Aplicaciones de inteligencia de negocios

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1 Esta obra esta bajo una licencia de reconocimiento-no comercial 2.5 Colombia de creativecommons. Para ver una copia de esta licencia, visite o envié una carta a creative commons, 171second street, suite 30 San Francisco, California 94105, USA Aplicaciones de inteligencia de negocios Autores: Lina Marcela Igua Torres María Paula Contreras Navarrete Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento Tutor Investigación: Juan Felipe Reyes Rodríguez Coordinadores: Alejandro Nieto Ramos Juan Felipe Reyes Rodríguez Jorge Alberto Torres Vallejo Coordinador Servicios Web: John Jairo Vargas Analista de Infraestructura y Comunicaciones: Diego Jiménez Analista de Sistemas de Información: Víctor Ramos BOGOTÁ D.C. Junio

2 APLICACIONES DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS Director Unidad Informática: Tutor Investigación: Henry Martínez Sarmiento Juan Felipe Reyes Rodríguez Auxiliares de Investigación: Camilo Alexandry Peña Talero César Leonardo Garibello Claudia Patricia Ospina Aldana Daniel Francisco Rojas Martín Diego Esteban Eslava Avendaño Edward F. Yanquen Briñez Francisco Gonzalez Buitrago Gloria Stella Barrera Ardila Iván Albeiro Cabezas Martínez Javier Alejandro Ortiz Jeimmy Paola Muñoz Juan Carlos Tarapuez Roa Juan David Paez Juan David Vega Baquero Lina Marcela Igua Torres Lineth Johana Nieto Maria Paula Contreras Navarrete Sandra Milena Castellanos Páez Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el equipo perteneciente a la Unidad de Informática. Se prohíbe la reproducción parcial o total de este documento, por cualquier tipo de método fotomecánico y/o electrónico, sin previa autorización de la Universidad Nacional de Colombia. BOGOTÁ D.C. Junio

3 Contenido 1. RESUMEN ABSTRACT INTRODUCCIÓN BUSINESS INTELLIGENCE Descripción de la Inteligencia de Negocios Componentes de la Inteligencia de Negocios Una Solución de Business Intelligence SPAGOWORLD SPAGOBI Arquitectura Instalación del Software Interfaz de Spago World Botones Generales VANILLA BI OPEN SOURCE PLATFORM Phpmyadmin Descarga Vanilla Instalación

4 7.2.2 Utilización Portal Vanilla BI IBM COGNOS Ventajas del Software Componentes Historias de Éxito HERRAMIENTAS ANALÍTICAS SpagoBI Funcionalidades IBM Cognos SERVICIOS VIABILIDAD TÉCNICA Spago BI IBM Cognos CONCLUSIONES BIBLIOGRAFÍA ANEXOS MANUAL DE USUARIO VANILLA Creación de Reportes Crear un nuevo reporte

5 Página de Título Página de Diseño Página de Opciones Abrir un reporte existente Usar el buscador de metadata Free Analysis Web Abrir un cubo Manipulación del cubo Agregar dimensiones y medidas Agregar una gráfica Exportar el cubo Free Metrics Web Selección de la categoría y el periodo de tiempo Estadísticas Gráficas Free Dashboards Creación del área de trabajo Manipulación del Dashboard Administración de Seguridad Creación de Roles

6 5.2. Creación de Usuarios Creación de grupos PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE VANILLA METODOLOGÍA TALLER

7 1. RESUMEN La Inteligencia de Negocios (Business Intelligence) se puede definir como el conjunto de productos y servicios que permiten a los usuarios acceder y analizar la información de manera rápida para la toma de decisiones en todos los niveles del negocio: operativo, táctico y estratégico. 1 Su importancia radica en la actual necesidad de las organizaciones de tener información rentable y eficaz para una mejor toma de decisiones respecto de la competencia de la organización. Se caracteriza principalmente por su multidimensionalidad, porque busca sintetizar la información para resaltar lo más relevante (data mining) y por su interés en el trabajo colaborativo, apareciendo como una solución a la descentralización de la toma de decisiones en las organizaciones. En vista de la importancia que este concepto ha tomado en los últimos años, a lo largo de la investigación se evaluaron diferentes software que responden a las necesidades de la Inteligencia de Negocios y contienen las herramientas necesarias para conseguir una buena estrategia que asegure el éxito en la toma de decisiones. SpagoBI, Vanilla 3.4 e IBM Cognos 8.4 serán las herramientas analizadas. Cada una de ellas proporciona los elementos que se reconocen como básicos a la hora de realizar un análisis detallado de la información, facilitando y apoyando un proceso eficiente de toma de decisiones basado en la participación activa de todos los miembros de la organización, quienes con la ayuda de información confiable y actualizada mejorarán el rendimiento y la operación de la empresa. Finalmente se hará un análisis que permita revelar la pertinencia de la implementación de dichos software en la Unidad de Informática teniendo en cuenta la estructura física de los equipos y el entorno académico de la universidad. 1 7

8 2. ABSTRACT Business Intelligence (BI) can be defined as the set of products and services that enable users to access and analyze information quickly to improve decision-making at all business levels: operational, tactical and strategic. It s importance relies in the organization s current need to have effective and efficient information for better decision-making when comparing with the others enterprises. It is characterized mainly by its multidimensionality, because it seeks to synthesize information highlighting the most relevant things (data mining) and for its interest in collaborative work, appearing as a solution to the decentralization of decision making in organizations. Given the importance that this concept has taken in recent years, along the research different software will be evaluated, they meet the needs of Business Intelligence and contain the necessary tools to obtain a good strategy that ensure success in the decision-making process. SpagoBI, Vanilla 3.4 and IBM Cognos 8.4 are the tools that will be analyzed. Each one of them provides the elements that are recognized as basic at the time of making a detailed analysis of information, supporting an efficient process of decision making based on the active participation of all members of the organization, whose in support of reliable and updated information will improve performance and operation of the company. Finally, an analysis would reveal the pertinence of the implementation of such software in the Unidad de Informática taking into account the physical structure of equipment and the academic environment of the university. 8

9 3. INTRODUCCIÓN El entorno empresarial actual se caracteriza por operar en un ambiente de alta competitividad en donde se generaliza el creciente deseo de obtener mayores ganancias a menores costos. Para posesionarse en los primeros lugares del mercado e innovar constantemente en las estrategias que permitan alcanzar las metas trazadas es imprescindible contar con herramientas de todo tipo que faciliten la obtención de ventajas competitivas y de diferenciación respecto a los demás agentes. Por esto, este trabajo se encarga de mostrar a la Inteligencia de Negocios y sus diferentes aplicaciones como una solución práctica al manejo de la información que una organización necesita. Como el término lo indica, reúne todas las capacidades necesarias para convertir los datos en información relevante, valiosa y confiable a la cual todos los miembros de la organización tienen acceso; esto facilita y mejora la toma de decisiones en todos los niveles de la institución y asegura que el seguimiento de estrategias basadas en este concepto producirá los resultados esperados ampliando a su vez la facilidad de adaptación a los nuevos desafíos del entorno. La Inteligencia de Negocios está definida como la consecución de la información correcta por las personas adecuadas en el momento indicado (R.M Bogza & Dorin Zaharie). Junto con la evolución y aceptación global de este concepto se ha hecho necesario el desarrollo de herramientas informáticas que respondan a las necesidades de las organizaciones en permanente crecimiento. Múltiples software de Inteligencia de negocios han sido creados y perfeccionados, cada uno con variedad de herramientas y metodologías que permiten al usuario procesar datos con el fin de obtener la información que requieran en la forma y momento en que la necesiten. 9

10 Siendo ese el contexto en el cual nos encontramos hoy en día, es de vital importancia que el entorno educativo tome un papel activo en el desarrollo de las capacidades analíticas de los estudiantes que en el futuro se verán enfrentados a estos desafíos; donde el propósito más importante de implementar sistemas de inteligencia de negocios sea incrementar la calidad de la información que es dada por el conocimiento que los trabajadores tienen de cada uno de los niveles de la organización. Se centra especialmente en la facilidad al acceso de la información más no en el contenido de ésta pues los mismos usuarios son los que la incorporan en el sistema. Por lo anterior, toma importancia dentro del desarrollo o aprendizaje de un sistema de información, el conocimiento de negocios que las personas de la organización y que tengan acceso al sistema tengan. En el contexto de la toma de decisiones, los sistemas de Inteligencia de Negocios aparecen como una solución tecnológica con una alta capacidad de análisis que le ofrece a los stakeholders de la organización información valiosa para la toma de decisiones; pues desarrolla una base de datos y un ambiente de toma de decisiones que da resultados consistentes. Por estas razones es necesario hacer una revisión sobre estas aplicaciones, sus herramientas y las facilidades que ofrecen a los usuarios, con el fin de encontrar el software que más se adapte a las condiciones de la Unidad de Informática de la Facultad de Ciencias Económicas y a las expectativas de los estudiantes de la Universidad Nacional de Colombia. Se han explorado todas las capacidades que el Software de Cognos Business Intelligence de IBM ofrece para facilitar y ampliar el análisis e integración de la información y así incrementar y precisar la toma de decisiones en las empresas. Siendo una herramienta de tan alto valor agregado, la cual asegura el éxito de la toma de decisiones en el campo profesional, independientemente del negocio al cual se pertenezca. Por otro lado, también se han explorado dos opciones de Inteligencia de Negocios de código abierto: SpagoBI y Vanilla los cuales permiten el fácil acceso a todos los usuarios y facilidad para incluirlo dentro de la academia debido a su bajo costo. 10

11 4. BUSINESS INTELLIGENCE 4.1 Descripción de la Inteligencia de Negocios El término Business Intelligence aparece en 1996 en un reporte de Gartner Group 2 y hacía referencia a una parte de las empresas de vanguardia que hacían las aplicaciones de la Inteligencia de Negocios disponible para todos los miembros de la organización y a la vez sintetizaban la información valiosa para una toma de decisiones correcta. Además, la hacía ver como una de las claves para surgir en el mercado competitivo y mantenerse adelante de sus competidores. La Inteligencia de Negocios se puede definir como el conjunto de productos y servicios que permiten a los usuarios acceder y analizar la información de manera rápida para la toma de decisiones en todos los niveles del negocio: operativo, 2 Es la compañía líder a nivel mundial en investigación y asesoramiento sobre tecnologías de la información con sede en Stamford, Connecticut. El término fue creado por Howard Dresner, un Investigador del grupo y es esencialmente un término general para cubrir una serie de metodologías e ideas para el aumento de la eficiencia y la rentabilidad empresarial en el lugar de trabajo. 11

12 táctico y estratégico. 3 - Nivel Operativo: permite a los trabajadores acceder a la información operativa de manera oportuna y se compone esencialmente de herramientas de creación de reportes con hojas actualizadas frecuentemente. - Nivel Táctico: permite a los analistas de datos y a la gerencia media utilizar las herramientas de análisis y consulta con el fin de obtener la información del nivel operativo; con esto se busca saber el desarrollo de un período específico, comprobar si los resultados fueron los esperados o no, y mirar que el comportamiento sea normal. - Nivel Estratégico: Permite a la alta gerencia analizar tendencias, metas y objetivos estratégicos de la organización (Scorecard). Scorecard: fue un término introducido por Robert Kaplan quien lo define como: un esquema multidimensional para describir, implementar y administrar la estrategias organizacionales en todos los niveles de la empresa a través de mediciones del cumplimiento de los objetivos 4. Ventajas del Scorecarding Alineación estratégica de toda la organización hacia un mismo objetivo. Fomento del trabajo en equipo: colaboración y coordinación hacia la consecución de una estrategia definida. Sintetiza un gran volumen de datos que surgen a

13 diario para facilitar el análisis de su importancia. Desarrolla el conocimiento y el capital humano Además de lo anterior, la inteligencia de negocios ha ayudado a las empresas y a las compañías a racionalizar su flujo de trabajo es decir, reducir el esfuerzo en la toma de las decisiones y en la consecución de los objetivos ya que permite elaborar un sistema de vigilancia o control de resultados de manera más completa y permite identificar de manera más fácil los recursos desperdiciados o lo lugares o personas en los que se necesita manejar los costos, entre otros. Business Intelligence Mejora la gestión de la empresa Mayor eficiencia en el proceso de toma de decisiones Reducción de costos por un incremento en la eficiencia de la infraestructura de las tecnologías de la información Aumento en la Disponibilidad de información productividad de los de mejor empleados 13 calidad que es compartida por toda la organización Se crea un lenguaje homogéneo mejorando la comunicación

