Balance Enero 2015

Transcripción

1 Balance 2014 Enero 2015

2 INDICE AVANCE DE LOS PLANES EN EL Plan de Desarrollo ( Cierre) 2. Avances de plan de mejoramiento de la acreditación 3. Elaboración del Plan de desarrollo e integración del plan de mejoramiento EL AREA FINANCIERA 4. Resultados y retos DOS PROYECTOS 5. Sistema de información integrado y rediseño de procesos 6. Gestión Humana 7. Retos

3 1. PLAN DE DESARROLLO Eje Nº 1 Eje Nº 2 Eje Nº 3 Calidad e Innovación Académica Fortalecer la calidad y la innovación académica, en estrecha coherencia con la Visión y Misión Institucional 5 Núcleos Profesores Estudiantes Docencia Investigación Procesos Creativos Desarrollo Organizacional Consolidar la estructura organizacional de la Universidad para afianzar el desarrollo académico, administrativo y financiero 6 Núcleos Gobierno y Planeación Estructura Organizativa Aseguramiento de la calidad Gestión Administrativa y Financiera Recursos Académicos, Tecnología y Planta Física Personal Administrativo 28 Objetivos Relaciones con el Entorno Fortalecer políticas y mecanismos que permitan la proyección social de la institución, su internacionalización y las relaciones con los egresados 3 Núcleos Proyección Social Internacionalización Relaciones con los egresados 105 Estrategias 125 Proyectos

4 1. PLAN DE DESARROLLO Seguimiento % Cumplimiento Meta 2014 vs Ejecutado Dic. 2014* Promedio Calidad e Innovación Académica Eje Nº 1 92% Eje Nº 2 Desarrollo Organizacional 102% Eje Nº 3 Relaciones con el Entorno 98% % Cumplimiento Total 96% * Algunos datos son preliminares

5 INDICE AVANCE DE LOS PLANES EN EL Plan de Desarrollo ( Cierre) 2. Avances de plan de mejoramiento de la acreditación 3. Elaboración del Plan de desarrollo e integración del plan de mejoramiento EL AREA FINANCIERA 4. Resultados y retos DOS PROYECTOS 5. Sistema de información integrado 6. Gestión Humana 7. Retos

6 2. AVANCES DEL PLAN DE MEJORAMIENTO Avance a abril 2014 La Universidad formativa en acción La Tadeo investigadora, creativa e innovadora La Tadeo internacional y multicultural La Tadeo modelo de gestión y calidad La Tadeo y su impacto en la sociedad La Tadeo visible 89% 81% 81% 80% 74% 88% % Cumplimiento Total 82%

8 3. ELABORACION DEL PLAN ½ mes 2 meses 2 meses 3 meses 1 mes Mayo 20 Junio 2 Julio 31 Septiembre 30 Enero 30 Febrero 27 Preparación Diagnóstico estratégico Definición de visión 2020 Construcción Plan estratégico y Definición de plan de acción 2015 Diseño y montaje de sistema de seguimiento gerencial Fase 0 Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Taller Consejo Directivo y Directivos Taller Consejo Directivo y Directivos Taller Directivos

10 4. RESULTADOS FINANCIEROS

11 Variación % TOTAL GASTOS OPERACIONALES (sin DPA) ,5% Personal Docente Planta ,5% Cátedra ,2% Personal Académico Planta ,7% Personal Administrativo Planta ,4% Honorarios (586) -7,8% Servicios, Impuestos y Seguros ,7% Mantenimiento y Adecuaciones (77) -4,0% Gastos de Viaje (267) -15,8% Otros Gastos Académicos ,1% Otros Gastos Administrativos (276) -9,3%

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14 4. RESULTADOS FINANCIEROS Retos RETOS Llegar a resultados del ejercicio positivos ( más ingresos) Generar recursos adicionales para continuar con la ampliación de la planta de profesores de tiempo completo ( mayor eficiencia) Ampliar la capacidad de investigación de la universidad. Con ingresos externos y tiempo de los profesores

16 5. SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO OBJETIVOS: Mejorar la disponibilidad y oportunidad de la información Sistematizar la recolección de la información Organizar y sistematizar los procesos administrativos de la universidad, reduciendo discrecionalidad.

17 5. SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO ORACLE Organiza la información financiera de la universidad y permite integrarla con la información académica. Su complemento se puso en funcionamiento en el UNIVERSITAS XXI Organiza toda la información académica : de estudiantes, profesores, programas, cursos, etc. Y permite integrarla con la información financiera. Está en la etapa de implementación.

