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1 IdeaSoft Uruguay S.R.L. Phone: +598 (2) Echevarriarza 3358 Fax: +598 (2) Montevideo, Uruguay Ideasoft O3 Business Performance

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3 Contenido Descripción General...3 Componentes y Capacidades Analíticas...6 Análisis OLAP y O3 Report...6 O3 Rules...8 O3 Scorecard...9 O3 Enterprise Portal...10 Componentes de Desarrollo...12 O3 Studio...12 O3 Scorecard Studio...13 O3 Report Studio...13 O3 Building Process...13 O3 Builder...13 Aspectos Técnicos...14 Plataforma de Ejecución...14 Intelligence Engine (O3 Server)...15 Servicios...15 Modos de Ejecución...16 Cliente / Servidor...16 Cliente desconectado...17 Página 1

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5 Descripción General Ideasoft O3 Business Performance es la solución integral de Business Performance Management provisto por Ideasoft Uruguay SRL, de reconocida aplicación en empresas públicas y privadas establecidas a lo largo de todo el mundo. La suite de componentes Ideasoft O3 Business Performance ofrece una solución integral de aplicaciones orientadas al soporte de la toma de decisiones que implementan los procesos y metodologías de Business Intelligence (BI) y Business Performance Management (BPM), con el propósito de facilitar el acceso de todos los participantes de la organización, a la información de análisis más relevante según su área de negocio. En la actualidad, gracias al desarrollo de los sistemas ERP, la evolución tecnológica y la posibilidad de acceder a una adecuada infraestructura en hardware, las organizaciones disponen de un gran volumen de datos que surgen de la operación diaria soportada por distintas aplicaciones transaccionales. La información que surge de esta gran cantidad de datos necesita ser re-elaborada antes de ser utilizada como verdadero conocimiento en la toma de decisiones. Preparar la información, difundirla, compararla y generar interpretaciones oportunas, es un verdadero problema si no se emplean las herramientas y tecnologías apropiadas. Business Intelligence (BI) ataca el problema de la gestión empresarial ofreciendo un conjunto de tecnologías y procesos que permiten a las personas de todos los niveles de la organización acceder, interactuar y analizar datos para mejorar su rendimiento, descubrir oportunidades de negocios y operar eficientemente. Es una disciplina y una estrategia que puede ser aplicada en todas las áreas de la organización. Por ejemplo, en Gestión y Control, a través de análisis de seguimientos de ventas, gastos, niveles de inventario; en la búsqueda de Mejores Resultados a través de análisis de indicadores financieros, evolución de portafolios, rendimiento de los procesos de producción; en el área de Atención al Cliente, brindando información sobre la gestión de reclamos e indicadores de calidad de servicio, etc. Es así que la implantación de aplicaciones de BI busca impactar en los procesos de la Organización, brindando capacidad de análisis, mediante el ágil acceso a la información. Estas tareas son realizadas por personas, por lo que BI es una disciplina orientada a brindar recursos a las Personas. Sin personas que interpreten la información y actúen consecuentemente, las aplicaciones de BI no lograrían ningún resultado. Tan importante como la tecnología empleada, lo es la creatividad, la cultura de las organizaciones y la convicción de quienes trabajan en ella de que la información es un activo crítico. Personas o Información, cuál es el enfoque que BI adopta para lograr el mejor rendimiento de la Organización? Surge el concepto de Relevancia como concepto central. La tecnología de BI debe ser capaz brindar acceso a la información relevante, que surge como consecuencia de combinar requerimientos de acuerdo a los roles funcionales desempeñados, a restricciones de tiempo y entorno en el que se encuentren las personas en un momento dado. Debe ofrecer el canal más adecuado para cada persona y su contexto, considerando todos los procesos de la organización; así como debe evitar la saturación de datos que conlleva al deterioro en la calidad de la solución. Al atender el Proceso en el que la Organizaciones y las Personas trabajan, se extiende al concepto de BI a Business Performance Management, que busca poner el acceso a la información y el análisis en el contexto del Proceso General de la Organización. Dicho proceso integra actividades de definición, medición, análisis, decisión, ejecución y Página 3

6 evaluación, que permiten mejorar e incorporar a la estrategia de la empresa nuevas definiciones. Business Performance Management es el Conjunto de Procesos que permiten a una organización optimizar su performance, ofreciendo un marco para integrar las siguientes actividades que forman parte del proceso general de la organización: Definición de Estrategias, Metas e Indicadores Obtención y organización de la información sobre operaciones y resultados Medición y comparación de resultados obtenidos contra planes y metas Análisis e interpretación de la situación Evaluación de escenarios futuros Decisión y Ejecución de Acciones Incorporación del feedback en los procesos de la organización Página 4