14 La inteligencia de negocios se convierte entonces en un proceso de automatización. La importancia de la Inteligencia de Negocios radica en la necesidad de las organizaciones de tener información rentable, eficaz y a su vez segura para que a partir de ésta se puedan determinar los tipos de decisiones que se tomarán y la posición en la que se encuentra la organización respecto a la competencia (seguimiento de la información de otras empresas); si la información se realiza de forma adecuada los beneficios para la organización aumentarán. El sistema de inteligencia de negocios se basa en los datos en lugar de simples conjeturas 5 ; los datos se recolectan por un medio imparcial, justo y organizado de manera lógica, con el fin de obtener los mejores resultados pues parte de una cuidadosa observación y recogida de información que se convierte en una gran base de datos con el fin de hacer a la empresa más eficiente y rentable. Estos sistemas de Inteligencia Empresarial dependen de componentes de software altamente especializado y avanzado tanto para la recopilación de datos como para poder cumplir su función de mejorar la gestión empresarial, así podrán funcionar con eficacia y asegurar las decisiones que se toman en los niveles superiores de la organización. Igualmente asegurarán a la empresa en un punto crucial: el conocimiento de sus propios asuntos internos. 5 Tomado de 14

15 Personal calificado para las fases de diseño e implantación de la estrategia Factores Clave para el éxito de una estrategia BI Diseño apropiado de la estrategia Alineación de objetivos entre usuarios y el departamento de sistemas de información Disponibilidad de herramientas adecuadas como una plataforma tecnológica Igualmente, el término Inteligencia de Negocios hace referencia a tecnologías, aplicaciones y prácticas para recolectar, integrar, analizar y presentar de la información de los negocios. (Gang T. and Kai C. 2008) - Características: 1. Rápido procesamiento de datos: puede acceder a los datos en cualquier momento o segmento de los departamentos. 2. Análisis de correlación inteligente: hace un completo uso de los modelos matemáticos y ofrece suficiente material de toma de decisiones. 3. Análisis multidimensional: en mercadeo, clientes, precios, entre otros. 4. Resultados progresivos del análisis: para bridar datos específicos en la toma de decisiones. 15

16 Ilustración 1: Diagrama de un sistema de Inteligencia de Negocios 4.2 Componentes de la Inteligencia de Negocios - Componentes convencionales y analíticos: 1. Multidimensionalidad: la multidimensionalidad hace referencia a todas las formas en que se puede encontrar la información: hojas de cálculo, bases de datos, entre otras. 2. Data Mining: Sintetizar la gran información que las empresas pueden generar sobre sus procesos productivos, desempeño operacional, mercados y clientes. Con esta información se puede identificar tendencias y comportamientos e identificar las relaciones entre las bases de datos (descubrimiento de información oculta). 3. Agentes: Son programas que piensan y realizan tareas poco complejas sin necesidad de la intervención humana (elaboración de documentos); son redes neuronales encargadas de localizar tendencias en las diferentes variables, compararlas con las reglas de negocio y generar reacciones frente a un conjunto de circunstancias. 4. Data Warehouse: Es una respuesta de las tecnologías de la información a la descentralización de las decisiones, ya que la información es colocada en el encargado de cada una de las áreas funcionales y le 16

17 proporciona herramientas de análisis y búsqueda de información (soportar la toma de decisiones). Éste es un repositorio donde se integran y almacenan diferentes fuentes de información, necesaria para soportar los procesos de toma de decisiones. 5. Spatial Análisis: Orientado al manejo espacial, allí se presenta información relevante para el negocio como la ubicación geográfica de los clientes. 6. Data Mart: Parte que representa un subconjunto de la información, orientada por temas y diseñada por un área específica, pueden ser estructuras de tecnología OLAP Una Solución de Business Intelligence Más allá de estos componentes, en la actualidad el nuevo objetivo de la sociedad y de las empresas es utilizar la información de una manera eficiente que les permita generar conocimiento dirigido a mejorar los procesos empresariales. En este orden de ideas, la ventaja competitiva de las organizaciones depende en gran medida de la forma de interpretar y aprovechar la información. Por ello, una solución integral de Business Intelligence debe estar compuesta por tres elementos: 1. Diseño conceptual de los sistemas. En el entorno BI el objeto central del sistema es la información, razón por la cual el diseño de las estrategias cobra gran importancia. Este debe responder a varias preguntas esenciales: cuál es la información relevante para tomar decisiones?, cuál debe ser el formato y composición de los datos a utilizar? y de dónde vienen esos datos? 2. Construcción y alimentación de datawarehouse y/o de los datamarts. 6 Se refieren a herramientas interactivas que permiten realizar análisis multidimensional. 17

18 Un datawarehouse es una base de datos corporativa que prepara los datos para actividades de query reporting 7. Un datamart es una base de datos más especializada, orientada a necesidades particulares. El datawarehouse impide un entendimiento directo entre los sistemas operacionales y las necesidades de información para la toma de decisiones, generando problemas básicos de interrelación. Por este motivo ambas bases de datos se deben estructurar adecuada y conjuntamente. 3. Herramientas de explotación de la información. Existen cinco herramientas básicas que se deben tener en cuenta: Query & reporting (elaboración y consulta de informes), Cuadros de mando analíticos (elaborar informes de indicadores clave para la gestión), Cuadro de mando integrales (pueden traducir la estrategia de la empresa en un conjunto de objetivos e iniciativas), OLAP (herramientas de procesamiento analítico en línea) y data minning (extracción de conocimiento útil a partir de la información contenida en las bases de datos de la empresa). 5. SPAGOWORLD SpagoWorld es una iniciativa de código abierto creada y apoyada por Engineering Group 8. Sus aplicaciones pertenecen a una nueva generación de proyectos que se caracterizan por: 7 Consulta y presentación de informes 8 Grupo Italiano de 13 empresas pertenecientes a la línea de negocio del mercado. Es un proveedor global de servicios relacionados con Tencología de la Información. El grupo cree en el software de código abierto como el principal acelerador para el logro de los objetivos críticos del negocio. 18

19 Enfoque holístico y procesos de desarrollo planificados y maduros. Diseño complejo que responde a los diferentes requerimientos del proyecto del negocio. Participación de una amplia comunidad de usuarios y organizaciones, especialistas de código abierto y consultores. Servicio de soporte garantizado. Es importante resaltar que SpagoWorld promueve el desarrollo sostenible de los proyectos con el fin de permitir a las empresas alcanzar sus objetivos en un contexto de seguridad común, fomentado por la calidad de la información, estándares abiertos y constante innovación. Su estrategia consiste en compartir todos los procesos con la comunidad, consolidando soluciones de código abierto y estableciendo asociaciones alrededor del mundo. 6. SPAGOBI Es un proyecto perteneciente a SpagoWorld y es la única suite totalmente abierta de Inteligencia de Negocios. Apoya las estrategias que deben seguirse diariamente en los negocios acerca de la toma de decisiones y el nivel operacional de la organización, cubriendo todas las áreas de análisis de proyectos relacionados con la Inteligencia de Negocios y proveyendo así temas y herramientas innovadoras. NOTA: Es importante aclarar que inicialmente se trabajó con el Demo disponible en la página web de SpagoBI y por lo tanto la mayoría de imágenes pertenecen a ésta o a la documentación disponible. 19

20 6.1 Arquitectura El software está compuesto por una serie de módulos: 1. SpagoBI Server: El servidor es el módulo principal del software ya que ofrece el núcleo y todas las funcionalidades de análisis, además de las herramientas administrativas necesarias y los servicios de multiplataforma. Está basado en dos modelos conceptuales: Modelo Analítico y Modelo de Comportamiento. Modelo Analítico. Es el núcleo de SpagoBI Server y cubre el rango completo de las necesidades analíticas permitiendo así el desarrollo de soluciones para cada área. Modelo de Comportamiento. Regula la visualización de los documentos y los datos de acuerdo al rol del usuario. 2. SpagoBI Studio: Permite al usuario diseñar y modificar todos los documentos de análisis como los reportes y tablas. 3. SpagoBi Meta: Está específicamente centrado en la administración y exploración de la metadata. 4. SpagoBI SDK: Es la herramienta utilizada para la integración de los servicios provistos por el servidor. Su objetivo es integrar los documentos por medio de un amplio rango de servicios web y publicarlos en un portal externo. 6.2 Instalación del Software La instalación inicial del software se realizó en Virtualbox, un Software de virtualización 9, para probar su correcto funcionamiento. Para instalar esta 9 Es una aplicación de Oracle por medio de la cual es posible instalar sistemas operativos adicionales e independientes al sistema operativo del computador. 20

21 aplicación deben seguirse los siguientes pasos: ***Se va a trabajar con una imagen virtual en formato.vdi ya que este es el formato que Virtualbox maneja*** 1. Ingresar a la página web y elegir el link que dice Downloads. 2. Descargar el software de acuerdo al sistema operativo que esté usando. 3. Ejecutar el archivo. Al hacerlo, aparecerá el asistente de configuración al cual debe dar Siguiente. 4. En algún momento aparecerá en el asistente una advertencia sobre la conexión a la red del equipo; elija la opción SI. 21

22 Ilustración 2: Advertencia de conexión a red 5. Finalmente seleccione Instalar; el proceso tardará unos minutos. A lo largo de la instalación, su computador irá solicitando permismos, aceptelos todos para una correcta instalación. Por último seleccione Terminar. 6. Enseguida se iniciara el administrador de Virtualbox. 22

23 Ilustración 3 Virtualbox 7. Para trabajar sobre un archivo es necesario crearlo eligiendo Nuevo en la parte de arriba del programa. En seguida aparecerá otra ventana que solicitará en primer lugar dar un nombre y el tipo de sistema operativo 10 al archivo. 8. Luego se preguntará el tamaño de la memoria que el usuario desea asignarle a a la máquina virtual. Aunque ahí se recomienda 512 MB, es mejor elegir 1 GB (1924 MB) para que la máquina trabaje con tranquilidad. Ilustración 4 Elección de tamaño de memoria. 10 Se recomienda que el sistema operativo coincida con el del computador. 23

24 9. En el disco duro virtual se debe elegir la opción Usar un disco duro existente debido a que se va a trabajar con un archivo que ya está guardado en el computador. Inmediatamente se activará la barra de abajo y el simbolo de Abrir, el cual al seleccionarlo le permitirá buscar la ubicación del archivo. Para esto debe seleccionar la opción Agregar. Abrir Ilustración 5 Elección del disco duro Ilustración 6 Adición de archivos. 10. Luego de haber elegido el archivo seleccione siguiente y por último Terminar. En seguida deberá aparecer en la parte izquierda del Administrador el nuevo archivo. 24

25 Ilustración 7 SpagoBI instalado. 11. Finalmente para empezar a trabajar debe seleccionar el archivo y hacer click en Iniciar; la máquina virtual iniciará como una máquina normal. La máquina solicitará un inicio de sesión el cual debe hacerse presionando las teclas Ctrl + Supr. 12. Luego de haber iniciado correctamente en el Escritorio de la máquina virtual aparecerán dos íconos de Spago, el Tomcat y la entrada al servidor web. Lo primero que debe hacerse es correr el Tomcat y esperar que termine; es importante tener en cuenta que luego de que haya terminado, este no se debe cerrar sino minimizar o de lo contrario el software no funcionará. 13. Para ingresar al servidor web debe seleccionar el ícono que lo representa y este abrirá automáticamente. Allí el software solicitará un usuario y contraseña para iniciar sesión. En este caso el usuario y contraseña son los mismo: biuser. 14. Ahora podrá trabajar en el software. 15. Si desea volver a trabajar en la máquina normal sin cerrar la virtual el comando es Ctrl + click izquierdo 25