18 Nombre módulo Admisiones Planes de Estudio Historia Académica Planificación Académica Calificaciones Matrícula Gestión Económica (ordenes de pago) 5. SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO Avance Universitas XXI Status En operación En operación Parcialme nte en operación En operación En operación En operación Pendiente Nombre módulo Cursos Cortos Títulos (grados) Alumni (egresados) Gestión de Comunicados (correo electrónicos) Gestión de Empleo y Prácticas Profesionales Módulo de Información Analítica Mobile (dispositivo móvil) Gestión de Movilidad Status Pendiente Pendiente Pendiente En operación Pendiente Pendiente Pendiente Pendiente

19 5. SISTEMA DE INFORMACION INTEGRADO Universitas XXI PROBLEMAS: Homologaciones de dobles programas (788) Cartagena (1 127) Pre-requisitos de asignaturas Ofertas de electivas ( 332) Reingresos y transferencias por homologaciones (798) Problemas con el cargue del Icfes para los nuevos ( 194) Otros Inconvenientes generados : Cambios de fechas Revisión horarios de estudiantes

20 Evolución de la matrícula 5. SISTEMA DE INFORMACION INTEGRADO Universitas XXI CITADOS PARA HACER HORARIO CON MATRÍCULA PAGA ESTUDIANTES NUEVOS 1,554 1,606 ESTUDIANTES NUEVOS - TR - EXTERNA Y SENA ESTUDIANTES PROYECTO ENLACE 7 - ESTUDIANTES REGULARES + TRÁMITES (REING, REINT, TR INTERNA, DOBLE PROG) 8,512 7,525 ESTUDIANTES NUEVOS CON PAGO PERO SIN HORARIO 62 ESTUDIANTES NUEVOS X TRANSF EXTERNA, SENA SIN HORARIO TRÁMITES (REING, REINT, TR INTERNA DOBLE PROGR SIN HORARIO) Cifras a enero 20 de 2015, 8 p.m.

21 AVANCE DEL PROYECTO POR MACROPROCESO Antecedentes El proyecto de Mejoramiento de Procesos y Cultura Organizacional consta de cuatro fases: Fase 1 Diagnóstico organizacional ( Diciembre 2012). Fase 2 Definición del Modelo Conceptual: (Cadena de Valor y Macroprocesos) Definición de Macroestructura, (Resolución 059) (Primer semestre 2013)

22 Estudiantes Potenciales Profesionales éticos, competentes, críticos, creativos, autónomos y comprometidos con la sociedad. AVANCE DEL PROYECTO POR MACROPROCESO Planeación y Aseguramiento de la Calidad Asuntos estudiantiles Enseñanza y Formación Estudiantil Desarrollo del conocimiento Relación con el Medio Gestión de Personas Gestión de las Operaciones Gestión de las Finanzas Gestión del Mercadeo Gestión de la Comunicación

23 ESTADISTICAS GENERALES Descripción Total Macroprocesos 10 Procesos 46 Subprocesos 141 Procedimientos 200

24 ESTADO DE AVANCE POR ETAPAS 43.5% 45.7% 82.6% 89.1% Implementación Capacitación Diseño Análisis

25 23/01 30/01 06/02 13/02 20/02 27/02 06/03 13/03 20/03 27/03 10/04 PROCESOS CULMINADOS Gestión de Bienes Muebles e Inmuebles y de servicios Gestión de Aprovisionamiento de Bienes y Servicios Gestión Logística de Eventos Gestión de Investigación de Mercados Gestión de Mercadeo y Marca Gestión de Publicidad Gestión de promoción y Captación de Estudiantes Gestión Financiera Estudiantil

26 23/01 30/01 06/02 13/02 20/02 27/02 06/03 13/03 20/03 27/03 10/04 PROCESOS CULMINADOS Orientación Académica al Estudiante* Gestión de Flujo de Caja e Inversiones Gestión de Procesos Contables Gestión de Facturación y Cartera Planeación Financiera Consultorías y asesorías Administración y Asignación Académica Inscripción, Admisión y Matrícula

