Boehringer-Ingelheim México Ariba Network Guía de Configuración de la Cuenta PUBLIC

Transcripción

1 Boehringer-Ingelheim México Ariba Network Guía de Configuración de la Cuenta

2 Contenido Configuración de la cuenta Acceso a la cuenta Configuración del perfil de la empresa Enrutamiento de pedido electrónico Enrutamiento de factura electrónica Relaciones comerciales actuales y potenciales Otras Notificaciones Creación de una cuenta de prueba Cómo activar su cuenta de prueba? Gestión de roles y usuarios Roles Creación de función y usuarios Modificación de usuarios Jerarquía de Cuenta Cómo crear una jerarquía de cuenta? Asistencia de Ariba Network 2

3 Configuración de la Cuenta

4 Acceso a la cuenta Ingrese en Ingrese su usuario y contraseña y haga clic en Inicio de Sesión para acceder a su cuenta. Luego, haga clic en la pestaña de Configuración de Empresa. Haga clic en la sección que desee actualizar. 4

5 Configuración del Perfil de la Empresa Complete o actualice todos los campos requeridos en la lista, señalados con un asterisco, en la sección "Básico". Haga clic en el botón "Agregar para clasificar su empresa según producto, territorio de ventas y sector. En la pestaña Negocios", ingrese información financiera y datos fiscales, como ingresar el RFC de su empresa en la sección de Información Fiscal que es indispensable para la validación de sus facturas. En la pestaña "Marketing", puede agregar la descripción y el logo de la empresa e incluso enlaces a sus redes sociales. De ser necesario, también puede incluir el número DUNS en la sección de Créditos e información sobre riesgos de D&B. Asegúrese de guardar todos los cambios que realice. IMPORTANTE: Cuanta más información aporte, más oportunidades de negocio tendrá. 5

6 Enrutamiento de Pedido Electrónico En el enrutamiento de pedido electrónico usted configurará los correos electrónicos donde desea recibir las notificaciones cuando Boehringer-Ingelheim México u otros clientes le envié las ordenes de compra a través de Ariba Network. Utilizar la opción de correo electrónico, para que reciba la notificación cuando tenga una nueva orden de compra de su cliente Boehringer-Ingelheim México y pueda tomar la acción correspondiente. Ariba Network le permitirá configurar hasta 3 correos electrónicos para recibir estas notificaciones. Asegúrese de marcar la casilla Incluir documento en el mensaje de correo electrónico para recibir la información de la orden de compra en formato PDF. Importante: Cuando Ariba Network envía una orden de compra vía correo electrónico y este tiene respuesta automática (por ejemplo Fuera de la Oficina), no se elimina la orden, quedará en estado de Fallo en el estado de enrutamiento con opción a reenviarse. Contemple esto si alguno de los correos tendrá respuesta automática. 6

7 Enrutamiento de Factura Electrónica En el enrutamiento de factura electrónica usted configurará los correos electrónicos donde desea recibir las notificaciones relacionadas a la facturación. Marcar las casillas en la sección de Notificaciones: Fallo de Factura Cambio de estado de factura Ariba Network le permitirá configurar hasta 3 correos electrónicos para recibir estas notificaciones. (Separándolos con comas) Importante: Cuando Ariba Network envía una orden de compra vía correo electrónico y este tiene respuesta automática (por ejemplo Fuera de la Oficina), no se elimina la orden, quedará en estado de Fallo en el estado de enrutamiento con opción a reenviarse. Contemple esto si alguno de los correos tendrá respuesta automática. 7

8 Relaciones Comerciales Actuales y Potenciales Desde el menú Configuración de empresa seleccione Relaciones de Clientes. Usted puede elegir aceptar la relación con el cliente de forma automática o manual. En la sección "Pendiente", puede aprobar o rechazar solicitudes de relación en espera. En la sección Actual", puede revisar las Reglas de Negocio de su cliente y acceder al Portal de Información de Proveedores para visualizar guías, tutoriales, videos de capacitación. Nota: Encuentre clientes potenciales en la pestaña Relaciones en potencia". 8

9 Otras Notificaciones de Ariba Network A través de esta funcionalidad se pueden configurar qué notificaciones del sistema le gustaría recibir y a qué dirección de correo electrónico enviarlas. Desde el menú Configuración de empresa haga clic en la pestaña "Notificaciones. Seleccione la pestaña Network para acceder a las notificaciones de la red y poder determinar a que correo electrónico deberá llegar un aviso una vez que llegue un pedido. Nota: Puede ingresar hasta 3 direcciones de correo electrónico para cada tipo de notificación. Debe separar las direcciones con coma y SIN espacio. 9

10 Creación de una Cuenta de Prueba

11 Cómo activar su cuenta de prueba? Para configurar su cuenta de prueba, haga clic en su nombre de usuario y luego en Cambiar a ID de prueba, le aparecerá la advertencia Está a punto de cambiar a Modo de Prueba haga clic en Aceptar. En la siguiente pantalla creará el usuario y la contraseña para la cuenta de prueba. (puede usar las mismas credenciales que en su cuenta de producción, únicamente el usuario tendrá la palabra test- al inicio. Haga clic en Aceptar. Será transferido a su cuenta de prueba. Nota: Su cuenta de prueba debería estar configurada de forma que la información coincida con la ingresada en su cuenta de producción. Eso garantizará que los resultados de la prueba sean uniformes con los de producción. Nota: Ariba Network siempre mostrará en qué modo ha iniciado sesión (producción o prueba). Su cuenta de prueba tiene el sufijo "-T" agregado a su ID deariba Network. Las transacciones realizadas en la cuenta de prueba, no tienen cargo. 11