26 6.2.1 Interfaz de Spago World APLICACIONES DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS La interfaz de SpagoBI es bastante dinámica y permite guíar facilmente a los usuarios a través del uso de software. Está compuesta por dos partes: la parte de arriba que contiene los botones básicos y necesarios para llevar a cabo las diferentes funciones que ofrece, y la parte de abajo en la cual se desarrollan y se visualizan todos los procesos y resultados Botones Generales La parte izquierda de arriba contiene las funcionalidades que SpagoBI ofrece. Ilustración 8 Botones principales Documents Browser (Navegador de Documentos) es en donde los usuarios podrán administrar y visualizar los documentos que han guardado y almacenado. Directional Dashboards en donde podrán visualizar las gráficas del desempeño de la empresa en tiempo real para mantenerse permanentemente informados. Kpi Model donde los usuarios podrán visualizar y análizar todo lo relacionado con el comportmiento de los Indicadores de Gestión de la organización. Graphical analysis el cual incluye por un lado el análisis geográfico y por otro tablas de la información que puede ser organizada en diferentes categorías según el objetivo del análisis. 26

27 Reporting donde los usuarios podrán analizar con más detalle la información por medio de relaciones exactas entre las variables. Advanced Analysis que incluye los elementos necesarios para hacer análisis aún más profundos y detallados dentro de los cuales se encuentra el análisis multidimensional. Parte Alta Derecha Ilustración 9 Parte Derecha Permite cambiar el idioma del software. Los idiomas disponibles son Italiano, Ingles, Español y Francés. Brinda información sobre SpagoBI Salida Parte Baja Derecha Ilustración 10 Parte Baja Derecha Permite ampliar o reducir el área de trabajo 27

28 Permite dar una calificación al documento Imprimir Permite guardar el documento en una carpeta de uso personal Permite marcar el documento Permite hacer anotaciones sobre el documento Permite ver la descripción de la metadata del documento Permite exportar el documento en diferentes tipos de archivos. Actualiza la ejecución del documento para algunos casos en los cuales es necesario hacer cambios. 7. VANILLA BI OPEN SOURCE PLATFORM 3.4 Vanilla es otra plataforma de Inteligencia de Negocios totalmente abierta que brinda las herramientas necesarias para impulsar y mejorar la toma de decisiones en las organizaciones por medio de estrategias que se apoyan en información actualizada, confiable, transparente y accesible para todos los miembros de la organización. Este proyecto es liderado por el grupo BPM 11 Conseil, líder en el desarrollo y provisión de 11 Business Process Management 28

29 plataformas de inteligencia de negocios de código abierto en el mercado francés. Actualmente está disponible la versión 3.4, última y mejorada versión de este software. Entre las nuevas características se destacan una interfaz más amable e intuitiva al usuario, una serie de mapas dinámicos que complementan el análisis de las diferentes variables y una herramienta de análisis más completa e integral con la inclusión de tablas y gráficas. El software Vanilla 3.4 ofrece diferentes y novedosos módulos para satisfacer las necesidades de todos los usuarios de Inteligencia de Negocios en una organización. Portal BI El portal web para mirar y publicar reportes, cubos OLAP, dashboards y otros documentos. FreeWebReport Un módulo de creación y visualización de reportes, basado en la web, permite la elaboración tanto de listas simples como de informes complejos que tengan relación con otros documentos. FreeAnalysisWeb Un módulo basado en la web que facilita la búsqueda y análisis de cubos OLAP. FreeDashboardWeb Un módulo basado en la web diseñado para gestionar e implementar tablas de resultados. FreeMetricsWeb Un módulo basado en la web que permite buscar y manipular aplicaciones de los Indicadores Claves de Gestión. Esta nueva versión cuenta además con una herramienta única que permite administrar fácilmente todo lo que hace referencia a la seguridad de cada uno de los componentes del software de una forma fácil y rápida. EnterpriseServices es de cierta manera la columna vertebral de la suite de Vanilla. Igualmente el software ofrece la posibilidad de ampliar las opciones de trabajo, permitiendo a los usuarios operar con tres motores de bases distintos: Mysql, PostgreSQL y H2. Nota: En este caso se utilizó Mysql server, sin embargo podrá encontrar mayor 29

30 información sobre los otros sistemas en la documentación relacionada con la instalación de Vanilla PhpMyAdmin Para ampliar la funcionalidad del software y con el fin de que la información con la que se trabaja sea confiable, es necesario que las bases de datos puedan ser actualizadas fácilmente. De esta manera PhpMyAdmin aparece como una herramienta de software libre, escrita en lenguaje php y diseñada para administrar en línea las bases de datos que se encuentran en el motor de Mysql. Por simplicidad y con el fin de tener un marco integrado, se recomienda a los usuarios descargar XAMPP, el cual incluye de forma predeterminada PhpMyAdmin Descarga 1. Descargar XAMPP, el cual está disponible en la dirección: Nota: El usuario escogerá la opción que más se ajuste a su sistema operativo. 2. Ejecutar el instalador y dar siguiente a todas las indicaciones sin hacer ninguna modificación. Luego de que esta se complete XAMPP podrá encontrarse en Inicio, programas y se usará para iniciar y detener los servidores cuando se desee. 12 Esta guía podrá ser descargada en 30

31 Ilustración 11 Panel de control de XAMPP 3. Configuración del entorno Java y de las variables de entorno. Para esto el usuario debe parase sobre el ícono de Equipo, dar click derecho y seleccionar la opción Propiedades. Luego debe dirigirse a Configuración Avanzada del Sistema, generando una nueva ventana. En la pestaña opciones avanzadas deberá seleccionar la opción Variables de Entorno. Es necesario que se verifique que la presencia de la variable JAVA_HOME ya que esta va a contener el JDK (Java Development Kit) el cual es necesario para la ejecución de los programas y el JRE (Java Runtime Environment) que será el entorno de ejecución. 7.2 Vanilla 3.4 Para la instalación del software es necesario que el sistema operativo utilice mínimo una versión Java 1.6 y que las variables de entorno explicadas anteriormente estén configuradas. Para la instalación debe seguir los siguientes pasos: 31

32 1. Descargar el software accediendo a la dirección: en la sección de descargas. Allí podrá escoger la versión del servidor que más se ajuste a su sistema operativo. 2. Luego de descargar el archivo es necesario descomprimirlo. Ilustración 12 Vista del contenido del archivo descomprimido. 3. Se debe configurar la plataforma en la carpeta llamada vanilla-conf. 32

33 La carpeta bonita contiene la configuración del entorno de trabajo; los tres archivos que contiene incluyen referencias de las bases de datos y a cada uno de ellos debe hacérsele únicamente la siguiente configuración: Dialect: org.hibernate.dialect.mysqldialect Driver class: com.mysql.jdbc.driver Connection url: jdbc:mysql://localhost:3306/bonita_core Ilustración 13 Contenido del archivo Hibernate. NOTA: No editar el archivo log.xml 4. Antes de iniciar el servidor es necesario importar las bases de datos con las que trabaja Vanilla a PhpMyAdmin. Para esto debe seguirse los siguientes pasos: a. Ingresar a la dirección y seleccionar la opción phpmyadmin que se encuentra en la parte inferior izquierda. b. Seleccionar la opción importar para subir las bases de datos de Vanilla. 33

34 c. Buscar la localización de los archivos tipo.sql que se encuentran en la carpeta databases. Subir por separado cada uno de ellos seleccionando Continuar y repetir el proceso hasta que todas las bases de datos estén en phpmyadmin. Ilustración 14 Contenido de la carpeta databases d. Luego de haber subido correctamente todos los archivos, en la parte izquierda de phpmyadmin que incluye una lista desplegable de Base de Datos deberán aparecer todos los archivos. 34

35 Ilustración 15 Visor de bases de datos contenidas en phpmyadmin 5. Ahora que las bases de datos pueden administrarse por medio de phpmyadmin es necesario iniciar el servidor por medio del Tomcat startvanilla. 35

36 Ilustración 16 Inicio del Tomcat completamente Nota: Es importante tener en cuenta que las últimas dos líneas deben indicar que el servidor inició correctamente. 6. Finalmente podrá acceder a la plataforma y seleccionar alguno de los tres usuarios predeterminados. Para esto debe dirigirse a Esta herramienta permite administrar y manejar de forma eficiente todos los complementos del software, usuarios, roles, grupos, archivos, etc. Aunque esta trabaja conjuntamente con Vanilla necesita ser instalada por separado Instalación Los usuarios pueden descargar la aplicación entrando a la siguiente dirección electrónica y seleccionando la sección de descargas: UNIDAD Ilustración DE INFORMÁTICA 17 Descarga de Y COMUNICACIONES Enterprise Services. 36

37 Nota: Enterprise Services es una versión independiente la cual necesita ser conectada con los repositorios y la base de datos de Vanilla. Para que la aplicación funcione correctamente se necesitará tener el servidor de Vanilla trabajando sin problemas. Ilustración 18 Portal Web de Vanilla BI platform. 7. Igualmente podrá acceder a phpmyadmin y administrar sus bases de datos accediendo a 8. Si el usuario desea entrar desde un equipo diferente al servidor, solamente tiene que cambiar en la dirección URL la palabra localhost por la dirección IP del servidor. 37

38 7.2.2 Utilización Para comenzar a utilizar Enterprise Services deberá seleccionar la aplicación ya instalada e inmediatamente deberá escoger el repositorio con el cual desea trabajar. Para esto siga las instrucciones de la ventana emergente. Ilustración 19 Elección del repositorio 38

39 En ese momento podrá visualizar el menú de Enterprise Services, el cual contiene Ilustración 20 Menú principal de Enterprise Services. información acerca de cada uno de sus módulos y además una barra localizada en la parte inferior que permite el acceso más rápidamente. El primer módulo que aparece incluye la configuración de usuarios, roles y grupos, parte esencial para el manejo de la información y las decisiones en las organizaciones. A continuación se explicará cómo crear y modificar cada uno de estos complementos. 39

40 7.3 Portal Vanilla BI El primer contacto que se tiene con la suite de Vanilla es el Portal web, el cual permitirá a los usuarios interactuar con todas las aplicaciones y herramientas del software. Para ingresar al portal se debe dirigir a la dirección en caso de haber instalado el programa en ese equipo, en caso contrario deberá escribir, en lugar de localhost, la dirección IP del equipo en el cual esté instalado (http:// :8080/vanilla/). El portal ofrece inicialmente dos elementos interactivos para ingresar a la aplicación en donde el usuario podrá seleccionar automática o manualmente el usuario con el cual desee ingresar: Administrador, Diseñador o Usuario. Adicionalmente proporciona un botón de ayuda el cual lo dirigirá de inmediato a la página de los creadores del software. Ilustración 21 Para iniciar sesión en Vanilla Luego de haber seleccionado el usuario aparecerá una ventana para elegir el grupo en el cual usted se encuentre; seleccione uno de la lista desplegable y elija la 40

41 opción Submit. Inmediatamente la página principal del portal Web de Vanilla aparecerá. Ilustración 22 Interfaz de Vanilla en la Web DESCRIPCIÓN DE LA INTERFAZ La página principal está dividida en tres partes principales: 1. Barra de Herramientas Ilustración 23 Barra de herramientas de Vanilla Esta está ubicada en la parte superior del portal e incluye una barra que le informa al usuario la conexión actual al repositorio y el grupo en el cual se encuentra, dándole la opción de cambiarlo. Adicionalmente incluye una lista que facilita la búsqueda rápida de elementos tales como reportes, dashboards o cubos OLAP. 41

42 La barra de herramientas consiste principalmente en 6 elementos: Free Web Report: Brinda acceso a la aplicación Web para crear reportes. Free Analysis Web: Brinda acceso a la aplicación Web para modelar cubos OLAP. Free Metrics Web: Brinda acceso a la aplicación Web para examinar los Indicadores claves de gestión. Free Dashboard Web: Brinda acceso a la aplicación Web para crear y modificar los dashboards. Exit: Cierra la aplicación y devuelve al usuario a la página de bienvenida del portal. About: Brinda información sobre el portal web de Vanilla. 2. Panel Buscador Ilustración 24 Panel Buscador en Vanilla Este panel muestra el contenido del repositorio, los elementos que fueron usados últimamente y listas y preferencias en donde puede guardar los elementos que considere más importantes. 42

