SERVICIOS DE LAS AGENCIAS DE VIAJES Y DE LAS EMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS, CONTRATADAS POR LA UPV/EHU.

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1 SERVICIOS DE LAS AGENCIAS DE VIAJES Y DE LAS EMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS, CONTRATADAS POR LA UPV/EHU. PREGUNTAS MAS FRECUENTES PMF/FAQ IMPORTANTE Si tuviera algún problema o incidencia con las agencias de viajes o con las empresas organizadoras de eventos acuda, por favor, al Servicio de Contratación y Compras contactando con: Es muy importante que notifique las incidencias ya que servirán para plantear nuestro nivel de satisfacción con las empresas contratadas. Este será un factor fundamental a tener en cuenta en próximas convocatorias de contratación. 1

2 PREGUNTAS MAS FRECUENTES Por qué no puedo elegir cualquier agencia de viajes o cualquier empresa organizadora de eventos relacionados con mi trabajo en la UPV/EHU? VIAJES Y ESTANCIAS EN HOTELES Qué Agencias de Viajes ha contratado la UPV/EHU? Qué he de hacer para solicitar el servicio de las agencias de viajes contratadas por la UPV/EHU? Cómo contacto con Viajes Ecuador? Cómo contacto con Viajes Halcón? Cómo contacto con Viajes Barceló? Puedo solicitar el servicio a una agencia de viajes no contratada por la UPV/EHU? Qué puedo solicitar a estas agencias de viajes? Qué servicios me deben prestar las agencias para organizar viajes? Qué servicios me deben prestar las agencias de viajes para organizar alojamientos? En viajes cortos qué tipo de alojamientos me ofrecen estas agencias de viajes? Para estancias de semanas o meses qué tipo de alojamientos me ofrecen estas agencias de viajes? Cómo solicito la asistencia de la agencia de viajes si tengo alguna incidencia o emergencia en pleno viaje? A cuántas agencias de viajes debo solicitar el servicio que necesito? Cuánto tiempo debo esperar para recibir las ofertas de las agencias de viajes y poder elegir entre ellas? Debo elegir siempre la oferta más económica de viajes o alojamientos? Puedo comprar el viaje por Internet? Qué inconvenientes tiene que compre el billete de vuelo por Internet? Tengo que aceptar precios superiores a los que aparecen en Internet, cuando las agencias de viajes me digan que no disponen de alojamientos a dichos precios pero sí a otros superiores? Qué plazo tengo para pagar las facturas que me emita la agencia de viajes? A fin de año puedo pedir facturas de viajes todavía no contratados? Si un organizador externo de un acto al que acudo me ofrece alojamiento puedo aceptarlo? En caso de dudas sobre el servicio de las agencias de viajes con quién contacto en el Servicio de Contratación y Compras? Qué hago si me surge algún problema o incidencia con las agencias de viajes? ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Qué empresas de organización de eventos ha contratado la UPV/EHU? Cómo puedo contactar con las empresas de organización de eventos? Qué tipos de eventos puedo contratar a estas empresas organizadoras? Puedo solicitar el servicio de organización de eventos a una empresa no contratada por la UPV/EHU? Puedo buscar empresas organizadoras de eventos por Internet? Cómo solicito el servicio a una de las empresas organizadoras de eventos? A cuántas empresas organizadoras de eventos debo solicitar el servicio que necesitamos? Qué servicios puede darme la empresa organizadora de evento? Debo elegir siempre la oferta más económica para organizar un evento? Cuánto tiempo debo esperar para recibir las ofertas de las empresas organizadoras de eventos y poder elegir entre ellas? Qué plazo tengo para pagar las facturas que emita la empresa organizadora de mi evento? Cómo gestiono la economía de un evento relacionado con investigación? Qué hago si me surge algún problema o incidencia con la empresa organizadora de eventos? 2

3 Por qué no puedo elegir cualquier agencia de viajes o cualquier empresa organizadora de eventos relacionados con mi trabajo en la UPV/EHU? Porque la UPV/EHU como Administración pública en cumplimiento de la Ley de Contratos del Sector Público, ha contratado el servicio de agencia de viajes y el servicio de organización de eventos tales como: congresos, reuniones, exposiciones, etc. Estas empresas están obligadas a prestarlos en las condiciones establecidas en dicho contrato. Por ello, todo el personal de la UPV/EHU debe utilizar esos servicios de acuerdo con el procedimiento que se ha establecido, salvo en algunas excepciones concretas. VIAJES Y ESTANCIAS EN HOTELES Qué Agencias de Viajes ha contratado la UPV/EHU? Halcón Viajes Viajes Ecuador Barceló, BCD Travel Qué he de hacer para solicitar el servicio de las agencias de viajes contratadas por la UPV/EHU? Tiene que contactar con la propia agencia y utilizar el formulario Cómo contacto con Viajes Ecuador? En Araba puede contactar con Silvia Espinosa y Saioa Ibaibarriaga, En Bizkaia con Loreto Cabarga y Nerea Menchaca, En Gipuzkoa con María Eugenia Basterra y Ana Berecibar, Cómo contacto con Viajes Halcón? En Viajes Halcón las personas de contacto son Idoia Vall y Andrea Velasco, Cómo contacto con Viajes Barceló? En Araba puede contactar con Arantza Illarramendi y Toño Trabanca, En Bizkaia con Idoia Pérez y Naiara Ruiz, y en Gipuzkoa con Garbiñe Beraza e Isabel Elizondo, Puedo solicitar el servicio a una agencia de viajes no contratada por la UPV/EHU? NO, en ningún caso. 3

