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2 PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO LICITACIÓN PÚBLICA 05 DE Objeto: Selección, por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro, de la propuesta más favorable para la celebración del contrato de software, servicios y/o equipos para la implantación del Sistema de Seguridad y Administración Tecnológica de algunas Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos. CRONOGRAMA (Fechas sujetas a cambio en el pliego definitivo y adendos) ACTIVIDAD FECHA / HORA LUGAR Disponibilidad Presupuestal. Agosto 4 Publicación en un diario de amplia circulación Agosto 12 Publicación pliego provisional de condiciones Agosto 12 < Publicación del pliego de condiciones definitivo y Agosto 22 apertura del proceso. < Audiencia de aclaración del pliego de Agosto 24 condiciones. 3:00 p. m. Sala de Juntas Secretaría General. Cierre del proceso de presentación de ofertas. Agosto 26 3:00 p. m. Sala de Juntas Secretaría General. Evaluación de ofertas. Agosto 29 a 30 Comité evaluador áreas involucradas Traslado de los informes de evaluación a los Agosto 31 a Secretaria General. oferentes. septiembre 6 Adjudicación del proceso Septiembre 9 Sala de Juntas Secretaria General. Perfeccionamiento y legalización del contrato. Tres días siguientes Secretaría General. a la adjudicación. El presente proceso estará sometido al control social en los términos establecidos en el artículo 9 del Decreto 2170 de

3 TABLA DE CONTENIDO 1 CAPITULO 1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA CONTRATACIÓN OBJETO PLAZO PARA LA EJECUCION DEL CONTRATO PRESUPUESTO OFICIAL REGIMEN JURIDICO APLICABLE CONSULTA DE PLIEGOS LUGAR, FECHA HORA DE APERTURA Y CIERRE DE LA CONTRATACION PUBLICA CONTROL SOCIAL CAPITULO 2. ACLARACIONES ACLARACION DEL PLIEGO DE CONDICIONES MODIFICACION DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES DILIGENCIA DE CIERRE DEL PROCESO 12 3 CAPITULO 3. DE LA OFERTA CONDICIONES MÍNIMAS PARA PARTICIPAR EXPERIENCIA EN EL MERCADO VIGENCIA DE LA SOCIEDAD MATRÍCULA MERCANTIL EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL CONDICIONES PARTICULARES ELABORACIÓN DE LAS OFERTAS ENTREGA DE OFERTAS RETIRO DE PROPUESTAS VALIDEZ DE LAS OFERTAS MONEDA DE LA OFERTA DOCUMENTOS DOCUMENTOS JURIDÍCOS DOCUMENTOS FINANCIEROS DOCUMENTACIÓN TÉCNICA 19 4 CAPÍTULO 4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS LICENCIAS DE SOFTWARE OTROS REQUERIMIENTOS MINIMOS EXIGIDOS CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN DEL PLAZO DE ENTREGA Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO PARA TODOS LOS ELEMENTOS INFORMÁTICOS CERTIFICACIÓN DE DISTRIBUCIÓN AUTORIZADA 37 3

4 4.3 INVARIABILIDAD DE LAS PROPUESTAS 37 5 CAPITULO 5. DE LA EVALUACIÓN Y DE LA ADJUDICACIÓN CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN CAPACIDAD JURÍDICA CAPACIDAD FINANCIERA CAPACIDAD TECNICA ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 5.2 RECHAZO DE LA OFERTA DECLARATORIA DE DESIERTA CRITERIOS PARA DIRIMIR EMPATES ADJUDICACIÓN DEVOLUCION DE LA GARANTIA DE SERIEDAD 43 6 CAPITULO 5. DEL CONTRATO CONDICIONES BASICAS DEL CONTRATO A CELEBRARSE MINUTA DEL CONTRATO CONDICIONES DE PAGO 47 7 ANEXO 1. MODELO CARTA DE PRESENTACIÓN 48 8 ANEXO 2. MODELO DE CERTIFICACIÓN 49 9 ANEXO 3. MODELO DEL ACUERDO DE CONSORCIO O U. T ANEXO 4. DECLARACIÓN JURAMENTADA BDME ANEXO 5. FORMULARIO PARA ACLARACIONES Y PREGUNTAS. 52 4

5 CAPITULO 1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA CONTRATACIÓN DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER Dentro del Plan de modernización que se adelanta en la Superintendencia de Notariado y Registro, se ha identificado claramente la necesidad de contar con una solución modular, escalable, integrada y de fácil implementación, que permita una gestión optima de los activos de Tecnología de Información (hardware y software) y un control estricto de los mismos. La solución permitirá prestar más eficientemente los servicios de Tecnología de Información a todos los usuarios finales, permitiendo así la mejora en tiempos de respuesta, el control y seguimiento a incidentes en el uso del software, hardware y la información propia de la Entidad. De esta forma se estaría evitando desplazamientos innecesarios, detallando el activo que posee el usuario, garantizando la información de la organización y preservando las inversiones existentes en tecnología de gestión. La entidad necesita que la solución brinde el control de inventario en hardware y software de las estaciones de trabajo incluyendo las estaciones que no estén conectadas a la red. Así mismo, se necesita contar con una solución que permita distribuir software a las estaciones de los usuarios sin necesidad de enviar a la persona de soporte al sitio, pero si tener el control de distribución. La solución debe soportar con una herramienta de toma de control remoto a los usuarios, lo cual debe permitir que se pueda mejorar el soporte a los usuarios evitando desplazamientos cuando sea posible. La solución debe permitir flexibilidad a cambios, generando pro actividad, respuesta a eventualidades y permitiendo a futuro de forma natural la integración de múltiples módulos de gestión. Adicionalmente, se requiere una solución de seguridad que permita el acceso seguro y automático de los usuarios a los sistemas y aplicaciones de la Superintendencia de Notariado y Registro a través de un punto único de autenticación. Esta solución debe cumplir con las regulaciones del mercado, minimizando al máximo la problemática de gestión de contraseñas tanto a la Organización como a sus clientes internos. Estas licencias de software, deben permitir cubrir la población total de usuarios de la Superintendencia de Notariado y Registro en la mayor cantidad de ORIPS posibles, permitiendo de forma general flexibilidad a cambios, generando pro actividad, respuesta a eventualidades y permitiendo a futuro de forma natural la integración de múltiples módulos de gestión. En la actualidad, la Superintendencia de Notariado y Registro no tiene el medio técnico para detectar y mantener un listado actualizado de todos los elementos de hardware todas las estaciones de trabajo tiene a nivel nacional, en términos de CPU, tamaño del disco, memoria y versión del BIOS entre otros. De la misma forma, tampoco hay una herramienta que mantenga automáticamente un listado actualizado y debidamente clasificado del software instalado en esas maquinas. La falta de esta solución, evita el poder medir el real porcentaje de uso de cualquier aplicación de software, sin importar si es ejecutada desde un servidor o desde un disco local, por lo que no hay estadísticas ciertas y gráficas concretas de sub o sobre-utilización de licencias y aplicaciones, para poder así prevenir la sub o sobre utilización de licencias o software en la entidad (hecho en cualquier caso muy grave). Cabe anotar, que tampoco se puede actualmente monitorear cuantos empleados utilizan una aplicación específica, ni restringir el acceso a una aplicación cuando el número máximo de licencias 5