43 3. Panel Central Ilustración 25 Panel Central de Vanilla El panel muestra los objetos que contienen las carpetas que se encuentran en el repositorio en el buscador. Las pestañas Task y Search in Document Manager muestran respectivamente las tareas que el usuario tenga asignado y un motor de búsqueda de los documentos. Cuando se selecciona un objeto específico, aparece al lado derecho una barra de herramientas con las acciones disponibles para aplicar al documento. 8. IBM COGNOS En el entorno empresarial es imprescindible la consecución de estrategias y planes de negocio que lleven a la compañía hacia un mejor rendimiento, razón por la cual se encontró necesario la creación de ciertas herramientas tales como la Inteligencia Empresarial que faciliten el análisis de los datos y el entorno para ampliar así las perspectivas y enriquecer la toma de decisiones. 43

44 La Business Intelligence o Inteligencia Empresarial se conoce en conclusión como el conjunto de habilidades, tecnologías, aplicaciones o prácticas que se emplean para obtener un mejor entendimiento de los negocios: identificar tendencias que soporten la toma de decisiones, tanto a nivel estratégico como operacional 13. En este sentido, el software de Cognos Business Intelligence de IBM es una herramienta que brinda a las personas un marco integrado de información acerca de las actividades y planes de sus negocios, permitiendo así hacer un análisis más completo y una toma de decisiones más rápida y eficiente. De esta forma incorpora todos los instrumentos necesarios para facilitar y dar un mayor valor a la toma de decisiones, dando igualmente la posibilidad a los usuarios de trabajar en un espacio sin límites incorporando todas las perspectivas del negocio. La elaboración de informes, tablas, gráficas y cuadros dinámicos de resultados son algunas de las funciones de Cognos Business Intelligence que junto con una interfaz interactiva posibilitan modelar diferentes escenarios en tiempo real que permiten planificar y predecir las decisiones más acertadas para la empresa, expandiendo la inteligencia de negocios tradicional. 8.1 Ventajas del Software Integrar todos los departamentos de la compañía creando un entorno común de información a la cual todos pueden acceder, poniendo así las capacidades individuales en función de la totalidad del negocio. Explorar e interpretar a profundidad los datos y entender el verdadero impacto de las diferentes funciones dentro de la empresa. 13 Definición de Business Intelligence tomada de 44

45 Identificar tanto las oportunidades como las amenazas del negocio obteniendo así mejores resultados. Trazar metas a futuro que aumenten el desempeño actual. Tomar decisiones eficientes basadas en hechos confiables y verídicos. Extender el uso del software a dispositivos móviles y aplicaciones de Microsof Office, conectando a los usuarios con la información desde cualquier lugar. 8.2 Componentes HERRAMIENTA IBM Cognos Connection Cognos Viewer Report Studio Query Studio Analysis Studio Event Studio Metric Studio COMPONENTES DE SERVIDOR DESCRIPCIÓN Es el portal Web de IBM Cognos 8; proporciona un punto de acceso único a todos los datos y funciones disponibles del producto. Los usuarios pueden ejecutar desde ahí todas las aplicaciones del software basadas en Web. Es un módulo del portal web desde el cual el usuario podrá interactuar con cualquier contenido de IBM Cognos que haya sido publicado. Herramienta avanzada por medio de la cual los usuarios crean, modifican y distribuyen los informes profesionales requeridos por la empresa. Permite a los usuarios con poca información diseñar y crear rápidamente informes que satisfagan sus necesidades. Instrumento desde el cual los usuarios pueden explorar, analizar y comparar datos dimensionales. Es un producto basado en web que permite la creación de agentes para controlar datos y responder rápidamente a eventos inesperados. Estos podrán publicar detalles en el portal y enviar alertas a los usuarios por correo electrónico con el fin de mantener información en tiempo real. Permite la creación de tablas de puntuación personalizadas para 45

46 IBM Cognos 8 Go! Office IBM Cognos Configuration examinar y analizar los indicadores de gestión en toda la organización. IBM Cognos ofrece a los usuarios la posibilidad de acceder a los datos y funciones del producto desde las aplicaciones de Microsoft Office, facilitando para algunos el manejo de la información. Herramienta utilizada para configura IBM Cognos 8 e iniciar o detener sus servicios. Para la instalación y utilización del software es importante conocer los elementos que lo componen; en este sentido, IBM Cognos 8 incluye dos tipos de componentes: de servidor y de modelado. Los primeros son los que proporcionan la interfaz de usuario para realizar las diferentes actividades y al mismo tiempo la función del servidor para el enrutamiento y administración de las solicitudes del usuario. A su vez este componente está distribuido en variadas herramientas. Por otro lado, los segundos componentes se encargan de modelar la información de las bases de datos para estructurarla y presentarla de forma familiar a los usuarios. A su vez, estos cuentan con ciertas herramientas esenciales. 46

47 Puertas de Enlace Content Manager Base de datos de contenido Cognos IBM Cognos 8 Virtual View Manager Ejemplos de IBM Cognos 8 La comunicación Web en IBM Cognos se realiza por medio de puertas de enlace que pueden estar en uno o varios servidores. Esto posibilita que la información se transfiera desde el servidor Web a otro servidor. Servicio que administra el almacenamiento de los datos de las aplicaciones del cliente (seguridad, indicadores, especificación de informes, entre otros). *Content Manager es necesario para publicar paquetes, recuperar o almacenar especificaciones de informes, administrar información de planificación y administrar el espacio de nombres de Cognos. Es un motor de base de datos de una base Apache Derby14. Es un componente opcional en la instalación que responde a las necesidades del usuario. Si se instala en el mismo equipo que Content Manager, la base de datos se configurará como la predeterminada para IBM Cognos 8. Proporciona acceso a orígenes de datos adicionales y mejora el rendimiento cuando datos de diferentes orígenes son consultados. A través de una empresa ficticia: Viaje de Aventuras, se ilustran las características del producto y las prácticas empresariales recomendadas. Por otro lado, los segundos componentes se encargan de modelar la información de las bases de datos para estructurarla y presentarla de forma familiar a los usuarios. A su vez, estos cuentan con ciertas herramientas esenciales. HERRAMIENTA Framework Manager COMPONENTES DE MODELADO DESCRIPCIÓN Permite crear y modificar metadatos 15 acerca de la empresa y utilizarlos en el análisis y la creación de informes. Esto es lo que 14 Apache Derby es un software de código abierto. 15 Los metadatos son datos altamente estructurados que describen información, contenido, calidad y otras características de los datos. Definición tomada de: 47

48 Metric Designer IBM Cognos 8 Transformer Series 7 IQD Bridge Map Manager permite a los usuarios visualizar un marco integrado de información independientemente del origen de los datos. Herramienta de modelado que se usa para crear y modificar las aplicaciones de las tablas de puntuación. Genera extracciones que asignan y transfieren información de los orígenes de metadatos existentes. Instrumento que permite la creación de PowerCubes para usarlos en IBM Cognos 8. Es un componente opcional que contiene la información de conexión que IBM Cognos 8 necesita para utilizar los orígenes de datos de IBM Cognos Series 7. Utilidad de Windows empleada para importar mapas y actualizar sus etiquetas en Report Studio. Finalmente, el software necesita otros tres componentes adicionales para su correcta instalación y funcionamiento. 1. Almacén de Contenido. Es una base de datos relacional que contiene los datos necesarios para que IBM Cognos 8 funcione, tales como especificaciones de informes, modelos publicados e información de orígenes de datos, entre otros. Esta base de datos puede ser la de contenido de Cognos u otra compatible. 2. Almacén de Indicadores. Es una base de datos relacional que incluye contenido para paquetes de indicadores. Puede crearse más de uno para los diferentes departamentos. 3. Orígenes de Datos. Son bases de datos relacionales, cubos dimensionales, archivos o demás almacenes de datos físicos los cuales se pueden consultar 48

49 a través de IBM Cognos 8. Se conoce también como base de datos de consultas. Como prueba de su excelencia y rendimiento y en concordancia con todas les herramientas que provee, IBM Cognos 8 ha recibido diversos premios entre los que se destacan el eweek Excellence Award in Analytics and Reporting y el Lotus Advisor Editor s Choice Award. Estos reconocimientos se hacen a los productos y servicios que están en constante innovación y que impulsan el desarrollo de las tecnologías de la información. Para esto, se basan en algunas características esenciales: Innovación Integración práctica de las tecnologías emergentes Efectividad en el costo Potencial para ayudar a las compañías a mejorar su rendimiento y obtener ventajas competitivas 8.3 Historias de Éxito Durante los últimos años, la implementación de Cognos Business Intelligence ha sido más que satisfactoria para más de 23,000 compañías. Gracias a todas las herramientas y aplicaciones que incluye y a través de la interfaz interactiva con la cual trabaja, ha permitido mejorar el rendimiento, hacer una planeación y distribución deseable del presupuesto y hacer un manejo más transparente de la información, dando así mayor valor agregado a la toma de decisiones e incrementando la productividad y beneficios de las empresas. No solo empresas líderes en los mercados de productos de consumo masivo se han visto beneficiadas con IBM Cognos, igualmente lo han hecho instituciones bancarias, educativas, hospitales, hasta el Servicio de Policía de Irlanda del Norte. Todos estos establecimientos han aprovechado las capacidades que ofrece el 49

50 software para ampliar la inteligencia de negocio y diseñar con facilidad las estrategias que les permitirán posesionarse en los primeros lugares. En palabras de Teresa Farndon, jefe del área de Tecnologías de la Información de NSL 16 : Business intelligence is addictive: once you start seeing the results, you realise that there are lots of other areas in which the same sort of analytics could really help the business (IBM). Así mismo todas las compañías dan testimonio de las nuevas oportunidades que IBM Cognos les ha ofrecido, probándose así la preeminencia de este software en el campo de la Inteligencia de Negocio. 9. HERRAMIENTAS ANALÍTICAS 9.1 SpagoBI Con el fin de abarcar todo lo relacionado con la Inteligencia de Negocios y apoyar a los miembros de las organizaciones a tomar las mejores decisiones, establecer y lograr metas de corto y largo plazo, tener información confiable y disponible en cualquier lugar para así posesionarse en los primeros lugares del mercado, SpagoBI ofrece un rango completo y variado de herramientas analíticas: 1. REPORTING. Permite realizar informes completos utilizando vistas de información estructuradas tales como listas, tablas, gráficas, entre otros.; y exportarlos utilizando varios tipos de formatos (HTML, PDF, XLS, XML, TXT, CSV, RTF). SpagoBI incorpora tres herramientas diferentes de presentación de informes:birt, JasperReport y BusinessObjects 6.5, brindando así un 16 Proveedor de servicios especializado en la gestión de estacionamiento en las calles. 50

51 entorno más íntegro. Ilustración 26 Ejemplo de una sección gráfica de un reporte 2. OLAP. El software permite realizar análisis multidimensional por medio de motores OLAP, los cuales comparados con los reportes estructurados, son más flexibles y amables a los usuarios. Como primera medida los usuarios ajustaran el eje de análisis de acuerdo a jerarquías o medidas observadas, para luego monitorear la información en detalle y desde diferentes perspectivas manipulando las opciones predeterminadas (procesos de drill-down,drill-across, slice-and-dice y drillthrough). 3. CHART. SpagoBI ofrece un motor gráfico específico basado en JFreeChart, que 51

52 permite elaborar widgets 17 gráficos listos para usar como histogramas, gráficos circulares, gráficos de barras, gráficos de área, diagramas de dispersión, entre otros. Igualmente ofrece la opción de trabajar con gráficos interactivos, los cuales se pueden personalizar de acuerdo a las necesidades del usuario (deslizadores temporales, inclusión o exclusión de series). Ilustración 27 Gráficas en diferentes estilos y formas. 4. DASHBOARDS. Spagobi ofrece una herramienta para la visualización de gráficos en formato SWF 18 (Small Web Format) y permite mostrar los Indicadores 17 Pequeñas aplicaciones que permiten acceder fácilmente a funciones frecuentemente usadas. 18 Formato de archivo de gráficos vectoriales. Estos archivos aunque son pequeños permiten la 52