7 Ideasoft O3 Business Performance es una solución integral de Business Intelligence y Business Performance Management, que ofrece variados componentes para la obtención de la información relevante del negocio, optimizando la capacidad analítica; a través de distintas tecnologías; e identificando diferentes perfiles de usuarios que operan en distintos contextos. La suite completa de Ideasoft O3 optimiza la gestión de la organización a través del empleo de múltiples componentes de front-end como su componente de análisis OLAP, herramientas de consultas y reportes, además de dashboards o tableros de control y componentes para el control proactivo de reglas del negocio. Estos componentes son seleccionados de forma de optimizar los resultados de acuerdo al perfil del usuario en diferentes escenarios. O3 Dashboard, brinda acceso visual a los resultados e indicadores más importantes definidos para alcanzar objetivos de análisis específicos. Éstos son consolidados y organizados en una única pantalla, de manera de observar los resultados a través sola mirada. O3 Scorecards permite el monitoreo de indicadores claves de desempeño, que pueden ser utilizados por ejemplo en la implementación de la metodología de Cuadro de Mando Integral. Son tableros de control que tienen por objetivo la evaluación de métricas y su comparación con metas específicas pre-establecidas las que deben ser alcanzadas, de forma poder evaluar el rendimiento de la organización y compararlo con el plan estratégico u operativo. O3 Rules es un sistema de reglas y alertas que permite el monitoreo pro-activo a través de la evaluación sistemática y automática de condiciones que pueden ser observadas en los modelos de análisis de información. Estas alertas o incidentes pueden disparar simples notificaciones a un conjunto predefinido de usuarios o procesos complejos para llevar adelante las acciones necesarias. Página 5

8 O3 Enterprise Planning ofrece el soporte necesario para la implementación de diversas aplicaciones basadas en la simulación o pronóstico de eventos que son sensibles a variables de diversa naturaleza como pueden ser índices del mercado financiero, demanda de productos o de materias primas, etc. Es un sistema de planificación flexible y completo, en cuanto facilita la elaboración y el análisis comparativo de los posibles resultados en distintos escenarios. Hacia dónde se dirige Situación en función del plan y objetivos Monitoreo y control proactivo Budgeting MRP Forecasting Dashboard Scorecard Business Rules Monitoring Enterprise Planning Scorecarding & Dashboard Business Rules & Activity Monitoring O3 Enterprise Portal Gestión Basada en: Información Análisis Procesos Promover la Acción Análisis del Negocio Analitycs Reporting Business Intelligence & Reports Componentes y Capacidades Analíticas Análisis OLAP y O3 Report Las capacidades del análisis OLAP (On Line Analytical Processing) se focalizan en el análisis y la exploración de los datos. Dichas capacidades refieren a la tecnología que permite el procesamiento analítico, dinámico; a través de la que se crea información del negocio por medio de transformaciones y cálculos robustos, realizados sobre los datos existentes en la organización. Además de entender qué está sucediendo en un área de negocios de la empresa, las herramientas OLAP ofrecen elementos para entender por qué se obtienen ciertos resultados. Pero para conocer el por qué, el usuario analista que desconoce a priori qué datos necesita descubrir, debe explorar un conjunto de información identificando detalles particulares y patrones de comportamiento que le permitan responder a sus interrogantes. Las herramientas OLAP permiten representar los objetos del negocio como dimensiones (por ejemplo clientes, productos, etc), que se interrelacionan naturalmente a través de objetivos funcionales (por ejemplo ventas), y son a menudo organizados en forma Página 6

9 jerárquica (los productos está clasificados por familias, los departamentos de la organización en divisiones, etc). Los analistas de la información exploran las dimensiones a través de operaciones conocidas como drill-down, drag & drop, roll-up, que facilitan la observación detallada de la información en el nivel más desagregado, al mismo tiempo permiten consultar resultados resumidos en el nivel más general posible. Los usuarios analistas de la información, logran trabajar con independencia, al disponer de un acceso fácil e intuitivo a la información que les es relevante. Ideasoft O3 ofrece un potente ambiente de visualización que permite la presentación de la información a través de diversos tipos de gráficos, así como en formato tabular. Su interfaz amigable e intuitiva permite consultar y analizar la información mediante simples instrucciones, (movimientos del mouse, clicks, menúes contextuales), para combinar y ordenar los datos de la forma deseada, explorando distintos niveles de detalle y para diferentes períodos de análisis. Los usuarios son quienes diseñan sus propias consultas seleccionando los elementos deseados en cada paso. También pueden agregar nuevos cálculos mediante la utilización de un sencillo lenguaje de expresiones. Ideasoft O3 brinda también funcionalidades de Reporting, las que permiten integrar todos los componentes multidimensionales existentes en los modelos de análisis para generar informes pre-configurados que pueden alcanzan excelentes niveles de presentación y cuya información puede ser exportada a múltiples formatos, entre los que se incluyen PDF, HTML, MS WORD, etc. Página 7