6 están siendo usadas, ni prevenir la instalación no autorizada de software desde CD-ROM o floppy disk. En general, hoy en día no es posible dada la infraestructura actual, el administrar centralizadamente la configuración de los equipos de computo de la entidad, ni tener información real y fidedigna sobre la configuración de las maquinas allí existentes, ni impedir que el usuario altere las configuraciones, ni obtener reportes, informes y gráficos del inventario de software y hardware de la Superintendencia de Notariado y Registro de forma automatizada. En el mismo sentido, en la actualidad, la Superintendencia de Notariado y Registro no posee tampoco una herramienta que distribuya, instale, verifique y controle versiones de paquetes de software, y que trabaje sobre heterogeneidad de ambientes (Win9x, Win2000, WinNT, Unix y Linux) soportando múltiples protocolos (TCP/IP; IPX; NETBIOS; SNA LU6.2) y que cubra la totalidad de equipos y usuarios. Hoy en día, no se pueden administrar simultáneamente múltiples estaciones ubicadas en sitios locales o remotos, ni auditar e inventariar todo el software de la red, ni mantener un registro de qué, quién, cuándo, cómo y donde determinado software fue instalado cualquier componente en las ciudades en cuestión. De la misma forma, no hay un mecanismo automático para alertar al administrador cuando el espacio en disco baje de un porcentaje determinado, ni que permita la distribución de software en cascada optimizando la utilización del ancho de banda mediante el estrangulamiento de paquetes. De la misma forma, la Superintendencia de Notariado y Registro no tiene en la actualidad, una herramienta que permita configurar aulas virtuales para entrenamiento, desde las cuales el profesor tenga el control de la máquina remotamente y pueda transferir este a cualquier estudiante cuando así se requiera. De igual forma, no hay un mecanismo seguro que permita a los administradores del área de sistemas el poder manejar servidores remotos desde un punto central, desde el cual se pueda editar perfiles de usuarios, modificar información del resgistry, hacer reboot de servidores, y ver su desempeño eliminando así viajes no necesarios. Adicionalmente no se cuenta con un robusto sistema de auditoria que registre paso a paso las acciones que el administrador realiza sobre una estación controlada, como tampoco se puede auditar (grabar) lo que los usuarios hacen en sus estaciones de trabajo. De no cambiar esta situación, la entidad no tendrá forma de ser eficaz ni eficiente en mantener un control estricto sobre su compleja, heterogénea y dispersa infraestructura tecnológica, hecho que necesariamente redundaría en profundas grietas de seguridad e ineficacias. Por todas las razones expuestas, es necesario que la Oficina de Informática de la Superintendencia de Notariado y Registro cuente con las herramientas especializadas de software para automatizar el proceso de inventario de hardware y software en la entidad, permitiendo así descubrir, monitorear, administrar y mantener los elementos de Tecnología de información generando igualmente un proceso optimo de autenticación. Se requiere también, que la entidad pueda construir, distribuir, instalar y administrar paquetes de software, automatizando los procesos de distribución, toma de control remoto, distribución y autenticación. 6