53 Claves de Gestión (KPI: Key Performance Indicators) para monitorear en tiempo real el comportamiento de las gráficas y poder así detectar y poder responder rápidamente a cualquier inconveniente. Ilustración 28 Composición de una DashBoard 5. KEY PERFORMANCE INDICATORS. El software brinda a los usuarios todas las herramientas necesarias para la creación, administración y visualización de modelos jerárquicos de los Indicadores de Gestión. Esto se puede realizar a través de diferentes métodos como reglas de cálculo, umbrales y señales de alarma. interactividad y funcionan en cualquier plataforma. 53

54 Ilustración 29 Key performance indicators para modelos de análisis. 6. COCKPITS. SpagoBI ofrece un motor especializado en la creación de documentos complejos, los cuales agregan diferentes tipos de información y estructura para ser visualizada en un solo archivo. Este puede estar conectado con otros documentos fomentándose así el uso interactivo de la plataforma. Ilustración 30 Documento complejo que incluye tablas y gráficas. 54

55 7. GEO/GIS. SpagSpagoBI ofrece algunas herramientas geográficas que permiten establecer conexiones en tiempo real con los datos geográficos y los datos del negocio del almacén de datos (Data Warehouse). En este campo, el software ofrece: Un motor GEO que utiliza un catálogo estático con el fin de mostrar los datos, permitiendo a los usuarios volver a agregar dinámicamente la información de acuerdo a jerarquías geográficas (Ej. nación, país, ciudad). La información geográfica puede ordenarse también en cualquier estructura gráfica. Un motor GIS el cual interactúa con los sistemas espaciales reales de acuerdo a los esquemas WFS 19 (Web Feature Service) y WMS 20 (Web Map Service). 8. DATA MINING. Gracias a los procesos de minería de datos, SpagoBI permite el análisis de datos avanzados ya que este proceso permite descubrir patrones ocultos de información entre una gran cantidad de datos. 19 Permite acceder y consultar todos los atributos de un fenómeno (feature) geográfico representado en modo vectorial. Tomado de 20 Es un estándar para la publicación de cartografía en Internet. Los mapas se generan dinámicamente y se presentan en un formato de imagen como PNG, GIF o JPEG. Tomado de 55

56 9. QUERY BY EXAMPLE 21 (QBe) Es una herramienta adecuada para los casos en los que la extracción de los datos y su libre exploración es más importante que su diseño estructural. De este modo los usuarios podrán definir sus propias consultas a través de una modalidad totalmente gráfica; podrán ejecutar consultas, comprobar los resultados, exportarlos, guardarlos y generar plantillas. 10. SMART FILTER. Para los usuarios que no necesitan explorar los datos a fondo, el Software ofrece una herramienta especial para realizar consultas más simples. Esta trabaja con un dominio de datos pre-determinados y permite realizar consultas a través de filtros más simples e intuitivos. Ilustración 31 Filtro avanzado 21 Consulta por Ejemplo. 56

57 11. CONSOLA RT. SpagoBI trabaja con un motor específico que permite crear y administrar consolas de monitoreo en tiempo real para ser utilizadas en los negocios o los procesos BAM 22. Ilustración 32 Monitoreo en tiempo real. 12. DOSIER. El software ofrece una herramienta que permite crear automáticamente expedientes organizados de informes enriquecidos con las notas y comentarios de los demás usuarios. 13. OFFICE. Spago BI ofrece una componente adicional para la publicación de documentos realizados a través de las he rramientas de Office para quienes prefieran trabajar con ellas. (Open Office y Microsoft Office). 22 Business Activity Monitoring 57

58 9.1.1 Funcionalidades DOCUMENTS BROWSER. El área de trabajo de esta sección esta dividida en dos partes: Una barra ubicada al lado izquierdo la cual contiene tres opciones con las cuales interactuar. - Aquí los usuarios podrán seleccionar las carpetas que deseen abrir. Ilustración 33 Árbol de Funcionalidad - Aquí podrán establecer más rápidamente un criterio de búsqueda entre todos los archivos disponibles. Ilustración 34 Búsqueda 58

59 - Aquí podrán dar condiciones acerca de la búsqueda y organización de la información. Ilustración 35 Clasificación, agrupación y filtros 59

60 Un área de trabajo más amplia en la cual se pueden ver con mayor detalle las carpetas seleccionadas y los archivos. Ilustración 36 Buscador de documentos KPI MODEL. El modelo semáforo de los Indicadores de Gestión permite a los funcionarios de la organización analizar relaciones entre variables y por medio de una umbral semáforo obtener señales acerca del funcionamiento de la empresa y comprobar si la organización está cumpliendo efectivamente sus metas. 60

61 Ilustración 37 Semáforos de Indicadores Claves de Gestión. La interfaz del Kpi Model está organizada de la siguiente manera: Ilustración 38 Descomposición de los KPI En la parte izquierda aparece un cuadrito indicando el color del semáforo en el cual se encuentra el indicador. A continuación se encuentra el código o nombre del indicador junto con un símbolo en azul con una i adentro. Al seleccionar este botón se desplegará una ventana con los detalles del indicador (parte izquierda baja). Luego aparecen una serie de números los cuales representan el valor del Kpi, su unidad de medida y su peso en el total respectivamente. 61

62 El umbral indica los intervalos por medio de los cuales la empresa consideraría reforzar o estimular el desempeño de la empresa en diferentes áreas (Verde: ideal, Amarillo: Precaución, Rojo: Necesita atención). Además de esto muestra por medio de una línea vertical la meta del indicador y por medio de una horizontal su valor actual, facilitando la rápida respuesta de la organización. Finalmente se encuentra un ícono con una gráfica, el cual permite ver el comportamiento que el Kpi ha tenido en las últimas fechas. Al final aparece otro ícono con unos documentos, lo cual indica que el Kpi está ligado a otros documentos de SpagoBI en los cuales podrá encontrar información más detallada. GRAPHICAL ANALYSIS. Esta sección contiene tres subsecciones: un análisis geográfico, otra por medio de tablas y gráficos y otra que trata sobre los procesos BAM. El análisis geográfico está dividido a su vez en dos partes, El motor de reporte geográfico, el cual funciona en forma más dinámica. En primer lugar el usuario podrá elegir el tipo de mapa que desee, haciendo el reporte más personalizado. Luego podrá seleccionar el indicador que desee analizarlo, la forma para hacerlo (intervalos, quantiles), el número de clases (número de intervalos) y la gama de colores de su preferencia. El motor geográfico Los usuarios podrán establecer una jerarquía en cuanto a la visualización del mapa: naciones, países, ciudades, etc. Desde aquí podrán seleccionar de forma más las etiquetas y formatos que verán en 62

63 el mapa, el cual a medida que seleccionan una categoría diferente y luego ejecutan el documento de nuevo irá transformándose. El mapa tomará todas las características escogidas y mostrará las ubicaciones que las cumplan. En la parte de arriba del área de trabajo aparecen herramientas adicionales que permiten manipular el mapa directamente (dibujar líneas de patrones, medir distancias, entre otros). DIRECTIONAL DASHBOARDS 23 Ilustración 39 Mapa Por medio de esta herramienta los usuarios podrán visualizar tablas y gráficas para obtener información detallada sobre su objeto de análisis. 1. Composición:

64 Ilustración 40 Dashboards Ilustración 41 Lineas SWF: competitividad, optimización de costos y eficiencia. 64

65 2. Products Sales Distribution: Ilustración 42 Documento integrado REPORTING. 1. Ventas de producto por tipo de comprador: En esta sección puede elegirse el producto para el cual se quiere hacer el análisis. 65

66 Ilustración 43 Reporte de productos vendidos por tipo de cosumidor. 2. Salario por Estado: 66

67 Ilustración 44 Salarios y empleados por estado y ciudad 3. Detalle del consumidor: Brinda información más detallada de las gráficas Ilustración 45 Reporte detallado con parámetros 67

68 ANALISIS AVANZADO 1. Análisis multidimensional Ilustración 46 OLAP simple 2. Data Mining (minería de datos) : Permite extraer patrones ocultos de información Ilustración 34. Herramientas de extracción de datos 3. Expediente Ilustración 47 Lista de expedientes 68

69 9.3 IBM Cognos Para favorecer esa extensión de capacidades, IBM Cognos ofrece una serie de instrumentos prácticos: 1. Consulta y Presentación de Informes. Asegura que los usuarios cuenten con la información necesaria a la hora de tomar sus decisiones en un sistema más rápido y fácil de usar. Responde a las necesidades de todos los usuarios, desde los profesionales responsables de diseñar los informes requeridos por la empresa hasta los beneficiarios del negocio que necesiten crear reportes específicos o consultar los ya existentes. Permite elaborar tanto plantillas estandarizadas como documentos con formato personalizado (colores, comentarios, etc.), a los cuales se puede tener acceso desde cualquier lugar y formato. Ofrece igualmente la posibilidad de realizar informes con colaboración de otros usuarios para ampliar las perspectivas y reafirmar las decisiones. 2. Análisis. Permite a toda clase de usuarios examinar la información de manera fácil e intuitiva con el fin de tomar decisiones más precisas, desde usuarios generales hasta los analistas quienes necesitan capacidades más avanzadas. Posibilita realizar análisis complejos de forma rápida y fácil para encontrar el por qué que se encuentra detrás de cualquier evento o acción. Cuenta además con algunas herramientas útiles a la hora de incorporar los datos en tiempo real y crear escenarios condicionales y de predicción. Todos los departamentos pueden trabajar conjuntamente para unificar los procesos y crear una única estructura de datos. 3. Cuadros de Mando. Permite a los usuarios acceder, personalizar e interactuar con el contenido para utilizar así, en su formato predilecto, los resultados confiables necesarios al momento de tomar decisiones. Mediante esta herramienta usted podrá 69

70 aprovechar la información de los diferentes horizontes de tiempo (con la ayuda de IBM SPSS y IBM Cognos TM1) para tener una visión más completa del negocio. 4. Tablas de Resultados. Permite a las organizaciones comunicar las estrategias corporativas a nivel operacional. Ayuda a los ejecutivos a establecer metas y objetivos cuantificables y realizar al mismo tiempo un seguimiento del desempeño a través de los diferentes departamentos y filiales para identificar rápidamente las áreas que necesitan atención. De esta manera se podrán fijar prioridades y alertas para impulsar todos los sectores por igual, utilizando la ayuda de asistentes en el proceso y reduciendo así el tiempo empleado. 5. Monitoreo en Tiempo Real. Brinda a los usuarios del negocio una visión más amplia y exacta, que junto con el análisis de algunos indicadores de rendimiento se convierte en un apoyo para el momento de la toma de decisiones. Los trabajadores podrán tener a la mano la información pertinente para determinar en el menor tiempo posible las acciones que impactan las operaciones comerciales realizadas en tiempo real, adquiriendo la habilidad de responder rápidamente a las condiciones cambiantes del negocio. 6. Estadísticas. Impulsado por el motor estadístico IBM SPSS, facilita la incorporación de resultados estadísticos en los informes, reduciendo así el tiempo necesario para analizar los datos. Valida la información al incluir evidencia estadística, haciendo que las decisiones empresariales sean más confiables y exactas. 7. Extendiendo la Inteligencia de Negocio. Debido a la necesidad de hacer uso de la información consistente en todo momento y lugar, IBM Cognos ofrece algunas aplicaciones para extender su utilización a bajos costos y sin necesidad de una preparación exhaustiva. 70

71 Dispositivos móviles: Los usuarios reciben la información oportuna y actualizada independientemente de su ubicación y conectividad, haciéndose más personal y seguro el manejo de los datos. Active Report: Permite a los usuarios crear un nuevo tipo de informe interactivo que podrá ser utilizado sin conectividad, lo que aumenta la productividad del negocio al proporcionar a usuarios el acceso desde prácticamente cualquier lugar. Microsoft Office: Diseñado para facilitar el acceso a los usuarios que se sienten más cómodos trabajando con este software. Estos podrán modificar de forma segura la información y familiarizarse fácilmente con Cognos Business Intelligence. Mashup Service: Proporciona una forma de integrar informes con diferentes aplicaciones Web, ofreciendo a los usuarios la Inteligencia de Negocio desde los sistemas que mejor conocen. Esto posibilita ampliar la flexibilidad en cuanto a cómo el contenido puede ser utilizado Collaborative BI. Suministra redes integradas de colaboración con el fin de incluir el intercambio de conocimiento que ocurre naturalmente en la toma de decisiones. Mediante la formación de comunidades y la socialización de opiniones, se comparten puntos de vista alrededor de la información, ampliando así la perspectiva de los usuarios. 9. Ventaja estratégica y operacional. Aprovechar al máximo la funcionalidad de IBM Cognos acelera el Know-how dentro de la organización, con esto se aumenta la confianza de los usuarios y se capacitan por medio de un rápido entrenamiento para entender a fondo el sistema y obtener así un mayor rendimiento. Finalmente, asegura el éxito utilizando el certificado de IBM Cognos que capacita a la organización para cognosmashup/index.html 71