10 O3 Report combina sus excelentes capacidades para resolver el acceso a la información con origen en distintas fuentes de datos, con facilidades de presentación y formateo avanzadas. Además de las características básicas, O3Report permite el formateo condicional presentando determinados valores en forma destacada. También es posible filtrar la información de acuerdo a parámetros de entrada de datos, etc. Los reportes pre-definidos son consultados y visualizados por el usuario analista en forma directa a través de la web. Éstos pueden ser impresos y distribuidos de manera sencilla. O3 Rules Ideasoft O3, por medio de sus capacidades para la definición de Reglas de Análisis de Negocio, permite realizar un seguimiento proactivo de la información de las áreas consideradas claves para la organización. El modelo de reglas, definen condiciones o excepciones que deben ser detectadas sobre los datos contenidos en los modelos de información. La organización puede incorporar sus propias reglas de análisis de negocios, las que serán evaluadas en forma automática y generar alertas, cuando existan condiciones que requieran atención, según distintos niveles de seguridad. Página 8

11 El modelo de reglas permite utilizar diferentes mecanismos para informar sobre los valores que no siguieron las reglas de negocio establecidas. Algunos mecanismos pueden ser: Visualización gráfica, por medio de colores, de las condiciones detectadas Comunicación de alertas mediante correo electrónico y SMS a celulares Integración con Procesos para iniciar acciones integrándose a diferentes sistemas administrativos o de gestión O3 Scorecard Ideasoft O3, por medio de sus capacidades de Scorecarding, facilita la definición de indicadores clave de rendimiento en tableros de control, técnica ampliamente utilizada para analizar distintos aspectos del desempeño de las empresas. Mediante la definición de indicadores que reflejan las métricas de la empresa, y los objetivos planteados para cada uno de ellos, O3 Scorecard presenta el estado de cada indicador, y cómo impacta en el objetivo estratégico respectivo, mediante el uso de semáforos, velocímetros u otros componentes gráficos de medición. El mapa de estrategia puede ser dibujado e incluir las relaciones de causa-efecto o dependencias que existen entre los distintos indicadores. Ofrece una visión global del estado de los objetos medidos a través de los indicadores, coloreando de acuerdo al resultado obtenido en referencia a una meta definida. Página 9

12 Ideasoft O3 permite la visualización de aquellos indicadores para los que se ha alcanzado la meta en color verde, amarillo para aquellos que se encuentran dentro del margen de desviación aceptable, y rojo para aquellos que presentan valores fuera de lo esperado. Permite realizar además un análisis temporal de los indicadores, ya sea por mes o trimestre, para eventualmente obtener una proyección a futuro de las metas que se alcanzarán y sobre las cuales es preciso tomar alguna acción correctiva. Las capacidades de Scorecarding están integradas con las analíticas, de modo que a medida que se observan los resultados de los distintos indicadores en el tablero, los modelos de análisis se adecuan para desplegar los mismos filtros, dimensiones y medidas, y permitir de esa manera un análisis profundo de las mediciones obtenidas. O3 Enterprise Portal La tecnología de Portales Web permite la integración de distintas aplicaciones a nivel de la interfaz del usuario, con acceso personalizado. Ofrece la posibilidad de adecuar los contenidos y las funciones ofrecidas por los portales a las necesidades e intereses de cada persona. Las ventajas del acceso integrado a fuentes de información y aplicaciones son experimentadas diariamente por los usuarios de Internet cuando navegan por sitios como Yahoo, igoogle, o MSN. Los usuarios de O3 pueden aplicar las ventajas de esta tecnología dentro de sus organizaciones, obteniendo Página 10