7 Con lo anterior, además se pretende dar cumplimiento al Decreto 0302 del 29 de enero de 2004, el cual define dentro de las funciones de la Oficina de Informática de la Superintendencia de Notariado y Registro descritas en el Artículo 14, lo siguiente: Coayudar en la formulación y adopción de las políticas de administración, seguridad y control, necesarias para garantizar la eficiencia, eficacia y confiabilidad de los recursos informáticos. Coordinar la planeación, para el uso y evaluación de los sistemas de información de la Superintendencia. Evaluar y presentar informes al Superintendente sobre los programas y proyectos informáticos y de comunicación de la Superintendencia. Adicionalmente, esta herramienta ayuda a dar cumplimiento a la Normatividad Derechos de Autor en Colombia, establecidas en las Directiva presidenciales 01 de 1999: Respeto al Derecho de Autor y a los Derechos Conexos y 02 de 2001: Respeto al Derecho de Autor y los Derechos Conexos, en lo referente a utilización de programas de ordenador (software), para evitar que los usuarios no autorizados instalen programas y/o aplicaciones no licenciadas, ni autorizadas por la Entidad, y por supuesto impedirá también la instalación de juegos. Esta herramienta es vital para poder efectuar una administración segura de las soluciones de inventarios, distribución y control remoto que se han venido adquiriendo. Por lo tanto es indispensable para la Superintendencia de Notariado y Registro adquirir un mil trescientas (1300) licencias de Inventario de Software (Unicenter Asset Management), Distribución de Software (Unicenter Software Delivery), Control Remoto (Unicenter Remote Control), así como 2000 licencias de autenticación de usuarios y los servicios técnicos profesionales de implementación de la solución, necesarios para dar soporte técnico, ejercer una administración proactiva y ejercer un control estricto en el futuro, de los activos de tecnología de la Superintendencia de Notariado y Registro y las de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos a nivel nacional. La población total de usuarios que estaría cobijada con las herramientas de administración de estaciones de trabajo sería de 2000, lo que representa una masa crítica compleja de administrar a nivel de autenticación y acceso, hecho que hace de suma urgencia el efectuar la adquisición de esta herramienta de seguridad estándar de mercado. DEFINICIÓN TÉCNICA La solución a este problema consiste en adquirir licencias de Inventario de Software (Unicenter Asset Management), Distribución de Software (Unicenter Software Delivery), Control Remoto (Unicenter Remote Control), software de autenticación única (Single Sign On) y los servicios técnicos profesionales de implementación de la solución, para así cubrir toda la Superintendencia de Notariado y Registro y mayor cantidad posible de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos a nivel nacional. A continuación se presenta la descripción de cada uno de los productos: Herramienta de software de inventarios (Unicenter Asset Management) 7

8 Se deben adquirir mil trescientas (1300) licencias adicionales, para administrar y mantener automáticamente, el inventario de los recursos tanto de Hardware como de Software, cubriendo la heterogeneidad del ambiente corporativo y ofreciendo la capacidad para controlar y recoger archivos de configuración, monitorear y auditar la utilización del software. Herramienta de software de distribución (Unicenter Software Delivery) Se deben adquirir mil trescientas (1300) licencias adicionales, para realizar instalaciones de productos de software a través de la red, así como de parches y actualizaciones (software y Sistemas Operativos). La solución debe realizar la distribución, actualización, instalación y des-instalación de software y aplicativos a partir de un repositorio central, manteniendo un inventario de la configuración de cada equipo a través de las redes LAN/WAN de la entidad. El repositorio central debe permitir instalación de productos a través de la red sin necesidad de uso de discos flexibles o compactos, evitando así instalación de versiones incorrectas, errores de lectura, etc. Herramienta de software de control remoto (Unicenter Remote Control) Se deben adquirir mil trescientas (1300) licencias adicionales, para realizar cambios y/o restauraciones de Sistemas Operativos así como asistencia a computadores y servidores, de forma local o remota. Esta solución debe permitir de manera segura tomar control desde cualquier equipo o que este sea controlado desde un Host remoto en ambientes Windows (95, 98, NT o 2000x, XP) y a través de una red LAN/WAN con soporte RAS o PPP. Herramienta de software de autenticación Se deben adquirir dos mil (2000) licencias, para administrar el acceso seguro y automático de los usuarios a los sistemas y aplicaciones de la entidad. La solución debe automatizar y optimizar el proceso de autenticación, minimizando al máximo la problemática de gestión de contraseñas tanto a la Organización como a sus clientes internos. Servicios de implementación Se deben adquirir todos los servicios técnicos profesionales, para poder implementar satisfactoriamente estas nuevas licencias adicionales, haciendo que la solución opere integralmente con una población total de 2000 usuarios. Capacitación Se contará con los servicios de capacitación normal de la tecnología implantada de tal forma que la entidad quede perfectamente habilitada para poder efectuar por si sola un manejo eficiente y efectivo de las herramientas adquiridas. Este componente es vital para asegurar 8

9 la viabilidad del proyecto en el mediano y largo plazo, ya que de no haber una transferencia tecnológica adecuada, la sostenibilidad y por ende el éxito al futuro se podrán ver comprometidos. OBJETO La Superintendencia de Notariado y Registro está interesada en recibir propuestas para la celebración de un contrato de software, servicios y/o equipos para la implantación del Sistema de Seguridad y Administración Tecnológica de algunas Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos. PLAZO PARA LA EJECUCION DEL CONTRATO Para la ejecución del contrato, la Superintendencia establece un plazo de tres (3) meses contados a partir del perfeccionamiento y legalización del contrato. PRESUPUESTO OFICIAL La SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO cuenta con la suma de MIL DIECISIETE MILLONES NOVECIENTOS MIL PESOS M/CTE ($ ,00) con cargo al rubro Sistematización y modernización de los servicios de la SNR a nivel nacional del presupuesto de la actual vigencia fiscal, de acuerdo con el certificado de disponibilidad presupuestal 1757 de agosto 4 de REGIMEN JURIDICO APLICABLE La presente Contratación se rige por el régimen de la contratación administrativa contenido en la Ley 80 de 1993, sus decretos reglamentarios, el Decreto 2170 de 2002 y demás normas civiles y comerciales aplicables a la materia, en conjunto con las reglas previstas en los presentes Pliego de condiciones, adendos, las resoluciones y documentos que se expidan con ocasión de la presente Contratación, que hacen parte integrante de la misma. CONSULTA Y VALOR DEL PLIEGO Los Pliegos de Condiciones podrán ser consultados y descargados en la pagina Web de la Superintendencia de Notariado y Registro, < y/o 9