72 impulsar el valor máximo de este dándole ahorro en tiempo y costos en todos los proyectos. 72

73 10. SERVICIOS SERVICIOS IBM COGNOS SPAGOBI VANILLA Apoyo a los usuarios: para cualquiera que use Spago BI suite para el desarrollo de proyectos y aplicaciones por medio de: Acceso a herramientas específicas de apoyo, Respuestas de alta calidad por los miembros del equipo de desarrollo de la suite. Project Service: El servicio puede cubrir todo desde análisis a implementación y operación. Además, e comparte la responsabilidad por la calidad de los resultados y el éxito del proyecto; sin importar que sea individual o de toda la empresa. Guardian Services: Los equipos internos se puede beneficiar de la orientación específica del proveedor y los conocimientos técnicos para el éxito total del proyecto. Migration Service: Estos servicios brindan los conocimientos necesarios para migrar de su actual IBM Cognos PowerPlay Series 7 applications to IBM Cognos 8 BI, incluidos los servicios de evaluación y aplicación Report Authoring Offsore Service: Este servicio ofrece una mezcla de servicios para gestionar y entregar sus largos y complicados reportes de IBM Cognos. Jump-Start Service: Este servicio se enfoca en lograr de forma rápida un ROI en la implementación del IBM Cognos. A través de la planeación, el diseño. el desarrollo y la implementación de un conjunto fijo Mantenimiento: Corrección de errores de la suite, Acceso a servicios específicos de soporte. Y Acceso preferencial a las actualizaciones del software. Consulta: Para asistir a los usuarios en el diseño, desarrollo, despliegue y la entrega de las soluciones usando Spago BI además del apoyo en la corrección de los errores y la solución de los problemas durante la fase de producción. Desarrollo: Spago BI crece a lo largo del tiempo con el proyecto dependiendo de los requisitos de este; para ayudar a cumplir las metas. Recibirá apoyo durante toda la fase de desarrollo. Entrenamiento: incluye seminarios libres, cursos en clase y on-line donde todos los profesores son escogidos del equipo de desarrollo de la suite. Cloud BI: tiene costo pero permite que las personas no gasten dinero en 73 Services & Support Training: va encaminada a las necesidades que cada organización tenga. Pueden ser entrenamientos tanto públicos como privados donde se incluirán temas como Free Analysis, FreeMetrics y FreeDashboard Consulting: Expertos están disponibles para ayudar en cada uno de las etapas de las aplicaciones como la migración hacia las aplicaciones comerciales de Vanilla, asistencia con problemas de instalación y reportes para los clientes. Support: está disponible todos los días laborales de 8 am a 8 pm en este servicios se pueden atender las necesidades que cada uno de los clientes de la organización tengan del programa. Vanilla Comunity: acá se encuentra información acerca de la plataforma de Vanilla BI realizada por los creadores de Vanilla y los miembros de la comunidad. Los servicios que se pueden encontrar acá son: documentación, foros y una wiki. Certification Programm: BMP-Conseil ofrece entrenamiento y certificación en el programa tanto individual como

74 de resultados previstos BI Competency Center Service: Es una de las mejores maneras para manejar la estrategia de lanzamiento de IBM Cognos en toda la empresa el software y hardware adecuados para que el programa les funcione adecuadamente en el servidor. ISV-OEM: para el apoyo a los proveedores de software. a nivel organizacional; este programa puede ser online o en casa y va enfocada específicamente a las necesidades que se tenga. En esta tabla se puede observar que cada una de las páginas oficiales de los programas ofrece gran cantidad de opciones de soporte lo que se diferencia es que al ser IBM Cognos Software privativo sus opciones de ayuda con más completas mientras los otros dos, Vanilla y Spago BI que son software libre el soporte técnico no es tan bueno por eso es que se generan tanta dificultades de entendimiento del programa después de su instalación. 11. VIABILIDAD TÉCNICA Es importante resaltar que todas las aplicaciones necesitan tanto requerimientos básicos en cuanto a la infraestructura física del entorno como especificidades de ciertos componentes de los sistemas operativos en los cuales funcionan. En esta sección se pretende hacer un breve análisis acerca de las condiciones bajo las cuales cada uno de los software opera sin problemas con el fin de generar un contexto apropiado para su implementación teniendo en cuenta la estructura de los equipos de la Unidad de Informática Spago BI Para instalar y trabajar correctamente con el software se deben tener en cuenta tres componentes básicos: Sistema Operativo: Un sistema operativo que soporte Java 1.5 Sistemas de Gestión de Bases de Datos: MySQL, Postgres, Oracle, HSQL, Ingres, MS SQL Server Servidor de aplicación: J2EE 25 como Tomcat, JBoss, Websphere Adicionalmente es necesario verificar los ambientes certificados para la 25 Plataforma Java 2 Enterprise Edition. 74

75 implementación de la suite de SpagoBI y las respectivas recomendaciones que se efectúan sobre cada sistema operativo. Sistema Operativo JDK RDBMS Servidores de Aplicación Portal Server Browser Linux RHEL4 Linux RHEL5 SUDE Linux Enterprise 11 Microsoft Wndows XP Microsoft Wndows 7 Ubuntu 9.10 and earlier versions 1.5 MySQL 5 Tomcat 6.0 exo Portal PostgreSQL 8.2 JBoss Enterprise Application Platform 4.2 Open JDK 6 Ingres Database Community Edition 9.3 Ingres Database Enterprise Edition 9.2 Oracle 9 Oracle 10g JBoss Enterprise SOA Platform 4.3 Liferay Microsoft Internet Explorer 7 Microsoft Internet Explorer 8 Firefox 3 WAS 7 Firefox 4 Opera Ilustración 48 Ambientes Certificados para la implementación de SpagoBI Dada esta información se puede observar que los requisitos para los sistemas operativos Windows 7 y Ubuntu (sistemas empleados en la Unidad de Informática) son mínimos haciendo que posiblemente la instalación del software no presente ningún problema. Sin embargo teniendo en cuenta que el sistema de gestión de bases de datos recomendado para dichos ambientes no es el que se maneja en la Unidad puede que la instalación e implementación del software no sean del todo 75

76 compatibles Vanilla 3.4 Para la instalación del software se debe revisar los siguientes pre-requisitos del entorno: Sistema Operativo Entorno Java Parámetro en el sistema Windows o Unix Versión 1.6 mínimo JAVA_HOME (contendrá el Java Development Kit) Esta última versión de Vanilla está disponible para ser descargada en dos versiones principales MySQL (viene predeterminado) ó PostgreSQL (incluye los scripts para configurarlo) H2 El paquete incluye igualmente un servidor Tomcat que contiene las aplicaciones web y los scripts para las bases de datos, componentes necesarios para que el software funcione perfectamente. Con esto se concluye que el software Vanilla 3.4 es integral y se puede implementar en múltiples entornos debido a que no necesita muchos requerimientos técnicos y gracias a que su descarga incluye todos los elementos que este necesita para funcionar, permitiendo que el usuario disfrute los beneficios que le brinda el software sin recurrir a la instalación de complementos adicionales, lo cual muchas veces se torna complicado IBM Cognos Al igual que los demás software, para la ejecución de las aplicaciones de IBM Cognos se necesita verificar con anterioridad en qué consisten los requisitos mínimos de hardware y software los cuales son presentados en la tabla siguiente. 76

77 REQUISITO Sistema Operativo Memoria RAM Espacio Disco Servidores Web Entorno Java en Bases de datos Explorador Web ESPECIFICACIÓN Windows (Server 2003, Vista, XP, 2000) Unix Linux Mínimo 2 GB Mínimo 2,5 GB de espacio libre para instalar el software y 4 GB de espacio libre en la unidad que contenga el directorio temporal de IBM Cognos. IIS 6 (Windows Server 2003 y Windows XP) IIS 5 (Windows 2000) El JRE se instala automáticamente con IBM Cognos 8 en Windows. Oracle DB2 Microsoft SQL Server Sybase **Para todos los tipos de bases de datos se necesita conectividad TCP/IP 26 Internet Explorer 7.0 o 6.0 Es posible ver de inmediato que el sistema operativo Windows 7 no está soportado por IBM Cognos lo cual se presentaría inicialmente como un problema dado que la gran mayoría de equipos en la Unidad de Informática operan bajo este sistema. Adicionalmente es importante resaltar que el software requiere aproximadamente 8 GB de espacio mínimo en el disco y en la memoria RAM, capacidad con la que probablemente no cuenten los equipos debido a que estos fueron adquiridos con el fin de ser utilizados por todos los estudiantes y docentes para múltiples funciones, por lo que la instalación del software en cualquiera de ellos no sería eficiente y generaría al contrario incompatibilidad y lentitud con las demás 26 Acceder a otro equipo por medio de su dirección IP. 77

78 aplicaciones. Sin embargo estas dificultades podrían llegar a ser superadas de varias formas: 1. Instalar una máquina virtual en alguno de los equipos Hewlett Packard nuevos e instalar el software ahí para que no ocupe espacio real en el equipo y no interfiera con sus demás funciones. 2. Escoger algunos equipos Hewlett Packard nuevos y aislarlos de la manipulación de los usuarios para dedicarlos únicamente a la instalación e implementación del software, esto con el fin de contar con la capacidad necesaria para su correcta ejecución. Adicionalmente solicitar a la Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones de la Universidad Nacional de Colombia la licencia requerida para trabajar con el sistema operativo Windows Server 2003 y de esta forma satisfacer los requerimientos básicos del software. 3. Adquirir nuevos equipos que cuenten con mayor capacidad y que ofrezcan características como mayor espacio en el disco duro y un procesador con mayor potencia que permita emplearlos en tareas específicas para ponerlos así en disposición únicamente del manejo del software. Después de analizar por separado los requerimientos técnicos de cada software y teniendo en cuenta la estructura y forma de trabajo de la Unidad de Informática se llegó a la conclusión que el software de Inteligencia de Negocios más apropiado para ser implementado actualmente es Vanilla 3.4 debido a que al ser software libre puede ser instalado y ejecutado fácil y correctamente en cualquier equipo sin representar operaciones complicadas para los usuarios. A su vez es importante tener en cuenta que es recomendable utilizar un equipo que contenga exclusivamente todas las herramientas necesarias para que el software funcione y sea utilizado para almacenar las bases de datos, sirviendo como servidor y haciendo que el uso cotidiano que dan los estudiantes a los equipos no interfiera con ninguna característica del software y que a su vez éste no 78

79 tenga ninguna influencia en el estado de los equipos. Por otro lado tampoco puede dejarse a un lado la idea de trabajar en un futuro cercano con IBM Cognos 8 debido a que este es un software que ofrece a los usuarios un sinnúmero de ventajas y beneficios que lo hacen sobresalir como uno de los software más empleados por las grandes compañías del mundo. Actualmente para poder implementar este último en la Unidad de Informática sería necesario seguir las contingencias expresadas anteriormente debido a que no se cuenta con los equipos que tengan la capacidad necesaria para satisfacer los requerimientos básicos del software. Sin embargo se cree que por ahora que esto no es recomendable: Trabajar con una máquina virtual es la opción que se perfila como más viable, sin embargo debido a los estrictos requisitos del software en cuanto a memoria RAM y espacio en el disco duro no se cree que esta satisfaga estas necesidades. Aislar ciertos equipo para el uso exclusivo del software no sería eficiente en este momento debido a que a lo largo del semestre se ha evidenciado una creciente demanda de equipos por parte de los estudiantes y docentes, razón por la cual la introducción del software estaría afectando las necesidades principales de los usuarios. Adquirir nuevos equipos con mejores capacidades para ser empleados únicamente en la ejecución del software representaría para la Unidad de Informática un gasto que se piensa injustificado debido a la existencia de otras aplicaciones de Inteligencia de Negocios a las cuales se puede acceder con mayor facilidad. Estos dos últimos en el sentido en que la implementación del software se hace con fines pedagógicos y teniendo en cuenta que Vanilla 3.4 es un software que también ofrece a los usuarios respuestas y facilidades ante los desafíos de la información y la toma de decisiones, no es necesario trabajar con IBM Cognos 8 el cual está diseñado para ser empleado por compañías de gran tamaño que manejan una cantidad considerable de información y por lo tanto un sistema mucho más complejo. 79