13 así el siguiente conjunto de beneficios: disponer de entornos de trabajo más potentes lograr mejores niveles de productividad optimizar la curva de aprendizaje adecuar los sistemas a las necesidades de cada familia de usuarios (o de cada individuo) tener capacidad de integrar aplicaciones de terceros. Ideasoft O3 ofrece también un nuevo Servicio de Web Portal, basado en Portales Java, que permite definir en minutos entornos específicos de análisis para grupos de usuarios o usuarios individuales. Las características más destacadas incluyen la posibilidad de componer páginas que incorporan información relevante para su monitoreo y gestión, a través de diversos elementos de visualización. De esta manera se pueden componer elementos gráficos, tablas de datos, indicadores de desempeño, alertas, información geográfica sobre mapas, etc. El enfoque orientado a componentes favorece el desarrollo, el mantenimiento y la usabilidad del portal. Trabajando directamente a nivel del Web Browser, los administradores o usuarios responsables pueden construir sus propios portales analíticos. Además de incluir información resultante del análisis multidimensional a través de Portlets 1 propios de O3, es posible integrar otros Portlets que presenten por ejemplo, noticias a través de mecanismos RSS, información general descriptiva del portal, novedades, links a otros sitios de interés, aplicaciones de oficina como agenda y calendarios, accesos a otras aplicaciones, etc. 1 Portlet : componentes modulares de interfaz de usuario gestionadas y visualizadas en un portal web. Producen código que se agrega a una página de un portal Página 11

14 Componentes de Desarrollo El entorno de desarrollo de Ideasoft O3 está compuesto por un conjunto de componentes para diseñar cada una de las aplicaciones u objetos de análisis, y un componente que permite automatizar las construcciones o actualizaciones de la información. Dichos componentes presentan una interfaz gráfica, intuitiva y amigable que hace que el proceso de aprendizaje requiera mínimo esfuerzo. En síntesis, el entorno de desarrollo tienen las características necesarias para lograr los objetivos que buscan ofrecer: Alta Expresividad en el diseño de los modelos Acceso a las Múltiples Fuentes de Datos: Base de Datos Relacionales, archivos de texto, archivos XML, Web Services, otras aplicaciones a las que se accede a través del protocolo ODBC-JDBC Facilidades de Automatización de procesos de actualización de la información Detección y tratamiento de situaciones que afecten la disponibilidad de información O3 Studio Este componente es utilizado para definir los modelos multidimensionales de análisis, a saber: variables de análisis o medidas; atributos que determinan el contexto de análisis, representados a través de dimensiones; y orígenes de los datos que serán transformados en conocimiento a través de los modelos multidimensionales. Página 12

15 O3 Scorecard Studio La definición de Indicadores de Desempeño y su inclusión en tableros de control se realiza desde este componente. La integración a la información multidimensional hace que la definición de los mismos se realice de forma sencilla a través de la invocación a vistas predefinidas. O3 Report Studio Permite diseñar los reportes para presentar en un formato más elaborado, la información disponible en la base de modelos multidimensionales de O3 o disponible inclusive en Base de Datos relacionales. O3 Building Process El componente O3Building Process tiene por objetivo definir las cargas o actualización de los distintos componentes, facilitando la definición de frecuencia de las mismas. Entre las ventajas que se tienen a través del uso de este proceso para la actualización de la información se encuentran: o Scheduling flexible a través de una potente interfaz gráfica para definir la frecuencia de carga, con control independiente de construcciones simultáneas. o o o Facilidad de Administración a través de la interfaz de definición, y la posibilidad de generar registros de auditoría. Lógica de procesos para el tratamiento de problemas, como ser programación de reintentos, acciones según el estado de finalización de las cargas. Lanzamiento de actualizaciones inmediatas desde la interfaz gráfica. O3 Builder Este componente tiene por objetivo ejecutar desde la línea de comandos la actualización del modelo multidimensional. Puede ser ejecutado mediante CRON o técnicas externas de automatización, o a través del mecanismo propio de proceso utilizando el componente O3Building Process. Página 13

16 Aspectos Técnicos Plataforma de Ejecución Ideasoft O3 es un producto totalmente desarrollado con tecnología Java, lo que le permite su ejecución en múltiples plataformas. La siguiente figura muestra los distintos componentes que actúan en tiempo de ejecución: Todos estos componentes aplican un conjunto de tecnologías de punta, las cuales han sido empleadas y promovidas por Ideasoft en forma muy temprana: Java SE, Java EE o Múltiples JVMs o JBoss AS, Liferay Portal, Apache Tomcat, Apache Httpd Web o Firefox, IE, Safari, Chrome. Bases de Datos Relacionales o Acceso mediante JDBC o PostgreSQL, MySQL, HSQL, Oracle, DB2, SqlServer, Informix Sistemas Operativos o Portabilidad completa: Entorno de desarrollo, Desktop, Server o Linux en sus diferentes distribuciones, Solaris, Windows, etc. Página 14