10 retirados en la Secretaría General, ubicada en la Calle 26 No Interior 201, piso 3º de la ciudad de Bogotá, D.C., en el horario comprendido entre las 9:00 a. m y las 4 p.m., a partir de la fecha y hora de apertura del proceso. Tienen un valor de UN MILLÓN DE PESOS M/CTE ($ ,00) que deberán ser consignados a nombre de la Superintendencia, en alguna de las cuentas corrientes relacionadas a continuación: BANCAFÉ BANCO POPULAR LUGAR, FECHA HORA DE APERTURA Y CIERRE DE LA CONTRATACION PUBLICA. LUGAR DE APERTURA Y CIERRE: Secretaria General ubicada en la Calle Piso 3º de la ciudad de Bogotá D.C Interior APERTURA: 22 DE AGOSTODE 2005 HORA: 3:00 P.M. CIERRE : 26 DE AGOSTO DE 2005 HORA : 3:00 P.M. CONTROL SOCIAL. El presente proceso estará sometido al control social en los términos establecidos en el artículo 9 del Decreto 2170 de

11 CAPITULO 2. ACLARACIONES ACLARACION DEL PLIEGO DE CONDICIONES Si los proponentes encuentran discrepancias, omisiones o tuvieren dudas acerca de las exigencias de los pliegos o de interpretación de los mismos, deberán darlos a conocer a la Superintendencia dentro del término de publicación de los borradores o en la Audiencia de aclaración que se celebrará el día veinticuatro (24) de agosto de 2005, a las 3:00 p. m., en la sala de juntas de la Secretaría General de la Entidad, ubicada en la dirección señalada en el numeral 1.5, con el objeto de precisar el contenido y alcance de los Pliego de Condiciones. De esta audiencia se levantará un acta, la cual será suscrita por los que en ella intervengan. Las observaciones a los pliegos de condiciones deberán presentarse por escrito, sin que esto signifique que sin que esto limite cualquier otra intervención verbal en esta audiencia. Lo anterior no impide que dentro del plazo comprendido entre la fecha de apertura y un (1) día antes del cierre de la Contratación, cualquier interesado, pueda solicitar aclaraciones por escrito, las que se responderán mediante publicación en la página Web de la entidad. La consulta y respuesta no producirá efecto suspensivo sobre el plazo de presentación de las propuestas. Las solicitudes de aclaración podrán hacerse de acuerdo al modelo sugerido en el Anexo 5, sin que por esto se prohíba utilizar otro esquema, y ser entregadas personalmente en las instalaciones de la SNR, remitidas al buzón de correo electrónico de la licitación Licitacionp05_2005@supernotariado.gov.co, o a los faxes (571) o MODIFICACION DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES Como resultado de lo debatido en la audiencia para precisar el contenido y alcance de los Pliegos de Condiciones de que trata el numeral 2.1, la Superintendencia expedirá las modificaciones pertinentes a los Pliegos de Condiciones. La Superintendencia hará las aclaraciones o modificaciones que considere necesarias desde la fecha de apertura hasta el 24 de agosto de Toda aclaración o modificación se hará mediante adendos, los cuales formarán parte integral del presente Pliego de Condiciones. Si con posterioridad al día 28 de julio la Superintendencia requiere emitir un adendo, en virtud del principio de transparencia consagrado en la Ley 80 de 1993, prorrogará la fecha de cierre en un día hábil, contado a partir de la fecha de expedición del adendo. Los documentos antes mencionados serán publicados en la página Web de la Superintendencia < para consulta de los interesados y en especial de aquellos que hayan retirado Pliegos de Condiciones. Por tanto, la entidad en virtud del principio de economía da por entendido que los interesados en participar en la presente Contratación tienen conocimiento de ellos. 11

12 DILIGENCIA DE CIERRE DEL PROCESO En la fecha y hora fijada para el cierre, se procederá a dar apertura de los sobres que contienen las ofertas, de lo cual se levantará un acta en la que se consignará la relación de las mismas, en presencia de los asistentes, en que conste: Número de la Contratación, fecha, y hora de cierre. Número de radicación, fecha y hora de recibo de la oferta por parte del Grupo de Archivo y Correspondencia. Nombre del proponente. Valor total de cada propuesta. Número de folios que la contienen. Número de la garantía de seriedad de la oferta y vigencia. Otras observaciones, y las que los proponentes consideren que deben constar en el Acta. 12

13 CAPITULO 3. DE LA OFERTA CONDICIONES MÍNIMAS PARA PARTICIPAR Podrán participar en la presente Contratación las personas naturales o jurídicas, consorcios o uniones temporales que no se encuentren incursas en el régimen de inhabilidades o incompatibilidades que establecen la Constitución y la ley, manifestación que se entenderá prestada bajo la gravedad del juramento con la firma de la carta de presentación de la oferta, que reúnan los siguientes requisitos y su objeto sea similar al de la presente licitación: Experiencia en el mercado Acreditar al menos cinco (5) años de experiencia en la industria del software y similares, según el Certificado de la Cámara de Comercio. Para el efecto se tomará como fecha de referencia la fecha de cierre de la presente Contratación. Vigencia de la sociedad La vigencia de la sociedad debe ser igual al plazo del contrato y un (1) año más contado a partir de la fecha de suscripción del mismo. Para el caso de ofertas presentadas por consorcios o uniones temporales, cada uno de los integrantes deberá acreditar este requisito. Matrícula mercantil En caso de tratarse de persona natural, debe tener inscrito su establecimiento de comercio en la Cámara de Comercio respectiva y su actividad comercial debe guardar coherencia con el objeto de la presente Contratación. Tal hecho se acreditará con la matrícula mercantil expedida con una antelación no mayor a treinta (30) días calendario, anteriores a la presentación de la oferta. 13

