultas propias de los agremiados, se debe derivarlas a la Comisión Consultiva correspondiente Realizar el seguimiento para que el abogado informante de la Comisión Consultiva correspondiente absuelva la consulta en el plazo dispuesto en el Reglamento, o a criterio de la Dirección, tanto en el caso de las consultas gratuitas y las pagadas Derivar el Informe correspondiente del abogado informante para una segunda opinión, en caso sea necesario En caso no sea necesaria la segunda opinión o no haya discrepancias entre las opiniones vertidas, la Dirección de Comisiones y Consultas en representación de la Junta Directiva, remitirá al Consultante el Informe aprobado el cual tendrá carácter de opinión formal Previa aprobación de la Junta Directiva, se podrá emitir dicho Informe como opinión institucional. V. ACCIONES Desde el inicio de nuestra gestión venimos desarrollando acciones en base a los siguientes 11

12 objetivos: 5.1 Modificar el Reglamento de Organización y Funciones de la Dirección de Comisiones y Consultas en el cual queden claramente establecidas sus funciones: Gestión y Administración de Comisiones. Tramitación y seguimiento a expedientes de Absolución de Consultas. 5.2 Impulsar los pronunciamientos institucionales, a través del trabajo de las Comisiones, sobre temas de relevancia jurídica en aras de lograr el status y posicionamiento del Colegio de Abogados de Lima como la institución de Derecho Público interno, autónoma e independiente. 5.3 Publicitar en medios de comunicación la labor que venimos desempeñando en la Dirección de Comisiones y Consultas, motivando a que personas naturales y jurídicas, entidades privadas y públicas puedan presentar sus consultas y de este modo, incrementar este servicio de absolución de consultas, generando ingresos al Colegio de Abogados de Lima. 5.4 Elaborar el Boletín Informativo de la Dirección de Comisiones y Consultas a efectos de publicitar los diversos eventos académicos, informes y pronunciamientos de las Comisiones. 5.5 Los eventos académicos se realizarán en coordinación con las Comisiones en el transcurso del año. 12

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