27 23/01 30/01 06/02 13/02 20/02 27/02 06/03 13/03 20/03 27/03 PROCESOS EN CURSO Bienestar Estudiantil Fomento y Desarrollo de la Investigación Gestión de las Comunicaciones Externas Gestión de Espacios Físicos Gestión de Auditoría y Control Gestión de Contrataciones y Convenios Gestión de Representación legal y Jurídica Gestión Documental (Archivo y Correspondencia) Gestión de Gobierno de TIC Gestión del Mejoramiento Organizacional Convenciones Análisis Diseño Capacitación Implementación Cargas de trabajo

28 23/01 30/01 06/02 13/02 20/02 27/02 06/03 13/03 20/03 27/03 PROCESOS EN CURSO Gestión de Viajes Administración de servicios de seguridad Gestión de Selección, Contratación e Inducción Fomento y Desarrollo del Emprendimiento Atención a la Comunidad Universitaria Registro Académico y Grados Desarrollo Curricular Formación y Desarrollo de Profesores y Docentes Gestión de Apoyos Académicos Gestión de las Comunicaciones Internas Convenciones Análisis Diseño Capacitación Implementación Cargas de trabajo

29 23/01 30/01 06/02 13/02 20/02 27/02 06/03 13/03 20/03 27/03 PROCESOS EN CURSO Gestión de Salarios y Trámites de Personal Bienestar laboral, Seguridad y salud en el trabajo Formación y Desarrollo Administrativo Gestión de la Evaluación del Desempeño Gestión de Relaciones laborales Aseguramiento de la Calidad Planeación Estratégica Educación Continuada Gestión de Egresados Internacionalización y movilidad de la Comunidad Convenciones Análisis Diseño Capacitación Implementación Cargas de trabajo

31 6. GESTIÓN HUMANA 1. SELECCIÓN DE PERSONAL Objetivo: Seleccionar y promover por méritos al personal nuevo y antiguo Descripción Cantidad Profesores T.C. 34 Profesores horas cátedra 232 Administrativos planta nuevos 18 Administrativos ascendidos por méritos 19* Administrativos temporales 198 * 2012: : : 2 y 7 más en proceso

32 6. GESTIÓN HUMANA 2. MOVILIDAD DE LA PLANTA Objetivo: Racionalizar y adecuar la planta administrativa a los perfiles y necesidades de las áreas (cargas de trabajo). Descripción Planta Descripción Renuncias Retiros por pensión

33 6. GESTIÓN HUMANA 3. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Objetivo: Implementar una cultura de desempeño basada en el trabajo por resultados articulado a las metas institucionales.

34 6. GESTIÓN HUMANA RESUMEN ESTADO DE LOS USUARIOS Estado Usuarios Proporción Definición Objetivos % Aprobación Objetivos % Seguimiento Objetivos % TOTAL USUARIOS % Consolidado 22.3% Definición Objetivos 13.5% 64.1% Aprobación Objetivos Seguimiento Objetivos

35 6. GESTIÓN HUMANA 4. FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN Objetivo: Mejorar las competencias para adecuar perfiles de los empleados a los requerimientos de las áreas. BECAS ACUERDO 38 OTORGADAS EN COSTO TOTAL DE BECAS OTORGADAS $ 1,110,496, CANTIDAD BECAS ACUERDO 38 DE Trabajador: 163 Hijos: 76

36 6. GESTIÓN HUMANA AUXILIOS EDUCATIVOS AÑO 2014 No. DESCRIPCIÓN CANTIDAD VALOR 1 2 AUXILIO EDUCATIVO DEL 25% Hijos y cónyuges AUXILIO EDUCATIVO DEL 50% Empleados 111 $ 75,570, $ 26,148, TOTAL 137 $ 101,718,250.00

37 6. GESTIÓN HUMANA Participación en cursos de actualización EJECUCIÓN PLAN DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN 2014 LINEA DE FORMACIÓN NÚMERO DE CONVOCATORIAS NÚMERO DE ASISTENTES ESPECÍFICA DEL CARGO FORMACIÓN EN TIC CULTURA TADEISTA: Nuevos procesos Carta de valores Metodología Evaluación de Desempeño SEGUNDO IDIOMA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO TOTALES

39 7. RETOS Terminar la implementación y las adaptaciones requeridas en Universitas XXI, Oracle y Queryx. Terminar el rediseño de procesos Ajustar el proceso de inscripción, registro y matrícula. Fortalecer y apropiar la promoción por méritos Consolidar el sistema de evaluación del desempeño Desarrollar el programa de formación y capacitación basado en certificaciones de calidad