14 Existencia y representación legal Sí el proponente es persona jurídica, debe anexar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva, con fecha no superior a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre de la Contratación. Adicionalmente, su objeto social debe guardar relación directa con el objeto de la presente Contratación. CONDICIONES PARTICULARES Elaboración de las ofertas Las propuestas deben referirse y sujetarse a todos y cada uno de los puntos contenidos en los Pliegos de Condiciones, por lo tanto no se podrán variar las especificaciones técnicas sustanciales solicitadas por la Entidad. El oferente deberá presentar su oferta en idioma castellano, en original y dos copias del mismo ejemplar, debidamente foliadas, con la carta de presentación firmada por el oferente persona natural, el representante legal de la sociedad o el representante del consorcio o de la unión temporal, según el caso. Deberá contener un índice de identificación de cada uno de los documentos de la misma y los números de las páginas correspondientes (la información y documentación debe relacionarse en el mismo orden en que aparece en los pliegos de condiciones). El original y cada una de las copias, deberán presentarse en sobres cerrados y debidamente rotulados y dirigidos de la siguiente manera: SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO CONTIENE: OFERTA PARA LA LICITACIÓN PÚBLICA CONTIENE EL ORIGINAL (PRIMERA SEGUNDA COPIA) IDENTIFICACIÓN DEL OFERENTE De presentarse discrepancia entre el original y las copias, primará la información contemplada en el original. Entrega de ofertas Las ofertas deberán entregarse en el Grupo de Archivo y Correspondencia, ubicada en la Calle , Interior 201, Primer Piso de la ciudad de Bogotá, entre el 18 y el 25 de agosto de 2005 a las 3:00 p.m. 14

15 No se aceptarán ofertas enviadas por correo, fax, o en lugar diferente al señalado en los pliegos de condiciones, ni las presentadas extemporáneamente. La Superintendencia de Notariado y Registro podrá solicitar por escrito, una vez cerrada la Contratación, aclaración de la oferta sin que por ello el oferente pueda complementar, adicionar, modificar o mejorar la oferta. Retiro de propuestas El oferente podrá solicitar por escrito, con anterioridad al inicio de la diligencia del cierre de la Contratación, la no consideración de su oferta y su devolución. Los sobres con sus contenidos serán devueltos sin abrir y de ello se dejará constancia en el acta de cierre. Validez de las ofertas Las ofertas deberán tener una validez mínima de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha de cierre del proceso de Contratación. Moneda de la oferta El valor de los servicios y bienes ofrecidos y consecuentemente su pago, debe estar expresado en pesos colombianos. Así mismo, debe incluirse en el valor de la oferta todos los impuestos a que haya lugar. DOCUMENTOS Documentos jurídicos Los siguientes documentos son necesarios para que se acepte la oferta. Por lo tanto, la ausencia de alguno de ellos será considerada como causal de rechazo. La Superintendencia podrá solicitar la aclaración de estos documentos Carta de presentación 15

16 La carta de presentación de la oferta debe seguir el modelo del Anexo 1, la cual debe ir firmada por el oferente persona natural, el representante legal de la persona jurídica o por la persona designada para representar al consorcio o unión temporal, adicionalmente debe indicar el número de cédula de ciudadanía del representante, teléfono, fax, dirección, correo electrónico y NIT de la empresa oferente Matrícula mercantil y certificado de existencia y representación legal Expedido por la Cámara de Comercio dentro de los treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre de la presente Contratación, mediante el cual se acredite el cumplimiento de los requisitos establecidos en los numerales , y , según el caso. En caso de tratarse de unión temporal o consorcio, cada uno de los miembros debe allegar el certificado correspondiente Autorización para el representante legal En caso de que el representante legal, conforme a los estatutos, no tenga facultad para presentar la oferta y/o comprometer a la Sociedad por el valor de la oferta y del contrato a que haya lugar, deberá anexar copia del acta emitida por el órgano competente, en la cual se le confiera autorización para el efecto Documento consorcial o de unión temporal En caso de consorcios o uniones temporales deberán diligenciar el Anexo 3 del presente pliego, e indicaran a qué título participan y en el último caso señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y su ejecución Garantía de seriedad de la oferta Constituir a favor de la Superintendencia de Notariado y Registro, NIT , la garantía de seriedad de la oferta representada en póliza expedida por una compañía de seguros o garantía bancaria legalmente establecida en Colombia, por una suma igual al 10% del valor del presupuesto oficial estimado, esto es, CIENTO UN MILLONES SETECIENTOS NOVENTA MIL PESOS M/CTE. ($ ,00) con una vigencia de noventa (90) días 16

17 calendario contados a partir de la fecha de vencimiento del plazo para la presentación de ofertas. Cuando la oferta la presente un consorcio o unión temporal, la garantía debe ser tomada a nombre del consorcio o unión temporal, con la indicación de sus integrantes. Si la garantía de seriedad no se constituye por el monto requerido o su vigencia resulta inferior, la Superintendencia, dentro del término de evaluación de ofertas, requerirá por escrito al oferente para que dentro del día siguiente hábil presente el documento aclarado. Si el oferente no lo presenta oportunamente y en la forma debida, la Entidad se abstendrá de estudiar la oferta. Si el oferente favorecido con la adjudicación no suscribe el contrato dentro de los cinco (5) días siguientes, la Superintendencia se reserva la facultad de exigir al oferente clasificado en segundo (2 ) lugar, la prórroga de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta, hasta el perfeccionamiento del contrato, y así sucesivamente a los demás oferentes; siempre y cuando su oferta sea favorable para la Entidad Pago de aportes fiscales Anexar el documento idóneo sobre pago de aportes al sistema de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, durante al menos los últimos seis (6) meses anteriores al cierre del presenta proceso de contratación, siempre que a ello hubiere lugar. En tratándose de Entidades obligadas legalmente a tener revisor fiscal, bastará la certificación suya sobre el pago de dichos aportes, en los demás casos será expedida por el representante legal, en los términos previstos en el artículo 50 de la Ley 789 de Boletín de deudores morosos del estado Declaración juramentada del proponente, de no encontrarme en situación de Deudor Moroso con el Estado, o, en su defecto, haber suscrito acuerdo de pago vigente, de acuerdo con el modelo sugerido en el Anexo Recibo de pago 17