17 Intelligence Engine (O3 Server) Ideasoft O3 cuenta con un Servidor de Inteligencia de Negocios (O3 Server) encargado de brindar el servicio de soporte multidimensional de los datamarts. A través del uso de Ideasoft O3, las organizaciones generan una gran variedad de modelos de información, que permiten realizar análisis de las distintas áreas de la empresa. El objetivo de estos datamarts es satisfacer las necesidades de una variedad de usuarios que requieren el acceso a la información y gran capacidad de análisis. El uso del O3 Server permite: Administrar la distribución y políticas de acceso para los modelos multidimensionales. Crear, mantener y actualizar el registro de los cubos publicados en el servidor Administrar los usuarios y el acceso (Crear, mantener y actualizar la lista de los usuarios autorizados, monitorear los usuarios conectados) Verificar las reglas definidas e informar a los usuarios acerca de las mismas a través de los mecanismos de notificación establecidos Monitorear la performance del servidor, permitiendo analizar qué usuarios ingresan al sistema de información, qué información acceden, cuántas sesiones existen, etc. Monitorear la performance de cada uno de los datamarts, permitiendo analizar las consultas más frecuentes, sus tiempos de respuesta promedio, además de información más técnica sobre métricas de lecturas de caché, acceso a disco, etc. Definir una conexión a cubos de SQL Server 2005 Analysis Services (SSAS) (u otros proveedores) a través del protocolo XMLA. Aprovechando las capacidades de interoperación brindados por MS SSAS, Ideasoft O3 puede integrarse a dicha tecnología, beneficiando al usuario de las facilidades de análisis de información típicas de O3 sobre modelos de multidimensionales creados y ejecutados en SSAS. Servicios Los Servicios de O3 son componentes que extienden la plataforma del Servidor de Inteligencia de Negocios Los servicios disponibles son: Reportcast es un servicio de entrega periódica y automática de reportes, que permite distribuir información a los destinatarios especificados, en forma ágil y con la frecuencia necesaria para cada reporte. Este servicio permite, mediante una interfaz gráfica, la automatización de la distribución de información por , a través de un potente mecanismo de determinación de la oportunidad en que debe generarse la información. Además, mediante la declaración de instancias de proceso, es posible llevar un registro de los reportes generados, determinar si se presentaron situaciones que impidieron la generación (por ejemplo base de datos no disponible), controlar los reintentos e intervenir manualmente para generar y distribuir un reporte., Página 15

18 BPT Tracking (Automatización de Alertas mediante Procesos): este servicio incorpora la capacidad de dar un tratamiento automático y sistemático a las situaciones descubiertas por las reglas de Ideasoft O3, mediante la creación de instancias de proceso que representan la situación detectada, y dan aviso y participación a los distintos actores que deben ser alertados para dar respuesta a la misma. Este servicio ofrece un mecanismo de procesos, basados en técnicas de WorkFlow, que permite, por activación de procesos estándar predefinidos o de procesos específicos personalizados a las necesidades de cada organización y situación, el tratamiento de las excepciones, para así establecer un completo procesamiento de las situaciones representadas por las alertas. Modos de Ejecución Ideasoft O3 ofrece distintos modos de ejecución, de acuerdo a la conectividad disponible para cada usuario analista. Más allá de las distintas alternativas disponibles, vale destacar que en plataformas de producción de gran escala, la ejecución Cliente / Servidor es sin lugar a dudas la opción apropiada. Cliente / Servidor En este modo de ejecución los cubos son almacenados en el servidor, quien se encarga de la publicación de los mismos, poniéndolos accesibles a los diferentes usuarios según los roles y permisos de acceso definidos. El acceso puede realizarse a través de la LAN o a través de la Intranet / Internet Página 16

19 El Servidor es donde los diferentes motores ejecutan las consultas multidimensionales u otras actividades requeridas para la operación. Estos motores operan en el servidor de aplicaciones JBoss. El Cliente puede ser utilizado a través de su interfaz desktop, en cuyo caso debe ser instalado en el equipo del usuario analista de la información. La interfaz Web del Cliente está disponible con las mismas funcionalidades que la interfaz desktop, permitiendo acceder a la información, a través de un explorador Web Cliente desconectado La ejecución en modo desconectado surge como respuesta a la necesidad de análisis de usuarios que se encuentran temporalmente sin posibilidades conectarse al Servidor de O3. El usuario dispone en su equipo, Cliente Desktop que le permite bajar una copia del /los cubos del servidor necesarios y explorar la información con las mismas funcionalidades que si estuviera trabajando en modalidad Cliente / Servidor. El componente Cliente ofrece al mismo tiempo facilidades para que la descarga de información pueda ser realizada por el propio usuario con total independencia del equipo de Sistemas de Información. Para ello, solo es necesario que posea suficientes privilegios para poder realizar las descargas. Página 17

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