4 Qué puedo solicitar a estas agencias de viajes? Estas agencias organizan los viajes y los alojamientos del personal de la UPV/EHU, en su desempeño profesional y los viajes y alojamientos de personas externas invitadas por la UPV/EHU. Qué servicios me deben prestar las agencias para organizar viajes? Informar sobre horarios, rutas más idóneas y disponibilidad de plazas en los medios de transporte solicitados, gestionando la aplicación de la tarifa más ventajosa. Tramitar, confirmar y entregar todos los billetes a través de Internet o en papel, sin coste adicional (esto último, cuando se haya solicitado con suficiente antelación). Informar sobre los visados y otros requisitos para la entrada al país de destino del viaje. Realizar gestiones y servicios complementarios ante las necesidades imprevistas que pueden surgir en el transcurso de los desplazamientos y estancias. Modificar o anular los títulos de viaje cuando usted se lo indique. Qué servicios me deben prestar las agencias de viajes para organizar alojamientos? Gestionar la reserva de habitaciones Modificar o anular las reservas cuando usted se lo indique, sin que haya penalización, cuando lo haga con la anticipación indicada por el establecimiento hotelero. En viajes cortos qué tipo de alojamientos me ofrecen estas agencias de viajes? Hoteles de 3 o 4 estrellas con desayuno incluido, en habitación doble de uso individual y en cualquier ciudad de la Comunidad Autónoma Vasca y en las principales ciudades nacionales e internacionales. Para estancias de semanas o meses qué tipo de alojamientos me ofrecen estas agencias de viajes? Cuando haga una estancia larga por participación en programas de movilidad, pueden gestionarle alojamientos tipo apartamento, residencia, colegios mayores, etc. según las indicaciones y la información que usted les proporcione. Cómo solicito la asistencia de la agencia de viajes si tengo alguna incidencia o emergencia en pleno viaje? Contactando con el teléfono que figura siempre, en el documento del viaje entregado por la agencia. Ésta debe darle servicio 24 horas los 365 días al año y contar con personal y garantizarle un conocimiento de euskara, castellano e inglés suficiente para atenderle. Además deben indicarle cuáles son sus oficinas de referencia en cada localidad, para garantizar el servicio y facilitar la atención presencial. Si la agencia que le da servicio no responde, informe por favor de esa incidencia al 4

5 Servicio de Contratación y Compras IKERKETAKO ERREKTOREORDETZA A cuántas agencias de viajes debo solicitar el servicio que necesito? Para viajes nacionales puede solicitar una sola oferta a cualquiera de las agencias o a dos o a las tres. Puede hacerlo utilizando los formularios de cada agencia situados en Información adicional/ páginas web : Para viajes internacionales debe solicitar ofertas a las tres agencias. Puede hacerlo utilizando el formulario Viajes internacionales : Cuánto tiempo debo esperar para recibir las ofertas de las agencias de viajes y poder elegir entre ellas? Si no es urgente debe esperar la recepción de ofertas durante tres días, pero en el caso de que tenga urgencia o de que no reciba todas o ninguna respuesta en tres días puede elegir la oferta que le haya llegado o contratar por internet. Si la agencia que le da servicio no responde, informe por favor de esa incidencia al Servicio de Contratación y Compras Debo elegir siempre la oferta más económica de viajes o alojamientos? NO, pero si no la elije, debe anotar las razones en el documento de la oferta elegida y tener siempre en cuenta que hay límites señalados por la normativa vigente en materia de gastos de viaje y alojamiento. Puedo comprar el viaje por Internet? SI, pero únicamente en tres casos: Cuando sea un viaje urgente. Cuando después de esperar tres días no haya recibido ninguna oferta. Cuando la oferta que reciba de la agencia de viajes sea más cara que la consultada en Internet. Qué inconvenientes tiene que compre el billete de vuelo por Internet? Con frecuencia, la tarifa de Internet no incluye los mismos servicios que la ofrecida por las agencias. Fíjese especialmente en Precio final: puede ser diferente del inicial al añadirse cargos adicionales (equipaje, elección asiento, emisión del billete, etc.). Pago: Las compras realizadas por las Agencias permiten la cancelación con ninguna o con poca penalización, según el momento de la misma. Servicios especiales: la compra por Internet no incluye servicios especiales que ha contratado la UPV/EHU con las agencias: Seguros de accidente, asistencia, imprevisto y equipaje están incluidos siempre con las agencias Gestión comercial (cancelaciones, cambios, overbooking, etc.). Servicio de emergencia en viaje. Responsabilidad ante cualquier reclamación 5