18 Copia al carbón del recibo de pago del pliego de condiciones, de acuierdo con el numeral 1.7. Documentos financieros Los siguientes documentos son necesarios para que se acepte la oferta. Por lo tanto, la ausencia de alguno de ellos será considerada como causal de rechazo. La Superintendencia podrá solicitar e la aclaración de estos documentos Estados financieros básicos Presentación de los Estados Financieros Básicos, conforme a lo establecido en el Artículo 22 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993, con corte a 31 de diciembre de 2004, comparativos con el año anterior, debidamente certificados y acompañados de las respectivas Notas a los estados Financieros. Aquellas empresas obligadas a tener Revisor Fiscal deben presentar el dictamen correspondiente a los mismos. En caso de presentarse consorcios o uniones temporales, los Estados Financieros deben ser presentados por cada una de las firmas integrantes de los mismos, cumpliendo los requisitos estipulados en el párrafo anterior Certificados de antecedentes del contador y del revisor fiscal Certificado de inscripción y antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores, del contador público y del revisor fiscal, si está obligado a tenerlo, que firme (n) los estados financieros allegados a la propuesta, con fecha de expedición no superior a tres (3) meses a la fecha de cierre de la Contratación Declaración de renta Declaración de Renta del último año gravable. 18

19 Documentación técnica Los siguientes documentos son necesarios para que se acepte la oferta. Por lo tanto, la ausencia de alguno de ellos será considerada como causal de rechazo. La Superintendencia podrá solicitar aclaración de estos documentos, a partir de la presentación de la oferta Acreditación de experiencia técnica mínima Obligatoria El proponente deberá adjuntar para la acreditación de toda la experiencia técnica mínima solicitada dos (2) certificaciones de entidades contratantes nacionales, públicas o privadas donde haya ejecutado o esté ejecutando contratos de implementaciones y soporte de las soluciones aquí requeridas Estas deberán calificación mínima de bueno o excelente en calidad de los bienes y cumplimiento. 19

20 La suma de los valores de las certificaciones aquí solicitadas deberá ser mayor o igual al 50% del presupuesto de la presente licitación (Ver numeral 1.5) Para la acreditación de toda la experiencia técnica especializada solicitada, las certificaciones suministradas deberán ser verificables y contendrán la información solicitada como: Nombre de la Empresa o Entidad contratante, dirección, teléfonos. Objeto del contrato Descripción del proyecto y de la solución implementada Valor total contratado expresado en pesos Fecha de inicio y finalización del contrato Cuando una certificación no incluya todos los datos, el proponente podrá adjuntar copia del contrato respectivo para acreditar la información solicitada. Si con estos documentos, el proponente no acredita toda la información requerida, la certificación y el contrato en mención, no se tendrán en cuenta para evaluar la experiencia técnica. Las certificaciones deberán estar firmadas por la persona competente. La SNR se reserva el derecho de verificar la información suministrada por el proponente y de solicitar las aclaraciones que considere convenientes Acreditación de experiencia técnica mínima Adicional El proponente deberá adjuntar mínimo dos (2), máximo tres (3) certificaciones de experiencia técnica especializada con calificación buena o excelente, adicionales a las obligatorias, de entidades donde haya ejecutado o esté ejecutando contratos cuyo objeto como mínimo involucre lo siguiente: venta de licencias e implantación de productos de gestión de infraestructura informática de Computer Associates herramienta Unicenter (Inventarios, Distribución de Software y Control Remoto) y Software de Seguridad para autenticación de usuarios y cuya sumatoria sea igual o superior al 150% del valor asignado a la presente licitación. Estas podrán ser del proponente y/o fabricante. Dichos contratos deben estar vigentes o haber finalizado en los últimos cinco años (5) años. En caso de consorcios o uniones temporales la experiencia técnica especializada solicitada podrá ser acreditada por cualquiera de sus miembros o por la suma de ellos. 20

21 CAPÍTULO 4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Todos los requerimientos técnicos relacionados en este capítulo son de obligatorio cumplimiento, la ausencia de soporte de alguno será causal de rechazo de la oferta. Los requerimientos que relacionen especificaciones técnicas soportadas en manuales de usuario, catálogos técnicos, catálogos comerciales, etc. Deberán ser referenciados citando la página exacta a la respectiva especificación. No se aceptan rangos de páginas ni mucho menos referencias a catálogos completos. En caso de que el fabricante certifique los requerimientos, estos podrán ser verificados en la página Web del mismo. LICENCIAS DE SOFTWARE Adquirir Mil trescientas (1.300) licencias de Software Unicenter de Computer Associates (Asset Management, Remote Control, Software Delivery) para gestión de equipos Informáticos. Adquirir Dos mil (2.000) licencias de Software de Seguridad para el manejo de un único método de autenticación de usuarios. Estas soluciones se deben entregar instaladas y en correcto funcionamiento en las instalaciones de La SUPERINTENDECIA DE NOTARIADO Y REGISTRO (SNR) ubicadas en la Calle 26 No Interior 201, Piso 3º Bogotá D.C. COMPONENTE 1: AMPLIACION SOLUCION DE DISTRIBUCION DE SOFTWARE La SNR adquirió la solución de Unicenter Software Delivery, la cual esta orientada a realizar instalaciones de productos de software a través de la red, así como de parches y actualizaciones (paquetes de software y sistemas operativos). La solución realiza la distribución, actualización, instalación y des-instalación de software y aplicativos a partir de un repositorio central, manteniendo un inventario de la configuración de cada equipo a través de las redes LAN/WAN corporativas. Este inventario se actualiza automáticamente mientras que el equipo este conectado no importando la herramienta o el modo que haya sido utilizado para su instalación, permitiendo así al administrador del sistema controlar cuando, como, donde, y quien ha instalado programas de software. La solución ofertada DEBE cumplir con los siguientes requerimientos: No Especificaciones Técnicas Mínimas Requeridas 1.1 La solución ofertada debe incluir mil trescientos (1300) agentes de Unicenter Software Delivery 4.0 o superior, los cuales deben ser integrados a la consola central (ya existente) de administración de estaciones de Unicenter de la SNR. Cumple Si No Nombre manual y Página Observaciones 21