12 Cómo visualizar su cuenta de prueba? Una vez que se encuentre en su cuenta de prueba, verá la frase Modo de Prueba en la parte superior de la pantalla. Nota: Ariba Network siempre mostrará en qué modo ha iniciado sesión (producción o prueba). Su cuenta de prueba tiene el sufijo "-T" agregado a su ID deariba Network. Las transacciones realizadas en la cuenta de prueba, no tienen cargo. 12

13 Gestión de Roles y Usuarios

14 Gestión de roles y usuarios Perfil de Administrador Se conecta automáticamente con el usuario y los datos de inicio de sesión ingresados durante la etapa de registro. Es el responsable de la gestión y configuración de la cuenta. Es el punto principal de contacto para usuarios con preguntas o problemas. Crea funciones para la cuenta. Perfil de Usuario: Creado por el administrador. Puede tener distintas funciones, que corresponden con las responsabilidades del usuario. Tiene la obligación de actualizar la información personal del usuario. 14

15 Creación de función y usuarios Desde Configuración de empresa, haga clic en la pestaña "Usuarios" 1 Primero, cree una función: 1. Haga clic en el botón "Crear función" en la sección Función. 2. Ingrese nombre y descripción para la función. 3. Agregue permisos para la función que coincidan con las responsabilidades del trabajo del usuario haciendo clic en las casillas correspondientes. (no olvide navegar entre todas los permisos usando la barra lateral) 4. Haga clic en Guardar". Se ha creado una nueva función. 1 15

16 Creación de función y usuarios 2 Una vez creada la función, podrá crear el usuario de la siguiente manera: 1. Haga clic en el botón Crear usuario. 2. Ingrese toda la información requerida sobre el usuario, incluidos su nombre y datos de contacto. 3. Seleccione una función en la sección Función (de esta manera el usuario tendrá los permisos necesarios y visibilidad de clientes para cumplir su rol). 4. Haga clic en Guardar". 2 Una vez creado el usuario, éste recibirá un correo electrónico a través del cual podrá generar su contraseña. 16

17 Modificación de Usuarios 1. Haga clic en la pestaña Usuarios". 2. Haga clic en "Editar" para editar el usuario seleccionado. 3. Haga clic en el botón Restablecer contraseña" para cambiar la contraseña del usuario. 4. Otras opciones: Eliminar usuario. Agregar a la lista de contactos. Eliminar de la lista de contactos. Convertir en administrador. 17

18 Jerarquía de Cuentas

19 Objetivos de la jerarquía de cuentas El objetivo de este módulo es mostrar y explicarle como crear una jerarquía de cuentas, es decir, como crear una conexión entre las cuentas de una misma empresa. El administrador de la cuenta primaria puede iniciar sesión en las cuentas secundarias y realizar las siguientes acciones: Cambiar la configuración de la cuenta secundaria y completar el perfil. Publicar catálogos. El administrador de la cuenta principal no puede realizar las siguientes acciones: Ver compradores en la cuenta secundaria. Crear documentos (confirmaciones de órdenes de compra). Generar reportes. 19

20 Cómo crear una jerarquía de cuentas? Una jerarquía de cuentas crea una conexión entre las cuentas de una misma empresa que se han registrado por separado. El administrador de la cuenta primaria puede iniciar sesión en las cuentas secundarias y realizar las siguientes acciones: Cambiar la configuración de la cuenta secundaria y completar el perfil. Publicar catálogos. El administrador de la cuenta principal no puede realizar las siguientes acciones: Ver compradores en la cuenta secundaria. Crear documentos (confirmaciones de órdenes de compra). Generar reportes. Pasos para crear la jerarquía de cuentas: 1. Abra el menú desplegable y vaya a Jerarquía de cuenta". En la siguiente página, inicie sesión como administrador o envíe una solicitud a través de un formulario en línea como "no administrador". Una vez que el administrador de una cuenta secundaria confirme el pedido, el nombre de la cuenta combinada se muestra en la página de "Jerarquía de la cuenta. 20

21 Cómo crear una jerarquía de cuentas? 2.- Para agregar cuentas secundarias, haga clic en Enlazar cuentas". Usted deberá elegir cual será la cuenta principal, deberá ingresar el ANID de la cuenta que deseé enlazar. 3.- Ariba Network detectará si existe una cuenta con la información correspondiente y le dará la opción de enlazarla como cuenta principal o cuenta secundaria. 21

22 Asistencia para Ariba Network

23 Asistencia para Ariba Network Para preguntas referentes a habilitación en Ariba Network: Correo Electrónico: webuy-habilitacion@ariba.com 23

24 Asistencia para Ariba Network Ingrese en Si olvido su nombre de usuario o contraseña, haga clic en el enlace Ha olvidado el nombre de usuario o ha olvidado la contraseña. Para acceder a nuestro centro de atención, inicie sesión en su cuenta o ingrese en Haga clic en el enlace Ayuda" que se encuentra en la esquina superior derecha. Haga clic en Centro de Ayuda" y diríjase a la sección Servicio de Asistencia". Busque cualquier tema que le interese. Si ninguno de los artículos responde sus preguntas, haga clic en Crear un servicio de ayuda En línea para contactarse con nuestro equipo de atención al cliente. Complete el formulario que se encuentra en nuestro sitio web. Seleccione el tipo de problema. Coloque Boehringer- Ingelheim México en la descripción. 24