6 Tengo que aceptar precios superiores a los que aparecen en Internet, cuando las agencias de viajes me digan que no disponen de alojamientos a dichos precios pero sí a otros superiores? NO. Pero informe, por favor, de esa incidencia al Servicio de Contratación y Compras Qué plazo tengo para pagar las facturas que me emita la agencia de viajes? Un plazo máximo de 30 días y ha de hacerse el pago a través de la secretaria o secretario del Departamento, del Instituto o de la secretaría del Centro A fin de año puedo pedir facturas de viajes todavía no contratados? NO, en ningún caso. Si un organizador externo de un acto al que acudo me ofrece alojamiento puedo aceptarlo? SI, pero debe atenerse a los límites impuestos por la normativa vigente en materia de gastos de viaje y alojamiento y adjuntar a la factura la documentación del evento en que figure el alojamiento elegido. En caso de dudas sobre el servicio de las agencias de viajes con quién contacto en el Servicio de Contratación y Compras? Qué hago si me surge algún problema o incidencia con las agencias de viajes? Acuda al Servicio de Contratación y Compras contactando con: 6

7 ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Qué empresas de organización de eventos ha contratado la UPV/EHU? Traductores e Intérpretes S.A Eventia 2000 S.L Ercisa - Azafatas Ercilla S.A Cómo puedo contactar con las empresas de organización de eventos? Traductores e Intérpretes S.A: Eventia 2000 S.L: Ercisa - Azafatas Ercilla S.A Qué tipos de eventos puedo contratar a estas empresas organizadoras? Congresos, inauguraciones, ferias, etc. Puedo solicitar el servicio de organización de eventos a una empresa no contratada por la UPV/EHU? NO. En ningún caso. Puedo buscar empresas organizadoras de eventos por Internet? NO. En ningún caso. Cómo solicito el servicio a una de las empresas organizadoras de eventos? Utilice el formulario de solicitud específico A cuántas empresas organizadoras de eventos debo solicitar el servicio que necesitamos? Cuando usted rellena el formulario de solicitud en está emitiendo la petición a las tres empresas. Qué servicios puede darme la empresa organizadora de evento? Usted puede elegir los servicios que necesita de entre los siguientes: Gestionar las inscripciones Preparar la documentación y comunicaciones con ponentes, invitados e invitadas, (acreditaciones, dossiers, agendas ) Contratar coctel de bienvenida, cafés, almuerzos, cenas o análogos Gestionar los traslados de las personas asistentes hasta el lugar de la celebración, mediante avión, ferrocarril, autobús, o taxi, incluidos, en su caso, los traslados desde el hotel al lugar de celebración de los eventos. Gestionar el Alojamiento y manutención de las personas asistentes en hoteles (de categoría mínimo de 3 estrellas, durante los días de los eventos y el día anterior y/o posterior). Servicios audiovisuales Servicio de traducción simultánea (español, euskera e inglés o idioma que se precise). 7

8 Personal de apoyo debidamente uniformado a cargo de la empresa adjudicataria, encargado de la recepción, información y control de acceso (con conocimiento de los idiomas que en cada caso se precise). Personal de atención a la Secretaría del evento: dos auxiliares administrativos con conocimientos informáticos y de idiomas Servicios de mensajería y transporte del material necesario Preparación de stands, publicidad, cartelería, patrocinio, etc. Debo elegir siempre la oferta más económica para organizar un evento? NO, pero si no lo hace ha de anotar sus razones en el documento de la oferta elegida y atenerse a los límites de la normativa vigente en materia de gastos de viaje y alojamiento. Cuánto tiempo debo esperar para recibir las ofertas de las empresas organizadoras de eventos y poder elegir entre ellas? Si no hay respuesta en tres días contacte con el Servicio de Contratación y Compras teniendo a mano la información sobre la solicitud realizada en su día y el tiempo transcurrido sin respuesta Qué plazo tengo para pagar las facturas que emita la empresa organizadora de mi evento? Un plazo máximo de 30 días y ha de hacer el pago a través del Sistema Contable de la UPV/EHU por medio de la/el secretaria/o del Departamento, del Instituto o de la secretaría del Centro Cómo gestiono la economía de un evento relacionado con investigación? Contacte en el Vicerrectorado de Investigación con Isabel Arrue: (Dirección de Gestión de la Investigación) que le dará las indicaciones pertinentes sobre la gestión económica del evento. Qué hago si me surge algún problema o incidencia con la empresa organizadora de eventos? Acuda al Servicio de Contratación y Compras contactando con: 8

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