22 1.2 La solución debe contar con un agente especializado e independiente para la distribución de las aplicaciones en las estaciones. 1.3 La solución debe permitir una Administración centralizada e instalación remota de software. 1.4 La solución debe generar una distribución de software programada a una unidad, un grupo de unidades o a todo el dominio. Debe reportar que software fue instalado, donde, cuando y por quién. La solución debe informar al administrador acerca del estado de cualquier distribución. 1.5 La solución debe permitir configurar catálogos de software que estén al alcance de los usuarios finales para que él mismo instale algunas aplicaciones. Esto permitirá que el usuario se autoayude con la instalación de las aplicaciones corporativas. 1.6 La solución debe permitir a los usuarios cancelar trabajos si son ejecutados en un momento en el que estén muy ocupados. Los trabajos cancelados deben poder ser reactivados. 1.7 La solución debe mantener una pista de qué ha sido distribuido en las estaciones. 1.8 Se deben poder seleccionar períodos de tiempo por medio de un calendario, en los que nodos o grupos de nodos pueden ser programados para la instalación de software, sin que tengan conflictos con otros trabajos. 1.9 La solución debe permitir una distribución de software a dispositivos como WindowsCE vía Network o Docking Station e igualmente a dispositivos Palm a través de Docking Station y también agentes Linux Si un software requiere para su instalación que ningún usuario este conectado en la estación, el administrador de la solución debe poder configurar el paquete de modo que fuerce al usuario a salir de la estación o que la instalación quede pendiente hasta cuando el usuario haga Logoff. La estación quedará bloqueada hasta cuando la instalación este completa La solución debe incluir reportes acerca de 22

23 las distribuciones de software realizadas La solución debe incluir un script language sobre diversas plataformas. Debe tener un Wizard para crear scripts de instalación en el caso que las aplicaciones no lo posean La solución debe permitir que cada paquete de software pueda contener distintos procedimientos para diferentes propósitos. (Install, Uninstall, Activate, Configure, etc.) 1.14 La solución debe tener la capacidad de verificación de consistencia de los paquetes La solución debe poder activar trabajos tipo Wakeon- LAN La solución debe permitir cambiar cualquier configuración al desktop incluyendo cambios al registry y ejecutar cualquier cambio a los archivos del sistema La solución debe definir las dependencias entre diferentes ítems de software en el mismo computador, de modo que el software dependiente puede ser instalado automáticamente La solución debe permitir definir dependencias entre diferentes ítems de software en diferentes computadores, de modo que si un software dependiente no se instala, la distribución fallará. Las dependencias también pueden incluir atributos de hardware La solución debe asegurar que solo una versión de un programa esta instalada a la vez La solución debe permitir distribuir solamente las diferencias entre dos versiones. Si no se encuentra el software básico, este se debe poder instalar automáticamente antes de instalar el delta Los paquetes de MSI se deben poder registrar dentro de la solución, simplemente haciendo drag and drop del paquete La solución debe permitir que el software se pueda distribuir vía CD La solución debe permitir ligar varias instalaciones de modo que un trabajo no inicie hasta cuando su predecesor retorne un estado de instalación exitosa. 23

24 1.24 La solución debe permitir administrar el ancho de banda cuando se realiza una distribución de aplicaciones La solución debe permitir que cada paquete se selle cuando acabe el registro de la aplicación a distribuir. La solución debe asegurar que ningún paquete pueda ser distribuido antes de haberse declarado como sellado, y nadie debe poder cambiar el contenido de un paquete una vez que se haya sellado La solución debe poder hacer búsquedas y/o consultas de inventario o grupos de maquinas al momento antes de enviar las aplicaciones con la finalidad de garantizar las instalación Cuando un agente de la solución se instale como servicio con permisos del sistema, debe poder actualizar cualquier parámetro del sistema, aún si el usuario activo no tenga permisos de administrador del sistema El proceso de instalación debe poder ser ejecutado en background, asegurando que el usuario final no pueda cambiar la configuración La solución debe permitir hacer rolback, de forma que en el momento de una falla en la distribución se pueda retornar al estado anterior de la maquina La solución debe poseer mecanismos que garanticen que en el momento de una perdida de conexión cuando se esta distribuyendo software, la instalación se reinicie en el punto en el cual quedó Cualquier número de computadores y/o usuarios pueden ser reunidos en un grupo de distribución. Los grupos de distribución pueden ser configurados para cualquier propósito La solución debe manejar grupos dinámicos que le permitan al administrador, crear grupos de distribución basados en cualquier criterio La solución debe manejar una función de Calendario, que pueda utilizarse para definir los periodos u horas en que el software puede ser o no distribuido La solución debe trabajar sobre gran 24

25 variedad de protocolos Cuando se instale el agente de la solución, este debe permanecer residente y ejecutarse como un servicio La solución debe tener un amplio soporte para clientes, incluyendo todos los sistemas Desktop con OS/2, UNIX SOLARIS, UNIX AIX, HP-UX, Windows, Linux, VMS La solución debe tener una arquitectura jerárquica, que permita hacer agrupaciones La solución debe contener una característica de escalabilidad que permita intercambiar información desde y hacia local servers y el enterprise server La solución de distribución debe poder integrarse con soluciones de inventarios y control remoto con la misma GUI La interfaz de la solución debe poder correr desde un explorador. COMPONENTE 2: SOLUCION DE INVENTARIOS DE HARDWARE Y SOFTWARE La SNR adquirió la solución de Unicenter Asset Management, la cual permite administrar y controlar automáticamente, el inventario de los recursos tanto de Hardware como de Software, cubriendo toda la heterogeneidad del ambiente corporativo. Adicionalmente. La herramienta ofrece la capacidad para controlar y recoger archivos de configuración, monitorear y auditar la utilización del software. La solución ofertada DEBE cumplir con los siguientes requerimientos: No Especificaciones Técnicas Mínimas Requeridas 2.1 La solución ofertada debe incluir mil trescientos (1300) agentes de Unicenter Asset Management 4.0 o superior, los cuales deben ser integrados a la consola central (ya existente) de administración de estaciones de Unicenter de la SNR 2.2 La solución debe contar con un agente especializado e independiente para la recolección de información en las estaciones. 2.3 La solución debe soportar ambientes corporativos como Windows (9x, NT, 2000, XP, ME, 2003 versiones Server, Profesional Cumple Si No Nombre manual y Página Observaciones 25