80 12 CONCLUSIONES La Inteligencia de Negocios es una respuesta práctica a la necesidad de nuevas tecnologías de la información y búsqueda de mejorar cada vez más el rendimiento de las organizaciones, además en la actualidad es necesaria para que las empresas generen una ventaja competitiva y le den la mejor utilidad a toda la información que pueden recopilar. La inteligencia de negocios garantiza la obtención de un incremento en el rendimiento del negocio y en la revisión del comportamiento diario de la empresa, debido a que permite identificar las falencias y fortalezas del mismo, preparando constantemente a todo el personal de la empresa para responder inmediatamente a cualquier obstáculo que se presente. Los software Vanilla y SpagoBI son herramientas de código abierto de gran utilidad para todo tipo de negocio o actividad que desee mejorar y dar soporte a la toma de decisiones. Vanilla cuenta con gran variedad de instrumentos y aplicaciones que permiten a los usuarios conectarse al sistema de forma sencilla y rápida, permitiéndoles obtener y modificar la información que necesiten en el lugar que lo necesiten. Dadas las características de la interfaz de Vanilla y de las facilidades que ofrece para administrar directamente las bases de datos, este software se perfila como una excelente opción para el apoyo de las decisiones en las organizaciones. Dados los beneficios que se obtienen con la utilización del software, es imprescindible para la Unidad de Informática de la Universidad Nacional incluir Vanilla 3.4 dentro del entorno académico, informando y capacitando 80

81 a los estudiantes sobre las capacidades y facilidades que este brinda. Debido a su flexibilidad en cuanto a requerimientos técnicos y manejo de la información, será desarrollado un manual de usuario de Vanilla 3.4 el cual recopila y extiende la documentación existente del software haciendo posible su difusión e implementación dentro del seminario Sistemas de Información gerencial. 13 BIBLIOGRAFÍA BPM Conseil. Tomado el 27 de Mayo de Business Intelligence as a competitive differentiator. Zaharie. 81 R.M, Bogza & Dorin eweek.com The 8tn eweex Excellence Award Tomado el 23 de Marzo de Ibermática Business Intellingence un nuevo concepto Tomado el 23 de Marzo de s Tomado el 23 de Marzo de Inteligencia de Negocios Tomado el 23 de Marzo de Inteligencia de Negocios Tomado el 23 de Marzo de eligencia_de_negocios_aplicada_a_las_organizaciones.pdf Tomado el 23 de

82 Marzo de Tomado el 23 de Marzo de PhpMyAdmin. Tomado el 25 de Mayo de SpagoWorld. Última visita: Abril 29 de SpagoBI Flyer. Última visita: Abril 28 de https://www.spagoworld.org/spwresources/projectbrochures/schedaspagobi_web.pdf Vanilla BI Open Source Platform. Tomado el 26 de Mayo de 2011 Virtualbox. Última visita: Abril 28 de SpagoBI Demo. Última Visita: 29 de Abril de _SESSION=TRUE SpagoBI 2.1 KPI. Última visita: Abril 28 de inars/elcwebinarspagobipart2.pdf IBM Cognos Business Intelligence and Performance Management Software. Tomado el 26 de Febrero de IBM Business Intelligence. 01.ibm.com/software/data/businessintelligence/ Tomado el 26 de Febrero de

83 IBM Cognos Business Intelligence Software. 01.ibm.com/software/analytics/cognos/business-intelligence/. Tomado el 26 de Febrero de IBM Cognos Business Intelligence: capabilities and features. 01.ibm.com/software/analytics/cognos/businessintelligence/capabilities.html?S CMP=wspace. Tomado el 1 de Marzo de IBM Cognos Business Intelligence: Query and reporting software capabilities. 01.ibm.com/software/analytics/cognos/cognos10/reporting.html. Tomado el 2 de Marzo de IBM Cognos Business Intelligence: Analysis. 01.ibm.com/software/analytics/cognos/cognos10/analysis.html. Tomado el 2 de Marzo de 2011 IBM Cognos Business Intelligence: Extending BI. IBM Cognos Business Intelligence: Dashboarding. 01.ibm.com/software/analytics/cognos/businessintelligence/dashboarding.html. Tomado el 1 de Marzo de IBM Cognos Business Intelligence: Scorecarding. 01.ibm.com/software/analytics/cognos/businessintelligence/scorecarding.html. Tomado el 1 de Marzo de 2011 IBM Cognos Business Intelligence: Real-time Monitoring. 01.ibm.com/software/analytics/cognos/business-intelligence/real-timemonitoring.html. Tomado el 1 de Marzo de IBM Cognos Business Intelligence: Statistics. 01.ibm.com/software/analytics/cognos/business-intelligence/statistics.html. Tomado el 1 de Marzo de cognos mashup/index.html. Tomado el 2 de Marzo de

84 IBM Cognos Business Intelligence: Collaborative BI. 01.ibm.com/software/analytics/cognos/business-intelligence/collaborativebi.html. Tomado el 2 de Marzo de IBM Cognos Business Intelligence and Performance Management case study for Cognos Business Intelligence. 01.ibm.com/software/success/cssdb.nsf/softwareL2VW?OpenView&Count=3 0&RestrictToCategory=cognos_CognosBusinessIntelligence&cty=en_us. Tomado el 2 de Marzo de IBM Cognos Business Intelligence: Training and certification. 01.ibm.com/software/analytics/cognos/business-intelligence/training-andcertification.html. Tomado el 3 de Marzo de IBM Cognos Business Intelligence: Services. 01.ibm.com/software /analytics/cognos/business-intelligence/services.html. Tomado el 3 de Marzo de ANEXOS MANUAL DE USUARIO VANILLA Creación de Reportes Para acceder directamente a esta herramienta debe hacer click en el siguiente ícono: Free Web Report Inmediatamente el portal abrirá una ventana adicional con la aplicación. En ella 84

85 aparecerá un menú de bienvenida brindando tres opciones: crear un nuevo reporte, abrir un reporte existente o utilizar el buscador de metadata para generar informes a partir de bases de datos predeterminadas. Ilustración 49. Menú de inicio de la herramienta Free Web Report 1.1. Crear un nuevo reporte. Seleccione la opción Create a new report. Aparecerá una interfaz para que el usuario comience a generar su reporte; ésta tiene tres íconos en la parte superior derecha que permiten al usuario navegar a lo largo del proceso de creación. Página de Diseño Página de Título Página de Opciones Igualmente en la parte inferior de la interfaz aparecen los botones que guían paso a paso al usuario permitiéndole ir a la página de bienvenida de la aplicación, seguir adelante, devolverse, reproducir el reporte y grabarlo: Página de Inicio Atrás Siguiente Reproducir Guardar Ilustración 50. Botones de navegación 85

86 Página de Título. APLICACIONES DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS En esta primera parte el usuario escogerá el formato que desea aplicarle al reporte: un título, subtítulo, organización en filas y columnas o trabajar en base a una plantilla. Selección de título y subtítulo Visor del formato Número de filas y columnas Selección de plantillas Página de Diseño. Ilustración 51. Página de título Aquí los usuarios escogerán el contenido que desean incluir en el reporte, tanto los datos como la forma en la cual va a aparecer: listas o tablas. Para esto deberán usar los íconos que aparecen en la parte superior izquierda los cuales son descritos a continuación. B D A UNIVERSIDAD NACIONAL C COLOMBIA E 86

87 Ilustración 52. Íconos de diseño A. Crear un conjunto de datos Los usuarios escogerán esta opción para crear y organizar los datos necesarios para su informe. B. Crear un conjunto de datos vinculados A partir de los conjuntos de datos creados los usuarios podrán relacionarlos y fusionarlos. C. Agregar una gráfica D. Agregar una lista E. Agregar una tabla de referencias cruzadas Creación del conjunto de datos Nombre del conjunto de datos Visor de los datos contenidos Selección de tablas Ilustración 5. Interfaz de la creación del conjunto de datos 87

88 En la parte superior el usuario deberá otorgar un nombre al conjunto de datos; el idioma se llenará automáticamente después de haber escogido los datos. En la parte izquierda se encuentra el panel de selección de datos el cual contiene las tablas de ejemplo que vienen predeterminadas con el software. Para crear el conjunto de datos el usuario debe simplemente seleccionar la tabla que desee y desplazarla hacia el visor que se encuentra en la parte derecha de la interfaz; si no desea incluir toda la tabla deberá desplegarla y desplazar cada dato por separado. Si desea eliminar algún dato específico debe seleccionarlo en el visor y elegir el botón. Finalmente podrá validar su selección haciendo click en el símbolo de color verde que está en la parte inferior derecha Agregar una gráfica Cuando seleccione el ícono para crear una gráfica una pequeña ventana aparecerá solicitándole al usuario el conjunto de datos sobre el cual va a ser creada la gráfica y la ubicación que esta va a tener en el reporte (número de fila y columna). Ilustración 6. Datos y ubicación de la gráfica A continuación aparecerá otra interfaz donde se escogerá el tipo de gráfica que se desea y la información que debe ir en cada eje. El usuario deberá escoger primero el conjunto de datos y desplazar hacia los espacios dispuestos para eso. 88 Aplica r

89 Ilustración 7. Selección de la organización de la gráfica Agregar una lista Al igual que al agregar una gráfica aparecerá una ventana solicitando el conjunto de datos y la ubicación de la lista para crear un reporte clásico. A continuación aparecerá otra ventana en la cual se seleccionará el contenido específico de la lista y cómo este estará organizado. Esto puede realizarse de dos formas: - Seleccionando los datos y desplazándolos hasta su respectiva posición ó seleccionando el cuadro que los acompaña y utilizando los botones de la parte derecha para agregarlos a cada categoría. 89

90 Ilustración 8. Selección de datos que conforman la lista Cuando la lista haya sido creada satisfactoriamente un ícono aparecerá en la interfaz inicial de la página de diseño. Ilustración 9. Verificación de la creación de gráficas y listas Página de Opciones. Este es el último paso a seguir para la creación del informe. Aquí el usuario podrá escoger el formato en el cual quiere que su reporte sea exportado (PDF, HTML, Excel), la orientación y tamaño de las páginas, las márgenes y por último si desea incluir encabezado, pie de página y el número de la hoja. 90

91 Ilustración 10. Formato de exportación La herramienta Free Web Report brinda a su vez la opción de tener una vista previa del documento antes de que éste sea publicado, esta acción puede realizarse por medio de la pestaña bajo el nombre Preview Publicación. Una vez terminado el informe y hechos todos los ajustes de forma, el usuario podrá publicarlo en el repositorio para que los demás miembros de la organización tengan acceso a él. Para esto deberá elegir el ícono guardar ubicado en la parte inferior derecha. El contenido del repositorio será mostrado en otra ventana y deberá elegir allí la carpeta en la cual desea incluir el reporte haciendo click de nuevo en el ícono guardar. Inmediatamente aparecerá una pequeña ventana solicitando información sobre la publicación como el título del reporte, algún comentario, etc. El reporte se guardará después de seleccionar el botón OK y un aviso con la leyenda your report was saved with success aparecerá cuando la operación se haya completado con éxito. 91

92 Ilustración 53. Datos requeridos para guardar el reporte Luego de cerrar el aviso, la ventana del repositorio y finalmente la aplicación su reporte se encontrará disponible en el repositorio de Vanilla y los usuarios podrán acceder a él a través del portal Web. Para verlo usted mismo deberá seleccionar el botón Refresh que se encuentra a la derecha del repositorio Abrir un reporte existente. Esta opción es utilizada para modificar cualquier característica de algún reporte que haya sido previamente creado. Una vez haya seleccionado el ícono que le permite acceder a esta función el contenido del repositorio será mostrado en una ventana nueva y es allí donde se debe seleccionar el reporte a modificar para luego abrirlo seleccionando el ícono. Luego de haber sido abierto, los pasos a seguir y las interfaces serán las mismas vistas en la creación del reporte, la única diferencia se presenta en el momento en que el reporte va a ser guardado. En este caso la aplicación ofrece dos opciones: 92