26 y Home) Unix, Solaris, HP-UX, Linux (Red Hat, Mandrake), OS/2, Netware y VMS. 2.4 La solución debe ofrecer una herramienta para levantamiento de inventarios de software y hardware que permita conocer el parque instalado de software existente tal como nombre de la aplicación, nombre interno del producto, versión, compañía fabricante y ubicación en la maquina. Así mismo, posibilite conocer los dispositivos internos existentes por PC como CPU, BIOS, Discos, Memoria, Video, Sonido MODEM, Tarjeta de Red, etc. Además, debe permitir obtener información adicional como Plataforma, Versión de la plataforma, IP, Usuario, Propietario, Compañía y Serial. Toda esta información debe poderse traer con un clic desde una estación centralizada. Los inventarios deben poder ser exportados a bases de datos y hojas de cálculo de cualquier fabricante para ser tabulada o interpretada. 2.5 La solución debe permitir seleccionar módulos adicionales de inventario como DMI, WBEM, WMI, servicios de las estaciones. 2.6 La solución debe tomar el inventario básico de los servidores Windows sin necesidad de instalar un agente en la maquina. 2.7 La solución debe registrar el tiempo de inactividad del software en una estación. 2.8 La solución debe generar estadísticas de inactividad por software. 2.9 La solución debe almacenar el inventario en una base de datos central La solución debe ejercer el control de políticas gestión centralizada La solución debe permitir administrarse a través de un navegador WEB La solución debe controlar y recoger archivos de configuración para su posterior recuperación La solución debe permitir monitorear y auditar la utilización del software La solución debe permitir bloquear la ejecución de aplicaciones en las estaciones y colocar usuarios en cola cuando el número de licencias en ejecución es superior al umbral definido. 26

27 2.15 La solución se debe poder integrar de modo natural por medio de consultas con una herramienta de distribución de software La solución, para cualquiera de los eventos anteriores, debe generar alertas (configurables) en diferentes niveles de prioridad, que se envíen al administrador y puedan replicarse a varias estaciones u otros elementos como la mesa de ayuda La solución debe permitir generar alertas vía SNMP y direccionarlas a una consola de gestión de la infraestructura de T.I La solución debe poder realizar el levantamiento automático del inventario de máquinas que obtengan la dirección dinámicamente (DHCP) La solución debe generar reportes sobre utilización de la utilización o sub-utilización de licencias y versiones de software La solución debe permitir su implementación desde un sitio central a través de wizards que identifiquen dominio, segmento de red o grupos de máquinas o estaciones individuales La solución debe permitir el reconocimiento del software instalado en la estación a través de identificación de componentes (.exe,.dlls, etc.) y de llaves del Registro (Registry) La solución debe conservar un histórico de los cambios de configuración por estación de forma centralizada La solución debe incluir un inventario de elementos de red TCP/IP (switches, routers, impresoras, etc.) 2.24 La solución debe permitir la definición de políticas para generar un histórico de los cambios de la maquina La solución debe permitir generar reportes y publicarlos a través de integración con un portal de gestión La solución debe permitir generar reportes de forma automática y programada La solución debe permitir exportar el reporte mínimo a formato XML, HTML y CVS. 27

28 COMPONENTE 3: SOLUCION DE CONTROL REMOTO La SNR adquirió la solución de Unicenter Remote Control, la cual permite realizar cambio y/o restauración de Sistemas Operativos así como asistencia a computadores y servidores, de forma local o remota. Esta solución permite de manera segura tomar control desde cualquier equipo o que este sea controlado desde un Host remoto en ambientes Windows (95, 98, NT o 2000x, XP o superior) y a través de una red LAN/WAN con soporte RAS o PPP. Igualmente asegura la transferencia de archivos, así como el hacer Chat o comunicación interactiva con usuarios remotos, controlando equipos desde un browser. La solución ofertada DEBE cumplir con los siguientes requerimientos: No Especificaciones Técnicas Mínimas Requeridas 3.1 La solución ofertada debe incluir mil trescientos (1300) agentes de Unicenter Remote Control 6.0, los cuales deben ser integrados a la consola central (ya existente) de administración de estaciones de Unicenter de la SNR. 3.2 La solución debe permitir administración centralizada de Usuarios. 3.3 La solución debe permitir administración centralizada de Políticas. 3.4 La solución debe permitir administración centralizada de control de accesos. 3.5 La solución debe permitir administración centralizada de Sesiones. 3.6 La solución debe contener una estructura jerárquica de servidores para la administración de agentes de control remoto. 3.7 La solución debe permitir una instalación remota y en modo silencioso. 3.8 La solución debe permitir integración para la administración de usuarios con soluciones de Meta Directorio (ACTIVE DIRECTORY). 3.9 La solución debe permitir hacer Control Remoto a través de Web Browser El funcionamiento de la solución debe estar optimizado para ancho de banda La solución debe permitir entrenamiento Virtual, con varios desktops conectados a una sola maquina de instructor, con la posibilidad de que este ceda el control de la estación a cualquier usuario. Cumple Si No Nombre manual y Página Observaciones 28