93 Seleccionar el reporte que fue modificado en el repositorio y actualizarlo escogiendo el ícono inmediatamente., de esta manera será modificado Publicar un nuevo reporte con algunas características nuevas; para esto el usuario debe proceder según el último paso explicado en la sección crear un nuevo reporte Usar el buscador de metadata. Esta opción permitirá al usuario utilizar las bases de datos existentes en el repositorio y presentarlas de forma organizada. La primera interfaz brinda al usuario la opción de escoger entre abrir una vista existente o crear una nueva vista. Deberá seleccionar Crear una nueva vista. Luego podrá escoger la metadata sobre la cual se va a realizar la exploración y el modelo y la conexión que desee. Finalmente aparecerá una ventana en la cual se escogerá la base de datos que se quiera presentar en el informe y finalmente seleccionará la opción Exportar, la cual lo llevará a la página de diseño explorada anteriormente. Ilustración 12. Selección y exportación de metadata 93

94 2. Free Analysis Web Esta herramienta permite al usuario visualizar y modificar los cubos OLAP a través de una interfaz web. Para acceder deberá seleccionar el ícono. La interfaz de la herramienta de análisis tiene tres componentes importantes: la barra de herramientas que contiene los botones necesarios para realizar todas las operaciones (abrir, guardar, exportar, agregar una gráfica, etc.), un panel izquierdo el cual contiene las dimensiones y medidas de los cubos y el panel central que muestra todos los procesos que se llevan a cabo. Ilustración 13. Barra de herramientas de análisis 2.1. Abrir un cubo Inmediatamente una nueva pestaña se abrirá y ella contendrá una ventana con el repositorio en el cual el usuario escogerá el cubo que desee explorar; para abrirlo debe seleccionar siguiente. Si más adelante desea abrir el cubo manualmente deberá dirigirse a la opción File la cual se encuentra en la parte superior izquierda de la interfaz y allí seleccionar Open en donde seguirá el mismo proceso, lo cual se puede hacer de manera automática seleccionando el ícono Open que se encuentra en la barra de herramientas. 94

95 Ilustración 13. Abrir un cubo OLAP 2.2. Manipulación del cubo Agregar dimensiones y medidas Agregar dimensiones y medidas puede hacerse de dos maneras: El usuario puede seleccionar los datos que necesite en el panel izquierdo y desplazarlos hasta el panel central en donde serán agregados automáticamente. Podrá a su vez seleccionar el cuadro que acompaña a los datos y dirigirse a la barra de herramientas en donde encontrará los botones para agregar datos en filas y columnas. Si desea eliminar alguna dimensión deberá seleccionarla en el panel izquierdo y luego dirigirse al ícono Delete que está en la barra de herramientas representado con una X de color rojo. 95

96 Si desea obtener información más detallada sobre las dimensiones que agregue deberá simplemente hacer doble click en la información deseada que se encuentra en el panel central. Si lo que desea es obtener más información sobre un dato específico deberá hacer doble click sobre él e inmediatamente aparecerá una nueva ventana con detalles específicos. Ilustración 14. Vista del cubo modificado Adicionalmente el usuario podrá cambiar la orientación del cubo según la forma en cual se adecue mejor a su propósito, para esto deberá seleccionar el ícono Swap axes ubicado en la barra de herramientas Agregar una gráfica Para esto el usuario debe elegir la opción chart ubicada en la barra de herramientas. Aparecerá una ventana en la cual debe escogerse un título para la gráfica, el tipo de gráfica que desee (barras o pie) y las respectivas series y medidas sobre las cuales se va a generar la gráfica. Para esto el usuario debe seleccionar los datos del panel izquierdo y desplazarlos hasta los lugares disponibles. 96

97 Ilustración 15. Creación de gráficas Luego de haber terminado la organización de los datos y haber validado la selección las gráficas aparecerán en el panel central. Si se desea el diseño de la gráfica puede ser cambiado ahí mismo. 97

98 Exportar el cubo Ilustración 154. Gráficas La herramienta permite al usuario exportar el cubo en algún formato predeterminado para que pueda guardarlo o imprimirlo. Podrá realizar esta acción por medio del ícono Export. Una ventana aparecerá solicitando unos ajustes básicos como el nombre, el formato en el cual se va a exportar, el tamaño y las márgenes de la página; brindando a su vez la opción de exportar la gráfica y grabarlo todo. 98

99 Ilustración 155. Exportación del cubo 3. Free Metrics Web Esta herramienta pretende brindar al usuario un acercamiento a la valoración de los indicadores claves de gestión dentro de una organización, parte fundamental del seguimiento de las actividades y metas trazadas. Para acceder seleccione la opción. La herramienta web de Vanilla trabaja inicialmente con información sobre una compañía dedicada a la producción de medios de transporte y en la cual se mide el comportamiento que han tenido las ventas (unidades por mes), la producción (unidades por mes) y el ingreso (en euros por mes) en el periodo de tiempo Enero- Septiembre de

100 Selección de la categoría y el periodo de tiempo Ilustración 156. Área de búsqueda En la parte superior de la interfaz se encuentra el área de búsqueda la cual indica sobre que categoría (en este caso producto) se va a hacer la medición. Igualmente el usuario deberá escoger la fecha en la cual quiere realizar la validación y si desea puede realizar una búsqueda específica. Para iniciar el proceso debe haber seleccionado el tema Products que se encuentra ubicado en el panel izquierdo de la interfaz. Luego deberá seleccionar el ícono de color verde que se encuentra al lado de la palabra Compteurs Estadísticas Luego de haber validado la selección el usuario podrá ver numéricamente el comportamiento que han tenido sus variables el día que ha escogido. Podrá visualizar el estado actual del indicador, el mínimo, máximo, la meta que se debe alcanzar y el porcentaje cumplido hasta el momento. Si desea realizar el mismo análisis sobre otro producto deberá cambiarlo en la parte superior y obtendrá otra pestaña en la cual podrá visualizarlo, teniendo la facilidad de mantener todas las pestañas que necesite disponibles. 100

101 Gráficas Ilustración 157. Tabla de indicadores claves de gestión Junto con las estadísticas, la herramienta ofrece la opción de visualizar gráficamente tanto su comportamiento como la evolución que el indicador ha tenido durante los últimos periodos de tiempo. Ilustración 58. Comportamiento gráfico 101

102 4. Free Dashboards Para entrar a esta herramienta debe seleccionar el ícono en el portal web de Vanilla. Esta herramienta permite al usuario crear tablas y documentos más complejos utilizando elementos de las herramientas exploradas anteriormente: reportes, gráficas, cubos OLAP, Indicadores clave de gestión, etc. Ilustración 21. Botones principales de la herramienta Como la ilustración 21 lo enseña, la herramienta Free Dashboards se maneja principalmente con cuatro botones los cuales representan en orden de izquierda a derecha: creación de un dashboard, apertura de un dashboard existente, guardar y refrescar (volver al estado inicial de la aplicación). Si desea crear un dashboard la aplicación le a va a solicitar que importa una desde el repositorio, en este caso la de ejemplo. Ilustración 22. Creación o apertura de un dashboard 102

103 Creación del área de trabajo Para condicionar la forma del área de trabajo el usuario debe seleccionar la opción Table que se encuentra en el panel de componentes que está al lado izquierdo de la interfaz. Luego debe dirigirse hacia el panel central y hacer click. Inmediatamente aparecerá una ventana solicitando la definición del número de filas y columnas que va a contener el área. Ilustración 23. Formato del área de trabajo Manipulación del Dashboard En el panel de componentes se encuentran todos lo elementos que el usuario podrá incluir en su dashboard, dependiendo del número de filas y columnas que haya definido podrá emplear únicamente un elemento en cada espacio. Al igual que como creó el área de trabajo, para incluir cualquier elemento el usuario debe seleccionarlo y posteriormente dirigirse al espacio donde lo quiera colocar y hacer click; la imagen aparecerá inmediatamente. 103

104 Ilustración 24. Creación de dashboard Finalmente el usuario podrá utilizar la pestaña preview para visualizar su dashboard y posteriormente el botón guardar para exportarlo al repositorio de Vanilla. 5. Administración de Seguridad Además de las herramientas convencionales que responden a las necesidades de la Inteligencia de Negocios, el software Vanilla 3.4 ofrece al usuario la manipulación de algunos componentes de seguridad para los cuales debe tener cierto conocimiento sobre el manejo de bases de datos. En esta sección se explicará brevemente cómo crear y definir roles para los usuarios, cómo crear nuevos usuarios y nuevos grupos. Nota: Para realizar cada una de las siguientes modificaciones es necesario que el usuario manipule tanto la base de datos que se encuentra en phpmyadmin como el módulo Security Administration de Enterprise Services Creación de Roles 104

105 1. Ingresar a la tabla rpy_roles en la tabla vanilla de la base de datos Vanilla. Ilustración 595. Selección de la tabla rpy_roles 2. Pararse en la pestaña de Insertar 3. Llenar los campos del formulario de la siguiente manera: Ilustración 26. Inserción de una nueva tabla La columna de función no lleva nada en todos los campos. - Columna Valor: RO_ID: Número del rol creado, se suma una al del último rol. RO_NAME: Nombre del rol debe empezar en all si le va a dar todos los permisos a ese rol si no debe comenzar en re. RO_COMMENT: null RO_CREATION_DATE: seleccione la fecha de hoy en RO_IMAGE: null RO_TYPE: tiene la opción de escribir el nombre de uno de los roles ya creados como COSTUM o dar uno nuevo. RO_CUSTOM_1: null 105

106 RO_GRANTS: Si el nombre comenzó en all escriba PDCURE sino escriba RE. NOTA: Ninguno de los cuadritos pequeños puede tener un visto, es decir todos deben estar sin selección. Luego le dará continuar, si la orden fue exitosa deberá aparecer: Ilustración 27. Interfaz para realizar operaciones en phpmyadmin 4. Deberá verificar que haya quedado dentro del Enterprise Services y se deberá ver (para los datos de la imagen de arriba): Ilustración 60. Crear una nuevo rol en EnterpriseServices de Vanilla 106

107 5. Si selecciona el nuevo rol que creó le aparecerá en la parte inferior derecha la ventana en la que podrá modificar los privilegios que le permitirá tener a éste. Ilustración 29. Interfaz para cambiar los permisos de los roles 5.2. Creación de Usuarios 1. Añadir en EnterpriseServices 107

108 Ilustración 30. Creación de un nuevo usuario en EnterpriseServices 2. Cambiar el nombre, el password y confirmation en la ventana que aparecerá en la esquina inferior derecha de la pantalla. Ilustración 31. Asignación de nombre y Contraseña al nuevo usuario 108

109 3. Verificar en la tabla users de la base de datos si se creó adecuadamente el usuario y la contraseña es la correcta. Ilustración 32. Tabla de usuarios en la base de datos Vanilla 5.3. Creación de grupos 1. En la cruz azul se añade el nuevo grupo Ilustración 33. Creación de un nuevo grupo en Vanilla 109

110 2. Debe cambiar el nombre en esta ventana que aparecerá después de dar clic en la cruz azul. Ilustración 34. Asignación del nombre al nuevo grupo 3. Verificar en la tabla rpy_groups de la base de datos Ilustración 35. Tabla rpy_groups donde se ingresa a la base de datos el nuevo grupo creado 4. Luego, debe insertar ese grupo en la tabla rpy_usergroups para generar el ID del nuevo grupo: 110

111 Ilustración 36 Interfaz para crear el ID del grupo creado - UG_ID: Número siguiente al último de la tabla. - UG_USER_ID: Número siguiente al último de la tabla. - UG_GROUP_ID: Número siguiente al último de la tabla. - UG_CREATION_DATE: Seleccionar la fecha de creación. - UG_COMMENT: nombre que usted colocó al usuario. 111

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